Guia Técnica para elaboración de manuales CUI
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DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS GUÍA TÉCNICA PARA ELABORACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN JUNIO 2013
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DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
GUÍA TÉCNICA PARA
ELABORACIÓN DE MANUALES
DE ORGANIZACIÓN
JUNIO 2013
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GUIA TÉCNICA PARA ELABORACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN
ÍNDICE
I. INTRODUCCIÓN ................................................................................................ 4
II. PROPÓSITO DE LA GUÍA TÉCNICA ................................................................ 6
III. CARÁCTERÍSTICAS DE MANUAL DE ORGANIZACIÓN ............................. 8
1. Definición. ........................................................................................................ 8
2. Objetivos del manual de organización. ........................................................... 8
3. Base Normativa que sustenta su elaboración ................................................ 8
4. Ventajas ........................................................................................................... 8
5. Responsables de elaborar el manual de organización. .................................. 9
6. Causas que originan su revisión y actualización. ........................................... 9
IV. LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE
MANUALES DE ORGANIZACIÓN .......................................................................... 11
V. ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN .............. 14
1. ELEMENTOS DE IDENTIFICACIÓN ............................................................ 14
2. ELEMENTOS DE CONTENIDO ................................................................... 14
a) CARÁTULA O PORTADA DEL MANUAL ................................................. 15
b) HOJA DE EDICIÓN DEL MANUAL ........................................................... 16
c) ÍNDICE ....................................................................................................... 17
d) PRESENTACIÓN ....................................................................................... 17
e) ANTECEDENTES HISTÓRICOS. ............................................................. 18
f) MARCO JURÍDICO .................................................................................... 19
Base legal ........................................................................................................ 19
Atribuciones. .................................................................................................... 20
Objetivo General: ............................................................................................. 20
g) ESTRUCTURA ORGÁNICA ...................................................................... 21
h) Organigrama .............................................................................................. 24
i) OBJETIVO DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS. ................................... 25
j) FUNCIONES DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS. ................................ 25
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GUIA TÉCNICA PARA ELABORACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN
k) DIRECTORIO ............................................................................................. 27
l) VALIADACIÓN ........................................................................................... 27
m) HOJA DE ACTUALIZACIÓN .................................................................. 27
VI. VERBOS COMUNES PARA INDICAR FUNCIONES ..................................... 29
VII. RECOMENDACIONES GENERALES .......................................................... 31
VIII. PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE
ORGANIZACIÓN. .................................................................................................... 33
1. Planeación del trabajo. .................................................................................. 33
2. Organización del trabajo. .............................................................................. 33
3. Recopilación de información ......................................................................... 33
4. Análisis de la información ............................................................................. 34
5. Integración de los apartados del manual. ..................................................... 34
6. Elaboración del anteproyecto. ....................................................................... 35
7. Revisión y adecuación del anteproyecto. ..................................................... 35
8. Integración y validación del manual .............................................................. 36
9. Divulgación del manual. ................................................................................ 36
10. Revisión y actualización del manual. ......................................................... 36
IX. PROCEDIMIENTO DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS PARA
LA COORDINAR LA REVISIÓN E INTEGRACIÓN DE MANUALES DE
ORGANIZACIÓN ..................................................................................................... 38
X. GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................ 43
XI. BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................ 45
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GUIA TÉCNICA PARA ELABORACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN
I
INTRODUCCIÓN
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GUIA TÉCNICA PARA ELABORACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN
I. INTRODUCCIÓN
La presente huía contiene la información básica necesaria, aplicable al proceso
para la elaboración, o actualización en su caso, de los manuales de organización.
Se emite con la finalidad de servir de orientación y guía, a quienes tienen bajo su
responsabilidad, al interior de las direcciones académicas, unidades
administrativas o jefaturas que integran la Universidad de Ixtlahuaca CUI, la
elaboración de dichos manuales, donde además de revisión y actualización de
éstos, deberá realizarse cada vez que se susciten cambios en la estructura
organizacional de la Universidad.
El manual de organización tiene por objeto integrar en un solo documento, la
información y funciones de las Secretarias, Direcciones, Coordinaciones ó
Subdirecciones y Jefaturas de Departamento.; lo que lo constituye en un
instrumento de consulta permanente. A la vez proporciona un esquema funcional,
útil para realizar estudios de creación y/o modificación de la misma estructura de
la Universidad.
Es un instrumento especialmente útil para el personal de nuevo ingreso a efecto
de que se introduzca en el ámbito de la responsabilidades y trabajo que se le
asignan y al conocimiento de la unidad administrativa o académica de que se
trate; así mismo el manual de organización delimita las funciones derivadas de la
división y departamentalización del trabajo que traduce las atribuciones que le
confiere el instrumento jurídico de su creación en actividades concretas del
Reglamento Interior de Trabajo.
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II
PROPÓSITO DE LA GUÍA
TÉCNICA
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GUIA TÉCNICA PARA ELABORACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN
II. PROPÓSITO DE LA GUÍA TÉCNICA
Pretende ser un instrumento de control organizacional que sirva a las Secretarias,
Direcciones, Coordinaciones ó Subdirecciones y Jefaturas de Departamento que
integran la Universidad de Ixtlahuaca CUI, para mayor eficacia en la elaboración
de sus manuales de organización; lo anterior con base en los lineamientos
normativos, administrativos y técnicos que en la misma guía se manifiestan,
garantizando de esta manera un adecuado proceso en la integración
organizacional a través de criterios uniformes que permitan sistematizar la
información contenida en los mismos.
De la misma manera se debe tomar en consideración que esta herramienta es
especial para establecer un modelo acorde a las necesidades particulares de la
Universidad de Ixtlahuaca CUI, y elemento necesario para dar cumplimiento al
Plan de Desarrollo Institucional.
Esta guía técnica proporciona a los directivos, académicos, administrativos y
demás personal de la Universidad la metodología necesaria para crear los
manuales de organización de una manera sencilla, coherente y uniforme.
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III
CARACTERÍSTICAS DEL
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
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GUIA TÉCNICA PARA ELABORACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN
III. CARÁCTERÍSTICAS DE MANUAL DE ORGANIZACIÓN
1. Definición.
El manual de organización es un documento que contiene, en forma ordenada
y sistemática, la información relativa al marco jurídico, atribuciones, historia,
organización, objetivo y funciones de las Secretarias, Direcciones,
Coordinaciones ó Subdirecciones y Jefaturas de Departamento, que integran la
Universidad de Ixtlahuaca CUI. Se constituye en un instrumento de apoyo
administrativo, que describe las relaciones orgánicas que se dan entre las
unidades administrativas.
