Guía No. 9 Guía Certificación de Municipios Menores de Cien Mil Habitantes.pdf

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  • 3Presentacin 5

    1. El proceso de descentralizacin en el sector educativo 7

    2. Responsabilidades de cada nivel de gobierno en el esquema de lacertificacin de los municipios menores de cien mil habitantes 10

    3. Competencias del sector educativo que deben asumir los municipiosuna vez sean certificados 11

    4. Procedimientos para aplicar a la certificacin 12Fase I. Acompaamiento y alistamiento de requisitos 12Fase II. Verificacin de requisitos para la certificacin 14Fase III. Certificacin y entrega de los componentes del servicio educativo 17

    5. Requisitos para obtener la certificacin 20

    5.1 Plan de Desarrollo Municipal armnico con las polticas nacionales 205.1.1 Chequeo del requisito 235.2. Establecimientos educativos organizados para ofrecer el ciclo

    de educacin bsica completa 235.2.1 Chequeo del requisito 26

    5.3 Planta de personal definida de acuerdo con los parmetros nacionales 275.3.1 Viabilidad financiera de la planta de personal 285.3.2 Chequeo del requisito 29

    5.4 Capacidad institucional para asumir los procesos y el sistemade informacin del sector educativo 29

    5.4.1 Chequeo del requisito 33

    Anexo 1. Estructuracin del Plan de Desarrollo Educativo 34

    Anexo 2. Formato para el seguimiento y evaluacin de la ejecucin del Plande Desarrollo Municipal sector educativo 36

    Anexo 3. Formato para la evaluacin de la formulacin del Plan de DesarrolloEducativo 37

    Anexo 4. Macroprocesos de la gestin educativa 38

    Anexo 5. Sistemas de informacin requeridos para la operacin de los procesos 47

    Tabla de contenido

  • 5Presentacin

    En el marco del Decreto 2700 de 2004, el Ministerio de Educacin Nacional elabor la presenteGua con el propsito de brindar orientaciones a las autoridades departamentales y municipalesy, en general, a los funcionarios involucrados en la gestin del servicio educativo sobre los proce-

    dimientos e instrumentos tcnicos para el alistamiento, cumplimiento y verificacin de los re-quisitos legales que deben acreditar los municipios interesados en obtener la certificacin.

    Cabe resaltar que este proceso exige una enorme responsabilidad y capacidad institucional de

    doble va. Al departamento, en el sentido de poner al servicio del ente local su experiencia en elmanejo del sector, interaccin que le permitir identificar debilidades y ser una oportunidadpara tomar correctivos. Al municipio le demandar, dadas las implicaciones en el cambio en sugestin, alcanzar un nivel gerencial que en trminos tcnicos, administrativos y financieros le

    permita asumir adecuadamente la administracin del servicio educativo.El documento parte de una breve resea del proceso de descentralizacin en el sector educa-

    tivo, resaltando su evolucin y los principales retos; en el segundo captulo se identifican las

    responsabilidades de cada nivel de gobierno respecto a la certificacin; en el tercero se presentauna relacin comparativa de competencias territoriales en el sector, para establecer la magnitudde la tarea que asumir el nuevo municipio certificado. En los dos ltimos captulos se sealanlos procedimientos para la certificacin y los requisitos para obtenerla; as mismo se desarrollan

    de manera detallada los contenidos tcnicos y los instrumentos de soporte que le permitirn aldepartamento a manera de lista de chequeo verificar el cumplimiento de cada uno de los cuatrorequisitos.

    Las orientaciones que se presentan buscan que la certificacin de los municipios menores decien mil habitantes, sea asumida por las partes con la mayor rigurosidad, pertinencia tcnica,organizacin y oportunidad, as como con la mejor voluntad poltica, para no repetir errores pasa-dos y prepararse adecuadamente para la gran responsabilidad de administrar la prestacin del

    servicio educativo.

  • 71. El proceso de descentralizacin en el sectoreducativo

    La descentralizacin ha buscado principalmente aumentar la legitimidad y gobernabilidad delEstado. Estos propsitos generales se han mantenido a lo largo del proceso y se han orientadohacia el mejoramiento en la provisin de los servicios locales, buscando tanto el incremento en lacobertura y en la calidad, como la eficiencia en la utilizacin de los recursos; tambin han promo-

    vido la equidad territorial, la democracia representativa y participativa, el esfuerzo fiscal y elmejoramiento de la capacidad de gestin y de la eficiencia administrativa.

    La principal razn tcnica aducida para impulsar la descentralizacin es el mejoramiento de la

    productividad y la eficiencia en la prestacin de los servicios, bajo la hiptesis de que tales prop-sitos se alcanzan al estar ms cerca de las necesidades de los usuarios. Pero slo en la medida enque el gobierno territorial cuente con la capacidad tcnica, administrativa y financiera, podr obte-ner mayores niveles de cobertura, calidad y eficiencia en la prestacin del servicio educativo.

    La descentralizacin del sector educativo se origin en los movimientos sociales que busca-ban dar mayor autonoma poltica y administrativa a las entidades territoriales. Dicho proceso, aligual que el de la descentralizacin poltica, ha tenido dos etapas: la municipalista y, con posterio-

    ridad a la Constitucin de 1991, la llamada departamentalista.Durante la primera etapa, la Ley 12 de 1986 entreg a los municipios la competencia de

    construir y mantener la infraestructura educativa, a travs de la cesin de recursos del IVA, y entanto que el Ministerio entregaba a los departamentos el manejo de los colegios nacionales, la

    Ley 29 de 1989 desconcentr la administracin de personal hacia los municipios, stos medianteconvenios con los departamentos tenan la potestad de administrar el recurso humano de educa-cin. Sin embargo, la planeacin integral del sector continu en el nivel nacional, as como las

    determinaciones sobre asuntos curriculares.En desarrollo de los artculos 288, 356 y 357 de la Carta Poltica se expidi la Ley 60 de 1993,

    que estableci para cada nivel de gobierno competencias en educacin y salud y distribuy losrecursos del situado fiscal a los departamentos y distritos y las participaciones municipales en

    los ingresos corrientes de la Nacin, para financiar las responsabilidades asignadas.En el marco de dicha Ley se certificaron los departamentos, distritos y los municipios de

    Armenia y Pasto, de acuerdo con las condiciones establecidas en la Ley y reglamentadas por los

    Decretos 2886 de 1994 y 1060 de 1995.

  • 8Certificacin municipios menores de 100.000 habitantes

    A pesar de los avances, el modelo present algunas dificultades: en materia de distribucin defunciones exista duplicidad en las responsabilidades entre departamentos y municipios, fue asque unos y otros financiaron y administraron plantas de personal; el haber destinado las partici-

    paciones municipales a la vinculacin de docentes, dej sin proteccin la posibilidad de realizarinversin en infraestructura y mantenimiento, en textos y dotaciones pedaggicas. As mismo,se presentaron problemas de eficiencia en la distribucin de recursos como por ejemplo de do-

    centes, y un esquema de financiacin que mostraba un escenario de costos crecientes, con recur-sos disponibles limitados, lo que conduca a una situacin financiera insostenible1 .

    Las decisiones sobre organizacin curricular pasaron a ser enteramente responsabilidad de lainstitucin educativa, de igual modo, la aplicacin de la planeacin institucional se fortaleci con

    la obligatoriedad del PEI2.Posteriormente, con la expedicin del Acto Legislativo 01 y de la Ley 715 de 2001, se subsa-

    na la duplicidad de funciones entre jurisdicciones3 y se distribuyen los recursos entre departa-

    mentos y municipios con criterios de equidad y complementariedad. En la nueva Ley se estable-ce que las sumas transferidas para prestar el servicio educativo, se distribuirn conforme a laasignacin por alumno, segn las tipologas definidas para cada entidad territorial. Con lo ante-rior, la Ley 715 de 2001 se constituye en una herramienta fundamental para avanzar en el proce-

    so de reforma del sector educativo, ya que en efecto redefine la estructura de asignacin derecursos del sector, pasando de un esquema de reconocimiento de costos, a uno que premia losresultados, los cuales sern determinados a partir de la gestin educativa territorial en trminos

    de cobertura y calidad.Durante los dos aos de transicin de la Ley se mejor tanto la informacin de la poblacin

    atendida, como la del personal docente y administrativo, insumo clave para organizar las plantasde cargos de cada entidad territorial. La definicin de estas plantas y su distribucin territorial es

    una condicin para el xito de la reforma, ya que garantiza que los docentes se siten donde seencuentran los nios y nias a atender.

    Entre 2003 y 2004 los departamentos y municipios descentralizados lograron el 50% de la

    meta de cobertura del cuatrienio, al aumentar 734.413 nuevos cupos en transicin, bsica y me-dia, principalmente mediante la optimizacin de la capacidad instalada y la mejor distribucin delos docentes. Igualmente, se complet la lnea de base de las pruebas de competencias bsicas yde convivencia ciudadana y a partir de los resultados se ha fortalecido la estrategia de mejora-

    miento de la calidad.En cuanto a la asuncin de competencias en el sector, en el marco del artculo 20 de la Ley

    715 de 2001, se certificaron todos los municipios mayores de cien mil habitantes, unos con el

    cumplimiento de requisitos y otros por mandato de la misma Ley.

    1. Para una mayor aproximacin ver: Exposicin de motivos al proyecto de Ley por el cual se dictan normasorgnicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artculos 151, 288, 356 y 357 de la Constitu-cin Poltica y se dictan otras disposiciones.

    2. Ley 115 de 1994.3. Ibid.

  • 9Sin embargo, el proceso de entrega de los componentes de la prestacin del servicio por partedel departamento a los municipios ha presentado las siguientes debilidades: i) falta de oportuni-dad en la entrega4, lo cual ha incidido en el ejercicio pleno de las competencias; ii) falta de claridad

    y manejo tcnico de la informacin existente (por ejemplo imprecisin sobre el nmero y situa-cin jurdica de las plantas fsicas de los establecimientos educativos) y de la organizacin dearchivos por parte del departamento; iii) falta de voluntad poltica para la entrega; iv) incumpli-

    miento en el cronograma de compromisos; v) debilidad en el conocimiento tcnico de los temas,as como en el acompaamiento y empalme entre departamento y municipio, entre otras.

