HERRAMIENTAS PARA EL TRABAJO COLABORATIVO

Javier Álvarez Muñoz Natalia Medina Bedoya Natalia Tamara Sierra

presentado a: Prof. Dubys Mary Ramírez Jiménez

Libre Elección III: Tecnologías de Información y Comunicación

Universidad de Medellín

Medellín

2015

INTRODUCCIÓN

Originalmente, la Internet había nacido como un sistema de aplicaciones y comunicaciones de uso exclusivamente militar en los EEUU, pasando con el tiempo a convertirse en una herramienta primordial para sus ciudadanos, y eventualmente pasando a ser de uso completamente público y universal.

Desde entonces, la Internet se ha convertido en lo esencial para cada persona y cada familia, donde se ha desarrollado una comunidad cibernética alrededor de la misma, y como comunidad, se ha permitido un umbral de comunicación más amplio que en épocas pasadas. El trabajo colaborativo en la Internet ha demostrado la precisión y la contundencia a la hora de la toma de decisiones y de las vías de comunicación que, si bien no son difíciles de encontrar en el mundo real, sirven y son complementarias a la hora de entender un mensaje o de la realización de una tarea determinada.

La tecnología como la internet se han consagrado como grenades facilitadores de trabajo colaborativo; en un mundo globalizado es necesario el apoyo de diversas aplicaciones de trabajo que faciliten la interacción y la comunicación dentro de cualquier tipo de organización. A través de los años, la Internet ha venido evolucionando y ha traído consigo diversas herramientas que de igual manera evolucionan, permitiendo facilitar el trabajo al hombre. Se debe considerando que la comunicación es una parte esencial de la humanidad y su evolución, puesto que permite que el hombre exprese sus ideas y pensamientos logrando que se tenga un entendimiento frente a la realidad del mundo. Desde siempre el hombre ha vivido en comunidades algunas actualmente las llamamos organizaciones, en donde la necesidad de comunicarnos de forma rápida, eficaz y eficiente es esencial para el funcionamiento de este grupo social. Gracias a internet y sus herramientas cada día la comunicación entra en un proceso de evolución en donde se tiene más rapidez e inmediatez en el proceso comunicativo, utilizando diversas herramientas que hacen de la vida del hombre dentro de la organización las cuales se denominan herramientas para el trabajo colaborativo.

¿Y ES QUE CUÁLES SON LAS HERRAMIENTAS PARA EL TRABAJO COLABORATIVO?

Cualquier persona que se digna de conocer el Internet y más importante aún, tener

alcance del mismo, habrá escuchado la frase Web 2.0, y que si bien su conocimiento sobre su significado no pasa de conocer el mero término, no se obtiene a fondo un completo contexto de lo que el término Web 2.0 representa para cualquier cosa que hacemos en la Internet.

Poniéndolo en términos simples la red Web 2.0 describe la tecnología que nos permite el acceso a programas y contenido generado por los usuarios, y la Internet en ese caso se ha convertido en una luminaria de los contenidos accesibles y modificables por los usuarios en los últimos años, haciendo que las propias herramientas que la revolución Web 2.0 ha desarrollado. Y es que las herramientas no se han quedado en sólo eso; han evolucionado de tal manera, que es casi imposible que no le encontramos necesidades más allá de aquellas por las que han sido creadas.

La web 2.0 trajo consigo las llamadas herramientas 2.0 soluciones tecnológicas que permiten pasar de ser un simple receptor de información a ser partícipe de esa información, bien sea creándose, compartiéndola o mejorando a través de las redes de colaboración. Las mencionadas herramientas no solamente involucra al receptor sino que ofrece muchas más ventajas tales como: facilita la comunicación, mejora la gestión del conocimiento, facilita la participación, disminuye los costos y aumenta la transparencia de las actividades en un ámbito laboral. Las herramientas colaborativas están orientadas a facilitar el trabajo interno de una empresa, permitiendo aumentar su eficiencia y competitividad en el sector.

La comunicación interna de una empresa, donde se analizan los canales de comunicación que potencian la colaboración entre los diferentes trabajadores de una empresa. Es un ámbito de actuación para las siguientes herramientas:

Empecemos por lo más básico: Los foros. Muchas veces, existen páginas exclusivamente para compartir todo tipo de contenidos y comentarios que convergen en una serie de discusiones de opinión y variados temas que pueden escalar en serias discusiones o en momentos para pasar el rato. Por otro lado, los foros son fáciles de encontrar como secciones de comentarios en casi cualquier artículo de Internet que nos permite airear nuestras opiniones sobre el tema del artículo, y que permite una sana (la mitad de las veces) forma de comunicación, aunque el peligro de encontrar opiniones que difieren a las de uno muy fácilmente puede degenerar en palabras fuertes y desviaciones drásticas del tema a discutir.

