fue

GUÍA PARA ELABORACIÓN DE

PLAN DE TRABAJO E

INFORME ANUAL

DE OFICINAS Y DECANATOS DE

LA UPR-UTUADO RELACIONADOS

AL PLAN ESTRATÉGICO

UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO EN UTUADO

Aprobado por la Junta Administrativa el 11 de septiembre de 2012 mediante

Certificación Núm. 2012-13-04

Oficina de Planificación y Estudios Institucionales

opei.utuado@upr.edu

GUÍA PARA ELABORACIÓN DE PLAN DE TRABAJO E INFORME

ANUAL DE OFICINAS Y DECANATOS DE LA UPR-UTUADO

RELACIONADOS AL PLAN ESTRATÉGICO

Dr. Javier Lugo Pérez, Director Interino

Oficina de Planificación y Estudios Institucionales

Aprobado por la Junta Administrativa el 11 de septiembre de 2012

mediante Certificación 2012-13-04

PROPÓSITO

Esta guía fue desarrollada por el Dr. Javier Lugo Pérez, Director Interino de la Oficina de

Planificación y Estudios Institucionales para ser utilizada en conjunto con el nuevo Plan

Estratégico Institucional 2012-2017. Con esta guía se pretende:

1) facilitar y uniformar la elaboración de los planes de trabajo y los informes

anuales tanto a nivel de departamento y oficina como a nivel institucional

(requerido por Ley Núm. 1 de 20 de enero de 1966, según enmendada).

2) promover una cultura de toma de decisiones basadas en avalúo (Estándar 7 de la MSCHE)

3) integrar los procesos de planificación y cierres de ciclos de avalúo (Estándar 2 de la MSCHE)

4) integrar los procesos de planificación y presupuesto (Estándar 3 de la MSCHE)

INTRODUCCIÓN

La Universidad de Puerto Rico (UPR) en Utuado está comprometida con el desarrollo de una

cultura de planificación y avalúo. Esto garantiza una continua renovación institucional y una

distribución de recursos basados en el cumplimiento de nuestra misión y visión institucional.

Para garantizar el mejoramiento continuo y mantener la excelencia institucional, la UPR-Utuado

promueve la implementación de procesos de evaluación continua sobre los logros del plan

estratégico y de la distribución de los recursos. Un proceso importante para estos fines es la

elaboración de planes de trabajo anuales y de sus correspondientes informes.

Según el Artículo 7 de la Ley de la Universidad de Puerto Rico (Ley Núm. 1 del 20 de enero de

1966, según enmendada), todos los rectores de la UPR están obligados a rendir un Informe Anual

de las actividades de su unidad institucional al Presidente y a la Junta de Síndicos. El objetivo de

este informe es dar a conocer los avances en la ejecución del plan estratégico durante el año

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OFICINAS Y DECANATOS DE LA UPR-UTUADO RELACIONADOS AL PLAN ESTRATÉGICO

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académico que culmina y presentar el nuevo plan anual de trabajo para el año académico que

comienza. Este informe institucional estará constituido por la compilación de los informes

anuales de las diferentes oficinas de servicio.

Con el fin de facilitar y uniformar la elaboración de los planes anuales de trabajo y de sus

respectivos informes, la Oficina de Planificación y Estudios institucionales (OPEI) ha

desarrollado la Guía para Elaboración de Plan de Trabajo e Informe Anual de Oficinas y

Decanatos de la UPR-Utuado. A continuación se presenta el formato y contenido requerido para

el informe.

