Guia Pro

GUA DEPROCEDIMIENTO

Organizacinde Estados

Iberoamericanos

Para la Educacin,la Ciencia

y la Cultura

Cra. 6 No. 67-18PBX: 3469300fax 347 07 03

Correo electrnico:[email protected]: oei.org.co

Bogot, Colombia

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M. (

OEI)

7.............. 1. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES

7.............. 1.1 OBJETO

7.............. 1.2 ALCANCE

8.............. 1.3 CONDICIONES GENERALES

8.............. 1.4 PRINCIPIOS GENERALES

9.............. 1.5 MODALIDADES DE SELECCIN

10.............. 1.6 COMPARACIN DE OFERTAS (SOLICITUD DE COTIZACIN)11.............. 1.7 LICITACIN

11.............. 1.7.1 Licitacin Pblica (local / internacional)12.............. 1.7.2 Licitacin Privada (local / internacional)12.............. 1.8 ENVO Y RECEPCIN DE PROPUESTAS

12.............. 1.8.1 Envo de Invitaciones

12.............. 1.8.2 Aclaracin de Dudas

13.............. 1.9 EVALUACIN DE OFERTAS

13.............. 1.8.3 Recibo de Ofertas

13.............. 1.8.4 Apertura de Ofertas

13.............. 1.9.1 Evaluacin de Cotizaciones

13.............. 1.9.2 Evaluacin de Licitaciones

13.............. 1.9.3 Tipos de Evaluacin

14.............. 1.10 DECLARATORIA DESIERTA

14.............. 1.11 RECHAZO DE PROPUESTAS

15.............. 1.12 ADJUDICACIN DEL CONTRATO

16.............. 1.13 COMUNICACIN A PROPONENTES

16.............. 1.14 NDICE GENERAL DE LOS TRMINOS DE REFERENCIA

18.............. 1.15 TIEMPOS ESTIMADOS

Pgna

ndice

23.............. 2. CONTRATACIN

23.............. 2.1 OBJETO

23.............. 2.2 ALCANCE

23.............. 2.3 ALTERNATIVAS DE CONTRATACIN

24.............. 2.4 REQUISITOS PARA LA CONTRATACIN

25.............. 2.5 CONSIDERACIONES GENERALES

26.............. 2.6 PERFECCIONAMIENTO DE CONTRATOS Y RDENES

27.............. 2.6.3 GARANTAS EXIGIDAS PARA LA CONTRATACIN

27.............. 2.6.3.1 CONTRATO DE OBRA

27.............. 2.6.3.2 ORDEN DE COMPRA, CONTRATO DE

COMPRAVENTA O SUMINISTRO

28.............. 2.6.3.3 ORDEN O CONTRATO DE PRESTACIN DE SERVICIOS

28.............. 2.6.3.4 RDENES DE PRESTACIN DE SERVICIOS, CONTRATOS DE

PRESTACIN DE SERVICIOS Y DE CONSULTORA

29.............. 2.7 CAUSALES Y NOTIFICACIN DE TERMINACIN ANTICIPADA

29.............. 2.8 LIQUIDACIN DE CONTRATOS Y RDENES

30.............. 2.9 TIEMPOS DE SERVICIO ESTIMADOS

33.............. 3. SOLICITUDES DE PAGO

33.............. .3.1 OBJETO

33.............. 3.2 ALCANCE

34.............. 3.3 MODALIDADES DE PAGO Y REQUISITOS PARA EL MISMO

38.............. 3.4 CONDICIONES GENERALES

Pgna

ndice

47.............. 4. EJECUCIN DE PAGOS

47.............. 4.1 OBJETO

47.............. 4.2 ALCANCE

47.............. 4.3 CUBRIMIENTO

48.............. 4.4 FORMAS DE PAGO

49.............. 4.5 TIEMPOS ESTIMADOS

49.............. 4.5.1 Transferencia electrnica

49.............. 4.5.2 Giros

49.............. 4.5.3 Transferencia en dlares

51.............. 5. INFORMES FINANCIEROS

51.............. 5.1 OBJETO

51.............. 5.2 ALCANCE

51.............. 5.3 CLASES DE INFORMES

21.............. FORMATO NO 1

31.............. FORMATO NO 2

32.............. FORMATO NO 3

40.............. FORMATO NO 4

41.............. FORMATO NO 5

42.............. FORMATO NO 6

43.............. FORMATO NO 7

44.............. FORMATO NO 8

45.............. FORMATO NO 9

46.............. FORMATO NO 10

Pgna

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ORGANIZACIN DE ESTADOS IBEROAMERICANOS

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MANUAL DE PROCEDIMIENTO

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PROCEDIMIENTO DEADQUISICIONES

1.1 OBJETO

Sintetizar y presentar los requerimientos quedeben desarrollarse para la adquisicin de bienes,trabajos y servicios conexos, y para la contratacinde servicios de consultora bajo las reglas yprocedimientos de la OEI.

1.2 ALCANCE

La presente norma se debe apl icar para laadquisicin de bienes, trabajos y servicios conexos,y de contratacin de servicios de consultora paralos convenios en general, excepto cuando stossean f inanciados con recursos de la BancaMulti lateral , en cuyo caso se apl icarn losprocedimientos de sta.

Esta norma aplica tantopara la contratacin depersonas naturales comopara las jurdicas.


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1.3 CONDICIONES GENERALES

La OEI prestar servicios de apoyo para la adquisicin debienes, trabajos y servicios conexos, y la contratacin deservicios de consultora en los Convenios suscritos ,Cumpliendo la totalidad de los siguientes requisitos y sobrela base de que el objeto de la invitacin tenga relacin directacon el objeto del Convenio:

1.3.1 Por solicitud escrita, debidamente firma-da por el Responsable Institucional deLa Entidad ejecutora del Convenio (For-mato No. 1).

1.3.2 Para la adquisicin de bienes, trabajosy servicios conexos, y la contratacin deservicios de consultora contempladospreviamente en el Plan Operativo delConvenio;

1.3.3 De conformidad con las reglas y proce-dimientos de la OEI;

1.3.4 De acuerdo con la disponibilidad de re-cursos financieros del Convenio y,

1.3.5 Si la duracin total del contrato est den-tro de la vigencia del Convenio, en el cualse enmarca el proceso de seleccin.

1.4 PRINCIPIOS GENERALES

1.4.1 Mejor combinacin de economa, eficien-cia y eficacia;

1.4.2 Imparcialidad, integridad y transparencia;

1.4.3 Competencia efectiva y oportuna.


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1.5 MODALIDADES DE SELECCIN

1.5.1 Proceso Competitivo: Mtodo de seleccin en el que seutiliza la competencia entre proveedores o contratistas paramontos de US$1.000 superiores.

