Hoja de Trabajo sin Ajustes.docx
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HHOJAOJA DEDE T TRABAJORABAJO SINSIN A AJUSTESJUSTES
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ÍÍNDICENDICE
Introducción..................................................................................................3
Hoja de Trabajo sin Ajustes...........................................................................4
Hoja de Trabajo..........................................................................................4
Hoja de Trabajo sin Ajustes........................................................................5
Partes de la Hoja de Trabajo......................................................................7
Elaboración de la Hoja de Trabajo.............................................................9
Ejemplos de Hoja de Trabajo...................................................................13
Conclusión...................................................................................................16
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IINTRODUCCIÓNNTRODUCCIÓN
En la mayoría de las empresas, y en especial en las grandes y de tipo
medio, las cuentas utilizadas para el registro de sus operaciones son muy
numerosas, lo que dificulta cumplir, en forma satisfactoria, el Ajuste
(revisión) de aquellas cuentas que lo requieren, así como realizar la
formulación de los asientos de cierre y preparación de los Estados
Financieros.
Estas dificultades son salvadas por los contadores con la utilización de la
Hoja de Trabajo, al reflejar en el Balance de Comprobación todos los saldos
de las cuentas utilizadas por la empresa, para registrar las operaciones
realizadas durante el Ejercicio Económico. Por ello afirmar que la Hoja de
Trabajo es el documento extra-contable (no es obligatorio) que nos
permite conocer los resultados de las operaciones realizadas por la
empresa, así como su situación económico-financiera, antes de haberlos
registrado en los libros de Contabilidad.
La Hoja de Trabajo no es un documento para uso de los propietarios o
administradores de las empresas, solo es un medio que utiliza el Contador
para su propia conveniencia y la misma, generalmente, se prepara a lápiz.
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HHOJAOJA DEDE T TRABAJORABAJO SINSIN A AJUSTESJUSTES
Hoja de Trabajo
La hoja de trabajo es un adminículo contable, es decir, un recurso o
accesorio, un papel de contabilidad utilizado por los contadores para reunir
en ella toda la información contable de las actividades realizadas por la
empresa durante un período determinado.
Su uso no es obligatorio ni del todo indispensable dentro del registro de las
operaciones contables, pero es un instrumento que facilita la preparación
de los ajustes y ordenar la información para la elaboración de los estados
financieros.
La hoja de trabajo en una herramienta de carácter interno, sólo es de uso y
manejo del contador para hacer un ordenamiento lógico de los datos, no
es para uso de la gerencia ni para ser publicada.
En otras palabras, la hoja de trabajo es el instrumento mediante el cual se
realiza todo el proceso de elaboración de los estados financieros, desde la
emisión de un balance de comprobación preliminar hasta la presentación
de las cifras definitivas. En una hoja de trabajo se resumen todos los
conocimientos y técnicas contables de un profesional de la ciencia
contable. La hoja de trabajo consiste en una hoja de varias columnas, las
cuales contienen encabezados que tienen un objetivo específico para cada
columna.
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Hoja de Trabajo sin Ajustes
A fin de periodo contable la empresa debe conocer dos cosas:
-La utilidad o pérdida obtenida como resultado de sus operaciones
-Su situación económico-contable
La anterior información la consigue la empresa al realizar sus estados
financieros, que son el Estado de Ganancias y Pérdidas y el Balance
General; pero normalmente no se toman los datos en forma directa de los
libros de Contabilidad de la empresas, sino que previamente se utiliza la
llamada HOJA DE TRABAJO, la cual es un instrumento informal del cual se
vale el contador para la elaboración de sus estados financieros.
Primero se toman los últimos saldos de todas las cuentas que aparecen en
el libro mayor y se pasan a la hoja de trabajo para la elaboración del
llamado balance de comprobación, el cual cuadrar indicara que muy
probablemente los registros contables de los libros estén correctos.
Existen dos clases de hojas de trabajo; la hoja Nro. 1 Sin ajustes, de 4 o de 8
columnas y la hoja Nro. 2, Con ajustes de 6 o de 12 columnas.
A la primera se le llama de 4 columnas porque tienen las siguientes
columnas:
-Balance de Comprobación
-Costo de Ventas
-Ganancias y Pérdidas
-Balance General
6
Se le llama de 8 columnas porque cada una de las cuatro anteriores viene
subdividida en DEBE y HABER (4x2=8).
A la segunda se le llama de 6 columnas porque tiene las siguientes
columnas:
-Balance de Comprobación
-Ajustes
-Balance de Comprobación Ajustado
-Costo de Ventas
-Ganancias y Pérdidas
-Balance General
Se le llama de 12 columnas porque cada una de los seis anteriores viene
subdividida en DEBE y HABER (6x2=12).
La Hoja Nro. 1 (es decir, de trabajo sin ajustes) es de poco uso, porque la
gran mayoría de los negocios tienen que realizar ajustes. Esta hoja solo se
enseña con fines didácticos y como una introducción al análisis y estudio
de la hoja con ajustes.
