HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN · Coordinación Estatal del Subsistema de Preparatoria...

Secretaría de Gestión e Innovación Gubernamental

Gobierno del Estado de Morelos

FORMATO HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN

REFERENCIA: PR-DGDO-DOA-01

Clave: FO-DGDO-DOA-04

Revisión : 4

Anexo 7 Pág. 1 de 1

HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN

No. Rev.

Apartado Afectado

Pág (s). Afectadas

Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia

0

N/A

N/A

Emisión

Emisión

13/junio/2011



FORMATO

MANUAL DE ORGANIZACIÓN / POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

REFERENCIA: PR-DGDO-DOA-01 Y IT-DGDO-DOA-01


Revisión: 3


Manual de Políticas y Procedimientos Coordinación Estatal del Subsistema de Preparatoria

Abierta

Cuernavaca Morelos, a 13 de junio 2011


Secretaría de Educación



FORMATO




Revisión: 3


II. CONTENIDO

Apartado Consecutivo del Apartado

Portada I

Contenido II

Autorización

III

Introducción IV

Políticas V

Procedimientos VI

Indicadores VII

Directorio VIII

Hoja de Participación

IX



FORMATO




Revisión: 3


III. AUTORIZACIÓN

AUTORIZÓ

Con fundamento en el Art. 9 de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado Libre y

Soberano de Morelos publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” No. 4720 del 26 de

junio del 2009 y el Artículo 7 Fracción XIII del Reglamento Interior de la Secretaría de Educación

publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” No. 4619 del 11 de junio de 2008 se expide

el presente Manual de Políticas y Procedimientos de la Coordinación Estatal del Subsistema de

Preparatoria Abierta, el cual contiene información referente a sus procedimientos y

funcionamiento, y tiene como objetivo, servir de instrumento de consulta e inducción para el

personal.

_________________________________ Dr. Alejandro Pacheco Gómez

Presidente del Consejo Técnico de la Coordinación Estatal del Subsistema de Preparatoria Abierta

REVISÓ

_________________________________ C.P. Isidro Zambrano Vargas

Director General de la Coordinación Estatal del Subsistema de Preparatoria Abierta

APROBÓ Artículo 37 Fracción XIII de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado Libre y Soberano de Morelos, publicado en el Periódico Oficial "Tierra y Libertad" No. 4720 del 26 de junio de 2009.

_________________________________ Ing. Rey David Olguín Rosas

Secretario de Gestión e Innovación Gubernamental

Fecha de Autorización

Vo. Bo. Director General de Desarrollo

Organizacional

No. de Páginas

13 junio de 2011

L.A. Noe Guadarrama Mariaca

106



FORMATO




Revisión: 3


IV. INTRODUCCIÓN

La Preparatoria Abierta es un Subsistema Educativo de tipo medio superior en la modalidad no escolarizada, que establece estrategias de enseñanza-aprendizaje para favorecer el estudio independiente y la certificación a través de la acreditación de exámenes parciales.

El objetivo primordial del Subsistema es brindar una alternativa educativa que permita iniciar, continuar o concluir los estudios de bachillerato para incorporarse en mejores condiciones al sector productivo o continuar con sus estudios superiores, a quienes por razones de trabajo, dispersión geográfica, restricciones normativas o limitaciones físicas no tienen acceso a la modalidad escolarizada.

El presente Manual es una herramienta fundamental para proporcionar información real en cuanto las funciones y organización de la Coordinación Estatal del Subsistema de Preparatoria Abierta (CESPA). Entre los objetivos de elaboración destacan los siguientes:

Precisar las funciones encomendadas para delimitar responsabilidades y evitar dualidades e identificar omisiones.

Coadyuvar en la ejecución correcta de las labores encomendadas.

Fungir como herramienta de orientación e integración del personal de nuevo ingreso.

Servir como instrumento normativo y de apoyo para el control, evaluación y seguimiento de los objetivos de la (CESPA).

Este Manual es de observación general y está dirigido a todo el personal de la CESPA con el objetivo de orientarlo para el mejor desempeño de las funciones encomendadas, asegurando con ello el cumplimiento de los objetivos de la CESPA.



FORMATO




Revisión: 3


V. POLÍTICAS

PROCEDIMIENTO 1: Recepción y seguimiento de correspondencia

1. La Secretaria de la CESPA debe de sellar y foliar por ambas partes la

correspondencia recibida, siempre y cuando la documentación este completa.

PROCEDIMIENTO 2: Control y seguimiento del gasto de la CESPA. 1 Las áreas deberán justificar los gastos con los comprobantes que soporten las

erogaciones que en su caso pueden ser; fotos, minutas de trabajo, o anexos que puedan comprobar el beneficio de dicho gasto.

PROCEDIMIENTO 3: Gestión de Insumos. 1. El trámite de las Requisiciones de Compra, estará sujeto a la suficiencia presupuestal

en la(s) partida(s) de afectación, y en los casos de Requisiciones de Compra Especial, deberán especificarse a detalle las características de los artículos solicitados y/o muestra del requerimiento.

PROCEDIMIENTO 4: Elaboración y Consolidación del Programa Operativo Anual de la Coordinación Estatal del Subsistema de Preparatoria Abierta. 1. La Subdirección Administrativa debe verificar que todos los formatos que integran el

POA versión final estén signados por el titular de la CESPA, además que los documentos que los jefes de departamento entregan para la consolidación del mismo estén debidamente firmados por los responsables de la entrega de la información.

PROCEDIMIENTO 5: Obras y Acciones Relevantes de la Secretaría de la CESPA.

2. La Subdirección Administrativa debe enviar los Reportes de Obras y Acciones Relevantes, conforme al calendario establecido para tal fin, posterior al mes que se reporta y/o al período en cuestión respectivamente, y signados por el/la Director/a General de la CESPA, así como por el responsable de la elaboración de éstos, para mayor confiabilidad de la información.

3. La Subdirección Administrativa debe presentar la información en el formato que para tal fin designe la Coordinación de Administración.

PROCEDIMIENTO 6: Control y Gestión de Movimientos de Personal

1. Los movimientos de personal estarán sujetos para su aplicación y gestión al calendario que la Dirección General de Capital Humano emite anualmente.



FORMATO




Revisión: 3


PROCEDIMIENTO 7: Control de Incidencias 1. Las incidencias quincenales del personal, deberán notificarse por oficio a la

Coordinación Administrativa el siguiente día hábil a la terminación de la quincena a informar.

2. El personal deberá entregar los formatos de incapacidad o justificaciones a sus incidencias al siguiente día hábil de ocurrida la incidencia para estar en posibilidad de tomarlas en consideración en el reporte de incidencias.

3. El personal operativo deberá checar su asistencia en las tarjetas checadoras que para tal fin están colocadas.

4. Los mandos medios deberán checar su asistencia en las listas de control de asistencia que para tal fin existen.

PROCEDIMIENTO 8: Informe de Gestión Gubernamental de la CESPA 1. Los Informe de Gestión Gubernamental IGG-1 (avance físico) e IGG-2 (avance

financiero) para su recepción, deberán contener la firma del/de la titular de la Unidad Responsable de Ejecución, en casos de excepción, podrá firmar estos documentos “por ausencia” el funcionario de mayor nivel, emitiendo oficio especificando el motivo por el cual el Titular no firma.

PROCEDIMIENTO 9: Expedición de constancias de asesores académicos para centros autorizados. 1. El/la jefe/a de departamento académico debe verificar que las constancias se expidan una vez cumplido el perfil profesional que la Dirección de Sistemas Abiertos ha establecido por campo de conocimiento. PROCEDIMIENTO 10: Operación de los Módulos de Atención y Servicios 1. El/la jefe/a de departamento de Registro y Certificación debe verificar que los trámites y servicios recepcionados en los Módulos se apeguen a las Normas de Registro y Control para Preparatoria Abierta vigentes. PROCEDIMIENTO 11. Préstamo de libros a domicilio 1. El/la Jefe/a de Departamento de Registro y Certificación debe apegarse a lo establecido para el préstamo de libros a domicilio en las Disposiciones Generales y Cláusulas, de la Responsiva para el Servicio de préstamo de libros



FORMATO




Revisión: 3


PROCEDIMIENTO 12: Registro y actualización de conductores de plática informativa.

1. El Jefe/a de Departamento de Sistemas debe verificar que los conductores registrados estén autorizados por el Departamento Académico, una vez cubierto la capacitación e integrarlo a su expediente

2. El Departamento de Sistemas debe actualizar cada año mediante la aplicación de una evaluación al Conductor de Plática Informativa, con un mínimo aprobatorio del 80% .y otorgar hasta tres oportunidades para su acreditación.

PROCEDIMIENTO 13: Seguimiento de cartas compromiso.

1. Cada primera semana de mes se avisará a los Centros de Asesoría sobre los estudiantes que vence la vigencia de su carta compromiso durante ese mismo mes.

2 Cada primera semana de mes se suspenderán temporalmente los estudiantes que se les haya vencido la vigencia de su carta compromiso en el mes anterior.

PROCEDIMIENTO 14: Registro de centros de asesoría.

1. El jefe/a de departamento de Regulación a Centros de Asesoría debe verificar que el registro de centros de asesoría se haga en estricto apego al Acuerdo Secretarial 450 Título VI del Registro y funcionamiento de los centros de asesoría “Lineamientos que regulan los servicios que los particulares brindan en las distintas opciones educativas en el tipo medio superior”; así como en las Normas de Registro y Control para preparatoria abierta anexo 10.



FORMATO




Revisión: 3


VI. PROCEDIMIENTOS Se documenta a continuación los procedimientos y sus respectivos anexos:

No. Procedimiento Nombre Clave Total de

Pág.

1 2 3 4 5 6 7 8 9

10

11

12

13

14

Control y Seguimiento de correspondencia. Control y seguimiento del gasto Gestión de Insumos Elaboración y consolidación del POA Obras y Acciones Relevantes

Control y Gestión de Movimientos de Personal Control de Incidencias Informe de Gestión Gubernamental Expedición de constancias para asesores académicos Operación de los módulos de Atención y Servicios Préstamo de libros a domicilio Registro y actualización de conductores de plática informativa Seguimiento de cartas compromiso Registro de Centros de asesoría

PR- CESPA-DG-01

PR- CESPA-SA-01

PR- CESPA-SA-02

PR- CESPA-SA-03

PR- CESPA-SA-04

PR- CESPA-SA-05

PR- CESPA-SA-06

PR- CESPA-SA-07

PR- CESPA-JDA-01

PR- CESPA-JDRC-01

PR-CESPA-JDRC-02

PR- CESPA-JDS-01

PR- CESPA-JDS-02

PR- CESPA-JDRCA-01

6 7 7 7 6 8 6 7 6 6 6

6

6

10


Gobierno del Estadode Morelos

PROCEDIMIENTO CONTROL Y SEGUIMIENTO DE CORRESPONDENCIA

Clave: PR-CESPA-DG-01

Revisión: 0

Pág. 1 de 6


No. Rev.