De acuerdo con el objeto de la adquisicin, el procesocompetitivo se subdivide en:

i) Comparacin de ofertas (Solicitud de cotizacin)

ii) Licitacin:Pblica (local o internacional)Privada (local o internacional)

1.5.2 Contratacin Directa: Mtodo de seleccin sin proceso decompetencia, previo lleno de uno o varios de los siguientesrequisitos:

i. El monto de la adquisicin es inferior a US$1.000.oo.Sin embargo, esto no implica que no se busque unaoferta con un precio adecuado.

ii. No hay un mercado competitivo para el bien o serviciorequerido como en los casos en que existe unmonopolio, en que los precios se fijan por ley, o setrata de un producto o servicio amparado por underecho de propiedad intelectual o de exclusividad,debidamente soportado por la autoridad competente;

iii. Haya habido un proceso de adjudicacin anterior y seanecesario estandarizar el producto o servicio requerido;

iv. Se hayan obtenido en los ltimos 12 meses ofertaspara bienes o servicios idnticos, para el mismoconvenio, y los precios y las condiciones de la ofertasigan siendo competitivos;

v. Las formalidades de solicitud de cotizaciones o dellamado a licitacin (mnimo dos) no hayan arrojadoresultados satisfactorios en un perodo de seis meses;


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vi. El bien o servicio se requiere con verdadera urgencia(segn lo ratifique la Representacin de la OEI).

vii. Cuando se trate de una contratacin que slo puedaencomendarse a determinadas personas naturales ojurdicas (intuito persona).

1.6 COMPARACIN DE OFERTAS (SOLICITUD DE COTIZACIN)

Cuando La Entidad ejecutora del convenio adopte unadecisin de conformidad con este numeral, har lasolicitud por escrito a la OEI indicando las razonesconsideradas para la util izacin de esta opcin.Adicionalmente, debe incluir en el texto de la solicitud:el objeto del contrato, nombre del contratista con susdatos personales, obligaciones del contratista, valor yforma de pago y nombre del supervisor.

Proceso de seleccin mediante el cual se solicitan,reciben y comparan ofertas para la adquisicin debienes, trabajos y servicios conexos.

Se utiliza cuando se requiere cotizacin de precios debienes, trabajos y servicios conexos que se encuentrandisponibles en el mercado con base en especificacionestcnicas genricas e imparciales y cuyo valor est entreUS$1.000.oo y US$ 30.000.oo

La solicitud de las cotizaciones a los proveedores(mnimo 3 y mximo 6) la realiza la OEI por escrito. Lapresentacin de las mismas a la OEI, por parte de losproveedores, se har de igual manera.

La presentacin de ofertas se hace en un sobre nico.La oferta seleccionada ser aquella que, en igualdad decondiciones tcnicas, ofrezca el menor precio y cumplacon los requerimientos de la solicitud.

Para contratac iones cuyo va lor no exceda deUS$8.000.oo, el proceso puede ser adelantado en forma


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autnoma por la Entidad (Proceso Competit ivoInstitucional), es decir, sin intervencin de la OEI yenviado a sta slo para la elaboracin del documentocontractual, anexando cuadro comparativo de ofertas,criterio de seleccin, persona natural o jurdicase lecc ionada y va lor de la contratac in. Estosdocumentos constituyen el material de soporte delproceso adelantado por la Entidad. En este caso, dichaEntidad es la nica responsable por el proceso deseleccin adelantado.

1.7 LICITACIN

Proceso de seleccin mediante el cual se solicitan,reciben, evalan y comparan ofertas para la adquisicinde bienes, trabajos y servicios conexos.

La licitacin se convoca por escrito, mediante lautilizacin de Trminos de Referencia imparciales quedeterminan las condiciones del contrato entre elproveedor o contratista y la OEI.

La presentacin de ofertas se hace en dos (2) sobresseparados (econmico y tcnico). La adjudicacin sehar de acuerdo con los criterios de evaluacindebidamente ponderados y definidos en los Trminosde Referencia.

Esta opcin es obligatoria para adquisiciones cuyo valorsea superior a US$30.000.oo

1.7.1 Licitacin Pblica (local/internacional)

Invitacin abierta a la participacin de oferentesnacionales y extranjeros mediante la publicacin de unaviso en un peridico de amplia circulacin (con cargoa los recursos del Convenio) o en cartelera (de la Entidady de la OEI). Si la cobertura de la licitacin es local, lapublicacin se har en un diario nacional; de locontrario, la licitacin se anunciar en un mediopublicitario internacional.


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1.7.2 Licitacin Privada (local/internacional)

Invitacin a un nmero limitado de participantes (mnimo 6 ymximo 12), seleccionados imparcialmente por la Entidad ypor la OEI en la misma proporcin. En los casos en que elnmero de participantes propuesto por la Entidad sea inferiora tres (3), la OEI mantendr un mnimo de tres (3). Losparticipantes se escogern a partir de los registros deproveedores de la Entidad, de la OEI y de otras fuentes. Elnico motivo de rechazo de los posibles proponentes ser elincumplimiento de compromiso o compromisos anteriores,certificado por escrito por cualquiera de las partes.

Es necesario que las Entidades Ejecutoras, especialmente lasmunicipales, informen a los posibles participantes en lasdiferentes convocatorias sobre la conveniencia de inscribirse enel Registro de Proveedores de la OEI.

1.8 ENVO Y RECEPCIN DE PROPUESTAS

1.8.1 Envo de InvitacionesLa OEI es responsable de la elaboracin de los trminos de refe-rencia con base en la informacin relacionada por la Entidadsegn el formato No. 1, y del envo oportuno de las invitacionesen cada caso, una vez se reciba la aprobacin del documento porparte del Responsable Institucional del Convenio.

1.8.2 Aclaracin de DudasDe acuerdo con la complejidad del objeto de la invitacin, laOEI podr citar a una reunin aclaratoria con la participacinde los interesados en el proceso, personal de la Entidad y dela OEI. Las conclusiones de la misma sern remitidas porescrito por la OEI a todos los participantes.

Si no se considera necesaria la realizacin de la reuninaclaratoria, los participantes tendrn oportunidad de solicitaraclaraciones por escrito a la OEI, quien preparar, conjuntamentecon la Entidad, las respuestas respectivas, y las har llegar porescrito a todos los interesados. Preguntas respondidas a travsde un mecanismo diferente no sern consideradas como vlidasen el proceso de evaluacin.


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1.8.3 Recibo de Ofertas

Las propuestas de los oferentes deben ser entregadasnicamente en la OEI, quien dispondr de la planillade registro correspondiente para tal fin. Por ningnmotivo se recibirn ofertas entregadas en formaextempornea ni a travs de la Entidad.La OEI podr a su discrecin ampliar e l plazoestablecido para recibo de propuestas, previa solicitudescrita de ms del 50% de los participantes.

1.8.4 Apertura de OfertasLa OEI no efecta proceso de apertura pblica de lasofertas recibidas.

1.9 EVALUACIN DE OFERTAS

1.9.1 Evaluacin de Cotizaciones

La evaluacin para estos casos est basada nicamenteen el cumplimiento de las especificaciones tcnicas yla adjudicacin se hace con base en el precio.

