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HONORABLE AYUNTAMIENTO DEL MUNICIPIO DE TEZIUTLÁN,
PUEBLA.
ADMINISTRACIÓN 2018-2021
Manual de Organización
SECRETARIA GENERAL MUNICIPAL
Manual de Organización
Secretaria General
Municipal
Registro: TEZ/NOR-MO/1821/CONT
Fecha de elaboración:30/11/2018
Fecha de Actualización:
Núm. de revisión:
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Índice
Índice Secretaria General Página
I Introducción 4
II Marco Jurídico 5
Federal 5
Estatal 6
Municipal 6
III Misión, Visión y Políticas de Calidad 7
IV Estructura Orgánica 8
V Organigrama General 8
Objetivo General 8
VI Descripción del puesto, especificación del puesto, descripción
especifica de funciones
9
VI Secretario General 9
Descripción del Puesto 9
Especificaciones del Puesto 10
Descripción Específica de Funciones 10
VII Dirección de Gobierno 11
Descripción del Puesto 11
Especificaciones del Puesto 11
Descripción Específica de Funciones 12
VIII Director Jurídico 13
Descripción del Puesto 13
Especificaciones del Puesto 14
Descripción Específica de Funciones 14
IX Oficialía de Partes 15
Descripción del Puesto 15
Especificaciones del Puesto 15
Descripción Específica de Funciones 15
X Oficina de Reclutamiento 16
Descripción del Puesto 16
Especificaciones del Puesto 16
Descripción Específica de Funciones 17
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XI RESPONSAIBLE DE ARCHIVO GENERAL DEL H.
AYUNTAMIENTO
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Descripción del Puesto 18
Especificaciones del Puesto 18
Descripción Específica de Funciones 18
XII DIRECTORIO 19
I. INTRODUCCIÓN
El presente Manual de Organización de la Oficina del Secretario del Ayuntamiento y titulares de unidades administrativas adscritas a la Dependencia, tiene como objetivo el aprovechamiento de los recursos y el correcto desarrollo de las funciones y actividades encomendadas a cada área, contribuyendo a una administración eficaz y eficiente.
Contempla en su contenido normatividad jurídico, administrativa que rige la Dependencia, así como las misión, visión, código de ética, estructura orgánica, organigrama general, descripción de unidades administrativas, organigrama de puestos, objetivo general, descripción de puestos. Este Manual permite conocer de una manera ordenada y sistematizada la información básica de la organización y funcionamiento de la Secretaria General, como referencia para lograr el aprovechamiento de los recursos y el desarrollo de funciones encomendadas, además de permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en sus procedimientos.
Los propósitos generales del Presente Manual de Organización, es delimitar funciones y responsabilidades de los servidores públicos adscritos a la misma, proporcionando transparencia en el actuar administrativo, orden y procedimientos sistematizados en el seguimiento de las actividades propia de esa instancia. Con la intención de fomentar un entorno de respeto e igualdad entre el personal de la Secretaria General y Unidades Administrativas, considerando los principios básicos de igualdad y equidad, que deben existir entre hombres y mujeres para su óptimo desarrollo personal y profesional, toda referencia, incluyendo los cargos y puestos en este manual, al género masculino lo es también para el género femenino, cuando de su texto y contexto no se establezca que es para uno y otro género. Es importante señalar que el contenido de este manual quedara sujeto a modificaciones toda vez que la estructura presente cambios, esto con la finalidad de que se siga siendo un instrumento actualizado y eficiente.
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II. MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO
Federal
• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
• Ley de Instituciones de Seguros y Fianzas
• Ley de coordinación fiscal
• Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental
• Convenio de coordinación fiscal
• Ley Orgánica de la Administración pública federal
• Reglamento de la ley de la administración pública federal
• Código fiscal de la federación
• Ley de hacienda
• Ley General de Contabilidad Gubernamental
Ley de fiscalización y rendición de cuentas de la federación
Ley de impuesto sobre la renta
Ley general de títulos y operaciones de crédito
Ley federal de competencia económica
Ley federal para el fomento de la microindustria y la actividad artesanal
Ley general de sociedades mercantiles
Ley para el desarrollo de competitividad de la micro, pequeña y mediana empresa
Ley federal de los derechos del contribuyente
Ley de amparo
Código Fiscal de la Federación
Lineamientos, Manuales y Acuerdos de la CONAC y el CACEP
Estatal
• Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla.
• Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma para el Estado de
Puebla.
• Ley Estatal de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público.
• Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Puebla.
• Código de Procedimientos Civiles para el Estado Libre y Soberano de Puebla.
• Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y
Municipal.
• Ley de Fiscalización Superior y Rendición de Cuentas para el Estado de Puebla.
• Ley de Deuda Pública del Estado Libre y Soberano de Puebla Ley de Fiscalización
Superior y Rendición de Cuentas para el Estado de Puebla
• Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y
Municipal
Ley de Coordinación Hacendaria del Estado de Puebla y sus Municipios
Ley para el Federalismo Hacendario del Estado de Puebla
Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Puebla
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Ley de Transparencia y Acceso a la Información.
Ley de Protección de Datos Personales en Posesión de los Sujetos Obligados del
Estado de Puebla
Ley de ingresos para el estado de puebla
Ley de egresos para el estado de puebla
Código fiscal del estado de puebla
Ley de hacienda del estado libre y soberano de puebla
Municipal
• Ley Orgánica Municipal
• Ley de Ingresos del Municipio de Teziutlán para el Ejercicio Fiscal aplicable.
• Código fiscal municipal para el estado de puebla.
Ley de hacienda municipal del estado de puebla
• Reglamento Interior de la administración pública municipal de Teziutlán
Puebla.
• Bando de policita y buen gobierno
• Reglamento de transito
• Reglamento de giros mercantiles
• Reglamento de mercados
• Reglamento de vía publica
• Reglamento de Parquímetros o Estacionómetros del Municipio de Teziutlán,
Puebla.
• Manual de Contabilidad Armonizado del Municipio de Teziutlán Puebla.
• Plan Municipal de Desarrollo 2018 –2021
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III. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES
a) Misión:
Ser un enlace entre los distintos departamentos y la Ciudadanía, con el Presidente Municipal y el H. Ayuntamiento y viceversa, en todos los asuntos que no tengan que tratarse de manera directa entre las partes, presentando una atención rápida, eficiente, eficaz y a las necesidades y requerimientos que le sean solicitados.
b) Visión:
Ser el mejor departamento de la Administración Pública Municipal Centralizada, y un ejemplo en cuanto a otorgamiento de atención, orden y presentación de soluciones eficientes y eficaces tanto a las distintas áreas del H. Ayuntamiento, como a la ciudadanía.
c) Valores
Respeto: Como servidores públicos, reconocemos el valor propio, los derechos y las obligaciones de los demás sin distinción de edad, sexo ó religión; lo cual exige el cumplimiento de las leyes y normas, un trato digno y justo que nos permita vivir en un ambiente de paz y armonía.
Integridad. Al realizar las funciones se deberá mostrar siempre con una conducta recta y transparente, con independencia de cualquier persona o personas que pueda alterar el correcto desempeño, o bien evitando obtener algún provecho o ventaja personal como servidor o compañero de trabajo.
Responsabilidad. Cumpliremos con nuestras responsabilidades, actuando en todo momento con profesionalismo y dedicación en la búsqueda del servicio con calidad en los ciudadanos.
Eficiencia: Seremos capaces de atender de forma oportuna e inmediata a la ciudadanía que solicita nuestros servicios, alcanzamos los objetivos plateados, ejecutamos nuestras funciones en el menor tiempo posible y reducimos costos; con base en los procedimientos establecidos. Honestidad: Es trabajar de manera íntegra, profesional y rectitud en la realización y ejecución de las actividades eliminando cualquier acto que denigre o cree una mala imagen hacia la institución. Legalidad: Es un principio fundamental para realizar cualquier ejercicio de una actividad o función pública con forme a la ley vigente y sus jurisdicción. Trabajo en equipo: Ambiente de armonía y respeto que genera entusiasmo y produce satisfacción y resultados beneficiosos en las tareas encomendadas. Calidad: Es una herramienta básica inherente al desarrollo de las funciones de un funcionario o prestado de servicio públicos cuyo resultado sea la satisfacción de sus necesidades o la de recibir una atención o servicio.
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Transparencia: Conjunto de normas, procedimientos y conductas que definen la practica detallada de las decisiones y resoluciones tomadas por la administración pública municipal para crear un ambiente de certidumbre y credibilidad en la ciudadanía. Equidad: Se refiere al uso de la imparcialidad para reconocer el derecho de cada ciudadano, utilizando la equivalencia para ser iguales y hacerlo mas justo.
