Herramientas Integradas De Excel, Outlook Y Crm

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Seminario: Herramientas integradas de Excel, Outlook y CRM para la atención al cliente

AGENDA

CRMCRM - ¿Qué es? - Objetivo - Problema - Solución - Funcionalidades - Beneficios

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Outlook Outlook - Organizar el Inbox - ¿Con qué? - Código de colores - Usando Carpetas

Outlook Outlook - Organizar los contactos - Categorías - Vistas

ExcelExcel - ¿Qué son la Tablas Dinámicas? - ¿Cuándo usarlas? - Informes Dinámico - Publicar informes Dinámicos en la Web

Excel: Trabajando con Tablas Dinámicas:

¿QUÉ SON LAS TABLAS DINÁMICAS? ¿CUÁNDO USAR TABLAS DINÁMICAS? INFORMES DE TABLAS DINÁMICAS PUBLICAR INFORMES DINÁMICOS EN LA WEB.

OUTLOOK: Cómo organizar eficientemente la bandeja de entrada:

ORGANIZANDO EL INBOX. ¿CON QUÉ? CODIGO DE COLORES USANDO CARPETAS

OUTLOOK: ORGANICE SUS CONTACTOS :ORGANIZAR CONTACTOSCATEGORÍASVISTAS

CRM: Conozca y utilice un CRM para mejorar las relaciones con sus clientes y la acción comercial

QUE ES UN CRM. OBJETIVO. FUNCIONALIDADES. BENEFICIOS.

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AGENDA


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Excel: Trabajando con Tablas Dinámicas:

¿QUÉ SON LAS TABLAS DINÁMICAS? ¿CUÁNDO USAR TABLAS DINÁMICAS? INFORMES DE TABLAS DINÁMICAS PUBLICAR INFORMES DINÁMICOS EN LA WEB.

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ExcelExcel - ¿Qué son la Tablas Dinámicas? - ¿Cuándo usarlas? - Informes Dinámico - Publicar mis informes en la Web

TRABAJANDO CON TABLAS DINAMICASTRABAJANDO CON TABLAS DINAMICAS

¿ Qué son las tablas dinamicas?¿ Qué son las tablas dinamicas?

Los informes de tablas dinámicas organizan y resumen los Los informes de tablas dinámicas organizan y resumen los datos de modo que no sólo formen parte de una hoja de datos de modo que no sólo formen parte de una hoja de cálculos. cálculos.

Nosotros decidimos qué datos desea analizar y cómo Nosotros decidimos qué datos desea analizar y cómo organizarlos. En lugar de ser un solo formulario arbitrario que organizarlos. En lugar de ser un solo formulario arbitrario que realmente no se adapte a sus necesidades, cada informe de realmente no se adapte a sus necesidades, cada informe de tabla dinámica proporciona una vista distinta de los datos, tabla dinámica proporciona una vista distinta de los datos, respondiendo al instante a nuestras preguntas, y está respondiendo al instante a nuestras preguntas, y está personalizada para cada objetivo. personalizada para cada objetivo.

¿Qué es lo primero que debemos hacer?¿Qué es lo primero que debemos hacer?

PRIMER PASO:PRIMER PASO: Para comparar datos, para buscar sus Para comparar datos, para buscar sus significados, significados, comencemos por plantear preguntascomencemos por plantear preguntas.. ¿Necesita ¿Necesita conocer las cifras totales de ventas por región, por vendedor, conocer las cifras totales de ventas por región, por vendedor, por trimestre o por mes?por trimestre o por mes?

EXCEL: TRABAJANDO CON TABLAS DINÁMCAS

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¿ WIZARD?¿ WIZARD?

Una vez que tengamos en mente las preguntas, Excel Una vez que tengamos en mente las preguntas, Excel proporciona respuestas con facilidad. En primer lugar, ofrece un proporciona respuestas con facilidad. En primer lugar, ofrece un asistente para ayudarnos (wizard) a preparar los datos para a preparar los datos para mostrarlos en una nueva vista. mostrarlos en una nueva vista.

¿Cómo puede hacer que los datos sean más comprensibles? Empecemos ¿Cómo puede hacer que los datos sean más comprensibles? Empecemos por preguntarnos qué necesitamos saber:por preguntarnos qué necesitamos saber:

¿Qué nivel de ventas tiene cada vendedor? ¿Qué nivel de ventas tiene cada vendedor? ¿Qué cantidades se han vendido por país? ¿Qué cantidades se han vendido por país? ¿ Qué vendedor atiende mas reclamos?¿ Qué vendedor atiende mas reclamos? ¿En que mes se producen mayores ventas?¿En que mes se producen mayores ventas?

