GUÍA REFERENCIAL MUNICIPAL DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE 20.001 A 1.000.000 Bs.

GUÍA REFERENCIAL MUNICIPAL DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE 20.001 A 1.000.000 Bs.

Participó en la construcción:– Grover Alvarez

Participó en la revisión:– Ludmila Santa Cruz

Edición:– Isabel Mercado

Este documento se imprimió con el apoyo técnico y financiero de AOS PADEM

© PADEM 2012

Esta publicación es propiedad del Programa de Apoyo a la Democracia Municipal. Se autoriza su reproducción, total o parcial, a condición de citar la fuente y la propiedad.

Impreso en Bolivia

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1. INTRODUCCIÓN 5

2. PREPARACIÓN 7

2.1. Perfiles de Proyecto 72.2. Estudios a diseño final 82.3. Planos Tipo 132.4. Especificaciones técnicas 142.5. Precios Unitarios 15

3. EVALUACIÓN DEL PROYECTO 15

3.1. Planillas parametrizadas 17

4. INSCRIPCIÓN PRESUPUESTARIA 17

4.1. Asignación de recursos al proyecto 184.2. Registro del proyecto en el SISIN-WEB 194.3. Elaboración del anteproyecto de presupuesto de inversión pública municipal 194.4. Modificaciones presupuestarias. 19

5. CONTRATACIÓN 20

5.1. Actividades previas 215.2. Evaluación y Adjudicación 245.3. Suscripción de Contrato 25

6. EJECUCIÓN 25

6.1. Inicio de obra 266.2. Boletas y Pólizas de garantía 266.3. Libro de Órdenes de Trabajo 306.4. Cronograma 316.5. Cómputos Métricos 326.6. Planillas de Avance de Obra o Certificados de Avance de Obra 336.7. Ampliaciones de Plazo 346.8. Rutinas de supervisión de obras 366.9. Informes del Supervisor 376.10. Informes del fiscal municipal 386.11. Modificaciones al Contrato 386.12. Recepción provisional 406.13. Recepción definitiva 416.14. Multas 43


Contenidos

7. CIERRE DE PROYECTO 44

8. ANEXOS (CD ADJUNTO)

ANEXO 1 Guías de perfiles del VIPFE

ANEXO 2 Guías de perfiles de FPS

ANEXO 3 Reglamento básico de preinversión

ANEXO 4 Guías para la elaboración de proyectos a diseño final del FPS

ANEXO 5 Guía técnica de diseño de proyectos de agua potable para poblacionesmenores a 10.000 habitantes

ANEXO 6 Guía para la elaboración de proyectos de riego menores

ANEXO 7 Planos tipo elaborados para el sector salud, educación, saneamiento básico

ANEXO 8 Especificaciones técnicas de proyectos de agua potable y saneamiento básicopara poblaciones menores a 10.000 habitantes

ANEXO 9 Precios unitarios del Viceministerio de Vivienda

ANEXO 10 Precios unitarios del Gobierno Municipal de La Paz

ANEXO 11 Proceso de formulación presupuestaria

ANEXO 12 Procedimiento de registro de proyectos en el SISIN-WEB

ANEXO 13 Procedimiento de modificaciones presupuestarias

ANEXO 14 Decreto Supremo Nº 181 Contrataciones del Estado

ANEXO 15 Modelo de acta de inicio de obra

ANEXO 16 Modelo de acta de recepción provisional con y sin observaciones

ANEXO 17 Modelo de acta de recepción definitiva

ANEXO 18 Principales actores del ciclo del proyecto

USO INTERNO DE LAS AMDEs

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1. INTRODUCCIÓN

La presente Guía tiene la finalidad de apoyar a los gobiernos autónomosmunicipales en la ejecución de proyectos de inversión con montos entre20.000 y 1.000.000 de bolivianos, tomando en cuenta la normativaexistente en Bolivia.

Los proyectos de este rango concentran una gran parte de la inversiónmunicipal. En su mayoría son financiados con recursos municipales ycontratados bajo la modalidad de apoyo a la producción y empleo de lanorma boliviana de adquisiciones1.

La ejecución de proyectos se entiende como una secuencia deactividades relacionadas entre sí, destinadas a lograr un objetivo, en untiempo determinado con un conjunto definido de recursos, en base a unproceso denominado ciclo del proyecto, independientemente del temaa que se refiera, a la duración del proceso y a los actores que intervienenen el mismo.

Los proyectos municipales atraviesan por varias etapas desde lapreparación, evaluación, inscripción, contratación hasta la ejecución. Encada una de las etapas se producen documentos inherentes al proyecto.La elaboración de estos en las distintas etapas está normada y son deaplicación obligatoria; en las etapas que no existen normas, la presenteGuía coadyuva con ciertos instrumentos para el uso referencial. La guíaprocedimental operativa en base al ciclo del proyecto detalla cada uno


1Decreto supremo Nº 0181,Modalidad de Apoyo a laProducción y Empleo de lasNormas Básicas del Sistema deAdministración de Bienes yServicios.

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de los procesos, con los respectivos formularios e indicando si son deuso obligatorio o referencial.

CICLO DEL PROYECTO

La etapa de preparación comprende la elaboración del estudio a diseñofinal, comenzando por la elaboración del perfil y posteriormente,aplicando la guía genérica del VIPFE o las guías específicas desarrolladaspor los distintos sectores2.Para facilitar este proceso es posible utilizarinformación desarrollada por entidades y sectores nacionales referida a:planos tipo, especificaciones técnicas y precios unitarios.

La etapa de evaluación del proyecto, se realiza mediante el cálculo devarios indicadores socioeconómicos como: el valor actual neto (VAN),valor actual neto socioeconómico (VANS), costo eficiencia (CE) y valoractual neto privado (VANP). Estos pueden calcularse a través delpaquete informático desarrollado por el VIPFE denominado PlanillasParametrizadas. A partir de los resultados de los indicadores se decideejecutar, reformular o abandonar el proyecto.

La siguiente etapa consiste en inscribir el proyecto en el PresupuestoGeneral del Estado, cuando éste es aprobado por la AsambleaLegislativa, se aprueba el uso de recursos municipales. Los pasos previosa la inscripción se refieren a la priorización participativa de los proyectosa nivel local, la inscripción en el POA y presupuesto municipal y suposterior registro en el SISIN WEB.


2 Guía técnica de diseño deproyectos de agua potable parapoblaciones menores a 10.000,elaborada por el Viceministerio deAgua Potable y SaneamientosBásico. ha desarrollado la

Preparación

Contratación Inscripción

EvaluaciónEjecución

7

Siguiendo el ciclo del proyecto, una vez inscrito el proyecto se realiza lacontratación de un proveedor o contratista para la ejecución delproyecto. En proyectos de este rango el proceso de contratación debesujetarse con carácter obligatorio a las Normas Básicas del Sistema deAdministración de Bienes y Servicios y comprende varias actividadesdesde la preparación de los documentos base de contratación hasta laadjudicación y firma del contrato.

La siguiente etapa es la ejecución misma del proyecto que comienzacon el inicio de obra pasando por la recepción provisional y definitiva dela obra hasta el cierre del proyecto.

2. PREPARACIÓN

La preparación de los proyectos se inicia con la preinversión en la quese elaboran dos tipos de estudios: perfiles de proyectos y estudios adiseño final.

Los estudios de preinversión pueden ser elaborados de dos maneras:

• En forma directa por los funcionarios del municipio, cuando éstetiene la suficiente capacidad técnica.

• Mediante la contratación a profesionales externos.

En ambos casos, la preinversión debe sujetarse a las estipulacionestécnicas y operativas establecidas en las guías sectoriales, en los casosen que no hayan estas guías se debe utilizar el Reglamento Básico dePreinversión.

2.1 Perfiles de Proyecto

Los perfiles de proyectos son documentos que permiten realizaruna preselección de potenciales proyectos a apoyar, si estos sonaceptados, se pueden desarrollar los estudios a diseño final. Los


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perfiles de proyectos se elaboran en base a especificacionestécnicas elaboradas por el Viceministerio de Inversión Pública yFinanciamiento Externo (VIPFE) y el Fondo de Inversión Productivay Social (FPS).

Guías de Perfiles del VIPFEEl VIPFE ha desarrollado una serie de guías de perfiles paradistintos tipos de proyectos como: vías, salud, riego, agua,alcantarillado, mercados, educación y caminos. En el Anexo Nº 1(CD adjunto) se pueden encontrar cada uno de estos perfiles.

