GUIA DE OPERACION

MODULO DE COMPRAS

PLATAFORMA AP11

Empresa :Accrus-CCL

Fecha :Diciembre, 2012

Mauricio Lara G.

Temario

Flujo Operativo

Descripcion General

Mantencion Tablas

Productos

Unidades de Medida

Grupo de Productos

Proveedores

Contactos

Tipo de Entrada / Salida

Monedas

Condicion de Pago

Solicitantes

Compradores

Aprobadores

Grupo de Compras

Grupo de Aprobacion

Asiento Estandar

Operaciones

Ciclo Solicitud y Cotizacion

Solicitud de Compra

Genera Cotizacion

Actualizacion Cotizacion

Analisis de Cotizacion

Ciclo Orden de Compra

Orden de Compra

Aprobacion Orden de Compra

Movimientos internos

Guia de Despacho

Factura de Entrada

Nota Credito / Debito

FLUJO OPERATIVO_____________________________________________________________

DESCRIPCION GENERAL_________________________________________________________

Men de Compras

Est compuesto en cuatro niveles:

Actualizaciones: Contienen los maestros y Mantenedores como el ingreso de Ordenes de compras, modificacin, borrado de este.

Consultas: Contienen las consultas de maestros, ejemplo historia del proveedor.

Informes : Este contiene los informes relacionados a este mdulo, ejemplo Orden de compra.

Miscelnea: En esta opcin podemos encontrar las centralizaciones contables off-line.MANTENCION TABLAS___________________________________________________________En todos los mens de Mantencin de Tablas (Actualizacin->Archivos), al momento de elegir una opcin La primera pantalla que ver corresponde a la pantalla de browser o vista, esta dispone de un men ubicado en el ngulo superior izquierdo, en donde estarn las funciones que podr realizar con respecto a la tabla que esta visualizando en la grilla. Algunas de las opciones del men son: Incluir, Visualizar, Buscar, Modificar, Eliminar.

Al elegir la opcin Incluir/Modificar, se presentara una pantalla de ingreso de datos, donde podr encontrar lo siguiente:

Datos Obligatorios:Son aquellos cuyo nombre de Campo estn en azul

Datos Bloqueados:Son aquellos cuya rea de ingreso esta en plomo

Lupita :Datos que tienen asociada una tabla de opciones, de los cuales debe elegir un valor para completar el dato.

ProductosActualizaciones->Archivos->Productos

Este archivo contiene las principales informaciones sobre productos y servicios adquiridos, fabricados o suministrados por la empresa, propiciando su control en todos los entornos del sistema.

Unidades de MedidaActualizaciones->Archivos->Unidad de medida

En este archivo hay que registrar todas las unidades de medida que se utilizarn en el sistema. Todo producto que se registre en el Protheus tiene que, obligatoriamente, vincularse a una unidad de medida, de lo contrario, no se permitir la conclusin del registro del producto.

Grupo de ProductosActualizaciones->Archivos->Grupo de Productos

En la administracin de materiales, es muy importante clasificar los productos segn sus caractersticas comunes, como por ejemplo, estndares de forma, peso, tipo, uso, dimensin u otros.

Cuando los productos se renen en grupos, es ms prctico seleccionarlos en las operaciones de procesamientos, generacin de consultas y emisin de informes, as como en la identificacin de productos que necesitan de tratamientos especficos, como por ejemplo, cuidados especiales de manipulacin, condiciones de almacenamiento y embalajes apropiados. Pues, basta informar un grupo o intervalo de grupos, para que todos los productos que estn contenidos se consideren.

Otra ventaja de la clasificacin de productos es la posibilidad de organizar los datos de informes, de las divisiones y de totalizacin por grupos de productos.

El objetivo de esta rutina es crear los grupos de productos, atribuyndoles cdigo y descripcin. Cuando se registran los grupos, al incluir un nuevo producto, ser posible seleccionar a qu grupo ste pertenece. As, en las rutinas que poseen parametrizacin por grupo de producto, se podr informar un intervalo de grupos para que se consideren todos los productos por stos clasificados.

