(Incluye lineamientos y reportes) · 2017. 6. 7. · 2da. Versión - Mayo, 2017 6 Reportes de Apoyo...

2da. Versión – Mayo, 2017

Guía de procesos (Incluye lineamientos y reportes)

Pertenece a: ______________________________________________ ICP: __________________

2da. Versión - Mayo, 2017 1

ÍNDICE Ciclo de Vida del Beneficiario ........................................................................................................................ 3

A. Proceso BL: Registro del Beneficiario Nuevo a Patrocinio (con NBR) ............................................... 3

Reportes de Apoyo al Ciclo de Vida del Beneficiario ............................................................................ 6

1. BL: Inscripciones Patrocinio .......................................................................................................... 6

2. BL: Inscripciones criterio 80-20 Start Early ................................................................................... 6

3. BL: Inscripciones NBR x ICP ........................................................................................................... 6

4. BL: Inscripciones NBR X PF ............................................................................................................ 7

B. Proceso BL: Evento Transición Supervivencia a Patrocinio Base Hogar (sin NBR) ............................ 8

5. BL: Detalle base hogar y transiciones por realizar ........................................................................ 9

6. BL: Transiciones realizadas ........................................................................................................... 9

C. Proceso BL: Registro del Beneficiario Nuevo a Supervivencia ........................................................ 10

7. BL: Borrador – Activos – Salidas Supervivencia .......................................................................... 11

D. Proceso BL: Evento de Actualización del beneficiario - Cada 18 meses ......................................... 12

E. Proceso BL: Actualización de información continua ...................................................................... 13

8. BL: Monitoreo crecimiento 0-2 ................................................................................................... 15

9. BL: Monitoreo crecimiento 0-2 faltante ..................................................................................... 15

10. BL: Nacimientos del trimestre Sup .......................................................................................... 15

11. BL: Nacimientos esperados Sup .............................................................................................. 16

12. BL: Información del nacimiento Sup ....................................................................................... 16

13. BL: Profesión de fe cuidador base hogar ................................................................................ 16

14. BL: Lesiones y enfermedades .................................................................................................. 17

15. BL: Biblias ................................................................................................................................ 17

16. BL: Evaluación salud base centro (Peso y talla) ...................................................................... 18

17. BL: Evaluación salud base centro (Peso – talla) faltante......................................................... 18

18. BL: Profesión de fe beneficiario Patrocinio ............................................................................. 18

19. BL: Beneficiarios HVC .............................................................................................................. 19

20. BL: Plan de Vida ....................................................................................................................... 19

21. BL: Plan de Vida Faltantes ....................................................................................................... 19

22. BL: Consentimiento de PPFF ................................................................................................... 20

23. BL: Consentimiento de PPFF Faltantes ................................................................................... 20

24. BL: CDPR Faltante .................................................................................................................... 21


F. Proceso BL: Evento de Transferencia .............................................................................................. 22

25. BL: Transferencias ................................................................................................................... 23

G. Proceso BL: Evento Salida Planeada ............................................................................................... 24

H. Proceso BL: Evento de Salida No Planeada ..................................................................................... 25

26. BL: Salidas Planeadas .............................................................................................................. 27

27. BL: Salidas Patrocinio .............................................................................................................. 27

I. Proceso BL: Evento de Reinscripción .............................................................................................. 28

J. Proceso BL: Evento Transición de Base Hogar a Base Centro ......................................................... 29

K. Proceso BL: Evento Muerte del Cuidador Base Hogar .................................................................... 30

28. BL: Muerte del cuidador base hogar ....................................................................................... 30

Proceso SBC: Carta del beneficiario ............................................................................................................ 31

Proceso SBC: Carta del Patrocinador .......................................................................................................... 36

Proceso: Regalos ......................................................................................................................................... 37

Proceso PM: Actualización al Perfil de la ICP .............................................................................................. 39

Campos para actualizar en el perfil de la ICP .......................................................................................... 40

29. PM: Actualización Perfil ICP .................................................................................................... 43

30. PM: Detalle Información ICP ................................................................................................... 43

Proceso PM: Facilitation Workplan ............................................................................................................. 44

31. PM: Tareas FWP ...................................................................................................................... 45

32. PM: Adjuntos al FWP .............................................................................................................. 45

Proceso: Mi3 (Asuntos, incidentes y solicitudes) ........................................................................................ 46

Estándares sobre la calidad de las Fotografías ........................................................................................... 47

REPORTES .................................................................................................................................................... 64

Introducción ................................................................................................................................................ 64

33. BL: Asistencia - ICP .................................................................................................................. 64

34. BL: Asistencia PF ...................................................................................................................... 65

35. BL: Beneficiarios sin registro a una Clase ................................................................................ 65

36. BL: Seguimiento inasistencia ................................................................................................... 65

Cuadro resumen de Reportes ..................................................................................................................... 66

Resumen de status de eventos o perfiles ................................................................................................... 70


Ciclo de Vida del Beneficiario

A. Proceso BL: Registro del Beneficiario Nuevo a Patrocinio (con NBR)

Propósito: El registro de un beneficiario nuevo al Programa permite que éste participe de las actividades planificadas para su desarrollo en las 4 áreas: espiritual, física, socio-emocional y cognitiva con fondos de Patrocinio. Hacer un buen registro de sus datos y enviar una buena fotografía permitirá al beneficiario conseguir un patrocinador rápidamente.

No Quién Qué Tiempo Herramienta Lineamiento/Aclaración del proceso

1 Supervisor de facilitación y Facilitador

Planifica inscripciones por región de acuerdo a la necesidad de la ICP y NBR (cuota) disponible

Gestionado por región y Facilitador Hoja Excel

2 Distribuidor de NBR

Asigna números de orden de NBR de acuerdo a la planificación por ICP

6 semanas antes de la fecha límite de envío

Email

3 Facilitador Comunica a la ICP la fecha de inscripción y una cantidad de NBR proyectada

Gestionado por el Facilitador

Email, reunión mensual, etc.

La cantidad proyectada es un estimado que será confirmado cuando se emita la orden 6 semanas antes del registro de beneficiarios. Una orden es un número fijo de NBR (cuota) que la ICP deberá inscribir.