Otro asunto con los foros, es que no se quedan ahí solamente para que sus usuarios intercambien instrucciones y opiniones, sino que también están sujetos a unos entes que controlan el acceso y la publicación de contenido. Tenemos por ejemplo, al administrador del foro, que es el encargado de otorgar permisos a los usuarios y el que se reserva el derecho de admisión de nuevos usuarios a la plataforma; el moderador, que es el que inicia un debate concreto y/o el que propone un tema determinado a discutir. Se encarga en menor medida de controlar el contenido y los comentarios que aparezcan en plataforma, y

los temas que le son propuestos, pueden venir de otros usuarios o de funcionarios de empresas que los determinan. Por último, el usuario es el participante más importante en el foro, debido a que como tal, se permite el derecho de publicar sus opiniones o estados sobre el contenido determinado, y es su participación el que permite la fluidez en el contenido cambiante, y muchas veces sino siempre, es el que genera el contenido.

Los foros en un ámbito empresarial pueden ser útiles a la hora de crear espacios de resolución de dudas, realizar encuestas o para la solicitud de sugerencias, compartir internamente ideas como también se puede emplear como canal interno de consultas en tiempo real.

Los microblogs se podría decir que son los mismos blogs, pero su diferencia radica en que funcionan más como aplicación de mensajería instantánea para mensaje cortos a la Twitter, que es el sistema de microblogging más conocido. Por la rapidez y la contundencia a la hora de manejar sus mensajes, el microblogging permite las rápidas respuestas, o feedback en tiempo real, que al mismo tiempo complementa el círculo de información que compone la mensajería y la comunicación. Funciona tan bien el microblogging que las empresas, cuando se expanden por la Web 2.0, aprovechan esta herramienta para complementar sus sistemas de comunicaciones y hacen de la mensajería rápida una ventaja que elimina la transmisión de virus informáticos, correos no deseados, y mensajes indecentes, ocupándose principalmente del diálogo directo entre emisores y receptores del mensaje.

Las redes sociales son quizá las aplicaciones más famosas que ha generado la Web 2.0. Todos las tenemos a nuestro alcance y somos los usuarios, como en otras plataformas 2.0, los que nos encargamos de nuestro propio contenido. Son espacios donde un usuario puede interactuar con otros usuarios y donde se pueden formar grupos de comunicación más estrechos, donde ponemos a pruebas nuestros intereses en común y nuestras afinidades. Se podría decir que casi todas las herramientas funcionan de la misma manera; pero son las redes sociales las que permiten una cercanía entre usuarios que las otras herramientas no se preocupan por proveer, principalmente porque en las redes sociales buscamos en primera instancia a aquellas personas que puedan reconocer nuestros intereses.

Las redes sociales funcionan generando perfiles de usuario, que les permiten a esos mismos invitar a otros a esa red social, aunque todas las funciones pueden cambiar dependiendo de la red social. El concepto de la viralidad hace presencia de manera más fuerte en estos ámbitos, cuando se le permite a una cantidad determinada de usuarios acceder a un contenido lo suficientemente relevante para que estos usuarios lo puedan compartir a otros usuarios, y así generar una difusión viral del contenido. Desde el aspecto empresarial, las redes sociales les sirven a las organizaciones para promocionar productos y servicios a la vez que también sirven para crear su propia comunidad entre empleados y sus allegados más cercanos. Las empresas se pueden aprovechar de las redes sociales para tener un contacto más cercano con el cliente y resolver las dudas que ellos tengan en referencia con sus productos y servicios.

El networking es el uso de herramientas sociales para la gestión de contactos profesionales en el ámbito empresarial con el objetivo de conseguir o mantener los contactos. Actualmente se realiza mediante de las redes profesionales online aprovechando éstas para establecer nuevos contactos a través de los ya creado. En este sentido, las redes sociales profesionales facilitan o favorecen aspectos como: Visibilidad, credibilidad, interacción, sinergias, profesionalidad, nuevos proyectos, nuevos socios, búsquedas de empleo, colaboración, formación, conectividad y capacitación personal. A través de esta herramienta se utiliza principalmente para crear nuevos proyectos o vías de colaboración. El networking está basado en la reciprocidad, colaborar con nuestros contacto facilitado lo que necesiten y que estos colaboren con nosotros. Un ejemplo de una red social profesional es Linkedin, orientada a los negocios, su principal objetivo gestionar y establecer contactos. Además de ser la más usada en el mundo.