2. Objetivos del manual de organización.
Proporcionar en forma ordenada, la información básica de la organización y
funcionamiento de las unidades administrativas como una referencia obligada
para lograr el óptimo aprovechamiento de los recursos humanos, materiales y
financieros, atendiendo a criterios de innovación, eficiencia, productividad y
calidad.
3. Base Normativa que sustenta su elaboración
Reglamento Interior de Trabajo de la Universidad de Ixtlahuaca CUI A.C.
4. Ventajas
El manual de organización presenta una visión clara en la organización
que llevan a cabo Rectoría, Secretarias, Direcciones, Coordinaciones ó
Subdirecciones y Jefaturas de Departamento.
Precisa las funciones encomendadas a la Rectoría, Secretarias,
Direcciones, Coordinaciones ó Subdirecciones y Jefaturas de
Departamento, para evitar duplicidad y detectar omisiones deslindando
responsabilidades.
Permite el ahorro de tiempo y esfuerzo en la ejecución de las funciones,
evitando la duplicidad.
Proporciona información básica para la planeación e instrumentación de
medidas de modernización administrativa.
Sirve como medio de integración al personal de nuevo ingreso,
facilitando su incorporación e inducción a las distintas áreas de la
administración en la Universidad de Ixtlahuaca CUI A.C,
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GUIA TÉCNICA PARA ELABORACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN
Facilita el logro de los objetivos contenidos en el Plan de Desarrollo
Institucional.
Es un instrumento que establece los lineamientos normativos, técnico y
administrativos en el funcionamiento de la administración de la
Universidad de Ixtlahuaca CUI A.C.
5. Responsables de elaborar el manual de organización.
La Rectoría, Secretarias, Direcciones, Coordinaciones ó Subdirecciones y
Jefaturas de Departamento que conforman la Universidad de Ixtlahuaca CUI
A.C., están obligados a elaborar y mantener actualizados sus manuales de
organización.
6. Causas que originan su revisión y actualización.
La necesidad de revisar y actualizar los manuales de organización, surge al
modificarse las tareas al interior de la Rectoría, Secretarias, Direcciones,
Coordinaciones ó Subdirecciones y Jefaturas de Departamento, que originen
cambios en sus funciones, atribuciones y estructura.
En ese sentido, los titulares de la Rectoría, Secretarias, Direcciones,
Coordinaciones ó Subdirecciones y Jefaturas de Departamento, deberán
informar oportunamente a los responsables de elaborar el manual de
organización, sobre todo cambio efectuado a las actividades,
responsabilidades y prestación del servicio con el objeto de que se realicen las
adecuaciones correspondientes.
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IV
LINEAMIENTOS PARA LA
ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN
DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN
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GUIA TÉCNICA PARA ELABORACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN
IV. LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y
ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN
Dirección de Recursos Humanos.
El titular del Dirección de Recursos Humanos solicitará a los titulares de las
Secretarias, Direcciones, Coordinaciones ó Subdirecciones y Jefaturas de
Departamento que integran la Universidad de Ixtlahuaca CUI, la integración de los
manuales de organización, fundamentando legalmente la responsabilidad que
recae en las áreas y precisando los tiempos que para este fin establecen en la
propia norma sobre el trabajo a desarrollar, así como los tiempos que se tienen
para la elaboración de los manuales de organización a fin de dar respuesta
oportuna al C. Rector de la Universidad y dar cumplimiento a la normatividad del
Reglamento Interior de Trabajo.
Secretarias, Direcciones, Coordinaciones ó Subdirecciones y Jefaturas de
Departamento que integran la Universidad de Ixtlahuaca CUI.
Los titulares de las Secretarias, Direcciones, Coordinaciones ó Subdirecciones y
Jefaturas de Departamento designarán a un responsable como enlace ante la
Jefatura de Recursos Humanos, quien deberá de contar con los conocimientos
necesarios para analizar y revisar el trabajo que presenten sus áreas internas, con
el objeto que pueda ser examinada la información antes de presentarla a la
Dirección de Recursos Humanos y agilizar de manera óptima el desarrollo de los
manuales de organización.
Designará al personal que lleve a cabo la revisión de los manuales de
organización de las direcciones académicas, unidades administrativas o jefaturas
que integran la Universidad de Ixtlahuaca CUI, estableciendo los tiempos para
alcanzar a la brevedad las metas y concluir oportunamente el trabajo.
El personal asignado deberá explicar al personal de enlace los requerimientos
necesarios sobre la integración, forma y contenido que se deben seguir para
realizar los manuales de organización.
El personal de la Dirección de Humanos analizará con detenimiento los manuales
de organización con el objeto de enriquecer su contenido revisando que su
lenguaje sea claro y congruente a las funciones a desempeñar, informado al
enlace cualquier necesidad de cambio y ponerlo a su consideración.
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GUIA TÉCNICA PARA ELABORACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN
Al concluir la revisión de los manuales se enviará la información al enlace, y este a
su vez la turnará a la cada área para su validación, haciendo las observaciones
pertinentes para su impresión final para posteriormente, recabar las firmas de los
titulares de las Secretarias, Direcciones, Coordinaciones ó Subdirecciones y
Jefaturas de Departamento que integran la Universidad de Ixtlahuaca CUI y pueda
ser presentada al C. Rector de la Universidad para su posterior publicación.
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V
ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
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GUIA TÉCNICA PARA ELABORACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN
V. ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE
ORGANIZACIÓN
1. ELEMENTOS DE IDENTIFICACIÓN
A fin de lograr una unificación en las características de los manuales de
organización, se debe tomar en consideración los siguientes elementos de
forma:
FUENTE:
Se aplicará los denominada Arial, tamaño 12 con excepción de los
títulos y subtítulos los cuales serán en Arial, tamaño 12 en negritas.
MARGENES:
Normal
Superior 2.5 cm
Inferior 2.5 cm
Izquierdo 3.0 cm
Derecho 3.0 cm
ORIENTACIÓN
Vertical
TAMAÑO DE LA HOJA:
Carta
2. ELEMENTOS DE CONTENIDO
En este apartado, se presentan de manera sintética y ordenada, los capítulos
que constituyen el manual o los títulos que comprende. A efecto de uniformar
la presentación de estos documentos, es importante y necesario seguir el
orden que se describe a continuación:
a) Carátula o portada
b) Hoja de edición
c) Índice
d) Presentación
e) Antecedentes históricos
f) Marco jurídico
- Base legal
- Atribuciones
- Objetivo general
g) Estructura orgánica
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h) Organigrama
i) Objetivo de las áreas administrativas
j) Funciones de las áreas administrativas
k) Directorio
l) Validación
m) Hoja de actualización
a) CARÁTULA O PORTADA DEL MANUAL
Es la parte del documento en la cual se dan a conocer los datos más
elementales de la dirección académica, unidad administrativa o jefatura como
son:
Escudo de la Universidad de Ixtlahuaca CUI
Nombre de la unidad administrativa a la que se refiere el manual
Título del documento
Fecha de elaboración
Ejemplo:
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b) HOJA DE EDICIÓN DEL MANUAL
En dicha página se anotará en la parte inferior los siguientes datos:
Nombre de la Universidad de Ixtlahuaca CUI A.C.
