I31_v1_ Registro en SAP Ventas de Contado MIO

INSTRUCTIVO

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Código:I31

Fecha de actualización:

20/04/2013 REGISTRO EN SAP VENTAS DE CONTADO

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Cecilia Vargas Méndez Fernando Jaimes Edimer Morales

Gerente gestión organizacional Gerente de TIC Contador General

Toda copia impresa o electrónica de este documento, diferente a la que se encuentra en la web de

CASAMOTOR se considera NO CONTROLADA y por lo tanto no esta sujeta a actualización.

1. OBJETIVO

Describir las actividades a realizar el registro en SAP de las operaciones de ventas de contado.

2. ALCANCE

Este documento aplica para el registro en SAP de todas las ventas de contado de todas las

agencias y puntos de venta.

Inicia con el registro de pedido, incluye la elaboración de la factura para los clientes de

contado y termina con el registro y compensación del pago y el cuadre de caja diario para las

ventas a clientes esporádicos, Incluye las actividades que se deben hacer en SAP con la

información proveniente de SERVIPUNTO y de EASY SALES.

3. DEFINICIONES

CLIENTE ESPORADICO: Es el código deudor asignado a cada sede (vitrina) en SAP para registrar

todas las ventas de contado el cual permite en cada transacción registrar datos básicos del

cliente que efectúa la compra.

EASY SALES: Aplicativo para la automatización de la fuerza de ventas, utilizado en la línea de

lubricantes para las visitas y toma de pedidos de clientes.

INTERFAZ: parte de un programa que permite el flujo de información entre un usuario y la

aplicación, o entre la aplicación y otros programas o periféricos. Esa parte de un programa está

constituida por un conjunto de comandos y métodos que permiten estas intercomunicaciones

SERVIPUNTO: Aplicativo utilizado para el registro y control de todas las operaciones de las

Estaciones de servicio (EDS).

4. CONDICIONES GENERALES

a. Lo descrito en el presente documento solo aplica a clientes con condición de pago C000.

b. Todas las ventas de contado registradas al código esporádico de la agencia, deberán ser

pagadas en efectivo o por datafono el mismo día de su realización.

c. No está permitido cambiar cheques, aunque éstos sean para el pago de ventas de

contado, es decir, cuando el cliente entrega un cheque por un valor superior y se le debe

dar dinero de cambio.

d. En todas las ventas de contado, en la transacción VA01, en el campo “No.acc.Iva” el

número de cédula o nit del cliente se debe repetir el último dígito; (Obligatorio) ya que es

una validación del sistema para que se alimente la tablas de Medios Magnéticos. La factura

saldrá con la identificación correcta de la persona.

http://www.alegsa.com.ar/Dic/periferico.php

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REGISTRO EN SAP VENTAS DE CONTADO



e. Todos los códigos deudores de ventas de contado (esporádicos) están asociados a la

cuenta contable 1105050199 “Caja Ingresos Deudores esporádicos”, este registro es

transitorio y no afecta la caja general de la sede, por ende cada cajero deberá al finalizar el

día, asegurarse que la caja esporádica quede en cero (0), compensando este rubro e

ingresando las ventas de contado al código contable de caja general asignado a cada

agencia; de esta manera los dineros de las ventas de contado harán parte de su cuadre de

caja tanto físico como del sistema; es importante que todos los recursos queden en caja al

finalizar la jornada.

Para el caso de las EDS las ventas de contado se compensaron del código esporádico a la

caja general de cada EDS en los cortes establecidos de cuadre de caja actual, es decir, en

los cierres de turno ya establecidos.

Para el caso del centro de lubricación de Ibagué, como este está vinculado a la división

IB01, por su estructura los recaudos de ventas podrán ser ingresados a la caja general de la

EDS Plus Ibagué, por tanto al momento de la compensación el encargado de la caja de la

EDS ingresará estos recursos a su caja general, haciéndolos parte de su cuadre de caja

tanto físico como del sistema.

Es necesario como se mencionó anteriormente que el rubro de caja esporádico quede

cuadrado, no obstante si al cierre del día se presenta algún nuevo recaudo posterior al

cierre de cuadre de caja diario, este deberá compensarse el día siguiente, pero el

encargado de caja debe dejar estos recursos en su caja física y no en poder del área de

ventas.

f. En el caso del centro de lubricación de Neiva, la facturación y el recaudo se hará por parte

del auxiliar de servicio al cliente y al finalizar la jornada de la mañana y tarde realizará

entrega del dinero de las ventas junto con la facturación al cajero de la agencia soportado

por el reporte ZR_CONTADO. Lógicamente al final de la tarde, al total del reporte de ventas,

restará el valor ya entregado al medio dia.

g. A cada agencia o punto de venta se asignará un código deudor a ser utilizado de manera

exclusiva para la misma. En la siguiente tabla de muestra el códigos asignado a cada

agencia.