Guías de Perfiles del FPSEl FPS plantea un concepto básico de perfil de proyecto3:“Seentiende por perfil de proyecto una descripción del problema o lanecesidad de la demanda social. Además de definir el propósito, lapertinencia y toda la información necesaria que sustente el perfil.El perfil ayuda a asegurar que las prefecturas, municipios, ymiembros de la comunidad comprendan: sus objetivos, lasposibles implicaciones de su propuesta en términos de inversión,costos operativos, de mantenimiento y otros factores. El perfil delproyecto permitirá en primera instancia definir la pertinencia,elegibilidad y viabilidad de la idea de proyecto, antes de elaborary presentar estudios a diseño final completos o de requerirfinanciamiento para la etapa de pre inversión”.

En el Anexo Nº 2 (CD adjunto) se presentan las guías elaboradaspor el FPS para los proyectos siguientes: infraestructura educativa,salud, infraestructura de agua y saneamiento básico,infraestructura de transporte, apoyo a la producción,transformación y comercialización, y microriego.

2.2 Estudios a diseño final

Cuando los perfiles de proyectos son aceptados, es posibledesarrollar propuestas más completas como el Estudio de


3 Guía de elaboración deproyectos del FPS.

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Identificación (EI) y el Estudio Integral Técnico, Económico, Socialy Ambiental (TESA). El Reglamento Básico de Preinversión4 (RBP)es de uso y aplicación obligatoria para todas las entidades delsector público, éste establece que el EI y el TESA son los dos tiposde estudios a diseño final en la fase de preinversión. No obstanteeste reglamento, desde varias instituciones y sectores se handesarrollado reglamentos específicos en base al RBP, estasherramientas han sido aprobadas por el VIPFE. En la actualidad, secuentan con guías de proyectos a diseño final del FPS, guíassectoriales del Viceministerio de Agua Potable y SaneamientoBásico y del Viceministerio de Recursos Hídricos y Riego.

2.2.1 Estudio de Identificación (EI)

El Reglamento Básico de Preinversión aprobado por elVIPFE define el EI como: La relación problema-proyecto, através de la elaboración del diagnóstico de una situaciónobjetivo basado en indicadores y necesidades técnicas,sectoriales y beneficiarios locales; en el marco del PlanNacional de Desarrollo (PND), planes departamentales ymunicipales.

El RBP es una guía general de uso obligatorio paraproyectos cuyo monto de inversión es menor a Bs.1.000.000 (un millón de bolivianos), que se aplica en laelaboración de proyectos de preinversión donde no existenguías específicas.

El EI se concentra en el planteamiento de las alternativas desolución al problema, es un estudio incremental delproyecto; es decir, debe realizarse comparando la situaciónsin proyecto y la situación con proyecto. El contenido delEI es el siguiente:

• Diagnóstico.• Estudio de mercado.


4 Resolución Ministerial No.29/2007 de 26 de febrero de2007 que aprueba el ReglamentoBásico de Preinversión, elaboradopor el Viceministerio de InversiónPública dependiente delMinisterio de Planificación delDesarrollo.

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• Tamaño y localización.• Situación sin proyecto.• Análisis de ingeniería.• Especificaciones técnicas, administrativas y operacionales.• Ficha ambiental.• Evaluación socioeconómica.

En el Anexo Nº 3 (CD adjunto) se expone inextenso elReglamento Básico de Preinversión donde se describe elcontenido de un Estudio de Identificación.

2.2.2 Proyectos a diseño Final del FPS

Los municipios y otras entidades que deseen solicitarfinanciamiento al FPS para la ejecución de proyectos deinversión deben aplicar la Guía para Proyectos a DiseñoFinal del FPS, para determinados sectores específicos.

Según el FPS el estudio a diseño final es el resultado finalde la etapa de preinversión de un proyecto de inversiónperteneciente a un sector determinado, identificado parasatisfacer alguna demanda social. El mismo para llegar aesta etapa necesariamente cumple criterios de elegibilidady es priorizado por sobre otros proyectos, aspecto quedefine su importancia.

El objetivo principal del estudio a diseño final del FPS, escontar con criterios integrales (técnicos, sociales,económicos y ambientales) que permitan evaluar laviabilidad y factibilidad del proyecto, de tal manera quepermita tomar decisiones objetivas respecto al proyecto, afin de asignar eficientemente los recursos destinados a suinversión.

El consultor o técnico municipal procederá con laelaboración del estudio de diseño final, técnico,


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económico, social y ambiental, siendo responsable por eltrabajo establecido en el estudio. El contenido mínimo delestudio de diseño final establecido en la Guía del FPS, estáestructurado y formulado en el marco de las NormasBásicas del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP).Por lo que puede ser usada de manera opcional al Estudiode Identificación.

El alcance que se describe en la Guía del FPS tiene carácterenunciativo y no limitativo, pudiendo el consultor o técnicomunicipal ampliar y sustanciar donde y cuando loconsidere necesario, empero sin modificar el objetivoprincipal, ni la norma mencionada.

En el Anexo Nº 4 (CD adjunto) se expone la guíadesarrollada para los siguientes sectores: infraestructuraeducativa, salud, saneamiento básico, infraestructura vial ymicroriego.

2.2.3 Guía Técnica de Diseño de Proyectos de Agua Potablepara poblaciones menores a 10.000 habitantes

El Viceministerio de Agua Potable y Saneamientos Básicoha desarrollado la Guía Técnica de Diseño de Proyectos deAgua Potable para poblaciones menores a 10.000habitantes, con el objetivo de mejorar la cobertura de losservicios de agua potable en el área rural y poblacionesmenores; y direccionar las acciones necesarias para lareposición y/o ampliación de sistemas de agua existentes.

La Guía se ha elaborado tomando como base la NormaBoliviana (NB-689): Instalaciones de Agua – Diseño paraSistemas de Agua Potable y sus respectivos ReglamentosTécnicos editados en el año 2005. La guía establececriterios técnicos para el diseño de sistemas de agua


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potable para poblaciones menores a 10.000 habitantes,considerando los parámetros establecidos por la Norma yReglamentos de Diseño para Sistemas de Agua Potablevigentes.

La Guía es un instrumento de apoyo a los profesionales delsector y a los gobiernos municipales en la elaboración deestudios de preinversión para sistemas de agua potable.Contiene un conjunto de documentos técnicosdesarrollados por el PROAGUAS que incluyen: planos dediseño tipo, especificaciones técnicas y costos referencialespara sistemas de agua potable.

En el Anexo 5 (CD adjunto) se expone la guía que contienelos siguientes capítulos:

• Parámetros básicos de diseño.• Captación de agua superficial.• Captación de agua subterránea.• Captación de agua de lluvia.• Aducción de agua por gravedad.• Aducción de agua por bombeo.• Estaciones de bombeo.• Plantas potabilizadoras de agua.• Desinfección en sistemas de agua potable.• Tanques de almacenamiento de agua.• Redes de distribución.• Bombas manuales.• Válvulas, tuberías y accesorios.• Obras especiales en sistemas de agua potable.

2.2.4 Guía para la elaboración de proyectos de riegomenores

El Viceministerio de Recursos Hídricos y Riego haelaborado la Guía para la elaboración de proyectos de


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riego menores. La mayoría de estos proyectos son de bajainversión con un costo menor a un millón de bolivianos, engeneral se trata de proyectos de menor complejidad y seacepta que el estudio de evaluación defina la pertinenciade continuar o no con el EI, en base a la Ficha deIdentificación y Validación de Proyectos de Riego (FIV).

Todos los proyectos de riego, sin importar su tamaño,deben comenzar con el llenado de la ficha FIV, el cual debeser necesariamente realizado por un ingeniero civil y uningeniero agrónomo, ambos con experiencia en proyectosde riego. Sus conclusiones permitirán identificar losfactores de riesgo que amenazan al proyecto, y definir si esconveniente continuar con la siguiente etapa de losestudios.

Una vez definida con la FIV la necesidad de continuar conlos estudios a diseño final, se elabora el estudio EI, en elcaso de proyectos menores con estudios equivalentes alnivel de diseño final, y en el caso de proyectos mayores,con estudios equivalentes al nivel de factibilidad, siguiendolos alcances establecidos en las presentes guías.

