I. IDENTIFICACIÓN SECRETARIO EJECUTIVO II. PROPÓSITO ...

Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales

Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial

Resolución No. 085 de Mayo 4 de 2006

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I. IDENTIFICACIÓN Nivel: Central Denominación del Empleo: SECRETARIO EJECUTIVO Código: 4210 Grado: 20 Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa. Dependencia: Secretaría General – Grupo de Inventarios y Almacén

II. PROPÓSITO PRINCIPAL

Realizar las labores de apoyo administrativo de forma oportuna con el fin de posibilitar el trámite y la atención ágil de las solicitudes recibidas.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Proyectar, redactar y transcribir respuestas a oficios, informes y demás documentos

requeridos con el fin de atender las solicitudes y requerimientos realizados al Grupo. 2. Brindar asistencia técnica para recopilar, seleccionar, clasificar, codificar y digitar la

información recibida de las áreas operativas. 3. Realizar y recibir llamadas telefónicas, transmitir mensajes y realizar seguimiento a los

requerimientos recibidos por esta vía o por vía escrita, ofreciendo un adecuado servicio de orientación al ciudadano con el fin de garantizar el flujo oportuno de la información.

4. Organizar, analizar, clasificar y distribuir la correspondencia que llegue a la dependencia y programar la remisión de los mismos con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en las tablas de retención documental.

5. Mantener al día el archivo de la dependencia de acuerdo con las instrucciones recibidas con el fin de facilitar la consulta oportuna de los temas tratados y facilitar su seguimiento y evaluación.

6. Realizar el seguimiento y control de los implementos de oficina y de consumo, así como realizar su solicitud oportuna con el fin de permitir el desarrollo adecuado de las funciones de la dependencia.

7. Participar en el proceso de revisión de inventarios y sistematización de la información con el fin de mantener actualizada la base de datos de los elementos que forman el patrimonio del Instituto.

8. Capturar, registrar y migrar capturar la información generada por el recibo y entrega de elementos con el fin de facilitar la consulta oportuna y la posterior toma de decisiones.

9. Participar en el seguimiento a los trámites administrativos a cargo de la dependencia con el fin de apoyar el control y garantizar el cumplimiento de los mismos por todas las dependencias.

10. Mantener discreción y reserva acerca de la información y asuntos que conozca en razón del cargo que ocupa, especialmente aquellos de carácter confidencial.

11. Las demás actividades que le sean asignadas por el superior inmediato, acordes con la naturaleza y el perfil del cargo.




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IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (Criterios de Desempeño)

1. Suministro de Información 2. Proyección de oficios y memorandos 3. Recepción y distribución de mensajes 4. Sistematización de la información

V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES

1. Ofimática: Word, Excel, PowerPoint a nivel básico 2. Conocimientos de contabilidad 3. Conocimientos del manejo de los elementos de consumo y devolutivos

VI. REQUISITOS DE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA

ESTUDIOS EXPERIENCIA

Opción 1 Diploma de Bachiller Técnico Comercial Opción 2 Diploma de Bachiller en cualquier modalidad Curso específico de mínimo 60 horas en áreas relacionadas.

Veinticinco (25) meses de experiencia relacionada con las funciones del empleo. Veinticinco (25) meses de experiencia relacionada con las funciones del empleo.




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I. IDENTIFICIACIÓN Nivel: Central Denominación del Empleo: SECRETARIA EJECUTIVA Código: 4210 Grado: 20 Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa Dependencia: Secretaría General – Grupo de Administración y Desarrollo del

Talento Humano


Desempeñar funciones de asistencia administrativa encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecución de las actividades de la dependencia integradas con las del instituto.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

1. Transcribir los trabajos que le sean asignados por el jefe inmediato con el fin de apoyar las labores de la dependencia.

2. Verificar y coordinar los compromisos que deben ser atendidos por el jefe inmediato para facilitar el desarrollo de sus funciones.

3. Preparar conforme a instrucciones recibidas, lo relacionado con reuniones y eventos que se lleven a cabo o desarrollen en la Dependencia con el fin de prestar apoyo logístico.

4. Llevar el control sobre el consumo y requerimiento de elementos, así como velar por la optimización del uso de los recursos disponibles, con el fin de realizar la solicitud oportuna de los elementos de almacén.

5. Responder por el archivo especial de la dependencia y controlar la distribución de la correspondencia con el fin de dar trámite oportuno a las solicitudes.

6. Realizar, recibir llamadas telefónicas y transmitir los mensajes respectivos con el fin de facilitar la transmisión de la información.

7. Sacar fotocopias, enviar fax y escanear documentos, por solicitud del jefe inmediato con el fin de apoyar el desarrollo de las funciones de la dependencia, así como colaborar en la elaboración de los informes.

8. Atender al usuario externo e interno con el fin de suministrar de forma oportuna la información solicitada.

9. Solicitar mensualmente a la dependencia correspondiente el pedido de elementos de oficina, requeridos para el ejercicio de las actividades propias de la dependencia.