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IV. ESTRUCTURA ORGÁNICA
Secretaria General No. de Plazas
Secretario/a General 1
Secretaria/o 1
Director Jurídico 1
Dirección de Gobierno 1
Oficialía de Partes 1
Encargado/a de Archivo 1
Encargado/a de Atención Ciudadana 1
Asistente 1
V. ORGANIGRAMA
Objetivo General
La Secretaría General del Ayuntamiento es la Dependencia Municipal que coadyuva a garantizar el correcto y oportuno despacho de los asuntos socio-políticos y jurídicos del H. Ayuntamiento de
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Teziutlán, coordinando, vigilando y evaluando el desarrollo de los mismos, así como colaborando de manera permanente como área de apoyo institucional al Presidente Municipal y al Honorable
VI. DESCRIPCIÓN DE LA SECRETARIA GENERAL DEL MUNICIPIO
NOMBRE DEL PUESTO Secretario General
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
Nombre de la dependencia Secretaría General
Área de adscripción Secretaría General.
A quien reporta Presidencia Municipal
A quien supervisa
Dirección de Gobierno
Dirección Jurídica
Oficialía de Partes
Oficina de Reclutamiento
Archivo General del H. Ayuntamiento
Relaciones con otras áreas
Internas: H. Cabildo Municipal:, Presidencia Municipal, Dependencias del H. Ayuntamiento, Organismos Descentralizados
Externas: Ciudadanía en General, Delegados
de Gobierno Estatal, Directores y
Administradores de instituciones públicas y
privadas.
ESPECIFICACIONES IDEALES DEL PUESTO
Escolaridad Licenciatura
Especialidad Licenciatura en áreas Económico Administrativas o
Humanidades
Conocimientos
Administración pública en general, marco jurídico,
computación, normas de mejora y aplicación de la
teoría de la organización.
Habilidades Liderazgo, don de mando, toma de decisiones, ética
profesional y manejo de personal.
Descripción Específica de Funciones
Administrar, abrir y distribuir la correspondencia oficial del Ayuntamiento, dando cuenta diaria al
Presidente Municipal, para acordar su trámite. Si algún pliego tuviere el carácter de
confidencialidad, lo entregará sin abrir al Presidente;
Dar cuenta mensualmente y por escrito al Presidente Municipal y al Ayuntamiento, acerca de los
negocios de su respectiva competencia, así como el número y contenido de los expedientes
pasados a comisión, con mención de los que hayan sido resueltos y de los pendientes;
Compilar y poner a disposición de cualquier interesado las leyes, decretos, reglamentos,
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circulares y órdenes emitidas por el Estado o la Federación que tengan relevancia para la
Administración Pública Municipal;
Asistir a las sesiones de Cabildo, con voz pero sin voto;
Coordinar y atender en su caso, los encargos que le sean encomendados expresamente por el
Presidente Municipal o el Ayuntamiento, dando cuenta de ellos;
Distribuir entre los empleados de la Secretaría las labores que les correspondan;
Expedir las certificaciones y los documentos públicos que legalmente procedan, y validar con su
firma identificaciones, acuerdos y demás documentos oficiales emanados del Ayuntamiento o de
la Secretaría;
Cuidar que los asuntos de despacho se tramiten dentro de los plazos establecidos por las leyes;
Instar que los encargados de las distintas dependencias de la Administración Pública Municipal
formulen los informes establecidos conforme a la Ley;
Auxiliar al Presidente Municipal en la elaboración del inventario anual de bienes municipales;
Tener a su cargo y cuidado el Archivo Municipal;
Mantener disponibles copias de todos los documentos que conforme a esta Ley y demás
disposiciones aplicables deban estar a disposición del público;
Expedir, en un plazo no mayor de tres días, las constancias de vecindad que soliciten los
habitantes del Municipio;
Mantener, bajo su custodia y responsabilidad, los sellos de oficina, los expedientes y documentos
del archivo;
Desempeñar con oportunidad las comisiones oficiales que le confiera el Presidente Municipal o el
Ayuntamiento;
Custodiar y resguardar los sellos de la Secretaría, así como los expedientes y documentos que
se encuentren en la misma;
Redactar los acuerdos y las minutas de circulares, comunicaciones y demás documentos que
sean necesarios para la marcha regular de los negocios;
Revisar y rubricar los documentos, circulares y comunicaciones de la Secretaría;
Rendir por escrito los informes que le pidan el Ayuntamiento, el Presidente Municipal o cualquier
otra autoridad conforme a las disposiciones legales aplicables; y
Promover y vigilar la elaboración y actualización de los manuales Operativos, de Organización y
Procedimientos de la Secretaria General del Municipio, de acuerdo con los lineamientos
aplicables.
Promover y vigilar la elaboración y presentación del Programa Presupuestario (PP’s) bajo la
Metodología del Marco Lógico (MML) articulados con la planeación institucional.
