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Access 2007

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Índice INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................................... 4

1. CONCEPTOS BÁSICOS ..................................................................................................................... 4 2. NOVEDADES DE ACCESS 2007 ........................................................................................................ 5

2.1. Cambio en la interfaz ............................................................................................................ 5 2.2. Nuevo tipo de datos adjuntos ................................................................................................ 5 2.3. Más fácil el uso de macros .................................................................................................... 5 2.4. Páginas de acceso a datos ................................................................................................... 5 2.5. Diseñar una base de datos ................................................................................................... 5

3. INICIAR ACCESS .............................................................................................................................. 7 4. ABRIR UNA BASE DE DATOS EXISTENTE ............................................................................................. 7

TABLA ....................................................................................................................................................10

1. ELEMENTOS QUE INTEGRAN UNA TABLA .......................................................................................... 10 2. CREAR UNA TABLA EN VISTA DISEÑO .............................................................................................. 11

2.1. Propiedades del campo ....................................................................................................... 12 2.2. Establecer clave principal .................................................................................................... 13 2.3. Modificar diseño de tabla .................................................................................................... 13 2.4. Añadir un campo ................................................................................................................. 14 2.5. Eliminar un campo ............................................................................................................... 14 2.6. Copiar un campo ................................................................................................................. 14 2.7. Cambiar el formato del campo ............................................................................................ 14 2.8. Cambiar la máscara del campo ........................................................................................... 16 2.9. Cambiar el valor predeterminado ........................................................................................ 17 2.10. Cambiar la regla de validación ........................................................................................ 17 2.11. Editar índices de una tabla .............................................................................................. 19 2.12. Propiedades de una tabla ................................................................................................ 19

3. TRABAJO CON HOJA DE DATOS ....................................................................................................... 21 3.1. Movimientos e introducción de datos .................................................................................. 21 3.2. Editar dato de un registro .................................................................................................... 22 3.3. Filtro / orden avanzado ........................................................................................................ 22 3.4. Imprimir registros de una tabla ............................................................................................ 24

4. COPIAR ESTRUCTURA, ESTRUCTURA Y DATOS, SÓLO DATOS ............................................................ 24 5. CAMBIAR EL NOMBRE DE UNA TABLA ............................................................................................... 24 6. ELIMINAR UNA TABLA ..................................................................................................................... 25 7. IMPRIMIR ESTRUCTURA DE UNA TABLA ............................................................................................ 25

FORMULARIOS .....................................................................................................................................26

1. TIPOS DE FORMULARIOS ................................................................................................................ 26 1.1. Subformularios .................................................................................................................... 26 1.2. Formularios emergentes ..................................................................................................... 27 1.3. Formularios modales ........................................................................................................... 27

2. CREAR UN FORMULARIO ................................................................................................................ 27 2.1. Formulario en columna ........................................................................................................ 27 2.2. Formularios divididos .......................................................................................................... 27 2.3. Formularios continuos ( ....................................................................................................... 28 2.4. Formulario con asistente ..................................................................................................... 29 2.5. Formulario con la herramienta Formulario en blanco ......................................................... 29

3. PARTES DE LOS FORMULARIOS ...................................................................................................... 29 3.1. Secciones de un formulario ................................................................................................. 38 3.2. Controles de un formulario .................................................................................................. 40 3.3. Diseños de controles ........................................................................................................... 40 3.4. Uso de la lista de campos . Agregar controles .................................................................... 41 3.5. Herramientas del cuadro controles ..................................................................................... 42 3.6. Eliminar un control ............................................................................................................... 48

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3.7. Alinear varios controles ....................................................................................................... 48 3.8. Igualar / aumentar / reducir espaciado entre controles ....................................................... 48 3.9. Ajustar el tamaño de varios controles ................................................................................. 49 3.10. Introducir el número de página ........................................................................................ 49 3.11. Introducir logotipo ............................................................................................................ 49 3.12. Introducir logotipo en el encabezado ............................................................................... 50 3.13. Introducir Fecha y hora .................................................................................................... 50 3.14. Formato condicional ........................................................................................................ 50

4. PROPIEDADES DE LOS CONTROLES ................................................................................................ 51 5. REFERENCIAS EN UN FORMULARIO ................................................................................................. 55 6. CAMBIAR EL NOMBRE A UN FORMULARIO ........................................................................................ 56 7. ELIMINAR UN FORMULARIO ............................................................................................................. 56 8. COPIAR UN FORMULARIO ............................................................................................................... 56 9. MODIFICAR EL DISEÑO DE UN FORMULARIO ..................................................................................... 56

CONSULTAS .........................................................................................................................................57

1. CREAR UNA CONSULTA DE SELECCIÓN EN VISTA DISEÑO ................................................................. 57 1.1. Agregar una tabla o consulta a la consulta ......................................................................... 60 1.2. Combinar varias tablas en una consulta ............................................................................. 60 1.3. Insertar / Eliminar criterios ................................................................................................... 60 1.4. Funciones de uso frecuente ................................................................................................ 61

2. CONSULTA DE ACTUALIZACIÓN ....................................................................................................... 66 3. CONSULTA DE ELIMINACIÓN ........................................................................................................... 67 4. CONSULTA DE DATOS ANEXADOS ................................................................................................... 68 5. CONSULTA DE CREACIÓN DE TABLA ................................................................................................ 69 6. CREAR CONSULTAS UTILIZANDO EL ASISTENTE ............................................................................... 69

6.1. Consulta sencilla ................................................................................................................. 70 7. CONSULTA DE BUSCAR DUPLICADOS .............................................................................................. 71 8. CONSULTA DE BÚSQUEDA DE NO COINCIDENTES ............................................................................. 73 9. CONSULTA DE TABLA DE REFERENCIAS CRUZADAS .......................................................................... 74 10. CONSULTA DE UNIÓN ................................................................................................................. 76

INFORMES .............................................................................................................................................78

1. CREAR UN INFORME CON LA HERRAMIENTA INFORMES .................................................................... 78 1.1. Secciones del informe ......................................................................................................... 78 1.2. Más secciones del informe. Grupos .................................................................................... 80 1.3. Propiedades del informe ..................................................................................................... 81 1.4. Realizar cálculos en un informe .......................................................................................... 87 1.5. Configurar página ................................................................................................................ 88 1.6. Propiedad Forzar nueva página .......................................................................................... 90 1.7. Agregar saltos de página .................................................................................................... 90

2. CREAR UN INFORME DE ETIQUETAS ................................................................................................ 90 3. IMPRIMIR ...................................................................................................................................... 92

RELACIONES ........................................................................................................................................93

1. TIPOS DE RELACIONES .................................................................................................................. 93 1.1. Uno a uno ............................................................................................................................ 93 1.2. Relación uno es a varios ..................................................................................................... 93 1.3. Relación varios a varios ...................................................................................................... 93

2. DEFINIR RELACIONES .................................................................................................................... 94 3. MODIFICAR UNA RELACIÓN EXISTENTE ............................................................................................ 97 4. ELIMINAR UNA RELACIÓN EXISTENTE .............................................................................................. 97 5. IMPRIMIR LA VENTANA DE RELACIONES ........................................................................................... 97

MACROS. DISEÑO DE APLICACIONES .............................................................................................99

1. CREAR UNA MACRO ....................................................................................................................... 99 1.1. Columnas de la ventana macro ........................................................................................... 99

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1.2. Secuencia de acciones de la macro ................................................................................. 100 2. EJECUTAR UNA MACRO ................................................................................................................ 100 3. MODIFICAR MACRO ..................................................................................................................... 100 4. GRUPO DE MACROS .................................................................................................................... 100 5. TABLA DE MACROS ...................................................................................................................... 101 6. EVENTOS Y PROCEDIMIENTOS ...................................................................................................... 105 7. ASIGNAR MACROS Y PROCEDIMIENTOS DE EVENTOS ..................................................................... 106 8. CREAR MACRO AUTOEXEC ........................................................................................................... 106 9. MENÚ PERSONALIZADO ............................................................................................................... 106

UTILIDADES ........................................................................................................................................108

1. COMPACTAR Y REPARAR BASE DE DATOS ..................................................................................... 108 2. EXPORTAR DATOS A OTROS FORMATOS ........................................................................................ 109 3. IMPORTAR DATOS DE OTRAS APLICACIONES .................................................................................. 110 4. VINCULAR TABLAS ....................................................................................................................... 110

4.1. Actualizar vínculos ............................................................................................................ 111 5. OPCIONES DE INICIO .................................................................................................................... 111

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Introducción

Microsoft ACCESS es un Sistema Gestor de Bases de Datos Relacionales bajo entorno

WINDOWS. Con esta aplicación crearemos tablas de datos, formularios, consultas y

elaboraremos listados a partir de la información almacenada en las tablas de datos. Todo ello de

una forma sencilla por la gran variedad de herramientas de trabajo que ofrece.

1. Conceptos básicos

Para trabajar con Microsoft Access, debe conocer los siguientes conceptos.

Base de datos

Colección de datos y objetos organizados con un propósito específico. Una base de datos de

Microsoft Access puede contener tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos.

Los archivos de base de datos de Access 2007 tienen extensión accdb y no mdb como en

versiones anteriores. Desde 2007 puede abrir y manipular archivos de versiones anteriores.

Tabla

Estructura fundamental de un sistema de administración de bases de datos. En Microsoft

Access, una tabla es un objeto que almacena información sobre un determinado tema y

organizada en registros (filas) y campos (columnas).

Registro

Colección de datos acerca de un miembro de una entidad. Un registro se representa como una

fila en la vista Hoja de datos de una tabla, consulta o formulario.

Campo

Elemento de una tabla que contiene un fragmento de información específico sobre un tema,

como un apellido. Un campo se representa como una columna o celda en una hoja de datos. En

un formulario, informe o página de acceso a datos se puede utilizar un control como, por

ejemplo, un cuadro de texto, para presentar los datos de un campo. En algunas bases de datos,

como por ejemplo Microsoft SQL Server, se utiliza el término "columna" en lugar de "campo".

Existen diferentes tipos de campos.

Base de datos relacional

Se dice que una base de datos es relacional cuando la información está almacenada en tablas

que se relacionan entre sí. Clientes, artículos, pedidos de los clientes

Consulta

Es un objeto de la base de datos que puede utilizarse para mostrar información de una o varias

tablas (selección, referencias cruzadas, ...) o para modificar la información existente en una o

varias tablas (eliminación, actualización, ...)

Formulario

Objeto de la base de datos donde se almacena el diseño de pantalla con el que mostrar los

datos de una tabla o consulta. Desde un formulario además de poder ver información también

podrá modificarla.

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Informe

Objeto de la base de datos donde se almacena el diseño de listados con el que mostrar los datos

de una tabla o consulta. Su objetivo final será imprimir en papel los listados.

Macro

Objeto de la base de datos donde se almacena la automatización de acciones específicas (que

se repiten con cierta frecuencia) sin programar.

Módulo

Objeto de la base de datos donde utilizará programación para gestionar el funcionamiento de la

base de datos.

2. Novedades de Access 2007

A continuación se describen algunas de las novedades de Access. 2007 respecto a versiones

anteriores.

2.1. Cambio en la interfaz

El modo de acceder a los comandos de Access es totalmente diferente. Como ocurre con todas

las aplicaciones de Office 2007 presentan paneles en sustitución de la barra de menú fija y las

barras de herramientas. Las ventanas de trabajo son muy diferentes de aspecto, aunque siguen

teniendo validez la gran mayoría de las teclas de función que se utilizaban.

2.2. Nuevo tipo de datos adjuntos

En este tipo de datos puede almacenar imágenes y otros tipos de archivos dentro del registro,

mediante el uso de un concepto denominado “datos complejos”, que lo que hace es comprimir

estos archivos para minimizar el tamaño global.

2.3. Más fácil el uso de macros

Access 2007 presenta una utilidad de definición de macros, para facilitar la respuesta a los

eventos.

2.4. Páginas de acceso a datos

Access 2007 no soporta el diseño de páginas de acceso de datos (DAP). Utiliza Windows

SharePoint Services para compartir datos en entornos corporativos. Por mantener la

compatibilidad, es posible abrir archivos .mdb que contengan estas páginas de acceso a datos,

pero desde 2007 no podrá crear nuevas páginas.

2.5. Diseñar una base de datos

Antes de crear una base de datos, es conveniente que invierta algún tiempo en diseñarla. Para

ello, debe tener en cuenta los siguientes puntos:

Determinar la finalidad de la base de datos

Debe saber qué información desea obtener de la base de datos, y a partir de ahí, podrá

determinar sobre qué asuntos necesita almacenar hechos (las tablas) y qué hechos necesita

almacenar sobre cada asunto (los campos de las tablas).

Es conveniente que hable con los usuarios que utilizarán la base de datos y que tenga en cuenta

las preguntas que desean que responda la base de datos. Realice bocetos de los informes que

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desea que produzca. Reúna los formularios que utilizan actualmente para registrar los datos. Si

es posible, examine bases de datos bien diseñadas similares a la que va a diseñar.

Determinar las tablas que se necesitan en la base de datos

Haga un boceto en papel, manteniendo estos principios:

Una tabla no debe contener información duplicada.

Cada tabla debe contener información sobre un asunto.

Determinar los campos que se necesitan en las tablas

Al realizar el boceto de los campos de cada tabla siga estos principios:

Relacione cada campo con el asunto de la tabla.

No incluya datos ni derivados ni calculados.

Incluya toda la información que necesite.

Almacene información en sus partes lógicas más pequeñas. Por ejemplo, almacene Nombre,

Apellidos en lugar de un único campo con el Nombre completo.

Identificar los campos con valores exclusivos en cada registro

Para que Microsoft Access conecte información almacenada en tablas independientes, cada

tabla de la base de datos debe incluir un campo o conjunto de campos que identifiquen de forma

exclusiva cada registro individual de la tabla. A este campo o conjunto de campos se le

denomina Clave principal (Primary Key).

En Access se pueden definir tres tipos de claves principales:

Claves principales de Autonumérico.

Claves principales de un solo campo.

Claves principales de varios campos.

Determinar las relaciones entre las tablas

Una vez que tiene la información clasificada en tablas, debe indicarle a Access cómo volver a

reunir toda la información relacionada de un modo significativo. Para ello debe definir relaciones

entre las tablas. Las relaciones pueden ser:

Uno a varios.

Uno a uno.

Varios a varios.

Perfeccionar el diseño.

Utilice Microsoft Access para crear las tablas, especificar relaciones entre las tablas e introducir

suficientes datos de ejemplo en las tablas para poder comprobar el diseño. Para probar las

relaciones de la base de datos, compruebe si puede crear consultas para obtener las respuestas

que desee. Cree bocetos de los formularios e informes y compruebe si muestran los datos que

desea. Busque duplicaciones de datos innecesarias y elimínelas. Si encuentra problemas,

perfeccione el diseño.

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Introducir datos y crear otros objetos de la base de datos

Cuando considere que la estructura de las tablas cumple los principios de diseño descritos

anteriormente, es el momento de comenzar a agregar los datos existentes a las tablas. A

continuación, puede crear las consultas, formularios, informes, páginas de acceso a datos,

macros y módulos que desee.

Utilizar las herramientas de análisis de Microsoft Access.

El Asistente para analizar tablas puede analizar el diseño de una tabla, proponer nuevas

estructuras de tablas y relaciones si es conveniente y dividir una tabla en nuevas tablas

relacionadas si es necesario.

El Analizador de rendimiento puede analizar la base de datos completa y realizar

recomendaciones y sugerencias para mejorarla. El asistente también puede implantar estas

recomendaciones y sugerencias.

3. Iniciar Access

Al entrar le mostrará la ventana siguiente

Le presenta diferentes opciones, crear una nueva base de datos (en el panel central), abrir una

existente (en el panel de la derecha) y utilizar diferentes plantillas (en el panel de la izquierda).

4. Abrir una base de datos existente

Haga clic sobre Más… en el panel de la derecha

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En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione el archivo y pulse el botón Abrir.

Botón de Office

Cinta de opciones

Formulario Alumnos Panel de exploración

Barra de herramientas de acceso rápido

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El botón de Office reemplaza al menú Archivo de versiones anteriores.

A su derecha aparecen unos botones más pequeños, lo que se conoce como barra de

herramientas de acceso rápido, con comandos como guardar, deshacer, rehacer. Esta barra se

puede personalizar, de modo que permite añadir otros comandos y/o eliminar los que aparecen

de forma predeterminada.

Utilice para ello el botón que se muestra a la derecha de esta barra.

Por debajo verá cuatro fichas (Inicio, Crear, Datos externos y Herramientas de base de datos),

que contienen muchos comandos, opciones, cuadros de listas desplegables. Estas fichas se

conocen como cinta de opciones y reemplaza a las barras de menú y barras de herramientas de

versiones anteriores.

Bajo la cinta de opciones aparece un mensaje de Advertencia de seguridad, que le informa que

Access ha desactivado contenido posiblemente nocivo en la base de datos.

En la parte izquierda de la pantalla está el panel de exploración, que reemplaza a la ventana de

la base de datos de versiones anteriores. En ese panel encontrará los diferentes objetos de la

base de datos (tablas, formularios, …). A la derecha (ventana principal) se abren los objetos, en

la imagen está abierto el formulario Alumnos.

En la parte inferior está la barra de estado que muestra las posibles descripciones de los

controles de campo y los distintos ajustes de teclado (Bloq Mayús, Bloq Num y Bloq Despl).

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Tabla

Recuerde que una tabla es la estructura fundamental de un sistema de administración de bases

de datos. En Microsoft Access, una tabla es un objeto que almacena datos en registros (filas) y

campos (columnas), por lo que se considera que es un contenedor.

1. Elementos que integran una tabla

La información en la tabla se presenta estructurada en columnas - campos -, y en filas - registros

-. En el caso de una tabla de estudiantes, cada fila contiene todos los datos de un estudiante.

Una determinada columna presenta un dato específico, por ejemplo ciudad.

Los campos -parte fundamental en el diseño de la tabla- se clasifican, de acuerdo al tipo de

datos que pueden almacenar:

Texto Admite datos alfanuméricos (números, letras, símbolos). Máximo 255 caracteres.

Memo Se utiliza para almacenar gran cantidad de texto, hasta 1 Gb aproximadamente, pero los

controles para mostrarle están limitados a los primeros 64.000 caracteres.

Número Byte: Entero de 1 byte que contiene valores a 0 a 255.

Entero: Entero de 2 bytes que contiene valores entre -32768 y 32768.

Entero largo: Entero de 4 bytes que contiene valores entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.

Simple: Número de 4 bytes en punto flotante1, capaz de almacenar valores muy altos y un

máximo de siete dígitos significativos.

Doble: Número de 8 bytes en punto flotante, capaz de almacenar valores muy altos y un

máximo de 15 dígitos significativos.

Id. de réplica: Identificador de 16 bytes único a nivel global. Este tipo de campo se utiliza en

bases de datos de Access 2003 y anteriores gestionadas por el administrador de replicaciones.

Decimal: Entero de 12 bytes con una gran precisión decimal.

Fecha/hora Fechas y horas (8 bytes).

Moneda Valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén

implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. Permite hasta 15 dígitos a la

izquierda del separador decimal y 4 cifras decimales (8 bytes). Siempre mostrará 2 decimales,

por lo que Access redondeará los decimales a 2.

Autonumérico Se utiliza para números secuenciales exclusivos (con incremento de una unidad) o números

aleatorios que se insertan automáticamente cuando se agrega un registro.

1 Los números con formato de almacenamiento interno punto flotante son un poco imprecisos. Si el número que necesita

almacenar contiene más de 7 dígitos significativos en un campo tamaño simple, o más de 15 en uno de tamaño doble, el número se redondeará. Para mayor precisión se recomienda campo Decimal o campo Moneda.

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Sí/No Admite sólo valores lógicos del tipo Sí / No. No admite indexaciones (ordenar los datos por su

contenido. (1 bit). Almacena el valor numérico 0 para Falso y -1 para Verdadero.

Objeto OLÉ Almacena imágenes digitalizadas, objetos procedentes de otras aplicaciones (gráfico, ...)

vinculados o incrustados y objetos ActiveX de otra aplicación de Windoows. No admite

indexaciones. Máximo 2Gb

Hipervínculo Una dirección de enlace con un documento o archivo en la WWW, en una intranet, en una red

de área local o en el propio ordenador local. Hasta 8.192 caracteres.