Nombre de la unidad que edita el documento.
Domicilio, teléfono y extensión de la unidad que edita el documento.
Nombre de la dirección académica, unidad administrativa o jefatura.
Fecha de edición del manual.
Lugar de impresión
Nota de derechos reservados.
Ejemplo:
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c) ÍNDICE
Es la parte del documento que contiene de manera ordenada los capítulos,
apartados, correspondientes, así como el número de página, en la cual se
encuentra dicha información con el objeto de identificar rápidamente y de manera
práctica, la información práctica, la información deseada dentro de la guía técnica.
d) PRESENTACIÓN
Se refiere a la narración que el titular de la Secretaría, Dirección, Coordinación ó
Subdirección y Jefatura de Departamento dirige al lector, sobre el contenido del
documento, de su utilidad y de los fines y propósitos generales que se pretenden
cumplir a través de él.
Ejemplo:
I. PRESENTACIÓN
La Universidad de Ixtlahuaca CUI se ha convertido en una universidad modelo y de vanguardia que
cumple con objetivos, planes, programas y proyectos que se convierten en acciones y resultados
concretos, que llevan a través del proceso enseñanza- aprendizaje tendiente a la calidad.
Esto conlleva a elaborar las herramientas necesarias para darle a la Universidad de Ixtlahuaca CUI el
impulso en el desempeño de sus labores, mejorando así, la eficiencia de su gestión.
En este sentido, la Dirección Académica de Contaduría, Administración, Mercadotecnia y Logística
y Negocios Internacionales, presenta el Manual de Organización de la Dirección Académica
Contaduría, Administración, Mercadotecnia y Logística y Negocios Internacionales, con la finalidad
de proporcionar una visión conjunta de la Dirección Académica, precisar las funciones encomendadas a
cada integrante de la misma, para delimitar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones,
coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas y propiciar la uniformidad en el trabajo,
facilitar el reclutamiento y selección de personal, orientar al personal de nuevo ingreso para facilitar su
incorporación a las distintas unidades administrativas, propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos
humanos y materiales, así como guiar el desempeño de las actividades cotidianas de los empleados en
un marco de orden.
El presente manual contiene la base legal que norma la actuación de la Escuela de Negocios teniendo
como objetivo ser una herramienta o instrumento de consulta permanente que permita describir la
estructura organizacional, funciones y áreas administrativas que lo conforman, describiendo las tareas
específicas, responsabilidades y la autoridad asignada a cada miembro que lo integra.
Nota: La información reunida en este documento describe las funciones que realizan en cada
puesto.
Sin embargo no marcan una limitante de las responsabilidades para el que las desempeña en su
área de trabajo.
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GUIA TÉCNICA PARA ELABORACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN
e) ANTECEDENTES HISTÓRICOS.
Este apartado se refiere a una descripción del origen, antecedentes o hechos
pasados sobresalientes acerca de la existencia de la dirección académica,
unidades administrativas o jefaturas; este apartado es de creación reciente, o
si la información, o si la información es confusa o de difícil recopilación o bien
si lo citado lleva a imprecisiones.
II. ANTECEDENTES
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f) MARCO JURÍDICO
En este capítulo se relaciona la base legal los principales ordenamientos
jurídicos vigentes que regulan la operación y funcionamiento de la Universidad
de Ixtlahuaca CUI A.C.
Base legal
Formalmente, la base legal y los ordenamientos jurídicos deberán presentarse
de la siguiente forma:
De manera enunciativa
Sin incluir textos explicativos adicionales
Se deberán ordenar y jerarquizar los documentos jurídicos vigentes, en forma
descendente, según se muestra a continuación:
Acta constitutiva
Plan de Desarrollo Institucional
Reglamentos
Circulares
Otros
Se deberá anotar de forma clara y precisa los nombres de los ordenamientos
jurídicos y administrativos, indicando la fecha de publicación, en forma
cronológica en cuanto a su aparición. Cualquier ordenamiento que presente
modificaciones posteriores, se integrará cronológicamente según su última
fecha de reforma.
Ejemplo: (INCUI)
III. MARCO JURÍDICO
Base Legal:
A continuación se describe la base legal que establece la normatividad vigente de la Universidad de
Ixtlahuaca CUI, respecto a la funciones de la “Incubadora de Empresas”
- Secretaría de Economía
- Instituto Nacional del Emprendedor
- Instituto Mexiquense del Emprendedor
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GUIA TÉCNICA PARA ELABORACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN
Atribuciones.
Desde el punto de vista jurídico, las atribuciones representan el medio para
alcanzar los fines, se constituyen además en la facultad de obrar o derecho de
hacer, asignadas a la unidad administrativa (Reglamento Interior de Trabajo)
Este apartado consiste en una transcripción textual de las facultades conferidas
por el Reglamento Interior del Trabajo o bien si así lo menciona el Acta
Constitutiva de la Universidad.
Objetivo General:
Se indicará la descripción del objetivo usando los verbos en infinitivo.
Se describirá, en lo posible, en una extensión máxima de doce renglones
Describir el objetivo con base a las atribuciones de la dirección académica,
unidad administrativa o jefatura según corresponda.
Se evitará el uso de adjetivos calificativos
Se evitará subrayar conceptos
El objetivo debe ser evaluado por el titular de la dirección académica,
unidad administrativa o jefatura, a fin de que el funcionamiento general de
la organización se encamine a su consecución.
Ejemplo (Secretaría de Docencia)
Objetivo General:
Instrumentar, desarrollar, operar y evaluar las acciones y estrategias
institucionales que permitan una óptima e integral formación de estudiantes de
Bachillerato, Licenciatura y Posgrado acorde a la filosofía y valores institucionales
basada en servicios de calidad apoyadas por plantas de docentes de excelencia,
teniendo infraestructura y equipamientos dignos y modernos.
