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IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN ERP PARA LA EMPRESA FEDEGAN SONIA LORENA CERON CARDENAS CARLOS OSWALDO VINASCO VELANDIA JOSE ALEXANDER BARRERA RODRIGUEZ DIEGO ANDRÉS CASALLAS MORA UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS BOGOTA D.C. PRIMER SEMESTRE - 2021

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IMPLEMENTACION DE UN ERP PARA LA EMPRESA FEDEGAN

SONIA LORENA CERON CARDENAS

CARLOS OSWALDO VINASCO VELANDIA

JOSE ALEXANDER BARRERA RODRIGUEZ

DIEGO ANDRÉS CASALLAS MORA

UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS

BOGOTA D.C. PRIMER SEMESTRE - 2021

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IMPLEMENTACION DE UN ERP PARA LA EMPRESA FEDEGAN

SONIA LORENA CERON CARDENAS

CARLOS OSWALDO VINASCO VELANDIA

JOSE ALEXANDER BARRERA RODRIGUEZ

DIEGO ANDRÉS CASALLAS MORA

Trabajo de grado para obtener el título de

Especialista en Gerencia de Proyectos

Asesor: MARÍA CRISTINA ZAPATA ORREGO

Ingeniera PMP, PMI-RMP, PMI-PBA

UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS

BOGOTA D.C PRIMER SEMESTRE – 2021

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AGRADECIMIENTOS

A Dios en primer lugar porque siempre fue él quien marco el camino, nos guio y

aparejo todo para poder seguir adelante durante este año de arduo trabajo.

A nuestras familias porque fueron ellas quienes cedieron parte de su tiempo para

que pudiéramos dedicarlo a cada uno de los compromisos académicos que teníamos y

siempre estuvieron dando su voz de aliento y apoyo incondicional.

A cada uno de los docentes que hicieron parte de este proceso de aprendizaje por

compartir parte de su conocimiento y aportar en gran medida a la construcción de este

proyecto.

A nuestra tutora María Cristina Zapata O, por ser esa persona que dedico su

tiempo para entender y ayudar a plasmar cada uno de los detalles que hicieron posible

la elaboración exitosa del proyecto.

A la universidad Piloto de Colombia por proporcionar este espacio de formación y

preparación, dotándonos de los recursos necesarios para culminar un escalón más de

cada uno a nivel académico.

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DEDICATORIA

Dedicamos este trabajo, a Dios, nuestras familias y a cada una de las personas

que él estableció para que pusieran su granito de arena, que de distintas formas nos

dieron su apoyo y nos ayudaron para completar este proceso, ya que sin el no hubiera

sido posible llegar a la meta de manera tan satisfactoria. También al equipo de trabajo

“MULTITASK” formado durante toda la especialización ya que sin esa figura de equipo

no hubiera sido posible llegar a la meta.

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Tabla de contenido

Resumen ................................................................................................................ 13

Abstract ................................................................................................................... 14

Introducción ............................................................................................................ 15

Objetivos ................................................................................................................. 16

1. Antecedentes Organizacionales ...................................................................... 17

1.1. Descripción de la organización ejecutora .................................................. 17

1.2. Objetivos estratégicos ................................................................................ 17

1.3. Misión, Visión y Valores ............................................................................. 17

1.4. Mapa estratégico ....................................................................................... 20

1.5. Cadena de valor ......................................................................................... 21

1.6. Estructura organizacional. ......................................................................... 21

2. Evaluación del Proyecto a través de la metodología del Marco Lógico........... 22

2.1. Descripción del problema o necesidad ...................................................... 22

2.2. Árbol de problemas .................................................................................... 24

2.3. Árbol de objetivos ...................................................................................... 25

2.4. Árbol de acciones ...................................................................................... 26

2.5. Determinación de alternativas.................................................................... 26

2.6. Evaluación de alternativas ......................................................................... 27

2.7. Descripción de alternativa seleccionada .................................................... 30

3. Marco metodológico ........................................................................................ 30

3.1. Tipos y métodos de investigación .............................................................. 30

3.2. Herramientas para la recolección de información ...................................... 31

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3.3. Fuentes de información ............................................................................. 31

4. Estudio Técnico ............................................................................................... 32

4.1. Diseño conceptual de la solución ............................................................... 32

4.2. Análisis y descripción del proceso ............................................................. 34

4.3. Definición del tamaño y localización del proyecto ...................................... 35

4.4. Requerimientos para el desarrollo del proyecto ......................................... 35

5. Estudio de mercado ........................................................................................ 36

5.1. Población ................................................................................................... 36

5.2. Dimensionamiento de la demanda ............................................................. 37

5.3. Dimensionamiento de la oferta .................................................................. 38

6. Estudio de viabilidad financiera ....................................................................... 39

6.1. Estimación de costos de inversión del proyecto ........................................ 39

6.2. Definición de costos de operación y mantenimiento del proyecto.............. 40

6.3. Análisis de tasas de interés para costos de oportunidad ........................... 42

6.4. Análisis de tasas de interés para costos de financiación ........................... 42

6.5. Flujo de caja............................................................................................... 42

6.6. Evaluación financiera y análisis de indicadores ......................................... 46

7. Estudio ambiental y social ............................................................................... 47

7.1. Análisis y categorización de riesgos .......................................................... 47

7.2. Análisis ambiental del ciclo de vida de proyecto ........................................ 52

7.3. Responsabilidad social-empresarial (RSE) ................................................ 54

8. Gestión de la integración del proyecto ............................................................ 57

8.1. Acta de constitución de proyecto ............................................................... 57

8.2. Registro de supuestos y restricciones ....................................................... 57

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8.3. Plan de gestión de beneficios .................................................................... 57

8.4. Plan de gestión de cambios ....................................................................... 61

9. Gestión de los interesados del proyecto ......................................................... 66

9.1. Registro de los interesados ....................................................................... 66

9.2. Plan de involucramiento de los interesados ............................................... 68

10. Gestión del alcance del proyecto .................................................................... 70

10.1. Plan de gestión del alcance ....................................................................... 70

10.2. Plan y matriz de trazabilidad de requisitos ................................................. 72

10.3. Enunciado del alcance ............................................................................... 73

10.4. Estructura de descomposición del trabajo (EDT) ....................................... 79

10.5. Diccionario de la EDT ................................................................................ 80

11. Gestión del cronograma del proyecto .............................................................. 86

11.1. Plan de gestión del cronograma ................................................................ 86

11.2. Listado de actividades con análisis PERT ................................................. 86

11.3. Diagrama de red del proyecto .................................................................... 87

11.4. Línea base del cronograma ....................................................................... 87

11.5. Técnicas de desarrollar el cronograma aplicadas ...................................... 87

12. Gestión de costos del proyecto ....................................................................... 89

12.1. Plan de gestión de costos .......................................................................... 89

12.2. Estimación de costos en MS Project .......................................................... 90

12.3. Estimación ascendente y determinación del presupuesto ......................... 92

13. Gestión de recursos del proyecto .................................................................... 93

13.1. Plan de gestión de recursos ...................................................................... 93

13.2. Estimación de los recursos ........................................................................ 96

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13.3. Estructura de desglose de recursos (EDRe) .............................................. 97

13.4. Asignación de recursos .............................................................................. 98

13.5. Calendario de recursos .............................................................................. 98

13.6. Plan de capacitación y desarrollo del equipo ............................................. 98

14. Gestión de comunicaciones del proyecto ........................................................ 99

14.1. Plan de gestión de las comunicaciones ..................................................... 99

14.1.1. Canales de comunicación ................................................................. 99

14.1.2. Sistema de información de las comunicaciones ................................ 99

14.1.3. Diagramas de flujo............................................................................. 99

14.1.4. Matriz de comunicaciones ............................................................... 100

15. Gestión de la calidad del proyecto ................................................................ 101

15.1. Plan de gestión de la calidad ................................................................... 101

15.2. Métricas de calidad .................................................................................. 113

15.3. Documentos de prueba y evaluación ....................................................... 116

15.4. Entregables verificados ............................................................................ 118

16. Gestión de riesgos del proyecto .................................................................... 118

16.1. Plan de gestión de riesgos ....................................................................... 118

16.2. Matrices de probabilidad e impacto (inicial y residual) ............................. 123

16.3. Registro de riesgos .................................................................................. 125

17. Gestión de las adquisiciones del proyecto .................................................... 125

17.1. Plan de gestión de las adquisiciones ....................................................... 125

17.2. Matriz de las adquisiciones ...................................................................... 128

17.3. Cronograma de compras ......................................................................... 128

18. Gestión del valor ganado .............................................................................. 128

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18.1. Indicadores de medición del desempeño ................................................. 128

18.2. Análisis de valor ganado y curva S .......................................................... 133

19. Informe de avance de proyecto ..................................................................... 136

20. Conclusiones ................................................................................................. 138

21. Recomendaciones ......................................................................................... 139

22. Referencias ................................................................................................... 140

23. Anexos .......................................................................................................... 145

24. Apéndices ..................................................................................................... 199

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. x

Índice de tablas

Tabla 1. Matriz de involucrados .............................................................................. 23

Tabla 2. Criterio costo de implementación .............................................................. 28

Tabla 3. Criterio tiempo de implementación ............................................................ 28

Tabla 4. Criterio beneficio de la organización ......................................................... 28

Tabla 5. Matriz selección alternativa ....................................................................... 29

Tabla 6. Lista de requerimientos físicos y humanos ............................................... 36

Tabla 7. Estimación de costos ................................................................................ 39

Tabla 8. Flujo de Caja Stone ERP .......................................................................... 43

Tabla 9 Flujo de Caja Sap Bussiness One ............................................................. 44

Tabla 10. Flujo de Caja PSL ................................................................................... 45

Tabla 11. Flujo de Caja Softland ............................................................................. 46

Tabla 12. Identificación y valoración de riesgos ambientales ................................. 49

Tabla 13. Consumo energía eléctrica ..................................................................... 53

Tabla 14. Cálculo huello de carbono ...................................................................... 54

Tabla 15. Plan de gestión de beneficios. Beneficio 1 ............................................. 57

Tabla 16. Plan de gestión de beneficios. Beneficio 2 ............................................. 58

Tabla 17. Plan de gestión de beneficios. Beneficio 3 ............................................. 59

Tabla 18. Comité de control integrado de cambios ................................................. 63

Tabla 19 Registro de interesados ........................................................................... 67

Tabla 20 Evaluación de los interesados ................................................................. 68

Tabla 21. Línea base de costos .............................................................................. 90

Tabla 22. Presupuesto del proyecto ....................................................................... 91

Tabla 23. Calendario de recursos ........................................................................... 98

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Tabla 24 Matriz de actividades de gestión y control de calidad ............................ 105

Tabla 25 Plan de auditorías de calidad ................................................................. 109

Tabla 26 Estrategia de los 5 ¿por qué? ................................................................ 111

Tabla 27 Métricas de calidad para proyecto ......................................................... 113

Tabla 28 Métricas de calidad para producto ......................................................... 114

Tabla 29 Procesos de gestión de riesgos ............................................................. 119

Tabla 30 Roles y responsabilidades de gestión de riesgos .................................. 121

Tabla 31 Estructura de desglose de riesgos EDR ................................................ 124

Tabla 32 Modelo RFP ........................................................................................... 126

Tabla 33 Indicadores de variación del proyecto .................................................... 130

Tabla 34 Análisis de indicadores del proyecto. ..................................................... 134

Tabla 35 actividades próximas a desarrollar informe de avance .......................... 137

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Índice de figuras

Figura 1. Mapa estratégico de la organización. ...................................................... 20

Figura 2. Cadena de valor de la organización. ....................................................... 21

Figura 3. Organigrama ............................................................................................ 22

Figura 4. Árbol de problemas. ................................................................................. 24

Figura 5. Árbol de objetivos. ................................................................................... 25

Figura 6. Árbol de acciones. ................................................................................... 26

Figura 7. Análisis y descripción del proceso. .......................................................... 34

Figura 8. Mapa ubicación ........................................................................................ 35

Figura 9. Matriz impacto-probabilidad de riesgos ambientales ............................... 51

Figura 10 Ecobalance de entradas y salidas .......................................................... 53

Figura 11. Flujo de proceso de control de cambios ................................................ 64

Figura 12 Matriz poder- interés ............................................................................... 68

Figura 13. Estructura de desglose de trabajo (EDT) ............................................... 79

Figura 14 Sobreasignación de recursos ................................................................. 88

Figura 15 Recursos sin conflicto ni sobreasignación .............................................. 89

Figura 16. Estimación ascendente y determinación de presupuesto ...................... 92

Figura 17. Organigrama funcional de Fedegan ...................................................... 97

Figura 18 Estimación de los Recursos para la Implementación de un ERP. .......... 97

Figura 19 Diagrama de flujo reunión de avance de proyecto ................................ 100

Figura 20 Curva s corte 31/07/2020 ..................................................................... 133

Figura 21 Curva s corte 30/11/2020 ..................................................................... 134

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 13

Resumen

El objetivo del presente trabajo de grado es plasmar la solución de software más

adecuada que FEDEGAN puede encontrar en el mercado con miras hacia la mejora de

sus procesos administrativos financieros y contables, con la cual pueda suplir las

necesidades actuales, subsanar las deficiencias en sus procesos, aumentar la calidad y

confiabilidad de los reportes e información generada y sobre todo que lo ayude a alcanzar

sus objetivos estratégicos empresariales

La guía base para el desarrollo del proyecto es el PMBOK sexta edición, el cual

suministra y sugiere una serie de buenas prácticas para el ámbito de la gerencia de

proyectos. Dentro del contenido se describen y se integran una seria de planes de gestión

de acuerdo a lo sugiere el libro, los acules abarcan áreas de conocimiento distintas que

ayudan a tener una visión global y más aterrizada del proyecto, aumentando la

probabilidad de éxito del mismo, las conclusiones de ejecución y recomendaciones para

futuros proyecto en la compañía.

Palabras Clave:

Adquisición, ERP (Enterprise Resource Planning) o Planificación de recursos

empresariales, implementación, bases de datos, capacitación, migración de datos,

instalación, reportes, procesos.

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 14

Abstract

The objective of this degree work is to capture the most appropriate software

solution that FEDEGAN can find in the market with a view to improving its financial and

accounting administrative processes, with which it can meet current needs, correct

deficiencies in its processes , increase the quality and reliability of the reports and

information generated and above all that helps you achieve your business strategic

objectives.

The basic guide for the development of the project is the PMBOK sixth edition,

which provides and suggests a series of good practices for the field of project

management. Within the content, a series of management plans are described and

integrated according to what the book suggests, the acules cover different areas of

knowledge that help to have a global and more grounded vision of the project, increasing

the probability of its success. execution conclusions and recommendations for future

projects in the company

Keywords:

Acquisition, ERP (Enterprise Resource Planning), implementation, databases,

training, data migration, installation, reports, processes.

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 15

Introducción

En la actualidad todas las organizaciones, sin importar su actividad o sector

económico necesitan de una estructura bien definida para operar de manera adecuada y

adaptarse a las exigencias del mercado, no es un secreto que día a día la exigencia es

más alta por lo cual las organizaciones están en la necesidad de optimizar sus procesos,

productivos tanto como administrativos con el fin de tener una capacidad de respuesta

apta para soportar la demanda y requerimientos de sus clientes, tanto a nivel interno

como externo. Muchas compañías están fallando al seguir trabajando de la misma forma

en que lo hacían hace diez o quince años, cuando la demanda y comportamiento del

mercado era diferente y menos exigente, lo cual conlleva a un atraso tecnológico y posible

fracaso de estas organizaciones

Hoy en día las herramientas tecnológicas avanzan con gran rapidez y se vuelven

necesarias para cualquier empresa brindando mayor capacidad de respuesta y

propendiendo a la optimización de procesos, contribuyendo a la reducción de costos,

mayor control y monitoreo de actividades, integración y consolidación de información

entre distintas áreas, herramientas de comunicación inmediata que ayudan a la toma de

decisiones, etc. Dichos beneficios usados de la manera correcta generan, además de

una ventaja competitiva en el mercado, coadyuvan a mejorar la imagen y prestigio de

esta.

El presente trabajo busca implementar un sistema de Planificación de Recursos

Empresariales, conocido comúnmente como ERP (Enterprise Resource Plannin) en

FEDEGAN que por supuesto no es la excepción a esta problemática, aunque es una

organización sin ánimo de lucro, sus asociados cada día exigen que esté no solamente

en la capacidad de responder a sus inquietudes y solucionar las problemáticas que se

presentan en el día a día del sector ganadero, si no que pueda hacerlo en el tiempo y de

manera apropiada.

En el desarrollo de la tesis se evidenciará, el proceso de implementación de un ERP en

FEDEGAN a través de las fases de inicio, planificación, ejecución, monitoreo y control y

cierre propuestos en la metodología de gestión de proyectos del PMI.

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 16

Objetivos

Objetivo General

Implementar un ERP en FEDEGAN que permita mejorar los procesos

administrativos y financieros.

Objetivos Específicos

1. Identificar el software que más se ajuste a las necesidades de la compañía, en

cuanto a funcionabilidad, soporte y costo.

2. Disponer y mejorar las herramientas e infraestructura tecnológica.

3. Capacitar al personal en el uso del ERP.

4. Generar información oportuna y exacta.

5. Validar el cumplimiento de las necesidades de cada área.

6. Documentar los avances y resultados obtenidos durante el proceso de

implementación del software.

7. Parametrización e implementación del ERP

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 17

1. Antecedentes Organizacionales

1.1. Descripción de la organización ejecutora

La Federación Colombiana de Ganaderos FEDEGÁN es una organización gremial

sin ánimo de lucro, creada el 13 de diciembre de 1963 con sujeción al derecho privado

colombiano y como decisión del IX Congreso Nacional de Ganaderos.

En su condición de gremio cúpula de la ganadería colombiana, FEDEGÁN agrupa

en calidad de afiliadas, a las organizaciones gremiales ganaderas regionales y locales,

como también a otro tipo de entidades vinculadas a la actividad ganadera nacional.

Su máximo órgano corporativo es el Congreso Nacional de Ganaderos, que se

reúne cada dos años para elegir a la Junta Directiva Nacional, la cual a su vez elige al

Presidente Ejecutivo, representante legal de la Federación y vocero de las expectativas

e intereses de los ganaderos colombianos.

1.2. Objetivos estratégicos

• Apoyar el desarrollo eficiente, sostenible y competitivo del sector ganadero

del país

• Generar bienestar para el ganadero-productor, como consecuencia de la

elevación de los índices de productividad y rentabilidad de su empresa

ganadera.

• Promover y ayudar a la modernización y tecnificación del sector ganadero en

Colombia

• Desarrollar una estructura incluyente y participativa de todos los agremiados

• Ser la empresa que brinda credibilidad, confianza y legitimidad al sector

defendiendo y representando sus intereses colectivos.

1.3. Misión, Visión y Valores

a) Misión

Representar y defender los intereses colectivos de los ganaderos ante la

institucionalidad pública, privada y la sociedad, así como responder a las expectativas y

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 18

necesidades de la actividad ganadera, y recaudar y administrar los recursos de la

parafiscalidad.

b) Visión

Ser la organización que represente en forma eficaz los intereses de los ganaderos a

partir de la agrupación de su institucionalidad gremial, con una estructura incluyente y

participativa, y la extensión regional de sus servicios, para contribuir al bienestar del

ganadero.

Hacer de la ganadería una actividad moderna, rentable, solidaria, ambientalmente

sostenible y socialmente responsable, para el bienestar del ganadero y del país.

c) Valores

Todo esfuerzo humano hacia el logro de un objetivo se ciñe a unos principios o

valores fundamentales que, formulados a manera de políticas, inspiran el diseño de las

estrategias y las líneas de acción, y son transversales a todos los elementos del Plan

Estratégico.

Estos valores fundamentales o políticas no existen en sí mismos sino en cabeza

de una organización que los asume como principios inspiradores de su acción. En este

caso corresponden a las políticas institucionales de FEDEGAN en su condición de gremio

cúpula de la ganadería colombiana y gestor del Plan Estratégico de la actividad. Son

ellas:

1. El respeto al sistema democrático, al Estado Social de Derecho, y a la prevalencia

de la ley y el orden con equidad, como valores fundamentales de la convivencia.

2. El apoyo irrestricto a las autoridades legítimas colombianas y a las Fuerzas

Militares y de Policía, que salvaguardan la vida y derechos de los ciudadanos.

3. El respeto a la propiedad privada, dentro de los preceptos constitucionales de su

función social y de la supremacía del bien general.

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 19

4. La convicción del papel preponderante y estratégico del sector rural colombiano,

como factor de desarrollo económico y social y, por ende, como elemento

fundamental para la construcción de la paz y la convivencia nacional.

5. La unión de los productores ganaderos alrededor de FEDEGÁN como gremio

cúpula de la ganadería colombiana, para el logro de su bienestar, y del crecimiento

y modernización de la ganadería como actividad económica.

6. La concertación y trabajo mancomunado con las diferentes instancias de la

institucionalidad pública y con los lineamientos del Plan Nacional de Desarrollo.

7. La promoción y fomento del desarrollo regional ganadero con respeto al entorno

socio económico y cultural de las regiones.

8. La focalización de la producción ganadera de acuerdo con las ventajas y fortalezas

de las diferentes regiones, como condición básica para el logro de la

competitividad.

9. El respeto a la naturaleza como premisa y característica de la producción ganadera

colombiana.

10. La importancia del conocimiento, la investigación y el desarrollo tecnológico, como

factores imprescindibles para la modernización y el crecimiento de la ganadería

colombiana.

11. El acceso universal a la información y las comunicaciones en el gremio ganadero,

a partir de la difusión e implantación de modernas herramientas informáticas.

12. La calidad total y el mejoramiento continuo como valores necesarios para el

crecimiento en medio de una sociedad y un mercado cada vez más competitivos.

13. La actitud de servicio al productor ganadero a través de los programas y proyectos

que desarrolla FEDEGÁN en cumplimiento de su objetivo social.

La preservación y defensa de la parafiscalidad como mecanismo de fomento, en la

forma de la Cuota de Fomento Ganadero y Lechero aportada por todos los productores

ganaderos para el desarrollo de su propia actividad, y administrada por ellos mismos a

través de FEDEGAN en su condición de gremio cúpula de la actividad, en acuerdo

siempre con la ética empresarial, la eficiencia, la transparencia y el ordenamiento legal

colombiano.

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 20

1.4. Mapa estratégico

FEDEGAN como gremio cúpula de la ganadería le corresponde desempeñar un

papel de primera línea y de inmensa responsabilidad. Su orientación estratégica deberá

estar dirigida a generar una institucionalidad gremial capaz de liderar y ejecutar las

estrategias y acciones que hacen parte de la “Agenda Interna privada”, y de vigilar,

gestionar y presionar, si es del caso, el cumplimiento de la “Agenda Interna pública”.

Estos dos grandes objetivos, sin embargo, estarán en función de su capacidad de

agrupar efectivamente a todos los ganaderos del país pajo el umbral de la

institucionalidad gremial. La “inclusión” es el verdadero sustento de una representación

gremial efectiva.

Tal orientación se resume en el Templo Estratégico de FEDEGAN (Figura 1), cuya

presentación, entendida ya la ubicación e importancia funcional de cada uno de sus

elementos, se limitará únicamente a la descripción de sus elementos.

Figura 1. Mapa estratégico de la organización.

Fuente: Plan Estratégico de la Ganadería Colombiana 2019, editorial Sanmartín Obregón &

Cía. Primera edición.

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 21

1.5. Cadena de valor

Figura 2. Cadena de valor de la organización.

Fuente: Autores.

1.6. Estructura organizacional.

Para que la Federación pueda dar cumplimiento a su Plan Estratégico, dispone de

una estructura organizacional capacitada y comprometida, que mediante los procesos

internos puedan apoyar los esfuerzos de la Presidencia Ejecutiva de consolidar el gremio

ganadero como un gremio fuerte en la sociedad, esta estructura se puede evidenciar en

la figura 3.

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 22

Figura 3. Organigrama

Fuente: Manual de Calidad de FEDEGAN

2. Evaluación del Proyecto a través de la metodología del Marco Lógico

2.1. Descripción del problema o necesidad

En Fedegan los procesos administrativos y financieros, presentan una serie de

deficiencias debido a las continuas fallas que presenta el software contable que

actualmente se tiene.

Adicionalmente, no se cuenta con herramientas necesarias para suplir nuevas

necesidades que presenta la organización, lo que provoca que no se pueda tener una

oportuna entrega de la información y algunas tareas se deban hacer de manera manual.

Esta situación afecta directamente a los empleados que tienen interacción con este

sistema y se ven en la obligación de repetir tareas que no quedan registradas

exitosamente en el software, lo cual implica dedicar más tiempo a esa labor, sino que

también afecta a la Dirección Ejecutiva, proveedores y clientes cuando no se puede tener

una información veraz. A continuación, podemos ver el problema desde diferentes

perspectivas haciendo uso de la matriz de involucrados.

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 23

Tabla 1. Matriz de involucrados

Grupos Intereses Problemas percibidos

Recursos

Empleados Facilidad para

registro y análisis de la información

Fallas tecnológicas que ocasionan repetir

actividades y retrasan otras tareas.

Recurso Humano dispuesto a

implementar nuevos procesos.

Directivos Información oportuna y confiable para toma

de decisiones.

Demora en la entrega de informes.

Disponibilidad de recurso humano y

financiero para implementación de nuevas tecnologías.

Afiliados Estados de cuenta

oportunos.

Inconsistencia en saldos versus pagos

realizados.

Adaptación a los nuevos procesos y

requerimientos solicitados.

Proveedores

Pagos oportunos y acordes a las condiciones comerciales pactadas.

Demoras en el pago de facturas e

incumplimiento con los plazos pactados.

Acogerse a las nuevas políticas comerciales y de pago propuestas.

Fuente: Autores

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 24

2.2. Árbol de problemas

Figura 4. Árbol de problemas.

Fuente: Autores.

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 25

2.3. Árbol de objetivos

Figura 5. Árbol de objetivos.

Fuente: Autores.

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 26

2.4. Árbol de acciones

Figura 6. Árbol de acciones.

Fuente: Autores.

2.5. Determinación de alternativas

Opción 1 - Medio 1

Servicio de asistencia técnica constante

A. Permanentes actualizaciones

Acuerdo con el proveedor del software de un programa o cronograma de visitas

periódicas y soporte técnico para el mantenimiento correspondientes del mismo, más

canales para atender solicitudes y mayor disponibilidad de tiempo.

Page 27: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 27

Opción 2 - Medio 2

Sistema Actualizado

Tener presente las actualizaciones que ofrece el proveedor tecnológico, conocer

los costos y los alcances de cada una.

Opción 3 - Medio 3

Conocimiento de nuevas soluciones tecnológicas

Explorar nuevas aplicaciones, herramientas asequibles a los colaboradores, que

permitan desarrollar nuevas capacidades, mejoren los procesos, optimicen el tiempo de

respuesta a las tareas propuestas.

Opción 4 - Medio 4

Recursos tecnológicos acordes a las necesidades

Consiste en iniciar un proceso de cotizaciones y búsqueda de un software ERP,

que brinde una solución integral a las necesidades actuales de la empresa. Este

programa debe ayudar a solucionar todas las problemáticas en las diferentes áreas, así

como también debe ayudar a mejorar los procesos existentes, la compañía deberá

brindar soporte técnico, acompañamiento a lo largo del tiempo (servicios post venta) y la

capacitación adecuada en el periodo de migración de la información y la curva de

aprendizaje a la cual se tienes que enfrentar la compañía con el uso de este.

2.6. Evaluación de alternativas

Para la evaluación de las alternativas se hará uso del análisis multicriterio. En

primera medida se definirán los criterios, escalas y rangos para cada uno, seguidamente

se calificará cada alternativa.

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 28

Criterios de selección

Costo de implementación

Tabla 2. Criterio costo de implementación

Costo PUNTUACION

Mayor a $418 1

Entre $330 a $418 Millones 2

Menor a $330 Millones 3

Fuente: autores

Tiempo de implementación

Tabla 3. Criterio tiempo de implementación

Tiempo PUNTUACION

Mayor a 4 meses 1

Entre 3 y 4 meses 2

Entre 2 y 3 meses 3

Fuente: autores

Beneficio de la Organización

Tabla 4. Criterio beneficio de la organización

Beneficios PUNTUACION

Rediseño de procesos, cronogramas de entrega de

información, personal de monitoreo y control de procesos

1

Page 29: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 29

Organización de la información, acompañamiento al personal

optimización de tiempos de entrega de información, mejora de

flujo de procesos.

2

Unificación e integración de la información de todas las áreas,

automatización de procesos, disminución de costos de bodegaje,

optimización de tiempos de entrega de información, mejorar de

calidad de los informes y capacitación al personal.

3

Fuente: autores

Tabla 5. Matriz selección alternativa

Costo de

implementación Tiempo de

implementación Beneficio de la organización

TOTAL

Opción 1 Acuerdo y

Cronograma de soporte y

actualizaciones periódicas

3 2 1 6

Opción 2 Rediseño de los

procesos internos de la compañía

3 1 2 6

Opción 3 Programa de mejora

continua 3 1 2 6

Page 30: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 30

Opción 4 Adquirir un ERP que

permita mejorar e integrar los procesos

existentes

2 2 3 7

Fuente: autores

2.7. Descripción de alternativa seleccionada

La dirección ha propuesto unos lineamientos que se deben tener en cuenta para

escoger la mejor alternativa, para lo cual se realizó una evaluación mediante una matriz

de evaluación de alternativas comparando las diferentes opciones. De acuerdo con los

resultados se consideró que la opción 4 cumple en gran medida con las necesidades de

la organización puesto que FEDEGAN no cuenta con un sistema que permita integrar sus

áreas para dar un manejo optimo a su información y que permita la optimización de sus

procesos, lo cual ocasiona inconvenientes con respecto a la entrega de informes a

tiempo, confiabilidad y veracidad de los mismos y accesibilidad oportuna a los mismos.

La adquisición de un ERP garantiza que la información sea oportuna para la toma

de decisiones por parte de la dirección y permite integrar las áreas de la compañía

atacando así de manera directa las falencias principales dando solución a estas además

de ello se ajusta a los requerimientos y el costo del proyecto se ajusta al presupuesto

definido para el año 2020.

3. Marco metodológico

3.1. Tipos y métodos de investigación

Para este proyecto los métodos de investigación empleados fueron, el descriptivo

y cualitativo. Con el método descriptivo se lograron conocer las problemáticas que cada

área tenía, cómo les afectaba el funcionamiento del Software, qué necesidades

adicionales tenían, qué alternativas han contemplado y cómo han podido darle solución

a la situación, además mediante la cualitativa se pudo observar y tener información de

Page 31: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 31

primera línea cuales son todas las incidencias negativas que esto genera no solo a los

procesos de apoyo, sino también a nivel general de la organización.

3.2. Herramientas para la recolección de información

La encuesta: permitirá obtener información real sobre la situación en la que se

encuentra la EMPRESA FEDEGAN. La aplicación de encuestas ayudará a determinar

las conclusiones de la Implementación de un ERP, en cumplimiento de metas y objetivos.

La escala: Instrumento usado en la técnica de observación. Dicho instrumento

contiene un conjunto de características que van a ser cotejadas mediante algún tipo de

escala para indicar el grado en que cada una de estas está presente en la situación

observada. En este caso se implementará el Formato de respuestas tipo Likert, en la que

a cada afirmación (por ejemplo; "se borró la información registrada en el software"), hay

que escoger una de las opciones de respuesta (por ejemplo; muchas veces, bastantes

veces, pocas veces, casi nunca, etc.).