Pág (s). Afectadas


0

-

Emisión

Emisión

13/junio/2011





Revisión: 0

Pág. 2 de 6

HOJA DE CONTROL DE COPIAS

Esta es una copia controlada del procedimiento de Control y Seguimiento de Correspondencia. El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional.

La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:

Área Funcional Copia No.

Dirección General de la Coordinación Estatal del Subsistema de Preparatoria Abierta

01





Revisión: 0

Pág. 3 de 6

Elaboró

C Elina García Jaimes Secretaria de la CESPA

Revisó

C.P. Isidro Zambrano Vargas Director General de la Coordinación Estatal

del Subsistema de Preparatoria Abierta

Autorizó

Dr. Alejandro Pacheco Gómez Presidente del Consejo Técnico de la

Coordinación Estatal del Subsistema de Preparatoria Abierta

Fecha: 13 de junio de 2011 Fecha: 13 de junio de 2011 Fecha: 13 de junio de 2011

1.- Propósito.-

Llevar un control eficiente y eficaz de correspondencia, y el seguimiento de solicitudes de servicios educativos hasta su conclusión.

2.- Alcance:

Aplica a la Dirección General de la Coordinación Estatal del Subsistema de Preparatoria Abierta, Subdirección Administrativa y Jefes de Departamento.

3.-Referencias:

Este procedimiento está basado para su elaboración en la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado Libre y Soberano de Morelos, el Reglamento Interior de la Secretaría de Educación, Decreto por el que se crea la Coordinación Estatal del Subsistema de Preparatoria Abierta, Estatuto Orgánico de la Coordinación Estatal del Subsistema de Preparatoria Abierta.

4.-Responsabilidades:

Es responsabilidad del personal apegarse a lo establecido en este procedimiento. Es responsabilidad de la Secretaria/o de la CESPA elaborar y mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de el/la Directora/a General de CESPA revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. Es responsabilidad de el/la Presidente/a del Consejo Técnico de la Coordinación Estatal del Subsistema de Preparatoria Abierta autorizar este procedimiento.

5.-Definiciones:

“Ninguna”

6.-Método de Trabajo: 6.1 Diagrama de Flujo, 6.2 Descripción de Actividades





Revisión: 0

Pág. 4 de 6

Correspondencia

Recibir correspondencia de las Dependencias, Instituciones Educativas, Sector privado, personal interno, Ciudadanos, clasificar la misma. 1

¿Requiere atención de terceros?

2

Archivar de 3 a 5 días los documentos que no requieren canalización. Aquéllos que solo son de conocimiento.

3

Oficios

No

Si

Nota: Se Recibe y registra en la Base de Datos

FIN

INICIO

Memorandúms

Nota: En la copia de la base de datos se especifica el destino de cada documento. Turna documentos para conocimiento al asesor(a) de la Dirección General.

Documentos

O

6.1 Diagrama de Flujo:

Canalizar la información a las áreas correspondientes para su atención y seguimiento en un periodo máximo a 5 días hábiles o en su caso 30 días naturales. 4

Correspondencia

Revisar la correspondencia recibida con el /la Asesor(a) del Director(a) General para conocimiento y aprobación de la respuesta propuesta por las áreas correspondientes, 5 4 Correspondencia

2

Nota: Se turna la respuesta al asesor (a) del Director General, para su autorización, en su caso su modificación.





Revisión: 0

Pág. 5 de 6

6.2 Descripción de Actividades:

Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo

(No. de Control)

1

Secretaria (S)

Recibe diariamente en un horario de 8:00 a 17:00 de lunes a viernes del/de la responsable de recepción de correspondencia enviada por las Dependencias, instituciones educativas, sector privado y ciudadanos, los cuales, pueden ser libros, tarjetas, cartas, sobres, fax, CD, carpetas, engargolados, revistas, oficios libros y clasifica para su atención correspondiente. Verifica que la información entregada esta correcta y con los anexos correspondientes.

Nota: Registra en la Base de Datos

Correspondencia

2

S

¿Requiere atención de terceros?

En caso de ser negativo, continúa en la actividad 3

En caso de ser positivo continúa en la actividad 4

3

S

Archiva de 3 a 5 días los documentos que no requieren canalización (aquellos que sólo son de conocimiento), anexando la copia del reporte de la base de datos de recepción en carpetas.

Nota: en la copia de la base de datos se especifica el destino de cada documento.

Con esta actividad concluye este procedimiento.

Oficios

Memorándums

4. S

En caso de requerir atención, turna copia al área correspondiente, estableciendo la fecha límite para la entrega de la repuesta no mayor a 5 días hábiles, o en su caso a 30 días naturales.

Oficios

Memorándums

5. S

Revisar la correspondencia recibida con el /la Asesor(a) del Director(a) General para conocimiento y aprobación de la respuesta propuesta por las áreas correspondientes.

Oficios

Memorándums




Clave: PR-CESPA-SA-01

Revisión: 0

Pág. 6 de 6

7. Registros de Calidad:

No. Documentos (Clave) Responsabilidad de su Custodia Tiempo de Retención

1 2 3

Correspondencia

Oficios

Memorándums

Director/a General de la CESPA



5 años

5 años

5 años

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

“Ninguno”



PROCEDIMIENTO CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL GASTO


Revisión: 0

Pág. 1 de 7


No. Rev.

Pág (s). Afectadas


0

-

Emisión

Emisión

13/junio/11





Revisión: 0

Pág. 2 de 7


Esta es una copia controlada del procedimiento de Control y Seguimiento de la Coordinación Estatal del Subsistema de Preparatoria Abierta. El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional.



Subdirección Administrativa

01





Revisión: 0

Pág. 3 de 7

Elaboró

C.P Cristina Ramírez Bahena Subdirectora Administrativa de la CESPA

Revisó


de Preparatoria Abierta

Autorizó




1.- Propósito.-

Facilitar las operaciones de la Coordinación Estatal del Subsistema de Preparatoria Abierta, mediante la gestión de recursos financieros necesarios en forma y tiempo, vigilando que éstas, se realicen dentro de los montos autorizados en su ejercicio presupuestal.

2.- Alcance:

Aplica a los Departamentos que integran la Coordinación Estatal del Subsistema de Preparatoria Abierta e involucra a: los Titulares y responsables del control financiero de la CESPA, y de ser el caso a la Coordinación de Administración de la Secretaría de Educación.

3.-Referencias: Este procedimiento está basado para su ejecución en la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado Libre y Soberano de Morelos, Art. 6 y 31 de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público, Decreto mediante el cual, se aprueba el Presupuesto de Egresos por ejercicio fiscal, los Lineamientos emitidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación y en el Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Art. 12 Fracc. II y III. Decreto de creación de la Coordinación Estatal del subsistema de Preparatoria Abierta y Estatuto Orgánico de la Coordinación Estatal del Subsistema de Preparatoria Abierta.


Es responsabilidad de el/la Subdirector/a Administrativo/a de la CESPA, apegarse a lo establecido en este procedimiento Es responsabilidad de el/ la Subdirector/a Administrativo/a de la CESPA mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de el/la Director/a General de la CESPA revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. Es responsabilidad de el/ la Presidente/a del Consejo Técnico de la Coordinación Estatal del Subsistema de Preparatoria Abierta autorizar este procedimiento.

5.-Definiciones:

Presupuesto Autorizado: Monto por erogar aprobado por el H. Congreso del Estado, autorización publicada en el periódico oficial “Tierra y Liberta” (Ley de Egresos del ejercicio vigente).






Revisión: 0

Pág. 4 de 7


Oficio de techo presupuestal para

ejercer

Someter el presupuesto a autorización en el Consejo Técnico de la CESPA

INICIO

Elaborar cheque de apertura del fondo revolvente

Elaborar el documento de asignación de Fondo revolvente

Documentación comprobatoria

Recibir y revisar documentación soporte de gasto, tanto para fondo revolvente como para

gastos erogados, pago a proveedores internos o externos.

4

1

2 Documento de asignación de

responsable de fondo revolvente

Oficio de resguardo de fondo revolvente

Nota: esta actividad corresponde a todas las

erogaciones posteriores a la asignación del Fondo Revolvente, y a todo tipo de gasto





Revisión: 0

Pág. 5 de 7

Se elabora el cheque para la reposición del fondo, el pago de gastos erogados o el pago de proveedores.

8 8

Recibo de Gastos Erogados (08-SP-GAERO) Recibo de Reposición de Fondo Revolvente (03-SP-REPFO) Recibo de Gastos a Comprobar (07-SP-GACOM) Pago a Proveedor (09-SP-PAPRO)

Resumen de Gasto

FIN

Elaborar reporte de Resumen de Gasto por

partida

6

Documentación comprobatoria

¿Cumple con los requisitos?

4

Si

No

Devuelve la documentación comprobatoria al responsable del fondo revolvente, de la persona que trámita el pago (Jefes de departamento), o al proveedor.

5 6

2

O


77





Revisión: 0

Pág. 6 de 7



(No. de Control)

1

Director/a General de CESPA

(DG)

Someter el presupuesto de ingresos propios de la CESPA y de egresos (propios y ministraciones mensuales); a la autorización en el Consejo Técnico de la CESPA.

Previa designación del presupuesto de egresos que se ministrará de forma mensual por parte del Gobierno del Estado.

Minuta de Consejo Técnico

Oficio informando el techo presupuestal para el ejercicio

correspondiente.

2

Subdirector/a Administrativo/a de la

CESPA (SA)

Elaborar cheque de apertura del fondo revolvente

Asignación de Fondo Revolvente

Resguardo de Fondo Revolvente

3

SA

Recibe y revisa documentación soporte del gasto, presentada, que cumpla con los requisitos fiscales y los lineamientos vigentes, coteja importes por partida a erogar y verifica disponibilidad presupuestal. En caso de no tener disponibilidad, se procede a realizar reasignación presupuestal.

Nota: esta actividad corresponde a todas las erogaciones posteriores a la asignación del Fondo revolvente.

Documentación

Soporte

4

SA

¿Cumple con los requisitos?

Si la respuesta es NO, se conecta a la actividad No. 5

Si la respuesta es SI, se conecta la actividad No. 6

Documentación

Comprobatoria

5

SA

Devuelve la documentación que no cumple con los requisitos del gasto, al responsable del fondo revolvente, a los jefes de departamento o al proveedor en su caso.

Documentación

Comprobatoria

6

SA

Elabora Reporte de Resumen de Gastos: por partida, capítulo y concepto, identificándolos por número de proyecto y centro de costo responsable de la erogación

Nota: este reporte se anexa al recibo por tipo de gasto erogado, al momento de realizar el trámite para reposición del mismo.

Resumen de Gastos

7

SA

Se elabora el cheque para la reposición del fondo, el pago de gastos erogados o el pago de proveedores.

Con esta actividad termina el procedimiento.

Cheque





Revisión: 0

Pág. 7 de 7


No. Documentos (Clave) Responsabilidad de su Custodia

Tiempo de Retención

1 2 3 4

Minuta de Consejo Técnico

Oficio Póliza cheque Resguardo del Fondo Revolvente



Subdirector/a Administrativo/a


Indefinido

Indefinido

5 años

5 años

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave



PROCEDIMIENTO

GESTION DE INSUMOS


Revisión: 0

Pág. 1 de 7


No. Rev.