Datos

adjuntos

Puede adjuntar archivos como imágenes, documentos, hojas de cálculo o gráficos. Máximo 2

Gb

Asistente para

búsquedas

Realmente no es un campo. Puede crear un campo que muestre uno de dos tipos de listas para

facilitar la introducción de datos: Una lista de búsqueda que muestra valores buscados en una

tabla o consulta existente o una lista de valores que muestra un conjunto fijo de valores

introducidos al crear el campo.

En las tablas se utilizarán índices para ordenar los datos por algún campo. Su finalidad es

acelerar el proceso de búsqueda en ese campo o evitar duplicados en ese campo.

2. Crear una tabla en vista diseño

Seleccione Crear en la Cinta de opciones, y haga clic en el botón Diseño de tabla. Muestra

tres columnas:

Nombre: indique el nombre del campo. Puede utilizar 64 caracteres como máximo. Están

permitidos todos los caracteres especiales, excepto: el punto (.), el signo de admiración (!),

Tipo de datos: seleccione el tipo de campo: texto, numérico, ….

Descripción: escriba una descripción del campo. Este texto se mostrará en la barra de estado

cuando seleccione el campo en un formulario. Es opcional. (255 caracteres máximo).

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Rellene el cuadro correspondiente a las Propiedades del campo, en las fichas General y

Búsqueda. Para cambiar de panel utilice el ratón o pulse la tecla de función F6. Para cambiar de

ficha utilice el ratón o las teclas CONTROL + TABULADOR.

Puede solicitar ayuda sobre cualquier punto pulsando la tecla F1.

Mientras trabaja en la vista diseño, dispone de la ficha Diseño:

Nº Descripción

1 Ver: muestra las vistas disponibles para la ventana actual (hoja de datos, diseño, tabla dinámica y

gráfico dinámico).

2 Clave principal: alterna entre establecer y eliminar un campo de clave principal.

3 Generador: Permite acceder al generador de máscaras, o al generador de expresiones.

4 Probar reglas de validación: Verifca si se cumplen o no las reglas de validación con la información

contenida en la tabla.

5 Insertar filas: crea una fila en blanco antes de la fila seleccionada.

6 Eliminar filas: elimina la fila/s seleccionada/s.

7 Columna de búsqueda: Genera un nuevo campo que tomará los datos de una lista existente o de una

lista de valores fijos.

8 Hoja de propiedades: presenta la hoja de propiedades de la tabla, en la parte derecha.

9 Índices: presenta la ventana índices para ver, modificar o crear índices. Los índices aceleran las

búsquedas y las consultas cuando se manejan grandes volúmenes de datos. También pueden hacer

más lenta la introducción de datos, ya que tienen que actualizarse cada vez que se agrega o modifica

un registro.

Una vez definida la estructura completa de campos, guarde los cambios y utilice el botón de

cerrar.

2.1. Propiedades del campo

Aparece en la parte inferior de la pantalla de diseño de tabla, aparece la ficha General con las

propiedades: que se describen a continuación. Dependiendo del tipo de datos del campo,

mostrará más o menos.

Tamaño del campo, número máximo de caracteres que podrá introducir en este campo, si el

campo es de tipo texto. En el caso de los campos numéricos el tamaño determina el tipo de

número que se puede almacenar. (Vea los tipos de campos numéricos, en la pág. 10)

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Formato, diseño de presentación para el campo.

Título, etiqueta para el campo que se utiliza en un formulario. Si no escribe título, la etiqueta que

empleará será el nombre del campo.

Valor predeterminado, valor que se introduce automáticamente en el campo para nuevos

registros.

Máscara de entrada, modelo para todos los datos introducidos en este campo.

Regla de validación, expresión que debe ser verdadera , cuando introduzca o cambie datos en

el campo..

Texto de validación, mensaje de error que aparece cuando introduce un valor prohibido por la

regla de validación.

Indexado, crea o no un índice para ese campo, de forma que las búsquedas por ese campo

sean más rápidas.

Lugares decimales, número de lugares decimales que aparecerán. Sólo con campos

numéricos o monetarios.

Requerido, establece si es obligatoria o no la entrada de datos en este campo.

Permitir longitud cero, establece si permite o no cadenas de longitud cero (“”) en este campo.

Compresión Unicode. A partir de la versión 2000 Access utiliza el esquema de codificación de

caracteres Unicode, que utiliza 2 bytes para cada carácter, en lugar de uno por cada carácter

como hacía el sistem anterior. Si la propiedad Compresión Unicode tiene el valor Sí, significa que

cualquier carácter cuyo primer byte sea 0 se comprime al almacenarse y se descomprime al

abrirse. Suele ocurrir para todos los caracteres latinos.

Modo IME, controla la conversión de los caracteres en los juegos de caracteres kanji (japonés),

haragana (japonés), katakana (japonés) y hangul (coreano).

Etiquetas inteligentes, indica el nombre y la acción de la etiqueta inteligente registrada que

desea asociar a este campo.

2.2. Establecer clave principal

Clave principal es uno o más campos (columnas) cuyo valor o valores identifican de manera

única cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener

siempre un índice único. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves

externas de otras tablas.

- Seleccione el campo/s que desee definir como clave principal y pulse el botón derecho del

ratón. En el menú contextual seleccione Clave principal.

O también utilizando la herramienta del panel Diseño.

2.3. Modificar diseño de tabla

Para cambiar el diseño de una tabla, seleccione la tabla en el panel de exploración y en el menú

contextual seleccione Vista Diseño.

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2.4. Añadir un campo

Desde la Vista Diseño sitúe el punto de inserción en la posición en la que desee el nuevo campo,

seleccione Insertar filas (en la ficha Diseño).

2.5. Eliminar un campo

Desde la Vista Diseño, sitúe el punto de inserción en la fila completa del campo que desee

eliminar y pulse la tecla SUPR.

2.6. Copiar un campo

En Vista Diseño seleccione la fila del campo que desee copiar y seleccione Copiar en el menú

contextual. Seleccione la fila donde desee que aparezca la copia y elija Pegar en el menú

contextual.

Cambie el nombre al campo. Este campo será del mismo tipo que el original y con las mismas

propiedades. Los datos contenidos en el campo original no se copian.

Para copiar un campo con los datos utilice la vista Hoja de datos seleccione la columna del

campo que desee copiar y utilice el comando Copiar del menú contextual. Seleccione la

columna Agregar nuevo campo y utilice el comando Pegar del menú contextual.

2.7. Cambiar el formato del campo

El formato de un campo tiene que ver con el aspecto que tendrán los datos de ese campo. Sitúe

el cursor en el campo a editar (Nombre). Pase a la tabla de propiedades con F6. En el apartado

Formato dependiendo del tipo de campo muestra una lista de formatos incorporados o no. En

cualquier caso es posible crear formatos propios para campos numéricos, texto...

FORMATOS INCORPORADOS PARA CAMPOS NUMÉRICOS

Formato SIGNIFICADO

Número General Muestra el número como se ha introducido.

Moneda Muestra el separador de millar, los números negativos entre paréntesis, con dos

decimales por defecto.

Euro Utiliza el formato Moneda con el símbolo del euro €

Fijo Presenta como mínimo un dígito con dos decimales.

Estándar Muestra el separador de millar y dos cifras decimales.

Porcentaje Multiplica el valor por 100, añade el símbolo % y presenta dos cifras decimales.

Científico Muestra los números con la notación científica estándar.

Los formatos numéricos personalizados pueden tener entre una y cuatro secciones con signos

de punto y coma (;) como separador de lista. Cada sección contiene la especificación de formato

para un tipo de número diferente, donde:

La primera representa el formato de los números positivos.

La segunda representa el formato de los números negativos.

La tercera representa el formato de los valores cero.

La cuarta representa el formato de los valores nulo.

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Puede crear formatos personalizados mediante los símbolos siguientes:

CÓDIGOS DE FORMATO PARA CAMPOS NUMERICOS

Símbolo SIGNIFICADO

, Separador decimal

. Separador de miles

0 Representa un dígito. Muestra el 0 para valores 0 o si no se dio valor.

# Representa un dígito. No muestra el 0 si el valor es 0 o si no se dio valor.

% Porcentual. Multiplica el valor por 100 y muestra el símbolo %

ejemplos #.##0 Aparece el separador de millar y el 0 cuando no se dio valor

“Socio nº “ #.##0 Como el anterior, pero aparecerá precedido del texto Socio nº.

#.### Aparece el separador de millar pero no muestra el 0

FORMATOS INCORPORADOS PARA CAMPOS FECHA/HORA

Formato SIGNIFICADO

General Configuración predeterminada

Fecha Larga Muestra la fecha larga con el formato del panel de control de Windows.

Fecha Mediana 14-Ene-95

Fecha Corta Muestra la fecha corta con el formato del panel de control de Windows.

Hora larga

Hora mediana

Hora corta

CÓDIGOS DE FORMATO PARA CAMPOS DE TIPO FECHA


: Separador de hora

/ Separador de fecha

d / dd ddd / dddd Día del mes 1 – 31 / 01 – 31 . Día de la semana lun – dom / Lunes - Domingo

m / mm Mes del año 1 – 12 / 01 – 12

a aa / aaaa Día del año 1 – 366. Año con dos dígitos 0 – 99. Año con cuatro dígitos 0100 – 9999

h / hh Horas

n / nn Minutos

s /ss Segundos

Ejemplos dd/mm/aaaa Mostrará día/mes/año con cuatro dígitos

mmmm Muestra el nombre completo del mes

CÓDIGOS DE FORMATO PARA CAMPOS DE TIPO TEXTO


Espacio Presenta un espacio

Texto entre comillas Muestra siempre el texto que hay entre comillas

@ Muestra el contenido del campo

Todos los caracteres en mayúsculas

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CÓDIGOS DE FORMATO PARA CAMPOS DE TIPO TEXTO


Todos los caracteres en minúsculas

& No se necesita un carácter de texto

Ejemplos “Sr. “@ Aparecerá el tratamiento Sr. Delante del campo

FORMATOS INCORPORADOS PARA CAMPOS SÍ / NO

Formato SIGNIFICADO

Sí/No Configuración predeterminada. Sí = -1 y No = 0

Verdadero/Falso Verdadero = -1 y Falso = 0

Activado/Desactivado Activado = -1 y Desactivado = 0

Para los campos de tipo Sí/No, puede definir formatos personalizados que contengan hasta tres

secciones:

La primera requiere el signo de punto y coma.

La segunda indica el texto a mostrar en los valores sí

La tercera indica el texto a mostrar en los valores no.

;”Aprobado”;”Suspenso” Si el valor es Sí mostrará el texto Aprobado, si el valor es No, mostrará el texto

Suspenso.

2.8. Cambiar la máscara del campo

Facilita la introducción de datos en un campo y controla los valores que introducen los usuarios

en ese campo. Puede contener hasta tres secciones separadas por signos de punto y coma:

La primera especifica la máscara, propiamente dicha.

La segunda especifica si Access debe almacenar los caracteres de visualización literales o no. 0

almacena; 1 no almacena.

La tercera indica el símbolo que muestra Access para indicar al usuario que debe introducir un

carácter por la máscara.


Convierte en mayúsculas los caracteres de la derecha

Convierte a minúsculas los caracteres de la derecha

! El campo se rellena de derecha a izquierda.

\ Precede a un carácter, para que lo tome como normal.

# Dígitos, +, - y espacios en blanco, incluso valor vacío.

0 Dígitos. Entrada obligatoria.

9 Dígitos y espacios. Entrada no obligatoria.

L Letras. Entrada obligatoria.

? Letras. Entrada no obligatoria.

A Letras o dígitos. Entrada obligatoria.

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a Letras o dígitos. Entrada no obligatoria.

& Cualquier carácter, espacio en blanco. Entrada obligatoria

C Cualquier carácter, espacio en blanco. Entrada no obligatoria.

, . / : Separadores: decimal, millar, fecha y hora

EJEMPLOS

99-99-99;0;_ Para introducir números de 6 dígitos separado con guiones sin necesidad de incorporar el

guión.

>L<???? Para escribir texto, con la primera letra en mayúsculas y el resto en minúsculas.

2.9. Cambiar el valor predeterminado

El valor predeterminado especifica un valor que se introduce automáticamente en un campo

cuando se crea un nuevo registro.

EJEMPLOS

C. Numéricos 45 Para que aparezca siempre 45 por defecto al introducir un nuevo registro.

C. Texto “LEÓN” Para que aparezca por defecto LEÓN como provincia.

C. Fecha/hora #10/05/95# Para que aparezca la fecha 10/05/95

C. Sí/No Sí Aparecerá por defecto Sí.

2.10. Cambiar la regla de validación

Especifica requisitos para la introducción de datos en el campo. (Máximo 2.048 caracteres).

Si se cumplen los requisitos, el valor introducido lo valida Access, pero si no, mostrará un

mensaje de alerta predeterminado o uno personalizado si escribe el texto de validación (máximo

255 caracteres).

Puede introducir cualquier expresión - combinación de operadores, constantes, valores literales,

funciones, nombres de campos (columnas), controles y propiedades que se evalúa como un

único valor -.

En la siguiente tabla se indica cómo se escriben expresiones, dependiendo de que su contenido

sea texto, fecha, ...

En la máscara de un campo no se puede hacer referencia a otro campo de la tabla.

Expresiones SINTAXIS

texto “TEXTO”

fecha #dd/mm/aa#

número Número

función Nombrefunción(argumento1;argumento2;…)

campo [campo

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OPERADORES

ARITMÉTICOS

DESCRIPCIÓN

Producto

+ Suma

Resta

Divide dos números de coma flotante.

\ Divide dos números enteros

^ Eleva un número a un exponente.

Mod Devuelve el resto de dividir dos números

OPERADORES

COMPARACION

DESCRIPCIÓN EJEMPLOS

Menor que < 65

= Menor o igual que < = 45000

Distinto que < > “PALENCIA”

Mayor que. > 30

= Mayor o igual que > = #01/05/95#

Entre Valor comprendido entre dos expresiones Entre #01/01/95# Y #31/12/95#

Como Prueba de un campo Texto o Memo para coincidir

con una cadena de patrón. Deberá incluir una

cadena de texto como valor de comparación que

defina qué caracteres son válidos y en qué

posiciones. Para ello Access le permite el uso de

ciertos caracteres comodín.

Como "Lewis*"

NO ES NULO Requiere que el usuario introduzca un valor en el

campo.

ES NULO Requiere que el campo esté vacío.

NO Se utiliza antes de cualquier operador de

comparación para realizar la prueba de

conversión, excepto para "NO ES NULO".

Caracteres comodín

COMO

DESCRIPCIÓN

? Cualquier carácter individual

* Cualquier número de caracteres; se utiliza para definir cadenas al principio, al final o

en medio, que no tienen que coincidir con ningún modelo de caracteres específico.

# Cualquier dígito individual

OPERADORES

LÓGICOS

DESCRIPCIÓN

Eqv Realiza una equivalencia lógica entre dos expresiones.

Imp Realiza una implicación lógica entre dos expresiones.

Negado (Not) Niega una expresión numérica

O Disyunción. Permite elegir entre una expresión u otra.

OEx Realiza una exclusión entre dos expresiones.

Y Realiza una intersección entre dos expresiones.

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Ejemplos de reglas de

validación

DESCRIPCIÓN

COMO "?####X" Una cadena de 6 caracteres, que el primero es cualquier carácter, seguido de 4

dígitos y termina en una X

COMO "[!0-3RT]###" Una cadena de 4 dígitos, cuyo primer carácter es cualquiera distinto de un número

entre 0 y 3 y las letras R y T, seguido de cuatro dígitos.

2.11. Editar índices de una tabla

Pulse el botón derecho del ratón sobre el nombre de la tabla que se encuentra en el Panel de

exploración y seleccione Vista diseño en el menú contextual.

Pulse el botón Índices del Panel de

diseño.

En la columna Nombre del índice

escriba el nombre del índice.

En la columna Nombre del campo

seleccione el campo para el que

desee establecer el índice.

En la columna Criterio de

ordenación defina el sentido de la

ordenación del índice (Ascendente / descendente).

En la parte inferior muestra las propiedades de ese índice:

- Principal (Sí/No): Si especifica Sí este índice es clave principal.

- Única (Sí/No): Si especifica Sí este índice ha de ser único (no admite duplicados).

- Ignorar Nulos (Sí/No): Si especifica Sí los registros con valor Nulo serán excluidos del índice.

2.12. Propiedades de una tabla

En la vista diseño, pulse el botón Hoja de propiedades del panel de diseño.

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PROPIEDAD OPCIONES DESCRIPCIÓN

Mostrar vistas en el sitio

de SharePoint

NO mostrar Los datos de la tabla no están disponibles en un sitio de

Windows SharePOint Service 3.0

Seguir

configuración de

base de datos

Los datos de la tabla estarán o no disponibles en un sitio

de Windows SharePoint Service 3.0 si lo activa o no para

la base de datos en general

Hoja secundaria de datos

expandida

Sí o No Todas las hojas secundarias aparecen expandidas al abrir

esta tabla si indica Sí.

Alto de hoja secundaria de

datos

Medida en cm. La hoja secundaria de datos se abre con la altura

especificada. Si el valor es 0, la hoja secundaria se

expande para mostrar todas las filas disponibles.

Regla de validación Expresión de

comparación,

que permite

incluir funciones

de Access

Esta regla se comprobará cuando guarde el registro o al

cambiar de registro.

Texto de validación Cadena de texto Es el mensaje que mostrará al usuario si infringe la regla

de validación.

Filtro Le permite almacenar un filtro que limita los registros a

visualizar al abrir la hoja de datos.

Ordenar por Le permite almacenar un criterio de orden, para que al abrir

la hoja de datos siempre visualice a información ordenada

de ese modo.

Hoja secundaria de datos [Automático] Crea una hoja secundaria de datos con la primera tabla

que tenga una relación de varios definida con esta tabla.

[Ninguno] Desactiva la función

Tabla.nombre

Consulta.nombre

Utiliza la tabla o consultas indicadas

Vincular campos

secundarios

Campo o

campos de la

tabla

relacionada,

separados por

punto y coma

Define que campos de la tabla secundaria están

relacionados con los campos clave principal de la tabla

actual.

Vincular campos

principales

Campo o

campos que son

clave principal

en esta tabla,

separado por

punto y coma

Define los campos de clave principal de la tabla actual, que

Access utilizará para relacionar con la tabla secundaria.

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3. Trabajo con hoja de datos

Cuando se trabaja con una tabla en la forma de hoja de datos, dispone de la ficha Inicio:

Grupo Vistas

Si pulsa en el triángulo que muestra bajo 'Ver' tendrá opción a cambiar a otra vista:

Grupo Portapapeles

Con herramientas para cortar, copiar, copiar formato y pegar. En el deplegable de Pegar hallará diferentes opciones de pegado.

Grupo Fuente

Con herramientas para cambiar la fuente, tamaño, negrita, cursiva, subrayado, alineación, color de fuente, color de relleno, cuadrícula y colores de tema.

Grupo Registros

Con herramientas para: actualizar el registro actual o toda la tabla, añadir nuevo registro, eliminar registro/s seleccionado/s, realizar una revisión ortográfica, guardar.

Muestra una novedad que es la posibilidad de activar una fila de totales, en la que para los campos numéricos podrá elegir el cálculo total a realizar (suma, cuenta, promedio, …)

En el botón Más, encuentra las opciones de alto de fila, ancho de columna, inmovilizar columna, liberar, mostrar y ocultar columna.

Grupo Ordenar y filtrar

Con herramientas para ordenar de forma ascendente o descendente, diferentes opciones de filtro por selección, desplegar la ventana de filtro en la posición del cursor, o la posibilidad de ir a la ventana de filtro u orden avanzado.

Grupo Ventana

Con las opciones que permiten cambiar de ventana en la base de datos.

Grupo Buscar

Con herramientas para buscar, reemplazar, desplazarse por los registros y seleccionar registros.

3.1. Movimientos e introducción de datos

Para avanzar al siguiente campo utilice la tecla TABULADOR o INTRO. Para retroceder al

campo anterior pulse MAYÚSCULAS + TABULADOR.