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GUIA TÉCNICA PARA ELABORACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN
g) ESTRUCTURA ORGÁNICA
Este apartado, se refiere a la descripción ordenada por jerarquía de una
Secretaria, Dirección, Coordinación ó Subdirección y Jefatura de
Departamento. Es conveniente de tal forma que sea posible visualizar
gráficamente los niveles de jerarquía y las relaciones de dependencia. La
descripción de la estructura orgánica debe corresponder o coincidir con su
representación gráfica en el organigrama, tanto en lo referente al título o
nominación de las unidades administrativas como a su nivel jerárquico. Se
recomienda no usar las abreviaturas en el nombre de los órganos que
conforman la unidad administrativa.
Ejemplo:
ESTRUCTURA ORGÁNICA
La estructura orgánica de la Universidad de Ixtlahuaca CUI, esta conformada por un Consejo Directivo, en
titularidad se constituye meramente por el Rector, y de forma descendente se delegan atribuciones hacia
las 16 Direcciones.
CONSEJO DIRECTIVO
Nivel 1
-Rector
Nivel 2
-Secretario de Rectoría -Secretario de Docencia -Secretario Administrativo
Nivel 3 -Director de la Licenciatura en Derecho -Director de la Licenciatura en Criminología -Director de la Licenciatura en Ingeniería en Computación -Director de la Licenciatura en Psicología -Director de la Licenciatura en Arquitectura -Director de la Licenciatura en Nutrición -Director de la Licenciatura en Diseño Grafico -Director de la Licenciatura en Lenguas y Cele -Director de la Licenciatura en Comunicación -Director de la Licenciatura en Gastronomía -Director de la Licenciatura en Q.F.B -Director de la Licenciatura de Cirujano Dentista -Director de la Licenciatura en Contaduría, Administración, Mercadotecnia, Logística y Negocios Internacionales -Director de Preparatoria -Director de Extensión y Vinculación -Director de Planeación, Calidad y Promoción -Director de Recursos Humanos -Director de Asuntos Jurídicos - Director de Control Escolar -Director de Tecnologías de Información y Comunicaciones -Subsecretaria Administrativa
Nivel 4 -Coordinador Deportivo -Coordinador de Apoyo a la Docencia -Coordinador de Investigación -Subdirector de la Licenciatura en Derecho -Subdirector de la Licenciatura en Criminología
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GUIA TÉCNICA PARA ELABORACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN
-Subdirector de Licenciatura en Ingeniería y Computación -Subdirector de Licenciatura en Psicología -Subdirector de la Licenciatura en Diseño Grafico -Subdirector de la Licenciatura en Comunicación -Subdirector de la Licenciatura en Lenguas y Cele -Subdirector de la Licenciatura en Gastronomía -Subdirector de la Licenciatura en Q.F.B -Subdirector de la Licenciatura en Contaduría, Administración, Mercadotecnia, Logística y Negocios Internacionales -Subdirector de Preparatoria -Subdirector de Licenciatura en Arquitectura -Subdirector de la Licenciatura de Cirujano Dentista
-Jefe del Departamento de Seguridad -Jefe del Departamento de Mantenimiento -Jefe del Departamento de Evaluación Profesional -Jefe del Departamento de Control Escolar -Jefe del Departamento de Difusión Cultural -Jefe del Departamento de Servicio Social y Prácticas Profesionales -Jefe del Departamento de Extensión y Seguimiento de Egresados -Jefe del Departamento de Capacitación y Actualización Profesional -Jefe del Departamento de Psicología Clínica -Jefe del Departamento de Psicología Educativa y de la Salud -Jefe del Departamento de Psicología Organizacional y Social -Jefe del Departamento de Psicometría -Jefe del Departamento de Oferta Educativa y Desarrollo Curricular -Jefe del Departamento de Diseño Curricular -Jefe del Departamento Editorial -Investigador -Jefe de Almacén de Insumos -Responsable de Prácticas y Estancias Profesionales -Jefe del Departamento de Microbiología -Jefe de Incubadora de Negocios -Jefe del Departamento de Orientación Educativa -Jefe del Departamento de Nómina -Jefe del Departamento de Ingresos -Jefe del Departamento de Recursos Materiales -Contadora General -Jefa del Departamento de Admón., y Auditoría de Bienes -Jefe del Departamento de Desarrollo de Infraestructura -Jefe de Tienda Universitaria -Jefe de Departamento de Producción -Productor de Televisión -Jefe del Departamento de Planeación y Calidad -Jefe del Departamento de Comunicación Social -Jefe del Departamento de Redes y Telecomunicaciones -Jefe del Departamento de Tecnología Educativa -Jefe del Departamento de Soporte Técnico y Mantenimiento -Jefe del Departamento de Laboratorios de Cómputo -Jefe del Departamento de Sistemas -Jefe del Departamento de Gestión de Software y Capacitación -Jefe del Departamento de Supervisión y auditoría Académica -Jefe del Departamento de Titulación -Jefe del Departamento de Datos y Soporte Técnico -Jefe del Departamento de Análisis y Métodos -Jefe del Departamento de Información y Estadística -Jefe del Departamento de Administración Escolar
Nivel 5 -Supervisor de Intendencia Zona A -Supervisor de Intendencia Zona B -Supervisor de Transporte Escolar -Abogado
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GUIA TÉCNICA PARA ELABORACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN
-Abogado -Abogado -Médico General -Supervisor de Bibliotecas -Evaluadores de Programas -Responsable del Programa Tutorial -Orientador -Asesor Matemático -Supervisor de Eventos Especiales -Administrador de Cafetería Universitaria -Supervisor de Control de Pagos -Corrector de Estilo y Redacción -Diseñador de Redes -Administrador de Servidores
Nivel 6 -Técnico Administrativo de Protección Civil -Analista de Reclutamiento y Selección -Analista de Capacitación -Analista de Seguimiento y Control de Personal Administrativo -Analista de Seguimiento y Control de Personal Docente -Técnico Académico del Departamento de Evaluación -Técnico Académico del Departamento de Control Escolar -Entrenador Deportivo -Nutriólogo del Deporte -Preparador Físico -Laboratorista -Administrador de Centros de Autoacceso -Contador -Superintendente de Obra -Diseñador -Programador -Administrador de Pagina Web -Impresor -Administrador de Estudio de TV -Asistente de Producción -Editor de Video e Iluminación -Fotógrafo -Ejecutivos de Promoción -Soporte Técnico -Administrador de Laboratorio -Técnico Académico de Servicios Escolares
Nivel 7 -Auxiliar de Audio Visuales -Auxiliar de Control Escolar -Archivista -Secretaria -Enfermera -Bibliotecario -Almacenista -Cajero -Técnico en Electrónica -Residente de obra -Ayudante General -Ayudante en Fotocopiado
Nivel 8 -Vigilante -Velador -Intendente -Operador de Autobús -Auxiliar de Mantenimiento -Chofer de Parque Vehicular
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GUIA TÉCNICA PARA ELABORACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN
h) Organigrama
Consiste en la representación gráfica de la estructura orgánica y refleja en
forma esquemática, la posición de los órganos que la conforman, niveles
jerárquicos, canales formales de comunicación y líneas de autoridad y sus
respectivas relaciones. Para su diseño se deberán considerar los lineamientos
establecidos en la guía técnica para la creación y/o modificación de estructuras
orgánicas de la Universidad de Ixtlahuaca CUI A.C.