ProveedoresActualizaciones->Archivos->Proveedores

Proveedor es una entidad que tiene el objetivo de proveer a una empresa sus productos o servicios, sea la empresa nacional o no. Cuando el proveedor es un prestador de servicios, su servicio suministrado debe existir en el Archivo de Productos.

ContactosActualizaciones->Archivos->Contactos

En esta rutina se registran los contactos (personas) de cada uno de los entes: clientes, proveedores, prospectos, asociados, competidores y transportadoras. El sistema permite que diversos contactos se asocien a los entes.

Tipos de Entrada y SalidasActualizaciones->Archivos->Tipos de Entradas y Salidas.

Tipo de entrada y Tipo de Salida: el ingreso de estos cdigos es esencial, ya que de estos depende la forma en que se comportar un ingreso o una salida de material, cdigo determina si el movimiento actualiza stock, si genera IVA, o si genera un movimiento en el modulo financiero. Estos cdigos estn desglosados en dos campos dentro del maestro.

Tipos de entrada: que corresponden a cdigos dentro del rango 001 al 499 y son utilizados para ingresos. Ej. Guas de entrada, facturas de compra.

Estos cdigos de ejemplo son:

001Para ingresos de productos importados, o compra de productos exentos de IVA

002Para compra de servicios exentos de IVA

003Para compras de productos nacionales

004Para compra de servicios nacionales

005Para retorno de material de poder de tercero.

Tipo de Salida: Corresponden a los cdigos dentro del rango 500 al 999, y son utilizados para los documento de egreso. Ej. Guas de despacho, facturas de venta.

Estos cdigos de ejemplo son:

501Salida de productos con impuesto

502Salida de servicio con impuesto

503Salida de material para poder de terceros.MonedasActualizaciones->Archivo->Monedas.

El valor de paridad de las monedas configuradas en el sistema se puede realizar de dos maneras. La primera; a travs de una pantalla automtica que ser mostrada al primer usuario que ingrese en el da al sistema, siempre y cuando el usuario est autorizado, le mostrar una pantalla de ingreso de los tipos de cambio para las distintas monedas configuradas.

La segunda modalidad, es a travs de la opcin MONEDAS, esta opcin nos permite ingresar, modificar o eliminar los tipos de cambio del da, para ingresar un nuevo tipo de cambio hacemos clic en la opcin incluir del men, ponemos la fecha del DIA a incluir y asignamos los valores de cambio para cada una de las monedas.

Condiciones de PagoActualizaciones->Archivo->Condiciones de Pago.Las negociaciones de compra y venta de productos o servicios, normalmente se basan en las condiciones de pago. stas determinan cmo y cundo se harn los pagos, especificando fechas de vencimientos, nmero y valores de las cuotas.

SolicitantesActualizacin->Archivos->Solicitantes.

Se podr utilizar esta opcin para definir las reglas de accesos o restricciones a los solicitantes en la inclusin de una solicitud de compras.

En este archivo se informar el tipo de dominio que el solicitante tendr en la inclusin de una solicitud de compra. Las restricciones se podrn definir para un nico producto o para un grupo de materiales.

Aparte de esto, se podr determinar cul grupo de compras analizar la solicitud hecha por el usuario / grupo de usuarios y dar continuidad al proceso de compras.

CompradoresActualizacin->Archivos->Compradores.

En este archivo se definen los usuarios que podrn registrar los pedidos de compras/contratos de asociacin utilizando el control de pertinencias. Hasta definirse las reglas para controlar las pertinencias, todos los usuarios podrn registrar pedidos de compras en el sistema.

Se podr restringir la inclusin de pedidos de compra a un comprador sin que exista una solicitud de compra registrada para el producto. El comprador tambin puede ser un solicitante siempre que est adecuadamente registrado.

Para seguir con los datos relacionados al control de pertinencias, el comprador podr estar vinculado a un grupo de compras. Pero, ser necesario registrar previamente a los compradores, para despus crear los grupos de compras.

