Herramientas de Éxito en la Gestión Industrial Focalizadas en Reducir Costos

Junio 2009

Savia Consultora

Cronograma de ActividadesCronograma de Actividades

10 Junio 2009 Herramientas de Éxito para la Gestión Industrial 2

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IntroducciónIntroducción


Nació en 1982

Empresa de Software y Servicios Informáticos

Focalizada en la Gestión de Empresas Industriales

Especializada en:

Desarrollo de sistemas para empresas manufactureras

Gold Certified Partner de Microsoft

Savia Consultora

Desde 1992 brinda servicios de consultoría dirigidos

a la actividad productiva y de servicio

Focalizada en la Gestión Empresarial

Especializada en:

Gestión y Administración Estratégica

Gestión de la Calidad

Gestión Industrial

Gestión y Administración de Costos

Gestión y Desarrollo del Capital Humano

Integrada por Profesionales Independientes de

probada trayectoria y

Consultoras especializadas

IntroducciónIntroducción


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Foco del SeminarioFoco del Seminario


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¿Qué bloquea a la organización a trabajar en forma sincronizada?

¿Cómo resolver el conflicto crónico:

estar presionado para lograr objetivos de corto plazo - lo urgente

y planificar el futuro - lo necesario

¿Cómo balancear los riesgos de cambio con las oportunidades que se crean?

¿Es posible usar el cambio para crear una ventaja competitiva?

¿Es posible hacerlo rápido, sin riesgo y a bajo costo y simultáneamente crear y desarrollar

un plan estratégico que nos permita garantizar en el futuro las oportunidades que nos

proponemos?

En síntesis:

¿Qué cambiar?

¿Hacia qué cambiar?

¿Cómo implementar el cambio?

Preguntas diariasPreguntas diarias


• Identificar la causa raíz

• Construir una solución completa

• Plan de Acción; monitoreo & control

Diseño de ProcesosDiseño de Procesos

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Gestión IndustrialGestión Industrial


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ProcesosProcesos


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POLÍTICASPOLÍTICAS

Procesos IndustrialesProcesos Industriales


ProducciónProducciónLogísticaLogística

AlmacénAlmacén

DespachoDespachoPlto

OperativoPlto

Operativo

Mnto de Planta

Mnto de Planta ComprasCompras

Control Calidad

Aseguramiento de la Calidad

Administración & Finanzas

Administración & Finanzas

Desarrollo de Producto

Desarrollo de Producto

Comercial

Proveedor

Terceros

Clientes

Los procesos No son Lineales

Son un conjunto de Actividades;

que pueden ser simultáneas, que

involucran más de un área y

presentan fluctuaciones

Proceso es cuando deja de ser solo

Letra Escrita

Un proceso que no se mide no esta

bajo control

Existen Restricciones

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Restricciones

Aquello que nos impide hoy, sistemáticamente, lograr más beneficios

Visibles o fácilmente reconocibles

Recursos: físicos y humanos

Defectos, errores, desperdicios

Incertidumbre externa: proveedores, demanda, disponibilidad de insumos

“ Lo esencial es invisible a los ojos”, del Principito

Políticas

Paradigmas

Los procedimientos derivados de estos dos conceptos

Los compartimentos y conocimientos estancos; en los que normalmente se sostienen

Relaciones interpersonales

La EFICACIA & EFICIENCIA de las Partes NO HACE A LA DEL CONJUNTO

Procesos IndustrialesProcesos Industriales


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La Teoría de las Restricciones hace foco en

La velocidad de generar dinero

Los Inventarios

Los Gastos de Operación

Visibles

Ocultos

Indicadores de Gestión

Utilidad = Truput [Utilidad Prima] – Gastos de Operación

Rentabilidad = Utilidad / Inversión

Diseño de Proceso - FocosDiseño de Proceso - Focos


Ingreso – Costo Directo

Lo que puedo vender

Lo que gasto y no está en los Inventarios

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Restricciones Físicas

En el marco de la Mejora Continua; la Teoría de las Restricciones señala 5 pasos para minimizar su impacto e incrementar el beneficio

Identificar la restricción

Decidir como explotarla

Subordinar todo lo demás a esa decisión

Mejorar la restricción

Si en algún paso anterior se rompe la restricción volver al primer paso

Restricciones Políticas | Paradigmas

Lo que la experiencia nos muestra:

Política, Estrategia y Objetivos no siempre están claros, difundidos y comprendidos

Los indicadores no siempres están alineados con la Meta

La mayoría de las personas son expertas conocedoras de sus problemas locales

Saben como solucionarlos; pero esas soluciones normalmente entran en conflicto con otras áreas

Los conflictos devienen en la parálisis; en mantener el status quo.

