IAPG

12 – 13 de Junio de 2008

KM EN PAN AMERICAN ENERGY

Mejores Prácticas Gente –Procesos -Tecnología

Pan American Energy LLC

Pan American Energy L.L.C., es una Compañía de BP (60%) y BRIDAS Corp. (40%) que desarrolla sus

actividades en el Cono Sur.

Las operaciones de Pan American Energy (PAE) y el significativo

crecimiento de su producción de petróleo y gas natural, le otorgan un

importante papel en el escenario energético regional.

PAE

Tartagal

Buenos Aires

Neuquén

Golfo San Jorge

Distribución Geográfica

Total de empleados: 1400

Total de contratados: 8365(aprox.)

Componentes

CulturaCulturaGente

GerenciaGerenciaExpectativas Expectativas de los líderes de los líderes

Procesos Tecnología

Redes SocialesRedes Sociales

KM

KM – Diferentes Visiones

Algunas respuestas a ¿Qué es la Gestión del Conocimiento?:

•Un enfoque a la Gestión de Recursos Humanos (director de Recursos Humanos)•La Valoración del Capital Intelectual (contable)•La tecnología para almacenar y distribuir conocimiento (IT)•Lo que hacen los filósofos (abogado)

Visión- Gestión del Conocimiento (KM)

Ser una organización que aprende continuamente, convirtiendo este aprendizaje en acción, promoviendo la innovación y facilitando el intercambio del activo organizacional mas importante, que es el conocimiento de la gente lo que resulta finalmente en una ventaja competitiva.

Gestión del Conocimiento

Objetivo General del Proyecto:

Crear valor a partir de los activos intangibles de una organización, capturar la pericia colectiva en cualquier lugar donde esta resida (en bases de datos, papel o en la mente de las personas), y transferirla para ayudar a producir mejores resultados.

Objetivos específicos:

Identificar grupos que aprenden, hallazgos y necesidades de aprendizaje.Capturar lecciones aprendidas y mejores prácticas.Animar mecanismos para transferir conocimientos y retenerlos en la organización.

Historia del Proyecto

¿Por qué trabajar en KM en PAE?

•Alto número de contratistas en PAE con alto nivel de rotación•Lugares geográficos con necesidades similares•Aprendizajes de HSE•Percepción compartida de la necesidad de capturar lecciones

aprendidas•Minimizar la posibilidad de reiterar errores cometidos•Optimizar tiempos de las curvas de aprendizaje •Mejorar el aprovechamiento de los recursos de conocimiento

disponibles en la organización

Año 2006 Diferentes iniciativas sobre Conocimientos clave dentro de la empresa, se aplicaban y conocían poco, sin un enfoque sistémico.

Cambio Cultural en la Organización

1) Relevamiento: reuniones individuales con los miembros de los departamentos involucrados para relevar la información y necesidades.

2) Taller de Concientización: sobre diferentes problemas y técnicas asociados a la transferencia de conocimientos. Se trata de formar y sensibilizar a los equipos sobre diferentes problemas y técnicas asociados a la transferencia de conocimientos. (Facilitado por UDESA)

3) Asistencia a Grupos de Trabajo por cada gerencia en el diseño de primeras acciones: identificación de problemas de transferencias de conocimiento y posibles soluciones.

Estructura Inicial del Proyecto

Evolución del Proyecto

Proyectos y

Obras

Ingeniería de Procesos y Proyectos

RH IT

1° Etapa

RH + IT

2° Etapa

Proyectos y Obras Perforación

HSEOperaciones de Petróleo y Gas

Ingeniería de Procesos

y Proyectos

Evolución del Proyecto Etapa Actual

Proceso Facilitado por

RH + IT

Proyectos y Obras

Perforación

HSE

Operaciones de Petróleo y Gas

Integridad

Ingeniería de Procesos y Proyectos

Mantenimiento

Excelencia Operativa

KM Lecciones

Aprendidas

KM Constitución del Equipo de trabajo

• Capaz de trabajar de manera conjunta entre todo PAE• Que establezca criterios y guías para un plan de trabajo en

KM

Para trabajar en KM se constituye un equipo de trabajo que tiene como tarea:

•Identificar grupos que aprenden y necesidades de aprendizaje,•Capturar lecciones aprendidas y mejores prácticas,•Animar mecanismos para transferirlas y retenerlas

Equipo de trabajo

•Realización de reuniones semanales de KM con conexión vía video conferencia con todas las Unidades de Gestión.

•Se esta trabajando en la designación de roles y responsabilidades de los representantes de KM de los sectores involucrados.

