Herramientas Avanzadas para la Gestión de Proyectos - WBS Chart Pro en la Gestión de Proyectos

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Página Web: www.dharmacon.net , contacto: [email protected]

Sesión 02:

WBS CHART PRO EN LA GESTIÓN DE

PROYECTOS

HERRAMIENTAS

AVANZADAS PARA LA

GESTIÓN DE PROYECTOS

http://www.dharmacon.net/

mailto:[email protected]



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Objetivo de la sesión

Explicar el intercambio de información del

WBS Chart Pro con MS Project.

Elaborar Vista de la Línea Base del

Proyecto.

Elaborar Vista del Performance de

Trabajo y Tiempo.





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Contenido de la Sesión 02

1. Planificación : Enlace de Entregables con Actividades

1.1 Elaborar un WBS en Chart Pro

1.1.1 Crear un WBS

1.1.2 Exportar WBS al Microsoft Project

1.2 Adicionar Actividades al Microsoft Project

1.2.1 Ingresar Información (tareas)

1.3 Ver WBS

1.3.1 Modificar vista del WBS, sólo a Tareas Resumen

2. Planificación : Línea Base del Alcance

2.1 Vincular el archivo Scope Statement al WBS





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2.2 Vincular el archivo Diccionario WBS al WBS

3. Planificación : Línea Base del Tiempo

3.1 Construir Vista Línea Base del Tiempo

4. Planificación : Línea Base del Costo

4.1 Construir Vista Línea Base del Costo

5. Ejecución : Informe de Performance del Trabajo

5.1 Construir Vista del Informe de Performance del Trabajo

6. Control : Informe de Performance del Tiempo

6.1 Construir Vista del Informe de Performance del Tiempo





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7. Cierre : Informe de Métricas del Proyecto

7.1 Construir Vista de Informe de Métricas del Proyecto





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1. Planificación :

ENLACE DE ENTREGABLES

CON ACTIVIDADES





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1.1.1 Crear un WBS

- Hacer click en el botón “Insert Task Below” para agregar cuadros de tareas.





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Inserta una tarea a la izquierda de la

tarea seleccionada

Inserta una tarea a la derecha de la tarea seleccionada

Inserta una tarea debajo de la tarea

seleccionada

Inserta una tarea arriba de la tarea

seleccionada





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1.1.1 Crear un WBS

Utilizando los botones

anteriormente explicados, se mostrará el

WBS ya creado.





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1.1.2 Exportar WBS al Project

Para exportar el WBS es

necesario hacer click en el botón

Go to Project





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Aparecerá la siguiente ventana donde haremos click en Aceptar para la exportación de los datos.







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Seguidamente aparecerá la ventana para seleccionar la

ubicación donde se va a guardar el archivo.



-Ingresar el nombre del archivo.

-Dar clic en Guardar.

-En el campo Tipo dejar por defecto Microsoft Project 2007.





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Se abrirá el Project

mostrando todos los

entregables y paquetes de trabajo como se muestra a continuación:





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1.2 Adicionar Actividades en Project


Para agregar actividades en el

paquete de trabajo 2.1, seleccione el entregable posterior y haga click en

el botón Insert de su teclado ó seleccione en

el menu Insertar, la opción Nueva Tarea.





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Y aparecerá una fila en blanco donde se podrá ingresar información en

cada campo. Puede ingresar la

duración de la tarea, predecesoras y recursos asignados, entre otros.





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Para agregar más actividades se seguirá el

mismo procedimiento explicado anteriormente para llegar al resultado que se muestra en la

imagen.





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1.3 Ver WBS


El archivo del WBS Chart Pro se encuentra vinculado con el Microsoft Project, por lo tanto, las modificaciones que se haga en el Project se verá reflejado en el archivo del WBS y viceversa.





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1.3 Ver WBS


Las actividades creadas en el Project, se verá reflejado también en el WBS.