En naturalizar los problemas: LA EMPRESA ES ASÍ



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Lineamientos para actuar Los procesos son una CADENA, y no ESLABONES INDEPENDIENTES, en la que el

eslabón más débil [Restricción] condiciona al conjunto.

Cadena conjunto de actividades que se realizan para poner el producto en el Cliente

Análisis de la Cadena de Valor

Modelo Drum [Restricción] – Buffer – Rope; es una alternativa que contempla inventarios

intermedios para compensar el menor ritmo de producción de un recurso frente al conjunto.

Esta opción morigera el incremento del Inventario de Productos Terminados

Esto implica la disponibilidad de recursos post buffer y menor valor aplicado

Comunicación eficaz & eficiente [Rope]

Trabajo en equipo – mucho se dice, poco se hace

Sistemas on line

Sistemas de alerta

Plan y Programa de producción, con fijación de prioridades, a todas las áreas



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Qué monitorear

Parámetros de Gestión

Indicador de Utilidad

Indicador de Rentabilidad

Parámetros de Operación [Operativa y no Operativa]

Foco en los puntos de Restricción

Desarrollar Tablero de Control Operativo asociado a la Meta

Inventarios o buffer en la Cadena

Su incremento impacta negativamente no solo en los resultados:

Ocupa lugar

Es un activo que no puede ser procesado en otro producto

Compromete el Flujo de Caja y por ende la capacidad de compra



Método DMAMCMétodo DMAMC

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1. Enfoque en el Cliente2. Dirección basada en

datos y hechos3. Los procesos están

donde está la acción4. Dirección proactiva5. Colaboración sin

barreras6. Busque la perfección

1. Enfoque en el Cliente2. Dirección basada en

datos y hechos3. Los procesos están

donde está la acción4. Dirección proactiva5. Colaboración sin

barreras6. Busque la perfección

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Identificar el Proceso Atender Requerimientos del Cliente: Externo | Interno Tener presente políticas y objetivos de la Dirección

Entradas Cadena de Valor Restricciones detectadas o percibidas

Salidas Cuadro de Proyecto Requisitos acordados con el Cliente Mapa de Proceso Plan de Trabajo: Tareas & Responsables

Verificar la Mejora: Análisis Técnico | EconómicoEstandarizar en caso afirmativoReplantear en caso NEGATIVO – Análisis de Causas Resultado

Validar la Mejora con todas lasa partes involucradas Resultado

Documentar Comunicar el cambio a todas las partes

De la PERCEPCIÓN a la OBJETIVIDAD Del Análisis Anárquico a la Sistematización De la NEGACIÓN DE LO OBVIO a VER EN LO OBVIO LA MEJORA Incorporar y HACER PARTICIPAR a los INVOLUCRADOS DIRECTOS

Método de Trabajo Plantear preguntas sobre el Diagrama de Proceso. Por qué? Revisar datos existentes Validar el sistema de medida Responder objetivamente las preguntas planteadas Cuantificar la situación de partida

Resultado Identificar claramente las Restricciones y el punto de Partida

Validar el Proyecto de Mejora Planteado Generar Hipótesis de Mejora Verificar si las Hipótesis superan las Restricciones Reenfocar y concentrar el Proyecto en caso negativo Herramientas

Diagrama de Proceso | AMFE – Análisis del Modo de Falla y sus Efectos Resultado

Proyecto de Mejora Identificar Líder de Proyecto |Conformar Grupo de Trabajo Establecer el Cronograma de Monitoreo de Avance

Implementar el Proyecto de Mejora validado Generar Lista de Mejoras Definir Plan de Acción c| Análisis de Retorno Seleccionar Mejoras conforme Matriz Esfuerzo - Impacto Evaluar RIESGOS PRUEBA PILOTO

Revisión del AMFE Establecer Acciones de contención

Resultado Implementar las acciones

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Herramienta con enfoque integral sobre el proceso:

Contempla el total de actividades que se realizan

Tiene por fundamento “ romper compartimentos” e integrar saberes

Sistematizar el análisis, captura y procesamiento de datos así como los

resultados en un Plan de Acción para la Mejora

Se aplica a Restricciones u Oportunidades de Mejora detectadas en:

Puntos críticos de la Cadena de Valor

Mejora Incremental de Procesos

Diseño o Rediseño de Procesos

Análisis de fallas potenciales – validación del Diseño del Proceso

Gestión por Procesos

Cambio de Cultura



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En que se fundamentaEn que se fundamenta