Pág (s). Afectadas


0

-

Emisión

Emisión

13/junio/11



PROCEDIMIENTO

GESTION DE INSUMOS


Revisión: 0

Pág. 2 de 7


Esta es una copia controlada del procedimiento de Gestión Insumos El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional




01



PROCEDIMIENTO

GESTION DE INSUMOS


Revisión: 0

Pág. 3 de 7

Elaboró

C.P Cristina Ramírez Bahena Subdirectora Administrativa de la CESPA

Revisó

C.P. Isidro Zambrano Vargas Director General de la CESPA

Autorizó



Fecha: 13 de junio de 2011 Fecha: 13 de junio 2011 Fecha: 13 de junio 2011

1.- Propósito:

Gestionar los insumos necesarios para la operación de la Coordinación Estatal del Subsistema de Preparatoria Abierta, ya sea por compra directa según lo permitido por los montos máximos de actuación permitidos por la Dirección General de Adquisiciones y Patrimonio ó mediante el Sistema de Adquisiciones del Gobierno del Estado de Morelos.

2.- Alcance:

Aplica a las Coordinación Estatal del Subsistema de Preparatoria Abierta e involucra a: los Jefes de Departamento y personal de la misma Dirección General.

3.-Referencias:

Este procedimiento está basado para su ejecución, en los Lineamientos emitidos por la Secretaría de Gestión e Innovación Gubernamental del Estado, a través de la Dirección General de Adquisiciones y Patrimonio, en el Reglamento Interior de la Secretaria de Educación, en el Decreto de Creación y el Estatuto Orgánico de la CESPA y en el presupuesto de egresos autorizado.


Es responsabilidad de el/la Subdirector/a Administrativo/a de la CESPA, apegarse a lo establecido en este procedimiento Es responsabilidad de el/la Subdirector/a Administrativo/a de la CESPA mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de el/la Directora/a General de la CESPA revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. Es responsabilidad de el/la Presidente/a del Consejo Técnico de la Coordinación Estatal del Subsistema de Preparatoria Abierta autorizar este procedimiento.

5.-Definiciones:

“Ninguna”

6.-Método de Trabajo

6.1 Diagrama de Flujo, 6.2 Descripción de Actividades



PROCEDIMIENTO

GESTION DE INSUMOS


Revisión: 0

Pág. 4 de 7

Requisición de Compra MOCOMRE-001

O


INICIO

Recibir y revisar requisiciones y consultar disponibilidad presupuestal

2

6

¿Se Autoriza?

Si

No

Se elabora la transferencia para tener suficiencia presupuestal en la partida que afecte la requisición

4 3

1

Recibir requisiciones de insumos

5

Compra directa



PROCEDIMIENTO

GESTION DE INSUMOS


Revisión: 0

Pág. 5 de 7

7

8

Se conecta al Procedimiento de la DGAP

6

Solicitar cotizaciones al menos tres en caso de

compra directa

En caso de ser compra directa el proveedor entrega en las instalaciones de CESPA, en caso de ser a través de adquisiciones se recogerá el material en el almacén de Recursos Materiales

FIN

Entregar los insumos a las áreas que los solicitaron

Nota: Para retirar los insumos del almacén a nombre de la Secretaría de Educación, es requisito indispensable, presentar oficio de designación de Habilitado (s) firmado por el/la Director/a General de la CESPA

Cotización

Compra a través de la Dirección de adquisiciones se captura en

el Sistema de Adquisiciones

En caso de ser compra directa se evalúa la mejor cotización y

se hace el pedido

Generar el cheque de pago a proveedor correspondiente 11

9

10



PROCEDIMIENTO

GESTION DE INSUMOS


Revisión: 0

Pág. 6 de 7



(No. de Control)

1 Subdirector/a

Administrativa/o (SA)

Recibir requisiciones de insumos

MOCOMRE-001

2 SA

Recibir y revisar requisiciones y consultar disponibilidad presupuestal

3 SA

¿La adquisición es autorizada?

Si la respuesta es NO, pasa a la actividad 4

Si la Respuesta es SI, pasa a la Actividad 5

4 SA

Se elabora la transferencia para tener suficiencia presupuestal en la partida que afecte la requisición

5 SA Compra directa

6 SA Solicitar cotizaciones al menos tres en caso de compra directa

Cotización

7 SA

Compra a través de la Dirección de Adquisiciones se captura en el Sistema de Adquisiciones

8 SA En caso de ser compra directa se evalúa la mejor cotización y se hace el pedido

9 SA

En caso de ser compra directa el proveedor entrega en las instalaciones de CESPA, en caso de ser a través de adquisiciones se recogerá el material en el almacén de Recursos Materiales

Oficio de designación de Habilitado (s) firmado por

el/la Director/a General de la CESPA

10 SA Entregar los insumos a las áreas que los solicitaron

11 SA

Generar el cheque de pago a proveedor correspondiente Con esta actividad termina el procedimiento



PROCEDIMIENTO GESTION DE INSUMOS


Revisión: 0

Pág. 7 de 7




1

2.

3.

Requisición de compra Cotización Oficio de designación de Habilitado (s) firmado por el/la Director/a General de la CESPA

Subdirector/a Administrativo/a Subdirector/a Administrativo/a Director/a General de la CESPA

5 Años

5 Años

5 Años

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

“Ninguno”



PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y CONSOLIDACION DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL


Revisión: 0

Pág. 1 de 7


No. Rev.

Pág (s). Afectadas


0

-

Emisión

Emisión

13/junio/11



PROCEDIMIENTO

ELABORACIÓN Y CONSOLIDACION DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL


Revisión: 0

Pág. 2 de 7


Esta es una copia controlada del procedimiento de Elaboración y Consolidación del Programa Operativo Anual de la Coordinación Estatal del Subsistema de Preparatoria Abierta. El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional



Dirección General de CESPA Subdirección Administrativa Jefatura de Departamento de Registro y Certificación Jefatura de Departamento de Sistemas Jefatura de Departamento de Regulación a Centros de Asesoría Jefatura de Departamento Académico

01

02

03

04

05

06



PROCEDIMIENTO



Revisión: 0

Pág. 3 de 7

Elaboró

C.P. Cristina Ramírez Bahena Subdirectora Administrativa

Revisó


Autorizó



Fecha: 13 de junio 2011 Fecha: 13 de junio 2011 Fecha: 13 de junio 2011

1.- Propósito.-

Contar con una herramienta real de planeación y evaluación que apoye la transparencia de información en la gestión y desempeño de los Departamentos de la CESPA, que permita evaluar los proyectos, basados en los resultados de los indicadores.

2.- Alcance:

Aplica a los Departamentos de la Coordinación Estatal del Subsistema de Preparatoria Abierta.

3.-Referencias:

Este procedimiento está basado para su ejecución en la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Morelos, la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado Libre y Soberano del Estado de Morelos la Ley Estatal de Planeación, el Plan Estatal de Desarrollo y en el Reglamento Interior de la Secretaría de Educación, el Decreto de Creación y el Estatuto Orgánico de la Coordinación Estatal del Subsistema de Preparatoria Abierta.


Es responsabilidad de el/la Subdirector/a Administrativo/a de la CESPA, apegarse a lo establecido en este procedimiento Es responsabilidad de el/la Subdirector/a Administrativo/a de la CESPA mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de el/la Director/a General de la CESPA revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. Es responsabilidad de el/ la Presidente/a del Consejo Técnico de la Coordinación Estatal del Subsistema de Preparatoria Abierta autorizar este procedimiento.

5.-Definiciones:

POA: Programa Operativo Anual




PROCEDIMIENTO



Revisión: 0

Pág. 4 de 7

Formatos de Proyectos

Calendario de Trabajo

Formatos de Proyectos (Primer borrador)

Lineamientos

Lineamientos


INICIO

Recibir lineamientos, formatos y calendario de trabajo y participar en el curso taller para la elaboración del Programa Operativo Anual (POA)

1

Recabar información de los diferentes Departamentos de la CESPA para requisitar formatos de Proyectos

Informar a los/las Jefes/as el calendario de trabajo, los lineamientos y los formatos.

2

Consolidar la información de todos los departamentos y generar la impresión de

formatos de Proyectos y se envía a la Coordinación Administrativa para revisar

4

5

3

Formatos POA

Calendario


Otros apartados POA: Portada Contenido Resumen de recursos financieros Misión y Visión Diagnóstico del sector Consulta ciudadana



PROCEDIMIENTO



Revisión: 0

Pág. 5 de 7

Recibe formatos de Proyectos modificados y, discos magnéticos conteniendo respaldo de la misma información 5

Realiza modificaciones e imprime; genera respaldo para su entrega en la Coordinación Administrativa de la Secretaría de Educación

Anteproyecto del POA´s

Oficio

Da a conocer un tanto impreso del POA

autorizado por la Coordinación Administrativa de la Secretaría de Educación al Consejo

Técnico de la CESPA, para su autorización

7

POA Consolidado

FIN



6



PROCEDIMIENTO



Revisión: 0

Pág. 6 de 7



(No. de Control)

1

Director/a General de la Coordinación Estatal del Subsistema de

Preparatoria Abierta (DG)

Recibe lineamientos, formatos y calendario de trabajo, designar al enlace (Subdirector/a Administrativo/a) y participar en el curso taller para la elaboración del Programa Operativo Anual (POA)

Nota: La coordinación Administrativa de la Secretaría de Educación solicita la designación de un Enlace General quien acude a la impartición del curso-taller para la elaboración del Programa Operativo Anual.

Instructivo para la formulación del Programa

Operativo Anual Formatos

Calendario de Trabajo

2 Subdirector/a

Administrativo/a (SA)

Informa a los Jefes de Departamento el calendario de trabajo, los lineamientos y entregar los formatos para su llenado.

Lineamientos Formatos

3 SA

Recaba información de los diferentes Departamentos de la CESPA para requisitar formatos de Proyectos

Formatos

4 SA

Consolida la información de todos los departamentos y generar la impresión de formatos de Proyectos y se envía a la Coordinación Administrativa de la Secretaría de Educación para revisar (Primer borrador)

Formatos de POA

5 SA

Recibe formatos de Proyectos modificados y, discos magnéticos conteniendo respaldo de la misma información

Formatos Proyectos

6 SA

Realiza modificaciones e imprime; genera respaldo para su entrega en la Coordinación Administrativa de la Secretaría de Educación

Nota: Se requisitan los apartados complementarios del Programa Operativo Anual del Sector –portada, contenido, resumen de recursos financieros, Misión y Visión, Diagnostico del sector y Consulta ciudadana

Se consolida, se imprime y se recaba la firma del Titular.

POA

7 DG

Da a conocer el POA autorizado por la Coordinación Administrativa de la Secretaría de Educación al Consejo Técnico de la CESPA, para su autorización.