FORMATO PARTES I, II, V Y VI (LAS TABLAS)

Programa: Microsoft Word

Letra: Times New Roman, tamaño 8

Márgenes: 1” margen izquierdo

1” margen derecho

1” margen superior

1” margen inferior

Espacio: 1 línea

Anejos: De ser necesarios incluirlos e identificarlos

Nota: Solamente se entregará el informe en formato digital por correo electrónico

FORMATO PARTES III Y IV

Programa: Microsoft Word

Letra: Times New Roman, tamaño 12

Márgenes: 1” margen izquierdo

1” margen derecho

1” margen superior

1” margen inferior

Espacio: 1 línea

Anejos: De ser necesarios incluirlos e identificarlos

Nota: Solamente se entregará el informe en formato digital por correo electrónico

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OFICINAS Y DECANATOS DE LA UPR-UTUADO RELACIONADOS AL PLAN ESTRATÉGICO

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CONTENIDO

El documento cuenta con las siguientes cinco partes:

I. PLAN ANUAL DE TRABAJO

II. INFORME ANUAL DE DEPARTAMENTOS Y OFICINAS DE SERVICIO

III. OTROS LOGROS SOBRESALIENTES

IV. AVALÚO

V. CIERRE DEL CICLO

VI. REDACCIÓN DE NUEVO PLAN ANUAL DE TRABAJO

Para completar el documento, redacte las partes requeridas y borre el texto en rojo con ejemplos

de cómo llenar las mismas. Una vez complete el documento, envíe una copia electrónica a su

decano o decana al correo oficial del decanato (no al correo personal del decano o decana!) con

copia a la Oficina de Planificación y Estudios Institucionales a la dirección

opei.utuado@upr.edu.

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OFICINAS Y DECANATOS DE LA UPR-UTUADO RELACIONADOS AL PLAN ESTRATÉGICO

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I. PLAN ANUAL DE TRABAJO

Plantilla para Plan de Trabajo por Departamento y Oficina de Servicio

Nombre de Departamento u Oficina: ____________________ Decanato: ____________________ Año Académico: __________

Área de Prioridad

y Meta de

Plan Estratégico

UPR-Utuado 2012-2017

Objetivo Operacional Actividades

Fecha

Inicio de

Actividad

Fecha

Culminación

de

Actividad

Persona

Responsable

por la

Actividad

Presupuesto

Sugerido

Indicadores de Éxito

Esperado

Escoja una o más de las

metas del Plan Estratégico UPR-Utuado 2012-2017

para ser trabajada por su

departamento u oficina durante el año académico.

Formato # . # para identificar las metas

(área de prioridad . meta)

Establezca uno o más objetivos

operacionales para alcanzar las metas

estratégicas seleccionadas. Los objetivos deben ser redactados comenzando con un

verbo y deben expresar un logro

esperado cuantificable.

Enumere cada objetivo por meta con

números cardinales.

Describa una o más actividades que

realizará para alcanzar el logro del

objetivo operacional.

Enumere las actividades para cada

objetivo con letras minúsculas.

Formato:

Ene-2012 Formato:

Ene-2012

Escriba nombre

y apellido de

persona responsable de

coordinar la

actividad.

Escriba el

presupuesto que

usted entiende es necesarios para

llevar a cabo la

actividad

Indique cuál será su indicador para determinar que la

actividad realizada contribuyó

al cumplimiento del Objetivo Operacional

Ejemplo:

1.8

Ejemplo:

1. Aumentar en un 10% las áreas del

recinto en donde se puede acceder la

red de información inalámbrica.

Ejemplo:

a. Se instalarán dos “routers”

para uso de profesores en las

oficinas A-103 y A-108 y se instalarán tres “routers” para

uso de población general en

edificio B.

Ejemplo:

Ago-2012

Ejemplo:

May-2013

Ejemplo:

Milton Riutort

Ejemplo:

$1,000.00

Ejemplo:

Se instalarán los cinco

“routers” de forma exitosa y

el porcentaje de área provista de internet inalámbrico

aumentará en un 10%.

