IMPLEMENTACIÓN DE LA CERTIFICACIÓN NUEVO ESQUEMA

DE EMPRESAS CERTIFICADAS EN AUTOLÍNEAS ÁGUILAS DEL

PACÍFICO.

Cynthia Celeste López Rolón

Karen Janet Narváez Prudencio

Rene González Chávez

Ingeniería en Gestión Empresarial

Villa de Álvarez, Col., a 14 de Diciembre de 2017

INFORME TÉCNICO DE RESIDENCIA PROFESIONAL QUE PRESENTA:

Índice

1. Introducción ................................................................................................................. 3

2. Justificación: ............................................................................................................... 4

3. Objetivos ...................................................................................................................... 6

4. Problemas a resolver jerarquizados ........................................................................ 7

5. Procedimiento y descripción de actividades .......................................................... 8

6. Resultados................................................................................................................. 11

7. Conclusiones y recomendaciones ......................................................................... 13

8. Competencias desarrolladas .................................................................................. 17

9. Referencias bibliográficas ....................................................................................... 18

Introducción

La empresa transportista “Autolíneas Águilas del pacifico” (ALAPSA) es una

empresa 100% manzanillense que se de dedicada a la consolidación, transporte de

carga local y federal. Adaptándose a las necesidades de los clientes, el puerto y el

mercado en general, ofreciendo calidad y seguridad en los procesos que brinda.

Su objetivo primordial es la satisfacción de sus clientes con una logística eficiente que los coloque como una empresa transportista competitiva. Logrando la calidad de sus servicios con el equipo, infraestructura y la experiencia que los caracteriza.

Con los conocimientos adquiridos a lo largo de la carrera y con ayuda de nuestros asesores podremos llevar a cabo el proyecto, ya que deberemos analizar el estado actual de la empresa, sus procesos y actividades que se desarrollan dentro de todas las áreas, el personal con el que cuenta, las capacidades, los perfiles de puesto, las áreas de oportunidad y mejora, lo cual ayudara a cumplir con los estándares establecidos para la certificación entre más actividades.

Dentro del proyecto también podremos ver las actividades que se fueron realizando a lo largo de nuestra estancia y el porqué de cada una de las actividades, las problemáticas, los resultados que obtuvimos y las recomendaciones que de acuerdo a nuestros puntos de vista son las mejores para ayudar a la empresa a su certificación y mejorar como organización.

En el caso de los resultados obtenidos con dicho proyecto no podremos mostrar formatos ni evidencia fotográfica por seguridad y confidencialidad de la empresa, siendo así solo describir las actividades y graficar algunos resultados que se pudieron observar de una manera clara y sin afectar estos puntos.

Justificación:

La certificación OEA es un programa que busca fortalecer la seguridad en la cadena

logística del comercio exterior a través de establecer estándares en materia de

seguridad internacionalmente reconocidos, y que otorga beneficios a las empresas

participantes. En México ha ido creciendo el porcentaje de empresas que se están

certificando para ampliar su mercado y poder garantizar su servicio de calidad.

La empresa transportista Autolíneas Águilas del Pacifico está mostrando un notable

crecimiento en el mercado, generado por el incremento en sus clientes y la

demanda de servicios con los que actualmente cuenta. Así mismo, con dicho

crecimiento, se han hecho notar problemáticas internas que afectan la productividad

para la satisfacción de sus clientes.

Con base en lo anterior, se requiere implementar de manera inmediata y expedita la

certificación NEEC, lo que permitirá estandarizar sus procesos y contar con un valor

agregado para sus clientes.

