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FINALIZADA

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DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA

MARZO DE 2017

SEGUIMIENTOOF UDAI-DGAC-

Varios DGAC RECOMENDACIONES DE 02012017 I 31032017 IPermanente002-2017

INFORMES UDAI-DGAC

Unidad de Servicios IAdministrativos de la IUNIDAD DE SEFjVICIOS

01012016 311220162 I 64466-1-2017 lOe Gestioacuten Sub Direccioacuten Administrativa

COMUNICACiOacuteNIUnidad de 01012016 311220163 64468-1-2017 lOe Gestioacuten Jurldica DE RESULTADOS

EJECUCION DEL COMUNICACiOacuteN4 64469-1-2017 I Financiera I Gerencia Financiera 01012016 I 31122016 IDE RESULTADOSPRESUPUESTO 2016

5 64470-1-2017 IDe Gestioacuten I Gerencia de Recursos PERSONAL 01012017 I 28022017 I COMUNICACiOacuteN Humanos DE RESULTADOS

-vu Gerencia de Recursos COMUNICACiOacuteN6 67779-1-2017

Administrativas Humanos DE RESULTADOS

Gerencia 6 64472-1-2017 011012016 31032017 PLANIFICACiOacuteN

7 I 64473-1-2017 01012017 31032017 PLANIFICACiOacuteN

8 01012017 31032017 PLANIFICACiOacuteN

9 I 64475-1

Guatemala ReviSdQ_~or

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DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL AUDITORIA INTERNA

CUA No 64466

AUDITORIA DE GESTION

Unidad de Servicios Administrativos

DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

GUATEMALA MARZO DE 2017

INDICE

ANTECEDENTES 1

OBJETIVOS 1

GENERALES 1

ESPECIFiCaS 2

ALCANCE 2

INFORMACION EXAMINADA 2

NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA 2

HALLAZGOS MONETARIOS Y DE INCUMPLIMIENTO DE ASPECTOS 4 LEGALES

HALLAZGOS DE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO 7

DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA 17 ENTIDAD AUDITADA

COMISION DE AUDITORIA 18

DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICfI CIVIL

ANTECEDENTES

La Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil -DGAC-

Es la Direccioacuten creada mediante la Ley de Aviacioacuten Civil Decreto No 93-2000 la que en las disposiciones generales en el artiacuteculo 1 Objeto establece lo siguiente la presente ley tiene como objetivo normar el ejercicio de las actividades de aeronaacuteutica civil en apoyo al uso racional eficiente y seguro del espacio aeacutereo con fundamento en lo preceptuado en la Constitucioacuten Poliacutetica de la Repuacuteblica los convenios y tratados Internacionales ratificados por Guatemala los reglamentos emitidos para el efecto y demaacutes normas complementarias

Acuerdo Gubernativo No 384-2001 Reglamento de la Ley de Aviacioacuten Civil en el capiacutetulo 11 de la Direccioacuten General en el artiacuteculo 2deg establece La Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil por conducto de su Director General los subdirectores unidades teacutecnicas y administrativas deberaacuten velar por el fiel cumplimento de la Ley de Aviacioacuten Civil leyes de observancia general que contengan preceptos relacionados con la actividad aeronaacuteutica acuerdos y tratados internacionales ratificados por Guatemala del presente Reglamento regulaciones y disposiciones complementarias

Gerencia Financiera

Es la unidad encargada de administrar los recursos financieros propios de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil y los otorgados por el Estado Es la responsable de revisar los ingresos y egresos de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil reportados por el banco y trasladarlos al Departamento de Contabilidad para su registro en la caja fiscal

UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Es la encargada de velar por que los suministros bienes y servicios utilizados para el buen funcionamiento de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil no falten y su adecuada utilizacioacuten asiacute mismo su distribucioacuten para las diferentes Unidades Gerencias y Direccioacuten que los requieran

OBJETIVOS

GENERALES

Verificar el adecuado y oportuno cumplimiento de las disposiciones legales y administrativas contenidas en las Leyes Reglamentos y Normativas vigentes

AUDlTORIA DE GESTION - eUA 64466 Paacuteg I PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016 11

DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICII CIVIL

relacionadas e inherentes al aacuterea objeto de esta auditoriacutea

ESPECIFICOS

Revisioacuten de expedientes pendientes de pago Verificar el adecuado control de los servicios baacutesicos administrativos y generales correspondientes a la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil Evaluar el adecuado cumplimiento de los procedimientos establecidos en el marco del control interno existente Verificar los procesos de adquisicioacuten de Suministros Bienes y Servicios por parte de la Unidad de Servicios Administrativos para el buen funcionamiento de las diferentes Unidades Gerencias y Direcciones que conforman a la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil Establecer el seguimiento a recomendaciones de auditoriacuteas anteriores

ALCANCE

La Auditoriacutea de Gestioacuten estuvo enfocada a la verificacioacuten del cumplimiento a las disposiciones contenidas en el Manual de Servicios Administrativos la que abarco la revisioacuten de un 80 de los procedimientos registros y cumplimiento de las leyes vigentes por el periodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2016 seguacuten CUA 64466 de fecha 16 de enero de 2017middot

