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MANUAL DE USUARIO

“SISTEMA DE AGENDAMIENTO SAG/USDA/ASOEX”

Perfil Funcionario de Planta - Exportador

Julio2012

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Tabla de Contenidos

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................... 3

INGRESANDO AL SISTEMA DE AGENDAMIENTO ........................................................................................... 4

PERFIL FUNCIONARIO PLANTA - EXPORTADOR ............................................................................................ 5

1.0 LOTES .................................................................................................................................................. 8

2.0 AGENDAMIENTO .................................................................................................................................. 13

3.0 PLANILLA DE MUESTREO ....................................................................................................................... 19

4.0 NOTIFICACIONES .................................................................................................................................. 28

5.0 REPORTES ........................................................................................................................................... 30

6.0 CAMBIO DE CLAVE ............................................................................................................................... 31

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Introducción

El presente documento tiene por objetivo instruir a los usuarios, que el sistema

requiera, a usar las funcionalidades del Sistema de Agendamiento de Lotes, para los sitios

SAG/USDA y para la Asoex.

Esta aplicación permite agendar lotes de productos agrícolas para ser

inspeccionados por los sitios SAG, organismo capacitado para aceptar los productos que

serán exportados cumpliendo con todas las normativas de sanidad que tanto Chile como los

países importadores imponen.

También permite una evaluación de la inspección a la cual son sometidos los lotes

en todas las fases de éste proceso.

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Ingresando al Sistema de Agendamiento

Para ingresar al sistema se debe ingresar en el navegador1 la dirección

http://agendamientousdadesa.sag.gob.cl/ , la cual le mostrará una pantalla de bienvenida

indicándole que ingrese su Nombre de Usuario y su Contraseña.

Ilustración 1, Inicio del sistema

Si se desea imprimir o verificar la existencia de una planilla ya finalizada sin

necesidad de acceder al sistema se debe conocer el número de planilla y el código de

verificación.

Para esto, haga click en el botón

1 Optimizado para IE 8, Mozilla Firefox 3 o superior.

http://agendamientousdadesa.sag.gob.cl/

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El sistema le permitirá imprimir un PDF de la planilla de muestreo.

Verificación de planilla

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Perfil Funcionario Planta - Exportador

El Funcionario Planta (o exportador) es el encargado de realizar la solicitud de

servicio, y el registro de las planillas respectivas.

Al momento de ingresar al sistema como usuario planta se debe mostrar una

pantalla como la que sigue, indicando las opciones disponibles de acuerdo al perfil de

acceso. Se expone un gráfico (disponible al momento de que alguno de los lotes se

encuentre en uno de esos 5 estados) que expresa los lotes en sus distintas etapas que podrá

ser visto en cualquier momento haciendo click en el menú , pero si se

busca una opción más cómoda que no vincule a la pantalla de inicio, se debe hacer click en

el menú .

Ilustración 2, Inicio sesión funcionario planta

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Debajo de este gráfico (y durante todo el trabajo del usuario planta) en la parte baja de la

pantalla aparecerá una barra informativa que expone, en tiempo real e instantáneamente, la

disponibilidad de todos los sitios. Esto servirá para tener en consideración los sitios con

mayor tiempo disponible para realizar la inspección.

Ilustración 3, Disponibilidad instantánea de los sitios de inspección

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1.0 Lotes

Para agregar lotes a la planta se selecciona la primera opción: en el menú “LOTES”

se selecciona la opción “Mantención Lotes”, como muestra la figura:

Tanto la planta como un exportador pueden ingresar los lotes para agendar su inspección.El

botón permite buscar lotes anteriormente ingresados.Para ingresar los lotes se

selecciona la opción .

Ilustración 4, Mantención de lotes

Ilustración 5, Agregar lote

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Aquí, el sistema debe mostrar una pantalla que permita ingresar las características

específicas del lote a ingresar. Se piden datos como el lugar del muestreo, la especie, como

se presenta (si son frutos o granos, por ejemplo), si se necesita re-embalaje después de la

inspección, el destino de los productos y/u otros destinos, entre otros.

Ilustración 6, Ingreso de lotes

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Cuando se termina de ingresar todos los datos, se hace click en .Luego de

ingresar los datos que se piden, se debe ingresar el detalle del lote. Después de apretar el

botón , se debe actualizar a una pantalla que muestre el botón .

Para agregar el detalle, aparece una pantalla que debe ser rellenada con los datos del

lote que se solicitan. El embalaje es la condición en la que se almacenan los productos en

los envases. El peso neto que se pide ingresar es el total del peso de los envases.

Se agregan los datos y se da click en la opción .

Ahora, para ver el lote recién ingresado (y además otros lotes), se espera por la

actualización de la página y se hace click en el botón .

Ilustración 7, Detalle del lote

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Al momento de hacer click en aparecerá una pantalla como la

siguiente, que muestra los lotes ya ingresados. También permite agregar un nuevo lote o

buscar por filtros como la planta o el lugar de muestreo.

