Inahop_la Norma Une-cwa 15896 (Iecisa)

Sistemas de gestin de comprasNorma UNE-CWA 15896: Gestin de compras de valor aadido

SISTEMAS DE GESTIN DE COMPRAS

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En la actualidad, a mayor complejidad de los aspectos econmicos e internacionales, el impacto de la funcin de compras ya no se limita a beneficios y rentabilidad, sino que tiene consecuencias directas en la rentabilidad e imagen de la empresa ya que se enfrenta a un escenario con un mayor nmero de actores y riesgos en la adquisicin de materiales, artculos y servicios.

A nivel internacional y en el contexto de las compras a nivel de empresa, se ha hecho necesario asegurar la calidad de las compras, para garantizar que los productos o servicios adquiridos cumplen con los requisitos necesarios.

Hasta ahora, el comprador para asegurarse la calidad de los productos y servicios se basaba en la responsabilidad del proveedor, para fabricar un buen producto y que este aportara las pruebas de calidad correspondientes. Para ello, el comprador solicitaba a sus proveedores que dispusieran de certificados ISO 9000 para calidad e ISO 14000 para medioambiente.

Actualmente se quiere ir ms all, y abarcar al mundo de las compras. Para ello se dispone de una Norma propia de mbito europeo, desarrollada en Bruselas y en la que han participado activamente todas las Asociaciones Europeas de Compras, entre ellas la espaola AERCE (Asociacin de Profesionales de Compras, Contratacin y Aprovisionamientos en Espaa).

Se trata de la Norma UNE-CWA 15896 Gestin de Compras de Valor Aadido, que tiene como principal objetivo el logro de la excelencia en la gestin en los departamentos de compras de las organizaciones.

Esta Norma est dirigida a empresas, cuyo objetivo de la Direccin de Compras sea obtener un mejor rendimiento de sus actividades, alineando sus objetivos con los objetivos globales y estratgicos de la Organizacin a la que pertenece, contribuyendo a los resultados de la Compaa siguiendo un modelo de mejora continua.

Esta iniciativa ser referente entre el resto de organizaciones que buscan la excelencia en las compras y que comienzan a trabajar de acuerdo a esta Norma UNE-CWA 15896.

Analizar la situacin actual

de la organizacin con respecto al

cumplimiento del Modelo CWA

15896

1

Realizar el diagnstico sobre

el anlisis de la situacin actual

Definir un Plan de Accin para la

consecucin de los requisitos del

Modelo

Ejecutar el Plan de Accin implantando

el Modelo

Certificacin por entidad externa

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NORMA UNE-CWA 15896 : Gestin de compras de valor aadido

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La norma UNE-CWA 15896 Gestin de compras de valor aadido desarrollada en Bruselas y en la que han participado activamente todas las Asociaciones Europeas de Compras, nace como transposicin de la normativa europea y es el primer estndar supranacional en el mbito de las compras.

Su finalidad es mejorar la gestin de las reas de compras para optimizar recursos, impulsar la competitividad de la empresa, reducir costes y as impulsar los beneficios de la organizacin que la aplique.

Es la primera normativa de Compras comunitaria, que unifica los procedimientos de trabajo y da criterios de actuacin para guiar a los responsables del rea de Compras hacia una gestin excelente.

En esta norma se explica cmo organizar un departamento de compras para obtener un mejor rendimiento, alineado con los objetivos globales de la compaa y cmo articular las relaciones con los proveedores desde un punto de vista estratgico y tctico, estableciendo un vnculo que permita que

ambas partes apuesten por el desarrollo de sus organizaciones.

La norma se basa en las mejores prcticas empresariales europeas y establece un cumplimiento estndar de calidad que aporta valor a la empresa. Adems asegura la excelencia de la funcin de Compras y garantiza que las operaciones del departamento respetan tambin aspectos medioambientales, ticos y de sostenibilidad.

Esta normativa da a las organizaciones unos criterios comunes para calibrar su nivel en la gestin de compras, definir un proceso de mejora continua y comparar los diferentes procesos que se aplican en las organizaciones con una referencia a nivel europeo.