En el Anexo 6 (CD adjunto) se presenta la Guía para laElaboración de Proyectos de Riego Menores que contienelo siguiente:

• Instructivo de uso de las Guías de Riego.• Ficha de Identificación y Validación de Proyectos de Riego (FIV).• Estudio de Identificación (EI) de un Proyecto de Riego Menor.• Anexos a la Guía.

2.3 Planos Tipo

Con el objeto de disminuir los costos de la preinversión, desdediferentes ministerios se han desarrollado planos tipo de proyectos


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sectoriales de uso recurrente. Estos planos facilitan el diseño deproyectos, ya que contienen dibujos elaborados en Autocad5 condetalles constructivos y algunos cuentan con los respectivoscómputos métricos. Estos, pueden ser utilizados por los gobiernosmunicipales para la elaboración de proyectos, sin embargo, sedebe tener el cuidado de adaptarlos a las condiciones propias dellugar del emplazamiento para obtener un diseño máspersonalizado.

Los sectores que tienen planos tipo son los siguientes:

• Salud.• Educación.• Agua Potable.• Saneamiento Básico.• Riego y Microriego.• Caminos Vecinales.

En el Anexo Nº 7 (CD adjunto) se exponen los planos tipoelaborados por cada sector.

2.4 Especificaciones técnicas

Las especificaciones técnicas son los documentos en los cuales sedefinen las normas, exigencias y procedimientos a ser empleados yaplicados en todos los trabajos de construcción de obras.

En nuestro país sólo el Viceministerio de Agua Potable ySaneamiento Básico ha publicado el documento “EspecificacionesTécnicas de Proyectos de Agua Potable y Saneamiento Básico paraPoblaciones Menores a 10.000 habitantes”. Este documentopuede facilitar y mejorar la calidad de los proyectos depreinversión e inversión del sector apoyando el trabajo de losmunicipios.


5 Programa informático paraelaboración de dibujos deingeniería

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El contenido de este documento es el siguiente: • Descripción de los materiales primarios.• Actividades comunes.• Especificaciones técnicas de saneamiento y alcantarillado.• Especificaciones de agua potable .• Glosario de términos.

En el Anexo Nº 8 (CD adjunto) se puede ver este documento.

2.5 Precios Unitarios

Una manera de calcular los costos de las obras es a través de losprecios unitarios. Estos establecen el costo por unidad de cada unade las actividades que se ejecutarán en la obras. Al multiplicar estosprecios unitarios por las cantidades de las actividades se obtendrá elimporte total de la actividad. La suma de los importes de todas lasactividades nos da el presupuesto de la obra que se quiere analizar.

Los precios unitarios descomponen el precio total en sus diferentescomponentes: materiales, equipos, mano de obra, costosindirectos, utilidad e impuestos. Los precios unitarios seacostumbran a presentar en planillas especialmente diseñadas parael efecto.

Dos instituciones públicas tienen precios unitarios, elViceministerio de Vivienda y el Gobierno Municipal de La Paz.Ambos documentos pueden ser útiles como referencia para laelaboración de proyectos de inversión municipal, estos seencuentran en el Anexo Nº 9 y Anexo Nº 10 (CD adjunto).

3. EVALUACIÓN DEL PROYECTO

La evaluación de proyectos con monto entre 20.000 y 1.000.000 debolivianos se debe realizar mediante indicadores socioeconómicos6:


6 Reglamento Básico dePreinversión del VIPFE, CapítuloIV: Criterios para la toma dedecisiones.

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valor actual neto socioeconómico (VANS), costo eficiencia (CE) y valoractual neto privado (VANP).

• El VANS representa la equivalencia presente de los beneficios netosfuturos y presentes de un proyecto expresado a precios cuenta deeficiencia. Si el VANS es positivo, el proyecto es rentable y genera unaumento en la riqueza de la sociedad por lo que se recomienda suejecución; cuando el VANS es negativo, el proyecto no es rentable loque implica una pérdida en la riqueza de la sociedad y no serecomienda su ejecución. Cuando el VANS es igual a cero, se gana elcosto de oportunidad de los recursos y, por tanto, el proyecto puederealizarse.

• El CE representa el costo promedio por unidad de beneficio de unaalternativa. Expresa los costos de un equivalente anual, quedistribuye las salidas de efectivo uniformes en el flujo de caja, porunidad de servicio, producto y/o beneficiarios.

Si los beneficios de los proyectos no pueden ser cuantificados y/ovalorados, se establecerá el indicador CE, en tal caso, se elegirá laopción que tenga el CE comprendido en el rango establecido por losParámetros Costo Eficiencia (PCE).

• El VANP representa la equivalencia presente de los ingresos netosfuturos y presentes de un proyecto expresados a precios de mercado.Una vez determinada la conveniencia socioeconómica de ejecutar elproyecto según lo establecido por el Reglamento Básico dePreinversión (artículos 15 y 16), la decisión debe complementarsecon la determinación de la sostenibilidad operativa del mismo, quemide la capacidad del proyecto basada en el VANP:

– Cuando el VANP del proyecto es mayor o igual a cero, serecomendará la ejecución del mismo y su licitación al sectorprivado.


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– Cuando el VANP del proyecto es negativo, pero la diferencia delvalor actualizado de los beneficios y costos de operación esmayor que cero, se subsidiará la inversión.

3.1 Planillas parametrizadas

Los indicadores socioeconómicos para la evaluación de unproyecto pueden calcularse mediante el uso de las PlanillasParametrizadas.

Las Planillas Parametrizadas Sectoriales son un complemento a lasMetodologías Sectoriales de Preparación y Evaluación deProyectos desarrolladas por el VIPFE con la finalidad de apoyar lapreparación y ejecución de proyectos de inversión pública.

Las planillas son libros de Excel con macro funciones para lageneración de indicadores de evaluación. Este archivo se dividenen ocho hojas que son las siguientes: preparación, alternativas,evaluación privada, evaluación socioeconómica, indicadores,análisis de sensibilidad, financiamiento, finalmente, conclusiones yrecomendaciones. Luego de hacer correr las planillasparametrizadas se obtiene como resultado una batería deindicadores de evaluación en dos categorías: los indicadores decosto y rentabilidad (VANS, VANP); y, los Indicadores costoeficiencia (CE).

4. INSCRIPCIÓN PRESUPUESTARIA

Cuando el proyecto de inversión evaluado es aprobado, debe continuarcon el proceso de formulación del presupuesto de inversión públicamunicipal: con la asignación de recursos en el POA municipal; el registrodel proyecto en el SISIN WEB; la inscripción en el presupuesto deinversión pública municipal con aprobación del Concejo Municipal; laemisión del dictamen por parte del Alcalde que aprueba el proyecto en


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el SISIN –WEB y lo remite al VIPFE para su incorporación en elanteproyecto del presupuesto general del Estado. En el Anexo Nº 11(CD adjunto) se detalla el proceso de formulación presupuestaria.

4.1 Asignación de recursos al proyecto

De acuerdo al Plan de Desarrollo Municipal (PDM) y la priorizaciónrealizada por la población del municipio en los espacios departicipación, se seleccionan los proyectos de inversión pública queserán inscritos en el POA municipal. Los montos de los proyectosya deben estar previamente calculados de acuerdo a las Guías deproyectos mencionadas anteriormente.

Si el GAM no elaboró previamente el proyecto, se puede hacer unaestimación de su costo. Sin embargo, existe el riesgo de que elmonto estimado sea mayor o menor al monto real para ejecutar laobra. Si el monto estimado es menor, se tiene que realizar unamodificación presupuestaria para asignar mayores recursos de otroproyecto municipal, este trámite presupuestario conlleva untiempo que puede retrasar el inicio de la obra. Si es mayor, elrecurso en exceso debe ser asignado a otro proyecto. Si este últimotrámite no se realiza disminuye la ejecución presupuestaria anualdel municipio en base a su programación inicial.


Fuente: VIPFE

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4.2 Registro del proyecto en el SISIN-WEB

En el Sistema Nacional de Inversión Pública se establece que elReglamento Básico de Operaciones del SISIN-WEB es de uso yaplicación obligatoria para todas las entidades del sector público.Por ello, todos los proyectos deben ser registrados en este sistema.El procedimiento y forma de registro de proyectos en el SISIN-WEB se explica en el Anexo Nº 12 (CD adjunto).