Si se desea editar el lote recién ingresado, hacer click en el botón y si se quiere eliminar

el lote, dar click en el botón

Ahora, para buscar los lotes ya ingresados y realizar una búsqueda de estos lotes, se

debe ingresar en el menú de LOTES en el sub-menú “Informe Lotes”.

Ilustración 8, Lotes ingresados

Ilustración 9, Informe de lotes

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Esta pantalla muestra filtros para la búsqueda de los lotes.

Uno de los parámetros de búsqueda más rápidos es el estado del lote; seleccionando el

estado del lote que se busca podemos ver un listado de lotes con la misma característica.

Ilustración 10, Búsqueda lotes

Ilustración 11, Búsqueda de lotes por su estado

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El botón permite realizar la búsqueda de los lotes y el botón reinicia

los parámetros de búsqueda.

Para ver el detalle de los lotes, hacer click en el botón

2.0 Agendamiento

El sistema permite la asignación de los lotes que serán inspeccionados en los sitios

dispuestos por el SAG. Para eso, se debe ingresar en el menú Agendamiento en la opción

Solicitar Servicio.

El sistema mostrará una pantalla en la cual podemos ver lotes ingresados previamente,

podemos agregar un nuevo lote (con la opción ) y finalmente, seleccionar un

lote para su agendamiento.

Ilustración 12, Pedir servicio de agendamiento

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Primero se selecciona el lote de la lista de lotes ya ingresados y luego se pincha el botón

Luego de seleccionar el lote e “ingresarlo” al sistema, se muestran los sitios que

están disponibles para realizar los servicios de inspección.El mensaje en rojo hace mención

al distinto número de inspectores por área; a mayor número de inspectores por área menor

será el tiempo de inspección de los lotes.

Al seleccionar el sitio adecuado el sistema mostrará (por defecto) los horarios

disponibles para hoy; aparecerá siempre una disponibilidad de 0% para hoy, a menos que el

jefe del sitio correspondiente haya levantado algunos horarios anteriormente no

disponibles.

Ilustración 14, Selección de sitio de inspección

Ilustración 13, Solicitud de inspección

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Al seleccionar el día de mañana en la opción de , veremos

la disponibilidad del sitio escogido. En el ejemplo es de 100%.

La ilustración muestra la disponibilidad horaria de las distintas áreas de un sitio SAG para

un determinado día. Si no encontramos disponibilidad para un determinado día, el lote se

deja en Lista de espera, haciendo click en

Ilustración 15, Disponibilidad del sitio para hoy

Ilustración 16, Disponibilidad de mañana

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El botón indica que un lote ya ha sido agendado en ese horario y no es posible agendar

otro lote (en simples palabras “horario ocupado”), en cambio el botón indica que el

horario está disponible y que es posible agendar el lote.

Se selecciona la hora deseada y se hace click en

Aceptar del cuadro de dialogo siguiente:

Se deberá mostrar en pantalla el mensaje que indica que la solicitud se ingresó con éxito.

Este mensaje se puede imprimir para asegurarse de la propiedad del servicio.

Ilustración 17, Alerta de notificación

Ilustración 18, Mensaje de confirmación de servicio

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Ahora si se desea editar el servicio recién agendado, debemos ingresar en la opción

“Solicitudes por Editar y Lista de Espera” del menú AGENDAMIENTO, como se muestra

en la imagen siguiente.

El sistema mostrará una pantalla en la cual podemos agregar un nuevo lote, editar un lote

ya ingresado o simplemente eliminar el servicio.

Ilustración 20, Listado de solicitudes

Si es necesario ver un listado de las solicitudes ingresadas, podemos ingresar a la opción

“Informe Solicitudes” en el menú AGENDAMIENTO.

Ilustración 19, Editar/solicitudes por Editar y Lista de Espera

Ilustración 21, Informe solicitudes

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El sistema mostrará una pantalla con un listado de todas las solicitudes ingresadas, así

como un filtro para una búsqueda más segmentada.

Ilustración 22, Listado y búsqueda de solicitudes

Haciendo click en podemos ver el detalle de la solicitud, por ejemplo, los lotes

agendados y su fecha de inspección, como se muestra:

Ilustración 23, Detalle de solicitud

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3.0 Planilla de Muestreo

La planilla de muestreo es el documento que se entrega tanto en la planta como en el sitio

de inspección SAG.

Es este menú tenemos la opción de generar la planilla, editarla y enviarla. Primero se debe

generar la planilla de muestreo: se debe ir al menú PLANILLA MUESTREO y en el sub-

menú “Generar Planilla Muestreo”.

El sistema nos mostrará una pantalla la cual contiene un listado de solicitudes agendadas en

espera de su planilla de muestreo. Se selecciona la solicitud y se procede a generar la

planilla haciendo click en el botón que nos permitirá ver un detalle de la planilla.