Agencia Código deudor

Observaciones

Yamaha – Neiva 20000007 Ventas contado, llantas, lubricantes código esporádico

Repuestos – Neiva

20000205 20000206 20000207 20000208

- Mecánico - Mecánico - Asesor Rptos - Mecánico

Utilizar el que corresponda al mecánico que hace la venta

Tejar – Neiva 20000016

Plus – Neiva 20000060 20000196

Líquidos y Canastilla Gas

Ibagué – Plus 20000050 20000195

Líquidos y Canastilla Gas

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Ibagué – Suzuki Repuestos

20000220

Dorada 20000000

Florencia 20000005

Villavicencio 20000008

Yopal 20000009

Mosquera 20000221

Suzuki – Cr 30 Repuestos

20000212

Bucaramanga 20000209

Cúcuta 20000211

Valledupar 20000210

Serviteca Neiva 20000041

h. El responsable de facturación deberá tener especial cuidado en el caso de la serviteca o

de repuestos, que la venta quede registrada al asesor que efectivamente la realizo,

cambiando en la transacción VA01(pedido) pasar a INTERLOCUTOR COMERCIAL el código

del asesor que corresponda.

i. En el caso del taller de repuestos: se deberá utilizar el código del mecánico que realiza la

venta, tal como se describió en el literal (h) de éste documento.

j. En el caso de las ventas de motocicletas, se debe solicitar la creación del cliente a la oficina

principal de Ibagué por el helpdesk, éste quedará creado con condición de pago C000

(Contado) con la diferencia que la clase de pedido a utilizar será el ZCON, de tal manera

que una vez registrado el pedido quedará liberado y listo para ser facturado.

k. Los clientes con condición de pago de contado (C000) al momento de la facturación

deberá utilizarse la clase de pedido ZCON, el sistema llevara el valor de la venta a la cuenta

contable de cartera a la cual este asociado el cliente y dependiendo el producto a facturar

(ej. Cartera motos, cartera Lubes), en este caso la cancelación o pago del cliente deberá

registrarse por la transacción F-28 y compensarse a la factura correspondiente.

l. Para todos los casos en los cuales se requiera manejar un anticipo a favor del cliente, se

deberá tramitar la creación del cliente a través del área de cartera. Es decir, no se podrá

manejar anticipos con códigos esporádicos (inician por 20000xxx).

m. Es responsabilidad del Cajero de la agencia generar y comparar el reporte de las ventas de

contado del día (transacción ZR_CONTADO “REPORTE VENTAS CONTADO EFECTIVO”) contra

las facturas cuyo valor ha sido recibido de su parte, esto con el fin de verificar en todo

momento y evitar un descuadre por ej. Por ventas crédito registradas de contado o ventas

realizadas y recaudadas que no hayan llegado a sus manos.

n. Estas facturas de contado de igual manera se reflejarán en el reporte ZDIAN que debe

generar diariamente cada sede.

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o. Las facturas en la línea de motos deben quedar firmadas a pesar de ser facturas de ventas

de contado y no quedar ningún saldo pendiente con Casamotor, en las demás líneas no se

exigirá la firma por cuanto el pago ya está recibido por parte de Casamotor.

p. Para la facturación y despacho de los pedidos generados en easy sales, una vez el pedido

es registrado en SAP mediante la interfaz, el procedimiento aplicable es el P2 “Distribución

de lubricantes”, es decir, el procedimiento no sufre ningún cambio para efectos de la

facturación y despacho.

q. En el caso de las EDS el sistema de manera automática toma la información de servipunto y

genera el proceso PEDIDO- FACTURA- ENTREGA, de tal manera que una vez actualizada la

información ésta se verá reflejada en la cuenta contable de caja esporádica, y lo único que

se hará es la compensación del pago mediante la transacción ZPCONT o por la F-28.

r. Los clientes contado de EDS que requieran ship y por lo tanto tengan un código deudor,

deberán ser creados como tal a través del área de cartera, realizando la solicitud a través

del helpdesk, suministrando la información requerida.

s. Con la nueva clase de pedido, el sistema obviará la verificación de cupo de crédito y la

revisión de cartera.

t. La copia de la factura que queda en Bodega deberá llevar el sello de entregado y

archivarse en orden consecutivo y cronológico, separadas por mes.

u. Es claro que para el caso de ventas de contado aplica el concepto de devolución o

anulación siempre y cuando la factura aún no está compensada, es decir, que el cliente no

la ha cancelado.

