Herramienta software destinada a la gestión, control y ... · Manual de usuario de la aplicación...

Herramienta software destinada a lagestión, control y seguimiento delPOEJ para el período deprogramación 2014-2020

Manual de usuario de la aplicación desolicitudes AP-POEJ

Manual de usuario de la aplicación de solicitudes AP-POEJ

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Índice

1. Introducción..................................................................................................................... 4

1.1. Requerimientos de software ............................................................................................ 4

1.2. Descripción general del sistema....................................................................................... 5

1.2.1. Operativa de actuación ................................................................................................. 5

1.3. Características de los usuarios ..........................................................................................7

2. Navegación por la aplicación ....................................................................................... 8

2.1. Accediendo al sistema ...................................................................................................... 8

2.2. Solicitud de alta................................................................................................................ 8

2.3. Acceso a la herramienta ..................................................................................................10

2.4. Selección de perfil ........................................................................................................... 11

2.5. Descripción de la pantalla de inicio ................................................................................13

3. Acciones realizables por el grabador de datos .......................................................15

3.1. Gestión de solicitudes de proyecto..................................................................................15

3.1.1. Alta de solicitud del proyecto ......................................................................................15

3.1.2. Borrar una solicitud de proyecto ................................................................................ 20

3.1.3. Generar informe ..........................................................................................................21

3.1.4. Dejar el proyecto listo para firma............................................................................... 23

3.1.5. Ceder control de la solicitud del proyecto .................................................................. 23

3.2. Gestión de itinerarios..................................................................................................... 25

3.2.1. Dar de alta un nuevo itinerario en una solicitud de proyecto .................................... 25

3.2.2. Borrar un itinerario .....................................................................................................31

3.2.3. Gestión de documentación del itinerario ................................................................... 33

3.3. Gestión de la documentación del proyecto .................................................................... 34

3.3.1. Descargar modelo de documento............................................................................... 35

3.3.2. Adjuntar documentos estándar a la solicitud del proyecto........................................ 36

3.3.3. Adjuntar otro tipo de documento adicional a la solicitud del proyecto ..................... 38

4. Acciones realizables por el representante de la Entidad .................................... 39

4.1. Gestión de solicitudes de proyecto................................................................................. 39


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4.1.1. Firma del proyecto...................................................................................................... 39

4.1.2. Devolución del proyecto ..............................................................................................41

4.1.3. Desistir de la solicitud ................................................................................................ 42

4.2. Aceptación o renuncia a la ayuda................................................................................... 43

4.2.1. Aceptación de la ayuda ............................................................................................... 44

4.2.2. Renuncia a la ayuda.................................................................................................... 46

5. Acciones realizables por el responsable a efectos de observaciones técnicas49

5.1. Gestión de requerimientos............................................................................................. 49

5.1.1. Ver información del requerimiento.............................................................................51

5.1.2. Enviar Contestación ................................................................................................... 53

5.2. Gestión de ajustes .......................................................................................................... 54

5.2.1. Ver información del ajuste ......................................................................................... 55

5.2.2. Realizar ajustes........................................................................................................... 56

Tabla de ilustraciones

Ilustración 1: Pantalla de acceso a la herramienta web.................................................................. 8

Ilustración 2: Formulario de registro ............................................................................................10

Ilustración 3: Pantalla de selección de perfil ................................................................................. 11

Ilustración 4: Pantalla de inicio. Mis solicitudes...........................................................................12

Ilustración 5: Pantalla datos del proyecto .....................................................................................16

Ilustración 6: Pantalla ceder control ............................................................................................ 24

Ilustración 7: Pantalla Datos del Itinerario .................................................................................. 27

Ilustración 8: Pantalla de Documentación del Proyecto .............................................................. 36

Ilustración 9: Aceptación de la subvención aprobada.................................................................. 45

Ilustración 10: Renuncia a la ayuda.............................................................................................. 47

Ilustración 11: Resumen de proyecto (Requerimiento).................................................................51

Ilustración 12: Resumen de Requerimientos del Proyecto........................................................... 52

Ilustración 13: Ajustes requeridos al Proyecto ............................................................................. 56

Ilustración 14 Ajuste del proyecto ................................................................................................ 58

Ilustración 15: Envío de ajustes del proyecto ............................................................................... 59


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1. Introducción

El presente manual pretende ser una guía básica de referencia para la utilización de laherramienta software destinada a las solicitudes de ayudas del Programa Operativo deEmpleo Juvenil (POEJ), programa cofinanciado por el Fondo Social Europeo (FSE),para el período de programación 2014-2020.

En la página de inicio de dicha herramienta es posible consultar la sección de preguntasfrecuentes (FAQ). Asimismo, se dispone de un buzón al Centro de Atención de Usuarios(CAU) para plantear aquellas dudas que pudieran surgir relacionadas con la plataforma.

No obstante, se recomienda que antes de enviar una consulta al CAU se leanatentamente las FAQ y el presente Manual.

1.1. Requerimientos de software1

Con el fin de garantizar el adecuado funcionamiento de la plataforma web serecomienda que su ordenador disponga de las siguientes características:

- Requiere de banda ancha por el volumen de la información a transmitir y uncertificado digital de persona física o jurídica activo.

- Requiere de documentos que han de ser transmitidos por la red, con un tamañomáximo de 4MB por fichero y 8MB en conjunto.

- Certificado digital de usuario instalado en el navegador / sistema operativo odisponible a través de un módulo PKCS#11 o CSP instalado en el navegador (casodel DNI-e)

Entorno de ejecución de Java:

- Java SE 6 Update 38 (1.6.0_38) o superior, en 32 bits (x86). Se recomiendaadoptar Java 8 o si no fuese posible usar al menos Java 6u45 o 7u76.En Apple OS X no se soporta (por obsolescencia) la versión 6 del JRE de Apple,siendo necesario usar las versiones 7 u 8 del JRE de Oracle.

- Java SE 7 Update 10 (1.7.0_10) o superior. Se recomienda adoptar Java 8 o si nofuese posible usar al menos Java 7u76. En 32 (x86) o 64 (x64/AMD64) bits segúnla arquitectura del navegador Web. En Internet Explorer se recomienda siempreusar versiones de 32 bits.

