1. Logística de Compras

1.1. ComprasCompras es un proceso en el que participan el solicitante que formula el requerimiento de un bien tanto de patrimonio como un bien para el consumo en el proceso de su actividad dentro de la institución

1.1.1. Qué es comprar?El término compras se refiere a la acción de:“OBTENER EL (LOS) PRODUCTO(S) O SERVICIO(S) DE LA CALIDAD ADECUADA, CON EL PRECIO JUSTO, EN EL TIEMPO INDICADO Y EN EL LUGAR PRECISO.”Muchas empresas manejan este concepto cómo la acción de “adquirir provisiones o materiales” para la empresa (materias primas, componentes o artículos terminados)”.

Es necesario comentar también que el proceso de compras no sólo implica el adquirir y obtener los productos que se requieran en una empresa sino que también incluye el negociar los precios y la calidad de los productos a comprar con la finalidad de traer beneficios a la empresa sobre todo en términos monetarios

1.1.2. Importancia del proceso de compras

El proceso de compras ocupa una posición importante en la mayor parte de las organizaciones, ya que las partes, componentes y suministros adquiridos por lo general representan el 40 a 60% del valor de ventas de un producto final. Esto significa que las reducciones de costo relativamente pequeñas obtenidas en la adquisición de materiales pueden tener un gran impacto en las utilidades que mejoras similares en otras áreas de costos-ventas de la organización. Esto se conoce como principio de apalancamiento.

La compra y la programación implican decisiones que pueden afectar el desplazamiento y almacenamiento eficiente de bienes dentro de la cadena de suministros, por lo tanto la compatibilidad entre los productos o componentes de los productos es de gran importancia al momento de determinar el almacenamiento adecuado de los mismos y para luego ser transportados de forma adecuada y eficiente, los métodos de desplazamiento son de gran importancia pues estos garantizan la efectividad de respuesta a las necesidades del cliente, además dependiendo del método que se escoja se garantiza el estado de la carga, el control de la carga, el transporte además una buena planeación logística del transporte garantiza menos costos, y da confianza y seguridad para

reducir los inventarios y por lo tanto ser más eficientes y competitivos en el mercados.

1.1.3. Importancia de la Función de Compras

Medir la competitividad de una empresa es medir su participación en el mercado. Uno de los medios para mejorar la competitividad es producir a bajos costos y con alta calidad. Esta afirmación implica que el sistema de producción debe ser abastecido de insumos que cumplan con las condiciones más ventajosas posibles, las cuales son:

El precio de compra

El plazo de pago

El plazo de entrega el servicio de post venta

La calidad

La estabilidad del proveedor

1.2. La Gestión de compras en la Empresa

El objetivo de las compras en la empresa no es solo la previsión de posibles variaciones de la demanda, sino la obtención de los factores productivos al menor costo posible dentro de los patrones o estándares de calidad teniendo en cuenta aspectos tales como las mermas, deterioros u obsolescencia a los que puedan estar sujetos los productos adquiridos.

Tradicionalmente a la gestión de compras que se le asignan las siguientes funciones:

Estudio sistemático del mercado en el que se encuentra la oferta Adjudicación de pedidos Ejecución de pedidos Realización de peticiones de oferta a los proveedores

1.3. Detección de la necesidad de Comprar y requerimiento de bienes y servicios

Cualquier área de la empresa que requiera mercadería puede consultar disponibilidad en Almacén de la mercadería requerida. De no contar con la existencia solicitada, se identifica la necesidad de reponer los bienes. El área compras elabora una planificación diaria, incluida en el presupuesto de la empresa. El área solicitante emite una solicitud de compra y conserva un duplicado hasta recibir la mercadería.

El stock tiene como propósito conocer las existencias de los insumos, productos intermedios y productos terminados, y de la disponibilidad para su venta.

De esta manera, programando el consumo de insumos en el proceso productivo, se puede planificar el abastecimiento de éstos, fijando un punto de re pedido en un plazo determinado anterior a que se consuma la existencia.

2. Selección de Proveedores

La búsqueda y selección de proveedores debe realizarse continuamente, a fin de tener siempre la mayor cantidad de posibilidades de mejores precios y condiciones de compra. Se definen los posibles proveedores teniendo en cuenta:

Precios y condiciones de pago

Plazos de entrega

Calidad de los productos

Fiabilidad

Posibilidades futuras de evolución

Situación económico-financiera

3. ¿Qué es abastecimiento?

El abastecimiento es una de las etapas de lo que suele llamarse procesos de negocio, las personas, la organización, la tecnología y la infraestructura física que permite la transformación de materias primas en productos y servicios que son ofrecidos y distribuidos a los usuarios para satisfacer su demanda.

En particular, el abastecimiento puede ser entendido como el proceso realizado por una organización para conseguir aquellos bienes y servicios que requiere para su operación y que son producidos o prestados por terceros. Este concepto implica incorporar en la definición de proceso todas aquellas actividades que se relacionan con la compra o contratación, desde la detección de necesidades hasta la extinción de la vida útil del bien o servicio.

