iea-1_capitulo_1

AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS

ADMINISTRATIVOSIMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1

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CONCEPTO DE PROYECTO

Un conjunto de acciones o actividades que se ejecutan en serie y/ o en

paralelo cuyo fin es producir un producto, servicio o resultado único en

un período limitado. Debe tener un inicio y un punto de finalización

•Temporalidad•Resultados únicos•Elaboración progresiva o escalonada

Caractersticas de todo proyecto

IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1 NIDIA GIORGIS DE OROZCO

CUANDO TERMINA UN

PROYECTO

IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1 NIDIA GIORGIS DE OROZCO3

¿Cuándo terminar?

Las siguientes condiciones establecen si se da por terminado un proyecto:

Se alcanzaron los objetivosCuando se determina que no se podrán alcanzar los objetivos

Se termina la necesidad que dio origen al proyecto

Se toma la decisión de cancelarlo

TIPOS DE PROYECTOS Y SUS RESULTADOS

FINALES

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•

NIDIA GIORGIS DE OROZCOIMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1

Aspecto Operaciones Proyecto

Temporalidad Continuas Limitados en el tiempo

Unicidad Repetitivas Únicos (una sola vez)

Iniciación Dan inicio con el negocio, y

continúan durante la vida de la

empresa

Se gestiona el inicio del proyecto y se

determina objetivo, alcance,

limitaciones, etc.

Planificación Se planifican Se planifican

Ejecución Se ejecutan Se ejecutan

Seguimiento y control Se da seguimiento y control Se da seguimiento y control

Cierre Son continuas Se da cierre

Diferencias Similitudes

Las operaciones son continuas y

repetitivas.

Es decir no tienen un límite de tiempo

para realizarse. El proyecto por el

contrario es temporal

Realizado por equipo de personas o

personas individuales

Las operaciones son repetitivas. El

proyecto es único. Normalmente no se

vuelve a desarrollar el producto, servicio

o resultado.

Tienen limitaciones en recursos

Se planifican, se les da seguimiento y se

controlan

Diferencias y similitudes que existen entre un

proyecto y el trabajo operativo realizado en las

empresas

NIDIA GIORGIS DE OROZCO5 IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1

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La tarea de descomposición de actividades consiste en subdividir los

elementos del proyecto en componentes lo suficientemente pequeños para

facilitar las tareas de programación, ejecución y control. Para ello es

necesario:

JERARQUIZACIÓN DE PROYECTOS

Identificar los elementos principales del proyecto

Identificar los componentes de dichos elementos

¿Dónde acaba la descomposición? Cuando se disponga de:

•entradas y salidas definidas

•obtención de estimaciones adecuadas de duración y costos

Comprobar la corrección de la descomposición

•¿son los componentes inferiores necesarios y suficientes?

•¿se puede programar y presupuestar cada componente?


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

EN FORMA PIRAMIDAL

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PROGRAMA

PROYECTO

SUBPROYECTO

FASE

ACTIVIDAD


CARACTERÍSTICAS DE UNA SALIDA

ENTREGABLE

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Es susceptible de ser medidaExiste un producto que permite verificarle tal

como una especificación

Reporte de estudio de viabilidadUn documento de diseño detallado o un

prototipo

Una salida entregable (Deliverable) tiene las siguientes características:


PARA DETERMINAR LAS FASES ES

NECESARIO ANALIZAR LOS SIGUIENTES

ELEMENTOS

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• Cómo son las actividades con las que se relaciona, • Cuáles son los datos de entrada (resultados de la fase anterior,

documentos o productos requeridos para la fase, experiencias de proyectos anteriores),

•¿Cómo son los datos de salida? (resultados a utilizar por la fase posterior,experiencia acumulada, pruebas o resultados efectuados) y

•La estructura interna de la fase


LAS FASES TÍPICAS EN UN

PROYECTO SON

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• Nace de la idea e integración del equipo de administración del proyecto. Sus entregables son el acta de inicio y acuerdo del proyecto y un enunciado del alcance del proyecto

Inicial

• Por lo general sus entregables son un plan, línea base, avance y aceptación

Intermedia

• Por lo general sus entregables son el producto y/o servicio final

Final


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Las precedencias pueden ser

de tres tipos:

Técnicas (Por ejemplo: los cimientos antes que la estructura).

Procedimentales: determinadas por la política y procedimientos de la organización (p.ej. el plan de calidad antes que el diseño detallado)

organización (p.ej. el plan de calidad antes que el diseño detallado)

• los recursos (Por ejemplo: vacaciones del personal, época de demanda del producto, etc.)