4 ICP

Verifica en el BOSystem que el número de orden NBR con la cantidad de inscripciones haya sido asignada

Una vez recibida la comunicación de parte del Facilitador

BOSystem

5 ICP Completa la ficha social por cada niño/niña que será registrado

Antes de la emisión de la orden o inmediatamente después de recibir el número de orden NBR

BOSystem Vigente a partir de marzo 2017



6 Comité de la ICP

Revisa y aprueba el Centralizador para asegurar la calidad de los postulantes

Dentro de las 6 semanas desde que recibió el número de orden NBR

Reunión, visita

7 ICP Envía el Centralizador para visto bueno del Facilitador


BOSystem El centralizador debe ser aprobado previamente por el Comité de la ICP

8 Facilitador Revisa el centralizador para dar su conformidad

Definido por el Facilitador

BOSystem El Facilitador puede rechazar alguna postulación con el propósito de asegurar la calidad de los postulantes.

9 ICP

Hace firmar consentimiento de padres y crea la nueva cuenta de beneficiario con el código correlativo y número de orden NBR


CC

Sube el consentimiento de padres firmado a CC. Completa el perfil y hogar del beneficiario:

-Las coordenadas GPS no son requeridas.

-Los registros de peso y talla se ingresan en la siguiente revisión médica o monitoreo de crecimiento mensual correspondiente a través de una Evaluación.

Cambia el Estatus de revisión a "Enviado" de otro modo no será visible para el Asociado de SDS. El Auditor debe considerar los estándares del PFM o en base a lineamientos definidos en las Agendas de Campo.



10 ICP Envía la fotografía con el renombrado correcto, ejemplo: BO018300456


BOSystem Tomar en cuenta que el renombrado de las fotografías incluye código de 4 dígitos de la ICP y 5 dígitos de beneficiario.

11 Asociado de SDS

Retroalimenta a la ICP en caso de tener errores en la fotografía o el perfil del beneficiario

48 horas máximo después de la recepción

CC y BOSystem

12 Asociado de SDS

Aprueba y activa la nueva cuenta del beneficiario y fotografía

Máximo 2 semanas después de recibir la información y fotografía

CC

13 ICP Verifica que las nuevas cuentas registradas estén con el Estatus del beneficiario "Activo"

2 semanas después de haber enviado la información y fotografía

CC Ingresa la evaluación de CDPR de inicio


Reportes de Apoyo al Ciclo de Vida del Beneficiario 1. BL: Inscripciones Patrocinio Muestra 5 estados del Registro de un beneficiario durante una gestión de Julio a Junio:

a) Beneficiarios que están Activos y Aprobados, estas son las inscripciones realizadas correctamente durante una gestión. b) Beneficiarios en Borrador y están Aprobados, algunos casos porque son observados por GMC o se tratan de reinscripciones u

otros casos. c) Beneficiarios en Borrador y están como Retornados a la ICP; la oficina devolvió por alguna razón el perfil a la Iglesia. d) Beneficiarios en Borrador y están como Enviados, la Iglesia envío el perfil para revisión de la Oficina sin embargo falta la foto. e) Beneficiarios en Borrador y están como No enviados, la iglesia hizo el registro sin embargo no envío el perfil.

Lineamiento:

Toda inscripción es oficial y será visible en planillas cuando se encuentre Activo y Aprobado.

2. BL: Inscripciones criterio 80-20 Start Early

Muestra el detalle de beneficiarios que se registraron durante una gestión fiscal (Julio a Junio), los porcentajes de alcance serán evaluados durante el mes que se está haciendo los registros o inscripciones de los beneficiarios para tener una apreciación más certera.

Lineamiento:

Toda inscripción debe reflejar el enfoque de “Empezar temprano” por lo tanto 80% deben ser inscripciones menores a los 5 años y el 20% mayores a los 5 años.

3. BL: Inscripciones NBR x ICP

Muestra un detalle mensual de todos los NBR – Número de Registro del Beneficiario que fue asignado a una ICP para realizar inscripciones.

Lineamiento:

La orden de NBR y cantidad de registros bajo ésta orden debe coincidir con los asignados en el BOSystem.


4. BL: Inscripciones NBR X PF

Muestra un detalle de NBR’s por proyecto y Facilitador; además de la cantidad de beneficiarios que fueron registrados por proyecto bajo un NBR determinado.

Lineamiento:

El número de NBR y cantidad de registros bajo un NBR debe coincidir con los asignados en el Bosystem.


B. Proceso BL: Evento Transición Supervivencia a Patrocinio Base Hogar (sin NBR)

Propósito: El proceso de transición de un beneficiario de Supervivencia a Patrocinio base hogar permite que el beneficiario mayor a 1 año de edad continúe participando del Programa ahora con fondos de Patrocinio, también da lugar a que otro beneficiario pueda ingresar en su lugar al Programa de Supervivencia. Hacer un buen registro de los datos y enviar una buena fotografía permitirá al beneficiario conseguir un patrocinador rápidamente.


1 ICP Crea el evento de Transición para el beneficiario de Supervivencia a Patrocinio Base Hogar

Cuando el beneficiario cumple 12 meses

CC Máximo dentro los dos primeros meses. Una vez creado el Evento dentro del mes que se ha realizado el evento.

2 ICP

Envía al Asociado de SDS la fotografía del beneficiario transicionado, ejemplo: BO018300456 y actualiza la información del Perfil del Beneficiario transicionado

Cuando el beneficiario cumple 12 meses

BOSystem y CC

La resolución de fotografías es de 1200x1600. En la fotografía puede estar la madre acompañando al beneficiario. Lo guarda como "Enviado"

Actualiza los campos de:

- Cosas favoritas del beneficiario

- Información de educación

- Información espiritual

Completa evaluación de CDPR de inicio.

3 Asociado de SDS

El Asociado de SDS retroalimenta a la ICP en caso de tener errores en fotos.

Lo antes posible dentro de las 48 horas

BOSystem

5 Asociado de SDS

Aprueba y activa la nueva cuenta del beneficiario y fotografía

5 días máximo después de recibir la fotografía e información

CC

6 ICP Completar el cupo comprometido para Supervivencia

Inmediatamente después de realizar el evento de transición

CC La ICP debe contar con su lista de espera.

*La transición de beneficiarios de Supervivencia a Patrocinio Base Hogar no requiere asignación de NBR.


5. BL: Detalle base hogar y transiciones por realizar

Muestra el detalle de todos los beneficiarios que actualmente están en Base Hogar (incluye Supervivencia y Patrocinio), por grupo de edad; además, permite identificar a beneficiarios que están listos para Transicionar de Supervivencia a Patrocinio Base Hogar y de Patrocinio Base Hogar a Patrocinio Base Centro.

