Gestion de Riesgos ERM - COSO II - ActControl&InfoComun&Monitor 4.pdf
IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO “COSO II -ERM” PARA LA...
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8/17/2019 IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO “COSO II -ERM” PARA LA DISMU…
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UNIVERSIDAD BICENTENARIA DE ARAGUAVICERRECTORADO ACADÉMICO
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y SOCIALESESCUELA DE PSICOLOGÍASAN JOAQUÌN DE TURMERO – VENEZUELA
IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN ELMODELO“ COSO II -ERM” PARA LA DISMUNICIÓN DE RIESGOS
PSICOSOCIALES EN LA EMPRESA REVEEX NUTRICION C.A, MARACAY,EDO. ARAGUA
Trabajo Final para Optar por el Diploma en Gerencia en Recursos Humanos
AUTOR: JESÚS ZARRAMERA
TUTOR: Msc. ZORICAR OJEDA
San Joaquín de Turmero, enero del 2015
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INTRODUCCIÓN
Los momentos históricos de profunda crisis y necesidad de cambio en las
sociedades y modelos económicos, exigen soluciones gerenciales de alta
contundencia y efectividad en el menor tiempo posible y que sus efectos repercutan
a mediano y largo plazo dentro de las organizaciones. Para el logro de estos
objetivos, los directivos necesitan inevitablemente del apoyo y cooperación
máximos de sus empleados (recurso humano), no obstante, esta no siempre es
otorgada de manera espontánea y sin dificultades.
La inestabilidad y la falta de recursos para la obtención del bienestar vienen a
traer, posteriormente, diversos problemas en las esferas más bajas del esquema de
la empresa, a saber, los operarios, quienes bien sea por la mala función del proceso
de reclutamiento y selección, el clima organizacional, o los canales de
comunicación, ejercen conductas desadaptativas que ocasionan daños económicos
importantes.
La presente investigación tiene como objetivo la implementación de un sistema
de control interno para el personal en general de la empresa Reveex Nutrición C.A,
la cual se vio afectada en su agenda administrativa del periodo 2015 por constantes
robos (mayoritariamente “tipo hormiga”) de materiales e instrumentos de seguridad,
repuestos para maquinaria y materias primas varias, al igual que la mala gestión de
activos financieros por parte de algunos jefes y supervisores. El sentido de esta
implementación es garantizar una mejor auditoria interna de los procesos de laempresa, al igual que una puesta en marcha de acciones eficaces para la
disminución de estos incidentes a través de actividades que promuevan el sentido
de pertenencia, los valores personales y la ética empresarial.
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Reveex Nutrición C.A es una empresa privada perteneciente al Grupo Reveex,
fundada en el año 1995. Esta cuenta con una planta propia de producción de 5.000
metros cuadrados de extensión. Ofrece a sus clientes una amplia gama de
productos: premezclas vitamínicas, minerales, aditivos, entre otras soluciones, y a
su vez, servicios adaptados a las diferentes especies animales y a cada una de sus
necesidades. Además, realiza análisis de materias primas, productos terminados,
formulación de raciones para todas las especies, manejo, proceso de fabricación y
desarrollo de nuevos productos.
La propuesta se dividirá en: justificación, objetivos generales y específicos,estructura de la propuesta, factibilidad, y se ofrecerán algunas conclusiones y un
aprendizaje significativo.
JUSTIFICACIÓN
Para la presente propuesta, el autor se enmarca en las áreas de: (a)
prevención de robos; (b) desarrollo de las relaciones con los empleados; (c)
métodos de evaluación del desempeño y (d) estrategias de recursos humanos.
Los sistemas de control interno permiten lograr el máximo grado de
confiabilidad en las operaciones y procesos de todas las áreas de la empresa, y a
su vez contar con el máximo desempeño de los empleados sin que factores de
riesgo alteren el flujo natural de estos procesos. Esto se logra a través de la
recopilación, aceptación y respuesta hacia los posibles riesgos que se pueden
presentar en alguna de las áreas del organigrama. En el caso de esta empresa, elmodelo de control interno denominado COSO II-ERM (Marco Integrado de
Administración de Riesgos Corporativos), es una herramienta de auditoria interna la
cual se divide en ocho pasos, a saber: (1) evaluación del ambiente interno, (2)
establecimiento de objetivos, (3) identificación de eventos, (4) evaluación de
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riesgos, (5) respuesta a los riesgos, (6) actividades de control, (7) información y
comunicación, y (8) supervisión. La característica que hace especial a este modelo,
es que incluye a cada uno de los miembros de la organización sin distinción de
jerarquía o nivel y los hace partícipes de cada uno de los pasos a seguir para el
logro pleno de los objetivos de la empresa y mejora radicalmente el clima
organizacional y la calidad de las relaciones laborales. Por último, el sistema se
adapta a la circunstancia de la empresa, es decir que, si el riesgo proviene del
personal, entonces el modelo empleará herramientas que ataquen directamente a
los problemas de esa área, sin inmiscuir engorrosos procedimientos financieros.
