GYM.sgp.PG.14 - Cronograma de Recursos

PROCEDIMIENTO DE GESTION GYM.SGP.PG.14

GESTION DE PROYECTOS Revisión: 0

CRONOGRAMA DE RECURSOS Fecha: 22/06/2008Página 1 de 8

1. OBJETIVO

Establecer herramientas que determinen el uso de recursos durante la ejecución del Proyecto, con el fi n de garantizar el fl ujo continuo del Proyecto y asegurar el plazo.

2. DESARROLLO

Los cronogramas de recursos se elaboran durante la etapa de Planeamiento del Proyecto, de acuerdo la siguiente metodología general:

El Cronograma General del Proyecto actualizado1 defi ne las actividades a ejecutar para llevar a cabo el Proyecto, así como la secuencia, duración y recursos asignados de dichas actividades.

Se identifi ca el tipo de recurso a utilizar y la cantidad necesaria para cubrir los requerimientos de cada una de las actividades programadas.

Se establece el fl ujo de necesidades, de modo que los recursos asignados son distribuidos en el tiempo en función de la secuencia y duración de las actividades.

A partir de este análisis se obtiene la cantidad, tipo y distribución en el tiempo de los recursos que se necesitan para ejecutar el Proyecto, así como las fechas límite para atender estas necesidades. Se prestará atención especial a la planifi cación de los recursos de las actividades críticas, a fi n de garantizar el plazo del Proyecto.

La fi gura 01 muestra el Análisis de Precio Unitario2 de una partida, el cual proporciona datos sobre su operación; y la fi gura 02 muestra la metodología de distribución de recursos en el tiempo para la misma partida. En el caso de actividades presupuestadas con el método Hamburgués, la distribución en el tiempo es directa

Figura 01 – Análisis de Precios Unitarios.

1 Ver procedimiento GYM.SGP.PG-13 – Cronograma General 2 Ver procedimiento GYM.SGP.PG-15 – Presupuesto Meta




CRONOGRAMA GENERAL

MANO DE OBRA UND. MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 MES 6 TOTALCapataz Civil hh 2,500 2,500 2,500 2,500 10,000Operador Pesado hh 5,000 5,000 5,000 5,000 20,000Operario hh 5,000 5,000 5,000 5,000 20,000Peón hh 10,000 10,000 10,000 10,000 40,000

MATERIALES UND. MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 MES 6 TOTALMaterial Granular Zarandeado m3 32,500 32,500 32,500 32,500 130,000

EQUIPOS UND. MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 MES 6 TOTALRetrocargador s/Llantas hm 5,000 5,000 5,000 5,000 20,000Rodillo Liso Vibratorio Autopropulsado hm 5,000 5,000 5,000 5,000 20,000

SUBCONTRATA UND. MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 MES 6 TOTALSuministro de Agua m3 1,000 1,000 1,000 1,000 4,000

"RELLENO CON MATERIAL DE PRESTAMO"

Figura 02 – Metodología de elaboración de los Cronogramas de Recursos.

En este capítulo se desarrollarán las particularidades de los siguientes Cronogramas de Recursos:

Cronograma de Mano de Obra Cronograma de Equipos Cronograma de Materiales Críticos Listado de Stocks Mínimos de Consumibles y EPIs Cronograma de Subcontratas Cronograma de Costos Indirectos Cronograma Valorizado

La elaboración de estos cronogramas es responsabilidad de Ofi cina Técnica de manera conjunta con el personal de Producción y las áreas de Soporte involucradas; y el resultado debe ser revisado y aprobado por la Gerencia de Proyecto. El horizonte de tiempo es la duración total del Proyecto y debe ser dividida en semanas o meses de acuerdo a lo más conveniente para el Proyecto.

2.1. Cronograma de Mano de Obra – Curva de Personal

De acuerdo con la metodología planteada, se tomará en cuenta el plazo, los rendimientos, la revisión del presupuesto y el análisis de precios unitarios para distribuir en el tiempo los recursos de mano de obra de cada actividad. Para hacer esta distribución, los recursos deben expresarse en horas-hombre (HH), las cuales se deben identifi car por categoría y especialidad (capataz, operario, ayudante, soldador, operador de equipos, etc). Los recursos de cada actividad son al fi nal consolidados en un resumen por categoría. En la fi gura 03 se muestra un ejemplo:




Figura 03 – Distribución de los recursos de mano de obra en el tiempo.

Se tiene entonces una distribución de HH en el tiempo por categoría, para cada actividad y consolidada. Esta información puede convertirse en una distribución de la cantidad de personas en el tiempo, también por categoría y actividad. Para ello debe tenerse en cuenta la cantidad de horas del turno, la cantidad de turnos del día, la cantidad de días de la semana, las rotaciones de personal de los Proyectos en provincia, entre otras consideraciones especiales del Proyecto. La distribución de personas en el tiempo que se obtiene es el Cronograma de Mano de Obra, el que se conoce también como Curva de Personal. La fi gura 04 muestra un ejemplo:

Figura 04 – Obtención de la curva de personal




Esta información permitirá planifi car el reclutamiento del personal obrero por especialidad, además de todos los aspectos asociados, por ejemplo: procedencia, alojamiento, alimentación, transporte, seguros, implementos de seguridad, exámenes médicos, permisos y trámites en general.