3.3. Fuentes de información

Para desarrollar el proyecto se cuenta con participación a tiempo parcial de los

colaboradores de las áreas involucradas al interior de la Federación Colombiana de

Ganaderos, como también con la colaboración de una empresa de consultoría que

acompañara el proceso de implementación del ERP objeto del proyecto.

Como fuentes primarias de información se han podido identificar:

- Se realizará una entrevista a los interesados solicitando que describan de forma

sucinta la manera en que se ejecuta actualmente cada actividad u operación

realizada para identificar claramente la forma en que el proyecto los puede afectar.

Como resultado de las entrevistas se espera encontrar que pasos adicionales

requiere el proyecto, pues desde el inicio ha sido evidente que seguramente

existirán cambios en los procesos y la forma en que éstos se ejecutan.

- Entrevista a los interesados que permita establecer generalidades sobre lo que se

espera luego de implementar una solución ERP, pues ellos como expertos en la

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 32

operación de la empresa y conociendo su estructura y ambiente laboral son

quienes indican importantes lineamientos que ayudaran al proyecto.

- Se analizarán los informes que actualmente se están generando tanto para entes

internos o externos, para asegurar que luego de salir a producción esta

información se pueda entregar con la misma o mejor calidad. Esto también

permitirá identificar información que posiblemente ya no sea necesario generar.

- Se revisará la documentación del actual sistema contable lo que permitirá

evidenciar posibles fallos y su verdadero estado de obsolescencia.

- Se analizarían los estatutos de conformación de la Federación.

Como fuentes secundarias de información se han podido identificar:

- Artículos publicados por revistas de ámbito nacional que permitan establecer la

imagen actual que proyecta la Federación Nacional de Ganaderos para el gremio.

- Información en la web en sitios como el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural

y demás asociaciones ganaderas a nivel nacional

4. Estudio Técnico

El objetivo de realizar el estudio técnico es establecer las características,

funcionalidades, tamaño, localización y la descripción del proceso de adquisición e

implementación y lo conveniente que es para la compañía la ejecución de un proyecto

que se ajuste a sus necesidades.

4.1. Diseño conceptual de la solución

De acuerdo con David Bonet, “un ERP es un software que estandariza, racionaliza

e integra los procesos de negocio en los departamentos de finanzas, recursos humanos,

compras, distribución y otros departamentos”. Por lo general, los sistemas ERP funcionan

en una plataforma de software integrada que utiliza definiciones de datos comunes que

funcionan en una sola base de datos.

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 33

Bonet menciona algunas características y funcionalidades como:

✓ Integración en toda la empresa. Los procesos de negocio se integran de extremo

a extremo entre departamentos y unidades de negocio.

✓ Operaciones en tiempo real

✓ Eficiencia interna. Los sistemas ERP permiten reducir el tiempo necesario para

completar prácticamente todos los procesos.

✓ Mejor toma de decisiones. El ERP promueven la colaboración a través de datos

compartidos organizados en torno a definiciones de datos comunes. Los datos

compartidos eliminan el tiempo perdido discutiendo sobre la calidad de los datos y

permiten a los departamentos dedicar su tiempo a analizar los datos, sacar

conclusiones y tomar mejores decisiones.

✓ Mayor agilidad. La estandarización y la simplificación resultan en menos rígidas.

Esto crea que La Federación Colombiana de Ganaderos FEDEGÁN sea más ágil

que puede adaptarse rápidamente mientras aumenta el potencial de colaboración.

✓ Seguridad mejorada. Los datos centralizada con datos empresariales es un

objetivo importante, es más fácil de proteger.

✓ Integración de la información financiera. Permitiendo que un sistema integre las

áreas de contabilidad, tesorería, cartera y administración

✓ Integración de pedidos. Coordinaría la toma de pedidos, la fabricación, el

inventario, la contabilidad y la distribución.

✓ Proporcionar información de la información de los clientes. Incluyen una

herramienta CRM de gestión de relaciones con el cliente para realizar un

seguimiento de todas las interacciones con los clientes. La combinación de estas

interacciones con información sobre pedidos, entregas, devoluciones, solicitudes

de servicio, etc., proporciona información sobre el comportamiento y las

necesidades de los clientes.

✓ Estandarizar y acelerar la fabricación. El ERP pueden estandarizar y automatizar

los procesos de fabricación y soporte. Esta estandarización ahorra tiempo,

aumenta la productividad y reduce el número de personas.

✓ Estandarización del aprovisionamiento. La Federación a menudo encuentra que

diferentes unidades de negocio compran el mismo producto, pero no reciben el

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 34

beneficio de los descuentos por volumen. Las herramientas de adquisición de

ERP permiten a los equipos de compra negociar con los proveedores identificando

a los proveedores, productos y servicios más utilizados.

✓ Facilitar la presentación de informes. Mejorar en gran medida la capacidad en

presentar los informes, en toda la cadena de suministro, finanzas y recursos

humanos.

4.2. Análisis y descripción del proceso

Figura 7. Análisis y descripción del proceso.

Fuente: Propia

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 35

4.3. Definición del tamaño y localización del proyecto

Para definir el tamaño del proyecto se apoyará en el estudio de mercado donde se

encuentra implícito la dimensión de la oferta y demanda, de igual manera la población

que se beneficiará con la implementación del ERP

El proyecto se realizará y desarrollará en las instalaciones principales de

FEDEGÁN en la Calle 37 No. 14 - 31 en la ciudad de Bogotá D.C.

Figura 8. Mapa ubicación

Fuente: Google Maps

4.4. Requerimientos para el desarrollo del proyecto

La Federación Colombiana de Ganaderos FEDEGAN cuenta con las Instalaciones,

infraestructura, capacidad humana, equipos y maquinaria suficientes para la

implementación del ERP.

En la siguiente tabla se listan los requerimientos físicos y humanos:

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 36

Tabla 6. Lista de requerimientos físicos y humanos

Ítem Cantidad Descripción

1 1 Director del Proyecto

2 3 Coordinadores Lideres

3 3 Profesional II

4 5 Profesional I

5 2 Asistente III

6 1 Asistente I

7 1 Auxiliar Contable

8 18 Computadores

9 18 Escritorios

10 5 Impresoras

11 18 Sillas

12 1 Consultor del Proyecto

13 2 Servidores

14 1 Profesional sistemas

15 4 Oficinas

16 1 Papelería

17 36 Licencias

18 1 Sala de Proyecciones Fuente: autores

5. Estudio de mercado

5.1. Población

La federación nacional de ganaderos FEDEGAN, es una organización sin ánimo

de lucro ubicada en la ciudad de Bogotá, cuyo objetivo es apalancar todas sus

operaciones internas haciendo uso de un sistema ERP que será implementado para

facilitar todos sus procesos.

Actualmente Fedegan cuenta con una planta de 57 personas, de las cuales 30 son

empleados directos y 27 están como trabajadores contratados a través de empresas de

servicios temporales. Estos empleados se encuentran divididos en un total de 7 áreas.

Mercado total: Se ha determinado que el uso del ERP se realizara por 21 de los

colaboradores de la Federación, quienes tendrán interacción directa con la herramienta.

Page 37: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 37

Adicionalmente, un 10% de los colaboradores usaran la información generada desde el

ERP.

Mercado potencial: Con la disponibilidad de varios módulos que inicialmente no

serán puestos en producción, se espera que a futuro se pueda involucrar más procesos

de la Federación para que hagan uso de esta herramienta tecnológica.

Segmentación del mercado: Cada área de la Federación realizará uso de los

diferentes módulos puestos en producción, así pues, cada departamento será

especialista en el uso de los módulos asignados.

Mercado objetivo: El uso de la plataforma será restringido únicamente a los

colaboradores que trabajan directamente con la Federación y que tienen relación directa

con los módulos implementados, adicionalmente al personal de informática quienes serán

los encargados de dar soporte y mantenimiento a los servidores donde se ha de instalar

el ERP.

5.2. Dimensionamiento de la demanda

En la Federación Nacional de Ganaderos se ha evidenciado la inexistencia de un

sistema que integre las actividades administrativas y financieras que allí se realizan, lo

que ha ocasionado que algunas veces se deba incurrir en reprocesos de generación de

información, reporte de información inexacta e incluso se ha debido hacer corrección de

información entregada a los entes de control lo que deriva en multas por corrección de

información.

Las áreas usuarias y la cantidad de personas que usaran el ERP son:

- Contabilidad: 4 personas

- Tesorería: 3 personas

- Cartera: 4 personas

- Administración: 6 personas

- Servicios gremiales: 4 Personas

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 38

5.3. Dimensionamiento de la oferta

Con la implementación de un ERP se ofrece la automatización y sistematización

de procesos lo cual redunda en mejoras de la operación, en prácticamente todos los

niveles. Y no solo se mejoran los procesos, sino que también su calidad se hace evidente

aumentando los niveles de disponibilidad y asequibilidad a la información en cualquier

momento.

La operación se podrá realizar prácticamente en todas las operaciones vitales de

la Federación ya que todos los colaboradores contaran con un usuario personalizado que

les permitirá desarrollar su actividad y ofrecerá óptimos niveles de seguridad informática,

esto sin embargo estará ligado a la cantidad de licencias que sean adquiridas.

Las principales ventajas que ofrece la implementación del ERP:

- Permite que los procesos se realicen de forma estándar y que sean integrados en

la operación por completo.

- Mejoras en la planeación y manejo del presupuesto disponible.

- Informes disponibles en tiempo real que permiten toma de decisiones acertadas.

- Mejora de la atención al cliente al ofrecer servicios agiles, estándar y de calidad.

- Incremento de la productividad al eliminar reprocesos o procesos que actualmente

se realizan de forma manual.

Con todas las ventajas listadas anteriormente se puede suponer un importante

incremento en la productividad de la Federación. Los módulos que entraran en operación

son:

- Módulo de gestión: El cual permite realizar la parametrización del sistema y

configuración de usuarios de este.

- Módulo de finanzas: Administra el plan contable de la Federación y aquí se realizan

todas las operaciones relacionadas con contabilidad y finanzas.

- Módulo de compras y operaciones: Gestiona todo lo relacionado con las compras

realizadas en la Federación y gestiona lo relacionado con la facturación.

- Recursos humanos: Se realiza todo el registro del recurso humano de la

Federación para mejorar la capacidad de asignación de este.

- Gestión de proyectos: Gestión centralizada de proyectos a realizar.

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 39

6. Estudio de viabilidad financiera

En este capítulo se desarrollará el estudio de viabilidad financiera de los costos

asociados al proyecto, donde se evidenciará el estudio de las diferentes tasas de interés

para la financiación del proyecto y de igual manera la tasa de oportunidad del sector que

se ajusta al proyecto, se evidenciaran los flujos de caja respectivos con el análisis de los

indicadores que los soportan.

6.1. Estimación de costos de inversión del proyecto

La estimación de los costos de inversión para la ejecución del proyecto se centrará

en cuatro propuestas de software que tendrán como premisa el costo del software

incluyendo licencias, e implementación y el costo anual de mantenimiento por cada una

de las opciones

También se asocia la nómina del equipo de trabajo durante 14 meses que el plazo

máximo de duración del proyecto como se evidencia en la siguiente tabla.

Tabla 7. Estimación de costos

CARGOSALARIO

BASICO PRIMA CESANTÍAS

INT

CESANTIASVACACIONES

APORTE

SALUD

APORTE

PENSIONARL

APORTES

PARAFISCALETOTAL

DIRECCION PROYECTO 7.300.000 608.333 711.750 85.410 395.417 620.500 876.000 38.106 657.000 10.684.183

PROFESIONAL II 3.450.000 287.500 336.375 40.365 186.875 293.250 414.000 18.009 310.500 5.049.374

ASISTENTE II 2.100.000 175.000 204.750 24.570 113.750 178.500 252.000 10.962 189.000 3.073.532

ASISTENTE I 1.750.000 145.833 170.625 20.475 94.792 148.750 210.000 9.135 157.500 2.561.277

LIDER PROYECTO 4.800.000 400.000 468.000 56.160 260.000 408.000 576.000 25.056 432.000 7.025.216

PROFESIONAL II 3.900.000 325.000 380.250 45.630 211.250 331.500 468.000 20.358 351.000 5.707.988

PROFESIONAL I 2.750.000 229.167 268.125 32.175 148.958 233.750 330.000 14.355 247.500 4.024.863

PROFESIONAL I 2.750.000 229.167 268.125 32.175 148.958 233.750 330.000 14.355 247.500 4.024.863

LIDER PROYECTO 4.800.000 400.000 468.000 56.160 260.000 408.000 576.000 25.056 432.000 7.025.216

PROFESIONAL I 2.750.000 229.167 268.125 32.175 148.958 233.750 330.000 14.355 247.500 4.024.863

ASISTENTE I 2.100.000 175.000 204.750 24.570 113.750 178.500 252.000 10.962 189.000 3.073.532

PERSONAL APOYO 1.500.000 125.000 146.250 17.550 81.250 127.500 180.000 7.830 135.000 2.195.380

LIDER PROYECTO 4.800.000 400.000 468.000 56.160 260.000 408.000 576.000 25.056 432.000 7.025.216

ASISTENTE II 2.100.000 175.000 204.750 24.570 113.750 178.500 252.000 10.962 189.000 3.073.532

PERSONAL APOYO 1.500.000 125.000 146.250 17.550 81.250 127.500 180.000 7.830 135.000 2.195.380

PROFESIONAL SISTEMAS 2.750.000 229.167 268.125 32.175 148.958 233.750 330.000 14.355 247.500 4.024.863

51.100.000 4.258.333 4.982.250 597.870 2.767.917 4.343.500 6.132.000 266.742 4.599.000 74.789.279

1.196.628.459

179.494.269

COSTO ERP 142.490.338

TOTAL (INCLUIDO NOMINA) 321.984.607

LICENCIAS SERVIDORES 16.000.000

337.984.607

COSTO NOMINA PROYECTO

COSTO CARGADO AL PROYECTO (15%)

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 40

6.2. Definición de costos de operación y mantenimiento del proyecto

La definición de los costos de mantenimiento está dada por periodos anuales y

está sujeta al valor que cada proveedor tiene para este servicio.

A continuación, se muestra el cuadro comparativo entre las 4 opciones de software

que tiene la empresa donde se expresan los costos totales de la implementación y el

costo anual de mantenimiento por cada una de las opciones cotizadas por FEDEGAN.

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 41

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 42

6.3. Análisis de tasas de interés para costos de oportunidad

Es importante tener en cuenta que la rentabilidad del sector ganadero de acuerdo

con FEDEGAN está en promedio entre el 17% y el 24 %, para el presente trabajo, se

tomara como referencia una tasa del 19% de rentabilidad del sector como costo de

oportunidad, el cual es importante para el desarrollo de los flujos de caja y los indicadores

financieros.

Sin embargo se considera que por la naturaleza del proyecto, el cual se traduce

en una mejora de los procesos administrativos y financieros al interior de la organización,

la mejor alternativa es la financiación con recursos propios, el costo beneficio de esta

opción es que aunque se disminuye el valor de las inversiones que actualmente tiene la

organización y por ende esto genera a su vez disminución de la rentabilidad de las

mismas no se incurrirá en gastos adicionales propios de solicitudes de créditos, ni

intereses. Por otra parte, se espera que a futuro el software permita que la sede

administrativa de FEDEGAN obtenga una reducción de sus gastos de papelería y uso de

suministros de tinta en impresoras; en cuanto al recurso humano no se espera la

disminución de personal con el uso del programa.

6.4. Análisis de tasas de interés para costos de financiación

FEDEGAN hará uso de recursos propios para el pago del proyecto en su totalidad,

por lo tanto no incurrirá en el financiamiento del mismo mediante ninguna entidad

financiera o banco, sin embargo de acuerdo con Luis Eduardo Vélez (21 de agosto de

2020), en su artículo “mejores tasas de crédito para pymes agosto 2020” las mejores

tasas para créditos empresariales las ofrecen los bancos AV villas en primer lugar con

tasas desde 10,95% a 12,70%, el banco BBVA con tasas desde 10,97% y en tercer lugar

el banco Colpatria con tasas desde 11,75%. Las tasas anteriormente mencionadas son

efectivas anuales por lo que se pueden comparar de manera directa corroborando que la

mejor opción es la ofrecida por le banco AV villas.

6.5. Flujo de caja

A continuación, se presentan los flujos de caja para cada opción de software, el

aumento de los costos de mantenimiento se estima que tendrá un aumento del 4,72%

Page 43: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 43

cada año, dicha tasa se calculó teniendo en cuenta el IPC de los últimos 5 años en

Colombia y hallando un promedio aritmético de estos como se evidencia en la siguiente

tabla.

IPC Año

3,80% 2.019

3,18% 2.018

4,09% 2.017

5,75% 2.016

6,77% 2.015

4,72% Promedio

A continuación, se presenta cuatro flujos de caja correspondientes a cada una de las

opciones que la compañía tuvo en cuenta para la toma de la decisión sobre cual era la

mejor propuesta, partiendo del punto de vista económico en donde el VPN de menor

denominación será mejor alternativa económica que la empresa pueda tomar.

Tabla 8. Flujo de Caja Stone ERP

Flujo de Caja "STONE ERP"

Datos

Costo de Oportunidad

19,00%

Promedio IPC (5 años)

4,72%

Costo mantenimiento en el año de implementación

$ 22.599.000

Descripción 0 1 2 3 4 5

Gastos Operativos

Mantenimiento y actualización

$ 23.665.221

$ 24.781.746

$ 25.950.949

$ 27.175.314

$ 28.457.446

Total Gastos Operativos

$

23.665.221 $

24.781.746 $

25.950.949 $

27.175.314 $

28.457.446

Utilidad Antes Impuestos

$

23.665.221 $

24.781.746 $

25.950.949 $

27.175.314 $

28.457.446

Impuesto de Renta

$ -

$ -

$ -

$ -

$ -

Inversiones

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 44

Software y licencias

$ 208.574.573

Total Inversión

$ 208.574.573 0 0 0 0 0

Flujo de Caja $ 208.574.573 $

23.665.221 $

24.781.746 $

25.950.949 $

27.175.314 $

28.457.446

VPN (VP=VF/(1+i)^n)

$ 208.574.573 $

19.886.740 $

17.499.997 $

15.399.703 $

13.551.480 $

11.925.075

VPN $ 286.837.569

Fuente: autores

Tabla 9 Flujo de Caja Sap Bussiness One

Fuente: autores

Flujo de Caja "SAP BUSINESS ONE"

Datos

Costo de Oportunidad

19,00%

Promedio IPC (5 años)

4,72%

Costo mantenimiento en el año de implementación

$ 19.669.242

DESCRIPCIÓN 0 1 2 3 4 5

Gastos Operativos

Mantenimiento y actualización

$ 20.597.237

$ 21.569.014

$ 22.586.641

$ 23.652.278

$ 24.768.193

Total Gastos Operativos

$

20.597.237 $

21.569.014 $

22.586.641 $

23.652.278 $

24.768.193

Utilidad Antes Impuestos

$

20.597.237 $

21.569.014 $

22.586.641 $

23.652.278 $

24.768.193

Impuesto de Renta

$ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0

Utilidad Neta $

20.597.237 $

21.569.014 $

22.586.641 $

23.652.278 $

24.768.193

Inversiones

Software y licencias

$ 142.490.338

Total Inversión $ 142.490.338 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0

Flujo de Caja $ 142.490.338 $

20.597.237 $

21.569.014 $

22.586.641 $

23.652.278 $

24.768.193

VPN (VP=VF/(1+i)^n)

$ 142.490.338 $

17.308.602 $

15.231.279 $

13.403.270 $

11.794.652 $

10.379.096

VPN $ 210.607.237

Page 45: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 45

Tabla 10. Flujo de Caja PSL

Flujo de Caja "PSL"

Datos

Costo de Oportunidad

19,00%

Promedio IPC (5 años)

4,72%

Costo mantenimiento en el año de implementación

$ 5.683.440

Descripción 0 1 2 3 4 5

Gastos Operativos

Mantenimiento y actualización

$ 5.951.585 $ 6.232.380 $ 6.526.424 $ 6.834.341 $ 7.156.785

Total Gastos Operativos

$ 5.951.585 $ 6.232.380 $ 6.526.424 $ 6.834.341 $ 7.156.785

Utilidad Antes Impuestos

$ 5.951.585 $ 6.232.380 $ 6.526.424 $ 6.834.341 $ 7.156.785

Impuesto de Renta

$ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0

Utilidad Neta $ 5.951.585 $ 6.232.380 $ 6.526.424 $ 6.834.341 $ 7.156.785

Inversiones

Software y licencias

$ 105.453.040

Total Inversión $

105.453.040 0 0 0 0 0

Flujo de Caja $

105.453.040 $ 5.951.585 $ 6.232.380 $ 6.526.424 $ 6.834.341 $ 7.156.785

VPN (VP=VF/(1+i)^n)

$ 105.453.040

$ 5.001.332 $ 4.401.088 $ 3.872.883 $ 3.408.072 $ 2.999.046

VPN $

125.135.461

Fuente: autores

Page 46: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 46

Tabla 11. Flujo de Caja Softland

Flujo de Caja "SOFTLAND"

Datos

Costo de Oportunidad 19,00%

Promedio IPC (5 años) 4,72%

Costo mantenimiento en el año de implementación

$ 8.348.742

DESCRIPCIÓN 0 1 2 3 4 5

Gastos Operativos

Mantenimiento y actualización

$ 8.742.63

6 $ 9.155.113

$ 9.587.051

$ 10.039.369

$ 10.513.026

Total Gastos Operativos

$

8.742.636

$ 9.155.113 $

9.587.051 $

10.039.369 $

10.513.026

Utilidad Antes Impuestos

$

8.742.636

$ 9.155.113 $

9.587.051 $

10.039.369 $

10.513.026

Impuesto de Renta $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0

Utilidad Neta $

8.742.636

$ 9.155.113 $

9.587.051 $

10.039.369 $

10.513.026

Inversiones

Software y licencias $

116.678.003

Total Inversión $

116.678.003

0 0 0 0 0

Flujo de Caja $

116.678.003

$ 8.742.63

6 $ 9.155.113

$ 9.587.051

$ 10.039.369

$ 10.513.026

VPN (VP=VF/(1+i)^n) $

116.678.003

$ 7.346.75

3 $ 6.465.019

$ 5.689.108

$ 5.006.319 $ 4.405.477

VPN $

145.590.679

Fuente: autores

6.6. Evaluación financiera y análisis de indicadores

El comparativo permite analizar que la propuesta presentada por el proveedor PSL

tiene la propuesta más económica, sin embargo, el proveedor elegido fue SAP

Page 47: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 47

BUSINESS ONE por valor de $142.490.338, el cual también se ajusta al presupuesto

establecido para la adquisición del ERP.

Aun cuando la diferencia en cuanto a precios es significativa, se consideró esta

como la mejor opción debido a la oferta de funcionalidades que ofrece el sistema, lo cual

ofrece a la organización solución a diferentes procesos que requerían automatización,

tales como el portal web para clientes, proveedores y empleados y como plus y ventaja

sobre las demás propuestas, es el módulo de Gestión de Proyectos que facilitará los

procesos para los diferentes proyectos y convenios que maneja la organización

7. Estudio ambiental y social

7.1. Análisis y categorización de riesgos

La federación nacional de ganaderos, en ejercicio de sus funciones administrativas

para el gremio ganadero pretende implementar un Sistema ERP para el mejoramiento de

sus procesos en su sede administrativa ubicada en la cuidad de Bogotá, específicamente

en la localidad de Teusaquillo en la dirección calle 37 # 14- 31.

La localidad de Teusaquillo se caracteriza por tener tres tipos de zonas importantes

que operan en este lugar. El primer tipo de zona son las residenciales, el segundo tipo

son las zonas empresariales. Dichas empresas son de carácter administrativo en su gran

mayoría, y en un menor porcentaje del sector de las TIC, ninguna empresa ubicada en

este sector de la cuidad puede estar dedicada a la manufactura de ningún tipo ya que al

compartir el sector con zonas residenciales está prohibido este tipo de actividades, por lo

tanto, se concluye que FEDEGAN se alinea con las normativas para su operación

administrativa en este lugar. El hecho de ser una localidad donde funcionan empresas de

diferentes tamaños hace que sea una localidad donde lógicamente el índice de

empleabilidad es más alto que otros sitios. Su ubicación y alta concentración de empresas

permite el acceso fácil a servicios de carácter tecnológico como el internet y telefonía

entre otros que son de vital importación para el desarrollo no solamente del proyecto en

mención si no de las actividades diarias de FEDEGAN.

Page 48: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 48

De acuerdo con el informe generado por la secretaria del habitad en 2011una buena

parte de la población que reside cerca de la compañía se infiere que puede tener un

rango de edad de entre 15 y 34 años; son personas que están en plena etapa productiva

laboral y muchos de ellos son estudiantes. Ellos son una parte importante de población

concentrada en la localidad por el número de universidades e instituciones del sector

educativo que operan en el sector conformando el tercer tipo de zona de la localidad.

A nivel interno se contempla que se presentara respecto al manejo de procesos y de

tecnología una resistencia al cambio por parte de los colaboradores, por otra parte, es

importante la parametrización de los módulos teniendo en cuenta los requisitos legales

para cada procedimiento y generación de informes para la presentación ante entidades

externas que ejercen control son FEDEGEAN. De acuerdo con el índice bogotano de

calidad del aire IBOCA suministrado por secretaria distrital de ambiente la localidad de

Teusaquillo a la fecha reporta el índice IBOCA con un nivel favorable, lo que corrobora la

importancia de las compañías que operan en la localidad el compromiso que se debe

tener para que mediante su operación no se altere dicho estado del índice.

Mediante la caracterización y la elaboración de la tabla con el análisis PESTLE, se

generó un diagnóstico del entorno general que enmarca al proyecto de la

“implementación de un ERP en FEDEGAN” ; dicho diagnostico ha permitido determinar

que el nivel de éxito del proyecto es bastante alto, pues factores como la locación en

donde se encuentra ubicado, el tipo de actividades que se realizan la sede administrativa

de la compañía y las propias del proyecto, son permitidas y no tienen ningún tipo de

restricción legal ni política, si bien hay legislación que se debe tener en cuenta no requiere

de ningún esfuerzo adicional para la ejecución y puesta en marcha del proyecto, en

cuanto a los factores de tipo ambiental, social económico y tecnológicos se debe tener

en cuenta pero tampoco requieren de acciones extra para poder gestionar los

requerimientos de cada uno de ellos, Esta situación se presenta porque es un proyecto a

nivel interno de la compañía y no afecta de manera relevante al entono general o externo

de la misma.

Los escenarios que se han tenido como de alto impacto y que por tanto deben ser

considerados en la matriz de evaluación de riesgos son:

Page 49: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 49

Fenómenos de origen tecnológicos: Debido a que es un proyecto con un gran

componente tecnológico se deben analizar las variables que pueden influir como riesgos,

y en este aspecto se considera los servidores y los equipos de escritorio los cuales deben

estar aptos para la instalación del ERP.

Fenómenos de origen humano: La operación y administración del sistema ERP

debe ser llevado a cabo por las personas las cuales deben estar capacitadas y dispuestas

a afrontar el cambio que esto implica.

Fenómenos de origen natural: Son aspectos que siempre existen por su

aleatoriedad y deben ser tenidos en cuenta.

En la siguiente tabla se evidencian los riesgos identificados por categoría, y se

describe un plan de respuesta junto con la valoración del riesgo para la cual se tienen en

cuenta los siguientes ítems: 1: personas, 2: daños a instalaciones, 3: ambiental, 4:

económico, 5: tiempo, 6: imagen y clientes, 7; otros

Tabla 12. Identificación y valoración de riesgos ambientales

Categoría Riesgo Plan De Respuesta

Acción De Tratamiento 1 2 3 4 5 6 7

Tecnológico Daño de servidores

Mitigar

Realizar mantenimiento preventivo a los servidores

0 0 0 27 27 0 0 Realizar mantenimiento preventivo a la planta eléctrica

Almacenar la información de la compañía en la nube o en centro de cómputo con redundancia

Tecnológico

Daño en los computadores usados para el proyecto

Mitigar

Personal de soporte disponible en todo momento en FEDEGAN

9 0 0 27 27 0 0 Realizar mantenimiento preventivo a los computadores

Social Resistencia al

Cambio Mitigar

Demostrar a la organización la importancia del avance tecnológico y el esfuerzo de la empresa por logarlos.

27 0 18 15 18 18 0 Capacitar y presentar los beneficios que obtendrá la organización en las tareas internas y producto a los clientes internos.

Mejorar y adaptar los procesos internos.

Page 50: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 50

Social

Retiro de personas claves durante el proyecto

Mitigar Operaciones el trabajo con al menos una persona backup.

27 0 0 23 23 0 0

Natural Sismo Mitigar

Capacitar a los colaboradores en temas relacionados con emergencias de tipo sismo

23 23 23 23 23 0 0 Almacenar información de la compañía en la nube o en centro de cómputo con redundancia

Social Sabotaje Mitigar

Motivar a los colaboradores para que comprendan la importancia del proyecto.

23 0 0 23 0 0 0 Tener la información de la compañía resguardada en la nube o en centro de cómputo con redundancia

Biológico Epidemia Mitigar

Contar con planes de bioseguridad que permita a los colaboradores trabajar en condiciones óptimas.

23 0 0 23 23 0 0

Contar con mecanismos de teletrabajo

Fuente: autores

Page 51: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 51

En la siguiente matriz se evidencia la valoración de los riesgos identificados anteriormente y a partir de la misma fueron

calificados.

Figura 9. Matriz impacto-probabilidad de riesgos ambientales

A B C D E

<1% 1%-5% 5%-25% 25%-50% >50%

Insignificante Bajo Medio Alto Muy Alto

Catastrófica>10%

Programa Ejecución

10% o más 0,0

Grave6->10%

Programa Ejecución

8% 0,0

Severo2->6%

Programa Ejecución

5% 0,0

Importante1->2%

Programa Ejecución

4% 0,0

Marginal<1%

Programa Ejecución

2% 0,0

Ninguna0%

Programa Ejecución

0 0

PROYECTO IMPLEMENTACION ERP EN FEDEGANGERENCIA DEL

PROYECTOIMPLEMENTACION ERP EN FEDEGAN

PROBABILIDAD DE OCURRENCIAESTIMADO DE COSTOS ($COP) $ 350.000.000

MATRIZ DE EVALUACIÓN SEMI-CUANTITATIVA (IMPACTO Y PROBABILIDAD) DE RIESGOS PARA PROYECTOS

CONSECUENCIASOTRA

SEVERIDAD

HSE y SEG. FÍSICA ALCANCE

IMAGEN Y

CLIENTES

Per

son

as

Dañ

os

a

inst

alac

ion

es

Am

bie

nte

ECONÓMICOS

(COSTO) ($)

Programación (días

cronograma)

23 26 27 29 30

Ocurre en

1 cada 2

proyectos

5 Muy AltoUna o mas

fatalidades

Daño

Total

Contaminación

Irreparable

Impacto

Internacional

Ocurre en

1 de 100

proyectos

Ocurre en

1 de 20

proyectos

Ocurre en

1 cada 4

proyectos

Ocurre

en 1 de 3

proyectos

24

25 28

3 MedioIncapacidad

temporal (>1 día)

Daño

Localizado

Contaminación

Localizada

Impacto

Regional

Impacto

Nacional20 21 224 Alto

Incapacidad

permanente

(parcial o total)

Daño

Mayor

Contaminación

Mayor

15 16 18 19

3 4 9 10 11

14 17

1 Insignificante

Lesión leve

(primeros

auxilios)

Daño

leve

Efecto

LeveImpacto Interno

Impacto Local 5 12 132 BajoLesión menor

(sin incapacidad)

Daño

Menor

Efecto

Menor

7 8Ningún Impacto 1 2 60 NuloNingún

Incidente

Ningún

Daño

Ningún

Efecto

Page 52: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 52

En el análisis de riesgos se evidencia que puede existir un impacto alto en temas

relacionados con la tecnología pues es un componente importante en el desarrollo del

proyecto. Temas como fallos de servidores o en los computadores tienen un puntaje de

27. Al igual que algunos componentes sociales que pueden significar retrasos en el

cronograma lo que traería posibles sobre costos.