Ilustración 24, Generar planilla muestreo

Ilustración 25, Editar planilla

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Podemos ver una pantalla en la cual debemos seleccionar una inspección para

realizar la planilla. Luego hacemos click en

Ilustración 26, Generar planilla muestreo

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Ahora veremos una pantalla que nos muestra el detalle del lote y en la cual debemos editar

la planilla antes de imprimirla. Para editar la planilla hacemos click en .

Ilustración 27, Editar planilla

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Veremos una pantalla para editar la planilla antes de imprimirla; se puede editar el

detalle de la especie, el tipo de muestra (que puede ser Normal o Por Etapas), el tipo de

selección (que puede ser Manual o Tradicional) y el tipo de despacho (Inmediato, Pendiente

o a Distancia) y si la muestra pertenece al lote de productos y otros datos que son

pertinentes.

Se termina de editar el lote y apretamos la opción .

Luego seleccionamos la Región, Provincia y Comuna(s) de origen de los productos

agrícolas. Para agendar la comuna(s) primero las seleccionamos haciendo click sobre ellas

y luego apretamos el botón y si se desea eliminar la comuna seleccionada, apretamos

el botón .

Terminamos apretando la opción y luego .

Ilustración 28, Editando planilla

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Luego de editar el lote y la planilla deberíamos ver una pantalla como la siguiente, que

muestra la pantalla del lote y planilla ya editados. Al momento de ingresar las comunas de

procedencia del lote y nos aparece una advertencia como la siguiente:

Significa que se ha incluido una comuna con POSIBLE presencia de mosca de la fruta. Esta

alerta acompaña al lote en todo su proceso pero no le impide seguir avanzando en el

proceso.

Luego se ingresa el transporte de los lotes.

Ilustración 29, Advertencia de mosca dela fruta

Ilustración 30, Editar transporte

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Terminado esto, se deberá ingresar el responsable del envío de la planilla de muestreo. Para

eso, el sistema entrega la posibilidad de elegir quién será el responsable de este envío. Se

selecciona el responsable haciendo click en la opción adecuada de la ilustración

Luego se hace click en la opción

En el sub-menú “Editar/Enviar Planilla Muestreo”

podemos ver las planillas generadas y una opción

de editar que nos lleva a la opción de editar los

lotes para imprimir la planilla de muestreo.

Ilustración 32, Editar/enviar planilla muestreo

Ilustración 33, Listado de planillas generadas

Ilustración 31, Responsable del envío de la planilla de muestreo

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Ahora, para revisar las planillas que se han enviado hacemos click en el sub-menú

“Planillas Enviadas.”

Luego de seleccionar la opción, el sistema muestra un listado de planillas enviadas y un

filtro para su búsqueda. Seleccionamos alguna planilla enviada y podemos ver su

detalle , editar la planilla (si el sitio lo solicita) o bien, imprimirla .

Ilustración 34, Planillas enviadas

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El último submenú de “Planillas finalizadas” muestra todas las planillas de muestreo que han sido

finalizadas por los sitios.

Ilustración 35, Búsqueda y listado de planillas

Ilustración 36, Planillas finalizadas

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Aquí, el sistema muestra todas las planillas finalizadas junto con un filtro para su búsqueda.

Podemos ver su detalle como también imprimirla.

4.0 Notificaciones

En el menú NOTIFICACIONES encontramos la opción de pedir una notificación en el

momento que otra planta no hará uso de su tiempo agendado para la inspección de un lote

de productos. En otras palabras; “El agendamiento de un lote de otra planta se anuló”.

Esto me permite, en el caso que mi lote de productos se haya dejado en lista de espera, que

el inspector del sitio SAG pueda ingresar algún lote, registrado en lista de espera, para su

inspección o bien, utilizar ese horario disponible para realizar el mismo trabajo con más

tiempo.

Ilustración 37, Listado de planillas finalizadas

Ilustración 38, Pedir notificaciones

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El sistema mostrará una pantalla en la cual se nos pide seleccionar el sitio SAG para que

sepamos si en ese sito algún lote ya agendado se anuló y hay un tiempo disponible para la

inspección. Terminamos la solicitud con el botón .

Ilustración 39, Correo para las notificaciones

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5.0 Reportes

También se pueden generar informes sobre el registro de los lotes. Para esto, el sistema

dispone del menú Reportes y del submenú Registro de Lotes.

Ilustración 40, Reportes

Ilustración 41, Editar reportes

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6.0 Cambio de Clave

En la barra del usuario existe una opción para poder cambiar la clave de accesoal sistema.

Al dar click en la opción “Cambio Clave” se desplegará una pantalla como la siguiente en la cual se

debe ingresar los valores solicitados y presionar el botón para efectuar el cambio de

clave.

Ilustración 42, Barra de usuario

Ilustración 43, Cambiar Clave

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