2.2. Cronograma de Equipos

De manera similar a lo desarrollado en el punto anterior se distribuirán en el tiempo los recursos de equipos de cada actividad. Para hacer esta distribución, los recursos deben expresarse en horas-máquina (HM), las cuales se deben identifi car por familia de equipo y potencia o capacidad (camión volquete de 15m3, tractor de 260HP, generador eléctrico de 35kW, camión grúa de 10Ton, etc). Los recursos de cada actividad son al fi nal consolidados en un resumen por familia de equipo. En la fi gura 05 se muestra un ejemplo:

Figura 05 – Distribución de los recursos equipos en el tiempo

Se tiene entonces una distribución de HM en el tiempo por familia de equipo, para cada actividad y consolidada. Esta información puede convertirse en una distribución de la cantidad de equipos en el tiempo, también por familia de equipo y actividad. Para ello debe tenerse en cuenta la cantidad de horas del turno, la cantidad de turnos del día, la cantidad de días de la semana, la necesidad de tener equipos en stand-by, entre otras consideraciones especiales del Proyecto. La distribución de equipos en el tiempo que se obtiene es el Cronograma de Equipos. Ver fi gura 06.




Para este ejemplo se ha considerando 8horas de trabajo por día y un total de 25días al mes.

UND. MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 MES 6Retrocargador s/Llantas equipo 20 20 20 20Rodillo Liso Vibratorio Autopropulsado equipo 20 20 20 20Equipo 1 equipo 25 25 25 25Equipo 2 equipo 1 1 1 1Equipo 3 equipo 26 26 26 26 1Equipo 4 equipo 5 5 5 5

CRONOGRAMA DE EQUIPOS

Figura 06 – Obtención del Cronograma de Equipos

Este cronograma puede manejarse como un listado general de todos los equipos a utilizar, especifi cando el momento en el cual se ha previsto su ingreso al Proyecto. Esta herramienta nos permite planifi car el alquiler de los equipos, su procedencia y disponibilidad, las necesidades de mantenimiento y repuestos, los consumos esperados de combustible, la logística de personal correspondiente a los operadores y mecánicos, los seguros y permisos necesarios, o los trámites previos exigidos por el tipo de Proyecto.

2.3. Cronograma de Materiales Críticos

Para elaborarlo primero deben identifi case los materiales denominados críticos, es decir, los materiales cuya ausencia puede generar retrasos trascendentales en los fl ujos del Proyecto. Como ejemplos tenemos la tubería de acero en un Proyecto de instalación de redes de gas o el asfalto en la construcción de una carretera. Estos materiales críticos pueden incluir suministros por parte del Cliente, por lo cual es importante la planifi cación de la solicitud de los mismos. También deben considerarse como materiales críticos aquellos cuyo Plazo de Abastecimiento sea mayor al horizonte de tiempo del look ahead3.

Las cantidades de materiales críticos a ser usados en cada actividad serán distribuidos en el tiempo, de manera similar a lo desarrollado en los puntos anteriores. Para hacer esta distribución, los materiales deben identifi carse por tipo y características importantes (tubería PVC eléctrico 2” SCH 80 UL, cable de cobre desnudo 4/0, madera tornillo, acero corrugado de refuerzo, etc). También debe tenerse en cuenta los factores de desperdicio o merma asociados al uso de los materiales. Los recursos de cada actividad son al fi nal consolidados en un resumen por tipo de material, según se muestra en la fi gura 07:

Este resultado también puede ser presentado como un listado de requerimientos general (denominado Master de Materiales). Es importante que la identifi cación de cada tipo de material y sus características estén bien defi nidas, ya que en muchos casos estas características determinan diferencias signifi cativas en la logística de los materiales. Por ejemplo, la tubería de PVC eléctrico que se produce en el país no cuenta con certifi cación UL, por lo que la tubería con dicha certifi cación deberá ser importada.

Esta herramienta nos permite planifi car la compra de los materiales, su procedencia, los stocks que manejan los proveedores y su tiempo de respuesta, la infraestructura de logística y almacenes requerida, los seguros y permisos necesarios, o los trámites previos exigidos por el tipo de Proyecto.

3 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.19 – Herramientas de Programación




Figura 07 – Obtención del Cronograma de Materiales Críticos

2.4. Listado de Stocks Mínimos de Consumibles y EPIs

A partir del Cronograma de Materiales se identifi can los recursos consumibles, los recursos de frecuente utilización y los equipos de protección individual más importantes del Proyecto, con el objeto de determinar sus stocks mínimos. Este tema se desarrolla con amplitud en el documento GYM.SGP.PG.37 – Programación de Pedido de Materiales.

