I nformática III³dulos_pregrado... · 2017. 10. 24. · de módulos preparados por la Escuela...

I nformática III

JOSE MIGUEL CUBILLOS MUNCA

Escuela Superior de Administración PúblicaPrograma de Administración

Pública Territorial Núcleo

FUND

AMEN

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ÓN

Escuela Superior de Administración Pública

DirectorGUIDO ECHEVERRI PIEDRAHITA

Subdirectora AcadémicaANGELA MARÍA MEJÍA URIBE

Decana Facultad de Ciencias Políticas y AdministrativasMARÍA MAGDALENA FORERO MORENO

Jefe Departamento de PregradoELBA ROJAS DE CASTILLO

Coordinador de A.P.T.ISABEL CRISTINA GARCÍA CHAGUENDO

RevisiónOtoniel Gómez Jaime

Coordinación EditorialRoberto Alejandro Rubiano Vanegas

Revisión y Concepto TécnicoTeresa González Velázquez

Concepto Gráfico y DiagramaciónJulio César Cárdenas Rozo ...Juc@ro

Fotomecánica y MontajeWilliam Gabriel Castillo Jiménez

ImpresiónLuis Argemiro Forero Triana

AcabadosGrupo de Artes Gráficas e Impresos, ESAP

© Escuela Superior de Administración Pública© José Miguel Cubillos Munca

Bogotá D.C., enero de 2004Impreso en ColombiaPrinted in Colombia

resentaciónP

Este documento forma parte integral del conjuntode módulos preparados por la Escuela Superior deAdministración Pública con el fin de desarrollar suPrograma de Administración Pública Territorial enla modalidad de Educación a Distancia.

De acuerdo con los criterios orientadores de estametodología y del Programa, el módulo: Informá-tica III, busca convertirse en la herramienta fun-damental y básica mediante la cual el estudiante deesta modalidad adquiere de manera autónoma losconocimientos y habilidades exigidas dentro de losestándares de calidad establecidos para la Educa-ción Superior hoy.

En todo proceso educativo el estudiante es el actorprincipal. En la Educación a Distancia, además, elestudiante es el responsable fundamental del pro-ceso, es quién hace uso de su tiempo, capacidad ydisciplina en el desarrollo de las actividades tendien-tes a la adquisición del conocimiento. La entidadeducativa, por su parte, ofrece y pone a su disposi-ción los instrumentos que acompañan el proceso

de autoaprendizaje, así como los tutores que reorien-tan el proceso académico - administrativo que le dansoporte al Programa en su conjunto.

Como entidad educativa que desarrolla programasbajo la modalidad a distancia, la ESAP presenta estosmódulos a sus estudiantes y tutores para que de unamanera coordinada, didáctica, pedagógica y creativalos utilicen en su interacción académica hacia el logrode los objetivos de formación del Programa, y paraque de forma constructiva realicen sus aportes parael mejoramiento de los mismos.

Cada módulo debe ser asumido como un actor másdel proceso educativo y, por ende, como sujeto acti-vo del permanente proceso de autoevaluación queimplica la búsqueda continua de la calidad académi-ca.

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1 Software para Gestión de Proyectos en Colombia

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Informática III

NúcleoFundamentación

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Informática III

Del NúcleoFundamentación

El Programa de Administración Pública Territorial estáconformado por nueve núcleos temáticos, uno de loscuales es el de Fundamentación. Su intencionalidades que el estudiante adquiera formación y aprendiza-je en algunas de las disciplinas relacionadas con laadministración pública, que permitirán al adminis-trador público territorial contar con herramientas detrabajo tanto para el desarrollo de la gestión adminis-trativa, como para adelantar labores investigativasdentro de la administración pública.

El núcleo temático de Fundamentación está integra-do por los siguientes módulos:

• Matemática I.• Informática I.• Matemática II.• Informática II.• Informática III.• Estadística I.• Estadística II.• Matemática Financiera.

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Informática III

Introducción

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Informática III

La estructura de cada unidad del módulo correspon-de a una breve introducción, objetivos, plan de con-tenido y una estrategia metodológica propuesta. Luegose presentan lectura y desarrollo de ejercicios de prác-tica exploración, y finalizan con unas actividades parael grupo colaborativo y para el estudiante en formaindividual.

Las preguntas y ejercicios de la evaluación tienen comopropósitos fundamentales, la práctica y reforzamien-to de la temática presentada en la unidad, por eso seincluyen preguntas de verificación de la comprensiónde las lecturas, ejercicios con análisis de casos quepermiten la aplicación de la temática a situaciones es-pecíficas, ejercicios de práctica en el computador queapuntan al reforzamiento y desarrollo de habilidadesespecíficas de la informática, permitiendo a la vez elaprendizaje por descubrimiento (situación típica enlos ejercicios de informática). Otro propósito de laevaluación es asegurar la lectura activa de los textoscomplementarios.

Entre los textos complementarios se ha agregado laguía del DNP para el entrenamiento con el software

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SSEPI, el cual se hizo necesario dado que el módulodebía proporcionar al estudiante el mayor número deherramientas posibles que requiera para su procesode estudio.

El módulo Informática III, hace parte del núcleo deFundamentación y encaja dentro de los estándaresde calidad exigidos por el Decreto 938 del 2002, se-gún el cuál el plan de estudios básicos debe contenerdentro del área de formación profesional de los pro-gramas profesionales de pregrado en administración,entre otros componentes: “Componente de Informática:Dirigido a dotar al estudiante de habilidades para el desarro-llo, gerencia y explotación de sistemas de información, asícomo para la comprensión de su impacto en las organizacio-nes”.

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Informática III

TABLA DE CONTENIDO

INFORMÁTICA III

INTRODUCCIÓN

UNIDAD 1.Software para Gestión de Proyectos en Colombia

UNIDAD 2.Gestión de Proyectos con Project

UNIDAD 3.Software relacionado con la Contratación Administrativa

UNIDAD 4.Sistemas de informaciónGeográfica

UNIDAD 5.Gestión de la Información Económica y Financiera

UNIDAD 6.Software orientado a la Gestión de Recursos Físicos y Financieros

UNIDAD 7.Seguridad de la Información Pública

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Informática III

OBJETIVOS GENERALES

* El Administrador público territorial reconocerá lasposibilidades de los sistemas de información en lasorganizaciones públicas modernas como herra-mienta estratégica de desarrollo, y las oportunida-des de mejora de la gestión pública mediante el usode herramientas informatizadas, como factor decalidad, en relación con la prestación de serviciosal ciudadano y a la agilización y optimización deactuaciones y procedimientos.

* El estudiante podrá identificar los alcances de lainformática para apoyar el estudio de todos los nú-cleos temáticos del programa, lo mismo que lapráctica profesional derivada de ellos.

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Informática III

Unidad 1Software para Gestiónde Proyectos en Colombia

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Informática III

PLAN DE LA UNIDAD

OBJETIVO

Unidad 1. SOFTWARE PARA GESTIÓN DE PROYECTOS EN COLOMBIA.

SOFTWARE PARA LA GESTION DE PROYECTOS

Sistema de Seguimiento y Evaluación de Proyectos de Inversión Pública SSEPI

¿Que es el SSEPI?

¿Cómo se adquiere el SSEPI?

Normas que sustentan el trabajo con SSEPI

Documentos de Apoyo para SSEPI

Sesión de entrenamiento con SSEPI

Anexos

Interactuar con el Sistema de Seguimiento y Evaluación de Proyectos deInversión Pública SSEPI para que el futuro Administrador Público conoz-ca la herramienta y sus posibilidades y la utilice (o a otra similar o mejor)como apoyo para la gestión de los proyectos públicos.

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INTRODUCCIÓN

ESTRATEGIA METODOLOGICA

Los dos principales aplicativos de software utilizados en el sector públicoen Colombia para la gestión de proyectos son el BPIN y el SSEPPI. Elprimero es utilizado por las instituciones del orden nacional, mientrasque el segundo es utilizado principalmente por los departamentos y mu-nicipios.

EL Sistema de Seguimiento y Evaluación de Proyectos de Inversión Pú-blica SSEPI es una herramienta de gestión que podemos clasificar dentrode los sistemas de apoyo a la toma de decisiones, presentados en elmódulo de Informática 2. En este curso, simplemente se pretende brin-dar los elementos que permitan al estudiante valorar la importancia dedicho software, lograr un manejo básico del mismo y apoyarse en dichaherramienta para abordar el módulo de proyectos de desarrollo.

Como fase inicial para el estudio de este módulo el estudiante debeabordar la lectura de una serie de normas y documentos que se leestablecerán para permitirle una comprensión de la lógica del soft-ware SSEPI. A partir de dichas lecturas el estudiante se presentará ala sesión presencial donde se iniciará el taller de SSEPI el cual requierede una copia impresa del proyecto de ejemplo. De no culminarse ladigitación del proyecto durante las cuatro horas programadas, debecontinuarse en horario extra tutorial, pero en la misma sala de cóm-puto, ya que el software no se debe copiar fuera de la institución porlas limitaciones de orden legal. Se recomienda que, de existir un muni-cipio en la zona que no tenga implementado el SSEPI se realice untrabajo de extensión por el grupo dirigido a ponerlo en funcionamientoa través de la consecución del software, entrenamiento del personal ycaptura de los proyectos.

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Informática III

SOFTWARE PARA LA GESTIONDE PROYECTOS

Si bien se ha escogido para este módulo el Sistemade Seguimiento y Evaluación de Proyectos de Inver-sión Pública SSEPI, existen otros aplicativos de soft-ware usados en el sector público, algunos han sidodiseñados específicamente para un municipio, locali-dad o entidad (caso Ciudad Bolívar en el Distrito Ca-pital) ya sea en razón a las especificidades de dichaorganización o debido a los múltiples esfuerzos noarticulados que se suelen presentar en el sector pú-blico. Otra razón es por que el SSEPI resulta ser muyexigente para el ingreso de la información, pues obli-ga al usuario a conocer la metodología de formula-ción, ejecución, seguimiento y evaluación direccio-nada por el Departamento Nacional de PlaneaciónDNP para el sector público colombiano. Esa finalidadpedagógica y de orden es desestimada por algunos,que deciden abordar otras formas de trabajo.

