HERRAMIENTAS BSICAS.- UN GRFICO DICE MS QUE MIL PALABRAS

En las empresas e instituciones predomina la administracin por reaccin, la visin a corto plazo y el atacar todos los problemas sin saber si stos se deben al sistema o a situaciones especiales. Nos hemos hecho expertos en reaccionar para apagar el fuego, pero no en prevenir, ni crear buenas estrategias para apagar fuegos

LA CALIDAD DE LA INFORMACIN Y LA ESTADSTICA

Herramientas Bsicas

Las HB son un conjunto de tcnicas de planeacin y anlisis que, utilizadas adecuadamente, permiten resolver, segn Ishikawa, el 95% de los problemas en la empresa

UTILIDAD DE LAS HB

Identificar dnde, cmo, cundo y con qu frecuencia se presentan los problemas.

Diagnosticar en forma ordenada las situaciones problemticas mediante mtodos universalmente aceptados

Facilitar la identificacin de las causas de fondo de los problemas

Evaluar el impacto de acciones de mejora

Detectar con rapidez, oportunidad y a un bajo costo anormalidades en los procesos

Investigar si ciertos factores tienen relacin con alguna situacin problemtica.

Ser objetivos en la planeacin y toma de decisiones, evitando frases como el yo siento, el yo creo, mi experiencia y el abuso de poder en la toma de decisiones.

Expresar los hechos en forma de datos

Enfocarse en los hechos vitales, en los problemas y causas realmente importantes.

Analizar lgica, sistemtica y ordenadamente la bsqueda de mejoras.

Identificar las fuentes de variabilidad de un proceso, analizar su estabilidad y pronosticar su desempeo.

Prevenir la recurrencia de un problema y mantener el efecto de las mejoras.

Facilitar la comunicacin sobre la calidad.

ESTRATIFICACION

Es una estrategia de clasificacin de datos de acuerdo con variables o factores de inters, de tal forma que en una situacin dada se facilite la identificacin de las fuentes de la variabilidad (origen de los problemas)

Tratar de encontrar la causa raz antes de las estratificaciones es desperdiciar energas y recursos innecesariamente, ya que es muy fcil que se toquen slo aspectos superficiales, que conduzcan a que slo se ataquen efectos y no las verdaderas causas.

RECOMENDACIONES PARA ESTRATIFICAR

1.- A partir de un objetivo claro e importante, determinar con discusin y anlisis las caractersticas o factores a estratificar.

2.- Mediante la coleccin de datos, evaluar la situacin actual de las caractersticas seleccionadas.

3.- Determinar las posibles causas de la variacin en los datos obtenidos con la estratificacin4.- Ir ms a fondo de alguna caracterstica y estratificarla5.- Seguir estratificando hasta cuando sea posible y obtener conclusiones de todo el proceso.

DIAGRAMA DE PARETO

Nos permite seleccionar al problema ms importante, y al mismo tiempo, en un principio, centrarse slo en atacar su causa ms relevante. Se lo conoce como "Ley 80-20" o "Pocos vitales y muchos triviales"

Aplicaciones:

Se puede aplicar a todo tipo de problemas:

Calidad

Eficiencia

Conservacin de materiales

Ahorro de energa

Seguridad, etc

CARACTERSTICAS DE UN BUEN DIAGRAMA DE PARETO

La clasificacin por categoras del eje horizontal puede abarcar diferentes tipos de variables. Por ejemplo: tipo de defectos, grupo de trabajo, producto, proveedor, mtodos de trabajo u operacin. Cada caso corresponde a una aplicacin distinta del DP.

El eje vertical izquierdo debe representar unidades de medida que den una clara idea de la importancia de cada categora. Por ejemplo, pesos, nmero de artculos rechazados, horas-hombre, hora- mquina, nmero de fallas, retrasos, quejas, etc.

El eje vertical derecho representa una escala en porcentajes de 0 a 100.

La lnea acumulativa representa los porcentajes acumulados de las categoras.

Se puede agrupar las categoras que tienen relativamente poca importancia en una sola y catalogarla como la categora Otras

ERROR TPICO EN EL USO DEL DP

Es frecuente encontrar casos en los que el DP slo se aplica para identificar el problema ms importante y no para localizar su causa principal, esto en ocasiones lleva a errores.

Una vez localizado el problema ms importante se debe aplicar un DP de segundo nivel y subsecuentes niveles, donde el problema importante se le vaya estratificando de acuerdo con los factores que pueden influir en el mismo

DIAGRAMA DE PARETO

Introducir la cultura del D.P en cada rea resulta fundamental, ya que cada rea debe saber cul o cules son sus problemas principales, cul es su magnitud, dnde y bajo qu circunstancias se dan.