11. Llevar y mantener actualizado los registros relacionados con la asignación de trámites de vacaciones, novedades, resoluciones, circulares, requerimientos, traslados, certificaciones y responder por la exactitud de los mismos.

12. Preparar las certificaciones de tiempo de servicios de los servidores de acuerdo con la solicitud dejando constancia de su entrega.

13. Depurar, clasificar el archivo existente, foliarlo, relacionarlo y enviarlo a Archivo Documental




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en el momento en que se considere necesario. 14. Apoyar a los funcionarios y contratistas en el diligenciamiento de los formatos de ingreso y

retiro del IDEAM, así como para la entrega de documentos, solicitud de carnés, etc. 15. Realizar la confirmación de la información de los servidores del Instituto. incluida en las

certificaciones solicitados por las entidades bancarias y financieras. 16. Las demás actividades asignadas por el jefe inmediato, acordes con la naturaleza y el perfil

del cargo.

VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

1. Atención oportuna de los teléfonos y de los requerimientos escritos de otras dependencias y de usuarios externos.

2. Archivo actualizado de la dependencia. 3. Mantener al día el stock de elementos indispensables para el trabajo de los funcionarios de

la dependencia. 4. Radicación de la correspondencia recibida y enviada en el sistema de correspondencia

CORDIS implantado para tal fin.

V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESCENCIALES 1. Tablas de retención documental 2. Técnicas de Archivo 3. Ofimática: Word, Excel y PowerPoint intermedio 4. Manejo y conservación de documentos 5. Atención al cliente y relaciones interpersonales

VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA


Opción 1 Diploma de bachillerato técnico comercial.

Veinticinco (25) meses de experiencia relacionada con las funciones del empleo.

Opción 2 1. Diploma de bachillerato en cualquier modalidad. 2. Curso específico de mínimo sesenta (60) horas

relacionado con las funciones del cargo.





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I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Central Denominación del Empleo: SECRETARIO EJECUTIVO Código: 4210 Grado: 20 Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa. Dependencia: Secretaria General – Grupo de Recursos Físicos


Asistir al Grupo de Recursos Físicos, en el trámite oportuno de bienes y servicios solicitados por las diferentes áreas.


1. Proyecta, redactar y transcribir repuesta a oficios, informes y demás documentos requeridos

con el fin de atender las solicitudes y requerimientos realizados al Grupo de Recursos Físicos. 2. Realizar y recibir llamadas telefónicas, transmitir mensajes y realizar seguimiento a

requerimientos por esta vía, ofreciendo un adecuado servicio de orientación al ciudadano. 3. Recibir, organizar, clasificar, distribuir, tramitar y archivar la correspondencia que llegue al

Grupo, relacionada con servicios públicos y telefonía celular a cargo del Instituto, tanto del nivel central como de las Áreas Operativas.

4. Recibir, tramitar y llevar el control de pago de recibos y/o facturas por concepto de servicios públicos y telefonía celular de las Áreas Operativas y Oficinas de Bogotá.

5. Revisar los conceptos facturados por las empresas prestadoras de servicios públicos, certificar la obligación y tramitar el pago

6. Proyectar Derechos de Petición, relacionados con reclamaciones a las empresas prestadoras de servicios públicos.

7. Hacer seguimiento a los trámites administrativos relacionados con solicitudes de servicios, pagos, descuentos y facturación de servicios públicos.

8. Hacer seguimiento a la vigencia, se contratos de telefonía celular, convenios de descuentos de tarifas, informando oportunamente al Jefe Inmediato para el trámite de suscripción o renovación.

9. Mantener actualizado el archivo a su cargo, de acuerdo con las tablas de retención documental establecidas para el Grupo de Recursos Físicos

10. Ejercer el control interno sobre cada una de las actividades a su cargo. 11. Atender según las instrucciones recibidas, lo relacionado con la logística para reuniones,

foros, talleres y eventos que se lleven a cabo por las diferentes dependencias en el Auditorio.




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12. Solicitar según las instrucciones recibidas, cotizaciones de bienes y servicios para estudio de precios del mercado.

13. Proyectar actas de liquidación de contratos o convenios, según las instrucciones dadas por el Superior inmediato.


15. Responder por el buen uso, la conservación y el buen estado de los bienes suministrados para el normal y eficaz desarrollo de sus funciones.