Lineamiento:

• Para transiciones de Supervivencia a Patrocinio Base Hogar, no requiere NBR, solo que tengan cumplidos los 12 meses. Un beneficiario mayor a los 14 meses no podrá permanecer aún en Supervivencia.

• Para transiciones de Patrocinio Base Hogar a Base Centro, el criterio es que un beneficiario que tenga cumplido sus 6 años de edad no podrá mantenerse en Base Hogar.

• El total de beneficiarios de Supervivencia debe ser igual a la cantidad de beneficiarios comprometidos de acuerdo al Plan Anual.

6. BL: Transiciones realizadas

Muestra el resumen de las cantidades y detalle los beneficiarios quienes transicionaron sea de Supervivencia a Patrocinio Base Hogar o de Patrocinio Base Hogar a Patrocinio Base Centro trimestralmente.

Lineamiento:

Se espera que un beneficiario registrado desde Supervivencia continúe (sea transicionado a patrocinio y a base centro) siendo parte del programa ofrecido en la ICP hasta su graduación.


C. Proceso BL: Registro del Beneficiario Nuevo a Supervivencia

Propósito: El registro de un beneficiario nuevo al Programa permite que tanto el cuidador primario como el beneficiario puedan participar de las actividades planificadas para su desarrollo en las 4 áreas: espiritual, física, socio-emocional y cognitiva con fondos de donación.


1 ICP Completa el centralizador en base a la cantidad acordada para Supervivencia

Inmediatamente cada vez que tenga una vacancia (por transición o salida)

BOSystem

El centralizador debe ser aprobado por el Comité de la ICP y la fuente podrá ser la Ficha Social u otro definido por la región. El registro para Supervivencia no requiere asignación de NBR

2 Facilitador Revisa el centralizador para dar su conformidad

2 días máximo, luego de la recepción

BOSystem, Email

3 ICP

Hace firmar el consentimiento de padres y crea la nueva cuenta del beneficiario para Supervivencia asignando un código correlativo (Hogar y Perfil) y guarda en status de "Enviado"

2 días máximo, luego del visto bueno del Facilitador

CC

Sube el consentimiento de padres firmado a CC. El registro en el perfil del beneficiario es en Supervivencia - Base Hogar En caso de registrar a una madre embarazada el nombre de la cuenta y el hogar es Bebé+apellidos, después del nacimiento el nombre del perfil y hogar es actualizado con el nombre correspondiente

4 ICP

Activa el perfil del beneficiario presionando el botón: Activar Beneficiario, en el mismo perfil del beneficiario.

El mismo día que termina de completar el perfil

CC


7. BL: Borrador – Activos – Salidas Supervivencia

Muestra el detalle y cantidades de beneficiarios de Supervivencia que están actualmente en estado Borrador o Activos y beneficiarios que fueron Cancelados (Salida no planeada), además de su razón de salida.

Lineamiento:

• Los proyectos deben mantener sus slots de acuerdo a la planificación. • Realizar buenas inscripciones tal que las mismas se vuelvan en salidas no planificadas. Se espera que todo beneficiario que ha

sido parte del grupo de Supervivencia pase a Patrocinio.


D. Proceso BL: Evento de Actualización del beneficiario - Cada 18 meses

Propósito: El proceso de actualización del beneficiario (Bienal) es esencial para mantener nuestra credibilidad con los patrocinadores. La actualización de datos con información de calidad y el envío de la fotografía es uno de los medios más importantes para retener a los patrocinadores.


1 Asociado de SDS

Genera lista de actualización de bienales del año

Diariamente BOSystem

2 ICP Revisa el listado de actualización de bienales del mes para recolectar la información y fotos

Mensualmente BOSystem

3 ICP

Envía las fotografías al Asociado de SDS y actualiza el perfil del beneficiario en Compassion Connect

Hasta el 15 del mes anterior planificado

BOSystem

La resolución de fotografías es de 1200x1600. Cuidar los criterios de calidad de la fotografía. Ver estándares en PFM

4 Asociado de SDS

Retroalimenta al proyecto la recepción y calidad de fotografías y sube la fotografía en el perfil del beneficiario

Dentro de los 2 días después de la recepción

BOSystem

Existe un KRI de actualizaciones atrasadas para seguimiento del Facilitador.

El sistema incluye fecha de la revisión.

5 Asociado de SDS

Crea el evento de "Actualización del beneficiario"

Hasta el 15 del mes actual planificado

CC


E. Proceso BL: Actualización de información continua

Propósito: El proceso de actualización de información continua es esencial para mantener nuestra credibilidad con los patrocinadores y donantes. En ocasiones, un beneficiario le contará a su patrocinador sobre el evento significativo a través de la correspondencia, si bien animamos a esta acción, no reemplaza el contar con este registro en el perfil del beneficiario.


1 ICP

Corrección de datos: Una vez conocido un cambio significativo en la vida del beneficiario en base al PFM; actualiza el perfil del beneficiario

Cuando sea necesario, máximo dentro de los 30 días después de haber pasado el evento de impacto en la vida del beneficiario

CC

El proyecto debe tener documento oficial de respaldo correspondiente al cambio solicitado. Patrocinio: Profesión de fe Entrega de biblias Evaluación de salud Incidentes médicos HVC Fechas de graduación Fechas de transición de base hogar a base centro Plan de vida finalizado (anual) Compromiso de padres Notas Supervivencia: Nacimientos Monitoreo de crecimiento Enfermedades y lesiones Profesión de fe del cuidador



2 Especialista de Tours y visitas

Envía correo con lista de visitas aprobadas y no aprobadas, en planificación a Facilitadores y también listas de fun days de visitas grupales para que den prioridad en actualización fuera del bienal.

En la primera semanas de cada mes para visitas individuales 2 meses antes de la visita para visitas Grupales (fun days)

Email

Dar prioridad en la actualización/revisión de los siguientes campos: *Fecha de nacimiento *Hogar del beneficiario *Grado escolar *Salud *Intervenciones si es beneficiario de fondos HVC y MED

3 Facilitador Comparte lista de beneficiarios que recibirán visita de su patrocinador con la ICP

De acuerdo al cronograma

Reunión, Email

4 ICP Actualiza la información de beneficiarios

En cuanto recibe el comunicado

CC

Dar prioridad en la actualización/revisión de los siguientes campos: *Fecha de nacimiento *Hogar del beneficiario *Grado escolar *Salud *Intervenciones si es beneficiario de fondos HVC y MED

5 Asociado de SDS

Solo si se hubiesen hecho cambios en campos críticos revisa la calidad y aprueba la información.