3.1. Cadena del Abastecimiento

El proceso de abastecimiento es el conjunto de actividades que permite identificar y adquirir los bienes y servicios que la compañía requiere para su operación, ya sea de fuentes internas o externas.

Cadena de Abastecimiento, incluye todas las actividades relacionadas con el flujo y transformación de bienes y productos, desde la etapa de materia prima hasta el consumo por el usuario final. Pero, para que dicho flujo sea óptimo, también debe fluir información en toda la cadena y, lógicamente, para que todos los integrantes que la forman generen valor y ganancias, debe finalmente fluir el dinero, todo ello a la mayor velocidad posible y satisfaciendo al cliente final.

3.2. Características de la cadena de abastecimiento.

Es dinámica e implica un flujo constante de información, productos y fondos entre las diferentes etapas.

El cliente es parte primordial de las cadenas de suministro. El propósito fundamental de las cadenas de suministro es satisfacer las necesidades del cliente.

Una cadena de suministro involucra flujos de información, fondos y productos.

3.3. Objetivo de la cadena de abastecimiento

Independientemente de la definición, de lo grande o pequeño del departamento de logística, del tipo mercado, del tipo de empresa y de los paquetes computacionales creados o por crear, hay un objetivo sencillo, pero conciso, para dicho departamento y la cadena de abastecimiento: abastecer los materiales necesarios en la cantidad, calidad y tiempos requeridos al menor costo posible para con ello dar un mejor servicio al cliente.

¿Cuál de estos cuatro requisitos es el más importante?

Los cuatro tienen la misma importancia. La ausencia de alguno de ellos afectará el desempeño de la cadena de abastecimiento y, por lo tanto, afectará el servicio al cliente.

La cantidad, calidad, tiempo y costos son requisitos dinámicos ya que la demanda no es constante, los requerimientos de calidad cada vez son mayores, los tiempos de entrega son variables y los costos varían por factores internos y externos. Este proceso dinámico dificulta la administración por lo que es indispensable el uso de la tecnología de información para agilizar la toma de decisiones, reducir los tiempos de respuesta y la incertidumbre. El Internet ha sido y será una herramienta básica en este proceso ya que acorta distancias y tiempos, ofrece el alcance de más proveedores y clientes y ayuda en la reducción de costos.

3.4. Elementos de la cadena de abastecimiento

De manera muy general la cadena de abastecimiento está integrada por cinco elementos: Proveedores, Transportes, la Empresa, los Clientes y la Comunicación entre ellos (figura 1). La rápida interacción entre estos elementos es indispensable y genera una ventaja competitiva a la empresa que sepa utilizarla a su favo

La rápida interacción mencionada en la sección anterior se puede obtener mediante el uso del Internet, Intranet y Extranet. La figura muestra gráficamente el proceso de la cadena de abastecimiento y las actividades de soporte desde la

perspectiva del Internet. Obra que poner especial atención en el factor tiempo ya que es un elemento clave en la toma de decisiones, entregas y respuestas.

3.5. El Proceso de Abastecimiento

El abastecimiento no es una función exclusiva del departamento o la unidad de adquisiciones, sino un proceso consistente en múltiples actividades donde interactúan diversos actores, como otros departamentos, clientes internos y externos, proveedores, compradores, ciudadanos, etc.

Tal como se muestra en la figura precedente, el proceso de abastecimiento puede ser dividido en seis etapas, estas son:

a) Definición de requerimientos.b) Selección del mecanismo de comprac) Llamado y recepción de ofertasd) Evaluación de las ofertase) Adjudicación y formalizaciónf) Ejecución y gestión del contrato

En las siguientes secciones se presentarán cada una de las etapas, haciendo énfasis en los factores claves o críticos de éxito y en los actores que participan.

Además, si todos cuentan con la información necesaria y ésta es suficientemente clara, mejora la transparencia del proceso.

La logística de compras tiene un objetivo muy importante en la empresa y esto no es solo por la previsión de posibles variaciones de la demanda, si no que también es importante para la empresa, para la obtención de los factores productivos, al menor costo posible dentro de los patrones o estándares de calidad, siempre y cuando se tengan en cuenta, los aspectos fundamentales tales como las mermas, los deterioros u obsolescencia a los que pueden estar sujetos los productos adquiridos.En reglas tradicionales, a la logística de compras, se le asignan funciones específicas como por ejemplo, la gestión del estudio sistemático del mercado en el que se encuentra la oferta, la realización de peticiones de oferta a los proveedores, la selección de esas ofertas, la adjudicación de pedidos y la ejecución de los mismos, el seguimiento de la oferta y la realización de los reclamos, devoluciones o anulaciones de pedidos.