16. Las demás funciones asignadas por el jefe inmediato, acordes con la naturaleza y el perfil del cargo.


1. Suministro de Información oportuna y eficaz 2. Elaboración de documentos 3. Trámite oportuno de bienes y servicios 4. Control de pago oportuno de servicios públicos 5. Manejo de archivo organizado 6. Administración de equipos audiovisuales


1. Ofimática; Word, Excel, PowerPoint a nivel intermedio 2. Capacidad de redacción de documentos con correcta ortografía 3. Habilidad en diseño y elaboración de documentos 4. En archivo y tablas de retención documental



1. Diploma de bachillerato técnico comercial


1. Diploma de bachillerato en cualquier modalidad 2. Curso específico de mínimo sesenta (60) horas

relacionado con las funciones del cargo





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I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Central Denominación del Empleo: SECRETARIO EJECUTIVO Código: 4210 Grado: 20 Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa. Dependencia: Secretaria General – Grupo de Recursos Financieros


Llevar a cabo la revisión exhaustiva de la correspondencia que llega a la dependencia, en especial de las facturas o documentos equivalentes, ordenes de comisión y legalizaciones de acuerdo con las instrucciones recibidas y la aplicando normatividad legal vigente.


1. Proyectar, redactar y transcribir repuesta a oficios, informes y demás documentos

requeridos con el fin de atender las solicitudes y requerimientos de forma oportuna. 2. Recibir, organizar, clasificar, distribuir, tramitar y archivar la correspondencia que llegue al

Grupo con el fin de cumplir con los procesos establecidos y facilitar su ágil consulta. 3. Mantener actualizado el archivo a su cargo, de acuerdo con las tablas de retención

documental establecidas para el Grupo de Recursos Financieros. 4. Recibir y revisar las facturas, cuentas de cobro, recibos de servicios públicos y

correspondencia dirigida al Grupo, verificando que tenga anexos los respectivos soportes, con el fin de darle el trámite correspondiente.

5. Entregar a los interventores de los contratos las facturas presentadas por los proveedores, para que anexen los soportes respectivos (certificados de interventoría, entrada al almacén, y certificación de pagos parafiscales y seguridad social), con el fin de verificar el cumplimiento de los requisitos necesarios para tramitar el pago.

6. Recibir de los interventores, proveedores, contratistas y otros, las facturas y/o documentos equivalentes generados a partir de compromisos contractuales, y remitirlas a los grupos de presupuesto, contabilidad y tesorería, según corresponda, para que surtan los trámites pertinentes.

7. Recibir y revisar las ordenes de comisión y legalización dentro del plazo establecido para verificar que se encuentren debidamente diligenciados y soportados.

8. Llevar a cabo la atención a clientes internos y externos de forma personal y telefónica suministrando la información necesaria para agilizar, así como realizar y recibir llamadas telefónicas, transmitir mensajes y llevar el seguimiento a los requerimientos para garantizar que los trámites del grupo se realicen de forma oportuna y de acuerdo con los requerimientos de Ley.


10. Solicitar mensualmente a la dependencia correspondiente el pedido de elementos de




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oficina, requeridos para el ejercicio de las actividades propias de la dependencia. 11. Mantener discreción y reserva acerca de la información y asuntos que conozca en razón del

cargo que ocupa, especialmente aquellos de carácter confidencial. 12. Responder por el buen uso, la conservación y el buen estado de los bienes suministrados

para el normal y eficaz desarrollo de sus funciones. 13. Revisar y conciliar mensualmente la información de ejecución del presupuesto de gastos

con los grupos de Contabilidad y Tesorería para garantizar la integridad de la información presupuestal.

14. Participar en la elaboración del informe mensual de ejecución del presupuesto de gastos para ser presentado ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

15. Participar en la elaboración y validación mensual del módulo de presupuesto del SIIF el archivo plano que contiene la ejecución del presupuesto de gastos para ser remitido al Ministerio de Hacienda y Crédito Público.



1. Suministro de Información oportuna y eficaz 2. Elaboración de documentos 3. Trámite oportuno de solicitudes 4. Control y seguimiento al desarrollo de los procesos del grupo 5. Manejo de archivo organizado


1. Ofimática; Word, Excel, PowerPoint a nivel intermedio 2. Capacidad de redacción de documentos con correcta ortografía 3. En archivo y tablas de retención documental



1. Diploma de bachillerato técnico comercial








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I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Central Denominación del Empleo: SECRETARIO EJECUTIVO Código: 4210 Grado: 20 Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa. Dependencia: Secretaría General – Grupo de Recursos Físicos

II. PROPÓSITO PRINCIPAL Realizar actividades asistenciales y de apoyo al Grupo de Recursos Físicos, que permitan desarrollar y ejecutar las funciones asignadas al Grupo.


1. Proyectar, redactar y transcribir repuesta a oficios, informes y demás documentos

requeridos con el fin de atender las solicitudes y requerimientos realizados a la dependencia.

2. Realizar y recibir llamadas telefónicas, transmitir mensajes y realizar seguimiento a requerimientos por esta vía, ofreciendo un adecuado servicio de orientación al ciudadano.

3. Recibir, organizar, clasificar, distribuir y archivar la correspondencia que llegue a la dependencia y programar la remisión de los mismos con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en las tablas de retención documental.

4. Realizar el seguimiento y control de los implementos de oficina y de consumo, así como realizar su solicitud oportuna al Grupo de Almacén e Inventarios, de elementos con el fin de permitir el desarrollo adecuado de las funciones de la dependencia.