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II. INFORME ANUAL DE DEPARTAMENTOS Y OFICINAS DE SERVICIO

Plantilla para Informe Anual por Departamento y Oficina de Servicio

Nombre de departamento u oficina: ______________________ Decanato: ____________________ Año académico: ____________

Área de Prioridad

y Meta de

Plan Estratégico

UPR-Utuado 2012-2017

Objetivo Operacional

Propuesto Actividades Propuestas

Fecha de la

Actividad

Persona

Responsable

por la

Actividad

Presupuesto

Utilizado

Actividad completada,

en progreso o

no realizada

Comentarios

Escriba las metas del Plan Estratégico UPR-Utuado

2012-2017 que especificó en

el Plan Anual de Trabajo que trabajaría durante este

año académico

Formato # . #

para identificar las metas

(área de prioridad . meta)

Escriba los objetivos operacionales para alcanzar

las metas estratégicas

seleccionadas según lo especificó en el Plan Anual de

Trabajo.

Enumere cada objetivo por

meta con números

cardinales.

Escriba las actividades

propuestas en el Plan Anual de

Trabajo para alcanzar el logro del objetivo operacional.

Enumere las actividades para

cada objetivo con letras

minúsculas.

Indique cuando la

actividad se

realizó.

Formato

12 ene 2012

Escriba

nombre de la

persona que coordinó la

actividad.

Escriba el

presupuesto utilizado

para llevar a

cabo la actividad.

Si el indicador de éxito especificado en el Plan de

Trabajo se alcanzó, escriba

Completado. Si el indicador se alcanzó parcialmente

escriba Progreso. Si la

actividad nunca se realizó durante el año académico,

escriba

No Realizado

Si la actividad se realizó: Detalles sobre cómo se completó la

actividad (número de participantes,

etc.). Puede describir los indicadores del éxito y describir la

evidencia disponible (no la incluya!)

Si la actividad NO se realizó:

Escriba la o las razones por las

cuales la actividad no se completó

Ejemplo:

1.8

Ejemplo:

1. Aumentar en un 10% las

áreas del recinto en

donde se puede acceder a la red de información

inalámbrica.

Ejemplo:

a. Se instalarán dos

“routers” para uso de

profesores en las oficinas A-103 y A-108 y se

instalarán tres “routers”

para uso de población general en edificio B.

Ejemplo:

12 ene 2012

Ejemplo:

Milton

Riutort

Ejemplo:

$500.00

Ejemplo:

Progreso

Ejemplo:

Las áreas del recinto en donde se

puede acceder a la red de

información inalámbrica aumentaron en un 5% del 10%

propuesto. De los $1,000 que se

presupuestó en el Plan Anual de Trabajo para esta actividad,

solamente se otorgaron $500. Por

tal razón solo se compraron dos de los cinco routers requeridos para

alcanzar al objetivo.

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III. OTROS LOGROS SOBRESALIENTES RELACIONADOS

Liste otros logros sobresalientes de su departamento u oficina que no están directamente

relacionados con las metas del plan estratégico, pero que promueven la misión y visión

institucional.

IV. AVALÚO

1. Escriba un narrativo conciso que explique cuáles fueron las fortalezas de su oficina que le

ayudaron a cumplir con los objetivos establecidos en el plan de trabajo del año que

culminó.

En continuidad con el ejemplo:

No se escribe nada en este punto ya que es reservado para objetivos que se lograron y

sólo se está evaluando un ejemplo de un objetivo que se no se logró.

2. Escriba un narrativo conciso que explique cuáles fueron las debilidades de su oficina que

le impidieron cumplir con los objetivos establecidos en el plan de trabajo del año que

culminó.

En continuidad con el ejemplo:

El objetivo no se logró en un 100% debido a la falta de presupuesto. Tal vez tener una

idea más real del presupuesto de nuestra oficina para el año nos ayudaría a establecer

objetivos más realistas.

3. Escriba un narrativo conciso que explique cuáles son las amenazas externas a su oficina

que evitarían que los objetivos que no se cumplieron no puedan cumplirse en el futuro

próximo.

En continuidad con el ejemplo:

Una amenaza para que este objetivo no se cumpla en el próximo año es el no saber si

contamos con el presupuesto que se requiere ($500.00).

