Guía para que su programa de telepresencia sea un éxito

1 Cisco Systems, Inc.


Informe técnico de Cisco

La cuantificación de la ROI crea un caso empre-sarial sólido para la inversión en la colaboración de vídeoQue su programa de telepresencia se considere o no un éxito depende de los objetivos que se haya planteado. ¿Desea obtener ahorros de costes concretos reduciendo los desplazamientos de los empleados? ¿Llamaría éxito al aumento de la colaboración entre sus empleados? ¿Le gustaría asistir a un descenso en la rotación de sus empleados porque el vídeo ha mejorado el equilibrio entre sus vidas personales y laborales? Tener objetivos específicos en mente desde el prin-cipio le permitirá mejorar el proceso de seguimiento y probar su éxito con el tiempo. Deberá comprobar los aspectos siguientes:

• Reducción de costes

• Fomento de la ventaja competitiva a través de las eficiencias empresariales

• Aumento de la productividad gracias a una toma de decisiones más rápida

• Mejora de la calidad de vida de los empleados

• Reducción del impacto ecológico

Comience con un plan e información básicaDe forma ideal, tendrá información básica a mano al comenzar la implementación. Esto le permitirá realizar el seguimiento del proceso desde el principio. Recopilar esta información básica puede conllevar cierto trabajo y requerir la ayuda de otras personas. Planee trabajar con un equipo interdepartamental para calcular el tiempo y los recursos que su organización emplea actualmente en las actividades que desea sustituir por la telepresencia.

Cada vez que sustituya una actividad por la telepresencia, tiene la oportunidad de medir la rentabilidad de la inversión (ROI). Nombre a un campeón de telepre-sencia en cada departamento que utilice telepresencia. Esta persona puede ayudar a medir la diferencia que la telepresencia supone en su departamento, así como promover las mejores prácticas entre otros.

Tener a mano información básica al comenzar a implementar la tecnología de colabo-ración de vídeo permitirá realizar un seguimiento del proceso desde el principio.




Reducir costesEliminar desplazamientos innecesariosAnimar a los empleados a que sustituyan desplazamientos empresariales innecesarios para reuniones, formación u otros compromisos por programas de telepresencia puede suponer un ahorro en costes y ganancias de productividad considerables. De hecho, gracias al uso de la tecnología de conferencia Cisco TelePresence™, se estima que Vodafone pudo reducir el número de viajes de negocios de sus empleados en un 50%. Es posible que su empresa cuente con un departamento de viajes o un grupo de cuentas que realice el seguimiento de los desplazamientos de los empleados. Al cuantificar la reducción de desplazamientos, no sólo tenga en cuenta los gastos de avión o tren. Asegúrese de calcular todos los costes de desplazamiento, como hoteles, taxis, comidas, dietas, entre otros. Cisco® Business Advantage Calculator puede ayudarle a calcular el coste de los desplazamientos de su organización en función del número de personas que viajan, las distancias típicas realizadas y los salarios medios.

Aumentar la productividadForrester Research, en un informe llamado “The ROI of Telepresence” (la ROI de la telepresencia) determinó que una mayoría de los empleados pierde al menos el 50% de su tiempo de productividad al desplazarse al aeropuerto y durante el vuelo. Si su organización cuenta con muchas personas que se desplazan para realizar llamadas de ventas o contratos de consultoría, debería pensar también en cómo estas perso-nas podrían utilizar su tiempo de forma más efectiva. ¿Con cuántos clientes adicio-nales podrían haberse puesto en contacto mientras se encontraban de viaje?

Reducir los gastos relacionados con el espacio de la oficinaGracias a la proliferación de la telepresencia personal, las soluciones de teléfonos VoIP de vídeo y de vídeo de PC, numerosas organizaciones que no considerarían la opción del teletrabajo están ahora convirtiendo a sus empleados en trabajadores que trabajan desde casa mediante soluciones basadas en vídeo. Puede medir el éxito de un programa de teletrabajo basado en vídeo estimando la cantidad de superficie (en pies/metros cuadrados) por empleados convertidos que ahorraría con el teletrabajo. Reducirá el coste anual de mantenimiento del espacio de la ofi-cina (por pie/metro cuadrado), incluidos el alquiler, los gastos y el mantenimiento.

Garantizar la continuidad empresarial Los términos “recuperación de desastres” y “continuidad empresarial” a menudo traen a la mente eventos catastróficos que paralizan comunidades enteras durante semanas o incluso meses. Sin embargo, en el mundo empresarial, la realidad es que un “desastre” puede ser algo tan simple como una tormenta de nieve, una interrupción en la producción como consecuencia de errores mecánicos de fun-cionamiento o un brote de gripe. La telepresencia ayuda a resolver los problemas de forma más rápida y mantiene a los empleados conectados entre sí y con los clientes, independientemente de dónde se encuentren. De este modo, se pueden evitar las interrupciones potenciales. Intente comparar el tiempo que los empleados pasan fuera del trabajo antes y después de la introducción de la telepresencia en sus entornos de trabajo.