Otro software utilizado en las entidades del ordennacional es el BPIN, el cual es mas antiguo que elSSEPI y corre sobre plataforma D.O.S., por lo queresulta ser poco amigable al usuario. El DNP debióhaber proyectado el SSEPI de tal forma que reempla-zara totalmente al BPIN a fin de ahorrar esfuerzos,unificar el soporte y la información en general.

El Project también se usa pero parcialmente, es decirsólo para elaboración de cronogramas en forma dediagrama de Gant, pero se desaprovechan los demásrecursos del aplicativo. La razón, a menudo es el des-conocimiento del manejo del programa y su costo.

Sistema de Seguimiento y Evaluaciónde Proyectos de Inversión PúblicaSSEPI

¿Que es el SSEPI?El Sistema de Seguimiento y Evaluación de Proyectosde Inversión Pública es un aplicativo de base de datoscomo apoyo a la toma de decisiones en materia degestión de proyectos, por parte de los bancos de pro-yectos, municipales, departamentales y el nacional.La labor en la que más se ha centrado el aplicativo enla de registro de proyectos, los cuales deben estarorganizados de acuerdo con la metodología BPIN consu respectiva ficha de Estadísticas Básicas de Inver-sión EBI.

Las interfaces de usuario están organizadas en tressubsistemas:

1) Programación y seguimiento que se divide asu vez en componentes de acuerdo con las etapasdel ciclo del proyecto. En este subsistema se desarro-lla la actividad básica del aplicativo, sin embargo de-pende de la adecuada alimentación de los clasificado-res y de la integración con las otras instancias usandola transferencia de la información.

2) Clasificadores que captura la informaciónreferente a planes, programas, subprogramas de losplanes de desarrollo, programas y subprogramas deentidades cofinanciadoras, topologías de proyecto, decontratación, indicadores, productos, actividades,entidades metodologías y unidades de medida. Ban-co de costos con tipos de insumos de los proyectos,costos por zona y proveedor.

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Transferencia de información, que permite exportare importar información entre las distintas instanciasresponsables de cada etapa del proyecto.

¿Cómo se adquiere el SSEPI?

“El Sistema de Seguimiento y Evaluación de Proyectos deInversión Pública, SSEPI se diseñó con el ánimo de facilitarlas labores relacionadas con la programación y la gestión dela inversión en las entidades territoriales. Dichos usuariosse benefician no solo del apoyo que el sistema presta en laagilización de sus labores, sino de lo que éste produce comoinsumo para la toma de decisiones.

El sistema de información está dirigido en primer lu-gar a los funcionarios de los Bancos de programas yproyectos de las Oficinas de Planeación en los depar-tamentos, municipios y distritos y de las secretaríassectoriales. De igual manera ha sido demandado porentidades del orden nacional y por otros países, con

el fin de contar con una herramienta informática quepermite efectuar seguimiento a proyectos.

Para el caso de los Municipios, estos deben solicitarel Ssepi a sus departamentos respectivos, los cualesrecibieron el aplicativo en su última versión 4.0 enenero del año 2001 junto con los manuales corres-pondientes, con el fin de que ellos mismos lo distri-buyeran a los Municipios de su jurisdicción, previacapacitación para su manejo en las alcaldías.

Como para el uso y NO para la capacitación de laherramienta informática se requiere de una clave deconfiguración, el Banco de Programas y Proyectos de

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Informática III

Inversión Nacional, Bpin enviará dicha clave a solici-tud de los Departamentos, una vez éste certifique queel (los) Municipio(s) cumple(n) con los requisitos ne-cesarios, los cuales son: tener constituido el Bancode Programas y Proyectos mediante acuerdo munici-pal, un computador para operar el aplicativo y perso-nal capacitado en la utilización del Ssepi.

En lo referente a las Entidades Nacionales, estasdeben solicitar el Ssepi al Bpin por escrito y en res-puesta a dicho requerimiento se procede a concertaruna cita con el objeto de dar a conocer la menciona-da herramienta y evaluar por parte de la Entidad si lamisma se ajusta a sus posibilidades y se cuenta conlos medios para su utilización. Estas instalaciones nointeractuan con las instalaciones de las entidades te-rritoriales y no reemplazan el registro de proyectosen el aplicativo Bpin.

Para el caso Internacional, al igual que las entidadesnacionales, deben solicitar el Ssepi como la asisten-cia técnica al Departamento Nacional de Planeación,DNP por escrito, y una vez aprobada dicha solicitudy en respuesta a dicho requerimiento se procede allevar a cabo un convenio entre el DNP y el País soli-citante para autorizar el uso del aplicativo.”1

Normas que sustentan el trabajo con SSEPI

Las siguientes normas deben ser estudiadas en algúnmomento del programa de Administración PúblicaTerritorial. Para abordar el trabajo con SSEPI, lo idealsería que estuvieran todas estudiadas, sin embargo,dada la limitación de tiempo se hace necesario res-tringir un poco la lectura. Son de obligatoria lecturapara este capítulo la Ley 152 de 1994 y 290 de 1996.

Decreto 111-1996 Estatuto Orgánico del Presupues-toDecreto 2150-1995 Suprime Trámites Innecesarios

1 DNP. Boletín del Sistema Nacional de Gestión de Programas y Proyectosde Inversión. Número 4, Diciembre de 2.001. Página 7.

Decreto 606-1996 Reglamenta Comisión Nacional deCofinanciaciónLey 38 de 1989 Normativa Presupuesto General Na-ción (Modificada por la Ley 179 de 1994, reglamenta-da por Decreto 359-1995, Decreto 1569, Decreto568-1996, Decreto 2260-1996, Modifica el decreto568-1996, Decreto 841-1990, Decreto 2240-1991modifica Decreto 841-1990)Ley 60-1993 Transferencias IntergubernamentalesLey 141-1994 Crea el FNR y CNRLey 152-1994 Ley Orgánica del Plan de DesarrolloLey 225-1995 Ley Orgánica del PresupuestoLey 290-1996 Modifica Parágrafo 1 Artículo 51 Ley152-1994Ley 300-1996 Ley General de TurismoLey 344-1996 Dictan Normas Racionalización GastoPúblico (Reglamentado por Decreto 1080-1997)Ley 368-1997 Crea la RSS, FIP y Plante (Reglamenta-do parcialmente por Decreto 1225-1997)Ley 715-2001 Sistema General de Participaciones (Re-glamentada por Decreto 300-2002, Decreto 457-2002, Decreto 159-2002, Decreto 849-2002)Resolución 996-2000 Establecen Grupos de TrabajoDIFP-DNPResolución 3127-1992 Delegación Viabilidad y Regis-tro

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Resolución 4005-1993 Establece Procedimiento Via-bilidad y RegistroResolución 5345-1993 Delegación viabilidad y efec-tuar Registro BPIN

Todas las normas anteriores se encuentran en el CD-ROM de fundamentación. Si no está en su CD debeaveriguar a su coordinador académico por la versiónactualizada. También encuentra algunos en la páginawww.dnp.gov.co o con ayuda de un motor de bús-queda.

Documentos de Apoyo para SSEPI

Además de las normas debe tener los siguientes do-cumentos leídos:* Sistema Nacional de Gestión de Proyectos

de Inversión* Ciclo de vida del proyecto* Criterios básicos de formulación y prepara-

ción de proyectos.

Además tener a la mano como elementos de trabajoy consulta los siguientes:* Ejemplo taller del SSEPI* Manual del Usuario SSEPI Ver 4.0* Ficha captura SSEPI con ejemplo* Instructivo para diligenciar la ficha EBI Bpin.* Metodología BPIN 019

Hay otros documentos en el CD-ROM de Fundamen-tación que le sirven como consulta y tema de pro-fundización en el tema de los proyectos de inversiónpública.

Ahora que ha leído los documentos y normas indica-das, y que tiene a la mano los documentos de traba-jo, puede iniciar la sesión de trabajo con SSEPI.

Sesión de entrenamiento con SSEPI

Revise el contenido del proyecto de ejemplo para eltaller con SSEPI.

Siga las instrucciones de su profesor para iniciar lasesión con SSEPI, e inicie luego la captura del pro-yecto de ejemplo.

No pierda de vista las instrucciones del manual deusuario para ir diligenciando los campos en el ordenadecuado, verifique también el uso de los íconos bá-sicos del aplicativo. Recuerde, que el icono clave esla lupa que nos permite encontrar las opciones a se-leccionar en cada campo, cuando la opción adecua-da no aparece, es posible que tengamos que crearladesde el subsistema de clasificadores.

El objeto es recorrer todo el aplicativo para familiari-zarnos con el, ya que el proyecto que estamos inclu-yendo es ficticio y no constituye un proyecto modeloa imitar.

ANEXOS DEL CAPITULOLos siguientes documentos que se anexan al ca-pítulo fueron desarrollados por el Banco de Pro-yectos de Inversión Nacional del DepartamentoNacional de Planeación, y su inclusión dentro deeste módulo fue autorizada siempre y cuando nose modifique su contenido y se reconozca su au-toría intelectual.

Los documentos son:

* Manual de Usuario SSEPI Versión 4.0* Proyecto de ejemplo para el taller de

SSEPI* Ficha de captura SSEPI con ejemplo.

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Informática III

Unidad 2Gestión de Proyectoscon Project

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2 Gestión de Proyectos con Project

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Informática III

PLAN DE LA UNIDAD

OBJETIVO

GESTIÓN DE PROYECTOS CON PROJECT

OBJETIVO

INTRODUCCIÓN

ESTRATEGIA METODOLÓGICA

Lección 1. Introducción al Ms. ProjectActividades:Diagrama de Gantt:Gráfico de GanttUtilización del diagrama de Gantt:Ventajas y desventajas de los gráficos de Gantt.3) Primer caso práctico.4) Segundo Caso Práctico

Lección 2. Definición de Tareas y Precedencias2) Primer caso práctico.4) Segundo Caso PrácticoResultado a Entregar:

Lección 3. Gestión de recursos con Ms Project1) Primer Caso Práctico2) Segundo Caso PrácticoResultado a Entregar:Bibliografía

Manejar las características generales de una herramientade software para la gestión de proyectos públicos.

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INTRODUCCIÓN


Esta unidad se organiza en tres prácticas o Lecciones. La intención esfamiliarizar al estudiante con el uso de esta herramienta, dada su po-pularidad, facilidad de uso y oportunidad de aplicación en el trabajopúblico diario. Aunque no se pretende matricular al estudiante con laherramienta, se ha tomado este software por que permite trabajarmuchos elementos del proyecto constituyéndose en una herramientapertinente para este curso.