5. Verificar y coordinar los compromisos que deben ser atendidos por el Jefe Inmediato para el desarrollo adecuado de sus funciones

6. Verificar permanentemente las consultas y requerimientos realizados por los usuarios llevar a cabo el control del suministro de la información de forma oportuna.

7. Recibir, radicar y hacer seguimiento al trámite administrativo para la reclamación de siniestros ante la Compañía de Seguros.

8. Hacer seguimiento a los trámites administrativos de los convenios y/o contratos a cargo de la dependencia con el fin de apoyar el control y garantizar el cumplimiento de los mismos.

9. Mantener actualizado el archivo, de acuerdo con las tablas de retención documental establecidas para el Grupo de Recursos Físicos

10. Ejercer el control interno sobre cada una de las actividades a su cargo con el fin de procurar el mejoramiento continuo de las actividades.

11. Llevar el control de novedades de personal del Grupo de Recursos Físicos y elaborar la certificación mensual para autorizar el pago de la nómina.

12. Responder por el archivo especial de la dependencia y controlar la distribución de la correspondencia de acuerdo con las instrucciones recibidas y los procedimientos establecidos.

13. Mantener discreción y reserva acerca de la información y asuntos que conozca en razón del




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cargo que ocupa, especialmente aquellos de carácter confidencial. 14. Responder por el buen uso, la conservación física y el buen estado de los bienes

suministrados para el normal y eficaz desarrollo de sus funciones. 15. Las demás funciones asignadas por el jefe inmediato, acordes con la naturaleza y el perfil

del cargo.


1. Suministro de Información oportuna y eficaz 2. Elaboración de documentos 3. Trámite oportuno de bienes y servicios 4. Manejo de archivo organizado


1. Ofimática; Word, Excel, powerpoint a nivel intermedio 2. Capacidad de redacción de documentos con correcta ortografía 3. Habilidad en diseño y elaboración de documentos 4. En archivo y tablas de retención documental 5. Conocimientos básicos para reclamación de siniestros



Diploma de bachillerato técnico comercial








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I. IDENTIFICIACIÓN

Nivel: Central Denominación del Empleo: SECRETARIO EJECUTIVO Código: 4210 Grado: 20 Número de Cargos: 1 (uno) Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisón directa Dependencia: Subdirección de Hidrología – Grupo Laboratorio de Calidad

Ambiental del IDEAM

II. PROPÓSITO PRINCIPAL Administrar la información administrativa del Grupo Programa de Físico Química Ambiental aplicando el sistema de Gestión Documental y el Sistema de Calidad vigente en el Laboratorio.


1. Recibir, radicar, redactar y organizar la correspondencia para la firma del jefe inmediato y distribuirla de acuerdo con las instrucciones recibidas.

2. Elaborar pedidos (útiles, papelería e insumos) acorde a las necesidades del Laboratorio con el fin de posibilitar el cumplimiento oportuno de las actividades encomendadas.

3. Elaborar, administrar y actualizar el inventario de materiales de oficina con en fin de mantener actualizada la cantidad de elementos disponibles.

4. Efectuar y hacer llamadas telefónicas y llevar el control de los mensajes correspondientes con el fin de facilitar el desarrollo de las actividades de la dependenica.

5. Manejar el fax, atender el citófono de visitantes y estar pendiente de abrir la puerta mediante mecanismo telefónico para llevar el control de personas que ingresan y salen de la dependencia.

6. Atender a visitantes internos y externos del Instituto, personal y telefónicamente, ofreciendo la orientación solicitada, así como programar las entrevistas que sean autorizadas.

7. Organizar y mantener actualizado el archivo y la correspondencia de la dependencia dando cumplimiento a las tablas de retención documental vegentes.

8. Manejar con discreción la información y la correspondencia del Jefe Inmediato. 9. Proyectar, de acuerdo a las instrucciones recibidas, la respuesta a la correspondencia de

rutina (memorandos, oficios, comisiones, comunicaciones entre otros) con el fin de dar trámite oportuno a las solicitudes.

10. Recepción y radicación de muestras en la base de datos de calidad ambiental con el fin de apoyar la sistematización de la información.

11. Participar en la elaboración y actualización de documentación relacionada con el sistema de calidad según la Norma ISO/IEC/NTC 17025 en lo concerniente a sus funciones.

12. Las demás actividades que le sean asignadas por el superior inmediato que correspondan a la naturaleza y al perfil del cargo




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1. La documentación elaborada y/o actualizada (instructivos, procedimientos, formatos de captura de información) acorde con el sistema de calidad vigente en el Laboratorio.

2. Los inventarios de insumos administrativos se encuentran actualizados y responden a las necesidades del Laboratorio.

3. Los registros de archivo y correspondencia se encuentran actualizados y organizados diariamente.

4. El sistema de radicación de muestras se encuentra actualizado y responde a los criterios del sistema de calidad vigente en el Laboratorio.


