Guia Para Usuario Almacen Inventarios Inforest

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1 INFOREST SISTEMA INTEGRAL PARA GESTION DE RESTAURANTES MÓDULO DE ALMACENES E INVENTARIOS GUÍA DE USUARIO ALMACENES & INVENTARIOS V.4.94 FAMILIA DE PRODUCTOS INFHOTEL® PROHIBIDA SU REPRODUCIÓN PARCIAL O TOTAL TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS ® REGISTRÓ DE AUTORÍA INDECOPI PATENTE 00020857 INFHOTEL SERVICIOS INFORMATICOS S.A.C. Abril 2015, Lima - Perú

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INFOREST SISTEMA INTEGRAL PARA GESTION DE

RESTAURANTES

MÓDULO DE ALMACENES E

INVENTARIOS

GUÍA DE USUARIO ALMACENES &

INVENTARIOS V.4.94

FAMILIA DE PRODUCTOS INFHOTEL®

PROHIBIDA SU REPRODUCIÓN PARCIAL O TOTAL TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS ®

REGISTRÓ DE AUTORÍA INDECOPI PATENTE 00020857

INFHOTEL SERVICIOS INFORMATICOS S.A.C. Abril 2015, Lima - Perú

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Índice 1.1 Parámetros generales ____________________________ Pág.3

1.2 Áreas o Sub almacenes _____________________________Pág.4

1.3 Familias y sub familias _____________________________ Pág.4

1.4 Artículos y precios _________________________________Pág.5

1.5 Proveedores ______________________________________Pág.7

1.6 Recomendaciones _________________________________Pág.8

1.7 Principales procesos_______________________________Pág. 9

1.8 Principales reportes _______________________________Pág. 24

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Flujograma de Procesos del Back Office

1.1 Parámetros Generales

Son considerados parámetros del sistema, toda información que deberá registrarse de manera preliminar durante la fase de implementación, como los datos de la razón social adquirente de la licencia, tasa y nombre de los

impuestos a los que se afectan las compras en el país, Se entra al Menú Administración / Parámetros Generales en donde los datos

mínimos a ingresar para poder grabar, son los campos celeste

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1.2 Áreas (Sub Almacenes)

Mantenimiento de las áreas del Restaurante que harán requerimientos de artículos hacia el almacén central, por ende, cada una de estas áreas tendrán su propio almacén, para el sistema se les llama Sub Almacenes.

Se entra al Menú Administración / Sub Almacenes /Agregar / Además le podemos colocar uno o más responsables por área.

1.3 Familias y Sub familias Familias de artículos

1.3 Familias y Sub Familias Familias

Es el primer nivel de agrupamiento que será utilizado para la codificación de los artículos. Tenemos como Familias Principales a Alimentos y Bebidas,

Se entra al Menú Administración / Familias y Sub Familias / Agregar

Sub Familias de Artículos

Es el segundo nivel de agrupamiento, dependiente de la familia, que será utilizado para la codificación de los artículos. Dentro de la familia alimentos tenemos por ejemplo: Abarrotes, frutas, carnes y embutidos, lácteos y huevos,

etc. Dentro de esta Sub Familia se le coloca la clase de producto que es: Activo fijo, mercadería o servicio.

Cabe mencionar que ahora que creamos los insumos, los colocaremos dentro de una familia y dentro de una sub familia.

Se entra al Menú Administración / Familias y Sub Familias/Modificar /

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1.4 Artículos y Precios Base de datos que sirve como la piedra angular en el armado del sistema de

almacenes y costos. Para una correcta codificación de artículos deben seguirse los siguientes criterios para tomar la mejor decisión de codificación:

1) UNIDAD DE KARDEX: Es la unidad de medida por la cual voy a controlar mi artículo y además la

unidad de compra que más le convenga a la empresa, más no al proveedor.

Es recomendable utilizar unidades de medida estándar como Kilo, Litro, depende del caso. Por ejemplo, la unidad de kardex del artículo “ Arroz Japonés “ es “ Kilo” , sin embargo el proveedor me trae costales de 50 kg,

entonces no importa cuantos, ni de qué cantidad me los trae, simplemente los transformo a kilos. Esta unidad también será usada para despachar insumos a las áreas, y para los inventarios.

2) UNIDAD DE COSTOS:

Es la unidad de medida por la cual voy a utilizar el artículo en una receta, la unidad que me acomode más de acuerdo al artículo que estoy catalogando.

