Herramientas Tecnológicas de Productividad

Sesión 7. Administración del tiempo y productividad personal.

Contextualización

Microsoft Exchange Server es un sistema de mensajería que incluye un servidor de correo, un programa de correo electrónico y aplicaciones que permiten el trabajo simultaneo y en línea con otros usuarios; fomentan en conjunto el trabajo colaborativo.

Introducción

Se dará una introducción completa a Microsoft Exchange 2010, donde se describirán los requerimientos para poder acceder a este sistema de mensajería, qué diferencias existen con Outlook y cómo se puede socializar la información para trabajar en colaboración con otras personas.

En esta sesión el alumno identificará los elementos más importantes de la estructura, configuración y funcionamiento de Outlook Exchange mediante la manipulación de la plataforma 2010.

Introducción

Microsoft Exchange Server es el más reciente sistema de mensajería que ofrece Microsoft que es compatible con Outlook, además de ser con el programa que más se utiliza, pues ofrece ventajas como enviar, recibir y administrar el correo electrónico, también administra el calendario y los contactos, como amigos y socios empresariales.

Además, también puede compartir su calendario con familiares y colegas a través de Internet.

Con Outlook Web Access, los usuarios consiguen una experiencia de uso enriquecida de Outlook en la Web, creada para ayudarles a administrar el enorme número de mensajes que reciben cada día permitiéndoles ver sus comunicaciones en el contexto de una conversación y no sólo como mensajes independientes. (Microsoft Exchange, 2010)

Explicación ASISTENTE PERSONAL DE INFORMACIÓN Y

CLIENTE DE CORREO

Microsoft Exchange Server es el más reciente sistema de mensajería de Microsoft, compatible con Outlook ofrece ventajas como enviar, recibir y administrar el correo electrónico, también administra el calendario y los contactos.

Además de poder compartir su calendario con familiares y colegas a través de Internet.

CORREO

Para utilizar Outlook Web App, es necesario tener una cuenta de Microsoft (@red.unid.mx)

Requiere estar conectado a internet.

Las operaciones básicas con Outlook Web App son:

ENVIAR UN CORREO

Desde la ficha Nuevo, presiona el botón ‘mensaje’.

Estructura del correo: Para, CC (con copia para), asunto y el espacio en blanco para escribir.

Hacer clic sobre el icono del clip en la ficha Mensaje, botón “Adjuntar archivo”. Se utiliza para agregar archivos.

ADJUNTAR ARCHIVOS

RECIBIR MENSAJE

ESCANEO DE OUTLOOK

Hace un escaneo por las cuentas de correo para ver si existen mensajes nuevos.

Es la carpeta donde se visualizan los correos entrantes.

FILTRADO AUTOMÁTICO

Determinar que ciertos mensajes pasen directamente a la carpeta de Correo electrónico no deseado.

GUARDAR ARCHIVO ANEXO

ELIMINAR Y AGREGAR CUENTAS

También se puede eliminar una cuenta o bien tener más de una cuenta configurada.

Se puede descargar el archivo al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el archivo indicado en Datos Adjuntos.

Las operaciones básicas con Outlook son:

CONTACTOS

• OWA permite administrar los contactos que se encuentren en su correo electrónico de manera personalizada.

CALENDARIO

• Permite crear eventos y almacenarlos en una fecha y hora en específico.

• Una vez programados los datos de la calendarización, se puede invitar también a los participantes, así como detallar el contenido de la reunión.

NOTAS

Debajo del bloque de carpetas, situado del lado izquierdo de la pantalla, antes de la “Lista de Contactos” encontramos el icono denominado Notas.

OWA tiene habilitada la opción ‘Notas’ pero su función es visualizar las notas de las versiones anteriores, no para generar notas nuevas, en este caso si necesitamos crear textos cortos (notas) la alternativa es utilizar las opciones “Tareas” o “OneNote”.

TAREAS

Es una de las alternativas para la creación de notas, aunque su función principal es documentar tareas pendientes, registrando nombre y fecha de vencimiento además de una descripción.

Se encuentra situada debajo de la carpeta “Contactos”.

OneNote

OneNote es otra alternativa muy adecuada para realizar notas en OWA, como ya se mencionó, la sección Notas de OWA sólo es funcional para visualizar notas creadas en versiones anteriores, no para crear notas nuevas.

Conclusión

En esta sesión tuviste un acercamiento a los elementos mas importantes del funcionamiento de Outlook Web App (OWA), pudiste corroborar que es un programa de asistente personal y de correo electrónico, que fomenta el trabajo colaborativo y que ofrece bastantes alternativas dentro de un mismo entorno virtual.

Para aprender más

Acerca de las funciones de Outlook y cómo enlazar varias cuentas de correo.

Outlook 2013. Configurar una cuenta de correo electrónico. (2013). Consultado el 23 de abril de 2013: http://www.youtube.com/watch?v=u3PcAVIWwA0

Para conocer más sobre la accesibilidad y navegadores compatibles:

Microsoft. (2013). Introducción a Outlook Web App. Consultado el 23 de abril de 2013: http://help.outlook.com/es-mx/140/bb899531.aspx

Cibergrafía

Microsoft Corporation (2011). Microsoft Office 2010. Consultado el 13 de abril de 2013: http://office.microsoft.com/es-mx/

Microsoft Corporation. (2013). Outlook Exchange 2010. Consultado el 13 de abril de 2013 en:

http://office.microsoft.com/en-us/exchange/results.aspx?qu=notes&queryid=f53ec2db-c76a-4a03-a82c-8ebe065e8ec2&avg=zol

Microsoft Corporation. (2013). OneNote. Consultado el 13 de abril de 2013: http://office.microsoft.com/es-mx/onenote/