UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO

FACULTAD DE FILOSOFÍA Y LETRAS

COLEGIO DE BIBLIOTECOLOGÍA

XXIV ENCUENTRO DE PROFESORES Y ESTUDIANTES DEL COLEGIO DE

BIBLIOTECOLOGÍA

1,2 y 3 de Septiembre de 2014

Ponencia:

Guía de implementación de Koha, software libre de

administración de bibliotecas

PRESENTA

LIC. CARLOS RICARDO VARGAS MEDINA

Resumen:

Español:

Durante mi ejercicio profesional he manejado diversos Sistemas Integrales de Gestión Bibliotecaria

(SIGB) tanto comerciales como libres y he encontrado que Koha es uno de los SIGB más completo,

apegado a estándares, en continuo desarrollo y con una amplia configuración, todo ello lo ha

llevado a ser el SIGB más utilizado a nivel mundial por una gran variedad de bibliotecas, además de

que cuenta con una comunidad de usuarios sólida y abierta. En este trabajo pretendo orientar a los

bibliotecarios, que tengan un primer acercamiento con Koha, en la configuración del sistema,

proceso sumamente importante y que muchas veces es descuidado o poco valorado. No se

mencionan todas y cada una de las opciones sino las más importantes y que comúnmente se tienen

que adecuar a las características de cada biblioteca.

Inglés:

During my practice I have handled various commercial and free Integrated Library Management

Systems (ILS) and have found that Koha is one of the most complete sigB, attached to standards,

continuous development and a wide configuration, all this has led ILS to be more used worldwide

for a variety of libraries, plus it has a strong community of users and open. In this paper I intend to

guide librarians who have a first approach with Koha, the system configuration, and highly

important process that is often neglected or undervalued. Not every one of the options, but the most

important and commonly referred to must be tailored to the characteristics of each library.

Palabras clave: Koha, software libre, automatización de bibliotecas, open source, migración de

datos.

Introducción

Koha es el primer software libre de automatización de bibliotecas, liberado como tal en el año 2000

por la Horowhenua Library Trust y desarrollado por la empresa Katipo Communications en Nueva

Zelanda, dicho Sistema Integral de Gestión Bibliotecaria (SIGB) cubre todos los módulos

necesarios para la correcta administración de una biblioteca de cualquier tipo, además de cumplir

con diversos protocolos internacionales, tanto informáticos como bibliotecarios, como son: MARC,

UNIMARC, ISO2709, Z39.50, SRU, etc.

Se pueden encontrar diversos artículos que explican de manera general como se ha realizado una

implementación de Koha partiendo de otro u otros SIGB (Neelakandan, Duraisekar, Balasubramani,

& Srinivasa Ragavan, 2010), (Omeluzor, Adara, Ezinwayi, ObyUmahi, & Bamidele, 2012), (Walls,

2011), (Singh & Sanaman, 2012), lo cual resulta ser muy enriquecedor, pero el propósito de esta

guía es proporcionar a los bibliotecarios interesados en implementar Koha el proceso de

configuración mínimo para realizar la implementación de manera exitosa en su biblioteca, los pasos

detallados son producto de ensayo y error y la experiencia adquirida durante el ejercicio

profesional, así como consejos de parte de integrantes de la comunidad de usuarios de Koha en

español e inglés, no se mencionan ni se detallan todas las opciones, ya que es un gran número de

ellas y se ha optado por mencionar las más importantes.

Características de Koha.

En la actualidad, Koha es el sistema de código abierto más utilizado en distintos países de la Unión

Europea, Estados Unidos y con gran aceptación en Latinoamérica, ha ganado premios a la

innovación en software para bibliotecas y se posiciona en la actualidad como la opción de código

abierto más estable y funcional enfocada a la gestión integral de las bibliotecas, reduciendo costos e

incrementando la productividad de las mismas.

Koha está integrado por los siguientes módulos(Vargas Medina, 2013, p. 383):

Administración

Adquisiciones

Catalogación

Autoridades

Publicaciones periódicas

Circulación

OPAC

Informes

Herramientas

Algunas funcionalidades que se encuentran presentes en el OPAC de Koha son (Vargas Medina,

2013, p. 383):

Permite la gestión de catálogos colectivos de bibliotecas.

Compatible con estándares internacionales como son el Formato MARC21, protocolo

Z39.50, registros en normas ISO2709, XML, API, LDAP, SIP, etc.