Este programa complementa el SSEPI presentado en el capítulo ante-rior, ya que mientras el Project tiene un propósito mas general paracualquier proyecto de cualquier origen y tamaño, el SSEPI se enfocaespecíficamente a los proyectos públicos del Estado colombiano y alos requerimientos legales que se hacen a estos.

Las lecciones que conforman este módulo están diseñadas para abor-dar primero una indagación de contenido y lectura tanto en el manualescrito que se encuentra en el CD-ROM de Fundamentación, como en eltutorial del software. Luego de la lectura el estudiante debe abordar eltrabajo con el software desarrollando las actividades que se le van pro-poniendo, este trabajo es aconsejable por pares de estudiantes, en elcaso de dudas se debe recurrir al tutorial, la ayuda y en manual antesde buscar el apoyo del docente, esto con el fin de promover el trabajoautónomo y lograr el máximo avance en horario extratutorial. En el en-cuentro presencial las guías deben quedar agotadas totalmente y de serposible se iniciará el trabajo final propuesto el cual podrá ser presenta-do al profesor en un momento posterior a la sesión de grupo.

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Informática III

Lección 1.Introducción al Ms. Project

Actividades:

1) Repasar algunos conceptos básicos de gestión deproyectos.

a) Partes de un proyecto:i) Tareas. En Project, es una actividad con comienzoy fin.

ii) Hitos. Un hito es una tarea sin duración (cero días)que se utiliza para identificar sucesos significativos enla programación, como la finalización de una faseimportante. Si se especifica una duración de cero díaspara una tarea, Microsoft Project mostrará el símbo-lo de hito en el diagrama de Gantt de ese día.

iii) Recursos. Personas, equipamiento y material quese utilizan para completar las tareas de un proyecto.

b) Herramientas diagramáticas:i) Diagramas de Gantt.ii) Diagramas PERT.

Diagrama de Gantt:Los cronogramas de barras o “gráficos de Gantt” fue-ron concebidos por el ingeniero norteamericano HenryL. Gantt, uno de los precursores de la ingeniería in-dustrial contemporánea de Taylor. Gantt procuro re-solver el problema de la programación de activida-des, es decir, su distribución conforme a uncalendario, de manera tal que se pudiese visualizar elperiodo de duración de cada actividad, sus fechas deiniciación y terminación e igualmente el tiempo totalrequerido para la ejecución de un trabajo. El instru-mento que desarrolló permite también que se siga elcurso de cada actividad, al proporcionar informacióndel porcentaje ejecutado de cada una de ellas, así

como el grado de adelanto o atraso con respecto alplazo previsto.

Gráfico de GanttEste gráfico consiste simplemente en un sistema decoordenadas en que se indica:

* En el eje Horizontal: un calendario, o escalade tiempo definido en términos de la unidad más ade-cuada al trabajo que se va a ejecutar: hora, día, sema-na, mes, etc.* En el eje Vertical: Las actividades que cons-tituyen el trabajo a ejecutar. A cada actividad se hacecorresponder una línea horizontal cuya longitud esproporcional a su duración en la cual la medición efec-túa con relación a la escala definida en el eje horizon-tal conforme se ilustra. * Símbolos Convencionales: En la elaboracióndel gráfico de Gantt se acostumbra utilizar determi-nados símbolos, aunque pueden diseñarse muchosotros para atender las necesidades específicas delusuario. Los símbolos básicos son los siguientes:

* Iniciación de una actividad.* Término de una actividad

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* Línea fina que conecta las dos “L” inverti-das. Indica la duración prevista de la actividad.* Línea gruesa. Indica la fracción ya realizadade la actividad, en términos de porcentaje. Debe tra-zarse debajo de la línea fina que representa el plazoprevisto.* Plazo durante el cual no puede realizarse laactividad. Corresponde al tiempo improductivo pue-de anotarse encima del símbolo utilizando una abre-viatura.* Indica la fecha en que se procedió a la últi-ma actualización del gráfico, es decir, en que se hizola comparación entre las actividades previstas y lasefectivamente realizadas.

Utilización del diagrama de Gantt:

El gráfico de Gantt se presta para la programación deactividades de la más amplia gama, desde la decora-ción de una casa hasta la construcción de una naveespacial o la ejecución de un programa de gobierno.Desde su creación ha sido un instrumento sumamenteadaptable y de uso universal, dada su fácil construc-ción.

En el desarrollo de un proyecto es común que se dis-ponga de recursos limitados para la ejecución de ac-tividades. El gráfico de Gantt permite identificar laactividad en que se estará utilizando cada uno de losrecursos y la duración de esa utilización, de tal modoque puedan evitarse periodos ociosos innecesarios yse dé también al Administrador Público una visióncompleta de la utilización de los recursos que se en-cuentran bajo su supervisión.Gráfico de Gantt para seguir la marchade las actividades:

En este tipo de gráfico se usa el eje vertical para re-presentar actividades, en tanto que los recursos apli-cados a cada uno indican, por medio de claves, sobrela línea que representan la duración de la actividad. Eleje horizontal permanece como registro de escala detiempo. Es ideal para representar muchos indicado-res de gestión.

Gráfico de Gantt para el control de la cargade trabajo:Este gráfico es semejante al de la distribución de acti-vidad que tiene por objeto proporcionar el adminis-trador una posición de carga total de trabajo aplicadaa cada recurso. Indica el periodo durante el cual elrecurso estará disponible para el trabajo (representa-do por una línea fina) y la carga total de trabajo asig-nada a este recurso (representado por una línea grue-sa).

Ventajas y desventajas de los gráficos de Gantt.

La ventaja principal del gráfico de Gantt radica en quesu trazado requiere un nivel mínimo de planificación,es decir, es necesario que haya un plan que ha derepresentarse en forma de gráfico. La técnica descri-ta de este capítulo representa y al mismo tiempo ayu-da a la elaboración del plan de trabajo.

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Informática III

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Los gráficos de Gantt se revelan muy eficaces en lasetapas iniciales de la planificación. Sin embargo, des-pués de iniciada la ejecución de la actividad y cuandocomienza a efectuarse modificaciones, el gráfico tiendea volverse confuso. Por eso se utiliza mucho la repre-sentación gráfica del plan, en tanto que los ajustes(replanificación) requieren por lo general de la formu-lación de un nuevo gráfico. Para superar esa deficien-cia se crearon dispositivos mecánicos, tales comocuadros magnéticos, fichas, cuerdas, etc., que per-mite una mayor flexibilidad en las actualizaciones. Aúnen términos de planificación, existe todavía una limi-tación bastante grande en lo que se refiere a la repre-sentación de planes de cierta complejidad. El Gráficode Gantt no ofrece condiciones para el análisis deopciones, ni toma en cuenta factores como el costo.Es fundamentalmente una técnica de pruebas y erro-res. No permite, tampoco, la visualización de la rela-ción entre las actividades cuando el número de éstases grande.

En resumen, para la planificación de actividades rela-tivamente simples, el gráfico de Gantt representa uninstrumento de bajo costo y extrema simplicidad ensu utilización. Para proyectos complejos, sus limita-ciones son bastantes serias, y fueron éstas las quellevaron a ensayos que dieron como resultado el de-sarrollo del CPM, el PERT y otras técnicas conexas.Por esa razón Project incorpora además otras repre-sentaciones del proyecto. Estas técnicas introduje-ron nuevos conceptos que, asociados más tarde alos de los gráficos de Gantt, dieron origen a las deno-minadas “redes-cronogramas”.

Ejemplo.El cronograma siguiente es un ejemplo parcial aplica-do en Cadenalco S.A. para el montaje de un super-mercado Pomona en Medellín Colombia en 1999.1

“Este proyecto se cumplió en la FECHA y HORA pro-gramadas, con año y medio de anticipación. Creán-

dole a los clientes una real expectativa para hacer suscompras. Gracias a todos los recursos que trabajaronconcertando sus tiempos y cumpliéndolos en las fe-chas programadas mediante un correcto cronogra-ma elaborado por Walter Restrepo Rico, quien fue jefedel Área de Control de Proyectos por varios años deCadenalco S.A. empresa fusionada actualmente enGrupo ÉXITO de Medellín Colombia.

Vista parcial del cronograma real de la construcción ymontaje del supermercado POMONA en MedellínColombia en forma avanzada (con fechas límites, di-ferenciando tareas críticas de las no críticas con már-genes de demora reales totales, señalizando el pro-greso en una fecha determinada de control).Este es un ejemplo real de la presentación de sus cro-nogramas con la asesoría, consultoría y/o formacióndada por Walter Restrepo Rico

Tomado de http://walterr44.americas.tripod.com/msproject/index.html. Ad-ministración, asesoría, formación, en gestión de proyectos con Ms Project(98, 2000, 2002, etc.) Avanzado

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Tareas críticas id.(25, 26 y 43) Tareas No Críticas y con margen de demora total yfechas reales límites id.(42) Tareas de resumen de capítulos o etapas id.(8, 37 y 45)Barras de Gantt de tareas postergadas(............), Línea de corte vertical en el Diagramade Gantt de la fecha del CONTROL DEL PROGRESO Y LA FECHA ( ________ )

Observe la presentación del cronograma aplicandocorrectamente el método de la Ruta Crítica CPM o elPERT, tareas críticas en color rojo, tareas no críticasen color azul con fechas límites o más tardías. Obser-ve la diferencia en las barras de Gantt para tareas deresumen, normales y críticas. Observe la línea de pro-greso para control del proyecto en color fucsia, paravisualizar el porcentaje de progreso de las tareas pe-riódicamente, en este caso en mayo 15 de 1999.Observe las barras de Gantt de la llamada «línea debase» en color gris, o sea la barras de Gantt históricasde la primera programación de algunas de las tareasy observe su desplazamiento hasta la ubicación enque se presentaba en el momento del control del pro-yecto. Lo anterior da información de los cambios entiempo y costos con respecto a la programación ini-cial del proyecto.”

2) Examinar los tópicos del Tutorial de Project, quese describen a continuación, para lo cual puede ac-ceder de dos maneras: Siguiendo el tutorial que seinicia una vez abre el programa por primera vez, ohaciendo clic en la opción de menú Ayuda – Intro-ducción – Mapa del Proyecto. (Véase la figura 1.)

