Herramientas informáticas de apoyo a los procesos administrativos

Las herramientas informáticas de mayor uso en las oficinas son:

El procesador de textos. Es una aplicación destinada a la creación o modificación de documentos escritos por medio de la computadora. Los procesadores de textos brindan una amplia gama de funcionalidades tipográficas, idiomáticas u organizativas, pueden trabajar con distintos tipos y tamaños de letra, formato de párrafo y efectos artísticos; además de brindar la posibilidad de intercalar o superponer imágenes u otros objetos gráficos dentro del texto. los trabajos realizados en un procesador de textos pueden ser guardados en forma de archivos, usualmente llamados documentos, así como impresos a través de diferentes medios.

La hoja de cálculo. Es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas (la unión

de filas y columnas). Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.

Programa de presentación. Se utilizan para mostrar información, normalmente mediante una serie de diapositivas. Típicamente incluye tres funciones principales: un editor que permite insertar un texto y darle formato, un método para insertar y manipular imágenes y gráficos y un sistema para mostrar el contenido en forma continua

Bases de datos. Es un conjunto de datos perteneciente a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso.

Existen programas denominados sistema gestor de bases de datos, abreviado SGBD, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las aplicaciones mas usuales son para la gestión de empresas privadas e instituciones publicas. También son ampliamente utilizadas en entornos científicos con el objeto de almacenar la información experimental.

Sistema operativo conceptos básicos

El sistema operativo es el programa maestro de control en una computadora su función principal es establecer comunicación entre el Hardware y el Software (programas de aplicación) Las tareas fundamentales del sistema operativo son las siguientes:

> Interfaces de usuario: Permiten comunicarse con el sistema operativo de tal manera que se puedan caragar programas, acceder a archivos y realizar otras tareas. Existen dos tipos básicos de interfaces las que se basan en comandos (UNIX) y las interfaces graficas del

usuario (Windows).

> Administración de recursos: Administra los recursos de hardware y de redes de un sistema informático como el CPU, memoria dispositivos de almacenamiento secundario y periféricos de entrada y salida.

> Administración de archivos: Controla la creación, borrado y acceso de archivos de datos y de programas también mantiene el registro de la ubicación física de los archivos en los discos magnéticos y en otros dispositivos de almacenamiento secundario.

> Administración de tareas: Administra la realización de tareas informáticas de los usuarios finales, controla que áreas tienen acceso al CPU y por cuanto tiempo. Entre sus funciones puede distribuir una parte específica del tiempo del CPU para una tarea en particular, e interrumpir al CPU en cualquier momento para sustituirlo con una tarea de mayor prioridad.

El desarrollo de las ciencias naturales y sociales y su impacto en las creaciones científicas.

Las demandas sociales y el desarrollo científico en los perfeccionamientos técnicos.El perfeccionamiento de la tecnología es una consecuencia del desarrollo científico y la existencia de una necesidad social que exige ser satisfecha.

La ciencia es el conocimiento sistematizado, elaborado mediante observaciones, razonamientos y pruebas metódicamente organizadas. La ciencia utiliza diferentes métodos y técnicas para la adquisición y organización de conocimientos sobre la estructura de un conjunto de hechos objetivos y accesibles a varios observadores, además de estar basada en un criterio de verdad y una corrección permanente. La aplicación de esos métodos y conocimientos conduce a la generación de más conocimiento objetivo en forma de predicciones concretas, cuantitativas y comprobables referidas a hechos observables pasados, presentes y futuros. Con frecuencia esas predicciones pueden formularse mediante razonamientos y estructurarse como reglas o leyes generales, que dan cuenta del comportamiento de un sistema y predicen cómo actuará dicho sistema en determinadas circunstancias.

La sociedad es modelada por las herramientas que utiliza para su conservación diaria. En la época actual, dominada por la microelectrónica y basada en el intercambio de información, prevalece un ritmo de vida vertiginoso y las personas buscan enviar y recibir mensajes provenientes de cualquier parte del mundo en el menor tiempo posible y en cualquier lugar donde se encuentren. esta exigencia social da pie a una generación de tecnologías cada vez mas sofisticadas que incluyen satélites de telecomunicaciones, millones de estaciones receptoras y transmisoras en tierra y dispositivos móviles cada vez mas complejos. Así es como la tecnología perfecciona sus creaciones para hacer frente a las demandas sociales.