El campo "Grupo de Aprobacin de los Contratos de Asociacin" muestra el grupo vinculado al comprador, a quien los contratos de asociacin se sometern a aprobacin.

El campo "Grupo de Aprobacin" muestra el grupo de aprobadores al que se sometern los pedidos de compras incluidos por este comprador.

AprobadoresActualizacin->Archivos->Aprobadores.

Se utiliza esta opcin para registrar los aprobadores para los pedidos de compras cuando se utiliza el control de pertinencias. En este archivo se definen los valores y lmites de aprobacin: valor mnimo de aprobacin, valor mximo de aprobacin, aprobador superior (que puede sustituir la aprobacin cuando es necesario), lmite que se atribuir al aprobador segn el tipo (recurso), tipo de lmite (diario, semanal o mensual), etc.

Grupo de ComprasActualizaciones->Archivos->Grupo de compras.

En este archivo, se crean Grupos de Compras. Pues sera muy complejo para una empresa de medio tamao definir derechos para cada comprador por separado. Mientras que agrupando a los compradores de forma que los derechos estn definidos por grupo, se hace ms fcil mantener el control de pertinencias.

Un comprador puede pertenecer a uno o a ms grupos de compradores. Y cada grupo de compradores puede poseer derechos de compras diferentes.

Grupo de aprobacinActualizacin->Archivos->Grupo de Aprobacin.

El archivo grupo de aprobadores se utiliza tanto en el entorno Compras como en el entorno Gestin de Contratos. En el entorno Compras, la funcin del grupo de aprobadores es liberar los pedidos de compras de los compradores de su equipo.

Asiento EstndarActualizacin->Archivos->Asientos Estndar. Este archivo es el vnculo entre los diversos entornos Protheus y el entorno Contabilidad de Gestin. Toda la integracin contable se hace a partir de los datos y reglas registrados en este archivo.

Las reglas contables son fundamentales para la correcta integracin contable, por lo tanto, antes de iniciar el registro es necesario definir cmo debe integrarse cada proceso generador de asientos contables.

Despus de establecer las reglas de contabilidad, los procesos se contabilizarn automticamente sin necesidad de intervencin del usuario.

Los asientos de integracin pueden hacerse "on-line" u "off-line". Esto vale para todos los entornos del Protheus, con excepcin del propio entorno Contabilidad de Gestin, porque ste, slo genera asientos "on-line".

On-line los asientos se generan automticamente a medida que los procesos se ejecutan en el Protheus.

Off-line todas las contabilidades que se ejecutaran por medio de los procesos se realizarn en el momento en que el usuario solicite la contabilidad, por medio de la opcin "Contabilidad off-line" (men Miscelnea) de los entornos del ProtheusOPERACIONES__________________________________________________________________

CICLO SOLICITUD Y COTIZACIONSolicitud de CompraActualizacin->Solicitar/Cotizar->Solicitud de compras.

La solicitud de compras es un documento que autoriza al comprador a hacer la adquisicin. Sea para materiales productivos o improductivos, ella se solicitar para un programa de produccin, para un proyecto que se est desarrollando o an para suministro general de la empresa. Es el documento que debe informar que es lo que se debe comprar, la cantidad, el plazo de entrega, el local de entrega y en algunas situaciones especiales, los probables proveedores.

Genera CotizacinSolicitar Cotizar->Genera cotizacin. Las cotizaciones se generan a partir de las solicitudes de compra. Al ejecutar esta opcin, debemos ingresar un conjunto de parmetros que determinarn las cotizaciones a mostrar por el sistema para la seleccin de estas.

El sistema nos mostrar un browser con todas las solicitudes que cumplen con el filtro definido en la pantalla de parmetros.