Figura 2.1. Ayuda sobre el mapa del documentoturorial

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Informática III

Generar un PlanDefinir un proyectoPlanear las actividades del proyectoplanear y adquirir recursosPlanear los costos del proyectoPlanear según la calidad y prever riesgosPlanear comunicación y seguridadOptimizar unplan de proyectoDistribuir un plan de proyecto

Administrar y realizar un seguimiento del proyectoRealizar un seguimiento del proyectoAdministrar una programaciónAdministrar los recursosAdministrar los costosAdministrar el ámbitoAdministrar los riesgosRealizar un informe del estado del proyecto

Cerrar un proyectoRevisar la información final del proyecto

3) Primer caso práctico.

Una vez ha hecho el estudio previo anterior, aborda-mos la práctica en el aplicativo Ms Project con el si-guiente caso:

Se trata de preparar una reunión informativa de losconcejales del municipio de Girardot, con conferen-cias sobre la implementación del gobierno municipalen línea2 . Ingrese la siguiente información al Project yconsulte la ayuda de Project y el manual (que se in-cluye en el CD-ROM de Fundamentación) cada vezque sea necesario.

Las características del proyecto se describen acontinuación:

Proyecto: Reunión de Concejales.

Fecha de Comienzo: 3 Marzo de 2003.

Adaptación de los ejemplos presentados por la Universidad de Casti-lla La Mancha. Prácticas PSGI Curso 2002-2003 en http://www.uclm.es/

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Asunto del Proyecto: Implementación del Gobiernoen línea.

Responsable y Autor: Nombre del Alumno.

Utilice la opción Proyecto - Información del proyec-to para abrir el cuadro que contiene la informacióngeneral del proyecto:

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Figura 2.2. Ventana de información general del proyecto.

* En el campo Programar a partir de se deter-mina si el proyecto se debe programar a partir de laFecha de comienzo (para que todas las actividades seejecuten ASAP, tan pronto sea posible) o de la Fechade fin de proyecto (cada actividad se programará ALAP,que significa tan tarde como sea posible) y, depen-diendo de la escogencia, se activan los campos Fe-cha de comienzo o Fecha de fin para digitar la fecharespectiva.* El campo Fecha de estado contiene la fechaque el programa tiene en cuenta para sus cálculos decierre de reportes. Si no se escribe una, aparece NA.* El campo Fecha de Hoy contiene la fechadel computador y no es necesario variarla.* En el campo Calendario, de la lista desple-gable se escoge el que se asigna como calendario basedel proyecto.Presione Aceptar para completar la información.

Lista de Tareas Inicial:

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Informática III

Modificación de la lista de tareas inicial:

* Insertar nueva tarea “Reservar centro deconferencias”, duración 2 días, antes de la tarea Im-primir Carta.* Desplazar la tarea 3, “Imprimir Carta”, de-trás de la tarea 5, “Preparar Carta” (arrastrar y colo-car)* Eliminar la tarea 7 “Imprimir Menú”.

Esquematización de las Tareas del Proyecto:

* Modificar el Proyecto Actual para incluir lasiguiente lista de actividades:

* Recuerde: Para aplicar o quitar sangrías seusan los botones:

Figura 2.3. Botones para administrar sangrías.

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* Insertar una nueva tarea 1, Reunión de con-cejales, y luego aplicar sangría a las tareas de la 2 a la20.* Esquematizar la lista de tareas en tresgrupos:° Sangría a las tareas de la 3 a la 6° Sangría a las tareas de la 8 a la 13° Sangría a las tareas de la 15 a la 19* Ocultar las subtareas de la tarea de resu-men 7, Carta de Notificación, y de latarea de resumen 14, detalles de lareunión.* Mostrar el esquema com-pleto* Guardar el archivoconferencia.mpp sin línea base

4) Segundo Caso Práctico

La Corporación de Cultura y Turis-mo de Cundinamarca desea facilitara los ciudadanos de la Región el ac-ceso a las actividades culturales queorganiza. Para ello se pretende darnuevos servicios que faciliten tantoel acceso a la información como laposibilidad de reservar o adquirir en-tradas. Con este cometido surge elproyecto RECREWEB, un sistema quepermitirá tanto a la Corporación,como a los municipios tener un es-pacio en el que poder ofrecer las al-ternativas de ocio que deseen y a losciudadanos y que estos puedan ac-ceder a ellas y adquirir sus localida-

des sin tener que desplazarse al recinto donde se or-ganizan.

El acceso a las tecnologías WEB hará que este pro-ducto sea un trampolín de la imagen cultural de laRegión en el ámbito que cubre esta herramienta, esdecir en todo el mundo, siendo realmente una venta-na y un servicio muy interesante en actividades decarácter intermunicipal y nacional que cada vez sevan desarrollando con más frecuencia en el departa-mento, como el Festival municipal de teatro, el con-curso de tríos, la feria del libro y los reinados de lasimpatía.

Las características del proyecto son las siguientes:

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Informática III

Nombre: Proyecto RECREWEBFecha de inicio del proyecto: 3 de Marzo de 2003.La lista de actividades y sus duraciones (en días) es:En paralelo, durante la realización del proyecto seprogramarán reuniones todos los lunes cada dos se-manas con la comisión responsable del proyecto (deuna duración de 4 horas) para un seguimiento de losavances del proyecto y de las especificaciones deusuario. Por otro lado, se programan reuniones en lasegunda semana de cada mes (los lunes) con el eje-cutivo (6 horas de duración) para presentar el segui-miento del proyecto. Estas reuniones se mantienenhasta que el proyecto ha finalizado.

Además, se consideran como hitos importantes delproyecto:* Entrega del informe del estudio de la situa-ción actual, tras finalizar la actividad.“Análisis de laSituación Actual”.* Entrega del sistema, una vez que ha sidoinstalado y probado.

Visualice el diagrama PERT y trate de organizarlo enmáximo dos hojas, arrastrado y organizando las ta-reas. Tenga cuidado de no duplicarlas o alterarlas alarrastrarlas.

Documentación a entregar vía correo electrónico:Recreweb.mpp con el resultado del caso práctico. (Véa-se la figura 2.10)

Figura 2.10 Enviar un proyecto desde Project.

Lección 2. Definición de Tareas y Precedencias

En esta lección se pretende aprender a definir en Pro-ject la estructura de descomposición de trabajos deun proyecto y a definir las relaciones de precedencia(o dependencias) entre tareas.

Actividades:1) Revisar en el tutorial de Project los siguientes te-mas:Conceptos básicos¿Qué es la administración de proyectos?Triángulo del proyectoLa estrategia¿En qué ayuda Microsoft Project?Planear el proyectoRealizar el seguimiento del proyectoComunicarColaborarVer los datosObtener AyudaCrear un plan

Configurar un proyectoIntroducir una lista de tareasProgramar tareasAsignar recursosIntroducir costosVer la programaciónAjustar la programaciónGuardar el plan

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Hacer seguimientos y administrarHacer un seguimiento de la programaciónHacer un seguimiento del trabajoHacer un seguimiento de los costosEquilibrar cargas de trabajo

ComunicarDar formato a la programaciónImprimir el proyectoPublicar el proyecto

2) Primer caso práctico.

Se trata de preparar una reunión de concejales. Abrirel fichero del resultado de la práctica anterior. Reali-zar las siguientes modificaciones sobre el proyecto:* Vinculación de Tareas:° En el cuadro en blanco, arriba de la nume-ración de tareas , haga clic para seleccionar todo yluego clic en el icono « Vincular tareas » para vinculartodas las tareas con una dependencia de fin a co-mienzo.° Desvincular la tarea de resumen 7, “Cartade Notificación” y la tarea de resumen 14, “Detallesde la Reunión” (seleccionar únicamente las tareas deresumen).° Vincular la tarea de resumen 2, “Planifica-ción Preliminar”, con la tarea de resumen 14, “Deta-lles de la Reunión”.* Establecimiento de Dependencias entre Ta-reas. Se proponen los siguientes cambios a la progra-mación del proyecto:° Cambiar la dependencia entre la tarea 8,“Ordenar Lista de Envío” y la tarea 9, “Preparar Car-ta” a «Comienzo-Comienzo»

° Cambiar la dependencia entre la tarea 16,“Preparar Salas de Reunión del Comité”, y la tarea17, “Preparar equipamiento necesario”, a «Fin-Fin»° Especificar un tiempo de adelanto de 0,5 díasen la dependencia entre la tarea 4, “Reservar Centrode Conferencias” y la tarea 5, “Buscar Conferencian-te”.° Especificar un tiempo de posposición de 2días entre la tarea de resumen 14, “Detalles de la re-unión” y la tarea 20, “Celebración de la reunión”.* Uso del Asistente de Diagramas de GanttSe desea ahora ver el camino crítico del proyecto.Para ello se usará el asistente del diagrama de Gantt.

Figura 2.5 Como acceder al Asistente para diagramasde Gantt.

1) Iniciar el asistente para diagramas de Gantt2) Mostrar el camino crítico en el diagrama de Gantt3) Mostrar los nombres de los recursos y fechas a laderecha de las barras de Gantt.4) Mostrar las líneas de vínculo entre las tareas de-pendientes5) Dar Formato al diagrama de Gantt y luego salir delasistente para diagramas de Gantt.6) Guardar el archivo sin línea de base.

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Informática III


Se desea establecer las dependencias temporales delproyecto RECREWEB, para lo cual es necesario teneren cuenta las siguientes consideraciones:° Se ha decidido que las reuniones no se vana considerar en la planificación, por lo que se debeneliminar del plan del proyecto.° Las tareas de depuración y carga de datosactualizados y de estudio de productos actuales pue-den comenzar una vez que ha finalizado el estudio deinformes detallados.° Una vez que ha finalizado el análisis de lasituación actual se entrega el informe y puede darcomienzo el análisis del sistema.° Una vez finalizado la especificación de re-quisitos puede comenzar el análisis del sistema ac-tual y una vez finalizada esta actividad, puede comen-zar el análisis de la estructura de datos.° Dos días antes de finalizar el análisis de laestructura de datos es posible comenzar con el aná-lisis de procesos.° Las subtareas del análisis de procesos sepueden ejecutar en paralelo, con la restricción de quedeben comenzar todas al mismo tiempo.° Finalizado el análisis de procesos puede co-menzar el análisis de las interfaces de usuario, cuyastareas se ejecutan de forma secuencial.° El diseño puede comenzar una vez finaliza-do el análisis. Las tareas de diseño de la estructura dedatos, diseño del proceso de consulta, venta y el di-seño de la implantación web se pueden ejecutar enparalelo una vez iniciado el diseño. Cuando se ha fi-nalizado el diseño de estructura de datos puede co-menzar el diseño del proceso de carga. El diseño delproceso de informes puede comenzar cuando se hanfinalizado las tareas de diseño del proceso de carga,consulta y venta. Una vez finalizado el diseño del pro-ceso de informes puede comenzar el diseño de la in-terfaz de usuario. Cuando se finalice la actividad dise-ño del plan de pruebas se puede comenzar con el

diseño de los planes de formación e implantación. Eldiseño de la implantación web debe finalizar al mismotiempo que lo hace el diseño de la interfaz de usuario.° Finalizado el diseño puede comenzar la im-plementación. La implementación de los módulos deinterconexión puede comenzar 4 días después dehaber comenzado la elaboración del software de losdistintos procesos, realizándose las pruebas en para-lelo con estas tareas. Dos días después de finalizarselas pruebas se puede comenzar la tarea de documen-tación e informes.° La actividad de pruebas, formación e implan-tación comienza una vez finalizada la implementacióny sus tareas se ejecutan de forma secuencial.