- Java SE 8. Se recomienda usar al menos la versión 8u51. En 32 (x86) o 64(x64/AMD64) bits según la arquitectura del navegador Web. En InternetExplorer se recomienda siempre usar versiones de 32 bits.

1 Nota para usuarios de Firefox 9 o superior y Windows XP o Windows Server 2003: La carga del almacén de claves ycertificados de Firefox 9 o superior por parte del MiniApplet @firma necesita que el sistema tenga instalado losentornos de ejecución redistribuibles de Microsoft Visual C++ 2005 y 2013.


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Sistema operativo:

- Windows XP SP3, Vista SP2, 7 SP1, 8 o superior, en 32 (x86) o 64 (x64) bits. Serecomienda abandonar Windows XP en favor de Windows 7 o superior.

- Windows Server 2003 R2 SP2 o superior, en 32 (x86) o 64 (x64) bits.- Linux 2.6 o superior (soporte prestado para Ubuntu y Guadalinex), en 32 (x86) o

64 (x64/AMD64) bits. Se recomienda al menos un Linux basado en la versión 3 osuperior del núcleo (Linux Kernel).

- Apple OS X Yosemite (10.10.5 o superior) o El Capitán (10.11.1).

Navegador Web:

- Mozilla Firefox 4.0 o superior. En Windows únicamente se soporta Firefox en 32bits.

- Google Chrome versiones de la 15 a la 41. A partir de, Chrome 41, es necesariotener previamente instalado el programa AutoFirma en el sistema del usuario.

- Apple Safari 6.2 o superior (soporte prestado únicamente para la versión OS X).- Microsoft Internet Explorer 8 o superior (se recomienda usar siempre versiones

de 32 bits).

1.2. Descripción general del sistema

Mediante esta aplicación se realizará la solicitud de ayuda del Fondo Social Europeo en

el Programa Operativo de “Empleo Juvenil”, de acuerdo con la Resolución de 6 de

febrero de 2017 de la Dirección General de Relaciones con la Comunidades Autónomas y

Entes Locales, por la que se aprueba la convocatoria 2017.

Para ello se cumplimentarán todos los datos solicitados en los distintos apartados de la

aplicación, para el proyecto o proyectos que se presenten, antes de proceder a la firma

de la solicitud. Una vez firmada la solicitud se tendrá esta por entregada, procediéndose

a su registro telemático.

Deberán tenerse en cuenta las siguientes cuestiones generales de operatividad:

1.2.1. Operativa de actuación

Sólo podrán acceder a introducir datos de un proyecto aquellas personas que lohagan en nombre de alguna de las Entidades beneficiarias según lo establecido enla convocatoria.

Sólo existirá una persona con acceso a un proyecto concreto en un momentoconcreto.

La primera persona que entre en nombre de una Entidad, quedará registrada como"grabador/a" en el sistema y tomará el control de un proyecto.


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A partir de ese momento, el proyecto queda asociado a esta persona para quecumplimente sus datos y sólo podrá pasar a otra si se da alguna de estas doscircunstancias:

1. Se ceda el control.

2. Se deje listo para la firma.

La cesión de control se realizará de uno en uno, esto es, no se puede pasar más quea una persona y, una vez efectuado, sólo esa persona tendrá acceso al proyecto. Sepodrá hacer a través de la opción “Mis solicitudes” del menú principal.

Una vez que se deje listo para la firma, el control pasará automáticamente a quienfigura como responsable oficial de la Entidad, cumplimentado en el apartado delResumen correspondiente. Este responsable podrá ver lo que se ha introducido ypodrá firmar electrónicamente la solicitud, con todos sus datos asociados, si loestima conveniente. Si observara algún error no debe firmarlo, sino que debepulsar el botón devolver, en cuyo caso, el proyecto pasará a estar bajo el control delresponsable técnico y podrá ser modificado por éste o por cualquier otra persona aquien ceda el control.

Es recomendable que, para que esto no suceda, cuando se hayan introducido todos

los datos y con anterioridad a dejarlo listo para firma, se ceda el control al

responsable técnico o incluso al responsable oficial de la Entidad a fin de validar la

información previamente. Una vez validada, se pulsará en el botón de “dejar listo

para firma”.

Así mismo, se dispone de una opción de impresión del formulario completo parasu comprobación.

Deberá completarse un resumen de proyecto por cada solicitud de ayuda que sevaya a cursar utilizando la opción “Nueva Solicitud”. Cada resumen de proyectoconsta de 5 apartados generales y 3 particulares de cada itinerario. En todos loscasos serán de obligada cumplimentación todos aquellos campos que contengan unasterisco al lado.

Una vez se han añadido todos los itinerarios que forman parte del proyecto, o encualquier momento tras rellenar los datos del proyecto, se deberán adjuntaraquellos documentos para la solicitud de la ayuda indicados en la Resolución deConvocatoria. Los documentos deberán ir firmados y serán válidas tanto las firmasmanuales como las electrónicas.

Una vez cumplimentado el Resumen del proyecto y adjuntada la documentación,tal y como se ha indicado anteriormente, deberán dejar el documento para la firmaelectrónica de la solicitud que pasará automáticamente a quien figura comoresponsable oficial de la Entidad.


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En el caso de que la grabación del resumen contenga algún error de detecciónautomática, la aplicación solicitará su corrección antes de ser pasada a la firma.

Tras presentar la solicitud, la Entidad deberá responder a los requerimientos que se le

puedan realizar a través de esta misma aplicación.

En cualquier momento previo a la Resolución, se podrá desistir del proyecto solicitado.

1.3. Características de los usuarios

La entidad solicitante dispondrá de tres perfiles de usuario con accesos diferenciados,que, dependiendo del proceso de la solicitud, podrán realizar diversas acciones.

A continuación se detallan los perfiles existentes para cada solicitud:

- Perfil Grabador: Es el encargado de dar de alta el proyecto, así como decumplimentar todos los datos sobre la solicitud de ayuda, con la finalidad dedejar el proyecto listo para la firma del representante de la entidad.