Como se sabe México presentó en el 2012 el Nuevo Esquema de Empresas

Certificadas (NEEC). Es un esquema diseñado en coordinación con el sector

privado para fortalecer el comercio exterior, optimizar la cadena logística

internacional y promover la competitividad de las empresas mexicanas, a través de

la implementación de sistemas basados en estándares internacionales de

seguridad. En el año 2016 cambia a su nombre por cuestión de reconocimiento

mutuo en otros países y se oficializa el nombre a Operador Económico Autorizado

(OEA). ((SAT), 2014)

Como estrategia se incluyó al sector de transporte terrestre en dicha certificación ya

que se considera un factor vulnerable en la cadena logística pues se corre un alto

riesgo de que se puedan introducir objetos, mercancías o sustancias ilícitas y/o

prohibidas. Siendo así incluidos estándares de seguridad y control, reduciendo la

posibilidad de alteraciones de los medios de transporte, contenedores, remolques y

semirremolques de dichas sustancias o mercancías.

Ser una empresa certificada trae consigo ventajas como lo es mejorar la

productividad y eficiencia, reducir costos, mayor satisfacción de los clientes,

aprovechamiento de los recursos, ser una empresa más segura, con un mejor

ambiente laboral. Además, se brindan beneficios en La Aduana como son: atención

personal, carriles exclusivos, agilización en el despacho aduanero, simplificación y

facilidades administrativas, servicios extraordinarios para facilitar el cruce de

mercancías y reducción de costos.

Objetivos

General:

Consolidar el proyecto empresarial de Auto Líneas Águilas del Pacifico (ALAPSA)

como una empresa de clase mundial, mediante la certificación del incremento de la

seguridad, eficiencia y productividad en la cadena logística de la transportista, para

alcanzar el más alto nivel de satisfacción del cliente

Específicos:

Conocer los procesos y funcionamientos de la empresa.

Determinar las áreas de oportunidad en los procesos de la empresa

ALAPSA.

Diseñar e implementar capacitaciones sobre el uso de las herramientas

propuestas para la certificación.

Aplicar la certificación NEEC en la empresa.

Medir resultados relevantes que nos indiquen si fueron de utilidad las

herramientas aplicadas.

Problemas a resolver, jerarquizados

La empresa transportista Autolíneas Águilas del Pacifico (ALAPSA) ha ido creciendo

y ampliando su mercado; sin embargo, actualmente no cuenta con ningún tipo de

certificación ni con procesos sistematizados que ayuden a agilizar el desempeño de

sus actividades. Los principales problemas serian:

1.-Control y sistematización de los procesos.

2.- Capacitación del personal.

3.- Actualización de los manuales.

4.- Actualización de los registros del personal.

5.- Analizar y detectar las áreas de oportunidad de mejora.

Por ello, nos proponemos desarrollar todos los procesos necesarios para que la

empresa ALAPSA alcance la certificación NEEC, cuyo objetivo último será

consolidar su presencia en el mercado y situarla como una transportista de clase

mundial.

Procedimiento y descripción de actividades

Primeramente, se analizó todo con lo que cuenta la empresa desde personal,

equipo, infraestructura y partiendo de esto realizar el estudio de los procesos,

capacitaciones y mejoras que se deban realizar para la implementación de la

certificación.

Para lograr ser una transportista de renombre y con mejores oportunidades internas

y externamente muchas veces se deben hacer cambios y mejoras que ayuden a

dicho cambio que beneficiara a la empresa. “La certificación de este sector tiene

como finalidad el promover la aplicación de estándares mínimos de seguridad y

mecanismos de control, reduciendo la posibilidad de alteraciones de los medios de

transporte, contenedores, remolques y semirremolques con productos prohibidos

y/o ilícitos.” (SAT, 2015)

Capacitación: Se detectó un bajo rendimiento del personal y falta de información

de las políticas, procesos y actividades que debían realizar, por lo que se

identificaron temas para la capacitación. Estas capacitaciones fueron necesarias

ya que el personal que iba entrando o tenía poco tiempo de laborar no se les

había capacitado para su puesto ni de las políticas con las que cuenta la

empresa.