1. Técnicas de Archivo. 2. Clases de documentos. 3. Sistema de gestión documental institucional. 4. Software de archivo. 5. Norma ISO/NTC/IEC 17025. Requisitos generales para la competencia de los laboratorios

de ensayo y calibración.. 6. Manejo de Microsoft Office



Opción 1 Diploma de Bachiller Técnico Comercial Opción 2 Diploma de Bachiller en cualquier modalidad Curso específico de mínimo 60 horas

Veinticinco (25) meses de experiencia relacionada con las funciones del empleo. Veinticinco (25) meses de experiencia relacionada con las funciones del empleo.




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I. IDENTIFICACIÓN Nivel: Central Denominación del empleo: Secretaria ejecutiva Código: 4210 Grado: 20 Dependencia: Grupo de Meteorología Aeronáutica. Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa.

II. PROPÓSITO PRINCIPAL Realizar las actividades relacionadas con la organización y manejo de los archivos y correspondencia, que tenga que ver con las funciones propias del Programa de Meteorología Aeronáutica.


1. Transcribir a equipos sistematizados los trabajos que le sean asignados por el jefe

inmediato, para su respectiva utilización de acuerdo a las necesidades. 2. Verificar y coordinar los compromisos que deben ser atendidos por el jefe inmediato, para

el buen desarrollo de sus funciones. 3. Preparar conforme a instrucciones recibidas, lo relacionado con reuniones y eventos que se

lleven a cabo o desarrollen en la Dependencia, para su organización de acuerdo a las prioridades.

4. Llevar el control sobre el consumo y requerimiento de elementos, así como velar por la optimización del uso de los recursos disponibles, para que se realice la normal operación de dependencia.

5. Responder por el archivo especial de la dependencia, para ejercer control de la distribución de la correspondencia.

6. Realizar, recibir llamadas telefónicas y transmitir los mensajes respectivos, para que se tenga comunicación constante con las actividades relacionadas con la Dependencia.

7. Atender al usuario externo e interno suministrándole la información solicitada, para que los requerimientos solicitados a la Dependencia se atiendan de forma oportuna.

8. Solicitar oportunamente a la dependencia correspondiente el pedido de elementos de oficina, para el desarrollo de las actividades propias de la dependencia.

9. Mantener discreción y reserva acerca de la información y asuntos que conozca en razón del cargo que ocupa, especialmente aquellos de carácter confidencial, para que no haya mala interpretación del información que se maneja en el interior del Dependencia.

10. Responder por el buen uso, la conservación física y el buen estado de los bienes suministrados, para el normal y eficaz desarrollo de sus funciones.

11. Las demás actividades asignadas por el jefe inmediato, acordes con la naturaleza y el perfil del cargo.




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IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

1. Organización y control de los archivos 2. Transcripción de trabajos relacionados con la Dependencia. 3. Elaboración de estadísticas relacionadas con la información técnica recibida de los

aeropuertos. 4. Correspondencia remitida a las oficinas de meteorología aeronáutica de otros países

vecinos, principalmente relacionada con el envío de información meteorológica.

V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS ESENCIALES

1. Normas para el manejo de los archivos técnicos y administrativos. 2. Normas para la organización y control de la correspondencia desde y hacia el interior de

la Dependencia. 3. Conocimientos intermedios de los paquetes básicos de sistemas: Word, Excel, Power Point,

Internet. 4. Conocimientos básicos de Ingles.





Opción 2 1. Diploma de bachillerato en cualquier modalidad. 2. Curso específico de mínimo sesenta (60) horas relacionado

con las funciones del cargo.





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I. IDENTIFICIACIÓN Nivel: Central Denominación del Empleo: SECRETARIO EJECUTIVO Código: 4210 Grado: 20 Cargo del Jefe Inmediato: Jefe de Oficina Asesora Dependencia: Oficina Asesora Jurídica




1. Recibir, leer, radicar toda la correspondencia que llega a Oficina, pasarla al Jefe para reparto, entregarla a los funcionarios con las instrucciones y hacerle seguimiento, hasta que quede en Archivo

2. Realizar y recibir llamadas telefónicas, transmitir los mensajes respectivos, así como responder por el archivo de la dependencia y controlar la distribución de la correspondencia.

3. Atender a los funcionarios y público en general, suministrando la información solicitada, personal o telefónicamente, velando siempre por mantener discreción y reserva acerca de la información y asuntos que conozca en razón del cargo que ocupa, especialmente aquellos de carácter confidencial.

4. Responder por el archivo especial de la dependencia y controlar la distribución de la correspondencia.

5. Llevar el control sobre el consumo y requerimiento de elementos, así como velar por la optimización del uso de los recursos disponibles y solicitar oportunamente a la dependencia correspondiente el pedido de elementos de oficina, requeridos para el ejercicio de las actividades propias de la dependencia.