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¿Cuándo se deben usar los informes de tabla ¿Cuándo se deben usar los informes de tabla dinámica? dinámica?

Cuando se desee hacer más comprensibles y fáciles de Cuando se desee hacer más comprensibles y fáciles de interpretar de un solo vistazo conjuntos complejos de interpretar de un solo vistazo conjuntos complejos de datos. datos.

Los informes de tabla dinámica son especialmente útiles Los informes de tabla dinámica son especialmente útiles cuando se tiene una gran cantidad de datos que sumar y cuando se tiene una gran cantidad de datos que sumar y desea comparar varios aspectos de cada cifra. desea comparar varios aspectos de cada cifra.

Los informes de tabla dinámica permiten arrastrar campos Los informes de tabla dinámica permiten arrastrar campos a distintas posiciones del diseño, puede cambiar la vista a distintas posiciones del diseño, puede cambiar la vista de los datos para ver más detalles de los mismos o de los datos para ver más detalles de los mismos o calcular distintos resúmenes.calcular distintos resúmenes.

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¿Cómo preparar los datos de origen para armar ¿Cómo preparar los datos de origen para armar un informe de tabla dinámica un informe de tabla dinámica

Podemos obtener los datos desde una misma planilla Podemos obtener los datos desde una misma planilla Excel o desde orígenes de datos externos que requieren Excel o desde orígenes de datos externos que requieren Microsoft Query y ODBC (Open Database Connectivity) Microsoft Query y ODBC (Open Database Connectivity)

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Los secretos del éxito con informes de tablas Los secretos del éxito con informes de tablas dinámicasdinámicasPASOS PREVIOS para preparar los datosPASOS PREVIOS para preparar los datos

Preguntarse qué se desea saber, esto nos dirá qué campos Preguntarse qué se desea saber, esto nos dirá qué campos se deben usar. se deben usar.

Revisar los datos de origen: Revisar los datos de origen: (debemos tener en cuenta los conceptos (debemos tener en cuenta los conceptos de que debe respetar fundamentos de base de datos estructurados) de que debe respetar fundamentos de base de datos estructurados)

No debe haber filas o columnas completamente vacías dentro No debe haber filas o columnas completamente vacías dentro del rango de datos utilizado para el informe. del rango de datos utilizado para el informe.

Asegurarse de que los datos de Excel están bien organizados. Asegurarse de que los datos de Excel están bien organizados. ¡El orden es importante! La primera fila debe tener encabezados ¡El orden es importante! La primera fila debe tener encabezados

para cada columna de datos. para cada columna de datos.

Cada columna debe contener sólo un tipo de datos. Por Cada columna debe contener sólo un tipo de datos. Por ejemplo, incluir texto en una columna y valores numéricos en ejemplo, incluir texto en una columna y valores numéricos en otra distinta.otra distinta.

Excel crea automáticamente subtotales y totales generales en Excel crea automáticamente subtotales y totales generales en un informe de tabla dinámica. Si los datos de origen contienen un informe de tabla dinámica. Si los datos de origen contienen subtotales y totales generales automáticos creados con el subtotales y totales generales automáticos creados con el comando Subtotales del menú Datos, SE DEBERAN QUITAR comando Subtotales del menú Datos, SE DEBERAN QUITAR antes de crear el informe.antes de crear el informe.

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¿Cómo crear un informe de tabla dinámica ¿Cómo crear un informe de tabla dinámica

1.1. Seleccionar cualquier celda de la hoja de cálculo que Seleccionar cualquier celda de la hoja de cálculo que contenga datos, o bien, seleccionar todos los datos y contenga datos, o bien, seleccionar todos los datos y columnas que desea incluir en el informe.columnas que desea incluir en el informe. En el menú En el menú DatosDatos Informe de tablas y gráficos dinámicosInforme de tablas y gráficos dinámicos. .

2.2. Seleccionar la opción Seleccionar la opción Lista o base de datosLista o base de datos de Microsoft de Microsoft Office Excel. Office Excel.

4.4. En la sección En la sección ¿Qué tipo de informe se desea crear?

Tabla dinámica

4. Finalizar. Finalizar.

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TRABAJANDO CON INFORMES DINAMICOSTRABAJANDO CON INFORMES DINAMICOS

El Asistente tarda menos El Asistente tarda menos de un segundo en de un segundo en preparar una hoja de preparar una hoja de cálculo con todo lo cálculo con todo lo necesario para crear una necesario para crear una vista de tabla dinámica de vista de tabla dinámica de sus datos: la Lista de sus datos: la Lista de campos de tabla dinámica campos de tabla dinámica desde la que arrastrar los desde la que arrastrar los elementos, el área de elementos, el área de diseño en la que colocar diseño en la que colocar los elementos y la barra los elementos y la barra de herramientas Tabla de herramientas Tabla dinámica.dinámica.