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1.3 Ver WBS


No es recomendable que en el Diagrama WBS se muestre las actividades, por lo tanto, el Chart Pro contiene una opción donde sólo se muestran las Tareas Resumen, como se explicará en las siguientes diapositivas.





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1.3 Ver WBS


Seleccione View y haga click en la opción Show only Summary Tasks, donde sólo nos mostrará las Tareas Resumen





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1.3 Ver WBS


En la siguiente imagen se muestra sólo las Tareas Resumen y las actividades están ocultas.





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1.3 Ver WBS


La barra de Herramienta Outline nos permitirá ocultar o mostrar todas las actividades o sólo actividades específicas en el WBS.





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1.3 Ver WBS


Muestra actividades del cuadro de tarea

seleccionado

Muestra actividades del cuadro de tarea seleccionada

Oculta actividades sólo de la Tarea Resumen

seleccionada

Muestra sólo las actividades de la Tarea Resumen seleccionada

Oculta todas las actividades





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1.3 Ver WBS


Para volver a mostrar las actividades

ocultas haremos click en el botón

Show all Subtasks





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1.3 Ver WBS


Y se mostrará en el WBS todas las actividades que estuvieron ocultas.





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2. Planificación :

LINEA BASE DEL ALCANCE





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2.1 Como vincular el archivo Diccionario WBS al paquete de trabajo del WBS Chart Pro

Crear un Diccionario WBS de su proyecto como se muestra en la imagen





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Seleccionar un entregable y hacer doble click y nos aparecerá una ventana:





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Aparecerá la siguiente ventana donde haremos click en el botón Browse





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Aparecerá la siguiente ventana donde

ubicaremos la ruta del archivo que queremos vincular, le damos Abrir

y en la opción Tipo seleccionamos Microsoft Word Documents ya que

nuestro archivo Diccionario WBS esta en

WORD.





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Y automáticamente se muestra el nombre y la

extensión del archivo que se ha vinculado. Hacemos click en

Aceptar.





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En el Diagrama WBS se mostrará un cuadrado pequeño al costado del

cuadro de la tarea vinculada, como se

muestra en la imagen. Si hacemos click en el

cuadrado nos mostrará el archivo vinculado.





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3. Planificación :

LINEA BASE DEL TIEMPO





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Para construir una Vista de

Línea Base del Tiempo

haremos click en el botón View(Vistas)





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Aparecerá la siguiente

ventana donde crearemos una vista haciendo

click en el botón New.





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Para cambiar el nombre a la Vista creada

hacemos click en el botón Rename e

ingresamos el nombre





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Para terminar le damos click en

el botón OK





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Y se mostrará el siguiente Diagrama donde seleccionamos un cuadro de tarea





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Seleccionamos Format y hacemos click en la

opción Summary Boxes





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Aparecerá la siguiente ventana donde se agregará

campos sólo a las Tareas Resumen del

Diagrama WBS.





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Para agregar campos

haremos click en el botón Insert Right y aparecerá el campo al

lado del campo que ya estaba creado.





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or.



Para agregar campos

debajo de los seleccionados, haremos click en el botón Insert Below





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or.



Como no se puede agregar un solo campo, combinaremos

campos seleccionando los

dos primeros campos con el cursor (1) y

haremos click en la opción Merge

Cells (2) y aparecerá un

solo campo (3).





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or.



Para cambiar el tipo de campo,

seleccionamos la flecha de la

opción Field y aparecerá un listado donde

seleccionaremos la opción

Baseline Start (1) y en la opción

Label ingresaremos Inicio Línea Base: (2)





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or.



En la opción Field seleccionamos la opción (blank) (1)

y en la opción Label

ingresaremos Duración Línea

Base (2) ya que en el campo de abajo

se mostrará la Duración de la

Línea Base.





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o de

l aut

or.



Para el siguiente campo

seleccionaremos la opción Field (1) y hacemos

click en la opción Baseline Finish y en la opción Label

(2) ingresaremos Fin Línea Base





©20

09

Dh

arm

a C

on

sult

ing

SA

C T

odos

los

dere

chos

res

erva

dos.