    Despus de dos aos de haber obtenido la certificacin, los municipios mayores de cien milhabitantes todava no han recibido la totalidad de los componentes objeto de entrega, as lo mues-

    tra el indicador de descentralizacin que a diciembre de 2004 registra el 85.3% de avance generalde este proceso. El nico componente que se ha entregado en su totalidad es la planta de cargos,que incluye los docentes, directivos docentes y administrativos; el manejo de la nmina alcanza

    el 95.8%; las hojas de vida (historias laborales) el 95.9%; otros archivos el 72.6%; siendo ancrticas la entrega de bienes muebles e inmuebles con 48.7% y 49%, respectivamente.

    A pesar de los avances alcanzados con la reforma emprendida, el sector educativo an planteaenormes desafos para ampliar la cobertura y mejorar la calidad, no obstante, un desarrollo soste-

    nido en este sentido slo se dar en la medida en que se fortalezca la capacidad de gestin de lassecretaras y el apoyo a los establecimientos educativos a su cargo. En este orden de ideas, losmayores retos estn asociados a la consolidacin del sistema de informacin del sector, a la esta-

    bilidad de los equipos directivos5, a la institucionalizacin de mejores prcticas gerenciales, aluso eficiente y transparente de los recursos y al fortalecimiento de la gestin escolar.

    4. Dentro de los componentes de la entrega del servicio se encuentran: la planta de cargos; las hojas de vida (histo-rias laborales); bienes muebles e inmuebles; manejo de la nmina; otros archivos de gestin con informacin de: esta-blecimientos educativos oficiales y no oficiales, subsidios y procesos disciplinarios.

    5. En el ao 2004, 57 entidades territoriales han tenido un secretario de educacin; 14 entidades, dos; cinco entida-des, tres; Tumaco, cuatro y Vaups, seis secretarios.

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    Certificacin municipios menores de 100.000 habitantes

    2. Responsabilidades de cada nivel de gobierno enel esquema de la certificacin de los municipiosmenores de cien mil habitantes

    De la nacin:

    Establecer los requisitos para la certificacin de los municipios menores de cien mil habi-tantes.

    Brindar lineamientos e instrumentos tcnicos para desarrollar adecuadamente el proceso.

    Resolver la solicitud de certificacin de los municipios cuando contados seis meses desdela presentacin de la misma con el cumplimiento de todos los requisitos ante el respec-tivo departamento, no ha sido resuelta o ha sido rechazada.

    Apoyar y acompaar el proceso, requerir en cualquier momento informes a los departa-

    mentos sobre el estado de avance de la certificacin y, segn sea el caso, verificar el cum-plimiento de los requisitos.

    Del departamento:

    Organizar la entrega de todos los componentes requeridos (planta de personal, hojas devida, nmina, recursos fsicos, procesos disciplinarios, archivos de informacin en mediofsico y magntico) para la prestacin del servicio educativo a los municipios.

    Entregar oportunamente al municipio todos los componentes para la prestacin del servi-cio educativo.

    Levantar toda la informacin requerida para el proceso, en coordinacin con el municipio ysuministrarla de manera oportuna.

    Apoyar tcnica y administrativamente al municipio, implementando procesos de capacita-cin y aprestamiento en el manejo del sector.

    Elaborar e implementar el Plan de Acompaamiento con su respectivo cronograma para lacertificacin, conjuntamente con el municipio.

    Verificar tcnicamente y con rigurosidad el cumplimiento de cada uno de los requisitos. Certificar a los municipios que cumplen con todos los requisitos. Enviar informes que sobre el proceso de certificacin requiera el MEN.

    Del municipio:

    Solicitar formalmente apoyo al departamento para cumplir con los requisitos. Enviar al Ministerio de Educacin el Plan de Acompaamiento suscrito entre el alcalde y

    el gobernador. Fortalecer los equipos de trabajo participando activamente en los procesos de entrena-

    miento sobre el manejo del sector. Garantizar efectivamente la capacidad tcnica, administrativa y financiera para asumir la

    administracin del servicio y cumplir todos los requisitos establecidos en el decreto. Solicitar la certificacin ante el gobernador del departamento. Recibir todos los componentes para la prestacin del servicio educativo por parte del

    departamento.

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    Competencias de municipiosno certificados

    Competencias de municipios certificados

    Administrar y distribuir los Administrar y distribuir entre los establecimientos educativos de surecursos del SGP que jurisdiccin los recursos provenientes del SGP, destinados a la prestacinse le asignen para calidad y de los servicios educativos a cargo del Estado.alimentacin escolar. Asimismo continuar administrando los recursos para alimentacin escolar y

    para el mantenimiento y mejoramiento de la calidad educativa. Mantener la cobertura actual y propender por su ampliacin. Dirigir, planificar y prestar el servicio educativo en los niveles de preescolar,

    bsica, media, en condiciones de equidad, eficiencia y calidad. Prestar asistencia tcnica y administrativa a las instituciones educativas. Administrar las instituciones educativas, el personal docente y

    administrativo de los planteles educativos, sujetndose a la planta de cargosadoptada.

    Trasladar plazas y docentes entre Distribuir entre las instituciones educativas los docentes y la planta desus instituciones educativas mediante cargos conforme con las necesidades del servicio entendidas comoacto administrativo debidamente poblacin atendida y por atender en condiciones de eficiencia, siguiendo lamotivado. regulacin nacional sobre la materia. Determinar la reparticin organizacional encargada de la inscripcin y

    ascensos en el escalafn.Participar con recursos propios en Participar con recursos propios en la financiacin de los servicios educativosla financiacin de los servicios a cargo del Estado y en la cofinanciacin de programas y proyectoseducativos a cargo del Estado y las educativos y en inversiones de infraestructura, calidad y dotacin.inversiones de infraestructura,calidad y dotacin.

    Suministrar la informacin al Administrar el Sistema de Informacin Educativo Municipal y suministrardepartamento y a la Nacin con la la informacin al departamento y la Nacin con la calidad y en la oportunidadcalidad y oportunidad que seale el que seale el reglamento.reglamento. Evaluar el desempeo de rectores y directores, y de los directivos docentes.

    Ejercer la inspeccin, vigilancia y supervisin de la educacin en sujurisdiccin, en ejercicio de la delegacin que para tal fin realice elPresidente de la Repblica.Promover la aplicacin y ejecucin de los planes de mejoramiento de lacalidad en sus instituciones.Organizar la prestacin del servicio educativo en su jurisdiccin.Vigilar la aplicacin de la regulacin nacional sobre tarifas de matrculas,pensiones, derechos acadmicos y cobros peridicos en las institucioneseducativas.Cofinanciar la evaluacin de logros (competencias y calidad de la educacin).

    3. Competencias del sector educativo que debenasumir los municipios una vez sean certificados

    La asuncin de competencias por parte de los entes locales implica un cambio en la gestinmunicipal, que contempla entre otros aspectos, la administracin de los recursos para la presta-

    cin del servicio como son: los financieros provenientes del Sistema General de Participaciones,los establecimientos educativos y el personal docente, directivo docente y administrativo. Eneste sentido, la capacidad institucional para gerenciar el sector es una condicin esencial paraque el municipio interesado en certificarse pueda ofrecer una educacin con cobertura, calidad y

    equidad.De acuerdo con la Ley 715 de 2001, las competencias de orden tcnico, administrativo y

    financiero que deben asumir los municipios para administrar el servicio educativo en su jurisdic-

    cin frente a las que ejerce en la actualidad, son:

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    Certificacin municipios menores de 100.000 habitantes

    4. Procedimientos para aplicar a la certificacin

    El proceso de certificacin consta de tres fases, tal y como se observa en el siguiente grfico: laprimera de alistamiento que corresponde al apoyo que brinda el departamento al municipio, en elmarco del Plan de Acompaamiento suscrito entre las partes; una segunda de verificacin de losrequisitos por parte del departamento y una tercera correspondiente a la certificacin y entrega del

    servicio educativo.

    En el flujograma No.1 se describen las actividades a seguir en la fase I por parte del municipiosolicitante y del departamento.

    Fase I. Acompaamiento y alistamiento de requisitos

    1. Solicitud formal de apoyo al departamento. El municipio expresar mediante oficio

    su intencin de certificarse y solicitar apoyo al departamento para cumplir con los requi-sitos de la certificacin.

    2. Acuerdo de un Plan de Acompaamiento por parte del departamento. A partir de lapresentacin de la solicitud, el gobernador (en un plazo no mayor a un mes) acordar con el

    alcalde un Plan de Acompaamiento con su respectivo cronograma. El plan deber conte-ner bsicamente las actividades de acompaamiento por requisito, los responsables, lasfechas, el producto del acompaamiento y los indicadores para el seguimiento. A partir de

    ste se conformarn equipos de pares encargados de liderar el proceso y de participar, enuna etapa posterior; en la entrega adecuada de los componentes del servicio educativo.Con base en un diagnstico del estado actual del municipio frente a lo esperado en cadauno de los requisitos, se dimensionarn en el Plan de Acompaamiento las necesidades de

    apoyo; en este sentido la experticia del departamento en el manejo del sector facilitaruna formulacin pertinente del plan.

    Grfico 1. Proceso de certificacin

  • 13

    As mismo, el adecuado desarrollo del proceso de acompaamiento depender de la ges-tin institucional y el compromiso que las partes le impriman a la dinmica, constituyn-dose de esta forma en una responsabilidad compartida.El tiempo de ejecucin del Plan depender de las particularidades de las entidades territo-

    riales, sin embargo, deber explicitarse y estar condicionado en buena medida por elnivel de desarrollo institucional del municipio, respecto del cumplimiento de cada requisi-to. No obstante, se sugiere que este plazo no sea tan extenso, ya que implicara que las

    condiciones del municipio solicitante son incipientes, en cuyo caso se recomienda al entelocal prepararse previamente para evitar a las partes desgaste e ineficacia en trminos detiempo y recursos.El departamento formalizar sus acciones de acompaamiento mediante la suscripcin de

    actas y la emisin de conceptos tcnicos que reflejen la situacin real del desarrollo delproceso. Aun cuando la responsabilidad del alistamiento recae en el municipio, el equipode apoyo departamental deber brindar las orientaciones y revisar el avance en el tiempo

    de conformidad con el cronograma.3. Envo de copia del Plan de Acompaamiento al Ministerio de Educacin Nacio-

    nal. El alcalde del municipio deber enviar al Ministerio de Educacin Nacional, Direc-cin de Descentralizacin, copia del Plan de Acompaamiento suscrito entre las dos enti-

    dades territoriales, sobre el cual el MEN podr hacer las respectivas observaciones y deser necesario solicitar ajustes. En el caso de requerirse informes de avance sobre el pro-ceso, el departamento tendr que enviarlos debidamente soportados.