1. Lista de campos de tabla dinámica desde la 1. Lista de campos de tabla dinámica desde la que arrastrar los elementos.que arrastrar los elementos.

2. Área de diseño de la tabla dinámica en la que 2. Área de diseño de la tabla dinámica en la que colocar los elementos.colocar los elementos.

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La Lista de campos de tabla dinámica La Lista de campos de tabla dinámica contiene los nombres de las columnas contiene los nombres de las columnas del origen de datos (las cifras de del origen de datos (las cifras de ventas): País, Vendedor, Cantidad del ventas): País, Vendedor, Cantidad del pedido, Fecha del pedido e ID del pedido, Fecha del pedido e ID del pedido.pedido.

Cada una de las columnas de datos de Cada una de las columnas de datos de origen se ha convertido en un campo origen se ha convertido en un campo con el mismo nombre. Para crear una con el mismo nombre. Para crear una vista de tabla dinámica de sus datos vista de tabla dinámica de sus datos se debe arrastrar los campos desde la se debe arrastrar los campos desde la lista de campos hasta el área de lista de campos hasta el área de diseño.diseño.

11.. Los encabezados de columna Los encabezados de columna de la hoja de cálculo...de la hoja de cálculo...

2.2. ...se convierten en campos de ...se convierten en campos de la lista de campos.la lista de campos.

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Publicar Informes Dinámicos en la WEBPublicar Informes Dinámicos en la WEB

DEMODEMO - Informes Tablas Dinámicas - - Informes Tablas Dinámicas -

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¿Publicar Informes Dinámicos en la WEB?¿Publicar Informes Dinámicos en la WEB?

Los informes de Tablas Dinámica proporcionan Los informes de Tablas Dinámica proporcionan beneficios adicionales, como su Publicación como beneficios adicionales, como su Publicación como Página Web con Interactividad. Página Web con Interactividad.

Los informes podrán ser consultados sin necesidad Los informes podrán ser consultados sin necesidad de abrir el Excel, en cualquier momento y lugar.de abrir el Excel, en cualquier momento y lugar.

DISPONIBILIDAD:DISPONIBILIDAD: En la red.En la red. En la intranet.En la intranet. En la Web.En la Web. Por mail.Por mail.

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¿Qué puedo publicar con formato Web (HTML)?¿Qué puedo publicar con formato Web (HTML)?

Un Informe de Tablas DinámicosUn Informe de Tablas Dinámicos Un Gráfico DinámicoUn Gráfico Dinámico Un libro completo de Excel. Un libro completo de Excel.

Interactivos Vs. No Interactivos:Interactivos Vs. No Interactivos:

Cuando se publica Cuando se publica sin interactividadsin interactividad, los usuarios pueden , los usuarios pueden ver el informe pero no pueden realizar cambios en la tabla, ver el informe pero no pueden realizar cambios en la tabla, por ejemplo arrastrar campos (Pivotar).por ejemplo arrastrar campos (Pivotar).

Cuando se publica Cuando se publica con Interactividadcon Interactividad con funcionalidad de con funcionalidad de tabla dinámica, los usuarios pueden filtrar datos en la lista tabla dinámica, los usuarios pueden filtrar datos en la lista de tabla dinámica resultante, analizar los datos de tabla dinámica resultante, analizar los datos consiguiendo distintas vistas de los mismos y actualizar consiguiendo distintas vistas de los mismos y actualizar datos externos en el explorador. datos externos en el explorador.

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DEMODEMO - Publicación informes en la Web - - Publicación informes en la Web -

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Consultas Web:

Permiten recuperar textos o datos en una página Web.

Especialmente útiles para recuperar datos que están en la web y se desean mantener actualizados en una planilla Web sin necesidad de dirigirse al sitio Web de origen.

Permiten programar actualizaciones automáticas, ajustadas a cada necesidad.