Si bien es sabido que los modelos de sistemas de control interno son
exclusivos para el sistema de gestión económica de la empresa, hoy en día se han
realizado adaptaciones para incorporar el área humana y social. Un ejemplo de esto
lo plantea Capote (2001), quien indica que “los sistemas de control interno se
extienden más allá de aquellos asuntos que se relacionan directamente con las
funciones de los departamen tos de contabilidad y finanzas”.
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OBJETIVOS DE LA PROPUESTA
Objetivo General
Implementar un sistema de control interno basado en el modelo COSO II-ERM
para la disminución de riesgos psicosociales en la empresa Reveex Nutrición C.A,
Maracay, edo. Aragua.
Objetivos Específicos
1. Identificar y evaluar los riesgos psicosociales que ponen en peligro la
consumación de los objetivos de la empresa.
2. Reeducar al personal sobre los objetivos, filosofía de la empresa, función de
cada uno de los departamentos y sobre los riesgos psicosociales que
vivencian éstos en el presente.
3. Promover del sentido de pertenencia y compromiso empresarial en elpersonal.
4. Motivar al personal a la autoevaluación y diagnóstico de su situación
existencial dentro de la empresa.
5. Implementar un programa periódico de supervisión de procesos y
capacitación personal interna para todas las áreas de la empresa.
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DESARROLLO DE LA PROPUESTA
Estructura
Antes de especificar las actividades a realizar en cada uno de los objetivos
específicos planteados, es importante enmarcarlos en cada uno de las áreas
resumidas del modelo propuesto. A continuación, una vista previa de las áreas:
El primer objetivo específico de la propuesta se enmarca dentro de los procesos de
Ambiente de Control y Evaluación de Riesgos respectivamente, luego los objetivos
nº 2 y 3 tienen que ver con las Actividades de Control las cuales garantizarán la
puesta en marcha del control interno, y los objetivos nº 4 y 5 representan la
Información y Comunicación de los resultados que se vayan obteniendo a través de
los programas de autoevaluación y diagnóstico y la Supervisión o Actividades de
Monitoreo que garanticen la cristalización de los logros obtenidos gracias a las
técnicas y estrategias empleadas.
Se realizanprocesos desupervisión yauditorias loscuales puedenser llevados acabo por elDpto. deTalentoHumano, dondese verifiquenaspectospsicológicos de
los empleados,así comotambién lospertinentes a sudesempeñotécnico ylaboral.
Actividades deMonitoreo
Se genera unflujo decomunicacióninterno dentrode la empresael cual llegue atodos losbloques deacuerdo a suscaracterísticas,donde sereporten loscambios y
resultados quese ha tenido apartir de laimplementaciónde controlesinternos.
Información yComunicación
Son las queayudarán a laeliminación delosrobos/fraudes através dedinámicascorrectivas yque transformenhábitos oconductasdesadaptativaslaborales de los
gruposimplicados enlasirregularidades.
Actividades deControl
Se identifican yevaluan losriesgos realesexistentes.Luego seproponencambios queseránejecutados enlas actividadesde control.
Evaluación deRiesgos
La directiva ogerenciaconjuntamentecon laadministraciónde recursoshumanosllevará a cabouna serie derevisiones delas áreas de laempresa y losriesgos
inherentes asus funciones.
Ambiente deControl
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Propuesta de un sistema de control interno basado en el modelo COSO II-ERM
Objetivo Actividad a Realizar Responsable TiempoEstimado NúmerodeSesiones
1Identificación de riesgos psicosocialesen cada departamento de la empresay evaluación y establecimiento deobjetivos.
Directiva 2 horas 5 (1/día)
2 y 3
“Semana del Compromiso”: Actividadespecial de gestión de la calidad condinámicas grupales de integración,análisis sociogramático
Dpto. T.H 1 hora y 30minutos
3 (1/día)
4 Actividad especial de cierre de la“Semana del Compromiso” sobre laautoevaluación y diagnóstico delempleado. Taller de concienciación.