    Flujograma 1. Fase I. Acompaamiento y alistamiento de requisitos.

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    Certificacin municipios menores de 100.000 habitantes

    4. Preparacin y entrega de la informacin bsica por parte del departamento. Eldepartamento organizar de acuerdo con la Ley General de Archivo 594 de 2000, los archi-vos fsicos y magnticos que contienen la informacin sobre los establecimientos educati-

    vos, el personal directivo, docente y administrativo, los bienes muebles e inmuebles, quesern entregados al municipio. Mientras ocurre el proceso de entrega formal de archivos(carpetas fsicas), que surte en el momento de la certificacin, el departamento deber

    suministrar en el plazo establecido en el cronograma, se sugiere no sea mayor a un (1)mes, al ente local la informacin bsica del sector, la cual es relevante para el desarrollodel alistamiento de los requisitos.Dicha informacin corresponder a la certificada y remitida oficialmente a las instancias

    nacionales: Ministerio de Educacin Nacional, Departamento Nacional de Planeacin, Mi-nisterio de Hacienda y Crdito Pblico, Contadura General, DANE, Contralora Generalde la Repblica, entre otras.

    5. Desarrollo del proceso de acompaamiento y alistamiento. El municipio en conjun-to con el equipo departamental, proceder a desarrollar las actividades necesarias para elcumplimiento de los cuatro requisitos. La ejecucin de las mismas implica jornadas decapacitacin y visitas peridicas para el acompaamiento en la provisin, levantamiento y

    organizacin de la informacin y la elaboracin de documentos.

    Fase II. Verificacin de requisitos para la certificacin

    En el flujograma No 2 se presentan las actividades de esta fase.

    6. Solicitud formal de la certificacin. En el momento en que el municipio rena los

    documentos, formatos y evidencias que acreditan el cumplimiento de todos los requisitos,el alcalde solicitar formalmente al gobernador del departamento la certificacin. Para talfin, har entrega mediante oficio de los documentos e instrumentos que constatan el cum-

    plimiento de todos los requisitos y presentar los conceptos tcnicos emitidos por el de-partamento, as como los soportes de seguimiento del proceso y de las jornadas de capa-citacin y aprestamiento.Si pasados seis meses de radicada la solicitud con sus respectivos soportes, el departa-

    mento no se ha pronunciado, el municipio podr remitir la solicitud al Ministerio de Edu-cacin Nacional, para que ste resuelva, en un plazo no mayor a tres meses. (Remitirse alpunto A en el flujograma).

    7. Verificacin de que la documentacin est completa. Al ser enviada la documenta-cin, el departamento verifica que la informacin remitida por el municipio est completay lista para ser analizada. Si dicha informacin est incompleta, es decir, falta uno o msdocumentos relacionados en la lista de chequeo de cada requisito, el departamento se

    abstendr de realizar anlisis parciales y se la devolver al ente local para que presente denuevo la solicitud con todos los anexos y soportes. Al presentarse de nuevo la solicitud,vuelve a iniciar el tiempo que tiene el departamento para estudiarla (6 meses).

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    Certificacin municipios menores de 100.000 habitantes

    8. Verificacin del cumplimiento de los requisitos. El equipo conformado por el departa-mento analizar y verificar el cumplimiento de cada uno de los requisitos, aplicando para ellolos instrumentos de chequeo que se hayan desarrollado6 y a travs de una visita de campo

    constatar la veracidad y consistencia de la informacin presentada, el nivel de conocimientoy apropiacin del equipo municipal para asumir los procesos y los sistemas requeridos en elcuarto requisito, visita de la cual quedar un acta que formar parte del expediente de

    certificacin.Si a partir de esta constatacin el departamento comprueba que el municipio cumpli conlos requerimientos de la lista de chequeo de requisitos, informar por escrito al municipio(si esta situacin se presenta no habr lugar a negar posteriormente la certificacin) y le

    solicitar oficialmente que expida los certificados de disponibilidad presupuestal que res-paldarn la adquisicin de los aplicativos de sistemas necesarios para el adecuado desarro-llo de los procesos (descritos en el cuarto requisito), como son el sistema integrado de

    recursos humanos, matrcula, financiero, calidad, atencin al ciudadano y programas y pro-yectos7 .Antes de la certificacin, el departamento deber adelantar con el municipio un paralelosobre el manejo de la informacin y en especial de la nmina, el cual implica que los fun-

    cionarios que conocen y se desempean en temas especficos, desarrollarn con el equipomunicipal un proceso de aprestamiento que les permita conocer el adecuado manejo delos sistemas de informacin. En relacin con la nmina, lo clave es entender la lgica de la

    liquidacin de la misma y realizar las pruebas que sean necesarias hasta que el municipiosimultneamente liquide una nmina con los mismos resultados del departamento.En el caso que el municipio cuente con algunos aplicativos de sistemas que slo requieranajustes (los de soporte a los procesos de apoyo), el departamento deber acompaarlo en

    las labores de establecer parmetros, migracin de datos, pruebas, capacitacin y paraleloen produccin de informacin, con el fin de garantizar la calidad de la misma. Esto permi-tir al municipio adquirir manejo tcnico para la operacin de los procesos que asumir en

    el futuro. Respecto a los aplicativos de soporte a los procesos misionales, igualmente esindispensable que el municipio comprenda su manejo, a travs de la realizacin de prue-bas en sistemas que estn funcionando en el ente departamental. Cuando todo lo anteriorocurra, el departamento emitir un concepto favorable que sustente el cumplimiento de

    todos los requisitos por parte del municipio.9. Elaboracin del concepto negativo de la certificacin. Siguiendo el orden sealado

    en la actividad anterior, si en cualquier momento de la verificacin del cumplimiento de

    todos los requisitos, el departamento constata que stos no se cumplen, ste procede aexpedir el concepto de negacin de la certificacin debidamente sustentado y lo informar

    6. En los anexos se presentan algunos instrumentos de chequeo con los cuales el departamento puede verificar elcumplimiento de los requisitos.

    7. El Directorio de Establecimientos Educativos se constituye en el ncleo del sistema.

  • 17

    al municipio. A partir de este momento, el municipio tiene dos opciones: desistir de la solici-tud y dar fin al proceso, o reiterarla, segn si acoge o no el concepto del departamento. Si loacoge, esto es, admite el no cumplimiento de los requisitos, proceder a tomar los correctivos

    necesarios (pasa al punto 5) y cuando esto suceda, radicar otra solicitud al departamento, elcual contar con seis meses para resolver o rechazar dicha solicitud. Si por el contrario elmunicipio no acoge el concepto del departamento8, puede presentarle la solicitud al MEN

    para lo cual debe anexar la misma documentacin que analiz el departamento y todos losconceptos emitidos durante el proceso.

    10. Rol del MEN. En esta actividad el MEN cuenta con un plazo no mayor a tres meses pararesolver la solicitud. Como primera medida, el MEN solicitar formalmente al departa-

    mento la documentacin del proceso con el fin de efectuar el anlisis correspondiente. Siconstata que efectivamente el municipio cumple todos los requisitos atendiendo a lo sea-lado estrictamente en la actividad 8, emitir concepto favorable de cumplimiento de requi-

    sitos y solicitar al departamento la realizacin del paralelo de la informacin en los trmi-nos descritos anteriormente.En caso que el MEN emita concepto negativo, informar oficialmente al municipio con larespectiva sustentacin. Si el ente local considera pertinente insistir en la certificacin, deber

    iniciar un nuevo proceso en los trminos y plazos establecidos en el Decreto 2700/04.Si el MEN constata que el departamento no actu (no se pronunci) frente a la solicitudradicada por el municipio con el cumplimiento de todos los requisitos durante los seis

    meses previstos para ello, le solicitar al departamento, con carcter prioritario, que ejer-za su competencia dentro del proceso y verifique el cumplimiento de los requisitos, acor-de a lo establecido en la actividad 7 y 8, contina el proceso. (Remitirse al punto B en elflujograma).

    Fase III. Certificacin y entrega de los componentes del servicioeducativo

    En el flujograma No 3 se presentan las actividades de esta fase.

    11. Expedicin del acto administrativo de certificacin. Al culminar la verificacin decumplimiento de todos los requisitos y del xito del paralelo en el manejo de la informacin,

    especialmente el de nmina, el Gobernador o el Ministerio (segn sea el caso) expedir elacto administrativo de certificacin, debidamente motivado, previo el cumplimiento de lostrmites presupuestales. Publicado dicho acto, el departamento debe remitir copia al Mi-

    nisterio de Educacin Nacional y ste al Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico y alDepartamento Nacional de Planeacin para lo de su competencia. Respecto de la resolu-

    8. En este caso se sugiere al municipio analizar detalladamente el concepto del departamento, dado que si esttcnicamente sustentado, al revisarse por parte del MEN, ste podr ratificar la negacin y significar menos desgastepara todas las partes.

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    Certificacin municipios menores de 100.000 habitantes

    cin ministerial, aplica la remisin a las entidades del orden nacional mencionadas y al depar-tamento, con el fin de prepararse para la entrega de los componentes del servicio educativo.

    12. Suscripcin de acta y entrega de los componentes del servicio educativo. El mismo

    da de expedicin del acto administrativo de certificacin (independientemente de quien loexpida), el Gobernador suscribe el acta por medio de la cual entrega el personal docente,directivo docente y administrativo, es decir, har entrega formal y efectiva de la planta depersonal y del manejo definitivo de la nmina. En la misma fecha, el municipio adoptar dicha

    planta mediante acto administrativo e incorporar a los funcionarios docentes, directivosdocentes y administrativos de los establecimientos educativos de su jurisdiccin a la plantade personal municipal.