• la administración (Por ejemplo: el estudio de impacto ambiental antes que la ejecución de la obra)

• por el contexto (climatología, otros proyectos relacionados)

Impuestas por:


ELEMENTOS IMPORTANTES A

CONSIDERAR EN UN PROYECTO

•Responsable de la administración del proyectoAdministrador del proyecto

•Persona u organización que utilizará el servicio o producto del proyecto

Cliente / usuario

•Involucrados directos en el trabajo del proyecto.Organización que ejecuta

•Grupo que realiza el trabajo en el proyectoMiembros del equipo del

proyecto

•Grupo involucrado en la administración del proyecto

Equipo de administración del proyecto

•Proveedores de recursos financierosPatrocinadores

•Dada su posición en la organización cliente o persona ejecutora pueden influir positiva o negativamente en el curso del proyecto

Personas con Influencia

•Oficina de Administración del Proyecto, por su responsabilidad directa o indirecta en el resultado del proyecto

PMO (Program ManagementOffice)


REQUERIMIENTOS DE UN PROYECTO

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PARÁMETRO CONTROL A TRAVÉS DE:

Calidad Especificaciones

Costo Presupuesto

Tiempo Plan (programación)


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RAZONES POR LAS QUE SE DECIDE

HACER UN PROYECTO

Control:

Se requiere

mayor

exactitud y

consistencia

en la

información

que se

produce

Razones por las que se decide hacer un Proyecto

Comunicación:

Indudablemente

se requieren

mejoras en la

comunicación e

integración de

las diferentes

áreas de la

organización

Costo:

Se quiere

realizar un

monitoreo y

reducción de

costos. Permite

elegir entre

opciones menos

costosas y

mantener los

estándares de

calidad,

exactitud, etc

Capacidad:

Las

condiciones en

la oficina en

cuanto a

capacidades y

volúmenes han

cambiado, o se

requiere un

acceso más

rápido a la

información

Competitividad:

En el marco de la

competencia, la

automatización

puede ayudar en la

atracción de

clientes, al mejorar

servicios permite

disminuir las

posibilidades a los

competidores con

el uso apropiado

de la información


CICLO DE VIDA DE UN

PROYECTO

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•Depende del alcance del mismo proyecto. Un proyecto puedecomprender un simple estudio de viabilidad del desarrollo de unproducto, o su desarrollo completo o, llevando la cosa al extremo,toda la historia del producto con su desarrollo, fabricación ymodificaciones posteriores, hasta su retiro del mercado.

El alcance del ciclo.

•Depende del área o temática del proyecto o bien de la organización(interés de reflejar la división en fases, aspectos de la divisióninterna o externa del trabajo)

Las características (contenidos) de las fases en que dividen el ciclo

•Las estructuras existentes son: lineal, con prototipado, o en espiralLa estructura de la sucesión de las

fases


CICLO LINEAL PARA UN

PROYECTO DE ELABORACIÓN DE

UN SERVICIO NUEVO

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Definición de requerimientos

Diseño de Servicio

Implementación básica del servicio

Apelación por el cliente


CICLO DE VIDA DE UN

PROYECTO CON PROTOTIPADO

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Selección del PrototipoSelección del Prototipo Selección del Prototipo

Especificaciones

Iniciales

Especificaciones

Completas


CICLO DE VIDA DE UN

PROYECTO EN ESPIRAL

18 IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1 NIDIA GIORGIS DE OROZCO

PROCESOS DE UN PROYECTO

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1. Procesos inicializadores

2. Procesos de ejecución

3. Procesos de planeación

4. Procesos de controladores

5. Procesos de Cierre

Interrelación entre fases y grupos de

procesos en la vida de un proyecto


DESCRIPCIÓN DE PROCESOS DE

ADMINISTRACIÓN DE UN PROYECTO

Y PROCESOS PREVIOS

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Es necesario estudiar y establecer la viabilidad de un proyecto, ya sea

interno o externo a la organización. Se deben elaborar los estudios

técnicos, de mercado, financieros, de rentabilidad. Además, se debe

realizar una estimación de los recursos necesarios y los costes

generados. Todo ello constituye el elemento fundamental en el que se

apoya el cliente (que puede ser la propia organización en el caso de

proyectos internos) para decidir sobre la realización o no del proyecto.


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Métodos de Selección de Proyectos

Establecer puntos de

control para elementos:

Calidad, costo y

puntualidad

(tiempo)

Monitoreo y Control

Supervisar la ejecución:

Tomar acciones

correctivas que se

reflejarán en la

programación y ejecución

del proyecto

Utilizar el diagrama de

control de proyectos

Ejecución

Ejecutar cada actividad y

poner en acción el

proyecto

Supervisar la ejecución

Elaborar diagrama de

eventos importantes

Consultar constantemente

las especificaciones del

proyecto; calidad, costo y

tiempo

Al concluir, entrega de

resultado, detalles del proyecto

y evaluación final

Tiempos involucrados, lo más

pronto que puede comenzarse, lo

más tarde que puede hacerse y

la duración.

Especificaciones para la

calidad

Planeación Planificación y

programación

Responsable

Costos involucrados

Definición clara del

objetivo del proyecto

Iniciación

Lista de resultados

para considerar que

el proyecto tuvo éxito

Definición preliminar

del proyecto


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Objeto de aprendizaje elaborado por

Nidia Irasema Giorgis Ramazzini

de Orozco

2015


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