En cuanto a factores que nunca se han presentado en la empresa o en la industria,

se pueden encontrar algunos fenómenos naturales, biológicos y sociales que pueden ser

mitigados y no representa un riesgo alto ya que el análisis de riesgo los califica con 23

puntos.

7.2. Análisis ambiental del ciclo de vida de proyecto

3. Implementación

Equipos: salas de juntas, servidores,

computadores, conexiones, y redes

de internet, celulares, Impresoras

tonner y cartucho, scanner

1. Gestión de compra del software

Papelería y objetos de

oficina

Energía eléctrica

Papel

Tintas

Calor

Informes/productos

Residuo de tinta (Respel)

Residuo de papelería

(material de reciclaje,

papel, cartón, plástico)

2. Preparación

Equipos: Computadores, impresoras

de tonner/ cartucho, Scanner,

Celulares/cargadores, conexiones y

redes de internet

Energía eléctrica

Tintas

Papel

Papelería y objetos de

oficina

Calor

Residuo de tinta (Respel)

Informes/productosResiduo de papelería

(material de reciclaje,

papel, cartón, plástico)

Equipos: computadores, impresoras

de tonner y cartucho, scanner,

celulares, conexiones y redes de

internet, servidores

Energía eléctrica

Papel

Tintas

Papelería y objetos de

oficina

Calor

Informes/productos

Residuo de tinta (Respel)Residuo de papelería

(material de reciclaje,

papel, cartón, plástico)

Page 53: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 53

Figura 10 Ecobalance de entradas y salidas

Fuente: Autores

Al calcular la cantidad de energía eléctrica que consume cada una de las fuentes

identificadas se tiene el siguiente cuadro:

Tabla 13. Consumo energía eléctrica

Consumo (kWh)

Horas uso promedio

mes Cantidad

Consumo mensual

(kWh)

PC/Servidor En uso 0,12 160 20 384

Inactivo 0,003 512 20 30,72

Impresora En uso 0,45 20 2 18

Inactivo 0,06 572 2 68,64

Celular 0,005 20 30 3

Fuente: Autores

4. Salida en vivo

Equipos: Computadores, conexiones y

redes de internet, celulares,

impresoras tonner y cartuchos

5. Cierre

Energía eléctrica

Papel

Tintas

Papelería y objetos de

oficina

Calor

Informes/productos

Residuo de tinta (Respel)

Residuo de papelería

(material de reciclaje,

papel, cartón, plástico)

Energía eléctrica

Papel

Tintas

Papelería y objetos de

oficina

Calor

Informes/productos

Residuo de tinta (Respel)

Residuo de papelería

(material de reciclaje,

papel, cartón, plástico)

Equipos: Computadores, conexiones y

redes de internet, celulares,

impresoras tonner y cartuchos

Page 54: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 54

Tabla 14. Cálculo huello de carbono

DISPOSITIVO

FUENTE

FACTOR

EMISOR

CONSUMO

(kWh)

TIEMPO DE

USO

CONSUMO

DIARIO

CONSUMO MES

CONSUMO

ANUAL

CALCULO

EMISION

TOTAL

EMISION

UNIDAD REFERE

NCIA

PC/Servidor (20)

Energía eléctrica

0,136 0,12 8 0,96 19,2 230,4 31,33

658,02 kgCO2 e/kWh

Agencia Internacio

nal de Energía –

IEA 0,003 16 0,048 0,96 11,52 1,57

Impresora (2)

Energía eléctrica

0,136 0,45 2 0,9 18 216 29,38

144,92 kgCO2 e/kWh

Agencia Internacio

nal de Energía –

IEA 0,06 22 1,32 26,4 316,8 43,08

Celular (20) Energía eléctrica

0,136 0,005 2 0,01 0,2 2,4 0,33 6,53 kgCO2 e/kWh

Agencia Internacio

nal de Energía –

IEA

Total 809,47 kgCO2 e/kWh

Si bien en el proyecto se puede considerar que todas las fases utilizan los mismos

insumos del proceso es importante validar el uso de las impresoras pues a pesar de que

su consumo es muy bajo cuando se encuentran en inactividad la huella de carbono es

muy alta especialmente porque a pesar de que se usa en promedio 2 horas al día, las

restantes 22 horas hacen que su huella sea sumamente costosa.

Con lo anterior se puede sugerir que los computadores queden apagados por las

noches y fines de semana, al igual que las impresoras las cuales obligatoriamente deben

permanecer apagadas mientras no estén en uso.

7.3. Responsabilidad social-empresarial (RSE)

Las estrategias RSE permiten consolidar lo más importante de los diferentes análisis

ambientales que son necesarios hacer a todos los proyectos y de este análisis se

desprende la emisión de metas claras en la sostenibilidad del proyecto lo que permite

identificar puntos de mejora que deben ser aprovechados al máximo y, a su vez permite

obtener lineamientos que todos los involucrados deben conocer para hacerse participes

de forma activa en temas transversales del proyecto.

Page 55: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 55

Nombre de la

estrategia

Principales actividades de

la estrategia

Objetivo Meta

Puntualidad y

productividad es

nuestra

modalidad

(horario laboral)

• Comunicación del horario y jornada laboral al equipo de proyecto.

• Poster y recordatorios para los integrantes del equipo

• Planificación adecuada del trabajo con fechas de entrega

• Charlas acerca de la importancia de la puntualidad de entrada y de salida del trabajo

Fomentar cultura de

puntualidad y respeto

con el horario laboral en

el equipo de proyecto

Reducir en un

50% el uso de

horas extra para

la entrega de

tareas de último

momento, el cual

actualmente se

encuentra en

120 hr/mes.

Eco inteligencia

y el papel

(Reciclaje y

reutilización del

papel)

• Capacitaciones de reutilización y reciclaje del papel al personal

• Puesto ecológico en las oficinas.

• Comprar bandejas de papel para su reutilización

• Programa de incentivos al cumplimiento de esta política.

Incentivar a los

empleados a hacer un

uso adecuado y

responsable del papel y

a su vez la disminución

del uso de papel

Reducir en un

50% el uso de

papel-

Actualmente se

usan 10 resmas

cada mes.

Ahorrando ando

(Políticas de

ahorro y

consumo de

energía)

• Capacitaciones de ahorro y uso responsable de la energía al personal

• Carteles informativos en cada puesto de trabajo con tips de ahorro

• Desconectar cargadores y demás enchufes mientras no estén en uso.

• Adecuar oficinas para disminuir el uso de calentadores eléctricos en algunos espacios.

• Apagar y desconectar equipos en las noches, fines de semana y periodos colectivos de vacaciones.

Ejercer prácticas de

ahorro y consumo

responsable de energía

durante la jornada

laboral

Reducir en un

5% durante los

primeros 6

meses del

proyecto el valor

de la factura de

energía.

• Socializar la importancia

de preservar y cuidar el agua

No aumentar el

consumo de

Page 56: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 56

Sé justo con el

acueducto

(Políticas de

consumo de

agua)

• Crear campañas que se usen no solo al interior de la organización sino también en los hogares de los empleados.

• Buscar productos en el mercado que faciliten la limpieza de diferentes áreas que a su vez sean amigables con el medio ambiente.

Hacer un uso

responsable del

recurso hídrico en la

organización.

agua por mes y

lograr

sensibilización

del uso

responsable del

recurso.

Electro basura

(Disposición de

componentes

electrónicos y

residuos de

tóner y

cartuchos)

• Capacitaciones de disposición final de componentes y aparatos electrónicos

• Demarcación de las canecas y sitios dispuestos para tal fin

• Creación de formatos o fichas técnicas para el desecho, cambio y disposición final de aparatos y componentes electrónicos

• Incentivar a los colaboradores a depositar los residuos de las oficinas y sus hogares en los contenedores mediante un plan de recompensas.

Hacer la disposición

final de los residuos,

componentes o

aparatos electrónicos

de la manera adecuada

y como lo dispone la

FEDEGAN

Tener cero

reportes

negativos en

cuanto a la

disposición final

de aparatos,

componentes y

residuos

electrónicos.

Pausa y gana

(Pausas activas

y autocuidado)

• Integrar programa de pausas activas y autocuidado que suministra Fedegan al proyecto

• Disponer de espacios para realizar actividades propias del autocuidado.

Obtener una

participación de los

miembros del equipo de

trabajo en el programa

de pausas activas y

autocuidado que

suministra FEDEGAN

Obtener una

participación de

mínimo el 90%

mensual de los

integrantes del

equipo en las

actividades de

pausas activas y

autocuidado que

se realicen en la

jornada laboral

Page 57: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 57

Activa tu mente

(Charlas de

motivación y

resistencia al

cambio)

• Establecer temas a tratar en las charlas

• Preparación de las sesiones de charlas (material y quien la dicta)

• Hacer formatos de evaluación y asistencia

• Fijar cronograma de las charlas

Proporcionar al

personal y equipo de

trabajo una visión

abierta sobre los

cambios y los aspectos

positivos que esto

conlleva

Lograr que el

95% del

personal este

satisfecho con el

proyecto y sus

labores

8. Gestión de la integración del proyecto

8.1. Acta de constitución de proyecto

El acta de constitución del proyecto se encuentra en el Anexo 1.

8.2. Registro de supuestos y restricciones

La matriz de registro de supuestos y restricciones se encuentra en el Anexo 2.

8.3. Plan de gestión de beneficios

Tabla 15. Plan de gestión de beneficios. Beneficio 1

BENEFICIO 1:

Beneficios objetivo Automatización de procesos en el área

administrativa

Alineación estratégica Promover y ayudar a la modernización y

tecnificación del sector ganadero en Colombia

Plazo para obtener los

beneficios

Un año (Fase de cierre del proyecto)

Dueño de los beneficios Director o gerente funcional por área

Page 58: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 58

Métricas La manera de medir la optimización de los

procesos administrativos será inicialmente por:

1) Tiempo de generación de informe/ informes

generados

2) Número de empleados usados /informe

En donde el tiempo usado para generar

informes debe reducir mínimo en un 10% y de

igual forma el número de empleados necesario

para realizarlo debe reducir en un 50%

Supuestos El ERP tiene la capacidad desarrollar los

informes de la manera en que la compañía los

requiere

Riesgos La información suministrada al programa

contenga errores

Fuente: autores

Tabla 16. Plan de gestión de beneficios. Beneficio 2

BENEFICIO 2:

Beneficios objetivo Disminución de cargas operativas en

el área administrativa

Alineación estratégica Ser la empresa que brinda

credibilidad, confianza y legitimidad al

sector defendiendo y representando

sus intereses colectivos.

Page 59: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 59

Plazo para obtener los beneficios Un año (fase de cierre del proyecto)

Dueño de los beneficios Personal administrativo de la

compañía

Métricas Se medirá la disminución de las

cargas operativas en el área

administrativa de la siguiente manera:

1) No. de horas dedicadas a la misma actividad / turno de trabajo

El resultado deberá ser una disminución de al menos un 10%

Supuestos La cantidad de informes mensuales no

aumentará con el uso del ERP

Riesgos Resistencia al cambio por parte de los

empleados

Exceso de confianza con el uso del ERP, lo que implica menor atención por parte de los trabajadores

Fuente: autores

Tabla 17. Plan de gestión de beneficios. Beneficio 3

BENEFICIO 3:

Beneficios objetivo Aumento de la capacidad de

respuesta en las áreas administrativas

de la compañía

Page 60: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 60

Alineación estratégica Apoyar el desarrollo eficiente,

sostenible y competitivo del sector

ganadero del país

Plazo para obtener los beneficios Un año (Fase de cierre del proyecto)

Dueño de los beneficios Clientes de FEDEGAN (Agremiados,

proveedores, etc.)

Métricas La manera en que se medirá el

aumento a la capacidad de respuesta

es:

Tiempo de respuesta / solicitud La cual debe disminuir mínimo en un 10%

Supuestos El número de asociados a FEDEGAN

no aumentara de manera exponencial,

después de la implementación del

ERP

Riesgos Fallas internas con el ERP

Atención no apropiada del proveedor frente a daños del sistema

Fuente: autores

Page 61: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 61

8.4. Plan de gestión de cambios

Título del Proyecto:

Implementación de un ERP para la empresa FEDEGAN

Fecha Preparada: 18/11/2020

Enfoque de gestión de cambios:

Las solicitudes de cambios representan un aspecto muy relevante para el proyecto,

por esta razón se plasma a continuación el control integrado de cambios por medio del cual

se gestionaran todas las solicitudes de cambio que afecten a una o varias de las líneas base

del proyecto como lo son: alcance, tiempo y costo que se han establecido, sin dejar de tener

en cuenta las demás restricciones presentes; cuya naturaleza sea de acciones preventivas ,

correctiva, o para la eliminación de defectos entendiéndose por defecto, aquellas

características que se consideraron de valor al principio, pero durante el proceso de

implementación se convirtieron en defectos.

Las solicitudes de cambio serán verificadas por el comité de control de cambios a lo

largo del ciclo de vida del proyecto, una vez se defina la viabilidad, el aporte y el impacto que

conlleve, se aprobara o rechazara dicho cambio, se gestionarán los entregables que se

requieran y se hará el proceso de comunicación correspondiente a los interesados. Este

comité sesionara una vez cada quince días. En el anexo 3 se encuentra el formato de

solicitud de cambio y en el anexo 4 el cuadro de registro de cambios.

Definiciones de cambio:

Cambio en el cronograma:

Es considerado un cambio en el cronograma cualquier solicitud que altere la línea

base de este, sin importar si las actividades involucradas pertenecen o no a la ruta crítica.

Todo cambio sea de acción preventiva, correctiva, o de eliminación de defectos se

gestionará por medio del formato de control de cambios y será validado por el comité de

control integrado de cambios, quien decidirá la aprobación o rechazo del mismo.

Cambio de presupuesto:

Page 62: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 62

Es considerado un cambio en el presupuesto cualquier solicitud que altere la línea

base de este. Todo cambio sea de acción preventiva, correctiva, o de eliminación de

defectos se gestionará por medio del formato de control de cambios y será validado por el

comité de control integrado de cambios, quien decidirá la aprobación o rechazo del mismo.

Cambio en el alcance:

Es considerado un cambio en el alcance cualquier solicitud que altere la línea base

de este, sin importar sin importar su naturaleza. Todo cambio sea de acción preventiva,

correctiva, o de eliminación de defectos se gestionará por medio del formato de control de

cambios y será validado por el comité de control integrado de cambios, quien decidirá la

aprobación o rechazo del mismo.

Cambios en la documentación del proyecto:

Las modificaciones en cualquier documento del proyecto que implique cambios en

algunas de las líneas base del proyecto y demás restricciones deberán ser presentadas

ante el comité de control integrado de cambio para su validación y finalmente ser este quien

apruebe o rechace dichos cambios en los documentos.

Page 63: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 63

Comité de control integrado de cambios

Tabla 18. Comité de control integrado de cambios

Nombre Rol Responsabilidad Autoridad(voz/voto)

José Félix Lafaurie Patrocinador del proyecto Aprobar, rechazar, o aplazar las solicitudes de cambio

Voz y voto

Pedro Alejandro Martínez Director de proyecto Revisar, evaluar y emitir concepto de las solicitudes de cambio

Voz

Persona contratada Asistente de proyecto 1) Recaudar y formalizar las

solicitudes de cambio de los interesados que deben estar en el formato de solicitud de cambios.

2) Registrar los cambios aprobados en el registro de cambios y archivar documentación.

Ninguna

Persona asignada Coordinador /líder de área 1 Revisar, aprobar, rechazar, aplazar y evaluar las solicitudes de cambio

Voz y voto

Persona asignada Coordinador /líder de área 2 Revisar, aprobar, rechazar, aplazar y evaluar las solicitudes de cambio

Voz y voto

Persona asignada Coordinador /líder de área 2 Revisar, aprobar, rechazar, aplazar y evaluar las solicitudes de cambio

Voz y voto

Persona asignada Profesional de sistemas Revisar, aprobar, rechazar, aplazar y evaluar las solicitudes de cambio

Voz y voto

Fuente: autores

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 64

Proceso de control de cambios:

INICIOSolicitud formal de

cambio

Evaluación del

impacto en líneas

base y demás

restricciones

Búsqueda de

alternativas

NO

Notificar a los

interesados

Registro de

cambios

FIN

Ajuste a las líneas

base y plan de

dirección del

proyecto

¿Se aprueba la

solicitud de cambio?SI

Notificar a los

interesados

Gestionar el

proyecto de

acuerdo con las

modificaciones

FIN

Registro de

cambios

Figura 11. Flujo de proceso de control de cambios

Page 65: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 65

✓ Inicio: La actividad de inicio se entiende por la ejecución normal del proyecto en

cualquiera de sus etapas o fases.

✓ solicitud formal de cambio: Puede ser presentada por cualquiera de los

interesados del proyecto en el formato de solicitudes de cambio debidamente

diligenciado.

✓ Evaluación del impacto en las líneas base y demás restricciones del

proyecto: Este proceso es realizado por el comité de control integrado de

cambios, quien se encarga de aprobar o rechazar las solicitudes de acuerdo con

el procedimiento establecido

✓ Búsqueda de alternativas: Es el proceso de buscar posibles opciones que sean

acordes tanto a la solicitud y al bienestar del proyecto antes de decidir aprobar o

rechazar el mismo. De este proceso se encargará el gerente de proyectos.

✓ ¿se aprueba la solicitud de cambio?: Es la decisión que el comité debe tomar.

o En caso de rechazo se deberá seguir con el proceso de notificación de

interesados, informando los motivos de rechazo y por último se deberá hacer el

Registro en el formato de registro de solicitudes de cambio, para el control

correspondiente. La actividad FIN corresponde a seguir con la ejecución normal

del proyecto.

o En caso de aprobación el siguiente proceso es Ajuste a líneas base y plan de

dirección del proyecto, que corresponde a la actualización de los documentos

del proyecto de acuerdo con las modificaciones aprobadas, seguidamente se

realiza el proceso de Notificación a los interesados, informado la aprobación del

cambio. Se debe proseguir con el proceso de Registro en el formato de registro

de solicitudes de cambio, para el control correspondiente, el último proceso es

Gestionar el proyecto de acuerdo con las modificaciones, que no es más que

la aplicación del cambio al proyecto. La actividad Fin es el término del proceso de

solicitudes de cambio y al igual que la de inicio hace referencia a la ejecución

normal del proyecto.

Page 66: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 66

9. Gestión de los interesados del proyecto

9.1. Registro de los interesados

En el proceso de registro de interesados en primer lugar se realiza la identificación

de cada uno de ellos, para el caso de FEDEGAN, se dividen en interesados internos, que

son básicamente el patrocinador, la dirección administrativa, coordinadores de área,

personal de apoyo o usuarios y personal de sistemas, también se identifican interesados

externos que son quienes tienen una relación directa con la ejecución del proyecto como

sus afiliados, proveedor del software y aliados estratégicos. En la siguiente tabla se

evidencia el registro de interesados para el proyecto.

A continuación

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 67

Tabla 19 Registro de interesados

REGISTRO DE INTERESADOS

IDENTIFICACIÓN EVALUACIÓN Clasificación

Código Nombre / Cargo

Rol en el Proyecto Nivel de

apoyo

Interno / Externo

Requisitos Principales

Expectativas Potencial de Influir resultado

Fase del Proyecto de mayor Interés

Poder Interés

I001 Presidencia Ejecutiva Fedegan

Sponsor Alto Interno Aprobar los recursos requeridos

Modernización Tecnológica de la organización

Muy Alto Inicio - Cierre

Alto Medio

I002 Dirección Administrativa

Gerente de Proyecto

Alto Interno Gestionar los recursos y liderar el proyecto

Contribuir a la modernización Tecnológica de la organización de las áreas y procesos que están bajo su dirección

Muy Alto Todo el Proyecto

Alto Alto

I003 Coordinadores de áreas

Líderes de Procesos – Usuarios

Alto Interno Apoyar y realizar las actividades propuestas para la ejecución del proyecto

Mejora en los procesos, automatizar actividades, optimizar tiempos

Alto Todo el Proyecto

Medio Alto

I004 Personal Apoyo de áreas

Personal de Apoyo – Usuarios

Alto Interno Alto Todo el Proyecto

Bajo Alto

I005 Ingenieros de Sistemas

Personal de Apoyo

Alto Interno

Gestionar los recursos tecnológicos y validar los requerimientos técnicos

Entregar y configurar equipos óptimos para adaptar la licencia

Medio Todo el Proyecto

Bajo Medio

I006 Proveedor ERP Consultor Alto Externo

Proveer licenciamiento y conocimientos en el proyecto

Cumplir la implementación e incluir el proyecto dentro de sus casos de éxito

Alto Todo el Proyecto

Bajo Alto

I007 Aliados Estratégicos

Personal de Apoyo

Bajo Externo Facilitar información y adopción de nuevos procesos

Conocer el proyecto para interactuar o adaptar a futuro tecnologías similares

Muy Bajo Cierre Bajo Bajo

I008 Afiliados Clientes Fedegan

Bajo Externo Muy Bajo Cierre Bajo Bajo

Fuente: autores

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 68

9.2. Plan de involucramiento de los interesados

A continuación, se presenta la matriz de poder - Interés la cual permite analizar de

forma más fácil el impacto o apoyo que puede tener cada interesado sobre el proyecto, y

posteriormente clasificarlos con el objetivo de definir estrategias dentro del plan de

involucramiento de cada los interesados.

Figura 12 Matriz poder- interés

Fuente: autores

En la siguiente tabla, se presenta el estado actual (A) y deseados (D) de los

interesados del Proyecto de implementación:

Tabla 20 Evaluación de los interesados

Código Interesado Desconocedor Reticente Neutral De Apoyo

Líder

I001 Presidencia Ejecutiva Fedegan

A D

I002 Dirección Administrativa

A D

I003 Coordinadores de áreas

A D

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 69

I004 Personal Apoyo de áreas

A D

I005 Ingenieros de Sistemas

A D

I006 Proveedor ERP A D

I007 Aliados Estratégicos A D

I008 Afiliados A D

Fuente: autores

Análisis de causa raíz

Teniendo en cuenta que el estado actual de alguno de los grupos de interesados

difiere con el estado deseando dentro de la ejecución, a continuación de determinan la

causa raíz que da origen a la problemática:

• Ingenieros de sistemas: Actualmente se identifican como interesados

“neutrales” a causa de su baja participación en el proyecto, a raíz de la no

asistencia a reuniones de capacitación, ejecución de actividades paralelas a

la implementación, no existe tecnológica nueva para la organización y existen

requerimientos de carácter técnicos sin validación.

• Aliados Estratégicos: Actualmente se identifican como interesados

“neutrales” a causa de su baja participación en el proyecto. La raíz de ello es

que no visualizan un beneficio inmediato y el proceso de implementación no

está previsto para un corto plazo.

• Afiliados: Actualmente se identifican como interesados “desconocedores”

debido a que no conocen del proyecto de ninguna manera a raíz de que no

son usuarios directos, no usan sistemas de información similar ya que sus

procesos son de menor complejidad.

Matriz de Estrategias

En el anexo 5 se evidencia la matriz de estrategias de involucramiento de los

involucrados donde se establece el conjunto de estrategias que permiten eliminar la

brecha existente con el nivel deseado de cada uno de ellos.

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 70

10. Gestión del alcance del proyecto

10.1. Plan de gestión del alcance

PLAN DE GESTIÓN DE ALCANCE

Proyecto: Implementación de un sistema ERP en FEDEGAN

1. Procedimiento para desarrollar el enunciado del alcance del proyecto

a) En primera instancia el líder de cada área realizara el proceso de recopilación

de requisitos, con el fin de determinar y documentar las necesidades y

requisitos de los interesados para cumplir con los objetivos del proyecto.

b) En segunda medida, cuando se tenga la documentación de los requisitos en

una reunión con el patrocinador, el gerente del proyecto, y el equipo de

proyecto se evaluará y analizara que la información recolectada, sea idónea

y coherente con los objetivos del acta de constitución.

c) Por último, se hará la definición del alcance, donde se desarrolla una

descripción detallada del proyecto, del producto, también se describen los

límites del proyecto detallando aspectos relevantes como los entregables

principales, supuestos, restricciones, y criterios de aceptación.

2. Procedimiento para crear, mantener y aprobar la EDT

a) La estructura de descomposición del trabajo (EDT) se realizará una vez

definidos los entregables que requiere el proyecto.

b) Luego de identificados los entregables se procederá a realizar el desglose

necesario hasta llegar puntualmente a los paquetes de trabajo de cada rama.

c) La EDT se desarrollará por fases.

d) La EDT será revisada y aprobada por parte de los interesados clave del

proyecto: Lideres de área, personal de apoyo y el sponsor.

3. Plantilla a utilizar para documentar el diccionario de datos de la EDT

Luego de crear el diagrama de la EDT, se puede dar vida al diccionario de datos

de la EDT, el cual servirá para detallar cada uno de los entregables esperados y

otra información relevante.

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 71

Para desarrollar el diccionario de la EDT se seguirán los pasos que a

continuación se listan, llevándolos en una plantilla:

a) A cada componente se le asignara un identificador único (ID)

b) A cada componente se le asignara un nombre que permita su fácil

identificación.

c) Para cada componente se realizará una descripción que permita tener el

panorama global de su función y que trabajo se debe realizar para llevar a

cabo la generación del entregable.

d) A cada componente se le asignará un responsable a quien se le informará

de su responsabilidad sobre el entregable que está a su cargo.

e) A cada componente se le describirán cuales son los criterios necesarios para

que sea aceptado.

4. Procedimiento para la validación y aceptación formal de Entregables

Luego finalizar las pruebas de todos los módulos en ambiente productivo y de

tener todos los entregables aprobados tanto por la gerencia del proyecto como por

los usuarios funcionales, de esta forma se pueda firmar un acta de finalización del

proyecto.

La aceptación de entregables se realizará luego de culminado cada entregable

habiendo superado las pruebas funcionales y de calidad, cada entrega puede ser

en diferentes tiempos pues cada módulo tiene sus propios tiempos de

parametrización y entrega.

Los entregables deben ser aprobados por los usuarios de cada área según el

caso y el gerente del proyecto será responsable de asegurar que todos los

entregables fueron finalizados a satisfacción según lo descrito en el alcance del

proyecto.

5. Procedimiento de solicitud de cambios al Alcance del proyecto

(Controlar el alcance)

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 72

Todos los cambios solicitados deben ser presentados ante el asistente del

proyecto quien diligenciara el formato de solicitud de cambios para formalizarlo y

llevarlo ante la gerencia del proyecto, donde se validará el cambio y de ser necesario

se solicitará ampliación de la información para luego sea evaluado por el sponsor y

por el comité de control de cambios quienes decidirán su aprobación o

desaprobación según el caso. Para los cambios que fueron aprobados se realizará

la actualización en la línea base de cronograma y en la línea base de costos de ser

necesario.

En todo caso, cuando se aprueba una solicitud de cambio se mantendrá

informado a los involucrados que se vean afectados con dicho cambio.

La información de los cambios solicitados, tanto aprobados como rechazados

serán documentados debidamente en el cuadro de registro de control de cambios.

A medida que se avance en la ejecución del proyecto y al menos una vez al

mes se deberá evaluar el avance y compararlo con la EDT para asegurar que se

cumplen los entregables definidos.

10.2. Plan y matriz de trazabilidad de requisitos

En el anexo 6 se encuentra la matriz de trazabilidad de requisitos.

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 73

10.3. Enunciado del alcance

ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO

Proyecto Implementación de un sistema ERP en Fedegan

1. Descripción (propósito y justificación):

En Fedegan los procesos administrativos y financieros, presentan una serie de

deficiencias debido a las continuas fallas que el software contable que actualmente se

tiene, adicionalmente se ha identificado que no hay una correcta integración entre las

unidades de negocio lo que ocasiona duplicidad de información y que varios procesos

se deban ejecutar de forma manual.

El alcance de este proyecto consiste en la selección e implementación de un

software ERP, que brinde una solución integral a las necesidades actuales de la

empresa. Este programa debe ayudar a solucionar las diferentes problemáticas que se

presentan en varias unidades de negocio, así como también debe ayudar a mejorar e

integrar los procesos existentes.

2. Objetivos:

General:

Implementar un ERP en FEDEGAN que permita mejorar los procesos

administrativos y financieros, bajo los procesos para la dirección de proyectos

propuestos por el PMI.

Específicos:

1. Identificar el software que más se ajuste a las necesidades de la compañía,

en cuanto a funcionabilidad, soporte y costo.

2. Disponer y mejorar las herramientas e infraestructura tecnológica ERP.

3. Capacitar al personal en el uso del ERP.

4. Generar información oportuna y exacta.

5. Validar el cumplimiento de las necesidades de cada área.

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 74

6. Documentar los avances y resultados obtenidos durante el proceso de

implementación del software.

7. Parametrizar e implementación del ERP

3. Alcance detallado

A nivel de producto:

Se debe implementar un sistema ERP que disponga de los módulos que requiere

la compañía para mejorar su operación, como son:

- Contabilidad y finanzas: modulo que permita la gestión contable y financiera, así

como la administración de los recursos económicos que dispone Fedegan.

- Compras y operaciones: permite gestionar los procesos de compras y gestión de

facturas a proveedores y agremiados para el recaudo de las cuotas de

agremiación.

- Atención al cliente: Gestión y administración de clientes, servicios y operaciones

donde se registre y se pueda hacer la trazabilidad de los clientes para ofrecer

mejor atención.

- Gestión de proyectos: Permite llevar una trazabilidad sobre los proyectos en

curso.

- Nomina: Permite gestionar los recursos humanos de la empresa.

Adicionalmente debe existir un módulo que permita realizar parametrización y

configuraciones de los demás módulos, así como la administración de usuarios y

accesos.

También se busca que los colaboradores reciban la capacitación adecuada para

poder operar los diferentes módulos, generación de informes personalizados, así como

también deben recibir el soporte que se pueda requerir.

Se requiere desarrollar e implementar los reportes que sean necesarios según los

requerimientos de cada una de las áreas funcionales y de la alta gerencia.

Page 75: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 75

A nivel de proyecto:

A. Definición:

- Formulación y documentación del proyecto

- identificación de las áreas involucradas y los interesados

B. Planeación:

- Determinación de las alternativas que el mercado ofrece en cuando a sistemas

ERP

- Estudio de los proveedores

- Determinación de los requisitos técnicos del ERP

- Elaboración del presupuesto, cronograma y alcance del proyecto

- Planificación para la ejecución o implementación del proyecto en FEDEGAN

C. Ejecución:

- Control y seguimiento para la firma del contrato

- Control y seguimiento para la ejecución de la implementación del ERP

- Control y seguimiento al cumplimiento de requisitos técnicos

- Control y seguimiento al cumplimiento en cuanto tiempo alcance y costo del

proyecto

D. Entrega:

- Ejecución de informes con el ERP y validación del cumplimiento de los

requerimientos establecidos

- Verificación del cumplimiento de cada uno de los entregables del proyecto

- Verificación del cumplimiento de las líneas base del proyecto.