En esta pantalla debemos seleccionar las solicitudes a cotizar haciendo doble clic sobre estas hasta que el cuadro que las precede quede marcado con una X. Esta marca indica la seleccin de las solicitudes. Luego presionamos la opcin Genera cotizacin, el sistema nos mostrar una pantalla en donde debemos ingresar el nmero mximo de proveedores a procesar y el segundo parmetro indica cuantos proveedores deben quedar.

Una vez confirmada esta pantalla, el sistema nos ir mostrando una pantalla por producto, en donde nos indica todos los proveedores a los que alguna vez les compramos dicho producto, a estos proveedores los podemos borrar o incluso agregar un nuevo proveedor en forma manual, corregimos al proveedor si es necesario, o agregamos uno nuevo, luego confirmamos.

De esta forma queda generada una cotizacin por Producto Proveedor.

Actualizacin CotizacinActualizaciones->Solicitar Cotizar->Actualizacin Cotizacin.

Por medio de esta opcin el comprador actualizar los precios y las condiciones obtenidas de cada proveedor que participa de la cotizacin. Adems de registrar nuevas propuestas de los proveedores involucrados o nuevos participantes.

En esta rutina se informarn: la condicin de pago, el contacto, el precio unitario, la tabla de precio, el total del tem, el plazo de entrega, la sucursal para entrega, la tasa de impuesto, el valor del flete, la fecha de validez, descuentos, el valor del seguro, nmero del presupuesto, el precio al contado, la tasa de financiacin, entre otros.El sistema nos pedir una serie de parmetros para filtrar aquellas cotizaciones que nos interesa actualizar

Luego nos mostrara una grilla con las cotizaciones encontradas

Luego, debemos seleccionar la cotizacin a actualizar

Es en este documento donde debemos ingresar las siguientes informaciones: Condicin de pago, precio del producto, descuentos, plazo de entrega por proveedor producto.

El siguiente paso es Anlisis de cotizacin (cierre de cotizacin).

Anlisis de CotizacinActualizacin->Solicitar/Cotizar->Anlisis de Cotizacin. Es este proceso el encargado de cerrar una cotizacin y transformarla en una Orden de Compra. Esta rutina se encarga de evaluar la informacin actualizada de cada cotizacin, precios, descuentos, condiciones de pago, plazos de entrega de cada proveedor.

De las Cotizaciones presentadas, debemos elegir aquella a analizar.

De la seleccionada, el sistema nos traer los proveedores seleccionados e incluso nos podra sugerir el mejor de ellos.

Al confirmar el sistema genera la orden de compra para el proveedor y la cotizacin queda cerrada.

CICLO ORDEN DE COMPRA

Orden de CompraActualizaciones->Orden de Compra->Orden de Compra.

Para incluir una Orden de compras, digitamos sobre la opcin incluir del men, los primeros datos a ingresar son los correspondientes al encabezado del documento, aqu debemos informar el nmero de Orden, la fecha, el proveedor, condicin de pago, moneda y tasa, una vez informados estos datos pasamos al detalle de la Orden.

Si la Orden tiene solicitud de compra, tenemos la opcin de cargarla de forma automtica, Para ello hay que estar posicionado dentro del campo Producto.

Una vez presionado Solicit. en Acciones Relacionadas, el sistema nos mostrar una pantalla en donde tendremos la opcin de buscar y seleccionar las solicitudes a cargar haciendo doble clic sobre ellas.

Confirmamos la pantalla y el sistema en forma automtica cargar en nuestra Orden los tems seleccionados de las solicitudes, actualizamos cada una de las lneas cargados con su precio unitario, la bodega, descuentos, etc.

Una cosa muy importante es asignar el grupo de aprobador para la orden de compra, esto lo hacemos en el detalle en el campo Grupo. Aprob., ya que de esto depende que el sistema solicite aprobacin para la orden de compra.

Recuerden que en este opcin orden de compra, debemos distribuir los productos en centro de costos. De esta manera en la Facturacin ya estarn distribuidos.

Aprobacin Orden de CompraActualizacin->Orden de Compra->Aprobacin Orden de Compra.