Cuando sea necesario

CC


8. BL: Monitoreo crecimiento 0-2

Muestra a los beneficiarios que SI realizaron su registro de monitoreo al crecimiento mensual y su estado nutricional; para niños menores de 2 años que son parte de Base Hogar en un mes determinado. No visible para la ICP. Siempre muestra el mes vigente; si desea ver meses pasados debe personalizarse los rangos.

Lineamiento:

• Para las edades de 3 a 5 años hasta que se tenga definido mantenemos (coyunturalmente) a través de evaluación de salud una vez al año.

• El Facilitador entregará al menos trimestralmente este reporte a las Iglesias para tomar acciones de mejora.

9. BL: Monitoreo crecimiento 0-2 faltante

Muestra a los beneficiarios que NO realizaron su registro de monitoreo al crecimiento mensual, para niños menores de 2 años que son parte de Base Hogar en un mes determinado. No visible para la ICP. La lista de faltantes estará disponible hasta el 15 de cada mes.

Lineamiento:

• Por estándar PFM se nos pide 100% de registro mensual para todo beneficiario Base Hogar, sin embargo coyunturalmente para las edades de 3-5 será realizado a través de evaluación de salud una vez al año.

• El Facilitador proveerá la lista de Faltantes a la ICP hasta cada 20 del mes y la fecha límite para la actualización de la ICP es hasta el 5 del mes siguiente.

10. BL: Nacimientos del trimestre Sup

Muestra a los beneficiarios que son de Supervivencia que nacieron durante el trimestre y fueron actualizados en su Perfil.

Lineamiento:

Ante un nacimiento de un beneficiario su Perfil debe ser actualizado proveyendo toda la información máximo hasta el 20 del siguiente mes de su fecha de nacimiento real.


11. BL: Nacimientos esperados Sup

Muestra a los beneficiarios de Supervivencia que son Madres Gestantes con la fecha esperada de nacimiento (Fecha Probable de Parto) para dar seguimiento a la actualización oportuna de los nacimientos.

Lineamiento:

Ante un nacimiento de un beneficiario su Perfil debe ser actualizado proveyendo toda la información máximo hasta el 20 del siguiente mes de su fecha de nacimiento real.

12. BL: Información del nacimiento Sup

Muestra a detalle la información de los nacimientos del trimestre anterior y contiene datos como: fecha de nacimiento, categoría de nacimiento, lugar de nacimiento, quien atendió el parto y el peso de nacimiento.

No requiere actualización de rangos de fechas.

Lineamiento:

La ICP debe verificar la calidad de la información introducida trimestralmente. Por ejemplo: 15 de mayo 2017, cada trimestre.

13. BL: Profesión de fe cuidador base hogar

Muestra a detalle la fecha de profesión de fe de los cuidadores base Hogar junto al porcentaje que representan del total; además muestra el porcentaje de cuidadores Base Hogar que No hicieron su profesión de fe.

Lineamiento:

Actualizar la fecha de profesión de fe del cuidador Base Hogar en el mes que haya realizado su profesión de fe.


14. BL: Lesiones y enfermedades

Muestra a detalle todos los registros de lesiones o enfermedades que se haya registrado en un trimestre de una gestión fiscal (junio-julio); a través de la sección de Incidentes médicos del Perfil del Beneficiario (incluye a beneficiarios desde 0 hasta GAP)

Lineamiento:

Toda lesión o enfermedad que el beneficiario haya sufrido debe ser registrado en la sección de Incidentes Médicos. Las fuentes para el registro serán:

a. La revisión médica realizada anualmente de acuerdo a la frecuencia sugerida en el PFM, donde se identifican diferentes diagnósticos por un profesional del área.

b. Las solicitudes de reembolsos médicos que pueda pasar en cualquier momento; pero fueron diagnosticados por un profesional.

15. BL: Biblias

Muestra el detalle de las fechas cuando se entregó una biblia del total de beneficiarios registrados en el programa.

Lineamiento:

• Antes de cumplir su primer año de registro el beneficiario registrado debe recibir su primera biblia. • Podrá registrar hasta 4 entregas de biblia de acuerdo al grupo en el que se encuentre: supervivencia, primera infancia, niñez

y juventud. • Se registrará la fecha de entrega de la biblia durante el mes de entrega.


16. BL: Evaluación salud base centro (Peso y talla)

Muestra a los beneficiarios que son parte de Base Centro que SI realizaron su registro de evaluación de salud durante una gestión fiscal (julio-junio), además muestra el estado nutricional de cada beneficiario. No visible para la ICP.

Lineamiento:

• La información de Peso y Talla es recopilada junto a la revisión médica; por lo tanto el registro deberá estar hasta máximo el 30 de Junio de cada gestión.

• El Facilitador entregará el listado en dos momentos: o El primero de ser necesario a la ICP hasta el 20 de junio de cada gestión para hacer notar el avance de la actualización

y o El segundo cuando la iglesia concluya al 100% para que pueda tomar acciones respecto al tema nutricional.

Nota: Coyunturalmente incluirá información de los beneficiarios de 3 a 5 años que son Base Hogar.

17. BL: Evaluación salud base centro (Peso – talla) faltante

Muestra la lista de los beneficiarios que son parte de Base Centro que NO realizaron su registro de evaluación de salud durante una gestión fiscal (julio-junio). No visible para la ICP.

Lineamiento

- El facilitador provee el listado de Faltantes a la ICP para su monitoreo las veces que sea necesaria. - La ICP actualiza el evento hasta el 30 de junio anualmente al 100%.

Nota: Coyunturalmente incluirá información de los beneficiarios de 3 a 5 años que son Base Hogar.

18. BL: Profesión de fe beneficiario Patrocinio

Muestra a detalle la fecha de profesión de fe de los beneficiarios patrocinados junto al porcentaje que representa del total; además de ver el porcentaje de los que NO hicieron su profesión de fe.

Lineamiento:

La ICP debe actualizar la fecha de profesión de fe del beneficiario en el mes de su conversión.


19. BL: Beneficiarios HVC

Muestra a los beneficiarios que están seleccionados como HVC en su perfil, en un momento dado; incluye información de su Hogar como referencia.

Lineamiento:

• Para toda solicitud de fondos HVC es necesario realizar el registro dentro del Perfil del Beneficiario, caso contrario no puede procesarse su reembolso.

