I,AS,03/1 CERTIFICADOS, DUPLICADOS Edición pdf... · de nacimiento, Certificados de estudios,...

INSTRUCTIVO Realizó: LMB

Fecha: 15/11/2016

Código: I,AS,03/1 CERTIFICADOS, DUPLICADOS Y EQUIVALENCIAS

Autorizó: ACC Edición:

NO. 2 Página 1 de 28

CERTIFICADOS

DE TERMINACIÓN, PARCIALES Y DUPLICADOS,

¿ CON QUÉ ? MATERIAL Y

EQUIPO

• SERVO, SICE, Office, PC. • Normas de Control Escolar

2012 – 2013, Acuerdo 450 y 286.

• Concentrados de calificaciones revisados y autorizados por Supervisión y SEP.

¿ CON QUIÉN ?

• Dirección/ asistencias/ de Servicios Escolares

• Coordinación / asistencias /de CAS

• Rectoría • Autoridades DGB • Autoridades SEP del Estado

Entradas • Documentación necesaria

(historial académico, acta de nacimiento, Certificados de estudios, fotografías, curp, etc.).

• No adeudo de materias para certificado de terminación

• Pago correspondiente.

Salidas

• Firma del libro de entrega de certificados totales o parciales.

• Entrega del trámite. • Entrega de documento. • Equivalencia anexa al

expediente del alumno.

¿ CÓMO ? PROCEDIMIENTO

S Y MÉTODOS

• Certificado: Verificación de la situación académica del alumno en SERVO ESCOLAR o SICE, trámite ante SEP y Gobernación para la validación del certificado /legalización.

• Equivalencia: Comparación del certificado parcial con el plan de estudios, acreditación % establecido.

PROCESOS DE SOPORTE

• • • •

Reinscripción Académico ResguardoDocumentosEntrega de Documentos

¿ QUÉ RESULTADOS ? INDICADORES DE

EFECTIVIDAD

• % de alumnos certificados

• Comparativo de alumnos certificados.


Fecha: 10/02/2016




Actividades 1. Certificados de Terminación

1.1. Para efectuar el trámite en el área de Maestría el alumno debe cubrir los siguientes

requisitos:

a. Copia de Cédula.

b. Copia de Título.

c. Extracto de Acta de Nacimiento, original.

d. Curp

e. 6 Fotografías t/infantil, blanco y negro, no instantáneas, saco gris claro o beige para las mujeres cabello recogido sin aretes, blusa blanca y para los hombres cabello corto, camisa blanca y corbata colores claros.

1.2. Para efectuar el trámite en el Área de Universidad el alumno debe cubrir los siguientes requisitos:

a. Extracto de Acta de Nacimiento

b. Certificado de Secundaria

c. Certificado de Bachillerato

d. Copia de CURP

e. No adeudar ninguna materia

a. 6 Fotografías t/infantil, blanco y negro, no instantáneas, saco gris claro o beige para las mujeres cabello recogido sin aretes, blusa blanca y para los hombres cabello corto, camisa blanca y corbata colores claros.


Fecha: 10/02/2016




1.3. Para efectuar el trámite en el área de preparatoria el alumno debe cubrir los siguientes requisitos:

a) Extracto de Acta de Nacimiento, original b) Certificado de Secundaria, original c) Certificado de Parcial de Bachillerato (alumnos incorporados) d) Equivalencia (alumnos incorporados) e) Copia de CURP f) No adeudar ninguna materia g) 6 fotografías tamaño infantil blanco y negro, no instantáneas, playera del

uniforme de diario, para las mujeres cabello recogido y sin aretes, y para los hombre, cabello corto, bien rasurados.

1.4. Para efectuar el trámite en el área del Bachillerato no Escolarizado CEUT OCTAVIO PAZ el alumno debe cubrir los siguientes requisitos:

a) Extracto de Acta de Nacimiento, original

b) Certificado de Secundaria, original

c) Certificado de Parcial de Bachillerato (alumnos incorporados)

d) Equivalencia (alumnos incorporados)

e) Copia de CURP

f) No adeudar ninguna materia g) 6 fotografías tamaño infantil blanco y negro, no instantáneas, playera del uniforme de

diario, para las mujeres cabello recogido y sin aretes y para los hombre, cabello corto, bien rasurados.


Fecha: 10/02/2016




1.5. El alumno solicita dicho trámite en CAS correspondiente (Centro de Atención y Servicio), mediante el formato F.F1 debidamente requisitado del instructivo “Entrega de documentos”.

1.6. El departamento de Servicios Escolares elabora el certificado de terminación,

iniciando el trámite ante las dependencias correspondientes (SEP y DGB), de acuerdo a la agenda de trabajo y calendario de actividades respectivamente, siendo aproximadamente 60 días hábiles para Universidad y Maestría, para Preparatoria y CEUT OCTAVIO PAZ 30 días hábiles.