Posibilidad de refinar la consulta mediante búsqueda avanzada y folksonomías (etiquetas

asignadas por los mismos usuarios, previa autorización de un bibliotecario o no)

Posibilidad de elegir el idioma, ya que se encuentra traducido a varios idiomas, entre ellos el

español.

Integración con redes sociales (Facebook, Twitter, Delicious, Google+, etc.)

Diferentes opciones de búsqueda; básica, avanzada, etiquetas, autores o temas.

Posibilidad de guardar los registros en diferentes formatos; BibTex, RIS, Dublin Core, etc.,

que le permiten al usuario crear citas bibliográficas con gestores de bibliografía como la

extensión para el explorador web Firefox, Chrome o Safari Zotero.

Requisitos de instalación de Koha (“Official Website of Koha Library Software,” 2014).

Los requisitos de instalación de Koha son mínimos y no se requiere adquirir una licencia para el uso

del sistema operativo, manejador de base de datos o servidor web, ya que los requisitos señalados a

continuación para el servidor, en cuanto a software, son gratuitos.

SERVIDOR

Hardware

Procesador con 1.5 GHz ó superior

4 GB de memoria RAM ó superior

80 GB de disco duro libres ó superior (depende del total de registros, portadas, archivos

vinculados, etc. que se tengan contemplados)

El ancho de banda reservado para Koha dependerá en función de la cantidad de usuarios y el

tamaño de los registros.

Software

Sistema Operativo Linux, preferentemente Debian Wheezy

Usuario root (ó bien usuario con privilegios de root) ó administrador para crear usuario

Koha archivos y carpetas

Apache 2 o superior

Base de datos MYSQL 5 ó superior

Codificación UTF8

Datos de usuario MYSQL para crear la base datos

CLIENTES

No se requiere una configuración específica para los equipos de los clientes (Bibliotecarios,

estudiantes, profesores, etc.) ya que el funcionamiento del sistema es vía web y trabaja sobre la

mayoría de los exploradores web, con sus respectivas actualizaciones: Internet Explores, Firefox,

Chrome, Safari, Opera, etc., y dispositivos móviles: Smartphones, tabletas, Ipad, etc.

Instalación del SIGB Koha.

Se recomienda la instalación de Koha en un sistema operativo Debian, preferentemente la versión

7, también llamada Wheezy, ya que es bastante fácil de instalar por medio de paquetes, la

instalación se puede realizar siguiendo los pasos señalados en el documento “Guía instalación Koha

por paquetes” disponible en la URL: http://www.slideshare.net/guiabiblioteca2/gua-instalacin-koha-

por-paquetes

Proceso de configuración.

Antes de realizar la importación de datos a Koha, si es que se migra desde otro SIGB, o bien, de

comenzar a capturar registros en el sistema, es necesario realizar todo un proceso de configuración

del mismo, el cual se realiza en el módulo de administración y consta de las siguientes secciones:

Preferencias del sistema. En la mayoría de las opciones de esta sección se selecciona la opción que

más se adecue a las características y necesidades de la biblioteca, está separada por cada módulo

que integra el sistema e incluye una breve descripción de cada opción..

Parámetros básicos

Bibliotecas (y grupos). En esta sección se debe ingresar la clave y nombre de cada

biblioteca que estará incluida en el sistema, es muy importante esta parte ya que de acuerdo

a ello se agregan los usuarios, ejemplares y políticas.

Tipos de ítem. En esta sección se definen los diferentes tipos de ejemplar que estarán

incluidos en el sistema, los valores más importantes son las claves y la descripción, aunque

es posible agregar una imagen por cada tipo de material, los datos aquí contenidos se usarán

también en la etiqueta 942 subcampo c.

Valores autorizados. Son diferentes catálogos que se pueden crear para diferentes módulos

dentro del sistema, cada categoría puede ser utilizada en diferentes módulos. Los usos más

comunes son:

Completar la información de los registros bibliográficos o de ítem (localizaciones,

colecciones, etc)

Definir estados o parámetros de gestión de los ítems (información sobre las

posibilidades de préstamo o el estado de uso, etc.)

Crear departamentos, periodos y asignaturas para cursos, usuarios, ejemplares, etc.

Usuarios y circulación

Categorías de usuario. En esta sección se definen los diferentes tipos de usuario, su código,

periodo de vigencia, edades, etc. Es importante tener presente esta sección al momento de importar

usuarios de manera masiva ya que se deben incluir los códigos de tipos de usuarios dados de alta en

esta sección de lo contrario no se importará la información.

