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OFICINA GENERAL DEASESORíA JURíOICA

o 8 FEB. 2008

WHrif~tio (fitfdHMíb,",1 V Comunicacto,H'SOfic¡l/¡Jal Áf6fiélS/I" Cíddt6anoy Gestión (}ocumental

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~so{ución Secreta~'08 MTC/04Lima, 07 de febrero de 2008

CONSIDERANDO:

. Que, el Reglamento de Organización y Funciones del MTC, aprobado por DecretoSupremo W 021-2007 -MTC, establece que corresponde a la Oficina de Atención alCiudadano y Gestión Documental administrar, custodiar y conservar la documentación delMinisterio, brindar información y orientación a ciudadanos y personas jurídicas sobre serviciosdel Ministerio, administrar la gestión documentaria del Ministerio y proponer directivas parasu funcionamiento;

Que, con el objeto de administrar con eficienciay estandarizar las metodologías ytécnicas de gestión documental mediante el establecimiento de disposiciones generalesaplicables al Sistema de Gestión Documental y la identificación de los procesos que lointegran, resulta necesario aprobar la "Directivaque Regula la Gestión Documental delMinisteriode Transportesy Comunicaciones";

De conformidad con lo dispuesto en la Ley N° 27658, Ley N° 27791 Y DecretoSupremo W 021-2007-MTC;

SE RESUELVE:

Artículo Único.- Aprobar la "Directiva que Regula la Gestión Documental del

~.\inisteriode Transportes y Comunicaciones", que en anexo forma parte integrante de la~r.l=senteresolución....

Regístrese y comuníquese.

IDAD GUERREROSecretario General

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DIRECTIVA QUE REGULALA GESTION DOCUMENTALDEL MINISTERIO DETRANSPORTES Y COMUNICACIONES

1. OBJETIVOAdministrar y estandarizar con eficiencia las metodología s y técnicas de gestióndocumental institucional, integradas al Sistema de Gestión Documental Institucional,garantizando los derechos constitucionales del ciudadano.

2. FINALIDAD. Fortalecer estructuralmente la gestión documental del Ministerio de Transportesy Comunicaciones permitiendo la desconcentración y descentralización de lainformación.

. Mantener la integridad de la documentación requerida por el ciudadano encumplimiento del derecho de transparencia y acceso a la información pública.

. Generar reportes situacionales, cualitativos y cuantitativos para el control yevaluación de la gestión documental, utilizando herramientas tecnológicasinformáticas de gestión documental aplicadas en un Sistema Único de GestiónDocumental.

3. ALCANCELa presente directiva de Gestión Documental es de aplicación para todos los órganos,unidades orgánicas, proyectos especiales del Ministerio de Transportes yComunicaciones, incluyendo a la Secretaría Técnica del Fondo de Inversión enTelecomunicaciones - FITEL.

4. BASE LEGAL. Ley N° 25323

Ley del Sistema Nacional de Archivos

. Ley N° 28716Ley de Control Interno de las Entidades del Estado

. Resolución de Contraloría General N° 320-2006-CGNormas de Control Interno

. Ley N° 27444Ley del Procedimiento Administrativo General

. Ley N° 27658Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado

. Ley N° 27783Ley de Bases de la Descentralización

. Ley N° 27785Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control

. Ley N° 27791Ley de Organización y Funciones del Ministerio de Transportes y Comunicaciones

. Ley N° 27806Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública

. Decreto Supremo N° 021-2007-MTCReglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Transportes yComunicaciones.

Decreto Supremo N° 024-2002-EDAprueban la Estructura Orgánica y el Reglamento de Organización y Funciones de0- Biblioteca Nacional del Perú y del Sistema Nacional de Bibliotecas.1/,

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MTCÁt~Mlnlll.".O d.. "."'port., y <'~""IC.CIC'''''\

s. DISPOSICIONES GENERALESa. Se considera acervo documental del MTC a todas las clases de soportes

documentales (electrónico,óptico,magnético e impreso) y tiposdocumentalescreados en lagestióndocumental en el ejerciciode sus funcionescomo pruebaverificable y verosímil de la historia institucional y nacional.

b. Conforme al vigente Reglamento de Organización y Funciones del MTC, la Oficina

de Atención al Ciudadano y Gestión Documental tiene la función de administrar la

gestión documentaria del Ministerio, así como brindar información y orientación

sobre los servicios que brinda el Ministerio y la situación en que se encuentran

los documentos en trámite, para cuyo efecto le corresponde estructurar los

procesos de gestión documental de orientación, recepción, registro, clasificación,

derivación, preservación y servicio documental.

c. El Sistema de Gestión Documental Institucional esta integrado por la Oficina de

Atención al Ciudadano y Ge.stión Documental, los órganos, unidades orgánicas y

proyectos especiales generadores de documentos físicos y electrónicos del MTC,

incluyendo a la Secretaría Técnica del Fondo de Inversión en Telecomunicaciones- FITEl.

d. La gestión documental institucionalse efectuará de acuerdo a la normatividad

que le resulte aplicable y a los sistemas y procesos administrativos vigentes;'

protegiendo la integridad, preservación y conservación documental, así comobrindando un serviciode calidad al ciudadano.

e. La Oficinade Atención al Ciudadano y Gestión Documental propone, establece yactualiza un sistema automatizado y físicode almacenaje que centralice la

documentación del MTC, garantizando la integridadde la información y el soporte

documental, en concordancia con las normas archivísticas.

f. Los procesos de gestión documental institucional son los siguientes:

~ Orientación al ciudadano.