2. Certificados Parciales

2.1. Para efectuar el trámite en el área de Maestrías el alumno debe cubrir los siguientes requisitos:

a. Extracto de Acta de Nacimiento, original

b. Certificado de Licenciatura, original

c. Copia de Curp

d. Oficio de opción de titulación por maestría

e. 6 Fotografías t/infantil, blanco y negro, no instantáneas, saco gris claro o beige para las mujeres cabello recogido sin aretes, blusa blanca y para los hombres cabello corto, camisa blanca y corbata colores claros.

2.2. Para efectuar el trámite en el área de Universidad el alumno debe cubrir los siguientes requisitos:


b. Copia de CURP

c. Certificado de secundaria, original

d. Certificado de bachillerato (legalizado en caso de que lo requiera)

e. 6 Fotografías t/infantil, blanco y negro, no instantáneas, saco gris claro o beige

para las mujeres cabello recogido sin aretes, blusa blanca y para los hombres cabello corto, camisa blanca y corbata colores claros.


Fecha: 10/02/2016




2.3. Para efectuar el trámite en el área de Preparatoria el alumno debe cubrir los siguientes requisitos:


b. Certificado de Secundaria, original

c. Copia de Curp

d. Certificado parcial y equivalencia (alumnos incorporados)

e. 6 fotografías tamaño infantil blanco y negro, no instantáneas, playera del uniforme de diario, para las mujeres cabello recogido y sin aretes, y para los hombre, cabello corto, bien rasurados.

2.4. Para efectuar el trámite en el área del Bachillerato no Escolarizado CEUT OCTAVIO PAZ el alumno debe cubrir los siguientes requisitos:

a. Extracto de Acta de nacimiento, original

b. Certificado de secundaria, original

c. Copia de curp

d. 6 fotografías tamaño infantil blanco y negro, no instantáneas, playera del

uniforme de diario, para las mujeres cabello recogido y sin aretes, y para los

hombre, cabello corto, bien rasurados.

3. Duplicados

3.1. Para efectuar el trámite de duplicado en el área de Maestrías se procede a cubrir lo siguiente:


b) Copia de Titulo y Cedula Profesional

c) Copia de Certificado de Maestría

d) Copia de Curp e) 6 Fotografías t/infantil, blanco y negro, no instantáneas, saco gris claro o beige para las

mujeres cabello recogido sin aretes, blusa blanca y para los hombres cabello corto, camisa blanca y corbata colores claros.


Fecha: 10/02/2016




3.2. Para efectuar el trámite de duplicado en el área de Universidad se requiere lo siguiente:


b) Copia de CURP

c) Certificado de Secundaria, original d) Certificado de Preparatoria, original e) Copia de certificado de Licenciatura

f) 6 Fotografías t/infantil, blanco y negro, no instantáneas, saco gris claro o beige para las

mujeres cabello recogido sin aretes, blusa blanca y para los hombres cabello corto, camisa blanca y corbata colores claros.

3.3. Para efectuar el trámite de duplicado en el área de Preparatoria se requiere lo siguiente:

a) Extracto de Acta de nacimiento, original

b) Copia de CURP

c) Certificado de secundaria, original

d) Copia de certificado de preparatoria

e) 6 fotografías tamaño infantil blanco y negro, no instantáneas, playera del uniforme de

diario, para las mujeres cabello recogido y sin aretes, y para los hombre, cabello corto,

bien rasurados.

3.4. Para efectuar el trámite de duplicado en el área del Bachillerato no Escolarizado

CEUT OCTAVIO PAZ se requiere lo siguiente:


b) Certificado de secundaria, original

c) Copia de CURP

d) Copia de certificado de bachillerato

e) 6 fotografías tamaño infantil blanco y negro, no instantáneas, playera del uniforme de

diario, para las mujeres cabello recogido y sin aretes, y para los hombre, cabello corto,

bien rasurados.


Fecha: 10/02/2016




3.5. El alumno activo o inactivo de maestría, universidad, preparatoria o SEAD que

requiera certificado parcial o duplicado puede solicitar dicho trámite de los semestres

inmediatos anteriores, en CAS (Centro de Atención y Servicio), mediante el formato

F.F1 requisitado del instructivo “Entrega de documentos” del punto 2.1.2.4 al

punto2.1.2.5.9.

4. Equivalencias

Para el trámite de equivalencias:

4.1. El alumno que proviene de otra institución o que su plan de estudios es diferente al

que está cursando (para cambio de sistema interno), el CAS los canaliza a la

Coordinación de Servicios Escolares para realizar la equiparación de materias y saber

el semestre en el que se puede incorporar del cual debe cumplir con el 50% + 1 por

semestre (Universidad y el Bachillerato no Escolarizado CEUT OCTAVIO PAZ),

para preparatoria depende del sistema del que provenga.