Las empresas que adoptan los principios o tengan la acreditacin CWA-PUMA ganan en efectividad, eficiencia y comunicacin, lo que se traduce en valor aadido, ventajas competitivas, diferenciacin comercial y excelencia en el servicio.

La utilizacin del estndar ayuda a priorizar las actividades del dpto. de Compras y a definir una estrategia que tenga en cuenta los recursos, presupuestos y plazos de las operaciones, as como los beneficios y riesgos que conllevan.

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NORMA UNE-CWA 15896: GESTIN DE COMPRAS DE VALOR AADIDO

Que es la norma UNE-CWA 15896?

UNE-CWA 15896, documento que unifica los procedimientos de trabajo y da criterios de actuacin para guiar a los responsables del rea de Compras hacia una gestin excelente.

La norma se basa en las mejores prcticas empresariales europeas y establece un estndar de calidad cuyo cumplimiento aporta valor a la empresa. La norma permite garantizar que las operaciones del departamento respetan tambin aspectos medioambientales, ticos y de sostenibilidad.

UNE-CWA 15896


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Objetivos de la norma

Implementar un modelo de valor aadido en la gestin de compras mediante la aplicacin de las normas UNE-CWA 15896.

Alinear los objetivos del rea de compras con la estrategia de la organizacin.

Conseguir mayores eficiencias en el ciclo de vida de las compras.

Profesionalizar la funcin del rea de compras en las organizaciones.

Potenciar la optimizacin de costes de la compaa.

La norma incluye un requisito expreso para que el departamento de compras establezca un proceso de mejora continua para reducir las diferencias entre el rendimiento de compras en la actualidad y el objetivo de rendimiento de compras.

Se puede representar El modelo de gestin de compras de valor aadido de una organizacin tal y como se muestra en la siguiente imagen:

Requisitos de la norma UNE-CWA 15896

GESTIN DE LAS PERSONAS

CDIGO DE CONDUCTA DE COMPRAS

CDIGO DE CONDUCTA PERSONAL Y TICA

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CAPACIDADES Y HABILIDADES

DESARROLLO DEL EQUIPO DE COMPRAS GESTIN DE LOS PROCESOS

PROCESO ESTRATGICO DE COMPRA Y GESTIN DEL SUMINISTRO

PROCESOS OPERACIONALES DE COMPRA

PROVEEDORES

PROCESO DE RELACIN DE LOS PROOVEDORES

INNOVACIN EN LOS PROCESOS DE COMPRA

MEJORA CONTINUA: REVISIN DE LOS RESULTADOS Y DEL SISTEMA DE GESTIN

RESULTADOSDE LAS COMPRAS

POLTICA, ESTRATEGIA Y OBJETIVOS CLAVE DE COMPRAS

LIDERAZGO DEL REA DE COMPRAS

POLTICA, ESTRATEGIA Y OBJETIVOS ESTRATGICOS DE LA ORGANIZACIN

LIDERAZGO DE LA ORGANIZACIN

La norma UNE-CWA 15896 Gestin de Compras de Valor Aadido, pretende alcanzar los siguientes objetivos:

La norma desarrolla el modelo de gestin de compras a travs de una introduccin y 11 apartados. A continuacin se exponen los requisitos ms significativos.


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En el punto 5 Responsabilidad de las compras se establecen, entre otros, los requisitos que debe cumplir el departamento de compras respecto a disponer de una visin, una poltica de compras alineada con la poltica de la organizacin, unos objetivos clave del departamento de compras que se deriven directamente de la poltica y que sean fundamentales para el rendimiento del departamento y para el xito de la organizacin.

As mismo pide que se disponga de una declaracin de un cdigo de conducta de compras y un cdigo de conducta personal y tica, una declaracin de funciones y responsabilidades y que se realicen auditoras internas.

En el punto 6 Responsabilidad de gestin se establecen los requisitos relacionados con la gestin del rea de compras. As se requiere que los objetivos de compras estn alineados con los objetivos estratgicos de la organizacin, que haya un compromiso de la direccin, que la estrategia del departamento de compras est alineada con la de la organizacin, que se mida el rendimiento de las compras, que se fomente la innovacin en las compras y que se proteja la informacin intelectual y comercial.