1.9.2 Evaluacin de Licitaciones

La evaluacin de las licitaciones se basa en los criteriosde seleccin debidamente ponderados y definidos enlos Trminos de Referencia de la invitacin a licitar. LaOEI, si lo considera necesario, podra contratar unconsultor externo para hacer parte del ComitEvaluador. Este Comit estar integrado por delegadosde la Entidad y de la OEI, para la evaluacin tcnica, ypor personal de la OEI para la evaluacin jurdica yfinanciera.

1.9.3 Tipos de Evaluacin

i. Evaluacin Jurdica

ii. Evaluacin Financiera

iii. Evaluacin Tcnica


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Cualquier aclaracin o documento complementario que se requierade los oferentes, en relacin con las propuestas presentadas, sersolicitado por escrito nicamente por la OEI.

1.10 DECLARATORIA DESIERTA

La OEI podr declarar desierta la invitacin:

a) Cuando ninguna de las ofertas satisfaga el objeto de lainvitacin.

b) Cuando la totalidad de las ofertas supere el presupuestoestimado para dicha invitacin.

c) Cuando no sea posible la evaluacin tcnica de dosofertas como mnimo. No obstante, la OEI podr, a sudiscrecin, considerar excepciones.

d) Cuando, a juicio de la OEI, la adjudicacin no seaconveniente.

1.11 RECHAZO DE PROPUESTAS

La OEI podr rechazar las propuestas en los siguientes casos:

a) Cuando no presenten la totalidad de los documentosexigidos.

b) Cuando no presenten la totalidad de los documentos quese consideren como esenciales y que impidan laevaluacin objetiva de las propuestas.

c) Cuando se presente inexactitud en la informacinsuministrada por el proponente o en la contenida en losdocumentos y/o certificados anexos a la propuesta y quesean objeto de evaluacin.

d) Cuando las condiciones ofrecidas por el proponente nocumplan con lo mnimo establecido en los Trminos deReferencia.


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e) Cuando el proponente omita alguno de los datosnecesarios para la comparacin de propuestas.

f) Cuando el proponente no ofrezca las condicionesjurdicas y financieras requeridas a juicio de la OEI.

g) Cuando no presente la pliza de garanta de seriedadde la oferta, con el correspondiente recibo de pago.

h) Cuando no presente los estados f inancierossolicitados.

i) Cuando, a juicio de la OEI, el proponente no cumplacon todos los requisitos y exigencias especificadosdentro de estos Trminos de Referencia.

j) Cuando el proponente o alguno de los miembros delConsorcio o Unin Temporal no tengan la capacidadjurdica (objeto social) para desarrollar el objeto delcontrato.

1.12 ADJUDICACIN DEL CONTRATO

El proceso de adjudicacin slo se llevar a cabo si en la etapa deevaluacin se han considerado como mnimo dos propuestas quecumplan los requisitos tcnicos y econmicos. Casos especialesse considerarn por parte de la OEI en forma individual. LaAdjudicacin debe efectuarse dentro del perodo de validez de lasofertas y consiste en:

i) la seleccin de la propuesta que, ajustndosetcnica y econmicamente a los documentos de lainvitacin, sea la ms favorable y,

ii) comunicacin escrita de la OEI a los oferentes,previa aceptacin, por parte de la Entidad ejecutora,de la seleccin hecha.

El contratista tendr un plazo de cinco das hbilespara cumplir con los requisitos de perfeccionamientodel contrato. Si transcurrido ese lapso no se hubieraprocedido de conformidad, la OEI podr adjudicar el


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contrato al segundo proponente, tomando como base el Actadel Comit Evaluador, siempre y cuando la oferta cumplatcnicamente y est en igualdad de condiciones econmicas.

1.13 COMUNICACIN A PROPONENTES

La OEI informa por escrito a cada proponente el resultado delproceso de seleccin. En caso de presentarse observaciones porparte de los participantes, stas deben dirigirse por escrito a laOEI Unidad de Convocatorias y Adquisiciones, quien por la mismava responder en forma individual al proveedor, suministrandoinformacin nicamente en relacin con su propia propuesta.

1.14 NDICE GENERAL DE LOS TRMINOS DE REFERENCIA

Captulo 1Informacin General

* Justificacin y alcances (si existen)

* Objeto general

* Objetivos especficos (si existen)

* Rgimen jurdico aplicable

* Participantes

* Presentacin de las propuestas

* Visita al sitio de las obras (si aplica)

* Aclaracin a los trminos de referencia (obligatorio o

reunin aclaratoria, si es del caso)

* Lugar y fecha de presentacin de las propuestas

* Costo de elaboracin de la propuesta

* Presupuesto estimado y financiacin

* Forma de pago

* Plazo de ejecucin del contrato

* Moneda y precios de la propuesta

* Propuestas y adjudicaciones parciales

* Condiciones y calidades exigidas.

* Declaratoria desierta

* Validez de las propuestas

* Cesin del contrato o subcontratos


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Captulo 2Documentos de la Propuesta

* Idioma de la propuesta* Informacin requerida para la evaluacin

de las propuestas* Carta de presentacin* Garanta de seriedad de la propuesta* Documento de conformacin de consorcio

o unin temporal.* Certificado de existencia y representacin legal

(si aplica)* Inscripcin en el Registro nico de Proponentes

(si aplica)* Estados financieros bsicos con sus notas

explicativas (si aplica, siempre que existaun anticipo)

* Certificado del contador y/o revisor fiscal* Copia del documento de identidad* Copia del NIT* Documentos especficos

(son documentos tcnicos si aplica)* Rechazo de la propuesta

Captulo 3Especificaciones Tcnicas

* Generalidades (si aplica)

* Especificaciones tcnicas

* Localizacin de los proyectos y unidades a contratar

(si aplica)

* Productos esperados

* Interventora, supervisin (segn aplique)

Captulo 4Evaluacin de las Propuestas

* Criterios de evaluacin

* evaluacin jurdica

* evaluacin tcnica


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* evaluacin financiera

* Se tendrn en cuenta los siguientes indicadores:

* Liquidez: (activo corriente / pasivo corriente)

* Endeudamiento total: (activo total / pasivo total);

prueba cida y flujo de caja operativo cuando aplique.

* Capital de trabajo:

(activo corriente pasivo corriente): al menos el valor

del anticipo (30% del presupuesto estimado)

* Prueba cida:

(activo corriente inventarios) / pasivo corriente)

* Flujo de caja operativo:

(beneficios antes de intereses + depreciacin

menos impuestos):

* Evaluacin econmica

* Adjudicacin

* Perfeccionamiento del contrato

Los Trminos de Referencia incluirnslo los temas que se considerennecesarios de acuerdo con el objetode la invitacin.

1.15 TIEMPOS ESTIMADOS

* Iniciacin en la OEI del proceso a partir de la solicitudde la Entidad (5 das).

