Guia Intereventoria Contratos

GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE INTERVENTORIA A CONTRATOS

MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA BOGOTA, 21/06/2010

Ministerio del Interior y de JusticiaRepública de Colombia

Ministerio del Interior y de Justicia

República de Colombia

GUÍAPARA LA REALIZACIÓN DE INTERVENTORIA

A CONTRATOS

Código: CP-G-01

Versión: 01

Fecha: 21/06/2010

1. OBJETIVO.

Realizar la interventoría a los contratos celebrados por el Ministerio del Interior y de Justicia.

2. ALCANCE.

Esta Guía inicia con la designación del interventor y finaliza con la liquidación del convenio con ente gubernamental, presentado por el interventor, es un documento de consulta y aplicación permanente para todas las Interventorías externas de los contratos de obra contratadas por el Ministerio del Interior y de Justicia. Será aplicado para todos los efectos de planeación, desarrollo, ejecución, trámites e interrelaciones y presentación de informes por parte de todas las Interventorías externas de los contratos de obra y consultorías que se realicen por el Ministerio del Interior y de Justicia.

3. DEFINICIONES.

Supervisor: Es el funcionario, designado por el Ministerio del Interior y de Justicia quien ejercerá una serie de funciones para efectuar el seguimiento administrativo del proyecto con la finalidad de mantener permanentemente informado al Ministerio del Interior y de Justicia de sus avances y las dificultades que se puedan presentar. Este profesional será del canal de comunicación entre el interventor y esta entidad.

Interventor: Es una persona natural o jurídica contratada por el Ministerio del Interior y de Justicia para controlar, exigir, colaborar, absolver, prevenir y verificar la ejecución y el cumplimiento de los trabajos, servicios, obras y actividades contratadas teniendo como referencia los principios establecidos en las leyes, decretos y normas que apliquen, así como pliegos de condiciones y demás documentos que originaron la relación contractual entre el Ministerio del Interior y de Justicia y el Contratista.

Acta: Documento donde se describe un evento del contrato (inicio, suspensión, reiniciación, etc.) o lo tratado en un reunión, dejando constancia de los compromisos y tareas pactadas e indicando el responsable de cada uno de ellas.

Anticipo: Son recursos públicos entregados por el Ministerio al contratista, quien se obliga a destinarlos en forma exclusiva a la ejecución del contrato, de acuerdo con el programa de inversión aprobado por el contratante, bajo su supervisión y vigilancia. El anticipo corresponde a un porcentaje pactado máximo del 50% del valor total del contrato sin IVA, el cual será amortizado, descontándolo proporcionalmente de cada acta de recibo que se presente hasta su total amortización. Como es un pago no causado a ingreso alguno, éste constituye para el contratista un pasivo (cuenta por pagar).

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Certificado de disponibilidad presupuestal: Documento expedido por el responsable del presupuesto, mediante el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible, libre de toda afectación para la asunción de compromisos y suficiente para respaldar el contrato. Puede ser mayor al valor del contrato.

Cuenta de anticipo: Es la cuenta bancaria especial que se abre con el valor total del anticipo que entrega el Ministerio, para ser manejada por el contratista con la vigilancia y control del interventor. Los rendimientos que genere esta cuenta serán del Ministerio.

Cuenta de Cobro/ Factura: Es el documento presentado por el contratistas y aprobado por el interventor para el pago, por parte del Ministerio del Interior y de Justicia, de las labores ejecutadas por el contratista durante el período respectivo y su liquidación, de acuerdo con la modalidad de pago acordada en el contrato, su soporte para el trámite respectivo será las actas de recibo parcial del obra y/o con el acta de liquidación.

Documentos Contractuales: Son los documentos modificatorios del contrato los cuales son, prórrogas, adiciones, aclaraciones y otrosí.

Otrosí: Documentos contentivo de una modificación o aclaración a las cláusulas estipuladas inicialmente en el contrato. Debe ser firmado por las partes que firmaron el contrato original, o quienes hagan sus veces.

Plazo de ejecución del contrato: Es el período entre la fecha de iniciación y el vencimiento del término estipulado en el contrato, para la ejecución del objeto contratado.

Prórroga: Es el acuerdo que celebran las partes cuando la modificación implique aumento del plazo contractual.

Registro presupuestal: Es la imputación presupuestal mediante la cual se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta se utilizará sólo para este fin.

Terminación por mutuo acuerdo: Es el mecanismo que tienen las partes para la terminación anticipada de un contrato, mediante acta debidamente motivada y proceder a su posterior liquidación.