4. Escriba un narrativo conciso que describa las principales oportunidades que usted

visualiza en los próximos años que su departamento u oficina podría tomar ventaja para

adelantar una o más metas del plan estratégico.

En continuidad con el ejemplo:

Existe un proyecto de mejoras permanentes que cuenta con fondos externos y vislumbra

un aumento en áreas de comunicación inalámbrica para el edificio de Tecnología

Agrícola. Esto presenta una oportunidad para completar el objetivo en el caso de que el

presupuesto interno necesario no se otorgue.

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V. CIERRE DEL CICLO

En base a este proceso de reflexión y avalúo determine los objetivos de trabajo que su

departamento u oficina establecerán para el próximo año. Estos objetivos deben cumplir con

los siguientes criterios:

1. Estar fundamentados en la misión, visión y metas institucionales.

2. Se debe hacer referencia a data cuantitativa y cualitativa existente que apoya el nuevo

objetivo propuesto.

Cierre de Ciclo

Objetivo propuesto para el

próximo año

Relación con misión, visión

y/o metas institucionales

Referencia a data cuantitativa y

cualitativa que apoya el objetivo

Ejemplo:

1. Aumentar en al menos un 5% las áreas del recinto en donde se puede acceder

a la red de información inalámbrica.

Ejemplo:

Meta operacional 1.8 del Plan Estratégico

2012-2017 de la UPR-Utuado

Ejemplo:

Durante el año anterior se pudo aumentar

en un 5% las áreas del recinto en donde se

puede acceder a la red de información inalámbrica. Para este año esta meta se

podrá completar si se otorga un presupuesto

similar al del año anterior o a través del proyecto de mejoras permanentes para el

edificio de Tecnología Agrícola.

VI. REDACCIÓN DE NUEVO PLAN ANUAL DE TRABAJO

Utilice la Plantilla para Plan de Trabajo por Departamento y Oficina de Servicio provista en

la sección I y redacte un nuevo plan de trabajo basado en lo que escribió en la tabla de la

sección V.

ITINERARIO DE TRABAJO

Mes* Actividades

Marzo-Abril Los directores de departamentos u oficina se reúnen con su respectivo Decano para

establecer objetivos y actividades para el próximo año académico.

Los decanos se reúnen con el Rector y los directores de presupuesto y planificación

para comenzar con el alineamiento del presupuesto utilizando el plan de trabajo del

próximo año.

Mayo Los directores de las unidades enviarán el Informe Anual del Decanato/Oficina y el

nuevo Plan Anual de Trabajo del Decanato/Oficina al decano correspondiente.

Junio Decanatos integran Informes Anuales del Decanato y las Oficinas y los Planes

Anuales de Trabajo del Decanato y las Oficinas y envían copias al Rector.

El Rector le presenta a la Junta Administrativa el nuevo Plan Anual de Trabajo

Institucional y de Presupuesto y aprueba las nuevas asignaciones.

Agosto Comenzar con la implementación del nuevo Plan Anual de Trabajo y de

Presupuesto.

Octubre El Rector(a) presenta el Informe Anual Institucional del año anterior y el nuevo Plan

de Trabajo Anual y de Presupuesto Institucional a la Comunidad Universitaria.

Nov.-Dec. Se publica el Informe Anual Institucional. Los resultados de avalúo son analizados y

utilizados para el desarrollo del nuevo Plan Anual de Trabajo y Presupuesto

Institucional.

* La fecha precisa para cada evento se determinará por consenso entre el(la) rector(a) y los decanos dependiendo

de la naturaleza de sus agendas de trabajo.

Aprobado por la Junta Administrativa el 11 de septiembre de 2012

mediante Certificación Núm 2012-13-04

Universidad de Puerto Rico en Utuado

Oficina de Planificación y Estudios Institucionales

P.O. Box 2500

Utuado, Puerto Rico 00641

787-600-2819

787-894-1255

Para obtener copia digital visita nuestra página electrónica http://web.uprutuado.edu/main/content/oficina-planificacion-estudios-institucionales