La electricidad, la electrónica y su papel en el desarrollo de la informática.

La informática es el conjunto de conocimientos científicos y las técnicas que hacen posible el tratamiento automático de la información por medio de microprocesadores y estos últimos son el cerebro que hace funcionar prácticamente todos los aparatos electrónicos en la actualidad los mas versátiles son las computadoras.

A principios del siglo XIX la electricidad y el magnetismo eran considerados dos fenómenos distintos. En 1800, Alejandro Volta había producido una corriente eléctrica por medios químicos al sumergir placas de zinc y cobre en una solución acida dentro de un recipiente cilíndrico, el antecedente de las actuales pilas.

En 1820 el físico danés Hans Christian Orsted descubrió que la corriente eléctrica (el movimiento de electrones) genera un campo magnético que gira alrededor del cable conductor, siempre a la derecha con relación al flujo eléctrico y levanto una pregunta ¿Cómo interactúan dos campos magnéticos generados de esa forma?

La respuesta la ofreció Michael Faraday en 1831 cuando un campo magnético externo ge erado por un magneto es aplicado a un cable con corriente eléctrica hace que este rote sobre si, y si el cable queda fijo en su lugar, entonces el magneto mismo es el que rota. Con ello, Faraday invento el motor eléctrico y demostró que la electricidad y el magnetismo son dos representaciones del mismo fenómeno el electromagnetismo, con el que sentó las bases de la ingeniería eléctrica. Los experimentos de Faraday demostraban que la corriente eléctrica podía producirse por medios mecánicos.

El siguiente paso en la comprensión del electromagnetismo, fundamento del siguiente empuje tecnológico, lo dio el físico escoses James Clerk Maxwell inspirado en las leyes de Faraday, Maxwell demostró matemáticamente, en 1861, que la velocidad a la que viajan las ondas electromagnéticas esta determinada por las propiedades eléctricas y magnéticas del medio por ele que se desplazan. Maxwell

dividió el mundo material respecto a las ondas electromagnéticas, en tres grandes grupos: conductores (que no ofrecen resistencia al paso del impulso), semiconductores (que ofrecen cierta resistencia) y aislantes ( que prácticamente no permiten el paso) Además en 1873 comprobó que todo fenómeno electromagnético puede ser interpretado en términos de excitación y movimiento del material que lo conduce.

La aplicación de las leyes de Maxwell hizo posible el invento del transistor creado en los laboratorios Bell Telephone, en la década de 1950, dispositivo que amplia, controla y genera

señales eléctricas. En los años sese nta y setenta los ingenieros pudieron integrar diferentes tareas, dinamicas y pasivas, en un solo dispositivo, nació asi el circuito integrado.

Gracias a los avances en la ingeniería, los microscopios electrónicos y las maquinas de precisión milimétrica, fue posible desarrollar en las décadas siguientes el microchip, que no es mas que un conjunto muy grande de circuitos integrados, cada uno con funciones especificas.

A partir de los años setenta, el microchip se unió con el algebra boolena, la rama de la matemática que utiliza solo dos entidades y tres operadores lógicos para realizar cualquier calculo, inventada en 1847 por el matemático ingles George Boole. La entidades son “Verdadero” y “Falso” mientras que los operadores son “Y”, “O” y “NO” Además se adopto como base numérica el sistema binario, que solo utiliza dos números (1 y 0)para representar cualquier cantidad. La razón fue que el microchip solo puede reconocer impulsos de alta y baja intensidad, de modo que los primeros se relacionan con la entidad booleana “verdadero”. el 1 sistema binario y los segundos en “falso”, equivalente a 0. La unión del microchip con el algebra booleana y el sistema binario dio como resultado el microprocesador, un dispositivo capaz de recibir información, procesarla y emitir una respuesta.

Dispositivos externos de almacenamiento de la computadora

Los dos formatos mas comunes son el CD-ROM y el DVD. CD-ROM que significa “Disco Compacto Solo lectura de Memoria”, que permite almacenar hasta 700 megabytes de información. El uso de estas unidades esta muy extendido, ya que también permiten leer, los discos compactos de audio.