5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES:

ACTIVIDAD TAREAS RESPONSABLE

REGISTRO /

DOC.

REFERENC

PUNTOS DE VENTA (CLIENTES QUE RETIRAN EL PRODUCTO DE NUESTRAS BODEGAS)

Ingresar el

pedido

Ingresa a SAP transacción VA01, registra el pedido

usando la clase de pedido ZCON y el código

esporádico de la ciudad, el sistema le mostrará una

pantalla en la que deberá registrar los datos del

cliente teniendo especial cuidado con lo definido en

el numeral 4 (d) de las condiciones generales.

Nota: En caso que el cliente posea código se ingresa

y el sistema cargará los datos del cliente.

Auxiliar de

servicio al

cliente / Jefe

de Bodega

Pedido Sap

Generar

Factura

Elabora factura por la transacción VF01, llamando el

pedido generado.

La factura se genera en 3 copias que se distribuyen

de la siguiente manera:

Original para el cliente

Copia 1. Para consecutivo de bodega ZDIAN.

Copia 2. Para movimiento diario de caja.

Jefe de

Bodega Factura (2)

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REGISTRO /

DOC.

REFERENC

Entrega la factura con todas las copias al cliente y le

indica que pase a caja a cancelar.

Recibir y

registrar el

pago

Informa al cliente el valor a pagar, recibe y verifica

el dinero, entrega cambio si aplica.

Registra el pago mediante la transacción ZPCONT,

llamando la factura a cancelar, coloca sello de

“CANCELADO”. Devuelve facturas al cliente (original

y copia 1) y le informa que puede pasar a bodega

para la entrega del producto. El sistema genera un

recibo de caja con el consecutivo de la agencia,

éste número debe anotarse en la factura de venta y

anexarla a la planilla de caja en reemplazo del

recibo (no es necesario imprimirlo).

Cajero

Factura con

sello

“CANCELADO”.

Registrar

entrega de

mercancía y

entregar

producto

Recibe facturas al cliente verifica que tengan sello

de “CANCELADO”, Registra en SAP mediante la

transacción VL01N la entrega de mercancía,

teniendo especial cuidado de registrar el

transportador que hará la entrega del producto al

cliente, coloca sello de “ENTREGADO” en las dos

copias y devuelve al cliente el original de la factura.

Guarda su copia para su consecutivo.

Anota en la factura el número del documento o

recibo de caja generado por el sistema.

Nota: El hecho de colocar el sello, una vez registrada la

entrega en SAP es muy importante para el control de

inventarios.

Jefe de

Bodega /

Asesor de

repuestos

Factura con

sello

“ENTREGADO”

Generar

reporte

Ingresa por la transacción ZR_CONTADO, genera

reporte del día, de su división, compara información

del reporte contra las facturas canceladas. En caso

de diferencia, aclara la situación con el Jefe de

Bodega. Adjunta reporte y facturas al movimiento

diario.

Cajero

Reporte

Ventas

contado

Movimiento

diario de caja

A la planilla del movimiento diario de caja se

adjunta en el orden del consecutivo la factura a la

cual corresponde el recaudo.

VENTAS A CLIENTES CONTADO DIFERENTES AL ESPORADICO A QUIENES SE LES DESPACHA EL PRODUCTO

Ingresar el

pedido

Ingresa a SAP transacción VA01, registra el pedido

usando la clase de pedido ZCON y el código del

cliente.

Auxiliar de

servicio al

cliente / Jefe

de Bodega

Pedido SAP

Elaborar

documento

de entrega

Genera en SAP por la transacción VL01N la entrega

de mercancía del pedido generado.

Jefe de

Bodega /

Asesor

comercial de

repuestos

Entrega SAP

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REGISTRO /

DOC.

REFERENC

Generar

Factura


pedido generado.



Original para cobranza


Copia 2. Para el cliente junto con el producto.

Jefe de

Bodega Factura (2)

Despachar y

Entrega

producto al

cliente

Entrega producto al cliente, coloca sello de

“ENTREGADO” en todas las copias y hace firmar del

cliente. Entrega una copia al cliente y separa

facturas originales y copias.

Entrega original – cobranza al cajero para

monitorear el pago.

Jefe fe

Bodega /

conductor.

