Herramientas Colaborativas Gestion Proyectosv Donostia 20081121

Ramon Costa i Pujol

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Herramientas colaborativas para la gestión de proyectos

Auditorio del Parque Tecnológico Miramón

Martes, 21 de noviembre de 2008

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Ramon Costa i Pujol

Diplomado en Dirección General por EADA e

Ingeniero en Informática y Master en Pedagogía

por la UPC.

Business Productivity Advisor del Centro de

Innovación en Productividad de Microsoft.

Con amplia experiencia en la “Dirección de

Proyectos y Equipos de Trabajo” en compañías

de Consultoría de Tecnologías de la Información

e Ingeniería del Software.

Profesor asociado de Dirección de Proyectos de

la UPC y las Escuelas Gimbernat (adscritas a la

UAB) y colaborador docente de la UOC y EADA.

Miembro del Project Management Institute y de

la Junior Chamber International.

Presentación

Blog Personal: http://ramoncosta.blogspot.com

Blog Corporativo: http://innovacionyproductividad.spaces.live.com

http://ramoncosta.blogspot.com/

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http://innovacionyproductividad.spaces.live.com/

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Nuevas maneras de trabajar

“En el 2010 el trabajador asalariado medio participará activamente en al menos

cinco equipos diferentes a la vez”

(Gartner Group)

“Se estima que en 2011 el uso de IM en las empresas llegará a cerca de

400 millones de cuentas”

(NetWorld)

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- Los Proyectos en las Empresas

- SSII para la Gestión de Proyectos

- Herramientas Colaborativas

- Tecnologías de Comunicación

- Aplicaciones Web 2.0

- Referencias y recursos

Agenda

Demos

Demos

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Todas las actividades llevadas a cabo en una

organización se clasifican en proyectos u operaciones.

Proyectos y Operaciones

Actividades

Operaciones

-Administración y Soporte de los Sistemas de Información

-Call Center

-Administración de los Recursos Humanos

-Administración de las Finanzas

-Producción en cadena

-...

Proyectos

-Implementación de un nuevo Sistema de Información

-Definición y Ejecución de un Plan de Comunicación o Márketing.

-Puesta en marcha de una nueva Política de RRHH

-Plan Anual de Formación

-Diseño de un nuevo Producto o Servicio

-Implementación de un nuevo Proceso Organizativo

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Actividades

Hitos

Entregables

Responsables

Un proyecto se organiza en Fases con sus actividades,

hitos y entregables a generar y sus responsables.

Ciclo de Vida de un Proyecto

Fase 2 Fase 3 ....... Fase NFase 1

Producto

o

Servicio

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La gestión de proyectos tiene como objetivo

asegurar la correcta ejecución del ciclo de vida.

La gestión de proyectos


Dirección de Proyectos

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Ámbitos de Gestión

Dirgir un proyecto implica planificar y gestionar

ocho diferentes ámbitos/aspectos y su integración.

Integración

Equipo

Calidad

Costes

Tiempo

Alcance

Terceros

Comunicación

Riesgos

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La dirección de un proyecto tiene 5 ‘momentos’

desde su inicio hasta el cierre.

Momentos Dirección Proyectos


Planificación

Control y Seguimiento

Ejecución

Cierre

Iniciación

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Agenda

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Calidad

Costes

Alcance

Integración

Comunicación

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Terceros

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Sistemas de Información

Los SSII proveen al DP de herramientas y funcionalidades

para apoyar la gestión de todos los aspectos.

Equipo

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Herramientas y Aplicaciones

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Los SSII de apoyo a la gestión de proyectos

van más allá de las ‘herramientas tradicionales’.

Sistemas de Información

Aplicaciones

de definición,

planificación,

monitorización

y seguimiento

de proyectos

Herramientas

colaborativas

Tecnologías de

comunicación

Aplicaciones

Web 2.0

Portales, intranets, …

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Los SSII de apoyo a la gestión de proyectos

van más allá de las ‘herramientas tradicionales’.

Herramientas colaborativas

Herramientas

colaborativas

Tecnologías de

comunicación

Aplicaciones

Web 2.0

- Synchronous conferencing, e-mail,

faxing, voice mail, Web publishing ,

revision control

- Electronic calendars, workflow systems,

knowledge management systems,

extranet systems, social software

systems, blogs, wikis, RSS, online

spreadsheets

- Internet forums, Online chat, Instant

Messaging, Telephony, Data

conferencing, Videoconferencing,

Application sharing

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Colaboración y comunicación

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Agenda

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Demostración práctica

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-Basado en phpCollab

-PROCEMM es una herramienta

colaborativa de apoyo a la gestión

de proyectos

-Desarrollada por Plastia (ASCAMM)

para apoyar los proyectos del Centro

Tecnológico.