6. Preparar oficios y memorandos para la firma del jefe, numerar, tomar fotocopias, hacer sobres para despachar en correspondencia y coordinar con esta oficina cuando sea necesario.

7. Atender las solicitudes de fotocopias de Contratos, Convenios y Órdenes Administrativas, y entregarlos con memorando relación, y archivo dejando constancia en cada carpeta.

8. Remitir vía fax o correo los documentos requeridos para visto bueno o firma de Actas, Contratos, ect.

9. Elaborar formato solicitando pedido de elementos al almacén, mantener bajo llave y distribuir entre los funcionarios,

10. Recibir Pliegos de Condiciones de Licitaciones, enviar con memorando a publicación tanto en periódico como la publicación en la página web y constatar que se haga.

11. Llevar actualizado el archivo de la Oficina Asesor Jurídica 12. Archivar las normas jurisprudencia, conceptos y documentos normativos sobre asuntos




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normativos de la Oficina. 13. Depurar, clasificar el archivo existente desde el año 1997 hasta el 2002 / 3, foliarlo,

relacionarlo y enviarlo a Archivo Documental. 14. Relacionar y enviar el Diario Oficial a Documentación 15. Las demás actividades que le sean asignadas por el superior inmediato acordes con la

naturaleza y el perfil del cargo.


1. Atención oportuna de los teléfonos y de los requerimientos escritos de otras dependencias y de usuarios externos.

2. Archivo actualizado de la dependencia. 3. Mantener al día el stock de elementos indispensables para el trabajo de los funcionarios de


CORDIS implantado para tal fin. 5. Registros de carácter técnico, administrativo y financiero 6. Actas de liquidación y demás documentos relacionados con los Contratos, Convenios y

Órdenes Administrativas 7. Apoyar a los funcionarios y contratistas en el manejo de formatos y normas establecidas

por el IDEAM para entrega de documentos tales como cuentas, informes, actas, etc.

V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESCENCIALES

1. Tablas de retención documental 2. Técnicas de Archivo 3. Ofimática: Word, Excel y PowerPoint intermedio 4. Manejo y conservación de documentos 5. Atención al cliente y relaciones interpersonales





Opción 2 Diploma de bachillerato en cualquier modalidad. Curso específico de mínimo sesenta (60) horas relacionado con las funciones del cargo.





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I. IDENTIFICACIÓN Nivel: Central Denominación del Empleo: SECRETARIO EJECUTIVO Código: 4210 Grado: 20 Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa. Dependencia: Grupo Operación de Redes Ambientales


Desempeñar funciones de oficina y de asistencia administrativa encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecución de las actividades propias del Programa de Operación de Redes.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Obtener los datos diarios de precipitación de las estaciones de la red nacional del Ideam y

remitirlos a la Oficina de Alertas y Pronósticos, para realizar el mapa diario de precipitación a nivel nacional como apoyo al pronóstico del tiempo.

2. Preverificar y capturar la información meteorológica generada en las estaciones de la red nacional, para disponer de información confiable y sistematizada para los usuarios internos y externos.

3. Digitar información técnica generada en las actividades de operación y mantenimiento de la red, para el cumplimiento de las funciones asignadas y generación de informes.

4. Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar documentos, datos y elementos correspondientes al Programa de Operación de Redes, con el fin de garantizar la atención oportuna de éstos.

5. Transcribir a máquina o equipos sistematizados los trabajos que le sean asignados por el jefe inmediato, para el óptimo funcionamiento de la dependencia.

6. Verificar y coordinar los compromisos que deben ser atendidos por el jefe inmediato para el desarrollo de sus funciones.

7. Realizar la programación de turnos de trabajo de acuerdo con las instrucciones dadas por el coordinador del grupo de trabajo para la utilización de las cámaras de calibración y patronamiento de variables meteorológicas.

8. Verificar el cumplimiento de la programación de turnos para la utilización de la cámara climática de temperatura y humedad del aire, cámara de presión barométrica y el túnel aerodinámico de viento.

9. Preparar conforme a instrucciones recibidas, lo relacionado con reuniones y eventos que se lleven a cabo o desarrollen en la dependencia, con el fin de planear los requerimientos necesarios.

10. Llevar y mantener actualizados los registros de carácter técnico y administrativo que les sean encomendados y verificar la exactitud de los mismos, con el fin de disponer de ellos para toma de decisiones

11. Mantener discreción y reserva acerca de la información y asuntos que conozca en razón del cargo que ocupa, especialmente aquellos de carácter confidencial, con el fin de evitar situaciones irregulares

12. Hacer firmar del interesado o de la dependencia correspondiente, los documentos de




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entrega de elementos, inventarios, traspasos, reintegros, etc. para verificar físicamente lo pertinente.

13. Informar oportunamente al jefe inmediato acerca de las inconsistencias o anomalías presentadas por los asuntos, elementos, documentos y/o correspondencia encomendados, para adoptar los correctivos que haya a lugar

14. Responder por el archivo especial de la dependencia y controlar la distribución de la correspondencia, para facilitar su consulta.