* Revisin por parte de la OEI de los Trminos deReferencia, segn clase de proceso:

Obras civiles: hasta 10 dasConsultora: hasta 8 dasTemas informticos: hasta 8 dasOtros suministros: (3 das).

* Aprobacin escrita de los Trminos de Referencia por partedel Responsable Institucional de la Entidad: (1da).


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* Revisin a las observaciones en relacin con losTrminos de Referencia, enviadas por escrito por elResponsable Institucional de la Entidad, si lashubiera: (2 das).

* Elaboracin y envo de invitaciones por parte de laOEI: (1 da).

* Recepcin de propuestas en la OEI: variable segnobjeto de la invitacin y sujeto a la aprobacin porparte de la OEI. Consideracin especial debe tenersepara incrementar el tiempo previsto, en los das quepueda tomarse la utilizacin del correo, para envo deinvitaciones y recepcin de propuestas. En ningncaso, este tiempo podr ser inferior a cinco (5) dashbiles.

* Evaluacin de las propuestas por parte del ComitInterinstitucional sujeto al nmero de propuestasrecibidas y al objeto de la invitacin as:Obra civil: hasta 10 das para 3 propuestas.Temas informticos: hasta 5 das para 3propuestas.

Consultora con asesor externo: hasta 8 das para3 propuestas y, sin asesor externo: hasta 5 daspara 3 propuestas.

* Aval por parte de la Entidad a las recomendacionesdel Comit Evaluador (1 da).

* Elaboracin del contrato por parte de la OEI (5 das).

* Perfeccionamiento del contrato por parte delcontratista (5 das).

* Comunicacin por parte de la OEI a los participantes(1 da).

El nmero de das hbiles indicados corresponde altiempo mximo estimado por actividad. Estos tiempospodrn ser ajustados, de comn acuerdo con la Entidad,al momento de elaborar el cronograma de trabajo, segnla complejidad del objeto de la invitacin o cuando sereciba un nmero mayor de propuestas.


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FORMATO No 1

SOLICITUD DE LA ENTIDADPARA QUE INICIE EL PROCESO DE SELECCIN

Ciudad, fecha,

Seor

DirectorOrganizacin de Estados Iberoamericanos.Bogot, D.C.

Ref: Entidad

Convenio No

Lnea (si el Convenio se registracontablemente por lneas)

En ejecucin del Convenio de la referencia, atentamente solicito a Ud.realizar un proceso de seleccin de acuerdo con las siguientesconsideraciones:

8 Objeto de la Seleccin.8 Especificaciones tcnicas en medio magntico e impreso; la

copia escrita debe estar firmada en cada una de sus hojas,las cuales se sometern a revisin por parte de la OEI

8 Valor presupuestado (monto mximo disponible).8 Nombre de proponentes potenciales que se someten a

consideracin de la OEI.8 Nombre de quien coordinar administrativamente por parte

de la Entidad el proceso de seleccin.8 Interventora, supervisin, criterios de evaluacin tcnica..

Cordialmente,

Nombre y firma del Responsable Institucional.Cargo


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C O N T R A T A C I N

2.1 OBJETO

Establecer los requerimientos que deben cumplirsepara sol ic i tar a la OEI la contratacin y/omodificacin de contratos u rdenes en el marcode los convenios suscritos.

2.2 ALCANCE

La presente norma se debe aplicar en desarrollode los convenios suscritos con la OEI para laelaboracin de rdenes de prestacin de servicios,de compra o de contratos, como resultado deprocesos de seleccin adelantados por la Entidado por la OEI.

2.3 ALTERNATIVAS DE CONTRATACIN

De conformidad con los montos, p lazos ynecesidades, la OEI, por solicitud escrita de LaEntidad, elaborar contratos y rdenes as:

Orden (de prestacin de servicios o de compra):cuando e l va lor est entre US$1.000.oo yUS$4.000.oo. Para montos inferiores la Entidadpodr adelantar el trmite correspondiente y pedira la OEI el reconocimiento del servicio medianteuna solicitud de pago directo.


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Contrato: s iempre que e l va lor tota l sea mayor aUS$4.001.oo.

El valor de la orden o del contrato podr efectuarse en pesoso en dlares, segn lo establecido en el Convenio.

La OEI no tramitar rdenes de prestacin de servicios ocontratos para personal de apoyo administrativo. De serindispensable la contratacin de este tipo de personal, laOEI proceder a travs de una empresa de serviciostemporales, en cuyo caso la Entidad deber tener en cuenta,al momento de fijar la remuneracin, los costos adicionalesen que se incurre por pago de prestaciones sociales y gastosde administracin de la mencionada Empresa.

2.4 REQUISITOS PARA LA CONTRATACIN

Para la elaboracin de rdenes y contratos cuando elproceso de seleccin ha sido adelantado por la Entidad,el Responsable Institucional de la misma debe enviara la OEI el Formato No. 2, debidamente diligenciado,y anexar los siguientes documentos:

Persona natural;Hoja de vida, fotocopia de la cdula de ciudadana yfotocopia de la afiliacin a la EPS actualizada paracontratos superiores a 90 das; criterio de seleccinutilizado y soportes de la evaluacin correspondientes.

Persona jurdica:Certificado de constitucin y gerencia expedido por lacorrespondiente autoridad (mximo con tres meses deexpedicin); fotocopia de la cdula de ciudadana delrepresentante legal y del NIT del contratista; criteriode seleccin util izado y soportes de evaluacincorrespondientes.

Cuando la seleccin ha sido realizada por la OEI, seproceder con la elaboracin de la orden o delcontrato, en el momento en que se reciba el aval porparte de la Entidad al Acta de Evaluacin del Comit


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integrado para tal fin. En este caso, la informacinnecesar ia para la e laborac in de l documentocontractual se obtiene a partir de los Trminos deReferencia del proceso de seleccin y de la propuestaseleccionada.

La duracin de la orden o del contrato no puede excederla duracin del Convenio suscrito con la OEI.

Los anteriores requisitos son indispensables parainiciar el proceso de elaboracin de rdenes o contratos.

2.5 CONSIDERACIONES GENERALES

2.5.1 La persona contratada, natural o jurdica, slopuede iniciar actividades una vez perfecciona-dos la orden o el contrato; por lo tanto, cual-quier actividad que se realice antes de dichoperfeccionamiento, ser de exclusiva responsa-bilidad y riesgo de la Entidad que solicita la con-tratacin y del contratista.

2.5.2 La solicitud para ampliar el trmino de duracinde una orden o contrato debe ser presentada porla Entidad a la OEI, por escrito, mnimo condiez (10) das de anticipacin a la fecha de ven-cimiento del contrato u orden. Esta solicituddebe acompaarse del correspondiente docu-mento de soporte, emitido por el interventor. Enningn caso la prrroga del documento contrac-tual podr exceder la duracin del Conveniosuscrito con la OEI, y el valor de la misma nopodr ser superior al 50% del contrato inicial.Casos especiales deben ser puestos a conside-racin de la OEI, quien tomar la decisin alrespecto.