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Qué busca Qué busca


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Oportunidades de MejoraOportunidades de Mejora


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Qué hacer para lograr la META Qué hacer para lograr la META


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En el Diseño de ProcesoEn el Diseño de Proceso


Pro

du

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Ad

min

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Fin

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zas

Otr

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Com

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Diagnostico

Por Área

Por Proceso

Estrategia

Indicadores Estratégicos

Acción de Mejora

Acción de Mejora

Plan Implementación

Identifica Acciones

Criticidad

Plazo

M&C

Pro

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Proceso Clave

Proceso Clave Diagnostico

Por Área

Por Proceso

Indicadores Estratégicos

Acción de Mejora

Proveedores

Acción de Mejora

Plan de Acción

Identifica por Recomendación

Criticidad

Plazo

Estrategia

Proceso Clave

Estrategia

Cliente

Objetivos Estratégicos

Objetivos Operativos

Debemos tener presente que:Comprende a toda la organizaciónEs necesario contar con un método de análisis sistemático, sustentado en método de análisis sistemático, sustentado en

información confiableinformación confiableQue permita detectar Oportunidades de Mejora detectar Oportunidades de Mejora que acoten o eliminen las

RESTRICCIONES tangibles e intangiblesRESTRICCIONES tangibles e intangibles

Un Método sin Sistema que facilite la capture de datos

o un Sistema sin Método para determinar su captura y el “proceso” que facilita

la implementación de la Mejora

NO CONSTITUYEN una SOLUCIÓNNO CONSTITUYEN una SOLUCIÓN

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¿Estas “penas” le resultan conocidas?

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La reducción de las “penas” mediante un ERP como Herramienta de Éxito

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Qué es un sistema ERP?Qué es un sistema ERP?

Es un conjunto de aplicaciones integrales e integradas, desarrolladas por un proveedor de software que incorpora las “mejores prácticas de negocios”.

Un sistema ERP es un desarrollo genérico, aplicable a diferentes tipos de empresas mediante una serie limitada de adaptaciones, llamadas Parametrizaciones.

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Estructura de Sifab Business SuiteEstructura de Sifab Business Suite

Control de Inversiones

Hiperconsole - Modulo Básico

Cuentasa Pagar

Control de Producción

Programación

Costo Real y Estándar

Cuentas a Cobrar

Tesorería

Estructura de Productos

Gestión de Stock

Control de Calidad

E- Procurement

Gestión de Compras

Gestión de Ventas

Contabilidad

C R M

Facturación

Importaciones ExportacionesCOMERCIO EXTERIOR

SBS – Inteligencia de Negocios (BI)

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Características Funcionales Características Funcionales de un ERP Avanzadode un ERP Avanzado

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Características FuncionalesCaracterísticas Funcionales

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Sistema Inteligente: Avisos y Alertas

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Inteligencia de Negocios (BI)

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Inteligencia de Negocios (BI)

El análisis de la información permite prever estadísticamente las posibles restricciones presentes y futuras.

Este conjunto de herramientas y metodologías tienen en común las siguientes características:

El análisis de la información permite prever estadísticamente las posibles restricciones presentes y futuras.

Este conjunto de herramientas y metodologías tienen en común las siguientes características:

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Estructura de ProductosEstructura de Productos

Mantenimiento de:Mantenimiento de: Nomenclador de Materiales, Nomenclador de Materiales, Centros de Costos, Centros de Costos, Listas de Ingeniería, Fórmulas o Recetas y Hojas de Ruta. Listas de Ingeniería, Fórmulas o Recetas y Hojas de Ruta.

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Estructura de ProductosEstructura de Productos

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Programación de ProducciónProgramación de Producción

Realiza la Programación a partir del Plan Realiza la Programación a partir del Plan Maestro de Producción, teniendo en cuenta Maestro de Producción, teniendo en cuenta los Recursos disponibles; obtiene los los Recursos disponibles; obtiene los requerimientos de Fabricación y Compras, y requerimientos de Fabricación y Compras, y la verificación de Capacidad de los recursos la verificación de Capacidad de los recursos a utilizara utilizar

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ERP AVANZADO:ERP AVANZADO:Múltiples Tipos de Producción: Un solo MRPMúltiples Tipos de Producción: Un solo MRP