- Perfil Representante de la entidad: Este perfil se crearáautomáticamente con los datos facilitados en la solicitud, una vez que éstaesté en estado preparada para firmar. Es el encargado de firmar la solicitud deproyecto, desistir de él y, una vez aprobada la Resolución de concesión,aceptar o renunciar a la ayuda de cofinanciación. Además:

o Si la solicitud se encuentra en estado de borrador, este perfil no puedevisualizarlo ni realizar ninguna acción excepto que le hayan cedido elcontrol.

o En el caso en el que la solicitud esté preparada para firmar, este perfilposee el control y podría firmarla o devolverla al responsable técnicopara su corrección.

o Si la solicitud se encuentra firmada o en cualquier estado posteriorprevio a la resolución, este perfil podría visualizarla y desistir de ella.

- Perfil Responsable técnico: Este perfil se creará automáticamente con losdatos facilitados en la solicitud, una vez que ésta esté en estado preparadapara firmar. Es el encargado de resolver los requerimientos y los ajustesoportunos. Además:

o Si la solicitud se encuentra en estado de borrador, este perfil sólopuede visualizarla si posee el control, bien porque haya entrado comograbador de datos o bien porque le hayan cedido el control, en cuyocaso éste asumirá las funciones del grabador de datos para, por


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ejemplo, dejar el proyecto listo para la firma del representante de laentidad.

o En el caso en el que la solicitud esté preparada para firmar sólo podríavisualizarla.

o Una vez firmada, el responsable técnico puede visualizarla y subsanarrequerimientos, además de realizar los ajustes que le hayan sidosolicitados, en su caso.

2.Navegación por la aplicación

2.1. Accediendo al sistema

Una vez accedido a la dirección web de la aplicación, se muestra la siguiente pantalla de

inicio:

Ilustración 1: Pantalla de acceso a la herramienta web

2.2. Solicitud de alta

1. Dentro de la Pantalla de acceso a la herramienta web, el usuario con perfil de

grabador de datos pulsa sobre el botón “Solicitud de alta”:


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Tras esta acción aparece la pantalla formulario de registro (Ilustración 2), donde

aparecen una serie de campos necesarios para identificarse y completar el proceso de

alta.


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2. El usuario cumplimenta los campos que se muestran en la pantalla formulario

de registro y pulsa el botón “Solicitar el alta”.

Ilustración 2: Formulario de registro

Si los datos se ha registrado correctamente, la herramienta web muestra por pantalla

un mensaje indicando que el usuario ha sido dado de alta con éxito.

2.3. Acceso a la herramienta

Para poder acceder a la herramienta web es necesario identificarse. Para ello, dentro dela pantalla de acceso a la herramienta web, que se encuentra representada en laIlustración 1, el usuario pulsa el botón “Entrar mediante Cl@ve”.

En el caso de que el usuario no esté registrado en la aplicación, tendrá que solicitarpreviamente el alta siguiendo el proceso 2.2.

Hay que tener en cuenta que una vez que se han completado correctamente todos losdatos del proyecto e itinerarios (incluidos los datos del Representante de la entidad y delResponsable técnico) y el proyecto queda listo para firma, ambos perfiles seincorporarán automáticamente en la aplicación, no siendo necesario por tanto procedera darlos de alta.


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De esta manera y a continuación, se muestran una serie de perfiles y proyectos

asociados al usuario.

2.4. Selección de perfil

Tras realizar el proceso de alta (epígrafe 2.3), el usuario selecciona el proyecto y el perfil

con el que desea acceder a la aplicación, ya que un mismo usuario podrá darse de alta

con más de un perfil si reúne los requisitos necesarios:

Ilustración 3: Pantalla de selección de perfil

Después se muestra la pantalla de inicio de la aplicación, donde existen una serie de

desplegables que permitirán al usuario acceder a todas las funcionalidades de la

herramienta web. Como se muestra a continuación, en la parte superior de la pantalla,

se detalla el nombre del usuario, el NIF, el perfil y la entidad a la que representa.

Adicionalmente, se visualizan las solicitudes creadas por dicha entidad.


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Ilustración 4: Pantalla de inicio. Mis solicitudes


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2.5. Descripción de la pantalla de inicio

A continuación describimos las funcionalidades a alto nivel de cada uno de los

desplegables y botones que se muestran en la pantalla de inicio:

Descripción de los elementos

1. Nueva solicitud: permite iniciar la tramitación de una nueva solicitud de

cofinanciación.

2. Mis solicitudes: dirigiría a la propia pantalla de inicio, mostrando todos los

resúmenes de proyecto tramitados hasta el momento por la entidad seleccionada

3. Salir: dirigiría a la pantalla de acceso a la herramienta web.

4. Código solicitud: este código se genera una vez creada una solicitud de proyecto

hasta el momento en el que se firme la misma.

5. Código proyecto: este código se genera una vez firmada la solicitud del proyecto

y será el que se empleará como referencia para posteriores trámites

(requerimientos, ajustes, etc).

6. Link “Nombre del Proyecto”: Este botón nos dirige a una ventana que contiene

todos los datos de la solicitud de proyecto.

7. Documentos: este botón dirige a una pantalla que contiene documentación

adjunta a la solicitud del proyecto.


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8. Imprimir: este botón permite imprimir la información contenida en la solicitud

del proyecto, pudiéndose imprimir el resumen en cuestión, tanto a través de una

impresora real como de una de tipo PDF si se tiene configurada.

9. Justificante registro: este botón permite descargar en PDF el recibo del registro

electrónico de la solicitud del proyecto una vez firmado por el representante de la

Entidad.

10. Firma solicitud: este botón permite descargar en formato HTML los principales

datos de la solicitud del proyecto en el momento de firmar la misma.

11. Firma aceptación: este botón permite descargar en formato HTML los

principales datos de la solicitud del proyecto en el momento de aceptar la

concesión por el OI de la ayuda

12. Acciones: Dirige a la pantalla de Ceder control de proyecto (epígrafe 3.1.5).


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3.Acciones realizables por el grabador de datos

Como ya se mencionó en el apartado 1.3 Gestión de usuarios, el perfil de grabador dedatos es el encargado de dar de alta el proyecto, así como de cumplimentar todos losdatos sobre la solicitud del proyecto, con la finalidad de dejar el proyecto listo para lafirma del representante de la entidad.

