Facturación ERP

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GUIA DE USUARIO

FACTURACIÓN ERP

PRESENTACIÓN

Información General

El módulo sirve como de apoyo en los procesos que conlleven al logro de la rentabilidad y liquidez

de la Sociedad, mediante la aplicación del sistema de facturación.

El objetivo básico de este programa es el registro, la creación y mantenimiento de los

documentos propios, que sirven para controlar y gestionar la cantidad de artículos y/o servicios

que se posee, las compras y ventas realizadas (facturas), así como cuándo vencerán los diferentes

pagos y cobros y a cuánto ascenderán sus importes.

Características

Es ideal para Grandes empresas pequeñas y medianas empresas, que requieren de un eficiente

y ágil sistema de emisión de comprobantes de pago (factura boletas notas de crédito, etc.).

Es muy sencillo de utilizar pero muy eficiente a la vez, y puede ser utilizado desde el negocio o

desde una atención directa al público como una tienda, industrias o de exportación ya que es

muy versátil.

Este programa de facturación, no se limita a la elaboración de facturas, como podría pensarse

por su nombre. En realidad, permite realizar todas las tareas relacionadas con la gestión de

ventas: órdenes de venta, cotizaciones, cronogramas; manteniendo también los datos y

documentos relacionados con clientes y proveedores, como pedidos, albaranes, facturas.

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¿Cómo funciona?

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MÓDULO FACTURACIÓN

Barra de Títulos:

Muestra el título de la aplicación, nombre del programa que se viene utilizando, el

proyecto elegido por el usuario, así como los botones de minimizar , maximizar y

cerrar .

Barra de menús

Presenta opciones de menú para la aplicación en uso. Cada menú contiene acciones específicas y

estas cambian de acuerdo al escenario que ingresa el usuario, las mismas opciones en forma

abreviada se ejecutan desde los botones (iconos).

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Archivo

Contiene las Siguientes opciones,

Grabar: Graba los datos de la ventana activa.

Imprimir: Imprime el contenido del escenario.

Vista preliminar: Muestra la apariencia en pantalla de un archivo como será impreso.

Iniciar sesión como usuario distinto: Permite reiniciar la aplicación sin salir del módulo de Caja Bancos, para ingresar como otro usuario. La misma acción se logra

sí hace doble clic sobre la carita mostrada en esta barra de estado. El sistema mostrará el cuadro de diálogo de acceso al sistema, donde puede acceder al sistema con otro usuario también permite el uso de otra base de datos.

Salir: Sale de la aplicación.

Catálogos

Permite el acceso a cualquiera de los catálogos utilizados por el sistema donde puede dar

mantenimiento como efectuar nuevos registros, modificar o borrar siempre y cuando el registro

no esté relacionado en alguna aplicación; todas estas acciones se realizan sin necesidad de estar

elaborando un movimiento, todos los catálogos son abiertos y puede acceder desde cualquier

aplicación.

Principales Configuraciones para el Inicio de las Operaciones.

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INICIO

PERÍODOS CONTABLES POR EMPRESA

Este escenario me permitirá realizar la creación de los periodos que permitirán el Inicio de

Actividades.

Estos periodos se pueden manejar por Estados, facilitando la modificación como también

restricción.

TALONARIOS

En Este escenario se registra los Talonarios de Documentos como Chequeras, cuya funcionalidad

es realizar el inicio a las actividades (Documentos por cobrar, Pagos, entre otros).

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1. VENTAS

Para iniciar las operaciones Existen escenarios que involucran una calificación de recursos

para el proceso de ventas.

1.1 RECURSOS PARA VENTA

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1. El escenario de Recursos para la venta es el primer paso para el proceso donde se

Califica a los recursos mediante vectores de ventas, con ayuda de un catálogo de

Recursos generándose una relación de Recursos actos para utilizarlos en la Lista de

Precios.

2. Vectores de Venta Permite calificar los recursos para la lista de Precios, con la

flexibilidad de no solo adicionar un solo ítem, también me permite adicionar en bloque.

3. Catálogo de Recursos, aptos para la calificación.

1.2 LISTA DE PRECIOS

Clic Derecho...

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Al darle clic derecho en el escenario de Lista de Precios, Emerge una ventana

donde permitirá registrar adicionando los recursos que se encuentran en la lista

del escenario RECURSOS PARA VENTA, Con la finalidad de configurar cada recurso

el precio unitario, descuentos, etc.

Cuando se registre cotizaciones documentos de venta, y se adicione los recursos

que se encuentran configurados en la Lista de Precios aparecerá por defecto el

precio y el descuento que obtenga dicho ítem.

