Guía para elaborar el Manual de calidad según ISO 9001:2015Publicado por Adriana Gómez

Últimamente, he recibido varias consultas que me pedían una guía de cómo empezar a redactar su Manual de gestión de su sistema de gestión de calidad según la norma ISO 9001. Os voy a indicar paso a paso en este artículo, con los enlaces a las publicaciones que ya he realizado que describen de forma detallada qué poner en cada uno de los apartados, de esta manera podréis de una manera fácil y sencilla redactar y adaptar a vuestra empresa.

Primero de todo os tenéis que fijar en un índice donde se contemplen todos los conceptos y requisitos de la norma. Si es para la norma ISO 9001:2015 lo podéis encontraraquí. En este caso, para que os sea más sencillo he seguido la misma estructura que se muestra en el borrador de la norma, aunque mientras la documentación recoja todos los requisitos que exige la ISO 9001, podéis darle la estructura que queráis. Cómo por ejemplo, la que realicé para la norma ISO 9001:2008 que lo reagrupé por bloques, ya que me parecía más intuitivo (ver ejemplo aquí).

Al mismo tiempo que vais redactando el Manual, elaborad los principales documentos del sistema y que en base a ellos vais a configurar la documentación. Estos documentos básicos son:

Política de calidadMapa de procesosIndicadores de Calidad

Objetivos de calidadOrganigrama de la empresa funcional y nominal

En el caso de indicadores y objetivos disponéis de listas para poderlos establecer. Recordad que debéis disponer de almenos un indicador por proceso, con lo que primero deberéis describir los procesos de la empresa.

Listado de indicadoresListado de objetivos

Finalmente, una vez que tengáis definidos todos los puntos anteriores, ya podéis empezar con la redacción de los diferentes procedimientos.

Disponéis de un índice de procedimientos en los siguientes enlaces:

Para ISO 9001:2015Para ISO 9001:2008

La mayor parte de procedimientos no varían respecto a la del 2008, y la mayoría de procedimientos ya los he detallado en publicaciones anteriores. 

Uno de los nuevos conceptos que aporta la norma ISO 9001:2015 es la gestión de riesgos de los procesos. Para elaborar el procedimiento específico he elaborado una serie de artículos que os darán las pautas para realizar correctamente y eficazmente vuestra gestión de riesgos en base a la norma ISO 31000. las publicaciones son las siguientes:

Nuevo requisito de la ISO 9001:2015: evaluación del riesgoGestión del riesgo según ISO 9001:2015Análisis del riesgoEvaluación de riesgosMonitoreo y revisión del riesgo

Otro de los conceptos que deberéis desarrollar en un procedimiento es la identificación del contexto de la organización. Para poder realizar esta tarea hay numerosas herramientas, la

que recomiendo por su sencillez y rapidez es la realización de una matriz DAFO. Con la finalidad de facilitaros el desarrollo de este procedimiento os dejo el siguiente enlace:

Identificación del contexto de la organización: matriz DAFO

A medida que voy completando publicaciones, voy poniendo los enlaces en los diferentes índices. 

Una vez que todo esté completo, tendréis que dar un poco de margen a generar los diferentes registros, y al menos un trimestre, para poder analizar la evolución de los diferentes indicadores marcados, formación, registros de la propia actividad... Una vez realizados los registros deberéis:

Hacer una acta de la reunión de la revisión del sistema analizando cada uno de los parámetros del sistema.Realizar la auditoría interna

Una vez solventados las no conformidades derivados de la auditoría interna, el sistema ya tiene la madurez necesaria para empezar con el proceso de certificación. Éste consiste en una visita inicial por parte de la certificadora que evalúa si el sistema está en condiciones de certificarse y que desviaciones hay que solventar antes de afrontar la auditoría definitiva de certificación.