Reglas de circulación y multas. En esta sección se definen las políticas de préstamo,

reserva y multas, así como las cantidades máximas de préstamo por cada tipo de usuario.

Tipos de atributo de usuario. Koha tiene un formulario de alta de usuario muy amplio, sin

embargo es posible agregar nuevos campos mediante la sección “Tipo de atributo de usuario”, para

ello se sigue el siguiente procedimiento:

1: Habilitar la opción "ExtendedPatronAttributes" en las Preferencias globales del sistema

2: Crear las diferentes categorías de Valores autorizados que sean necesarias con sus

correspondientes contenidos.

3: En Tipo de atributo de usuario, crear un nuevo atributo y vincularlo a la lista de valores

autorizados creada anteriormente.

4: En el formulario de alta de usuarios se mostrarán al final los nuevos atributos

seleccionados desde un combo.

Ciudades y pueblos. Es posible crear un catálogo de ciudades el cual será usado al crear un

nuevo usuario, sin embargo si no se encuentra la ciudad del usuario en dicho catálogo será posible

agregarlo de manera manual.

Catálogo

Hoja de trabajo bibliográfico MARC. En esta sección se definen las diferentes plantillas

que se usarán para describir materiales en formato MARC, es posible vincular un subcampo en

específico con una categoría de valores autorizados o un tipo de autoridad, así como definir un valor

por defecto o hacer visible un subcampo en el módulo de catalogación pero no en el OPAC.

Tipos de autoridad. En esta sección se definen los diferentes tipos de autoridades así como

la plantilla de captura de cada uno de acuerdo al formato MARC.

Fuentes de clasificación. En esta sección se establecen los diversos esquemas de

clasificación, por defecto están configurados LC, Dewey y una Local, cada tipo de material puede

utilizar un esquema diferente, y es muy importante configurarlo bien en los ejemplares para que la

opción de “Navegar en estantería” funcione de manera adecuada.

Regla de coincidencia de registro. Las reglas de coincidencia aplican en el proceso de

importar registros MARC en formato ISO2709 en el módulo de herramientas, establecen los

campos y subcampos MARC a revisar en una importación de registros para determinar si existe

cada registro y no duplicar información. En lo particular lo considero sumamente útil al momento

de realizar una migración de datos desde otro SIGB.

Parámetros de adquisición

Monedas y tipos de cambio. Las monedas y tipos de cambio se utilizarán principalmente en

el módulo de adquisiciones al momento de realizar una orden de compra, si utilizará dicho módulo

es imprescindible configurarlo antes de iniciar el proceso de adquisición.

Presupuestos. Koha permite administrar diversos presupuestos que serán utilizados en el

módulo de adquisiciones, si su biblioteca tiene asignado un presupuesto es aconsejable que utilice

esta opción.

Fondos. Cada uno de los fondos puede dividirse en uno o varios fondos o partidas, de

manera que se puede asignar monto de uno u otro fondo en cada adquisición, lo cual ayuda a

mantener el control de los egresos de cada fondo.

Parámetros adicionales

Servidores cliente Z39.50. Una de las características que cualquier SIGB debe tener es la

compatibilidad con el protocolo Z39.50, una herramienta que es de gran ayuda en el proceso de

catalogación del acervo, ya que ahorra tiempo y evita duplicidad de trabajo, es por ello que Koha lo

incorpora en el módulo de catalogación, siendo el módulo de administración donde se dan de alta

los diversos servidores en los cuales se podrá realizar la consulta de material, los datos requeridos

para dar de alta un nuevo servidor son: nombre del servidor, nombre del host, puerto, nombre de la

base de datos, sintaxis y si son necesarios el usuario y contraseña para realizar consultas. Existe un

directorio de servidores Z39.50 que es de gran ayuda: http://targettest.indexdata.com/