1.3 DOCUMENTO DE VENTA

1. El Escenario de Documento de Venta me permite realizar el registro de una:

Cotización

Documento de Venta

Lista de Precio

Con una serie de Características que posteriormente serán necesarias para la generación de la

Factura.

Socio Negocio (Cliente)

Moneda

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Fecha del Registro

Tipo de Documento; Esta configuración ya tiene que estar Lista en el Catálogo.

2. Proyecto; Para poder elegir un proyecto este se debe encontrar calificado para la

utilización del Mismo.

3. El Detalle del Documento de Venta, en este ejemplo al darle clic derecho opción de

adicionar me aparecerá el catálogo de la Lista de Precios.

Luego de Darle clic en la Opción Aceptar, aparecerá una ventana llamada CRONOGRAMA

DE COBRANZAS donde se podrá visualizar campos que identifiquen al documento de Venta

como son la Fecha y el Monto Programado.

1. La opción de Generar Documento de Facturación, Permitirá realizar la creación del

documento calificado en el Documento de Venta. Que Luego se ubicará en la relación de

documentos por Cobrar del Módulo de Facturación.

2. Desde esta venta de Cronograma de Facturación, también se podrá relacionar un

documento a un Documento de Venta y a su vez desasignarlo.

3. La Creación de un Contrato desde el Módulo de Gerencia de Proyectos, también origina

que se genere un documento de venta en el módulo de facturación.

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1.4 DOCUMENTOS DE VENTA DETALLADO

1. En el escenario de Documentos de Venta Detallado, me mostrará la relación de

documentos de Venta entre otros que se ha realizado en el escenario de Documentos de

Venta.

2. Este escenario al darle clic derecho aparecerán las opciones de CRONOGRAMA DE

FACTURACIÓN, donde al darle clic emergerá la venta y se visualizará la programación de

dicho documento.

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2. FACTURACIÓN

CONFIGURACIÓN

En los escenarios del Registrador de Documentos, existe un icono de configuración que el

software te propone, estas configuraciones contienen lo siguiente.

1. GENERAL*_ Configuración de Decimales, Margen de Error, Porcentaje de Retención e

importe mínimo para la aplicación.

2. IMPRESIÓN*_ Aquí se realizará la configuración, de la impresión de los informes que

por defecto propone.

3. FORMATO DE DOCUMENTOS*_ Dígitos para serie y numero de los documentos a

registrar.

4. DEL SUPERVISOR*_ Configuración de la numeración de los documentos por defecto te

propone la primera opción.

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2.1 DOCUMENTOS POR COBRAR

Este Escenario me permite realizar el registro de Documentos por Cobrar, y a su vez

tener el detalle del documento registrado.

2.2. CRONOGRAMA DE FACTURACIÓN

Este Escenario me mostrará la relación de Documentos por Cobrar, con diferentes campos

que reflejarán el estado del Documento.

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2.3. LIQUIDACIÓN DE COBRANZA

Clic Derecho sobre el Escenario y aparecerá la ventana de Liquidación de

Cobranza.

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El Escenario de Liquidación de Cobranza, me permitirá relacionar el anticipo con

la Factura que posteriormente el Socio Negocio emitirá.

En la Pestaña de COBRANZAS, se agregará el anticipo con la finalidad de cubrir

en su Totalidad o parcialmente la Factura. Una de las condiciones para que

aparezca un anticipo en la Pestaña de Cobranzas es que Este se encuentre

Cobrado, de tal manera que viabiliza su estado para la relación con la Factura.

1. EMITIDO A: Mediante el Botón me permitirá seleccionar al Socio Negocio, a quien

se ha emitido el anticipo con la finalidad de Buscar el Anticipo ya cobrado.

2. TIPO DE AGRUPAMIENTO: Este Catálogo me permite crear Ítems que

posteriormente me ayudarán a realizar Filtros de Orden para una mejor visión de

los movimientos que se Registran.

3. DOCUMENTOS: La pestaña de Documentos me permitirá Agregar los Documentos

por Cobrar del Socio Negocio ya registrado en la Cabecera, cuyo único requisito

es tener primero el Documento anticipo entre otros en la pestaña de Cobranzas.

4. COBRANZAS: Esta pestaña me permitirá agregar los documentos anticipos, con la

finalidad de Relacionarlo con los Documentos agregados, teniendo en cuenta que

existe pagos Anticipados de esos Documentos.

Se visualiza una Liquidación de Cobranzas con Todos los Datos que requiere para su

Funcionalidad.