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DEMODEMO - Consultas Web - - Consultas Web -

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ExcelExcel - ¿Qué son la Tablas Dinámicas? - ¿Cuándo usarlas? - Informes Dinámico - Publicar informes Dinámicos en la Web OUTLOOK: Cómo organizar eficientemente la bandeja de

entrada:

ORGANIZANDO EL INBOX. ¿CON QUÉ? CODIGO DE COLORES USANDO CARPETAS

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Organizar Eficientemente la Bandeja de EntradaOrganizar Eficientemente la Bandeja de Entrada

APLICAR CÓDIGO DE COLORES.APLICAR CÓDIGO DE COLORES. BUSQUEDAS RAPIDAS CON CRITERIOS DE BUSQUEDAS RAPIDAS CON CRITERIOS DE

ORDENACIÓN.ORDENACIÓN. SEGUIMIENTO CON MARCAS.SEGUIMIENTO CON MARCAS. CREACIÓN DE CARPETAS.CREACIÓN DE CARPETAS. CARPETAS DE BÚSQUEDAS.CARPETAS DE BÚSQUEDAS. CARPETAS FAVORITAS.CARPETAS FAVORITAS.

OUTLOOK: Cómo organizar eficientemente la bandeja de entrada

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Organizar Eficientemente la Bandeja de Entrada Organizar Eficientemente la Bandeja de Entrada

Código de colores para los mensajes

Para Para DDisminuirisminuir la la importancia de los importancia de los mensajes.mensajes.

Para Para IIdentificardentificar remitentesremitentes

Para Para DestacarDestacar mensajes importantes.mensajes importantes.


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¿Cómo lo hacemos?

Para aplicar códigos de color a los mensajes utilizaremos el panel Organizar:Menú Herramientas Organizar

Outlook creará una regla de formato automático, que aplica color a los mensajes de acuerdo con las propiedades seleccionadas.


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Búsqueda rápida con criterios de ordenación.Búsqueda rápida con criterios de ordenación. Permite distinguir más rápidamente el mensaje que se está Permite distinguir más rápidamente el mensaje que se está

buscando si cambia los criterios por los que están buscando si cambia los criterios por los que están ordenados los mensajes.ordenados los mensajes.

Realizar Realizar seguimiento con Marcas.seguimiento con Marcas.

Permite seleccionar entre seis colores diferentes para las Permite seleccionar entre seis colores diferentes para las marcas. marcas.

Es posible asignar un nivel de importancia a cada color. Es posible asignar un nivel de importancia a cada color.

Permite especificar la fecha y hora en que desea realizar el Permite especificar la fecha y hora en que desea realizar el seguimiento si se agrega un aviso.seguimiento si se agrega un aviso.



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1. 1. Columna Estado de marca para agregar una marca.

2. Colores de marcas para elegir.

3. Cuando se haya realizado el seguimiento, utilice el comando Marcar como completado para cambiar el estado de la marca.

4. Utilice Agregar aviso para definir la fecha y la hora de emisión del aviso.

Búsqueda rápida con criterios de ordenación.


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Razones para Crear Carpetas: Archivar o Apilar? Cualquiera que sea el estilo, las carpetas pueden ayudarnos a

organizar los mensajes.


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¿qué ocurre si un mensaje no se corresponde con un único grupo y, por tanto, no se puede considerar como perteneciente a una sola carpeta?

¿Qué ocurre si se desea colocar dicho mensaje en dos o más carpetas?

En Outlook un mensaje puede estar en dos o más lugares a la vez, y no es necesario copiar, pegar ni mover.

Carpetas de Búsquedas.


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Carpetas Favoritas. Puede simplificar el acceso a una carpeta agregándola a las

Carpetas favoritas.

Al colocar carpetas en el panel Carpetas favoritas se tendrá acceso a las mismas siempre que consulte su correo electrónico. Para ello, basta con arrastrar la carpeta que se desee convertir en favorita al panel correspondiente


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DEMODEMO - Organizar la Bandeja de Entrada - - Organizar la Bandeja de Entrada -


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OUTLOOK: ORGANICE SUS CONTACTOS :

ORGANIZAR CONTACTOSCATEGORÍASVISTAS

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Organizando los contactosOrganizando los contactos

Con el Outlook es posible organizar los contactos en grupos funcionales. Con los contactos bien organizados, es posible enviar más fácilmente mensajes de correo electrónico a grupos de personas o programar reuniones con grupos.Los contactos organizados también hacen más fácil compartir contactos con compañeros y utilizar la información de los contactos en otros programas.

Organizar los contactos para su comodidad Asignar categorías. Agregar rapidamente un contacto . Agregar imágenes (fotos) al contacto. Organizar usando vistas. Preparar una reunión o un mailing. rapidamente a un grupo de contactos. Armar listas de distribución (grupos de contactos).

OUTLOOK: Organice sus contactos con Outlook

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Una categoría es una palabra Una categoría es una palabra clave o una frase que ayudará clave o una frase que ayudará a relacionar entre sí los a relacionar entre sí los contactos. contactos.