Pro

hibi

da s

u re

prod

ucci

ón to

tal o

par

cial

, o s

u us

o co

mer

cial

sin

per

mis

o de

l aut

or.



Para el último campo

seleccionaremos la opción Baseline

Duration.





©20

09

Dh

arm

a C

on

sult

ing

SA

C T

odos

los

dere

chos

res

erva

dos.

Pro

hibi

da s

u re

prod

ucci

ón to

tal o

par

cial

, o s

u us

o co

mer

cial

sin

per

mis

o de

l aut

or.



Seleccionamos el campo Name y

haremos un check en la opción Bold para resaltar los nombres de los

campos. Seguidamente

hacemos click en el botón OK.





©20

09

Dh

arm

a C

on

sult

ing

SA

C T

odos

los

dere

chos

res

erva

dos.

Pro

hibi

da s

u re

prod

ucci

ón to

tal o

par

cial

, o s

u us

o co

mer

cial

sin

per

mis

o de

l aut

or.



Para configurar los cuadros de

tareas nos situaremos en el menu Format y haremos click en la opción Task

Boxes.





©20

09

Dh

arm

a C

on

sult

ing

SA

C T

odos

los

dere

chos

res

erva

dos.

Pro

hibi

da s

u re

prod

ucci

ón to

tal o

par

cial

, o s

u us

o co

mer

cial

sin

per

mis

o de

l aut

or.



Nos aparecerá la siguiente ventana

donde agregaremos

campos.





©20

09

Dh

arm

a C

on

sult

ing

SA

C T

odos

los

dere

chos

res

erva

dos.

Pro

hibi

da s

u re

prod

ucci

ón to

tal o

par

cial

, o s

u us

o co

mer

cial

sin

per

mis

o de

l aut

or.



Para agregar campos a la derecha del

campo Name haremos click en la opción Insert

Right





©20

09

Dh

arm

a C

on

sult

ing

SA

C T

odos

los

dere

chos

res

erva

dos.

Pro

hibi

da s

u re

prod

ucci

ón to

tal o

par

cial

, o s

u us

o co

mer

cial

sin

per

mis

o de

l aut

or.



Para agregar campos haremos click en la

opción Insert Below y se agregará más filas

de campos.





©20

09

Dh

arm

a C

on

sult

ing

SA

C T

odos

los

dere

chos

res

erva

dos.

Pro

hibi

da s

u re

prod

ucci

ón to

tal o

par

cial

, o s

u us

o co

mer

cial

sin

per

mis

o de

l aut

or.



Después de agregar los campos, debería

quedar así:





©20

09

Dh

arm

a C

on

sult

ing

SA

C T

odos

los

dere

chos

res

erva

dos.

Pro

hibi

da s

u re

prod

ucci

ón to

tal o

par

cial

, o s

u us

o co

mer

cial

sin

per

mis

o de

l aut

or.



Como sólo utilizaremos 5 campos entonces tendremos que combinar las dos primeras celdas para convertirla en una sola, con la opción

Merge Cells.





©20

09

Dh

arm

a C

on

sult

ing

SA

C T

odos

los

dere

chos

res

erva

dos.

Pro

hibi

da s

u re

prod

ucci

ón to

tal o

par

cial

, o s

u us

o co

mer

cial

sin

per

mis

o de

l aut

or.



Para modificar un campo

seleccionaremos un campo, haremos click

en la flecha de la opción Field y

haremos click en la alternativa ID.





©20

09

Dh

arm

a C

on

sult

ing

SA

C T

odos

los

dere

chos

res

erva

dos.

Pro

hibi

da s

u re

prod

ucci

ón to

tal o

par

cial

, o s

u us

o co

mer

cial

sin

per

mis

o de

l aut

or.



Para modificar el siguiente campo lo

seleccionamos, hacemos click en la flecha de la opción

Field y haremos click en la alternativa

Duration para mostrar las duraciones en el

campo.