Ejemplo:
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GUIA TÉCNICA PARA ELABORACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN
i) OBJETIVO DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS.
Se describe el propósito que pretende alcanzar la Secretaria, Dirección,
Coordinación ó Subdirección y Jefatura de Departamento, para el
cumplimiento de una actividad específica, se debe tener en cuenta, que en
seguida se anotarán las funciones específicas de cada área. La determinación
del mismo deberá ser de forma clara, de redacción sencilla y en párrafos
breves.
j) FUNCIONES DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS.
Constituyen el conjunto de actividades afines, a través de las cuales se
alcanzará el objetivo planteado. Las funciones deberán ordenarse de acuerdo
a la importancia y naturaleza del área de que se trate, éstas podrán ser:
Sustantivas.- Son las que identifican la esencia de la dirección académica,
unidad administrativa o jefatura para el cumplimiento de los objetivos.
De apoyo.- Son aquellas que facilitan y contribuyen al logro de las funciones
sustantivas, ya que forman parte del proceso administrativo y que por
naturaleza técnico administrativa, son de carácter obligatorio y de aplicación
general por toda la organización.
En el caso del manual de organización de una dirección académica, unidad
administrativa o jefatura se contemplarán las funciones hasta el nivel de la
estructura orgánica considerada en el organigrama.
A continuación se enuncian los lineamientos que deberán observarse en la
formulación de funciones:
En el caso de las unidades administrativas las funciones deberán
derivarse de las atribuciones legales conferidas en el Acta Constitutiva o
el Reglamento Interno en su caso.
Las funciones deberán de presentarse en forma de relación y
jerarquizadas conforme a su importancia iniciando su descripción con un
verbo en infinitivo.
Cuidar que las funciones sean congruentes con el objetivo de la
dirección académica, unidad administrativa o jefatura.
Las funciones deberán ser afines, compatibles y/o complementarias.
Cuando una función se desprenda de otra, ésta deberá ir enseguida; por
lo tanto, las funciones se agruparán por afinidad y siguiendo un orden
lógico.
Cuando una función sea de coordinación no exceda de tres renglones y
se considere el orden lógico del proceso administrativo (planear,
programar, ejecutar, controlar y evaluar),
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GUIA TÉCNICA PARA ELABORACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN
Evitar que de un puesto de mando dependa otro de igual nivel.
Las funciones descritas en el manual, deberán ser verificadas por el
titular de la dependencia, unidad administrativa u organismo público
descentralizado.
Al término de enunciar las funciones, se deberá agregar lo siguiente:
“Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su
competencia”.
UNIDAD ORGÁNICA:
Dirección Académica de la Licenciatura de Ingeniería en Computación
REPORTA A: Rectoría
SUPERVISA A: Subdirección Académica de Ingeniería
Departamento de Evaluación Profesional
Departamento de Control Escolar
OBJETIVO: Coordinar, gestionar, administra r y vigilar los proc esos administrativos y académicos que le competen a la Coordinación en Ingeniería en Computación ,
contribuyendo a la formación de estudiantes y catedráticos
FUNCIONES:
1. Realizar la planeación académica a través de la programación de horarios semestrales contemplando disponibilidad de catedráticos.
2. Gestionar recursos materiales por medio de requisiciones ante la secretaría administrativa para tener cubierta las necesidades.
3. Atender necesidades académicas de docentes y alumnos.
4. Gestionar y coordinar cursos extraordinarios de certificaciones para fortalecer los conocimientos y habilidades de los egresados.
5. Organizar c ongresos inte rnacionales, así como c onvenios académicos de superación para los estudiantes mediante la vinculación de la Universidad de
Ixtlahuaca con la Industria.
6. Supervisar que el personal docente del área académica cumpla con los objetivos de aprendizaje establecidos en el programa.
7. Gestionar y supervisar las actividades académicas necesarias para los objetivos de la coordinación
8. Coordinar el área de tutorías, convocando a reuniones para fortalecer las debilidades de los alumnos tanto en la situación académica como personal
UNIVERSIDAD DE IXTLAHUACA CUI A.C. Fecha Junio 2013
Página 1 de
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
GENERAL
Fecha de Actualización:
18/06/2013
Fecha de Validación:
18/06/2013
Dirección de Recursos Humanos
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GUIA TÉCNICA PARA ELABORACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN
k) DIRECTORIO
Es el apartado donde se enlista los nombres de los empleados con niveles de
mandos medios y superiores, y nos permite observar el cargo en orden
jerárquico contemplando y representando en la estructura del organigrama de
la dirección académica, unidad administrativa o jefatura.
l) VALIADACIÓN
Es la parte donde se recaban en orden jerárquico las firmas de autorización del
manual de organización de la dirección académica, unidad administrativa o
jefatura empezando por la firma del Rector de la Universidad, el Secretario de
Docencia, la Secretaria Administrativa, el Director Académico o el Jefe de la
Unidad Administrativa y la Jefa del Departamento de Recursos Humanos.
m) HOJA DE ACTUALIZACIÓN
Es la parte donde se registran cada uno de los cambios, correcciones, mejoras,
etc. Efectuados en el manual de organización, identificando de manera
ordenada cada una de las actualizaciones registrando la fecha de las mismas
el tipo de modificación y detallando la descripción de la misma.
Ejemplo:
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
PÁGINA ACTUALIZADA
DESCRIPCIÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
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VI
VERBOS COMUNES PARA INDICAR
FUNCIONES
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GUIA TÉCNICA PARA ELABORACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN
VI. VERBOS COMUNES PARA INDICAR FUNCIONES
SUPERIOR Mandos Medios Nivel Operativo
Asegurar Administrar Supervisar Acumular Proponer
Autorizar Aprobar Orientar Almacenar Programar
Coordinar Asegurar Investigar Analizar Proporcionar
Controlar Asignar Participar Calcular Realizar
Definir Analizar Proponer Calificar Recabar
Establecer Autorizar Tramitar Comprobar
Evaluar Comunicar Verificar Comunicar
Firmar Controlar Consolidar
Organizar Coordinar Ejecutar
Planear Desarrollar Expedir
Determinar Informar
Diseñar Iniciar
Distribuir Instalar
Elaborar Obtener
Establecer Operar
Estandarizar Participar
Evaluar Presentar
Inspeccionar Presupuestar
Instalar Producir
Cabe aclarar que la lista no es limitante ni exhaustiva, es solamente una referencia
de uso. Sin embargo, estos verbos, se pueden utilizar combinados, de acuerdo
con la naturaleza del órgano; por ejemplo.