Lo básico para elaborar una Hoja de Trabajo radica en el conocimiento y
dominio de la clasificación de cuentas y la teoría del cargo y del abono, lo
cual nos permitirá el uso y manejo de cada cuenta en su columna correcta
(Costo de Ventas, Ganancias y Pérdidas o Balance General). El sistema
utilizado es un sistema de selección-eliminación, ya que por ejemplo las
cuentas seleccionadas y trabajadas en la columna de Costo de Ventas,
quedan eliminadas para las demás columnas. La Hoja de Trabajo no la pide
ningún código o ley escrita, pero es de uso generalizado y de utilidad real.
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Partes de la Hoja de Trabajo
La Hoja de Trabajo sin Ajustes solo lleva, en las columnas, las partes
numero 1, 4, 5 y 6, que se nombrarán a continuación.
A diferencia de la Hoja de Trabajo con ajustes, que lleva todas las partes
(columnas) que se nombrarán a continuación.
1. Balance de Comprobación (Preliminar)
Está compuesto por dos columnas, una de débitos y otra de créditos, que
contienen cada uno de los saldos normales de las cuentas del balance de
comprobación preliminar. (Debe y Haber)
2. Ajustes
También compuesto por dos columnas de débitos y créditos, que recogen
todas las modificaciones a las cifras por medio de los ajustes respectivos.
(Debe y Haber)
3. Balance de Comprobación Ajustado
Las siguientes dos columnas, contienen los saldos de las cuentas del
balance de comprobación preliminar mas o menos las modificaciones
correspondientes a los ajustes. (Debe y Haber)
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4. Costo de Ventas
Compuesto también de dos columnas, débitos y créditos que se utilizan
para calcular el costo de ventas del periodo, tomando en cuenta el saldo de
las cuentas relacionadas de inventario final. El calculo que se derive de
estas dos columnas, debe ser traspasado a la columna del Debe de las
siguientes dos columnas de Ganancias y Perdidas. (Debe y Haber)
5. Ganancias y Pérdidas
Las siguientes dos columnas reúnen los saldos de las cuentas de resultados
a los efectos de calcular la utilidad o perdida del periodo transferible a las
utilidades no distribuidas o al déficit según sea el caso. (Egresos e Ingresos
dentro de Debe y Haber)
6. Balance General
Las ultimas dos columnas, muestran los saldos correspondientes a las
cuentas del balance general y debe incluirse en esta columna el resultado
neto del periodo. (Activos en Debe y Pasivo + Capital en Haber)
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Elaboración de la Hoja de Trabajo
Escriba el encabezamiento de la hoja, luego el título de cada uno de las seis
secciones, con sus respectivos DEBE y HABER, balance de comprobación,
ajustes, balance ajustado, costo de ventas, pérdidas y ganancias y el
balance general. En caso de ser una Hoja de Trabajo sin Ajustes, no se
colocan las columnas de “Ajustes” ni de “Balance Ajustado”.
Escriba el nombre de las cuentas y anote sus saldos en la sección del
balance de comprobación, asegúrese de registrar los saldos deudores en la
columna del DEBE y los saldos acreedores en la columna del HABER. Hecho
esto, procesa a sumar ambas columnas, use para ello la función suma de la
hoja electrónica, si se puede.
Una vez terminada la sección del balance de comprobación se estudia cada
uno de los saldos de las cuentas y se juzga se expresan la realidad, es decir,
si muestran la verdadera situación financiera y los resultados reales, de
conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Al
analizar cada cuenta del balance de comprobación, encontraremos saldos
no actualizados que no representan la realidad, aun cuando sean saldos
correctos desde el punto de vista matemático, ante estos casos
procedemos a realizar el ajuste correspondiente para sincerar esos valores
originales y lograr que las cuentas expresen información actualizada, mas
apegada a la realidad de los hechos financieros.
(Omita los siguientes pasos de ser una Hoja de Trabajo sin Ajustes, hasta
donde se le indique)
En la segunda sección de la hoja de trabajo se anotan los ajustes que sean
necesarios y se preparan de modo que se facilite su posterior registro en el
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libro diario general. Si los ajustes originan cuentas que no están en el
balance de comprobación original, ellas pueden agregarse debajo del
listado del balance inicial. Tenga especial cuidado de identificar cada ajuste
con un color para relacionar su respectivo cargo y abono, esto facilitará la
revisión y comprobación en caso de error, así como el posterior traslado al
libro diario. Al terminar la anotación de los ajustes sume cada columna, el
total de la columna de los débitos debe ser igual al total de la columna de
los créditos.