Una característica básica de las unidades de CD-ROM La velocidad de lectura que normalmente se expresa como un numero seguido de una “x” (40x; 52x).

Por otra parte las unidades de DVD-ROM pueden leer tanto discos DVD-ROM como CD-ROM. La velocidad de lectura se expresa con otro número seguido de la “x”: 12x, 16x.

Las conexiones de una unidad de DVD-ROM son similares a las de la unidad de CD-ROM. La diferencia mas destacable es que las unidades lectoras de discos DVD-ROM también pueden disponer de una salida de audio digital. Gracias a esta conexión es posible leer películas en formato DVD y escuchar sus canales de audio separados si se dispone de una buena tarjeta de sonido y un juego de altavoces apropiado.

Un dispositivo que se esta popularizando con rapidez es el lector de tarjetas de memoria o “tarjetero flash”, un periférico que lee o escribe en soportes de memoria flash. Actualmente, los instalados en computadoras incluidos en una placa o mediante puerto USB, marcos digitales, lectores de DVD y otros dispositivos suelen leer varios tipos de tarjetas.

Una tarjeta de memoria es un pequeño soporte de almacenamiento que utiliza memoria flash para guardar la información, puede requerir o no baterías (pilas), los últimos modelos no las necesitan. Estas memorias son resistentes a los rasguños externos y al polvo que han afectado a las formas previas de almacenamiento portátil, como los CD y los disquetes.

Las necesidades sociales y su influencia en la organización de empresas.

La estructura organizativa del trabajo en una empresa influye directamente en la percepción de un trabajadora cerca de sus condiciones laborales y en su rendimiento profesional.

Una estructura organizada muy vertical con una larga cadena de mando y tramos de control corto no favorece el trabajo en equipo; por el contrario, las estructuras horizontales facilitan mejor el trabajo en equipo.

Existen seis elementos que se consideran claves en la estructura

organizativa de una empresa:

1. Burocracia2. Especialización de trabajo3. Departamentalización4. Cadena de mando5. Centralización y descentralización6. Formalización

La burocracia se caracteriza por ser una estructura organizativa fundamentada en la estandarización donde se realizan operaciones altamente rutinarias logradas a través de la especialización, reglas y reglamentos muy formalizados, donde las tareas se agrupan en departamentos funcionales, división de responsabilidades, autoridad entrelazada, tramos de control estrechos y toma de decisiones que sigue la cadena de mando, especialización del trabajo, jerarquía y relaciones impersonales. El termino puede referirse a cualquier tipo de organización.

La departamentalización es la agrupación de actividades y personas en departamentos que permite, al menos en teoría, que las organizaciones crezcan en un grado indeterminado. Algunos tipos de departamentalización son:

> Por tiempo> Territorial o geográfica> Por función empresarial o funcional

> Por tipo de clientes> Por procesos o equipos> Por productos

El propósito de la organización es volver eficaz a la misma mediante la cooperación humana, uno de los aspectos de la organización es el establecimiento de departamentos para designar una área o división en particular de una organización sobre la cual un administrador posee autoridad respecto del desempeño de actividades especificas. Los departamentos pueden ser: Producción, Control de calidad, Ventas, Investigación de mercado, por mencionar los más importantes.

Reinterpretación de conocimientos para la resolución de problemas técnicos en el proceso administrativo para el diseño y producción de bienes y servicios.

La contabilidad financiera o contabilidad externa, también llamada simplemente contabilidad, es la técnica mediante la cual se recolectan, se clasifican, se registran, se sumarizan y se informa de las operaciones cuantificables en dinero, realizadas por una entidad económica.

Es la utilización de ciertos principios al registrar, clasificar y sumarizar en términos monetarios datos financieros y económicos, para informar en forma oportuna y fehaciente de las operaciones de la vida de una empresa.

Las características de la contabilidad son:

> Rendición de informes a terceras personas sobre el movimiento financiero de la empresa.

> Cubre la totalidad de las operaciones del negocio en forma sistemática, histórica y cronológica.

> Se implanta necesariamente en la compañía para informar oportunamente de los hechos desarrollados.

> Se utiliza de lenguaje en los negocios. > Se basa en reglas, principios y procedimientos contables para el registro de las operaciones financieras de un negocio.