POA autorizado por la Coordinación Administrativa

de la Secretaria de Educación.



PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y CONSOLIDACION DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL


Revisión: 0

Pág.7 de7




1 2 3 4

Lineamientos para la Elaboración del

programa Operativo Anual (POA)

Formatos para la Elaboración del POA

Proyectos por Departamento de la CESPA POA consolidado de la CESPA


Jefes/as de Departamento y Subdirector/a Administrativo/a

Jefes/as de Departamento y Subdirector/a Administrativo/a


1 Año

1 Año

1 Año

Indefinido

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave



PROCEDIMIENTO

OBRAS Y ACCIONES REELEVANTES


Revisión: 0

Pág. 1 de6


No. Rev.

Pág (s). Afectadas


0

Todas

Emisión

Emisión

13/JUN/11



PROCEDIMIENTO



Revisión: 0

Pág. 2 de 6


Esta es una copia controlada del procedimiento de Obras y Acciones Relevantes de la Coordinación Estatal del Subsistema de Preparatoria Abierta El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional




01



PROCEDIMIENTO



Revisión: 0

Pág. 3 de 6

Elaboró

C.P. Cristina Ramírez Bahena Subdirectora Administrativa de la CESPA

Revisó


Autorizó




1.- Propósito.-

Integración de documento mensual de las Obras y Acciones relevantes realizadas por la Coordinación Estatal del Subsistema de Preparatoria Abierta, adscritas al Sector Educativo para conocer el impacto que estas tienen en la población del Estado.

2.- Alcance:

Aplica a la Dirección General de la Coordinación del Subsistema de Preparatoria Abierta y a los Departamentos de la CESPA.

3.-Referencias:

Este procedimiento está basado para su ejecución en la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos y el Reglamento Interior de la Secretaría de Educación.


Es responsabilidad de el/la Subdirector/a Administrativa de la CESPA, apegarse a lo establecido en este procedimiento Es responsabilidad de el/ la Subdirector/a Administrativa de la CESPA mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de el/la Director/a General de la CESPA revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. Es responsabilidad de el/ la Presidente/a del Consejo Técnico de la Coordinación Estatal del subsistema de Preparatoria Abierta autorizar este procedimiento.

5.-Definiciones: “Ninguna”

6.-Método de Trabajo:




PROCEDIMIENTO



Revisión: 0

Pág. 4 de 6

Formato Establecido

para el Reporte

O

Archivo Electrónico

@

Información Estadística

O

Informe

Informes de Obras y Acciones

Relevantes


INICIO

Envía por oficio, informe impreso de la

CESPA a la Coordinación de administración de la Secretaria de Educación.

4

Viene del Procedimiento de la Dirección General de Información y Evaluación

Elaborar informe mensual de Obras y Acciones Relevantes de la CESPA

3

Lineamientos

O

Recibir lineamientos para la integración de las Obras y Acciones Reelevantes

1

FIN

Recibe la información estadística mensual de los Departamentos

2



PROCEDIMIENTO



Revisión: 0

Pág. 5 de 6



(No. de Control)

1 Subdirector/a


Recibe lineamientos y formatos vía correo electrónico, para la elaboración del Informe Mensual de Obras y Acciones Relevantes

Lineamientos

Formato

2 SA Recibe información estadística mensual de los departamentos

Información Estadística

3 SA

Elabora informe mensual de obras y acciones relevantes de la CESPA.

Formato

4 SA

Envía por oficio, informe impreso de la CESPA a la Coordinación de administración de la Secretaria de Educación.

Oficio

Formato



PROCEDIMIENTO



Revisión: 0

Pág. 6 de 6




1 2

Informes mensuales de Obras y Acciones relevantes de los Departamentos de la CESPA.

Formato de Obras y Acciones relevantes de la CESPA debidamente firmado y autorizado mensual

Director/a General de la CESPA Director/a General de la CESPA

1 Año

1 Año

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave



PROCEDIMIENTO

CONTROL Y GESTIÓN DE MOVIMIENTOS DE PERSONAL


Revisión: 0

Pág. 1 de 8


No. Rev.

Pág (s). Afectadas


0

-

Emisión

Emisión

13/Junio/2011



PROCEDIMIENTO



Revisión: 0

Pág. 2 de 8


Esta es una copia controlada del procedimiento de Control y Gestión de Movimientos de Personal

El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional




01



PROCEDIMIENTO



Revisión: 0

Pág. 3 de 8

Elaboró


Revisó


Autorizó



Fecha: 13 de junio 2011 Fecha: 13 de junio de 2011 Fecha: 13 de junio de 2011

1.- Propósito.- Administrar los recursos humanos asignados a la Coordinación Estatal del Subsistema de Preparatoria Abierta, en apego a los Lineamientos emitidos por la Secretaría de Gestión e Innovación Gubernamental para tal fin y a las Estructuras Orgánicas Autorizadas.

2.- Alcance: Aplica a la Dirección General de la coordinación Estatal del subsistema de preparatoria Abierta, a la Subdirección Administrativa y a todos los Departamentos y personal de la Coordinación Estatal del Subsistema de Preparatoria Abierta.

3.-Referencias:

Este procedimiento está basado para su ejecución en los Lineamientos para la Administración de los Recursos Humanos, emitidos por la Secretaría de Gestión e Innovación Gubernamental, a través de la Dirección General de Administración y Desarrollo de Personal y el Reglamento Interior de la Secretaría de Educación.


Es responsabilidad de el/la Subdirector/a Administrativo/a de la CESPA, apegarse a lo establecido en este procedimiento Es responsabilidad de el la Subdirector/a Administrativo/a de la CESPA mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de el/la directora/a General de la CESPA revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. Es responsabilidad de el/la Presidente/a del Consejo Técnico de la Coordinación Estatal del subsistema de Preparatoria Abierta autorizar este procedimiento.

5.-Definiciones:

Alta: Se consideran como tal las siguientes: Alta en plaza vacante, Alta en plaza de nueva creación, Alta para cubrir plaza de manera interina. Cambio: Este puede ser: de plaza, de unidad administrativa, de nombramiento, de clave nominal, de datos personales. Anexos: Todos los documentos necesarios que deberán adjuntarse a la Solicitud de Movimiento de Personal, los cuales, se especifican en el reverso de la misma, según el tipo de movimiento solicitado.


6.1Diagrama de Flujo, 6.2 Descripción de Actividades



PROCEDIMIENTO



Revisión: 0

Pág. 4 de 8

Control Presupuestal

Estructura Orgánica

Autorizada

Solicitud

1

1

Solicitud

1


INICIO

Recibir solicitud de Movimiento de Personal de los Departamentos de la CESPA

1

Validar solicitud de movimiento con respecto a la suficiencia presupuestal; plantilla y estructura autorizada

2

6

Solicitar al aspirante la documentación correspondiente, según tipo de movimiento

5

¿Procede?

3

No

Si

Informar del resultado de la conciliación al Departamento, para efectuar la transferencia correspondiente y replantear la solicitud

1

Solicitud

Plantilla

Relación de Documentación

requerida

1

4



PROCEDIMIENTO



Revisión: 0

Pág. 5 de 8

Documentos Aspirante

O-1

Documentos del Aspirante

Solicitud de Movimientos de

Personal

FO-DGADP-NOM-01


Personal

FO-DGADP-NOM-01


Personal

O-4


O-1


O-1

Presentar Solicitud de Movimiento de Personal ante la Coordinación Administrativa de la Secretaría para su aplicación

9

6

Recibir y revisar la documentación del aspirante

7

Generar Solicitud de Movimiento de Personal

Recabar firma del aspirante en la Solicitud de Movimientos de Personal, y de el/la Director/a General de la CESPA

8

FO-DGADP-NOM-01

En caso de adeudo de documentos del espirante nos e firma la Soliictud

FIN




PROCEDIMIENTO



Revisión: 0

Pág. 6 de 8



(No. de Control)

1 Subdirector/a


Recibir solicitud de Movimiento de Personal de los Departamentos de la CESPA

Oficio-Solicitud

Solicitud de Movimientos de Personal

(FO-DGADP-NOM-01)

2 SA

Valida solicitud con respecto a la Plantilla y Estructura Orgánica Autorizada de la Unidad Administrativa solicitante.

Nota: los costos anuales son los que establece la presupuestación del SELPP

Solicitud Estructura Orgánica

Autorizada

Plantilla

3 SA

¿Procede el movimiento?

Si la respuesta es NO, pasa a la actividad 4

Si la respuesta es SI, pasa a la actividad 5

4 SA

Informa del resultado de la conciliación al/a la Departamento de la CESPA y recibe indicaciones al respecto.

Nota: replanteada la propuesta inicia nuevamente el procedimiento.

5 SA

Solicita al aspirante los documentos que se requieran según el tipo de movimiento, y establece fecha de recepción de los mismos, –conforme al Calendario de Cortes de Movimiento de Personal establecido por la Dirección General de administración y Desarrollo de Personal y recaba información con el mismo para el llenado de la Póliza del Seguro de Vida –esto en el caso de nuevo ingreso–.

Nota: Los documentos requeridos se señalan en el reverso del FO-DGADP-NOM-01.

(FO-DGADP-NOM-01) Calendario de Corte de

Movimientos de Personal

6 SA

Recibe Documentación del Aspirante y revisa. Elabora Solicitud de Apertura de Cuenta Bancaria Pagomático, y entrega al aspirante –únicamente en caso de nuevo ingreso– para que realice trámite correspondiente, requiriéndole copia del contrato bancario y de la tarjeta pagomático.

Nota: se notifica al aspirante el requisito asistir al curso de inducción, fecha de realización y entrega de constancia.

Documentos Personales del Aspirante

Contrato

Tarjeta Pagomático

Constancia de Curso de Inducción



PROCEDIMIENTO



Revisión: 0

Pág. 7 de 8



(No. de Control)

7 (SA)

Genera el formato FO-DGADP-NOM-01–en original y cuatro copias.

Nota: del contrato se toma el número de cuenta bancario y se ingresa al sistema para el depósito nominal correspondiente. Los documentos personales del aspirante se fotocopian y se arma expediente personal, el cual se resguarda en la Subdirección Administrativa.

Documentos Personales del Aspirante

(FO-DGADP-NOM-01)

Contrato Tarjeta Pagomático Expediente Personal

8 (SA)

Recaba la firma del aspirante y del/de la Coordinador/a de Administración. Informa al aspirante y a la unidad administrativa solicitante fecha de inicio de labores. Nota: al FO-DGADP-NOM-01 se anexan los documentos personales del aspirante –conforme los requiera el tipo de movimiento– en el caso de reingresos se requiere al aspirante gestionar en la Dirección General de Personal la Hoja de Constancia de Documentos en Expediente Personal, anexando al FO-DGADP-NOM-01 los que ésta señala como faltantes.

(FO-DGADP-NOM-01) Documentos Personales

del Aspirante

9 (SA)

Presenta FO-DGADP-NOM-01 en la Coordinación de Administración de la Secretaría de Educación para su aplicación, conforme lo establecido en el Calendario de Cortes de Movimientos de Personal.