Preferencias globales del sistema: Esta sección del módulo de administración contiene la

parametrización principal del sistema, si bien primero se tienen que configurar las opciones

anteriores está juega el papel primordial en el funcionamiento de Koha por cada módulo, desde la

interfaz, envío de correos, forma de catalogar, adquirir, prestar, etc. Se encuentra subdividida por

módulos y cada opción recibe el nombre de “Preferencia” con un nombre único, en muchos de los

casos se debe seleccionar la opción deseada y es importante guardar los cambios realizados de lo

contrario no se reflejarán en el sistema. En las siguientes líneas se han agrupado las preferencias por

función o característica, para ver más información de cada una se puede referir al manual de Koha

http://es.koha-community.org/manual/

Interacción entre bibliotecas.Preferencia del sistema FuncionalidadOpacAddMastheadLibraryPulldown Incluir un selector de biblioteca en el buscador general del

OPACIndependentBranches A nivel interno, cada bibliotecario sólo puede modificar

objetos de su biblioteca (usuarios, items, etc.)OpacSeparateHoldingsBranch Separa en pestañas diferentes los items de cada biblioteca

en el OPAC

AllowReturnToBranch , CircControl , HomeOrHoldingBranch, HomeOrHoldingBranchReturn, UseBranchTransferLimits, BranchTransferLimitsType , canreservefromotherbranches

Gestionan la política y el funcionamiento de las reservas y los préstamos

Configuración de OAI:PMHPreferencia del sistema

Funcionalidad

OAI-PMH, OAI-PMH:archiveID, OAI-PMH:ConfFile, OAI-PMH:MaxCount

Configuración del funcionamiento de la configuración de conjuntos OAI:PMH,

Catalogación y autoridades.Preferencia del sistema Funcionalidad

MARCOrgCode, DefaultLanguageField008

Insertar valores por defecto en los campos 003 y 008

autoBarcode Inserta automáticamente los códigos de barras según el patrón que se indica en las preferencias

ISBD Definir la visualización ISBD (puntuación) Ej: #245||{ 245a }{ :245b }/{ 245c }{245f }{ 245g }{ 245k }{ 245n }{ 245p }{ 245s }{ 245h }|

UseControlNumber Definir que el subcampo de control para la vinculación de registros es el 001 en el $w

BiblioAddsAuthorities, dontmerge

Controlan la relación entre los registros de autoridad y las acciones en las modificaciones/relaciones

Catalogación analíticaPreferencia del sistema Funcionalidad

EasyAnalyticalRecords ActivarUsecontrolnumber No usar

Configuración de la búsqueda:Preferencia del sistema Funcionalidad

AdvancedSearchTypes, expandedSearchOption

Configuración de la búsqueda avanzada

OpacAddMastheadLibraryPulldown OpacShowFiltersPulldownMobile OpacShowLibrariesPulldownMobile

Configuración de filtrado de biblioteca, muy útil cuando se tienen varias bibliotecas en una instancia de Koha.

Autotruncate, Fuzzy, stemming, WeightFields

Configuración del funcionamiento de los operadores.

defaultSortField,defaultSortOrder , displayFacetCount, maxRecordsForFacets, FacetLabelTruncationLength, maxItemsInSearchResults, maxRecordsForFacets, numSearchResults , OPACdefaultSortField, OPACdefaultSortOrder , OPACItemsResultsDisplay , OPACnumSearchResults

Configuración de la forma en que se mostrarán los resultados de búsqueda en el OPAC y parte administrativa.

OpacBrowser, OpacAuthorities, OpacCloud , OpacTopissue

Configuración de otras opciones de búsqueda por etiquetas, autoridades, más préstados.

OPACShelfBrowser, ShelfBrowserUsesCcode , ShelfBrowserUsesHomeBranch, ShelfBrowserUsesLocation

Configuración de la navegación por estantería.

OpacHiddenItems Ocultar ítems borrados en el OPAC de manera masiva.

Configuración de proveedores de contenido como son: Amazon , Syndetics, OCLC, Babelthèque, Baker and Taylor, Google, HTML5 Media, IDreamLibraries, Library Thing, Novelist Select, Open Library, se encuentran en Administración Preferencias del Sistema Contenido mejorado.

Historial de préstamo y datos del usuario:Preferencia del sistema Funcionalidad

EnableOpacSearchHistory, Opacreadinghistory, OPACPrivacy , intranetreadinghistory

Configuración del historia de búsqueda, historial de préstamo, privacidad del usuario.