Por ejemplo tengo el artículo “Arroz Japonés” y lo voy a utilizar en las recetas por la unidad “Gramos”, entonces si en una receta me dicen que se

necesita ½ kilo , son 500 gramos, se necesitan 200 gramos, quedan como 200 gramos. Esta unidad solo debe ser distinta de la unidad de Kardex cuando el artículo pertenezca a alguna receta de Alimentos o Bebidas.

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3) FACTOR:

Es la equivalencia entre la Unidad de costos y la Unidad de kardex. Ejemplo: Si la unidad de Kardex del “Arroz Japonés” fue el KILO y la

Unidad de Costos es el GRAMO, el factor será 1000, porque? Porque 1000 GRAMOS hacen 1 KILO. Si la unidad de Kardex es BOTELLA X 750ML y la unidad de costo es ONZAS, el factor será 24. Porque 24 ONZAS hacen 1

BOTELLA 750 ML

4) PORCIONABLE: Solo deben ser considerados como artículos porcionables las carnes,

pescados, mariscos u otros alimentos naturales frescos que luego de un proceso de limpieza pierdan peso de manera variable y por cada ocasión, dividiéndose en uno o más productos derivados.

En este escenario participan 2 o más actores, el articulo porcionable y la cantidad de artículos porcionados que deriven de ese artículo Porcionable.

Por ejemplo, tengo el Lomo fino de res (Articulo porcionable) que al ser

dividido y limpiado resulta: Porción de 150 gr, porción de 200 gr, que

vienen a ser artículos porcionados. Adicionalmente a esto, un artículo porcionable no tiene forma de participar en una receta, ya que quienes participan son los artículos porcionados.

5) DESCARGO POR RECETA:

Todo artículo que luego será considerado como un insumo costeable en una receta deberá ser considerado como “descarga por receta”

6) RECETA BASE: Todo artículo que puede ser procesado en nuestros propios sub almacenes

y creado en base al consumo de otros insumos, será considerado como posible Receta Base.

Ejemplos: Mayonesa, Vinagretas, Aliños, Postres, Saldas, etc. 7) DESCARGO DIRECTO:

Todo articulo catalogado como tipo de descargo directo es vendido tal como es comprado, ejemplos: Agua mineral San mateo, Gaseosa Coca

cola 295 ml etc. 8) CONTROL DIARIO:

Se les activará este Check a aquellos artículos que tienen movimiento en cantidades considerables y que su costo juega un papel vital en el negocio.

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Estos serán controlados diariamente. Ej. , En una Pollería: el articulo Pollo, En un restaurante, el articulo Lomo Fino. Etc. Bar: Licores.

El criterio para elegir un artículo de estos es que tenga mayor costo y rotación.

Administración/ Artículos y precios /Agregar: En esta pantalla es donde se agregan los insumos, colocando:

La descripción detallada y resumida, Activando los casilleros correctos según la teoría explicada arriba,

Catalogando su familia y sub familia, Colocando su Unidad de kardex y costos con su factor de equivalencia

correcto.

Colocándole la cantidad de Stock máximo y mínimo en Unid de kardex Colocando un precio mínimo y máximo en por Unid de kardex Seleccionando el o las áreas a las cuales está asignado este insumo

1.5 Proveedores:

En esta ventana podemos agregar la información sobre los proveedores con los cuales trabaja la empresa, necesaria para contactarlos, la razón social, comercial, ruc, teléfono del contacto, el mail de la empresa, los teléfonos de la

empresa y los días de crédito en caso se tenga ya establecido. Se entra al Menú Administración / Proveedores /

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1.6 Recomendaciones Luego de culminar el llenado de esta data, para emitir un listado de artículos

que hemos ingresado, en el maestro de artículos usemos la opción emite para ver si todos los insumos están bien catalogados

Quizás encontremos un insumo mal catalogado: Ejemplo:

Aceite vegetal – Receta base Agua san luis sin gas -- Porcionable

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Aquí podemos emitir, imprimir directamente o exportarlo a Excel. Podemos también desglosarlo por familia y sub familia de insumos y características del

insumo.

1.7 Principales procesos:

INGRESO DE DOCUMENTOS:

Primer proceso obligatorio en el sistema en el cual ingresamos los siguientes datos al sistema.

o Stock, precio promedio y relación de proveedores.

Ejemplo:

Seleccionar botonera “DOCUMENTO” para dar inicio al proceso de

ingreso de documentos.