4.3 Elaboración del anteproyecto de presupuesto de inversiónpública municipal

La elaboración del presupuesto de inversión pública municipal seelabora una vez al año. El proceso comienza en el mes de julio delaño anterior, a partir del proceso municipal de planificaciónparticipativa. La MAE elabora el presupuesto municipal que espuesto a consideración del Concejo Municipal para su aprobación.Una vez aprobado, se emite el Dictamen en el formulario del SISINWEB y se remite al VIPFE para su incorporación en el presupuestode inversión pública del presupuesto general del Estado (PGE), elmismo que es consolidado y enviado a la Asamblea Legislativa parasu aprobación mediante Ley.

Una vez que el PGE es aprobado los gobiernos autónomosmunicipales pueden ejecutar los proyectos que estén inscritos eneste presupuesto. Si durante la gestión existe la necesidad deejecutar un proyecto nuevo, este debe ser inscrito en el SISIN –WEB, luego se deberá realizar una modificación presupuestariapara asignarle recursos y pueda ser ejecutado.

4.4 Modificaciones presupuestarias.

Como se señaló arriba, si durante la gestión se demandan nuevosproyectos o se modifica el presupuesto de los que se encuentraninscritos en el PGE, se deben realizar modificaciones


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presupuestarias7 para asignar recursos a estos nuevos proyectos opara modificar el presupuesto de los que se encuentran inscritos enel PGE.

Existen dos tipos de modificaciones presupuestarias. Las quemodifican el PGE y las que no modifican el PGE. Las primeras songeneralmente para inscribir un presupuesto adicional para lasentidades públicas y las normas de aprobación varían desde laaprobación de una Ley hasta una Resolución Ministerial delMinisterio de Economía y Finanzas Públicas.

Las segundas, a su vez, se dividen en dos tipos: modificacionesintrainstitucionales donde los traspasos, incrementos, omodificaciones se realizan al interior de la entidad pública, estasson de varios tipos y la norma de aprobación puede variar desdeuna Ley hasta una resolución de la máxima instancia resolutiva dela entidad. El segundo tipo son la interinstitucionales donde lostraspasos y transferencias se realizan entre entidades públicas (porejemplo proyectos que son cofinanciados por dos municipios y sedelega a uno de ellos la ejecución) son aprobados medianteDecretos Supremos hasta la firma de convenios entre las dosentidades.

En el Anexo Nº 13 (CD adjunto) se puede ver un detalle de losprocedimientos para realizar las modificaciones presupuestarias deinversión pública.

5. CONTRATACIÓN

Los proyectos que tienen un costo referencial entre 20.000 y1.000.000 de bolivianos deben ser contratados mediante lasNormas Básicas del Sistema de Administración de Bienes yServicios8, en la modalidad Apoyo Nacional a la Producción yEmpleo (ANPE), en el Anexo Nº 14 (CD adjunto) se expone dichanorma.


7Decreto Supremo Nº29881 de 7de enero de 2009 aprueba elReglamento de ModificacionesPresupuestarias; y Ley 2042 deAdministración Presupuestaria,Art. 4° establece que laasignación presupuestaria degasto aprobada por Leyconstituye límite máximo degasto. Toda modificaciónpresupuestaria dentro de estoslímites deberá efectuarse segúnReglamento.

8Decreto Supremo Nº 0181 de 28de junio de 2009.

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A continuación se describen las principales actividades de estaetapa del ciclo del proyecto9, así como de los actores queparticipan en cada una de ellas.

5.1. Actividades Previas

Son aquellas acciones que se realizan antes de que se publique elproceso de contratación, y que deben ser realizadas pordeterminados actores del proceso:

• La máxima autoridad ejecutiva (MAE)

Es necesario resaltar que la MAE de cada entidad pública esresponsable de todos los procesos de contratación desde su iniciohasta su conclusión. Como actividades previas debe designar odelegar mediante resolución expresa al responsable del proceso decontratación de apoyo nacional a la producción y empleo (RPA).

• La unidad solicitante

La unidad de solicita la contratación debe:

1. Calcular el precio referencial (PR) incluyendo todos los costos ytributos que incidan en el costo total. Este PR debe contar conla información de respaldo, y su antigüedad no debe ser mayora cuatro meses. Este precio se pública posteriormente en el DBC.

2. Elaborar las especificaciones técnicas o términos de referencia.


9 Para mayor informaciónconsultar el documento del CentroNacional de Capacitación de laContraloría General del Estado, Elproceso de contratación de bienesy servicios del EstadoPlurinacional.

Actividadesprevias

Publicación dela convocatoria

Evaluación yadjuficación

ContratoActividadesprevias

opcionales

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3. Definir el método de selección y adjudicación.

4. Verificar si se tiene saldo presupuestario suficiente, además si elproyecto está inscrito en el POA y PAC.

5. Solicitar la contratación del bien o servicio.

6. Diseño de la construcción debidamente aprobado y autorizado,con planos de construcción.

7. Cumplimiento de la regulación ambiental.

8. Derecho propietario del terreno donde se va a construir anombre de la municipalidad.

• La unidad administrativa

Esta unidad debe realizar las siguientes actividades:

1. Realizar todos los actos administrativos del proceso decontratación y velar por el cumplimiento de las condiciones yplazos establecidos.

2. Elaborar el Documento Base de Contratación (DBC)incorporando las especificaciones técnicas o términos dereferencia. Para la modalidad ANPE se tienen varios modelos deDBC10 de aplicación obligatoria, para la contratación de bienes,obras, servicios generales, servicios de consultoría, seguros ymedicamentos.

3. Emitir la certificación presupuestaria.


10Resoluciones Ministeriales N° 262de 15/07/09 y N° 347 de 07/09/09de Ministerio de Economía yFinanzas Públicas, aprueban losmodelos de documentos base decontratación.

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• El responsable del proceso de contratación de apoyo nacional ala producción y empleo (RPA)

El RPA debe realizar las siguientes actividades:

4. Verificar que la solicitud de contratación se encuentre inscrita enel POA y en el PAC y verificar la certificación presupuestaria.

5. Aprobar el DBC y autorizar el inicio de la contratación.

6. Designar al responsable de evaluación o a los integrantes de lacomisión de calificación, y rechazar o aceptar las excusaspresentadas.

• Publicación de la convocatoria

El proceso de contratación debe ser publicado en la Mesa de Partesy en el Sistema de Contrataciones Estatales (SICOES). Todapublicación que se realice en el SICOES (como el DBC) se constituyeen la documentación oficial del proceso de contratación.

Opcionalmente, para mayor trasparencia, se puede publicar en otrosmedios de comunicación alternativos de carácter público, tales comoferias de contrataciones estatales, radioemisoras, canales detelevisión, medios de prensa escrito y otros.

• Actividades opcionales previas a la presentación de propuestas

Para la modalidad ANPE las siguientes son actividades previasopcionales a la presentación de propuestas:

1. Consultas escritas.

2. Inspección previa.


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3. Reunión informativa de aclaración.

4. Preparar, si corresponde, una aclaración a las especificacionestécnicas o términos de referencia.

5.2. Evaluación y Adjudicación

La comisión de calificación tiene que realizar las siguientesactividades en el proceso de la evaluación y adjudicación:

1. Cierre y recepción de propuestas.

2. Apertura pública y lectura de precios ofertados.

3. Evaluación en acto continúo de las propuestas presentadas.

4. Convocatoria a todos los proponentes, cuando se requiera laaclaración de una o más propuestas.

5. Elaboración del informe de evaluación y recomendación deadjudicación o declaratoria desierta.

6. Notificación.

Para la evaluación de las propuestas, se pueden aplicar los siguientesmétodos de selección y adjudicación: calidad, propuesta técnica ycosto; calidad; presupuesto fijo; menor costo; y precio evaluado másbajo.

5.3. Suscripción de Contrato11

La Unidad Jurídica tiene que realizar las siguientes actividades:

1. Elaborar los contratos para los procesos de contratación.


11Ley 2028 de Municipalidades,artículo 12 numeral 11.

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2. Firmar o visar el contrato de forma previa a su suscripción, comoresponsable de su elaboración.