Dpto. T.H 2 horas 2
5
Conferencia general sobre laimplementación de un programa desupervisión periódica para elfortalecimiento del climaorganizacional y la disminución deriesgos.
Dpto. T.H yDirectiva
4 horas 1
Total (Horas y Sesiones) 9 Horas 11
Objetivo #1
La identificación y evaluación de riesgos dentro de la empresa no es más que
un proceso sencillo pero extenso llamado auditoria interna, la cual será llevada a
cabo 2 horas por día en una mesa de trabajo en la cual participarán los gerentes y
jefes de cada departamento, el psicólogo organizacional y el Dpto. de TalentoHumano; quienes darán un informe o reporte de gestión de los recursos durante un
periodo determinado hasta el presente, situaciones irregulares y evaluación del
desempeño de los efectivos que laboran en cada área. Un ejemplo de esta semana
de autoría interna viene siendo dado por el siguiente orden:
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- Lunes: se da inicio a la auditoria con la presencia única de los gerentes por
departamento y la directiva general, se explican los lineamientos y objetivos
de la auditoria, y se procede a identificar los riesgos presentes más
significativos en cada área de la empresa.
- Martes: se convoca a los jefes de departamento, los cuales deberán
evaluar los riesgos planteados por la directiva general y sus gerentes. Se
procede al estudio del desempeño y actividades de los empleados en cada
área, libro de novedades, entre otros registros. Se les exige a los jefes
entregar un reporte de gestión por departamento.
- Miércoles: ya delimitados los riesgos por área, se procede a la evaluación
de los reportes de gestión para identificar las dificultades más
predominantes (solo la directiva).
- Jueves: se procede a la realización de un plan de actividades en conjunto
con el psicólogo organizacional y el Dpto. de Talento Humano de la
empresa, haciéndoles conocer las irregularidades y riegos que se
presentan a la empresa.
- Viernes: se ensayan las actividades de control a realizar y se le comunica
al personal los resultados obtenidos en la auditoria y cuál será la toma de
acciones.
Objetivo #2 y #3
Reveex Nutrición cumple con las normas ISO 9001 de gestión de la calidad,
realizando en modalidad mensual una evaluación del sentido de compromiso del
personal a través de una serie de actividades que buscan conocer si el personal en
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general conoce y es consciente de la misión, visión, objetivos y filosofía de la
empresa. Estas actividades pueden contemplar la incorporación de estrategias
complementarias que evalúen ítems similares y que busquen conocer el tipo,
calidad y dinámica de las relaciones laborales internas.
El psicólogo organizacional y el Dpto. de Talento Humano llevarán a cabo un
programa específico de actividades grupales destinadas a adultos jóvenes y medios
que se enmarquen dentro de las temáticas: cooperación, compromiso,
responsabilidad, moral, y ética. Estas actividades serán minuciosamente
observadas y se empleará un mapa sociogramático para diagramarcuantitativamente las relaciones entre empleados, supervisores, jefes y gerentes.
Las actividades deberán incorporar elementos cotidianos de las funciones y rol de
cada departamento, para así evaluar el grado de conocimiento de estas funciones,
en pro de reorientar o rectificar cualquier irregularidad. La finalidad de estas
actividades, además de garantizar un mejor clima organizacional, es analizar y
comparar las diferencias entre los reportes de gestión de los jefes y supervisores,
los riesgos delimitados por la gerencia y directiva, y los resultados entregados por
el Dpto. de Talento Humano en cuanto a las actividades realizadas.
Objetivo #4
Para el cierre de la “Semana del Compromiso”, el Dpto. de Talento Humano
se dedicará a la inducción del personal de una estrategia de autoevaluación y
diagnóstico para el personal, el cual consistirá en una serie de cuestionamientos
dirigidos a sí mismo sobre la calidad y características del desempeño, relacioneslaborales, expectativas y situación existencial dentro de la empresa. Por ejemplo:
“¿he causado problemas dentro de mi departamento?”; “¿considero que poseo las
competencias para ocupar el cargo que desempeño?”; “¿ he sido cooperador y
dispuesto con mis compañeros de trabajo?”; “¿siento que contribuyo
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potencialmen te con las metas de la empresa?”. En esta actividad se informará al
personal de los sucesos que han tenido lugar dentro de “X” o “Y” área con respecto
al fraude, robo o mala gestión del patrimonio físico de la empresa y se invitará tomar
en consideración las consecuencias negativas que estos eventos traen para la
empresa.