2.5. Cronograma de Subcontratos

Una vez defi nidas las actividades del Proyecto que serán subcontratadas, éstas son seleccionadas del Cronograma General, y se obtiene directamente un cronograma de las actividades que serán ejecutadas por subcontratistas, con las cantidades a ejecutar y los plazos defi nidos. Esta herramienta nos permite planifi car la identifi cación y contratación de subcontratistas, su infraestructura a implementar, los plazos de ingreso y de ejecución, los seguros, garantías y permisos necesarios, o los trámites previos exigidos por el tipo de Proyecto. El tema de subcontratas se desarrolla con amplitud en los documentos GYM.SGP.PG.28 – Gestión de Subcontratas.

2.6. Cronograma de Costos Indirectos

Para realizar este cronograma se identifi can todos los costos indirectos que el Proyecto va a traer consigo (personal de dirección y auxiliar, sistemas, equipos, alojamiento y alimentación, facilidades en el Proyecto, gastos varios, gastos fi nancieros, ingeniería, procura, etc) y se distribuyen en el tiempo. Este cronograma se elabora utilizando la herramienta desarrollada en Excel llamada COSTOS INDIRECTOS, cuyo instructivo se incluye en el CD ROM y se anexa al documento GYM.SGP.PG.29 – Gestión de Costo Indirecto, donde se desarrolla el tema con detalle.

2.7. Cronograma Valorizado

Es el cronograma que indica los montos a ser valorizados por el Proyecto, expresados en términos monetarios. Las valorizaciones son los pagos que efectúa el Cliente como retribución al servicio de




construcción que nos ha sido contratado. Estos pagos corresponden a las actividades ejecutadas durante un periodo de tiempo, el cual generalmente es mensual, y su sumatoria es igual al monto total del Contrato. Se obtiene asociando las actividades que conforman el cronograma con las partidas presupuestales o ítems de pago que conforman el Contrato, de manera que a cada actividad ejecutada le corresponde un monto a valorizar. Esto se muestra en la fi gura 08:

Figura 08 – Obtención del Cronograma Valorizado

Con esta herramienta el Proyecto podrá prever las valorizaciones mensuales que obtendrá durante la ejecución del Proyecto. Los montos valorizados mensuales y acumulados del Cronograma Valorizado se suelen presentar en un gráfi co llamado Curva “S” de Valorizaciones, tal como se muestra en la fi gura 09:

Actividad Und Cant octu-06 novi-06 dici-06 ener-07 febr-07 marz-07 abri-07Movilización glb 1 50% 25% 25%Movimiento de Tierras

Excavaciones m3 12836 323 2273 3467 3559 3214Rellenos m3 26696 4282 5124 5634 5822 5834

Puesta a Tierra m 16981 2453 2682 4855 4184 2807Obras CivilesAcero kg 3015234 217600 616398 784244 745325 271580 268788 111300Concreto m3 23758 3167 5211 6454 3871 3184 1871Pernos/Insertos kg 111163 8467 24382 30198 21873 16711 9532Tubería PVC m 8745 1722 1842 2038 2082 1061Tubería HDPE m 1892 524 692 676

Actividad Monto $ octu-06 novi-06 dici-06 ener-07 febr-07 marz-07 abri-07Movilización 280585 140293 70146 701,46Movimiento de Tierras

Excavaciones 152420 3835 26990 41168 42261 38164Rellenos 364609 58483 69983 76948 79516 79680

Puesta a Tierra 456221 65904 72056 130437 112410 75414Obras CivilesAcero 3233795 233373 661077 841090 799350 291266 288271 119368Concreto 1490416 198676 326903 404880 242840 199743 117374Pernos/Insertos 601503 45815 131931 163401 119355 90423 51578Tubería PVC 150889 29712 31782 35164 35923 18307Tubería HDPE 56274 15585 20582 20106Costo Directo 6786712 443404 1004615 1559725 1639653 898734 784129 456452Costo Indirecto 1756631 270251 270251 270251 270251 225209 225209 225209Total 8543343 713655 1274866 1829976 1909904 1123943 1009338 681661

CRONOGRAMAGENERAL

Cálculo de los montos a valorizarpor actividad




Figura 09 – Gráfi ca de la Curva “S” Valorizada

2.8. Matriz de Responsabilidades

GP Pr OT Ad1. Liderar elaboración de cronogramas de recursos √

2. Participación en elaboración de cronogramas de recursos √ √ √

3. Aprobación de cronogramas de recursos √

4. Mantener actualizados los cronogramas de recursos √

GP: Gerente de ProyectoPr: ProducciónOT: Ofi cina TécnicaAd: Administración

3. REFERENCIAS Y ANEXOS

3.1. Documentos relacionados

GYM.SGP.PG.13 – Cronograma General GYM.SGP.IN.08 – Herramienta de Costos Indirectos – Disponible en CD

3.2. Anexos

GYM.SGP.PG.14-A01 – Cronogramas de Recursos (ejemplos) – Disponible en CD GYM.SGP.PG.14-F01 – Listado de Stocks Mínimos de Consumibles y EPIs

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