3. Revisar la legalidad de la documentación presentada por elproponente adjudicado para la suscripción del contrato.

6. EJECUCIÓN

La fase de ejecución de la obra es el proceso clave del ciclo deproyectos; ésta se inicia cuando ya se han contratado los servicios deuna empresa constructora y, además, ya se tiene contratado lasupervisión de la obra. Comprende el periodo de tiempo desde el iniciohasta la recepción definitiva de la obra, este período también se conocecomo de ejecución física de la obra. En este lapso de tiempo tienen lugarlas planillas de avance de obra, también pueden surgir las ampliacionesde plazo, ordenes de trabajo, ordenes de cambio y contratosmodificatorios.

En forma simplificada se puede ver en el siguiente gráfico la etapa deejecución.

Las fases que se describen a continuación parten del modelo delDocumento Base de Contratación para la contratación de obras concostos mayores a un millón de bolivianos (licitación pública), el queincluye el modelo de Contrato de Obra. Se utiliza esta herramientaporque contempla todas las etapas del ciclo del proyecto. De igual


Contrato de ejecución

de obra

Inicio deobra

Plazo de ejecución de obra

Ejecución de obra Recepción

Recepciónprovisional

Recepcióndefinitiva

Cierre deproyecto

Ejecución

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manera, se utiliza el Manual de Supervisión y Fiscalización de Obras deInfraestructura del FPS, para complementar los conceptos de cadafase.

6.1 Inicio de obra

Es el momento en el que se inicia la construcción física de la obra;comienza con la firma del Acta de Inicio u Orden de Proceder, in situ.Este documento respalda la fecha de inicio oficial de obra y a partir deesta, se controla el plazo contractual establecido hasta la recepciónprovisional de la obras.

Una vez suscrito el contrato, se convoca a una reunión en la queparticipan: el fiscal de obra, el supervisor de obra, el director o residentede obra y el representante social del Comité de Construcción, paraelaborar y suscribir el Acta de Inicio, que llevará la fecha y hora de lareunión convocada.

En el Anexo Nº15 (CD adjunto) se expone un ejemplo de Acta de Iniciode obra elaborado por el FPS.

6.2 Boletas y Pólizas de garantía

La normativa vigente de contrataciones12 establece los tipos degarantías que deben ser renovables, irrevocables y de ejecucióninmediata. Para los contratos hasta un millón de bolivianos lanorma establece que el proponente debe decidir el tipo degarantía a presentar:

• Boleta de garantía: emitida por cualquier entidad de intermediaciónfinanciera bancaria o no bancaria, regulada y autorizada por lainstancia competente.

• Boleta de garantía a primer requerimiento: emitida por una entidadde intermediación financiera bancaria o no bancaria, regulada yautorizada por la instancia competente.


12Decreto Supremo 0181.

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• Póliza de seguro de caución a primer requerimiento: emitida por unaempresa aseguradora, regulada y autorizada por la instanciacompetente.

Las garantías según el objeto pueden ser:

6.2.1 Garantía de seriedad de propuestaTiene por objeto garantizar que los proponentes participende buena fe y con la intención de culminar el proceso. Seconstituye por un monto equivalente al uno por ciento(1%) de la propuesta económica del proponente; paraservicios de consultoría se constituye por el cero puntocinco por ciento (0.5%). La vigencia de esta garantía debeser mayor en treinta (30) días calendario al plazo de validezde la propuesta establecida en el DBC.

La garantía de seriedad de propuesta se devuelve alproponente adjudicado contra entrega de la Garantía deCumplimiento de Contrato, y a los proponentes noadjudicados con anterioridad a su vencimiento, siempreque no haya sido objeto de ejecución por parte de laentidad convocante.

En el caso de la modalidad ANPE, cuando la entidad lorequiera podrá solicitar la presentación de la Garantía deSeriedad de Propuesta, sólo para contrataciones con precioreferencial mayor a Bs200.000.- (doscientos Mil 00/100Bolivianos).

Para la contratación directa de bienes y servicios prestadospor empresas públicas, empresas públicas nacionalesestratégicas, empresas con participación estatalmayoritaria y la contratación por excepción de entidadespúblicas13, no se requerirá la presentación de la Garantía deSeriedad de Propuesta.


13Normas Básicas del Sistema deAdministración de Bienes yServicios, artículo 65 incisos g) y h).

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6.2.2 Garantía de cumplimiento de contratoTiene por objeto garantizar la conclusión y entrega delobjeto del contrato, y se constituye por un montoequivalente al siete por ciento (7%) del monto delcontrato. En la modalidad ANPE, cuando se programanpagos parciales, en sustitución de la Garantía deCumplimiento de Contrato, se podrá prever una retencióndel siete por ciento (7%) de cada pago.

En contrataciones hasta un millón de bolivianos, las microy pequeñas empresas, asociaciones de pequeñosproductores urbanos y rurales y organizacioneseconómicas campesinas presentarán esta garantía por unmonto equivalente al tres y medio por ciento (3.5%) delvalor del contrato o se hará una retención del tres y mediopor ciento (3.5%) correspondiente a cada pago cuando setengan previstos pagos parciales.

Para la contratación directa de bienes y servicios prestadospor empresas públicas, empresas públicas nacionalesestratégicas, empresas con participación estatalmayoritaria y la contratación por excepción de entidadespúblicas14, en reemplazo de la garantía de cumplimiento decontrato, la entidad contratante deberá efectuar unaretención del siete por ciento (7%) de cada pago.

La vigencia de la garantía será computable a partir de lafirma del contrato hasta la recepción definitiva del bien,obra, servicio general o servicio de consultoría. Estagarantía o la retención, será devuelta al contratista una vezque se cuente con la conformidad de la recepcióndefinitiva.


14Normas Básicas del Sistema deAdministración de Bienes yServicios, artículo 65 incisos g) y h).

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6.2.3 Garantía adicional a la garantía de cumplimiento decontrato de obrasEl proponente adjudicado, cuya propuesta económica estépor debajo del ochenta y cinco por ciento (85%) del precioreferencial, deberá presentar una Garantía Adicional a la deCumplimiento de Contrato, equivalente a la diferenciaentre el ochenta y cinco por ciento (85%) del precioreferencial y el valor de su propuesta económica.

EL contratista, tiene la obligación de mantener actualizadala Garantía de Cumplimiento de Contrato cuantas veces lorequiera el supervisor, por razones justificadas, quienllevará el control directo de vigencia de la misma en cuantoal monto y plazo, a efectos de requerir su ampliación alcontratista, o solicitar a la entidad su ejecución.

6.2.4 Garantía de correcta inversión de anticipoTiene por objeto garantizar la devolución del montoentregado al proponente por concepto de anticipo inicial.Se constituye por un monto equivalente al cien por ciento(100%) del anticipo otorgado y deberá tener una vigenciamínima de noventa (90) días calendario, computables apartir de la entrega del anticipo, debiendo ser renovadamientras no se deduzca el monto total. Conforme elcontratista reponga el monto del anticipo otorgado, sepodrá reajustar la garantía en la misma proporción.

A solo requerimiento del gobierno municipal, el importe delas garantías citadas anteriormente serán ejecutadas encaso de incumplimiento contractual incurrido por elcontratista, sin necesidad de ningún trámite o acciónjudicial.

Cuando se proceda a la Recepción Definitiva de la obradentro del plazo contractual y en forma satisfactoria, hecho


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que se hará constar en el acta correspondiente, suscrita porlas partes contratantes, las garantías serán devueltasdespués de la Liquidación del Contrato, juntamente con elCertificado de Cumplimiento de Contrato.

La garantía de Cumplimiento de Contrato, GarantíaAdicional a la Garantía de Cumplimiento de Contrato y deCorrecta Inversión de Anticipo, estarán bajo custodia de laUnidad Administrativa del gobierno municipal hecho queno exime la responsabilidad del supervisor.

6.3 Libro de Órdenes de Trabajo

Es un instrumento legalmente habilitado por el contratista anteNotario de Fe Pública con páginas numeradas y dos copias en lafecha que se recibe la Orden de Proceder, para realizar el registrohistórico de todas las actuaciones del proceso de construcción,efectuadas principalmente por el supervisor de obras y el directoro residente de obras.

En este libro el supervisor anotará las instrucciones, órdenes yobservaciones impartidas al contratista, cada orden llevará fecha yfirma del supervisor y la constancia firmada del director de obracomo constancia de haberla recibido.