Se realizaron folletos para dar a conocer en lo que consiste la certificación Neec

(OEA), sobre las políticas internas de seguridad que tiene la empresa y sobre las

adicciones, lo cual se difundió la información a todos los trabajadores en la sala

de juntas. Esta información les fue compartida para involucrarlos en la

certificación ya que ellos son una parte fundamental en la empresa, debiendo

estar informados del porqué de las modificaciones y mejoras que se deberán

realizar, además de que esto les favorecerá también.

Se elaboró un programa interno de protección civil, para ello se han realizado los

croquis con la señalética correspondiente, así como actualización de la

normatividad utilizada.

Se definieron planes de contingencia para Alapsa, para que cuenten con las

medidas de seguridad necesarias y un plan de “qué hacer en caso de”.

Realizamos un recorrido por las instalaciones de la empresa para observar y

tomar evidencia de lo que estaba en mal estado o en mal funcionamiento,

adicionalmente se realizó una cotización de los materiales para el mantenimiento

de las instalaciones, así como propuestas para su remodelación. Además, se

realizaron formatos de revisión de instalaciones para llevar el control del

mantenimiento.

Realizamos un croquis en donde se especifica la ubicación de puertas y casetas

principales de toda la instalación de la empresa, además otro croquis exclusivo

de la oficina Alapsa, para que tengan plasmado como está divida las áreas de la

empresa y en que ubicación se encuentra.

Se realizó el procedimiento de las actividades que realizan los guardias de

seguridad cuando ingresa o sale personal interna y externa de la empresa.

Se modificó el procedimiento de la programación de revisión que se lleva a cabo

en la empresa por el Personal de Seguridad, para poder tener un mejor control

de seguridad y no haya incidencias muy consecutivas.

Se realizó un registro del personal que tiene vehículo con acceso a los

estacionamientos de la empresa, para que puedan ser identificados y

autorizados por el personal de vigilancia.

Se realizaron Cartas Responsivas a cada personal autorizado (operadores de

tractocamión) que cuenta con una unidad móvil de Alapsa, para registrar y

verificar que las unidades son utilizadas debidamente para el desempeño de sus

actividades y darles a conocer las responsabilidades que tienen por el uso de la

unidad.

Se llevó a cabo el procedimiento para contactar al personal de seguridad de una

manera más rápida y eficaz.

Se hizo el inventario de los aparatos de comunicación como son los radios base

y los celulares radio que tiene el personal autorizado, así como la elaboración de

las cartas responsivas de los aparatos asignados a cada uno con sus

respectivas responsabilidades.

Se auditó el registro que deben de llevar a cabo en la bitácora cuando ingresa

una persona externa, así como el procedimiento que utilizan para el retiro de

personal no autorizado y se creó un diagrama de flujo de acuerdo con las

actividades de los guardias ante dicha situación.

Se actualizó y mapeo el proceso de las actividades que se realizan cuando se

presenta una situación del ingreso de una persona no autorizada a las

instalaciones de la empresa, para que se tuviera plasmado que es lo que se

debe de hacer.

Se realizó un Checklist para proveedores, colocando una serie de preguntas

referente a los requisitos que pide la norma.

Se modificó el manual de procesos, de acuerdo con las actividades que realiza

cada uno de los empleados de Alapsa, ya que los procedimientos no estaban

completos y ni de manera correcta.

Se realizó un estudio socioeconómico, así como un registro de huellas

dactilares, para anexarlo al expediente de cada trabajador junto con la más

documentación ya obtenida.

Selección de la documentación que cumple con el tiempo de vida útil, y

depuración de la que excede el tiempo establecido, para hacer una limpieza de

documentos y así evitar estorbos y confusiones en los archivos.

Resultados

Al realizar los análisis correspondientes de toda la empresa, basándonos en los

antecedentes, el equipo con el que se contaba, los recursos humanos y actividades

que se realizaban en las áreas, pudimos crear distintas actividades que de acuerdo

a los criterios que la norma requería se debían llevar a cabo.

Ya con los datos recabados y con las actividades establecidas nos pusimos a la

tarea de ir aplicando dichas actividades en un determinado tiempo, mientras

algunas solo había que darles un seguimiento, actualizar, mejorar o empezar desde

cero pudimos completar a lo largo de nuestra estancia un 70% de avance.