2.5.3 La naturaleza legal de los contratos de presta-cin de servicios es estrictamente de carctercivil y no laboral y, por tanto, el contratista ac-ta en forma independiente en todos los rde-


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nes. Los derechos y obligaciones del personal con-tratado estn estrictamente limitados a los trmi-nos de referencia y a las condiciones de la orden ocontrato que se firme.

2.5.4 La solicitud de modificacin de la orden o del con-trato debe enviarse por escrito a la OEI, firmada porel Responsable Institucional de la Entidad.

2.5.5 Si el contrato contempla la concesin de un anticipo,el valor del mismo no podr superar el 30% del valortotal. Casos especiales deben ser puestos a considera-cin de la OEI, quien tomar la decisin al respecto.

2.6 PERFECCIONAMIENTO DE CONTRATOS Y RDENES

La orden y el contrato se perfeccionan con el cumplimientode los siguientes requisitos:

2.6.1 Contrato: firma del mismo por las partes; constitu-cin de las garantas exigidas, firmadas y acompa-adas del correspondiente recibo de pago; pago delimpuesto de timbre, si a ello hubiere lugar, de acuer-do con las normas legales vigentes; adicionalmente,cuando se trate de contratos con personas natura-les, se exigir la afiliacin al Sistema General de Se-guridad Social en Salud (si el contrato tiene una du-racin mayor de tres meses), acompaada del co-rrespondiente recibo de pago.

2.6.2 Orden: firma de la misma por las partes; constitu-cin de las garantas exigidas, firmadas y acompa-adas del correspondiente recibo de pago y afilia-cin al Sistema General de Seguridad Social en Sa-lud (si la orden es de prestacin de servicios y tieneuna duracin mayor de tres meses), acompaada delcorrespondiente recibo de pago.


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2.6.3 GARANTAS EXIGIDAS PARA LA CONTRATACIN

2.6.3.1 CONTRATO DE OBRA

a) De cumplimiento del contrato, equivalente al veintepor ciento (20%) del valor total del mismo, con unavigencia por la duracin del contrato y cuatro (4)meses ms.

b) De buen manejo y correcta inversin del anticipo,equivalente al ciento por ciento (100%) del valor delmismo, con una vigencia por la duracin delcontrato y cuatro (4) meses ms.

c) De estabilidad de la obra; el contratista responderpor la buena ejecucin de las obras por el trminode cinco (5) aos, contados a partir del acta derecibo final, mediante una garanta equivalente alveinte por ciento (20%) del valor total del contrato.

d) De pago de salarios, prestaciones sociales eindemnizaciones, equivalente al cinco por ciento(5%) del valor total del contrato, para garantizar elpago de salarios y prestaciones sociales del personalque contrate para la realizacin del contrato, la cualdebe constituirse con una vigencia por el trminode duracin del contrato y tres (3) aos ms.

e) De responsabilidad civil extracontractual, por el diezpor ciento (10%) del valor total del contrato, conuna vigencia por la duracin del contrato y cuatro(4) meses ms.

2.6.3.2 ORDEN DE COMPRA, CONTRATODE COMPRAVENTA O SUMINISTRO

a) De cumplimiento, equivalente al veinte porciento (20%) del valor total, con una vigenciapor la duracin de la orden o el contrato ycuatro (4) meses ms.

b) De buen manejo y correcta inversin delanticipo, equivalente al ciento por ciento(100%) del valor del mismo, con una vigenciapor la duracin de la orden o el contrato ycuatro (4) meses ms.


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c) De calidad y correcto funcionamiento de los bienes,equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total dela orden o el contrato, con una vigencia por el trminode XXXXXX (el tiempo se determina de acuerdo con lagaranta ofrecida en la oferta), contados a partir de laentrega de los bienes.

2.6.3.3 ORDEN O CONTRATO DE PRESTACIN DE SERVICIOS

(De tracto sucesivo, mediante pagos mensuales vencidos,previa certificacin de cumplimiento)

No se exige la constitucin de plizas.

2.6.3.4 RDENES DE PRESTACIN DE SERVICIOS, CONTRATOSDE PRESTACIN DE SERVICIOS Y DE CONSULTORA

a) De cumplimiento del contrato, equivalente al veinte porciento (20%) del valor total del mismo, con una vigenciapor la duracin del contrato y cuatro (4) meses ms.

b) De buen manejo y correcta inversin del anticipo,equivalente al ciento por ciento (100%) del valor delmismo, con una vigencia por la duracin del contrato ycuatro (4) meses ms.

c) De calidad del servicio, equivalente al veinte por ciento(20%) del valor total del contrato, con una vigencia porel trmino de duracin del contrato y cuatro (4) mesesms.

d) De pago de sa lar ios , prestac iones soc ia les eindemnizaciones, equivalente al cinco por ciento (5%)del valor total del contrato, para garantizar el pago desalarios y prestaciones sociales del personal que contratepara la realizacin del contrato, la cual debe constituirsecon una vigencia por el trmino de duracin del contratoy tres (3) aos ms. (ESTA GARANTA SE EXIGIRCUANDO EL CONTRATISTA REQUIERASUBCONTRATAR PERSONAS PARA EL CUMPLIMIENTODEL OBJETO CONTRACTUAL).


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2.7 CAUSALES Y NOTIFICACIN DE TERMINACIN ANTICIPADA

Las rdenes o contratos que celebra la OEI podrn incluir lassiguientes causales de terminacin anticipada:

2.7.1 Por mutuo acuerdo: Cuando alguna de las partesmanifieste su voluntad de dar por terminado el con-trato o la orden y la otra parte acepte. En este caso,el Responsable Institucional aprueba la terminaciny anexa la carta en la cual el contratista manifiestasu consentimiento para ello.

2.7.2 Por incumplimiento de cualquiera de las obliga-ciones del contratista: En este caso, el Responsa-ble Institucional solicita a la OEI la terminacin,anexando un informe del supervisor, en el cual seestablezca claramente el incumplimiento. La OEI pro-ceder a iniciar los trmites y reclamaciones ante lacompaa aseguradora y comunicar por escrito alcontratista dicha decisin.

2.7.3 Por muerte del contratista: en caso de ser personanatural, o por disolucin, en caso de ser personajurdica.

2.7.4 Por imposibilidad de continuar con la orden o elcontrato: la OEI, mediante comunicacin escrita, leinforma al contratista su decisin, con una antela-cin de treinta das (30) calendario.

2.7.5 Por imposibilidad de cumplir el objeto del contra-to o la orden y/o por terminacin del conveniodel cual se derivan: la OEI notificar al contratistapor escrito la decisin.

En cualquiera de los anteriores eventos se suscribir la res-pectiva Acta de Terminacin Anticipada y Liquidacin, lacual deber ser firmada por las partes.