- Documentación de cierre del proyecto, con entregables aprobados.

4. No está incluido en el Alcance (exclusiones)

La realización del proyecto no incluye:

- Capacitación a las agremiaciones.

- Configuración del módulo de producción.

- Adquisición de nuevos servidores.

- Adquisición de nuevos computadores.

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 76

- Capacitación sobre los módulos no configurados.

- Disponibilidad de ambiente web del ERP.

- Supuestos:

- El gerente del proyecto tendrá dedicación de 100% para el proyecto.

- Luego de la actualización sugerida el servidor no presentará fallos de capacidad o

disponibilidad.

- Los recursos comprometidos para el desarrollo del proyecto existen.

- La compañía permitirá el uso de su recurso humano para la conformación de un

grupo de trabajo encargado del proyecto.

- El proveedor estará en la capacidad de satisfacer plenamente la necesidad de la

compañía con el ERP.

- La necesidad de la empresa será la misma durante el tiempo de la implementación.

- El tiempo de implementación del ERP será el mismo de principio a fin.

- Restricciones:

- El proyecto no tendrá una duración mayor a 14 meses.

- El presupuesto no puede superar los $335.331.691.

- Se dispone únicamente de un servidor para ambiente productivo.

- El número de licencias depende del proveedor seleccionado.

- La infraestructura tecnológica no debe ser reemplazada para la implementación del ERP

- La dedicación del personal a las actividades del proyecto no deberá superar el 50 % de su jornada diaria 5. Criterios de aceptación:

- Los documentos del proyecto deben estar aprobados por la gerencia del

proyecto.

- Todos los entregables deben superar las pruebas unitarias y de calidad.

- Los tiempos de respuesta para ingreso a los módulos no pueden ser superiores

a 5 segundos.

- Los tiempos de generación de reportes mensuales no pueden ser superiores a 2

minutos.

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 77

- Los tiempos de generación de reportes anuales no pueden ser superiores a 10

minutos.

- Todas las personas involucradas deben recibir la capacitación sobre los módulos

que deban operar.

- Los usuarios serán creados únicamente para poder acceder a los módulos que

son de su operación.

6. Entregables principales:

- Gestión de compra del software

- Preparación

- Implementación

- Salida en vivo

- Cierre del proyecto

7. Fecha de inicio: 01 de abril de 2020

Fecha de finalización: 11 de junio de 2021

8. Hitos del Proyecto:

- Acta de constitución aprobada y firmada. Fecha de entrega 01 de abril de 2020.

- Contrato firmado con el proveedor que realizara la instalación del ERP. Fecha de

entrega 01 de junio de 2020.

- Adecuación del hardware. Fecha de entrega 31 de julio de 2020

- Entrega de información para la migración de datos. Fecha de entrega 11 de

agosto de 2020.

- Entrega de cada uno de los módulos configurados. Fecha de entrega 09 de

octubre de 2020.

- Finalización de pruebas unitarias(iniciales). Fecha de entrega 24 de marzo de

2021

- Fin de capacitación. Fecha de entrega 12 de febrero de 2021.

- Cierre del proyecto. Fecha de entrega 11 de junio de 2021

9. Presupuesto estimado del proyecto:

El presupuesto general para el proyecto es de $ 335.331.691

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 78

Director del Proyecto

Nombre: Pedro Alejandro Martínez Firma

Patrocinador

Nombre: José Félix Lafaurie Firma

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 79

10.4. Estructura de descomposición del trabajo (EDT)

Figura 13. Estructura de desglose de trabajo (EDT)

Fuente: autores

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 80

10.5. Diccionario de la EDT

ID 1

NOMBRE ENTREGABLE Gestión de compra del software ERP 20%

DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO

Se realizará en primer lugar un acta de

levantamiento de requisitos, la cual se apoyará de

un reporte diagnóstico del sistema actual usado

en FEDEGAN, Un listado de requisitos técnicos

con los cuales debe contar el Software ERP, y

unas entrevistas que reúnen información de las

necesidades y expectativas de los interesados

con respecto al nuevo sistema.

En segundo lugar, se realizará un acta de

selección del ERP, la cual se alimentará de un

listado detallado de los posibles proveedores, un

listado de propuestas y presentaciones de los

mismos, un documento de evaluación y

diagnóstico de las alternativas emitido por el

grupo asignado para dicha labor y el contrato

firmado con el proveedor de software

seleccionado.

RESPONSABLE Director del proyecto, patrocinador, equipo de

proyecto.

CRITERIOS DE ACEPTACIÓN

- Cumplimiento con requerimientos técnicos,

expectativas y necesidades de los interesados

- Cumplimiento con el presupuesto disponible

- Cumplimiento con el tiempo de

implementación otorgado por FEDEGAN.

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 81

ID 2

NOMBRE ENTREGABLE Preparación (25%)

DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO

Para empezar esta fase se obtendrá un acta de

socialización del proyecto la cual se apoyará en

primera medida de todo el material disponible

para comunicar a los interesados acerca del

proyecto y el software que se ha elegido para

implementar. En segunda medida se alimentará

de una reunión de socialización del proyecto a los

empleados de la compañía la cual se deberá

documentar debidamente, para anexar como

soporte al acta.

También se obtendrá un soporte de intervención

de mantenimientos. Dicho soporte será

alimentado por un listado de requisitos de

hardware suministrado por el proveedor, un

inventario detallado de los equipos a los que se

realizará cualquier tipo de intervención, bajo la

responsabilidad del personal de sistemas, y un

documento diagnóstico de estado inicial de los

equipos, el detalle de la intervención a cada uno y

un reporte de estado final de entrega de los

mismos.

Por último, se hará la entrega de las bases de

datos listas para migración, este proceso

inicialmente tendrá como soporte un instructivo de

entrega suministrado por el proveedor donde se

especifican los requisitos técnicos de entrega de

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 82

los archivos en un listado, y de enuncian las

norma y recomendaciones para la elaboración de

las bases de datos. La segunda parte del proceso

es la entrega de un portafolio de bases de datos

donde se almacenará toda la información

entregada por área para su posterior migración.

Este proceso será validado por los consultores de

la compañía proveedora del software y el equipo

de proyecto.

RESPONSABLE Equipo del proyecto, consultores (proveedor)

CRITERIOS DE ACEPTACIÓN

- Material idóneo, organizado y coherente para

la socialización del proyecto y proveedor

- Acta de socialización aprobada

- Cumplimiento del 100% del reporte de

mantenimientos respecto a listado de

requisitos

- Aprobación de las bases de datos por parte de

los consultores del proyecto

ID 3

NOMBRE ENTREGABLE Implementación (25%)

DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO

El proceso de implementación se empieza con el

plan de capacitación al personal, donde

inicialmente se definirá un cronograma y plan de

capacitaciones, se ejecutarán las clases de

capacitación alineándose al cronograma

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 83

establecido, donde se dejará evidencia de cada

clase y por último se realizará un informe

evaluativo de las capacitaciones. Dicho proceso

será verificado por el director del proyecto y se

ejecutará mediante los consultores.

En segundo lugar, se realizará la configuración del

sistema, donde se instalará el ERP en los equipos

de cómputo y servidores intervenidos

anteriormente, se hará la creación,

parametrización y asignación de usuarios dando

como resultado un informe final de ejecución

En tercer lugar, se realizará la migración de los

datos al ERP instalado, para ellos se debe realizar

pruebas iniciales, ajustes pre-carga y testeos de

funcionabilidad, que se ejecutaran por medio de

los consultores, una vez realizados se procederá

a realizar la migración de los datos contenidos en

el portafolio de bases de datos y por ultimo se

realizara y documentara un análisis y evaluación

de los resultados obtenidos del proceso.

RESPONSABLE Proveedor del Software

CRITERIOS DE ACEPTACIÓN

- Aceptación y satisfacción altos por parte de los

empleados capacitados

- Funcionabilidad de los usuarios creados y

parametrizados

- Migración exitosa de las bases de datos

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 84

ID 4

NOMBRE ENTREGABLE Salida en vivo (20%)

DESCRIPCIÓN DEL

TRABAJO

En primer lugar se deben generar los primeros

informes de prueba con el ERP, para ello se usará

cada módulo y se agruparan todos en un informe

de proceso paso a paso. Para ello se escoge a

una persona por área y se generan los informes

en compañía de los consultores

Seguidamente los informes generados se

someterán a una revisión, estudio y análisis por

parte del director y el equipo de proyecto,

haciendo participe al personal de la compañía

para la identificación de errores, falencias y

aspectos por mejorar, además de validar el

cumplimiento de los requisitos que deben cumplir

dichos informes, para este proceso al igual que en

los demás se emitirá un documento que contenga

todos los hallazgos y demás aspectos relevantes

del estudio realizado.

En tercer lugar, se deben reportar y hacer todos

los ajustes de proceso necesario para la

corrección de errores y mejoras pertinentes

consignadas en el informe de análisis de los

resultados, de la ejecución de este proceso de

encargan los consultores.

Finalmente, se verifica que los cambios y

correcciones aplicadas sean los solicitados y se

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 85

realizara un informe final de proceso por parte del

equipo de proyecto.

RESPONSABLE Director del proyecto, equipo de proyecto y

consultores

CRITERIOS DE

ACEPTACIÓN

- Expectativas y necesidades de los interesados

cumplidas

- Informe conforme a requisitos de calidad

establecidos

ID 5

NOMBRE ENTREGABLE Cierre (10%)

DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO

En Esta última fase una vez aprobadas las

anteriores, se hará una reunión de cierre donde se

documentarán las lecciones aprendidas, se

compilarán todos los entregables aprobados, se

redactará y firmará el acta de cierre del proyecto

y por último se celebrará el éxito de este.

RESPONSABLE Director del proyecto, patrocinador

CRITERIOS DE ACEPTACIÓN - Información completa y aprobada por todos en

un 100 %

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 86

11. Gestión del cronograma del proyecto

11.1. Plan de gestión del cronograma

La gestión del cronograma se alineará a los seis procedimientos propuestos en el

PMBOK, en primera medida para la planificación del cronograma se tendrán en cuenta

documentos como el acta de constitución, plan de gestión del alcance, las políticas y

procedimientos propios de la compañía para la gestión de proyectos en caso de tener y

los activos de procesos de la organización. Basados en los documentos mencionados se

procederá a definir las actividades a desarrollar, mediante le juicio de expertos y se

obtendrán las listas de actividades y de hitos del proyecto. Luego se procederá a realizar

la secuenciación de las actividades usando el método de diagramación por precedencia

obteniendo el diagrama de red del proyecto. Una vez secuenciadas y diagramadas las

actividades se estimará el tiempo de duración de las mismas mediante el método PERT

o estimación de los tres valores, donde se obtienen las estimaciones de duración de

actividades, por último se desarrollará y documentará el cronograma final, donde se usara

el método de ruta crítica del proyecto, y se aplica la técnica de nivelación de recursos en

caso de sobreasignaciones obteniendo la línea base del cronograma, los calendarios de

trabajo y en cronograma en sí.

11.2. Listado de actividades con análisis PERT

En anexo 7 se enuncian cada una de las ochenta y seis (86) actividades del

proyecto todas con su identificación respectiva que al estar resaltada de con color rojo

indica que es perteneciente a la ruta crítica del proyecto, descripciones respectivas y el

ultimo nivel de la EDT a la cual pertenecen, además de ello se podrá evidenciar el análisis

PERT junto con los tres valores correspondientes a las duraciones (pesimista, esperada

y optimista) necesarias para calcularlo; dichas duraciones están expresadas en días, así

mismo se encuentran las actividades predecesoras dentro de la tabla.

La determinación de las duraciones optimista, más probable y pesimista se

determinaron mediante el conocimiento que proporciono el equipo de proyecto y el

sondeo de las diferentes áreas involucradas en las diferentes actividades, alineándose a

los parámetros que sugiere el PMBOK.

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 87

11.3. Diagrama de red del proyecto

De acuerdo a los resultados obtenidos con el diagrama de red se observa que el

proyecto tiene una duración esperada de 291 días y una ruta conformada por todas las

actividades iniciales hasta que se firma el contrato con el proveedor del ERP, y a partir

de aquí serán criticas todas aquellas actividades relacionadas con capacitaciones

recolección de información, alistamiento y entrega de la misma, mientras que actividades

paralelas relacionadas con intervención a las instalaciones, servidores y equipos de

cómputo tendrán una holgura para ser ejecutadas y no son parte de las actividades

críticas para el proyecto, una vez finalizado este conjunto de actividades es decir donde

se inician las pruebas piloto del ERP todas las actividades volverán a ser críticas para el

proyecto hasta su finalización.

Para ver el diagrama de red dirigirse al Anexo 8.

11.4. Línea base del cronograma

La línea base del cronograma permite visualizar de manera práctica, los tiempos

estimados por cada actividad y el total general de tiempo que tomara el proyecto desde

el inicio hasta la entrega de este. De acuerdo con la estimación realizada con ayuda de

MS Project, el cronograma indica que el inicio del proyecto se realiza el día miércoles

primero de abril de 2020 y su entrega se estima será efectuada el día viernes 11 de junio

de 2021. Es importante que las actividades se ejecuten dentro de los plazos establecido

en el cronograma ya que el cumplimiento de este ayuda a garantizar el éxito del proyecto.

Ver anexo 9.

11.5. Técnicas de desarrollar el cronograma aplicadas

La técnica usada para el desarrollo del cronograma es la nivelación de recursos,

la cual nos permite aprovechar la holgura de los recursos que presentan sobreasignación

con una influencia de 2 días únicamente sobre la ruta crítica del proyecto. Puntualmente

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 88

se presentan tres casos de sobreasignación de recurso humano los cuales se generaron

durante el desarrollo inicial del cronograma y se evidencian en la siguiente figura.

Figura 14 Sobreasignación de recursos

Fuente: Autores

Analista de proyectos: Presenta conflicto con las tareas 4 y 5, para solucionarlo

la tarea 4 fue reasignada a otro miembro del equipo; igualmente se presentaba conflicto

entre las tareas 21 y 33, para solucionarlo se ha reasignado la tarea 33.

El Profesional de sistemas 1: Presenta conflicto con las tareas 31 y 53, para

solucionarlo la tarea 31 será reasignada al coordinador del área 1 ya que es una persona

idónea y con el tiempo adecuado para cumplir con la actividad, no es recomendable optar

por cambiar de fechas dichas actividades sin reasignar su responsable porque esto

afectará la ruta crítica.

El Director de Proyecto: Presenta conflicto con la tarea 22 y 34; para dar solución

se apoyará y reasignará la tarea 22 al profesional administrativo 3.

De esta manera se solucionan las tareas de sobre asignación del proyecto lo cual

se evidencia en la siguiente imagen.

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 89

Figura 15 Recursos sin conflicto ni sobreasignación

Fuente: autores

12. Gestión de costos del proyecto

12.1. Plan de gestión de costos

La gestión de costos se alineará a los procedimientos propuestos en el PMBOK,

en primera medida para la planificación de costos se tendrán en cuenta documentos

como el acta de constitución, las políticas y procedimientos propios de la compañía para

la gestión de proyectos en caso de tener y los activos de procesos de la organización.

Basados en los documentos mencionados se procederá a desarrollar la estimación de

costos mediante la estimación ascendente y el juicio de expertos apoyados en el

conocimiento y la experiencia de los integrantes del equipo de proyecto, obteniendo las

estimaciones por actividades y la base de estimaciones del proyecto. Luego se

determinará el presupuesto mediante el análisis de los datos de estimaciones y el juicio

de expertos además de definir el tema del financiamiento del proyecto obteniendo la línea

base de costos y los requisitos de financiamiento.

El plan de gestión de los recursos será la base de la cual partirá el director del

proyecto para empezar a hacer uso de los recursos financieros otorgados por la

compañía, con el fin adquirir los recursos físicos y humanos necesarios para la ejecución

y puesta en marcha del proyecto. De la misma manera será útil para conformar un equipo

con roles y responsabilidades definidas, tener claridad sobre los tiempos en los cuales se

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 90

dará uso a los diferentes recursos y en qué fase serán liberados a fin de no generar

traumatismos en las actividades internas de la organización.

12.2. Estimación de costos en MS Project

La estimación de los costos se realizará con el apoyo de MS Project, donde se

asignarán los recursos necesarios para cada actividad y el resultado será, el valor en

pesos de cada una construyendo de esta manera el presupuesto del proyecto en general.

Como se observa en la siguiente tabla, la línea base de costos del proyecto tiene

un valor de $ 320.089.341, que se origina de la suma de cada uno de los entregables

principales con su respectiva de reserva de contingencia.

Tabla 21. Línea base de costos

Nombre de tarea Duración Comienzo Fin

Costo estimado de actividades (CEA)

Reserva de contingencia (RC)

Implementación de un ERP en Fedegan

293,5 días

1/04/20 11/06/21

Gestión de compra del software

40,85 días

1/04/20 1/06/20 $ 17.568.420 $ 878.421

Preparación 46,84 días

1/06/20 11/08/20 $ 37.285.290 $ 1.864.265

Implementación 177,18 días

31/07/20 21/04/21 $ 210.009.310 $10.500.466

Salida en vivo 27,18 días

21/04/21 31/05/21 $ 33.001.890 $ 1.650.095

Cierre 8,48 días 31/05/21 11/06/21 $ 6.982.080 $ 349.104

Total $ 304.846.990 $ 15.242.350

Línea base de costos $ 320.089.340

Fuente: autores

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 91

La reserva de gestión está dada por un valor total de $15.242.350. que

corresponde al 5% del total costos estimados de actividades, dicho valor fue establecido

por el sponsor del proyecto de acuerdo con su criterio y experiencia. Es decir, el valor

total del presupuesto del proyecto es $335.331.691, como se puede evidenciar en la

siguiente tabla.

Tabla 22. Presupuesto del proyecto

Nombre de tarea Duración Comienzo Fin CEA + RC Reserva de gestión (RG)

Implementación de un ERP en Fedegan

293,54 días

1/04/20 11/06/21 $ 15.242.350

Gestión de compra del software

40,85 días

1/04/20 1/06/20 $ 18.446.841

Preparación 46,84 días

1/06/20 11/08/20 $ 39.149.555

Implementación 177,18 días

31/07/20 21/04/21 $ 220.509.776

Salida en vivo 27,18 días

21/04/21 lun 31/05/21 $ 34.651.985

Cierre 8,48 días

31/05/21 11/06/21 $ 7.331.184

Total $ 320.089.340 $ 15.242.350

Presupuesto total del proyecto $ 335.331.689

Fuente: autores

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 92

12.3. Estimación ascendente y determinación del presupuesto

La estimación ascendente nos permite identificar de manera rápida el costo del proyecto para cada paquete de

trabajo, entregable y cuenta de control como se evidencia en la siguiente tabla.

Fuente: Autores

Figura 16. Estimación ascendente y determinación de presupuesto

Fuente: autores

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 93

13. Gestión de recursos del proyecto

13.1. Plan de gestión de recursos

Para estimación de los recursos se requiere, el acta de constitución del proyecto,

el plan de gestión del alcance con el fin de identificar los objetivos y limites que el proyecto

tiene, el cronograma de proyecto y los interesados para así mismo alinear las actividades

de gestión de los recursos. Éstos son el punto de partida para entender el contexto y

entorno en el cual se desenvuelve el proyecto y sincronizar todos los esfuerzos hacia un

mismo objetivo, siendo coherentes en la asignación y disposición de los recursos en cada

una de las fases. Se hará el proceso de estimación mediante herramientas como el juicio

de expertos, análisis de datos y la estimación ascendente, obteniendo de esta manera

los requisitos de recursos, la base para las estimaciones de recursos y la estructura de

desglose de recursos. Para el proceso de adquirir los recursos se requiere a nivel técnico

el uso del conocimiento, juicio y experticia de cada uno de los integrantes para gestionar

la negociación de los recursos, asignación de proveedores, entre otros. También

mediante herramientas como diagramas jerárquicos, EDR y matrices de asignación de

roles y responsabilidades, se asignarán los recursos físicos y se delegaran roles y

responsabilidades al equipo, para el desarrollo de este se plantea un plan de capacitación

y desarrollo del equipo, con duraciones, fechas de inicio y fin, costos y hacia quien va

dirigido.

A continuación se describe los roles y responsabilidades asignados al equipo de

proyecto.

Patrocinador del proyecto

Rol en el proyecto Patrocinador

Autoridad Alta

funciones o responsabilidades

1. Apropiarse del caso de negocio 2. Asignar a un director de proyecto 3. Comunicar los objetivos del proyecto

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 94

4. Proveer los recursos y apoyo necesario para facilitar la ejecución adecuada del proyecto.

5. Aprobar y decidir sobre los cambios del proyecto 6. Asegurar que los procesos del plan de gestión de recursos están alineados

con las políticas y objetivos de la compañía 7. Servir como línea directa de comunicación entre los altos directivos de la

compañía y el equipo de proyecto 8. Proporcionar un ambiente adecuado para el desarrollo del proyecto.

Competencias Requeridas

1. Capacidad de persuasión de los involucrados 2. Liderazgo 3. Manejo de comunicación asertiva 4. Formación académica 5. Orientación hacia la toma de decisiones

Director del Proyecto

Rol en el proyecto Director del proyecto

Autoridad Alta

funciones o responsabilidades

1. Apropiarse del proyecto 2. Construir un equipo de trabajo 3. Elaborar el plan de dirección del proyecto 4. Administrar de manera idónea los recursos financieros del proyecto. 5. Estudiar a fondo y sugerir los posibles impactos sobre las solicitudes de

cambios del proyecto 6. Asignar roles y responsabilidades a los integrantes del equipo del proyecto 7. Servir como línea directa de comunicación entre los involucrados, el equipo

de proyecto y la alta gerencia 8. Validar, aprobar o rechazar los planes de gestión de cada área para cada

fase del proyecto.

Competencias Requeridas

1. Buen manejo de relaciones interpersonales 2. Liderazgo 3. Comunicación asertiva. 4. Capacidad y resistencia ante la frustración 5. Habilidad para la resolución de problemas y conflictos 6. Capacidad de adaptación a los cambios 7. Pensamiento sistémico y estratégico.

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 95

Líder por área del Proyecto

Rol en el proyecto Líder por área

Autoridad Media

funciones o responsabilidades

1. Transmitir la información entre el director del proyecto y su equipo de trabajo 2. Asignar tareas a cada miembro del equipo de acuerdo a su rol dentro del

proyecto 3. Aportar sus conocimientos y experiencia para la gestión adecuada del

proyecto 4. Supervisar el uso adecuado de las herramientas de trabajo por parte de su

equipo de trabajo. 5. Velar por las solicitudes del equipo en cuanto a requerimientos de recursos

físicos necesarios para el desarrollo de las tareas de su equipo de trabajo

Competencias Requeridas

1. Habilidades de comunicación 2. Capacidad de gestión 3. Habilidades de liderazgo 4. Orientación hacia la planificación 5. Persuasión y manejo de personal 6. Capacidad de trabajo bajo presión 7. Habilidades organizativas

Equipo por área del Proyecto

Rol en el proyecto Equipo de trabajo

Autoridad Baja

funciones o responsabilidades

1. Ejecutar las tareas del proyecto 2. Conocer y entender a profundidad los procesos de la administración de

proyectos 3. Tener dominio de las herramientas que están disponibles para la

administración del proyecto 4. Ayudar a la toma de decisiones del proyecto mediante sus conocimientos y

experiencia.

Competencias Requeridas

1. Conocimientos y habilidades técnicas 2. Aplicación y uso de conocimientos 3. Disposición para la aplicación de conocimientos

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 96

4. Trabajo en equipo 5. Disposición para asumir el rol de subordinación

Consultor del proyecto.

Rol en el proyecto Consultor del proyecto

Autoridad Baja

funciones o responsabilidades

1. Enterarse del proyecto a profundidad. 2. Conocer al equipo de trabajo y su rol dentro del proyecto. 3. Aportar sus conocimientos y experiencia para la gestión adecuada del

proyecto. 4. Ayudar a la gestión del proyecto sirviendo como pauta o guía en cada una de

las fases de este.

Competencias Requeridas

1. Capacidad de análisis y observación 2. Compresión de situaciones y absorción de información clave 3. Habilidades de comunicación 4. Competencias para instruir al equipo de trabajo 5. Paciencia y pensamiento flexible.

13.2. Estimación de los recursos

De acuerdo con el organigrama funcional de la compañía, se estima que para el

proyecto son necesarios 18 personas de manera directa, las cuales se relacionan en la

siguiente imagen. Adicionalmente, los recursos físicos se estiman que son de tipo

locativo, para lo cual se hará uso de las instalaciones de la compañía. Y de tipo

tecnológico donde de igual forma se hará uso de los recursos informáticos que posee

Fedegan. Dicha estimación de recursos se detalla en la EDR.

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 97

Figura 17. Organigrama funcional de Fedegan

Fuente: autores.

13.3. Estructura de desglose de recursos (EDRe)

El siguiente gráfico muestra los recursos, tanto humano como de insumos requeridos

para la ejecución del proyecto. Se estima un total de 18 personas para los diferentes

procesos, y un total de 87 insumos tanto técnicos como de instalaciones para el desarrollo

de las diferentes actividades.

Figura 18 Estimación de los Recursos para la Implementación de un ERP. Fuente Propia

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 98

13.4. Asignación de recursos

En el anexo 10 se relaciona en frente de cada actividad los recursos que fueron

asignados para su desarrollo.

13.5. Calendario de recursos

En la siguiente tabla se relaciona el calendario del equipo de proyecto con la fecha

estimada de inicio de actividades según corresponda y la fecha de cierre y entrega del

proyecto.

Tabla 23. Calendario de recursos

Fuente: Autores

13.6. Plan de capacitación y desarrollo del equipo

El plan de capacitación y desarrollo del equipo se encuentra en el anexo 11.

Id Nombre del recurso Comienzo Fin Trabajo

1 Analista de proyecto mié 01/04/20 vie 11/06/21 551,44 horas2 Coordinador de área 1 lun 27/04/20 mié 09/06/21 808,88 horas3 Coordinador de área 2 lun 27/04/20 mié 09/06/21 718,8 horas4 Coordinador de área 3 lun 27/04/20 mié 09/06/21 723,52 horas5 Profesional sistemas 1 mié 01/04/20 lun 31/05/21 502,88 horas6 Consultor proyecto mar 11/08/20 jue 03/06/217 Director de proyecto mar 07/04/20 jue 10/06/21 833,52 horas8 Profesional de área 1 vie 26/02/21 lun 31/05/21 88 horas9 Profesional de área 2 lun 10/05/21 mar 01/06/21 42 horas10 Profesional de área 3 vie 26/02/21 lun 31/05/21 88 horas11 Profesional de área 4 vie 26/02/21 jue 13/05/21 73,36 horas12 Profesional de área 5 lun 10/05/21 lun 31/05/21 33,36 horas13 Profesional de área 6 vie 26/02/21 mié 28/04/21 72 horas14 Profesional de área 7 lun 10/05/21 vie 04/06/21 26 horas15 Profesional administrativo 1 mar 07/04/20 vie 11/06/21 93,36 horas16 Profesional administrativo 2 mar 07/04/20 vie 11/06/21 108 horas17 Profesional administrativo 3 lun 13/04/20 vie 11/06/21 180,72 horas

Detalles

TrabajoTrabajoTrabajoTrabajoTrabajoTrabajoTrabajoTrabajoTrabajoTrabajoTrabajoTrabajoTrabajoTrabajoTrabajoTrabajoTrabajo

13 mar 27 mar 10 abr 24 abr 08 may 22 may 05 jun 19 jun 03 jul 17 jul 31 jul

marzo 2016 abril 2016 mayo 2016 junio 2016 julio 2016 agosto 2016

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 99

14. Gestión de comunicaciones del proyecto

14.1. Plan de gestión de las comunicaciones

14.1.1. Canales de comunicación

Los canales de información requeridos para el proyecto de acuerdo con el registro

de interesados el cual indica que son 8 interesados en total y haciendo uso de la formula

(n*(n-1)) /2, donde “n” es el número total de interesados, se establece que el número de

canales de información requeridos en el proyecto son 28.

14.1.2. Sistema de información de las comunicaciones

En el anexo 12 se evidencia el sistema de información de las comunicaciones del

proyecto.

14.1.3. Diagramas de flujo

A continuación, se describe el flujograma que detalla el flujo de la información para

la ejecución de una reunión de informe de avance de proyecto.

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 100

Confirmación

de asistencia

INICIO

Convocatoria de

reunión vía mail del

líder a su equipo

Ejecución presencial

de la reunión y

solicitud de

información al equipo

Recepción de

la información

¿Se recibió la

información

completa?

Revisión de la

información

No

Solicitud de

información

con nota de

retraso

A

Si

A

Generación

informe de

avance

Se presenta retraso,

variación de costos u

otras

Si

Solicitud de

aclaración con el

implicado

(presencial)

Generación de

presentación

de informe

No

Presentación de

informe a director

de proyecto

Se aprueba

Almacenar

en base de

datos de

proyecto

Si

No

FIN

Figura 19 Diagrama de flujo reunión de avance de proyecto

14.1.4. Matriz de comunicaciones

En la matriz de comunicaciones se enuncian los tipos de comunicación que serán

empleados a lo largo del proyecto, también se describe la frecuencia de uso de estos

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 101

tipos de comunicaciones y otros tipos de atributos como la urgencia y la sensibilidad de

la comunicación. Ver anexo 13.

15. Gestión de la calidad del proyecto

15.1. Plan de gestión de la calidad

PLANIFICACION DE LA CALIDAD

Política de calidad del proyecto

El proyecto de implementación de un software ERP pretende brindar a la empresa

la adecuación más conveniente para ella en términos de costos y funcionabilidad,

ejecutará todos los procesos operativos desde la selección del software hasta la

generación de los primeros informes haciendo uso del programa elegido, y de la gerencia

misma del proyecto.

Propendiendo hacia la mejora continua de la calidad de sus procesos el proyecto

optimizara los procesos administrativos de la compañía, disminuyendo los tiempos de

generación de informes, la cantidad de personal necesario para la generación de estos,

oportunidad de la información, eliminación de reprocesos, disminución uso de papel y la

centralización y organización de la información de la compañía, satisfaciendo así las

necesidades y expectativas de los interesados.

Objetivos de calidad del proyecto

• Reducir en un 50% el tiempo de generación de informes con el ERP

• Reducir en un 50% el personal necesario para la generación de informes

• Aumentar a un 100% la pertinencia y oportunidad de los informes generados

• Centralizar e integrar la información de cada una de las áreas administrativas

• Automatizar procesos

• Aumentar la motivación y productividad de los empleados mediante la

capacitación y el uso del ERP

• Con la mejora de los procesos aportar a las políticas de calidad de la

organización.

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 102

Especificaciones técnicas del proyecto y los entregables (estándares de calidad)

a) Normatividad y reglamentación aplicable al proyecto y a sus entregables y requisitos técnicos.

Normatividad/Reglamentación Reglamentación aplicable

IEEE 1012-2016. Estándar para la Verificación y Validación de software

Estándar aplicable a los procesos de Verificación y validación basado en normas de calidad de ciclo de vida del software.

Se debe asegurar la calidad del software que se implementará el cual debe cumplir con el estándar IEEE 1012.

La guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK). Project Management Institute, Inc, (2017).

El proyecto debe seguir los lineamientos aplicables al mismo según el conjunto de buenas prácticas sugeridos en el PMBOK V6.

IEEE 829 Estándar para la documentación de prueba de software y sistema

Apoyado en el estándar IEEE 829 se podrá aprobar la calidad del software ERP a instalar.

Inspección de procesos Mediante procesos estrictos de inspección se controlará que el proyecto avanza según lo presupuestado.

Reuniones Por medio de reuniones de diferentes periodicidades se llevará el control de cambios que se puedan presentar y se gestionaran los mismo.

b) Requisitos de calidad por paquete de trabajo (EDT) / entregable, incluyendo los

requisitos técnicos.

Paquete de trabajo Requisitos de calidad

Gestión de compra del software Usar herramientas de evaluación de costos, juicio de expertos y plantillas de calificaciones se debe realizar la correcta identificación del software. Se deben aplicar los estándares específicos de la norma IEEE 1012 para adquisición y suministro de software.

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 103

Preparación Contar con el personal capacitado para realizar el alistamiento de los equipos de cómputo que se usaran para la implementación.

A través de plantillas tipo bitácora se validará el correcto alistamiento de los equipos.

Implementación Contar con el personal idóneo para impartir las capacitaciones de manejo y configuración del ERP. Estas capacitaciones serán evaluadas a través de formatos de calificación los cuales deben obtener puntajes superiores a 4.5 de 5 puntos posibles.

Todos los módulos requeridos del ERP deben ser instalados y quedaran funcionales. Estas funcionalidades deben ser evaluadas y aprobadas por los analistas funcionales encargados.

Salida en vivo La calidad de los reportes emitidos por el ERP debe ser los esperados. Los resultados serán analizados minuciosamente y comparados contra los emitidos de la forma actual para contrastarlos y asegurar su calidad.

Cierre La documentación emitida durante el proyecto debe ser almacenada apropiadamente en los repositorios de datos de la empresa para que sirvan de apoyo en futuros proyectos.

Roles y responsabilidades de calidad

Gerente de proyecto:

Objetivos del rol: Dirigir y monitorear las actividades a desarrollar durante el proyecto.

Funciones del rol: Garantizar la correcta y oportuna ejecución de todas las actividades, las cuales se deben realizar con la calidad definida en las políticas de calidad del proyecto. También debe retroalimentar al equipo con los errores presentados para que estos no se repitan y se pueda realizar un proceso de mejora continua.

Niveles de autoridad: Alta - Toma de decisiones.

Reporta a: Sponsor.

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 104

Supervisa a: Equipo del proyecto

Requisitos de conocimientos: Certificación PMP, conocimiento de la cultura organización de Fedegan.

Requisitos de habilidades: Liderazgo, negociación, toma de decisiones.

Requisitos de experiencia: 3 años en dirección de proyectos.

Coordinador de área:

Objetivos del rol: Dirigir y monitorear las actividades de los analistas.

Funciones del rol: Asegurar la calidad del módulo/s configurados. Asegurar la calidad de la información entregada al proyecto.

Niveles de autoridad: Media

Reporta a: Gerente de proyecto

Supervisa a: Profesional de área

Requisitos de conocimientos: Profesional en las áreas objeto de su rol.

Requisitos de habilidades: Liderazgo, negociación, análisis

Requisitos de experiencia: 2 años en el cargo de coordinador de área.

Profesional de área

Objetivos del rol: Asegurar la calidad de los datos entregados.

Funciones del rol: Monitorear el procesamiento de la información, asegurar la calidad de las pruebas, asegurar que los escenarios de pruebas fueron exitosos en su totalidad.

Niveles de autoridad: Bajo

Reporta a: Coordinador de área

Supervisa a: N/A

Requisitos de conocimientos: Conocimiento especifico del área encargada.

Requisitos de habilidades: análisis, sugiere aspectos técnicos a probar.

Requisitos de experiencia: 2 años en el cargo de Profesional del área.

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 105

Herramientas y técnicas de planificación

Las herramientas y técnicas que se usaran para la planificación de la calidad del

proyecto son:

• Entrevistas: se hará uso de esta técnica ya que permite conocer cuáles son la

necesidades y expectativas de los interesados siendo un excelente medio para la

planificación de la gestión de la calidad de la misma manera con los miembros de

las diferentes áreas a fin de conocer los procesos que puedan requerir mejoras.

• Planificación de pruebas e inspecciones: Se hará uso de esta herramienta para

porque por medio de estas se pueden hacer la recolección de los datos para

posteriormente aplicar las métricas y diagnosticar el estado de los procesos de

acuerdo con los requerimientos de calidad y de esta manera facilitar la toma de

decisiones

• Diagramas de flujo: esta herramienta es necesaria y útil para mostrar de manera

gráfica y entendible el flujo de los procesos de planificación de la calidad.

• Costo de la calidad: En este identificaremos las falencias en los procesos internos

de la organización, las necesidades a resolver de los clientes internos y de qué

manera la implementación del ERP facilitará la misión de mejora continua y aporte

a los procesos de certificación de calidad a los cuales aspira la organización.

GESTION Y CONTROL DE LA CALIDAD

Matriz de actividades de gestión y control por entregables y procesos sujetos

a revisión de calidad.

Tabla 24 Matriz de actividades de gestión y control de calidad

Paquete de trabajo

Estándar de calidad Actividades de prevención

Actividades de control

1.1 Levantamiento de requisitos

Plan de dirección del proyecto Revisión del plan de dirección del proyecto

Aprobación del sponsor y los interesados

1.2 Selección del ERP

Plan de dirección del proyecto Revisión del plan de dirección del proyecto

Aprobación del sponsor y los interesados

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 106

2.1 Socialización del proyecto

Plan de dirección del proyecto Revisión del plan de dirección del proyecto

Aprobación del sponsor y los interesados

2.2 Intervención y Mantenimiento

Documento de requerimientos del proveedor

Reunión informativa con el proveedor y documentación de requisitos puntuales

Revisión y aprobación del director de proyectos

2.3 Levantamiento bases de datos

Documento de requerimientos del proveedor

Reunión informativa con el proveedor y documentación de requisitos puntuales

Revisión y aprobación del director de proyectos

3.1 Plan de capacitación

Documento de requerimientos del proveedor

Reunión informativa con el proveedor y documentación de requisitos puntuales

Revisión y aprobación del director de proyectos

3.2 Configuración del sistema

Documento de requerimientos del proveedor

Reunión informativa con el proveedor y documentación de requisitos puntuales

Revisión y aprobación del director de proyectos

3.3 Migración de información

Documento de requerimientos del proveedor

Reunión informativa con el proveedor y documentación de requisitos puntuales

Revisión y aprobación del director de proyectos

4.1 Informes generados

Plan de dirección del proyecto Revisión del plan de dirección del proyecto

Revisión y aprobación del director de proyectos

4.2 Ajuste de procesos

Plan de dirección del proyecto Revisión del plan de dirección del proyecto

Aprobación del sponsor y los interesados

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 107

5.1 Cierre técnico

Plan de dirección del proyecto Revisión del plan de dirección del proyecto

Revisión y aprobación del director de proyectos

5.2 Cierre administrativo

Plan de dirección del proyecto Revisión del plan de dirección del proyecto

Aprobación del sponsor

Fuente: Autores

Herramientas y técnicas gestión y control

Las herramientas y técnicas que se usaran para la planificación de la calidad del

proyecto son:

• Lista de verificación o Checklist: Se hará uso de esta herramienta para los

procesos tanto de gestión como de control de la calidad para el proyecto, ya que

permite revisar que se estén cumpliendo con los requisitos de calidad en ambos

procesos y además por medio de ella se puede realizar el proceso de recopilación

de datos los cuales serán útiles posteriormente para el análisis y generación de

informes de calidad, lo cual facilita a su vez la toma de decisiones de acuerdo con

los resultados obtenidos.

• Análisis causa-raíz: Se hará uso de esta técnica en los procesos de gestionar y

controlar la calidad. Es útil para el proyecto ya que permite investigar las razones

que causan las variaciones, riesgos o defectos, con el objetivo de solucionar los

problemas encontrados.

• Análisis del proceso: Se hará uso de esta técnica en el proceso de gestionar la

calidad del proyecto debido a que su objetivo es el de examinar potenciales

problemas, restricciones y actividades que no agregan valor al proceso, y por

medio de los hallazgos como consecuencia posteriormente se logran identificar

oportunidades de mejora que propenden hacia la mejora continua de los procesos

para el proyecto.

• Revisiones del desempeño: Se hará uso de esta técnica durante el proceso de

control de la calidad por su facilidad de uso y porque por medio de ella se podrá

hacer una comparación entre las métricas de calidad que se han establecido

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 108

previamente y los resultados actuales del proyecto en cada uno de sus

entregables. Uno de sus beneficios aparte de la facilidad es que arroja resultados

claros y rápidos respecto al estado de cumplimiento de los procesos sometidos al

estudio.

• Diagrama de causa-efecto: Se hará uso de esta herramienta durante los

procesos de gestión y control de la calidad en el proyecto ya que permite la

representación de los datos e identifica de forma esquemática las causas de los

problemas a través de ella se pueden generar planes de acción para atacar las

causas concretas de los problemas que se detecten.

• Diagramas de flujo: Esta herramienta es necesaria y útil para mostrar de manera

gráfica y entendible el flujo de los procesos tanto de gestión como de control de la

calidad.

• Inspecciones y pruebas de producto: El uso de estas herramientas se realizará

durante el proceso de controlar la calidad ya que por medio de las inspecciones se

podrá determinar si los entregables cumplen con los requisitos de calidad

establecidos o si se ha realizado alguna reparación de defectos encontrada en los

procesos, y por medio de las pruebas también se podrán encontrar fallas que con

el proceso de inspección no se lograron identificar.

• Autorías, reuniones: Se hará uso de estas herramientas durante los procesos de

gestión y control de la calidad. La utilidad que brindan estas herramientas es que

se puede hacer una revisión exhaustiva de todas las actividades del proyecto

haciendo un barrido general que proporciona una visión mas global del estado de

la calidad de los entregables y por medio de las reuniones se podrá socializar la

información encontrada.

Plan de Auditorias de calidad

En la siguiente tabla se describe el plan de auditorías para el proyecto.

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 109

Tabla 25 Plan de auditorías de calidad

Objetivos de la Auditoría

Definir las actividades requeridas para la realización de las auditorías para el proyecto, las cuales se aplicaran a cada uno de sus entregables, con la finalidad de identificar posibles no conformidades, proponer acciones correctivas para dar solución a las no conformidades encontradas y evaluar teniendo como base la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos a fin de garantizar la mejora continua, el autocontrol y la autoevaluación También se tiene como objetivo valorar el estado al termino de cada fase del proyecto para determinar si se culminó con éxito dando cumplimiento a los requisitos de calidad establecidos para cada una.

Alcance de la Auditoría

Este procedimiento de auditoría comprende desde la identificación y evaluación de no conformidades de las actividades ejecutadas para el proyecto hasta el respectivo seguimiento e implementación de planes de acción para eliminar las no conformidades de los procesos para garantizar la mejora continua. Aplica para todas las fases que se lleven a cabo durante la ejecución del proyecto.

Al finalizar cada auditoría se debe generar y entregar el reporte final al gerente de proyecto para su estudio y socialización a los diferentes interesados el informe deberá contener lo siguiente:

• Plan de auditoría

• Documento de referencia (Norma

ISO9001:2015)

• Las observaciones obtenidas

• Las no conformidades detectadas

• Las propuestas de acciones correctivas

Personas Involucradas

• Patrocinador

• Director de proyecto

• Equipo de proyecto (coordinadores de área, profesionales de área, analista de proyecto)

Documentos Referencia

Se tomará como documento de referencia la Norma ISO 9001:2015

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 110

Miembros Equipo Auditor

La persona que realizará la auditoría será designada por el patrocinador o generalmente general de FEDEGAN y será externa al equipo de dirección del proyecto con el fin de obtener resultados y mediciones imparciales

Idioma Auditoría El idioma utilizado será el español.

Unidades Organizacionales Auditadas

Las unidades organizacionales que serán sometidas al procedimiento de auditoria son:

• Financiera

• Administrativa

• Contabilidad

Fecha Estimada y duración de las actividades

La fecha estimada para la aplicación de las listas de verificación será establecida de acuerdo con la línea base del cronograma, teniendo en cuenta el avance del proyecto. Cada auditoria se realizará al termino de cada una de las fases del mismo.

La duración de las actividades será no más de tres horas para cada área.

Programar las reuniones con la administración

Las reuniones con la dirección del proyecto serán dos, una al principio de la auditoría y otra al finalizar la misma.

Distribución del informe de auditoría y fecha de emisión

La entrega del reporte final se debe entregar máximo una semana después de su ejecución al director del proyecto. El reporte incluye las no conformidades detectadas, así como también la propuesta a las acciones correctivas.

Fuente: Autores

Plan de no conformidades

A continuación, se describe el proceso usado para identificar las causas que dan

origen a las no conformidades, donde se ha aplicado la estrategia de los "5 porqués".

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 111

Tabla 26 Estrategia de los 5 ¿por qué?

ANALISIS DE LAS CAUSAS

VARIABLE DESCRIPCIÓN APLICA ¿Por

qué? ¿Por qué?

¿Por qué?

¿Por qué?

¿Por qué? SI NO

1. Equipos / Infraestructura Tecnológica

Bajo rendimiento de los equipos requeridos para la implementación, desactualización de licencias, falta de adecuación y capacidad de la infraestructura necesaria.

2. Recurso Humano

Falencias en desempeño y desarrollo de las actividades propuestas en los procesos, capacitación, aptitud y actitud del personal. No están definidas las responsabilidades del personal involucrado.

3. Servicio al Cliente

Incumplimiento a los requerimientos de los clientes internos y externos, no se definió documento para tratamiento de quejas y sugerencias por parte de los clientes.

4. Cronograma y planificación

Incumplimiento a cronograma propuesto, objetivos propuestos no son medibles, no se establecen funciones

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 112

y niveles de responsabilidad.

5. Procesos Administrativos - Compras

No se establecieron criterios para evaluación de proveedores e insumos, condiciones de compra.

6. Seguimiento y Control

Fallas e incumplimiento en la documentación, controles a nivel de cumplimiento y conformidad con los requisitos de calidad.

Fuente: Autores.

MEJORAMIENTO

Plan de acción (Correctiva, preventiva y de mejora)

Antes de hacer las definiciones del plan de acción es necesario tener claro los

siguientes conceptos:

• Acción correctiva: acción que se toma para eliminar las causas de un defecto o

una no conformidad.

• Acción preventiva: acción que se usa para prevenir que ocurra una no

conformidad.

• Acción de mejora: acción realizada para mejorar la eficacia, eficiencia o

efectividad de los procesos.

• Acciones correctivas: Sabiendo que una acción correctiva es la que busca

eliminar las causas del defecto o no conformidad, se ha decidido usar la estrategia

de los 5 porqué con la cual se busca identificar la causa raíz del problema para

poder encontrar la mejor forma de solucionar el fallo con miras a este no se vuelva

a presentar.

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 113

• Acciones preventivas: Estas acciones pueden llegar de las diferentes

herramientas usadas en el proceso de control de la calidad, por ejemplo, pueden

encontrarse acciones preventivas después de realizar un auditoria o al diligenciar

un chek list, es allí cuando se pueden encontrar estas acciones que permitirán

evitar no conformidades o errores en los entregables, los hallazgos encontrados

también serán tratados con la estrategia de “los 5 porqué?” para identificar cual

será la mejor forma de sugerir las acciones preventivas que permitan corregir la

posible inconsistencia y asegurar que a futuro no se vuelva a presentar.

• Acciones de mejora: Estas acciones serán identificadas en las etapas tempranas

de desarrollo del proyecto durante a ejecución del plan de gestión de la calidad, y

para su implementación se deberán tener en cuenta los costos de implementación,

la oportunidad de implementación y se analizará que nivel de impacto tendrá en

los entregables una vez puesta en producción la mejora solicitada.

15.2. Métricas de calidad

A continuación, se describen las métricas de calidad para proyecto y producto en las

tablas 27 y 28 respectivamente.

Tabla 27 Métricas de calidad para proyecto

Métricas de calidad / PROYECTO

Nombre de la métrica

Cumplimiento del alcance

Gestión de los interesados

Gestión del cronograma

Gestión de costos

Control integrado de cambios

Objetivo de la métrica

Medir el estado de cumplimiento de los entregables respecto al alcance del proyecto

Satisfacción de los interesados con la implementación del ERP

Medir el estado de cumplimiento del cronograma respecto a la línea base de este.

Medir el estado de cumplimiento de los costos respecto a la línea base de costos

Medir el estado de cumplimiento de la gestión de solicitudes de cambio formales

Factor de calidad

El factor del estado de cumplimiento

Puntaje >= a 4.0 en la

El estado del cumplimiento

El estado del cumplimie

El estado del cumplimient

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 114

debe ser del 100%

satisfacción de los interesados

debe ser >= 90%

nto debe ser >= 90%

o debe ser >= 90%

Método de medición

Comparar los entregables con los lineamientos dispuestos en el plan de gestión del alcance y solicitudes de cambio aprobadas

Encuesta de satisfacción en una escala de 1 al 5 en factores como: Aprendizaje, relevancia, coherencia, efectividad, funcionabilidad e impacto

Comparación de la línea base del cronograma contra la duración real del mismo

Comparación de la línea base de costos contra los gastos reales de ejecución

Solicitudes de cambio recibidas/Solicitudes de cambio contestadas

Frecuencia de medición

La medición se realiza inmediatamente después de que se genere algún entregable

La frecuencia de medición será quincenal, los días viernes durante el ciclo de vida del proyecto

Semanal Semanal Mensual

Meta

Aceptación del 100% de los entregables por parte de los interesados del proyecto

El 90% de los participantes arroje un promedio de puntuación de satisfacción >=4.0

Cumplimiento del cronograma en un porcentaje >= 95%

Cumplimiento >= al 95% sobre el valor estimado de costos

Cumplimiento >= al 95% de solicitudes contestadas sobre las solicitudes recibidas

Responsable del factor de calidad

Director y equipo de proyecto

Gerente de proyecto

Gerente de proyecto

Gerente de proyecto

Gerente de proyecto

Fuente: Autores.

Tabla 28 Métricas de calidad para producto

Métricas de calidad / PRODUCTO O ENTREGABLE

Nombre de la métrica

Selección del software

Mantenimiento de los equipos

Plan de capacitaciones

Análisis de informes

Cierre del proyecto

Objetivo de la métrica

Determinar el grado de confiabilidad

Medir el grado de cumplimient

Satisfacción de los interesados con el plan de

Determinar el grado de confiabilidad

Determinar el grado de

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 115

de los informes de prueba generados con el ERP

o de los mantenimientos a todos los equipos de cómputo y servidores necesarios

capacitaciones parta el uso del ERP

de los informes de prueba generados con el ERP

consecución de los objetivos del proyecto de manera formal

Factor de calidad

El software debe cumplir con los parámetros técnicos y estar alineado con las líneas base del proyecto

El factor del estado de cumplimiento debe ser del 100%

Puntaje >= a 4.0 en la satisfacción de los interesados con el plan de capacitaciones

Las características de los informes deben coincidir de manera exacta (100%) con las especificaciones funcionales requeridas

El estado del cumplimiento debe ser >= 95%

Método de medición

Comparar las características del software a nivel técnico con las especificaciones requeridas y verificar que este dentro de los parámetros de las restricciones del proyecto

# de equipos con mantenimiento/# total de equipos necesarios

Encuesta de satisfacción en una escala de 1 al 5 en factores como: Aprendizaje, periodicidad, relevancia, coherencia, efectividad e impacto

Comparar los informes generados con los lineamientos y requerimientos dispuestos para ellos

Comparación del plan de dirección del proyecto contra los resultados reales de ejecución

Frecuencia de medición

Única vez Única vez

La frecuencia de medición será quincenal, los viernes durante el periodo de capacitaciones

Una sola vez Una sola vez

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 116

Meta

El software debe esta 100% alineado con los requerimientos técnicos y de restricciones del proyecto

Realizar el mantenimiento al 100% de los equipos de cómputo y servidores necesarios

El 90% de los participantes arroje un promedio de puntuación de satisfacción >=4.0

Los informes generados con el ERP deben cumplir con el 100% de los requisitos

Cumplimiento >= al 95% de los resultados de ejecución contra plan de dirección del proyecto

Responsable del factor de calidad

Gerente de proyecto y equipo de proyecto

Gerente de proyecto y equipo de proyecto

Gerente de proyecto y equipo de proyecto

Gerente de proyecto y equipo de proyecto

Gerente de proyecto y equipo de proyecto

15.3. Documentos de prueba y evaluación

La siguiente, plantilla será la utilizada para realizar las evaluaciones de los casos

de prueba en los entregables antes de ser aprobados.

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 117

PLANTILLA PARA CASOS DE PRUEBA

Proyecto No.: 1 Pagina No.:

Nombre del Proyecto: Implementación de un software ERP para la empresa FEDEGAN

Caso No.: 1 Ejecución No.: 1

Nombre del Caso: Nombre:

Estado de la Prueba: en ejecución

Subsistema/Módulo/nivel/Función/Código de la Unidad bajo prueba:

Requisito No.:

Nombre:

Escrito por: Ejecutado por:

Fecha: Fecha:

Descripción del caso de prueba (propósito y método):

Paso Acción Resultados esperados Pasado

/fallido

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 118

15.4. Entregables verificados

En el anexo 15 se evidencia el formato de entregables verificados donde se registra

cada uno de ellos, con el porcentaje de avance, los criterios de calidad y las

observaciones pertinentes.

16. Gestión de riesgos del proyecto

La gestión del riesgo será el faro que indicará a todos los involucrados en el

proyecto, incluyendo al director del proyecto, como se identificaran los riesgos, quien

participará en la identificación y cuales pueden ser los posibles métodos para solucionar

los riesgos identificados y tal vez los no identificados.

16.1. Plan de gestión de riesgos

La estrategia de manejo de riesgos en el proyecto de implementación de un

software ERP para FEDEGAN se basará en dar tratamiento a los riesgos cuyo resultado

en la matriz “probabilidad-impacto” sea igual o superior al 31%, es decir, riesgos que

tengan de acuerdo con la escala de medición una calificación “media”, “alta” y “muy alta”.

Lo anterior debido a que pueden ser riesgos que de ser materializados impacten

directamente con las restricciones de costo, tiempo y calidad del proyecto, el objetivo es

tomar una posición proactiva frente a estos y dar un manejo adecuado para lograr mitigar

su impacto y reducir el nivel de la calificación de riesgo actual. Con respecto a los riesgos

cuya calificación dentro de la matriz “probabilidad-impacto” sea igual o menor al 30%, o

categorizados con nivel “bajo” y “muy bajo”, se aceptarán y se dispondrá de una reserva

de gestión en caso de llegar a materializarse, debido a que son riesgos de baja

probabilidad de ocurrencia y pueden estar ligados a factores externos.

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 119

La gestión de riesgos del proyecto se realizará bajo los lineamientos propuestos por el PMBOK 6° edición, en la

siguiente tabla se detallan los procesos que se implementaran en el proyecto:

Tabla 29 Procesos de gestión de riesgos

Proceso Descripción ¿Que se hará? Herramientas ¿Con que se hará?

Fuentes de información Participantes

Planificación de los riesgos

En este proceso se realiza el plan de gestión de riesgo del proyecto durante las etapas iniciales del mismo, definiendo con claridad como y cuáles serán las actividades de gestión de riesgos para el proyecto, dicho plan se realiza una única vez y se revisara en cada fase del proyecto para determinar si hay lugar a modificaciones

Las herramientas usadas para elaborar el plan de gestión de riesgos serán: - Juicio de expertos - Análisis de datos - Listas de chequeo - Revisión de documentos

*PMBOK *Plan de dirección del proyecto *Activos de los procesos de la compañía *Factores ambientales de la organización

*Director del proyecto *Equipo de proyecto *Patrocinador

Identificación de los riesgos

*Se identificarán y declararan los riesgos mediante la estructura "causa-riesgo-consecuencia" *se identificará el tipo de impacto de los riesgos *Mediante una RBS de categorizaran los riesgos *Se determinará el disparador de cada riesgo y la etapa del proyecto donde pues presentarse

*Tormenta de ideas *Listas de chequeo *Entrevistas a los interesados *Revisión de documentos

*PMBOK *Plan de dirección del proyecto *Activos de los procesos de la compañía *Factores ambientales de la organización

*Director del proyecto *Equipo de proyecto *Patrocinador *Usuarios *Interesados clave por área

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 120

Proceso Descripción ¿Que se hará? Herramientas ¿Con que se hará?

Fuentes de información Participantes

Análisis cualitativo y cuantitativo

*Se establecen escalas para la medición de probabilidad e impacto de los riesgos *Se evaluarán los riesgos en la matriz de probabilidad e impacto y se ubicaran en el mapa de calor del riesgo actual * Se registran las bases, soportes y estudiar usados para la determinación del impacto *Se determina el impacto en costo y tiempo hallando el VME

*Matriz de probabilidad e impacto *Mapa de calor

*PMBOK *Plan de dirección del proyecto *Activos de los procesos de la compañía *Factores ambientales de la organización

*Director del proyecto *Equipo de proyecto *Patrocinador *Usuarios *Interesados clave por área

Planificación de respuesta a riesgos

*Definir respuesta a los riesgos *Definir estrategias para abordar o tratar los riesgos materializados

*Juicio de expertos *Análisis de datos

*PMBOK *Plan de dirección del proyecto *Activos de los procesos de la compañía *Factores ambientales de la organización

*Director del proyecto *Equipo de proyecto *Patrocinador

Implementación de planes

*Se ejecutarán los planes establecidos en el paso anterior

*Plan de gestión de riesgos N/A *Dueño del riesgo

Seguimiento y control

*Monitorear los planes acordados *Hacer seguimiento a los riesgos identificados

*Auditorias *Recopilación de datos *Análisis de datos

N/A

*Director del proyecto *Equipo de proyecto

Fuente: Autores

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 121

En la siguiente tabla se describes los roles y responsabilidades de gestión de riesgos para el proyecto. Tabla 30 Roles y responsabilidades de gestión de riesgos

Proceso Roles Responsabilidades

Planificación de los riesgos

Líder del equipo: Gerente de proyecto Gestores del riesgo: Líder técnico de cada área

Líder del equipo: Se responsabiliza de la dirección y coordinación del equipo de riesgos y la toma de decisiones durante el proceso Gestores de riesgo: Encargados de la recopilación de datos, entrevistas a interesados y demás procesos de documentación concernientes durante el proceso

Identificación de los riesgos

Líder del equipo: Gerente de proyecto Gestores del riesgo: Líder técnico de cada área

Líder del equipo: Se responsabiliza de la dirección y coordinación del equipo de riesgos y la toma de decisiones durante el proceso Gestores de riesgo: Encargados de la recopilación de datos, entrevistas a interesados, generación de ideas de acuerdo con su conocimiento, elaboración de listas de chequeo y demás procesos concernientes al proceso de identificación

Análisis cualitativo y cuantitativo

Líder del equipo: Gerente de proyecto Gestores del riesgo: Líder técnico de cada área

Líder del equipo: Se responsabiliza de la dirección y coordinación del equipo de riesgos y la toma de decisiones durante el proceso, además debe encargarse del análisis cuantitativo Gestores de riesgo: Encargados de elaborar y categorizar los riegos dentro de la matriz de riesgos, y además apoyar para realizar el análisis cuantitativo al líder del equipo

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 122

Planificación de respuesta a riesgos

Líder del equipo: Gerente de proyecto Gestores del riesgo: Líder técnico de cada área

Líder del equipo: Se responsabiliza de la dirección y coordinación del equipo de riesgos y la toma de decisiones durante el proceso Gestores de riesgo: Encargados de elaborarlos planes de respuesta y estrategias contra los riesgos identificados

Implementación de planes

Líder del equipo: Gerente de proyecto Gestores del riesgo: Líder técnico de cada área

Líder del equipo: Se responsabiliza de la dirección y coordinación del equipo de riesgos y la toma de decisiones durante el proceso Gestores de riesgo: Encargados de realizar la implementación de las estrategias y respuestas de riesgos en cada una de sus áreas

Seguimiento y control

Líder del equipo: Gerente de proyecto Gestores del riesgo: Líder técnico de cada área

Líder del equipo: Se responsabiliza de la dirección y coordinación del equipo de riesgos y la toma de decisiones durante el proceso Gestores de riesgo: Encargados de realizar, documentar y reportar las auditorias correspondientes

Fuente: Autores.

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 123

16.2. Matrices de probabilidad e impacto (inicial y residual)

1 3 5 7 9 1 3 5 7 9

9

*6 * 7 *17 *1 *2

9

7

*5 * 9 *18

7

5

*3 *13

5

*16

3

*8 *14 *10 *19 *11 *4

3

1

*15 *12

1

1 3 5 7 9 1 3 5 7 9

9

*6

9

7 7

5

*3 *18 *2 *9 *7

5

*16

3

*1 *20 *13

*8 *10 *14

*4 *5 *11

*193

1

*17 *12 *15

1

PRO

BABI

LID

AD

IMPACTO

MAPA DE CALOR RIESGO ACTUAL MAPA DE CALOR OPORTUNIDAD ACTUAL

PRO

BABI

LID

AD

IMPACTO

MAPA DE CALOR RIESGO RESIDUAL MAPA DE CALOR OPORTUNIDAD RESIDUAL

PRO

BABI

LID

AD

PRO

BABI

LID

AD

IMPACTO IMPACTO

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 124

A continuación, se muestra la agrupación de riesgos individuales del proyecto a

través de la RBS (Risk Breakdown Structure).

Tabla 31 Estructura de desglose de riesgos EDR

RBS-Implementación de un ERP para FEDEGAN

Nivel 0 de RBS Nivel 1 de

RBS Nivel 2 de RBS

Implementación de un software ERP para FEDEGAN

Riesgo técnico

Alcance

Requisitos

Tecnología

Gestión

Cambios de administración

Interesados

Resistencia al cambio

Apoyo financiero

dirección del proyecto

Comunicaciones

Ajustes al cronograma

Recursos

Estimaciones

Comercial Contratos

Proveedores

Externo Legislación

Normativa

Fuente: Autores

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 125

16.3. Registro de riesgos

La identificación de los riesgos se ha llevado a cabo en el registro que se encuentra

en el Anexo 14.

17. Gestión de las adquisiciones del proyecto

17.1. Plan de gestión de las adquisiciones

La gestión de adquisiciones para el proyecto de implementación de un software

ERP en FEDEGAN, se centra en la gestión de una única compra que es el software ERP

que a su vez es la fase inicial de todo el proyecto.

Proceso y métodos de selección proveedor del software

El proceso de selección y evaluación del proveedor del software se incluye en el

entregable 1.2 Acta de selección del ERP y comprende paquetes de trabajo como un

listado de proveedores candidatos, listado de propuestas de candidatos, documentación

de la evaluación y diagnóstico y por último el contrato firmado con el proveedor escogido.

Estará apoyado por información recolectada previamente mediante los paquetes de

trabajo que comprenden el entregable 1.1 Acta de levantamiento de requisitos, el cual

suministra datos sobre la funcionalidad, debilidades, fortalezas y puntos de mejora del

sistema actual, listados de especificaciones técnicas tanto funcionales como no

funcionales y entrevistas aplicadas al personal de la compañía con información que

puede ser útil para determinar sus necesidades y expectativas frente al nuevo sistema.