Factura

firmada x el

cliente

Generar

reporte

Ingresa por la transacción ZR_CONTADO, genera

reporte del día, compara información del reporte

contra las facturas entregadas por el Jefe de

Bodega, confirma que estén completas.

Cajero

Reporte

Ventas

contado

Recibir y

registrar el

pago

Recibe del cliente y/o conductor, verifica el dinero,

entrega cambio si aplica, elabora recibo oficial de

caja por la transacción F-28 compensa pago con la

factura correspondiente y la adjunta a la copia azul

del movimiento de caja.

Cajero Recibo de

caja

Verificar pago

facturas

contado

Con base en el reporte generado y las copias de las

facturas que aún están en su poder, verifica con el

conductor el pago de la misma, en caso de duda

consulta directamente con el cliente.

Cajero

Reporte

ventas

contado

FACTURACION DE MOTOS

Solicitar

creación del

cliente

Solicita por el helpdesk al área de cartera la

creación del cliente, ya no es necesario informar el

valor de la moto a comprar.

Este cliente quedará creado con condición de pago

de contado y amarrado al asesor que realizó la

venta.

Asesor

comercial Helpdesk

Ingresar el

pedido

Una vez confirmada la creación del cliente con un

código 300XXXX, se ingresa el pedido por la

transacción VA01. Teniendo especial cuidado de

registrar la clase de pedido ZCON, de ésta manera el

sistema dejará liberado el pedido de manera

inmediata. El pedido deberá ingresarse por el valor

de la moto únicamente.

Asesor

comercial Pedido SAP

Generar

Factura


pedido generado.




Asesor

comercial

responsable

de facturar

Factura (2)

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REGISTRO /

DOC.

REFERENC


Entrega la factura con todas las copias al cliente y le

indica que pase a caja a cancelar.

En una copia de la factura registra el valor total a

pagar por el cliente.

Recibir y

registrar el

pago

Verifica y/o confirma con el asesor comercial el valor

total a pagar incluyendo el valor de los tramites y

soat (cuando aplique)

Informa al cliente el valor a pagar, recibe y verifica

el dinero, entrega cambio si aplica.

Si le queda anticipo a favor del cliente, genera la

solicitud de anticipo por la transacción F-37.

Registra el pago mediante la transacción F-28,

compensa la solicitud de anticipo y la factura de la

moto, es decir, quedará el anticipo a favor del

cliente por el valor de los trámites y soat, coloca sello

de “CANCELADO”. Devuelve facturas al cliente

(original y copia 1) y le informa que puede pasar a

bodega para la entrega de la moto.

Imprime el recibo de caja, entrega una copia al

cliente y guarda la otra para el movimiento diario de

caja.

Emite el soat (cuando es comprado por casamotor).

Cajero

Factura con

sello

“CANCELADO”.

Realizar la

entrega de la

moto

Gestiona proceso de alistamiento de la moto.

Si el cliente no compra el soat por casamotor, le

informa para que lo tramite.

Diligencia check list para la entrega F131 “control de

entrega de motos a clientes”

Diligencia documentos de garantía.

Realiza entrega de la moto al cliente.

Asesor

comercial.

FACTURACION A CLIENTES CONTADO (CON CODIGO) Y CON LOS CUALES SE MANEJA ANTICIPO

(CEMENTO especialmente)

Solicitar

creación del

cliente

Solicita por el helpdesk al área de cartera la

creación del cliente, Este cliente quedará creado

con condición de pago de contado y amarrado al

asesor que realizó la venta.

Asesor

comercial Helpdesk

Ingresar el

pedido

Una vez confirmada la creación del cliente con un

código 300XXXX, se ingresa el pedido por la

transacción VA01. Teniendo especial cuidado de

registrar la clase de pedido ZCON, de ésta manera el

sistema dejará liberado el pedido de manera

inmediata. El pedido deberá ingresarse por el valor

de la moto únicamente.

Asesor

comercial Pedido SAP

Registro del

anticipo

Registra la solicitud del anticipo a favor del cliente

por la transacción F-37.

Registra el pago mediante la transacción F-28,

compensa la solicitud de anticipo. Es decir, quedará

Cajero

agencia

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REGISTRO /

DOC.

REFERENC

el anticipo a favor del cliente por el valor

cancelado. Entrega recibo de caja al cliente con

firma y sello de recibido, deja la copia para el

movimiento diario de caja.

Entregar

productos

A medida que va realizando entregas sobre el

pedido, se genera la entrega mediante la

transacción VL01N afectando el pedido por las

cantidades efectivamente entregadas.

Jefe de

bodega

Generar

Factura

Elabora factura por la transacción VF01, llamando la

entrega generada.