Nota: Se envía mediante oficio firmado por e/lal Director/a General de la CESPA

(FO-DGADP-NOM-01) Documentos Personales

del Aspirante

Oficio



PROCEDIMIENTO



Revisión: 0

Pág. 8 de 8


No. Documentos (Clave) Responsabilidad de su

Custodia Tiempo de Retención

1

2

3 4

Formatos FO-DGADP-NOM-01 Auxiliar de Movimientos de Personal Expediente Personal del aspirante Plantillas

Subdirector/a Administrativo/a Subdirector/a Administrativo/a Subdirector/a Administrativo/a Subdirector/a Administrativo/a

Indefinido

Indefinido

Indefinido

1 año

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave



PROCEDIMIENTO

CONTROL DE INCIDENCIAS


Revisión: 0

Pág. 1 de 6


No. Rev.

Pág (s). Afectadas


0

-

Emisión

Emisión

13/junio/11



PROCEDIMIENTO



Revisión: 0

Pág. 2 de 6


Esta es una copia controlada del procedimiento de Control de Incidencias El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional




01



PROCEDIMIENTO



Revisión: 0

Pág. 3 de 6

Elaboró


Revisó

C.P. Isidro Zambrano Vargas Director General

Autorizó




1.- Propósito.-

Registro de faltas, retardos, omisiones, incapacidades y períodos vacacionales del personal adscrito a la Coordinación Estatal del Subsistema de Preparatoria Abierta para lo conducente, conforme a lo establecido en los Lineamientos emitidos para tal efecto por la Secretaría de Gestión e Innovación Gubernamental, a través de la Dirección General de Administración y Desarrollo de Personal.

2.- Alcance:

Aplica a la Dirección General, a la Subdirección Administrativa y a todo el personal de la Coordinación Estatal del Subsistema de Preparatoria Abierta.

3.-Referencias:

Reglamento Interior de la Secretaría de Educación, Lineamientos para la Administración de los Recursos Humanos emitidos por la Secretaría de Gestión e Innovación Gubernamental, a través de la Dirección General de Administración y Desarrollo de Personal; y Decreto de creación de la Coordinación Estatal del Subsistema de Preparatoria Abierta.


Es responsabilidad de el/la Subdirector/a Administrativo/a de la CESPA, apegarse a lo establecido en este procedimiento Es responsabilidad de el/ la Subdirector/a Administrativo/a de la CESPA mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de el/la Directora/a General de la CESPA revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. Es responsabilidad de el/la Presidente/a del Consejo Técnico de la Coordinación Estatal del Subsistema de Preparatoria Abierta autorizar este procedimiento.

5.-Definiciones: Se consideran Incidencias de personal:

Faltas, Retardos, y Omisiones.

Incapacidades

Vacaciones

Horario de Lactancia





PROCEDIMIENTO



Revisión: 0

Pág 4 de 6

Reporte final

O

Reporte Final

O

Reporte preeliminar

O

Formato justificación de Incidencias

O

Certificados de Incapacidad

Temporal

1

Controles de Asistencia

O


O


INICIO

Recibe formatos de justificación de

incidencias y/o certificados de incapacidad temporal del personal de la CESPA,

correspondientes a la quincena inmediata anterior

1

Revisar controles de asistencia y/o

Incapacidades

2

Conciliar incidencias con formatos de

justificación y codificar para su aplicación

3

Formatos de Justificación de Incidencias y Anexos

4

El formato de Justificación se diseña para uso interno

Las incidencias pueden corresponder a: Horario de lactancia y/o Vacaciones, atendiéndose en apego a los lineamientos para la administración de los Recurso Humanos

Fin

Adjunta reporte a oficio y entrega en la Coordinación Administrativa de la Secretaría de Educación para su

aplicación

Oficio



PROCEDIMIENTO



Revisión: 0

Pág 4 de 6



(No. de Control)

1 Subdirector/a

Administrativo/a SA

Recibe formatos de Justificación de Incidencias y/o Certificados de Incapacidad Temporal del personal de la Coordinación Estatal del Subsistema de Preparatoria Abierta, correspondientes a la quincena inmediata anterior para gestionar su aplicación.

Las incidencias se reciben conforme al Calendario de Cortes de Incidencias que para tal efecto aplica emitido por la Dirección General de Administración y Desarrollo de Personal.

Formato de Justificación de Incidencias

Certificados de Incapacidad Temporal

Calendario de Cortes de Incidencias

2 SA

Revisa Controles de Asistencia y/o Certificados de Incapacidad Parcial, en el caso de incidencia, clasifica como retardo, falta y omisiones (entrada y salida), conforme a lo establecido en los Lineamientos para la Administración de los Recursos Humanos, y registra en reporte preliminar. Las incapacidades se reportan de manera inmediata –copia del patrón y del asegurado– a la Coordinación Administrativa de la Secretaría de Educación.

Controles de Asistencia Formato de Justificación de

Incidencias Certificados de Incapacidad

Temporal Formato

3 SA

Concilia incidencias identificadas en Controles de Asistencia, con Formato de Justificación y codifica para su aplicación.

Nota: el Formato de Justificación de Incidencias, deberá signarlo el Titular de la Unidad Administrativa que reporta, de no cumplir con este requisito no se consideran justificadas.


Formatos de Justificación de Incidencias

Reporte preeliminar

4 SA

Adjunta reporte a oficio y entrega en la Coordinación Administrativa de la Secretaria de Educación, para su aplicación, en la fecha previamente establecida para tal fin. El oficio mediante el cual se entregan los Reportes Quincenales lo firma el Director General de la CESPA

.

Oficio

Reporte Final



PROCEDIMIENTO



Revisión: 0

Pág. 6 de 6




1 2 3

Controles de Asistencia Copias de Certificados de Incapacidad Temporal Reportes generados por el Sistema

Subdirección Administrativa Subdirección administrativa Subdirección administrativa

2 año

2 año

2 año

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave



PROCEDIMIENTO

INFORME DE GESTIÓN GUBERNAMENTAL


Revisión: 0

Pág. 1 de 7


No. Rev.

Pág (s). Afectadas


0

-

Emisión

Emisión

13/Junio/11



PROCEDIMIENTO



Revisión: 0

Pág. 2 de 7


Esta es una copia controlada del procedimiento de Informe de Gestión Gubernamental de la Coordinación Estatal del Subsistema de Preparatoria Abierta El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional




01



PROCEDIMIENTO



Revisión: 0

Pág. 3 de 7

Elaboró


Revisó


Autorizó




1.- Propósito.-

Evaluación al cumplimiento de las metas programadas por las Coordinación Estatal del Subsistema de Preparatoria Abierta.

2.- Alcance:

Aplica a la Dirección General y las áreas de la Coordinación Estatal del Subsistema de Preparatoria Abierta.

3.-Referencias:

Este procedimiento está basado para su elaboración en la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos, así como en los Lineamientos para su llenado, emitidos por la Dirección General de Información y Evaluación, adscrita a la Secretaría de Finanzas y Planeación.


Es responsabilidad de el/la Subdirector/a Administrativo/a de la CESPA, apegarse a lo establecido en este procedimiento Es responsabilidad de el/ la Subdirector/a Administrativo/a de la CESPA mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de el/la Director/a General de la CESPA revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. Es responsabilidad de el/la Presidente/a del Consejo Técnico de la Coordinación Estatal del Subsistema de Preparatoria Abierta, autorizar este procedimiento.

5.-Definiciones:

IGG-1: Informe de Gestión Gubernamental (avance físico) IGG-2: Informe Gubernamental (avance financiero) URE: Unidad Responsable de Ejecución POA: Programa Operativo Anual ISED: Informe del Sistema de Evaluación del Desempeño D.G.I.E.: Dirección General de Información y Evaluación


6.1 Diagrama de Flujo 6.2 Descripción de Actividades



PROCEDIMIENTO



Revisión: 0

Pág. 4 de 7


INICIO

Elaborar y remitir oficio notificando envío de correo electrónico a los departamentos de la CESPA

IGG´s-01

Recabar información de la Coordinación Estatal del Subsistema

de Preparatoria Abierta

Recibir y revisa información de los Departamentos de la CESPA

Recibir Lineamientos y correo electrónico conteniendo Informes de

Gestión Gubernamental

1

Oficio

O-3 Lineamientos IGG-01, 02

1

2

3 O-2

1

4

Lineamientos IGG-01, 02

IGG´s-01

1

Este archivo contiene los IGG-1 e IGG -2, este último lo requisita la DGIE, a menos que se reporten recursos propios

5



PROCEDIMIENTO



Revisión: 0

Pág. 5 de 7

IGG´s –01

¿Existen diferencias?

5

SI

NO

Solicitar a los departamentos responsable de la elaboración del IGG, efectuar las modificaciones correspondientes. 6

Elaborar y remitir oficio informando del envío del Informes de Gestión Gubernamental de la CESPA y archivo electrónico del mismo 7

FIN

5

O-2

O-1


IGG´s –01 Archivo electrónico

5



PROCEDIMIENTO



Revisión: 0

Pág. 6 de 7



(No. de Control)

1 Subdirector/a


Recibe de la Coordinación de Administración de la Secretaría de Educación archivo electrónico con los formatos de deberán utilizarse.

Al inicio del ejercicio fiscal la Coordinación de Administración de la Secretaría de Educación solicita vía oficio la designación de un responsable y/o enlace para la elaboración de este formato, solicita dirección de correo electrónico para establecer vía de comunicación ágil. Mismo al que se le hacen llegar los Lineamientos que para tal efecto emite la Dirección General de Información y Evaluación al inicio de cada ejercicio fiscal.

Archivo electrónico (IGG-1 Avance Físico

y IGG-2 Avance Financiero) Lineamientos

2 SA

Elabora y remite oficio notificando envío de correo electrónico a los departamentos de la CESPA

Oficio Archivo electrónico

3 SA

Recaba información —por indicador a evaluar— de la CESPA, con los responsables de los Departamentos con la información obtenida realiza consulta de POA´s correspondientes y requisita formatos de Gestión Gubernamental e imprime.

Las diferencias entre las metas alcanzadas y las programadas por trimestre, se justifican en el apartado de observaciones contenido en el formato del IGG-1

Archivo electrónico Impresión IGG-1

4 SA

Recibe y revisa información de los Departamentos de la CESPA

Impresión IGG-1

5 SA

¿Existen deferencias?

Si la respuesta es SI, se remite al paso 6

Si la Respuesta es NO, se remite al paso 7

Impresión IGG-1

6 SA

Solicita a los departamentos responsables de la elaboración del IGG, efectuar las modificaciones correspondientes.

Impresión IGG-1

7 SA

Elabora oficio a la Coordinación de Administración de la Secretaría de Educación, anexando dos tantos originales del Informe de Gestión Gubernamental de la CESPA, debidamente firmados por el/la directora/a General.

A partir de esta actividad se conecta con el procedimiento de la Coordinación de Administración de la Secretaría de Educación.