3.1. Gestión de solicitudes de proyecto

3.1.1. Alta de solicitud del proyecto

Para llevar a cabo la solicitud del proyecto, el grabador de datos realiza lo siguiente:

1. Dentro de la pantalla de inicio (Ilustración 4), pulsamos sobre el botón “Nueva

solicitud”:

Esto conduce a la pantalla de datos del proyecto (Ilustración 5), donde se muestran

todos los datos asociados a la solicitud a la entidad y al proyecto, que se han clasificados

a través de una serie de pestañas:


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Ilustración 5: Pantalla datos del proyecto

El usuario podrá desplegar las pestañas pulsando sobre cada una de las bandas de color

amarillo. A continuación mostramos el despliegue de todas las pestañas de la pantalla:

Entidad Solicitante. En este apartado deberá incluirse los datos identificativosoficiales de la entidad solicitante de la ayuda.

Proyecto. El título del proyecto no podrá superar los 40 caracteres. Debetenerse en cuenta que el título especificado se constituirá como la referenciadefinitiva del proyecto. Por ello, deben evitar utilizar abreviaturas y/o acrónimos, ano ser que se usen de forma expresa para establecer la denominación definitiva delmismo.

En relación con el presupuesto del proyecto, este es un campo no editable que se

irá actualizando conforme se agreguen itinerarios dentro del proyecto.


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El orden de preferencia será significativo únicamente si la Entidad tiene previsto

solicitar subvención para más de un proyecto.

En el ámbito territorial de aplicación se podrá indicar el nombre de los municipios

afectados por los itinerarios integrados sólo en aquellos casos en los que el

proyecto sea desarrollado por una Diputación, una Comunidad Autónoma

Uniprovincial, un Consejo Insular o un Cabildo Insular. La población total se

actualizará automáticamente según la selección de municipios.

En el caso de que el proyecto sea desarrollado por un municipio, no será necesario

marcar ninguna de las dos opciones ya que la población se actualizará

automáticamente.


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Objetivos. Deben indicarse los objetivos principales que se pretenden alcanzarcon la realización del proyecto, con un mínimo de 1 y un máximo de 4 objetivos.

Gestión del proyecto. Deberán indicarse los medios con los que se realizará la

gestión del proyecto, atendiendo a lo establecido en la convocatoria (medios propios,

contratación externa,…), el número de puestos de trabajo necesarios para la ejecución

del proyecto.


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Identificación de responsables. En este apartado deberán cumplimentarse

necesariamente los datos correspondientes a las personas responsables a efectos de

notificaciones oficiales (responsable de la Entidad) y de observaciones técnicas del

proyecto (responsable técnico). Podrá añadirse un segundo responsable técnico si la

Entidad lo considera adecuado.

2. El usuario completa todos los campos obligatorios que aparecen en los

desplegables numerados del 1 al 5, quedando los campos almacenados y

guardados de forma automática en la solicitud.

3. Los datos referentes a los itinerarios se describen en el apartado 3.2. de este

manual.

4. La gestión de la documentación que se debe adjuntar se detalla en el apartado

3.3. de este manual.


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3.1.2. Borrar una solicitud de proyecto

1. Para borrar una solicitud de proyecto, dentro de la Pantalla datos del proyecto

(Ilustración 5), el usuario pulsa sobre el botón “Borrar proyecto”:

Tras esta acción se muestra un mensaje indicando que la solicitud de proyecto en

cuestión va a ser eliminada. Tras la aceptación de este mensaje, la solicitud en cuestión

se elimina del sistema.


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3.1.3. Generar informe

Esta acción permite imprimir la información contenida en la Pantalla datos del proyecto

(Ilustración 5).

Para ello, el usuario pulsa sobre el botón “Imprimir”:

Tras esta acción, se visualizan todos los datos asociados a la solicitud de proyecto y se

muestra una ventana emergente que posibilita imprimir el informe en cuestión, tanto a

través de una impresora real como de una de tipo PDF si se tiene configurada.


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3.1.4. Dejar el proyecto listo para firma

1. El siguiente paso en el proceso de solicitud de la ayuda es proceder a la firma y su

posterior envío al organismo correspondiente. Para dejar listo para firma una

solicitud de proyecto, dentro de la Pantalla datos del proyecto (Ilustración 5), el

usuario con perfil de grabador de datos pulsa sobre el botón “Dejar listo para

firma”:

Esta opción sólo se podrá ejecutar cuando todo el proyecto esté cumplimentado

correctamente. En caso contrario, se mostrarían avisos de “error”, ya sea por falta de

información o documentación adjuntada, o por errores en la cumplimentación de los

datos.

Tras esta acción el proyecto pasa al perfil Representante de la entidad y deja de ser

editable por el grabador de datos.

3.1.5. Ceder control de la solicitud del proyecto

En aquellos casos que sea necesario, se podrá ceder el control de la solicitud del

proyecto, para ello el usuario realiza lo siguiente:

1. Dentro de la pantalla de inicio (Ilustración 4), el usuario pulsa sobre el botón

ceder control:


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Tras esta acción se muestra la pantalla ceder control (Ilustración 6).

2. El usuario introduce el NIF de la persona a la cual quiere ceder el control y pulsa

el botón “Ceder”:

Ilustración 6: Pantalla ceder control

Tras esta acción, el control de la solicitud de proyecto pasa a la persona cuyo NIF

coincide con el escrito en pantalla, por lo que el grabador de datos ya no podrá volver a

visualizarlo o editarlo a menos que la persona que tiene el control se lo vuelva a ceder.

Hay que tener en cuenta que es necesario que el NIF que se va a introducir, esté dado de

alta previamente en la aplicación.


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3.2. Gestión de itinerarios

Una vez completados los datos generales del proyecto, se agregarán los itinerariosasociados a este que se prevea realizar, pulsando el botón de agregar itinerario para cadauno de ellos. En relación con los datos a introducir, se considerará:

Itinerario, conjunto de actividades de formación, práctica profesional y tutorías adesarrollar, que puede constar de una o más ediciones.

Habrá de tenerse en cuenta que las diversas ediciones de un itinerario debenmantener todas sus características en común, de manera que serán itinerariosdiferentes aquellos que, aún dentro del mismo área de formación, tengan, porejemplo, un número diferente de horas de formación específica prevista.