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Si al pasar de registro desea escribir en uno de los campos la misma información que en el

registro anterior, basta con pulsar las teclas CONTROL + ‘.

Cuando hay varios registros ofrece la posibilidad de situar el cursor en cualquiera de ellos, con

las flechas arriba / abajo o con la barra inferior (botones de desplazamiento).

Ir al primer registro.

Ir al registro siguiente.

Ir al registro anterior

Ir al último registro.

Indica el nº de registro activo y el

total de registros

Nuevo registro, desplaza al

final de la hoja de datos

para introducir un nuevo

registro.

3.2. Editar dato de un registro

Si se trata de reemplazar un dato por otro seleccione el dato y escriba el nuevo valor (no será

posible con los campos autonuméricos).

Si sólo desea cambiar parte de un dato, una vez seleccionado pulse la tecla F2, le permitirá

moverse por el texto de la celda al utilizar las flechas de desplazamiento.

3.3. Filtro / orden avanzado

Filtro es el conjunto de criterios que se aplican a los datos para mostrar un subconjunto de los

datos o para ordenarlos. Como se veía en el panel de Inicio en la ficha Ordenar y filtrar, utilice la

herramienta . En el desplegable seleccione Filtro avanzado / Ordenar.

Mostrará la siguiente ventana, para permitir la creación de un filtro que se aplicará a la hoja de

datos.

Agregue los campos sobre los que quiera incluir criterios a la cuadrícula de diseño. Para ello,

haga doble clic sobre el campo en la lista de campos, o arrastre el campo desde la lista de

campos a la cuadrícula de diseño a una celda de la fila Campo, o en una celda de la fila Campo,

seleccione el campo.

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Puede establecer el orden ascendente o descendente en la fila de Orden.

Especifique los criterios para ese campo en la cuadrícula de diseño: escriba una expresión en la

fila Criterios de ese campo - columna -.

Puede escribir criterios en la fila de criterios, de manera que los que estén en la misma fila han

de cumplirse todos (ligados por operador Y), si utiliza diferentes filas los criterios quedan ligados

con el operador O.

Para escribir los criterios podrá hacer uso de los operadores vistos anteriormente (Pág. 17). Le

resultará más fácil si utiliza el generador de expresiones: Pulse el botón derecho del ratón sobre

la celda en la que quiera incluir la expresión, y en el menú contextual, seleccione –Generar.

El cuadro de expresiones, es donde escribirá la expresión.

El cuadro situado en la zona inferior izquierda contiene carpetas que muestran los objetos -

tablas, consultas, formularios e informes - de la base de datos, las funciones incorporadas y las

definidas por el usuario, las constantes, los operadores y las expresiones comunes.

El cuadro inferior intermedio muestra los elementos específicos o las categorías de elementos

que corresponden a la carpeta seleccionada en el cuadro de la izquierda. Así por ejemplo, si a la

izquierda seleccionó funciones incorporadas, en el intermedio visualizara las diferentes

categorías de funciones.

El cuadro inferior derecho muestra los valores que corresponden a los elementos seleccionados

en los cuadros izquierdo e intermedio. Siguiendo con el ejemplo anterior, mostrará la lista de

funciones incorporadas correspondientes a la categoría seleccionada en el cuadro intermedio.

Utilice el botón Pegar para subir al cuadro de expresiones el elemento seleccionado en los

cuadros inferiores. Para obtener un operador pulse el botón de operador correspondiente.

También puede escribir libremente en el cuadro de expresiones. Una vez finalizada pulse el

botón Aceptar.

Access copiará la expresión en el lugar donde inició el Generador de Expresiones.

Una vez que se ha establecido el filtro, haga clic sobre la herramienta Avanzadas y seleccione

en el desplegable Aplicar filtro u ordenar.

Mostrará la hoja de datos de la tabla con los registros que pasan el filtro. Para desactivarle utilice

la herramienta Alternar filtro.

Cuadro de expresiones

Botones de operadores

Elementos de expresiones

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3.4. Imprimir registros de una tabla

Seleccione en el botón de Office Imprimir. Encontrará diferentes opciones: Vista preliminar,

Imprimir, Impresión rápida.

4. Copiar estructura, estructura y datos, sólo datos

Si desea tener una copia de la tabla creada. en otra tabla, desde el panel de exploración pulse

el botón derecho del ratón sobre la tabla a copiar: En el menú contextual seleccione Copiar.

Pulse el botón derecho del ratón sobre el fondo del panel de Exploración y en el menú contextual

seleccione Pegar. Elija en Opciones de pegado lo que quiere copiar.

5. Cambiar el nombre de una tabla

Pulse el botón derecho del ratón sobre el nombre de la tabla - en el panel de exploración- y en el

menú contextual seleccione Cambiar nombre.

Teclee el nuevo nombre y pulse la tecla Intro.

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6. Eliminar una tabla

Pulse el botón derecho del ratón sobre la tabla a eliminar, en el panel de exploración y

seleccione Eliminar.

7. Imprimir estructura de una tabla

En el panel Herramientas de base de datos, utilice la herramienta

, que se encuentra en el panel Herramientas de la base de

datos, en la ficha Analizar.

Marque los objetos que desee documentar y pulse el botón Aceptar.

Access 2007


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Formularios

Los formularios son la interfaz entre usuarios y aplicación. Tienen diferentes finalidades:

Presentar y editar datos

Puede presentar la información contenida en una/varias tabla/s por pantalla, y le permite añadir,

eliminar y modificar registros de una tabla.

Mostrar mensajes

Los formularios permiten proporcionar información acerca de errores cometidos, o sobre el modo

de actuar en una aplicación.

Cuadros de diálogo

Pueden utilizarse para controlar el flujo de la aplicación, asignando macros o procedimientos de

Visual Basic a eventos de sus controles.

1. Tipos de formularios

1.1. Subformularios

Un subformulario es un formulario que se inserta en otro. El formulario primario se denomina

formulario principal, y el formulario dentro del formulario se denomina subformulario. Una

combinación formulario/subformulario se llama a menudo formulario jerárquico, formulario

principal/detalle o formulario principal/secundario.

Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con

una relación uno a varios:

El formulario principal muestra los datos de la parte "uno" de la relación..

El subformulario muestra los datos de la parte "varios" de la relación.

Un formulario principal puede tener cualquier número de subformularios, si coloca cada

subformulario en el formulario principal.

Puede anidar hasta siete niveles de subformularios. Esto significa que puede tener un

subformulario dentro de un formulario principal y que puede tener otro subformulario dentro de

ese subformulario, y así sucesivamente.

Access 2007


Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



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1.2. Formularios emergentes

Son formularios que cuando se abren se mantienen siempre a la vista y permiten trabajar con las

ventanas que quedan detrás. Un ejemplo de este tipo es la ventana de propiedades de los

formularios.

1.3. Formularios modales

Son formularios que requieren una respuesta antes de que el usuario pueda seguir trabajando

en la aplicación. Mientras está abierto no permite llevar el cursor a un lugar fuera del mismo.

2. Crear un formulario

2.1. Formulario en columna

En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver

en el formulario. Haga clic en el grupo Formularios de la ficha Crear, en Formulario

Access crea el formulario incluyendo todos los campos y lo muestra en la vista Presentación, que

es la vista que permite hacer cambios en el diseño, al mismo tiempo que muestra el aspecto final

en la pantalla.

Si la tabla estuviese relacionada con una sola tabla de la forma uno a varios, mostrará en el

formulario la hoja de datos de la tabla secundaria.

Si la tabla estuviese relacionada con varias tablas, Access no muestra ninguna hoja de datos.

2.2. Formularios divididos

Es una novedad en Access 2007. Muestra simultáneamente un registro en una vista de

formulario normal y ver una lista de registros en la vista hoja de datos de la misma tabla.

Access 2007


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En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario dividido .

Las dos vistas están conectadas al mismo origen de datos y están en todo momento

sincronizadas entre ellas. Si selecciona un campo en una vista, se selecciona el mismo campo

en la otra. Se pueden agregar, editar o eliminar datos de ambas partes (siempre y cuando el

origen de registros sea actualizable y el formulario no esté configurado para evitar estas

acciones).

Los formularios divididos aportan las ventajas de ambos tipos: Puede usar la hoja de datos para

localizar rápidamente un registro y, a continuación, usar la otra vista para ver o editar el registro.

El registro que se muestra arriba, aparece remarcado en la parte inferior.

2.3. Formularios continuos (


en el formulario. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Varios elementos .

Le mostrará el formulario en la vista Presentación. El formulario creado por Access se parece a

una hoja de datos. Los datos vienen organizados en filas y columnas y se ve más de un registro

a la vez. Sin embargo, un formulario de varios elementos proporciona más opciones de

personalización que una hoja de datos, como la posibilidad de agregar elementos gráficos,

botones y otros controles.

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2.4. Formulario con asistente


en el formulario. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Más formularios

, y en el desplegable seleccione Asistente para formularios. A continuación

siga las instrucciones que figuran en las páginas del Asistente. Si desea incluir campos de más e

una tabla no haga clic en Siguiente ni en Finalizar. Ddespués de seleccionar los campos de la

primera tabla o consulta en la primera página del Asistente repita los pasos para seleccionar una

tabla o consulta y haga clic en los demás campos que desee incluir en el formulario. Luego haga

clic en Siguiente o Finalizar.

2.5. Formulario con la herramienta Formulario en blanco

En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en En blanco

Le muestra la lista de campos el siguiente modo:

Haga clic en Mostrar todas las tablas y después haga clic en el signo más (+) situado junto a la

tabla o las tablas que contienen los campos que desee ver en el formulario.

3. Partes de los formularios

En un formulario hay secciones, áreas diferentes del formulario y controles que se colocan en las

secciones. Cada uno de estos elementos tiene un conjunto de propiedades que se describen

más adelante. Dependiendo del elemento que tenga seleccionado al visualizar la hoja de

propiedades mostrará la ventana de propiedades de ese elemento en particular.

Para seleccionar el formulario en la vista presentación, deberá hacer clic en el selector de

registro.

Para seleccionar el formulario en la vista diseño, deberá hacer clic en el cuadro que se

encuentra a la izquierda de la regla horizontal y por encima de la regla vertical.

Si las reglas no estuviesen visibles, puede mostrarlas utilizando la herramienta ,

que se

encuentra en el grupo Mostrar u ocultar, de la página 38.

Utilice la herramienta , que encontrará en el grupo Herramientas, de la ficha Diseño de

formulario.

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Propiedad Descripción Referencia VisualBasic

Origen del registro Tabla, consulta o instrucción SQL en la que

está basado el formulario.

RecordSource

Título Título del formulario Caption

Emergente Si permanece encima de otras ventanas o no Popup

Modal Si mantiene el enfoque hasta que se cierre Modal

Mostrar en el sitio de

SharePoint

Indica si este formulario estará o no en

disponible en un sitio de Windows SharePoint

Service 3.0

DisplayOnSharePointSite

Vista predeterminada Vista en la que se abre el formulario DefaultView

Permitir vista Formulario Indica si el formulario especificado se puede ver

en la vista Formulario

AllowFormView

Permitir vista Hoja de datos Indica si el formulario especificado se puede ver

en la vista Hoja de datos

AllowDatasheetView

Permitir vista Tabla dinámica Indica si el formulario especificado se puede ver

en la vista Tabla dinámica

AllowPivotTableView

Permitir vista Gráfico dinámico Indica si el formulario especificado se puede ver

en la vista Gráfico dinámico

AllowPivotChartView

Permitir vista Presentación Indica si el formulario especificado se puede ver

en la vista Presentación

AllowLayoutView

Imagen Nombre de archivo gráfico utilizado para el

fondo del formulario

Picture

Mosaico de imágenes Si desea presentar la imagen en formato de

mosaico en la ventana del formulario.

PictureTiling

Distribución de la imagen Alineación de la imagen dentro del formulario PictureAlignment

Tipo de imagen Indicar si debe vincularse o incrustarse la

imagen. Si está incrustada (0) pasa a formar

parte del archivo de la base de datos. En caso

contrario, la imagen se guarda en el disco duro

y en el archivo de la base de datos solo guarda

un puntero hasta su ubicación.

PictureType

Modo de tamaño de la imagen Controla la forma en que se cambia el tamaño

de la imagen en el formulario: recortar (0), la

imagen se recorta si es mayor en tamaño que

el formulario. Extender (1) se extiende

horizontal y verticalmente para rellenar el

formulario completo, incluso si la relación

original alto-ancho se distorsiona. Zoom (3), la

imagen se alarga hasta su máxima extensión

manteniendo su relación original alto-ancho

PictureSizeMode

Ancho Ancho del formulario Width

Access 2007


Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


31


Centrado automático Indica si se centra o no el formulario

automáticamente en la ventana de la aplicación

AutoCenter

Ajuste de tamaño automático Si se ajusta el tamaño automáticamente para

mostrar un registro completo.

AutoResize

Ajustar a la pantalla Establece si se reduce el ancho del formulario

para ajustarse al ancho de la pantalla

FitToScreen

Estilo de los bordes Especifica el tipo de borde y elementos de

borde (barra de título (barra de título: barra

horizontal en la parte superior de una ventana,

cuadro de diálogo o barra de herramientas que

muestra el nombre del documento, programa o

barra de herramientas.), menú Control, botones

Minimizar y Maximizar o botón Cerrar) que se

van a utilizar con el formulario.

BorderStyle

Selectores de registro Si se presentan o no los selectores de registro. RecordSelectors

Botones de desplazamiento Si se muestran o no los botones de

desplazamiento.

NavigationButtons

Título de exploración Establece el texto que aparece a la izquierda

de los botones de desplazamiento (botones de

exploración: botones que puede utilizar para

desplazarse por los registros. Se encuentran en

la esquina inferior izquierda de la ventana de

las vistas Hoja de datos y Formulario. Están

disponibles también en el modo de vista previa,

de manera que puede desplazarse por las

páginas del documento.) del formulario.

NavigationCaption

Separadores de registros Si se muestran o no las líneas entre registros DividingLines

Barras de desplazamiento Si aparecen o no las barras de desplazamiento. ScrollBars

Cuadro de control Mostrar o no el menú control en el formulario. ControlBox

Boton Cerrar Mostrar o no el botón cerrar CloseButton

Botones Minimizar y Maximizar Mostrar o no los botones de minimizar y

maximizar

MinMaxButtons

Movible Establece si el usuario puede mover el

formulario especificado.

Moveable

Tamaño del formulario dividido Para ajustar el tamaño del formulario y la hoja

de datos. Cuanto más grandes sean los valores

de la propiedad SplitFormSize, se mostrará

más parte del formulario y menos de la hoja de

datos

SplitFormSize

Access 2007


Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


32


Orientación del formulario

dividido

Establece la posición de la hoja de datos con

respecto al formulario cuando este se muestra

en la vista Formulario dividido

SplitFormOrientation

Barra divisora del formulario

dividido

establece si la barra divisora está disponible

cuando el formulario se muestra en modo

Formulario dividido.

SplitFormSplitterBar

Hoja de datos del formulario

dividido

Establece si el usuario puede editar registros

en la hoja de datos cuando un formulario se

muestra en la vista Formulario dividido

SplitFormDatasheet

Impresión del formulario

dividido

Establece si el contenido del formulario o la

hoja de datos se imprime al imprimir un

formulario presentado en la vista Formulario

dividido.

SplitFormPrinting

Guardar posición de la barra

divisora

Establece si la posición de la barra divisora se

guarda cuando se cierra un formulario que se

muestra en modo Formulario dividido

SplitFormSplitterBarSave

Hoja secundaria de datos

expandida

Determina el estado en que están guardadas

todas las hojas secundarias de datos (hoja

secundaria de datos: hoja de datos que está

anidada en otra hoja de datos y que contiene

datos relacionados o combinados con la

primera hoja de datos.)

SubdatasheetExpanded

Alto de hoja de datos

expandida

Determinar el alto predeterminado con que se

muestra una hoja secundaria de datos cuando

se expande.

SubdatasheetHeight

Linea X Nº de subdivisiones por unidad de medida

horizontal en la cuadrícula

GridX

Linea Y Nº de subdivisiones por unidad de medida

vertical en la cuadrícula

GridY

Diseño a imprimir Inidcar si se usan fuentes de pantalla o de

impresora.

LayoutForPrint

Orientación Para especificar o determinar la orientación de la

vista.

Orientation

Access 2007


Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


33


Tipo recordset Dependiendo del tipo que establezca podrá

modificar o no un conjunto de registros: (0 ò

Dynaset) Puede modificar controles

dependientes basados en una única tabla o en

tablas con una relación uno a uno. Para

controles dependientes de campos basados en

tablas con una relación uno a varios, no se

pueden modificar datos del campo de

combinación del componente "uno" de la

relación, a menos que se active una

actualización en cascada entre las tablas. (1 ó

Dynaset Actualizaciones no coherentes) Se

pueden editar todas las tablas y los controles

vinculados a sus campos. (2 ó Snapshot) No se

puede editar las tablas o sus controles

dependientes.

RecordsetType

Valores predeterminados de

búsqueda

Indica si muestra los valores predeterminados

para las nuevas filas en el formulario

especificado antes de guardar la fila.

FetchDefaults

Filtro Filtro que se carga automáticamente con el

formulario. es una expresión de cadena que

consiste en una cláusula WHERE sin la palabra

clave WHERE

Filter

Filtrar al cargar Establece si el filtro especificado por la

propiedad Filter se aplica cuando se carga el

formulario

FilterOnLoad

Ordenar por Para especificar cómo desea ordenar los

registros del formulario.

OrderBy

Ordenar por al cargar Establece si la ordenación especificada por la

propiedad OrderBy se aplica cuando se carga

el formulario.

OrderByOnLoad

Entrada de datos Indicar si sólo se permite agregar nuevos

registros desde el formulario.

DataEntry

Permitir agregar Indicar si es posible o no agregar registros

desde el formulario

AllowAdditions

Permitir eliminación Inidcar si es posible o no eliminar registros

desde el formulario

AllowDeletions

Permitir ediciones Indicar si se pueden modificar o no los registros

desde el formulario

AllowEdits

Permitir filtros Indicar si se permite o no el filtrado de registros AllowFilters

Access 2007


Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


34


Al activar registro (Current) Macro o función que se ejecuta cuando el

enfoque se desplaza a un registro, haciendo

que sea el registro actual, o cuando el

formulario se actualiza o se somete a una

nueva consulta.

OnCurrent

Al cargar Macro o función que se ejecuta cuando se

carga el formulario, es decir cuando se abre y

se muestran sus registros.

Onload

Al hacer clic Macro o función que se ejecuta cuando se hace

clic con el ratón sobre un objeto.

OnClick

Después de actualizar Macro o función que se ejecuta después de

que el registro sea actualizado

AfterUpdate

Antes de actualizar Macro o función que se ejecuta antes de que el

registro sea actualizado

BeforeUpdate

Antes de insertar Macro o función que se ejecuta cuando se

teclea el primer carácter en un nuevo registro

BeforeInsert

Antes de confirmar la

eliminación

Macro o función que se ejecuta antes de

confirmar una eliminación

BeforeDelConfirm

Al eliminar Macro o función que se ejecuta cuando un

registro es eliminado

OnDelete

Después de confirmar la

eliminación

Macro o función que se ejecuta después de

confirmar una eliminación

AfterDelConfirm

En datos no guardados Macro o procedimiento que se ejecuta cuando

cambia el contenido de un formulario o la parte

de texto de un cuadro combinado. También

ocurre al moverse de una página a otra en un

control de ficha.

OnDirty

Al recibir el enfoque Macro o función que se ejecuta cuando un

formulario recibe el enfoque

OnGotFocus

Al perder el enfoque Macro o función que se ejecuta cuando un

formulario pierde el enfoque

OnLostFocus

Al hacer doble clic Macro o función que se ejecuta cuando se hace

doble clic con el ratón sobre un objeto.

OnDblClick

Al bajar el mouse Macro o función que se ejecuta cuando se

presione el botón del ratón mientras el puntero

permanece sobre el objeto.

OnMouseDown

Al subir el mouse Macro o procedimiento que se ejecuta cuando

el usuario suelta un botón del mouse (ratón).