PASOS PARA LA CONSTRUCCIN DE UN DIAGRAMA DE PARETO

1. Decidir y delimitar el problema o rea de mejora que se va a atender. Tener claro qu objetivo se persigue. A partir de lo anterior visualizar o imaginar qu tipo de diagrama de Pareto puede ser til para localizar prioridades o entender mejor el problema.

2. Con base en lo anterior, discutir y decidir el tipo de datos que se van a necesitar y los posibles factores que sera importante estratificar. Construir una hoja de verificacin para la coleccin de datos que identifique tales factores.

3. Si la informacin se va a tomar de reportes anteriores o si se va a recabar, definir el periodo del que se tomarn datos y determinar quin ser responsable de ello.

4. Al terminar de obtener los datos, construir una tabla donde se cuantifique la frecuencia de cada defecto, su porcentaje y dems informacin.

Para representar grficamente la informacin de la tabla obtenida en el paso anterior, construir un rectngulo que sea un poco ms alto que ancho. En este rectngulo se construirn las escalas de la siguiente manera:

5. El lado izquierdo del rectngulo ser el eje vertical que determinar la importancia de cada categora. Para construir la escala o darle dimensiones al eje de las Y, marcar el inicio con un cero y el final con el total acumulado de defectos. En seguida, a partir del cero, trazar divisiones de igual longitud hasta completar con el total.

6. Marcar el lado o eje derecho con una escala porcentual, iniciando con 0% y terminando en la parte superior con 100%.

7. Dividir la base del rectngulo o eje horizontal en tantos intervalos iguales como categoras sean consideradas. De acuerdo con la frecuencia con que ocurri cada categora (defecto), ordenarlas de izquierda a derecha y de mayor a menor, y anotar el nombre de cada una.

8. Construir una grfica de barras, tomando como altura de cada barra el total de defectos correspondientes.

9. Con la informacin del porcentaje acumulado graficar una lnea acumulada.

10. Documentar referencias del DP, como son ttulos, periodo, rea de trabajo, etc.

11. Interpretar el DP y, si existe una categora que predomina, hacer un anlisis de Pareto de segundo nivel para localizar los factores que influyen ms en el mismo.

HOJA DE VERIFICACIN

INFORMACION.-

Desafortunadamente, la prctica de obtener informacin antes de actuar, corregir o decidir es una situacin poco utilizada en nuestro medio Empresarial e Institucional

Hoja de verificacin.- Es un formato construido especialmente para recabar datos, de forma que sea sencillo el registro sistemtico de tales datos y que sea fcil analizar la manera cmo influyen los factores que intervienen en una situacin o problema especfico

Mejoramiento contino.

Cada rea de la empresa debe disear sus formatos para entender la regularidad de los problemas que se tiene: Ej: accidentes de trabajo, quejas, fallas en equipo, ausentismo, inspeccin, etc.

Una caracterstica que debe reunir una buena hoja de verificacin es que visualmente se pueda hacer un primer anlisis que permita apreciar la magnitud y localizacin de los problema principales.

Algunas situaciones en las que resulta til obtener datos a travs de las hojas de verificacin son las siguientes:

1. Para describir resultados de una distribucin de procesos

2. Para registrar defectos

3. Para la localizacin de defectos.

Hoja de verificacin para registro de defectos.-

Es til cuando es necesario registrar el tipo de problemas y la frecuencia con que se presentan. Tiene la ventaja de la oportunidad, ya que al final de la jornada, de la semana o el mes se puede apreciar inmediatamente qu tipos de problemas se presentaron con mayor frecuencia.

HOJA DE VERIFICACIN PARA LA LOCALIZACIN DE DEFECTOS.-

Se disea de tal forma que permita identificar o localizar la zona del producto donde ocurren los defectos.

En ocasiones esta H.V consiste en un dibujo o grfica del producto en el cual se va registrando en la zona en que ocurre.

RECOMENDACIONES PARA EL USO DE UNA HOJA DE VERIFICACIN

Determinar qu situacin es necesario evaluar, sus objetivos y el propsito que se persigue. A partir de lo anterior, definir qu tipo de datos se requieren.

Establecer el periodo durante el cual se obtendrn los datos

Disear el formato apropiado.

DIAGRAMA DE FLUJO

Una grfica que contribuye a describir la secuencia de un proceso desde el inicio hasta el final es el diagrama de flujo o diagrama de ruta.

La generalidad de los diagramas de flujo se construye con pocos smbolos bsicos.

Su utilidad.-

Cuando se requiere identificar la trayectoria actual o ideal que sigue un producto o servicio, con el fin de identificar desviaciones.

Para conocer y compenetrarse con los procesos, ya que su elaboracin implica un anlisis cuidadoso de flujos y los subprocesos y fases de procesos en global.