INFORMACION EXAMINADA

Con la informacioacuten proporcionada por la Unidad de Registro Administrativo y el Departamento de Inventarios se pudo verificar la documentacioacuten de los expedientes de los servicios baacutesicos asiacute mismo se hizo revisioacuten fiacutesica de los vehiacuteculos que pertenecen a la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil y los que se tienen en uso que no son propiedad de la Institucioacuten pero son donaciones

Se solicitoacute a la Gerencia Financiera por medio de oficio No UDAI-64466-1-2017 de fecha 02 de febrero de 2017 que se procediera a la realizacioacuten de un nuevo inventario para que se tenga certeza de todos los vehiacuteculos que se encontraron fiacutesicos y que pertenecen a la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil

NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA ~SrA Clvlt

i(0 vmiddot ~

Derivado de la revisioacuten y evaluacioacuten de los expedientes para pago de los servicios~ ~J ti ~ administrativos y de los vehiacuteculos que estaacuten bajo la supervisioacuten de la Unidad de ~ ~~ i I ~ Servicios Administrativos y el Departamento de Inventarios se establecioacute que ~~ ~ G~l

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AUDiTORIA DE GESTION - eUA 64466 Paacuteg 2 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 Al31 DE DICIEMBRE DE 2016

DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL

existen deficiencias de control interno y aspectos legales los cuales se detallan en los Anexos I y 11 Y que originaron la formulacioacuten de 1 hallazgo monetario y de incumplimiento de aspectos legales y 3 hallazgos de defieciencias de control interno

AUDITaRlA DE GESTIONmiddot eUA 64466 Paacuteg 3

PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

DIRECCION GENERAl DE AERONAUTICf CIVIL

HALLAZGOS MONETARIOS Y DE INCUMPLIMIENTO DE ASPECTOS LEGALES

Hallazgo NO1

FACTURAS QUE NO FUERON PAGADAS DEL PERIODO 2016 NO CONSIDERADAS EN EL ACTA DE RECONOCIMIENTO DE DEUDA PARA EL PERIODO 2017

Condicioacuten

Derivado de la revisioacuten efectuada en el proceso de pago de los servicios baacutesicos en la Unidad de Servicios Administrativos se detectoacute que existen tres facturas emitidas por la empresa MUNICIPAL DE AGUA DE LA CIUDAD DE GUATEMALA (EMPAGUA) correspondientes al servicio de agua potable del mes de diciembre de 2016 las cuales no se incluyeron en el reconocimiento de deuda seguacuten Acta Administrativa No 003-2017 suscrita en libro de Actas varias del Departamento de Tesoreriacutea de la Gerencia Financiera en las hojas del No 922 al 929 las cuales se detallan a continuacioacuten

No De factura No De contador Fecha de emisioacuten Monto

Al 0076144 31907923 29122016 Q 10528965

Al 0076165 70082966 29122016 Q 61887 Al 0076155 98021170 29122016 Q 3695589

TOTAL Q 14286441

Fuente Proporcionada por encargado de ServicIos Administrativos

Criterio

LEY ORGANICA DEL PRESUPUESTO

ARTICULO 37 Egresos Devengados no Pagados Establece Los gastos comprometidos y no devengados al treinta y uno de diciembre previo anaacutelisis de su situacioacuten podraacuten trasladarse al ejercicio siguiente imputaacutendose a los creacuteditos disponibles de cada unidad ejecutora

REGLAMENTO DE LA LEY ORGANICA DEL PRESUPUESTO

ARTICULO 40 TRATAMIENTO DE COMPROMISOS NO DEVENGADOS 1)11~ICvl

Establece Las Unidades de Administracioacuten Financiera previa evaluacioacuten y l~ amp ~ procedencia del compromiso adquirido seraacute responsable de imputar a los creacuteditr 9) ji ~ del nuevo presupuesto los gastos comprometidos y no devengados al cierre devigtfff I~ J ejercicio anterior en un plazo que no exceda de 6 meses ~~(iexcl~3~ G~t

iexcl bull

AUDITORIA DE GESTION - CUA 64466 Pilg PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 Al1 DE DICIEMBRE DE 2016 ~


Causa

Falta de control por parte de la Unidad de Servicios Administrativos en relacioacuten a los tiempos y los procedimientos adecuados para establecer un mecanismo efectivo para los procesos de pago de los servicios baacutesicos

Efecto

Que las facturas emitidas para pago por parte de los proveedores de los servicios baacutesicos se queden rezagadas o extraviadas por no contar con procedimientos adecuados para el traacutemite de pago de las mismas

Recomendacioacuten Que el sentildeor Director General gire instrucciones al Gerente Financiero a efecto de realizar las acciones correspondientes que garanticen la inclusioacuten de las facturas en el acta de reconocimiento de deuda y asiacute mismo traslade fotocopia de la misma a la Unidad de Auditoria Interna en un plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe

Comentario de los Responsables El Encargado de Servicios Administrativos por medio de oficio No SDA-USA-138-2017-NCHmanifiesta lo siguiente

El diacutea 04012017 se compulsoacute el Acta de Reconocimiento de Deuda 2016 identificada con nuacutemero 003-2017 suscrita en los folios 922 al 929 del Libro de Actas Varias del Departamento de Tesoreriacutea debidamente aprobada que corre a partir del folio 17

Con fecha 12 de enero del presente antildeo se recibieron las facturas Al 0076144 Al 0076165 Y Al 0076155 que originan el hallazgo tal como se muestra en folio 12