2.8 LIQUIDACIN DE CONTRATOS Y RDENES

El Contrato o la Orden se entendern liquidados de hechocon la cancelacin del ltimo pago, sobre la base de que se


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ha cumplido a satisfaccin con la totalidad de las actividadesprevistas en los mismos.

En caso contrario, se elaborar un acta de liquidacincuando se presente cualquiera de los siguientes eventos:

2.9 TIEMPOS DE SERVICIO ESTIMADOS

n Terminacin anticipada;n Saldo disponible luego de efectuar la solicitud del

ltimo pago;n Los documentos exigidos para proceder con el ltimo

pago se presentan transcurridos dos meses de lafecha de vencimiento del contrato o la orden;

n Los trminos contractuales lo exijan;n La Entidad as lo exija.

La OEI elaborar los contratos y rdenes dentro de los cinco(5) das hbiles siguientes al recibo de la solicitud escritade la Entidad, siempre y cuando se acompae de la totalidadde documentos requeridos.

La OEI, de no recibir completa la documentacin, la devolverindicando el motivo de la devolucin (Formato No 3.)

De ser necesario, la Entidad, junto con la OEI, podrn hacerajustes en los tiempos, teniendo en cuenta la complejidaddel objeto de la contratacin y/o el nmero de contratacionesde la Entidad, sobre la base de que en cada caso se cumplanlos requisitos para ejecutarlos.


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FORMATO No 2

SOLICITUD DE ELABORACIN DE ORDEN O CONTRATO(Cuando la Entidad adelanta el proceso de seleccin)

Ciudad, fecha,

Seor


Ref: Entidad.Convenio No Lnea (si el Convenio se registra

contablemente por lneas)

En e jecuc in de l Conven io de la re ferenc ia ce lebrado ent re y la OEI, y de acuerdo a las

hojas de vida (si es persona natural) o a las propuestas (si es persona jurdica),sugerimos contratar aCon documento de identificacin y NIT

, quien cumple con los requisitos exigidosy fue seleccionado teniendo en cuenta los siguientes criterios de evaluacin(describirlos):

La informacin relevante para proceder con la contratacin es la siguiente: Objeto. Obligaciones. Duracin (no puede exceder la duracin del convenio matriz). Valor Total y forma de pago (En ningn caso se conceder un anticipo

superior al 30% del valor total del contrato). Requisitos para el pago. Supervisor del contrato u orden (nombre y cargo) por parte de la Entidad Interventora. Informacin del contratista para pagos: entidad bancaria, tipo de cuenta

(corriente o ahorro), sucursal, nmero de cuenta, ciudad.

Cordialmente,

Firma del Responsable InstitucionalCargo


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FORMATO No 3

DOCUMENTACIN INCOMPLETA

Entidad Convenio No

Fecha de devolucin: No de radicacin de la OEI

PARA SU INFORMACIN, COMUNICAMOSQUE NO ES POSIBLE RECIBIR SU SOLICITUD

PORQUE FALTAN LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS:

Firma del Contrato

1.- Fotocopia de la cdula de ciudadana2.- Certificado de constitucin y gerencia3.- Hoja de vida4.- Trminos de referencia: MontoForma de pago Objeto Duracin5.Otros

Perfeccionamiento del Contrato

1.- Pliza2.- Pago del impuesto de timbre3.- Afiliacin a la EPS4.- Otros

Pagos

1.- Certificado del interventor, supervisor2.- Carta autorizada por el ordenador del pago3.- Legalizacin de viticos anteriores4.- Informe del trabajo contratado (si es el ltimo pago)5.- Firma de la solicitud no corresponde a la registrada en la OEI6- Otros

Financiacin

1.- No hay disponibilidad de recursos

Atendido por


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SOLICITUDESDE PAGO

3.1 OBJETO

Establecer los requer imientos que debencumplirse para solicitar a la OEI que efecte unpago a los proveedores de bienes y servicios concargo a los recursos de los Convenios.

3.2 ALCANCE

La presente norma se debe aplicar por parte dela Entidad, en desarrollo de un Convenio suscritocon la OEI, para hacer pagos a proveedores debienes y servicios de los convenios.

Las solicitudes de pago son el mecanismo pararequerir a la OEI la realizacin de un desembolsocon base en cualquiera de los s iguientesdocumentos: pagos directos, contratos, rdenes,avance de recursos, autorizaciones de viaje parapago de viticos y tiquetes areos, pagos deservicios y facturas.


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3.3 MODALIDADES DE PAGO Y REQUISITOS PARA EL MISMO

3.3.1 Pagos directos: Cuando el contratista presta un servi-cio solicitado directamente por la Entidad, sin la existen-cia de una orden o contrato elaborado por la OEI.

Para proceder con e l pago, e l ResponsableInstitucional deber enviar la correspondientesolicitud (Formato No. 4), acompaada de: la facturao el documento que el beneficiario del pago seencuentre obligado a presentar, de acuerdo con lasdisposiciones legales vigentes. Cuando se trate decuentas de cobro, stas deben presentarse deacuerdo con el formato No 6.

Los pagos a travs de esta modalidad no pueden sersuperiores a US$8.000.oo.

3.3.2 Pagos en virtud de contratos y rdenes:Cuando exista orden o contrato elaborado porla OEI por solicitud escrita de la Entidad.

Para proceder con el pago, la OEI verificarel cumplimiento de los requisitos establecidosen el contrato o la orden, previa certificacinde cumplimiento (Formato No. 5).

3.3.3 Avance de recursos : Cuando la Entidad so-licite que se entreguen sumas de dinero paraejecutar con carcter de urgencia actividadesprevistas en el Convenio, en cuanta no su-perior a US$4.000.oo. Este procedimientoimplica la presentacin por parte de la Enti-dad a la OEI de los soportes contables inme-diatamente sta concluya las actividades.

Para proceder con el pago del avance, la Entidad debesolicitarlo por escrito a la OEI (Formato No. 7) ycumplir con el correspondiente procedimiento,dependiendo de si quien va a ser responsable delmanejo del avance solicitado es funcionario de plantade la Entidad o, por el contrario, es un contratistade la misma:


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* Funcionario de planta de la Entidad: Acreditarante la OEI la pliza de manejo global de la Entidadpara que esta ltima verifique la vigencia de lamisma, el cubrimiento del ciento por ciento (100%)del valor del avance y del cargo del funcionario. Lasolicitud de avance deber incluir la fotocopia de lapliza de manejo respectiva y hacer mencin expresade que tal documento se acompaa como anexo.

* Contratista de la Entidad: Constituir una plizade buen manejo y correcta inversin del anticipo afavor de la OEI en formato de ent idadesparticulares - equivalente al ciento por ciento (100%)del valor del avance y con una vigencia de tres (3)meses. Igual procedimiento se observar en casode que el cargo del funcionario de planta no estamparado por la pliza de manejo.