• Cuando un beneficiario dejo de ser beneficiario HVC debe actualizar también el Perfil del Beneficiario.

20. BL: Plan de Vida

Muestra a detalle aquellos beneficiarios quienes completaron su evaluación Plan de Desarrollo (Plan de Vida) durante una gestión calendario (Enero-Diciembre). No visible para la ICP.

Lineamiento:

• La actualización de este tipo de Evaluación del Beneficiario es anual para el 100% de beneficiarios en los grupos de edad cognitiva de 12-14 años en adelante.

• La fecha de la evaluación Plan de Vida será actualizada hasta el 30 de noviembre de cada gestión. • No podría haber evaluaciones Plan de Vida durante Enero a Septiembre porque sería prematuro.

21. BL: Plan de Vida Faltantes

Muestra a detalle aquellos beneficiarios que NO realizaron su registro de evaluación al Plan de Desarrollo (Plan de Vida) durante una gestión calendario (Enero-Diciembre). No visible para la ICP.

Lineamiento:

• El 100% de los beneficiarios que están en el grupo de edad cognitiva de 12-14 años en adelante deben actualizar la evaluación Plan de Vida anualmente, hasta el 30 de noviembre.

• El Facilitador proveerá la lista de Faltantes a la ICP hasta el 15 de octubre para seguimiento en la actualización y cuando se haya completado al 100%.


22. BL: Consentimiento de PPFF

Muestra a detalle aquellos beneficiarios de quienes se adjuntó el Consentimiento de Padres firmado, durante su estadía en el programa.

Lineamiento:

• Hay dos momentos establecidos de acuerdo a estándar: o La firma del consentimiento máximo en un mes cuando el beneficiario es registrado en el programa. o Cuando el beneficiario cumple 18 años de edad debe firmar el joven y actualizar en el sistema.

• Todo beneficiario registrado en el programa (0 a GAP) debe tener su Consentimiento firmado.

Nota: Se requerirá una actualización siempre y cuando las políticas nacionales de protección del niño cambien de manera significativa.

23. BL: Consentimiento de PPFF Faltantes

Muestra a detalle de aquellos beneficiarios que NO subieron su Consentimiento de Padres firmado como adjunto, durante su estadía en el programa.

Lineamiento:

- El 100% de los beneficiarios registrados en el programa (0 a GAP) deben tener su Consentimiento firmado en el Connect. - Cuando el beneficiario cumple sus 18 años el compromiso debe ser actualizado y firmado por el beneficiario.

Nota: Se requerirá una actualización siempre y cuando las políticas nacionales de protección del niño cambien de manera significativa.


24. BL: CDPR Faltante

Muestra el detalle de aquellos beneficiarios que pertenecen a Patrocinio que NO tienen ningún registro de CDPR creado sea de Inicio o Transición.

Lineamiento:

Se registrará la evaluación CDPR en al menos 2 momentos:

- Al inicio: una vez que se registra en el programa y que este como Activo en Connect hasta máximo 2 meses de la fecha de registro.

- Transición: Cada vez que un beneficiario transicionará de un grupo de edad cognitiva a otra, esta evaluación será subida en el Connect hasta máximo el 10 de diciembre de cada gestión para los beneficiarios que aplique de acuerdo a la organización de grupos.


F. Proceso BL: Evento de Transferencia

Propósito: El proceso de transferir un beneficiario de una ICP a otra permite en que un beneficiario que cambia de dirección domiciliaria continúe participando del Programa y que continúe la relación establecida con su patrocinador.


1 Padre/Madre/ Cuidador

Solicita al proyecto origen la transferencia.


Carta-verbalmente-etc.

2 ICP Origen Identifica el proyecto destino más cercano al domicilio actual

Lo antes posible Google Earth- BOSystem- CC

El proyecto origen se comunica con el proyecto destino y se asegura de que exista el programa para el beneficiario.

También envía el folder (file) del beneficiario a la ICP destino.

3 ICP Destino Proporciona al proyecto origen el código de transferencia para el niño con copia al Facilitador

Lo antes posible Email

Si se aplica un tiempo de prueba para el beneficiario, éste no deberá exceder los 30 días desde la fecha de solicitud. En caso que el beneficiario retorne al proyecto origen, se le asignará el código con el que salió. En caso de no tener el dato, asignar código correlativo. En caso de necesitar procesar más de 10 transferencias coordinar con el Facilitador y SDS para ingresar la información masivamente.

4 ICP Origen Registra el evento de transferencia como "Cerrado"

Una vez que tenga el nuevo código

CC En caso de transferencias para beneficiarios de supervivencia también guardar la transferencia en "Cerrado"

5 Asociado de SDS

Aprueba la transferencia Hasta el 25 de cada mes (o anterior día hábil)

CC Toda transferencia después del 25 se procesará para el siguiente mes.


25. BL: Transferencias

Muestra el estado y el número de transferencias realizadas durante una gestión fiscal (julio a junio).

Lineamiento:

• Las transferencias entregadas a tiempo en un mes serán aprobados hasta fin del mismo mes. • Toda transferencia va para aprobación de la oficina por lo tanto la ICP verificará si existe transferencias pendientes de

aprobación o el estado en el que se encuentran.


6 ICP Destino

Actualiza la información en el Perfil del Beneficiario Ej. Nueva dirección, grupo de edad cognitiva, tipo de programa, tutor, hogar, etc.

Una vez procesada la transferencia

CC


G. Proceso BL: Evento Salida Planeada

Propósito: El evento de salida planeada permite programar la salida de un beneficiario del Programa. También permite al beneficiario expresar su agradecimiento a su patrocinador y así éste se anime a continuar apoyando a otros beneficiarios.


1 ICP Revisa el reporte de Salidas Planeadas y realiza los ajustes necesarios

Anualmente para la planificación, para revisión una vez al mes

CC

La fecha planeada de finalización puede ser en distintos meses del año. La salida de un beneficiario menor a los 15 años y que no haya concluido la currícula de Restauradores no es considerada como Salida Planeada.

Las razones de selección múltiple para justificar cambios son:

1. El beneficiario ingreso a GAP 2. Mejor estimación de la fecha 3. Corrección de datos por error 4. Corrección de la Oficina Nacional 5. Se extendió el tiempo por estudios

superiores 6. Actualización por corrección en la fecha

de nacimiento.