DISCRETA

CONTINUA

COMBINADA

Orden de Trabajo

En serie

Productos especiales por única vez

Orden de Trabajo

Por proceso

Seriada y proceso

Compresores/ Muebles/maquinarias

Productos con diseño especial, puentes, gruas, proyectos integrales, destilerias

Aceiteras/ destilerías/Chocolateras

Químicas/

Productos químicos o alimenticiosCon producción por proceso y envasado

TIPO DE PRODUCCIÓN PROGRAMACIÓN POR: EJEMPLOS:

Fecha o Periodo

Orden de Trabajo

Sobre Pedido

Fecha o Periodo

Orden de Trabajo

Alimenticia / Cosmética

Metalúrgicas/Textiles/ Indumentaria

Electrodomés/Electrónica/equipos

Fecha o Periodo

Orden de Trabajo

Mixta por Fecha y Orden de Trabajo

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Dto. Programación

Ingreso y actualización de

datos

GeneraciónPlan Maestro de

ProducciónPlan M.P:

MRP p/Simulación

Análisis de las restricciones

Es factible

PMP definitivo

Nueva tentativa

Programas AnterioresPedidos y Pronósticos Políticas de Stock

Ingreso del plan de ventas

Plan de ventas

si

no

no

FIN

si

Dto. VENTAS

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PROGRAMA MAESTRO de PRODUCCION

PROGRAMA MAESTRO de PRODUCCION

ORDENES DE FABRICACIÓN Control por operación

ORDENES DE FABRICACIÓN Control por operación

PROGRAMACION MRP

PROGRAMACION MRP

CONTROL DE PRODUCCIÓNVales de Fabricación--Consumo de

Materiales Horas Utilizadas

CONTROL DE PRODUCCIÓNVales de Fabricación--Consumo de

Materiales Horas Utilizadas

COMPRASRequisiciones

Ordenes de CompraPedidos de Entrega

COMPRASRequisiciones

Ordenes de CompraPedidos de Entrega

ESTRUCTURAS PRODUCTOSESTRUCTURAS PRODUCTOSRECURSOS MATERIA PRIMA

Stock, O/Compra y Requisiciones Pendientes

RECURSOS MATERIA PRIMAStock, O/Compra y Requisiciones

Pendientes

TERCEROSRequisiciones

Ordenes de Compra

TERCEROSRequisiciones

Ordenes de Compra

RECURSOS FABRICACIÓNSemielaborados, M/ Obra, Maquinas, O/

Fabricación Pendientes

RECURSOS FABRICACIÓNSemielaborados, M/ Obra, Maquinas, O/

Fabricación Pendientes

EFICIENCIAMateriales -Máquinas

M/Obra

EFICIENCIAMateriales -Máquinas

M/Obra

FABRICACIÓNPedido Fabricación

Verificación C. de Mag

FABRICACIÓNPedido Fabricación

Verificación C. de Mag

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Control de ProducciónControl de Producción

Informes de producción y uso de recursos Stock en Fabrica por c/costos de materiales de compra y de

F/interna Stock en Terceros de Productos Terminados, Semielaborados y

Materiales de Compra. Informe de Fabricación con control por Lote Control de Calidad Avance de la programación por Fecha y Orden de Fabricación,

Alertas por atrasos. Visualización de Avance de O/F por Producto o Proyecto Visualización de O/F en ejecución por C/Costo/Recurso

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Control de ProducciónControl de Producción

Captura de datos on Line. Seguimiento por O/Fabricación y por Operación.

Manejo del Ciclo de Recuperación de Materiales. Informe del consumo de materiales en forma

automática a Estándar o Manual por consumo real, parametrizado por material.

Calculo de la Eficiencia de Recursos por Período y Orden de Trabajo.

Control de la Trazabilidad.

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Sistema de CostosSistema de Costos

Cálculo del Costo EstándarCálculo del Costo Estándar de productos y Semielaborados, para todas las versiones alternativas, con varios tipos de precios .

Calcula el Costo como suma del Costo de Materiales, M/Obra, Gastos Fijos y Variables, partiendo de la lista de Materiales, Hoja de ruta, Precio de los Materiales, Presupuesto de Gastos y Presupuesto de Producción.

Cálculo de Desviaciones comparando los datos Reales de Producción con los valores presupuestados

Cálculo del Costo RealCosto Real tomando del sistema los datos de reales de producción, insumos y gastos reales incurridos.

Distribución automática de Gastos entre Centros de Costos según múltiples bases de Distribución y calculo de la cuota de Gastos por C/Costos.

Realización de simulaciones que puedan interesar para la toma de decisiones (que pasa si).

