INSTITUCION EDUCATIVA DISTRITAL EDGARDO VIVES CAMPO

NUCLEOS TEMÁTICOS: CONOCIENDO MICROSOFT ACCESS Introducción a Access Entorno de trabajo Tablas Tipos de Campos

INTRODUCCIÓN AL PROGRAMA ACCESS

¿QUÉ ES UNA BASE DE DATOS?

Una base de datos se puede definir como un conjunto de información relacionada que se encuentra agrupada o estructurada. Desde el punto de vista de la Informática, una base de datos es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en disco que permiten el acceso directo a ello y conjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos. ¿QUÉ ES UNA TABLA?

Una tabla es un conjunto de filas y columnas en la cual se almacena la información de la base de datos. Las columnas se llaman campos y las filas registros. TIPOS DE CAMPOS

Los campos de una tabla son definidos por la persona que diseña la estructura de la base de datos. Éstos pueden ser de diferentes tipos, según la información que debe almacenar. Existen campos que se utilizan para guardar sólo texto, fechas, número, imágenes, cantidades monetarias, etc. Estos son: Texto: Almacena una cadena de caracteres alfanuméricos (letras y números). Numérico: En este tipo de campo se almacenan números que pueden utilizarse en operaciones

matemáticas. Fecha y Hora: Son campos especiales que guardan la fecha y la hora en determinado formato. Moneda: Es un campo numeración decimal que permite representar dinero. Demo: Es un campo que almacena información de longitud variable. Lógico: En este campo se almacena sólo uno de dos valores (si o no , verdadero o falso, activado o

desactivado) Autonumérico: Este campo contiene un valor numérico que se asigna automáticamente a cada registro de

la tabla.

¿QUÉ ES UNA CLAVE PRINCIPAL?

Una clave principal es uno o más campos que se utilizan para identificar los registros de forma única, es decir, que no existan varios registros con el mismo identificador. Esto permite que los usuarios no introduzcan información duplicada a la tabla.

¿QUÉ ES UNA CLAVE PRINCIPAL?

Una clave principal es uno o más campos que se utilizan para identificar los registros de forma única, es decir, que no existan varios registros con el mismo identificador. Esto permite que los usuarios no introduzcan información duplicada a la tabla.

¿QUÉ ES UN ADMINISTRADOR DE BASE DE DATOS?

Un administrador de base de datos es una herramienta que se utiliza para procesar y almacenar de manera ordenada la información de una base de datos. También se puede llamar sistema de administración de base de datos o DBMS. Este programa permite a los usuarios acceder y disponer de la información guardada en la base de datos. La parte principal de un administrador es un programa llamado Motor de la base de datos, el cual tiene acceso a los datos y puede manipularlos directamente en el archivo que lo contiene.

USUARIO

I N TE R F A

Z

MOTOR DE LA BASE

DE DATOS

ARCHIVOS DE LA

BASE DE DATOS

RELACIONES ENTRE TABLAS

La relación entre tablas pueden variar según la cantidad de registros que se relacionan entre sí, es decir, puede que un registro de una tabla se relacione con varios registros de la otra o sólo con uno. TIPOS DE RELACIONES Relación Uno a Uno: Este tipo de relación se presenta cuando un registro de una tabla se relaciona

únicamente con un sólo registro de la otra. Relación Uno a Varios: Esta relación se presenta cuando un registro de una tabla se relaciona con uno o

más registros de otra. Relación Varios a Varios: Un registro de una tabla puede tener varios registros relacionados con otra y

viceversa. ¿QUÉ ES UNA CONSULTA?

Es una manera de seleccionar un conjunto de registros de una o más tablas que cumplen una condición y realizar una acción sobre ellos. ¿QUÉ ES UN FORMULARIO?

Los formularios son diseños de pantallas personalizados que sirven para introducir información en una tabla o revisar lo que ya existe. Para esto se incluye un conjunto de controles y herramientas que enlazan los campos de las tablas. ¿QUÉ ES UN INFORME?

Los informes permiten organizar información de la base de datos en un formato especial para ser impresa. Por ejemplo, crear un informe de todos los estudiantes que están cursando la asignatura de Inglés. PLANEACIÓN Y DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS

La planificación de una base de datos es el proceso más importante, puesto que éste afecta todas las etapas de desarrollo del sistema. Al igual que la construcción de una casa, se debe contar con los planos para realizar la obra en el tiempo estimado y los recursos necesarios que demandará. Un diseño deficiente redundaría en incluir información innecesaria, perdida de tiempo y de recursos. Lo primero que se debe realizar es diseñar sobre un papel los campos que contendrá la tabla, especificando su tipo y tamaño. Por ejemplo, suponga que desea crear una tabla que almacene información de los estudiantes de un colegio con las asignaturas que estén estudiando. DEFINIR LOS TIPOS DE CAMPO Identificar las claves principales de cada tabla: Tabla Estudiante (CodEstudiante) Tabla Asignatura (CodAsignatura) Tabla Resultados (CodEstudiante – CodAsignatura)

CREAR LAS RELACIONES

INICIAR ACCESS

Para iniciar Access, utilice el grupo de menús al pulsar el botón inicio en la barra de tareas, escoja Todos los programas y luego Microsoft Access, luego seleccione la opción Nuevo y presione la opción base de datos en blanco y después crear e inmediatamente aparece la ventana principal de Access

ACTIVIDAD EXPLORATORIA INDIVIDUAL

Contesta las siguientes preguntas “Investiga en Internet” 1. Averigua ¿Qué es un sistema de información? 2. Investiga los administradores de base de datos más comunes. 3. ¿Qué significa OLE?

4. Actividad Práctica en la Sala de Informática con asesoría del docente.

ACTIVIDAD EXTRACLASE

5. ¿Qué sucedería si una tabla no tiene campo principal? Explique la consecuencia. 6. En la opción formulario ¿Cuáles son los controles que aparecen?

7. Analice ¿Cuál es la utilidad de Access en diferentes áreas del conocimiento? Argumente su punto de vista por escrito.

CodEstudiante NombreEstudiante

CodAsignatura NombreAsignatura

Logro Salón

CodEstudiante CodAsignatura

Puntaje

Tabla Estudiante Tabla Resultado Tabla Asignatura