Forrester Research determinó que una mayoría de los emplea-dos pierden al menos el 50% de su tiempo de productividad al despla-zarse al aeropuerto y durante el vuelo.




Promocionar la ventaja competitiva mediante la eficacia empresarialReducir el tiempo de comercialización¿Pretende utilizar la telepresencia para reunir a grupos distribuidos de modo que puedan trabajar juntos en el diseño, ingeniería, control de calidad o marketing? Considere uno de esos equipos un proyecto piloto y mida la diferencia que la telepresencia supone en su colaboración. Determine el tiempo de comercialización medio actual de un producto típico, así como el coste de desarrollo por producto, precio y margen de venta medios. ¿Cuántos días puede eliminar introduciendo la telepresencia en la ecuación? Si conoce la rentabilidad de la inversión media anual por producto, podrá medir los efectos que la telepresencia tiene no sólo en el ahorro de costes, sino también en los ingresos. A partir de ahí, podrá estimar el número anual de productos en desarrollo que se basan en equipos distribuidos y utilizan su proyecto piloto como punto de referencia para anticipar resultados incluso mejores.

Mejorar el acceso para los expertos remotos¿Utiliza expertos remotos para las consultas de los clientes o la mejora de las cuentas? Si es así, mida el número de compromisos de clientes conseguidos a lo largo de un período de tiempo determinado. ¿Se consiguen así ingresos adiciona-les? ¿Están los clientes más satisfechos y continúan siendo clientes durante más tiempo gracias a su relación más estrecha con su organización?

Contemple la posibilidad de usar expertos remotos con telepresencia en opera-ciones de reparación y mantenimiento. Tanto si estos expertos son internos como externos a su organización, su valor estriba en el diagnóstico de problemas y el hallazgo de una solución rápida. Cuanto mayor sea la rapidez con la que resuelva un problema, menor será el tiempo de inactividad experimentado por su orga-nización. Esto conlleva ahorros de costes y mayores ingresos.

¿Cuál es el número estimado de interrupciones de fabricación/funcionamiento que su empresa experimenta al año? ¿Cuál es el coste actual medio (al día) derivado de una interrupción de fabricación/funcionamiento? Si normalmente lleva una se-mana resolver un problema de fabricación/funcionamiento, la telepresencia ayuda a su organización a reducir este tiempo a dos días gracias a un menor número de desplazamientos y una comunicación más transparente. Acaba de demostrar el valor de la telepresencia. Statoil redujo el tiempo de reparación de las torres petroleras de dos meses en muchos casos a tan sólo dos semanas diagnosticando de forma remota los problemas mediante Cisco TelePresence.

Statoil redujo el tiempo de reparación de las torres petroleras de dos meses en muchos casos a tan sólo dos semanas diagnosticando de forma remota los problemas mediante Cisco TelePresence.

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Mejorar el equilibrio entre la vida personal y laboral del empleadoLa mejora del equilibrio entre la vida personal y laboral puede parecer un factor menor de la ROI, a no ser que considere el efecto de la felicidad del empleado en los costes de una organización. Localizar, contratar y formar nuevos empleados conlleva mucho tiempo y resulta muy costoso para cualquier organización. Cuanto más satis-fechos están los empleados con el equilibrio entre su vida personal y laboral, mayor será la posibilidad de que se queden en la organización. Determine el gasto medio de su empresa derivado de la contratación, el empleo y la formación de un empleado nuevo. Al reducir la rotación de los empleados, puede determinar los efectos que la telepresencia tiene en la rentabilidad general de su organización. Además, la tele-presencia puede reducir las horas anuales de baja no programadas, ser un factor que influye en el número de empleados que regresan tras una baja por maternidad y animar a los empleados para que recomienden la empresa a otros.

Aumentar la responsabilidad medioambientalReducir el número de desplazamientos reduce el impacto ecológico. Puede calcular la reducción del impacto ecológico de su empresa utilizando Cisco TelePresence Calculator. Para medir los ahorros económicos potenciales como consecuencia de la reducción de sus emisiones de CO2, puede también valorar el coste de la com-pra de compensaciones para las emisiones de carbono por la cantidad ahorrada.

¿Necesita ayuda para determinar la rentabilidad de la inversión? Puede trabajar junto al equipo de servicios profesionales de Cisco para establecer un plan de implementación para su tecnología de telepresencia que le ayude a garantizar que obtiene la mayor rentabilidad de su inversión. Póngase en contacto con nosotros para obtener más información.

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