Todos los datos de los apartados 6 (Características), 7 (Detalle de la formación ypráctica profesional) y 8 (Presupuesto) deberán facilitarse a nivel de una edición deun itinerario, de manera que la propia aplicación calculará los totales quecorrespondan en función del nº de ediciones previsto. Así, por ejemplo, el númerototal de horas de formación del itinerario, será igual a la suma de las horas deformación específica y las horas de formación transversal (obligatoria ycomplementaria), multiplicado por el número de ediciones a desarrollar.

3.2.1. Dar de alta un nuevo itinerario en una solicitud deproyecto

1. Dentro de la pantalla de inicio el usuario pulsa sobre la solicitud de proyecto en la

cual quiere añadir itinerarios:


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Tras la elección de solicitud de proyecto, se muestra la pantalla datos del proyecto

(Ilustración 5).

2. Dentro de esta pantalla, el usuario pulsa sobre el botón “Añadir itinerario”:

Tras esta acción se muestra la pantalla datos del itinerario (Ilustración 7: Pantalla

Datos del Itinerario), la cual contiene una serie de campos relativos a las características

de los itinerarios, colectivos a los que va dirigido, y número de horas de formación

específica y complementaria, así como práctica profesional asociada al mismo:


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Ilustración 7: Pantalla Datos del Itinerario

El usuario podrá desplegar las pestañas pulsando sobre cada una de las bandas de color

amarillo. A continuación mostramos el despliegue de todas las pestañas de la pantalla:


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Características de los itinerarios:

Nombre, se deberá indicar el nombre que recibirá el itinerario a desarrollar. Descripción, en la que se incluirá, de un modo breve, un resumen de las

características del itinerario a realizar. Incluye actividades formativas que den lugar a la obtención de certificación de

profesionalidad, se indicará sí o no, en función de lo que corresponda. Empleo a generar estimado, incluido autoempleo, contendrá el porcentaje

previsto de participantes que conseguirán un empleo, incluido autoempleo, unavez concluido el itinerario o durante su transcurso, desagregando los datos entremujeres y hombres.

Número de ediciones, se indicará el número de ediciones de un mismo itinerario arealizar.

Colectivos a los que va dirigido, deberán cumplimentarse los colectivos a los quese dirige el itinerario.

Número de participantes por edición, se indicará el número total de participantespor edición de forma desagregada entre mujeres y hombres.

Número de participantes con discapacidad, migrantes, de origen extranjero opoblación gitana, se indicará el número de participantes por edición (desagregadopor sexo) que cumplen una o varias de las características. Por ello, en el caso deque en un mismo participante converja más de una característica de las indicadas,solo se contabilizará una vez, de tal manera que el número de participantesindicados en este apartado no podrá ser superior al número de participantes totalde la edición del itinerario.

Número de participantes desempleados de larga duración, se indicará el númerode participantes por edición (desagregado por sexo) que cumplen dicha


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característica. El número de participantes aquí indicados no puede ser superior alnúmero de participantes total indicado.

Número de horas en actividades formativas en idiomas, se indicará el número dehoras por participante y edición en estas actividades obligatorias.

Número de horas en actividades formativas en nuevas tecnologías, se indicará elnúmero de horas por participante y edición en estas actividades obligatorias.

Número de horas en actividades formativas en igualdad entre mujeres yhombres, se indicará el número de horas por participante y edición en estasactividades obligatorias.

Las actividades formativas del itinerario asociadas a los sectores con mayoresoportunidades, en este caso la Entidad autovalorará la relación entre las accionesformativas que se van a impartir y los sectores en los que se den mayoresoportunidades de empleabilidad en el territorio considerado. Será necesarioseleccionar entre las 4 opciones disponibles, justificar la elección y adjuntar, tal ycomo se indica en la Convocatoria, un estudio y análisis de la zona.


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Detalle de la formación y práctica profesional

1. Formación específica, se indicará el número de horas por edición y participante,así como el número de participantes en dichas actividades, teniendo en cuenta loindicado en la Orden de Convocatoria y desagregando el número por sexo.

2. Práctica profesional, se indicará el número de horas por edición y participante, asícomo el número de participantes en dichas actividades, teniendo en cuenta loindicado en la Orden de Convocatoria y desagregando el número por sexo.

3. Formación transversal/complementaria (no obligatoria), si está previsto impartirotra de formación de este tipo se indicará el número de horas por edición yparticipante, así como el número de participantes en dichas actividadesdesagregando el número de participantes por sexo.

4. Añadir actividad, cabe la posibilidad de incluir más actividades de formacióntransversal/complementaria no obligatoria pulsando sobre el botón de añadiractividad.

5. Tutoría individualizada, se introducirá el número medio de horas de tutorías porparticipante diferenciando entre las que se pretenden realizar en la fase deformación y las de la fase de práctica profesional.


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Presupuesto del itinerario

Se tendrá en cuenta que, tal y como se ha establecido en la Orden de Convocatoria, se

indicará únicamente el presupuesto en gastos elegibles de personal y la propia

aplicación calculará el total elegible. Es importante señalar que los gastos de personal

siempre deben estar asociados o a un itinerario, o a varios, en cuyo caso se repartiría el

coste entre ellos.

3. El usuario completará los campos de los diferentes desplegables de la pantalla

datos del itinerario (Ilustración 7: Pantalla Datos del Itinerario) y pulsará sobre el

botón “Guardar”:

Posteriormente se muestra un mensaje indicando que el itinerario ha sido

añadido correctamente a la solicitud del proyecto.

3.2.2. Borrar un itinerario

1. Dentro de la pantalla de inicio el usuario pulsa sobre la solicitud de proyecto en la

cual quiere borrar itinerarios:


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Tras la elección de solicitud de proyecto, se muestra la pantalla datos del proyecto

(Ilustración 5).

2. Dentro de esta pantalla, el usuario pulsa sobre el botón “Borrar Itinerario”:

Posteriormente, se muestra un mensaje donde se indica que el itinerario en cuestión va

a ser eliminado.