SIMBOLO.- SEAL O FUNCION

ALGUNAS CONTRIBUCIONES UTILES AL USAR EL DIAGRAMA DE FLUJO.-

Visualizar globalmente el proceso

Planear y coordinar responsabilidades por rea.

Identificar etapas clave y potencialmente problemticas en el proceso.

DIAGRAMA DE ISHIKAWA.- Qu es?.....

Su utilidad.-

Cuando se necesita explorar y mostrar todas las causas posibles de un problema o una condicin especfica.

Para ilustrar claramente las diferentes causas que afectan un proceso, identificndolas y relacionndolas unas con otras.

ANALISIS CAUSA-EFECTO

Tambin conocido como ESPINA DE PESCADO.

Creado por el Dr. Kauro Ishikawa.

Tambin tiene sus orgenes en la filosofa budista que dice:

TODO EFECTO TUVO SU CAUSA, ASI COMO TODA CAUSA TENDR SU EFECTO

Construccin del diagrama.-

1er. Paso

Decidir la caracterstica de calidad (oscilacin durante la rotacin de la maquina) que se desea mejorar y controlar. En ste caso, se ha determinado que la mayora de los efectos que presentan las piezas producidas en nuestra fbrica se deben a una rotacin oscilante. Para eliminarlas, es preciso hallar sus causas.

2do. Paso

Escribir la caracterstica de calidad de la derecha. Trazar una flecha gruesa de izquierda a derecha.

OSCILACION

3er. Paso.-

Indicar los factores ms importantes que pueden causar la oscilacin trazando flechas secundarias en direccin a la principal. Se recomienda reunir los posibles factores causales de dispersin ms generales en grupos como materias primas (materiales), equipo (mquinas o herramientas), mtodo de trabajo (operarios) y mtodo de medicin (inspeccin). Cada grupo formar una rama.

4to. Paso

Incorporar en cada una de estas ramas los factores detallados que se pueden considerar causas. Estas formarn las ramificaciones menores. En cada una de ellas aadir factores an ms detallados, trazando ramas cada vez ms pequeas. Si se tienen presentes los siguientes elementos, ser imposible no dar con la causa del problema.

5to. Paso

Por ltimo, es preciso verificar que todos los factores que pueden causar dispersin estn incluidos en el diagrama. Si lo estn, y si han quedado adecuadamente ilustradas las relaciones entre causas y efectos, el diagrama est completo.

COMO UTILIZAR UN DIGRAMA DE CAUSA Y EFECTO.-

1. Construir un diagrama de causa y efecto es de por s educativo,

2. Un diagrama de causa y efecto sirve para guiar la discusin.

3. Buscar diligentemente las causas y consignar los resultados en el diagrama.

4. Un diagrama de causa y efecto sirve para reunir datos.

5. Un diagrama de causa y efecto pone de manifiesto el nivel de tecnologa

6. Un diagrama de causa y efecto puede utilizarse para resolver cualquier problema.

HISTOGRAMA.-

Permite que de un vistazo se pueda tener una idea objetiva sobre la calidad de un producto, el desempeo de un proceso o el impacto de una accin de mejora.

Interpretacin.-

Cules son las mediciones ms comunes?

Hay un comportamiento simtrico?. Cuando en un histograma, hay un sesgo significativo puede ser que haya algn problema, como calentamiento de equipos o instrumentos de medicin descalibrados.

Cmo es la dispersin?

Interpretacin.-

Est centrado el proceso? . Observar la posicin del cuerpo del histograma respecto a la calidad ptima y a las especificaciones.

Hay datos aislados o raros?

DIAGRAMA DE DISPERSIN.-

Correlograma.-

Sirve para analizar la relacin entre dos variables (caractersticas de calidad, variables del proceso, etc)

Construccin de un Correlograma.-

1. Obtencin de datos

2. Elegir ejes (causa efecto, caractersticas de calidad)

3. Construir escalas

4. Graficar los datos

5. Documentar el diagrama

INTERPRETACIN.-

1. Correlacin Positiva

2. Correlacin negativa

3. Sin correlacin

4. Relaciones especiales

Relacin causa- efecto?

Si dos variables estn relacionadas no necesariamente implica que una es causa de la otra.

Cuantificacin de la magnitud de la correlacin

Coeficiente de correlacin ( r)

ERROR TPICO EN EL USO DEL CORRELOGRAMA.-

Muchos usuarios cometen el error de declarar que el factor X es causante del problema Y, apoyndose en que X y Y estn correlacionadas de manera significativa.

DIAGRAMA DE DISPERSIN

Edad de las mujeres vs Edad de los hombres

EDAD DE LOS HOMBRES

50

40

30

20

10

EDAD DE LAS MUJERES

50

40

30

20

10