Oficio

Informe de Gestión Gubernamental del Sector

Educativo



PROCEDIMIENTO



Revisión: 0

Pág. 7 de 7



1

Compendio de Informes de Gestión Gubernamental IGG-1


1 Año

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

“Ninguno”



PROCEDIMIENTO EXPEDICIÓN DE CONSTANCIA PARA ASESORES ACADÉMICOS

Clave: PR-CESPA-JDA-01

Revisión: 0

Pág. 1 de 6


No. Rev.

Pág (s). Afectadas


Emisión del procedimiento

Emisión

13/junio/2011



PROCEDIMIENTO EXPEDICIÓN DE CONSTANCIA PARA ASESORES ACADÉMICOS


Revisión: 0

Pág. 2 de 6


Esta es una copia controlada del procedimiento de Expedición de Constancia para Asesores Académicos. El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional



Dirección General de la CESPA Departamento Académico Departamento de Regulación a Centros de Asesoría

01

02

03



PROCEDIMIENTO EXPEDICIÓN DE CONSTANCIA DE ASESORES ACADÉMICOS


Revisión: 0

Pág. 3 de 6

1.- Propósito.-

Integrar y organizar la información necesaria y pertinente para establecer el desarrollo y seguimiento que deberá tener la expedición de constancias para asesores académicos que colaboran en la CESPA y Centros Autorizados.

2.- Alcance: Este procedimiento aplica a las personas interesadas en colaborar como asesor académico, los Centros de Asesoría Autorizados y los departamentos involucrados en este proceso.

3.-Referencias: Este procedimiento está basado para su elaboración en la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado Libre y Soberano de Morelos, el Reglamento Interior de la Secretaría de Educación, Decreto por el que se crea la Coordinación Estatal del Subsistema de Preparatoria Abierta, Estatuto Orgánico de la Coordinación Estatal del Subsistema de Preparatoria Abierta, las Normas de Registro y Control para Preparatoria Abierta.


Es responsabilidad de los departamentos involucrados en este proceso, centros de asesoría autorizados y personal de apoyo apegarse a lo establecido en este procedimiento. Es responsabilidad de el/la Jefe/a del Departamento Académico de la CESPA, elaborar y mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de el/la Directora/a General de la CESPA revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. Es responsabilidad de el/la Presidente/a del Consejo Técnico de la Coordinación Estatal del Subsistema de Preparatoria Abierta autorizar este procedimiento.

5.-Definiciones: Ninguna.

6.-Método de Trabajo: 6.1.Diagrama de Flujo, 6.2 Descripción de Actividades

Elaboró

Lic. Lucio León Rodríguez Jefe de Departamento Académico

Revisó

C.P. Isidro Zambrano Vargas Director General de la Coordinación Estatal del

Subsistema de Preparatoria Abierta

Autorizó






PROCEDIMIENTO EXPEDICIÓN DE CONSTANCIA DE ASESORES ACADÉMICOS PARA

CENTROS AUTORIZADOS.


Revisión: 0

Pág. 4 de 6

6.1 Diagrama de flujo

Solicitar la elaboración de trabajos previos de asesores propuestos por los centros de asesoría y la CESPA

para dar el servicio académico.

INICIO

Elaborar el Programa de Trabajo, así como las actividades y dinámicas de estudio para los estudiantes de su

institución educativa.

Recibir, revisar y concentrar información de los trabajos previos y

sugiere cambios si es necesario

Analizar la información para elaborar los cambios y complementos

académicos necesarios.

Cubre las características del

proceso de enseñanza aprendizaje.

Convocar a curso de retroalimentación y seguimiento de capacitación a Asesores

Académicos

Elaborar y enviar el trabajo final, con la retroalimentación pertinente, producto del curso de capacitación impartido por el departamento Académico

NO

SI

Recibir, revisar, concentrar información.

FIN

Emitir constancia de

cumplimiento de perfil.

7

8

2

1

3

4

5

6

6






Revisión: 0

Pág. 5 de 6

6.2 Descripción de Actividades


(No. de Control)

1 Jefe/a del Departamento de

Regulación a Centros de Asesoría (JDRACA)

Solicita la elaboración de Trabajos previos de asesores propuestos por la CESPA o los centros de asesoría para dar el servicio académico.

Tríptico de información de requisitos para apertura

de centros de nueva creación

2 Asesor/a Académico del centro autorizado

(AACA)

Elabora el Programa de Trabajo, así como las actividades y dinámicas de estudio para los estudiantes de su institución educativa.

Trabajo Previo de la Asignatura a impartir

3 Jefe/a de Departamento

Académico (JDA)

Recibe, revisa y concentra información solicitada. Emisión de sugerencias.

4

AACA

Analiza la información para elaborar los cambios y complementos académicos necesarios.

Borrador del trabajo previo

5

JDA Convoca a curso de retroalimentación y seguimiento, para asesores de centros de nueva creación, informando fechas y horario.

Oficio.

6

AACA

Elabora y envía el trabajo final, con la retroalimentación pertinente, producto del curso de capacitación impartido por el departamento Académico

Trabajo final

7

JDA Recibe, revisa y concentra información enviada de los trabajos finales.

Trabajo final

JDA Cubre las características del proceso de enseñanza-aprendizaje Si, pasa a la actividad 8 No, pasa a la actividad 6

8 JDA Emite constancia de cumplimiento del perfil como asesor del campo de estudios correspondiente, con una vigencia de un año a partir de la fecha de emisión.

Constancia con vigencia de un año.






Revisión: 0

Pág. 6 de 6

7. Registros de Calidad No. Documentos (Clave) Responsabilidad de su Custodia Tiempo de

Retención

1 Trabajo Previo de la Asignatura a impartir

Jefe/a de departamento académico Hasta entrega del trabajo final

2 Borrador del trabajo previo

Jefe/a de departamento académico Hasta entrega del trabajo final

3 Oficio de convocatoria para retroalimentación de trabajos previos.

Jefe/a de departamento académico 1 año

4 Trabajo final

Jefe/a de departamento académico 1 año

5 Constancia con vigencia de un año. Jefe/a de departamento académico 1 año

8. Anexos

Anexo No.

Descripción Clave

“Ninguno”



PROCEDIMIENTO OPERACIÓN DE LOS MÓDULOS DE ATENCIÓN Y SERVICIO

Clave: PR-CESPA-JDRC-01

Revisión: 0

Pág. 1 de 6


No. Rev.

Pág (s). Afectadas



Emisión

13/junio/2011





Revisión: 0

Pág. 2 de 6


Esta es una copia controlada del procedimiento de Operación de los Módulos de Atención y Servicio El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:


Dirección General Departamento de Regulación a Centros de Asesoría Departamento de Sistemas Departamento Académico Subdirección Administrativa Departamento de Registro y Certificación

01

02

03

04

05

06





Revisión: 0

Pág. 3 de 6

1.- Propósito.- Establecer el procedimiento para la recepción de los trámites y servicios que se operaran en los Módulos de atención. 2.- Alcance: Este procedimiento aplica a el/la Director/a General de la CESPA, al Departamento de Registro y Certificación, al Departamento de Sistemas y a los usuarios/as de la Preparatoria Abierta.

3.-Referencias: Este procedimiento está basado para su elaboración en la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado Libre y Soberano del Estado de Morelos, artículo 31, Reglamento interior de la Secretaría de Educación, Estatuto Orgánico, Decreto de Creación de la CESPA y las Normas de Registro y Control para Preparatoria Abierta.

4.-Responsabilidades: Es responsabilidad de e/la encargado/a del módulo de atención, apegarse a lo establecido en este procedimiento Es responsabilidad de el/la Jefe/a de Departamento de Registro y Certificación, elaborar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. Es responsabilidad de el /la Director/a General de la CESPA revisar este procedimiento.

Es responsabilidad de el/la Presidente del Consejo Técnico de la Coordinación Estatal del Subsistema de Preparatoria Abierta autorizar este procedimiento.

5.-Definiciones:

Ninguna.


Elaboró

Lic. Martha Lilia Venosa Peña Jefa de Departamento de Registro y

Certificación

Revisó



Autorizó








Revisión: 0

Pág. 4 de 6


No Y Si

No

Si

INICIO

Recibe trámites solicitados por el usuario

Revisa si cumple con los requisitos normativos.

¿Están completos?

Entrega trámites en la oficina central, para su

proceso

Se entrega trámite

Determina si procede inmediatamente o se va

a 5 días

¿Es la entrega

inmediata?

Recoge trámites procesados en la oficina

central

FIN

Credencial de preparatoria abierta

Ficha de depósito Documentos para

cotejo

Se rechaza el trámite al usuario y se le informan

los requisitos

1

2

3

2

7

6

5

4

5





Revisión: 0

Pág. 5 de 6



(No. de Control)

1 JEFE/A DE

DEPARTAMENTO DE REGISTRO Y

CERTIFICACIÓN (JDRC)

Ó

ENCARGADA/O DE MÓDULO

(EM)

Recibe y revisa del estudiante que los documentos que presenta sean conforme a la normatividad y el trámite a realizar. Los servicios complementarios serán registrados en el formato requerido.

Credencial de preparatoria abierta

Ficha de depósito (si el

trámite lo requiere)

Documentos para cotejo

2 (JDRC) (EM)

Revisa que la documentación este completa de acuerdo a los requerimientos establecidos para cada uno de los servicio

(JDRC) (EM)

¿Están completos? Si, pasa a la actividad 3 No, pasa a la actividad 4

3 (JDRC) (EM)

Clasifica si procede inmediatamente o se entregará en cinco días

(JDRC) (EM)

¿Es inmediato? Si, pasa a la actividad 5 No, pasa a la actividad 6

4 (JDRC) (E M)

Se rechaza trámite

5

(JDRC) (E M)

Se entrega el trámite al usuario.

6

(JDRC) (E M)

Entrega trámites para su proceso a la oficina central para su elaboración y entregarlos a los usuarios en un plazo no mayor a cinco días hábiles.

7 JDRC) (E M

Recoge trámites procesados en la oficina central





Revisión: 0

Pág. 6 de 6


Retención

1 2 3

Credencial de preparatoria abierta Ficha de depósito Documentos para cotejo documentos

Encargado de Modulo (EM)

(EM)

(EM)

Mientras dure el trámite



8. Anexos

Anexo No.

Descripción Clave

“Ninguno”



PROCEDIMIENTO PRESTAMO DE LIBROS A DOMICILIO


Revisión: 0

Pág. 1 de 6


No. Rev.

Pág (s). Afectadas



Emisión

13/junio/2011





Revisión: 0

Pág. 2 de 6


Esta es una copia controlada del procedimiento de Préstamo de Libros a Domicilio El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección de Desarrollo Organizacional La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:


Dirección General Departamento de Regulación a Centros de Asesoría Departamento de Sistemas Departamento Académico Subdirección Administrativa Departamento de Registro y Certificación

01 02 03 04 05 06





Revisión: 0

Pág. 3 de 6

1.- Propósito.- Beneficiar a los estudiantes proporcionándoles el servicio de consulta y a domicilio del material didáctico, para la preparación y acreditación de las asignaturas correspondientes al Plan de Estudios. 2.- Alcance: Este procedimiento aplica al Director General de la CESPA, al Departamento Académico, al Departamento de Registro y Certificación, Subdirección Administrativa y a los usuarios de la Preparatoria Abierta.