El proyecto se esta documentando con un SGP ( Sistema de Gestión de Proyectos)Definición del alcance del proyecto – Trabajar en primera instancia en las Lecciones Aprendidas.

Estado Actual del Proyecto

Definición de LALección Aprendida es el proceso de registrar y sintetizar conocimiento y aprendizaje en una forma que resulte útil para los demás. Puede ser originada por una persona o un grupo de trabajo y surge de la diferencia positiva o negativa entre lo que se esperaba que ocurriese y aquello que efectivamente ocurrió.

Trabajo con las diferentes taxonomías, categorías de conocimientos técnicos.

Definición de Autoridades Técnicas que validan las LA

Alineación con procesos de Competencias Técnicas

Manejo del Cambio

Componentes

CulturaCulturaGente

GerenciaGerenciaExpectativas Expectativas de los líderes de los líderes

Procesos Tecnología

Redes SocialesRedes Sociales

KM

KM –Proceso - Revisión contínua

¿Cómo estamos accediendo a la información antes, durante y después

de los eventos?

¿Cómo asegurarnos que la información

capturada es aplicable para nuestra operación

y procesos futuros?

¿Qué sistema / Base de datos estamos usando

para administrar el conocimiento

simple y efectivamente?

¿Cómo compartimos la información con otros grupos internos de la

empresa?

¿Qué mecanismos aseguran el valor del

proceso de aprendizaje?

¿Cómo estamos utilizando el conocimiento para mejorar el desempeño en nuestra

operación y gestión diaria?

FO

LLO

WU

P

Knowledge Management=

PEOPLEx

PROCESSx

TECHNOLOGY

Knowledge Management=

PEOPLEx

PROCESSx

TECHNOLOGY

EMBED

MAN

AG

E

VALID

ATE

CAPTURE

BR

OA

D

CAST

FO

LLO

WU

P

=

+TECNOLOGIA

Gestión del Conocimiento

=GENTE

+PROCESOS

EMBEDINTEGRAR

MAN

AG

E

GER

ENCI

AR

VALID

ATE

CAPTURECAPTURE

BR

OA

D

CAST

DIF

UNDIR

CAPTURAR

VALIDAR

SEGUIM

IENTO

Procesos involucrados en la Gestión del Conocimiento y herramientas utilizadas

Capturar el conocimiento Sitio KM

Estandarización de su registroTemplate de Lecciones Aprendidas

Validación de su contenido Proceso de revisión

Integración con otros procesosIndice de conocimientos y red de expertos

Conversión del conocimiento en acción

Acciones críticas y seguimiento

Incorporación en los procesos de trabajo

KM Plan

1

3

2

4

6

5

1.- Capturar el conocimiento Sitio KM

•Conocimiento Explícito (codificable)Bases de Datos, Captura y re-utilización, edición, distribución, etc.

•Conocimiento Tácito (en la gente) Compartir, dialogar, mapeo de conocimientos en redes de expertos, aprendizaje por cercania (Foros)

2. Estandarización de su registroTemplate de Lecciones Aprendidas

•Codificación estandarizada

•Integrada con otras bases de datos.

2. Estandarización de su registroTemplate de Lecciones Aprendidas

Permite:

• Brindar información que permita definir el contexto en que ocurrió el hecho

• Analizar el problema “a fondo”

• Ayudar a pensar porqué pasó y como evitar que se repita

y principalmente…

• Aprender de las errores e identificar oportunidades de mejoras

Cuál fue la razón ?

Qué pasó ?

Porqué pasó ?

Qué estaba haciendo ?

Qué aprendimos?

Qué otras actividades se verían afectadas ?

Análisis del Riesgo

3. Validación de su contenido Proceso de revisión

Autor RevisorGestor KM

Evaluador

"VALIDADA" "PUBLICADA" "CERRADA""REVISADA"Status de la

Lección

Publicador

Individuo, representante de un equipo de trabajo.Referente KM de un Sector

Supervisor / Referente Operativo / Tecnico

Autoridad Técnica según tema/ disciplina especifica

Autoridad de Ingeniería

Difusión, seguimiento y cierre

4. Integración con otros procesosIndice de conocimientos y red de expertos

• Revisión del Evento por Referentes Operativos

• Evaluación de las Acciones Críticas por Autoridades Técnicas según especialidad

5. Conversión del conocimiento en acciónAcciones críticas y seguimiento

Acción 1 Modificaciónde documentos existentes a fin de incorporar el aprendizaje obtenido

Acción 2 Creaciónde nuevos documentos que reflejen el aprendizaje obtenido

Accion 3 DistribuciónDifusión del aprendizaje obtenido

Accion 4 Seguimiento y CierreGarantizar cumplimiento Acciones Críticas

6. Incorporación en los procesos de trabajo

6. Incorporación en los Procesos de Trabajo KM Plan

• Cómo se manejará el conocimiento?