El alumno entrega en CAS planes y programas de estudios digitalizados de los

semestres cursados en la anterior institución (aplica sólo para Universidad) y

certificado parcial, cubre el monto del trámite en control de pagos quien le

proporciona comprobante de pago y de no adeudo.

CAS, realiza el levantamiento de folio para dicho trámite (ver Instructivo “Entrega

de documentos”).

Si son alumnos de la Institución deben solicitar su historial académico en el CAS,

para que la Coordinación de Servicios Escolares realice la equiparación de materias y

con ello saber a qué semestre se incorporará, realizar su pago y trámite

correspondiente.

Servicios escolares integra el expediente del alumno con los siguientes requisitos en

original y copia para realizar trámite ante la DGB ó SEP del Estado:


Fecha: 10/02/2016




- Certificado de Secundaria.

- Certificado de Bachillerato (Únicamente Universidad)

- Solicitud de equivalencia (DGB)

- Certificado Parcial del nivel correspondiente.

- Extracto de Acta de nacimiento.

- Plan de estudios de la Institución donde proviene “digitalizados”, (Únicamente Universidad).

El gestor o persona encargada de realizar el trámite presentará en la dependencia:

- Expediente completo del alumno (con documentos antes señalados).

- Llenado de Solicitud de equivalencia.

- Recibo de pago de trámite.

- Oficio de solicitud de trámite(Universidad)

Para el área de Universidad, una vez que la dependencia dictamina y revisa

documentación, entrega los documentos originales junto con un borrador de lo que

será la equivalencia para que el gestor o encargado de realizar el trámite lo revise y

firme de conformidad.

Una vez revisado y firmado de conformidad se imprime la equivalencia para recabar

la firma de la autoridad correspondiente y entregar dicho documento.

Cuando el documento ya se tiene se integra al expediente del alumno.


Fecha: 10/02/2016




5. Carta Pasante CEUT (Únicamente para Universidad)

El alumno que termina satisfactoriamente su licenciatura solicita al CAS la carta

pasante siendo requisito para solicitarla:

- Haber acreditado al 100% todas sus materias, curriculares y no curriculares. - 2 Fotografías tamaño ovalo miñon, blanco y negro, no instantáneas, saco gris claro o beige para las mujeres cabello recogido sin aretes, blusa blanca y para los hombres cabello corto, camisa blanca y corbata colores claros.

- Y solo se expide dentro de los primeros 6 meses de haber egresado.


Fecha: 10/02/2016




ANEXOS

No.1 Comprobante de no Adeudo (F.AG.01)


Fecha: 10/02/2016




No. 2 Formato para certificado de terminación o parcial de Preparatoria. Frente


Fecha: 10/02/2016




Reverso


Fecha: 10/02/2016




No. 3 Formato para certificado de terminación o parcial del SEAD Frente


Fecha: 10/02/2016




Reverso

Código: I,AS,03/1 CERTIFICADOS, DUPLICADOS

No. 4 Formato para certificado parcial o terminación de Frente


CERTIFICADOS, DUPLICADOS Y EQUIVALENCIAS

Autorizó: ACC

No. 4 Formato para certificado parcial o terminación de Universidad o Maestría

Fecha: 10/02/2016

Edición:



Fecha: 10/02/2016




Reverso


Fecha: 10/02/2016




No. 5 Formato para dictamen de incorporación de Preparatoria


Fecha: 10/02/2016




No.6 Formato para dictamen de incorporación del Bachillerato No Escolarizado Octavio Paz.


Fecha: 10/02/2016




No. 7 Libro de control de entrega de certificados de terminación de estudios.


Fecha: 10/02/2016




No. 8 Libro de control de entrega de certificados parciales y duplicados.


Fecha: 10/02/2016




FLUJOGRAMAS

CERTIFICADO DE TERMINACIÓN DE PREPARATORIA

INICIO

Al finalizar el semestre el alumno tendrá que haber

acreditado al 100% todas sus materias.

Elaborar el certificado de terminación

Regularizarse en los periodos

establecidos

Si Si No

Elaborar la relación de certificados,

actualizar el libro de entrega de los

mismos.

Se integra el expediente del

alumno, completo.

Se revisa y válida para su impresión, se coloca foto se cancela y sella, y pasa a firma del

Director

Se le notifica y entregan al CAS

para que realice el proceso

correspondiente para la entrega de los

mismos.

Si

No

Fin


Fecha: 10/02/2016




CERTIFICADOS PARCIALES Y DUPLIADOS DE PREPARATORIA

INICIO

El CAS envía por correo electrónico la solicitud del certificado parcial o

duplicado


alumno, completo.