~ Recepción documental.

~ Registro documental.~ Clasificacióndocumental.

~ Derivación documental.

~ Administración y preservación documental (archivísticay bibliográfica).~ Servicio documental.

g. La Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documental emitirá el instructivo

Gestión Documental, que acompañara a la presente Directiva, para ser aplicado

de forma obligatoria por todos los órganos, unidades orgánicas y proyectos

especiales del Ministerio de Transportes y Comunicaciones incluyendo a la y

Secretaría Técnica del Fondo de Inversión en Te.lecomunicaciones - FITEL, a

partir de su aprobación.

6. PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

6.1 ORIENTACION AL CIUDADANOLa orientación al ciudadano es un proceso de difusión y asesoramiento a los

usuarios que lo requieran de los serviciosque brinda el Ministerio,por medio

de información personalizada, telefónicay virtual,de acuerdo a las directrices

legalesy funcionesdelMTC. . .

6.2 RECEPCION DOCUMENTALLa recepción documental es el proceso de

recepcionistas documentales, todos losfunciones institucionales del MTC.

recibir y verificar,a través de losdocumentos concernientes a las

REGISTRO DOCUMENTAL

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~C~~;cli~

~f~MTC Á.~MlnI51."'0d. r''''~port." ., C~unIC"'<lon."

El registro documental es un proceso descriptivo de las características de losdocumentos recibidos o emitidos, considerando los elementos generalesvigentes en el actual sistema, como por ejemplo:~ Orden de ingreso y/o salida.);. Remitente y destinatario.

6.4 CLASIFICACION DOCUMENTALLa clasificación documental es un proceso de verificación y determinación delórgano, unidad orgánica, proyecto especial o Secretaría Técnica del Fondo deInversión en Telecomunicaciones - FITEL, según corresponda, y nombre delfuncionario a quien se remitirá los documentos, los cuales constituyen loselementos a utilizar en la ubicación y derivación del documento, cotejando losdatos del mismo en los registros del sistema.

6.5 DERIVACION DOCUMENTALLa derivación documental es el proceso por el cual se envía la documentaciónrecibida y registrada a los diferentes órganos, unidades orgánicas y proyectosespeciales del MTC, incluyendo a la Secretaría Técnica del Fondo de Inversiónen Telecomunicaciones - FITEL, dentro del día que se recibió el documento,priorizando la documentación denominada uraente por vencimiento de plazo.

6.6 ADMINISTRACION y PRESERVACION DOCUMENTAL

6.6.1 Administración Documental de ArchivosLa administración documental de archivos es un conjunto de procesostécnicos establecidos por el Sistema Nacional de Archivos, con elobjetivo de preservar físicamente la información plasmada en lasdiferentes clases de soportes documentales, generada en los órganos,unidades orgánicas, proyectos especiales o Secretaría Técnica delFondo de Inversión en Telecomunicaciones - FITEL. en cumplimientode sus funciones, clasificados según su gestión en:~ Documentos emitidos.~ Documentos recibidos.~ Expedientes (administrativos, selección y proyectos).~ Legajos.

6.6.2 Administración Documental de BibliotecasLa administración documental de bibliotecas es un conjunto deprocesos técnicos establecidos por la Biblioteca Nacional del Perú,como entidad reguladora del Sistema Nacional de Bibliotecas, con elobjetivo de preservar físicamente la información, plasmada en lasdiferent.es clases de soportes documentales no relacionados adocumentación de archivos, tales como: libros, periódicos, fotografías,revistas, mapas y videos.

6.7 SERVICIO DOCUMENTALEl servicio documental es un proceso que establece la modalidad de entrega deinformación a los usuarios dependiendo de los requerimientos de los mismos,clasificados en préstamo, consulta, autenticación y reproducción.

7. HORARIO DE ATENCION7.1 El horario de atención a los ciudadanos de la Oficina de Atención al Ciudadano

y Gestión Documental es desde las 8.30 a.m. hasta las 04.30 p.m.

a recepción de documentos internos por parte de todos los órganos, unidadesrgánicas y proyectos especiales del MTC, incluyendo a la Secretaría Técnica

del Fondo de Inversión en Telecomunicaciones - FITEL, se realizará desde las.30 a.m. hasta las 07.00 p.m.