3. El usuario acepta el mensaje y el itinerario queda eliminado del proyecto:


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3.2.3. Gestión de documentación del itinerario

En cada uno de los itinerarios será necesario adjuntar un único documento relativo a la

justificación de la autovaloración.


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Ilustración 8: Pantalla de documentación del itinerario

3.3. Gestión de la documentación del proyecto

En este apartado se describen los pasos a seguir para adjuntar la documentación

necesaria del proyecto:

Certificado para organismos autónomos, sólo en el caso de que la Entidad solicitantelo sea.

Memoria complementaria del proyecto, con una extensión máxima de 50 páginas y 3MB.

Certificado de la entidad solicitante en el que figuren, según lo establecido en laconvocatoria:

o Acuerdo o resolución de solicitud de ayuda adoptada por órgano competente.o Acuerdo o resolución de aprobación del proyecto adoptada por el órgano

competente. Por último, la aplicación contiene la opción de adjuntar cualquier otro documento

que se considere necesario (únicamente uno). Para ello, el usuario sobre el botón“Documentos” dentro de la pantalla de inicio:


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Posteriormente se muestra la pantalla de documentación del proyecto (Ilustración 8),

en la cual el usuario puede gestionar la documentación asociada al mismo.

3.3.1. Descargar modelo de documento2

1. Para descargar el modelo del documento en cuestión, el usuario pulsa sobre el

botón “Descargar modelo”:

o Certificado de acuerdos exigido (obligatorio). Se adjunta modelo en los

anexos del presente documento.

o Certificado para organismos autónomos3 (obligatorio solo para

organismos autónomos). Se adjunta modelo en los anexos del presente

documento.

Deberá descargar el modelo, proceder a su cumplimentación y firma para, acontinuación, convertirlo a formato electrónico (.pdf) y adjuntarlo en la aplicación.

Sólo existen modelos para estos documentos de todos los que aparecen listados deforma explícita en la Pantalla de Documentación del Proyecto (Ilustración 8), siendo

3 Este modelo únicamente estará disponible para su descarga si previamente se ha marcado la opción deOrganismo Autónomo (Ilustración 5 Pantalla datos del proyecto)


36

necesario que la entidad los presente en los términos que figuran en los mismos. Para elresto, se podrá utilizar el texto que la entidad considere más adecuado.

La Declaración responsable que se menciona en la convocatoria será un documentoautoincluido en el proceso de firma de la solicitud por el representante de la Entidad, sinque tenga que aportarse como documento individual.

Ilustración 8: Pantalla de Documentación del Proyecto

3.3.2. Adjuntar documentos estándar a la solicitud del proyecto

1. Para adjuntar la documentación necesaria para poder solicitar la ayuda, dentro

de la pantalla de documentación del proyecto (Ilustración 8), el usuario pulsa

sobre el botón “Adjuntar”:


37

A continuación se muestra la pantalla adjuntar.

2. El usuario pulsa sobre el botón “Examinar”, accediendo de este modo a los

archivos almacenados en la carpeta del usuario:

3. Una vez seleccionado el archivo que desee adjuntar, el usuario pulsa sobre el

botón “Guardar”:


38

Tras esta acción el documento queda adjuntado al proyecto de forma satisfactoria.

3.3.3. Adjuntar otro tipo de documento adicional a la solicituddel proyecto

Para adjuntar otro tipo de documento adicional al proyecto, dentro de la pantalla de

documentación del proyecto (Ilustración 8), el usuario pulsa sobre el botón “Adjuntar” en la

opción de “otro documento”. Se tendrá en cuenta que sólo es posible adjuntar un único

documento adicional.


39

4. Acciones realizables por el representantede la Entidad

Como ya se mencionó en el apartado 1.3 Gestión de usuarios, el perfil de representantede la entidad es el encargado de firmar la solicitud de proyecto, desistir de él y, una vezaprobada la Resolución de concesión, aceptar o renunciar a la ayuda de cofinanciación.Además:

o Si la solicitud se encuentra en estado de borrador, este perfil no puedevisualizarlo ni realizar ninguna acción excepto que le hayan cedido el control.

o En el caso en el que la solicitud esté preparada para firmar, este perfil posee elcontrol y podría firmarla o devolverla al responsable técnico para su corrección.

o Si la solicitud se encuentra firmada o en cualquier estado posterior previo a laresolución, este perfil podría visualizarla y desistir de ella.

4.1. Gestión de solicitudes de proyecto

4.1.1. Firma del proyecto

Prerrequisito: La solicitud del proyecto ha sido dada de alta satisfactoriamente por el

perfil del grabador de datos y ya se encuentra en estado “Listo para firma”:

1. El Representante de la entidad debe acceder a la aplicación con su NIF. Dentro de

la pantalla de inicio (Ilustración 4), el usuario con este perfil pulsa sobre la

solicitud de proyecto que quiere firmar:


40

Tras esta acción se muestra la pantalla Datos del proyecto (Ilustración 5).

2. Esta página requiere el uso de un certificado digital reconocido por cualquiera de

las entidades oficiales de certificación nacionales, o del DNI electrónico. El

usuario pulsa sobre el botón “Firmar” y, posteriormente, en “Aceptar y Firmar”:


41

Tras esta acción el proyecto queda firmado y enviado al OI.

4.1.2. Devolución del proyecto

Prerrequisito: La solicitud del proyecto ha sido dada de alta satisfactoriamente por el

perfil del grabador de datos y ya se encuentra en estado “Listo para firma”:

1. Dentro de la pantalla de inicio (Ilustración 4), el usuario con perfil de

representante de la entidad pulsa sobre la solicitud de proyecto que quiere

devolver al Responsable técnico de datos para que cumplimente o modifique

alguna parte del formulario :


42

Tras esta acción se muestra la pantalla Datos del proyecto (Ilustración 5).

2. El usuario pulsa sobre el botón “Devolver”:

Tras esta acción se muestra un mensaje indicando que la solicitud de proyecto y sus

itinerarios van a ser devueltos al Responsable técnico de datos.

Tras esta acción la solicitud del proyecto se devuelve al perfil mencionado anteriormente

para que pueda realizar cambios sobre la misma.