La OEI efectuar el pago del avance una vez se recibala pliza respectiva (Formato No 8). Una vez la OEIefecte el desembolso correspondiente no serresponsable por el manejo de los recursos. En elevento en que sea necesario hacer una reclamacinante la compaa aseguradora y sta no respondapor la totalidad o parte de la misma, la diferenciaser asumida por el Convenio.

Legalizacin del Avance

La figura de avance exige la legalizacin del mismoen un trmino no superior a cinco das, luego delcumplimiento de la actividad para la cual se otorg.Para legalizar el avance se tendrn en cuenta lossiguientes puntos:

* Los soportes presentados deben cumplir con loexpuesto en Requisitos para el pago con relacina las facturas.


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* Los soportes de legalizacin y/o el cuadro resumen,deben presentar el visto bueno del Supervisor delavance y/o el Responsable institucional.

* Todos los soportes presentados deben estar anombre de la Organizac in de EstadosIberoamericanos OEI.

3.3.4 Viticos: suma global con la cual el funcionarioo el consultor debe cubrir los costos necesariospara el pago del alojamiento, comida y gastosde transporte dentro del lugar de la misin, enel desarrollo de actividades previstas en el Con-venio suscrito con la OEI.

La OEI verificar el cumplimiento de los puntosanteriores; de no ser as, se considerar que elavance no ha sido legalizado y, en consecuencia,no se podrn tramitar nuevas solicitudes por partede la Entidad. Casos especiales se considerarn enforma individual.

Si dentro del plazo aprobado para la legalizacinno se han presentado los soportes correspondientesni se han atendido los requerimientos de la OEI eneste sentido, se entender ejecutado como gasto latotalidad del avance entregado al momento de laliquidacin del Convenio.

La OEI proceder con el pago de viticos, previoel recibo de la correspondiente solicitud escritade la Entidad, (Formato N 9) con tres (3) dashbiles de anticipacin al inicio del viaje.

La Entidad podr utilizar su propia tabla deviticos o la de la OEI, en cuanto a montos, parael desplazamiento del personal. La opcin quese seleccione se mantendr durante la vigenciadel Convenio.

Los viticos pueden ser pagados en pesos o endlares, segn se trate de un viaje nacional o


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internacional. Si se trata de los ltimos, stos seentregarn directamente en la Tesorera de la OEI.

3.3.5 Pasajes areos: el pago por concepto de comprade tiquetes areos se puede realizar por uno delos siguientes procedimientos:

* La Entidad har la solicitud escrita a la OEI(Formato N 10 ) y sta la tramita con laAgencia de Viajes corporativa y efectuar elpago a la misma, utilizando como documentode soporte dicha solicitud junto con la facturaemitida por la Agencia de viajes o,

* La Entidad adquiere directamente el tiqueteareo y la OEI realiza el pago a la Agencia deViajes indicada, una vez recibida de laEnt idad la so l ic i tud de pago d irecto ,acompaada de la factura correspondiente.

Todos los tiquetes areos deben solicitarse en latarifa ms econmica y por la ruta ms directa.

Si despus de recibido el pasaje y/o los viticos,el viaje no se realiza, la Entidad es responsablede la devolucin por parte del personal de lorecibido, en un plazo no mayor a 5 das hbiles,para lo cual debe hacer llegar a la OEI copia dela consignacin correspondiente junto con eltiquete no utilizado, siempre y cuando ste hayasido adquirido por la OEI, para que sta gestioneante la aerolnea, la devolucin correspondiente.Si el tiquete fue adquirido directamente por laEntidad, ser su responsabilidad obtener elreintegro correspondiente; de lo contrario, semantendr como efectivo el gasto de los viticosentregados y el valor del tiquete.

Es importante tener en cuenta que los pasajesno cancelados oportunamente, si se desiste delviaje, son objeto de la aplicacin de una sancinmonetaria por parte de las aerolneas, la cualser cubierta con cargo a los recursos delConvenio.


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3.4 CONDICIONES GENERALES

3.4.1 Todos aquellos pagos que requieran para su trmitela presentacin de la correspondiente factura de ven-ta deben tener en cuenta que el contenido de la mis-ma es el siguiente:

* Razn social y NIT del vendedor.* Nmero consecutivo con resolucin

de autorizacin de la DIAN.* Descripcin de artculos vendidos o servicios

prestados.* Nombre o Razn Social y NIT del impresor de la

factura.Expedida a nombre de la Organizacin de EstadosIberoamericanos (NIT:860.403.137-0)

* IVA discriminado (cuando corresponda).* Fecha de expedicin.

3.4.2 Todos los documentos que soporten las solicitudesde pago deben presentarse en original y copia.


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FORMATO No 4

SOLICITUD DE PAGO DIRECTO CON CARGO AL CONVENIO

Ciudad, fecha.

Seor


Ref: Entidad

Convenio No

Lnea (si el Convenio se registra contablemente por lneas)

En ejecucin del Convenio de la referencia, celebrado entre y la OEI, solicito a

Ustedes efectuar el siguiente pago directo con cargo al Convenio,certificando que el objeto del pago fue cumplido a cabalidad.

BeneficiarioDocumento de identificacin.cc

DireccinCiudad

Concepto del pagoMonto a pagar

Informacin para pagos al contratista (si aplica): entidad bancaria, tipode cuenta (corriente o de ahorros), sucursal, nmero de cuenta, ciudad.Soportes que se anexan (factura o cuenta de cobro, segn corresponda)

Cordialmente,

Nombre y firma Responsable Institucional

Cargo.

Anexo: Relacin de Soportes.

Tel:


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FORMATO No 5.

CERTIFICACIN DE CUMPLIMIENTO

Nombre de la Entidad.

Hace constar:

Que ident i f icado (a) conCdula de Ciudadana No de

, cumpli a cabalidad con el objetode la orden o contrato correspondiente al periodo XXXX.

En consecuencia, autoriza cancelarle la suma de $ (nmerosy letras) con cargo al Convenio (Entidad No. ), a los xx das del mes de

Cordialmente,

Nombre y firma Supervisor / Interventor

Cargo.

Ciudad y fecha


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FORMATO No 6

CUENTA DE COBRO

LA ORGANIZACIN DE ESTADOS IBEROAMERICANOS - OEI

Debe a:

identificado (a) con Cdula de CiudadanaNo de ,la suma de: (valor en letras y nmeros), por concepto de

.

Atentamente,

Firma del Contratista

Direccin Tel:

Ciudad

Ciudad y fecha


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FORMATO No 7

SOLICITUD DE AVANCE DE RECURSOS

Ciudad, fecha.

Seor


Ref: Entidad Convenio No Lnea (si el Convenio se registra


Por medio de la presente solicito un avance de recursos,de conformidad con la siguiente informacin:

Beneficiario. Documento de identificacin. Condicin del funcionario: Funcionario de Planta Contratista Direccin Tel: Ciudad Objeto del avance Valor Fecha de legalizacin: Si dentro del plazo aprobado para la legalizacin no se

han presentado los soportes correspondientes y no se han atendido losrequerimientos de la OEI en este sentido, se entender ejecutado el gasto con lapresente solicitud, en el momento de la liquidacin del Convenio.