Preferencias del módulo de circulación más relevantes:Preferencia del sistema Funcionalidad

AllFinesNeedOverride, AllowFineOverride, AllowItemsOnHoldCheckout, AllowNotForLoanOverride ,AllowRenewalLimitOverride, AllowTooManyOverride

Que el personal bibliotecario pueda “saltarse” las reglas de circulación y multas

AllowHoldDateInFuture, AllowHoldsOnDamagedItems, AllowHoldsOnPatronsPossessions, AllowOnShelfHolds, AutoResumeSuspendedHolds, canreservefromotherbranches, ConfirmFutureHolds, decreaseLoanHighHolds, decreaseLoanHighHoldsDuration, decreaseLoanHighHoldsValue, DisplayMultiPlaceHold, emailLibrarianWhenHoldIsPlaced, ExpireReservesMaxPickUpDelay, ExpireReservesMaxPickUpDelayCharge, maxreserves, OPACAllowHoldDateInFuture, OPACAllowUserToChooseBranch, ReservesControlBranch, ReservesMaxPickUpDelay, ReservesNeedReturns, StaticHoldsQueueWeight, RandomizeHoldsQueueWeight, SuspendHoldsIntranet, SuspendHoldsOpac, TransferWhenCancelAllWaitingHolds

Política de reservas: qué ítems se pueden reservar, qué número de reservas se pueden hacer, reducir el número de días de préstamos para ítems reservados, eliminar las reservas, controlar las reservas entre usuarios de la red, etc.

WebBasedSelfCheck Activar el sistema de autopréstamo basado en Web

SCOUserCSS, SCOUserJS, SelfCheckHelpMessage, SelfCheckoutByLogin, SelfCheckTimeout, ShowPatronImageIn,

Configurar la visualización del sistema de autopréstamo basado en web

SelfCheckHelpMessage Mensaje de ayuda para los usuarios

Otras opciones a configurar:Preferencia del sistema Funcionalidad

KohaAdminEmailAddress Correo electrónico del administrador de Koha, todos los mensajes saldrán con esta cuenta de correo electrónico.

Itemcallnumber Campos MARC de clasificación que se asignarán a los ejemplares de manera automática.

DefaultClassificationSource Fuente de clasificación predeterminada

CalendarFirstDayOfWeek Primer día de la semana que se mostrará en el calendario

Dateformat, TimeFormat Elegir el formato de fechas y horas que se mostrarán en las pantallas de Koha

Language, opaclanguages, opaclanguages

Seleccionar los idiomas que se mostrarán en la parte administrativa, OPAC y si se permitirá a los usuarios seleccionarlo.

AuthoritiesLog, BorrowersLog, CataloguingLog, FinesLog, IssueLog, LetterLog, ReturnLog, SubscriptionLog

Guardar el historial de movimientos realizados en todos los módulos.

LibraryName Nombre que se mostrará en la pestaña del explorador web en el OPAC.

OPACBaseURL URL del OPAC, se usará para compartir registros en redes sociales, envío de correos, etc.

OpacFavicon, IntranetFavicon Imagen que se mostrará en la pestaña del explorador web en el OPAC y en la intranet.

OpacMainUserBlock, OpacMainUserBlockMobile, OpacNav, OpacNavBottom, OpacNavRight, IntranetmainUserblock, IntranetNav

Opciones en las cuales se puede incluir información en HTML en las diferentes secciones de la pantalla principal del OPAC y en la intranet.

BorrowerUnwantedField Ocultar filas en la pantalla de registro de usuarios.Opaclayoutstylesheet,

opacthemes, opacsmallimage

Configuración del diseño gráfico que se mostrará en el OPAC y la imagen de la institución.

Recomendaciones:

Probar el sistema modificando las opciones anteriores, jugando con las categorías

de valores autorizados, políticas de préstamo y otras opciones, antes de entrar en

un ambiente de operación por lo menos 2 semanas.

Si está realizando una migración de un SIGB a Koha es importantísimo configurar

el sistema antes de hacer la migración de datos, principalmente: Bibliotecas, tipos

de material, plantillas y reglas de coincidencia, así como conocer la clave de la

fuente de clasificación.

Se recomienda el uso de MarcEdit para revisar su archivo ISO2709 a importar, así

como incluir la etiqueta 942 subcampos “2” y “c” en cada registro.

Se recomienda ampliamente la instalación por paquetes en un servidor con sistema

operativo Debian, es más fácil el mantenimiento y actualización.

Si desea modificar el diseño gráfico del OPAC, copie la carpeta bootstrap, cambiar

el nombre de la copia y ahí hacer las modificaciones.

Bibliografía:

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Chemistry Bharathidasan University using Koha Open Source Software. International

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