• Qué conocimiento se necesitará?

• De donde obtendremos ese conocimiento crucial?

• Qué necesitamos para accederlo?

• Cuándo lo haremos?• Quién lo hará?

Tanto para un proyecto, pozo importante, programa de pozos pequeños o programa de trabajo anual, el KM plan define:

KM Plan

Programa de Perforación

Modelo de Gestión de Conocimiento y requerimientos de funcionalidad

• PUSH de conocimiento y lecciones con conocimiento para ofrecer.

• PULL de conocimiento y lecciones a quien necesita conocimientos.

• TRANSFER de conocimiento tácito por medio de la comunicación.

• TRANSFER de conocimiento explícito almacenado en la Base de Conocimiento.

• En el marco de un clima corporativo definido por las expectativas del Management y análisis de la performance

COMUNICAR

RECOLECTAR ORGANIZARBUSCAR / PUBLICAR

PUSH PULL

Conocimiento Tácito

Conocimiento Explícito

KPIs

FOLLO

WU

P

Knowledge Management=

PEOPLEx

PROCESSx

TECHNOLOGY

Knowledge Management=

PEOPLEx

PROCESSx

TECHNOLOGY

EMBED

MANA

GE

VALIDA

TE

CAPTURE

BR

OA

D

CAST

FOLLO

WU

P

Gestión del Conocimiento=

GENTE+

PROCESOS+

TECNOLOGIA

EMBEDINTEGRAR

MAN

AG

E

GER

EN

CIA

R

VALID

ATE

CAPTURECAPTURE

BR

OA

D

CAST

DIF

UN

DIR

CAPTURAR

VALID

AR

SEGU

IMIEN

TO

Requerimientos de la aplicación de KM y especificaciones generales

Aplicación de KM

•Sistema de Lecciones Aprendidas

•Acciones criticas y seguimiento

•Biblioteca de conocimiento

•Foros •Páginas amarillas

•Manejo de Información y documentación en múltiples formatos y accesible desde Intranet e Internet

•Flexibilidad para expandir funcionalidad e integrabilidad incluso con Manejo de Cambio

•Búsqueda por Taxonomías u otros criterios dentro de la lección y dentro de los attachments (FTR)

•Integrar todas las funcionalidades en una sola aplicación para garantizar

integridad contextual y de información

•Integración con aplicaciones e información de PAE

•Automatización del workflow de aprobación y

manejo de acciones criticas

Especificaciones técnicas de la aplicación

• Utilización de la Plataforma de Document Management (Enterprise Informatics eB)

• Utilización de la Plataforma de Manejo de Procesos de Negocios (Singularity SPP)

• Base de Datos Oracle 10g• Sistema de control de versiones

Sitio KM

Oracle DBVaults con

Archivos

Otras aplicaciones

Intranet PAE

BPM

Modelo de Evolución en la Empresa

EIM

Change Management

Context Identification

Drawing Management

Document Management

Imaging

Inte

grity

/Kno

wle

dge

Man

agem

ent

Records M

anagement

Funcionalidad completa del Site KM

-Lecciones aprendidas -Biblioteca

-Foros

-Paginas amarillas

.Lecciones

aprendidas

•Biblioteca

•Foros

•Paginas Amarillas

.Lecciones

aprendidas

•Biblioteca

•Foros

•Paginas Amarillas

Sistema de Lecciones AprendidasInicio

Lecciones Aprendidas

-Template unificado-Identificación del contexto-Estado de Aprobación-Acciones criticas

Biblioteca

Biblioteca

-Manuales -Estándares -Instrucciones

Foros

Foros

• Ambito de discusión organizado por Tema/subtema

• Dos versiones:

• Abierto sin workflow,

• Controlado por workflow

• Contenido de las discusiones se almacena en el mismo repositorio de KM

Sistema de búsqueda dinámico sobre la base de lecciones aprendidas

Búsqueda Rápida

Busca por cualquier palabra dentro de la lección –todos los campos- y en adjuntos –los contenidos –FTR_

Búsqueda Avanzada

Permite manejar varios filtros especificos para acotar resultados

El resultado de la búsqueda permite ver datos de la lección y documentos adjuntos

Filosofía del eB

CAD

e-mail

Web

Office

DocumentManagement

Closed LoopChange

Management

RecordsManagement

Collaborative Workspace Management

RequirementsManagement

LoB

ERP

EAM

Project Management

ItemManagement

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