Las demás que le señalen las leyes, reglamentos y otras disposiciones jurídicas, así como las
que le encomiende el Presidente Municipal con relación a sus competencias.
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VII. DIRECCIÓN DE GOBIERNO
NOMBRE DEL PUESTO Director De Gobierno
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Nombre de la dependencia Secretaría General
Área de adscripción Dirección de Gobierno.
A quien reporta Secretaría general
A quien supervisa Juntas Auxiliares
Relaciones con otras áreas
Internas: H. Cabildo Municipal:, Presidencia Municipal, Dependencias del H. Ayuntamiento, Organismos Descentralizados
Externas: Juntas Auxiliares, Ciudadanía en
General, Delegados de Gobierno Estatal.
ESPECIFICACIONES IDEALES DEL PUESTO
Escolaridad Bachillerato
Especialidad Administración Pública y Relaciones Humanas
Conocimientos Administración pública en general, marco jurídico, manejo de
políticas gubernamentales municipales.
Habilidades Liderazgo, capacidad de conciliación, toma de decisiones, ética
profesional.
Descripción Específica de Funciones
Coadyuvar en la conducción de la política del Ayuntamiento de las relaciones con los poderes
del Estado, con los Órganos Constitucionales autónomos, con los Gobiernos de las Entidades
Federales y de los Municipios, así como las demás Autoridades Federales, Locales y
Municipales.
Asesorar en las relaciones políticas del Ayuntamiento con los Partidos y Agrupaciones
Políticas Nacionales y Estatales, en el mismo entendido con las Organizaciones Sociales,
Religiosas e Instituciones Sociales
Evitar y, en su caso, solucionar controversias entre grupos y organizaciones sociales
Informar a las Juntas Auxiliares sobre los acuerdos y acciones que le encomiende el
Presidente Municipal.
Llevar a cabo la relación y acciones con los Grupos Sociales que le encomiende la Secretaría
general.
Coordinar permisos otorgados a particulares para ocupación de espacios públicos y cierre de
vialidades con motivo de la realización de eventos políticos, así como para la realización de
verbenas populares, espectáculos, circos o bailes.
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Generar comunicación que permitan la construcción de acuerdos políticos y consensos
sociales, fomentando la participación ciudadana
Atención a los conflictos Político-Institucionales
Las demás que le señalen las leyes, reglamentos y otras disposiciones jurídicas, así como las
que le encomiende el Presidente Municipal con relación a sus competencias.
Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia.
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VIII. DIRECCIÓN JURÍDICA
NOMBRE DEL PUESTO Director Jurídico
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
Nombre de la dependencia Secretaría General
Área de adscripción Dirección Jurídica.
A quien reporta Secretaría General
A quien supervisa Dirección Jurídica
Relaciones con otras áreas
Internas: H. Cabildo Municipal:, Presidencia Municipal, Dependencias del H. Ayuntamiento, Organismos Descentralizados
Externas: Tribunales Federales y Estatales,
Juzgado Municipal Sistema DIF Municipal
Asesores Externos, Auditor Externo
ESPECIFICACIONES IDEALES DEL PUESTO
Escolaridad Licenciatura
Especialidad Licenciatura en Derecho y Especialidad o
Maestría en Derecho Administrativo
Conocimientos Administración pública en general, marco
jurídico.
Habilidades Liderazgo, toma de decisiones, ética
profesional.
Descripción Específica de Funciones
Llevar a cabo la defensa jurídica de todos los litigios en que sea parte el H. Ayuntamiento o sus
dependencias
Dirigir los programas relacionados con asuntos jurídicos que encomiende la Presidencia
Municipal
Despachar asuntos Jurídicos tales como: Contratos y Convenios de los cuales el Ayuntamiento
de Teziutlán y la Secretaría del Municipio sean parte
Asesorar en asuntos jurídicos al Secretario y todas las dependencias de la administración
pública del Municipio de Teziutlán Puebla
Vigilar la legalidad del manejo de bienes inmuebles del Municipio.
Colaborar con la Contraloría Municipal en los procedimientos legales que sean de su
competencia.
Validar la elaboración de convenios, contratos y actos jurídicos, analizando la legalidad de los
mismos,
Vigilar que se notifique oportunamente a los Regidores para las Sesiones de Cabildo
Elaborar y supervisar Dictámenes, Puntos de Acuerdo e Informes presentados en Sesiones de
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Cabildo.
Formular observaciones respecto al otorgamiento de nombramientos a los Funcionarios del
Ayuntamiento
Determinar la elaboración y actualización de los manuales Operativos, de Organización y
Procedimientos de la Secretaria General del Municipio, de acuerdo con los lineamientos
aplicables.