En la gestión de conocimiento se pueden utilizar las siguientes herramientas para gestionar y compartir contenidos de interés. De esta forma se fomenta el trabajo colaborativo debido a que los usuarios comparten, valoran y aportan comentarios, sugerencias y nuevas ideas a los contenidos publicados.

Las wikis son sitios web colaborativos que pueden ser editados por varios usuarios registrados a través de una navegador web. Los usuarios pueden crear, modificar y borrar los contenidos que comparten. Además se da la posibilidad de ser utilizado como un grupo cerrado o abierto a cualquier persona. En el ámbito laboral las wikis pueden ser empleadas para la creación, revisión y la modificación de documentos en un conjunto. Es de gran utilidad para aquellos documentos que son trabajados por un grupo de personas.

Los marcadores sociales: Estos espacios en la web nos permite interactuar de forma más amplia y abierta, tendiendo en cuenta que podemos elegir qué contenidos queremos consumir y compartir ya que tenemos nuestra propia red de información, estos contenidos pueden ser etiquetados por medio de tags. Los marcadores sociales de acceso público permiten conocer los enlaces a sitios web utilizados por otros usuarios y que pueden ser de interés, además son muy útiles a la hora de trabajar de forma colaborativa con diversas fuentes de información en la web y los marcadores de acceso privado sirven para que la información contenido solo sea accesible para los miembros de un equipo de trabajo.

En el ámbito laboral los marcadores que se encuentran accesibles desde cualquier sitio son de gran utilidad para aquellas personas que tengan que trabajar desde diferentes sitios y con diferentes dispositivos móviles.

Discos de almacenamiento Online: son herramientas de almacenamiento de información online por medio de carpetas que se pueden compartir con otras personas, grupos y usuarios creando diferentes tipo de acceso, un ejemplo claro es Dropbox.

Publicación de documentos y presentaciones: Red de contenidos para compartir y visualizar publicaciones a través de internet, para el acceso a estas herramienta no es necesario la creación de una cuenta por lo tanto todas las personas pueden hacer uso de esta; los documentos caracterizan mediante un sistema de etiquetas, ( herramienta Scribd).

Otra característica que ofrece es que se puede insertar en blogs o páginas web. Un ejemplo muy representativo es la herramienta Slideshare, red de contenidos para compartir presentaciones a través de internet, donde se puede almacenar, organizar y compartir presentaciones de forma gratuita.

Gestión de fotos y videos: Un ejemplo claro de esta clasificación es la red de contenidos Flickr que funciona para compartir imágenes a través de Internet, donde se puede almacenar, organizar y compartir fotos y los usuarios pueden dejar comentarios. Las fotografías se categorizan mediante un sistema de etiquetas y se guardan en álbumes. Se pueden crear o adherir a grupos para compartir contenidos ya sea de forma pública o privada.

En un ámbito laboral se puede llegar a utilizar para organizar fotografías de un catálogo de productos/servicios o crear un álbum de eventos de la empresa.

YouTube es la red de videos con más usuarios en el mundo, se puede almacenar, organizar y compartir vídeos de forma gratuita. De igual manera que Flickr se categorizan mediante un sistema de etiquetas, lo que permite poder buscar la información de una manera rápida y sencilla.

Gestión de notas: Evernote es un gestor de notas, configuradas y etiquetadas según

las preferencias del usuario. Permite capturar y guardar la información para organizarla mediante etiquetas o blocs de notas además de puede acceder a ella de forma sencilla y desde cualquier lugar.

Mapas colaborativos: Google maps es un claro ejemplo de esta clasificación, es un servicio de mapas que ofrece la posibilidad de personalizarlos, se puede incluir información georeferenciada sobre puntos de interés y compartirla con otros usuarios. Los mapas pueden ser públicos, que se pueden compartir con todo el mundo y de publicación restringida cuando el requisito es que el usuario debe tener la URL del mapa.

En la planificación y gestión de proyectos proceso único que consiste en un conjunto de actividades coordinadas con una fechas de inicio y fin orientadas a cumplir un objetivo, las siguientes herramientas ayudan en la gestión colaborativa de tareas y proyectos: Tareas y calendarios: Parte del éxito en la gestión de un proyecto reside en una adecuada gestión de las tareas y actividades que se tiene que llevar a cabo para alcanzar los objetivos propuestos en el proyecto.

Google Calendar aplicación de un calendario compartido. En un ámbito laboral podrá ser utilizado para crear un calendario de los eventos o reuniones de la empresa.

Remember the milk es una aplicación web que permite administrar listas de tareas

y su tiempo de gestión desde cualquier ordenador o dispositivo móvil. Entre sus

principales características están: la clasificación de las tareas mediante tags, compartirlas con otros contactos y el envío de recordatorios de tareas (mediante SMS y los principales programas de mensajería instantánea).