    Para efectos de la incorporacin a la planta es obligatorio tomar posesin del nuevo cargoal cual se incorpora sin que ello implique solucin de continuidad en el cargo. En la entre-ga del personal tendr prioridad aquel que a la fecha de la solicitud de certificacin seencuentre laborando en el municipio que se certifica. De conformidad con el Artculo 21

    de la Ley 715 de 2001, los departamentos o los municipios certificados no podrn crear enningn caso prestaciones o bonificaciones con cargo a recursos del Sistema General deParticipaciones, antes o despus de la certificacin. Cualquier modificacin de este tipo

    deber ser cubierta con recursos propios de libre disposicin de la entidad territorial.Igualmente, mediante el acta el departamento entregar los recursos fsicos (bienes mue-bles e inmuebles) y los archivos de informacin en medio fsico y magntico (hojas devida, informacin colegios oficiales, privados, procesos disciplinarios y subsidios). Ade-

    ms se debern relacionar las obligaciones a cargo de las partes y su forma de atenderlas,

    Flujograma 3. Fase III. Certificacin y entrega del servicio educativo.

  • 19

    entre otras, las deudas con los empleados incluyendo las prestaciones causadas hasta lafecha efectiva de la entrega.Si fuere necesario, dentro de dicha acta de entrega, se acordar un cronograma de compro-

    misos para el perfeccionamiento de la entrega de los bienes muebles e inmuebles. Dichocronograma se har, si hay inconvenientes para la identificacin de la propiedad de algninmueble, por lo cual el departamento y el municipio acordarn un procedimiento para

    subsanar la situacin y proceder a efectuar la entrega real y material del mismo en formatal que se garantice la continuidad en la prestacin del servicio educativo.

    13. Suscripcin de un convenio para la transferencia de recursos. Mientras el ConsejoNacional de Poltica Econmica y Social, Conpes, asigna los recursos del Sistema General

    de Participaciones al nuevo municipio certificado y ordena el giro directo a esta entidadterritorial, el departamento suscribir previo el cumplimiento de los trmitespresupuestales un convenio con el municipio en el que se comprometa a transferirle, a

    ms tardar el da siguiente a aquel en el que recibe el giro, los recursos del SGP, que lecorresponden de acuerdo con la matrcula certificada en la vigencia anterior y al montopor nio atendido, reconocido para la respectiva tipologa. Dicho convenio deber formali-zarse en la misma fecha de la certificacin.

  • 20

    Certificacin municipios menores de 100.000 habitantes

    5. Requisitos para obtener la certificacin

    En este captulo se presentan los lineamientos generales sobre el contenido tcnico de cada requisito,as como los pasos que el municipio solicitante debe seguir para dar cumplimiento a los mismos.

    5.1 Plan de DesarrolloMunicipal armnico con laspolticas nacionales

    El primer requisito relacionado con la

    planeacin sectorial hace referencia alcontenido del Plan de Desarrollo Munici-pal en su componente educativo, en tr-

    minos de una estructura lgica y coheren-te con el Plan de Inversiones, la evaluabili-dad y la articulacin con las nuevas com-petencias y con la poltica departamental

    y nacional. De igual forma, a la presenta-cin de un informe de ejecucin del Plan yde continuidad de proyectos desarrolla-

    dos por el departamento.

    i) Estructura del Plan de Desarrollo Municipal9

    El Plan de Desarrollo es un instrumento fundamental dentro de la gestin territorial porque guala accin de las instancias pblicas y privadas del municipio, refleja el compromiso que adquirie-ron los mandatarios electos en su programa de gobierno y expresa los resultados de un procesode planificacin concertado entre los diversos sectores de la sociedad civil.

    En el marco del proceso de descentralizacin, este plan en su componente educativo debecontener las acciones que conduzcan a solucionar los problemas de cobertura, calidad y eficienciadel sector, teniendo como base las competencias establecidas.

    La Ley 152 de 1994 Ley Orgnica del Plan de Desarrollo seala que los planes de lasentidades territoriales estarn conformados por una parte estratgica y un Plan de Inversionesde mediano y corto plazo, en los trminos y condiciones que de manera general reglamenten lasAsambleas Departamentales y los Concejos Distritales y Municipales (Art. 31). Segn esta Ley, el

    Plan de Desarrollo debe presentar en su parte estratgica diferentes categoras de anlisis quese van desagregando; sin embargo, los niveles deben guardar una clara y lgica estructura. Deigual manera el Plan Plurianual de Inversiones deber guardar coherencia con los programas y

    proyectos enunciados en la parte estratgica.

    9. En el anexo No. 1 se hace una explicacin ms amplia de los componentes del Plan de Desarrollo, de conformi-dad con las directrices enmarcadas en la Ley 152 de 1994.

    El municipio presentar el Plan de Desarrollo Municipal que debercontener en el captulo educacin, los programas y proyectos, metas eindicadores de resultado en cobertura, calidad y eficiencia, as como laprogramacin plurianual de inversiones. Dicho Plan, aprobado por elConcejo Municipal, deber guardar coherencia con las polticas educa-tivas nacionales y departamentales.Si en el momento en que el municipio solicita la certificacin hatranscurrido por lo menos un ao del perodo de gobierno, deberpresentar adicionalmente un informe de cumplimiento de las metasdefinidas para el sector educativo y un balance de los programas deapoyo que ha desarrollado para el fortalecimiento de la gestininstitucional y el mejoramiento continuo de las instituciones educativascomo estrategia fundamental para elevar la calidad.Si en el momento de la certificacin se estn desarrollando en elmunicipio proyectos de inversin en el sector educativo con participa-cin del departamento, conjuntamente las dos entidades territorialesestablecern, en un acta, los acuerdos para asegurar la continuidad dedichos proyectos hasta su culminacin.

  • 21

    ii) Evaluabilidad del Plan10

    Una de las principales propiedades que debe tener el Plan de Desarrollo es su grado de medicin o

    evaluacin. Con el fin de medir los logros y de poder evaluar el plan, ste debe contener metasanuales por programas y proyectos, las cuales son entendidas como la cuantificacin de los objeti-vos que se pretende alcanzar en un tiempo sealado, con los recursos financieros, humanos ytcnicos, necesarios.

    Un Plan de Desarrollo que no se pueda evaluar no servir como instrumento de gestin parala administracin municipal en la medida que no permitir evidenciar los logros alcanzados o los

    aspectos que han impedido su ejecucin.

    iii) Coherencia con las polticas nacionales y departamentales

    Una de las condiciones para consolidar el proceso de descentralizacin es la accin articulada de

    los diferentes niveles de gobierno en la gestin de los asuntos de su competencia, que parte deun efectivo proceso de planificacin. En tal sentido, sin perjuicio de la autonoma territorial, elPlan de Desarrollo Municipal debe tener en cuenta las directrices enmarcadas en el Plan Nacio-

    nal11 y Departamental, lo que facilita sinergias y el pleno ejercicio de los principios de coordina-cin, concurrencia y subsidiariedad.

    La armonizacin de planes con la poltica nacional le permitir a la entidad territorial laconcertacin de intereses y recursos para la ejecucin de proyectos, a travs de mecanismos

    como la cofinanciacin. Esta armonizacin facilita la realizacin de convenios y de alianzas estratgi-cas que le darn la oportunidad de financiar proyectos, aprovechar economas de escala y superarlas limitaciones, especialmente de tipo financiero12.

    De otra parte, el proceso de acompaamiento del departamento parte de la conformacin deun equipo constituido por los responsables de la planeacin sectorial en las dos entidades terri-toriales y est orientado principalmente a hacer una revisin del Plan de Desarrollo aprobadomediante acuerdo por el Concejo Municipal, con el fin de realizar los ajustes necesarios de mane-

    ra que incluya los programas y proyectos resultantes de la asuncin de las competencias, esta-blezca las metas con las que se compromete en las siguientes vigencias del perodo de gobiernoy refleje una clara articulacin con la poltica nacional.

    El ajuste del Plan debe partir de la elaboracin de un diagnstico detallado de la situacin delsector educativo en el municipio, para ello se cuenta con la informacin que prepar y organiz eldepartamento, as como con los datos provenientes del nivel nacional y diagnsticos anteriores

    10. El grado de consecucin de las metas de una organizacin mide el nivel de eficacia de la entidad, concepto quese constituye en un componente de evaluacin de la gestin de la misma. Una unidad de gestin es eficaz cuando alcanzalos mayores resultados comparados con las metas trazadas al inicio del perodo de anlisis.

    11. En el marco del actual Plan de Desarrollo Hacia un Estado Comunitario 2002-2006, se formul la RevolucinEducativa, Plan que enmarca las directrices que debe seguir la Nacin y sus entidades territoriales en torno a cobertura ycalidad educativa que requiere el pas para alcanzar mejores condiciones de desarrollo social y econmico de la poblacin.

    12. Departamento Nacional de Planeacin. Planificacin: base de la gestin municipal. Lineamientos generales de laformulacin del Plan de Desarrollo Municipal. 2004.

  • 22

    Certificacin municipios menores de 100.000 habitantes

    que caractericen el estado de la educacin a nivel local. Incluye la identificacin de los problemas yfortalezas del municipio, y de las oportunidades que tiene para mejorar la situacin de la educacinen su jurisdiccin (incluyendo los recursos proyectados que recibir). A partir de dicho diagnstico,

    la administracin local identifica los objetivos, programas y proyectos13, bajo el reconocimiento de lasnuevas competencias que le sern atribuidas y los recursos tanto fsicos como financieros y huma-nos que le sern entregados a travs del proceso de descentralizacin.

    Adicional al ajuste de la parte estratgica del Plan de Desarrollo, se debe hacer una actualiza-cin del Plan Plurianual de inversiones, teniendo en cuenta la proyeccin de recursos que recibi-r la entidad territorial, provenientes del Sistema General de Participaciones. El documento finalde ajuste al Plan debe contener los elementos establecidos en la Ley 152 de 1994.

    Cuando el municipio obtenga la certificacin para la administracin del servicio educativo, elproyecto de ajuste al Plan de Desarrollo debe presentarse al Concejo Municipal para que steapruebe los cambios y se inicie el proceso de ejecucin de los proyectos de inversin.

    Cabe recordar, que las implicaciones fiscales de los nuevos ingresos y obligaciones de la enti-dad territorial provenientes del Sistema General de Participaciones tendrn efecto financiero enla elaboracin del Marco Fiscal de Mediano Plazo, en los trminos de la Ley 819 de 2003.

    Informe de ejecucin del Plan de Desarrollo14

    Si en el momento en que se solicita la certificacin, ha transcurrido por lo menos un ao delperodo de gobierno, la administracin municipal debe presentar un informe de ejecucin de lagestin sectorial realizada en ese lapso de tiempo. Este informe responde al sistema de evalua-

    cin de resultados de la entidad territorial, en el cual se debern establecer por cada una de lasmetas plasmadas en el Plan de Desarrollo, los logros especialmente en materia de calidad, resal-tando los avances frente al apoyo a las instituciones educativas en trminos de su mejoramiento,

    relacionando los recursos invertidos, en particular los del SGP girados directamente al entelocal.