2 ICP Actualiza la fecha de finalización de los que corresponda

Antes de los 3 meses de la fecha de finalización

CC

La fecha de finalización de los beneficiarios debe ser siempre el 1er día del mes que corresponda. La fecha de finalización planeada no puede modificarse dentro de los 3 últimos meses.

3 CC Genera la carta de finalización Un mes antes de la fecha de finalización planeada

CC El envío de la carta al proyecto es de acuerdo al cronograma de correspondencia

4 ICP Registra el evento de Salida Planeada y lo guarda en "Enviado"

Máximo hasta el 20 del mes de la fecha de finalización planeada

CC


H. Proceso BL: Evento de Salida No Planeada

Propósito: El evento de salida no planeada permite registrar la salida de un beneficiario del Programa por una razón no esperada.


5 ICP Asegura que el beneficiario escriba la carta de agradecimiento y envía a Oficina Nacional

Dentro de los 14 días calendario una vez recibida en la región

Plantilla "F" con marbete

6 Asociado de SDS

Aprueba la salida planeada Hasta el 25 del mes (o anterior día hábil)

CC

El estatus del perfil del beneficiario cambia a "Inactivo" Toda salida después del 25 se procesará para el siguiente mes.


1 ICP Analiza los casos de potencial salida no planeada


Formulario "Registro de visita"

El proyecto debe tener un proceso interno para asegurar las salidas; con los niveles de aprobación

2 Comité de la ICP

Aprueba las salidas no planeadas Cuando sea necesario

Formulario "Registro de visita"

3 ICP Comparte la información de las salidas con el Facilitador


Centralizador, vía electrónica, etc.

Cuidando el estándar máximo 2 meses de inasistencia

4 Facilitador Retroalimenta y da su visto bueno a las salidas no planeadas al proyecto.


Centralizador, vía electrónica, etc.

En base a los acuerdos de la Red


*Aplica a beneficiarios con fondos de Supervivencia y Patrocinio.


5 ICP Registra el evento de salida no planeada como "Enviado"

Hasta el 20 del mes CC

En caso de salida no planeada de Supervivencia, el estatus es en "Aprobado" y no hacen carta, no es procesada por SDS. En caso de necesitar procesar más de 10 salidas no planeadas coordinar con el Facilitador y SDS para ingresar la información masivamente.

6 ICP Elabora la carta de salida, sea por el beneficiario o personal del proyecto

Hasta el 20 del mes Plantilla "H", sin marbete

El proyecto debe tener formatos en blanco en su stock

7 Asociado de SDS

Aprueba la salida no planeada Hasta el 25 del mes CC El estatus del perfil del beneficiario cambia a "Inactivo"

En caso que la causal de la salida No Planeada sea: Fallecimiento del Beneficiario

8 ICP

Registra el evento de salida No planeada, completando además la parte de: Reporte de Fallecimiento.

Máximo dentro de los 5 días hábiles después del fallecimiento

CC

9 ICP Elabora la carta de salida

Máximo dentro de los 5 días hábiles después del fallecimiento

Plantilla "H", sin marbete

El proyecto debe tener formatos en blanco en su stock y puede ser escrita por un familiar

10 Asociado de SDS

Procesa la salida No planeada 48 horas después de la recepción

CC El estatus del perfil del beneficiario cambia a "Inactivo"


26. BL: Salidas Planeadas

Muestra todas las graduaciones planificadas a detalle por mes y año.

Lineamiento:

• Toda salida planeada debe ser procesada considerando la fecha estimada de finalización, no debe existir vencidos. • Se considerará la edad mínima de 15 años en adelante para una graduación a partir de Julio, 2017 en adelante. • Toda graduación planificada con la edad menor a los 15 años será visible en el reporte identificado como “Por Revisar” que

No deben ser procesadas. • En caso de ajustes (para adelantar o extender las fechas) debe realizar con 3 meses de anticipación a la fecha que está

registrado en el Perfil del beneficiario.

27. BL: Salidas Patrocinio

Muestra las cantidades de Salidas Planeadas y Salidas No Planeadas que se procesaron durante una gestión fiscal (Julio- Junio) incluyendo el detalle de los beneficiarios.

Lineamiento:

• A partir de julio 2017 se verificará la edad de graduación, mínima de 15 años.


I. Proceso BL: Evento de Reinscripción

Propósito: El evento de reinscripciones permite que un beneficiario que ya no es parte del programa (porque fue cancelado previamente) pueda regresar a la ICP y sea re inscrito para seguir participando del programa y alcance los resultados esperados.


1 Cuidador Solicita la reinscripción de su hijo/a al proyecto

Cuando se presenta el caso

Carta (manuscrita u otro formato)

Solo se acepta una reinscripción en caso de Salida No planeada

2 ICP Solicita visto bueno de la reinscripción al Facilitador


Email

Adjuntando el respaldo necesario, el Facilitador verifica que la reinscripción no tiene riesgo de ser una posible salida no planeada nuevamente

3 ICP Con el visto bueno del Facilitador registra el evento de Reinscripción en el perfil del beneficiario


CC Al ingresar el evento, el perfil del beneficiario cambia de Inactivo a Borrador

4 ICP Envía la foto actualizada del beneficiario al Asociado de SDS a través de su Facilitador


Email El proyecto, debe comunicarse con el Asociado de SDS anunciando el envío y la razón a través de su Facilitador

5 ICP Actualiza el perfil del beneficiario, en estatus de "Enviado"


Añadir en "Notas" Visible para GPA:

Título: Reinstatement

Contenido: The beneficiary has returned to ICP.

6 Asociado de SDS

Procesa la foto y aprueba el perfil cambiando el estatus a "Activo"



J. Proceso BL: Evento Transición de Base Hogar a Base Centro

Propósito: El proceso de transición de Patrocinio base hogar a Patrocinio base centro permite que el beneficiario participe de un Programa en el cual asiste a la ICP. El registro de este evento permite que el perfil del beneficiario en CC refleje el tipo específico de programa en el cual se encuentra el beneficiario.

* Aplica a beneficiarios de base hogar.


1 ICP Una vez que el beneficiario cumple máximo 6 años, se registra el evento de Transición

Cuando corresponda, de acuerdo a la organización de grupos

CC

Cuidar las cantidades de su organización pedagógica; las edades pueden ser definidas internamente por la ICP. NO introducir comentarios en el formulario.