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3. POR PAGAR

3.1 DOCUMENTOS POR PAGAR

El Escenario de Documentos por Pagar me permitirá registrar aquellos

documentos en que consta la promesa de Pagar incondicionalmente a una fecha

Determinada, cierta Cantidad de Dinero.

Este Escenario tiene diferentes funcionalidades que me permitirá obtener el

control de los Proveedores y a su vez un Cronograma de Pagos Detallado.

1. En el Escenario de DOCUMENTOS POR PAGAR, me muestran algunos Tipos de

Documentos que se encuentran configurados de Procedencia por pagar o

ambos.

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2. El Escenario de Documentos POR PAGAR, con dos Vistas en la Primera

podemos realizar el registro del documento donde se visualizará el socio

negocio, número de Doc. Importes, forma de Pago, Moneda, entre otros.

De esta Manera Se Crea un Documento por Pagar, Clic derecho en el Escenario de

Documentos por Pagar, Luego en la primera Vista, clic derecho opción Adicionar

y emerge una ventana donde aparecerán los Recursos para realizar los

Movimientos, doble clic y con la Agregados los Recursos al Documento, para

posteriormente registrar la cantidad e importes respectivos.

Una Vez registrados los importes entre otros Detalles del Documento como

moneda, fechas, periodos de Aplicación, Número de Documento; clic en aceptar

y el documento quedará grabado en el escenario y se mostrará en una línea.

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3. En el Detalle del Escenario se apreciará el Contenido que tiene Dicho

documento (Línea en donde nos Ubicamos).

Detalle Documento; Aparecerá el detalle del Documento asimismo los

importes asignados.

Cronograma de Pago; Muestra el Programa de Pagos que se tiene para el

Socio Negocio.

Asiento Contable; Aparece la Provisión o Reconocimiento Contable de

Dicho movimiento previa configuración en el Módulo de Contabilidad.

Estructura de Costo/Centro de Costo; Me permite visualizar si el Recurso

se encuentra configurado a un centro de Costo.

Finalmente Obtenemos un Documento por Pagar con datos Registrados.

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3.2 LIQUIDACIONES

Clic Derecho opción de adicionar emergerá una ventana donde se podrá

registrar el Pago Anticipado, para Luego Realizar la relación con el Documento

registrado.

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1. Emitido a: Se registrará mediante el Catálogo de Socio Negocio a la Persona

a quien fue dirigido el Pago.

2. Total Abono: Aparecerá Automáticamente el importe Pagado.

3. Pagos: Aquí me permitirá agregar los Documentos que se utilizaron para

realizar el pago. Estos Documentos aparecerán siempre y cuando se

encuentren pagados (Módulo de Caja Bancos).

4. Documentos: En esta Pestaña permitirá agregar los Documentos que se

relacionarán con los Pagos antelados.

5. Total Documentos: Aquí aparecerán los importes, si bien pueden cubrir la

totalidad del Documento, también puede quedar un importe por rendir.

3.3 REEMBOLSOS

1. Emitido a: Registro mediante el Botón, a quien se realizará el Pago.

2. Documentos: Aquí se Agregarán los Doc. Ya Registrados para realizar el Pago.

3. Pago: Esta pestaña me mostrará una ventana donde indica las Propiedades del

Pago.

4. Total Documentos: Aquí se Visualizará el Importe Total a Pagar que aparecerá en

la Autorización de Pagos una vez cerrado el Reembolso para la aprobación del

Pago.

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3.4 LIQUIDACIONES Y REEMBOLSOS DETALLADOS

En este Escenario Visualizaremos la relación de Documentos que se encuentran

dentro de una Liquidación o Reembolso, con solo darle doble clic se podrá ver la

trazabilidad de dicho documento como pagos, asientos contables, cronogramas,

etc.

3.5 CRONOGRAMA DE PAGOS

El Escenario de Cronograma me permitirá tener la Relación de Documentos por

Pagar, que contienen cronograma de pagos, y se visualizará campos que indiquen

los importes programados, pagados. Autorizados, y saldos respectivos, también

me permitirá ver el Documento al Detalle.

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4. INFORMES

4.1 COMPRAS Y VENTAS

Este escenario Muestra el Registro de los Movimientos por Cobrar y por Pagar de un

determinado periodo o todos.

1. Tipo: Al Seleccionar el Registro se podrá solo Visualizar lo Seleccionado.

2. El check me permitirá visualizar todos los Documentos es decir Todos los

Registros.

3. Periodos: Me permitirá seleccionar el periodo que solo quiero visualizar.

4.2 COMPRAS Y VENTAS DETALLADA

Este Escenario Visualiza el Registro de los Documentos Por Cobrar Y por Pagar, donde

aparece una opción que calculará los importes.