HOTEL ALJARAMA 4 *

Departamento de eventos

- Índice:1. Nuestro equipo.

2. Directora del departamento.2.1 Currículum Vitae.

2.2 Habilidades que posee.2.3 Función principal.

3. Perfil del puesto.3.1 Check-list.

3.2 Cronograma.3.3 Diagrama de Gantt.

4. Programa de actividades, difusión y trabajo.5. Imagen y mensaje.

6. Invitados y ponentes.7. Medios de comunicación.

8. Presídiums.9. Simulacros (o ensayos).

10. Capacitación.11. Capacidad de resolución de conflictos e improvisación.

11.1 Ejemplo 1.11.2 Ejemplo 2.11.3 Ejemplo 3.

12. Ambiente de colocación.

NUESTRO EQUIPO

Directora del Departamento:

Nieves Martín Pietro

CURRICULUM VITAE

Licenciada en Ciencias Empresariales.

Licenciada en Protocolo y Relaciones Públicas.

Máster en Protocolo y Comunicación.

Especialista en Organización de Eventos.

Curso de Organización de Eventos, Comunicación y Eventos.

HABILIDADES QUE POSEE

Persona dividida, sociable, creativa y llena de ideas.

Cuenta con muchos recursos y con capacidad para negociar.

Profesional organizada con capacidad de atender muchas tareas simultáneas.

Comunicativa y con capacidad de escucha activa.

Gran capacidad para la resolución de conflictos.

Persona proactiva y con alto índice de improvisación.

Control emocional y empatía, etc.

FUNCIÓN PRINCIPAL

Dirigir y supervisar que los coordinadores de áreas y su

grupo cumplan con sus obligaciones. Para tener éxito

es necesario estar rodeado de todo un equipo de

profesionales.

PERFIL DEL PUESTO

Entre las principales funciones de la supervisión necesarias al puesto, podemos destacar:

Planificación y organización del trabajo. Priorización.

Cronograma de actividades. Tiempos estándares de las actividades.

Evento: etapas del evento, pre-evento, desarrollo y post-evento, check-list, timing y Cronograma del organizador.

Elaboración de presupuestos, programas y equipamientos.

Clasificación de eventos, tipos de recepciones, formalidades y objetivos.

Aplicación de procedimientos de gestión, coordinación y control.

CHECK-LIST

• Elaboración de la check-list: es el documento que detalla uno por uno todos

los aspectos que deben ser analizados, comprobados y verificados antes del

desarrollo del evento para asegurarnos previamente, de que se va a llevar a

cabo como estaba previsto.

• La check-list contiene el listado de todos los materiales y equipos necesarios

que serán utilizados durante el desarrollo del evento.

• Una vez finalizado, puede servir también como inventario para recoger todo

el material y que no se olvide.

CRONOGRAMA

• Preparación del cronograma, que es el calendario general de

trabajo, en el que aparece una secuencia de las actividades

previstas para el evento, los responsables de cada una de ellas y

los plazos en las que deben llevarse a cabo..

• Sirve como soporte o guía para la planificación.

DIAGRAMA DE GANTT

• Creación del Diagrama de Gantt, otra importante herramienta

gráfica para la planificación.

• En dicha gráfica aparecen representadas todas las actividades a

lo largo de una escala temporal para comprobar que se están

cumpliendo las funciones en el tiempo previsto.

PROGRAMAS DE ACTIVIDADES, DIFUSIÓN Y

TRABAJO

1. Aprobar los programas generales y especiales de actividades, difusión,

trabajo, inauguración y clausura.

2. La intervención del Coordinador General y de los demás Coordinadores

en este punto es indispensable, ya que los programas (cronogramas y

agendas) son la base para la organización y realización de toda convención.

3. Medir sus avances y cumplimiento de los programas.

4. En el caso de desviaciones de los programas originales, debe de analizar y

aprobar los cambios que considere pertinentes y ajustar debidamente la

logística general.

5. Autorizar y coordinar la logística general y los programas de las actividades

especiales, recreativas y deportivas, culturales y sociales.

6. Seleccionar espectáculos y artistas que formarán parte de las diferentes

actividades programadas.