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Gestión de ComprasGestión de Compras

Realiza el ciclo completo de Compras con emisión automática o manual de: requisiciones y pedidos de entrega, cotizaciones, comparativa de precios y O/Compras

Maneja Ordenes de Compras Cerradas y Abiertas (también llamadas Contrato Marco o Contrato de Abastecimiento)

Maneja Indistintamente Materiales Codificados, no Codificados y Servicios

Realiza Calificación Automática de Proveedores

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e-Procuremente-Procurement

Funciones:Funciones:

Realización de Subastas Públicas El sistema envía Automáticamente Pedidos de

Cotización, ingreso de cotizaciones y O/compra. El Proveedor ingresa la Información on line y consulta

la información relacionada on line El sistema envía Avisos Automáticos al Proveedor por

incumplimiento, rechazos etc. Activaciones al Proveedor

Facilita el proceso de compras utilizando a Internet como medio de Facilita el proceso de compras utilizando a Internet como medio de publicación y comunicación con los Proveedores publicación y comunicación con los Proveedores

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Comercio Exterior: Comercio Exterior: ImportacionesImportaciones

Gestión de Embarques Gestión Financiera Costos de Importación por Embarque o

Material Simulación de Costos. Seguimiento del embarque con indicación

de situación actualizada y estimación de fecha de disponibilidad.

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Comercio Exterior: Comercio Exterior: ExportacionesExportaciones

Administración de cotizaciones y contratos Workflow del proceso de exportación con administración

de estados y alarmas de las fechas relevantes Seguimiento del embarque con indicación de situación

actualizada, y estimación de fecha de entrega Integración del precio de exportación (FOB-CIF-EXW, etc) Registración de la gestión financiera: carta de crédito,

transferencia bancaria, cobranza documentaria

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Gestión de StockGestión de Stock

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Gestión de StockGestión de Stock

Gestión Automática de materiales no productivos.

Control permanente de Valor de Inventarios. Múltiples Consultas de Existencia, con

visualización de movimientos en tiempo real y visualización de O/Compra o O/Fabricación pendientes.

Control de Existencias por O/Fabricación, reserva de materiales y control por operación

Envío de alertas por materiales críticos. Control de la Trazabilidad de Materiales y Lotes

en todo el proceso desde la recepción de Materiales hasta el Producto Terminado

Captura de datos on Line

Toma de inventario

Dificultades especiales de producción:

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TrazabilidadTrazabilidad

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TrazabilidadTrazabilidad

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Producción altamente variableProducción altamente variable

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Como detectar Restricciones mediante la Como detectar Restricciones mediante la Simulación de ProcesosSimulación de Procesos

La Simulación permite evaluar el efecto de cambiar variables sobre el resultado final de cualquier proceso.

Se debe poder realizar todas las veces que sea necesario sin afectar la base de datos real,

Simulaciones mas importantes: Costos con fórmulas y rutas alternativas, Programación de la producción, Matriz de costos de Imp/Exportación Fabricar, Comprar, Importar o Fabricar en terceros.

Permite tomar las mejores decisiones al considerar todas la variables.

Permite detectar Restricciones futuras.

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Control de producción en Terceros.Control de producción en Terceros.

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Que debemos esperar de un Sistema Que debemos esperar de un Sistema de Producción?de Producción?

El sistema debe adaptarse a su Empresa Fácil implementación, o sea Bajo costo de

Implementación. Costo razonable: buen Retorno de la Inversión!. Que sea total y fácilmente escalable Que no obligue a llevar información que no

necesaria Que envíe Alertas para prevenir Situaciones Criticas,

con la información para tomar las mejores decisiones.

Que permita Planificar para disponer de todo lo que necesita en tiempo y cantidad.

Disminuir drásticamente las Emergencias y el Esfuerzo.

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Que debemos esperar de un Sistema Que debemos esperar de un Sistema de Producción?de Producción?

Reducir el costo del stock tendiendo al concepto de “Just in Time” Tener información para una rápida respuesta ante Cambios de Ventas. Información para evaluar el impacto producido por defectos de producción

(control de la trazabilidad) Cumplir con las entregas a los clientes Conocer el Costo Estándar y Real de los productos Conocer la Eficiencia con que se trabaja en producción Evaluar las causas de deficiencia para solucionar los problemas de fondo

En definitiva:

Aumentar la Productividad Bajar los Costos,

Trabajar con menor Esfuerzo.

En definitiva:

Aumentar la Productividad Bajar los Costos,

Trabajar con menor Esfuerzo.

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Muchas gracias [email protected]

www.hipernet-sa.com.ar

011-4331-8888

[email protected]

www.saviaconsultora.com.ar

011-4553-4379


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