Organizar, evaluar y controlar
Organizar y dirigir
Integrar y supervisar
Integrar y dirigir
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VII
RECOMENDACIONES GENERALES
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GUIA TÉCNICA PARA ELABORACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN
VII. RECOMENDACIONES GENERALES
1. Para ejercer una mejor función de dirección y control por parte de las
unidades de mando, se recomienda que éstas no tengan más de 6 áreas
subordinadas.
2. Una unidad de mando justifica su existencia cuando las funciones
asignadas son congruentes con las atribuciones conferidas y cuando
depende de ésta más de un área subordinada.
3. Es conveniente que los manuales de organización sean elaborados con la
participación de las unidades que tienen responsabilidad de realizar las
funciones.
4. Terminado el manual de organización, deberá contarse el número de
páginas que lo integran, y numerar cada página.
5. Una vez que cuente con el proyecto de manual, se requiere someterlos a
una revisión final, a efecto de verificar que la información contenida en el
mismo sea la necesaria, esté completa y corresponda a la realidad, además
de proceder a comprobar que no tenga contradicciones y deficiencias.
6. La cantidad de ejemplares que se reproduzcan, así como la difusión que se
haga del manual de organización, dependerá de la determinación del
número de funcionarios y empleados que deben de contar con este
instrumento.
7. Una vez que el manual de organización ha sido elaborado, autorizado e
impreso, debe ser difundido entre los directivos y empleados responsables
de su aplicación.
8. La utilidad del manual de organización radica en la veracidad de la
información que contiene, por lo que es necesario mantenerlo
permanentemente actualizado, a través de revisiones periódicas, y enviarlo
a la Dirección de Planeación, Calidad y Promoción. (Departamento de
Planeación y Calidad).
9. El manual de organización deberá actualizarse, cuando se presenten
modificaciones en las atribuciones, estructura orgánica, funciones o
simplemente en la revisión normal y rutinaria, misma que será cada año.
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VIII
PROCESO PARA LA ELABORACIÓN
DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN
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GUIA TÉCNICA PARA ELABORACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN
VIII. PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE
ORGANIZACIÓN.
1. Planeación del trabajo.
Es una de las actividades con las que inicia formalmente la elaboración de un
manual de organización, toda vez que mediante este ejercicio se definen de
manera congruente y sistemática las principales tareas que tendrán que
realizarse, el tiempo estimado para su ejecución y los responsables de su
desarrollo.
Para integrar el plan de trabajo se recomienda hacer uso de una de las técnicas
más comunes en la integración de este tipo de instrumentos administrativos: La
Gráfica de Gantt, también conocida como Gráfica de Barras, la cual permite
representar las actividades a ejecutar y el tiempo en que se llevará a cabo una de
ellas, o en su caso realizar un programa de actividades y su cronograma
correspondiente.
2. Organización del trabajo.
Una vez que se ha planeado la elaboración del manual de organización, es
necesario organizar el trabajo, con el propósito de optimizar el uso de recursos,
eficientar la ejecución de actividades y cumplir con los objetivos en la forma y
tiempo previstos en el cronograma.
Es preciso señalar que un manual de organización se elabora con la participación
de todas las unidades administrativas que integran una Secretaria, Dirección,
Coordinación ó Subdirección y Jefatura de Departamento, ya que éstas son la
principal fuente de información para definir sus objetivos y funciones. Asimismo, es
importante establecer mecanismos de coordinación que eviten conflictos,
duplicidad de esfuerzos o falta de ejecución de alguna actividad.
3. Recopilación de información
Principales aspectos:
Se deben tomar en cuenta antecedentes orgánico-funcionales de la
Secretaria, Dirección, Coordinación ó Subdirección y Jefatura de
Departamento, a fin de conocer la evolución y sustento de actuación de la
universidad.
Se deben conocer las atribuciones de la Secretaria, Dirección, Coordinación
ó Subdirección y Jefatura de Departamento, de acuerdo con lo que
establece su respectivo ordenamiento jurídico de creación (Acta
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GUIA TÉCNICA PARA ELABORACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN
Constitutiva o Reglamento Interior de Trabajo) y otros ordenamientos
relacionados con el mismo.
Se debe tomar en cuenta la estructura orgánica y codificación estructural de
la Secretaria, Dirección, Coordinación ó Subdirección y Jefatura de
Departamento.
Se debe tomar en cuenta el objetivo, funciones, actividades, tareas y
procedimientos de las unidades administrativas que integran la Secretaria,
Dirección, Coordinación ó Subdirección y Jefatura de Departamento.
4. Análisis de la información
Una vez recabada la información será necesario ordenar los datos obtenidos de
acuerdo con el esquema previsto en la presente guía.
Ordenar la información es una tarea básica que facilita su análisis, permite agrupar
datos, verificar que la información obtenida sea suficiente, depurar los datos que
no coincidan y constatar que la información cubra la totalidad del esquema
manual.
Mediante el análisis se puede detectar si la información obtenida es clara y
confiable, si no reúne estas características será conveniente volver a las tareas de
recopilación de datos. Al respecto, se debe garantizar que antes de iniciar la
integración o redacción de los apartados del manual se tenga información útil, a fin
de evitar que el documento contenga datos incorrectos que originen confusiones
sobre la organización y el funcionamiento de una Secretaria, Dirección,
Coordinación ó Subdirección y Jefatura de Departamento, según sea el caso.
5. Integración de los apartados del manual.
En esta etapa del proceso se integran o redactan, según corresponda, los
apartados y subapartados del manual de organización. A respecto, existe
información que dados sus características, sólo tendrá que incluirse en el apartado
que le corresponda, ya que no requerirá de un análisis, síntesis o aportación
personal, toda vez que se ha determinado previamente o es parte de un
instrumento administrativo.
La información que se obtenga para formular los objetivos y las funciones de las
unidades administrativas, requiere de precisión en los datos, a fin de evitar que se
genere duplicidad o ausencia en la ejecución de tareas, incompatibilidad entre
atribuciones, funciones y actividades y desarticulación entre las funciones y los
objetivos.