Diversos tipos de actas

a) Acta de ajustes: Documento mediante el cual se reconoce los ajustes de precios pactados en el contrato, correspondientes a un acta de recibo parcial o de recibo final.

b) Acta de cambio de especificaciones: Documento donde constan los cambios de especificaciones técnicas de los ítems inicialmente contratados.

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c) Acta de entrega de bienes y/o equipos. Documento mediante el cual se formaliza el recibo y la entrega de bienes y/o equipos por parte del contratista al Ministerio.

d) Acta de entrega por cambio de interventor o supervisor: Documento mediante el cual se protocoliza el empalme entre el interventor o supervisor saliente y entrante.

e) Acta de fijación de precios de obras complementarias: Documento mediante el cual se aprueba el justo precio de obras complementarias.

f) Acta de iniciación: Documento en el cual se estipula la fecha de iniciación del contrato. A partir de dichas fechas se comienza a contabilizar el plazo de ejecución y se establece la fecha de terminación de lo pactado en el objeto del contrato.

g) Acta de liquidación del contrato: Es el documento donde se registra el estado final de la ejecución del contrato, incluyendo el estado de cuentas, recibo a satisfacción de las obras o trabajos realizados, cumplimiento del contrato, relación de garantías, y demás aspectos estipulados contractualmente o adicionales y poder declararse a paz y salvo. Incluye un balance final del contrato.

h) Acta de reinicio: Documento mediante el cual se levanta la suspensión y se ordena el reinicio de las actividades, debidamente firmada por las parte. El contratista se obliga a actualizar sus garantías a esta fecha.

i) Acta de Recibo y Entrega Final a Satisfacción: Para el caso del Contrato de Obra es el documento mediante el cual el contratista hace entrega formal de las obras en forma de inventario, debidamente terminadas, a la Interventoría y al Ministerio del Interior y de Justicia.

j) Acta de recibo técnica: Documento en el cual constan los acuerdos y la verificación del cumplimiento de compromisos, pactados en las reuniones periódicas que se celebren en desarrollo del contrato.

k) Acta de Mayores y/o Menores Cantidades de obra: Es el documento mediante el cual el contratista y el interventor con el visto bueno del Supervisor, consignan las mayores y menores cantidades de obra resultante en el desarrollo de la revisión de la cantidad de obra a ejecutar realmente, en el cual se expresa claramente los motivos y alcances de los cambios previstos.

l) Acta de Observaciones Previa al Recibo Final: Es el documento que se suscribe antes de la finalización de los trabajos, en el cual se consigna el inventario de los trabajos ejecutados bajo un contrato específico, verificando todas las especificaciones y requisitos técnicos establecidos.

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En esta acta se consignarán las obras ejecutadas que a juicio del interventor deben ser corregidas y se hará dentro de un plazo establecido antes del vencimiento del plazo de ejecución a fin de que el día de vencimiento contractual se suscriba el acta de recibo final a satisfacción de las obras.

m) Acta de Recibo Parcial de Obra: Es el documento que firman el interventor y el contratista, en el cual se consigna la cantidad de obra ejecutada, medidas efectuadas conjuntamente entre el contratista y el interventor sujetas a la revisión y comprobación por parte del supervisor delegado por el Ministerio del Interior y de Justicia y que sirve de base para el cobro de los trabajos ejecutados. Los trabajos deberán estar debidamente ejecutados por el contratista y recibidos a satisfacción por la interventoría.

Estas deben contener como soporte el cuadro de cantidades de obra ejecutada, las memorias del cálculo de cantidades medidas en obra.

Su periodicidad estará sujeta a lo estipulado en el contrato. En caso que haya errores en las medidas o en los valores de obra, el Ministerio del Interior de Justicia o el interventor podrán en cualquier momento y durante la vigencia del contrato, hacer las verificaciones y modificaciones que sean necesarias. Los saldos de las modificaciones respectivas se incorporarán en relaciones de obra posteriores o en la liquidación del contrato.

El interventor tramitará el pago de la obra ejecutada que cumpla con las especificaciones técnicas y calidad requeridas.

n) Acta de suspensión o ampliación de la suspensión del contrato: Documento mediante el cual el Ministerio, el contratista y el interventor acuerdan la suspensión del plazo de ejecución del contrato o ampliación de la suspensión, cuando se presente una circunstancia especial (fuerza mayor o caso fortuito), que amerite el cese del desarrollo del mismo, indicando la fecha probable de reanudación. El contratista se obliga a actualizar sus pólizas, ampliando la vigencia de éstas por el término de la suspensión.

o) Acta de terminación: Documento mediante el cual el interventor o supervisor deja constancia que el terminó el objeto contratado dentro del plazo de ejecución.