Asimismo, el contratista está facultado para hacer conocer alsupervisor mediante este libro, los aspectos del desarrollo de laobra que considere relevantes, como por ejemplo los días de lluviaque puedan el cronograma de ejecución de la obra, registrando elhecho en día para que el supervisor se pronuncie de formaobjetiva. Todas las comunicaciones cursadas entre partes, sóloentrarán en vigor cuando sean efectuadas y entregadas porescrito, a través del Libro de Órdenes o notas oficiales.


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El original del Libro de Órdenes, será entregado al gobiernomunicipal a tiempo de la Recepción Definitiva de la obra,quedando una copia en poder del supervisor y la copia con elcontratista. El contratista está obligado a mantener el Libro deÓrdenes en el lugar de ejecución de la obra, salvo instrucciónescrita del supervisor con conocimiento del fiscal de obra.

6.4 Cronograma

El cronograma es parte de la propuesta aceptada y contratada, porlo que no puede ser modificada por el contratista, sin embargo enel inicio de las obras puede ser revisada con el propósito de ajustarel plan en base a mejores estrategias laborales, prioridades,condiciones climáticas, sociales y optimización de rendimientos. Elcronograma ajustado debe ser aprobado por el supervisor de obrassiempre y cuando no se afecte el plazo total contractual, el cual nopuede ser alterado.

El cronograma revisado y aprobado por el supervisor de obras nopodrá ser modificado y regirá como sistema de control cronológicode la ejecución de obra. Cualquier modificación posteriorprocederá previo reconocimiento de Ampliaciones de Plazo quedebe tramitarse y aprobarse formalmente, siempre y cuando lascausales sean justificadas.

El cronograma se elabora siguiendo el método de la Ruta Críticaque se esquematiza mediante barras en un diagrama de Gantt15. Esimportante llevar un control diario del cronograma para planificartrabajos extraordinarios que permitan nivelar atrasos parciales. Elsupervisor de obra deberá advertir periódicamente al director oresidente de obras sobre los atrasos que no hayan sido resueltosoportunamente. Los atrasos que inciden en el plazo totalcontractual de la obra, pueden constituirse en mora y por tantopasible a sanciones económicas previstas en el contrato.


15Para esta labor esrecomendable utilizar el MSProject (MS Office), software quefacilita la labor de programación ydiagramación considerando la rutacrítica o plazo total contractual.

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Las ampliaciones de plazo por circunstancias y razonesestablecidas de manera oportuna, documental y formalmenteconferidas, modifican el cronograma y el plazo total contractual. Esuna mala práctica encubrir ineficiencias de la empresa contratistacon ampliaciones de plazo, más aún si estas no son resueltas,postergando la conclusión de la obra con penalizacionessubestimadas que causan daño económico al municipio. La omisióno encubrimiento total o parcial de penalizaciones, puede derivar enresponsabilidad penal.

En caso de una paralización de obras debidamente justificada einstruida por el supervisor de obras acorde a las formalidadesestablecidas en los pliegos, afectan el cronograma será diferido enel número de días que dure la paralización hasta la orden dereinicio de la misma, manteniéndose la programación deactividades en vigencia al momento de la paralización.

6.5 Cómputos métricos

El cómputo métrico permite valorizar las obras, su implicación esde carácter financiero, por tanto justifica el gasto y debe realizarsecon precisión, responsabilidad, ética y profesionalismo. Un errorpor exceso puede considerarse daño económico y lesivo a losintereses del municipio, por tanto susceptible de una acción penalen contra de los responsables por prácticas fraudulentas y/o dolo.Cualquier error por defecto, puede ser motivo de reclamo delcontratista en cualquier momento hasta el cierre de la relacióncontractual, por cuanto éste tiene el derecho irrenunciable a losbeneficios de su trabajo o prestación de servicios.

El procedimiento para el cómputo métrico es el siguiente:

• Notificación: la medición de la cantidad de obra ejecutadamensualmente debe ser notificada por el contratista al supervisorcon dos (2) días hábiles de anticipación.


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• Elaboración de la planilla: los resultados de las mediciones y loscálculos respectivos se consignarán en una planilla que seráelaborada por el contratista en dos ejemplares, debiendo entregar unejemplar en la fecha, de manera definitiva al supervisor para sucontrol y aprobación.

• Elaboración del certificado de pago o planilla mensual: el contratistadebe preparar la planilla mensual en función de las medicionesrealizadas con el supervisor. Las obras deberán medirse netas,excepto cuando los documentos de contrato prescriban unprocedimiento diferente. No se medirán volúmenes excedentes cuyaejecución no haya sido aprobada por escrito por el supervisor.

6.6 Planillas de avance de obra o certificados de avance de obra

Es un documento técnico administrativo que certifica oficialmentelos volúmenes de obra ejecutados en un periodo de tiempo, con elobjeto de gestionar un pago parcial por avance de obras. Los pagosdeben procesarse en correspondencia con el progreso de la obra.

El procedimiento para elaborar la planilla de avance de obra es elsiguiente:

• Presentación de la planilla de avance de obra: dentro de los cinco (5)días hábiles siguientes al mes vencido el contratista presentará estedocumento al supervisor para su revisión en versión definitiva,acompañando los respaldos técnicos requeridos, citando la fecha yfirmado por el superintendente de obra. La planilla consignará todoslos trabajos ejecutados a los precios unitarios establecidos, deacuerdo a la medición efectuada en forma conjunta. Cuando elcontratista no presente la planilla en el plazo previsto, los días dedemora serán deducidos del tiempo que el gobierno municipal tienepara efectuar el pago de la citada planilla.

• Aprobación o rechazo de la planilla: el supervisor dentro de los tres(3) días hábiles siguientes de recibido el certificado o planilla de


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avance de obra indicará por escrito su aprobación o rechazo,emitiendo criterio para que se enmienden las observaciones. Elcontratista, en este último caso, debe realizar las correccionesnecesarias y volver a presentar la planilla, con la nueva fecha.

• Autorización de pago: la planilla aprobada por el supervisor seráremitida al fiscal de obra, quien en el término de tres (3) días hábilessubsiguientes a su recepción podrá solicitar aclaraciones quedeberán ser resueltas en un plazo máximo de (5) días hábiles; casocontrario lo enviará al gobierno municipal para procesar el pago, conla firma y fecha respectivas. El área administrativa expedirá la ordende pago dentro del plazo máximo de cinco (5) días hábilescomputables desde su recepción.

• Ejecución del pago de cada certificado o planilla mensual de avance deobra: se realizará dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a lafecha de remisión por parte del fiscal al gobierno municipal para supago. El contratista, recibirá el pago del monto certificado menos lasdeducciones que correspondiesen. Si el pago no se realizara dentro deeste plazo (45 días hábiles) el contratista tendrá derecho a reclamar laampliación de plazo por día de atraso por el lapso transcurrido desdeel día cuarenta y seis (46) hasta el día en que se haga efectivo el pago.

Si en ese lapso (45 días hábiles) el pago es parcial, el contratistapodrá reclamar la compensación en tiempo por similar porcentaje alpago faltante. Cuando la demora de pago parcial o total, supera lossesenta (60) días calendario, computables desde la fecha deaprobación de la planilla de pago por el supervisor, el contratistapodrá reclamar un interés equivalente a la tasa promedio pasivaanual del sistema bancario, por el monto no pagado16 comocompensación económica, independiente del plazo.

6.7 Ampliaciones de Plazo

Es toda modificación al plazo contractual por razones de fuerzamayor o caso fortuito debidamente solicitada, verificada,


16 Valor que se calcula dividiendodicha tasa promedio pasiva anualdel sistema bancario entre 365días y multiplicándola por elnúmero de días de retraso.

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documentada, cuantificada y aprobada oportunamente. Elsupervisor tiene la facultad de calificar las causas de fuerza mayory/o caso fortuito, que pudieran afectar el plazo de ejecución delcontrato.

Se entiende por fuerza mayor al obstáculo externo, imprevisto oinevitable que origina una fuerza extraña al hombre y con talmedida impide el cumplimiento de la obligación (ejemplo:incendios, inundaciones y/o desastres naturales).

Se entiende por caso fortuito al obstáculo interno atribuible alhombre, imprevisto o inevitable, proveniente de las condicionesmismas en que la obligación debía ser cumplida (ejemplo:conmociones civiles, huelgas, bloqueos, revoluciones, etc.).