Seguidamente, en el punto 7 Equipo de compras y gestin de suministro

la norma desarrolla los requisitos con relacin al liderazgo de compras, las capacidades y habilidades fundamentales de las personas que integran el equipo de compras, la estructura del departamento, las responsabilidades de cada miembro y como se desarrolla el equipo.

En los dos siguientes puntos (8 y 9), la norma diferencia los requisitos relacionados con la gestin de dos grandes procesos: el proceso estratgico de compra y gestin del suministro y el proceso operacional de compra.

Para guiar a las organizaciones en la identificacin de ambos procesos, la norma proporciona un ejemplo de los elementos que conforman cada uno de los procesos.

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Salud y seguridad (OHSAS 18001,...).

Medio ambiente (ISO 14001,...).

Gestin de la calidad (ISO 9001,...).

Seguridad de tecnologa de la informacin y las comunicaciones (ISO 27001,...).

Sostenibilidad.

Responsabilidad social empresarial.

Pacto Mundial de las Naciones Unidas.

Modelo Europeo de Excelencia en la Gestin (EFQM).

Relacin de la norma UNE-CWA 15896 con otras normas

Las normas UNE-CWA 15896 Gestin de compras de valor aadido estn alineadas con otras normas que se aplican habitualmente en las organizaciones, entre otras:


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Para hacer frente a los nuevos retos en el mbito de compras, es fundamental evolucionar la funcin de compras hacia la estrategia y desarrollar buenas prcticas y herramientas de soporte del proceso de compras.

Por todo ello, tener una funcin de compras desarrollada, permitir aumentar la rentabilidad de su organizacin.

Es importante identificar la funcin de Compras como rea estratgica de la compaa, no slo para la mejora continua de los costes, sino tambin por la bsqueda de innovacin y competitividad.

En este mbito, y para dar respuesta a esta necesidad, Informtica El Corte Ingls, desde el Centro Experto de Calidad y Procesos, ofrece los servicios de Diagnstico, Implantacin y Auditoras del Sistema de Gestin de Compras de Valor Aadido, siguiendo el modelo CWA 15896 Gestin de Compras de Valor Aadido, disponiendo de consultores cualificados reconocidos por AERCE.

Bsqueda de nuevos proveedores que permitan acompaar estos movimientos, reducir el riesgo y gestionar global sourcing.

Potenciacin de las alianzas a medio y largo plazo con proveedores estratgicos que puedan acompaar el desarrollo de la compaa.

Integracin de los proveedores en el desarrollo de nuevos productos y creacin de oportunidades de negocio. Decisiones make or buy.

Bsqueda de continuas reducciones de precios para compensar la disminucin de los ingresos y poder mantener las tasas de rentabilidad.

RETOS EN EL MBITO DE COMPRAS

Desplazamiento de los centros productivos hacia pases de bajo coste y mercados emergentes.

Desaceleracin econmica, menor crecimiento la cifra de negocios y mayor presin competitiva.

Escalada continua de los precios de las materias primas, lo que obliga a buscar y desarrollar materiales alternativos.

SITUACIN MACROECONMICA ACTUAL

IMPLANTACIN DE UN SISTEMA DE GESTIN DE COMPRAS COMO ESTRATEGIA DE COMPETITIVIDAD DE LAS EMPRESASLa coyuntura econmica actual, de recesin, descenso en las ventas y con una complejidad econmica que aumenta da a da, lleva a las empresas a la necesidad de actuar sobre sus costes si quieren sobrevivir en un mercado cada vez ms competitivo y globalizado.

En los ltimos tiempos, empresas punteras en distintos sectores a nivel europeo han optado por desarrollar nuevas formulas en los departamentos de compras que permitan controlar el gasto y reducir costes, con el fin de aumentar la rentabilidad de la propia empresa.


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El Centro Experto de Calidad y Procesos de Informtica El Corte Ingls ofrece los servicios para la realizacin del diagnstico, definicin e implantacin de un Sistema de Gestin de Compras, as como la auditora del mismo, para evaluar su cumplimiento con los requisitos de la Norma UNE-CWA 15896.