Con el Oficio No SDA-USA-0061-2017-LFME de fecha 10022017 se solicitoacute se realizara el pago correspondiente cuya copia se adjunta

Con oficio No GF-057-2017JAMNcapm de fecha 13022017 se requirioacute una ampliacioacuten del acta suscrita para proceder al pago copia del documento que se adjunta en el folio 8 o~IIIfCI

Mediante el Oficio No SDA-USA-0072-2017-LFME de fecha 21022017 se ~ 1amp t L

solicitoacute se incluyan las facturas en la ampliacioacuten del acta 003-2017 para proceder ~ ti iexcl~ ~ ~ -r -

al pago de la cual se adjunta copia en folio 7 11

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iacute~J

Comentario de la Administracioacuten

AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 Paacuteg 5 PERIODO DEL 01 DE ENERO bE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICf CIVIL

Tal como se muestra en la relacioacuten de hechos descrita la Unidad de Servicios Administrativos no estuvo en condiciones de incluir en el Acta 003-2017 las facturas objeto del hallazgo por la imposibilidad de conocer de antemano el monto correspondiente al servicio al que se refiere el hallazgo y porque el proveedor remitioacute las facturas con posterioridad a la suscripcioacuten del Acta 003-2017 de la misma forma queda en evidencia que esta Unidad ha realizado todos los requerimientos que se le han presentado para que se concrete el pago de estos servicios

Al depender de acciones que se deben realizar en unidades administrativas ajenas a la Unidad de Servicios Administrativos se solicita desvanecer el hallazgo

Comentario de Auditoriacutea Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Encargado de Servicios Administrativos por medio de oficio No SDA-USA-138-2017-NCH de fecha 23 de marzo de 2017 en el que confirma que las facturas objeto del presente hallazgo estan pendientes de incluir en acta de reconocimietno de deuda no obstante realizara las gestiones correspondientes para atender las recomendaciones de auditoria

AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 Paacuteg6 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016 11

I

1

DIRECCION GENERAL DE IERONAIrrICfI CIVil

HALLAZGOS DE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO

Hallazgo No1

VEHICULOS DUPLICADOS EN EL SISTEMA SICOIN

Condicioacuten

Derivado de la revisioacuten realizada a los reportes de SICOIN proporcionados por el Departamento de Inventarios de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil de los vehiacuteculos que estaacuten bajo la responsabilidad de la Unidad de Servicios Administrativos se detectoacute que algunos aparecen en el sistema SICOIN duplicados y que a la fecha no se ha realizado ninguacuten traacutemite para solicitar a Contabilidad del Estado la depuracioacuten y actualizacioacuten del inventario y asiacute obtener datos reales de los bienes que conforman el inventario de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil

A continuacioacuten se muestra cuadro en donde se detallan algunos vehiacuteculos que aparecen duplicados en el sistema SICOIN los cuales se describen a continuacioacuten

TIPO DE VHICULO MODELO CHASIS VALOR

1 Motocicleta 1982 GP125109216 Q 117000

2 Motocicleta TA-185215 Q 985626

3 Microbuacutes 1990 RZH104-0000049 Q 3953650

4 Pick-up doble cabina 1989 NY-l06-001310 Q 3711081

5 Camioacuten Regador SM SNCH Q 4950000

6 Motocicleta 1996 JN-125L1-9 Q 920000

7 Motocicleta 1994 CG125F110769 Q 1125640

TOTOAL Duplicado en el sistema Q 15762997

Fuente Reporte de SICOIN proporcionado por Inventarios

Criterio

NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL

En su Numeral 55 REGISTRO DE OPERACIONES CONTABLES Establece

La maacutexima autoridad del Ministerio de Finanzas Publicas a traveacutes de la Direccioacuten de Contabilidad del Estado debe normar y emitir poliacuteticas y procedimientos para el adecuado y oportuno registro de las operaciones contables

La direccioacuten de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada entidad deben velar porque en el proceso de registro de las etapas de

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il~ilt iltJo

AUDiTORIA DE GESTION - eUA 64466 iexcl


DIRECCION GENErIL DE ALHONAUTI(i 1111

devengado pagado y consumido en sus respectivos sistemas corresponda uacutenicamente a aquellas operaciones que previa verificacioacuten de las fases anteriores hayan cumplido satisfactoriamente con todas las condiciones y cuenten con la documentacioacuten de soporte para garantizar la generacioacuten de informacioacuten contable presupuestaria (fiacutesica y financiera) y de tesoreriacutea confiable y oportuna

Todo registro contable que se realice y la documentacioacuten de soporte deben permitir aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en el proceso de auditoriacutea y en general el seguimiento y evaluacioacuten interna de la calidad de los registros contables

Causa

Falta de supervisioacuten por parte del Gerente Financiero respecto al registro en los inventarios de los vehiacuteculos propiedad de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil

Falta de cumplimiento de los procedimientos de ingreso de bienes al sistema de SICOIN en el rubro de inventarios por parte del Jefe de Inventarios

Efecto

Deficientes registros del Departamento de Inventarios de algunos vehiacuteculos que pertecen a las diferentes Direcciones Gerencias y Unidades que conforman la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil

Que los datos del sistema no sean exactos lo que debilita el control interno

Recomendacioacuten _ JO~~t-A C~

Que el sentildeor Director gire instrucciones por escrito al Gerente Financiero y este~ FJsect ~ su vez al Jefe del Departamento de Inventarios con copia a la Unidad de Auditori~ ~ 1 Stlt Interna para que proceda a realizar los traacutemites y ajustes necesarios para ~~~~ -el G~l corregir el problema de duplicidad en el sistema u ~o ~

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AUDlTORIA DE GESTION - eUA 64466 r-gt PERIODO DEl 01 DE ENErlO DE 21116 hL 31 DE DICIEM8r1E DE 21116

DIRECCIO~ GENERAL DE iexclEHONAUIICA CIfll

El Jefe de Inventarios de la Gerencia Financiera de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil deberaacute presentar a la Unidad de Auditoria Interna la documentacioacuten que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones en un plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe

Comentario de los Responsables

El Gerente Financiero por medio de oficios No GF-124-2017JAMNlrbr y No GF-127-2017JAMNlrbrmanifiesta lo siguiente

Por medio de la presente me dirijo a usted para dar respuesta a Oficio DGAC-UDAI-64466-1-12016gb De fecha 22 de Marzo de 2017 en donde se formulan unos posibles Hallazgos en relacioacuten a los Bienes de Activos Fijos en relacioacuten a los Vehiacuteculos de esta Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil HALLAZGO DE CONTROL INTERNO Hallazgo No 1 VEHICULOS DUPLICADOS EN EL SISTEMA DE SICOIN Respuesta En este Hallazgo me permito indicarles que en base al requerimiento que se hizo por parte de la Unidad de Servicios Administrativos del Ministerio de Comunicaciones Infraestructura y Vivienda en donde se requeriacutea el informe de los Vehiacuteculos que pertenecen a esta Direccioacuten General del Ramo se pudo constatar la duplicidad que existe en el regloacuten presupuestario que se refiere a la cuenta de Vehiacuteculos mismo en donde se encuentra duplicada la informacioacuten del hallazgo No1 Para lo cual esta jefatura realizo las consultas necesarias y establecer el requerimiento del procedimiento para atender esta duplicidad que existe en el SICOIN y solicitar la baja respectiva tanto a la Direccioacuten de la Contabilidad del Estado como Direccioacuten de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Publicasshy

Comentario de Auditoriacutea Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IIBJBDGAC de fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que existe duplicidad en el rengloacuten que se refiere a vehiacuteculos no obstante realizaran las gestiones correspondientes para atender las recomendaciones

Hallazgo NO2 ~~V~ACI(() fA $ lo _ slt ltJ

NO SE HA REALIZADO TRAMITE DE BAJA AL INVENTARIO DE VEHICULdS~ Ntilde ~~~) DE LA INSrITUCION QUE NO TIENEN REPARACION~~tRJ~~t)J

~6lt~~ Condicioacuten

~AUDITORIA DE GESTiON bull eUA 64466


DIRECCION GENEf~il DE IEf10NUTIC ltIVIL

Derivado de la revisioacuten fiacutesica realizada a los vehiacuteculos que son propiedad de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil y que estaacuten bajo la responsabilidad de la Unidad de Servicios Administrativos se establecioacute que hay algunos vehiacuteculos que estaacuten pendientes de darles baja del inventario y que a la fecha no se ha iniciado el traacutemite los cuales a continuacioacuten se describen

ODELO MARCA CHASIS COLOR Valor

1973 Pick-Up Toyota KP36057463 Gris Perla Q 207000

1992 Pick-Up Sonoma IGTCT 4Z2NB51970B Amarillo Q 9089650 GMC

1994 Moto Bomba GMC IGDJK34N9RE506296 Verde Limoacuten Q 79449000

1983 Ambulancia IGCEG25F2G7192257 Verde Limoacuten Q 9782576 Chevrolet

Jeep Wagonier 13F164CN63171 Verde Limoacuten Sin Valor

1989 Toyota Land Crusier R170-0005470 Gris Obscuro Q 3743930

1997 Motocicleta bajaj 31F95F16512 NaranjaAmarillo Q 914000

1971 Camioneta Ford B60BCM64164 Blanco Naranja Q 708856 Sport

Cargador Frontal SN 94A852 Q 1B00000

Patrol Caterpilar 9153967 Q 800000

1990 Tractor David Brow 990iAA76212 Q 294700

1990 Tractor David Brow 990A476216 Q 294700

1986 Microbus WHG23-027476 Beige Verde Limoacuten Sin Valor Ambulancia Nissan

1986 Jeep Cheroke IJEYX781EJT116640 Gris Q 500000

Tractor Chapiadora TS-304 Azul Q 8479000 Taishan

TOTAL Q 116063412

Fuente Departamento de Inventarios cuadros en Excel chequeo fiacutesico y SICOIN

Criterio

Acuerdo Gubernativo 217-94 del Presidente de la Repuacuteblica REGLAMENTO DE INVENTARIOS DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA

ARTICULO 4 Para los casos de baja Por destruccioacuten de bienes inservibles que no sea posible reparar o utilizar se deberaacute suscribir un acta describieacutendolos separando aquellos que tengan componentes de metal e indicaacutendose su valor registrado Con certificaciones del acta y del ingreso al inventario se deberaacute solicitar a la autoridad superior correspondiente que autorice la continuacioacuten del traacutemite Obtenida la misma se enviara lo actuado a la Direccioacuten de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Publicas para que designe un delegado y solicite la intervencioacuten de un auditor de la Contraloriacutea General de ~-fCI(