OnMouseUp

Al mover el mouse Macro o función que se ejecuta cuando se

mueve el ratón sobre el objeto.

OnMouseMove

Access 2007


Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


35


Al subir una tecla Macro o función que se ejecuta cuando se ha

presionado una tecla mientras un formulario o

control tiene el enfoque y se suelta.

OnKeyUp

Al bajar una tecla Macro o función que se ejecuta durante la

acción de presionar una tecla

OnKeyDown

Al presionar una tecla Macro o función que se ejecuta cuando se ha

presionado una tecla.

OnKeyPress

Al deshacer Macro o función que se ejecuta cuando se ha

llevado a cabo una acción de deshacer.

OnUndo

Al abrir Macro o función que se ejecuta cuando se abre

un formulario, pero antes de que se muestre el

primer registro.

OnOpen

Al cerrar Macro o función que se ejecuta cuando un

formulario se cierra y se quita de la pantalla.

OnClose

Al cambiar de tamaño Macro o función que se ejecuta al abrir un

formulario y siempre que cambia su tamaño.

OnResize

Al activar Macro o función que se ejecuta cuando el

formulario recibe el enfoque y se convierte en

la ventana activa.

OnActivate

Al desactivar Macro o función que se ejecuta cuando el

formulario o informe pierde el enfoque en favor

de una ventana Tabla, Consulta, Formulario,

Informe, Macro o Módulo, o de la ventana Base

de datos.

OnDeactivate

Al descargar Macro o función que se ejecuta después de

cerrar un formulario, pero antes de que

desaparezca de la pantalla.

OnUnload

Al ocurrir un error Macro o función que se ejecuta al producirse

un error en tiempo de ejecución en Microsoft

Access cuando un formulario tiene el enfoque.

OnError

Al mover rueda del mouse Macro o función que se ejecuta al mover la

rueda del ratón cuando un formulario tiene el

enfoque.

MouseWheel

Al filtrar Macro o función que se ejecuta al modificar un

filtro

OnFilter

Al aplicar el filtro Macro o función que se ejecuta cuando un filtro

es aplicado o eliminado

OnApplyFilter

Al cronómetro Macro o función que se ejecuta cuando el

intervalo de tiempo del cronómetro llega a cero

OnTimer

Intervalo de cronómetro Especificar el intervalo del cronómetro en

milisegundos

TimerInterval

Access 2007


Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


36


Al cambiar la selección Macro o función que se ejecuta cuando

selecciona otro elemento en el formulario

SelectionChange

Antes de reproducción BeforeRender

Después de reproducción final AfterFinalRender

Después de reproducción AfterRender

Después del diseño AfterLayout

Al conectar OnConnect

Al desconectar OnDisconnect

Antes de la consulta BeforeQuery

Al ejecutar la consulta Query

Al cambiar los datos DataChange

Al cambiar el conjunto de datos DataSetChange

Al ejecutar el comando CommandExecute

On Cmd Before Execute CommandBeforeExecute

Al habilitar el comando CommandEnabled

Al activar el comando CommandChecked

Al cambiar la vista ViewChange

Al cambiar la tabla dinámica PivotTableChange

Antes de la sugerencia BeforeScreenTip

Ciclo Para especificar qué sucede cuando se

presiona la tecla TAB y el enfoque se

encuentra en el último control de un formulario

dependiente: 0 al primer control del registro

siguiente. 1 al primer control de tabulación del

mismo registro. 2, si está en el último control de

una página, pasa al primer control de la página.

Cycle

Bloqueo de registros Para determinar cómo se bloquean los

registros y qué sucede cuando dos usuarios

intentan editar el mismo registro a la vez: 0

todos pueden cambiar, al segundo que lo

intenta el sistema le pregunta. (bloqueo

optimista). 1 mientras está abierto el formulario

o la hoja de datos por un usuario todos los

registros están bloquedados, nadie puede

modificar, agregar o eliminar registros, sólo

leer. 2, permanece bloqueado hasta que el

usuario cambia de rgistro (bloqueo pesimista).

RecordLocks

Access 2007


Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


37


Nombre de banda de opciones Establece el nombre de la Cinta de opciones

personalizada que debe mostrarse cuando se

carga el formulario especificado.

RibbonName

Barra de herramientas Especifica una barra de herramientas

personalizada que mostrar para un formulario.

Toolbar

Menú contextual Para especificar si se muestra o no un menú

contextual, cuando haga clic con el botón

secundario del ratón en un objeto del

formulario.

ShortcutMenu

Barra de menús Especifica un menú personalizado que mostrar

para un formulario

MenuBar

Barra de menús contextuales Para especificar el menú contextual que

aparecerá al hacer clic con el botón secundario

del ratón en el objeto especificado.

ShortcutMenuBar

Archivo de ayuda Nombre de un archivo de Ayuda asociado con

un formulario.

HelpFile

Id. del contexto de ayuda Especifica el identificador de contexto de un

tema del archivo de Ayuda personalizado.

HelpContextId

Tiene un módulo asociado Para especificar o determinar si un formulario

tiene un módulo de clase.

HasModule

Usar tamaño de papel

predeterminado

Impresión laser rápida Para especificar si las líneas y rectángulos se

reemplazan por líneas de caracteres de texto,

similares a los caracteres de subrayado (_) y

barra vertical (|), al imprimir un formulario en la

mayoría de las impresoras láser.

FastLaserPrinting

Información Adicional Cadena de texto que almacena información

adicional del formulario.

Tag

Access 2007


Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


38


Origen de la paleta Ruta y nombre del archivo para especificar la

paleta de un formulario. Será de uno de estos

formatos:

.dib (archivo de mapa de bits (mapa de bits:

imagen creada con una serie de puntos

pequeños, como un trozo de papel milimetrado

donde se han rellenado algunos cuadrados

para crear formas y líneas. Cuando se

almacenan como archivos, los mapas de bits

suelen tener la extensión .bmp.) independiente

del dispositivo)

.pal (archivo de paleta de Windows)

.ico (archivo de icono de Windows)

.bmp (archivo de mapa de bits de Windows)

.wmf o .emf, u otros archivos de gráficos para

los que dispone de un filtro de gráficos.

PaletteSource

Tecla de vista previa Para especificar si se llama a los

procedimientos de evento del teclado en el

nivel de formulario antes de llamar a los

procedimientos de evento del teclado de un

control.

KeyPreview

3.1. Secciones de un formulario

Encabezado y pie de formulario

Para mostrar u ocultar estas secciones utilice la herramienta Encabezado y pie de formulario

que encontrará en el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Organizar, en la vista diseño de

formulario.

Los controles y objetos que se introducen en esta sección aparecen en la parte superior de la

pantalla cuando se visualiza el formulario (para todos los registros), en el caso del encabezado o

en la parte inferior de la pantalla, en el caso del pie..

Estas son las propiedades del Encabezado y del pie del formulario y se describen a continuación


Nombre Indicar el nombre de la sección Name

Visible Indicar si los elementos que contiene la sección son o

no visibles

Visible

Access 2007


Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


39


Alto Altura de la sección Height

Color de fondo Color de fondo de la sección BackColor

Efecto especial Apariencia de la sección SpecialEffect

Alto automático Indicar si el alto se ajustará al alto de los elementos de

la sección.

AutoHeight

Autoextensible Indicar si debe expandirse verticalmente la sección

para ajustarse al texto.

CanGrow

Autocomprimible Indicar si la sección se comprimirá verticalmente de

modo que los datos que contiene puedan imprimirse o

verse en una vista previa sin dejar líneas en blanco.

CanShrink

Mostrar cuando Determina cuando se muestra la sección DisplayWhen

Mantener juntos Indicar si se mantiene la sección en la misma página KeepTogether

Forzar nueva

página

Para indicar dónde se iniciará la impresión. ForceNewPage

Nueva fila o

columna

Dónde comienza a imprimirse la sección. NewRowOrCol

Al hacer clic Macro o función que se ejecuta cuando se hace clic

sobre la sección.

OnClick

Al hacer doble clic Macro o función que se ejecuta cuando se hace doble

clic sobre la sección.

OnDblClick

Al bajar el mouse Macro o función que se ejecuta cuando se presiona el

botón del ratón.

OnMouseDown

Al subir el mouse Macro o función que se ejecuta cuando se suelta el

botón del ratón.

OnMouseUp

Al mover el mouse Macro o función que se ejecuta cuando se mueve el

ratón.

OnMouseMove

Al pintar Macro o función que se ejecuta cuando se vuelve a

pintar la sección.

OnPaint

Información

adicional

Datos adicionales que deben guardarse con el objeto.

Puede escribir una cadena de texto de 2048 caracteres

máximo.

Tag

Detalle

En esta sección se introducen los controles que muestren información de campos, cálculos, …

Para seleccionar una sección del formulario haga clic en el selector de secciones, que se

encuentra en la regla vertical, o en cualquier parte de la barra de sección, que es donde aparece

el nombre de la sección, o en cualquier punto del fondo de la sección.

El detalle presenta las mismas propiedades descritas en la sección anterior. Tiene una propiedad

más:

Access 2007


Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


40


Color de fondo alternativo Establece el color de fondo que se debe mostrar

en las filas alternas de la sección especificada.

AlternateBackColor

3.2. Controles de un formulario

Los controles son objetos que muestran datos, realizan acciones y permiten ver y trabajar con

información que mejora la interfaz de usuario, como etiquetas e imágenes. El control más común

es el cuadro de texto, pero también hay otros controles como etiquetas, casillas de verificación y

controles de subformulario y subinforme.

Los controles se clasifican en: dependientes, independientes y calculados.

Control dependiente.

Los controles cuyo origen de datos son campos de una tabla o una consulta se denominan controles

dependientes. Los controles dependientes se usan para mostrar valores procedentes de los campos

de las bases de datos. Los valores pueden ser texto, fechas, números, valores Sí/No, imágenes o

gráficos. El panel Lista de campos es la mejor forma de crear un control dependiente.

Control independiente

Los controles que no tienen orígenes de datos son controles independientes. Los controles

independientes se usan para mostrar información, líneas, rectángulos e imágenes.

Control calculado

Un control cuyo origen de datos es una expresión en vez de un campo se denomina control

calculado. Para especificar el valor que se va a usar como origen de los datos del control, se define

una expresión. Una expresión puede ser una combinación de operadores, nombres de controles,

nombres de campos, funciones que devuelven un único valor y valores constantes.

3.3. Diseños de controles

Son guías que permiten alinear los controles horizontal y verticalmente para proporcionar un

aspecto uniforme. Es similar a una tabla donde cada celda contiene un control. Muestra un signo

igual al selector de tabla que se conoce de Word.

Los diseños de controles pueden ser de dos tipos:

Diseños de controles tabulares.

Los controles están organizados en filas y columnas, al igual que en una hoja de cálculo, con

etiquetas en la parte superior. Los diseños de controles tabulares siempre se expanden en dos

secciones de un formulario; en cualquier sección que haya controles, las etiquetas estarán en la

sección de arriba.

Access 2007


Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


41

Diseños de controles apilados.

Los controles se organizan verticalmente, al igual que se puede ver en un formulario en papel, con

una etiqueta a la izquierda de cada control. Los diseños apilados están siempre incluidos en una

sección de formulario simple.

Si desea agregar otros controles al mismo diseño, selecciónelos manteniendo pulsada la tecla

MAYÚS,

A continuación puede optar por uno de estos métodos:

Haga clic en la herramienta Tabular o en Apilado En la ficha Organizar, en el grupo

Diseño de controles.

En el menú contextual de los controles seleccionados, elija Diseño Tabular o Diseño

Apilado.

Para eliminar un control de un diseño de controles, seleccione el control y a continuación haga

clic en la herramienta Quitar de la ficha Organizar, en el grupo Diseño de controles. O

utilice el menú contextual.

3.4. Uso de la lista de campos . Agregar controles

Para tener a la vista la lista de campos de la tabla activar la herramienta ‘Agregar

campos existentes’ de la ficha Herramientas, del panel Diseño de la cinta

Herramientas de formularios.

La lista de campos puede mostrar dos aspectos, que se alternan pulsando en la

parte inferior:

Todos los campos de la base de datos

Muestra la relación de Campos disponibles en esta vista, Campos disponibles en otras tablas

relacionadas y Campos en otras tablas (si existiesen). (Ver Imagen 1)

Sólo campos del origen de registros

Muestra únicamente los campos disponibles para esta vista. (Ver imagen 2)

Access 2007


Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


42

Imagen 1 Imagen 2

Así si desea presentar un campo en el formulario, seleccione dicho campo en la lista y con el

ratón, arrastre hasta situarlo en el lugar deseado. El resultado será un control del tipo adecuado

al campo (como esté establecido en el diseño de la tabla); también incorpora una etiqueta

adjunta al control.

Si desea cambiar el control que ha incorporado para un campo pulse el botón derecho del ratón

sobre el control y en el menú contextual seleccione Cambiar a. Si esta opción no aparece, es

que no es posible cambiar el tipo de control.

También es posible presentar un campo, utilizando otro tipo de control distinto: cuadro

combinado, cuadro de lista, casilla de selección... . La forma más sencilla de incorporar cualquier

control es activar el asistente de controles , que se encuentra en la misma cinta de

Herramientas de diseño de formulario, en el panel de Diseño, grupo de Controles, donde

también encontrará las herramientas que le permitirán elegir cualquier otro control. El modo de

incluir un control será haciendo clic sobre la herramienta del control y luego un clic sobre la

posición de la cuadrícula donde estará la esquina superior izquierda del control, o en lugar de

este clic, puede arrastrar, indicando con ello posición y tamaño final del control.

3.5. Herramientas del cuadro controles

Access 2007


Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


43

Asistente de controles

Puede usar los asistentes para que le ayuden a crear botones de comando, cuadros de lista,

subformularios, cuadros combinados y grupos de opciones. Actívela si no lo está.

Seleccionar objetos

Esta herramienta se utiliza para seleccionar. Haga clic sobre:

Para seleccionar varios controles haga clic en el primero, y mantenga pulsada la tecla

MAYÚSCULAS para seleccionar otros.

Si los controles a seleccionar están seguidos, puede trazar un recuadro imaginario. Todos los

controles que queden total o parcialmente incluidos en el mismo quedarán seleccionados.

Si los controles a seleccionar están en la misma línea horizontal, lleve el cursor sobre la regla

vertical y el puntero del ratón tomará el aspecto de una flecha horizontal. Pulse el botón

izquierdo cuando el puntero del ratón señale la línea con los controles que desee seleccionar. Si

pulsa y arrastra (hacia arriba /abajo) seleccionará todos los controles que incluya el barrido.

De igual forma puede seleccionar controles que estén en la misma línea vertical, haciendo uso

de la regla horizontal.

Etiqueta

Utilice este control para mostrar texto descriptivo como nombre de la empresa,

instrucciones de manejo del formulario…Una vez seleccionada esta herramienta haga clic

en el lugar donde desee incluir ese texto.

Escriba el texto y pulse la tecla INTRO para terminar. Si desea incluir varias líneas pulse

CONTROL + INTRO.

Cuadro de texto

Control que proporciona un espacio para escribir o ver texto en un formulario, informe o

página de acceso a datos.

Active la herramienta correspondiente y haga clic en el lugar deseado para el control.

Muestre la hoja de propiedades del control

En el Origen del control seleccione el campo o bien introduzca una expresión comenzando con

el signo "=". También puede servirse del Generador de expresiones que aparecerá al pinchar en

los tres puntos que aparecen a la derecha.

Grupo de opciones

Control que contiene un conjunto de casillas de verificación, botones de alternar o

botones de opción. Sólo se puede elegir una opción de un grupo de opciones. Si el grupo

de opciones es dependiente, la opción seleccionada determina el valor del campo base.

Access 2007


Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


44

Con el asistente de controles activado seleccione la herramienta Grupo de opciones y a

continuación haga clic en el lugar donde desee emplazar el control. Le mostrará la siguiente

ventana donde debe introducir la etiqueta que desea para cada valor alternativo (los diferentes

cursos a realizar).

En la siguiente ventana podrá elegir, si debe seleccionar una de las opciones de forma

predeterminada.

En la siguiente ventana debe introducir los valores (numéricos) que desee para cada opción.

A continuación le mostrará otra ventana para que seleccione si los valores alternativos se

presentarán con botones de alternar, botones de opción, … y el estilo que desea para los

mismos. En la zona izquierda se ve una muestra de lo que será el resultado final. Por último

debe introducir el título que desea para el grupo de opciones.

Access 2007


Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


45

Botón de alternar

Control que actúa como un botón de activación/desactivación. Puede mostrar texto o una

imagen, y puede aparecer solo o formar parte de un grupo de opciones.

Active la herramienta botón de alternar. Arrastre el campo desde la lista de campos hasta la

posición deseada. Muestre la tabla de propiedades del control y escriba el título.

Botón de opción

Control que puede estar seleccionado o desactivado. Los botones de opción se utilizan

normalmente como parte de un grupo de opciones donde el usuario puede seleccionar

una y sólo una opción, pero también se pueden utilizar fuera de un grupo de opciones para

campos de tipo de datos Sí/No.

Active la herramienta botón de opción y arrastre el campo desde la lista de campos y arrastre

hasta la posición deseada. Aparece un botón con el nombre del campo.

Casilla de verificación

Indica si una opción está seleccionada o no. Cuando la opción está seleccionada, la

casilla está marcada.

Active la herramienta correspondiente y arrastre el campo desde la lista de campos hasta la

posición deseada. Aparece una casilla con el nombre del campo.

Cuadro combinado

Combina las características de un cuadro de lista y un cuadro de texto. Puede escribir en

el cuadro de texto o seleccionar un elemento en el cuadro de lista. El dato incorporado

puede almacenarse en un campo o bien puede ser utilizado como herramienta de búsqueda.

Activar la herramienta cuadro combinado y arrastre el campo desde la lista de campos hasta el

lugar deseado.

Puede elegir si la lista del combinado procede de otra tabla, hay que escribir cada uno de los

posibles valores o si va a ser utilizado para buscar un registro en el formulario.

Access 2007


Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


46

En el caso de escribir la lista de valores indique el número e columnas y escriba su contenido.

Debe tener en cuenta que se mostrará el contenido de la primera columna, aunque el valor que

almacene con este control pueda determinarlo en la pantalla siguiente del asistente.

Pulse el botón Siguiente.

Asigne el campo asociado al control y pulse Siguiente.

Por último establezca un título o etiqueta al control.

Cuadro de lista

Se utiliza para presentar una lista de valores. En la vista

formulario permite seleccionar un valor de la lista para introducir

un valor en un nuevo registro o para cambiar un valor en un registro

existente. Al igual que los cuadros combinados también puede utilizarse para localizar un

registro que contenga el dato seleccionado en la lista.

Botón de comando

Este control se emplea para realizar acciones por ejemplo desplazarse a un registro,

imprimir un registro, … Active la herramienta Botón de comando y haga clic en la posición

para el control. Si tiene activado el asistente de controles, le mostrará en pantalla la siguiente

ventana donde podrá optar por distintas acciones clasificadas en categorías.

Access 2007


Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


47

Pulse el botón Siguiente y podrá asignar una imagen al botón o un texto.

Por último deberá incluir el nombre del control.

Access 2007


Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


48

Imagen

Se utiliza para presentar una imagen estática en un formulario o informe. Como la

imagen estática no es un objeto OLÉ no se puede modificar una vez incluida en el

formulario.

Marco de objeto independiente

Se utiliza para presentar un objeto OLÉ independiente, como una hoja de cálculo de

Microsoft Excel, en un formulario. El objeto permanece constante al cambiar de registro.

Marco de objeto dependiente

Se utiliza para mostrar objetos OLÉ, almacenados en un campo del origen de registros

base del formulario. A medida que se desplaza de registro en registro se presenta un

objeto diferente.

Insertar o quitar salto de línea

Se utiliza para comenzar una nueva pantalla en un formulario.

Control ficha

Con este control podrá crear un formulario con fichas de varias páginas o un cuadro de

diálogo con fichas.

Subformulario/subinforme

Para presentar los datos procedentes de más de una tabla en un formulario o informe.

Línea

Para dar énfasis a la información especialmente importante.

Rectángulo

Para crear efectos gráficos como agrupar un conjunto de controles de un formulario o

resaltar los datos importantes de un informe.