Para que la ampliación de plazo sea procedente, el contratista deberecabar del fiscal de obra un certificado de existencia delimpedimento, dentro de los cinco (5) días hábiles de ocurrido elhecho, con este documento solicitará al supervisor la ampliación deplazo. Cuando la ampliación sea procedente, el plazo seráextendido mediante una Orden de Cambio.

Para el reclamo de ampliaciones de plazos, toda causal debedocumentarse a través de: certificaciones de precipitación pluvialextraordinaria emitida por organismos oficiales y competentes(SENAMHI o AASANA), disposiciones legales que declaran zona deemergencia, desastre, publicaciones de prensa con cuantificaciónde daños y perjuicios, fotografías, videos y otro tipo dedocumentación que será valorada para considerarse suficiente oinsuficiente.

En ningún caso se considera como causa de fuerza mayor el maltiempo que no sea notablemente fuera de lo común en el área deejecución de la obra. Asimismo, tampoco se considerarán comofuerza mayor o caso fortuito, las demoras en la entrega en la obrade los materiales, equipos e implementos necesarios.


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6.8 Rutinas de supervisión de obras

Se refiere a las intervenciones rutinarias u ordinarias de trabajo delsupervisor de obras, en favor del desarrollo de la construcción ydirigidas al director o residente de obras, las mismas que se puedenser: escritas, con registro en el Libro de Órdenes sentandoprecedentes y antecedentes; y verbales, cuando sonrecomendaciones complementarias, ilustrativas y demostrativas alas registradas por escrito.

Se ejerce inspección y control permanente en campo, exigiendo elcumplimiento de las especificaciones técnicas en todas las fases deltrabajo y a lo largo o cualquier parte de la obra. El supervisor, tieneautorización para llamar la atención del contratista sobre cualquierdiscordancia del trabajo con los planos o especificaciones,asimismo para suspender los trabajos mal ejecutados y rechazar elmaterial defectuoso. Las observaciones verbales de la supervisióndeben ser ratificadas por escrito en el Libro de Órdenes.

El contratista debe proporcionar sin cargo adicional, todas lasfacilidades razonables, mano de obra y materiales necesarios paralas inspecciones y ensayos que sean efectuados, de tal manera queno se demore innecesariamente el trabajo. Ningún trabajo serácubierto o puesto fuera de vista sin aprobación previa de lasupervisión. El contratista está obligado a solicitar la aprobación ala supervisión con la debida anticipación cuando los trabajos seencuentren listos para ser examinados. La infracción de estacondición obligará al contratista a realizar por su cuenta lostrabajos que la supervisión considere necesarios para verificar lacalidad de la obra cubierta sin previa autorización.

El contratista debe cumplir con las especificaciones del contratopor lo que la presencia o ausencia extraordinaria de la supervisiónen cualquier fase de los trabajos, no podrá exonerar al contratistade sus responsabilidades para la ejecución de la obra de acuerdocon el contrato.


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6.9 Informes del supervisor

Son documentos oportunos de análisis técnico y documentado conrecomendación de acciones a tomar, dirigidos al ejecutivomunicipal, bajo determinadas circunstancias.

El supervisor de obras debe desarrollar capacidades de 1) análisis,2) síntesis y 3) propuesta de manera que un informe técnico reflejeun buen manejo profesional de aptitudes mecánicas, conceptualesy gerenciales.

Un Informe de Supervisión es un documento básico y relevantepara respaldar la toma de decisiones, para facilitar procesos decontrol interno y para efectos de control posterior. Son informes desupervisión los siguientes:

• Informe Técnico Inicial para mostrar las condiciones de trabajo en elinicio de las obras, certificando la verificación del proyecto y lasuficiencia de documentación para la ejecución de obras; que deberáser presentado a los 15 días de iniciadas las obras.

• Informe Técnico Mensual sobre estado de las obras y/o el pago deplanillas por avance de obras (si corresponde); que deberá serpresentado como máximo dentro los últimos 5 días del mes que termina.

• Informe Técnico sobre Modificaciones de Obra (Órdenes de Trabajou Órdenes de Cambio y Contrato Modificatorio); que deberá serpresentado proveyendo una gestión de 15 a 30 días calendario parasu aprobación.

• Informe Técnico sobre Ampliaciones de Plazo; que deberá serpresentado proveyendo una gestión de 15 días calendario para suaprobación.

• Informe Técnico sobre Conclusión de Obras para proceder con laRecepción Provisional; que deberá ser presentado máximo a las 72horas de recibida la solicitud de la empresa contratista.

• Informe Técnico sobre Cierre de Contrato, Planilla de Avance de Obrade Liquidación Final, certificación de cumplimiento de lasobservaciones de la Recepción Provisional y Recepción Definitiva;


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que deberá ser presentado dentro los 7 días antes de concluir los 90días para la Recepción Definitiva.

6.10 Informes del fiscal municipal

Son informes que reporta el fiscal de obra al ejecutivo municipalcon el objeto de aprobar o no las acciones del supervisor de obrasy la empresa contratista.Son también informes que realiza el fiscal de obras a iniciativapropia para: 1) evaluar el trabajo del supervisor de obras, 2) sugerirdeterminadas conductas en relación al proyecto y 3) apoyarinternamente gestiones y requerimientos del Concejo Municipal,Comité de Vigilancia, Auditoría Interna, etc., siempre a través delalcalde municipal.

6.11 Modificaciones al Contrato

6.11.1 Orden de trabajoCuando la modificación esté referida a un ajuste oredistribución de cantidades de obra, sin que ello signifiquecambio sustancial en el diseño de la obra, en lascondiciones o en el monto del contrato. Estas órdenesserán emitidas por el supervisor, mediante carta expresa oen el Libro de Órdenes, siempre en procura de un eficientedesarrollo y ejecución de la obra. La emisión de Órdenesde Trabajo, no dan lugar a la emisión posterior de Orden deCambio para el mismo objeto.

6.11.2 Ordenes de cambioLa orden de cambio se aplicará cuando la modificación aser introducida implique una modificación del precio delcontrato o plazos del mismo, donde se pueden introducirmodificación de volúmenes o cantidades de obra (noconsiderados en la licitación), sin dar lugar al incrementode los precios unitarios, ni crear nuevos ítems. Una orden


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de cambio no puede modificar las característicassustanciales del diseño. El incremento o disminuciónmediante Orden de Cambio (una o varias sumadas) soloadmite el máximo del cinco por ciento (5%) del montototal de Contrato.

El documento denominado Orden de Cambio que tendránúmero correlativo y fecha del día de emisión, seráelaborado por el supervisor con los sustentos técnicos y definanciamiento (disponibilidad de recursos) y será puesto aconocimiento y consideración del fiscal, quien con surecomendación remitirá al gobierno municipal para elprocesamiento de su emisión. La Orden de Cambio seráfirmada por la misma autoridad (o su reemplazante si fueseel caso) que firmó el contrato original.

6.11.3 Contratos modificatoriosSolo en caso extraordinario en que la obra deba sercomplementada o por otras circunstancias de fuerza mayoro caso fortuito que determinen una modificaciónsignificativa en el diseño de la obra y que signifique undecremento o incremento independiente a la emisión deOrdenes de Cambio, el supervisor podrá formular eldocumento de sustento técnico financiero que establezcalas causas y razones por las cuales debe ser suscrito estedocumento.

Esta modalidad de modificación de la obra solo esadmisible hasta el diez por ciento (10%) del monto originaldel contrato, e independiente de la emisión de Orden (es)de Cambio. Los precios unitarios producto de creación denuevos ítems deberán ser consensuados entre el gobiernomunicipal y el contratista, no se podrán incrementar losporcentajes en lo referido a costos indirectos. En el casoque signifique una disminución en la obra, deberá


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concertarse previamente con el contratista, a efectos deevitar reclamos posteriores. El supervisor, será responsablepor la elaboración de las especificaciones técnicas de losnuevos ítems creados.

El informe de recomendación y antecedentes deberán sercursados por el supervisor al fiscal, quien luego de suanálisis y con su recomendación enviará dichadocumentación a la Oficialía Mayor Técnica, para elprocesamiento de su análisis técnico legal y formulacióndel contrato17 previa suscripción. Recibida larecomendación e informe la MAE podrá instruir laconformación de una comisión técnica que analizará elinforme y emitirá recomendación, considerando aspectostécnicos, financieros y de aprobación del Sistema Nacionalde Inversión Pública. Aprobado el mismo la MAE instruiráel procesamiento de su emisión. El Contrato Modificatorioserá firmado por la misma autoridad (o su reemplazante sifuese el caso) que firmó el contrato original.