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4. NORMATIVIDAD.

Articulo 209 Constitución PolíticaLey 80/93Decreto 2474 / 2008Ley 1150 / 2007Resolución MIJ 0604 de Marzo 06 de 2009 ( Manual de Contratación ) Resolución MIJ 3115 del 1 de octubre 2009 del MIJ ( Manual de Interventoría )

5. DESARROLLO.

Los interventores tienen las responsabilidades de:

5.1 Obligaciones del Interventor

En complemento de las funciones de la interventoría estipuladas en el Manual de Contratación del Ministerio del Interior y de Justicia, a las cuales se les debe dar plena aplicación por el interventor, se establecen las obligaciones siguientes:

5.2 Obligaciones de Carácter Administrativo

Solicitar al Ministerio del Interior y de Justicia la documentación e información necesaria para desarrollar adecuadamente la Interventoría.

Asegurar la correcta organización del equipo de la Interventoría para el control de la ejecución de la obra y la realización de las actividades exigidas en el contrato, tanto en cantidades, como en las especificaciones generales y particulares que el proyecto presenta.

Establecer mecanismos ágiles y eficientes para el desarrollo de la Interventoría a su cargo.

Servir de conducto regular para las relaciones entre el Ministerio del Interior y de Justicia y el Contratista de Obra.

Verificar y exigir que se otorguen las garantías exigidas y velar que estás permanezcan vigentes de acuerdo con las condiciones estipuladas en el contrato.

Solicitar al contratista la aprobación de la garantía única emitida por la Dirección Jurídica del Ministerio del Interior y de Justicia para la ejecución del contrato.

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Revisar y estudiar los documentos e información suministrados por el Ministerio del Interior y de Justicia que dieron origen al contrato, con el propósito de establecer criterios claros y precisos sobre el proyecto, que le permitan adelantar con efectividad las labores encomendadas, solicitando al Ministerio del Interior y de Justicia las aclaraciones del caso.

Verificar que existan las licencias y/o permisos necesarios para la ejecución del contrato, así mismo revisar los requisitos exigidos por las entidades competentes a través de dichos permisos con el fin de garantizar su implementación antes del inicio del contrato.

Exigir al Contratista la entrega de los análisis de precios unitarios de las actividades estipuladas en los pliegos de condiciones y el contrato, revisar estos y emitir el concepto correspondiente. Cabe mencionar, que la información detallada contenida en los análisis de precios unitarios es la base para la aprobación y fijación de los precios unitarios de las obras complementarias que se requieran en el desarrollo del proyecto.

Cumplir y hacer cumplir durante el desarrollo del contrato lo establecido en los pliegos de condiciones, referente a los requisitos exigidos sobre los perfiles profesionales del recurso humano y el tiempo de dedicación de los mismos al contrato, así como el equipo exigido para la ejecución de los trabajos. Además, de ser necesario, puede exigir el cambio de personal o equipo, siempre y cuando esté de acuerdo con lo establecido por el Ministerio del Interior y de Justicia o la entidad contratante, en los pliegos y contrato.

Programar y coordinar con el Contratista y con el Ministerio del Interior y de Justicia o la entidad contratante las reuniones de seguimiento a la ejecución del contrato. En estas reuniones se presenta el estado de avance del contrato, así como se tratan y analizan temas y problemas relacionados con el desarrollo del proyecto, acordando entre las partes soluciones prácticas y oportunas, la elaboración del acta de reunión será realizada por la Interventoría.

Elaborar, revisar, suscribir y radicar las actas y demás documentos necesarios para la ejecución del contrato.

Mantener actualizada la documentación de los contratos y los archivos correspondientes que de este se deriven.

Durante la ejecución del contrato, solicitar si es del caso, los cambios respectivos de personal de los equipos de trabajo del contratista. Efectuar la aprobación de los cambios para el equipo de trabajo del mismo. El Interventor debe aprobar de acuerdo a los pliegos de condiciones, dejar registro de dicha aprobación e informar al Ministerio del Interior y de Justicia.

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Efectuar la evaluación del contratista de acuerdo al procedimiento de Evaluación de Proveedores.