3.6. Eliminar un control

Seleccione el control y pulse la tecla SUPR.

3.7. Alinear varios controles

Seleccione los controles y utilice alguna herramienta del grupo Alineación de controles de la

ficha Organizar

3.8. Igualar / aumentar / reducir espaciado entre controles

Seleccione los controles y utilice alguna herramienta del grupo Posición de la ficha Organizar

Access 2007


Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


49

3.9. Ajustar el tamaño de varios controles

Seleccione los controles y utilice alguna herramienta del grupo Tamaño de la ficha Organizar

3.10. Introducir el número de página

El número de página se suele incorporar en el encabezado o en el pie de página. Pulse la

herramienta Insertar número de página , que se encuentra en el grupo Controles de la

ficha Diseño,

Seleccione el formato y la posición y pulse el botón Aceptar.

La expresión de la que obtiene el número automático de página es [Page].

3.11. Introducir logotipo

Pulse la herramienta Logotipo , que se encuentra en el grupo Controles de la ficha

Diseño,

Seleccione la imagen y pulse el botón Aceptar. Se mostrará en el encabezado del formulario.

Access 2007


Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


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3.12. Introducir logotipo en el encabezado

Pulse la herramienta Título , que se encuentra en el grupo Controles de la ficha Diseño,

Se mostrará en el encabezado del formulario.

3.13. Introducir Fecha y hora

Pulse la herramienta Fecha y hora , que se encuentra en el grupo Controles de la ficha

Diseño,

Se mostrará en el encabezado del formulario.

3.14. Formato condicional

Para cambiar el formato de un control del formulario cuando cumple ciertos criterios, seleccione

el control y utilice la herramienta Condicional ,

que se encuentra en el grupo Fuente de

la ficha Diseño.

Entre las propiedades de formato que puede cambiar están:

Negrita, cursiva, subrayado, color de fondo, color de fuente y habilitado. Si apaga esta última

casilla no le permite realizar cambios en ese control.

Puede establecer un máximo de tres criterios, dependiendo de:

- El valor del campo…

- La expresión es…

Y para el primer criterio tiene la opción de El campo tiene foco, (para poder establecer un

formato para el control, cuando éste tiene el enfoque).

Access 2007


Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


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4. Propiedades de los controles

Todos los controles tienen unas propiedades comunes que son las siguientes

Propiedad Descripción Referencia

Nombre Identificador usado en expresiones, macros y

procedimientos

Name

Origen del control Nombre del campo o expresión a usar como

origen para el control

Controlsource

Formato Formato para mostrar e imprimir datos Format

Lugares decimales Nº de lugares decimales presentados DecimalPlaces

Visible Indicar si el control es visible o no Visible

Formato del texto Establece si se muestra texto enriquecido en el

control.

TextFormat

Título de la hoja de datos

Rótulo que se mostrará para esa columna en la

vista hoja de datos

Mostrar el selector de fecha

Muestra o no el selector de fecha, para controles

que requieren ese tipo de entrada.

ShowDatePicker

Ancho Anchura del control Width

Alto Altura del control Height

Superior Posición vertical de la esquina superior izquierda

del control.

Top

Izquierda Posición horizontal de la esquina superior

izquierda del control

Left

Estilo del fondo Indicar si debe ser transparente o no BackStyle

Color del fondo Color del fondo del control BackColor

Estilo de los bordes Estilo de la linea del borde del control BorderStyle

Color de los bordes Color de la linea del borde del control BorderColor

Ancho de los bordes Grosor de la linea del borde del control BorderWidth

Efecto especial Apariencia 3D del control EspecialEffect

Barras de desplazamiento

Qué barras de desplazamiento se muestran ScrollBars

Nombre de la fuente Tipo de fuente para el texto del control FontName

Tamaño de la fuente Tamaño de la fuente para el texto del control FontSize

Alineación del texto Alineación del texto en el control TextAlign

Espesor de la fuente Espesor de las fuentes del texto del control FontWeight

Access 2007


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Tel. 943830230_Fax 943830233


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Fuente subrayada Indicar si quiere el texto subrayado o no FontUnderline

Fuente en cursiva Indicar si quiere el texto en cursiva o no FontItalic

Color del texto Color del texto que se muestra en el control ForeColor

Espaciado interlineal Espacio entre las lineas del texto del contro. LIneSpacing

Es hipervínculo Para determinar si el texto contenido es

hipervínculo

IsHyperlink

Mostrar como hipervínculo

Da al texto formato de hipervínculo

Estilo de cuadrícula superior

Establece el estilo de la cuadrícula superior del

control

GridlineStyleTop

Estilo de cuadrícula inferior

Establece el estilo de la cuadrícula inferior del

control

GridlineStyleBottom

Estilo e cuadrícula izquierda

Establece el estilo de la cuadrícula izquierda del

control

GridlineStyleLeft

Estilo de cuadrícula derecha

Establece el estilo de la cuadrícula derecha del

control

GridlineStyleRight

Color de cuadrícula Establece el color e la cuadrícula GridlineColor

Ancho de cuadrícula superior

Establece el grosor de la cuadrícula superior del

control

GridlineWidthTop

Ancho de cuadrícula inferior

Establece el grosor de la cuadrícula inferior del

control

GridlineWidthBottom

Ancho e cuadrícula izquierda

Establece el grosor de la cuadrícula izquierda del

control

GridlineWidthLeft

Ancho de cuadrícula derecha

Establece el grosor de la cuadrícula derecha del

control

GridlineWidthRight

Margen superior Distancia del texto al borde superior del control TopMargin

Margen inferior Distancia del texto al borde inferior del control BottomMargin

Margen izquierdo Distancia del texto al borde izquierdo del control LeftMargin

Margen derecho Distancia del texto al borde derecho del control RightMargin

Relleno superior Cantidad de espacio entre el control y su

cuadrícula superior

TopPadding

Relleno inferior Cantidad de espacio entre el control y su

cuadrícula inferior

BottomPadding

Relleno a la izquierda Cantidad de espacio entre el control y su

cuadrícula izquierda

LeftPadding

Relleno a la derecha Cantidad de espacio entre el control y su

cuadrícula derecha

RightPadding

Access 2007


Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


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Delimitador horizontal

Indica cómo se delimita horizontalmente el

control en su diseño

HorizontalAnchor

Delimitador vertical Indica cómo se delimita verticalmente el control

en su diseño

Verticalanchor

Autoextensible Establece si se expande verticalmente el control,

para ajustarse al texto al imprimir.

CanGrow

Autocomprimible Establece si se comprime verticalmente el

control, para eliminar líneas en blanco al imprimir.

CanShrink

Mostrar cuando Para especificar si el control se muestra en

pantalla y al imprimir

DisplayWhen

Orden de lectura Para determinar el orden de la lectura del texto

del control.

ReadingOrder

Alineación de barra de desplazamiento vertical

Determina la alineación de la barra de

desplazamiento vertical.

ScrollBarAlign

Formas numerales Determina si se utilizan cifras del sistema,

arábigas, nacionales o establecidas en el

contexto.

NumeralShapes

Idioma del teclado Establece el idioma del teclado. KeyboardLanguage

Máscara de entrada Modelo para todos los datos introducidos en ese

control

InputMask

Valor predeterminado Valor que aparece automáticamente en ese

control, para nuevos registros.

DefaultValue

Regla de validación Expresión que es evaluada cuando se agregan o

cambian los datos en ese control.

ValidationRule

Texto de Validación Mensaje mostrado si los datos no cumplen con la

propiedad Regla de Validación

ValidationText

Buscar por filtro Indicar cuando se desea usar el filtro FilterLookup

Activado Indicar si puede o no tener el enfoque ese

control.

Enabled

Bloqueado Indicar si permite o no los cambios en ese

control.

Locked

Access 2007


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Tel. 943830230_Fax 943830233


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Activado Bloqueado Efecto

SÍ SÍ Puede tener el enfoque. Los datos se muestran

normalmente. Pueden ser copiados, pero no editados.

SÍ NO Puede tener el enfoque. Los datos se muestran

normalmente. Pueden ser copiados y editados.

NO SÍ No puede tener el enfoque.. No pueden ser copiados ni

editados. Los datos se muestran atenuados

NO NO No puede tener el enfoque.. Los datos se muestran

normalmente.


Al hacer clic Macro o función que se ejecuta cuando se hace

clic en el control

OnClick

Antes de actualizar Macro o función que se ejecuta antes de que el

campo sea actualizado

BeforeUpdate

Después de actualizar

Macro o función que se ejecuta después de que

el campo sea actualizado

AfterUpdate

En datos no guardados

Cuando cambia el contenido del control OnDirty

Al cambiar Cuando cambia el contenido del control OnChange

Al recibir el enfoque Cuando recibe el enfoque OnGotFocus

Al perder el enfoque Cuando pierde el enfoque OnLostFocus

Al hacer doble clic Al hacer doble clic OnDblClick

Al bajar el mouse Cuando se presiona el boton del raton OnMOuseDown

Al subir el mouse Cuando se suelta el botón del raton OnMOuseUp

Al mover el mouse Cuando se mueve el raton OnMOuseMove

Al bajar una tecla Cuando se presiona una tecla OnKeyDown

Al subir una tecla Cuando se suelta una tecla OnKeyUp

Al presionar una tecla

Cuando se presiona un carácter ANSI OnKeyPress

Al entrar Cuando consigue el enfoque OnEnter

Al salir Cuando pierde el enfoque OnExit

Al deshacer Cuando deshace los cambios realizados OnUndo

Comportamiento de la tecla entrar

Para especificar qué ocurrirá cuando pulse Entrar

(si crea una nueva linea, si cambia de control…)

EnterKeyBehavior

Access 2007


Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


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Texto de ayuda del control

Texto que se mostrará en pantalla al situar el

puntero sobre el control

ControlTipText

Índice de tabulación Establece el orden de tabulación TabIndex

Punto de tabulación Permite o no el control del tabulador TabStop

Texto de la barra de estado

Texto que se mostrará en la barra de estado StatusBarText

Barra de menús contextuales

Especifica el menú contextual que se mostrará al

hacer clic en el botón secundario el ratón sobre el

control.

ShortcutMenuBar

Id. Del contexto de ayuda

Identificador de contexto de un tema de ayuda HelpContextId

Tabulación automática

Indica si se debe producir un salto al control

siguiente cuando escribe el último carácter de la

máscara

AutoTab

Vertical Puede establecer si se muestra, modifica e

imprime en formato vertical

Vertical

Permitir autocorrección

Indica si el control corregirá automáticamente las

entradas del usuario.

AllowAutoCorrect

Suspensión IME Indica si mantiene o no el modo de conversión

Kanji cuando el control pierde el enfoque

IMEHold

Modo IME Establece el modo de conversión Kanji cuando el

control recibe el enfoque

IMEMode

Modo de oraciones IME

Establece el modo de oraciones IME cuando se

mueve el enfoque

IMESentenceMode

Etiquetas inteligentes Representa la colección de etiquetas inteligentes

que se han agregado al control

SmartTags

Información adicional Almacena información adicional del control. Tag

5. Referencias en un formulario

Objeto Referencia

Formulario Forms![Nombre del formulario]

Control Forms![Nombre del formulario]![Control]

Propiedad de un control Forms![Nombre del formulario]![Control].[Propiedad]

Propiedad de un formulario Forms![Nombre del formulario].[Propiedad]

Subformulario Forms![Nombre del formulario].Form![Nombre del subformul.]

Control de subformulario Forms![Nombre del formulario].Form![Nombre del subformul.]![control]

Access 2007


Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


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6. Cambiar el nombre a un formulario

Desde el panel de exploración, pulse el botón derecho del ratón sobre el formulario y seleccione

Cambiar nombre en el menú contextual.

7. Eliminar un formulario

Desde el panel de exploración, selección el formulario y pulse la tecla SUPR. Le mostrará una

ventana de confirmación.

8. Copiar un formulario

Desde el panel de exploración, pulse el botón derecho del ratón sobre el formulario y seleccione

Copiar en el menú contextual. Sobre el fondo del panel seleccione Pegar en el menú contextual.

9. Modificar el diseño de un formulario

Desde el panel de exploración, seleccione el formulario y en el menú contextual seleccione Vista

diseño.

Access 2007


Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


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Consultas

Las consultas son elementos que permiten buscar, examinar y/o modificar información de la

base de datos (almacenada en tablas). También pueden utilizarse como el origen de registro

para formularios, informes y páginas de acceso a datos. Existen dos grupos fundamentales de

consultas:

Consultas de selección.- Recuperan datos de una o más tablas utilizando los criterios que

especifique y después los muestran en el orden que desee.

Access incluye varios asistentes para la creación de consultas: buscar duplicados, no-

coincidentes en otras tablas, consultas sencillas, consulta de tabla de referencias cruzadas, ...

Consultas de acción.- Modifican el contenido de las tablas, de acuerdo a unos criterios. Entre

las consultas de acción más destacadas se encuentran:

Consultas de actualización.

Consultas de eliminación.

Consultas de datos anexados

Consultas de creación de tabla

1. Crear una consulta de selección en vista diseño

Desde el panel de exploración, el grupo Crear, ficha Otros, utilice el botón Diseño de consulta

Le mostrará el cuadro de diálogo Mostrar tabla

Seleccione las tablas, consultas con las que desee trabajar, pulse el botón Agregar y luego el de

Cerrar.

En pantalla mostrará la ventana de diseño, que se describe a continuación.

En la parte superior se muestra la lista de campos. Si seleccionó más de un objeto, suele

mostrar la línea que indica el tipo de combinación entre las tablas.

Access 2007


Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


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En la parte inferior muestra la cuadrícula de diseño de la consulta, estructurada en diferentes

filas:

Campo: Aquí debe aparecer el nombre de un campo de la tabla que desee visualizar o sobre el

que establecerá condiciones. Para ello, puede hacer doble clic en la tabla sobre el campo

deseado, o bien, seleccione un campo en la lista que se despliega en una de estas celdas.

También puede incluir un campo calculado, es decir una expresión resultado de un cálculo entre

campos de la tabla. Deberá escribir en la celda algo con esta forma:

Etiqueta: expresión de cálculo

La etiqueta es el rótulo que mostrará esa columna cuando visualice los datos de la consulta.

Ejs.: En el caso de una tabla que contenga los siguientes campos:

Fecha Venta Fecha/hora

Articulo Texto

Nombre Cliente Texto

Apell Cliente Texto

Cantidad Venta Numérico

Precio Venta Numérico

a) En la consulta se puede crear un campo calculado que devuelva el mes correspondiente a la

fecha de venta. La expresión a escribir sería:

Mes venta: ParcFecha(“mmmm”;[Fecha Venta )

b) El importe de la venta. La expresión sería:

Importe Venta: [Cantidad Venta*[Precio Venta

c) Que aparezca en una única columna el nombre completo del cliente. La expresión sería:

Cliente: [Nombre Cliente & “, “ & [Apell Cliente

Lista de campos

Cuadrícula de diseño de la consulta

Access 2007


Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


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Tabla: Aparece el nombre de la tabla a la que pertenece el campo de esa columna. Para mostrar

/ ocultar esta fila utilice el botón , que se encuentra en la ficha Mostrar u

Ocultar, del grupo Diseño, en el panel Herramientas de consulta.

Fila Orden: Puede indicar la ordenación de los registros por ese campo: Ascendente,

Descendente, Ninguno.

Mostrar: Si activa la casilla, el campo de esa columna se mostrará, si está desactivada el campo

no se muestra.

Criterios: En esta fila podrá definir uno o más conjuntos de condiciones restrictivas. Ejs.:

a) Para visualizar los registros cuyo Precio Venta sea menor a 450:

Campo: Precio Venta

Orden:

Mostrar:

Criterios: < 450

b) Visualizar registros cuyo Precio Venta este comprendido entre 450 y 700:

campo: Precio Venta

Orden:

Mostrar:

Criterios: Entre 450 Y 700

c) Visualizar los registros del Artículo pinzas:

campo: Articulo

Orden:

Mostrar:

Criterios: “pinzas”

d) Visualizar los registros vendidos en los últimos 30 días:

campo: Fecha Venta

Orden:

Mostrar:

Criterios: Entre Fecha() Y Fecha()-30

Total: Agrupa los datos de la consulta activa o realiza cálculos acumulativos; por ejemplo

promedios y cuentas. En una consulta de selección sencilla no se muestra, pero sí en las de tipo

resumen. Para ocultar o mostrar la fila Total, haga clic en el botón , de la ficha Mostrar u

Ocultar, del grupo Diseño, en el panel Herramientas de consulta.

Una vez activado, encontrará en esa fila las siguientes opciones:

Suma Calcula la suma de esa columna

Promedio Calcula la media aritmética de esa columna

Mín Calcula el valor mínimo de una columna

Access 2007


Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


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1.1. Agregar una tabla o consulta a la consulta

Haga clic en el botón , que se encuentra en la ficha Configuración de consultas del

grupo Diseño, en el panel Herramientas de consulta.. Si desea quitar una tabla o consulta,

haga clic sobre la lista de campos de esa tabla o consulta y presione la tecla SUPR.

1.2. Combinar varias tablas en una consulta

Desde la vista diseño de la consulta, arrastre un campo desde la lista de campos de una tabla o

consulta hasta el campo equivalente - un campo del mismo tipo de datos o de un tipo de datos

compatible que contenga datos similares - de la lista de campos de la otra tabla o consulta.

Si desea cambiar el tipo de combinación haga doble clic sobre la línea de combinación que

aparece entre las dos tablas. De la opción que elija dependerá el resultado de la consulta.

1.3. Insertar / Eliminar criterios

Desde la vista diseño de la consulta, haga clic en la primera celda Criterios del campo para el

cual desea establecer criterios y escriba la expresión directamente o mediante el Generador de

expresiones. Para incluir otro criterio, haga clic en una celda de:

La misma fila Criterios, de otra columna - campo – para aplicar ambos criterios a la vez (Y).

La fila de Criterios siguiente, para que se aplique un criterio o el otro (O).

Máx Calcula el mayor valor de una columna

Cuenta Cuenta el número de valores de una columna. Ignora

nulos. Primero Muestra el primer valor de esa columna (atiende al orden

establecido)

Ultimo Muestra el último valor de esa columna (atiende al orden

establecido)

DesvEst Calcula la desviación estándar de la columna..

Var Calcula la varianza de esa columna

Expresión Indica que en la columna se está operando con una

expresión calculada y no con un campo Dónde Permite establecer criterios por esa columna.

Access 2007


Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


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Para eliminar una fila de criterios, seleccione la fila y presione la tecla SUPR.

1.4. Funciones de uso frecuente

Las funciones se utilizarán en la obtención de campos calculados y otras veces para establecer

criterios en las consultas.

Funciones de texto

Izq$(Cadena de texto;n) Left(cadena texto,n)

Devuelve los n primeros caracteres por la izquierda de la cadena de texto dada.

IZQ$(“PRUEBA”;2) su resultado es: PR

Der(Cadena de texto;n) Right(cadena de texto, n)

Devuelve los n últimos caracteres por la derecha de la cadena de texto dada.

DER(“PRUEBA”;2) su resultado es: BA

Medio(Cadena de texto;inicio;n) Mid(cadena de texto, inicio, n)

Devuelve los n caracteres de la cadena de texto dada empezando a contar desde la posición de

inicio.

MEDIO(“PRUEBA”;2;3) su resultado es: RUE

Mayús(Cadena de texto) Ucase(cadena de texto)

Devuelve la cadena de texto dada en mayúsculas.

MAYÚS(“prueba”) su resultado es: PRUEBA

Minús(Cadena de texto) Lcase(cadena de texto)

Devuelve la cadena de texto dada en minúsculas.

MINÚS(“PRUEBA”) su resultado es: prueba

Recortar(Cadena de texto) Trim(cadena de texto)

Devuelve la cadena de texto dada sin espacios a la izquierda y sin espacios a la derecha.

RECORTAR(“ prueba ”) su resultado es: prueba

Longitud(Cadena de texto) Len(cadena de texto)

Devuelve el número de caracteres que forman la cadena de texto dada.

LONGITUD(“prueba”) su resultado es: 6

Espacio(número) Space(número)

Devuelve el número de espacios indicado.