IMAGEN Y MENSAJES

1. Conjuntamente con el Coordinador de

Comercialización y Difusión debe supervisar el

manejo de la imagen y los textos que den a conocer a

los medios de comunicación y al público en general.

2. Participar en la planificación de la campaña de

publicidad y promoción.

3. Definir estrategias de comercialización y difusión.

INVITADOS Y PONENTES

1. Definir los invitados de honor y especiales, ponentes

magistrales y de mesas de trabajo.

2. Junto con el Coordinador de RRPP deben instrumentar y

supervisar, invitación, recepción y atención de los invitados

especiales, ponentes, participantes y acompañantes.

MEDIOS DE COMUNICACIÓN

1. Definir los medios de comunicación que se pretende invitar.

2. Junto al Coordinador de RRPP y al de Operaciones debe

autorizar la lista de medios invitados.

3. Definir el contenido de los escritos que se les envíe.

PRESÍDIUMS

El presídium es el grupo conformado por las principales personalidades que encabezan

o presiden el evento.

En algunos casos tienen la responsabilidad de dirigir los mensajes principales, como por

ejemplo la inauguración los eventos intermedios y la clausura.

1. Acciones que debe desarrollar el organizador en relación a este grupo de personas.

2. Junto a la Coordinación de RRPP debe decidir la conformación de los diferentes

presídiums que se instalen durante el evento.

3. Se recomienda que en los presídiums de las actividades de inauguración y clausura

estén las personalidades más destacadas y relacionados con el tema del evento, así

como los principales directivos de la empresa o agrupación y algunos

organizadores.

4. Decidir quiénes van a ocupar los presídiums de las ponencias magistrales o de

actividades especiales.

SIMULACROS O ENSAYOS

1. Programar y coordinar junto al Coordinador de

Operaciones la práctica de simulacros.

2. Participar de manera personal en cada una de las

prácticas de simulacros que se lleven a cabo.

3. Este tipo de pruebas y prácticas es indispensable para

detectar posibles fallos en la logística y definir con

anticipación los cambios necesarios.

CAPACITACIÓN

Conflicto: es la incompatibilidad que se percibe entre actos, metas e ideas.

A pesar de que un evento debe de estar siempre planificado con ayuda de las herramientas anteriormente citadas (check-list, cronograma y Diagrama de Gantt), debemos de tener en cuenta que pueden surgirnos conflictos que nos obliguen a improvisar.

Por eso es muy importante tener para todos las cosas un “Plan B” que nos hará que el evento continúe siendo un éxito.

EJEMPLO 1

“Algunos de los ponentes no puede asistir”.

En este caso podemos buscar otra actividad para cubrir

ese tiempo o buscar a otra persona que prepare una

presentación acorde con la temática.

EJEMPLO 2

“Estaba previsto un evento en un jardín, al aire libre y falla la

climatología”.

Es muy complicado prever la climatología con toda certeza (calor,

lluvia, viento…), por lo que si tenemos previsto realizar un

evento al aire libre, deberemos tener la alternativa de utilizar

algún otro salón, carpa, etc.

EJEMPLO 3

“Fallo del material, la megafonía o los equipos audiovisuales”.

Para ello debemos estar asesorados por personal técnico especializado y, haber

realizado un mantenimiento correcto de dicha tecnología. También es

importante realizar ensayos con anterioridad al evento para comprobar que

todo funciona correctamente.

Es interesante contar con pilas, cables, etc., de repuesto y material extra como

micrófono, cañón, mando universal, ratón, ordenador…

AMBIENTE DE COLABORACIÓN

“Busco mi éxito y el de otra persona”.

• Colaborar implica un intento de trabajar con la otra persona

para encontrar alguna solución que satisfaga plenamente los

intereses de los dos.

• Significa profundizar en un problema con el fin de identificar

los intereses de las dos personas y encontrar una alternativa que

satisfaga a los intereses de ambos.

• La colaboración entre dos persona puede ser la exploración de

un desacuerdo para aprender de las ideas del otro,

concluyendo en resolver alguna condición y tratar de encontrar

una solución creativa a un problema interpersonal.