Resultado a Entregar:

° Informe impreso con la vista del diagramade Gantt y visualización del camino o posibles cami-nos críticos. Se debe indicar la fecha de finalizacióndel proyecto calculada por Ms-Project y se deben ex-plicar los resultados obtenidos en la planificación conMs-Project tras establecer las dependencias entre ac-tividades.° Fichero Recreweb.mpp con el resultado delejercicio.

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Lección 3. Gestión de recursos con Ms Project

El objeto de esta lección es aprender a definir y asig-nar recursos, manejar diferentes tipos de costes y uti-lizar calendarios en MS Project.Actividades

1) Primer Caso Práctico

Utilizar MS Project para gestionar los recursos en laaplicación de ejemplo de la práctica anterior.

Una vez terminada la lista de tareas, esquematizacióny las dependencias de la programación de la reuniónde Concejales, el equipo del proyecto ha pasado lainformación sobre los recursos a usar en el proyectolos costos y el calendario.Abrir archivo de Project que venía trabajando.

* Creación de la lista de recursos:° Usando el cuadro de diálogo AsignarRecursos(Véase la figura 2.6), añadir el recurso secre-tario con la siguiente información:

Figura 2.6 Entrada a la opción de asignación de recursos.

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Informática III

o En la Hoja de Recursos introducir los siguien-tes recursos:

° Asignación de Recursos a Tareas. Asignar losrecursos a las siguientes tareas:

Figura 2.7 Ventana de asignación de recursos.

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° Aplicación de costos de recursos:El departamento de contabilidad ha proporcionadola información necesaria sobre costos para cada re-curso asignado al proyecto de reunión de Conceja-les. El recurso Secretario va a tener un aumento desueldo durante el proyecto. El auxiliar administrativocobrará más por las tareas relacionadas con cualquiertrabajo de supervisión.

1) Introducir los siguientes costos asociados alos recursos:

2) A partir del 19 de Julio de 1999, el recurso secreta-rio va a tener un aumento de sueldo de un 10% en lashoras estándar y horas extra.

3) El recurso auxiliar administrativo tiene una tasa dis-tinta para las tareas de supervisión. Crear una nuevatabla de costos con una tasa estándar de $24.000por hora y una tasa de horas extra de 37, $5.000 porhora.

4) Aplicar la nueva tasa de costos para el recurso auxi-liar administrativo en la tarea 17 (Preparar equipamien-to necesario). Utilizar la vista Uso de Tareas.

5) El recurso Secretario tiene una tasa distinta para latarea Ordenar Lista de Envío. Para dicha tarea su tasaestándar es de $15.000 por hora y su tasa de horasextra es de $20.000 por hora.

* Creación, Edición y Asignación de Calenda-rios.

El proyecto de la reunión de Concejales no requiereuna jornada tradicional de ocho horas para cada re-curso. En vez de ello sólo se trabajará en las tareasdel proyecto por la mañana, excepto los lunes. Esnecesario crear un nuevo calendario base y asignár-selo a cada recurso del proyecto. También se ha soli-citado una lista de días no laborables para el proyec-to y los horarios de trabajo especiales de los recursosindividuales. Hay que introducir estas excepciones enel calendario adecuado.

1) A partir de una copia del calendario base estándar,crear un nuevo calendario base llamadoReunión_Concejales para el proyecto de la reuniónde Concejales.2) Cambiar el horario laboral para que sea el siguien-te:a. Todos los lunes: de las 13:00 a las 17:00 horasb. De martes a jueves: de las 8:00 a las 12:00 horas.c. Todos los viernes de 9:30 a 13:30 horas.

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Informática III

Figura 2.8 ventana de asignación de jornada laboral

3) Añadir los siguientes días no laborables al calenda-rio Reunión_Concejales:

a. 5 de julio de 1999; por la fiesta del 4 de juliob. 26 de Julio de 1999; no se trabaja por la tarde,porque hay una comida de la despedida de un fun-cionario que se pensiona.4) Asignar el calendario Reunión_Concejales a todoslos recursos asignados al proyecto.5) Marcar el 6 de Julio de 1999 como día no laborablepara el jefe de oficina en su calendario de recurso.6) Guardar el archivo sin línea de base.


Se desean añadir los datos necesarios al proyectoRECREWEB para incorporar la gestión de los recur-sos.Para el desarrollo de las diferentes actividades del pro-yecto RECREWEB se establece un equipo de trabajoformado por:* Jefe del Área de Desarrollo, que realizaráconjuntamente la comunicación y relaciones con el

cliente y las funciones de Director del Proyecto. Es elresponsable de la supervisión, dirección y gestión delproyecto. (JefeA).* Un Analista programador especialista en Ser-vidores y paginas WEB, que realizará los módulos deimplantación y servicio en la Red, así como los proto-colos de comunicación necesarios para su manejo.(AnalistaW)* Un Analista programador especialista en Ba-ses de Datos que diseñará la base de datos y sus pro-cesos, así como los módulos de informes derivadosde consultas a esos datos. (AnalistaD).* Un Analista Programador especialista en de-sarrollo de aplicaciones que realizará la aplicación deoferta y demanda. (AnalistaP)* Un Administrativo que se encargará de gra-bar todos los informes en el manual de referencia ypreparará toda la documentación derivada de las re-uniones del equipo de trabajo para presentar a losclientes. Así mismo colaborará en el proyecto, en ta-reas de cargas de datos o elaboración del manual dereferencia. (Administrativo)

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Las tasas asociadas a cada uno de los recursos (cuyocalendario es el calendario base) son las siguientes:

Las actividades en las que intervienen cada una deestas personas son:

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Informática III

Existen una serie de consideraciones a tener en cuenta con respectoa la gestión de costos y recursos en el proyecto RECREWEB:

* Para el desarrollo de las pruebas (de la fasede implementación) se ha alquilado un servidor espe-cial que cuesta 10.000 la hora. El proveedor cobrapor el transporte de este equipo 40.000.* Como soporte a la implantación del sistemase ha contratado a una empresa especializada quecobra por contrato 300.000.

* A partir del 1 de Julio se va a producir unasubida de sueldo de un 10% (tanto horas normalescomo extra) del administrativo.* El 2 de Mayo es fiesta en la empresa y portanto no se trabaja.

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* Durante los meses de mayo y junio el admi-nistrativo trabaja en jornada intensiva de mañana (de8:00 a 16:00).* El día 22 de Julio el jefe de proyecto tieneasignado día libre.* Cuando el jefe está dedicado a tareas deimplementación su tasa sube un 20%.* Se calcula que para el 1 de Mayo se experi-mente una subida de sueldo en los analistas progra-madores en un 5%.

Resultado a Entregar:* Informe en el que se debe detallar:° Información de los Recursos del proyecto° Información de la asignación del recursoAdministrativo en las tareas del proyecto.° Tabla de costo de las diferentes actividades° Costo de los recursos: Administrativo y Jefede Operaciones° Asignación de los recursos en la tarea De-puración y Carga de Datos Actualizados.* Fichero Recreweb.mpp del proyecto.

Bibliografía

Microsoft Press, Microsoft Project 1998 paso apaso; McGraw-Hill Interamericana, 1998.

GESTIÓN DE PROYECTOS CON MICROSOFTPROJECT 2002. Editorial RA-MA 232 páginas.2003.

BIAFORE, BONNIE. PROJECT 2002 SIN PROBLE-MAS. Editorial Mc. Graw-Hill. 2003.

Carl Chatfield, PMP, and Timothy Johnson, MCPMicrosoft® Project Versión 2002 Step by Step.480 Págs. 2002.

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Informática III

Unidad 3Software relacionadocon la ContrataciónAdministrativa

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3 Software relacionado con la Contratación Administrativa

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Informática III

PLAN DE LA UNIDAD

OBJETIVO

UNIDAD 3. SOFTWARE RELACIONADO CON LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

OBJETIVO

INTRODUCCIÓN

ESTRATEGIA METODOLÓGICA

PORTAL DE ÚNICO DE CONTRATACIÓN DE COLOMBIAEntidades deben publicar sus procesos de contratación en el Portal Únicode Contratación¿Cómo ingresa una entidad información sobre contrataciones al Portal?Tipos de Consulta

SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA VIGILANCIA DE LA CONTRATACIÓN ESTATALObjetivos del SICEElementos del SICE

BANCOS DE DATOS JURÍDICOS

TRABAJO INDIVIDUAL

TRABAJO EN GRUPO

LECTURA COMPLEMENTARIA

* Evaluar las posibilidades de la tecnología informática en la gestiónde tipo contractual y jurídica.

* El estudiante estará en capacidad de aconsejar, recomendar,criticar los sistemas de publicidad vía Web de los procesos contractuales.

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INTRODUCCIÓN


En esta unidad se pretende identificar las potencialidades de las herra-mientas informáticas en la gestión de los procesos de contratación esta-tal para darles transparencia, eficacia, publicidad, igualdad de oportuni-dades a oferentes, economía y celeridad. Si bien el texto no presenta unaactividad de manejo específico con los programas de software de gestiónpara contratación en línea, ya que estos son cambiantes y restringidospara operaciones reales, si podemos enterarnos de las posibilidades quebrindan y evaluar su aplicabilidad real.