2 ICP

Crea el evento de transición de Patrocinio-casa a Patrocinio Centro, guarda en estatus de "Enviado"

Cuando corresponda, de acuerdo a la organización de grupos

CC El sistema actualiza la información de base hogar a base centro en el perfil del beneficiario luego de completar el evento


K. Proceso BL: Evento Muerte del Cuidador Base Hogar

Propósito: El registro del evento de muerte del cuidador de beneficiarios de base hogar permite contar con información detallada de un evento significativo en la vida del beneficiario puesto que la implementación de este Programa se hace con el binomio cuidador-beneficiario.

* Aplica a beneficiarios base hogar, en caso de fallecimiento de un cuidador de base Centro, debe actualizar el Hogar del Beneficiario.

28. BL: Muerte del cuidador base hogar

Muestra la fecha de fallecimiento de los cuidadores de Base Hogar que hayan registrado el evento de muerte del cuidado Base Hogar; visible de toda una gestión fiscal. (Julio-Junio)

Lineamiento:

• El registro de la muerte del cuidador debe ser reportado a más tardar 5 días después de haber sucedido el evento. • El Hogar del beneficiario debe ser actualizado y aplica solo para cuidadores de beneficiarios que son de Base Hogar.


1 ICP

Apenas se conoce del fallecimiento del cuidador primario base hogar, se registra el evento de muerte del cuidador y guarda en "Aprobado"

Máximo dentro de los 5 días hábiles después del fallecimiento.

CC El proyecto debe tener documento de respaldo de la información

2 ICP Asigna un nuevo cuidador primario en el Hogar del beneficiario

Máximo dentro de los 3 meses

CC En caso de no identificar un nuevo cuidador se procesa la Salida No Planeada del beneficiario


Proceso SBC: Carta del beneficiario

Propósito: Las cartas del beneficiario permiten fortalecer la relación entre el beneficiario y su patrocinador, son el único medio de comunicación mientras el beneficiario participe del Programa. Por lo tanto, es importante asegurar la calidad cada vez que el beneficiario la realice.


1 Asociado de SDS

Generación de la carta Cada 2 semanas CC

Para cartas recíprocas y presentación. Las cartas relacionales se generan una vez al mes en base al cronograma. Ningún beneficiario recibirá en menos de 60 días 2 cartas. A partir de Junio 2017.

2 Asociado de SDS

Impresión de encabezado de formularios de cartas

Cada 2 semanas CC La impresión se realiza 3 días antes del envío de los formularios a región de acuerdo al cronograma

3 Asociado de SDS

Generación de HCI del CC para cargar al BOSystem

Cada 2 semanas CC El HCI incluye el código de comunicación que le corresponde escribir al beneficiario.

4 Asociado de SDS

Envío a las regiones Según cronograma Courrier Cronograma está establecido por grupos. E=Fecha de envío. D=Devolución de correspondencia.

5 Enlace Distribución de los paquetes de cartas

Según cronograma Las fechas del cronograma no incluyen los días de envío a las regiones y devolución a la oficina.



6 ICP Realización de cartas 14 días ICP Realización en el formato correspondiente

En el caso de programadas la ICP tiene 16 días para realizar la carta desde que llega al enlace. Para el resto de las cartas tenemos 14 días desde que llega al enlace. Siguen válidos todos los íconos de cartas y el contenido de cada uno.

Los beneficiarios que no hubieran recibido el regalo en especie no están obligados a agradecer por aquello que no recibieron. Cartas con el mismo código de comunicación (verificar en CC) no requieren ser enviadas a oficina nuevamente. En caso de utilizar las cartas adicionales por alguna razón/accidente, en la sección del marbete con lápiz deben registro: 1. Código del niño 2. Código de comunicación 3. Nombre del niño

7 ICP Reporta incidentes presentados en el proyecto al contacto de Soporte para la ICP

Cuando se presente el caso

Teléfono, email, skype

Pueden ser incoherencias de la impresión del marbete, tipo de carta, cartas dañadas, etc.

8 Contacto de Soporte para ICP

Responde a los incidentes 2 días hábiles Teléfono, email, skype

Es necesario que se pueda dar opciones de solución al incidente cuanto antes para no atrasar la carta



9 ICP Devuelve el paquete de cartas De acuerdo al cronograma de correspondencia

Courrier

El HCI (Hoja de Control Individual) no requiere impresión, pero debe ser completado en el BOSystem.

La organización del paquete de cartas es el mismo que aparece en el HCI. Las fotografías y todo adjunto deben ser en papel tamaño A4, cuidando la calidad de impresión. Las cartas que no han sido impresas pero aparecen en el HCI de la ICP deben ser realizadas en formularios sin impresión de marbetes y enviarlas a la oficina. Los formularios dañados se reemplazan por formularios con el mismo código del paquete recibido. El espacio de dibujo en beneficiarios mayores a 9 años es opcional.



10 Asociado de SDS

Escanea las cartas para traducción 7 días máximo CC Las cartas escaneadas se cargan a CC

11 Traductor Traduce las cartas 7 días máximo Translator Portal

12 Traductor Identifica incidentes Dentro de los 7 días como máximo

CC

En cualquier caso de incumplimiento a políticas: pedir dinero, regalos, favores especiales, mencionar temas políticos, dirección, identificación de redes sociales, mencionados en el PFM, se solicitará a la ICP que vuelva a enviar otra carta en un nuevo formulario. Se recomienda: 1. Que el nombre del patrocinador/ corresponsal sea el mismo que está en el marbete. 2. No copiar el sexo del patrocinador del marbete (female, male unknow) 3. Que la firma sea la misma que está en el marbete. 4. Que la escritura sea legible y de redacción coherente. 5. Que los jóvenes de PreGAP y GAP escriban con bolígrafo azul o negro. 6. Que no usen bolígrafos que se borren.

13 Asociado de SDS

Envía las cartas observadas a la iglesia a través del Enlace

Una vez identificado Enlace



14 ICP Reemplaza las cartas con observaciones

5 días hábiles Courrier

Responde a observaciones que el traductor tuvo durante el proceso de traducción como que el contenido de la carta contenga solicitud de favores especiales, temas políticos, etc. y se haya solicitado la escritura de una nueva carta. La carta sigue el proceso de traducción y publicación al patrocinador correspondiente.

15 Asociado de SDS

Prepara y verifica que las cartas estén publicadas

2 días hábiles luego de la traducción

CC

16 ICP Verifica la publicación de las cartas para los patrocinadores

45 días, después del envío

CC


Proceso SBC: Carta del Patrocinador

Propósito: Las cartas del patrocinador permiten fortalecer la relación entre el beneficiario y su patrocinador, son el único medio de comunicación mientras el beneficiario participe del Programa.