6.12 Recepción provisional

Es el documento formal y legal que demuestra la “conclusión física”de las obras de conformidad a los volúmenes de obra contratadoso los que pudieron haber sido ordenados, modificados, aprobadosy ejecutados.

El Acta de Recepción Provisional es el único documento legal queformalmente declara la “conclusión física de las obras”, por tantosirve a objeto de “controlar los plazos de ejecución utilizados”.

Para el Contratista representa el acto formal de Entrega Provisionaly para el Contratante de Recepción Provisional.

La Recepción Provisional se iniciará cuando el Supervisor reciba lacarta de aceptación de la Entidad, en este caso tiene un plazo


17 Decreto Supremo Nº 0181 de28 de junio de 2009, de lasNormas Básicas del Sistema deAdministración de Bienes yServicios, artículo 89.

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máximo de tres (3) días hábiles, para proceder a dicha RecepciónProvisional, de lo cual se dejará constancia escrita en Actacircunstanciada que se levantará al efecto, en la que se haránconstar todas las deficiencias, anomalías e imperfecciones quepudieran ser verificadas en esta diligencia, instruyéndose seansubsanadas por el Contratista dentro del periodo de corrección dedefectos, computables a partir de la fecha de dicha RecepciónProvisional.

El Supervisor deberá establecer de forma racional en función altipo de obra el plazo máximo para la realización de la RecepciónDefinitiva, mismo que no podrá exceder de ciento ochenta (180)días calendario. La fecha de esta recepción servirá para efectos delcómputo final del plazo de ejecución de la obra. Si a juicio delSupervisor, las deficiencias y observaciones anotadas no son demagnitud y el tipo de obra lo permite, podrá autorizar que dichaobra sea utilizada. Empero las anomalías fueran mayores, elSupervisor tendrá la facultad de rechazar la recepción provisional yconsiguientemente, correrán las multas y sanciones al Contratistahasta que la obra sea entregada en forma satisfactoria.

En el Anexo Nº 16 (CD adjunto) se puede observar dos actas. Laprimera es el Acta de Recepción Provisional sin Observaciones y lasegunda, con Observaciones elaborado por el FPS.

6.13 Recepción definitiva

Es el documento formal y legal que demuestra la “conclusión físicay financiera” de las obras de conformidad a las observacionessubsanadas de la Recepción Provisional y otras eventuales quepueden haberse producido desde la fecha que se realizó alRecepción Provisional.

Cinco (5) días hábiles antes de que concluya el plazo previsto parala recepción definitiva, posterior a la entrega provisional, elContratista mediante carta expresa o en el Libro de Órdenes,


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solicitará al Supervisor el señalamiento de día y hora para laRecepción Definitiva de la obra, haciendo conocer que han sidocorregidas las fallas y subsanadas las deficiencias y observacionesseñaladas en el Acta de Recepción Provisional (si estas existieron).El Supervisor señalará la fecha y hora para el verificativo de esteacto y pondrá en conocimiento de la Entidad.

La Comisión de Recepción realizará un recorrido e inspeccióntécnica total de la Obra y, si no surgen observaciones, procederá ala redacción y suscripción del Acta de Recepción Definitiva. Ningúnotro documento que no sea el Acta de Recepción Definitiva de laObra podrá considerarse como una admisión de que el contrato, oalguna parte del mismo, ha sido debidamente ejecutado, por tanto,no se podrá considerar que el contrato ha sido completamenteejecutado, mientras no sea suscrita el acta de recepción definitivade la Obra, en la que conste que la Obra ha sido concluida a enterasatisfacción de la Entidad, y entregada a esta institución.

Si en la inspección se establece que no se subsanaron o corrigieronlas deficiencias observadas, no se procederá a la RecepciónDefinitiva hasta que la Obra esté concluida a satisfacción y en ellapso que medie desde el día en que debió hacerse efectiva laentrega hasta la fecha en que se realice, correrá la multa pertinente.

Si el Supervisor no realizará el Acto de Recepción de la Obra en lostreinta (30) días hábiles posteriores a la notificación del Contratista,se aplicará el silencio positivo y se entenderá que dicha recepciónha sido realizada sin ninguna observación, debiendo la Entidademitir la certificación de recepción definitiva a requerimiento delContratista. Si la Entidad no elaborase el mencionado documento,la notificación presentada por el Contratista será el instrumentolegal que dará por concluida la relación contractual.

Este proceso, desde la presentación de la solicitud por parte delContratista hasta el día de realización del acto, no debe exceder elplazo de diez (10) días hábiles.


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En el Anexo Nº 17 (CD adjunto) se puede ver un ejemplo de Actade Recepción Definitiva elaborado por el FPS.

6.14 Multas

Queda convenido entre las partes Contratantes, que una vezsuscrito el presente contrato, el Cronograma de ejecución de obrapropuesto será ajustado en función de la fecha de emisión de laOrden de Proceder, dentro de los quince (15) días calendariosubsiguientes a la emisión de la Orden de Proceder y serápresentado para su aprobación al Supervisor.

Una vez aprobado por el Supervisor y aceptada por la Entidad,constituye un documento fundamental del presente Contrato a losfines del control mensual del Avance de la Obra, así como decontrol del plazo total.

A los efectos de aplicarse morosidad en la ejecución de la obra, elContratista y el Supervisor deberán tener muy en cuenta el plazoestipulado en el Cronograma para cada actividad, por cuanto si elplazo total fenece sin que se haya concluido la Obra en suintegridad y en forma satisfactoria, el Contratista se constituirá enmora sin necesidad de ningún previo requerimiento de la Entidadobligándose a ésta última el pago de una multa por cada díacalendario de retraso de acuerdo a la siguiente fórmula:

2 DMM = MT

3 DTDónde:

M = MultaDM = Número de Días de MoraDT = Número de Días pactado para la conclusión de contratoMT = Monto Total del contrato


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De establecer el Supervisor que por la aplicación de multas pormoras por no conclusión de obra dentro del plazo previsto y quese ha llegado al límite máximo del 10% del monto total delContrato, comunicará oficialmente esta situación a la Entidad aefectos del procesamiento de la resolución del Contrato, sicorresponde, conforme a lo estipulado en este mismo documento.Las multas serán cobradas mediante descuentos establecidosexpresamente por el Supervisor, bajo su directa responsabilidad,de los Certificados o Planillas de pago mensuales o del Certificadode liquidación final, sin perjuicio de que la Entidad ejecute lagarantía de Cumplimiento de Contrato y proceda al resarcimientode daños y perjuicios por medio de la acción coactiva fiscal por lanaturaleza del Contrato, conforme lo establecido en el Art. 47 de laLey 1178.

7. CIERRE DE PROYECTO

El cierre de los proyectos se debe efectuar por etapas en sus distintosaspectos, con el propósito de garantizar que la documentación de cadaproyecto sea acopiada de manera ordenada y oportuna.

Las tres etapas de cierre, descritas brevemente en las siguientes líneas,pueden dar algunas pautas para un manejo adecuado de ladocumentación de los proyectos de inversión pública en general.

7.11 Primera Etapa, Cierre Legal

Se inicia al término del proceso de adquisiciones. Reúne todos losdocumentos del proceso de contratación y, también, losdocumentos legales y técnicos de la fase de preinversión yevaluación. Los responsables de esta primera etapa es la AsesoríaLegal del Municipio.


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7.12 Segunda Etapa, Cierre Operativo

Se inicia a la conclusión de la ejecución del contrato; es decir, altérmino del proceso de ejecución del ciclo del proyecto, y loscontratos cuentan con acta de recepción provisional, acta derecepción definitiva y acta de entrega a la comunidad. Esta etapadebe ser realizada por la Oficialía Mayor Técnica del Municipio.

7.13 Segunda Etapa, Cierre Institucional

Esta última etapa se inicia con la recepción, en archivos de ladocumentación que corresponde a las dos primeras etapas decierre. Se debe incluir todos los Certificados de Desembolsos oPlanillas de Pago incluidos los documentos de respaldo. El CierreInstitucional debe ser realizado por la Oficialía MayorAdministrativa.

Los actores de todo el ciclo del proyecto están descritos en elAnexo Nº 18 (CD adjunto).


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