Cumplir y hacer cumplir al Contratista la obligación de que todo el personal a su cargo se encuentre afiliado al Sistema General de Seguridad Social (Salud, pensiones y riesgos profesionales) de acuerdo con lo dispuesto en la ley, así como el cumplimiento del pago de las obligaciones parafiscales.

Cumplir con la entrega de los informes semanales, mensuales y finales requeridos por el Ministerio del Interior y de Justicia en los cuales se presente el estado de ejecución, avance y terminación del contrato.

Realizar las demás actividades de tipo administrativo requeridas para la correcta administración del contrato.

5.3 Obligaciones de carácter jurídico

Suscribir las actas de inicio, recibo parcial de obra, seguimiento a los contratos, terminación, entrega y recibo final y proyecto de acta de liquidación, que se produzcan en la ejecución del contrato.

Cumplir y hacer cumplir al Contratista las obligaciones laborales que se generen con relación al contrato suscrito.

Estudiar las sugerencias, consultas y reclamaciones presentadas por el Contratista y emitir un concepto al Ministerio del Interior y de Justicia para la resolución final de las mismas. De conformidad con el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública ninguna orden del interventor de una obra podrá darse verbalmente. Es obligatorio para el interventor entregar por escrito sus órdenes o sugerencias y ellas deben enmarcarse dentro de los términos del respectivo contrato.

Emitir concepto sobre las quejas, reclamos, tutelas, derechos de petición y demás reclamaciones que sean enviadas al Ministerio del Interior y de Justicia, en relación con los proyectos que hagan parte del objeto de sus contratos, exigiéndose que sean verificadas siempre y cuando tengan relación con el contrato.

Si se presenta la necesidad, por fuerza mayor o caso fortuito, de suspender el contrato de obra al que se le hace Interventoría, o si se establece con posterioridad ampliar el plazo pactado para la suspensión, la Interventoría deberá emitir un concepto técnico previo sobre la pertinencia de la misma.

Vigilar que el objeto contractual se realice sin exceder el valor del contrato, esto es, hasta la concurrencia del valor contratado, exclusivamente. No se permite exceder el valor

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contratado, más allá de las reservas y compromisos presupuestales constituidos por la entidad para la ejecución del respectivo contrato.

Revisar las solicitudes de adición en valor y/o prórrogas, modificaciones, suspensiones, etc., del plazo de ejecución del contrato, requeridas por el contratista y emitir un estudio de justificación y conveniencia al Ministerio del Interior y de Justicia. Además, elaborar, revisar y remitir dichas solicitudes al Ministerio del Interior y de Justicia para su aprobación, con una antelación mínima de 10 días respecto a la fecha requerida para su implementación, las cuales deben estar suficientemente justificadas.

Verificar y adelantar las acciones pertinentes para que las adiciones y prorrogas se realicen oportunamente antes del vencimiento del contrato.

Velar por el oportuno trámite de las solicitudes y peticiones que hagan los particulares o las autoridades en relación con el desarrollo del contrato.

Revisar permanentemente la vigencia de las garantías del contrato y realizar al Contratista los requerimientos del caso, cuando sea necesario ampliar las mismas en valor o en plazo. En caso de que el Contratista no realice las ampliaciones a que haya lugar, el Interventor deberá informar al supervisor asignado por el Ministerio de esta situación, con el fin de que se tomen las medidas a que haya lugar.

Dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes el interventor debe emitir y presentar al Ministerio del Interior y de Justicia un informe de avance de los trabajos del contrato de Obra.

En caso de cualquier tipo de incumplimiento del contrato, el Interventor, de conformidad con el procedimiento establecido en el Manual de Contratación del Ministerio del Interior y de Justicia y por la normatividad vigente, deberá enviar al supervisor, copia de los requerimientos realizados al Contratista, de los cuales siempre se deberá allegar copia a quien expida la garantía.

No obstante el requerimiento realizado al contratista –el cual deberá establecer un término para el cumplimiento de la obligación -, éste incurre en incumplimiento del contrato, el interventor deberá informar de tal situación de manera inmediata al supervisor, quien adelantará ante la Dirección Jurídica del Ministerio el trámite para que se notifique a la compañía aseguradora del incumplimiento del contratista al requerimiento y el inicio del proceso formal de la declaratoria del siniestro de incumplimiento por parte de la entidad pública, el cual se expedirá y notificará de conformidad con la normatividad vigente.