4.1.3. Desistir de la solicitudPrerrequisito: La solicitud del proyecto se encuentra firmada y enviada al Organismo

Intermedio, y no ha recaído resolución sobre ella:


43

1. Dentro de la pantalla de inicio (Ilustración 4), el Representante de la entidad

pulsa sobre el botón “Desistir proyecto”:

De esta manera, el Representante de la entidad abandona el proceso de solicitud del

proyecto, y ésta no será considerada por el Organismo como elegible.

4.2. Aceptación o renuncia a la ayuda

Una vez aprobada la concesión de la ayuda por parte del Organismo Intermedio, el

representante legal de la entidad beneficiaria debe aceptar o renunciar a la ayuda, a

través de la aplicación AP-POEJ, en un plazo máximo de 10 días hábiles. El

representante de la entidad verá la siguiente pantalla:


44

4.2.1. Aceptación de la ayuda

Para aceptar la ayuda, el usuario deberá pulsar sobre la opción “Aceptación ayuda”.

Una vez realizada esa acción aparecerá otra pantalla que incluye la información de la

subvención aprobada.


45

Ilustración 9: Aceptación de la subvención aprobada

Para aceptar la subvención el usuario deberá pulsar sobre la opción “Aceptar y firmar”.

Está acción requiere el uso de un certificado digital reconocido por cualquiera de las

entidades oficiales de certificación nacionales, o de DNI electrónico.

El usuario deberá confirmar la aceptación de la subvención aprobada pulsando sobre la

opción “Aceptar” en el mensaje que le aparecerá a continuación.


46

4.2.2. Renuncia a la ayudaEn el caso de que el usuario quiera rechazar la ayuda que le ha sido concedida deberá

pulsar sobre la opción “Renunciar a la ayuda” en la siguiente pantalla:

El usuario deberá confirmar la renuncia a la ayuda aprobada pulsando sobre la opción

“Aceptar” en el mensaje que le aparecerá a continuación.


47

En la pantalla que aparece a continuación el usuario deberá explicar sus motivos para

renunciar a la ayuda para, a continuación, pulsar sobre la opción “Renunciar Ayuda”.

Ilustración 10: Renuncia a la ayuda

En la pantalla de inicio, el estado del proyecto cambiará a “Renuncia”.


48


49

5. Acciones realizables por el responsable aefectos de observaciones técnicas

Como ya se mencionó en el apartado 1.3 Gestión de usuarios, el responsable técnico seráel encargado de resolver los requerimientos y los ajustes oportunos. Además:

o Si la solicitud se encuentra en estado de borrador, este perfil sólo puedevisualizarla si posee el control.

o En el caso en el que la solicitud esté preparada para firmar, el responsable técnicopuede visualizarla aunque no tenga cedido el control.

o Una vez firmada la solicitud, el responsable técnico puede visualizarla y efectuar elseguimiento de su estado, además será el responsable de subsanar losrequerimientos y realizar los ajustes pertinentes, si es el caso.

5.1. Gestión de requerimientos

La aplicación permite gestionar, a través de correos electrónicos y un sistema de alertas,

la tramitación de posibles requerimientos para solucionar posibles incidencias en la

solicitud de ayuda que deberá resolver el responsable técnico. En el caso de que el

Organismo Intermedio necesite aclaraciones/correcciones sobre los datos asociados a la

solicitud del proyecto, el estado del mismo se verá modificado, mostrando la opción de

“Subsanar” y la fecha límite para hacerlo.

El plazo máximo para contestar a un requerimiento vendrá determinado por lo

siguiente:

- Una vez que el Organismo Intermedio solicite un requerimiento, el responsable

técnico dispondrá de 10 días naturales para acceder a su contenido, de no hacerlo

se entenderá como rechazado.

- Una vez que acceda al mismo, dispondrá de 10 días hábiles para contestar al

requerimiento en cuestión.


50


51

5.1.1. Ver información del requerimiento

1. Dentro de la pantalla de inicio, el usuario pulsa sobre el proyecto con

requerimientos. Esto dirige a la pantalla resumen del proyecto, donde aparece

información del requerimiento en cuestión:

Ilustración 11: Resumen de proyecto (Requerimiento)

El usuario también puede pulsar sobre la opción “Subsanar” en la que le aparecerán

todos los requerimientos señalados por el OI en la siguiente pantalla:


52

Ilustración 12: Resumen de Requerimientos del Proyecto


53

5.1.2. Enviar Contestación

1. Dentro de la pantalla de resumen de proyecto (Ilustración 11: Resumen de

proyecto (Requerimiento)), el usuario pulsa sobre el botón ‘Subsanar’ para

responder al requerimiento enviado por el Organismo Intermedio, dando paso a

la pantalla de respuesta:

2. El usuario rellena con las observaciones correspondientes el campo ‘Respuesta’ y

adjunta el documento pertinente pulsando posteriormente el botón “Enviar”:


54

Está acción requiere el uso de un certificado digital reconocido por cualquiera de las

entidades oficiales de certificación nacionales, o de DNI electrónico.

Tras esta acción se muestra un mensaje indicando que la contestación ha sido enviada

con éxito.

Este proceso también se puede completar desde la pantalla mostrada en la Ilustración

12: Resumen de Requerimientos del Proyecto, y se seguirán los mismos pasos.

5.2. Gestión de ajustesEn aquellos proyectos que han sido aprobados por el OI con un importe inferior al

solicitado inicialmente, la entidad beneficiaria deberá realizar ciertos ajustes en el

proyecto para adecuarlo a la subvención concedida, y necesariamente estos cambios

tendrán que realizarse por el responsable a efectos de observaciones técnicas a través de

la aplicación AP-POEJ.

. En esos casos, el responsable técnico verá el siguiente mensaje en la pantalla de inicio:


55

5.2.1. Ver información del ajustePara ver el ajuste que le está siendo requerido por el OI, el responsable de observaciones

técnicas pulsará sobre el nombre del proyecto.

A continuación, aparecerá la siguiente pantalla con la información correspondiente al

ajuste en la que se incluye la cantidad concedida como ayuda por el OI y el coste total

elegible con los ajustes actuales.


56

Ilustración 13: Ajustes requeridos al Proyecto

5.2.2. Realizar ajustesEl usuario tendrá que pulsar sobre la opción “Realizar ajustes” para poder ajustar el

presupuesto, así como algunos datos del proyecto que se necesiten modificar conforme a

la subvención finalmente concedida.