Se abordaran tres tipos de aplicación muy conocidos: primero, el portalde contratación del Estado Colombiano que busca concentrar la infor-mación general de la contratación en Colombia y los vínculos a los sitiosWeb de contratación de todas las entidades. El segundo que se aborda esel SICE, el cual supera lo informativo y pasa a lo operativo del proceso decontratación. Por último se presentan los bancos de normas, como he-rramienta de apoyo y consulta que va tomando fuerza cada vez másrápido.

El trabajo con esta unidad es de lectura y exploración de normas ysitios Web, inicialmente y luego de contraste y escritura. El trabajo sepuede desarrollar de forma totalmente autónoma por el estudiante, deforma individual y también colectiva, por ello se presentan al final tra-bajos de los dos tipos.

Se sugiere que el trabajo individual de cada estudiante sea intercam-biado con otros para una co-evaluación, lo cual le permitirá al estu-diante evaluador reforzar su estudio del tema, valorar las posicionesde los demás y ganar seguridad sobre su propio trabajo.

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Informática III

PORTAL ÚNICO DE CONTRATACIÓNEN COLOMBIA

El Portal Único de Contratación es un sitio Web quebusca concentrar la información al respecto en todoel sector público, ofreciendo los datos básicos de to-das las licitaciones de las entidades del estado. Me-diante enlaces internos permite también llegar a losportales de cada entidad para conocer los detalles delos procesos.

Al ingresar a la página www.contratos.gov.co, milesde usuarios podrán conocer datos básicos de los pro-cesos de contratación y, a través de los enlaces inter-nos, podrán acceder a los portales de cada entidadpara conocer todos los detalles de su búsqueda.

El objeto es proporcionar información a los siguien-tes usuarios:

* Al ciudadano común, para ver lo que estápasando con la contratación pública y evitar la co-rrupción.

* Al Gobierno, para vigilar sus propios proce-sos de contratación, mejorar sus servicios, rendir cuen-tas sobre sus acciones y reducir los costos de la con-tratación.

* A los proveedores, porque tienen igualdadde oportunidades para que empresas grandes, me-dianas o pequeñas de diferentes partes del país pue-dan competir por contratar con el Estado, porquereciben la información que necesitan y disminuyensus costos para venderle al gobierno.

El Portal Único de Contratación contempla 9 fases dedesarrollo.

Las cuatro primeras fases están relacionadas con Lici-taciones. La primera, permite ver las licitaciones pre-vistas, convocadas y adjudicadas. También permitehacer preguntas y formular opiniones y denuncias.

Las cinco fases restantes están relacionadas con ges-tión de contratos y contratación directa, que se pon-drán en funcionamiento entre los años 2003 y 2004.

Entidades deben publicar sus procesosde contratación en el Portal Únicode Contratación

Todas las entidades que manejen recursos públicos,sean de orden nacional o territorial, sin excepción, envirtud del Artículo 209 de la Constitución Nacional,no importa si las contrataciones se realizan en el mar-co de la Ley 80 o del derecho privado, pues por elhecho de manejar recursos públicos, tienen la obliga-ción de publicar la información sobre el manejo quehacen de los dineros de los ciudadanos.

El objetivo de este Portal es la transparencia y eficien-cia que las entidades deben mostrar cuando se utili-zan los recursos públicos más que el cumplimientode una ley específica.

Una de las fortalezas estratégicas de este portal esque las entidades que manejan recursos públicos norequieren adquirir software alguno para publicar suscontrataciones, dando cumplimiento así al Decreto2170 y a la directiva presidencial No. 12. Para publi-car en el Portal Único de Contratación y cumplir así

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1

con las normas vigentes no requieren ninguna inver-sión.

El decreto 2170 no obliga a publicar información adi-cional en Internet a las entidades que no cuentan conla infraestructura tecnológica adecuada. El GobiernoNacional les ofrece desde junio de 2003 una solucióncompleta para todas.

El Portal Único de Contratación es actualizado direc-tamente por las entidades que manejan recursos pú-blicos. De este modo informan a la comunidad sobresus respectivos procesos de contratación.

¿Cómo ingresa una entidad información sobrecontrataciones al Portal?

En la pestaña “Uso Oficial” hay un instructivo contodas las indicaciones necesarias para que las entida-des que manejan recursos públicos puedan ingresary modificar información.

Para ingresar la información el acceso es restringido,es decir, sólo para las entidades públicas. Sin embar-go para consultar la información el acceso es paratodo el mundo. Todos pueden consultar la informa-ción, mediante un servicio de consulta personaliza-da, que permitirá que cada uno organice la informa-ción como la desee.

También hay un servicio de información personaliza-da para que cada quién reciba en su e-mail los datosde su interés. Para ello es necesario un registro gra-tuito, señalando las preferencias personales.

Tipos de Consulta

Se pueden hacer consultas por: objeto, entidad con-tratante, monto, fechas importantes de proceso lici-tatorio y departamento o distrito donde se ejecutarápredominantemente el contrato. El Portal tiene elenlace directo al sitio Web de la entidad respectiva endónde están publicados además los prepliegos y lospliegos de condiciones.

SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA VIGILAN-CIA DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL1

La Contraloría General de la República en el marcodel proyecto de Modernización, ha dispuesto que elSistema de Información para la Vigilancia de la Con-tratación Estatal - SICE, sea uno de los cinco proyec-tos a construir con el apoyo del Banco Interamerica-no de Desarrollo, en la definición de proyectos de altoimpacto tanto organizacional como en la actividaddel control fiscal.

Bajo la dirección del despacho de la VicecontraloríaGeneral de la República, el SICE inició su concepciónen el año de 1.999, para el año 2.000 y mediante laexpedición de la Ley 598, el SICE obtuvo la viabilidadjurídica que posteriormente se complementó con lasResoluciones reglamentarias proferidas por el señorContralor de la República. Con la celebración del con-venio Interadministrativo suscrito en el 2.001 con elInstituto Tecnológico de Electrónica y Telecomunica-ciones - ITEC, entidad dependiente de la Empresa de

La lectura es tomada de la página Web de la Contraloría General de laRepública http://www.contraloriagen.gov.co/modernizacion/html/sice_nuevo.htm

53

Informática III

Telecomunicaciones de Colombia - Telecom, se reali-zó el desarrollo del conjunto de aplicativos que con-forman el Sistema SICE. El primero de abril de 2.002el Sistema empezó la operación piloto con el ingresode las 56 entidades que también están vinculadas alSistema Integrado de Información Financiero del Mi-nisterio de Hacienda y Crédito Público y cierto nú-mero de proveedores.

Al finalizar el año 2.002, más de 50.000 bienes hanobtenido el certificado temporal de precios por unacantidad superior a 3.500 proveedores registrados enel SICE.

El proyecto del SICE, como uno de los proyectos demás impacto en el proyecto de modernización de laContraloría General de la República, inició su desa-rrollo conceptual hace casi tres años y desde esa fe-cha ha estado promoviendo acuerdos y realizandocoordinaciones con otras entidades del Estado, queservirán como fuente de información para el sistemao brindarán soporte en materia de comunicación, alproceso de la lucha anticorrupción.

Objetivos del SICE

General:Integrar todas las cifras relevantes del proceso decontratación estatal, con el propósito de apoyarefectivamente la vigilancia de las compras del Estado.

Específicos:* Construir y mantener un sistema de infor-mación que permita a la Contraloría General de laRepública ejercer un control eficaz, oportuno y efi-ciente sobre los procesos de contratación estatal.* Construir progresivamente el Catálogo Úni-co de Bienes y Servicios.* Desarrollar y mantener el sistema de soft-ware aplicativo del SICE.

* Capacitar a todos los actores del Sistema(funcionarios entidades estatales, proveedores, fun-cionarios de los organismos de control, personal deloperador del Sistema, ciudadanía).

Elementos del SICE

El SICE se fundamenta en los siguientes elementos:

* Catálogo Único de Bienes y Servicios –CUBS

Es la enumeración de los bienes y servicios clasifica-dos, estandarizados y codificados que correspondenal universo de productos que pueden adquirir las en-tidades públicas.

* Registro Único de Precios de Referen-cia – RUPREs una base de datos en la cual los proveedores quedeseen contratar con el Estado, deben registrar losprecios de los bienes y servicios que ofrecen, comorequisito para participar en los procesos contractua-les.

* Central de PreciosEs una base de Datos que consolida los precios dereferencia, a que hace mención el Registro Único dePrecios de Referencia -RUPR-, de los bienes y servi-cios ofrecidos por los proveedores, debidamente iden-tificados con su NIT, a las entidades del Estado.

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* Central de Información para la Con-tratación Estatal – CICE

Es el elemento del Sistema encargado de recibir, con-solidar y procesar toda la información pertinente a lacontratación, realizando en forma automática, en lí-nea y en tiempo real, todas las verificaciones que re-sulten de los procesos de contratación pública, enespecial, la verificación de los precios de los bienes yservicios. Informa a las entidades públicas y a los par-ticulares sobre el registro de los planes de compra,precios indicativos y contratos celebrados por el Es-tado. De igual forma coordina el mantenimiento yactualización del CUBS, y almacena la informaciónbásica tanto de las entidades públicas como de losproveedores.

Adicionalmente, el SICE comprende cuatro subsiste-mas en los que se integra: (i) información de los pla-nes de las compras del Estado; (ii) información de losprecios de referencia de los bienes y servicios ofreci-dos a las entidades públicas; (iii) el sistema de vigilan-cia propiamente dicho a través de la activación de lasalarmas; y (iv) la disponibilidad de toda la informa-ción de la contratación estatal para análisis e infor-mes.

Todos los subsistemas utilizan un solo lenguaje decomunicación llamado el Catálogo Único de Bienes yServicios -CUBS-, que permite mantener medianteuna identificación única cada uno de los elementosofrecidos y adquiridos en los procesos de oferta ydemanda del Estado.

A continuación se presenta una descripción resumi-da de los subsistemas:

* Subsistema de la Demanda

Está compuesto por el conjunto de bienes y serviciosque requiere el Estado, debidamente clasificados deacuerdo a los códigos del Catálogo Único de Bienes yServicios -CUBS-. La información se obtiene hoy delSistema Integrado de Información Financiera -SIIF-,manejado por el Ministerio de Hacienda y CréditoPúblico, de los planes de compra y de los presupues-tos públicos. Este Subsistema provee la informaciónrelacionada con las entidades que compran, los ele-mentos requeridos, las fechas de las adquisiciones ylos procesos a través de los cuales se compran losbienes y servicios. En consecuencia, el subsistema dela Demanda ofrece respuestas a los siguientes inte-rrogantes: ¿Quién compra? ¿Cuándo compra? ¿A tra-vés de qué proceso compra? ¿Qué condiciones esta-blecen las entidades para comprar? Y ¿Cuál espresupuesto solicitado?