ESPACIO(5) su resultado es: 5 ESPACIOS.

Format(expresión;formato)

Devuelve la expresión formateada de acuerdo a las instrucciones contenidas en el código de

formato dado.

FORMAT(54 "000") su resultado es: 054.

FORMAT("CPI", "<") su resultado es: cpi

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Tel. 943830230_Fax 943830233


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FORMAT("cpi", ">") su resultado es: CPI

FORMAT(#10/02/97#;"mmmm") su resultado es: febrero

Funciones de Fecha y hora

Año(expresión_de_fecha) Year(expresión fecha)

Devuelve un valor numérico que representa un valor numérico que represente el año con 4

dígitos de la fecha dada.

AÑO(#14/04/1984#) su resultado es: 1984.

Día(expresión_de_fecha) Day(expresión fecha)

Devuelve un número entre 1 y 31 correspondiente al día del mes de la fecha dada.

DÍA(#14/04/1984#) su resultado es: 14.

Mes(expresión_de_fecha) Month(expresión de fecha)

Devuelve un número entre 1 y 12 correspondiente al mes del año.

MES(#14/04/1984#) su resultado es: 4.

FormatoFechaHora(Fecha; tipo) FormatDateTime(fecha, tipo)

Devuelve una expresión con formato Fecha / hora

Tipo Significado

0 Muestra una hora o fecha. Si hay una parte de fecha, la muestra como fecha

corta. Si hay una parte de hora, la muestra como hora larga. Si existen, se

muestran ambas partes

1 Muestra una fecha con el formato fecha larga

2 Muestra una fecha con el formato fecha corta

3 Muestra una hora con el formato hora

4 Muestra una hora con el formato hora de 24 horas

AgregFecha(intervalo; número; fecha) DateAdd(intervalo, número, fecha)

Devuelve un valor de tipo fecha que es el resultado de agregar un número de intervalos de

tiempo a una fecha dada.

Intervalo

Intervalo

VB

Significado

aaaa yyyy Año

t q Trimestre

m m Mes

a y Día del año

d d Día

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Tel. 943830230_Fax 943830233


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w Día de la semana

ww Semana

h Hora

n Minutos

s Segundos

DíaSemana(expresión_de_fecha; primer día de la semana) WeekDay(fecha, primer dia)

Devuelve un número entero, entre 1 y 7 correspondiente al día de la semana de la fecha dada.

Primer día de la semana Significado

1 Domingo

2 Lunes

3 Martes

4 Miércoles

5 Jueves

6 Viernes

7 Sábado

DÍASEMANA(#14/04/1998#) su resultado es: 3.

Fecha() Date()

Devuelve la fecha actual del sistema.

HoraActual() Time()

Devuelve la hora actual del sistema.

Ahora() Now()

Devuelve la fecha y hora actuales, que obtiene del sistema.

DifFecha(intervalo; fecha1;fecha2;[primer dia semana, primera sem])DateDiff(intervalo, fecha1, fecha2)

Devuelve un número que representa la diferencia de intervalos de tiempo entre dos fechas

determinadas.

Intervalo: puede utilizar cualquiera de los códigos de texto siguientes:

aaaa año

t trimestre

m mes

a día

DIFFECHA(“m”;#01/01/98#;#25/02/98#) su resultado es: 1.

PARCFECHA(intervalo; fecha)

Devuelve un valor que contiene la parte especificada de la fecha dada.

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En intervalo puede utilizar cualquiera de los códigos que aparecen en la tabla anterior.

NombreMes(Fecha,[abreviar])

Devuelve una cadena de texto que es el nombre del mes de la fecha dada.

Abreviar es un argumento tipo boleano. Si indica VERDADERO, devolverá el nombre del mes

abreviado. FALSO u omitido devuelve el nombre del mes completo.

ValorHora(cadena hora)

Devuelve una valor de tipo fecha hora, obtenido de una expresión de cadena con formato de

hora entre 0:00:00 (12:00:00 a.m.) a 23:59:59 (11:59:59 p.m.).

NombreDíaDeLaSemana(díaSemana, [abreviar ], [primerDíaSemana ] )

Devuelve el nombre del día de la semana correspondiente al número del día de la semana dado.

Puede solicitar el nombre abreviado, en cuyo caso abreviar tomará el valor VERDADERO. Con

el argumento primerDíadelasemana, se indica la correspondencia descrita en la página anterior,

para la función DíaSemana.

Funciones de conversión

CByte(expresión)

Convierte una expresión en un valor de tipo byte.

CMoneda(expresión) CCur(expresión)

Convierte una expresión en un valor de tipo moneda.

CFecha(expresión) CDate(expresión)

Convierte una expresión en un valor de tipo fecha.

CDoble(expresión) CDbl(expresión)

Convierte una expresión en un valor de tipo doble.

CDec(expresión)

Convierte una expresión en un valor de tipo decimal.

CEntero(expresión) CInt(expresión)

Convierte una expresión en un valor de tipo entero.

CLargo(expresión) CLng(expresión)

Convierte una expresión en un valor de tipo entero largo.

CSimple(expresión) CSng(expresión)

Convierte una expresión en un valor de tipo simple.

CCadena(expresión) CStr(expresión)

Convierte una expresión en un valor de tipo cadena.

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Tel. 943830230_Fax 943830233


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Funciones agregado de dominio

DProm(Expresión;dominio;criterios) DAvg(Expresión,dominio,criterios)

Calcula el promedio de un conjunto de valores de un conjunto especificado de registros de un

dominio.

DCuenta(Expresión;dominio;criterios) DCont(Expresión,dominio,criterios)

Determina el número de registros de un conjunto de registros de un dominio.

DBúsq(Expresión;dominio;criterios) DLookup(Expresión,dominio,criterios)

Para obtener el valor de un campo en un conjunto especificado de registros de un dominio.

DSuma(Expresión;dominio;criterios) DSum(Expresión,dominio,criterios)

Calcula la suma de un conjunto de valores de un conjunto especificado de registros de un

dominio.

Otras funciones

SiIm(Condición;valor1;valor2)

Devuelve el valor1 si se cumple la condición y el valor2 cuando no se cumple la condición.

Ent(número) Int(número)

Devuelve el entero menor al número dado

SinDec(número) Fix(número)

Igual que la función anterior, excepto con los números negativos. En el caso de ENT devuelve el

entero que está a la izquierda del número dado, mientras que SINDEC, devuelve el e la derecha.

Máx(expresión)

Devuelve el valor máximo de la expresión dada.

Mín(expresión)

Devuelve el valor mínimo de la expresión dada.

Suma(expresión)

Devuelve la suma de un conjunto de valores contenidos en un campo especificado de una

consulta.

Cuenta(expresión)

Calcula el número de registros devueltos por una consulta.

Promedio(expresión)

Calcula la media aritmética de un conjunto de valores contenido en un campo especificado de

una consulta.

Val(cadena)

Devuelve los números incluidos en la cadena como un valor numérico de tipo adecuado.

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Tel. 943830230_Fax 943830233


66

Utilizar parámetros

Cuando el criterio a utilizar es variable, debe introducir parámetros en la expresión del criterio.

De ese modo al ejecutar la consulta, pedirá el valor para ese parámetro y mostrará los registros

que cumplan el criterio dado.

Para definir parámetros, utilice la herramienta Parámetros , que se encuentra en la

ficha Mostrar u Ocultar, del grupo Diseño.

En la primera columna se introduce el nombre que se desea para el parámetro. En la segunda

columna el tipo de datos (texto, entero, entero largo, ...)

Para introducir el parámetro en la expresión de las condiciones debe escribirse el nombre entre

corchetes. Se pueden utilizar los operadores de comparación como si de un valor concreto se

tratase.

2. Consulta de actualización

Se utiliza para reemplazar el contenido de un campo por otro valor. Actúa sobre algunos

registros o sobre todos los de la tabla, dependiendo de que establezca criterios o no.

Desde el panel de exploración, en el grupo Crear, Ficha Otros, el botón

Una vez agregada la tabla o tablas, utilice el botón , de la ficha Tipo de consulta.

Aparecerá la fila 'Actualizar a', en la cuadrícula de diseño de la consulta. En esta fila, y en la

columna del campo cuyo contenido quiera modificar, escriba un nuevo valor o la expresión

calculada que desee. Los criterios para reemplazar (actualizar), pueden escribirse en el mismo

campo o en otros campos en la fila de criterios.

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Sustituye el Género Miedo, por el Género Terror

3. Consulta de eliminación

Se utiliza para eliminar registros de una tabla de acuerdo a unos criterios.



Aparecerá la fila 'Eliminar', en la cuadrícula de diseño de la consulta. En esta fila, y en la

columna del campo cuyo contenido quiera modificar, debe elegir entre estas dos opciones:

Desde. Se utiliza en la columna del asterisco, cuando elimina registros de una tabla, combinada

con otra, indicando así la tabla de la que se eliminan los registros.

Dónde. Se utiliza en la columna del campo sobre el que se escribe los criterios. Si elimina

registros de una tabla que no aparece combinada con ninguna otra, sólo se emplea éste.

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Elimina registros de la tabla Reparto, correspondientes a películas de género terror.

Cuando se ejecuta una consulta de eliminación pide confirmación para eliminar los registros

correspondientes, al aceptar no se puede deshacer.

4. Consulta de datos anexados

Se utiliza para agregar registros de una tabla a otra tabla diferente, de acuerdo a unos criterios.

Comience por crear una consulta desde la vista diseño, seleccionando como objetos las tablas o

consultas que tienen la información que desea copiar. Una vez en esta ventana, utilice el botón

Seleccione la tabla a la que se añadirán los registros y la base de datos a la que pertenece.

En la cuadrícula de diseño de la consulta aparecerá la fila 'Anexar a', donde deberá indicar el

campo destino de cada columna utilizada en la fila Campo.

Si encuentra en la tabla destino campos con el mismo nombre les coloca automáticamente, en

caso contrario tiene que elegir el campo destino. Cuando se ejecuta una consulta de datos

anexados pide confirmación para añadir registros a la tabla destino, indicando el número de filas

(registros) que se van a copiar.

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5. Consulta de creación de tabla

Se utiliza para generar una tabla a partir de un grupo de registros de otra tabla diferente, de

acuerdo a unos criterios.

Comience por crear una consulta desde la vista diseño, seleccionando como objetos las tablas o

consultas que tienen la información que agregar a la nueva tabla. Una vez en esta ventana,

utilice el botón

Escriba el nombre de la tabla que se va a generar tras ejecutar la consulta. Si es necesario

especifique el archivo de base de datos.

6. Crear consultas utilizando el asistente

Desde el panel de exploración, en el grupo Crear, ficha Otros, utilice el botón Asistente para

consultas

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Ventana de inicio del asistente

Le mostrará una ventana donde podrá elegir entre diferentes tipos de consulta.

6.1. Consulta sencilla

Seleccione la tabla o consulta y

agregue los campos que desea

visualizar (ha ga clic en el campo y

luego clic en el botón )

Pulse el botón Siguiente.

Escriba el nombre con el que

guardará la consulta y

seleccione una opción:

Abrir la consulta para ver la

información o Modificar el

diseño de la consulta.

Después pulse el botón

Finalizar.

Con este asistente obtiene

una vista de campos de una

o varias tablas. Para

establecer criterios deberá

pasar a la vista diseño.

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7. Consulta de buscar duplicados

Permite obtener los registros duplicados de una tabla o consulta. Access tiene un asistente que

permite crear este tipo de consultas de forma sencilla.

En la ventana del asistente de consultas (Ver pág. 70)

Seleccione 'Asistente para búsqueda de duplicados' y pulse el botón Aceptar.

Seleccione la tabla donde ha de buscar duplicados.

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Seleccione los campos que pueden estar repetidos. Seleccione qué otros campos desea

mostrar. En el paso siguiente le peguntará por el nombre que desea dar a la consulta.

Habrá utilizado como criterio para el primer campo que dio en la lista campos con valores

duplicados una instrucción SQL (una subconsulta).

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8. Consulta de búsqueda de no coincidentes

Permite obtener los registros de una tabla que no tienen coincidente en otra tabla o consulta. En

la ventana del asistente de consultas (Ver pág. 70)

Seleccione 'Asistente para búsqueda de no coincidentes' y pulse el botón Aceptar.

Seleccione la tabla que tiene todos los registros. A continuación seleccione la tabla donde va a

buscar los no coincidentes. Indique la relación que existe entre esas tablas. Marque el campo de

una, el campo común de la otra y pulse el botón que queda entre ambas .

Seleccione los campos que desea ver en el resultado de la consulta y por último indique el

nombre de la consulta.

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9. Consulta de tabla de referencias cruzadas

Agrupa los datos de una tabla por uno o más campos, mostrando el resultado como

encabezados de fila; agrupa los datos de una tabla por otro campo, mostrando el resultado como

encabezados de columna; Por cada cruce de fila / columna muestra valores resumidos de un

campo (sumas, cuentas, promedios, …). La consulta obtenida muestra información que no es

modificable.

En la ventana del asistente de consultas (Ver pág. 70), seleccione 'Asistente consultas tabla ref.

cruzadas' y pulse el botón Aceptar. Seleccione la tabla de la que obtendrá la consulta.

A continuación seleccione el campo o campos que utilizará como encabezados de fila:

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(Será un campo en el que se repita la información, para permitir hacer grupos). En el paso

siguiente seleccione el campo que utilizará como encabezados de columna.

En el paso siguiente seleccione el campo sobre el que desea realizar el cálculo e indique el

cálculo a realizar.

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Por último indique el nombre que recibirá la consulta. Si desea realizar cambios en el diseño,

tales como especificar criterios o cualquier otro marque la opción 'Modificar el diseño'.

Esta consulta se limita a los actores nacidos a partir de 1955.

10. Consulta de unión

Es una consulta específica de SQL. Permite visualizar en una hoja de datos el resultado de

combinar varias consultas de selección utilizando la operación UNION. Por defecto no incluye los

registros duplicados. Si Desea que se incluyan deberá incluir el predicado ALL, a continuación

de la operación UNION.

Desde una consulta de unión no es posible realizar cambios en las tablas, sólo sirven para

realizar consultas. Significa que no podrá modificar, eliminar registros ni añadir nuevos registros

al resultado.


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En la vista SQL debe escribir el código correspondiente. Se muestra el siguiente ejemplo:

SELECT ACTRICES.NOMBREACTOR, ACTRICES.nacionalidad

FROM ACTRICES

UNION SELECT CHICOS.NOMBREACTOR, CHICOS.nacionalidad

FROM CHICOS;

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Informes

Un informe es un elemento de la base de datos que permite presentar la información, contenida

en las tablas o consultas, con formato adecuado para ser impresa.

1. Crear un informe con la herramienta Informes

Desde el panel de exploración, seleccione la tabla o consulta y en la ficha Crear, del grupo

Informes, utilice el botón Informe . Le mostrará un informe automático de la tabla o consulta

seleccionada, en la vista presentación.

El modo de trabajo es prácticamente igual que en el caso de los formularios. Incluye las mismas

secciones y la forma de incorporar controles es la misma.

Para mostrar u ocultar secciones del informe, pase a la vista Diseño, y en la ficha Organizar del

grupo Mostrar u ocultar, encontrará diferentes botones con esa finalidad:

1.1. Secciones del informe

Encabezado del informe

Lo que se incluye en esta sección se muestra en la primera página del informe, al comienzo del

informe.

Suelen ser rótulos, imágenes…

Encabezado o pie del informe

Encabezado o pie de página

Cuadrícula

Reglas

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Pie del informe

Lo que se incluye en esta sección se muestra al final del informe, en la última página. Suelen ser

cálculos globales realizados con los datos que se muestran en el informe.

Encabezado de página

Lo que se incluye en esta sección se muestra en la parte superior de todas las páginas del

informe. Pueden ser logotipos, rótulos, etiquetas con los nombres de los campos que se

muestran en el informe, información del tipo: fecha actual, …

Pie de página

Lo que se incluye en esta sección se muestra en la parte inferior de todas las páginas del

informe. Suele tratarse de la numeración de páginas, rótulos fijos, …

Detalle

Lo que se incluye en esta sección constituye el cuerpo del informe. Suelen incluirse los controles

que muestran los datos de una tabla o consulta, así como controles calculados que pueden

operar con los datos anteriores.

Las propiedades de estas secciones se describen a continuación:

Propiedad Descripción Visual Basic Sección

Nombre Nombre de la sección Name Todas

Visible Especifica si esa sección se mostrará o no. Visible Todas

Alto Altura de la sección Height Todas

Color del fondo Color del fondo de la sección BackColor Todas

Efecto especial Apariencia de la sección SpecialEffect Todas

Alto automático Indicar si el alto de la sección se ajustará al alto

de los elementos que contiene

AutoHeight Todas

Mostrar cuando Determina cuando se muestra la sección DisplayWhen Todas

Al hacer clic Macro o función que se ejecuta cuando hace clic

sobre la sección

OnClick Todas

Al dar formato Macro o función que se ejecuta al dar formato a la

sección en la ventana de propiedades.

OnFormat Todas

Al hacer doble clic Macro o función que se ejecuta cuando hace

doble clic sobre la sección

OnDblClick Todas

Al bajar el mouse Macro o función que se ejecuta cuando hace clic

en el botón del ratón, sin mover el puntero de la

sección.

OnMouseDown Todas

Al subir el mouse Macro o función que se ejecuta cuando suelta el

botón del ratón

OnMouseUp Todas

Al mover el mouse Macro o función que se ejecuta cuando mueve el

ratón sobre la sección.

OnMouseMove Todas

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Propiedad Descripción Visual Basic Sección

Al pintar Macro o función que se ejecuta cuando se vuelve

a pintar la sección.

OnPaint Todas

Al imprimir Macro o función que se ejecuta después de que

se dé formato a los datos de una sección de un

informe para imprimirlos, pero antes de su

impresión

OnPrint Todas

Información

adicional

Propiedad que sirve para asignar una cadena de

identificación a un objeto sin que se vea afectado

el valor de ninguna de sus otras propiedades.

Tag Todas

1.2. Más secciones del informe. Grupos

Además de las secciones descritas, un informe puede tener más secciones que serían el

resultado de agrupar por alguno de los campos del origen de registros del informe.

Para ello, utilice el botón , q ue se encuentra en la ficha Agrupación y

totales del grupo Diseño.

Al pulsar sobre el botón Agregar un grupo

Le muestra la lista de campos y la opción expresión, en el caso de que desee agrupar por el

resultado de una expresión. Si elige expresión, le mostrará el generador de expresiones para

ayudarle a crearla.

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Para eliminar el grupo pulse el aspa de la derecha. Si desea ver más características pulse el

botón Más:

Podrá indicar el modo en el que se crean los grupos. En

el caso de un campo de texto, puede ser por cada valor

(por valor completo), o por un número de caracteres

que indique.

En el caso de un campo numérico, puede ser por cada

valor diferente o por el intervalo que establezca.

En el caso de fecha, podrá determinar intervalos en

diferentes unidades de tiempo (minutos, horas, días, meses, años…).

En Totales, puede seleccionar el campo, sobre

el que va a realizar cálculos para todo el grupo

e indicar la sección en la que se mostrará.

En el apartado Con Título, le mostrará una

ventana para que escriba el texto de la etiqueta

que incluirá en el encabezado de la sección del

grupo.

Con una sección de encabezado, le permite incluir o no la sección encabezado del grupo.

Con una sección de pie, le permite incluir o no la sección pie del grupo.

En el último desplegable de la derecha puede elegir entre:

No mantener junto el grupo en una página. Al imprimir, puede quedar el grupo en páginas

diferentes.

Mantener todo el grupo junto en una página. Si no entra todo el grupo en la página, se forzará un

salto de página en el encabezado del grupo para tratar de mostrar el grupo, junto, en una página.

Mantener el encabezado y el primer registro juntos en una página. Nunca quedará la sección del

encabezado del grupo en una página y el detalle en la siguiente. Si no entra, al menos, el primer

elemento del detalle, junto al encabezado del grupo, forzará un salto de página para que así

ocurra.

1.3. Propiedades del informe

En la vista diseño, puede cambiar las propiedades del informe. Haga clic en el cuadro

intersección de la regla vertical y horizontal de la cuadrícula. A continuación, utilice el botón Hoja

de Propiedades en la ficha Herramientas del grupo Diseño.