A continuación, deberá acceder a los itinerarios pulsando sobre el nombre para

continuar con los ajustes pertinentes: eliminación de ediciones y/o itinerarios, número o

características de los beneficiarios, etc. Para ello se seguirán los mismos pasos descritos

en el punto 3.2.1 Dar de alta un nuevo itinerario en una solicitud de proyecto.


57

En la siguiente pantalla se podrá introducir el importe relativo al coste de personal

elegible ajustado, teniendo en consideración que el nuevo presupuesto total elegible de

los itinerarios, y por tanto del proyecto, se calculará automáticamente.

Una vez ajustado se pulsará sobre la opción “Guardar”:


58

Se accederá a continuación a la pantalla de resumen de proyecto. Si el ajuste se ha hecho

de acuerdo a lo exigido por el OI el coste total elegible con los ajustes actuales aparecerá

en verde y se podrá pulsar sobre la opción “Enviar ajustes”.

Ilustración 14 Ajuste del proyecto

Una vez seleccionada esa opción aparecerá la siguiente pantalla en la que el usuario

podrá incluir comentarios sobre el ajuste que ha realizado y deberá adjuntar una

memoria explicativa.


59

Ilustración 15: Envío de ajustes del proyecto

Una vez completados todos los campos el usuario pulsará sobre la opción “enviar

ajustes”

Aparecerá el siguiente mensaje de advertencia y el usuario pulsará la opción “Aceptar”


60

Una vez enviados los ajustes, en la pantalla de resumen de solicitudes aparecerá el

siguiente estado del proyecto:

Los ajustes realizados en el proyecto quedarán pendientes de validación por parte del

Organismo Intermedio, que podrá reabrir de nuevo el procedimiento de solicitud de

ajustes si lo estima necesario.


61

Anexos

SECRETARÍA DE ESTADO

PARA LAS ADMINISTRACIONES TERRITORIALES

SECRETARIA GENERAL DE COORDINACIÓN

TERRITORIAL

DIRECCIÓN GENERAL DE RELACIONES CON LAS

COMUNIDADES AUTÓNOMAS Y ENTES LOCALES

MINISTERIODE LA PRESIDENCIAY PARA LAS ADMINISTRACIONES TERRITORIALES

CERTIFICADO DE ACUERDOS

Denominación del proyecto:

Entidad solicitante:

D./Dª …………………………………………, como…………………….. (4) de la Entidad

solicitante arriba referenciada, en relación con la solicitud de subvención efectuada al

amparo de la Resolución de la Dirección General de Relaciones con las

Comunidades Autónomas y Entes Locales, por la que se aprueba la convocatoria

para 2017 de las ayudas del FSE, previstas en el Programa Operativo de Empleo

Juvenil 2014-2020 (ayudas AP-POEJ),

CERTIFICO

Que, por __________________ (5) del ____________________________(6), de

fecha __ de ______ de ________, se ha acordado lo que a continuación se

transcribe:

- Aprobar el proyecto arriba referenciado para presentar a la convocatoria

2017 de ayudas del FSE, previstas en el Programa Operativo de Empleo

Juvenil (ayudas AP-POEJ), gestionadas por la Dirección General de

Relaciones con las Comunidades Autónomas y Entes Locales, como

Organismo Intermedio, con un presupuesto de ____________ euros.

- Solicitar a la citada Dirección General de Relaciones con las Comunidades

Autónomas y Entes Locales una subvención para la cofinanciación del

proyecto aprobado, para la realización de las actividades previstas, con

arreglo a la convocatoria de ayudas AP-POEJ para 2017.

Lo que certifico, a los efectos que correspondan, con el visto bueno del

______________(7), en ___________________, a ___ de _______________, de

_______.

EL/LA

SECRETARIO/A

Vº Bº

Fdo.:

4 Secretario o titular de la función de fe pública de la Entidad5 Decreto; Resolución; Acuerdo6 Alcalde; Presidente de Diputación, Consejo o Cabildo; Pleno; Junta de Gobierno; Consejero7 Alcalde; Presidente; Consejero

63

SECRETARÍA DE ESTADO

PARA LAS ADMINISTRACIONES TERRITORIALES

SECRETARIA GENERAL DE COORDINACIÓN

TERRITORIAL

DIRECCIÓN GENERAL DE RELACIONES CON LAS

COMUNIDADES AUTÓNOMAS Y ENTES LOCALES

MINISTERIODE LA PRESIDENCIAY PARA LAS ADMINISTRACIONES TERRITORIALES

CERTIFICADO PARA ORGANISMOS AUTÓNOMOS SOLICITANTES

Entidad de la que depende el

organismo autónomo (8)

Nombre del firmante

En condición de (9)

CERTIFICA:

Que por Acuerdo o Resolución de (10) ................................................................. de fecha

........................................................................, se requiere a la Dirección General de Relaciones

con las Comunidades Autónomas y Entes Locales, del Ministerio de la Presidencia y para las

Administraciones Territoriales, que se tenga por solicitante de una subvención del FSE, AP-

POEJ, al Organismo Autónomo

............................................................................................................, el cual tiene atribuidas

competencias para las finalidades objeto de esta subvención. Todo lo cual se certifica a los

efectos de lo previsto en el artículo 3 de las Bases Reguladoras, aprobadas por Orden

HAP/1337/2016, de 27 de julio, para las ayudas del Fondo Social Europeo previstas en el

Programa Operativo de Empleo Juvenil, destinadas a la integración sostenible de personas

jóvenes en el mercado de trabajo, en el contexto de la Garantía Juvenil (AP-POEJ), Convocatoria

2017.

(Fecha y firma)

Vº Bº

(Nombre, firma y cargo)

8 Diputación Provincial, Ayuntamiento, Cabildo o Consejo Insular o Comunidad Autónoma Uniprovincial9 Secretario de la Entidad o titular de la función de fe pública de la Entidad10 Alcalde; Presidente; Pleno; Junta de Gobierno Local; Autoridades u Órganos equivalentes en el caso

de Comunidades Autónomas Uniprovinciales

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