Las categorías son útiles a la Las categorías son útiles a la hora de realizar un hora de realizar un seguimiento de los contactos o seguimiento de los contactos o tomar alguna acción con ellos. tomar alguna acción con ellos. Enviar un mail, organizar una Enviar un mail, organizar una reunión. reunión.

Podemos agregar tantas Podemos agregar tantas categorías como necesitemos.categorías como necesitemos.

Un contacto puede pertenecer Un contacto puede pertenecer a varias categorías.a varias categorías.


CATEGORIAS:


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Permiten ordenar la información de diferentes maneras de un modo DINAMICODINAMICO. Luego rapidamente puedo tomar cualquier acción.

ACCIONES que puedo tomar en los contactos:

Enviar un e-mail. Programar una cita. Realizar una llamada.

VISTAS:


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DEMODEMO --Ya eYa es hora de organizar nuestros contactoss hora de organizar nuestros contactos - -



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AGENDA


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CRM: Conozca y utilice un CRM para mejorar las relaciones con sus clientes y la acción comercial

QUE ES UN CRM. OBJETIVO. FUNCIONALIDADES. BENEFICIOS.

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Conozca y utilice un CRMConozca y utilice un CRM

Definiciones textuales: <Conceptos>

(Customer Relationship Management) Gestión de las Relaciones (Customer Relationship Management) Gestión de las Relaciones con el Cliente. con el Cliente.

Sistema automatizado de información sobre clientes cuyo Sistema automatizado de información sobre clientes cuyo objetivo es que estos puedan ser atendidos de la manera más objetivo es que estos puedan ser atendidos de la manera más personalizada posible .personalizada posible .

Manejar las relaciones con el cliente y administrar información Manejar las relaciones con el cliente y administrar información generada por estas interacciones.generada por estas interacciones.

Son la metodología, la información y los procesos, que permiten Son la metodología, la información y los procesos, que permiten a una empresa administrar sus contactos con los clientes de a una empresa administrar sus contactos con los clientes de una forma organizada, necesarios para construir una relación una forma organizada, necesarios para construir una relación entre una compañía y sus clientes entre una compañía y sus clientes

¿Qué es un CRM?

CRM: Conozca y utilice un CRM para mejorar las relaciones con sus clientes y la acción comercial.

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OBJETIVO:

El Objetivo es poder responder a las necesidades de la empresa, ayudándolos a rastrear, administrar y compartir su información de clientes y oportunidades de cuentas desde un solo lugar.

Proporcionar una visión más completa de las comunicaciones de los clientes de esta forma las empresas pueden dar seguimiento de manera más sencilla y consistente a clientes y oportunidades de venta.

¿Qué es un CRM?


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El PROBLEMA

• Uno de los problemas clave que enfrentan las empresas es la imposibilidad de dar un imposibilidad de dar un seguimientoseguimiento efectivo a los clientes existentes y potenciales debido a que la información de los mismos con frecuencia se encuentra dispersa en muchos lugares

• No se cuenta con una visión integrada del esquema de ventas.


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La solución:

Tener presente el Historial : LA CLAVE DEL EXITO

Centraliza la información y facilita la comunicación entre las distintas áreas o sectores.

Mantiene el historial de cada Cliente y Cliente Potencial, dando la posibilidad a los equipos de Marketing la habilidad de conocer a quién contactar en cada campaña de negocios, estableciendo de esta forma relaciones con clientes mucho más duraderas

Permite tener una visión completa de la información de los clientes y las oportunidades de ventas en la compañía


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FUNCIONALIDADES:

Telemarketing y Gestión de llamadas telefónicas

Visitas comerciales.

Trabajo en grupo: Posibilidad de compartir información, delegar tareas o mensajería electrónica

Acceso a través de la web.

Pensado para armar rapidamente campañas de seguimiento (mailing, cartas, llamados, etc.)

Fácil seguimiento de campañas.


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BENEFICIOS: Mejora la efectividad de la fuerza comercial, más operaciones cerradas y con menor coste de tiempo y dinero.

Mejora el servicio de atención al cliente, ya que ellos perciben una mayor calidad de coordinación y atención a medida.

Mejora en las comunicaciones internas entre los empleados y con el cliente.

Mayor tiempo de dedicación a la venta, mediante una reducción del papeleo administrativo.

Herramientas de análisis "en el momento" para la toma de decisiones.


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DEMODEMO - - Conozca y utilice un CRMConozca y utilice un CRM - -

Conozca y utilice un CRM


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Preguntas

Muchas Gracias! a todos, por su presencia y por su atención!

[email protected]@bureaured.com

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