Elaborar el certificado solicitado

Fin

Se le notifica al CAS para que

realice el proceso correspondiente para

la entrega de los mismos.

Se revisa y válida para su impresión, se coloca foto se cancela y sella, y pasa a firma del

Director

Elaborar la relación de certificados,

actualizar el libro de entrega de los

mismos.


Fecha: 10/02/2016




CERTIFICADO DE TERMINACIÓN DE SEAD

INICIO



Se elaboran los certificados de terminación


establecidos

Si Si No


alumno, completo.

Se requisitan los formatos solicitados por SEP del Estado,

validados y firmados por Supervisión. Para la revisión de los mismos y pasen a firma y sello por

el Departamento de Control Escolar.

Se actualiza el libro de entrega de Certificados y se le notifica

y entregan al CAS para que realice el proceso

correspondiente para la entrega de los mismos.

Si

No

Fin

Se revisan y validan para su impresión, se coloca la fotografía cancelándola con el

sello y pasa a firma del Director

Se solicita los formatos a la CORDE por medio de oficio

firmado por la Supervisora y se realiza el pago correspondiente.

Se validan los concentrados de

calificaciones ante Supervisión y SEP del estado de acuerdo a su

agenda de trabajo

Nos dan fecha para la devolución de los mismos firmados y sellados y sean ingresados a Gobernación

del Estado para que sean Legalizados


Fecha: 10/02/2016




CERTIFICADO PARCIAL SEAD

INICIO



alumno, completo.


validados y firmados por Supervisión. Para la revisión de los mismos y pasen a firma y sello por


Se actualiza el libro de entrega del Certificado y se le notifica y entregan al CAS para que

realice el proceso correspondiente para la entrega

de los mismos.

Fin

Se revisan y validan para su impresión, se coloca la fotografía cancelándola con el



firmado por la Supervisora y se realiza el pago correspondiente. Se validan los

concentrados de calificaciones ante

Supervisión y SEP del estado de acuerdo a su

agenda de trabajo



El CAS envía un correo electrónico

del trámite solicitado por el alumno.

Se verifica que este validado hasta

el módulo solicitado para el parcial ante SEP

Si

No


Fecha: 10/02/2016




DUPLICADO DE CERTIFICADO DEL SEAD

INICIO

Se elabora el duplicado del certificado.


alumno, completo.


validados y firmados por Supervisión, para la revisión de los mismos y pasen a firma y sello por


Se actualiza el libro de entrega del Certificado y se le notifica

al CAS para que realice el proceso correspondiente para

la entrega del mismo.

Fin

Se revisa y valida para su impresión, se coloca

la fotografía cancelándola con el



firmado por la Supervisora y se realiza el pago correspondiente.

Nos dan fecha para la devolución del documento firmado y sellado.

Se ingresa a Gobernación del Estado para que se Legalizado.




Fecha: 10/02/2016




CERTIFICADO DE TERMINACIÓN UNIVERSIDAD Y MAESTRÍA

INICIO





establecidos

Si Si No


alumno, completo.


para la revisión de los mismos, en base a su agenda de trabajo y pasen a firma y sello por el Departamento

de Control Escolar.




Si

No

Fin

Se revisan para su impresión, se coloca la fotografía cancelándola

con el sello y pasa a firma del Rector



agenda de trabajo




Fecha: 10/02/2016




CERTIFICADO PARCIAL DE UNIVERSIDAD Y MAESTRÍA

Si

No

INICIO

Se elabora el certificado

parcial, solicitado.


alumno, completo.

Se requisitan los formatos solicitados por SEP del Estado, para la revisión de los mismos y

pasen a firma y sello por el Departamento de Control Escolar.

Se actualiza el libro de entrega del Certificado y se le notifica



Fin

Se revisa para su impresión, se coloca la fotografía cancelándola

con el sello y pasa a firma del Rector



agenda de trabajo

Nos dan fecha para la devolución de los mismos firmados y sellados. Y se ingresan a Gobernación del

Estado para que sean Legalizados.



Se verifica que este validado hasta

el semestre solicitado para el parcial ante SEP


Fecha: 10/02/2016




DUPLICADO DE CERTIFICADO DE UNIVERSIDAD Y MAESTRÍA

INICIO

Se elabora el duplicado del certificado.


alumno, completo.

Se requisitan los formatos solicitados por SEP del Estado, para la revisión de los mismos y

pasen a firma y sello por el Departamento de Control Escolar.



la entrega del mismo.

Fin

Se revisa para su impresión, se coloca la fotografía cancelándola

con el sello y pasa a firma del Rector.

Nos dan fecha para la devolución del documento firmado y sellado.

Se ingresa a Gobernación del Estado para que sea Legalizado.



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