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VisualBasic

Origen del registro Tabla, consulta o instrucción SQL en la que está

basado el informe.

RecordSource

Título Título del informe Caption

Emergente Si permanece encima de otras ventanas o no Popup

Modal Si mantiene el enfoque hasta que se cierre Modal

Mostrar en el sitio de SharePoint Indica si este informe estará o no en disponible en un

sitio de Windows SharePoint Service 3.0

DisplayOnShareP

ointSite

Vista predeterminada Vista en la que se abre el informe DefaultView

Permitir vista Informes Indica si el informe especificado se puede ver en la

vista Informes.

AllowFormView

Permitir vista Presentación Indica si el informe especificado se puede ver en la

vista Presentación

AllowLayoutView

Imagen Nombre de archivo gráfico utilizado para el fondo del

informe

Picture

Mosaico de imágenes Si desea presentar la imagen en formato de mosaico

en la ventana del informe.

PictureTiling

Distribución de la imagen Alineación de la imagen dentro del informe PictureAlignment

Tipo de imagen Indicar si debe vincularse o incrustarse la imagen. Si

está incrustada (0) pasa a formar parte del archivo de

la base de datos. En caso contrario, la imagen se

guarda en el disco duro y en el archivo de la base de

datos solo guarda un puntero hasta su ubicación.

PictureType

Modo de tamaño de la imagen Controla la forma en que se cambia el tamaño de la

imagen en el informe: recortar (0), la imagen se recorta

si es mayor en tamaño que el formulario. Extender (1)

se extiende horizontal y verticalmente para rellenar el

formulario completo, incluso si la relación original alto-

ancho se distorsiona. Zoom (3), la imagen se alarga

hasta su máxima extensión manteniendo su relación

original alto-ancho

PictureSizeMode

Ancho Ancho del informe Width

Centrado automático Indica si se centra o no el informe automáticamente en

la ventana de la aplicación

AutoCenter

Ajuste de tamaño automático Si se ajusta el tamaño automáticamente para mostrar

un registro completo.

AutoResize

Ajustar a la página Establece si se reduce el ancho del informe para

ajustarse al ancho de la página.

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VisualBasic

Estilo de los bordes Especifica el tipo de borde y elementos de borde (barra

de título (barra de título: barra horizontal en la parte

superior de una ventana, cuadro de diálogo o barra de

herramientas que muestra el nombre del documento,

programa o barra de herramientas.), menú Control,

botones Minimizar y Maximizar o botón Cerrar) que se

van a utilizar con el informe.

BorderStyle

Barras de desplazamiento Si aparecen o no las barras de desplazamiento. ScrollBars

Cuadro de control Mostrar o no el menú control en el informe. ControlBox

Boton Cerrar Mostrar o no el botón cerrar. CloseButton

Botones Minimizar y Maximizar Mostrar o no los botones de minimizar y maximizar. MinMaxButtons

Movible Establece si el usuario puede mover el informe

especificado.

Moveable

Mostrar márgenes de página Establece si se muestran unas guías que indican la

posición de los márgenes de la página en la vista

presentación y en la vista Informes

Linea X Nº de subdivisiones por unidad de medida horizontal en

la cuadrícula

GridX

Linea Y Nº de subdivisiones por unidad de medida vertical en la

cuadrícula

GridY

Diseño a imprimir Inidica si se usan fuentes de pantalla o de impresora. LayoutForPrint

Mantener junto el grupo Para especificar si se mantendrán juntos los grupos de

un informe de varias columnas, por páginas o por

columnas. (0 por páginas, 1 por columnas)

GrpKeepTogether

Páginas de la imagen En qué página o páginas se mostrará la imagen en el

informe (0 en todas, 1 sólo en la primera, 2 en ninguna)

PicturePages

Encabezado de página Para especificar si el encabezado de página del

informe se imprime en la misma página que el

encabezado de informe:

0 - se imprime en todas las páginas

1 No se imprime en la misma página que e el

encabezado del informe.

2 No se imprime en la misma página que el pie del

informe

3 No se imprime en una página en la que se imprima

un encabezado o un pie del informe.

PageHeader

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VisualBasic

Pie de página Para especificar si el pie de página del informe se

imprime en la misma página que el pie del informe:

0 - se imprime en todas las páginas

1 No se imprime en la misma página que e el

encabezado del informe.

2 No se imprime en la misma página que el pie del

informe

3 No se imprime en una página en la que se imprima

un encabezado o un pie del informe.

PageFooter

Orientación Para especificar o determinar la orientación de la vista. Orientation

Filtro Filtro que se carga automáticamente con el informe. es

una expresión de cadena que consiste en una cláusula

WHERE sin la palabra clave WHERE

Filter

Filtrar al cargar Establece si el filtro especificado por la propiedad Filter

se aplica cuando se carga el informe

FilterOnLoad

Ordenar por Para especificar cómo desea ordenar los registros del

informe.

OrderBy

Ordenar por al cargar Establece si la ordenación especificada por la

propiedad OrderBy se aplica cuando se carga el

informe.

OrderByOnLoad

Permitir filtros Indicar si se permite o no el filtrado de registros AllowFilters

Al activar registro (Current) Macro o función que se ejecuta cuando el informe se

actualiza o se somete a una nueva consulta.

OnCurrent

Al cargar Macro o función que se ejecuta cuando se carga el

informe, es decir cuando se abre y se muestran sus

registros.

Onload

Al no haber datos Macro o función que se ejecuta cuando se va a imprimir

un informe que no tiene datos (antes de imprimir).

OnNoData

Al hacer clic Macro o función que se ejecuta cuando se hace clic

con el ratón sobre un objeto.

OnClick

Al recibir el enfoque Macro o función que se ejecuta cuando un informe

recibe el enfoque

OnGotFocus

Al perder el enfoque Macro o función que se ejecuta cuando un informe

pierde el enfoque

OnLostFocus

Al hacer doble clic Macro o función que se ejecuta cuando se hace doble

clic con el ratón sobre un objeto.

OnDblClick

Al bajar el mouse Macro o función que se ejecuta cuando se presione el

botón del ratón mientras el puntero permanece sobre el

objeto.

OnMouseDown

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VisualBasic

Al subir el mouse Macro o procedimiento que se ejecuta cuando el

usuario suelta un botón del mouse (ratón).

OnMouseUp

Al mover el mouse Macro o función que se ejecuta cuando se mueve el

ratón sobre el objeto.

OnMouseMove

Al subir una tecla Macro o función que se ejecuta cuando se ha

presionado una tecla mientras un informe tiene el

enfoque y se suelta.

OnKeyUp

Al bajar una tecla Macro o función que se ejecuta durante la acción de

presionar una tecla

OnKeyDown

Al presionar una tecla Macro o función que se ejecuta cuando se ha

presionado una tecla.

OnKeyPress

Al abrir Macro o función que se ejecuta cuando se abre un

informe, pero antes de que se muestre el primer

registro.

OnOpen

Al cerrar Macro o función que se ejecuta cuando un informe se

cierra y se quita de la pantalla.

OnClose

Al cambiar de tamaño Macro o función que se ejecuta al abrir un informe y

siempre que cambia su tamaño.

OnResize

Al activar Macro o función que se ejecuta cuando el informe

recibe el enfoque y se convierte en la ventana activa.

OnActivate

Al desactivar Macro o función que se ejecuta cuando el informe

pierde el enfoque en favor de una ventana Tabla,

Consulta, Formulario, Informe, Macro o Módulo, o de la

ventana Base de datos.

OnDeactivate

Al descargar Macro o función que se ejecuta después de cerrar un

informe, pero antes de que desaparezca de la pantalla.

OnUnload

Al ocurrir un error Macro o función que se ejecuta al producirse un error

en tiempo de ejecución en Microsoft Access cuando un

informe tiene el enfoque.

OnError

Al mover rueda del mouse Macro o función que se ejecuta al mover la rueda del

ratón cuando un informe tiene el enfoque.

MouseWheel

Al filtrar Macro o función que se ejecuta al modificar un filtro OnFilter

Al aplicar el filtro Macro o función que se ejecuta cuando un filtro es

aplicado o eliminado

OnApplyFilter

Al cronómetro Macro o función que se ejecuta cuando el intervalo de

tiempo del cronómetro llega a cero

OnTimer

Intervalo de cronómetro Especificar el intervalo del cronómetro en milisegundos TimerInterval

Al paginar Se ejecuta después de dar formato a una página de un

informe para imprimirla, pero antes de imprimirla.

OnPage

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Tel. 943830230_Fax 943830233


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VisualBasic

Al cambiar la selección Macro o función que se ejecuta cuando selecciona otro

elemento en el formulario

SelectionChange

Agrupación de fechas Para especificar como se agrupan las fechas en el

informe. 0, primer día de la semana domingo y primera

semana comeinza el 1 de enero. 1, sigue las

indicaciones de la configuración regionaldel sistema

DateGrouping

Ciclo Para especificar qué sucede cuando se presiona la

tecla TAB y el enfoque se encuentra en el último control

de un informe dependiente: 0 al primer control del

registro siguiente. 1 al primer control de tabulación del

mismo registro. 2, si está en el último control de una

página, pasa al primer control de la página.

Cycle

Bloqueo de registros Para determinar cómo se bloquean los registros y qué

sucede cuando dos usuarios intentan editar el mismo

registro a la vez: 0 todos pueden cambiar, al segundo

que lo intenta el sistema le pregunta. (bloqueo

optimista). 1 mientras está abierto el informe o la hoja

de datos por un usuario todos los registros están

bloqueados, nadie puede modificar, agregar o eliminar

registros, sólo leer. 2, permanece bloqueado hasta que

el usuario cambia de registro (bloqueo pesimista).

RecordLocks

Nombre de banda de opciones Establece el nombre de la Cinta de opciones

personalizada que debe mostrarse cuando se carga el

informe especificado.

RibbonName

Barra de herramientas Especifica una barra de herramientas personalizada

que mostrar para un informe.

Toolbar

Barra de menús Especifica un menú personalizado que mostrar para un

informe

MenuBar

Barra de menús contextuales Para especificar el menú contextual que aparecerá al

hacer clic con el botón secundario del ratón en el objeto

especificado.

ShortcutMenuBar

Archivo de ayuda Nombre de un archivo de Ayuda asociado con un

informe.

HelpFile

Id. del contexto de ayuda Especifica el identificador de contexto de un tema del

archivo de Ayuda personalizado.

HelpContextId

Tiene un módulo asociado Para especificar o determinar si un informe tiene un

módulo de clase.

HasModule

Usar tamaño de papel

predeterminado

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VisualBasic

Impresión laser rápida Para especificar si las líneas y rectángulos se

reemplazan por líneas de caracteres de texto, similares

a los caracteres de subrayado (_) y barra vertical (|), al

imprimir un informe en la mayoría de las impresoras

láser.

FastLaserPrinting

Información Adicional Cadena de texto que almacena información adicional

del informe.

Tag

Origen de la paleta Ruta y nombre del archivo para especificar la paleta de

un informe. Será de uno de estos formatos:

.dib (archivo de mapa de bits (mapa de bits: imagen

creada con una serie de puntos pequeños, como un

trozo de papel milimetrado donde se han rellenado

algunos cuadrados para crear formas y líneas. Cuando

se almacenan como archivos, los mapas de bits suelen

tener la extensión .bmp.) independiente del dispositivo)

.pal (archivo de paleta de Windows)

.ico (archivo de icono de Windows)

.bmp (archivo de mapa de bits de Windows)

.wmf o .emf, u otros archivos de gráficos para los que

dispone de un filtro de gráficos.

PaletteSource

Tecla de vista previa Para especificar si se llama a los procedimientos de

evento del teclado en el nivel de informe antes de

llamar a los procedimientos de evento del teclado de un

control.

KeyPreview

1.4. Realizar cálculos en un informe

En un informe además de incluir información de los registros de una tabla o consulta, se hace

necesario en muchos casos incluir cálculos de totales, recuento de registros, ...

Cálculos en un registro

Para incluir un cálculo en un registro, agregue un cuadro de texto en la sección detalle, muestre

la tabla de propiedades para el mismo y en la propiedad Origen del control, escriba la

expresión correspondiente al cálculo que desea realizar.

Calcular totales o promedios para un grupo o para todo el informe

En la vista diseño, haga clic sobre el campo del que quiera hacer cálculos

globales, y en la ficha Agrupación y totales del grupo Diseño, haga clic en el

botón Totales, que se muestra en la imagen izquierda. Seleccione la función de

cálculo e indique el modo del cálculo:

Incluir registros (lo realiza sobre todos los registros)

Incluir valores (lo realiza sobre los registros que tienen valor en ese campo).

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También puede realizar estos cálculos introduciendo controles de cuadro de texto en la sección

pie del informe o pie del grupo o en ambas secciones. En el origen del control introduzca la

expresión adecuada:

=suma([campo]) para obtener el total de un campo

=Promedio([Campo]), para obtener la media aritmética.

=Cuenta([Campo]), para obtener el nº de registros que tienen valor en ese campo

=Cuenta(*), para contar todos los registros.

Utilidad de la propiedad suma continua en un informe

En la vista diseño del informe agregue un cuadro de texto en la sección:

Detalle, para calcular una suma continua que se incrementa por cada registro.

Encabezado de grupo o pie de grupo, para calcular una suma continua que se incrementa por

cada grupo de registros. Muestre la tabla de propiedades del cuadro de texto, y establezca la

propiedad Suma continua a:

Sobre grupo, inicializa a 0 al principio de cada nivel de grupo más alto.

Sobre todo, acumula hasta el final del informe.

El ejemplo más claro es cuando quiere que se muestre un número acompañando a cada registro

y que deseamos que se vaya autoincrementando. Intoduca un cuadro de texto en el detalle cuyo

origen del registro sea =1

A continuación cambie la propiedad Suma continua.

Otro ejemplo de utilización de esta propiedad es cuando queremos ver para un campo el valor

que va acumulando con cada registro.

Ocultar detalle

En ocasiones precisa de informes en los que desea mostrar cálculos globales y/o cálculos

parciales, pero no desea mostrar el detalle del informe registro a registro. Debe ocultar el detalle

para conseguirlo. Utilice el botón , que se encuentra en la ficha Agrupación y

totales del grupo Diseño.

1.5. Configurar página

En el grupo Configurar página, en la ficha Diseño de página encontrará diferentes herramientas

para cambiar los márgenes, la orientación, el número de columnas… Si prefiere ver el cuadro de

diálogo donde seleccionar todas las opciones pulse el botón que se señala en la imagen:

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Marque la casilla Igual que en detalle, para elegir el tamaño de la columna.

Especifique el Número de columnas, para indicar el número de etiquetas a lo ancho.

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En Espacio entre filas, escriba el espacio que hay entre la parte inferior de una etiqueta y la parte

superior de la siguiente.

En Espacio entre columnas, escriba el espacio que hay entre el borde derecho de una etiqueta y

el borde izquierdo de la siguiente.

1.6. Propiedad Forzar nueva página

Desde la vista diseño, muestre la tabla de propiedades de una sección del informe (detalle, pie

de informe, encabezado de informe, pie o encabezado de grupo).

Establezca la propiedad Forzar nueva página de la sección a una de estas configuraciones:

Ninguna, imprime la sección en la página actual.

Antes de la sección, imprime la sección en la parte superior de una nueva página.

Después de la sección, imprime la siguiente sección en la parte superior de una nueva página.

Antes y después, imprime la sección en la parte superior de una nueva página e imprime la

sección siguiente en la parte superior de una nueva página.

Para imprimir cada registro en una página debe seleccionar la sección detalle y establecer

Después de la sección en la propiedad Forzar nueva página.

1.7. Agregar saltos de página

Desde la vista diseño, haga clic en el botón Insertar línea que se encuentra en la ficha

Controles en el grupo Diseño.

Para eliminarlo, seleccione el control (es una línea corta punteada) que representa el salto de

página y presione la tecla SUPR.

2. Crear un informe de etiquetas

Puede crear un informe de etiquetas. Desde el panel de Exploración, haga clic en la tabla o

consulta que utilizará como origen de registros, y en el grupo Crear, en la ficha Informes haga

clic sobre el botón

Le mostrará un asistente cuyo primer paso es el cuadro de diálogo para seleccionar el modelo

de etiquetas.

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En el siguiente paso debe indicar el tipo de fuente

En el siguiente paso, deberá agregar los campos cuya información desee visualizar en las

etiquetas, e indicar la posición en la que se mostrarán.

En el paso siguiente establezca los criterios de ordenación

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Por último escriba el nombre que desea dar al informe

3. Imprimir

Utilice el botón de inicio de Office , que se encuentra en la parte superior izquierda de la

pantalla. Seleccione Imprimir y en el desplegable le muestra las diferentes opciones. Si Desea

configurar la impresión utilice Imprimir

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Relaciones

Se crea una relación entre tablas (consultas) para establecer el modo en que se han de

combinar los registros de diferentes tablas, lo que permitirá trabajar con datos de diferentes

tablas de forma conjunta. Para relacionar dos tablas deben tener campos coincidentes, no en el

nombre pero sí en el tipo de datos. Generalmente, estos campos coincidentes son la clave

principal de una tabla, que proporciona un identificador único para cada registro y una clave

externa de la otra tabla.

1. Tipos de relaciones

Se pueden dar diferentes tipos de relación, dependiendo de los resultados que desee obtener.

1.1. Uno a uno

Es una relación poco frecuente, puesto que un registro de la primera está conectado con un sólo

registro de la 2ª tabla, y un registro de la 2ª con un solo registro de la 1ª. Todo esto indica que se

pueden tener todos los datos en una única tabla.

Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte

de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a un

subconjunto de la tabla principal. Ejemplo: Tabla de trabajadores de una oficina y tabla de

trabajadores de esa oficina que juegan en la lotería de Navidad –con la cantidad jugada-.

1.2. Relación uno es a varios

Es la relación más frecuente, donde un registro de la primera está conectado a varios registros

de la 2ª, y un registro de la 2ª con un solo registro de la primera.

Ejemplo: Tabla de CONDUCTORES y tabla de VIAJES realizados. Un conductor a podido

realizar varios viajes. Pero a cada viaje le corresponde un solo conductor.

1.3. Relación varios a varios

En una relación de este tipo, un registro de la tabla A puede tener muchos registros coincidentes

en la tabla B, y viceversa.

Este tipo de relación sólo es posible si se define una tercera tabla –tabla de unión- cuya clave

principal consta al menos de dos campos: las claves externas de las tablas A y B.

Un ejemplo, de este tipo se daría entre las tablas PRODUCTOS y PEDIDOS. Sería necesaria la

existencia de una tercera tabla: DETALLE DE PEDIDO

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2. Definir relaciones

Para definir relaciones, es necesario agregar a la ventana Relaciones las tablas que se desea

relacionar y, a continuación, arrastrar un campo – generalmente se trata de la clave principal- de

una tabla y colocarlo sobre un campo – suele ser la clave externa- de la otra tabla. Para ello:

Cierre todas las tablas y objetos dependientes de tablas y desde el panel de exploración, en el

grupo Herramientas de la base de datos, y en la ficha Mostrar u ocultar haga clic en el botón

Relaciones.

Le mostrará la ventana de relaciones.

Si no le solicita agregar tabla, puede hacerlo con el botón

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Agregue las tablas que se van a relacionar.

Arrastre el campo que desea relacionar de una tabla al campo común de la otra tabla. Para

arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en cada campo antes de arrastrarlo.

Los campos relacionados no tienen que tener los mismos nombres, pero deben tener el mismo

tipo de datos (con dos excepciones) y deben contener el mismo tipo de información. Además,

cuando los campos coincidentes son campos Numéricos, deben tener el mismo valor de la

propiedad Tamaño del campo.

Las dos excepciones son que se puede hacer coincidir un campo Autonumérico con un campo

Numérico de Tamaño Entero largo. Y que se puede hacer coincidir un campo Autonumérico

con un campo Numérico si ambos campos tienen la propiedad Tamaño del campo establecida a

Id. de réplica.

Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Compruebe los nombres de los campos

mostrados en las dos columnas para asegurarse de que son correctos. Puede cambiarlos si es

necesario.