Previo a la promulgación del acto administrativo declaratorio del siniestro de incumplimiento por parte del contratista, el Interventor deberá enviar al supervisor un informe detallado desde el punto de vista técnico, sobre el incumplimiento del Contratista y una tasación de los

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perjuicios ocasionados, para que dicho informe sea incluido dentro de la parte motiva del acto administrativo, que deberá expedir la entidad con destino al contratista a la compañía aseguradora, respetando la debida notificación y los recursos establecidos en la vía gubernativa. Dicho informe deberá contener entre otros:

1. Requerimientos efectuados al contratista2. Análisis de las respuestas dadas por el contratista3. Fundamentos del por qué debe sancionarse4. Monto de las multas de conformidad con los porcentajes establecidos en el contrato, ya

sea por días de atraso respecto del programa de trabajo o por actividades.5. Copia de los descargos y justificaciones 6. Copia de los oficios enviados a la aseguradora

Si el incumplimiento conlleva además, a un indebido manejo de recursos, el Interventor deberá informar al supervisor para que se inicien las acciones a las que haya lugar. Elaborar el proyecto de liquidación del contrato objeto de la Interventoría dentro del

término establecido contractualmente contado a parir de la fecha de terminación del contrato y remitir al Ministerio del Interior y de Justicia para su revisión y aprobación final junto con la totalidad de los soportes.

Suscribir conjuntamente con el Contratista de la obra y el supervisor asignado al contrato por parte del Ministerio, el Acta de Entrega y Recibo Final de la Obra, previa verificación del cumplimiento de todos los requisitos necesarios, y verificar la posterior entrega del contratista de la garantía de estabilidad de la obra con el lleno de todos los requisitos de la misma.

Verificar que el Contratista presente los paz y salvos a los que haya lugar según la naturaleza del contrato.

Las demás actuaciones que de conformidad con la normatividad vigente y con su naturaleza correspondan a la función de Interventoría.

5.4 Obligaciones Técnicas

Realizar y entregar un informe al supervisor del Ministerio del Interior y de Justicia donde se describan las actividades realizadas en la etapa previa a la ejecución del proyecto, los resultados obtenidos y la proyección de cantidades, presupuesto y programación de obra obtenida de la remisión de todos los documentos.

Verificar y aprobar la localización de los trabajos y de sus condiciones técnicas para iniciar y desarrollar el objeto del contrato, igualmente constatar - según el caso - la

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existencia de planos, diseños, licencias, autorizaciones, estudios, cálculos, especificaciones y demás consideraciones técnicas que estime necesarias para suscribir el acta de iniciación y la ejecución del objeto pactado.

Controlar que el Contratista cuente con la logística operativa, la infraestructura física adecuada y el recurso humano suficiente para adelantar la implementación de los requerimientos exigidos por las entidades competentes a través de las licencias y/o permisos otorgados para el desarrollo del contrato.

Suscribir con el Contratista de Obra las actas de vecindades requeridas, antes del inicio de los trabajos, las cuales incluirán el registro fotográfico correspondiente y firma de los vecinos.

Verificar oportuna y permanentemente los ítems y las cantidades de obra establecidas en el contrato, a partir de la información suministrada y presentar un informe al Ministerio del Interior y de Justicia, sobre los aspectos que repercutan en el normal desarrollo de los contratos y que puedan implicar modificaciones al contrato.

Verificar que el Contratista cumpla con las normas y especificaciones técnicas establecidas por el Ministerio del Interior y de Justicia para el desarrollo del contrato. En caso de identificación de cambios en las especificaciones, deberá informar al Ministerio del Interior y de Justicia para su evaluación y aprobación.

Controlar e inspeccionar permanentemente la calidad de la obra, equipos, materiales, bienes, insumos y producto. Para lo anterior, el Interventor exigirá al Contratista efectuar los ensayos de laboratorio o pruebas necesarias para el control de calidad de los mismos, así como realizará los ensayos de laboratorio o pruebas requeridas para verificar y aprobar que el Contratista esté cumpliendo con las normas y especificaciones técnicas establecidas para el contrato. En caso que estas pruebas o ensayos no cumplan con los resultados, el interventor deberá dejar registro de la implementación y verificación de las acciones correctivas pertinentes.

Verificar la medición de cantidades de obra realizadas por el constructor y aprobar o rechazar las actas de obra ejecutada. Dentro de este proceso deberá revisar y aprobar o rechazar las obras ejecutadas y su calidad para proceder al respectivo pago.

Velar por el cumplimiento del cronograma y flujo de inversión del contrato, efectuando controles periódicos de las actividades programadas, así mismo recomendar los ajustes a los que haya lugar. En caso de incumplimiento, el Interventor deberá informar oportunamente al Ministerio del Interior y de Justicia y sugerir si es el caso la aplicación de los procedimientos sancionatorios establecidos en el contrato.