15. Registrar información hidrológica y meteorológica de las estaciones de la red, para verificar el cumplimiento de las metas establecidas

16. Llevar el control sobre el consumo y requerimiento de elementos, solicitar oportunamente a la dependencia correspondiente el pedido de elementos de oficina, requeridos para el ejercicio de las actividades propias de la dependencia y garantizar su normal funcionamiento.



1. Atender la digitación de la información técnica generada en las actividades de operación y

mantenimiento de la red, y que esté de acuerdo con los planes establecidos en la dependencia.

2. El manejo de archivo especial de la dependencia y el control de la distribución de la correspondencia, corresponde a la normatividad vigente de archivo

3. Administración de las carpetas del historial de las estaciones hidrológicas, meteorológicas y ambientales de la red nacional.

4. Manejo y archivo de información técnica y administrativa de acuerdo a las tablas de retención.


. Fundamentos de archivo y correspondencia 2. Manejo de tablas documentales 2. Manejo de equipos de oficina (PC, fax, scanner, ploter) 4. Ofimática básica (Word, Excel, Power Point)










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I. IDENTIFICACIÓN Nivel: Central Denominación del Empleo: SECRETARIO EJECUTIVO Código: 4210 Grado: 20 Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa. Dependencia: Grupo Operación de Redes Ambientales

Áreas Operativas


Desempeñar funciones de oficina y de asistencia administrativa encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecución de las actividades propias del Programa de Operación de Redes.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Obtener los datos diarios de precipitación de las estaciones en jurisdicción del área

operativa y remitirlos a la Oficina de Alertas y Pronósticos, para realizar el mapa diario de precipitación a nivel nacional como apoyo al pronóstico del tiempo.

2. Digitar información técnica generada en las actividades de operación y mantenimiento de la red, para el cumplimiento de las funciones asignadas y generación de informes.

3. Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar documentos, datos y elementos correspondientes al Programa de Operación de Redes, con el fin de garantizar la atención oportuna de éstos.

4. Transcribir a máquina o equipos sistematizados los trabajos que le sean asignados por el jefe inmediato, para el óptimo funcionamiento de la dependencia.

5. Verificar y coordinar los compromisos que deben ser atendidos por el jefe inmediato para el desarrollo de sus funciones.

6. Preparar conforme a instrucciones recibidas, lo relacionado con reuniones y eventos que se lleven a cabo o desarrollen en la dependencia, con el fin de planear los requerimientos necesarios.

7. Llevar y mantener actualizados los registros de carácter técnico y administrativo que les sean encomendados y verificar la exactitud de los mismos, con el fin de disponer de ellos para toma de decisiones

8. Mantener discreción y reserva acerca de la información y asuntos que conozca en razón del cargo que ocupa, especialmente aquellos de carácter confidencial, con el fin de evitar situaciones irregulares

9. Hacer firmar del interesado o de la dependencia correspondiente, los documentos de entrega de elementos, inventarios, traspasos, reintegros, etc. para verificar físicamente lo pertinente.

10. Informar oportunamente al jefe inmediato acerca de las inconsistencias o anomalías presentadas por los asuntos, elementos, documentos y/o correspondencia encomendados, para adoptar los correctivos que haya a lugar

11. Responder por el archivo especial de la dependencia y controlar la distribución de la




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correspondencia, para facilitar su consulta. 12. Llevar el control sobre el consumo y requerimiento de elementos, solicitar oportunamente a

la dependencia correspondiente el pedido de elementos de oficina, requeridos para el ejercicio de las actividades propias de la dependencia y garantizar su normal funcionamiento.

13. Responder por el buen uso, la conservación física y el buen estado de los bienes suministrados para el normal y eficaz desarrollo de sus funciones.

14. Elaborar de forma semanal y mensual los informes (boletines de almacén) del Área Operativa, en forma individual y consolidada.

15. Elaborar los comprobantes de entrada de almacén de los movimientos que se efectúen en el período (entradas por compras, traslados, reintegros, entre otros) y verificar las mercancías que ingresen al almacén, revisando la cuenta en su totalidad (comprobante de egreso, solicitud, orden de compra, cotizaciones, factura y entrada).

16. Elaborar las salidas que se requieran, en cuanto a elementos de consumo y elementos devolutivos requeridos para el desarrollo de las comisiones.

17. Mantener en forma organizada los elementos en bodega, de acuerdo con el Manual Administrativo de Manejo de Bienes, clasificándolos por agrupación en cuanto a consumo, devolutiva e inservible.

18. Llevar en forma correcta y actualizada el kárdex de almacén, clasificado en igual forma que las existencias, elementos de consumo, elementos devolutivos, elementos en servicio y elementos inservibles.

19. Elaborar anualmente los inventarios del área operativa, en cuanto a elementos de consumo, elementos en servicio (funcionarios y estaciones), elementos en depósito (servibles e inservibles), verificando y revisando sus saldos.