En esta etapa es posible integrar los apartados siguientes:
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GUIA TÉCNICA PARA ELABORACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN
Antecedentes
Base legal (Actas de Consejo donde se autoriza la creación de la Unidad
Administrativa)
Atribuciones
Objetivo general
Estructura orgánica
Organigrama
Objetivo y funciones de las áreas.
6. Elaboración del anteproyecto.
Concluido el plazo otorgado a las Secretarias, Direcciones, Coordinaciones ó
Subdirecciones y Jefaturas de Departamento, para elaborar el apartado o
subapartado que les corresponde, el área responsable de coordinar la elaboración
del manual reunirá la información generada a fin de integrar y darle forma al
documento, este ejercicio, es para ordenar, vincular y hacer congruentes los
apartados con los objetivos del manual.
Los responsables de integrar el documento deberán verificar que los apartados del
manual se hayan elaborado atendiendo los criterios y recomendaciones
establecidos en la presente guía técnica.
En caso de que existan errores de forma, éstos podrán ser corregidos por el área
que integra el manual.
Al finalizar la integración de los apartados básicos del manual de organización, se
recomienda que los responsables de coordinar estas tareas elaboren los
apartados referentes a: presentación, índice, directorio, validación y hoja de
actualización y los incorporen al documento, con el propósito de concluir la
elaboración del anteproyecto.
7. Revisión y adecuación del anteproyecto.
Con el anteproyecto del manual debidamente integrado, el enlace responsable de
coordinar su elaboración lo remitirá a la Dirección de Recursos Humanos, quien lo
turnara a la Dirección de Planeación, Calidad y Promoción. (Departamento de
Planeación y Calidad), a fin de que ésta verifique que la información sea
congruente con la proporcionada en su oportunidad. En caso de existir diferencias
sustantivas, éstas se atenderán con el área encargada de integrar el documento y
se incluirán las observaciones que se estimen precedentes; si el documento
cumple con lo anterior estará en condiciones de validarlo, en caso contrario,
formulará las recomendaciones necesarias, para su corrección y se devolverá a la
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GUIA TÉCNICA PARA ELABORACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN
Secretaria, Dirección, Coordinación ó Subdirección y Jefatura de Departamento
para su corrección.
8. Integración y validación del manual
Una vez revisado y corregido el proyecto de manual, el responsable de su
elaboración recaba la firma de los titulares de las Secretarias, Direcciones,
Coordinaciones ó Subdirecciones y Jefaturas de Departamento. Concluido este
proceso. Envía el manual a la Dirección de Planeación, Calidad y Promoción.
(Departamento de Planeación y Calidad), quien lo turnará al Secretario de la
Rectoría para su validación y posterior aprobación del C. Rector.
9. Divulgación del manual.
Los manuales administrativos son herramientas de trabajo que orientan a los
directivos, empleados administrativos y docentes en el cumplimiento de sus
responsabilidades, de ahí que la elaboración de estos documentos no debe ser
una simple práctica para cumplir los requisitos o atender las obligaciones que
establecen algunos ordenamientos administrativos en todo organización, es
necesario que las Secretarias, Direcciones, Coordinaciones ó Subdirecciones y
Jefaturas de Departamento, divulguen el manual entre los servidores públicos, a
efecto de que guíen sus actividades de acuerdo con las funciones y el objetivo del
área en la que se encuentren adscritos y se evite la duplicidad de tareas y pérdida
de tiempo y recursos en el cumplimiento de sus responsabilidades.
10. Revisión y actualización del manual.
Al respecto la Dirección de Recursos Humanos deberá instrumentar mecanismos
para verificar no sólo que se cumpla con lo dispuesto por el manual, sino además,
que la información que contenga permanezca vigente.
La actualización del manual se realizará cuando sucedan cambios en la estructura
orgánica de las Secretarias, Direcciones, Coordinaciones ó Subdirecciones y
Jefaturas de Departamento, ya sea por la creación, supresión, fusión, cambio de
denominación, readscripción o modificación del nivel jerárquico de unidades
administrativas; cuando se modifiquen las disposiciones jurídicas aplicables o
cuando se lleve a cabo una reasignación de funciones.
Es necesario que para la actualización del manual se observen los lineamientos
propuestos para su elaboración, ya que ambos procesos se realizan bajo el mismo
esquema.
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IX
PROCEDIMIENTO DE LA DIRECCIÓN DE
RECURSOS HUMANOS
PARA LA COORDINAR LA REVISIÓN E
INTEGRACIÓN DE MANUALES DE
ORGANIZACIÓN
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GUIA TÉCNICA PARA ELABORACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN
IX. PROCEDIMIENTO DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS
HUMANOS PARA LA COORDINAR LA REVISIÓN E
INTEGRACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN
Nombre del Procedimiento:
Coordinar la revisión e integración de manuales de organización
Objetivo: Recopilar la información básica de la organización y funcionamiento de la Rectoría, Secretarias, Direcciones, Coordinaciones ó Subdirecciones y Jefaturas de Departamento de la Universidad de Ixtlahuaca CUI A.C.
POLÍTICAS APLICABLES
La Dirección de Recursos Humanos será la encargada de establecer los
lineamientos necesarios para la integración y/o actualización de manuales
de la Universidad de Ixtlahuaca CUI A.C.
Es responsabilidad de la Rectoría, Secretarias, Direcciones,
Coordinaciones ó Subdirecciones y Jefaturas de Departamento designar un
enlace ante la Dirección de Recursos Humanos para desarrollar los trabajos
de integración de los manuales de organización.
El enlace es el responsable de coordinar los trabajos al interior de la unidad
académica o administrativa.
El enlace es el responsable de estructurar los apartados que integran los
manuales de organización.
El proceso de firmas de los manuales seguirá los siguientes lineamientos:
Al concluir con la integración de los manuales de organización, la Rectoría,
Secretarias, Direcciones, Coordinaciones ó Subdirecciones y Jefaturas de
Departamento validan la información original con su firma y lo remiten a la
Dirección de Recursos Humanos, quien recopilará las firmas de
autorización del manual.
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GUIA TÉCNICA PARA ELABORACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN
Diagrama de Flujo
Área Responsable/Actividad Representación Gráfica
1.- Coordinar la revisión e integración de manuales de organización.