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Estudiar y decidir los requerimientos de orden técnico que no impliquen modificaciones al contrato. En caso de requerirse modificaciones al contrato estas deberán someterse al estudio del Ministerio del Interior y de Justicia, previo concepto de la Interventoría.

Recibir y estudiar los análisis de precios unitarios de ítems correspondientes a obras complementarias presentados por el Contratista. Cuando se requiera, el Interventor deberá soportar la revisión efectuada a los análisis de precios unitarios de los ítems de las obras complementarias, como mínimo con dos cotizaciones. Una vez se revisen por parte del Interventor los precios correspondientes a las obras complementarias, éste debe remitir al supervisor del contrato el concepto de aprobación de ítems y precios de obras complementarias, cuadro comparativo de los mismos y los respectivos análisis unitarios, para que éste efectúe las gestiones necesarias de acuerdo con los procedimientos internos del Ministerio del Interior y de Justicia. En caso que el Ministerio del Interior y de Justicia presente observaciones a los análisis de precios unitarios de ítems obras complementarias, el Interventor deberá efectuar las correcciones del caso.

Velar por el cumplimiento por parte del contratista de la normatividad ambiental y el plan de manejo ambiental si lo hubiere.

En los casos de obras complementarias o extra, adicionales o mayores cantidades de obra que impliquen, modificación del alcance del contrato, el Interventor deberá solicitar la autorización al Ministerio del Interior y de Justicia, y ordenar su ejecución, cuando verifique la existencia de la legalización de la modificación al respectivo contrato.

Controlar permanentemente el cumplimiento por parte del Contratista de los requerimientos exigidos en las licencias y / o permisos, normas y leyes que le apliquen para el desarrollo del proyecto.

Abrir, llevar y tener la custodia del libro o bitácora de la obra para registrar en él las novedades, órdenes e instrucciones impartidas durante el plazo del contrato, esta debe estar debidamente foliada y el registro de datos en la misma debe ser continuo y sin espacios.

Llevar a cabo las demás actividades conducentes al desarrollo del objeto contractual, conforme con los requerimientos técnicos pertinentes, certificando el cumplimiento técnico del contrato en sus diferentes etapas de ejecución.

Tener presencia permanente en la obra a través de su Director de Interventoría y/o Residente de Interventoría, para cumplir con las labores de control antes referidas. Las instrucciones y órdenes impartidas a los contratistas por la Interventoría, deberán darse por escrito, salvo las urgentes o inmediatas que podrán impartirse verbalmente con la debida anotación en el libro o bitácora de obra, pero posteriormente deberán ratificarse por escrito.

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5.5 Obligaciones de Control Presupuestal

Verificar que el Contratista cumpla con los requisitos exigidos por Ministerio del Interior y de Justicia para la entrega del anticipo o pago anticipado pactado. Constatar la correcta inversión del anticipo, para este efecto deberá exigir según corresponda, la programación de los trabajos, el flujo de inversión del contrato y el plan de inversión del anticipo.

Cuando lo estipule el contrato, la Interventoría deberá abrir con el Contratista una cuenta bancaria para el manejo del anticipo del contrato, la cual deberá ser manejada en conjunto (Contratista – Interventor) y debe ser independiente de sus cuentas particulares. Esta cuenta deberá estar a nombre del proyecto y contendrá el nombre del Contratista y el número del contrato.

Verificar y aprobar mensualmente los informes de buen manejo del anticipo y remitirlos al Ministerio del Interior y de Justicia. Los informes de buen manejo del anticipo deberán estar soportados como mínimo por los siguientes documentos.

A. Extracto bancario.B. Conciliación bancaria.C. Plan de inversión vigente.D. Comprobante de egresos con la respectiva fotocopia del cheque girado, debidamente

diligenciado. El comprobante de egreso debe contener el número de la cédula de ciudadanía o NIT del beneficiario, discriminar el concepto de pago y dejar constancia de los descuentos tributarios.

E. Los comprobantes de egresos deben estar debidamente soportados con facturas, las cuales deben cumplir lo establecido por la ley.

F. Los recibos de pago deben tener los mismos requisitos que la factura. Cuando son de nómina y/o planillas de jornales, se deben firmar por los beneficiarios, consignando el número de identificación, nombre y cargo.