3.-Referencias:

Este procedimiento está basado para su elaboración en la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado Libre y Soberano del Estado de Morelos, artículo 31, Reglamento interior de la Secretaría de Educación, Estatuto Orgánico y Decreto de Creación y la carta responsiva.

4.-Responsabilidades: Es responsabilidad de el/la Profesional Ejecutivo encargado de ventanilla, apegarse a lo establecido en este procedimiento Es responsabilidad de el/la Jefe/a de Departamento Académico y el/la Jefe/a de Departamento de Registro y Certificación, elaborar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. Es responsabilidad de el/la Director/a General de CESPA revisar este procedimiento.

Es responsabilidad de el/la Presidente/a del Consejo Técnico de la Coordinación Estatal del Subsistema de Preparatoria Abierta autorizar este procedimiento.

5.-Definiciones:

Ninguna.


Elaboró

Lic. Martha Lilia Venosa Peña Jefa de Departamento de Registro y

Certificación

Revisó

C.P. Isidro Zambrano Vargas Director General de la Coordinación Estatal del

Subsistema de Preparatoria Abierta

Autorizó








Revisión: 0

Pág. 4 de 6


INICIO

Solicitar préstamo de libros a domicilio.

¿Está registrad

o?

Presentar credencial

Llenar la carta responsiva y se da de

alta al sistema

Recibir el (los) libro(s) y verifica que la solicitud de préstamo sea correcta y la

firma.

Devuelve el (los) libro(s)

en el plazo señalado.

Se aplica la devolución al sistema

¿Entregó en

tiempo?

Se bloquea el servicio en el sistema hasta que se aplique la devolución del

(los) libro(s).

FIN

6

5

4

3

2

1

7

Si

No

1

No

Si





Revisión: 0

Pág. 5 de 6



(No. de Control)

1

Profesional Ejecutivo , encargado de ventanilla

(PE)

Recibe del usuario solicitud de libros, para préstamo.

2 Usuario

U

Presenta la credencial, y se verifica si se encuentra registrado en el sistema.

¿Está registrado? Si, pasa a la actividad 3 No, pasa a la actividad 4

3 U Recibe los libros y verifica que la solicitud de préstamo de material didáctico sea correcta y la firma

Solicitud de préstamo de material didáctico

4 PE Si no está registrado en el sistema, se le proporciona la carta responsiva para su llenado y posteriormente se le da de alta, y ya puede solicitar préstamo a domicilio

Carta responsiva

5

U En el plazo que señala la carta responsiva debe devolver el (los) libro(s) para que pueda continuar haciendo uso del servicio.

Carta responsiva

¿El usuario devolvió en tiempo? Si, pasa a la actividad 7 No, pasa a la actividad 8

6

PE

Se aplica la devolución al sistema Solicitud de préstamo de material didáctico

7

PE

Si el usuario no entrega los libros en el tiempo señalado, se le bloqueará en el sistema.





Revisión: 0

Pág. 6 de 6


Retención

1 2

Solicitud de préstamo de material didáctico Carta responsiva

Jefe/a de Departamento

Académico

Jefe/a de Departamento Académico

Permanente

Permanente

8. Anexos

Anexo No.

Descripción Clave

“Ninguno”



PROCEDIMIENTO REGISTRO Y ACTUALIZACIÓN DE CONDUCTORES DE PLÁTICA

INFORMATIVA

Clave: PR-CESPA-JDS-01

Revisión: 0

Pág. 1 de 6


No. Rev.

Pág (s). Afectadas



Emisión

13/junio/2011




INFORMATIVA


Revisión: 0

Pág. 2 de 6


Esta es una copia controlada del procedimiento de Registro y Actualización de Conductores de Plática Informativa El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional



Departamento de Sistemas Departamento Académico Departamento de Regulación a Centros de Asesoría

01 02 03




INFORMATIVA


Revisión: 0

Pág. 3 de 6

1.- Propósito.-

Contar con Conductores de Plática Informativa debidamente capacitados y actualizados continuamente, para asegurar la buena información que se le da a los aspirantes de Preparatoria Abierta.

2.- Alcance: Aplica a todos los Conductores de Plática Informativa de los Centros de Asesoría y los asignados por la CESPA.

3.-Referencias: Este procedimiento está basado para su elaboración en la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado Libre y Soberano del Estado de Morelos, artículo 31, Reglamento interior de la Secretaría de Educación, Estatuto Orgánico y Decreto de Creación y las Normas de Registro y Control para Preparatoria Abierta.

4.-Responsabilidades: Es responsabilidad de el/la Profesional Ejecutivo, apegarse a lo establecido en este procedimiento.

Es responsabilidad de el/la Jefe/a de Departamento de Sistemas elaborar y mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de el/la Director/a General de CESPA revisar este procedimiento. Es responsabilidad de el/la Presidente del Consejo Técnico de la Coordinación Estatal del Subsistema de

Preparatoria Abierta autorizar este procedimiento

5.-Definiciones: Ninguna.


Elaboró

Lic. Arturo Salazar Galván Jefe de Departamento de Sistemas

Revisó



Autorizó



Fecha: 13 de junio de 2011 Fecha:13 de junio de 2011 Fecha: 13 de junio de 2011




INFORMATIVA


Revisión: 0

Pág. 4 de 6

INICIO

Recibir solicitud

1

Entregar al aspirante material e instrucciones de trabajo

2

Recibir y revisa trabajos realizados

3

Trabajos

correctos

4

Aplicar evaluación (máximo 3 oportunidades)

5

Resultado

mínimo de

80%?

6

Integrar expediente del nuevo conductor

7

Emitir oficio de autorización

8

Archivar oficio durante un año

9

Solicitar mediante oficio al conductor presentarse a aplicar evaluación.

10

Aplicar evaluación

11

Resultado

mínimo de

80%?

12

Informar resultado y archivar evaluación durante un año

13

FIN


No

Si

No

Si

7

No

Si

1




INFORMATIVA


Revisión: 0




(No. de Control)

1 Jefe/a del Departamento

Académico (JDA)

Recibe solicitud de habilitación como Conductor de Plática Informativa por parte del Centro de Asesoría o del personal de CESPA asignado.

Solicitud de Ingreso como Conductor de Plática Informativa

2 (JDA)

Entrega al Aspirante a Conductor el material para su preparación, así como las instrucciones de las actividades y trabajos a realizar.

Material e instrucciones de trabajo

3

(JDA) Recibe los trabajos realizados por parte del Aspirante, los revisa.

Trabajo previo y final

4

(JDA)

¿Los trabajos son aceptados? Si son aceptados, continua en la secuencia 5 No son aceptados, regresa a la secuencia 2

5

(JDA) Aplica evaluación para Conductores de Plática Informativa (máximo 3 oportunidades)

Evaluación de Conductor de Plática Informativa

6 (JDA)

Califica la evaluación. ¿Aprueba evaluación con un mínimo de 80%? Si, continua la secuencia 7 No, regresa a secuencia 5

7 (JDA)

Integra el expediente del Conductor con la documentación y/o requisitos especificados en la Norma.

Expediente con requisitos completos

8 (JDA)

Emite el oficio al Jefe de Departamento de Sistemas, donde Autoriza la habilitación del aspirante como Conductor de Plática Informativa.

Oficio de autorización

9

Jefe/a de Departamento de

sistemas (JDS)

Recibe oficio de autorización y archiva durante un año Oficio de autorización

10 (JDS)

Solicita mediante oficio al Conductor de Plática presentarse a realizar su evaluación de actualización anual.

Oficio de aviso de actualización

11 (JDS)

Aplica evaluación para Conductores de Plática Informativa (máximo 3 oportunidades)

Evaluación de Conductor de Plática Informativa

12

(JDS)

Califica la evaluación. ¿Aprueba evaluación con un mínimo de 80%? Si, continua la secuencia 13 No, regresa a secuencia 1

13

(JDS)

Informa al Conductor de Plática que fue acreditado y archiva evaluación durante un año. Después de un año continua en la secuencia 10

Expediente con requisitos completos




INFORMATIVA


Revisión: 0


7. Registros de Calidad


1 2 3 4 5

Solicitud de ingreso como conductor de plática informativa Trabajo Previo Trabajo Final Evaluación del conductor de plática informativa

Oficio de autorización

Jefe/a del Departamento de sistemas

Jefe/a del Departamento de

sistemas




1 año

1 año

1 año

1 año

1 año

8. Anexos

Anexo No.

Descripción Clave

“Ninguno”



PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO DE CARTAS COMPROMISO


Revisión: 0

Pág. 1 de 6


No. Rev.

Pág (s). Afectadas



Emisión

13/junio/2011





Revisión: 0

Pág2 de 6


Esta es una copia controlada del procedimiento de Seguimiento de Cartas Compromiso El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional



Departamento de Sistemas Departamento de Regulación a Centros de Asesoría Departamento de Registro y Certificación

01 02 03





Revisión: 0

Pág 3 de 6

1.- Propósito.-

Dar seguimiento a las Cartas Compromiso firmadas por los Estudiantes de Preparatoria Abierta, que no cuentan con equivalencia de estudios.

2.- Alcance: Aplica a todos los Estudiantes de Preparatoria Abierta que firmaron Carta Compromiso al momento de su inscripción.

3.-Referencias: Este procedimiento está basado para su elaboración en la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado Libre y Soberano del Estado de Morelos, artículo 31, Reglamento interior de la Secretaría de Educación, Estatuto Orgánico y Decreto de Creación y las Normas de Registro y Control para Preparatoria Abierta.

4.-Responsabilidades: Es responsabilidad de el/la Profesional Ejecutivo, apegarse a lo establecido en este procedimiento.

Es responsabilidad de el/la Jefe/a de Departamento de Sistemas elaborar y mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de el/la Director/a General de CESPA revisar este procedimiento. Es responsabilidad de el/la Presidente del Consejo Técnico de la Coordinación Estatal del Subsistema de

Preparatoria Abierta autorizar este procedimiento 5.-Definiciones:

Ninguna.


Elaboró

Lic. Arturo Salazar Galván Jefe de Departamento de Sistemas

Revisó



Autorizó








Revisión: 0

Pág. 4 de 6

INICIO

Recibir Carta Compromiso

1

Autorizar la Carta compromiso

2

Registrar la carta compromiso en el sistema

3

¿Entrega de

documento?