©20

09

Dh

arm

a C

on

sult

ing

SA

C T

odos

los

dere

chos

res

erva

dos.

Pro

hibi

da s

u re

prod

ucci

ón to

tal o

par

cial

, o s

u us

o co

mer

cial

sin

per

mis

o de

l aut

or.



Igualmente modificaremos el siguiente campo y

elegiremos la opción Start.





©20

09

Dh

arm

a C

on

sult

ing

SA

C T

odos

los

dere

chos

res

erva

dos.

Pro

hibi

da s

u re

prod

ucci

ón to

tal o

par

cial

, o s

u us

o co

mer

cial

sin

per

mis

o de

l aut

or.



Finalmente modificaremos el

último campo con la opción Finish.





©20

09

Dh

arm

a C

on

sult

ing

SA

C T

odos

los

dere

chos

res

erva

dos.

Pro

hibi

da s

u re

prod

ucci

ón to

tal o

par

cial

, o s

u us

o co

mer

cial

sin

per

mis

o de

l aut

or.



Seleccionamos el campo Name y

haremos un check en la opción Bold para resaltar los nombres de los

campos. Seguidamente

hacemos click en el botón OK.





©20

09

Dh

arm

a C

on

sult

ing

SA

C T

odos

los

dere

chos

res

erva

dos.

Pro

hibi

da s

u re

prod

ucci

ón to

tal o

par

cial

, o s

u us

o co

mer

cial

sin

per

mis

o de

l aut

or.



Y se podrá visualizar el Diagrama WBS con los campos personalizados, como se muestra en la siguiente imagen:





©20

09

Dh

arm

a C

on

sult

ing

SA

C T

odos

los

dere

chos

res

erva

dos.

Pro

hibi

da s

u re

prod

ucci

ón to

tal o

par

cial

, o s

u us

o co

mer

cial

sin

per

mis

o de

l aut

or.


4. Planificación :

LINEA BASE DEL COSTO





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09

Dh

arm

a C

on

sult

ing

SA

C T

odos

los

dere

chos

res

erva

dos.

Pro

hibi

da s

u re

prod

ucci

ón to

tal o

par

cial

, o s

u us

o co

mer

cial

sin

per

mis

o de

l aut

or.


4.1 Construir Vista de Línea Base del Costo

Para crear la Vista Línea Base

del Costo se repetirá los

mismos pasos explicados

anteriormente. Los campos

empleados para la vista de las

Tareas Resumen son los que se muestran en la

imagen:





©20

09

Dh

arm

a C

on

sult

ing

SA

C T

odos

los

dere

chos

res

erva

dos.

Pro

hibi

da s

u re

prod

ucci

ón to

tal o

par

cial

, o s

u us

o co

mer

cial

sin

per

mis

o de

l aut

or.



Igualmente se repetirán los

pasos explicados anteriormente

para crear campos para la

vista de los cuadros de

tareas como se muestran en la

siguiente imagen:





©20

09

Dh

arm

a C

on

sult

ing

SA

C T

odos

los

dere

chos

res

erva

dos.

Pro

hibi

da s

u re

prod

ucci

ón to

tal o

par

cial

, o s

u us

o co

mer

cial

sin

per

mis

o de

l aut

or.



Y la Vista Línea Base del Costo debería quedar como se muestra a continuación:





©20

09

Dh

arm

a C

on

sult

ing

SA

C T

odos

los

dere

chos

res

erva

dos.

Pro

hibi

da s

u re

prod

ucci

ón to

tal o

par

cial

, o s

u us

o co

mer

cial

sin

per

mis

o de

l aut

or.


5. Ejecución :

INFORME DE PERFORMANCE

DEL TRABAJO





©20

09

Dh

arm

a C

on

sult

ing

SA

C T

odos

los

dere

chos

res

erva

dos.

Pro

hibi

da s

u re

prod

ucci

ón to

tal o

par

cial

, o s

u us

o co

mer

cial

sin

per

mis

o de

l aut

or.