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Cuentas para que proceda a la verificacioacuten luego de lo cual se ordenara ~ destruccioacuten o incineracioacuten de los mismos suscribieacutendose acta y compulsando ~ (fiacute copias certificadas a las dependencias relacionadas ~ I

ARTICULO 20 Establece Los bienes de metal o que contengan partes

AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE lt~016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016 1111

DIRECCON GENERAL iexcl)E IERONiUTIC CIil

metaacutelicas y que se encuentren en mal estado deberaacuten ser entregados a la Comisioacuten Recolectora de Chatarra - CORECHA - del Ministerio de la Defensa Nacional conforme a lo estipulado por el Decreto nuacutemero 77-75 del Congreso de la Republica Previamente deberaacute verificar el mal estado de los mismos a traveacutes de una revisioacuten practicada por un delegado de la Contraloriacutea General de Cuentas Si se establece que los bienes estaacuten en buen o regular estado tendraacuten que entregarse a la Direccioacuten de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Publicas para que los ingrese al inventario de bienes en traacutensito y posteriormente los asigne a otra dependencia que los necesite

Causa

Falta de supervisioacuten y control por parte de la Gerencia Financiera sobre sobre las actividades que realiza el Departamento de Inventarios en relacioacuten a no llevar control de los bienes que estaacuten en mal estado y que hay que darles de baja

Efecto

Que dentro de los registros de los inventarios de la institucioacuten se encuentren valores que no son reales

Que no se tenga el control por parte de la Gerencia Financiera y el Jefe de inventarios sobre los vehiacuteculos que se encuentran en mal estado y que ya no tienen reparacioacuten propiedad de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil

Recomendacioacuten

Que el sentildeor Director General gire sus instrucciones por escrito al Gerente Financiero para que este a su vez instruya por escrito al Jefe del Departamento de Inventarios con copia a la Unidad de Auditoria Interna de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil para que inicie los traacutemites de baja de inventarios de los vehiacuteculos que se reportan sin reparacioacuten en el presente informe

El Jefe del Departamento de Inventarios de la Gerencia Financiera de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil deberaacute presentar a la Unidad de Auditoria Interna la t9~tJJ~iexclrCI( documentacioacuten que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones erf~iquestnl l~~ plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe - ) gf5 t

~ secti e f - riexcl

r~ Comentario de los Responsables ~~~~+

h El Gerente Financiero por medio de oficios No GF-124-2017JAMNllrbr y No v

RIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 1 DE DICIEMBRE DE 2016

DIRECCiexclON GENERAL DF AERONiUTlii 11

GF-127-2017JAMNlrbrmanifiesta lo siguiente

Hallazgo No 2 NO SE HA REALIZADO TRAMITE DE BAJA AL INVENTARIO DE VEHICULOS

DE LA INSTITUCION QUE NO TIENEN REPARACION Respuesta En este Hallazgo me permito hacer un recordatorio ya que existe la suscripcioacuten el ACTA No SESENTA GUION DOS DIEZ de fecha Quince de Noviembre del antildeo Dos Mil Diez (15112010) de Material Ferroso en donde se solicita la baja de algunos Vehiacuteculos que se hace mencioacuten en el presente hallazgo y los cuales se encuentran detallados en el punto Quinto de dicha acta no obstante esta jefatura ha solicitado a los diferentes Gerentes Financieros de turno que se conforme la COMICION PARA REALIZAR LA DEPURACION y BAJA DE TODOS LOS ACTIVOS QUE YA SE ENCUENTRAN OBSOLETOS misma que a la fecha no se ha tenido la respuesta a lo solicitado en relacioacuten a los que no aparecen en el acta antes mencionada se debe a que algunos de ellos pueden ser reparados seguacuten lo manifestado por los responsables de los mismos jefes de los Departamentos que estaacuten asignados

Comentario de Auditoriacutea

Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IBJBDGAC De fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que a la fecha no se ha completado el traacutemite para dar de baja a los vehiacuteculos que ya no tienen reparacioacuten del inventario

Hallazgo No3

VEHICULOS DONADOS A LA DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL QUE A LA FECHA NO FORMAN PARTE DEL INVENTARIO DE BIENES DE LA INSTITUCION

Condicioacuten

De conformidad a la informacioacuten proporcionada por el Departamento de Inventarios a traveacutes del Sentildeor JESUS GALlNDO Jefe de dicho Departamento se constatoacute que dentro de los registros manejados para llevar control de los bienes tP~l-ACIV( de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil existen algunos vehiacuteculos que fueron 4 lt~ iO( ~

donados y que a la fecha no se ha iniciado ninguacuten traacutemite para que pase ~ rfiexcl) gl i formar parte del inventario de bienes de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil ~~ l

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AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 Paacuteg 12 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

DIRECCION GENERAL DE AERONAUT1C CIVIL

Los bienes se describen a continuacioacuten seguacuten datos proporcionados por el Departamento de Inventarios