La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Microsoft Access para asegurar que

las relaciones entre los registros de las tablas relacionadas son válidas y que no se eliminan o

cambian los datos relacionados de forma accidental. Active la casilla para aplicar integridad

referencial para esta relación, aunque sólo será posible si:

El campo o campos coincidentes de la tabla principal es una clave principal o tiene un índice

único.

Los campos relacionados tienen el mismo tipo de datos

Ambas tablas están almacenadas en la misma base de datos de Access.

Desactive esta casilla de verificación para permitir cambios en las tablas relacionadas que

rompan las reglas de integridad referencial.

Actualizar en cascada los campos relacionados, active esta casilla para actualizar

automáticamente los valores correspondientes de la tabla secundaria cuando se cambie un valor

de la clave principal en la tabla principal. Desactívela para impedir que se realicen cambios en un

valor de la clave principal en la tabla principal, siempre que haya registros relacionados en la

tabla relacionada.

Eliminar en cascada los registros relacionados, active esta casilla para eliminar automáticamente

los registros relacionados en la tabla secundaria siempre que se elimine un registro de la tabla

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principal. Desactívela para impedir que se eliminen registros de la tabla principal cuando existen

registros relacionados en la tabla relacionada.

Tipo de combinación, controla el tipo de combinación que desea utilizar de forma

predeterminada cuando cree consultas basadas en las tablas relacionadas.

La opción 1 crea una combinación interna, en la que los registros de dos tablas se combinan y

se agregan a los resultados de una consulta sólo si los valores de los campos combinados

cumplen una condición especificada. Por ejemplo, cuando se diseña una consulta, la

combinación predeterminada entre tablas es una combinación interna que selecciona los

registros de ambas tablas sólo si los valores de los campos combinados son iguales. Su

representación es una línea.

La opción 2 crea una combinación externa por la izquierda, en la que todos los registros de la

parte izquierda – de la tabla primera - se agregan a los resultados de la consulta, incluso si no

existen valores coincidentes en el campo combinado de la tabla de la derecha. Los registros de

la tabla de la derecha se combinan con los de la tabla de la izquierda sólo cuando existen

valores coincidentes en los campos combinados. Su representación es una flecha que apunta de

izquierda a derecha.

La opción 3 crea una combinación externa por la derecha, en la que todos los registros del

lado derecho - de la segunda tabla - se agregan a los resultados de la consulta, aunque no haya

valores coincidentes en el campo combinado de la tabla primera. Los registros de la tabla de la

izquierda se combinan con los de la tabla de la derecha sólo cuando hay valores coincidentes en

los campos combinados. Su representación es una flecha que apunta de derecha a izquierda.

La definición del tipo de combinación para una relación en la ventana Relaciones no afecta a la

relación propiamente dicha; sólo establece el tipo de combinación que se utilizará de forma

predeterminada al crear consultas basadas en las tablas relacionadas

Pulse el botón Aceptar para terminar. El aspecto que presentará será similar al de la figura

Si desde la ventana de relaciones precisa visualizar todas las relaciones definidas, utilice la

herramienta Mostrar todas las relaciones

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Para visualizar únicamente las relaciones definidas para una tabla determinada, haga clic sobre

la tabla y a continuación haga clic sobre la herramienta Mostrar relaciones directas

.

Para modificar el diseño de una de las tablas, pulse el botón derecho del ratón sobre la tabla y

en el menú contextual seleccione Diseño de tabla.

Puede definir relaciones entre tablas y consultas. En las consultas no se exige integridad

referencial. Para crear una relación entre una tabla con sí misma, agregue la tabla dos veces.

Borrar diseño, borra la ventana Relaciones, pero no borra las tablas, consultas

o relaciones existentes.

3. Modificar una relación existente

Desde la ventana de relaciones, seleccione la línea que representa la relación que quiere

modificar. Pulse el botón , que se encuentra en la ficha Herramientas, en el mismo

panel Diseño o bien haga doble clic sobre la línea. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar

relaciones.

4. Eliminar una relación existente

Desde la ventana de relaciones, seleccione la línea que representa la relación que quiere

modificar y pulse la tecla SUPR o pulse el botón derecho sobe la linea y en el menú contextual

seleccione eliminar.

5. Imprimir la ventana de relaciones

Desde la ventana de relaciones pulse el botón Informe de relación

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Macros. Diseño de aplicaciones

Una macro es un conjunto de una o más acciones, donde cada una realiza una operación

determinada, tal como abrir un formulario o imprimir un informe. Las macros pueden ayudar a

automatizar las tareas comunes. Por ejemplo, puede ejecutar una macro que imprima un informe

cuando haga clic en un botón de comando.

Una macro puede ser una macro compuesta de una secuencia de acciones, o puede ser un

grupo de macros. También se puede usar una expresión condicional para determinar si se

llevará a cabo una acción en algunos casos cuando se ejecute la macro.

1. Crear una macro

Desde el panel de exploración, en el grupo Crear, en la ficha Otros, utilice el botón Macro

En el desplegable seleccione Macro.

1.1. Columnas de la ventana macro

En la columna Acción, haga clic en la flecha para presentar la lista de acciones y seleccione la

que desee utilizar.

Seleccione aquí la primera acción que debe

realizar la macro al ejecutarse.

Cuando seleccione una acción en la parte superior, en esta zona debe indicar los argumentos correspondientes a la misma.

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La columna de argumentos se rellena cuando completa la parte inferior (de argumentos de la

acción). Si no desea mostrarla apague el botón Argumentos de la ficha Mostrar u

Ocultar del Grupo Diseño.

Introduzca un Comentario para la acción. Los comentarios son opcionales pero harán la macro

más fácil de entender y mantener.

Nombres de macro. Para visualizar esta columna debe activar el botón . Es util si está

creando un grupo de macros, esto es un conjunto de macros relacionadas en un punto.

Condición. Para visualizar esta columna debe activar el botón . En esta columna puede

escribir pruebas lógicas que indican que si el resultado es verdadero se ejecuta la acción que se

muestra en esa fila.

1.2. Secuencia de acciones de la macro

Las acciones se agregan la columna Acción, utilizando una fila para cada acción y en el orden en

el que desea que se ejecuten posteriormente. Para cada acción, debe especificar los

argumentos o datos necesarios para que se pueda llevar a cabo dicha acción. Puede especificar

o no condiciones para que se ejecuten dichas acciones en la columna Condición.

Una vez terminada la macro, pulse el botón Guardar del menú de acceso rápido y cierre la

ventana de la macro.

2. Ejecutar una macro

Desde el panel de exploración, haga doble clic sobre el nombre de la macro a ejecutar.

Otro método será pulsando el botón derecho del ratón sobre el nombre de la macro, y en el

menú contextual seleccionar Ejecutar.

Lo normal es asignar la macro a un botón de comando que aparezca en algún formulario o

cualquier otro control, para que se ejecute como respuesta a un evento sobre dicho control:

En la presentación diseño del formulario seleccione el control al que asignará la macro.

Visualice la tabla de propiedades del mismo.

En la ficha Eventos, seleccione la propiedad o evento que hará que se ejecute la macro; en la

lista seleccione la macro..

3. Modificar macro

Desde el panel de exploración, pulse el botón derecho del ratón sobre el nombre de la macro, y

en el menú contextual seleccione Vista Diseño.

4. Grupo de macros

En la ventana de diseño de la macro, muestre la columna Nombre de macro.

En la primera celda de la columna Nombre de macro, introduzca un nombre para identificar la

primera macro del grupo. En la celda de la misma fila, de la columna Acción seleccione la

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primera acción que debe ejecutar dicha macro. Si

la macro requiere más acciones, continúe

seleccionando acciones en las celdas de la

columna Acción, contiguas a la anterior.

Para incluir otra macro en el grupo, en la fila

inmediata siguiente a la última acción de la primera

macro, escriba el nombre de la segunda macro en

la columna Nombre de macro. Repita los pasos

descritos anteriormente, ...

Para hacer referencia a una macro en un grupo de macros, utilice esta sintaxis:

NombreGrupoMacros.NombreMacro

5. Tabla de macros

Acción Descricpción Argumentos

AbrirConsulta Abre una consulta de selección o ejecuta una consulta de acción

Nombre

Vista

Modo de datos

AbrirFormulario Abre un formulario Nombre

Vista

Nombre del filtro

Condición WHERE

Modo de datos

Modo de la ventana

AbrirInforme Abre un informe Nombre

Vista

Nombre del filtro

Condición WHERE

Modo de la ventana

AbrirTabla Abre una tabla Nombre de la tabla

Vista

Modo de datos

AgregarMenú Para crear una barra de menú o un menú contextual

Nombre del menú

Nombre de macro de menú

Texto de la barra de estado

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AlOcurrirError Define el comportamiento de control de errores. Puede ejecutar la acción siguiente, la macro que especifique en el segundo argumento, o detiene y anula la macro.

Ir a

Nombre de la macro

AplicarFiltro Para aplicar un filtro, una consulta o una sentencia SQL a una tabla, formulario o informe.

Nombre del filtro

Condición WHERE

Bip Emite un sonido por el altavoz de la máquina

BloquearPanelDeExploracion Se utiliza para bloquear o desbloquear el panel de exploración.

Bloquear

BorrarErrorDeMacro Restablece a 0 el numero de error almacenado en el objeto ErrorDeMacro.

BuscarRegistro Busca la primera instancia de datos que cumplan los criterios de los argumentos de esta acción.

Buscar

Coincidir

Coincidir mayúsculas y minúsculas

Buscar en

Buscar con formato

Sólo el campo activo

Buscar primero

BuscarSiguiente Busca el siguiente registro que cumpla los criterios dados por la acción BuscarRegistro anterior.

CancelarEvento Cancela el evento que hizo que se ejcutase esta acción.

Cerrar Cierra una ventana de Access o la ventana activa si no se especifica ninguna.

Tipo de objeto

Nombre del objeto

Guardar

CerrarBaseDeDatos Cierra la base de datos actual

CuadroMsj Muestra un mensaje de advertencia o de información.

Mensaje

Bip

Tipo

Título

DefinirCategoriasMostradas Se utiliza para especificar qué categorías se deben mostrar en el panel de exploración.

Mostrar

Categoría

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DefinirPropiedad Define la propiedad de un control Nombre del control

Propiedad

Valor

DefinirVariableTemporal Define una variable temporal con un valor determinado.

Nombre

Expresión

DesplazarseA Se desplaza a un grupo y categoría específicos en el panel de exploración.

Categoría

Grupo

DesplazarTamaño Mueve y cambia el tamaño de la ventana activa.

Derecho

Abajo

Ancho

Alto

DetenerMacro Detiene la macro que se está ejecutando en ese momento.

DetenerTodasMacros Detiene todas las macros que se están ejecutando

EjecutarCódigo Ejecuta un procedimiento de función de Visual Basic. Para ejecutar un subprocedimiento o procedimiento de evento , cree un procedimiento de función que llame a ese procedimiento de evento.

Nombre de función

EjecutarComando Ejecuta un comando incluido en la aplicación Microsoft Access. Debe ser adecuado para la vista en la que se encuentre.

Comando

EjecutarMacro Ejecuta una macro. Puede utilizarse para llamar a una macro desde otra macro, ejecutar una macro que depende de una condición, repetir una macro, o adjuntar una macro a un comando de un menú personalizado.

Nombre de macro

Número de repeticiones

Expresión de repetición

EncontrarRegistro Busca un registro basado en un criterio en un objeto.

Tipo de objeto

Nombre del objeto

Registro

Condición WHERE

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EnviarObjeto Envía a través de correo electrónico un objeto: una hoja de datos, un formulario, un informe o un módulo en el formato que le indique.

Tipo de objeto

Nombre del objeto

Formato de resultados

Para

Cc

Cco

Asunto

Texto del mensaje

Modificar el mensaje

Archivo de plantilla

EstablecerElementoDelMenú Establece el estado de los elementos de menús personalizados.

Índice del menú

Índice del comando

Índice del subcomando

Indicador

IrAControl Mueve el enfoque al campo o control especificado en el formulario u hoja de datos activos

Nombre del control

IrAPágina Mueve el enfoque al primer control de una página determinada del formulario activo

Página número

Derecho

Abajo

IrARegistro Convierte el registro especificado en registro activo, en la hoja de datos o formulario activos

Tipo de objeto

Nombre del objeto

Registro

Desplazamiento

Maximizar Maximiza la ventana activa

Minimizar Minimiza la ventana activa

MostrarTodosRegistros Quita cualquier filtro aplicado sobre la tabla, consulta o formulario activo para presentar todos los registros

NuevaConsulta Actualiza los datos de un determinado control del objeto activo

Nombre del control

PasoAPaso Pausa la ejecución de la macro y muestra el cuadro de diálogo Macro paso a paso

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QuitarTodasLasVariablesTemporales

Quita todas las variables temporales

QuitaVariableTemporal Quita la variable temporal que se indica Nombre

RelojDeArena Cambia el puntero del ratón a un reloj de arena mientras se ejecuta la macro

Reloj de arena activo

RepintarObjeto Completa cualquier actualización pendiente de la pantalla de un objeto de la base de datos o del objeto activo si no se especifica ninguno

Tipo de objeto

Nombre del objeto

Restaurar Restaura la ventana activa al tamaño anterior

SalidaHacia Vuelca los datos del objeto especificado a un archivo de formato xls, txt, rtf, htm, o archivo Snapshot (snp)

Tipo de objeto

Nombre del objeto

Formato de resultados

Archivo de resultados

Autoinicio

Archivo de plantilla

Codificación

Calidad de salida

Salir Sale de Microsoft Access Opciones

SeleccionarObjeto Selecciona un objeto de la base de datos Tipo de objeto

Nombre del objeto

En ventana de la base de datos

6. Eventos y procedimientos

Un evento es una acción determinada que se

produce en, o con, un objeto particular.

Usando un procedimiento de evento o una

macro, se pueden agregar respuestas

personalizadas a un evento que se produzca

en un formulario, informe, o control.

Por ejemplo, que al pinchar en un botón de

comando de un formulario se cierre el

formulario.

Existen procedimientos incorporados que se

crean automáticamente utilizando el asistente

de botones de comando en los formularios.

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Esos procedimientos quedan asignados al botón de comando incorporado, como respuesta al

evento Al hacer clic .

Para ver el contenido de ese procedimiento, haga clic en el botón generar (puntos suspensivos

que aparecen a la derecha de la celda).

7. Asignar macros y procedimientos de eventos

Para asignar un procedimiento de evento o una macro a un control, muestre la ventana de

propiedades de ese control, en la ficha Eventos, sitúe el cursor en la celda del evento que quiera

controlar automáticamente.

Haga clic en el botón generar y seleccione :

Generador de macros, para crear una macro nueva y asignarla a ese

evento.

Generador de código, para escribir un procedimiento que de

respuesta a ese evento. Para ello debe conocer el lenguaje Access

Basic (Visual Basic aplicado a Access)

Generador de expresiones, para crear una expresión.

En el caso de que desee asignar al control una macro ya existente, sitúe el cursor en la celda del

evento a controlar, haga clic en el botón de lista y seleccione la macro.

8. Crear macro autoexec

Si desea que una macro se ejecute de forma automática en el momento de abrir la base de

datos, debe tener un nombre especial "AUTOEXEC"

9. Menú personalizado

Para crear un menú personalizado, puede hacer uso de grupos de macros. Se utiliza un ejemplo

práctico.

Crear un menú personalizado que debe aparecer cuando se utilice el formulario Videos. Ese

menú debe tener un comando Archivo y dos opciones: Cerrar y Salir.

Solución

Cree una macro de nombre: MenuVideos con la acción AgregarMenú que presenta las

siguientes propiedades

Nombre del menú: &Archivo

(El símbolo & precediendo a la letra A, indica que será la letra que parezca subrayada en el

menú, para utilizar ALT+A)

Nombre de macro de menú: Menuformula_archivo

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Es el nombre de un grupo de macros que tiene las siguientes acciones:

Presenta tantas macros como opciones necesitamos para el comando Archivo de ese menú

personalizado.

Por último queda asignar este menú personalizado al formulario Videos. Para ello, entre en el

diseño del formulario, entre las propiedades del formulario de la ficha Otras está Barra de

menús: Escribir el nombre de la macro MenuVideos.

El menú se muestra en la ficha complementos.

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Utilidades

En este capítulo se describen diferentes herramientas para mejorar nuestro trabajo en Access

2007.

1. Compactar y reparar base de datos

Si elimina datos u objetos en una base de datos de Access, la base de datos se puede

fragmentar y ocupar espacio en disco innecesariamente. La compactación de la base de datos

realiza una copia del archivo y reorganiza la manera de almacenar el archivo en el disco.

La compactación optimiza el rendimiento de las bases de datos, y restablece el campo

Autonumérico de las tablas: el valor Autonumérico del siguiente registro que se agregue será

superior al valor Autonumérico del último registro sin eliminar de la tabla.

Para compactar y reparar una base de datos es preciso que esté cerrada. En un sistema

multiusuario deberá comprobar que ningún usuario la está utilizando.

Utilice el botón de Office, Administrar Compactar y reparar base de datos.

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Una vez seleccionado el archivo de la base de datos, pulse el botón Compactar.

Solicitará un nuevo nombre para la base de datos compactada.

2. Exportar datos a otros formatos

La exportación es una forma de enviar datos y objetos de base de datos a otra base de datos,

hoja de cálculo o formato de archivo para que otra base de datos, aplicación o programa puedan

utilizar dichos datos y objetos. Microsoft Access 2007 permite exportar el resultado de un objeto

seleccionado a un archivo externo o a una base de datos externa.

Desde el panel de exploración, seleccione el objeto que desea exportar y pulse el botón derecho

del ratón. En el menú contextual seleccione Exportar. Le ofrece diferentes formatos:

Archivo RTF de Word

Base de datos Access

Archivo de texto (TXT)

Archivo en formato HTML y (HML)

En el caso de tablas y consultas, es posible exportar a otros muchos formatos.

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También puede seleccionar el objeto y en la ficha Datos Externos encontrará el siguiente grupo

Le ofrece herramientas para exportar:

A formato Excel

A formato RTF

A formato de texto

Lista de SharePoint

Y otros formatos, que se muestran en la imagen de la

derecha.

Puede almacenar las especificaciones de cada exportación, para que en un futuro pueda

acceder a Exportaciones guardadas, y con seleccionar el nombre de la especificación, sea

suficiente para llevarla a cabo.

3. Importar datos de otras aplicaciones

Esta opción permite copiar los datos de un archivo de texto, hoja de cálculo o tabla de base de

datos a una tabla de Microsoft Access 2007. También permite copiar objetos de otra base de

datos de Access a la actual.

En la ficha Datos externos encontrará el grupo Importa

Le ofrece herramientas para importar archivos de diferentes formatos. Al igual que en las

exportaciones, le permite guardar la especificación de la importación, para que en un futuro

pueda acceder a Importaciones guardadas, y eligiendo el nombre de la especificación pueda

realizarla de forma automática.

4. Vincular tablas

Al utilizar las herramientas de importación le pregunta en la primera ventana del asistente si

desea importar o vincular.

Si elige vincular los datos siguen ligados al archivo de origen. Si la vinculación le realiza a una

tabla de Access, le permitirá añadir, eliminar, modificar registros.

Lo que no podrá alterar es la estructura de la tabla.

Access 2007


Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


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4.1. Actualizar vínculos

Desde el panel de exploración seleccione la tabla vinculada y en el menú contextual seleccione

Administrador de tablas vinculadas.

Seleccione las tablas a actualizar y pulse el botón Aceptar. Al terminar le mostrará un mensaje

como el siguiente:

5. Opciones de inicio

Las propiedades de inicio permiten establecer cómo aparece la aplicación de la base de datos

cuando se abre. Utilice el botón de Office y Opciones.

Access 2007


Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


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En la categoría Base de datos actual, le muestra las opciones de aplicación, donde puede

escribir un texto que se mostrará en la barra de títulos de la aplicación. También puede elegir un

icono que represente la aplicación. Si desea que al abrir la base de datos se muestre un

formulario de los que ha diseñado, seleccione su nombre en el cuadro combinado Mostrar

formulario.

Puede impedir que se muestre el panel de exploración desactivando la casilla Mostrar panel de

exploración.

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