6

Emitir concentrado mensual de cartas compromiso a vencer en e el mes 4

FIN

Comunicar a los Centros de Asesoría de los estudiantes que

vencerá su carta compromiso y la fecha límite para entregar la

equivalencia en la oficina

5

Sancionar en el Sistema, hasta que entregue documento

9

Integrar al expediente del estudiante en el archivo

8


No

Si

Recibir copia de la equivalencia

7





Revisión: 0

Pág. 5 de 6



(No. de Control)

1 Jefe/a de Departamento de

sistemas (JDS)

Recibe la carta compromiso del estudiante que no cuenta con la equivalencia al momento de la inscripción

Carta compromiso

2 JDS Autoriza la carta compromiso

3

JDS Se registra en el sistema informático para su control y se archiva durante seis meses

4 JDS

En la primera semana de cada mes se emite el concentrado mensual de cartas compromiso a vencer durante ese mismo mes.

5

JDS

Se les comunica a los Centros de Asesoría de los estudiantes que vencerá su carta compromiso y la fecha límite para entregar la equivalencia en la oficina

6 JDS

¿Entrega documento el estudiante en tiempo y forma? Si, continua en el 7 No, continua en el 9

7

JDS Se recibe copia de la Equivalencia y se captura en el sistema informático.

Copia de la Equivalencia

8 JDS Se integra al expediente del estudiante en el archivo.

9

JDS

Se sanciona temporalmente al Estudiante para que no pueda realizar ningún trámite, hasta que entregue el documento comprometido. Con esta actividad finaliza el procedimiento




Clave: PR-CESPA-JDRCA-01

Revisión: 0

Pág. 6 de 6



1 2

Carta Compromiso Copia de la Equivalencia de estudios



6 meses

Indefinidamente

8. Anexos

Anexo No.

Descripción Clave

“Ninguno”



PROCEDIMIENTO REGISTRO DE CENTRO DE ASESORÍA


Revisión: 0

Pág. 1 de 10


No. Rev.

Pág (s). Afectadas


0

Todas


Emisión

13/junio/2011





Revisión: 0

Pág. 2 de 10


Esta es una copia controlada del procedimiento de Registro de Centros de Asesoría El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional



Departamento de Regulación a Centros de Asesoría

01





Revisión: 0

Pág. 3 de 10

1.- Propósito.- Dar atención e informar a las personas Físicas o Morales así como a las empresas o instituciones sobre los requisitos para el registro de un Centro de Asesoría de Preparatoria Abierta para brindar asesoría académica y gestión de trámites 2.- Alcance: Aplica a las personas Físicas o Morales así como a las empresas o instituciones interesadas en registrar un centro de Asesoría de Preparatoria Abierta

3.-Referencias: Este procedimiento está basado para su elaboración en la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado Libre y Soberano del Estado de Morelos, artículo 31, Reglamento interior de la Secretaría de Educación, Estatuto Orgánico y Decreto de Creación y en el Anexo10 de las Normas de Registro y Control para Preparatoria Abierta, en el Acuerdo número 450, por el que se establecen los lineamientos que regulan los servicios que los particulares brindan en las distintas opciones educativas en el tipo medio superior.

4.-Responsabilidades: Es responsabilidad del personal del Departamento de Regulación a Cetros de Asesoría apegarse a lo establecido en este procedimiento. Es responsabilidad de el/ la Jefe/a del Departamento de Regulación a Cetros de Asesoría, elaborar y mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de el/la Director/a General de la CESPA revisar este procedimiento. Es responsabilidad de el/la Presidente/a del Consejo Técnico de la Coordinación Estatal del Subsistema de Preparatoria Abierta autorizar este procedimiento.

5.-Definiciones:

Ninguna.


Elaboró

C. Emilia Lizbeth Mondragón González Jefa del Departamento de Regulación a

Centros de Asesoría

Revisó

C.P. Isidro Zambrano Vargas Director General de la Coordinación de la

Preparatoria Abierta

Autorizó








Revisión: 0

Pág. 4 de 10


Solicitud de información

INICIO

AP-01, AP-02, AP-02-1, AP-03, AP-03-

1,AP-04 y AP-05

Informar de forma verbal los requisitos para el registro de un Centro de Asesoría.

1

Enviar por correo electrónico los requisitos, formatos y anexos para la entrega de documentación para el registro de un Centro de Asesoría de Preparatoria Abierta

2

Recibir a la persona física o moral o al/el representante de empresa o institución con sus documentos para el registro de un Centro de Asesoría

3

Formatos AP-01, AP-02, AP-02-1, AP-03, AP-03-1,Ap-04 y

AP-05

¿Cumplió con los

requisitos?

5

1

4





Revisión: 0

Pág. 5 de 10

Escanear la documentación y registra la información en el Sistema de Control.

6

Reporte de Supervisión

Programar la visita de inspección a la institución en un plazo máximo de 8 días hábiles

5

Verificar instalaciones.

7

Emitir y entregar al interesado un reporte de supervisión

8

11

Emitir y entregar el Visto Bueno de las Instalaciones y el oficio de entrega de los documentos normativos

9

Recibir respuesta a la solventación de las observaciones detectadas en la visita de inspección y documentos según el caso.

10





Revisión: 0

Pág. 6 de 10

Emitir credenciales para el personal Administrativo del Centros de Asesoría

Proporcionar información para el realizar el pago de las cuotas por registro de Centro de Asesoría

11

Generar la cuenta de correo electrónico institucional para el Centro de Asesoría

12

Emitir y entregar memorándum notificando la alta del Centro de asesoría a los Jefes de Departamento, Subdirector Administrativo y Asesor de la Dirección

13

14

Emitir oficios de entrega de no. de Registro, credenciales del personal administrativo y

cuenta de correo electrónico.

15

16





Revisión: 0

Pág. 7 de 10

Emitir oficios de entrega de No. de Registro, Credenciales del personal administrativo y cuenta de correo electrónico.

16

Actualizar el Directorio de Centros de Asesoría Autorizados y los distribuye.

17

FIN

Generar oficio y carpeta para el envío de la documentación a la Dirección de Sistemas Abiertos

18





Revisión: 0

Pág. 8 de 10



(No. de Control)

1

Departamento de Regulación a Centros

de Asesoría (DRCA)

Informa de forma verbal los requisitos para el registro de un Centro de Asesoría.


2 (DRCA)

Envía por correo electrónico los requisitos, formatos y anexos para la entrega de documentación para el registro de un Centro de Asesoría de Preparatoria Abierta

Formatos : AP-01, AP-02, AP-02-1, AP-03, AP-03-1,AP-04 y AP-05

3 (DRCA)

Recibe a la persona física o moral o al/el representante de empresa o institución con sus documentos para el registro de un Centro de Asesoría

Formatos : AP-01, AP-02, AP-02-1, AP-03, AP-03-1,AP-04 y AP-05

4

(DRCA)

¿Se integró la documentación completa?

En caso de ser positivo, continúa en la actividad 5

En caso de ser negativo, continúa en la actividad 1

5

(DRCA)

Programa la visita de inspección a la institución en un plazo máximo de 8 días hábiles

6 (DRCA) Escanea la documentación y registra la información en el Sistema de Control.

7

(DRCA)

Verifica en la visita de inspección, Aulas, Mobiliario, Equipo de Computo, Área de Atención al Público, Espacio de Consulta, Sanitarios, Expedientes del personal y Material Didáctico.

8

(DRCA)

Emite y entrega al interesado un reporte de supervisión con las observaciones a solventar.

9 (DRCA)

Emite y entrega el Visto Bueno de las Instalaciones y el oficio de entrega de los documentos normativos

10

(DRCA)

Recibe respuesta a la solventación de las observaciones detectadas en la visita de inspección y documentos según el caso.

11 (DRCA)

Proporciona información para el realizar el pago de las cuotas por registro de Centro de Asesoría

12 (DRCA) Recibe los documentos originales de los pagos realizados y emite los recibos correspondientes

13 (DRCA) Genera la cuenta de correo electrónico institucional para el Centro de Asesoría





Revisión: 0

Pág. 9 de 10

14 (DRCA) Emite y entrega Memorándum notificando la alta del Centro de asesoría a los Jefes de Departamento, Subdirector Administrativo y Asesor de la Dirección

15 (DRCA) Emite credenciales para el personal Administrativo del Centros de Asesoría

16 (DRCA) Emite oficios de entrega de No. de Registro, Credenciales del personal administrativo y cuenta de correo electrónico.

17 (DRCA) Actualiza el Directorio de Centros de Asesoría Autorizados y los distribuye.

18 (DRCA) Genera oficio y carpeta para el envío de la documentación a la Dirección de Sistemas Abiertos





Revisión: 0

Anexo: 8 Pág. 10 de 10



1 2 3 4 5 6 7 8


Formatos : AP-01

Formato AP-02

Formato AP-02-1

Formato AP-03

Formato AP-03-1

Formato Ap-04

Formato AP-05


Regulación a Centros de Asesoría

Jefe/a de Departamento de Regulación a Centros de Asesoría









1 año

Indefinido

Indefinido o hasta actualización por parte del

centro


centro


centro


centro


centro


centro

8. Anexos

Anexo No.

Descripción Clave



FORMATO




Revisión: 3


XII.- DIRECTORIO

Nombre y Puesto Teléfonos Oficiales Domicilio Oficial

C.P. Isidro Zambrano Vargas Director General de La Coordinación Estatal Del Subsistema de Preparatoria Abierta

8005057765 777 316-64-24 516-32-35

Boulevard Cuauhnáhuac Km. 1.7 Interior de la Alameda Solidaridad Col. Bugambilias. C.P. 62429 Cuernavaca, Morelos

Lic. Rocelia Arenas Arrocena Asesora

5057765 316-64-24 516-32-35


C.P. Cristina Ramírez Bahena Subdirectora Adminsitrativa en la CESPA

5057765 316-64-24 516-32-35


Lic. Lucio León Rodríguez Jefe del Departamento Académico

5057765 316-64-24 516-32-35


Lic. Martha Lilia venosa Peña Jefa del Departamento de Registro y Certificación

5057765 316-64-24 516-32-35




FORMATO




Revisión: 3

Anexo: 8 Pág.2 de 2

Nombre y Puesto Teléfonos Oficiales Domicilio Oficial

Lic. Arturo Salazar Galván Jefe del Departamento de Sistemas

8005057765 777 316-64-24 516-32-35


C. Emilia Lizbeth Mondragón González Jefa del Departamento de Regulación a Centros de Asesoría

5057765 316-64-24 516-32-35




FORMATO




Revisión: 3


XIII.- HOJA DE PARTICIPACIÓN

Nombre de los/las Participantes Puesto

C.P. Isidro Zambrano Vargas Director General de la coordinación Estatal del Subsistema de Preparatoria Abierta

Lic. Rocelia Arenas Arrocena Asesora

C.P. Cristina Ramírez Bahena Subdirectora Administrativa Lic. Lucio León Rodríguez Jefe del Departamento Académico

Lic. Martha Lilia Venosa Peña Jefa del Departamento de Registro y Certificación

Lic. Arturo Salazar Galvan Jefe del Departamento de Sistemas

C. Emilia Lizbeth Mondragón González Jefa del Departamento de Regulación a Centros de Asesoría

Violeta Arteaga Gutierrez Profesional Ejecutivo “B”

Asesora Designada


Responsable de la Elaboración del Manual

HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN · Coordinación Estatal del Subsistema de Preparatoria...

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