    Es igualmente significativo identificar las acciones que ha adelantado el municipio, en el mar-co del ciclo de la calidad educativa, referidas a la difusin de estndares educativos, la socializa-cin y anlisis de los resultados de las evaluaciones peridicas de estudiantes, docentes y direc-tivos docentes, as como la asistencia tcnica y promocin de la formulacin de planes de mejo-ramiento de la calidad en las instituciones educativas y el acompaamiento permanente a las debajo logro.

    13. El diseo de stos y sus metas estarn orientados a: la ampliacin y el mantenimiento de la cobertura educativa,el mejoramiento de la calidad de la educacin y a promover la eficiencia tcnica y financiera en la provisin del servicioeducativo.

    14. Para la elaboracin del informe de ejecucin, tanto del Plan de Desarrollo inicial (vigente antes del proceso decertificacin), como del final, se recomienda aplicar el formato para el seguimiento y evaluacin de la ejecucin del Planpresentado en el anexo 2. Este instrumento le permitir a la entidad territorial, analizar su eficacia en el cumplimientode las metas propuestas.

  • 23

    As mismo, en el caso de haber compromisos de ampliacin de cobertura con recursos propios, sedebe identificar en el informe las metas propuestas y sus avances en el correspondiente perodo.

    Concurrencia con el departamento

    Adicionalmente, el municipio que solicita la certificacin, deber presentar un informe del avance delos proyectos cofinanciados con el departamento, en el que se establezcan las estrategias para su

    continuidad; esto se formalizar a travs de la suscripcin de un acta.

    5.1.1 Chequeo del requisito

    Cuando el municipio presente la solicitud de certificacin, los aspectos que evaluar el departa-mento son los siguientes:

    Documento del Plan de Desarrollo ajustado a las competencias que asumen los municipios

    certificados y articulado con la poltica nacional. Se revisan los siguientes elementos:i) Estructura definida (diagnstico, objetivos, estrategias, programas y proyectos).ii) Evaluabilidad del Plan: existencia de metas cuantitativas en trminos de resultados y

    productos.

    iii) Plan Plurianual de Inversiones ajustado segn los programas y proyectos incluidos enla parte estratgica, de acuerdo con las nuevas fuentes de recursos que recibir (pro-yeccin).

    iv) Componente de seguimiento y evaluacin.v) Articulacin con la poltica nacional y departamental.

    En el anexo 3 se presenta un formato de evaluacin de la formulacin (ajuste) del Plan de

    Desarrollo, sugerido para el chequeo de la estructura y pertinencia del Plan de Desarrollo enel componente educativo.

    Informe de ejecucin del Plan de Desarrollo, en caso de haber transcurrido ms de un ao del

    perodo de gobierno. (anexo2) Acta de continuidad de proyectos cofinanciados (incluye balance de ejecucin fsica y finan-

    ciera, actividades pendientes y responsables) suscrita entre el departamento y el municipio.

    5.2 Establecimientos educativos organizados para ofrecer el ciclo deeducacin bsica completa

    Las reformas educativas producidas des-de la dcada de los noventa han puestoespecial nfasis en la institucin educati-va como mbito donde se desarrolla el pro-

    ceso de aprendizaje. En el marco de es-tas reformas, con la Ley 715 de 2001 seemprendi un proceso de reorganizacin

    de las instituciones con el objeto de ofre-

    Todos los establecimientos educativos estatales delmunicipio debern estar organizados en institucio-nes y centros educativos en los trminos estableci-dos en el artculo 9 de la Ley 715 de 2001, de tal mane-ra que garanticen la continuidad de los estudiantesen el proceso educativo y el cumplimiento del calen-dario acadmico.

  • 24

    Certificacin municipios menores de 100.000 habitantes

    cer el ciclo completo de educacin bsica a todos los nios y jvenes escolarizados.En tal sentido, el artculo 9 de esta Ley seala a la institucin educativa como el conjunto de

    personas y bienes promovida por las autoridades pblicas o por particulares, cuya finalidad ser

    prestar un ao de educacin preescolar y nueve grados de educacin bsica como mnimo, y lamedia. Las que no ofrecen la totalidad de dichos grados se denominan centros educativos, y debenasociarse con otras instituciones con el fin de ofrecer el ciclo de educacin bsica completa a los

    estudiantes.La justificacin del proceso de reorganizacin institucional surge de la proliferacin de institu-

    ciones desarticuladas que prestaban distintos grados y niveles del servicio educativo. Como conse-cuencia de esta dispersin de la oferta, terminado el ciclo de primaria, una cantidad significativa de

    nios tena que salir a buscar un cupo en otro establecimiento que ofreciera secundaria y as sucesi-vamente al culminar cada uno de los niveles educativos. La anterior situacin, estaba acompaadade elevados ndices de repitencia y desercin en los aos en que los nios cambiaban de institucin

    o terminaban un ciclo; y de otros efectos nocivos para el alumno y su familia generados a partir deltraslado a otras instituciones.

    La reorganizacin enmarcada en la Ley 715 de 2001 no slo obedece a los criterios normati-vos, sino a las necesidades demostradas de garantizar la educacin bsica para todos los nios

    del pas, de mejorar la eficiencia interna del sistema, y la calidad y de racionalizar el gastopblico. En tal sentido, entre los objetivos de la Ley est la optimizacin de la oferta educativaen las entidades territoriales, como un proceso a partir del cual los colegios y escuelas disper-

    sas se convierten en una sola institucin educativa, organizada por sedes, con una razn social,una administracin, un Proyecto Educativo Institucional, un Fondo de Servicios Educativos yun solo rector.

    Es as como la organizacin de los establecimientos educativos permite:

    Generar las condiciones para la permanencia de los estudiantes en el sistema, en la medi-da en que se les garantiza el cupo escolar desde el preescolar hasta la bsica y media.

    Promover la retencin escolar al evitar el cambio de un plantel a otro. Facilitar mejores logros acadmicos y disminuir la repitencia al asegurar una mayor cohe-

    rencia en los objetivos, los contenidos acadmicos y el desarrollo de competencias bsicasalrededor de un solo Proyecto Educativo Institucional.

    Mejorar la eficiencia del sistema al permitir un uso ms intensivo de la infraestructurafsica y dotacin de las instituciones, especialmente en aspectos tales como laboratorios,bibliotecas, salas de informtica, espacios deportivos y aulas mltiples, entre otros.

    En los ltimos dos aos, las entidades territoriales han implementado el proceso de reorgani-zacin institucional; sin embargo, en algunos casos se han presentado dificultades para asegurarla continuidad de los nios en el sistema y para la administracin de los establecimientos educa-

    tivos, asociadas principalmente a la distancia geogrfica entre las sedes, por lo que se sugiere sloen los casos crticos efectuar una revisin de los criterios y resultados obtenidos, en la perspectivade determinar los ajustes necesarios para mejorar la eficiencia en la prestacin del servicio.

  • 25

    Para el desarrollo de esta actividad, el departamento debe poner a disposicin del municipio lasiguiente documentacin bsica de cada establecimiento educativo tanto oficial como no oficial:

    Los funcionarios encargados del sector en el municipio solicitante efectuarn un anlisis pre-liminar de la documentacin e identificarn rpidamente falencias de informacin que puedan sersolucionadas oportunamente por el departamento o que el municipio pueda subsanar, realizandoun levantamiento de las mismas, a travs de una visita de campo16 a cada establecimiento educa-

    tivo en el que constata la ubicacin, las dotaciones e inventarios, el cumplimiento del calendarioescolar emitido por el departamento al inicio del perodo lectivo, entre otras.

    Culminada la etapa de verificacin, el municipio procede a revisar y actualizar (incluir nove-

    dades, ajustar imprecisiones) el directorio de establecimientos educativos oficiales y no oficia-les, teniendo en cuenta los requerimientos de contenido del mismo definidos en la Resolucin166/03, la cual puede ser consultada en la pgina Web del Ministerio de Educacinwww.mineducacion.gov.co. Con respecto a la educacin no formal17, es necesario contar con in-

    formacin de los programas de formacin ofrecidos por estos establecimientos (nombre, tipo,intensidad horaria, tarifas, entre otros).

    Actos administrativos de reconocimiento oficial. Resoluciones de reorganizacin institucional (establecimientos oficia-

    les).

    Proyectos Educativos Institucionales. Inventario de bienes muebles e inmuebles (establecimientos oficia-

    les) Relacin de Fondos de Servicios Educativos.

    Manuales de Convivencia. Planes de Mejoramiento Educativo. Informacin de la Resolucin 166/03 sobre directorio, matrcula con-

    solidada y detallada en el sector oficial y no oficial. Actos administrativos sobre la vigencia de las tarifas educativas. Relacin de metodologas pedaggicas implementadas. Calendario acadmico15 expedido por el departamento para la respec-

    tiva vigencia.

    15. Ver el artculo 14 del Decreto 1850 de 2002. El calendario acadmico de los establecimientos educativos estata-les del ao lectivo es fijado antes del 1 de noviembre del ao anterior para el calendario A y antes del 1 de julio paracalendario B.

    16. Para asegurar la estandarizacin del diagnstico en aspectos especficos en la realizacin de las visitas a lasinstituciones educativas, se sugiere que los funcionarios del municipio establezcan un formato nico de verificacin dela informacin.

    17. Ver Decreto 144 de 1996.

  • 26

    Certificacin municipios menores de 100.000 habitantes

    Cuando el municipio disponga de la informacin general, se sugiere que proceda ageorreferenciar18 los establecimientos educativos oficiales19. Este mapa es valioso para sustentar latoma de decisiones y en el caso de requerirse, evaluar espacialmente las mejores alternativas de

    ajuste a la integracin institucional. En tal sentido, el municipio elabora la propuesta20, en la quejustifique tcnicamente dicho ajuste, incluyendo la georreferenciacin, y las estrategias para lograrel fortalecimiento de las instituciones involucradas para el manejo del cambio que deben asumir a su

    interior21.La propuesta de reorganizacin ser valorada conjuntamente entre el departamento y el mu-

    nicipio con el fin de determinar la pertinencia de los ajustes y sus implicaciones, especialmenteen la planta de personal.