La metodologa desarrollada por el Centro Experto de Calidad y Procesos de Informtica El Corte Ingls, cumple con uno de los requisitos de la Norma UNE CWA 15896 que es la aplicacin de la MEJORA CONTINUA.

PLAN

DO

CHECK

ACT

Definir acciones de mejora(tras analizar el proceso y detectar debilidades)

Ejecutar las acciones

definidas

Comprobar resultados y llegar a conclusiones

Analizar lo conseguido

mediante estandarizacin

y formacin

... y considerar que todo es mejorable

AUDITORAS

DIAGNSTICO DOCUMENTACIN DEL SISTEMA

IMPLANTACIN DEL SISTEMADE COMPRAS

AUDITORAINTERNA DEL SISTEMA DE

GESTIN DE COMPRAS

AUDITORA DE CERTIFICACIN

IMPLANTACIN

Esta metodologa se basa en la necesidad de conocer la situacin de la gestin actual, de los procesos, procedimientos y organizacin respecto a la norma indicada para que, en base al anlisis de la situacin y su diagnstico, elaborar un Plan de Accin, u Hoja de Ruta, que marque el proceso a seguir para realizar la Implantacin de un Sistema de Gestin de Compras de valor aadido y conseguir la certificacin CWA 15896.

Para ello, se deben llevar a cabo las siguientes actuaciones:

SERVICIOS DE INFORMTICA EL CORTE INGLS


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Elaboracin del Diagnstico:

El objetivo de esta fase es recabar y revisar toda la informacin y documentacin necesaria que permita conocer la situacin actual de las Compras en la Organizacin, respecto de la Norma CWA 15896, para realizar el diagnstico de cumplimiento, y as poder determinar los gaps existentes en la propia gestin de los procesos de compras dentro de la organizacin.

Las actuaciones a llevar a cabo son:

Anlisis de la Situacin actual del modelo de gestin de la Direccin de Gestin de Compras respecto a la Norma UNE-CWA 15896.

Elaboracin del Diagnstico de Cumplimiento de la Norma UNE-CWA 15896.

Definicin del Plan de Accin para la implantacin y futura certificacin segn la Norma UNE-CWA 15896.

El objetivo de esta fase es llevar a cabo las actuaciones necesarias para la definicin, elaboracin y certificacin del Sistema de Gestin de Compras.

Las actuaciones a llevar a cabo son:

Ejecucin de las acciones especificadas en el Plan de Accin para la implantacin y futura certificacin segn la Norma UNE-CWA 15896.

Diseo y desarrollo de la documentacin que dar soporte al Sistema de Gestin de Compras (Manual de Gestin de Compras, Manual de Procesos y Manual de Procedimientos del Sistema de Gestin).

La estructura y modelo documental descrito tendr fiel soporte en el Modelo de Procesos:

Implantacin del Sistema de Gestin de Compras.

Durante esta fase se realiza la puesta en prctica de los procedimientos definidos dentro del marco del Sistema de Gestin de Compras.

Adems se lleva a cabo la formacin especfica del personal afectado directamente por el Sistema de Gestin de Compras; de igual manera tambin se realiza la difusin y sensibilizacin al resto del personal de la Organizacin. La formacin y sensibilizacin de toda la Organizacin es un elemento fundamental para la consolidacin de un Sistema de Gestin de Compras.

Implantacin del Sistema de Gestin de Compras:

PROC

ESOS

Procesos Estratgicos: Procesos que orientan a la organizacin de compras y a su visin y estrategia.

Procesos Operativos: Procesos de la cadena de valor, es decir, los procesos bsicos inherentes al servicio de compra.

Procesos de Soporte: Procesos que complementan a los Procesos Operativos


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Auditora Interna del Sistema de Gestin de Compras:

El objetivo de esta fase es comprobar el grado de implantacin y la eficacia del Sistema de Gestin de Compras, para cumplir con la poltica y los objetivos de la Direccin de Compras, tomando como referencia la norma UNE-CWA 15896. Al mismo tiempo se prepara al personal de la direccin para el proceso de certificacin.

A travs de la auditora interna se realiza una primera evaluacin del cumplimiento del sistema respecto a la norma de referencia, lo que detecta puntos dbiles y reas de mejora, para la preparacin de la organizacin ante la auditora de Certificacin.