Seleccionar botonera “AGREGAR” para ingresar el documento.

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Seleccionar botonera “FACTURA” para ingresar el documento.

Se debe de llenar la glosa siempre de “IZQUIERDA A DERECHA”,

respetando los espacios de color celeste, ya que estos espacios son de

argumento “OBLIGATORIO” el ser llenados con los datos de la factura

física.

Luego de llenado la glosa, se procede a seleccionar la botonera

“AGREGAR” para ingresar los artículos de la factura física, respetando

los criterios básicos, de que cuadre el SUBTOTAL, I.V.A y TOTAL.

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REQUERIMIENTOS:

Es el segundo proceso obligatorio en el sistema, en la cual el ALMACEN CENTRAL descarga sus insumos para ser alojados en el sub almacenes que lo requiere, es importante considerar que cuando los productos

están en la sub bodega son responsabilidad total de la misma. Ejemplo:

Seleccionar botonera “REQUERIMIENTO” para dar inicio al proceso

de solicitud.

Seleccionar botonera “AGREGAR” para generar un nuevo

requerimiento.

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Seleccionar en “ÁREA” el sub almacén que va a requerir los insumos

para su producción.

Posteriormente se selecciona la botonera “AGREGAR” para ingresar

artículo por artículo con sus respectivas cantidades que se está

solicitando.

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Ingresado los requerimientos solicitados se graba y el proceso queda en

un estado “GENERADO”, entiéndase que este estado es de suma

importancia, ya que es el único estado en el cual vamos a poder cambiar o modificar cualquiera de los productos en solicitud.

Generado el requerimiento, y de haber constatado que todo está bien:

área, responsable, productos y cantidad. Se procede a “PROCESAR”,

entiéndase que este estado es donde ya el kardex toma los productos

mencionados.

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TRANSFERENCIAS:

Este proceso obligatorio lo que hace es actualizar el stock de las sub-bodegas involucradas cuando existe el escenario de préstamos entre ellas. Es decir, todo préstamo que se da entre las sub-almacenes o

áreas debe de ser registrado mediante este proceso. Ejemplo:

Procesado el requerimiento, es de muy buena práctica imprimirlo, para

que firme el solicitante y el responsable de las áreas de produccion. Para

imprimirlas se selecciona la botonera “REQUERIMIENTO”, y modo

de impresión “GRÁFICA” y “ACEPTAR”.

Seleccionar botonera “TRANSFERENCIA” para dar inicio al registro

de este proceso.

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Como ocurre en todos los procesos siempre hay que utilizar la botonera

“AGREGAR” para dar inicio al registro de este proceso.

En este proceso es de requisito obligatorio seleccionar “ÁREA

ORIGEN-ÁREA DESTINO” para luego proceder a agregar los

productos a transferir.

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Se selecciona la botonera “AGREGAR” para luego ingresar el producto

o los productos involucrados, este proceso lo que hace es actualizar el

stock de las áreas comprometidas.

Al grabar este proceso pasa al estado “GENERADO”, estado en el cual

me permitiría realizar alguna modificación. Revisado el proceso se

selecciona la botonera “PROCESAR” para culminar con el proceso.

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SALIDAS:

Proceso en el cual se registran los productos que por algún motivo

sufren una pérdida de su stock original (registro de bajas). Todo

producto que no se descarga de manera automática (recetas) debe ser descargado por este proceso (descargo manual).

Ejemplo:

Seleccionar botonera “SALIDA” para dar inicio al registro de las bajas de los productos de los sub almacenes.

Como ocurre en todos los procesos siempre se tiene que seleccionar la

botonera “AGREGAR”. En este proceso es obligatorio el especificar el

“ÁREA”; y en “TIPO DE SALIDA” siempre seleccionar

“CONSUMO”; y en “DESCARGO POR” seleccionar el tipo de

descargo a emplear.

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Llenada la glosa de este proceso, se tiene que seleccionar la botonera

“AGREGAR” e ingresar los artículos que van a disminuir el stock que

tienen en su área para luego “GRABAR”.

Al grabar los artículos que se van a dar de baja aparecerá por defecto un

“CUADRANTE” donde obligatoriamente se tendrá que especificar el motivo de la baja de los productos mencionados.

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Luego se procederá a grabar y a “PROCESAR”, y como buena práctica

se debería de emitir de forma gráfica para que se imprima y tener por

defecto un listado de los productos con sus respectivos costos.