-Utilizado en diferentes organizaciones

y centros tecnológicos a nivel español

y europeo.

-En continua evolución (v1, v2, v3,...)

Ejemplo: PROCEMM

PROCEMM es una aplicación de apoyo a la gestión de

proyectos desde una vertiente de colaboración.

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Demostración práctica

Groove 2007Shared View

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Ejemplo: MSFT Groove 2007

Herramienta

Colaborativa

online - offline

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Ej. Microsoft Shared View

Pizarra compartida

Acceso remoto

a aplicaciones

y escritorio

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Ej. Microsoft Shared View

Pizarra compartida

Acceso remoto

a aplicaciones

y escritorio

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Otras aplicaciones

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Agenda

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Proyecto

Equipo de

Trabajo

Cliente

Sponsor

Usuarios....

....

Proveedores

...

Organización

Jefe de

Proyecto

Proyectos y Stakeholders

En todo proyecto nos encontraremos con un gran número

de stakeholders con quien comunicarnos.

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Canales de comunicación = n(n-1)/2, donde n es el número de personas

Dos personas, un canal

Tres personas, tres canales

Cuatro personas, seis canales

Seis personas, quince canales

Formalizar la comunicación en el proyecto

Comunicaciones en proyectos

Cuantos más participantes (stakeholders) tenga el

proyecto, más compleja será la comunicación en él.

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•Organización del proyecto y relaciones de

responsabilidad de los stakeholders.

•Disciplinas, departamentos y

especialidades involucrados con el

proyecto.

•Logística de cómo los individuos se verán

involucrados con el proyecto y en qué

lugares.

•Necesidades de información externa

•Depende el éxito del proyecto de contar

con información frecuentemente

actualizada o basta con los reportes

escritos emitidos en forma regular?

•¿Son adecuados los sistemas ya

instalados o las necesidades del proyecto

demandan que se les cambie?

•¿son compatibles los sistemas de

comunicación propuestos con la

experiencia y conocimiento de los

participantes del proyecto?

Tecnología de las comunicacionesRequerimientos de comunicaciones

Aspectos a

tener en

cuenta

Planificación comunicaciones (2)

La planificación de las comunicaciones tiene en cuenta

tanto los requerimientos como la tecnología.

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Otros recursos disponibles

Comunicaciones Unificadas

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Ej. Comunicaciones Unificadas

Mensajería instantánea

Audiconferencia

Videoconferencia

Mensajería corporativa

Telefonía fija

Telefonía móvil

Presencia

...

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Agenda

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Web 2.0 y Gestión Proyectos

Web 2.0 es colaboración.

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Aplicación práctica Web 2.0

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... y en los próximos años...

http://ramoncosta.blogspot.com/2008/09/las-tecnologas-y-la-colaboracin-en.html

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• La gestión de proyectos se lleva a cabo en cualquier departamento y área de las organizaciones.

• Los sistemas de información deben dar soporte a la gestión de los diferentes ámbitos de un proyecto.

• Los SSII de apoyo a la gestión de proyectos van más allá de las ‘herramientas tradicionales’, incorporando herramientas colaborativas, tecnologías de comunicación y aplicaciones Web 2.0.

• Los entornos colaborativos son la base del trabajo en equipos virtuales.

• En todo proyecto nos encontraremos con un gran número de stakeholders con quien comunicarnos.

• La planificación de las comunicaciones tiene en cuenta tanto los requerimientos como la tecnología.

Conclusiones

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• Blogs, Wikis, Webcasts: Utilization of State-of-the-Art Communication Instruments for Project Management. SimoneHapp, Anet Wünsche, Dirk Röhrborn, Falk Henkel

• http://ramoncosta.blospot.com

• http://innovacionyproductividad.spaces.live.com

• http://blogs.technet.com/groove/

• http://blogs.msdn.com/project/

• http://sharepoint.microsoft.com/sharepoint/default.aspx

• http://groups.google.com

• http://www.php-collab.com

• http://www.basecamphq.com/

• http://www.pmi.org

Referencias y recursos

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Herramientas colaborativas para la gestión de proyectos

Eskerrik Asko, Moltes gràcies

Muchas gracias por la atención

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