A partir de los resultados de la auditora, y las deficiencias detectadas, se define un Plan de Acciones Correctoras.

Auditora de Certificacin del Sistema de Gestin de Compras:

Durante esta fase Informtica El Corte Ingls realiza el acompaamiento y soporte en el proceso de auditora externa realizado por la entidad de Certificacin. En la actualidad, la nica entidad de certificacin reconocida por AERCE es .


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VENTAJAS DE LA IMPLANTACIN DE UN SISTEMA DE GESTIN DE COMPRAS DE VALOR AADIDO

Entre los diversos beneficios que han obtenido las diferentes organizaciones que ya han implantado esta normativa de gestin de compras, cabe destacar:

La mejora del rendimiento del departamento de compras a travs de un anlisis organizacional.

La alineacin de sus objetivos con los objetivos globales de la organizacin.

La utilizacin del estndar ayuda a priorizar las actividades del departamento de Compras y a definir una estrategia que tenga en cuenta los recursos, presupuestos y plazos de las operaciones, as como los beneficios y riesgos que conllevan.

Homogeneizar los procesos de Compras dentro de la Organizacin.

La articulacin de las relaciones con los proveedores desde un punto de vista estratgico y tctico, estableciendo vnculos que contribuyen al desarrollo de ambas organizaciones y la orientacin de las acciones del departamento hacia una mejora continua, sin dejar de lado cuestiones medioambientales, ticas o de sostenibilidad.

Promueve la proteccin de los consumidores.


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ACUERDOS

Informtica El Corte Ingls ha establecido un acuerdo estratgico de colaboracin con AERCE para la implantacin de los Sistemas de Gestin de Compras segn la norma de referencia UNE-CWA 15896, disponiendo de expertos acreditados (consultores y auditores) en la norma.

AERCE (Asociacin Espaola de Profesionales de Compras, Contratacin y Aprovisionamientos) naci en 1981 como una asociacin de corte profesional que agrupa a los responsables de compras de medianas y grandes empresas, y cuya finalidad es la investigacin, promocin, difusin y formacin de tcnicas y la aplicacin de metodologas adecuadas para una correcta y eficaz gestin en todo el mbito de Compras, Contratacin y Aprovisionamientos de la empresa.

AERCE trabaja para el bien comn, no tiene afn de lucro y forma parte de la Federacin Internacional de Compras y Aprovisionamientos (International Federation of Purchasing and Supply Management, IFPSM), organismo que agrupa actualmente a 43 asociaciones similares en el mundo. Asimismo, AERCE es miembro asociado de la Confederacin Espaola de Organizaciones Empresariales (CEOE), de la Confederacin Espaola de la Pequea y Mediana Empresa (CEPYME) y de la Confederacin Espaola de Directivos y Ejecutivos (CEDE).

AERCE es una gran conocedora de los retos a los que se enfrentan los profesionales de Compras, por lo que decidi impulsar la creacin de la normativa que definiera la excelencia en la gestin de las compras y permitiera la mejora continua.

Referencias

El Centro Experto de Calidad y Procesos de Informtica El Corte Ingls, ha llevado a cabo el Diagnstico y Plan de Accin para establecer el nivel de cumplimiento de la Norma UNE-CWA 15896 del departamento de compras de ALTADIS.

Durante el proceso de anlisis se revisaron aspectos tales como:

Interaccin de la funcin de compras dentro de la organizacin.

La poltica y estrategia del departamento de compras.

La relacin con otras reas de la organizacin.

Los objetivos e indicadores estratgicos y operacines de control y seguimiento.

El proceso global de las compras, desde que se detecta la necesidad hasta que se realiza el pago.

Los recursos tanto humanos como materiales que permiten realizar la funcin de compras.

Las funciones y responsabilidades dentro del proceso.

La alineacin con otras normas de calidad.

Con el resultado obtenido se establecieron las acciones necesarias para asegurar la mejora, racionalizacin y homogeneizacin de los procesos de compras frente a la norma de referencia.

Copyright Informtica El Corte Ingls.

Edicin: Noviembre 2012Reservados todos los derechos

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