Titular de la Dirección de Recursos Humanos
1.- El titular de la Dirección de Recursos Humanos ya sea por oficio o vía telefónica solicitará a las Secretarias, Direcciones, Coordinaciones ó Subdirecciones y Jefaturas de Departamento, designen un enlace a fin de que proporcione la información requerida por la Rectoría
Titulares de las Secretarias, Direcciones, Coordinaciones ó Subdirecciones y Jefaturas de Departamento
2.- Designarán un enlace que cuente con los conocimientos necesarios para analizar y revisar la información requerida por la Dirección de Recursos Humanos para la integración de los manuales
Titular de la Dirección de Recursos Humanos
3.- Solicita por oficio a las dependencias, Secretarias, Direcciones, Coordinaciones ó Subdirecciones y Jefaturas de Departamento que por medio de los enlaces designados, proporcionen la información necesaria, estableciendo los mecanismos para la integración y actualización de los manuales de organización conforme a lo establecido en la presente guía.
Enlaces
4.- Los enlaces envían información de los manuales por correo electrónico, de forma magnética o impresa
Dirección de Recursos Humanos
5.- Recibe información de los enlaces y se efectúa una revisión exhaustiva y detallada
INICIO
Oficio
solicitando
se designe
enlace
Oficio
solicitando
información
Información
de
Manuales
A
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GUIA TÉCNICA PARA ELABORACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN
Diagrama de Flujo
Área Responsable/Actividad Representación Gráfica
Dirección de Recursos Humanos
6.- Por medio de esta revisión se puedan sugerir cambios, con el objeto de enriquecer el contenido y son enviados de forma impresa o por correo electrónico a los enlaces de las áreas, las veces que sea necesario.
7.- Al concluir con la revisión y establecer los cambios pertinentes, se envían los manuales a los enlaces de forma impresa para la validación por cada área.
Enlaces
8.- Ponen a consideración de las áreas la validación de los manuales recabando la firma de autorización, al concluir remite los manuales a la Dirección de Recursos Humanos
Dirección de Recursos Humanos
9.- Recibe la validación por escrito y al no existir más cambios se imprimen los manuales en los formatos originales a color y se envían a los enlaces para recabar las firmas de los titulares de cada área de las Secretarias, Direcciones, Coordinaciones ó Subdirecciones y Jefaturas de Departamento.
Enlaces
10.- Al recabar todas las firmas, el enlace envía los manuales a la Dirección de Recursos Humanos
Dirección de Recursos Humanos
11.- Recibe los manuales originales con sus firmas correspondientes y los envía al titular de la Dirección de Planeación, Calidad y Promoción
Información
de
manuales
Manuales de
organización
Manuales de
Organización
B
A
Manuales
Originales de
la
organización
Manuales
Originales de
la
organización
Manuales
Originales de
la
organización
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GUIA TÉCNICA PARA ELABORACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN
Diagrama de Flujo
Área Responsable/Actividad Representación Gráfica
Titular de la Dirección de Planeación, Calidad y Promoción
12.- Recibe los manuales originales y los turna al Secretario de la Rectoría para su firma
Secretario de la Rectoría
13.- Firma los manuales originales y los remite al titular de la Dirección de Planeación, Calidad y Promoción
Titular de la Dirección de Planeación, Calidad y Promoción
14.- Recibe los manuales originales y los turna al C. Rector para solicitar su firma y autorización
C. Rector
15.- Recibe, firma y autoriza los manuales de organización, y los remite a la Dirección de Planeación, Calidad y Promoción.
Titular de la Dirección de Planeación, Calidad y Promoción
16.- Recibe los manuales originales y los turna a la Dirección de Recursos Humanos para su divulgación
Dirección de Recursos Humanos
11.- Recibe los manuales originales con sus firmas correspondientes y turna a cada unidad administrativa
Manuales de
organización
originales
Manuales de
organización
originales
FIN
B
Manuales
Originales de
la
organización
Manuales
Originales de
la
organización
Manuales
Originales de
la
organización
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X
GLOSARIO DE TÉRMINOS
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GUIA TÉCNICA PARA ELABORACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN
X. GLOSARIO DE TÉRMINOS
Con el objeto de manejar una terminología uniforme, a continuación se presenta la
definición que para efectos de esta guía se da en los términos empleados:
ACTIVIDAD.- Conjunto de operaciones afines y coordinadas que se necesitan
realizar para ejecutar los actos administrativos.
ESTRUCTURA ORGÁNICA.- Es la organización formal en la que se establecen
los niveles jerárquicos y se específica la división de funciones, la interrelación y
coordinación que deben existir entre las diferentes unidades organizacionales, a
efecto de logar el cumplimiento de los objetivos, es igualmente el marco
administrativo de referencia para determinar los niveles de toma de decisiones.
FUNCIÓN.- Conjunto de actividades afines y coordinadas que se necesitan
realizar para alcanzar los objetivos de la dependencia o entidad y de cuyo ejercicio
generalmente es responsable la unidad administrativa: se define a partir de las
disposiciones jurídico-administrativas vigentes en las organizaciones.
NIVEL JERÁRQUICO.- Es la división de la estructura orgánica administrativa para
asignar un grado determinado a las unidades internas definiendo rangos, o
autoridad y responsabilidad; independientemente de la clase de función que se les
encomiende.
ÓRGANO.- Una órgano es una unidad administrativa impersonal que tiene a su
cargo el ejercicio de una o varias funciones, y puede estar integrado por uno o
varios puestos.
PLAZA.- Es la posición individual de trabajo que constituyo un puesto. Un mismo
puesto puede ser desempeñado a la vez por varias personas, que realicen las
mismas actividades, con las mismas responsabilidades y en las mismas
condiciones de trabajo.
PUESTO.- Es la unidad impersonal de trabajo integrada por un conjunto
homogéneo de tareas, responsabilidades y requisitos para el cumplimiento de una
o varias funciones y el logro de los objetivos de una o varias áreas administrativas.
UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Es el órgano que tiene funciones y actividades al
interior de las dependencias que la distinguen y diferencian de las demás
dependencias conformándose a través de una infraestructura específica y propia.
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XI
BIBLIOGRAFÍA
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GUIA TÉCNICA PARA ELABORACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN
XI. BIBLIOGRAFÍA
“Guía para la Elaboración de Manuales de Organización”
Secretaria de Relaciones Exteriores Dirección General de Programación y Presupuesto
Enero 2005 30 Pág.
“Guía para la Elaboración de Manuales de Organización”
Instituto Hacendario del Estado de México
2ª. Edición Agosto 2003
42 Pág. www.ihaem.org
“Guía para la Elaboración de Manuales de Organización
Instituto Politécnico Nacional Dirección de Planeación
Febrero 2010 32 Pág.
www.gestionestrategica.ipn.mx
“Como Elaborar y Usar Manuales Administrativos”
Rodríguez Valencia Joaquín Editorial: Ecafsa
3ª. Edición Abril 2002 180 Pág.