G. No se deben crear cajas menores con el fondo del anticipo.

Verificar que no haya diferencia entre los saldos que se registren en el extracto, con el registro de gastos o el plan de inversión del anticipo. En el caso en que se compruebe que el Contratista les dio a los dineros provenientes del anticipo una destinación diferente a la autorizada, será causal para hacer efectiva la garantía de buen manejo y correcta inversión del mismo, debiendo informar inmediatamente a la Dirección Jurídica del Ministerio del Interior y de Justicia y al supervisor.

Garantizar que se esté llevando a cabo la amortización del anticipo en las cuentas presentadas por el Contratista, así mismo que el Contratista transfiera al Ministerio del Interior y de Justicia, de acuerdo al procedimiento establecido para ello, los rendimientos financieros generados por el anticipo.

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Revisar y aprobar las solicitudes de pago formuladas por el Contratista y llevar un registro cronológico de los pagos, y ajustes económicos del contrato - balance de ejecución presupuestal del contrato.

Cuando esté establecido, el Interventor debe calcular los ajustes de precios del contrato de acuerdo a lo indicado en las cláusulas contractuales.

Verificar y controlar el balance de ejecución del contrato. Para garantizar el cumplimiento del objeto dentro del presupuesto asignado.

Efectuar el balance presupuestal de ejecución del contrato para efectos de la liquidación del mismo.

5.6 Control de Diseños

Para los proyectos de infraestructura social y de infraestructura física, la Interventoría deberá aplicar los criterios de control de diseños requeridos, ya sea en la etapa de diseño o en la etapa de ejecución de la obra, para lo cual se aplicará la siguiente terminología:

Planificación del diseño y desarrollo: Durante la planificación y desarrollo del diseño la

Interventoría debe tener en cuenta:

a) Las etapas del diseño y desarrollo.b) La revisión, verificación y validación, apropiadas para cada etapa del diseño y desarrolloc) Las responsabilidades y autoridades para el diseño y desarrollo.

Revisión: La Interventoría deberá asegurar la conveniencia y la adecuación del tema objeto de la revisión, de acuerdo con lo solicitado en pliegos de condiciones y en el contrato y deberá dejar registro de dichas actuaciones en los formatos y procedimientos establecidos por el Ministerio del Interior y de Justicia.

Verificación: La Interventoría deberá confirmar, mediante el aporte de evidencia objetiva, de que se han cumplido los requisitos y normas especificadas en pliegos de condiciones y en el contrato y las que apliquen para el diseño del proyecto y deberá dejar registro de dichas actuaciones en los formatos y procedimientos establecidos por Ministerio del Interior y de Justicia.

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Validación: La Interventoría deberá confirmar mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos de validación de los diseños para una utilización o aplicación específica prevista, establecidas en pliegos de condiciones y en el contrato o las que apliquen para el diseño del proyecto y deberá dejar registro de dichas actuaciones en los formatos y procedimientos establecidos por Ministerio del Interior y de Justicia.

5.7 LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS

5.7.1 Procedimiento de Liquidación de Contratos

El interventor tendrá la responsabilidad de remitir al supervisor del contrato del Ministerio del Interior y de Justicia el acta de liquidación del contrato de obra y todos los documentos necesarios, Con el fin de que hagan parte de la carpeta del contrato dentro del procedimiento de liquidación de contratos.

El supervisor elaborará el proyecto de liquidación a la terminación del contrato y dentro de los plazos establecidos para este efecto y remitirá en archivo anexo mediante memorando SIGOB a la Dirección Jurídica del Ministerio del Interior y de Justicia, para efectos de la suscripción entre el contratista y la Entidad.

5.8 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

No. Tarea Descripción de la tarea Responsable

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1Entregar al interventor la documentación

Entregar al Interventor del contrato la documentación para el desarrollo de Interventoría (convenio, ficha de viabilización, planos y especificaciones), para lo cual se diligencia el formato “Documentos Previos” CP-G-01-F01

Supervisor del Convenio

2 Elaborar Acta Elaborar acta de Entrega de Documentos Formato SI-G-01


3Elaborar un oficio.

Oficiar al Ente gubernamental, el nombre de la empresa de interventoría seleccionada.


4

Realizar reunión entre: 1. Interventor2. Ente gubernamental3. Contratista del Ente

gubernamental.