Algunos procesos fueron un poco más difíciles ya que no solo era llegar y cambiar o

implementarlo estrictamente, si no que se debía informar al personal, hacerlos parte

y ayudar en su implementación o cambio, algunas actividades son las que se

muestran a continuación en imágenes.

En las imágenes se muestra como se modificaron los procesos, se realizaron

distintas actividades para mapear los procesos, se crearon bases de datos del

personal, del equipo con el que cuenta la empresa, se realizaron registros de llaves,

unidades, cartas responsivas de operadores, propuestas de mantenimiento de las

instalaciones, presupuestos de la misma los cuales han ido aplicando.

A mediados de nuestra estancia nos dedicamos a actualizar el manual de

protección civil de la empresa, donde también se actualizaron las brigadas de

emergencia las cuales no habían sido modificadas y varios elementos ya no

estaban laborando en la empresa, además de la realización de simulacros y

actualización de los croquis que también ya estaban obsoletos.

También se realizó un análisis de los socios comerciales con los que se contaba en

la empresa y realizamos un cuestionario.

En el caso de los estudios socioeconómicos de los trabajadores no se contaba con

los expedientes, los cuales tuvimos que elaborar y tomar datos y antecedentes del

mismo, tomando sus huellas y creando una base de datos con toda su información.

Conclusiones

De las actividades que realizamos dentro de la empresa para cumplir con los

requerimientos de la certificación NEEC (OEA), concluimos que es importante la

colaboración de todos y cada uno de los que integran la empresa, que se debe de

llevar un control detallado de las actividades en materia de seguridad y procesos

que se realizan, además de que la mejora continua siempre es una oportunidad

para seguir creciendo.

También que a las actividades y los puntos que logramos desarrollar en nuestra

estancia creemos que es importante darles continuidad y no dejarlos como un

campo cumplido para la certificación, si no irlos mejorando ya que la empresa tiene

un gran futuro siempre y cuando se dedique a mejorar.

Gracias a estas prácticas que realizamos en la residencia pudimos ampliar nuevos

conocimientos y poner en práctica los aprendidos a lo largo de nuestros estudios.

Recomendaciones

Contar con un uniforme que los identifique como empresa.

Contar con el equipo y material necesario para realizar las actividades

laborales. (EPP, Papelería, equipo de oficina)

Que el equipo y las instalaciones este en buen estado.

Registrar y mantener el control de las actividades y procesos.

Realizar el mantenimiento adecuado y a tiempo para evitar pérdidas equipos y

materiales.

Ofrecer motivación al personal para que realicen sus labores con mejor

desempeño.

Contratar al personal que cumpla adecuadamente con el perfil de puesto.

Competencias desarrolladas

Aplicación de métodos, técnicas y herramientas para la solución de

problemas.

Implementación de estrategias para la motivación y comunicación entre los

trabajadores.

Mejora de la estructura de los procesos implementados en la empresa.

Investigación y capacitación de los distintos puntos referentes a la

certificación.

Evaluación de los procesos y/o actividades que se realizaban.

Disponibilidad para la realización de actividades en cualquier área de la

empresa.

Referencias bibliográficas

http://ciao.com.mx/oea-neec/

http://www.sat.gob.mx/comext/neec/Paginas/default.aspx

http://www.integracemx.com/

http://www.sat.gob.mx/comext/neec/Paginas/transportista_terrestre.aspx

http://certificacionneec.com/

http://t21.com.mx/logistica/2015/11/12/46-comercio-exterior-certificado-neec

http://t21.com.mx/logistica/2013/01/29/brinda-neec-beneficios-mayores-que-

ley-aduanera

https://www.forbes.com.mx/ser-o-una-empresa-neec/

http://www.uacj.mx/DGDCDC/SP/Documents/RTI/2015/IIT/-

An%C3%A1lisis.pdf