* Subsistema de la Oferta

Es el registro de los precios de referencia de los bie-nes y servicios ofrecidos a las entidades públicas, rea-lizado en la Central de Precios. A través de este Sub-sistema se proveerá información relacionada con laspersonas naturales o jurídicas que estén en disposi-ción de venderle al Estado, los elementos ofrecidos almismo, los precios de referencia de cada uno de ellosy los sitios en los cuales se ofertan los bienes y servi-cios. Este subsistema da respuesta a los siguientesinterrogantes: ¿Quién vende? ¿Qué vende? ¿A quéprecio oferta? ¿En dónde oferta? Con el registro deprecios de referencia se incorpora un elemento fun-damental en la información sobre los precios de mer-cado que el funcionario encargado de la ordenacióndel gasto en las entidades públicas debe consultar ala hora de hacer las compras del Estado.

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Informática III

* Subsistema de Control Básico

Este control se ejerce cuando se incorpora al siste-ma, la información de los contratos celebrados porlas entidades del Estado una vez publicados en laImprenta Nacional, Imprenta Distrital y las gacetasdepartamentales, según sea el caso, en cumplimien-to a lo dispuesto en el artículo 59 de la Ley 190 de1995 y sus normas reglamentarias. Medios en loscuales, las entidades contratantes deberán informaradicionalmente el código y el precio unitario de losbienes y servicios contratados. Por lo tanto, este sub-sistema permite obtener respuestas a las preguntas:¿Quiénes contratan? ¿Qué se contrató? ¿A qué pre-cios se contrató? ¿Cuánto se contrató? ¿En dónde secontrató?. Con base en esta información, se generanlas alarmas, producto de la comparación entre la in-formación de los precios de referencia registrados yla información de los precios contratados.

* Subsistema de Control Inteligente

A través de este mecanismo se comparan e interpre-tan los diferentes registros de cada subsistema, enespecial los que tienen que ver con los precios dereferencia, con el fin de verificar el margen de distor-sión entre el precio indicativo y el precio final de con-tratación. El Control Inteligente es una funcionalidaddel SICE para facilitar el control posterior y selectivoa cargo de la Contraloría General de la República. ElSistema además verifica que los bienes y servicioscontratados correspondan al sector y subsector enque se encuentran clasificadas las entidades de acuer-do con la Resolución de Sectorización vigente, expe-

dida para tal efecto por la Contraloría General de laRepública.

BANCOS DE DATOS JURÍDICOS

Los conocidos como bancos de datos jurídicos sonbases de datos para consulta ya sea en línea (on line)o fuera de línea (off line), que contienen normativi-dad, jurisprudencia y doctrina sobre los temas jurídi-cos, con herramientas de búsqueda (tesauros) quepermiten encontrar a partir de criterios específicoscomo nombre de la norma o documento, tema, po-nete, etc., de una forma fácil y rápida to da la infor-mación disponible al respecto.

Los bancos jurídicos on-line tienen la ventaja de seractualizados constantemente y de ser consultadosdesde cualquier lugar del mundo. Los bancos of-linepor lo general son distribuidos en un CD-ROM o DVDcon el inconveniente que se van desactualizando irre-mediablemente, pero compensada con la ventaja depoder ser utilizados en lugares y momentos en los queno se disponga de conexión a redes Internet o Intra-net.Beneficios de los Bancos de Datos Jurídicos2

• Excelente calidad de la información: Contienen in-formación veraz, confiable, completa, siempre actua-lizada, analizada y especializada en cada materia; deacuerdo al tipo de Banco de Datos Jurídico que ad-quiera.• Muy fácil y rápida consulta: Ofrecen diferentes op-ciones de consulta; se puede buscar por tema, título,magistrado ponente, fuente jurídica y partes, entre

Universidad Externado de Colombia. Facultad de Derecho.http://www.uexternado.edu.co/derecho/informatica_juridica/

2

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otras. Además, permiten consultar cada uno de loscampos de búsqueda por separado o combinándo-los para mayor rapidez.• Permiten imprimir y copiar: Se pueden imprimir lasprovidencias completas o partes de ellas y hacer co-pias en Word.• Son portátiles: Pueden ser consultados en cualquiercomputador que cuente con las condiciones míni-mas necesarias.

Bancos Jurídicos en ColombiaEn nuestro país han hecho carrera conocidos bancosde normas especialmente como Omnilege de planea-ción Nacional (ya descontinuado) el cual era una basede datos of-line pionera en su tipo en el país durantela década de los 90.

La Dirección General de Asuntos Indígenas del Minis-terio del Interior desarrolló un banco de normas of-line especializado en legislación indígena.

Empresas del sector privado han sacado al mercadoCD-ROM con distintas compilaciones de normas,entre ellas se destacan Legis y Leyes.net.

La tendencia actual es la implementación de bancosjurídicos on-line, los cuales se especializan en temáti-cas de acuerdo con la entidad que los publique.

Por ejemplo el Ministerio de la cultura tiene el sitiohttp://sinic.mincultura.gov.co/legis/legis.htm, en el quepresenta los textos de la normatividad al respecto.

El mejor banco de jurisprudencia colombiana se en-cuentra en la página del Consejo Superior de la Judi-catura http://www.ramajudicial.gov.co, el cual resultaser una fuente de estudio de muchos profesionalesde distintos campos.

Empresas como Legis venden suscripciones a los ban-cos de normas, en los cuales se da acceso al usuariocomprador a través de un login y una contraseña.

Otras fuentes muy conocidas generadoras de bancosjurídicos son las universidades, las cuales, al igual quelas entidades estatales prestan el servicio de formagratuita.

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Informática III

TRABAJO INDIVIDUAL

1. Realice una búsqueda por la Web y ela-bore un listado de los sitios Web que prestan servi-cios de banco jurídico de normas, jurisprudencia ydoctrina. Incluya universidades, empresas privadasy entidades públicas. Describa las característicasespecíficas de cada una.2. Visite una entidad pública y recoja la ex-periencia que ha tenido dicha empresa con el SICE,en especial recoja los comentarios a favor y en con-tra del sistema. Comente su observación de la dife-rencia entre lo que se espera de estos procesos ylo que realmente se da.3. Visite la página Webwww.contratos.gov.coy a partir de ello intente ubicar contratos de algunaentidad pública conocidos por usted.4. Luego de leer la lectura complementaria,haga un escrito de dos páginas con sus comenta-rios, respecto de la viabilidad y conveniencia de laimplementación de la contratación en línea en losmunicipios colombianos, y de las tensiones en con-tra de dicha estrategia.

TRABAJO EN GRUPO

1. Forme un equipo de búsqueda en laWeb de sitios especializados en contratacióngubernamental por parte de entidades oficialesextranjeras, Recojan características específicasde dichos portales que los diferencien cualitati-vamente de los sitios para contratación estatalcolombianos. Reúnan en un cuadro las fortale-zas, debilidades y perspectivas de los sistemasde contratación estatal colombiana en línea.

2. Base Normativa. Recolecte con suscompañeros de grupo los textos de las normasde contratación vigente (Ley 80/93, Decreto 2170/02 y demás decretos reglamentarios) que seencuentren en formato doc, txt o pdf. Se busca ircreando un banco de normas sobre administra-ción pública, útil para toda la carrera.

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LECTURA COMPLEMENTARIA

Contratación Electrónica: Todo a la Vista de TodosJorge Enrique Vargas

No es la publicidad de un campo nudista. “Todoa la vista de Todos” es el eslogan de los sistemasde contratación gubernamental en línea queColombia ha comenzado a desarrollar. Expresauno de los objetivos centrales del cambio encurso: plena transparencia, destinada a lograrque todas las etapas de los procesos de contra-tación pública puedan ser observadas en deta-lle por cada empresario y por todos los ciuda-danos.

Tanto los empresarios como los ciudadanos co-munes reclaman que la contratación pública sealibre de toda sospecha, férreamente controladay conducida bajo criterios de beneficio colecti-vo. Este reclamo es más que justificado si se tie-ne en cuenta que las compras gubernamentalesrepresentan cerca del 30% del crecimiento delPIB y el modo como se manejen tiene un im-pacto enorme en el comportamiento económi-co, del devenir de los negocios y el bienestarcolectivo. La corrupción en la contratación pú-blica destruye el bienestar y el crecimiento, y esuno de los factores con mayor incidencia en lapérdida de confianza en las instituciones políti-cas.

El mundo avanza rápidamente hacia la implan-tación de mecanismos de contratación públicaen línea. La razón es contundente: ¡ya no esposible mejorar los sistemas manuales de con-tratación! Éstos son vulnerables a la corrupción,y en la medida en que se aumentan los contro-les para tratar de evitarla, pierden transparencia

porque se hacen más enmarañados y pierden tam-bién eficiencia porque aumentan los costos paralos proveedores y el gobierno. Se crea entoncesun círculo vicioso que la contratación tradicionalno puede romper.

Según un estudio reciente de Planeación Nacio-nal, en Colombia, además de la ley 80, tenemosotros 37 regímenes de contratación legalmentedefinidos (la mayoría surgidos de excepciones ovariantes al procedimiento básico de la ley 80).Pero en la práctica tenemos muchos más regíme-nes, pues la falta de una razonable estandariza-ción ha llevado a que haya tantas modalidades decontratación como entidades publicas. Cada unainterpreta las normas a su manera y crea sus pro-pios pasos, requisitos y controles. Para un mismotipo de contratación (licitación de servicios de vi-gilancia de instalaciones, por ejemplo) se ha podi-do constatar que hay entidades que utilizan plie-gos de 20 páginas mientras otras los elaboranhasta de 123 páginas, que el proceso puede tar-dar entre 34 y 241 días y que en ciertas entidadesse exige el doble de requisitos que en otras. En unámbito así obviamente no hay transparencia, loscostos se disparan y la competencia es cada vezmenor.

¿Qué es contratación en línea?