Objetivo #5
La supervisión periódica, como elemento concluyente del sistema de control
interno, no es más que la reproducción del mismo programa estructurado en lapropuesta, pero con atención a los problemas o riesgos que se presenten en el
futuro, readaptando o replanteando las estrategias y actividades de control. En la
actividad de cierre, se informará al personal de la inclusión definitiva del programa
de auditoria interna y de control dentro de la organización y se explicarán sus
ventajas para la disminución de riesgos financieros, externos y psicosociales.
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Administración de la Propuesta
Las actividades y procedimientos serán dirigidos a todo el personal de la
empresa, bajo la directriz de la gerencia general de la empresa, los jefes y
supervisores de cada uno de los departamentos, y por el Dpto. de Talento Humano.
Factibilidad
Humana
El recurso humano a ser involucrado para las actividades propuestas
comprende la siguiente lista:
1. Gerentes, jefes y supervisores de cada área o departamento
2. Directiva general de la empresa.
3. Psicólogo organizacional de la empresa, personal del departamento detalento humano.
4. Todos los empleados de cada área de la empresa.
Económica
Las actividades a realizar dentro del marco de la propuesta no representan
una inversión económica significativa, puesto que no exigen herramientas
materiales que impliquen una inversión, no obstante, cabría plantearse unaremuneración a manera de incentivo para los gerentes, jefes, supervisores y para
el personal del Dpto. de Talento Humano debido a la importancia a corto, mediano
y largo plazo que representa la propuesta planteada.
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Recursos Físicos y Materiales
Los recursos materiales a emplear ya están dentro del stock utilitario de la
empresa, estos son descritos a continuación:
Recursos Materiales
1. Video Beam.
2. Consola de audio y micrófonos.
3. Resmas de hojas blancas.
4. Tóner negro para impresiones.
5. Lápices Nº2.
6. Bolígrafos negros.
Recursos Físicos
1. Salón de Reuniones
2. Salón de Conferencias
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Conclusiones y Aprendizaje Significativo
Parafraseando a Vélez (2014), hay que objetar que es casi imposible lograr la
empresa u organización perfecta, ya que la naturaleza compleja del ser humano
como ser pensante, sintiente e influyente siempre modificará el flujo y dinámicas de
los procesos, sean estos muy bien planificados o estructurados. La crisis, a partir
de la cual las necesidades planteadas aquí han surgido, deben ser abordadas
mediante un modelo posconvencional, que garantice la transformación y la
reestructuración del recurso humano, y no lo escinda como una herramienta
disciplinaria propia del período industrial del siglo XX. La empresa, sin importar sutamaño y composición, debe ser un espacio en el cual los trabajadores se sientan
parte de, y que la misión, visión, objetivos y valores de dicha empresa vayan en
plena consonancia con los rasgos de personalidad, aspiraciones humanas y
habilidades de estos últimos. Es cierto, la economía y la degradación social ha
incrementado la incertidumbre (de la cual ya bastante se ha hablado), y pareciese
que la medida del castigo es propicia, sin embargo, ¿es preciso convertirnos en
victimarios del desempleo? Es por eso que se plantean recursos nuevos como el
C.O.S.O, los cuales permiten la implementación de actividades de control de tipo
preventivo, las cuales pueden enmarcarse dentro de un enfoque organizacional-
humanista que recupere valores personales y erija un nuevo sentido de pertenencia,
al igual que medidas de control correctivas que mejore la calidad de los sistemas de
detección de robo. Finalizando, ante circunstancias problemáticas asociadas al
recurso humano, es preciso replantear los procesos de reclutamiento y selección,
la creatividad en la elaboración de nuevos instrumentos que recojan datos
importantes que apunten a la conformación del perfil idóneo es vital.
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Referencias
Auditool. (2014). Red de Conocimientos en Auditoría y Control Interno .Obtenido de http://www.auditool.org
Capote, C. (2001). El control interno y el control . Economía y Desarrollo, 129(2).
Cuenca, M. (2015). Diseño de un sistema de control interno para el área denómina e inventarios. caso: empresa de servicios Octotrade cuentas enparticipación. Universidad Politécnica Salesiana Sede Quito. Ecuador
Green, T. y Butkus, R. (1999). Motivation, Beliefs, and OrganizationalTransformation. Greenwood P.G.
Márquez, G. R. (2011). Modelos contemporáneos de control interno .:Observatorio Laboral Revista Venezolana. Venezuela
Vélez, A. M (2014). Aplicación de la Seguridad del Recurso Humano en laEmpresa Privada, Como Herramienta de Prevención y Control del Fraude .Universidad Militar Nueva Granada. Colombia