Formalmente el procedimiento empieza con la emisión de una solicitud de

información (RFI) con el fin de poder identificar proveedores potenciales y categorizar las

posibles alternativas como, por ejemplo, fabricantes o desarrolladores de software a

medida, distribuidores de software de marcas reconocidas en el mercado o estas marcas

de manera directa.

Con ayuda del acta de requisitos y las RFI se obtiene un listado oficial de

proveedores potenciales y posibles candidatos. Seguidamente se realizará una solicitud

de propuesta (RFP), a los candidatos potenciales; dentro de la solicitud se relacionan

Page 126: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 126

requerimientos de carácter técnico funcionales y no funcionales, calendarios y planes de

capacitación, las necesidades y expectativas de la compañía, objetivos del proceso de

contratación, restricciones en cuanto alcance, tiempo, costos, calidad, etc. A cada

requerimiento expresado se asignará un nivel de prioridad en un rango de 0 a 3 siendo

cero la prioridad mas baja y 3 la prioridad más alta, allí los proveedores diligencian el

grado en que pueden cumplir o satisfacer las prioridades respecto a los requerimientos

para facilitar su posterior evaluación, además tendrán un espacio de observaciones

donde podrán expresar o dejar sus comentarios al respecto. Adicionalmente cada

candidato debe adjuntar una presentación de su compañía donde indique datos como;

información general de la compañía, portafolio de productos y servicios, experiencia en

el mercado, clientes de referencia, entre otros.

El modelo del RFP que cada proveedor deberá diligenciar seguirá la siguiente

estructura:

Tabla 32 Modelo RFP

ID Requerimiento Prioridad Fedegan (0-3)

Capacidad de cumplir Prioridad (Proveedor)

Observaciones

(Diligencia proyecto)

(Diligencia proyecto)

(Diligencia proyecto)

(Diligencia candidato proveedor)

(Diligencia candidato proveedor)

Fuente: Autores

Métodos de evaluación de proveedores

Los proveedores se evaluarán de acuerdo con los siguientes criterios:

• Experiencia y enfoque técnicos

• Experiencia específica relevante

• Grado de cumplimiento de las prioridades registradas en el RFP

• Soporte post venta

• Factibilidad económica y financiera

Una vez recibidas las propuestas con los RFP debidamente diligenciados por cada

candidato se procederá a evaluarlos y hacer la elección del proveedor que más conviene

para confiar la ejecución del proyecto en la compañía, mediante una reunión con el

sponsor.

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 127

Tipo de contratación

Existe una gran variedad de contratos para celebrar de acuerdo con las condiciones

y necesidades de los proyectos, uno de ellos es el Precio fijo (FP o cantidad fija, precio

fijo cerrado), de acuerdo con la Universidad para la Cooperación Internacional (UCI), en

su documento contratos, “este tipo de contrato se utiliza para adquirir bienes o servicios

con especificaciones o requisitos bien definidos, y cuando hay suficiente competencia

para determinar un precio fijo justo y razonable antes de que el trabajo comience”, razón

por la cual la compañía de manera preliminar opta por que es la mejor opción

concerniente al tema contractual del software. Sin embargo, es importante aclarar que de

acuerdo con los estudios de proveedores y las condiciones al momento de hacer la

elección es posible tener en cuenta otro tipo de contrato, si llega a ser necesario y

conveniente para el proyecto.

Estrategias de monitoreo y control

El monitoreo que se realizará al proveedor seleccionado se llevará durante todo el

ciclo de vida del proyecto e incluye:

- Validar que las capacitaciones cumplen con los acuerdos establecidos en el

contrato según calidad, duración y experiencia de los instructores.

- Monitorear las herramientas usadas para impartir capacitación al igual que

revisar las hojas de vida de los instructores para validar su experiencia.

- Validar que los módulos configurados y entregados cumplen los requisitos

esperados por el proyecto, en el menor termino posible por si eventualmente

es necesario solicitar un ajuste.

- Calificar al proveedor.

- Será necesario gestionar las inconformidades en el momento en que éstas son

detectadas, estas serán documentadas y de ser necesario se presentarán al

director del proyecto para asegurar que se busque la mejor forma de solucionar

posibles desacuerdos.

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 128

17.2. Matriz de las adquisiciones

Para el caso del proyecto donde la única adquisición es el Software ERP, durante su

fase inicial llamada gestión del compra del software se realizara el proceso de adquisición

de acuerdo con el plan de adquisiciones mencionado anteriormente, y cuya fecha de

inicio será el 01 de abril de 2020 con un fecha de finalización el día 01 de junio de 2020,

es decir tendrá una duración estimada de 41 días donde al terminar se obtiene firmado

el contrato con el proveedor seleccionado, el presupuesto destinado para la firma del

contrato tiene como restricción un tope máximo de $180.000.000 y el responsable de

llevar a cabo las actividades de gestión de compra será, el equipo de proyecto, liderado

por el director quien reportara al sponsor y se encargara de facilitar la toma de la decisión

en la selección del proveedor .

17.3. Cronograma de compras

La adquisición del software se hará una única vez en la fase inicial de acuerdo a

lo descrito en el apartado anterior.

18. Gestión del valor ganado

18.1. Indicadores de medición del desempeño

Para la gerencia del proyecto, la medición del desempeño de las actividades es muy

importante, para ello desde la etapa inicial del mismo se desarrollarán cuidadosamente

los indicadores con los cuales se realizarán las mediciones respectivas para determinar

los rangos o límites de control que proporcionaran una visión global del desempeño de

las actividades que se ejecutan. La finalidad de dichos indicadores es facilitar la toma de

decisiones y permitir que tanto la gerencia del proyecto como las partes interesadas

puedan saber fácilmente si el estado del proyecto optimo o deben tomar acciones para

corregir los resultados y que finalice con éxito.

Los tipos de indicadores que se usarán serán indicadores de variación del

desempeño del proyecto o la gestión del valor ganado. Con los cuales se podrá revisar

el estado de este en cuanto al uso de presupuesto, el costo de las actividades, el estado

del cronograma, el esfuerzo requerido para terminar el proyecto bajo los lineamientos

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 129

iniciales y algunas métricas relacionadas con la calidad tanto del proyecto como del

producto en sí.

En la siguiente tabla se enuncian los tipos de indicadores que se usaran, el nombre,

una pequeña definición o interpretación de los indicadores, los limites o umbrales según

corresponda, la periodicidad con la que serán aplicados y una alerta según corresponda

para tomar acción de acuerdo con el caso.

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 130

Tabla 33 Indicadores de variación del proyecto

Tipo Indicador (nombre) Formula Definición/concepto Umbrales/limites Periodicidad Acciones a seguir

Costo PV (plan value) N/A Valor planificado: es el valor planeado y aprobado para las actividades del proyecto

N/A Única vez en la

fase de inicio del proyecto

N/A

Costo AC ( actual Cost) N/A Costo real: Es el costo real de la ejecución de las actividades del proyecto

N/A Mensual N/A

Desempeño EV (earned value) % de avance * PV

Valor ganado o valor realizado del trabajo: Es el trabajo que se ha realizado o conseguido con el presupuesto que se ha usado hasta ese momento

N/A Mensual N/A

Variación CV (cost variance) CV=EV-AC

Variación de costo: Es la variación entre el valor ganado y costo real de las actividades del proyecto si > 0 se ha gastado más de lo planeado si< 0 se ha gastado menos de lo planeado

[<-5.000.000]y[>5.000.000] [>3.000.000 , 5.000.000] [<-3.000.000, -5.000.000] [-3.000.000 , 3.000.000]

Mensual

Rojo: hallar la causa raíz y formalmente solicitar el cambio que permita la solución y mejora del indicador Amarillo: hallar la causa raíz y solo si es necesario solicitar el cambio que permita la solución y mejora del indicador Verde: Seguir controlando las actividades con el mismo rigor para mantener el indicador

Desempeño CPI (cost performance index) CPI=EV/AC

Índice de desempeño de costo: Indica la eficiencia del uso de los recursos financieros del proyecto si> 1 se produce más de los que se invierte en el proyecto si< 1 se produce menos de los que se invierte en el proyecto

[=<0,93] y [=>1,07] [0,94-0,96] y [1,04-1,06] [0,97 - 1,03]

Mensual

Rojo: hallar la causa raíz y formalmente solicitar el cambio que permita la solución y mejora del indicador Amarillo: hallar la causa raíz y solo si es necesario solicitar el cambio que permita la solución y mejora del indicador Verde: Seguir controlando las actividades con el mismo rigor para mantener el indicador

Variación SV (Schedule Variance) SV=EV-PV

Variación del cronograma: Es la variación entre el valor ganado y el valor planeado de las actividades del proyecto sí > 0 hay adelanto del cronograma sí< 0 hay atraso del cronograma sí=0 Esta acorde con el cronograma

[<-5.000.000]y[>5.000.000]

[>3.000.000 , 5.000.000] [<-3.000.000, -5.000.000]

[-3.000.000 , 3.000.000]

Mensual

Rojo: hallar la causa raíz y formalmente solicitar el cambio que permita la solución y mejora del indicadorAmarillo: hallar la causa raíz y solo si es necesario solicitar el cambio que permita la solución y mejora del indicadorVerde: Seguir controlando las actividades con el mismo rigor para mantener el indicador

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 131

Desempeño SPI (schedule performance index)

SPI=EC/PV

Índice de desempeño del cronograma: Indica el porcentaje de adelanto o retraso del proyecto respecto a la línea base del cronograma

[<=0,96] y [>=1,04] [0,97-0,98] y [1,02-1,03] [0,99-1,01]

Mensual

Rojo: hallar la causa raíz y formalmente solicitar el cambio que permita la solución y mejora del indicador Amarillo: hallar la causa raíz y solo si es necesario solicitar el cambio que permita la solución y mejora del indicador Verde: Seguir controlando las actividades con el mismo rigor para mantener el indicador

Costo BAC (budget at completion) N/A Presupuesto al finalizar: Hace referencia al presupuesto original del proyecto

N/A Única vez en la

fase de inicio del proyecto

N/A

Costo EAC ( estimate at completion) BAC/CPI

Estimación a la conclusión: También llamada "nuevo presupuesto", hace referencia al presupuesto total del proyecto cuando ya se ha ejecutado una parte del mismo

N/A Mensual N/A

Costo ETC (Estimate to Completion) EAC-AC

Estimación hasta finalizar: Es una proyección o estimado realizado desde el punto actual del proyecto hasta el término de su ejecución

N/A Mensual N/A

Variación VAC (Variance at Completion) BAC-EAC Variación al finalizar: es la variación entre el presupuesto inicial y el presupuesto nuevo o actual

N/A Mensual N/A

Desempeño TCPI (To Complete cost performance index)

(BAC-EV)/(BAC-AC)

Índice de desempeño de trabajo por completar: es el trabajo o esfuerzo que debo realizar para terminar de ejecutar el proyecto desde el punto donde se encuentraSi>1 se debe trabajar más de lo planeadoSi1 Hay una holgura para realizar el trabajo restante

[0,75-0,84]y [1,15-1,25]

[0,85-0,94] y [1,06-1,15]

[0,95-1,05]

Mensual

Rojo: hallar la causa raíz y formalmente solicitar el cambio que permita la solución y mejora del indicadorAmarillo: hallar la causa raíz y solo si es necesario solicitar el cambio que permita la solución y mejora del indicadorVerde: Seguir controlando las actividades con el mismo rigor para mantener el indicador

Calidad Control integrado de cambios

Solicitudes de cambio recibidas/Solicitudes de cambio contestadas

Control integrado de cambios: Medir el estado de cumplimiento de la gestión de solicitudes de cambio formales del proyecto

<=89% [90% - 94%] >=95%

Mensual

Rojo: hallar la causa raíz y formalmente solicitar el cambio que permita la solución y mejora del indicador Amarillo: hallar la causa raíz y solo si es necesario solicitar el cambio que permita la solución y mejora del indicador Verde: Seguir controlando las actividades con el mismo rigor para mantener el indicador

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 132

Calidad Gestión de los interesados

Encuesta de satisfacción en una escala de 1 al 5 en factores como: Aprendizaje, relevancia, coherencia, efectividad, funcionabilidad e impacto

Gestión de los interesados: Pretende medir la satisfacción de los interesados con la implementación del ERP

Puntaje >= a 4.0 en la satisfacción de los interesados

Mensual N/A

Calidad Mantenimiento de los equipos # de equipos con mantenimiento/ # total de equipos necesarios

Mantenimiento de equipos: Pretende medir el grado de cumplimiento de los mantenimientos a todos los equipos de cómputo y servidores necesarios para la implementación exitosa del proyecto

El factor del estado de cumplimiento debe ser del 100%

Única vez en el tiempo destinado

para las actividades de mantenimiento

N/A

Fuente: Autores

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 133

18.2. Análisis de valor ganado y curva S

El siguiente es el grafico realizado a fecha 31 de julio de 2020, luego de 4 meses de

ejecución del proyecto, donde se evidencia que los costos del proyecto se compararon

de una manera esperada de acuerdo con la planificación de los mismos, sin embargo, la

línea de valor ganado nos indica que a la fecha de corte el trabajo no se ejecutó de

acuerdo con lo planificado, pues a pesar de que los costos son los esperados, el

porcentaje de avance de trabajo presenta retrasos.

Figura 20 Curva s corte 31/07/2020

Fuente: Autores

Para la segunda fecha de corte, que se realizó el día 30 de noviembre de 2020, se

puede observar que hay un retraso mayor en el avance de las actividades del proyecto,

tal como lo muestra la línea de valor ganado y los costos aunque se ven por debajo de lo

planificado indican que el dinero no se ha usado debido a que las actividades no se han

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 134

ejecutado en su totalidad por lo tanto no es conveniente aseverar que hay una reducción

de costos.

Figura 21 Curva s corte 30/11/2020

Fuente: Autores

En la siguiente tabla se evidencia el análisis de los indicadores del proyecto. Tabla 34 Análisis de indicadores del proyecto.

Indicador Corte 31/07/2020

Corte 11/07/2020 Interpretación

EV $52.729.029,45 $183.476.850,49

Trabajo realizado con presupuesto

usado a fecha de corte

PV $50.982.565,15 $230.277.655,61

Es el valor planificado a la fecha de

corte

AC $57.841.237,82 $190.559.394,98 Costo real de ejecución

0

50000000

100000000

150000000

200000000

250000000

Semana 14Semana 15Semana 16Semana 17Semana 18Semana 19Semana 20Semana 21Semana 22Semana 23Semana 24Semana 25Semana 26Semana 27Semana 28Semana 29Semana 30Semana 31Semana 32Semana 33Semana 34Semana 35Semana 36Semana 37Semana 38Semana 39Semana 40Semana 41Semana 42Semana 43Semana 44Semana 45Semana 46Semana 47Semana 48Semana 49

T1 T2 T3 T4

2020

Co

sto

Informe de horas extra del valor acumulado

Valor acumulado Valor planeado AC

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 135

Indicador Corte 31/07/2020

Corte 11/07/2020 Interpretación

BAC $335.331.691,00 $335.331.691,00 Presupuesto

CV -$5.112.208,37 -$7.082.544,49

Se ha gastado más dinero de lo

planificado

CPI 0,91 0,96

El proyecto ha invertido más de lo

producido

SV $1.746.464,30 -$46.800.805,12

El proyecto presenta un leve

adelanto en el cronograma en la primera

fecha de corte, pero en la segunda

presenta retraso

SPI 1,03 0,797

En el primer corte hay un adelanto

del 3% de las actividades y en el segundo

un retraso del 20.3%

TCPI 1,02 1,05

Se debe trabajar un 2% adicional de

lo planeado para lograr los resultados en

la primera fecha y aumento a un 5% en la

segunda

EAC $367.842.918,60 $348.276.112,13

Nuevo presupuesto a partir de

resultados en fecha de corte

ETC $310.001.680,78 $157.716.717,15

Presupuesto que requiero a partir del

corte para terminar

VAC -$32.511.227,60 -$12.944.421,13

Valor adicional al presupuesto inicial

para terminar el proyecto

Fuente: Autores.

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 136

19. Informe de avance de proyecto

Nombre del proyecto: Implementación de un ERP para la empresa FEDEGAN

Visión del proyecto: Integrar, mejorar y optimizar los procesos administrativos de

FEDEGAN mediante la implementación de un software ERP y a su vez aumentar la

calidad de la información para la generación y reporte de información confiable.

Salud del proyecto:

Amarillo: hemos finalizado todas las actividades, de la fase de preparación del

proyecto con la novedad de que no fue aprobada la totalidad de la información necesaria

para la migración por parte del consultor, esto ha causado que algunas áreas deban hacer

la corrección y tengan que presentar de nuevo la información correspondiente. Es

importante aclara que no existen problemas ni riesgos asociados al presupuesto hasta el

momento.

Lo que Realizamos en la Línea de Tiempo Actual

• La fase de preparación ha concluido, sin embargo, quedan pendientes las

correcciones de información para seguir con el proceso de migración al ERP

• El plan de capacitaciones se ha concluido de manera satisfactoria de

acuerdo con lo planeado

• El informe evaluativo de las capacitaciones ha sido entregado y aprobado

• La configuración del sistema se completó y se aprobó

Lo que Planeamos Realizar en la Próxima Línea de Tiempo

• Iniciar con los testeos, pruebas iniciales y ajustes pre-carga

• Realizar el proceso de migrado de información

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 137

• Hacer el análisis y evaluación de los resultados

Problemas / Obstáculos

• Si no obtenemos antes del 26 de marzo la aprobación por parte del consultor

del software de la totalidad de la información presentada por cada una de las áreas, es

probable que se pueda iniciar con algunas de las actividades de migración, pero con el

riesgo que surjan reprocesos y continúen los retrasos en el cronograma.

• El personal ha mostrado un poco de desinterés en la corrección y

presentación de la información para proceder a la migración.

Próximas Tareas y Actividades

Tabla 35 actividades próximas a desarrollar informe de avance

Nombre de tarea Fecha Duración

Validar que las conexiones de red e internet estén en óptimo estado para la migración de los datos al ERP

24/03/21 2 días

Disponer y entregar el servidor y equipos de cómputo, para la migración de los datos

26/03/21 2,17 días

Ejecutar la migración de los datos al ERP 30/03/21 4 días

Hacer testing y pruebas de funcionabilidad 7/04/21 3 días

Documentar falencias y errores detectados 12/04/21 3,17 días

Hacer ajustes finales sobre el proceso de migrado 15/04/21 3,5 días

Fuente: Autores

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 138

20. Conclusiones

• La implementación del ERP fortalece el cumplimiento de los objetivos

organizacionales, dentro de los cuales busca mejorar los procesos productivos de

la ganadería colombiana mediante la modernización tecnológica, hoy en día se

logra y se da ejemplo mediante la modernización de los procesos internos de la

entidad, alcanzando: la mejora continua, bienestar a los empleados, gestionar

integralmente las áreas, fortalecimiento de las estrategias institucionales,

optimización de los recursos, uso de prácticas amigables con el medio ambiente y

uso de nuevas tecnologías.

• La duración estimada del proyecto es de 14 meses, donde en las dos primeras

fechas de cortes que son el 31 de julio de 2020 y 30 de noviembre de 2020 se

evidencian retrasos en el cronograma y una disminución notoria de los costos

reales de actividades respecto a los costos planificados, uno de los motivos de

esta diferencia de costos se debe al atraso del cronograma ya que no se han usado

la totalidad de los recursos financieros porque no se han ejecutado la totalidad de

las actividades planeada para estas fechas.

• El uso de las buenas prácticas sugeridas en el PMBOK Sexta Edición, es

determinante para el éxito del proyecto, ya que este se diseñó bajo los

lineamientos sugeridos en él, y aportan en gran manera a la planeación, el

desarrollo y ejecución del proyecto apoyando al equipo encargado y sirviendo de

contrapeso al factor de la falta de experiencia de la compañía en la gestión de

proyectos.

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 139

21. Recomendaciones

Replicar las buenas practicas y experiencias obtenidas en la ejecución del presente

proyecto para futuros, facilitará la implementación de futuros proyectos de la

organización.

Equilibrar las cargas laborales de los participantes del proyecto en una organización

pequeña, facilitará la adecuada ejecución de las actividades programadas en el

cronograma, de tal manera que no solo se cumpla oportunamente, sino que además se

crea un ambiente óptimo para los colaboradores.

Atender los requerimientos técnicos del proyecto oportunamente minimizarán los

riesgos tales como sobrecostos o afectación del cronograma, a su vez facilitará la gestión

de los recursos requeridos para cada fase.

Se recomienda gestionar capacitaciones las cuales afiancen los conocimientos

adquiridos por los usuarios, con lo cual se ampliará los beneficios y alcance del programa

a las diferentes necesidades de la organización.

Evaluar los procesos existentes en la organización y el impacto que tendrán con la

implementación del ERP, de tal manera que se presenten propuestas con lo cual los

procesos de la organización estén alineados a las funciones ofrecidas por el sistema.

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 140

22. Referencias

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Secretaria distrital de ambiente- IBOCA (2020). Mapa de calidad del aire en línea. Recuperado:

10-07-2020. Disponible en: http://iboca.ambientebogota.gov.co/mapa/

Secretaria distrital de habitat. Diagnostico Localidad De Teusaquillo (2011) Recurperado: 10-07-

2020 Disponible en:

http://historico1.habitatbogota.gov.co/index.php/publicaciones/nosotros/habitat-en-

cifras/diagnosticos-locales/492-diagnostico-teusaquillo-dic2011/file

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 144

Selectra (2020). ¿Cómo calcular el consumo eléctrico? Recuperado 22/07/2020 Disponible en:

https://tarifasgasluz.com/faq/como-calcular-consumo-electrico

Sogama (2019). El reciclaje de un kilo de cartuchos tóner puede ser recuperado al 100%.

Recuperado 27/07/2020 Disponible en: https://www.ecoticias.com/residuos-

reciclaje/194377/reciclaje-kilo-cartuchos-toner-puede-ser-recuperado-100

Superintendencia de sociedades. Sistema de gestión integrado, Recuperado: 13/12/2020

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UTI. Capitulo La empresa y su entorno. Recuperado 01/08/2020 Disponible en:

https://www.edebe.com/educacion/documentos/830343-0-529-830343_LA_EIE_CAS.pdf

Page 145: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 145

23. Anexos

Anexo 1. Acta de constitución de proyecto.

Fecha:

01 de abril de 2020

Nombre del Proyecto: Implementación de un software ERP

para FEDEGAN

Justificación

Los constantes avances tecnológicos y la globalización han sido la base que han impulsado la transformación, adaptación y estabilidad de las organizaciones en el mercado.

Fedegan actualmente no cuenta con un sistema que permita integrar sus áreas para

dar un manejo optimo a la información y que permita la optimización de sus procesos, lo cual ocasiona que se presenten inconvenientes respecto a la entrega de informes a tiempo, veracidad y accesibilidad oportuna a la información, entre otros. Debido a esto se crea la necesidad de adquirir un software ERP que integre y optimice los procesos de la compañía no solo para solucionar los problemas internos que se evidencian a causa de esto sino también para dar alcance al plan estratégico de la Federación el cual busca que la organización sea un ejemplo de modernización y de uso de nuevas herramientas tecnológicas para sus afiliados, gremio ganadero y sociedad en general.

De esta manera se garantiza que la información sea oportuna para toma de

decisiones por parte de la dirección y permita integrar las demás áreas misionales de la organización, lo cual se traduce en lograr resultados importantes y efectos positivos internamente como, desarrollo y gestión del recurso humano, mejoramiento los procesos, mayor índice de alcance de objetivos, fortalecimiento de las capacidades de los colaboradores.

Externamente, se consolida como una organización a la vanguardia de los

constantes cambio, ofreciendo a los interesados externos optimización del tiempo, calidad de la información y permite desarrollar nuevos servicios y estrategias que contribuyan a mejorar la calidad del sector agro-ganadero.

Objetivos Estratégicos de la Organización a los que está alineado el

proyecto

· Promover y ayudar a la modernización y tecnificación del sector ganadero

en Colombia

· Ser la empresa que brinda credibilidad, confianza y legitimidad al sector

defendiendo y representando sus intereses colectivos.

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 146

Breve descripción del proyecto

El proyecto para la implementación de un Software ERP consiste en iniciar un

proceso de cotizaciones y búsqueda de este que brinde una solución integral a las

necesidades actuales de la empresa. Este programa debe ayudar a solucionar todas las

problemáticas en las diferentes áreas, así como también debe ayudar a mejorar los

procesos existentes. La compañía proveedora del software deberá brindar soporte

técnico, acompañamiento a lo largo del tiempo (servicios post venta) y la capacitación

adecuada en el periodo de migración de la información y la curva de aprendizaje a la

cual se tiene que enfrentar FEDEGAN con el uso de este.

Objetivo General

Implementar un ERP en FEDEGAN que permita mejorar los procesos

administrativos y financieros, bajo los procesos para la dirección de proyectos

propuestos por el PMI.

Objetivos Específicos

1. Identificar el software que más se ajuste a las necesidades de la compañía,

en cuanto a funcionabilidad, soporte y costo.

2. Disponer y mejorar las herramientas e infraestructura tecnológica ERP.

3. Capacitar al personal en el uso del ERP.

4. Generar información oportuna y exacta.

5. Validar el cumplimiento de las necesidades de cada área.

6. Documentar los avances y resultados obtenidos durante el proceso de

implementación del software.

7. Parametrizar e implementación del ERP

Principales interesados

Dentro de los principales interesados tenemos:

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 147

Clientes internos:

• Directores o lideres por área

• Personal administrativo u operativo de cada área Clientes Externos

• Proveedores

• Entidades agremiadas

Requisitos

A continuación, se enuncian los requisitos tanto funcionales como no funcionales del

proyecto:

Requisitos funcionales:

• Configurar los equipos de los usuarios de las áreas beneficiadas con el proyecto

• Adecuar los servidores de acuerdo con las especificaciones técnicas el ERP

• Depuración de saldos e informes de cada área

• Presentar las funcionalidades del ERP a cada área

• Verificar que la información y plantillas diligenciadas por cada área cumpla con

los requerimientos

• Validar cifras, información y documentos ingresados a la base de datos del ERP

• Comprobar que la información ingresados estén adecuadamente parametrizados

• Verificar que las cifras y los informes requeridos cumplan con las necesidades de

cada área

• Diligenciar alcances, plantillas y tablas de los módulos para configuración de la

base de datos

• Realizar una evaluación de satisfacción a los usuarios del ERP.

Requisitos no funcionales:

• Buscar un sistema que supla las necesidades de la empresa

• Seleccionar una oferta acorde a las necesidades y presupuesto

• Contextualizar a todos los colaboradores sobre el proyecto

• Adecuar el espacio para realizar la socialización del proyecto

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 148

• Organizar un plan de trabajo interno cada área para las fases de implementación

Supuestos

• La compañía permitirá el uso de su recurso humano para la conformación de un

grupo de trabajo encargado del proyecto.

• El proveedor estará en la capacidad de satisfacer plenamente la necesidad de la

compañía con el ERP.

• La necesidad de la empresa será la misma durante el tiempo de la

implementación.

• El tiempo de implementación del ERP será el mismo de principio a fin.

Restricciones

• El tiempo del proyecto no debe ser mayor a 14 meses

• El presupuesto máximo para la ejecución del proyecto es de: $335.331.691

• La infraestructura tecnológica no debe ser reemplazada para la implementación del ERP

• La dedicación del personal a las actividades del proyecto no deberá superar el 50 % de su jornada diaria

Riesgos principales

• Resistencia al cambio por parte de los empleados

• Acompañamiento no constante por parte del proveedor

• Infraestructura no compatible con el software

• Recurso humano limitado por parte de la compañía

• Desinterés por porte de los directivos

• Falta de flexibilidad en tiempos para el desarrollo de actividades del

proyecto

Cronograma de hitos principales

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 149

Hito Fecha

Acta de constitución del proyecto Abril 2020

Contrato firmado con el proveedor que realizará

la instalación del ERP

Junio 2020

Adecuación del hardware Julio 2020

Entrega de información para la migración de

datos

Agosto 2020

Entrega de cada uno de los módulos

configurados

Octubre 2020

Finalización de pruebas unitarias (iniciales) Marzo 2021

Fin de capacitaciones Febrero 2021

Reunión de cierre del proyecto Junio 2021

Director del Proyecto

Nombre: Pedro

Alejandro Martínez

__________________

Patrocinador

Nombre: José Félix

Lafaurie

Gerente General FEDEGAN

Nivel de autoridad

Acceder a la información del cliente y negociar cambios

X Programar reuniones del proyecto con los gerentes

funcionales

Administrar el presupuesto del proyecto y sus

modificaciones.

X Negociar con los gerentes funcionales los miembros

del equipo

Otro:

_________________________________________________

Firma del patrocinador

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 150

Anexo 2. Matriz de registro de supuestos y restricciones

TIPO S (SUPUESTO) R (RESTRICCIÓN)

A Nivel de Alcance A Nivel de cronograma

A Nivel de costos A Nivel de equipo de proyecto

OTRO

Supuesto La compañía formara un grupo encargado del proyecto

Supuesto

El proveedor estará en la capacidad de satisfacer plenamente la necesidad de la compañía con el ERP

Supuesto

La información suministrada al proveedor del software estará en orden y actualizada al comenzar la migración

Supuesto

La necesidad de la empresa será la misma durante el tiempo de la implementación

Supuesto

El tiempo de implementación del ERP, será el mismo de principio a fin

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 151

TIPO S (SUPUESTO) R (RESTRICCIÓN)

A Nivel de Alcance A Nivel de cronograma

A Nivel de costos A Nivel de equipo de proyecto

OTRO

Restricción

El Costo de la ejecución del proyecto no sobrepasara los $335.331.691

Restricción

El tiempo del proyecto no debe ser mayor a 14 meses

Restricción

El presupuesto máximo para la ejecución del proyecto es de: $335.331.691

Restricción La infraestructura tecnológica no debe ser reemplazada para la implementación del ERP

Restricción

La dedicación del personal a las actividades del proyecto no deberá superar el 50 % de su jornada diaria

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 152

Anexo 3. Formato de solicitudes de cambio

SOLICITUD DE CAMBIOS

Implementación de un ERP para FEDEGAN

Fecha

N° control solicitud cambio

Solicitante del cambio

Área del solicitante

Lugar

Patrocinador del proyecto

Director del proyecto

Tipo de cambio solicitado

Alcance Presupuesto

Cronograma ENTREGABLES

Otro (Especifique)

Definición del Problema o Situación Actual: Defina y acote el problema que se va a resolver, distinguiendo el problema de sus causas, y de sus consecuencias.

Descripción detallada del Cambio Solicitado: Especifique con claridad el cambio solicitado, precisando el qué, quién, cómo, cuándo y dónde.

Razón por la que se solicita el Cambio: Especifique con claridad por qué motivos solicita el cambio y qué sucedería si el cambio no se realiza.

IMPACTO DEL CAMBIO Definir el IMPACTO del cambio solicitado

IMPACTO EN COSTOS IMPACTO EN TIEMPO

AUMENTA (% Y $): FECHA BASE DE FINALIZACION

DEL PROYECTO (DD/MM/AAAA):

DISMINUYE (% Y $): FECHA NUEVA FINALIZACION

PROYECTO (DD/MM/AAAA):

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 153

IMPACTO EN CALIDAD IMPACTO EN ALCANCE

IMPACTO en otros proyectos, ENTREGABLES:

Implicaciones para recursos, interesados, documentación del proyecto o riesgos

Comentarios

Aprobado

Firma comité de control de cambios

Nombre Rol/cargo Firma

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 154

Anexo 4. Formato de registro de solicitudes de cambio

Registro cambios

Nombre del proyecto:

Director del proyecto:

N° cambio

Tipo de cambio

Descripción corta Solicitante Fecha de solicitud

Fecha aprobación/rechazo

Estado

Observaciones Aprob.