Reuniones online: La gestión de proyectos lleva inexorablemente asociada el desarrollo de reuniones, cuya convocatoria en ocasiones se pueden ver dificultada por la distancia y disponibilidad existente entre los miembros de un equipo de trabajo. Las videoconferencias, los seminarios online, la visualización compartida de pantallas, el intercambio de documentos, etc. pueden ayudar en la organización de reuniones de forma remota.

Join.me: herramienta de gran utilidad para compartir el contenido de la pantalla de un usuario con otros. Para compartir la pantalla basta con que el organizador de una reunión invite a los participantes a una sesión, enviándoles un email con el código de acceso. Se pueden mantener reuniones con videoconferencias o chats.

DimDim: herramienta para llevar a cabo reuniones en directo usando sólo el

navegador web. En un ámbito laboral permite la colaboración entre los miembros de un equipo de trabajo, compartiendo documentos y pizarras sin necesidad de descargar ningún software.

Actualmente la herramienta Skype es la más usada de reuniones online ya sea en cuestión de trabajo o no. Mapas mentales y tableros colaborativos: Otro tipo de herramientas de gran utilidad en la gestión de proyectos son aquellas que nos permiten la edición colaborativa de diagramas y mapas mentales. Edición colaborativa de documentos: Toda gestión de un proyecto conlleva la creación, revisión, modificación y validación de multitud de documentos, y en muchas ocasiones contando con la participación de numerosas personas en todo el proceso. Para facilitar la gestión colaborativa de documentos disponemos en la actualidad de una serie de herramientas, como las que a continuación podemos ver:

Google Docs: Es una herramienta útil para crear documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones online, lo que permite trabajar en la nube desde cualquier lugar. Asimismo permite compartir los documentos con un grupo de personas antes de editarlos definitivamente. Permite anotar, corregir, comentar, modificar, validar directamente sobre el documento.

Sites para la gestión de proyectos:

Teambox: Es una herramienta web gratuita para la gestión de proyectos, que nos ofrece la posibilidad de crear un proyecto y administrarlo de forma colaborativa.

Permite compartir, entre otras cosas, tareas y documentos, y llevar a cabo conversaciones. Además se puede integrar con herramientas como Google Docs y Google Calendar.

5. En la gestión administrativa y atención al cliente las herramientas colaborativas también se pueden utilizar en las actividades de gestión administrativa y contable de las empresas.

DocOnYou: Es una red social privada de facturación que permite intercambiar, conversar, archivar, validar y conectar todo lo relacionado con las facturas y otros documentos de trabajo. Está diseñada para los departamentos de administración, los contables, los directores y todos los que tienen que ver en el proceso de gestión con clientes y proveedores.

6. En la innovación y mejora continua (crowdsourcing) El Crowdsourcing, del inglés crowd (masa) y sourcing (externalización), consiste en externalizar tareas que se realizan internamente, a un grupo numeroso de personas o una comunidad, a través de una convocatoria abierta. Es un modelo de generación y resolución de problemas. En el ámbito laboral puede ser empleado internamente en la empresa para, por ejemplo, la resolución de un problema dentro de un área o departamento, con la colaboración del resto de las personas de la empresa. La idea es aprovechar el conocimiento que tienen otras personas, externas (como los clientes, proveedores o incluso en un sentido más amplio todos los usuarios de internet) o internas a la empresa (trabajadores) para incorporarlo al proceso de innovación de la empresa.

Evly: Plataforma para crear webs de crowdsourcing a medida basadas en el siguiente esquema: Creación de resúmenes, invitación a participantes, revisión de ideas, implementación de las ideas generadas.

CONCLUSIONES

Después de ver que la herramientas para el trabajo colaborativo han estado siempre a

nuestro alcance en cuanto hablamos del usuario promedio, nos damos cuenta que los aspectos recreacionales de las redes sociales, los foros y los blogs como tal, no desaparecen del concepto del trabajo colaborativo sino que ese uso primario es lo que las empresas y otras instituciones aprovechan para complementar sus servicios; y no sólo eso, sino también casi todo tipo de instituciones que uno se pueda imaginar.

Lo mejor de todo, es que la mismas herramientas y su uso en instituciones pueden servir de ejemplo a los usuarios comunes para iniciar sus propias aplicaciones o dotar a las ya hechas de una sistema que simule los flujos de trabajo que la Web 2.0 brinda desde Internet. Además, estas herramientas amplían el espectro de la Internet a lo largo de todo tipo de redes, permitiendo que la globalización esté al alcance de todos pero que de todas maneras, nosotros sepamos aprovechar.