    Lo importante en este requisito es que el municipio acopie y complete la documentacinbsica sobre sus establecimientos educativos, actualice el directorio y cuente con informacinoportuna, consistente y de calidad como base para una adecuada gestin.

    Para efectos de la oportunidad y veracidad de la informacin existente en el directorio deestablecimientos, se deben llevar a cabo continuamente actividades de actualizacin de noveda-

    des, las ms usuales son:

    Apertura de establecimientos oficiales y no oficiales.

    Cierre de establecimientos oficiales y no oficiales. Cambio de nombre del establecimiento. Cambio de direccin y telfono.

    Cambio de oferta educativa. Estado actual del establecimiento (activo, inactivo, sin informacin). Cambios en los propietarios del establecimiento educativo no oficial. Observaciones de inspeccin y vigilancia: irregularidades del establecimiento educativo,

    quejas y reclamos por parte de la comunidad, etc.

    5.2.1 Chequeo del requisito

    Los aspectos que evaluar el departamento en este requisito son los siguientes: Directorio actualizado de establecimientos educativos, segn lo establece la Resolucin

    166/03 (ms la documentacin bsica sealada que no est contenida en el Directorio).

    18. Por georreferenciacin se entiende el proceso de asignar coordenadas de mapa a los datos de una imagen (Bava,2003).

    19. Si no se cuenta con las herramientas para adelantar este proceso se puede recurrir a efectuar grficas de lainformacin a mano alzada, siempre y cuando se tenga clara la escala para interpretar adecuadamente la realidad.

    20. Es vital que en esta etapa del proceso, el municipio recopile la informacin sobre experiencias exitosas en laintegracin de las instituciones educativas implantadas tanto por el departamento o municipios de caractersticas simi-lares, con el objeto de establecer mecanismos facilitadores y dinamizadores de la reorganizacin.

    21. Para una mayor aproximacin a los pasos para una integracin exitosa, ver el documento: La Nueva InstitucinEducativa: Orientaciones para su integracin. Corpoeducacin y Fundacin Corona. 2004. Es conveniente tener en cuentaaspectos como la unificacin del PEI, uniforme, tarifas, costos, fondo de servicios educativos, planes de mejoramiento.

  • 27

    Mapa del municipio con la ubicacin de los establecimientos educativos en donde se aprecieclaramente la distancia entre sedes.

    Si aplica, propuesta con justificacin tcnica (razones geogrficas, pedaggicas o adminis-

    trativas) de los posibles ajustes a algunas de las integraciones de las instituciones educati-vas.

    5.3 Planta de personal definida de acuerdo con los parmetrosnacionales

    Para dar cumplimiento a este requisito

    se deben seguir las orientaciones plas-madas en el documento Instructivo deorganizacin de plantas de personal do-

    cente, directivo docente y administrati-vo, el cual contiene los procedimientospara que las entidades territoriales apli-quen adecuadamente los parmetros y

    criterios establecidos en las normaspara la organizacin de la respectivaplanta de personal. Este instructivo

    puede ser consultado en la pginaWeb del Ministerio: www.mineducacion.gov.co

    Ya organizada la planta en los trmi-

    nos de la Ley 715/01, el departamentorealiz la adopcin e incorporacin de laplanta de personal docente, directivo

    docente y administrativo y efectu ladistribucin por municipio y establecimiento educativo. Con base en esta informacin el municipiodebe elaborar un estudio, que de conformidad con los parmetros tcnicos establecidos en lasnormas vigentes22 y la matrcula correspondiente al ao anterior a la certificacin justifique la planta

    de personal, ya sea la asignada por el departamento o los ajustes que esta amerite. (Los formatos seencuentran en el instructivo de plantas del MEN). Corresponde al departamento emitir el conceptotcnico sobre el estudio presentado por el ente local.

    Es posible que se presenten las siguientes situaciones: si el nmero de docentes y directivosdocentes excede al requerido para la prestacin del servicio, conjuntamente las entidades terri-toriales deben establecer los criterios de seleccin de los funcionarios que sern entregados aldepartamento para su respectiva reubicacin.

    El municipio deber elaborar el estudio tcnico que justifique la

    planta de personal, de conformidad con los parmetros tcnicosestablecidos en las normas vigentes, y remitirlo al departamento

    con el correspondiente estudio de viabilidad financiera de acuerdocon las tipologas existentes a la luz de la matrcula reportada en elmunicipio correspondiente.

    Pargrafo. En la fecha de la certificacin del municipio, el departa-

    mento har entrega formal y efectiva de la planta de personal docen-te, directivo docente y administrativo y del manejo definitivo de la

    nmina. En la misma fecha, el municipio adoptar dicha planta me-diante acto administrativo e incorporar a los funcionarios docen-tes, directivos docentes y administrativos de los establecimientos

    educativos de su jurisdiccin a la planta de personal municipal.

    Para efectos de la incorporacin a la planta es obligatorio tomarposesin del nuevo cargo al cual se incorpora sin que ello impliquesolucin de continuidad en el cargo. En la entrega del personal

    tendr prioridad aquel que a la fecha de la solicitud de certificacinse encuentre laborando en el municipio que se certifica. De confor-

    midad con el artculo 21 de la Ley 715 de 2001, los departamentos olos municipios certificados no podrn crear en ningn caso presta-ciones o bonificaciones con cargo a recursos del Sistema General

    de Participaciones, antes o despus de la certificacin. Cualquiermodificacin de este tipo deber ser cubierta con recursos propios

    de libre disposicin de la entidad territorial.

    22. Ver Decreto 3020 de 2002, por el cual se establecen los criterios y procedimientos para organizar las plantas depersonal docente y administrativo del servicio educativo estatal que prestan las entidades territoriales.

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    Certificacin municipios menores de 100.000 habitantes

    As mismo, si se constata una ampliacin significativa en la cobertura, se debe revisar y estudiarla posibilidad de contratar la prestacin del servicio, en los trminos sealados en el Decreto 4313del 21 de diciembre de 2004.

    Adicionalmente, el departamento debe revisar cuidadosamente el nmero, costo y las funcionesque ejercen los supervisores y directores de ncleo frente a las necesidades del servicio educativoy que estn en su planta de personal, para ser distribuidos en proporcin a la matrcula del municipio

    que se certifica.

    5.3.1 Viabilidad financiera de la planta de personal

    La viabilidad financiera de la planta se establece cuando los ingresos estimados del municipiocorrespondientes al Sistema General de Participaciones para prestacin del servicio, sean mayo-

    res o iguales al costo de la planta de personal.Para efectos de establecer dicha viabilidad, los ingresos del municipio para el ao son el

    resultado de:

    Multiplicar la respectiva tipologa en el ao de trmite de la certificacin23, por la matrcularegistrada por el municipio en el anexo 2 de la Resolucin 166/03 correspondiente al aoinmediatamente anterior.

    No se incluye en dicho clculo la matrcula atendida a travs de la contratacin de la pres-tacin del servicio.

    Si el departamento respectivo ha tenido reconocimiento adicional para cubrir sus gastos

    de personal y si la aprobacin se espera surtir en el primer trimestre de cada ao, serealizarn los anlisis de acuerdo con la metodologa utilizada por el MEN para los entesterritoriales certificados. Para aprobaciones en otro perodo, el departamento revisar laviabilidad financiera asignando al municipio el complemento que le corresponde para fi-

    nanciar el costo de la planta.

    Es de observar que para calcular el costo de la planta, debern utilizarse las matrices desa-

    rrolladas por el MEN.Cuando el departamento haya avalado el estudio sobre la viabilidad financiera de la planta del

    municipio, debe enviarlo al MEN, previo a la expedicin del acto administrativo de certificaciny con antelacin de 45 das que permita su anlisis. Si el MEN formula observaciones sobre elestudio, stas debern ser atendidas segn sea el caso por el departamento o municipio, comopaso indispensable para continuar con el proceso de certificacin.

    23. Ser la tipologa que informe el MEN, segn las caractersticas del municipio, establecida de acuerdo a losgrupos que se encuentren vigentes. Por ejemplo, para el ao 2005 los valores para los grupos vigentes de municipiosson los siguientes: grupo 1: $745.000; grupo 2: $750.000; grupo 3: de $750.000 y otro de $760.000 por nio atendido.

  • 29

    5.3.2 Chequeo del requisito

    Documento con el estudio tcnico de la planta de personal del municipio, en el que se

    seale claramente el cumplimiento de los parmetros tcnicos establecidos en el Decreto3020 de 2002. (Con asignacin acadmica completa y aplicacin de modelos pedaggicospertinentes a las particularidades de la poblacin). De igual manera se identificarn posi-bles situaciones de reubicacin de docentes y directivos docentes en el departamento.

    Asimismo se estudiar la viabilidad financiera de la planta, acorde con los recursos quesern asignados al municipio.

    5.4 Capacidad institucional para asumir los procesos y el sistema deinformacin del sector educativo

    El presente requisito es quiz el ms sus-

    tancial de los cuatro, ya que a partir deste el municipio debe demostrar queposee la capacidad institucional para asu-mir la administracin del servicio educa-

    tivo, reflejada en la especificacin de los procesos, los perfiles de los funcionarios y la estructura, ylos sistemas de informacin confiables y funcionales a los procesos que garanticen una correcta yoportuna toma de decisiones.

    Los procesos, entendidos como el conjunto de actividades y mtodos de trabajo que realizan yutilizan los equipos de la Secretara de Educacin, o instancia que haga sus veces, para cumplir conlas funciones y los objetivos depoltica de manera eficaz y efi-ciente, son la base para la reorga-nizacin de la administracin entorno a las nuevas competencias.

    El ente local asumir los proce-sos de direccin, planificacin yprestacin del servicio educativo,los cuales se resumen en macro-procesos de direccionamiento,misionales y de apoyo. Sin embar-

    go, es esencial resaltar que stosse implementarn en funcin dela definicin de las competenciasque se van a asumir desde, o conel apoyo de otras dependenciasde la alcalda y atendiendo a los

    volmenes de trabajo.

    Una vez culminada la ejecucin del Plan de Modernizacin, elmunicipio acreditar que ha implantado los procesosmisionales y de apoyo, los sistemas de informacin adecua-dos a los mismos y que los responsables los operan de acuer-do con los procedimientos establecidos.

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    Certificacin municipios menores de 100.000 habitantes

    En el esquema de la pgina anterior se presentan los procesos del sector educativo en unaentidad territorial certificada y en el anexo 5 se relacionan sus especificaciones tcnicas, con el finde que la administracin tenga una visin general de la magnitud de la tarea que asumir.