20. Elaborar los informes anuales del almacén, para la Contraloría General de la Nación y velar por la seguridad e integridad de los elementos depositados en el almacén, de igual forma que los solicitados por las oficinas centrales.

21. Llevar y mantener actualizado el inventario individual de elementos devolutivos en poder de funcionarios y a cargo de estaciones hidrológicas y meteorológicas.

22. Organizar el almacén dentro de una adecuada distribución y administración de los elementos, velando por la seguridad y buena conservación de los mismos.

23. Efectuar el inventario físico anual y en las pruebas que se hagan, elaborar cuadros comparativos de precios par adquisición de y servicios para el funcionamiento del área operativa, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.

24. Elaborar cuadros comparativos de precios para la adquisición de bienes y servicios para el funcionamiento del área operativa, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.

25. Velar por la conservación y mantenimiento del parque automotor y demás bienes muebles e inmuebles a cargo del área operativa.



1. Atender la digitación de la información técnica generada en las actividades de operación y mantenimiento de la red, y que esté de acuerdo con los planes establecidos en la dependencia.




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2. El manejo de archivo especial de la dependencia y el control de la distribución de la correspondencia, corresponde a la normatividad vigente de archivo

3. Administración de las carpetas del historial de las estaciones hidrológicas, meteorológicas y ambientales de la red nacional.

4. Manejo y archivo de información técnica y administrativa de acuerdo a las tablas de retención.


1. Fundamentos de archivo y correspondencia 2. Manejo de tablas documentales 3. Manejo de equipos de oficina (PC, fax, scanner, ploter) 4. Ofimática básica (Word, Excel, Power Point) 5. Fundamentos de inventarios 6. Normatividad en manejo de bienes de consumo y devolutivos 7. Manual Administrativo de Manejo de Bienes










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I. IDENTIFICIACIÓN Nivel: Central Denominación del Empleo: SECRETARIA EJECUTIVA Código: 4210 Grado: 20 Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa Dependencia: Donde se Ubique




1. Transcribir los trabajos que le sean asignados por el jefe inmediato con el fin de apoyar las labores de la dependencia.

2. Verificar y coordinar los compromisos que deben ser atendidos por el jefe inmediato para facilitar el desarrollo de sus funciones.

3. Preparar conforme a instrucciones recibidas, lo relacionado con reuniones y eventos que se lleven a cabo o desarrollen en la Dependencia con el fin de prestar apoyo logístico.

4. Llevar el control sobre el consumo y requerimiento de elementos, así como velar por la optimización del uso de los recursos disponibles, con el fin de realizar la solicitud oportuna de los elementos de almacén.

5. Responder por el archivo especial de la dependencia y controlar la distribución de la correspondencia con el fin de dar trámite oportuno a las solicitudes.

6. Realizar, recibir llamadas telefónicas y transmitir los mensajes respectivos con el fin de facilitar la transmisión de la información.


8. Atender al usuario externo e interno con el fin de suministrar de forma oportuna la información solicitada.

9. Solicitar mensualmente a la dependencia correspondiente el pedido de elementos de oficina, requeridos para el ejercicio de las actividades propias de la dependencia.


11. Llevar y mantener actualizado los registros de carácter técnico, administrativo y financiero y responder por la exactitud de los mismos.

12. Elaboración de actas de liquidación y demás documentos relacionados con los Contratos, Convenios y Órdenes Administrativas, que se llevan a cabo en la dependencia, entregarlos con memorando relación, y archivo dejando constancia en cada carpeta.

13. Depurar, clasificar el archivo existente, foliarlo, relacionarlo y enviarlo a Archivo Documental en el momento en que se considere necesario.




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14. Apoyar a los funcionarios y contratistas en el manejo de formatos y normas establecidas por el IDEAM para entrega de documentos tales como cuentas, informes, actas, etc.

15. Las demás actividades asignadas por el jefe inmediato, acordes con la naturaleza y el perfil del cargo.


1. Atención oportuna de los teléfonos y de los requerimientos escritos de otras dependencias

y de usuarios externos. 2. Archivo actualizado de la dependencia. 3. Mantener al día el stock de elementos indispensables para el trabajo de los funcionarios de


CORDIS implantado para tal fin. 5. Registros de carácter técnico, administrativo y financiero 6. Actas de liquidación y demás documentos relacionados con los Contratos, Convenios y

Órdenes Administrativas 7. Apoyar a los funcionarios y contratistas en el manejo de formatos y normas establecidas

por el IDEAM para entrega de documentos tales como cuentas, informes, actas, etc.

V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESCENCIALES 1. Tablas de retención documental 2. Técnicas de Archivo 3. Ofimática: Word, Excel y PowerPoint intermedio 4. Manejo y conservación de documentos 5. Atención al cliente y relaciones interpersonales







I. IDENTIFICACIÓN SECRETARIO EJECUTIVO II. PROPÓSITO ...

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