No Aprob.

Versión 1

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 155

Anexo 5. Matriz de estrategias de involucramiento de interesados

Código Interesado Situación Actual Razones de Situación Actual

Situación deseada

Estrategias para alcanzar la situación deseada

I001 Presidencia Ejecutiva Fedegan

Neutral

El proyecto de implementación representa un proyecto micro para la presidencia ejecutiva por lo cual su atención se centra en proyectos macro que abarcan intereses del territorio nacional.

Neutral Presentar impacto y ventajas de la implementación en el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la organización.

I002 Dirección Administrativa

Líder Las áreas involucradas son áreas a su cargo, por lo tanto, requiere liderar el proceso para garantizar resultados.

Líder

Mostrar gestión y cumplimiento en cada una de las fases del proyecto, ser el canal de comunicación entre el equipo y la alta dirección de la organización.

I003 Coordinadores de áreas

Líder El proyecto de implementación representa mejoras en los procesos y actividades internas propias a su área, así como la correcta ejecución de los procesos internos de la organización.

Líder Gestionar las actividades propias a su cargo, adquirir nuevos conocimientos y habilidades, mejorar los procesos internos

I004 Personal Apoyo de áreas

Apoyo Apoyo

I005 Ingenieros de Sistemas

Neutral

Tienen actividades paralelas a las asignadas del proyecto (auditorias de área externas no fijadas en cronograma)

Apoyo

Programar capacitaciones en tiempos más cortos para que no genere traumatismos en las actividades de auditoría del área Realizar verificación de los requerimientos y socializar las solicitudes del proveedor

Los servidores no se ajustan a los requerimientos técnicos, no se reunieron con el consultor del nuevo sistema

Los sistemas actuales no requieren condiciones técnicas para su funcionamiento, por lo cual se dedujo que no requerían configuraciones adicionales

I006 Proveedor ERP Líder Cuentan con el conocimiento y la experiencia para ejecutar y guiar las actividades y direccionar el plan de trabajo propuesto.

Líder Obtener resultados favorables en la implementación del ERP para incluir dentro de sus experiencias exitosas a la organización

I007 Aliados Estratégicos Neutral No son usuarios directos del sistema. Apoyo

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 156

Código Interesado Situación Actual Razones de Situación Actual

Situación deseada

Estrategias para alcanzar la situación deseada

El proceso de migrar a un nuevo sistema de información está sujeto al éxito de implementación del ERP en la Federación.

Involucrarlos en las capacitaciones con las cuales permitan dar claridad a la ingeniería de procesos que actualmente desarrollan. Socializar los beneficios que a futuro van a obtener con el cambio de sistemas de información.

Reingeniería de procesos no permite establecer el alcance de un nuevo ERP en sus modelos de negocio.

I008 Afiliados Desconocedor

No son usuarios directos del sistema. No conocen de nuevos sistemas de información Las actividades que desarrollan son de menor complejidad y no requieren de sistemas tan robustos.

Neutral

Socializar los beneficios de modernización tecnológica aun cuando los procesos sean de menor escala.

Demostrar cómo la nueva tecnología permitirá optimizar los procesos en común con la federación y de qué manera su contribución y apoyo en las solicitudes de parte del área administrativa y financiera facilitan el proceso de implementación.

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 157

Anexo 6. Matriz de trazabilidad de requisitos

MATRIZ DE TRAZABILIDAD DE REQUISITOS

TITULO DEL PROYECTO: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN

FECHA:

DIRECTOR DEL PROYECTO:

id sub-

identificación descripción del

requisito versión tipo prioridad

criterio de aceptación

necesidades, objetivos del

negocio

objetivo del proyecto

entregable de la EDT que lo

resuelve

001 1.1

buscar un sistema que

supla las necesidades de

la empresa

0.1 No

funcional Alta

aprobación del plan del

proyecto

cumplir el alcance del

proyecto

identificar el software que

más se ajuste a las necesidades de la compañía,

en cuanto a funcionabilidad, soporte y costo.

1.2 selección del ERP

002 1.1.1

seleccionar una oferta acorde a las necesidades y presupuesto

0.1 No

funcional Alta

aprobación del plan del

proyecto

cumplir el alcance del

proyecto

identificar el software que

más se ajuste a las necesidades de la compañía,

en cuanto a funcionabilidad, soporte y costo.

1.2 selección del ERP

003 1.2

conocer las falencias y

necesidades de cada área de la

empresa

0.1 funcional Alta aprobación del plan del

proyecto

cumplir el alcance del

proyecto

identificar el software que

más se ajuste a las necesidades de la compañía,

en cuanto a funcionabilidad, soporte y costo.

1.1 levantamiento de requisitos

004 1.3

contextualizar a todos los

colaboradores sobre el proyecto

0.1 No

funcional Alta

aprobación del plan del

proyecto

cumplir el alcance del

proyecto

capacitar al personal en el uso del ERP.

2.1 socialización del proyecto

Page 158: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 158

005 1.3.1

adecuar el espacio para

realizar la socialización del

proyecto

0.1 No

funcional Media

aprobación del plan del

proyecto

cumplir el cronograma y presupuesto del proyecto

capacitar al personal en el uso del ERP.

2.1 socialización del proyecto

006 1.3.2

organizar un plan de trabajo

interno cada área para las

fases de implementación

0.1 funcional Media aprobación

del informe de sesión

cumplir el cronograma y presupuesto del proyecto

capacitar al personal en el uso del ERP.

3.1 plan de capacitación

007 1.4

configurar los equipos de los usuarios de las

áreas beneficiadas con

el proyecto

0.1 funcional Media aprobación

del informe de la actividad

cumplir el cronograma y presupuesto del proyecto

Disponer y mejorar de las herramientas e infraestructura

tecnológica ERP.

3.2 configuración del sistema

008 1.4.1

adecuar los servidores de acuerdo a las

especificaciones técnicas el ERP

0.1 funcional Media aprobación

del informe de la actividad

cumplir el cronograma y presupuesto del proyecto

Disponer y mejorar de las herramientas e infraestructura

tecnológica ERP.

2.2 intervención y

mantenimientos

009 1.5

depuración de saldos e

informes de cada área

0.1 funcional Media aprobación

del informe de sesión

cumplir el cronograma y presupuesto del proyecto

Optimizar y mejorar los procesos internos.

2.3 levantamiento bases de datos

010 1.6

diligenciar alcances,

plantillas y tablas de los módulos

para configuración de la base de datos

0.1 funcional Alta aprobación

del informe de sesión

cumplir el nivel de calidad requerido

Optimizar y mejorar los procesos internos.

2.3 levantamiento bases de datos

011 1.7

presentar las funcionalidades del ERP a cada

área

0.1 funcional Alta aprobación del plan del

proyecto

cumplir el nivel de calidad requerido

Optimizar y mejorar los procesos internos.

3.1 plan de capacitación

Page 159: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 159

012 1.8

verificar que la información y

plantillas diligenciadas por

cada área cumpla con los requerimientos

0.1 funcional Alta aprobación

del informe de sesión

cumplir el nivel de calidad requerido

Optimizar y mejorar los procesos internos.

3.3 migración de la

información

013 1.8.1

validar cifras, información y documentos

ingresados a la base de datos

del ERP

0.1 funcional Alta aprobación

del informe de sesión

cumplir el nivel de calidad requerido

Optimizar y mejorar los procesos internos.

3.3 migración de la

información

014 1.8.2

comprobar que la información generada este acorde con la

parametrización

0.1 funcional Media aprobación

del informe de sesión

cumplir el nivel de calidad requerido

Validar el cumplimiento de las necesidades

de cada área

4.1 informes generados

015 1.8.3

Verificar que las cifras y los informes

requeridos cumplan con las necesidades de

cada área

0.1 funcional Alta aprobación

del informe de sesión

cumplir el nivel de calidad requerido

Validar el cumplimiento de las necesidades

de cada área

4.1 informes generados

016 1.8.4

Analizar, garantizar los

procesos y documentar pruebas de

calidad

0.1 funcional Alta Finalización del plan de

entrenamiento

cumplir el nivel de calidad requerido

Validar el cumplimiento de las necesidades

de cada área

3.3.1 testeo pruebas

iniciales y ajustes

precarga

017 1.9

Realizar una evaluación de

satisfacción a los usuarios del

ERP.

0.1 funcional Alta aprobación

del informe de sesión

cumplir el nivel de calidad requerido

Documentar los avances y resultados obtenidos durante el proceso de

implementación del software.

5.1 cierre tecnico

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 160

Anexo 7. Listado de actividades con análisis PERT.

ULTIMO NIVEL DE LA EDT

NOMBRE DE LA ACTIVIDAD OPTIM. (DIAS)

ESP. (DIAS)

PES (DIAS)

PERT PREDEC σ σ^2 ID Descripción

1.1.1 Reporte diagnóstico software actual 45%

1 Identificar cada una de las fortalezas en un check list 1 2 3 2,00 Inicio 0,33 0,11

2 Identificar los puntos de mejora y debilidades en un check list 1 2 3 2,00 Inicio 0,33 0,11

3 Determinar los requerimientos de hardware para su correcto funcionamiento 1 2 3 2,00 1, 2 0,33 0,11

1.1.2 Lista de especificaciones técnicas 45%

4 Identificar y documentar todos los requerimientos y especificaciones funcionales 1 2 4 2,17 3 0,50 0,25

5 Identificar y documentar todos los requerimientos y especificaciones no funcionales 1 2 4 2,17 3 0,50 0,25

1.1.3 Entrevistas a usuarios10%

6 Desarrollar los cuestionarios de preguntas 1 2 3 2,00 4, 5 0,33 0,11

7 Definir el grupo de personal a quienes se aplica la entrevista 1 2 3 2,00 6 0,33 0,11

8 Aplicar las entrevistas y recolectar los datos 2 4 6 4,00 7 0,67 0,44

9 Hacer la tabulación de datos 1 2 3 2,00 8 0,33 0,11

1.2.1 Listado de proveedores 15%

10

Hacer investigación de los posibles proveedores de ERP que hay en Bogotá 1 3 6 3,17 9 0,83 0,69

11

Categorizar los posibles proveedores, para saber si son distribuidores o comercializadores, fabricantes o dueños del software, o desarrolladores 1 2 3 2,00 10 0,33 0,11

12

Realizar un consolidado y calificación de posibles proveedores identificados y categorizados 1 2 3 2,00 10, 11 0,33 0,11

1.2.2 Listado de propuestas 20%

13

Redactar documento de solicitud de cotización y presentación de la compañía de acuerdo con la categoría del proveedor 1 2 4 2,17 12 0,50 0,25

14 Expedir las solicitudes de cotización, por medio del correo electrónico de manera formal 1 2 3 2,00 12, 13 0,33 0,11

15

Compilar las cotizaciones y anexos correspondientes para su evaluación posterior 1 2 3 2,00 14 0,33 0,11

16 Conformar grupo de evaluación de las opciones 1 2 4 2,17 15 0,50 0,25

Page 161: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 161

ULTIMO NIVEL DE LA EDT

NOMBRE DE LA ACTIVIDAD OPTIM. (DIAS)

ESP. (DIAS)

PES (DIAS)

PERT PREDEC σ σ^2 ID Descripción

1.2.3 Evaluación y diagnóstico 25%

17 Coordinar el sitio y fecha para la socialización y reunión

1 2 3 2,00 16 0,33 0,11

18

Ejecutar la reunión y documentar los aspectos importantes de esta (Elección, funcionabilidad del software, duración, fecha de inicio, costo, servicios de soporte, etc.) 1 2 3 2,00 16, 17 0,33 0,11

1.2.4 Proceso contractual 40%

19 Comunicar oficialmente al proveedor del software seleccionado 1 2 4 2,17 18 0,50 0,25

20 Coordinar firma y entrega del contrato 1 3 5 3,00 19 0,67 0,44

2.1.1 Material para socialización 30%

21 Reunir información, tanto de presentación del proyecto como del proveedor y software seleccionado 2 3 4 3,00 20 0,33 0,11

22 Elaborar la presentación final para socializar a los empleados 1 2 3 2,00 21 0,33 0,11

2.1.2 Reunión de socialización 70%

23 Coordinar y Comunicar el lugar y fecha de la socialización

1 2 3 2,00 22 0,33 0,11

24

Ejecutar la socialización a los empleados de la organización y elaborar documento soporte 1 2 4 2,17 23 0,50 0,25

2.2.1 Listado de requisitos de hardware 35%

25

Solicitar información técnica al proveedor acerca de las condiciones necesarias e ideales de los equipos de cómputo para que el software funcione correctamente 1 2 4 2,17 20, 24 0,50 0,25

26 Categorizar y ordenar la información recolectado en la lista final 1 2 3 2,00 25 0,33 0,11

2.2.2 Construcción de inventario detallado de los equipos 30%

27 Definir las áreas en donde se realizará el inventario de los equipos 1 2 4 2,17 26 0,50 0,25

28 Diseñar el formato y método de ingreso de datos para el inventario 1 2 3 2,00 27 0,33 0,11

29 Realizar el conteo físico de los equipos con ayuda del formato 1 2 4 2,17 27, 28 0,50 0,25

2.2.3 Reporte de mantenimiento de equipos 35%

30 Realizar reporte del estado inicial y plan de mantenimiento de los equipos de cómputo y servidores 2 5 7 4,83 29 0,83 0,69

31 Ejecutar las labores de mantenimiento de acuerdo con el plan establecido 6 10 15 10,17 30 1,50 2,25

32

Realizar reporte del estado final e intervenciones de los equipos de cómputo y servidores y la entrega de los mismos 3 5 8 5,17 31 0,83 0,69

Page 162: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 162

ULTIMO NIVEL DE LA EDT

NOMBRE DE LA ACTIVIDAD OPTIM. (DIAS)

ESP. (DIAS)

PES (DIAS)

PERT PREDEC σ σ^2 ID Descripción

2.3.1 Normas y recomendaciones de elaboración y entrega 25%

33 Solicitar información al proveedor acerca de la elaboración de las bases de datos 2 3 5 3,17 20 0,50 0,25

34 Entregar al personal a través del líder de cada área la información suministrada por el proveedor 1 2 3 2,00 33 0,33 0,11

2.3.2 Lista de recomendaciones técnicas de archivos 25%

35 Definir los atributos técnicos de los archivos con el proveedor 1 2 3 2,00 33 0,33 0,11

36 Comunicar al personal a través del líder de cada área la información suministrada por el proveedor 1 2 3 2,00 34, 35 0,33 0,11

2.3.3 Generación portafolio bases de datos %50

37 Elaboración de las bases de datos en cada área 15 20 25 20,00 36 1,67 2,78

38

Recepción y compilación de la información requeridos por el proveedor

5 8 12 8,17 37 1,17 1,36

39

Validación junto con el personal de soporte del ERP y entrega formal de la información 7 9 14 9,50 38 1,17 1,36

3.1.1 Cronograma y material de capacitación 25%

40

Definir los temas que se deben incluir para la capacitación, tanto generales como específicos por área 4 8 12 8,00 39 1,33 1,78

41 Diseñar y ajustar cronograma con el proveedor para las capacitaciones 2 4 7 4,17 40 0,83 0,69

42

Entregar al sponsor material y cronograma para su validación y aprobación 2 4 7 4,17 40, 41 0,83 0,69

43

Una vez validado socializar e informar al personal de la compañía el cronograma de capacitaciones 1 2 3 2,00 42 0,33 0,11

3.1.2 Capacitación al personal 50%

44

Preparar disponer el espacio y los equipos necesarios para las capacitaciones 2 3 6 3,33 43 0,67 0,44

45 Elaborar formatos de evidencia de cada capacitación

1 2 4 2,17 43 0,50 0,25

46 Dictar capacitaciones a los empleados 80 105 125 104,17 44, 45 7,50 56,25

3.1.3 Informe evaluativo de

47

Recopilar mediante encuestas al personal su nivel de expectativa y satisfacción con las capacitaciones 3 5 7 5,00 46 0,67 0,44

48 Formar el compendio y archivo del informe 2 3 5 3,17 47 0,50 0,25

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 163

ULTIMO NIVEL DE LA EDT

NOMBRE DE LA ACTIVIDAD OPTIM. (DIAS)

ESP. (DIAS)

PES (DIAS)

PERT PREDEC σ σ^2 ID Descripción

capacitaciones 25% 49

Socializar tanto al patrocinador como al proveedor los resultados 1 2 3 2,00 48 0,33 0,11

3.2.1 Instalación del ERP en el servidor 27%

50

Validar que las conexiones de red e internet estén en optimo estado para la instalación del ERP 1 2 3 2,00 32 0,33 0,11

51

Entregar el servidor, con mantenimientos y actualizaciones para la instalación del ERP 1 2 4 2,17 50 0,50 0,25

52

Coordinar el personal de acompañamiento durante la instalación del ERP al servidor y los equipos de computo 1 2 4 2,17 50, 51 0,50 0,25

3.2.2 Instalación del ERP en los equipos de cómputo 27%

53

Coordinar el reemplazo de equipos durante la instalación del ERP 1 2 4 2,17 52 0,50 0,25

54

Entregar los equipos de cómputo, con mantenimientos y actualizaciones para la instalación del ERP 1 2 4 2,17 53 0,50 0,25

3.2.3 Creación, parametrización y accesos de los usuarios 27%

55 Establecer perfiles de los usuarios y número total de estos 5 7 10 7,17 54 0,83 0,69

56 Hacer la parametrización de cada módulo y usuario

20 30 45 30,83 55 4,17 17,36

3.2.4 Informe de ejecución 19% 57

Hacer el levantamiento de información de parametrización e instalación del ERP (formatos, actas, cronogramas, resultados, etc.) 3 5 7 5,00 56 0,67 0,44

58 Formar el compendio y archivo del informe 2 4 7 4,17 57 0,83 0,69

3.3.1 Testeo, pruebas iniciales

y ajustes Precarga 25%

59 Hacer testeo y pruebas de funcionabilidad del software 4 7 10 7,00 49, 58 1,00 1,00

60 Identificar falencias y errores mediante el análisis de las pruebas 2 4 7 4,17 59 0,83 0,69

61 Hacer ajustes iniciales sobre los resultados 3 5 8 5,17 60 0,83 0,69

3.3.2 Migración de datos al ERP

50%

62 Validar que las conexiones de red e internet estén en optimo estado para la migración de los datos al ERP 1 2 3 2,00 61 0,33 0,11

63 Disponer y entregar el servidor y equipos de cómputo, para la migración de los datos 1 2 4 2,17 62 0,50 0,25

64 Ejecutar la migración de los datos al ERP

2 4 6 4,00 63 0,67 0,44

65 Hacer testing y pruebas de funcionabilidad 1 3 5 3,00 64 0,67 0,44

66 Documentar falencias y errores detectados 1 3 6 3,17 65 0,83 0,69

Page 164: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 164

ULTIMO NIVEL DE LA EDT

NOMBRE DE LA ACTIVIDAD OPTIM. (DIAS)

ESP. (DIAS)

PES (DIAS)

PERT PREDEC σ σ^2 ID Descripción

3.3.3 Análisis y evaluación de

resultados 25% 67 Hacer ajustes finales sobre el proceso de migrado

2 3 7 3,50 66 0,83 0,69

4.1.1 Reportes iniciales 50%

68 Correr procesos para generar los primeros informes 1 3 6 3,17 67 0,83 0,69

69 Documentar paso a paso todo el proceso 1 2 3 2,00 68 0,33 0,11

4.1.2 Diagnostico a reportes iniciales 50%

70 Hacer la evaluación y análisis iniciales de los informes generados 2 3 6 3,33 69 0,67 0,44

71

Validar el cumplimiento de las expectativas de las áreas involucradas 1 2 4 2,17 70 0,50 0,25

72

Determinar con los empleados las posibles falencias o puntos a mejorar para el nuevo proceso 1 3 6 3,17 71 0,83 0,69

73 Documentar el estudio y socialización del análisis de los resultados 1 2 4 2,17 72 0,50 0,25

4.2.1 Depurado de errores 50%

74 Correr procesos de arreglo de errores 1 2 3 2,00 73 0,33 0,11

75 Hacer testing y pruebas de funcionabilidad 1 3 5 3,00 74 0,67 0,44

76

Validar el cumplimiento de las expectativas de las áreas involucradas 1 2 4 2,17 75 0,50 0,25

4.2.2 Informe de resultados final 50%

77 Realizar informe final de acuerdo con el proceso y los resultados obtenidos 1 2 3 2,00 76 0,33 0,11

78 Socializar informe con los empleados 1 2 3 2,00 77 0,33 0,11

5.1.1 Trasferencia de resultados finales 50%

79 Elaborar presentación de resultados finales del proyecto 0,5 1 2 1,08 78 0,25 0,06

80

Hacer reunión de entrega y aceptación formal de los resultados del proyecto con el sponsor 1 2 3 2,00 79 0,33 0,11

5.1.2 Informe de entrega de resultados 50%

81 Generar acta de aceptación de resultados para su firma 0,5 1 2 1,08 80 0,25 0,06

82 Hacer documento de lecciones aprendidas del proyecto 0,5 1 2 1,08 80 0,25 0,06

5.2.1 Validación y evaluación de procesos 50%

83 Revisar que la totalidad de las actas de entrega del proyecto estén debidamente firmadas 0,5 1 2 1,08 81,82 0,25 0,06

84 Liberar recursos del proyecto 0,5 1 2 1,08 83 0,25 0,06

5.2.2 Documentación de cierre 50%

85 Elaborar acta de cierre general del proyecto 0,5 1 2 1,08 84 0,25 0,06

86

Archivar la información general del proyecto en la ubicación dispuesta por la compañía 0,5 1 2 1,08 85 0,25 0,06

Page 165: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 165

Anexo 8. Diagrama de red

Continua en la siguiente pagina >>

Ilustración 1 act 1-15

Page 166: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 166

Parte 2 actividades 16 a 30

Ilustración 2 Act 16-30

Continua en la siguiente pagina >>

Page 167: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 167

Parte 3 Actividades 31 a 41

Continua en la siguiente pagina >>

Ilustración 3 act 31- 41

Page 168: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 168

Parte 4 Actividades 42 a 61

Ilustración 4 Act 42 - 61

Continua en la siguiente pagina >>

Ilustración 5 Act 42 - 61

Page 169: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 169

Parte 5 Actividades 62 a 86

Ilustración 6 Act. 62 - 86

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 170

Anexo 9. Línea base del cronograma

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 171

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 172

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 173

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 174

Page 175: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 175

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 176

Anexo 10. Asignación de recursos

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 177

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 178

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 179

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 180

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 181

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 182

Anexo 11. Plan de capacitación y desarrollo

Tipo de capacitación

Nombre de la capacitación

Objetivo Meta fecha/duración Duración Dirigido a Encargado Costo

Competencias genéricas

Información clave para migrar a SAP

Reunir la información necesaria para migrarla a SAP y empezar la adecuación del software a los procesos de la compañía

Que el personal entienda que información es necesaria y la presentación correcta de esta para su posterior migración 11-15 de septiembre 2-3 días

Personal administrativo de FEDEGAN

Director de proyecto

costo incluido dentro de contrato de implementación

Competencias genéricas

Presentación formal del proveedor y software

Socializar al proveedor con los empleados de la compañía y dar a conocer aspectos importantes tanto de producto como de proyecto

Generar una idea clara de lo que será el nuevo software y el cambio que representa a nivel de procesos y los beneficios que este traerá para la empresa y los empleados 16-21 de septiembre 2-3 días

Personal administrativo de FEDEGAN

Director de proyecto y proveedor

costo incluido dentro de contrato de implementación

Competencias genéricas

Socialización cronograma de aprendizaje

Presentar y entregar la información de capacitaciones que se realizaran durante la implementación del software

Suministrar a los empleados fechas claras de las capacitaciones técnicas para que sepan cuando, como se trabajaran 22-24 de septiembre 2 días

Personal administrativo de FEDEGAN

Director de proyecto y sponsor

costo incluido dentro de contrato de implementación

Competencias genéricas

Introduction al SAP BUSINESS ONE

Dar una inducción de SAP para poner en contexto a los empleados de la compañía

Que los empleados tengan claridad de la herramienta que empezaran a usar y de esta manera tengan un primer acercamiento y se familiaricen con el mismo 25-30 de septiembre 4 días

Personal administrativo de FEDEGAN Proveedor

costo incluido dentro de contrato de implementación

Competencias genéricas

Manejo integral del software

Hacer una revisión total de todas las herramientas que ofrece SAP

Que el personal amplié su nivel de dominio sobre el programa con fin de solidificar sus bases y conocimientos 01-06 de octubre 4 días

Personal administrativo de FEDEGAN Proveedor

costo incluido dentro de contrato de implementación

Competencias técnicas Manejo modulo 1

Reunir a la persona que harán uso de este módulo y dictar clases de manejo con talleres prácticos que ayudarán al aprendizaje y dominio del módulo especifico

Hay que asegurar que el personal tengo pleno dominio y conocimiento del módulo del cual hará mayor uso de acuerdo con su rol de área 07-28 de octubre 15-20 días Personal área de Proveedor

costo incluido dentro de contrato de implementación

Competencias técnicas Manejo modulo 2

Reunir a la persona que harán uso de este módulo y dictar clases de manejo con talleres prácticos que ayudarán al aprendizaje y dominio del módulo especifico

Hay que asegurar que el personal tengo pleno dominio y conocimiento del módulo del cual hará mayor uso de acuerdo con su rol de área

29 octubre- 18 noviembre 15-20 días Personal área de Proveedor

costo incluido dentro de contrato de implementación

Competencias técnicas Manejo modulo 3

Reunir a la persona que harán uso de este módulo y dictar clases de manejo con talleres prácticos que ayudarán al aprendizaje y dominio del módulo especifico

Hay que asegurar que el personal tengo pleno dominio y conocimiento del módulo del cual hará mayor uso de acuerdo con su rol de área

19 noviembre - 09 diciembre 15-20 días Personal área de Proveedor

costo incluido dentro de contrato de implementación

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 183

Competencias técnicas Manejo modulo 4

Reunir a la persona que harán uso de este módulo y dictar clases de manejo con talleres prácticos que ayudarán al aprendizaje y dominio del módulo especifico

Hay que asegurar que el personal tengo pleno dominio y conocimiento del módulo del cual hará mayor uso de acuerdo con su rol de área 10-30 de diciembre 15-20 días Personal área de Proveedor

costo incluido dentro de contrato de implementación

Competencias técnicas Manejo modulo 5

Reunir a la persona que harán uso de este módulo y dictar clases de manejo con talleres prácticos que ayudarán al aprendizaje y dominio del módulo especifico

Hay que asegurar que el personal tengo pleno dominio y conocimiento del módulo del cual hará mayor uso de acuerdo con su rol de área 04 – 22 enero 2021 15-20 días Personal área de Proveedor

costo incluido dentro de contrato de implementación

Competencias técnicas Refuerzos por área

Aclarar las diferentes dudas e inquietudes del personal y reforzar esos temas

Lograr que el personal de peje sus dudas y se sientan en la capacidad de operar con el nuevo software 25 - 29 enero 2021 05-08 días

Personal administrativo de FEDEGAN Proveedor

costo incluido dentro de contrato de implementación

Competencias técnicas

Evaluación de capacitación

Evaluar los conocimientos adquiridos por el personal, mediante evaluasen teórico practicas del sistema

Determinar el nivel real de dominio del software por parte de los empleados 01 - 12 febrero 2021 10 días

Personal administrativo de FEDEGAN

Director de proyecto, proveedor y sponsor

costo incluido dentro de contrato de implementación

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 184

Anexo 12. Sistema de información de comunicaciones

Interesados Información Método Momento/Frecuencia Remitente

Gestión de compra del software: *Presidencia Ejecutiva Fedegan *Dirección Administrativa *Coordinadores de áreas *Personal Apoyo de áreas *Ingenieros de Sistemas *Proveedor ERP(candidatos)

Acta de levantamiento de requisitos: *Documento de diagnóstico del estado y características del software actual *Listado de especificaciones técnicas requeridas para el ERP *Entrevistas destinada a los empleados con el fin de saber necesidades, expectativas y sugerencias para el nuevo ERP *Formatos de entrevista diligenciados con la información Acta de selección de proveedor *Listado de proveedores candidatos de acuerdo con requerimientos *Listado de propuestas recibidas por los candidatos *Documentos de solicitud de información y solicitudes de propuestas *Documento de evaluación y diagnósticos con resultados *Contrato del proveedor seleccionado

Documentos Impresos: Acta de levantamiento de requisitos y acta de selección de proveedores, y entrevistas, contrato Documentos digitales: Listado de requisitos, solicitudes información y solicitudes de propuestas Correo electrónico para convocatoria de reuniones Reunión de evaluación de propuesta

Inicio del proyecto en la fase de gestión de compra del software

Propuestas: candidatos Reunión: director de proyectos Correo electrónico: Analista de proyecto Entrevistas: Coordinadores de área Documentos: Equipo de proyecto

Preparación: *Presidencia Ejecutiva Fedegan *Dirección Administrativa *Coordinadores de áreas *Personal Apoyo de áreas *Ingenieros de Sistemas *Proveedor ERP

Acta de socialización: *Acta de reunión con la descripción de las misma *Presentación del proyecto y el software Soporte de intervención a equipos: *Listado de requerimientos de hardware para implementación *Inventarios equipos de computo y servidores *Reporte de mantenimiento Bases de datos: *Listado de requisitos para los archivos *Normas y recomendaciones de entrega *bases de datos

Documentos Impresos: Acta de socialización, inventario de equipos Documentos digitales: Presentación del proyecto, listados de requerimientos, reportes de mantenimientos, instructivos entrega base de datos, bases de datos Correo electrónico: Convocatoria de reuniones Reuniones: socialización de proyecto

Durante la fase de preparación

Documentos: Equipo de proyecto Reunión: Director de proyectos Correo electrónico: Analista de proyecto Inventario y reporte de mantenimiento: ingenieros de sistemas Instructivos de entrega: proveedor Bases de datos: Personal de apoyo de áreas

Implementación Dirección Administrativa *Coordinadores de áreas *Personal Apoyo de áreas *Ingenieros de Sistemas *Proveedor ERP *Aliados Estratégicos *Afiliados

Plan de capacitación: *Cronograma *Material de capacitación *Actas de capacitación Informe de ejecución de configuración del sistema Análisis y evaluación del proceso de migración

Documentos Impresos: Cronograma, material de capacitación, actas de capacitación, informe de ejecución de configuraciones y análisis y evaluación del proceso de migración de información Documentos Digitales: Los que resulten durante el proceso y se requiera conservar Correo electrónico: convocatoria reuniones de capacitación Reuniones: Una por capacitación

Durante la fase de implementación y hasta completar el cronograma de capacitaciones

Documentos impresos: Equipo de proyecto y proveedor Reunión: Analista de proyecto Correo electrónico: Analista de proyecto

Salida en vivo: *Presidencia Ejecutiva Fedegan *Dirección Administrativa

Primeros informes generados con el ERP Diagnostico de informes generados Informe de resultados finales

Documentos impresos: Informes generados con el ERP Diagnostico a los informes Informe de resultados finales