5.1 Construir Vista de Informe de Performance del Trabajo

Para crear la Vista se repetirá

los pasos explicados

anteriormente. Los campos


Tareas Resumen se muestran en

la siguiente imagen:





©20

09

Dh

arm

a C

on

sult

ing

SA

C T

odos

los

dere

chos

res

erva

dos.

Pro

hibi

da s

u re

prod

ucci

ón to

tal o

par

cial

, o s

u us

o co

mer

cial

sin

per

mis

o de

l aut

or.


Igualmente se repetirá los

pasos explicados anteriormente para crear los campos de la vista de los cuadros de

tareas como se muestra en la

siguiente imagen:






©20

09

Dh

arm

a C

on

sult

ing

SA

C T

odos

los

dere

chos

res

erva

dos.

Pro

hibi

da s

u re

prod

ucci

ón to

tal o

par

cial

, o s

u us

o co

mer

cial

sin

per

mis

o de

l aut

or.


Y la Vista Informe de Performance del Trabajo debería quedar como se muestra a continuación:






©20

09

Dh

arm

a C

on

sult

ing

SA

C T

odos

los

dere

chos

res

erva

dos.

Pro

hibi

da s

u re

prod

ucci

ón to

tal o

par

cial

, o s

u us

o co

mer

cial

sin

per

mis

o de

l aut

or.


6. Control :

INFORME DE

PERFORMANCE DEL

TIEMPO





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Dh

arm

a C

on

sult

ing

SA

C T

odos

los

dere

chos

res

erva

dos.

Pro

hibi

da s

u re

prod

ucci

ón to

tal o

par

cial

, o s

u us

o co

mer

cial

sin

per

mis

o de

l aut

or.


6.1 Construir Vista de Informe de Performance del Proyecto

Para crear la Vista se repetirá los mismos pasos

explicados anteriormente. Los campos



imagen:





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Dh

arm

a C

on

sult

ing

SA

C T

odos

los

dere

chos

res

erva

dos.

Pro

hibi

da s

u re

prod

ucci

ón to

tal o

par

cial

, o s

u us

o co

mer

cial

sin

per

mis

o de

l aut

or.







siguiente imagen:






©20

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Dh

arm

a C

on

sult

ing

SA

C T

odos

los

dere

chos

res

erva

dos.

Pro

hibi

da s

u re

prod

ucci

ón to

tal o

par

cial

, o s

u us

o co

mer

cial

sin

per

mis

o de

l aut

or.


Y la Vista Informe de Performance del Proyecto debería quedar como se muestra a continuación:






©20

09

Dh

arm

a C

on

sult

ing

SA

C T

odos

los

dere

chos

res

erva

dos.

Pro

hibi

da s

u re

prod

ucci

ón to

tal o

par

cial

, o s

u us

o co

mer

cial

sin

per

mis

o de

l aut

or.


7. Cierre :

INFORME DE METRICAS

DEL PROYECTO





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Dh

arm

a C

on

sult

ing

SA

C T

odos

los

dere

chos

res

erva

dos.

Pro

hibi

da s

u re

prod

ucci

ón to

tal o

par

cial

, o s

u us

o co

mer

cial

sin

per

mis

o de

l aut

or.



Para crear la Vista se repetirá los mismos pasos

explicados anteriormente. Los campos



imagen:





©20

09

Dh

arm

a C

on

sult

ing

SA

C T

odos

los

dere

chos

res

erva

dos.

Pro

hibi

da s

u re

prod

ucci

ón to

tal o

par

cial

, o s

u us

o co

mer

cial

sin

per

mis

o de

l aut

or.








siguiente imagen:





©20

09

Dh

arm

a C

on

sult

ing

SA

C T

odos

los

dere

chos

res

erva

dos.

Pro

hibi

da s

u re

prod

ucci

ón to

tal o

par

cial

, o s

u us

o co

mer

cial

sin

per

mis

o de

l aut

or.


Y la Vista Informe de Métricas del Proyecto debería quedar como se muestra a continuación:






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