Recibir del ente gubernamental solicitado:

1. Contrato de obra entre el ente y el contratista.

2. Pólizas3. Planos 4. Especificaciones Técnicas.

Para lo cual se diligencia “Acta Anexo 1” SI-G-01-F-01 Interventor

5Revisar y Analizar la Documentación

Comparar los planos y los documentos que entregó el Ministerio del Interior y de Justicia con los entregados por Ente gubernamental Interventor

6 Elaborar Acta de Inicio

Realizar reunión entre: 1. Interventor 2. Ente Gubernamental3. Contratista.

Elaborar “Acta de Inicio” CP-G-01-F02 Interventor

7 Realizar visitas al vecindarioLlenar Formato “Acta de Vecindad” CP-G-01-F03 Interventor

8 Recibir del Contratista el “Acta Parcial de Avance de Obra”

Para aprobación el Documento debe contener :

1. Cantidad de Obra contratada.2. Precio Unitario 3. Cantidad de obra Ejecutada 4. Mayores y Menores cantidades

de obras.

Interventor

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5. Acumulado de Obra. El interventor deberá medir y confirmar que las cantidades y la calidad sean las correctas. El Acta debe ser firmada por el interventor, por el representante del Ente y el contratista, se calcula el % de Avance.

9

Elaborar informe semanal

Interventor presenta “Informe Semanal de Interventoría” al supervisor del Ministerio del Interior y de Justicia.Se diligencia el formato CP-G-01-F04 Interventor

10 Elaborar informe mensual.

Interventor presenta informe mensual de interventoría al supervisor del Ministerio del Interior y de Justicia. Se diligencia el Formato “Anexo Informe Mensual” CP-G-01-F05. Interventor

11Asistir o citar a reuniones de comité

Asistir a reuniones o comités de obra, cuando se programe o haya dificultades. Interventor

12

Elaborar Actas de suspensión o ampliación de la suspensión “cuando se requiera”

Elabora Actas de Suspensión o Ampliación de la Suspensión, en el formato CP-G-01-F06 “si aplica”

Interventor

13Cuando Requiera elaborar “Acta de Reanudación”

Se diligencia el Formato “ Acta de Reanudación” CP-G-01-F07 Interventor

14

Elaborar el Acta de Solicitud de Adición o Prorroga. “cuando se requiera”

Si se requiere se diligencia el formato “ Acta de solicitud de adición o prórroga.CP-G-01-F08

Interventor15 Recibir obra, de parte del

contratista y entregar al ente gubernamental.Liquidar el contrato de obra.

El Acta debe contener:1. Resumen de Actividades2. Presupuesto Final 3. Listado de pendientes.4. Registro fotográficos5. Inventario

Formato Acta Recibo Final

Interventor.Ente

gubernamental.

Contratista.

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A CONTRATOS

Código: CP-G-01

Versión: 01

Fecha: 21/06/2010

CP-G-01-F09

16Elaborar el Informe Final para entregarlo al supervisor.

Documentos a entregar:1. Planos Record2. Pólizas de estabilidad con la

vigencia que corresponde 3. Copia de la bitácora4. Garantías de calidad de

aparatos o elementos especiales (bombillas, televisores etc..) Interventor

17Liquidar el contrato de interventor.

1. Resumen de actividades2. Requisitos fotográficos3. Pólizas actualizadas y

documentos. Supervisor

18Liquidar convenio con el ente gubernamental.

1. Resumen de actividades2. Requisitos fotográficos3. Pólizas actualizadas y

documentos. Supervisor

6. ANEXOS.

6.1 ANEXOS FORMATOS INTERVENTORÍA

Hacen parte de la presente Guía Para la Realización de Interventoría a Contratos del Ministerio del Interior y de Justicia los siguientes formatos:

1) Documentos previos a la iniciación2) Acta de inicio3) Acta de vecindad4) Informe semanal de Interventoría 5) Anexo informe mensual 6) Acta de suspensión o ampliación de la suspensión 7) Acta de reanudación 8) Acta de solicitud de adición o solicitud de prorroga9) Acta de recibo final

7. CONTROL DE CAMBIOS.

FECHA CAMBIO VERSIÓNDD/MM/AAAA

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A CONTRATOS

Código: CP-G-01

Versión: 01

Fecha: 21/06/2010

Elaboró Revisó y Aprobó

Yalile Assaf AbueitaCoordinadora Grupo Supervisión y Liquidación

Jorge Alberto García CalumeDirector Jurídico

Juan Carlos Polanco ZambranoCoordinador Grupo Supervisión, seguimiento y control de proyectos de infraestructura

Andrea Alarcón AguilarDirectora de Infraestructura

T.R.D : 113.11.14 Gestión Contratación Pública

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Guia Intereventoria Contratos

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