Para aprobar una Orden de compra debemos seguir la siguiente secuencia: Actualizaciones->Orden de compra->Aprobacin de Orden e Compra, inmediatamente el sistema nos mostrar una pantalla en donde nos pide informar que Orden mostrar: Aprobados, No aprobados todos, seleccionamos y confirmamos.

El sistema nos presentar un browser donde veremos las rdenes seleccionados. Todos aquellos que aparecen con el color rojo estn pendientes de aprobar, marcamos la Orden seleccionado y ejecutamos la opcin aprobar del men.

El sistema nos mostrar la pantalla de aprobacin, en este punto podemos aprobar la Orden dejarlo bloqueado, el sistema nos da la opcin de ingresar una observacin a la aprobacin, y luego confirmamos.

Cabe mencionar que si antes de aprobar deseamos consultar la Orden solo debemos marcarlo y presionar la opcin consulta pedido, esta nos traer el pedido completo a pantalla, dentro del pedido existe un botn llamado historial del producto, al presionar este podemos ver el detalle del producto en el que estamos parados dentro del pedido logrando ver incluso el ultimo precio de compra.

MOVIMIENTOS__________________________________________________________________Gua de despacho.

Para realizar la recepcin de mercadera va Gua de Despacho del proveedor, debemos hacerlo desde el modulo de stock y hacer clic sobre la siguiente secuencia: Actualizaciones->Movim.Internos->Gua de Despacho.

La primera pantalla nos solicitar ingresar el tipo de la gua, debemos tener claro el concepto bajo el cual ingresaremos la gua. Y la segunda pantalla nos mostrara los parmetros relacionados a la contabilizacin del documento.

Luego, hacemos clic sobre la opcin Incluir del men,

Aqu deberemos ingresar los datos del proveedor, de la gua y el detalle de productos recepcionados.

Factura de Entrada

Movimientos->Factura de entrada.

Para ingresar una factura de entrada debemos seguir la siguiente secuencia: Actualizaciones->Movimientos->Fact. Entrada, para incluir una factura debemos presionar sobre la opcin Incluir del men.

Si se desea asociar esta factura a alguna (s) Gua(s) de Despacho, se debe ingresar el proveedor y hacer clic en Acciones Relacionadas Gua de Despacho , el sistema nos mostrar una pantalla con todas las guas de recepcin pendientes de facturar de ese proveedor. En esta pantalla seleccionamos las guas a facturar haciendo doble clic sobre ellas las cuales quedaran marcadas con un X, si por error hemos marcado alguna que no deseamos, debemos hacer doble clic sobre dicha Gua y se eliminar la X y confirmamos.

Al confirmar el sistema nos mostrar la pantalla de ingreso de la factura, pero con el detalle ya ingresado, en este punto debemos ingresar los datos del encabezado de la factura: fecha de la factura, nmero de la factura, moneda y tasa, el siguiente paso es chequear los totales y confirmamos para grabar.

Nota de Crdito / Nota de Dbito.Actualizaciones->Movimientos->Nota Crdito/DebitoPara ingresar una Nota de Crdito o Debito debemos seguir la siguiente secuencia: Actualizaciones->Movimientos->Nota Cred/Dbito, inmediatamente ejecutada esta opcin aparecer una pantalla de parmetros: Formulario Propio, el valor por defecto es No es cuando el proveedor la ha emitido. El otro caso no se usa en Chile. Tipo de Factura en donde le indicaremos al sistema si es una Nota de Crdito o Dbito.

Luego nos pedir los parmetros de la contabilizacin del movimiento.

Ejecutamos la opcin incluir del men y el sistema nos mostrar el formato de la Nota de Crdito el cual nos parecer familiar, ya que sigue los estndares de la Factura, ingresamos el encabezado: fecha, nmero, proveedor, moneda, etc. Luego pasamos al detalle en donde debemos detallar los productos, si la nota fue hecha por dif. de precio, o complemento, el sistema no nos exigir ingresar cantidades.

Gua de Operacin Mdulo Compras P11

Flujo Operacional