MODELO MARCA CHASIS COLOR VALOR

1991 PickmiddotUp Toyota Hllux LN 1 06-0042314 Rojo Sin Valor 1992 Camioneta Nissan WGY60111647 Amarillo Sin Valor

Patrol

1986 Automoacutevil Plymouth 2RL41-3C3BR26R2HT74 Negro Q 500000

Camioacuten cisterna Bord 6513-RB-927 Sin Valor

Moto Bomba Walter 8BF07736180877840 Verde Limoacuten Sin Valor

Fuente cuadro Excel y reporte de SICOIN proporcionado por inventarios

Criterio

ACUERDO GUBERNATIVO 240-98 REGLAMENTO DE LA LEY ORGANICA DEL PRESUPUESTO

ARTICULO 34 DONACIONES EN ESPECIE Establece Los organismos del Estado y sus entidades descentralizadas y autoacutenomas deberaacuten informar a la Direccioacuten de Contabilidad del Estado a maacutes tardar diez (10) diacuteas despueacutes de haber ingresado a almaceacuten o inventario la certificacioacuten de las aportaciones o donaciones en especie provenientes del Sector Puacuteblico Nacional Organismos Internacionales y Sector Externo en general por concepto de donaciones con o sin aporte nacional

CIRCULAR 3-57 DIRECCION DE CONTABILIDAD DEL ESTADO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

En su Sub Titulo ADICION AL INVENTARIO en su segundo paacuterrafo establece De cualquier adicioacuten que se haga al inventario deberaacute darse aviso inmediatamente al Departamento de Contabilidad de la Direccioacuten de Contabilidad del Estado indicando si la adquisicioacuten fue por donacioacuten de alguna entidad si se comproacute con cargo a las asignaciones presupuestarias respectivas citando en su caso el nuacutemero de la Orden de Compra y Pago correspondiente o si fue por medio del Fondo Rotativo indicarlo claramente

ACUERDO INTERNO No 38-2014 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECCION DE INVENTARIOS en su Sub Titulo NORMAS ESPECiacuteFICAS en su ~)OacuteCIV~

0niexcl o~ Numeral 1 establece El Encargado (a) de Inventarios es el responsab ~ ~ So ~iexcl)

llevar un control de registros e~ los libros de activos fungible~ y no fungibles s~ ~ como las tarjetas de responsabilidad que respaldan dichos registros ambos debe ~~ ~~ f estar autorizados por la Contraloriacutea Genetal de Cuentas -CGC- )t~ 3~O G~

II IJII~~lICllausa AUDITORIA DE GESnoN _ CUA SS 9 13 ~f 1~11~ PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

DIRECCION GENEHAL DE luacuteROI-Jili IICJ Ili

Falta de controles y supervisioacuten por parte de la Gerencia Financiera hacia el Departamento de Inventarios en cuanto a los vehiacuteculos que fueron donados y que estaacuten en uso

Dicha situacioacuten se da porque a la fecha no se ha realizado ninguna gestioacuten para que estos bienes pasen a ser parte del inventario de la DGAC y se ingresen en el sistema SICOIN y en los cuadros auxiliares en Excel que utilizan en dicho Departamento

Efecto Que no se tenga una base datos confiables en el Departamento de Inventarios y en la Unidad de Servicios Administrativos de los vehiacuteculos que fueron donados a la Direccioacuten de Aeronaacuteutica Civil

Que no se refleje en el inventario un dato exacto de los vehiacuteculos que son propiedad de la institucioacuten

Recomendacioacuten

Que el Director General gire instrucciones al Jefe del Departamento de Inventarios y al Encargado de la Unidad de Servicios Administrativos para que gestionen a la brevedad el proceso de ingreso al inventario de la Direccion General de Aeronaacuteutica Civil los vehiacuteculos que fueron donados a la Institucion


Comentario de los Responsables El Gerente Financiero por medio de oficios No GF-124-2017JAMNlrbr y No ~~c

GF-127-2017JAMNlrbrmanifiesta lo siguiente 1( j Hallazgo No 3i ~ ~ VEHICULOS DONADOS A LA DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA i~ S

CIVIL QUE A LA FECHA NO FORMAN PARTE DEL INVENTARIO DE BIENESlt~ rir ~o

DE LA INSTITUCION Respuesta En este Hallazgo hago del conocimiento que ~

en relacioacuten a los Vehiacuteculos que se detallan hago constar que en relacioacuten a los

AUDITORIA DE GESTION - ellA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

DIRECCION GENERAL DE rERONIUTICA (11

que fueron donados no se entregoacute la documentacioacuten de soporte en su oportunidad ya que los mismos fueron dados a la Gerencia de Seguridad por la

Embajada de los Estados Unidos la Empresa de Combustible Texaco y por la

Fuerza Aeacuterea mismos que estos dos uacuteltimos fueron entregados en mal estado de funcionamiento a la seccioacuten de Bomberos de Aeronaacuteutica Civil Por lo cual este Departamento careciendo de la documentacioacuten de soporte a la fecha no se ha podido realizar el registro respectivo asiacute mismo se informa que en base a los artiacuteculos que se tienen y contando con la autorizacioacuten del Sentildeor Director del Ramo se estaraacuten suscribiendo el acta respectiva para solicitar su incorporacioacuten al Inventario de Activos Fijos de esta Direccioacuten del Ramo contando con el aval correspondiente si dichos vehiacuteculos se encuentran el perfecto estado de funcionamientoshy