En logística de compras, podemos lograr una mejor gestión evaluando a los proveedores. El almacenamiento asegura el flujo de producción y previene los cambios, sirve de amortiguador entre los procesos de producción que pueden operar a ritmo diferente y también, el almacenamiento asegura el servicio al cliente y sirve de amortiguador también de la producción frente a las posibles variaciones de la demanda. Hay muchas razones que justifican el almacenamiento, como las rebajas en la compra según la cantidad adquirida, la necesidad de mantener el ritmo de

producción, la necesidad de sustituir de manera inmediata componentes y equipos que se deterioran, etcétera. Debemos diferenciar compras de aprovisionamiento. En cuanto al aprovisionamiento diremos que es el abastecimiento, no es más que la función logística, mediante la cual e provee a una empresa de todo el material necesario para su funcionamiento. El abastecimiento, es una de las funciones comunes básicas de cualquier organización, puesto que cada una de ellas depende de los materiales y suministros de otras empresas.

Si hablamos de la logística de compras, tenemos que hacer hincapié en los bajos costos logísticos, que es uno de los objetivos diseñar y operar el sistema para que sea eficiente, no solamente para la compra de los materiales solicitados, si no que también para la venta. Para alcanzar este objetivo, la logística de compras, debe integrar las actividades de transporte, inventario, comunicaciones de órdenes, almacenaje y manipulación dentro del sistema. La logística de compras, trata del aprovisionamiento, obviamente y se entiende por compra, todo aquello que consiste en adquirir, que pueden ser tanto materias primas, suministro o componentes, que necesita una organización, mientras que e aprovisionamiento es el proceso de la logística integral que abarca desde el proveedor hasta le utilización de los materiales. Es allí, que es importante la localización de los proveedores, la calidad y la inspección, ya que a través de los mismos, se logra el objetivo, que minimizan los costos de los materiales. De igual manera, la contribución que ofrece la logística de compras, a una organización, cualquier sea esta es la estructura organizacional, así que la importancia de la logística de compras y de aprovisionamiento son sumamente importantes en cualquier empresa logística, no solo para las implicaciones de distribución, si no que además para sus inventarios. En tal sentido, las características del entorno logístico, dentro de las compras que más están influyendo en la función aprovisionamiento son la globalización de los mercados, variaciones cualitativas en la demanda de los productos, escasez de capitales y crecimiento de los costos financieros, como así también la reducción de los márgenes de beneficios. También, podemos mencionar que son de vital importancia para la logística de compras, los cambios tecnológicos y los constantes incrementos en las exigencias de la calidad.

En logística de compras, podemos lograr una mejor gestión evaluando a los proveedores. El almacenamiento asegura el flujo de producción y previene los cambios, sirve de amortiguador entre los procesos de producción que pueden operar a ritmo diferente y también, el almacenamiento asegura el servicio al cliente y sirve de

amortiguador también de la producción frente a las posibles variaciones de la demanda. Hay muchas razones que justifican el almacenamiento, como las rebajas en la compra según la cantidad adquirida, la necesidad de mantener el ritmo de producción, la necesidad de sustituir de manera inmediata componentes y equipos que se deterioran, etcétera. Debemos diferenciar compras de aprovisionamiento. En cuanto al aprovisionamiento diremos que es el abastecimiento, no es más que la función logística, mediante la cual e provee a una empresa de todo el material necesario para su funcionamiento. El abastecimiento, es una de las funciones comunes básicas de cualquier organización, puesto que cada una de ellas depende de los materiales y suministros de otras empresas.

Si hablamos de la logística de compras, tenemos que hacer hincapié en los bajos costos logísticos, que es uno de los objetivos diseñar y operar el sistema para que sea eficiente, no solamente para la compra de los materiales solicitados, si no que también para la venta. Para alcanzar este objetivo, la logística de compras, debe integrar las actividades de transporte, inventario, comunicaciones de órdenes, almacenaje y manipulación dentro del sistema. La logística de compras, trata del aprovisionamiento, obviamente y se entiende por compra, todo aquello que consiste en adquirir, que pueden ser tanto materias primas, suministro o componentes, que necesita una organización, mientras que e aprovisionamiento es el proceso de la logística integral que abarca desde el proveedor hasta le utilización de los materiales. Es allí, que es importante la localización de los proveedores, la calidad y la inspección, ya que a través de los mismos, se logra el objetivo, que minimizan los costos de los materiales. De igual manera, la contribución que ofrece la logística de compras, a una organización, cualquier sea esta es la estructura organizacional, así que la importancia de la logística de compras y de aprovisionamiento son sumamente importantes en cualquier empresa logística, no solo para las implicaciones de distribución, si no que además para sus inventarios. En tal sentido, las características del entorno logístico, dentro de las compras que más están influyendo en la función aprovisionamiento son la globalización de los mercados, variaciones cualitativas en la demanda de los productos, escasez de capitales y crecimiento de los costos financieros, como así también la reducción de los márgenes de beneficios. También, podemos mencionar que son de vital importancia para la logística de compras, los cambios tecnológicos y los constantes incrementos en las exigencias de la calidad.