Soportes anexos. Supervisor (persona autorizada para avalar la legalizacin); usualmente es el mismo Responsable Institucional.

Nombre y firma Responsable Institucional

Cargo.


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FORMATO No 8

SOLICITUD AL CONTRATISTA (O FUNCIONARIO DE PLANTA SEGN EL CASO) DE LA CONSTITUCIN DE LA PLIZA DE BUEN MANEJO

Y CORRECTA INVERSIN DE ANTICIPO

Ciudad y fecha

Seor(a)XXXXXXXXXXXXX

Bogot, D.C.

La OEI, con cargo al Convenio No. xxxxx de (la Entidad) y de conformidadcon la solicitud de (Responsable Institucional), le entregar la suma de (valoren letras y nmeros), en calidad de avance, para que Usted proceda aefectuar (el motivo expuesto en la solicitud, por el Responsable Institucional).

Para lo anterior, Usted deber constituir pliza de buen manejo y correctainversin del anticipo a favor de la OEI -en formato de entidades particulares-, en una compaa de seguros legalmente establecida en Colombia,equivalente al ciento por ciento (100%) del valor del mismo y con una vigenciade tres (3) meses; o presentar la pliza de manejo global de la Entidad,debidamente avalada por el Responsable Institucional.

El avance que se le entrega a Usted, debe ser legalizado una vez se realicenlas actividades objeto del mismo. Si no es legalizado oportunamente, la OEIse abstendr de tramitar nuevas solicitudes de avance e iniciar el trmitepara hacer efectiva la pliza.

Atentamente,

Nombre y firma Gestor OEI

Acepto,

Nombre y firma del responsable del avanceDireccin:Telfono:

c.c. Responsable Institucional de la Entidad solicitante


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FORMATO No 9

SOLICITUD DE VITICOS

Ciudad, fecha.

Seor


Ref: Entidad Convenio No Lnea (si el Convenio se registra


En e jecuc in de l Convenio de la re ferenc ia ce lebrado ent re y la OEI, solicito a Ustedes efectuar el

siguiente pago por concepto de viticos.

Beneficiario. Documento de identificacin. Objeto del viaje Destino del viaje. Fechas del viaje Valor a pagar Moneda del pago Forma de pago: consignacin cheque No. cuenta .Ahorros Corriente Banco Sucursal Ciudad

Cordialmente,

Firma Responsable Institucional.Cargo


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FORMATO No 10

SOLICITUD DE TIQUETES

Ref: Entidad

Convenio No

Lnea (si el Convenio se registra contablemente por lneas)

Fecha de la solicitud

Nombre del consultor o funcionario

Cdula de Ciudadana N

Objeto del viaje

Ruta de viaje

Fecha de salida Hora

Fecha de regreso Hora

Telfono de contacto

Situar el pasaje: Si No

Datos para situar el pasaje:Nombre de la agencia de viajes

Aeropuerto

Ciudad

Cordialmente,

Firma Responsable Institucional Cargo


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E J E C U C I NDE PAGOS

4.1 OBJETOSuministrar informacin de las di ferentesopciones de pago que puede ofrecer la OEI,utilizando la amplia red de cubrimiento nacionale internacional de los bancos con los cuales setrabaja.

4.2 ALCANCE

La presente norma se debe apl icar parasuministrar instrucciones a la OEI al momentode hacer una solicitud de pago, en cuanto a laforma de pago deseada.

4.3 CUBRIMIENTO

Con la red de los bancos con los cuales trabaja laOEI se cubre la totalidad del territorio nacional einternacional.


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4.4 FORMAS DE PAGO

4.4.1 Transferencias electrnicas: Son abonos a cuentas deahorros o corrientes, de personas naturales o jurdicasen entidades financieras afiliadas al sistema ACH .

La informacin necesaria para efectuar este tipo de pago es:* Nmero de cuenta del primer beneficiario

* Nombre del titular de la cuenta

* Nmero del documento de identificacin del beneficiario(debe ser el mismo de apertura de la cuenta)

* Nombre de la entidad financiera

* Tipo de cuenta (ahorros o corriente)

4.4.2 Giros: son pagos en pesos colombianos a personasnaturales o jurdicas que no dispongan de cuenta deahorro o corriente y que se reclaman a travs de ven-tanilla en los bancos del territorio nacional.

Los requisitos para enviar un giro a travs de estasentidades son:* Nombre del primer beneficiario (nicamente)

* Nmero de cdula o documento de identificacin

* Ciudad o municipio de destino (siempre debe existireste dato)

Los bancos que permiten la realizacin de estamodalidad descuentan una suma al beneficiario, almomento de efectuar el pago, por concepto decomisin de giro, segn las tablas que para tal fintiene cada uno de ellos.

4.4.3 Transferencias en dlares: se podrn realizar trans-ferencias en dlares a una cuenta en el exterior slo


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cuando as se haya definido la forma de pago en el docu-mento contractual.

La in formacin necesar ia para e fectuar unatransferencia en dlares es:

* Nombre del beneficiario

* Nombre del banco

* Cdigo bancario

* Cdigo swift

* ABA

* Nmero de cuenta

* Tipo de cuenta

* Valor

* Ciudad

* Pas

4.5 TIEMPOS ESTIMADOS

A partir del recibo de la solicitud de pago, el nmero de das hbilesindicados corresponde al tiempo mximo estimado por tipo depago, sujetos a la exactitud de la informacin suministrada por elcontratista o proveedor.

4.5.1 Transferencia electrnica: 3 das

4.5.2 Giros: 5 das

4.5.3 Transferencia en dlares: 10 das.


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I N F O R M E SFINANCIEROS

5.1 OBJETOPresentar de una manera consolidada los gastosefectuados y los compromisos adquiridos dentro de losConvenios, de tal manera que se pueda conocer ladisponibilidad de recursos de una manera oportuna.Estos constituyen una fuente de consulta y verificacinde la informacin contable relacionada con el Convenio.

5.2 ALCANCELos informes financieros se elaborarn por solicitudexpresa de la Entidad en los primeros 15 das del messiguiente al que se escoja como fecha de corte. Para suverificacin irn acompaados de los correspondientessoportes ; en caso de requer irse a justes omodi f icac iones, deben ser so l ic i tadas por e lResponsable Institucional de la Entidad, a la brevedadposible.

5.3 CLASES DE INFORMES

Gastos reales: cuyo contenido ser la relacin de pagosefectivamente realizados en el perodo de cobertura.

Compromisos: cuyo contenido ser la relacin de pagosque estn pendientes de pago en prximas fechas, peroque ya implican un compromiso financiero por parte de laEntidad.

Consolidado: cuyo contenido lo constituyen el presupuestoinicial, los gastos reales, los compromisos y ladisponibilidad de recursos.

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