La contratación en línea en un proceso por el cualse utiliza la tecnología de computación y teleco-

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Informática III

municaciones para lograr que todas las deman-das de bienes y servicios por parte del gobiernose concentren en un solo punto de manera quelos proveedores puedan encontrarlas juntas, or-ganizarlas a su manera y estudiarlas libremente.

A la vez, concentra también en un solo punto laoferta de bienes y servicios por parte de los pro-veedores, de modo que las entidades públicaspueden tener ante si todas las opciones para po-der escoger con plena información la de más con-veniencia.

Los ciudadanos comunes, por su parte, puedenver todo el proceso, para verificar la validez de laescogencia.

El lugar donde se concentra toda la demanda ytoda la oferta es un sitio de Internet, llamado Por-tal Único de Contratación. El Portal es operadodirectamente por los proveedores y por las enti-dades públicas, de manera que la contratación esdescentralizada aunque la información básica esestrictamente centralizada.

El portal, además de mostrar todas las opcionescontractuales, tiene un mérito adicional: crea con-diciones de estandarización, pues todos los parti-cipantes deben proceder según los mismos crite-rios, formatos y reglas del juego. De este modo, lacontratación deviene más simple y transparente.

La complejidad y la dispersión actuales son dos delas principales causas de la pérdida de transparen-cia.

Fases

Para el desarrollo en Colombia de la contrataciónpública en línea se ha consultado la experiencia deun gran número de países de todos los continen-tes. Como resultado de este análisis se ha estable-cido un proceso distribuido en tres áreas sucesi-vas: licitaciones en línea, gerencia de contratos enlínea y contratación directa en línea.

Para el desarrollo de las licitaciones en línea, quees el punto de partida, se adelantan cuatro fases:

1. Información básica. Esta primera fase, queya está en ejecución, consiste en brintar en un solopunto información sobre todas las licitaciones pre-vistas para el año por las entidades públicas, lasfechas exactas y requisitos de las licitaciones yaconvocadas y los detalles de las adjudicaciones. Deeste modo, los proveedores pueden organizar susplanes de producción, mirar los prepliegos, ente-rarse fácilmente de las licitaciones abiertas y cono-cer las adjudicaciones.

2. Información personalizada. La segundafase garantiza que la información pueda ser vistade la manera que cada uno quiera, para que hayainfinitas posibilidades de verificación y control, conevidente efecto disuasor de los corruptos. A partirde esta fase se ofrece también la posibilidad de en-vío electrónico de las información y la notificaciónde novedades que cada quien solicite recibir en sue-mail.

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3. Obtención de pliegos de licitación. Estafase permite que los originales de los pliegos estéspuestos en Internet y que puedan ser bajados li-bremente, para ser usados por los proponentes.Exige un gran esfuerzo gubernamental para quelos pliegos sean simplificados y estandarizados,eliminando la absurda complejidad que tienen ac-tualmente. Implica también eliminar los cobros porpliegos.

4. Entrega de propuestas por Internet. Estafase permite que los proponentes enviar sus pro-puestas por una vía electrónica segura, utilizandoformularios simplificados y beneficiándose de unaradical reducción de los requisitos y garantías quese exigen en el proceso manual. Solo quien ganela licitación deberá acreditar los requisitos, demanera que los perdedores no incurran en gastoselevados e inútiles.

El área de gerencia en línea de contratos se orien-ta a establecer un seguimiento totalmente públi-co de la ejecución. Tiene dos fases: seguimientofísico y seguimiento financiero, basados ambos enlos respectivos informes de interventoría y de eje-cución presupuestal.

Finalmente, al desarrollar el área de contratacióndirecta en línea, el Portal de Contratación adquierecarácter transaccional, pues permite que las enti-dades públicas lo utilicen para comprar y pagardirectamente y que los ciudadanos puedan ver latotalidad de las transacciones realizadas. Este de-sarrollo permitirá que la contratación directa,que hoy dura en promedio 45 días pase a realizar-se en pocas horas. En esta área se prevén tresfases: organización de la oferta, estructuración dela demanda y transacción directa.

¿En qué fase vamos?

El proceso de montaje de la contratación en líneacomenzó el 10 de marzo de 2003 con el lanza-miento del Portal Único de Licitación, que es par-te de la primera fase de las nueve previstas. El Portalpuede ser visitado en www.contratos.gov.co. Esutilizado ya por la mayoría de las entidades públi-cas del orden nacional, incluidos los institutos des-centralizados, y por algunos municipios y depar-tamentos. Su uso por todas las entidades públicasserá obligatorio. A fines de marzo tiene ya licita-ciones previstas para el 2003 por más de tres bi-llones de pesos.

¿Hasta dónde se avanzará?

El cronograma de desarrollo permite prever queen 2006 todas las licitaciones podrán realizarsepor vía electrónica, aunque los proveedores quequieran podrán utilizar papel. Los pliegos y las pro-puestas se habrán estandarizado, el proceso lici-tatorio promedio durará menos de un mes desdela apertura hasta la adjudicación y los costos paralos proveedores serán una fracción de los actua-les.

También en 2006 se estará realizando en línea el70% de la gerencia de contratos, con procedimien-tos simples y para el dominio público.

Ese mismo año podrá realizarse vía Internet el 50%de la contratación directa, mediante la selección

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Informática III

de los proveedores que tengan ofertas en el siste-ma, en procesos con duración menor a 8 horas ypagos totales a un mes.

Reducción de costos y precios

Se estima que con los procedimientos de contra-tación en línea los proveedores ahorrarán el 70%de los costos que hoy les implica participar en unalicitación y un 40% de los que les cuesta partici-par en un proceso competitivo de contratacióndirecta.

Por su parte, el sector público ahorrará 50% delos costos que hoy tiene por administración de lacontratación. Se estima también que los preciosde los bienes y servicios ofrecidos al estado ha-brán bajado en cerca de 20% durante 2004 y denuevo 20% en 2005, gracias a la reducción decostos de los proveedores y a la celeridad de lospagos.

En general, habrá mejores y más baratos serviciospara la gente y habrá también beneficios para todala economía gracias a la contención de la inflacióngenerada desde la contratación pública y al aho-rro logrado con la reducción de precios, converti-do en una ampliación de la demanda pública.

Consideraciones finales

El principal reto de la contratación en línea con-siste en estandarizar, normalizar y simplificar losprocesos de contratación, para que sean fácilmen-te accesibles, transparentes y vigilables.

Los mayores esfuerzos no recaen, por tanto, en laincorporación de tecnologías sofisticadas, sino enlograr cambios en las prácticas de contratación dis-persas y complejas que hoy realizan las entidadespúblicas. En su lugar deben establecerse patronescomunes de acción y procesos simplificados, siem-pre puestos a la vista de los proveedores y los ciu-dadanos.

La eliminación de barreras de entrada, como co-bros y requisitos innecesarios y la reducción de lostiempos requeridos para contratar, aumentarán elnúmero de proveedores del estado y la competen-cia entre ellos, estimulando la productividad. Seespera que dentro de tres años el número de em-presas proveedoras del estado se haya duplicado.

Un beneficio especialmente grande será el de losproveedores pequeños, que con los nuevos meca-nismos de contratación en línea encontrarán facili-dades para vender localmente bienes y servicios encantidades reducidas, lo cual les abre nichos demercado que les permiten competir con los gran-des proveedores. Dentro de tres años el número depequeñas y medianas empresas proveedoras delsector público habrá crecido 200%.

Con las bases expuestas seguramente será posiblesatisfacer en breve plazo la ambición de los colom-bianos de tener una contratación pública muchomas transparente porque todos sus procesos sonvisibles para todos los ciudadanos, mucho más efi-ciente gracias a la reducción de costos, plazos yprecios, y decididamente mucho más favorecedoradel desarrollo equilibrado, al incluir a muchos nue-vos proveedores, especialmente los de pequeñas ymedianas empresas y los localizados por fuera delámbito de las grandes capitales.

Suena idealista, pero otros países lo han logrado.¿Por qué no nosotros?

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Informática III

Unidad 4Sistemasde informaciónGeográfica

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4 Sistema de información Geográfica

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Informática III

PLAN DE LA UNIDAD

OBJETIVO

Unidad 4. SISTEMAS DE INFORMACIÓN GEOGRÁFICA

OBJETIVO

INTRODUCCIÓN

Que es un Sistema de Información Geográfica - SIG¿Cuáles son las funciones propias de un SIG?Aplicaciones de los Sistemas de Información Geográfica¿Para que sirve un SIG?

APLICACIONES AMBIENTALES DE LOS SIG

Fortalezas y Amenazas de los SIGEl futuro de los SIG y de la IGAplicativos de Sistemas de Información Geográfica -GIS

AUTO EVALUACIÓN

El estudiante podrá explicar acerca de los Sistemas de Informacióngeográfica, cual es su utilidad, ventajas e inconvenientes. Reconocerálas aplicaciones de dichos sistemas en el campo de la gestión pública.

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4 Sistema de información Geográfica

INTRODUCCIÓN


Si bien el presente no es un curso de sistemas de Información Geográfi-ca, es un breve acercamiento a dicha temática para apreciar sus enormespotencialidades en el campo de la Administración Pública. No es un cur-so de SIG por que de un lado el ámbito más específico (técnico) de talessistemas corresponde a otros profesionales, y de otro aún la Escuela conun sistema de tales características (posiblemente se implemente muy pron-to uno dentro del marco del Observatorio de la Administración Pública),por lo que hasta ese momento este capítulo será una aproximación masdesde lo teórico que de lo empírico.

Se responderá en este capítulo el ¿que? Y el ¿para que? Pero no el ¿Cómo?Este último, del ámbito de los ingenieros en cartografía, Geodesia, foto-grametría, Sistemas de bases de datos, entre otros.

Para abordar esta unidad se requiere el previo proceso de lectura deeste documento por parte del estudiante. Una vez hecha la lectura, elestudiante debe abordar el trabajo propuesto al final del capítulo,tomando siempre estricta nota de las dificultades, dudas e incon-sistencias con que se encuentre. Este trabajo resulta productivo aldesarrollarlo en forma individual o por pares. En el encuentro pre-sencial con el tutor se aclaran primero las dudas y luego en equipose elaborará usando la técnica de lluvia de ideas, un inventario deescenarios del ámbito local en los cuales sea recomendable aplicarcon notable beneficio un SIG. De ser posible, se presentará por partedel profesor un aplicativo de SIG ya sea que se haya adquirido por laEscuela o en una visita

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