Durante la fase de salida en vivo Documentos impresos: Informes generados: Personal de apoyo por áreas Diagnostico de informes: equipo de proyecto

Page 185: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 185

Interesados Información Método Momento/Frecuencia Remitente

*Coordinadores de áreas *Personal Apoyo de áreas *Ingenieros de Sistemas *Proveedor ERP

Correo electrónico: Solicitudes de aclaración de procesos por parte de los interesados Reuniones: Reunión para hacer el diagnóstico a los informe generados

Informe de resultado finales: Proveedor Reuniones: Director de proyecto

Cierre: *Presidencia Ejecutiva Fedegan *Dirección Administrativa *Coordinadores de áreas *Ingenieros de Sistemas *Proveedor ERP

Acta de cierre del proyecto, con sus respectivos anexos

Documentos impresos: Acta de cierre Documentos Digitales: Anexos a acta de cierre Correo electronico: Convocatoria reunión de cierre y comunicado oficial de resultados a todos los interesados Reunión: Reunión de cierre y socialización de cierre

Durante la fase de cierre del proyecto

Documentos impresos: Analista del proyecto Documentos digitales: Equipo de proyecto Correo electrónico: Analista de proyecto Reuniones: Director de proyecto

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 186

Anexo 13. Matriz de comunicaciones del proyecto

MATRÍZ DE COMUNICACIONES

PROYECTO: Implementación de un ERP para la empresa FEDEGAN

ORGANIZACIÓN: FEDEGAN

SPONSOR: José Félix Laurie

GERENTE DE PROYECTO: Pedro Alejandro Martínez

COMUNICACIÓN ROL - NOMBRE CONTROL

TIPO

MÉTODO MOTIVO FRECUENCIA

CONTENIDO /

ANEXOS

URGENCIA

SENSIBILIDAD

EMISOR DESTINATARIO

AUTORIZA

ASISTENTES

REGISTROS -

DOCUMENTOS SEGUIMIENTO

OBSERVACIONES

INT

ER

AC

TIV

A

LLA

MADAS TEL/ CHAT

Proceso de cotización

Una sola vez

N/A Alta

Información

confidencial para la

compañía

Analista

de proyecto Proveedo

r de software

Director de

proyecto

Analista de

proyectos y proveedor

Se complementa con

un correo electrónico formal

Se copia al director de

proyectos

Solicitudes aclaración

de información o actividades

Diaria N/A Baja

Información

confidencial para la

compañía

Cualqui

er interesado

compañeros de área o

líder N/A

Cualquier

interesado N/A N/A

Serán solicitudes

informales para aclarar dudas

sobre a actividades

REUNIÓN EQUIPO PROYECTO

Reunión de avance de

proyecto Semanal

informes de avance

Media

Información

correspondiente a las

actividades del proyecto

Director

de proyecto Equipo

de proyecto

Director de

proyecto

Director y equipo de

proyecto

Documento informe avance

proyecto

Control de versiones

El director de proyecto será quien

pueda hacer modificaciones al documento

nadie mas

REUNIÓN EQUIPO POR CADA AREA

Reunión avance

actividades Diaria

informes de avance

Baja

Información

correspondiente a las

actividades de cada área concernientes

al proyecto

Líder

de área

Personal de apoyo por

área

Líder de área

Personal de apoyo

por área

Documento informe avance

proyecto

Control de versiones

El líder de área será quien

pueda hacer modificaciones al documento

nadie mas

COMITÉ SEGUIMIENTO PROYECTO/CONTROL DE CAMBIOS

Reunión de aprobación

y control a solicitudes de

cambio

Cada vez que se genere una solicitud de

cambio

Registro de

solicitud y trazabilidad de cambios

Alta

Información

correspondiente a las

actividades del proyecto

interesados

Comité control de cambios

Comité control

de cambios

Analista de

proyecto y comité de control de cambios

Documento solicitud de cambio y

respuesta al mismo

Control de versiones

El comité será el

encargado de manipular la

documentación

Page 187: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 187

Reunión con el Sponsor Reunión

de avance de proyecto

Trimestral

informes de avance

Alta

Información

correspondiente a las

actividades del proyecto

Director

de proyecto Sponsor

Sponsor

Director de proyecto y sponsor

Documento

informe avance proyecto

Control de versiones

La forma de reunión

depende de la disponibilidad de tiempo del

sponsor y para ella se tiene

dispuestos de mera física una sala de juntas, o

su oficina, de manera virtual la herramienta de video llamada

con la plataforma de la

compañía

CORREO ELECTRÓNICO

Convocatoria y

confirmación de reuniones

Diaria

Solicitud de

reuniones con fecha

Alta Carácter

informativo

*Sponsor

*director de proyecto *Líder de

área *Proveedor

*Sponsor *director de

proyecto *Líder de área

*Proveedor *Equipos de

trabajo

Líder de quien la

convoca

*Sponsor

*director de proyecto *Líder de

área *Proveedor *Equipos de

trabajo

Correo

electrónico N/A

Recepción cotizaciones

Una sola vez

Una cotización por cada

proveedor

Alta

Información

confidencial para la

compañía

Provee

dor de software

Analista de proyecto

Director de

proyecto

Analista de

proyectos y proveedor

Documento

de cotizaciones y anexos recibidos

Se copia al director de

proyectos

el documento

debe contener todas las

cotizaciones

COMUNICADO INTERESADOS

Informe estado de avance del proyecto

Al finalizar un paquete de

trabajo

informes de avance

Alta

Información

confidencial para la

compañía

Director

de proyecto Interesados

Director de

proyecto

Director e

interesados

Documento informe de avance

Control de versiones

El coincido debe ir dirigido a

la parte interesada

específicamente no se hará de

manera general para todos

ACTA COMITÉ PROYECTO

ACTA SOCIOS

PU

LL

REPOSITORIO INTRANET N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A

PÁGINA INTERNET Boletines

informativos Trimestral

N/A Media Informac

ión de tipo publico

Sponsor

Afiliados Sponsor

N/A Boletín

cargado a la pagina

Control de versiones

N/A

BASE DATOS PROYECTO N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A

E-LEARNING PROYECTO N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A

Page 188: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 188

Anexo 14. Registro de riesgos

IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS EVALUACIÓN CUALITATIVA DEL RIESGO ACTUAL EVALUACIÓN CUANTITATIVA

No. RIESGO TIPO DE

IMPACTO CATEGORÍA DE RIESGO

DISPARADOR DEL RIESGO

ETAPA DEL PROYECTO O PERIODO DE TIEMPO

EN QUE SE PUEDE PRESENTAR EL

RIESGO

PROBABILIDAD IMPACTO RIESGO ACTUAL

(P*I)

BASES PARA EL ANÁLISIS DEL

IMPACTO

IMPACTO EN COSTO

IMPACTO EN

TIEMPO

Vr. MONETARIO ESPERADO

(costo)

Vr. ESPERADO

(tiempo)

1

La inexperiencia de la compañía en la gerencia de proyectos puede ocasionar que el alcance no esté bien definido, lo que puede ocasionar retrasos, sobrecostos y reprocesos

NEGATIVO Técnico

Ambigüedad o falta de claridad con la declaración del alcance

Gestión de compra del software

0,80 0,90 0,72

Es un riesgo que puede afectar todo el proyecto, esto es en tiempo y costo

$ 67.200.000

60 $ 53.760.000

48

2

El levantamiento incorrecto de requisitos puede ocasionar la inconformidad del personal de la compañía y generar rechazo del proyecto

NEGATIVO Técnico

Quejas y reclamos del personal en la socialización del proyecto con el proveedor de software seleccionado

Preparación 0,90 0,70 0,63

Es un riesgo que puede afectar todo el proyecto, esto es en tiempo y costo

$ 42.600.000

33 $ 38.340.000

30

5

Los costos elevados para la implementación de un software pueden provocar desinterés por parte de la dirección y como consecuencia no proporcionen los recursos para financiar el proyecto

NEGATIVO Gestión

Oferta de Presupuesto baja versus los costos asociados a la negociación

Gestión de compra del software

0,70 0,90 0,63

Es un riesgo que puede afectar todo el proyecto, esto es en tiempo y costo

$ 38.000.000

37 $ 26.600.000

26

9

Bajo acompañamiento en la elaboración de las bases de datos puede hacer que contengan errores y hacer más demorado este proceso por lo cual

NEGATIVO Técnico

Encontrar errores durante la validación de la información con el proveedor y recibir solicitudes de aclaración, sesiones extra, etc.

Preparación 0,70 0,90 0,63

Una falla en la definición de la base de datos

causaría demoras y costos

adicionales

$ 47.900.000

34 $ 33.530.000

24

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 189

IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS EVALUACIÓN CUALITATIVA DEL RIESGO ACTUAL EVALUACIÓN CUANTITATIVA

No. RIESGO TIPO DE

IMPACTO CATEGORÍA DE RIESGO

DISPARADOR DEL RIESGO

ETAPA DEL PROYECTO O PERIODO DE TIEMPO

EN QUE SE PUEDE PRESENTAR EL

RIESGO

PROBABILIDAD IMPACTO RIESGO ACTUAL

(P*I)

BASES PARA EL ANÁLISIS DEL

IMPACTO

IMPACTO EN COSTO

IMPACTO EN

TIEMPO

Vr. MONETARIO ESPERADO

(costo)

Vr. ESPERADO

(tiempo)

se producen retrasos en el cronograma

7

Realizar una gestión inadecuada de los interesados puede ocasionar reprocesos y como consecuencia generar sobrecostos y retrasos

NEGATIVO Gestión

Aparición de requisitos o necesidades no identificadas desde el inicio del proyecto

Ciclo de vida del proyecto 0,80 0,70 0,56

Es un riesgo que puede afectar todo el proyecto, esto es en tiempo y costo

$ 34.000.000

30 $ 27.200.000

24

17

Demoras en la entrega de información para configuración de la base de datos puede ocasionar sobrecostos y retrasos

NEGATIVO Gestión

Incumplimiento de hitos y retrasos en el cronograma

Preparación 0,80 0,70 0,56

La información para alimentar el proyecto es algo que ocasionaría

demoras y costos adicionales

$ 34.000.000

30 $ 27.200.000

24

18

Incumplimiento y/o falta de requisitos en las actas de entrega de cada fase pueden causar que las fases dependientes del proyecto se retrasen.

NEGATIVO Gestión

Actas sin firmas, sin los requisitos solicitados, no enviadas a tiempo al Consultor

Preparación 0,70 0,80 0,56

Es un riesgo que puede afectar todo el proyecto, esto es en tiempo y costo

$ 42.000.000

37 $ 29.400.000

26

16

Existe facilidad de interconexión por ETL que facilitan la transferencia de datos entre los sistemas actuales y el nuevo ERP permitiendo disminuir tiempos de proceso.

POSITIVO Gestión

La forma de extraer la información de las fuentes actuales permite transferencias vía ETL y el nuevo ERP los interpreta de forma nativa

Preparación 0,50 0,90 0,45

Facilitar la transferencia de información entre bases de datos de forma directa reduce tiempo y costos

-$ 16.900.000

-15 -$ 8.450.000

- 8

Page 190: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 190

IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS EVALUACIÓN CUALITATIVA DEL RIESGO ACTUAL EVALUACIÓN CUANTITATIVA

No. RIESGO TIPO DE

IMPACTO CATEGORÍA DE RIESGO

DISPARADOR DEL RIESGO

ETAPA DEL PROYECTO O PERIODO DE TIEMPO

EN QUE SE PUEDE PRESENTAR EL

RIESGO

PROBABILIDAD IMPACTO RIESGO ACTUAL

(P*I)

BASES PARA EL ANÁLISIS DEL

IMPACTO

IMPACTO EN COSTO

IMPACTO EN

TIEMPO

Vr. MONETARIO ESPERADO

(costo)

Vr. ESPERADO

(tiempo)

13

Si las estructuras de bases de datos actuales y nuevas son muy disímiles puede ocasionar retrasos al tener que convertir la información en formatos no planificados

NEGATIVO Gestión

Encontrar estructuras de datos no compatibles, o con información no disponible

Preparación 0,50 0,80 0,40

Si la información que requiere la nueva base de datos no está disponible es

necesario construir esta información, lo

que trae demoras y sobrecostos

$ 17.000.000

15 $ 8.500.000

8

4

Un cambio de administración puede ocasionar alteración en la estructura organizacional y causar el retraso o cancelación del proyecto

NEGATIVO Gestión Cambios en la alta gerencia de la organización

Gestión de compra del software

0,30 0,90 0,27

Si llegara una nueva

administración que no apoyara el proyecto, puede

ocasionar la cancelación del

mismo.

$ 15.000.000

13 $ 4.500.000

4

6

Debido a que será una herramienta totalmente nueva para el personal puede existir desinterés y provocar rechazo al cambio

NEGATIVO Gestión Personal reticente en el proyecto

Ciclo de vida del proyecto 0,80 0,30 0,24

El miedo al cambio y el

desinterés puede hacer que la baja

participación causa retrasos y

sobrecostos.

$ 7.000.000

7 $ 5.600.000

6

10

Estimaciones erróneas de los recursos físicos para la implantación del ERP pueden ocasionar insuficiencia del proceso y provocar sobre costos

NEGATIVO Gestión

Ajustes al presupuesto, adquisiciones no contempladas en la línea base de alcance

Implementación 0,30 0,70 0,21

Si le infraestructura física no es la adecuada sería necesario construirla, lo que generaría sobrecostos importantes

$ 15.500.000

13 $ 4.650.000

4

11

La información errada e incompleta por parte de los proveedores, puede entorpecer el proceso de selección causando

NEGATIVO Comercial

Condiciones comerciales no especificadas en la propuesta

Gestión de compra del software

0,20 0,90 0,18

Es un riesgo que puede afectar todo el proyecto, esto es en tiempo y costo

$ 8.000.000

8 $ 1.600.000

2

Page 191: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 191

IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS EVALUACIÓN CUALITATIVA DEL RIESGO ACTUAL EVALUACIÓN CUANTITATIVA

No. RIESGO TIPO DE

IMPACTO CATEGORÍA DE RIESGO

DISPARADOR DEL RIESGO

ETAPA DEL PROYECTO O PERIODO DE TIEMPO

EN QUE SE PUEDE PRESENTAR EL

RIESGO

PROBABILIDAD IMPACTO RIESGO ACTUAL

(P*I)

BASES PARA EL ANÁLISIS DEL

IMPACTO

IMPACTO EN COSTO

IMPACTO EN

TIEMPO

Vr. MONETARIO ESPERADO

(costo)

Vr. ESPERADO

(tiempo)

retrasos del cronograma

19

Falta de realización de pruebas en la base de datos para revisar la configuración del sistema podría hacer necesario reprocesar información lo que causaría retrasos en la implementación del ERP

NEGATIVO Gestión

Configuración incompleta, ajustes y correcciones no previstas en el cronograma

Preparación 0,20 0,80 0,16

De no hacerse las pruebas en el momento indicado, es posible que existan retrasos y sobrecostos

$ 8.400.000

8 $ 1.680.000

2

3

Los servidores y equipos de cómputo sean obsoletos pone en riesgo la compatibilidad con el software y puede ocasionar sobrecostos y retrasos del proyecto

NEGATIVO Técnico

Sistema y/o equipos incompatibles con los requisitos solicitados por el proveedor

Preparación 0,50 0,30 0,15

Si los servidores no cumplen los

requisitos mínimos, sería

necesario remplazarlos lo que llevaría a

tener que hacer un proceso de

compra, generado demoras y costos

adicionales.

$ 10.000.000

14 $ 5.000.000

7

14

Los reportes base del nuevo ERP no son capaces de generar un tipo de reporte particular ocasionaría un incremento en costos al tener que desarrollar un reporte.

NEGATIVO Gestión Inconformidad de los usuarios

Implementación 0,20 0,70 0,14

Un desarrollo a la media no esta contemplado y de ser necesario aumentaría principalmente en costos

$ 6.800.000

6 $ 1.360.000

1

Page 192: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 192

IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS EVALUACIÓN CUALITATIVA DEL RIESGO ACTUAL EVALUACIÓN CUANTITATIVA

No. RIESGO TIPO DE

IMPACTO CATEGORÍA DE RIESGO

DISPARADOR DEL RIESGO

ETAPA DEL PROYECTO O PERIODO DE TIEMPO

EN QUE SE PUEDE PRESENTAR EL

RIESGO

PROBABILIDAD IMPACTO RIESGO ACTUAL

(P*I)

BASES PARA EL ANÁLISIS DEL

IMPACTO

IMPACTO EN COSTO

IMPACTO EN

TIEMPO

Vr. MONETARIO ESPERADO

(costo)

Vr. ESPERADO

(tiempo)

8

Defectos en el plan de gestión de comunicaciones pueden llevar a dificultar el uso de los canales de comunicación establecidos, ocasionando retrasos en el desarrollo de las actividades del proyecto

NEGATIVO Gestión

Incumplimiento en el desarrollo de las actividades propuestas

Ciclo de vida del proyecto 0,60 0,20 0,12

Si la organización no es informada adecuadamente puede causar que la información transmitida al proyecto no sea la suficiente generando retrasos y sobrecostos

$ 10.000.000

14,5 $ 6.000.000

9

12

La instauración de normativas o leyes que regulen la adquisición de software a la compañía pueden hacer que le proyecto incurra en procesos legales no contemplados y ocasionar retrasos, sobrecostos o la cancelación del mismo

NEGATIVO Externo

Normativas no contempladas en la planificación del proyecto

Ciclo de vida del proyecto 0,10 0,80 0,08

En caso de que se creara una norma que impida la compra del software, es posible que el proyecto sea cancelado perdiendo lo que se lleve hasta el momento.

$ 6.720.000

5,6 $ 672.000

1

15

El nuevo ERP no contempla normativas regulatorias propias del país o negocio, como consecuencia se incurriría en costos adicionales y tiempo de implementación adicional

NEGATIVO Gestión

Configuración del ERP no da cumplimiento a la legislación colombiana

Implementación 0,10 0,80 0,08

Un desarrollo a la media no está contemplado y de ser necesario aumentaría principalmente en costos

$ 4.000.000

3 $ 400.000

0

Page 193: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 193

Registro de riesgos (continuación)

IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS PLAN DE RESPUESTA RIESGO RESIDUAL RESERVA DE CONTINGENCIA TOTAL

No. RIESGO ESTRATEGIA DE

RESPUESTA PLAN DE RESPUESTA

COSTO DEL PLAN DE

RESPUESTA

DURACIÓN DEL PLAN DE RESPUESTA

PLAN DE CONTINGENCIA

DUEÑO DEL RIESGO

PROBABILIDADR IMPACTOR RIESGO

RESIDUAL (PR*IR)

RESERVA DE CONTINGENCIA EN

COSTO (VME)

RESERVA DE CONTINGENCIA EN

TIEMPO

1

La inexperiencia de la compañía en la gerencia de proyectos puede ocasionar que el alcance no esté bien definido, lo que puede ocasionar retrasos, sobrecostos y reprocesos

Evitar

Definir el alcance de manera precisa, clara y concreta desde el inicio del proyecto, si es necesario con la ayuda de alguien externo al mismo

$ 2.073.375 3 N/A Director del proyecto

0,4 0,7 0,28

2

El levantamiento incorrecto de requisitos puede ocasionar la inconformidad del personal de la compañía y generar rechazo del proyecto

Mitigar

Determinar desde el inicio del proyecto el plan de gestión de los interesados, teniendo en cuenta todas las sugerencias, expectativas y necesidades para luego hacer el levantamiento de requisitos

$ 3.294.625 4

*Incluir de manera inmediata, a los nuevos interesados y documentar sus, necesidades, expectativas y sugerencias dentro del plan *Hacer solicitud de cambio si es necesario

Equipo de proyecto

0,5 0,5 0,25

5

Los costos elevados para la implementación de un software pueden provocar desinterés por parte de la dirección y como consecuencia no proporcionen los recursos para financiar el proyecto

Evitar/Mitigar

Documentar y exponer a la alta dirección todos los beneficios y aportes que conlleva realizar dicha inversión, y las alternativas viables de financiación

$ 800.000 2

Hacer uso de la mejor alternativa de financiación para le proyecto

Director y equipo de proyecto

0,4 0,6 0,24

9

Bajo acompañamiento en la elaboración de las bases de datos puede hacer que contengan errores y hacer más demorado este proceso por lo cual se producen retrasos en el cronograma

Evitar/Mitigar

Acordar desde el inicio cronograma y ruta de acompañamiento del personal de soporte durante todo el proceso de capacitación

$ 0 0

Solicitar de manera formal se cumplan con el plan de acompañamiento acordado y requerido para la ejecución de las actividades

Director y equipo de proyecto

0,4 0,6 0,24

Page 194: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 194

IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS PLAN DE RESPUESTA RIESGO RESIDUAL RESERVA DE CONTINGENCIA TOTAL

No. RIESGO ESTRATEGIA DE

RESPUESTA PLAN DE RESPUESTA

COSTO DEL PLAN DE

RESPUESTA

DURACIÓN DEL PLAN DE RESPUESTA

PLAN DE CONTINGENCIA

DUEÑO DEL RIESGO

PROBABILIDADR IMPACTOR RIESGO

RESIDUAL (PR*IR)

RESERVA DE CONTINGENCIA EN

COSTO (VME)

RESERVA DE CONTINGENCIA EN

TIEMPO

7

Realizar una gestión inadecuada de los interesados puede ocasionar reprocesos y como consecuencia generar sobrecostos y retrasos

Mitigar

Determinar desde el inicio del proyecto el plan de gestión de los interesados, teniendo en cuenta todas las sugerencias, expectativas y necesidades para luego hacer el levantamiento de requisitos

$ 3.294.625 4

*Incluir de manera inmediata, a los nuevos interesados y documentar sus, necesidades, expectativas y sugerencias dentro del plan *Hacer solicitud de cambio si es necesario

Equipo de proyecto

0,4 0,6 0,24

17

Demoras en la entrega de información para configuración de la base de datos puede ocasionar sobrecostos y retrasos

Evitar/Mitigar

Socializar el cronograma y fecha de entrega de información, además de brindar todos los recursos necesarios al personal para el cumplimiento de esta tarea

$ 0 0

Hacer control y seguimiento exhaustivo, solicitando a la alta dirección aumentar el tiempo de dedicación al personal para priorizar esta actividad de forma inmediata

Director del proyecto

0,4 0,6 0,24

18

Incumplimiento y/o falta de requisitos en las actas de entrega de cada fase pueden causar que las fases dependientes del proyecto se retrasen.

Mitigar

Divulgación del plan de gestión de calidad y socialización de cada una de las métricas y criterios de aceptación para los entregables

$ 800.000 2

Verificar los requisitos que se incumplen u omiten y comunicar a quien corresponda para su corrección inmediata

Equipo de proyecto

0,4 0,5 0,2

16

Existe facilidad de interconexión por ETL que facilitan la transferencia de datos entre los sistemas actuales y el nuevo ERP permitiendo disminuir tiempos de proceso.

Aceptar 0,50 0,90 0,45 -$ 8.450.000

13

Si las estructuras de bases de datos actuales y nuevas son muy disímiles puede ocasionar retrasos al tener que convertir la información en

Mitigar

Solicitar al proveedor la validación de compatibilidad de las bases de datos antes de comenzar con el proceso de migración, para determinar las

$ 0 2

Solicitar apoyo del proveedor para solucionar el problema y no generar retrasos

Director del proyecto

0,3 0,6 0,18

Page 195: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 195

IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS PLAN DE RESPUESTA RIESGO RESIDUAL RESERVA DE CONTINGENCIA TOTAL

No. RIESGO ESTRATEGIA DE

RESPUESTA PLAN DE RESPUESTA

COSTO DEL PLAN DE

RESPUESTA

DURACIÓN DEL PLAN DE RESPUESTA

PLAN DE CONTINGENCIA

DUEÑO DEL RIESGO

PROBABILIDADR IMPACTOR RIESGO

RESIDUAL (PR*IR)

RESERVA DE CONTINGENCIA EN

COSTO (VME)

RESERVA DE CONTINGENCIA EN

TIEMPO formatos no planificados

falencias y las soluciones a las mismas

4

Un cambio de administración puede ocasionar alteración en la estructura organizacional y causar el retraso o cancelación del proyecto

Aceptar N/A N/A N/A N/A N/A 0 $ 4.500.000

4

6

Debido a que será una herramienta totalmente nueva para el personal puede existir desinterés y provocar rechazo al cambio

Aceptar N/A N/A N/A N/A N/A 0 $ 5.600.000

6

10

Estimaciones erróneas de los recursos físicos para la implantación del ERP pueden ocasionar insuficiencia del proceso y provocar sobre costos

Aceptar N/A N/A N/A N/A N/A 0 $ 4.650.000

4

11

La información errada e incompleta por parte de los proveedores, puede entorpecer el proceso de selección causando retrasos del cronograma

Aceptar N/A N/A N/A N/A N/A 0 $ 1.600.000

2

19

Falta de realización de pruebas en la base de datos para revisar la configuración del sistema podría hacer necesario reprocesar

Aceptar N/A N/A N/A N/A N/A 0 $ 1.680.000

2

Page 196: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 196

IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS PLAN DE RESPUESTA RIESGO RESIDUAL RESERVA DE CONTINGENCIA TOTAL

No. RIESGO ESTRATEGIA DE

RESPUESTA PLAN DE RESPUESTA

COSTO DEL PLAN DE

RESPUESTA

DURACIÓN DEL PLAN DE RESPUESTA

PLAN DE CONTINGENCIA

DUEÑO DEL RIESGO

PROBABILIDADR IMPACTOR RIESGO

RESIDUAL (PR*IR)

RESERVA DE CONTINGENCIA EN

COSTO (VME)

RESERVA DE CONTINGENCIA EN

TIEMPO información lo que causaría retrasos en la implementación del ERP

3

Los servidores y equipos de cómputo sean obsoletos pone en riesgo la compatibilidad con el software y puede ocasionar sobrecostos y retrasos del proyecto

Aceptar N/A N/A N/A N/A N/A 0 $ 5.000.000

7

14

Los reportes base del nuevo ERP no son capaces de generar un tipo de reporte particular ocasionaría un incremento en costos al tener que desarrollar un reporte.

Aceptar N/A N/A N/A N/A N/A 0 $ 1.360.000

1

8

Defectos en el plan de gestión de comunicaciones pueden llevar a dificultar el uso de los canales de comunicación establecidos, ocasionando retrasos en el desarrollo de las actividades del proyecto

Aceptar N/A N/A N/A N/A N/A 0 $ 6.000.000

9

12

La instauración de normativas o leyes que regulen la adquisición de software a la compañía pueden hacer que le proyecto incurra en procesos legales no contemplados y

Aceptar N/A N/A N/A N/A N/A 0 $ 672.000

1

Page 197: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 197

IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS PLAN DE RESPUESTA RIESGO RESIDUAL RESERVA DE CONTINGENCIA TOTAL

No. RIESGO ESTRATEGIA DE

RESPUESTA PLAN DE RESPUESTA

COSTO DEL PLAN DE

RESPUESTA

DURACIÓN DEL PLAN DE RESPUESTA

PLAN DE CONTINGENCIA

DUEÑO DEL RIESGO

PROBABILIDADR IMPACTOR RIESGO

RESIDUAL (PR*IR)

RESERVA DE CONTINGENCIA EN

COSTO (VME)

RESERVA DE CONTINGENCIA EN

TIEMPO ocasionar retrasos, sobrecostos o la cancelación del mismo

15

El nuevo ERP no contempla normativas regulatorias propias del país o negocio, como consecuencia se incurriría en costos adicionales y tiempo de implementación adicional

Aceptar N/A N/A N/A N/A N/A 0 $ 400.000

0

Page 198: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 198

Anexo 15. Formato de verificación de entregables

Formato de verificación de entregables

Entregables % avance Criterio de calidad observaciones

1.1 Levantamiento de requisitos

1.2 Selección del ERP

2.1 Socialización del proyecto

2.2 Intervención y Mantenimiento

2.3 Levantamiento bases de datos

3.1 Plan de capacitación

3.2 Configuración del sistema

3.3 Migración de información

4.1 Informes generados

4.2 Ajuste de procesos

5.1 Cierre técnico

5.2 Cierre administrativo

Elaboro: Reviso: Aprobó:

Page 199: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN. i IMPLEMENTACION DE UN …

IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 199

24. Apéndices

Apéndice 1 Caso de negocio

CONTROL DE VERSIONES

Versión Elaborada por Aprobada por Cargo Fecha

1.0

Lorena Cerón

Alexander Barrera

Diego Casallas

Carlos Vinasco

CASO DE NEGOCIO

DESCRIPCION DEL PROBLEMA

En Fedegan los procesos administrativos y financieros, presentan una serie de deficiencias debido a las continuas fallas que presenta el software contable que actualmente se tiene.

Adicionalmente, no se cuenta con herramientas necesarias para suplir nuevas necesidades que presenta la organización, lo que provoca que no se pueda tener una oportuna entrega de la información y algunas tareas se deban hacer de manera manual.

Esta situación afecta directamente a los empleados que tienen interacción con este sistema y se ven en la obligación de repetir tareas que no quedan registradas exitosamente en el software, lo cual implica dedicar más tiempo a esa labor, sino que también afecta a la Dirección Ejecutiva, proveedores y clientes cuando no se puede tener una información veraz.

VISIÓN GENERAL DEL PROYECTO

DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

Consiste en iniciar un proceso de cotizaciones y búsqueda de un software ERP, que brinde una solución integral a las necesidades actuales de la empresa. Este programa debe ayudar a solucionar todas las problemáticas en las diferentes áreas, así como también debe ayudar a mejorar los procesos existentes, la compañía deberá brindar soporte técnico, acompañamiento a lo largo del tiempo (servicios post venta) y la capacitación adecuada en el periodo de migración de la información y la curva de aprendizaje a la cual se tienes que enfrentar la compañía con el uso de este.

OBJETIVOS E INDICADORES DE ÉXITO DEL PROYECTO

OBJETIVO MÉTRICA INDICADOR DE ÉXITO

Informes aptos para toma de decisiones

Entrega de información durante los cinco primeros días del mes.

Recepción de la información en el plazo establecido.

Informes para entes de control exacta Entrega de información con exactitud del 100%

Cero sanciones por correcciones

Integración de procesos para todas las áreas al ERP

Integración del 80% de los procesos de cada área.

Medición del porcentaje de cumplimiento

Liquidación de nomina sin errores Entrega de información con exactitud del 100%

Cero reclamaciones por parte de los colaboradores

Trazabilidad de los registros Posibilidad de monitorizar el 100% de los movimientos

Todos los movimientos pueden ser rastreados en sus modificaciones

ALINEACIÓN DEL PROYECTO CON LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA ORGANIZACIÓN

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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 200

PLAN ESTRATÉGICO Y VIGENCIA

OBJETIVO ESTRATÉGICO RELACIÓN CON EL PROYECTO

Cumplir las necesidades de los ganaderos del país mediante los programas que desarrolla la Federación.

Implementación del módulo de gestión de proyectos

Implementación de diferentes procesos que faciliten el desarrollo de las actividades relacionadas al Plan Estratégico.

Integración de procesos para todas las áreas al ERP

ANALISIS COSTO – BENEFICIO

COSTOS BENEFICIOS

Licenciamiento de Base de datos $20.000.000 Automatización de procesos

Licenciamiento del ERP $25.000.000 Disminución del impacto ambiental

Capacitación en manejo de la herramienta

$8.000.000 Disminución de cargas operativas

Implementación del ERP $180.000.000