Este es el listado que siempre como buena práctica se debería de

imprimir para tener como información de registro de todas mis salidas

con sus respectivos motivos y costos.

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PORCIONAMIENTO:

Proceso donde se registra todo artículo que va a tener una limpieza y división de insumos que va a dar como originen a uno o más producto, en este caso, los porcionados. Proceso por el cual se obtiene tres

informaciones importantes: o Merma determinada. o Nuevo stock (porcionados)

o Nuevo precio promedio (precio que son determinantes para el Food-cost de cualquier receta donde participa los insumos).

Ejemplo:

o Se va a porcionar el producto “MERO MURIQUE ENTERO”, donde se va a tener como porcionados a los productos: Cabeza de Pescado, Mero Limpio y Espinazo Pescado.

o Cantidad a porcionar: 2.2800 kg. o Cuál es la merma y cuál es el porcentaje?

Seleccionar la botonera “PORCIONAMIENTO” para dar inicio al

registro de este proceso.

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Como ocurre en todos los procesos, se selecciona la botonera

“AGREGAR”, luego se tiene que seleccionar el “ÁREA” donde se va a

realizar el proceso (Cocina); y “ARTÍCULO” se selecciona el artículo

Porcionable, en este caso el MERO MURIQUE ENTERO.

Antes de seleccionar la botonera “AGREGAR”, se debe de modificar en

“CANTIDAD A PORCIONAR” el número correcto de kilos a

porcionar (2.280) del producto Porcionable.

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Se procedió a ingresar los resultados de los porcionados hechos

físicamente en el área de producción (Cocina), y se obtiene como

resultado tres informaciones importantes que se verán en la siguiente

imagen.

Al “GRABAR” los porcionados, aparece un mensaje de aviso donde

informa la cantidad de “MERMA”, de estar conforme se selecciona SI.

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Una vez seleccionado SI, pasa al estado “GENERADO” y se obtiene

como resultado: “MERMA DETERMINADA”, “NUEVO STOCK”

(Porcionados)-

Una vez “GENERADO” se “PROCESA”, para obtener como dato final

un “NUEVO PRECIO PROMEDIO”.

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Una vez finalizado el proceso de Porcionamiento se recomienda

“EMITIR EL REPORTE DE MERMAS”, y para ubicar este reporte

se debe contemplar la siguiente ruta (Reportes-Mermas).

Finalmente, se emite el reporte donde indica el precio de la merma del

proceso ya realizado.

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1.9 Principales Reportes de Almacen Central

INVENTARIO VALORIZADO AL DÍA

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En este tipo de reportes se podrá visualizar el “VALORIZADO” que

tiene el almacén central, emitiendo un reporte donde aparece todo el

listado de los productos con sus respectivos precios promedios.

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INGRESO DE ARTÍCULOS POR PROVEEDOR

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INGRESO DE PROVEEDOR VS ARTÍCULO

En este tipo de reportes se podrá visualizar que productos nos trae cada

uno de los proveedores, donde podemos visualizar cantidad y cada precio de estos productos.

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RANKING DE COMPRA POR PROVEEDOR

En este tipo de reportes se podrá visualizar que determinado proveedor

trae determinado producto.

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RANKING DE COMPRA POR ARTÍCULO

En este tipo de reportes se podrá visualizar un ranking del proveedor a

quien le haces más compras.

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REPOSICIÓN DE ARTÍCULOS

En este tipo de reportes se podrá visualizar un ranking del artículo que

más se compra, teniendo como dato un precio promedio en el periodo

que se analiza el reporte versus el precio promedio actual.

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CONTROL DE INGRESOS FUERA DE RANGO

En este tipo de reportes se puede visualizar los artículos que se necesitan

reponer al “ALMACEN CENTRAL”, tomando como criterio la

búsqueda por stock mínimo o stock ideal, la gestión determinar que

opción requerir.

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INVENTARIO VALORIZADO AL DÍA POR ÁREA

En este tipo de reporte se puede visualizar todos los artículos que han

sobrepasado la valla del precio mínimo y precio máximo de compra. Se

sugiere que este reporte la “GESTIÓN” debe revisarlo diariamente.

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En este tipo de reporte se puede visualizar el stock valorizado de cada

uno de los sub almacenes que han sido seleccionados, aquí podemos

visualizar el stock, precio promedio y totales de cada uno de los

productos de la área involucrada.