    A partir de los procesos se especifican los perfiles del personal para operarlos, con el fin de quela vinculacin o reasignacin de funcionarios se haga en funcin de los mismos, de acuerdo con esto

    el municipio deber relacionar la disponibilidad de cargos vacantes y de cargos provistos. Es indis-pensable demostrar que se cuenta con el equipo necesario para asumir las funciones del sector yque debe estar vinculado o ser reasignado, acto seguido a la certificacin.

    Cabe resaltar que uno de los factores que favorecen la buena gestin es tener equipos de trabajoconsolidados, que permitan la sostenibilidad en los procesos y la valoracin de la informacin para la

    toma de decisiones, facilitando el logro de las metas y la institucionalizacin de mejores prcticas. Lalabor gerencial y el liderazgo del secretario de educacin potencian estos factores, especialmente sigoza de estabilidad en el ejercicio de su cargo, de habilidades y competencias en las reas poltica,pedaggica, comunicativa, administrativa y humana.

    La estructura es la forma como se organizan las personas para trabajar en equipo, sus lderes,la relacin de mando y las reas de trabajo o dependencias, para dar cumplimiento a las competen-cias de manera eficiente y eficaz. Este componente se proyecta a partir de las decisiones tomadas

    sobre la ejecucin de los procesos, teniendo en cuenta que algunos de soporte se pueden realizardesde otras reas de la administracin municipal. A continuacin se presenta, a manera de ejem-plo, la estructura bsica de la Secretara de Educacin o instancia que haga sus veces:

    Las funciones de los procesos que se encuentran subrayadas pueden ser asumidas desde otrasdependencias de la administracin municipal, bajo el supuesto de eficiencia. Lo decisivo es que seejecuten en concordancia con la calidad requerida para que impulsen adecuadamente los procesosmisionales del sector.

    Los sistemas de informacin y tecnologa corresponden a la informacin que requiere ygenera la Secretara o instancia que haga sus veces para cumplir con sus objetivos, los equipos decmputo y comunicaciones, los procedimientos de seguridad y contingencia y el software utilizado

    para realizar cada uno de los procesos.

  • 31

    Para la ejecucin del Plan de implantacin de los procesos mnimos requeridos para laadopcin de nuevas funciones, la administracin debe prever la implementacin de un sistemade informacin que soporte dichos procesos, lo que no obsta para que la localidad desarrolle hacia

    adelante un plan de expansin del sistema de informacin del sector.Es oportuno recordar que el sistema de informacin puede definirse tcnicamente como un

    conjunto de componentes interrelacionados que recogen, procesan, alimentan y distribuyen la

    informacin para dar soporte a la toma de decisiones y al control de una organizacin. Adems delapoyo a la toma de decisiones, coordinacin y control, los sistemas de informacin pueden ayu-dar a los gestores y trabajadores en general a analizar problemas y a desarrollar nuevos pro-ductos.

    El siguiente diagrama muestra el sistema general de informacin del sector educativo quedebe ser implantado. En el anexo 5 se presenta una descripcin de las caractersticas bsicas quedeben contener los aplicativos que hacen parte de los cinco sistemas requeridos para efectos de

    la certificacin, a saber: matrcula, recursos humanos integrados, gestin de la calidad, atencinal ciudadano y recursos financieros integrados (stos se corresponden con los procesos mnimosrequeridos). Frente al sistema que operar el proceso de gestin de programas y proyectos, engeneral, las administraciones locales cuentan con estos aplicativos, para lo cual se trata de

    flexibilizarlos en funcin de los requerimientos del sector.

    El municipio debe hacer un anlisis de la adquisi-

    cin de los aplicativos de sistemas requeridos. En talsentido, se deben tener presentes las siguientes ob-servaciones:

    Si el departamento est facultado para compartir

    los aplicativos con los que cuenta, deber realizar sutransferencia, bases de datos del municipio y demsfacilidades computacionales que sean de utilidad y

    que el ente local est en la capacidad tcnica de ope-rar. En caso de que el departamento tenga limitacio-nes de tipo legal, contractual o de propiedad y noest en capacidad de compartir los aplicativos y de-

    ms recursos, entonces el municipio deber respon-sabilizarse por la adquisicin de sus propios recur-sos de software.

    La localidad debe observar las iniciativas de utilizacin de software educativo que lidera el Minis-terio de Educacin o que han adelantado otras Secretaras de Educacin, con el fin de establecercules le representan una oportunidad ms econmica para utilizar aplicativos que ya funcionan y quepueden adquirir por convenio, en arriendo o en una fraccin de costo de lo que significara iniciar un

    proceso de desarrollo o de adquisicin de un sistema completamente nuevo.

  • 32

    Certificacin municipios menores de 100.000 habitantes

    Con base en lo anterior, cuando el municipio haya definido los aplicativos mnimos que debeadquirir y dado que esta adquisicin puede implicar la destinacin de una magnitud importante derecursos, y el departamento haya verificado el cumplimiento de todos los requisitos de la

    lista de chequeo, debe informar por escrito al municipio el estado de verificacin y solicitarle oficial-mente que expida los certificados de disponibilidad presupuestal que respaldarn la adquisicin de losaplicativos de sistemas necesarios para el adecuado desarrollo de los procesos.

    El acompaamiento derivado de este requisito est orientado a generar capacidad en el munici-pio para asumir los procesos y los sistemas de informacin funcionales a los mismos, definir perfilesy estructura, en tal sentido, busca ayudar a impulsar la modernizacin y fortalecimiento de la Secre-tara de Educacin o instancia que haga sus veces, para que ejerza adecuadamente la administra-

    cin del servicio educativo a su cargo y logre cumplir las metas fijadas por los tres ejes de la polticaeducativa.

    El producto de este acompaamiento es la elaboracin del Plan de Implantacin de los

    nuevos procesos y sistemas de informacin acorde con las funciones de un municipiocertificado, sealando el cronograma de ejecucin de los mismos (la descripcin de los procesosse relaciona en el anexo 4). Es vital resaltar que para efectos de obtener la certificacin, losprocesos mnimos requeridos en materia de implantacin de procesos y sistemas, son aquellos

    relativos a gestin de programas y proyectos, gestin de la cobertura, gestin de la calidad,atencin al ciudadano, recursos humanos integrados y recursos financieros integrados.

    Igualmente la localidad deber tener en cuenta que con relacin a la planta de cargos de la

    Secretara o instancia que haga sus veces, los recursos de la cuota de administracin no sepueden utilizar para crear cargos en la planta de personal administrativo que causen costos adi-cionales al SGP24.

    De igual modo es puntual destacar que siguiendo los principios de la Ley 617 de 2000, los

    gastos de funcionamiento adicionales producto de la asuncin de nuevas competencias, talescomo la contratacin de personal deben financiarse con los ingresos corrientes de libre destina-cin del municipio, de modo que stos sean suficientes para atender sus obligaciones corrientes

    y provisionar el pasivo prestacional y pensional. Sin embargo, estos gastos adicionales no podrncrear cargos a la administracin que superen el valor mximo de los gastos de funcionamiento delos entes locales, de acuerdo con su categora.

    Por otra parte, uno de los aspectos que debe revisar el municipio es el estado de sus finanzas,

    teniendo en cuenta que varios entes locales presentan graves problemas de eficiencia en el ma-nejo de sus rentas25, y que ponen de manifiesto dentro de las causas ms visibles la falta deorganizacin de las finanzas, el bajo esfuerzo fiscal y en consecuencia la alta dependencia de los

    recursos de transferencia y la fragilidad institucional en el manejo de los recursos.

    24. Para mayor claridad sobre la cuota de administracin consultar : Gua No 8 sobre administracin de recursos delsector , pginas 13 y 14.

    25. Muchos de los municipios del pas han tenido que acogerse a la Ley 550/99 Ley de intervencin econmica,adelantando acuerdos de reestructuracin de pasivos.

  • 33

    Adicionalmente se recomienda que el departamento efecte una revisin del manejo de los

    recursos del SGP que recibe el municipio, aplicados al mejoramiento de la calidad educativa yanalice el cumplimiento de la destinacin y la eficiencia en su utilizacin.

    5.4.1 Chequeo del requisito

    Los elementos que evaluar el departamento en este requisito son:

    Plan de implantacin de los procesos mnimos (incluye la batera de indicadores para medir eldesempeo de los mismos), sealando el cronograma de su ejecucin, los procesos misionalesde gestin de la cobertura y de la calidad que debern ejecutarse en la Secretara de Educa-

    cin o instancia que haga sus veces. Relacin de los procesos de soporte que realizarn otrasdependencias de la alcalda.

    Documento con la planta de la Secretara o instancia que haga sus veces, estudio de viabi-

    lidad financiera de la misma, definicin de perfiles y de estructura preliminar. Presenta-cin del organigrama, sealando los cargos con los perfiles y especificando si estn provis-tos o vacantes. Cronograma de capacitacin en manejo de sistemas y de habilidades detrabajo para los funcionarios y directivos. Disponibilidad de espacio fsico apropiado para la

    ubicacin del personal, de los archivos fsicos (historias laborales y en general archivos degestin) y para atencin al ciudadano.

    Plan de adquisicin e implantacin de los sistemas mnimos requeridos, sealando el

    cronograma de ejecucin. Certificados de disponibilidad presupuestal que respalden lafutura adquisicin. Disponibilidad de una red de sistemas: una estructura para el funciona-miento de los equipos de cmputo, en red, con acceso a Internet por canal dedicado debanda ancha y mecanismos de seguridad y de proteccin implementados, interconectados

    por un servidor. Facilidades de intercambio de informacin, va correo electrnico, y licen-ciamiento de software. Disponibilidad de computadores para los funcionarios que se des-empearn en las labores relacionadas con el sector educativo; estos computadores deben

    tener ciertos requerimientos mnimos, por ejemplo el procesador debe ser por lo menosPentium III.

    Con el fin de verificar el cumplimiento de la disponibilidad de espacio fsico, computadores yred de sistemas, el departamento programar una visita de chequeo y aprovechar para constatarque el personal de la dependencia de educacin conoce y comprende los procesos y el alcance delos sistemas mnimos que se desarrollarn.