Determinar la elaboración y presentación del Programa Presupuestario (PP’s) bajo la
Metodología del Marco Lógico (MML) articulados con la planeación institucional.
Auxiliar a la Sindicatura Municipal en su carácter de Representante Legal del H. Ayuntamiento.
Dar respuesta a toda clase de requerimientos judiciales.
Atender las demás funciones encomendadas por el Secretario del Ayuntamiento.
Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia o las que en su caso
le asigne su jefe inmediato.
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IX. OFICILÍA DE PARTES
NOMBRE DEL PUESTO Secretario General
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
Nombre de la dependencia Secretaría General
Área de adscripción Oficialía de Partes.
A quien reporta Secretaría General
A quien supervisa Oficialía de Partes
Relaciones con otras áreas
Internas: H. Cabildo Municipal:, Presidencia Municipal, Dependencias del H. Ayuntamiento, Organismos Descentralizados
Externas: Ciudadanía en General.
ESPECIFICACIONES IDEALES DEL PUESTO
Escolaridad Secundaria
Especialidad No indispensable
Conocimientos Archivonometría Básica, Computación,
Reglamentación Básica de Recepción de Documentos.
Habilidades Orden, Manejo de correspondencia.
Experiencia No indispensable.
DESCRIPCIÓN GENÉRICA
Recibir, ordenar y clasificación de la correspondencia recibida por el H. Ayuntamiento.
Recibir y entregar de manera inmediata la correspondencia jurídica al Departamento Jurídico
Requisitar el libro de correspondencia de manera diaria.
Informar mensualmente sobre las actividades propias de la Oficialía de Partes.
Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia o las que en su caso le asigne su jefe inmediato.
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Fecha de elaboración:30/11/2018
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X. RESPONSABLE DE OFICINA DE RECLUTAMIENTO
NOMBRE DEL PUESTO Secretario General
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
Nombre de la dependencia Secretaría General
Área de adscripción Oficina de Reclutamiento.
A quien reporta Secretaría General
A quien supervisa Oficina de Reclutamiento
Relaciones con otras áreas
Internas: H. Cabildo Municipal:, Presidencia Municipal, Dependencias del H. Ayuntamiento, Organismos Descentralizados
Externas: Ciudadanía en General, Ejército
Nacional.
ESPECIFICACIONES IDEALES DEL PUESTO
Escolaridad Secundaria
Especialidad No Indispensable
Conocimientos Reglamentación del Servicio Militar Nacional.
Habilidades Orden.
DESCRIPCIÓN GENÉRICA
Elaboración de cartillas de servicio militar nacional
Constancias de servicio
Otorgar datos de reposición de cartilla
Constancias por límites de edad
Constancias de registro del SMN
Constancias de no inscripción al SMN
Informes mensual de inscripciones
Elaboración de gráficas
Anticipos de incorporación
Resellos de cartillas
Permisos para salir del país
Primaria.
Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia o las que en su caso le asigne su jefe inmediato.
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Fecha de elaboración:30/11/2018
Fecha de Actualización:
Núm. de revisión:
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RESPONSABLE DE ARCHIVO GENERAL DEL H. AYUNTAMIENTO
NOMBRE DEL PUESTO Secretario General
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
Nombre de la dependencia Secretaría General
Área de adscripción Archivo General.
A quien reporta Secretaría General
A quien supervisa Archivo General
Relaciones con otras áreas
Internas: H. Cabildo Municipal:, Presidencia Municipal, Dependencias del H. Ayuntamiento, Organismos Descentralizados
Externas: Auditor Externo
ESPECIFICACIONES IDEALES DEL PUESTO
Escolaridad Secundaria Rango de
edad
18 años en
adelante
Especialidad No indispensable
Conocimientos Archivonometría Básica.
Habilidades Orden, Manejo de correspondencia.
Experiencia No indispensable.
DESCRIPCIÓN GENÉRICA
Recibir, ordenar y clasificación de la documentación histórica y general del H.
Ayuntamiento.
Recibir y ordenar la documentación jurídica e integrar la en expedientes
Buscar y entregar la documentación archivada que soliciten las distintas dependencias del
H. Ayuntamiento
Cuidar y resguardar la documentación histórica y general del H. Ayuntamiento.
Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia o las que en su
caso le asigne su jefe inmediato.
XI. DIRECTORIO
UNIDAD ADMINISTRATIVA
CORREO ELECTRONICO TELÉFONO
Secretaría General