Al terminar la sección de los ajustes, pase a la sección del balance de
comprobación ajustado. En esta tercera sección se consolidan los montos
de las secciones anteriores, traslade aquí el monto de cada cuenta del
balance de comprobación, arrastrando las cifras que aparezcan en la
sección de ajustes. Sume o reste según sea el caso, y tenga cuidado de
anotar el resultado en la columna del DEBE si el saldo es deudor o en la
columna del HABER si el saldo es acreedor. Tenga siempre presente que el
saldo deudor del balance de comprobación se suma con el respectivo cargo
hecho en la sección de ajustes, el saldo acreedor del balance de
comprobación se suma con el respectivo abono hecho en la sección de
ajustes, por el contrario, se resta saldo deudor del balance de
comprobación menos el abono respectivo efectuado en la sección de
ajustes. Igualmente se resta saldo acreedor del balance de comprobación
menos el respectivo cargo realizado en la sección de ajustes. Los saldos de
las cuentas que no han sufrido ajustes se trasladan a las correspondientes
columnas del balance de comprobación ajustado, con los montos originales
que contiene el balance de comprobación inicial. Comience el
procedimiento con la primera cuenta de la hoja de trabajo y continúe, línea
por línea hasta que haya pasado todas las cuentas a las columnas de la
sección del balance ajustado. Al terminar los traslados sume cada
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columna para verificar que sean iguales los totales de los débitos y los
créditos.
(Aquí reanude si se esta trabajando con una Hoja de Trabajo sin Ajustes, de
caso contrario realice el procedimiento completo)
El quinto paso a seguir para preparar la hoja de trabajo de una empresa
comercial, corresponde al cálculo del costo de ventas. En la columna del
DEBE se anota el monto del inventario inicial de mercancías, las compras,
fletes en compras y cualquier otro gasto en compras, en la columna del
HABER se anota el monto de las devoluciones, descuentos y rebajas en
compras, si existen, y el inventario de mercancías final. Se totaliza cada
columna y se advierte que el resultado de las sumas no son iguales, la
suma de la columna del DEBE es mayor que la suma de la columna de
HABER. La diferencia entre estas cifras constituye el costo de ventas, el cual
se anota debajo del monto obtenido en la columna del HABER para cuadrar
la sección. Este monto se traslada también al debe de la sección siguiente.
El sexto paso es para completar la sección de pérdidas y ganancias. Anote
en la columna del DEBE en el costo de ventas determinado en la sección
anterior. A la columna del HABER se trasladan los montos de las cuentas de
ingresos. Hecho esto, se procede a totalizar ambas columnas del mismo
modo que en la sección anterior. Se encontrará una discrepancia entre los
dos resultados, esa diferencia equivale al resultado económico alcanzado
durante el ciclo económico. Si el total del haber es mayor que la del debe el
resultado se denomina UTILIDAD DEL EJERCICIO, en caso contrario, DEBE
mayor que HABER, el resultado se llama PERDIDAD DEL EJERCICIO. Con el
propósito de cuadrar las sumas de ambas columnas, el resultado obtenido,
bien sea UTILIDAD O PERDIDA, se agrega en la columna que tenga menor
monto, con el correspondiente señalamiento en la lista de cuentas de si se
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trata de una UTILIDAD o una PERDIDA. Este monto se traslada a la sección
de Balance General, al DEBE si es PERDIDA, al HABER si es UTILIDAD.
El séptimo paso consiste en trasladar a la sección del balance general todas
las cuentas reales y las de valuación. En la columna del DEBE se anotan los
montos de las cuentas de activo y la de PERDIDA DEL EJERCICIO y cuenta
personal si fuera este el caso, NO OLVIDE LA CUENTA DE INVENTARIO DE
MERCANCIAS FINAL, en la columna del HABER se registran los montos de
las cuentas de pasivo, capital y valuación de activos, así como también la
UTILIDAD DEL EJERCICIO, si este fuere el caso.
La Hoja de Trabajo se concluye con la totalización de los saldos de ambas
columnas de esta sección, los cuales deben arrojar sumas iguales.
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Ejemplos de Hoja de Trabajo
Con Ajustes
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Sin Ajustes
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CCONCLUSIÓNONCLUSIÓN
La Hoja de Trabajo es un BORRADOR de grandísima importancia para el
Contador, puesto que le facilita el CIERRE de los libros, los AJUSTES de las
cuentas y la preparación de los ESTADOS FINANCIEROS. De allí que sea
imprescindible para todo contador poseer completos y cabales
conocimientos de ella. Es mas, los exámenes de evaluación de los
conocimientos en las empresas de Auditores y otras que requieran los
servicios de contadores y administradores, suelen consistir en la
elaboración de un “Hoja de Trabajo”.
La Hoja de Trabajo se prepara en 9 columnas, si es sin ajustes, y 13
columnas si es con ajustes.
Esta tiene como finalidad de facilitar el cierre del ciclo contable (libro), con
los resultados CORRECTOS del ejercicio económico.
La Hoja de Trabajo no es obligatoria, ya que es un documento extra-
contable, pero si tiene vital importancia, para conocer las operaciones
realizadas por la empresa de forma fácil.