> Describe las operaciones en el engranaje analítico de la teneduría de la partida doble.La contabilidad es un trabajo administrativo indispensable en cualquier empresa y también significa la realización de una seria de tareas repetitivas y engorrosas que se prestan a cometer múltiples errores humanos.

Este panorama cambio radicalmente cuando los libros de contabilidad fueron sustituidos por la hoja de calculo un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas (la unión de filas y columnas. Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con formulas y funciones, y dibujar distintos tipos de graficas.

Su idea se convirtió en VisiCalc, La primera hoja de calculo, y la “aplicación fundamental” que hizo que la computadora personal se transformara en una herramienta indispensable en los negocios.

Actualmente las hojas de cálculo mas utilizadas son: Excel de Microsoft y Lotus 1 -2-3 integrada en Lotus SmartSuite.

El uso y resignificación de conocimientos para la resolución de problemas y el trabajo por proyectos en los procesos productivos.

El proceso productivo como sistema

Un proceso productivo consiste en transformar insumos (materia prima) en bienes o servicios (mercancía) por medio del uso de recursos físicos, tecnológicos, humanos etc.

El proceso productivo, también denominado proceso industrial, manufactura o producción, es el conjunto de operaciones necesarias para modificar las características de las materias primas. Dichas características pueden ser de naturaleza muy variada tales como la forma, la densidad, la resistencia, el tamaño o la estética

En la inmensa mayoría de los casos, para la obtención de un determinado producto serán necesarias multitud de operaciones individuales de modo que, dependiendo de la escala de observación, puede denominarse proceso tanto al conjunto de operaciones desde la extracción de los recursos naturales necesarios hasta la venta del producto como a las realizadas en un puesto de trabajo con una determinada máquina-herramienta.

Normalmente un proceso industrial necesita de una supervisión. Disponemos de un servidor por donde pasa toda la información del proceso (datos, orden de activación de máquinas...). Dicha información a través de una red, une los distintos elementos o clientes, el servidor además debe estar asociado a una base de datos para poder consultar y/o tratar los diferentes datos de que dispondrá, acción que se conoce como minería de datos.

La resolución de problemas técnicos en prestación de servicios administrativos: identificación del problema; delimitación; problema técnico; soluciones.

Para resolver cualquier problema es necesario realizar un trabajo de investigación que siga una serie de pasos básicos.

> Analizar el problema: ¿Cómo identificar que hay un problema? Por lo general cuando una etapa del servicio no esta dando los resultados esperados. Para analizar el problema debe preguntarse ¿Qué se esta haciendo?, ¿Quién lo hace?, ¿Dónde lo hace?, ¿Cómo lo hace?, ¿En que tiempo lo hace?. La respuesta a estas preguntas dará un panorama general de lo que esta sucediendo y ayudara para la siguiente etapa.

> Delimitación del problema: Consiste en rechazar todas las posibilidades que no se relacionen directamente con el problema que se esta analizando, para concentrarse únicamente en aquellas que probablemente estén provocando el problema.

> Buscar y seleccionar información: es posible que ese mismo problema ya haya sido solucionado en otros tempos y lugares. Por eso se debe buscar información acerca de esas soluciones y que resultados han dado. Es conveniente investigar en libros, revistas, periódicos, y todos los medios de información con que se cuente, incluso internet.

> Análisis de viabilidad: Localizado el problema se propondrá una solución viable, es decir, que se pueda aplicar con los recursos disponibles incluyendo tiempo, costo en dinero, materiales y herramientas, etc.

> Planificación: encontrada una solución viable, el paso siguiente consiste en planificar su implementación. esta se realiza en tres niveles:

Recursos: herramientas, materiales, trabajadores y especialistas necesarios para cumplir el objetivo.

Responsabilidades: indicar lo que va a realizar cada miembro del equipo.

Calendario: previsión del tiempo necesario para realizar el trabajo. Tiene que ser lo mas exacto posible y seguirlo con todo el rigor, de lo contrario el proyecto entero queda en riesgo.

> Desarrollo del prototipo: la solución desarrollada en los pasos anteriores no aplica directamente al ambiente de trabajo, por que puede implicar ciertos riesgos innecesarios. Por lo general se prueba en un ambiente controlado que en ocasiones recibe el nombre de prototipo.