MODELO MARCA CHASIS COLOR VALOR RESOLUCION

1991 PICK-UP LN 106-0042314 ROJO 02246100 R000867 TOYOTA HILUX SICOIN 00076331

1992 CAMIONETA WGY60111647 AMARILLO DONADA POR LA NISSAN PATROL EMBAJADA DE

ESTADOS UNIDOS

1986 AUTOMOVIL 2RL41-3C3BR26R2HT74 NEGRO 0500000 ACTA No 35-2001 PLYMOUTH EMITIDA POR EL

DEPARTAMENTO DE ADJUDICACION y

LEGISLACION DE BIENES DEL ESTADO

CAMION 6513-RB-927 DONADO POR CISTERNA FORO EMPRESA TEXACO

MOTO BOMBA 8BF07736180877840 VERDE TRASLADO SIN WALTER LIMO N DOCUMENTACION POR

LA FUERZA AEREA SIN DOCUMENTACION DE RESPALDO

Comentario de Auditoriacutea Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IBJBDGAC de fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que a la fecha no se ha completado el traacutemite correspondiente sobre las donaciones no obstante realizaran las gestiones correspondientes para atender las recomendaciones

Los ~Iazos conferidos par~ el cumplimiento de recomendaciones ~e audiacutetoria Oy~iexclCIVll considerando lo establecido en el Reglamento de la Ley Organlca de la~ ~ o

Contraloriacutea General de Cuentas que en su artiacuteculo 65 refiere Seguimiento a la ~ f~ el ~ ~ Q t

recomendaciones de auditoria Las recomendaciones de auditoria deben se ~ l ~ aplicadas de manera inmediata y obligatoria por la autoridad administrativa Vi~ G

superior de la entidad su incumplimiento es objeto de sancioacuten seguacuten el artiacuteculo 39

LJA 64466

PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016middot AUDITORIA DE

DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICI CIVIL

de la Ley El auditor interno de la entidad auditada tendraacute diez diacuteas haacutebiles contados a partir del diacutea siguiente de notificada a la autoridad administrativa superior de la entidad auditada para verificar si se atendieron las recomendaciones debiendo informar por escrito a la autoridad superior de la entidad

AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

DIHECCION GENERAL DE IEFONAUTIC CIVil

DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA ENTIDAD AUDITADA

No Nombre Cargo Del Al

JORGE ALBERTO MONTE NEGRO GERENTE FINANCIERO 01032016 31122016 NAJERA

2 JESUS MARIA GALlNDO JEFE DE DEPTO DE INVENTARIOS - 01012016 31122016 CACERES TECNICO 111

3 LUZ MARIANA VILLALBA ENCARGADA UNIDAD DE SERVICIOS 01012016 31122016 OROZCO ADMINISTRATIVOS

AUDITORlA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 ALJi DE DICIEMBRE DE 2016 IlI1i

COMISION DE AUDITORIA

AUDlTORIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 ALl1 DE DICIEMBRE DIO 2016

CUADRO CON ESTATUS DE AUDITORIAS DE MARZO 2017

INFORME CUA 64466 - SERVICIOS ADMOacuteN - GABM

NOMBRAMIENTO 64472-1-2017 - HANGARES - VHDF

NOMBRAMIENTO 64473-1-2017 - GAFETES - GABM

NOMBRAMIENTO 64474-1-2017 - ACTIVOS FIJOS - SLTA

NOMBRAMIENTO 64475-1-2017 - UAIP - VHDF

OFICIO UDAI-DGAC-002-2017(SEGUIMIENTOS LIC RGP)

DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL AUDITORIA INTERNA

CUA No 64466

AUDITORIA DE GESTION

Unidad de Servicios Administrativos

DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

GUATEMALA MARZO DE 2017

INDICE

ANTECEDENTES 1

OBJETIVOS 1

GENERALES 1

ESPECIFiCaS 2

ALCANCE 2








ANTECEDENTES




Gerencia Financiera




OBJETIVOS

GENERALES





ESPECIFICOS


ALCANCE






i(0 vmiddot ~










Hallazgo NO1


Condicioacuten



Al 0076144 31907923 29122016 Q 10528965

Al 0076165 70082966 29122016 Q 61887 Al 0076155 98021170 29122016 Q 3695589

TOTAL Q 14286441


Criterio






iexcl bull



Causa


Efecto












iacute~J








I

1



Hallazgo No1


Condicioacuten




1 Motocicleta 1982 GP125109216 Q 117000









Criterio





~

il~ilt iltJo






Causa



Efecto





~ I ~































TOTAL Q 116063412


Criterio



() ~






Causa


Efecto



Recomendacioacuten













Hallazgo No3


Condicioacuten



~ o






Patrol





Criterio














Recomendacioacuten
















ESTADOS UNIDOS












LJA 64466





















INDICE

ANTECEDENTES 1

OBJETIVOS 1

GENERALES 1

ESPECIFiCaS 2

ALCANCE 2








ANTECEDENTES




Gerencia Financiera




OBJETIVOS

GENERALES





ESPECIFICOS


ALCANCE






i(0 vmiddot ~










Hallazgo NO1


Condicioacuten



Al 0076144 31907923 29122016 Q 10528965

Al 0076165 70082966 29122016 Q 61887 Al 0076155 98021170 29122016 Q 3695589

TOTAL Q 14286441


Criterio






iexcl bull



Causa


Efecto












iacute~J








I

1



Hallazgo No1


Condicioacuten




1 Motocicleta 1982 GP125109216 Q 117000









Criterio





~

il~ilt iltJo






Causa



Efecto





~ I ~































TOTAL Q 116063412


Criterio



() ~






Causa


Efecto



Recomendacioacuten













Hallazgo No3


Condicioacuten



~ o






Patrol





Criterio














Recomendacioacuten
















ESTADOS UNIDOS












LJA 64466






















ANTECEDENTES




Gerencia Financiera




OBJETIVOS

GENERALES





ESPECIFICOS


ALCANCE






i(0 vmiddot ~










Hallazgo NO1


Condicioacuten



Al 0076144 31907923 29122016 Q 10528965

Al 0076165 70082966 29122016 Q 61887 Al 0076155 98021170 29122016 Q 3695589

TOTAL Q 14286441


Criterio






iexcl bull



Causa


Efecto












iacute~J








I

1



Hallazgo No1


Condicioacuten




1 Motocicleta 1982 GP125109216 Q 117000









Criterio





~

il~ilt iltJo






Causa



Efecto





~ I ~































TOTAL Q 116063412


Criterio



() ~






Causa


Efecto



Recomendacioacuten













Hallazgo No3


Condicioacuten



~ o






Patrol





Criterio














Recomendacioacuten
















ESTADOS UNIDOS












LJA 64466























ESPECIFICOS


ALCANCE






i(0 vmiddot ~










Hallazgo NO1


Condicioacuten



Al 0076144 31907923 29122016 Q 10528965

Al 0076165 70082966 29122016 Q 61887 Al 0076155 98021170 29122016 Q 3695589

TOTAL Q 14286441


Criterio






iexcl bull



Causa


Efecto












iacute~J








I

1



Hallazgo No1


Condicioacuten




1 Motocicleta 1982 GP125109216 Q 117000









Criterio





~

il~ilt iltJo






Causa



Efecto





~ I ~































TOTAL Q 116063412


Criterio



() ~






Causa


Efecto



Recomendacioacuten













Hallazgo No3


Condicioacuten



~ o






Patrol





Criterio














Recomendacioacuten
















ESTADOS UNIDOS












LJA 64466



























Hallazgo NO1


Condicioacuten



Al 0076144 31907923 29122016 Q 10528965

Al 0076165 70082966 29122016 Q 61887 Al 0076155 98021170 29122016 Q 3695589

TOTAL Q 14286441


Criterio






iexcl bull



Causa


Efecto












iacute~J








I

1



Hallazgo No1


Condicioacuten




1 Motocicleta 1982 GP125109216 Q 117000









Criterio





~

il~ilt iltJo






Causa



Efecto





~ I ~































TOTAL Q 116063412


Criterio



() ~






Causa


Efecto



Recomendacioacuten













Hallazgo No3


Condicioacuten



~ o






Patrol





Criterio














Recomendacioacuten
















ESTADOS UNIDOS












LJA 64466






















Causa


Efecto












iacute~J








I

1



Hallazgo No1


Condicioacuten




1 Motocicleta 1982 GP125109216 Q 117000









Criterio





~

il~ilt iltJo






Causa



Efecto





~ I ~































TOTAL Q 116063412


Criterio



() ~






Causa


Efecto



Recomendacioacuten













Hallazgo No3


Condicioacuten



~ o






Patrol





Criterio














Recomendacioacuten
















ESTADOS UNIDOS












LJA 64466


























I

1



Hallazgo No1


Condicioacuten




1 Motocicleta 1982 GP125109216 Q 117000









Criterio





~

il~ilt iltJo






Causa



Efecto





~ I ~































TOTAL Q 116063412


Criterio



() ~






Causa


Efecto



Recomendacioacuten













Hallazgo No3


Condicioacuten



~ o






Patrol





Criterio














Recomendacioacuten
















ESTADOS UNIDOS












LJA 64466
























Causa



Efecto





~ I ~































TOTAL Q 116063412


Criterio



() ~






Causa


Efecto



Recomendacioacuten













Hallazgo No3


Condicioacuten



~ o






Patrol





Criterio














Recomendacioacuten
















ESTADOS UNIDOS












LJA 64466


















































TOTAL Q 116063412


Criterio



() ~






Causa


Efecto



Recomendacioacuten













Hallazgo No3


Condicioacuten



~ o






Patrol





Criterio














Recomendacioacuten
















ESTADOS UNIDOS












LJA 64466























Causa


Efecto



Recomendacioacuten













Hallazgo No3


Condicioacuten



~ o






Patrol





Criterio














Recomendacioacuten
















ESTADOS UNIDOS












LJA 64466



























Hallazgo No3


Condicioacuten



~ o






Patrol





Criterio














Recomendacioacuten
















ESTADOS UNIDOS












LJA 64466

























Patrol





Criterio














Recomendacioacuten
















ESTADOS UNIDOS












LJA 64466


























Recomendacioacuten
















ESTADOS UNIDOS












LJA 64466




























ESTADOS UNIDOS












LJA 64466





















HALLAZGOS MONETARIOS Y DE INCUMPLIMIENTO DE … · a la Unidad de Servicios Administrativos, se...

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