Coloca sello de ENTREGADO a todas las copias y

entrega la original al cliente.

Informa al cajero de la agencia para que compense

la factura contra el anticipo.

Jefe de

bodega Factura (2)

Compensar

factura

Compensa mediante la transacción F-32 la factura

contra el anticipo del cliente. Cajero

agencia

Registro

compensaci

ón SAP

6. DOCUMENTOS Y REGISTROS ASOCIADOS

P2 Distribución de lubricantes

ZR_CONTADO “Reporte ventas contado”

Anexo 1. Transacciones SAP

7. CAMBIOS CON RESPECTO A LA VERSION ANTERIOR

No aplica por ser la versión 1.

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ANEXO 1. I31 “TRANSACCIONES SAP”

Lo primero que debemos tener en cuenta es: A qué clase de cliente le vamos a realizar la

venta, si a un cliente esporádico o a un cliente ya creado?

PROCESO DE VENTA – CLIENTE ESPORADICO

1. CREAR PEDIDO

La clase de Documento Venta de Contado- Efectivo es ZCON

Ingrese a la Transacción VA01 y registre los datos del el área de ventas a trabajar, presione

Enter.

En el campo SOLICITANTE registre el código deudor que corresponda a la agencia y el sector

(línea) a la cual pertenece el producto a vender.

Ejemplo vamos a utilizar el cliente de venta contado manual 20000050

El sistema mostrará la siguiente pantalla:

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Nota IMPORTANTE:

La identificación se debe escribir con el último dígito repetido; (Obligatorio) ya que es una

validación del sistema para que se alimente las tablas de Medios Magnéticos. La factura saldrá

con la identificación exacta de la persona.

Una vez completos los datos (Referencia y cantidad) del pedido se guarda dando clic en el

icono (Guardar) de la barra superior.

En la parte inferior izquierda el sistema muestra el número de pedido creado así:

2. GENERAR FACTURA:

Ingrese a la Transacción. VF01: El sistema por defecto cargará el número del pedido generado

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Se da grabar y se genera el número de factura en la parte inferior izquierda de la pantalla así:

La factura será impresa a media carta y se direccionará a la impresora del puesto de trabajo

del cajero de la agencia.

En el caso de ser un cliente contado (C000) diferente al código esporádico, la factura saldrá

impresa en hoja completa en el formato usado para ventas a crédito.

3. PAGO.

Ingrese a la Transacción ZPCONT y digite el número de Factura a cancelar, el sistema muestra la

siguiente pantalla. Ejecute dando enter en reloj.

Una vez grabado el pago, el sistema muestra el log y confirma el documento contable

generado.

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De esta manera la factura queda compensada con el pago realizado.

4. REPORTE DE CONTROL

Mediante la transacción ZR_CONTADO, es posible generar el reporte de ventas de contado –

Efectivo, éste se puede utilizar como documento de soporte conciliatorio de las ventas de

contado del día o como reporte para auditar o realizar arqueos.

Se puede seleccionar los datos por cualquiera de los parámetros de entrada. Para este reporte

es importante que el usuario que realiza la Transacción esté actualizado en la tabla maestra de

datos de control y que la clase de pedido sea ZCON.

Este reporte puede ser exportado a Excel o impreso desde SAP.

Para generarlo ingrese los siguientes parámetros: (CAMBIAR ESTE PANTALLAZO PARA QUE

QUEDEN TODOS LOS PARAMETROS) que sale oficina de ventas

El sistema genera el siguiente reporte

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DEVOLUCION

1. PEDIDO DE DEVOLUCIÓN

Ingrese a la VA01 Utilice Clase de Documento ZDEC y registre el número de factura a la cual

se va a realizar la devolución:

Al grabar se genera el número de solicitud de devolución y se muestra en parte inferior izquierda

de la pantalla así:

2. CREAR FACTURA. (NOTA DEVOLUCION)

Ingrese a la Transacción VF01, registre el número de solicitud de devolución y presione ENTER en

ícono de grabar

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Al grabar se genera el número de la devolución

PROCESO VENTA - CLIENTE CONTADO DIFERENTE A CODIGO ESPORADICO

Las actividades descritas anteriormente se ejecutan en el siguiente orden:

1. REGISTRAR PEDIDO - Transacción VA01. Siempre clase de Documento ZCON

2. GENERAR ENTREGA DE MERCANCIA – Transacción VL01.

3. GENERAR FACTURA Transacción. VF01 para generar la factura:

4. REGISTRAR PAGOS – F-28

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