    Si el municipio se certifica, deber emitir un acto administrativo, ya sea de creacin de la Secre-tara de Educacin o de ajuste a la instancia que haga sus veces, conforme a los nuevos procesos ycompetencias que sern asumidos. Posteriormente se recomienda que el departamento verifique y

    acompae el buen desarrollo del Plan de Implantacin de Procesos y de Sistemas Mnimos.

  • 34

    Certificacin municipios menores de 100.000 habitantes

    Anexo 1. Estructuracin del Plan de Desarrollo Educativo

    Siguiendo las directrices enmarcadas en la Ley 152 de 1994, a continuacin se describen losprincipales elementos que debe contener la parte estratgica del Plan:

    Diagnstico: es el conocimiento, estudio e interpretacin de la situacin de la educacinde la entidad territorial, dentro del contexto social, econmico, cultural y poltico. A partirde ste la entidad territorial debe identificar claramente los problemas y potencialidadesdel contexto interno y las amenazas u oportunidades del contexto externo que inciden enlos resultados de la educacin. Estos problemas o potencialidades se pueden descompo-ner en descriptores, entendidos como manifestaciones de la realidad actual y que sonpercibidas por la comunidad como situaciones insatisfactorias o por potenciar. Para suelaboracin se puede consultar informacin demogrfica, de poblacin atendida y por aten-der, planta de personal, resultados de las evaluaciones de las pruebas SABER e ICFES,fuentes y usos de los recursos del sector, entre otras.

    Objetivos: son los resultados o propsitos que la entidad territorial espera obtener me-diante la ejecucin de su Plan de Desarrollo. Corresponden al qu hacer frente a losproblemas sobre los cuales es necesario actuar, identificados en el diagnstico.

    Estrategias: combinacin de acciones y recursos para el logro de los objetivos. El desa-rrollo de las estrategias parte del anlisis de las causas de los problemas identificadasen el diagnstico, las cuales permiten explicar el porqu de la situacin insatisfactoria yplantear las acciones a seguir (el cmo) para atacar dicha problemtica.

    Programas: conjunto o agrupacin de acciones, dirigidas a la consecucin de los objeti-vos, que por su complejidad, requiere de la ejecucin de uno o varios proyectos. Los pro-gramas deben responder a la problemtica identificada en los tres ejes de poltica: cober-tura, calidad y eficiencia.

    Proyectos: es el conjunto de actividades a realizar en un tiempo determinado, con unacombinacin de recursos humanos, fsicos y financieros, orientados a resolver un proble-ma y producir un cambio en la entidad territorial que permita alcanzar los objetivos que seformulan en el Plan de Desarrollo Educativo.

    Metas: cuantificacin de los objetivos que se esperan alcanzar en un tiempo sealado.Las metas planteadas en el Plan de Desarrollo pueden ser de dos tipos: de resultado y deproducto. Metas de resultado: son aquellas que pretenden remediar parcial o totalmente el

    problema crtico identificado en el diagnstico. Las metas estn relacionadas con los

    descriptores del problema y se definen en trminos del resultado esperado (liga-das a los programas).

    Metas de producto: son aquellas asociadas a las causas del problema y sus posiblessoluciones. Son propias de la formulacin de los proyectos. Es de suponer que la

    consecucin de las metas de producto contribuir a la obtencin de la meta de resul-tado.

  • 35

    Plan Plurianual de Inversiones del Plan de Desarrollo

    Segn la Ley 152 de 1994, el segundo componente del Plan de Desarrollo es el Plan de Inver-siones de Mediano y Largo Plazo, que incluye las proyecciones de recursos financieros dispo-

    nibles para su ejecucin, la descripcin de los principales programas con indicacin de sus metas,los proyectos de inversin y los mecanismos de ejecucin.

    Un Plan de Inversiones bien elaborado, a partir de un ejercicio de planeacin financiera que

    relacione los recursos reales con que cuenta la entidad territorial, garantiza la ejecucin de lapropuesta estratgica contenida en la parte programtica del plan educativo.

    Diagrama de estructuracin de la parte estratgica del Plan de Desarrollo Educativo

    Estructura del Plan de Desarrollo Educativo

    Parte estratgica Plan de Inversiones

    1. Diagnstico (debilidades y potencialidades) 1. Objetivos2. Objetivos (propsitos) 2. Programas3. Estrategias (acciones previstas) Metas de resultado (anuales)4. Programas 3. Proyectos

    Metas de resultado Metas de producto (anuales)5. Proyectos 4. Proyeccin de recursos financieros

    Metas de producto por fuente de financiacin (anuales)5. Responsable de la ejecucin

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    Certificacin municipios menores de 100.000 habitantes

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    Certificacin municipios menores de 100.000 habitantes

    Anexo 4. Macroprocesos de la gestin educativa

    La direccin, planificacin y prestacin del servicio educativo, se resumen en macroprocesos dedireccionamiento, misionales y de apoyo.

    Macroprocesos de direccionamiento

    Como su nombre lo indica, stos hacen referencia al direccionamiento del sector en la jurisdic-

    cin de la entidad territorial, a travs del primer momento de la gestin pblica, la planeacin yda cuenta de:

    A. Gestin estratgica de la Secretara de Educacin

    Hace referencia a la planeacin de los objetivos estratgicos en cobertura, calidad y gestin delsector educativo en el municipio, as como a la etapa de evaluacin de procesos, productos yresultados. El principal instrumento de soporte es el Plan de Desarrollo Educativo, el cual debe

    ser la gua permanente del proceso de direccionamiento de la gestin educativa de la entidadterritorial. Y debe poderse evaluar con el fin de que sea posible analizar su avance en el tiempo,y le permita a la administracin cumplir con otra de sus funciones: la rendicin de cuentas a la

    comunidad educativa.Adicionalmente, otro de los procesos que la nueva instancia de educacin del municipio debe

    desarrollar es la evaluacin interna de su gestin para el cumplimiento de los objetivos estrat-gicos, verificando el comportamiento de los indicadores del tablero o sistema de evaluacin de

    resultados del sector, que permitir efectuar seguimiento al cumplimiento de las metas estable-cidas en torno a la gestin de la cobertura, calidad y eficiencia, con base en la revisin peridicasobre el avance de los programas y proyectos.

    Mediante la elaboracin de informes de gestin, que hacen parte del proceso de seguimientoy evaluacin, las Secretaras podrn contar con un balance de ejecucin de su Plan de Desarrollo,visualizando los cuellos de botella o aquellos factores positivos que han impedido o permitidoalcanzar los resultados propuestos con el fin de tomar los correctivos necesarios, y as mismo

    contar con la informacin relevante para adelantar la rendicin de cuentas.Los procesos que resumen este macroproceso son: anlisis de la informacin del sector y el

    servicio educativo; formulacin y aprobacin del Plan de Desarrollo Educativo; evaluacin de

    resultados, productos y procesos de la gestin.En trminos de la estructura organizacional, la responsabilidad de este proceso recae en el

    rea de Planeacin.

    Macroprocesos misionales

    Son aquellos que responden a la razn de ser de la Secretara de Educacin o instancia que hagasus veces, y se dividen en cuatro: gestin de programas y proyectos; gestin de la cobertura delservicio educativo, gestin de la calidad del servicio educativo y atencin al ciudadano.

  • 39

    B. Gestin de programas y proyectos

    Este macroproceso se resume en los siguientes procesos: formulacin de proyectos, inscrip-

    cin en el Banco de Programas y Proyectos, ejecucin de los mismos a travs de intervencindirecta o contratacin y seguimiento y evaluacin de las acciones realizadas.

    La gestin de un proyecto es el proceso permanente, dinmico y continuo, que comprende todassus etapas del ciclo de vida. Incluye la organizacin y priorizacin de aquellos que son susceptiblesde ser ejecutados; para tal fin deben ser incluidos en el Banco de Programas y Proyectos delMunicipio.

    El momento de ejecucin debe guardar coherencia con el macroproceso de apoyo relacionado

    con la gestin financiera que parte del Plan Plurianual de Inversiones y en el que se relacionan losproyectos de inversin que sern ejecutados en la vigencia fiscal, a partir del cual se elabora elpresupuesto del ente territorial (o del sector, en el caso en que la ejecucin de recursos deeducacin est descentralizada). La ejecucin de los recursos se realiza mediante la suscripcin

    de compromisos y la ordenacin del gasto a travs de los certificados de disponibilidad presupuestaly se materializa con la expedicin de los registros presupuestales.

    C. Gestin de la cobertura del servicio educativo

    El resultado final de este macroproceso prioritario dentro de la poltica sectorial, es incrementarel acceso y permanencia de todos los nios y nias en el sistema educativo, especialmente para la

    poblacin ms vulnerable.El acceso al sistema educativo oficial est regulado principalmente por la Resolucin 1515 de

    2003, que establece que los departamentos, distritos y municipios certificados, organizarn yestandarizarn el proceso de matrcula y asignacin de cupos en las instituciones educativas de

    su jurisdiccin ajustndose a las etapas, perodos de tiempo y criterios establecidos. Los aspec-tos ms relevantes son:

    Proyeccin de cupos: la proyeccin de cupos comprende la estimacin del nmero decupos en el siguiente ao escolar que estaran en capacidad de ofrecer los establecimien-tos educativos oficiales por grado o ciclo, nivel, sedes y jornada, identificando los requeri-dos para alumnos antiguos y los disponibles para la vinculacin de alumnos nuevos. En

    este proceso se definen las estrategias de ampliacin de cobertura por: eficiencia median-te la aplicacin de parmetros de alumno por docente; optimizacin de espacios existen-tes; adecuacin y ampliacin de la infraestructura; o contratacin de la prestacin del ser-

    vicio educativo, entre otras.Dentro de las actividades a desarrollar en el marco de la planeacin de la oferta educativase encuentran: disear estrategias de aplicacin de metodologas flexibles; realizar la pro-yeccin de la matrcula por grado o ciclo, niveles, sedes y jornadas; verificar que la proyec-

    cin garantice la continuidad escolar; consolidar la proyeccin de cupos de todas las insti-tuciones educativas; emitir informe de anlisis de la oferta frente a la demanda.

  • 40

    Certificacin municipios menores de 100.000 habitantes

    Reserva y asignacin de cupos: los establecimientos educativos oficiales deben reservarlos cupos necesarios para garantizar la continuidad en el sistema educativo a los estudiantesantiguos; de igual modo recibirn y reservarn cupos para los alumnos que por distintas

    razones quieran trasladarse de un plantel a otro. A su vez, la entidad ter