1 CC Genera las cartas del patrocinador disponible para traducción de acuerdo a prioridad

CC Diariamente Del status Color Ready to print

2 Traductor Traduce la carta digital Translator Portal Diariamente

En el caso de cartas con adjuntos no escaneables, por ejemplo stickers, la recepción será en aproximados dos meses a la oficina. A partir de Junio no llegara cartas sin traducción. En caso de que el patrocinador mencione montos de regalo específicos, estos no serán traducidos.

3 Asociado SDS Imprime las cartas digitales traducidas

CC Cada 2 semanas De acuerdo al cronograma de correspondencia.

4 Asociado SDS Genera los formulario de cartas para el beneficiario

CC Cada 2 semanas

De acuerdo al cronograma de correspondencia, a partir de esta actividad inicia el proceso de carta del beneficiario.


Proceso: Regalos

Propósito: La recepción de un regalo en efectivo permite que el beneficiario que el beneficiario pueda cubrir distintas necesidades propias o de su familia con un fondo enviado de parte de su patrocinador, además de darle la oportunidad de agradecer y mencionar su beneficio.


1 GMC Crea un Gift record con la información de tipo de regalo, monto y fecha de creación

Cada que un patrocinador da un regalo

CC El registro es visible en el Compassion Connect, no requiere ninguna acción por parte de la ICP

2 GMC Habilita a SDS la opción de impresión de la carta regalo

En fecha de creación del Gift record CC

3 Asociado de SDS Imprime y envía la carta de regalo

De acuerdo a cronograma de correspondencia

CC

4 ICP Recibe y retiene la carta hasta recibir los fondos de regalos en planillas

De acuerdo al cronograma de correspondencia

Currier Solamente en casos de Mi3 se solicitará a la ICP que envíe la carta previo a la recepción del regalo en efectivo

5 ICP

Entrega el regalo de acuerdo a planilla de regalos del mes y realiza la carta de agradecimiento por el regalo recibido

Después de recibir el regalo en planillas

Recibo de entrega y carta de regalo

El comprobante contable será el recibo de entrega.

Para cartas con montos mayores a Bs.400 se debe adjuntar foto impresa en hoja A4.

6 ICP

Actualiza en CC el estado del regalo a "Enviado" utilizando el mismo código de regalo de planilla de regalos

Una vez entregado el regalo CC



7 Asociado de SDS

Recepciona y envía la carta de regalo a GMC

De acuerdo al cronograma

CC

8 ICP

En caso de no entregarse el regalo, cambia el estado del regalo a "No se puede Enviar" en CC y selecciona la razón por la cual no se puede realizar la entrega

Después de recibir la planilla del mes

CC

GMC procesa la reversión del regalo automáticamente después de que la ICP cambie el status del código del regalo a "No se puede Enviar" descontando ese monto de los fondos de la ICP en el siguiente mes. Las razones por las cuales un regalo no se puede entregar son: proyecto en cierre o que el beneficiario fue cancelado.


Proceso PM: Actualización al Perfil de la ICP

Propósito: La información que se detalla en el perfil de la ICP debe ser un reflejo exacto y completo de la iglesia y su entorno. Toda la información descriptiva ayuda a que los Socios Globales y GMC entiendan mejor el programa, conozcan mejor a la ICP y tengan un claro entendimiento del contexto y de la comunidad en que se encuentran los beneficiarios.


1 SME de PM

Comunica a los Supervisores de facilitación y a los facilitadores la fecha de actualización del perfil de la ICP

Cada 18 meses Agenda de campo

La ICP puede actualizar campos específicos cuando sea que existan cambios sin tocar la fecha de última actualización. Nota: En caso de que la ICP tenga avanzada es necesario que el facilitador registre la dirección alternativa (nueva dirección) en el perfil de la Iglesia Madre

2 Facilitador Comunica a las ICP’s de su red, el tiempo de la actualización

Cada 18 meses Agenda de campo

Se sugiere oficializar las actualizaciones en marzo (agenda) y agosto (frecuencia de 18 meses)

3 Facilitador - ICP

Revisa toda la información existente en el perfil de la ICP y actualiza todos los datos que hayan sufrido cambios. La fecha de última actualización de la ICP debe ser también cambiada.

Cada 18 meses CC

Revisar los criterios de llenado de Perfil de ICP para saber cuáles campos debe actualizar la ICP y cuáles el facilitador (hay varios datos que el PF debe validar, por ej. el Porcentaje de la tasa de desempleo distinto en el mismo cluster).

4 Facilitador - ICP

En caso de que la Iglesia haya cambiado la fachada, debe subir una nueva foto en la sección Contenidos.

Cada 18 meses CC

5 SME de PM Traduce los campos abiertos que hayan sido actualizados

Máximo 30 días después de la actualización del perfil

CC


Campos para actualizar en el perfil de la ICP

No. Campos Facilitador ICP 1 Nombre de la cuenta X 2 Nombre del CDI X 3 Fecha de la última revisión X 4 Teléfono X 5 Involucramiento adicional X 6 ICP disponible para las visitas X 7 Capacidad para Supervivencia X 8 Capacidad para patrocinio basado en casa X 9 Capacidad Patrocinio basado en el Centro X

10 Calle X 11 Ciudad X 12 Estado o Provincia X 13 Ubicación GPS de la Iglesia X 14 Cluster X 15 Estado legal de la Iglesia X 16 Denominación X 17 Afiliación de denominación internacional X 18 Ministerios de la iglesia X 19 Número de miembros activos en la iglesia X 20 Asistencia infantil semanal X 21 Programas implementados X 22 Recursos externos disponibles X 23 Estilo de liderazgo de la iglesia X 24 Declaración de la visión X 25 Declaración de la misión X 26 Superficie total de Iglesia (m2) X 27 Propiedad del edificio de la iglesia X 28 Área del lote de iglesia (m2) X 29 Propiedad del lote de la Iglesia X 30 Instalaciones de la Iglesia X 31 Computadoras disponibles personal X 32 Computadoras disponibles beneficiarios X 33 Número de salones X 34 Número de letrinas/baños X 35 ¿Tiene la iglesia acceso a internet? X 36 ¿Tiene la iglesia acceso a internet móvil? X 37 Calidad de acceso a internet en sitio X 38 Servicios disponibles de la Iglesia X 39 Energía eléctrica X 40 Actividades espirituales (0-5) X 41 Actividades espirituales (6-11) X


42 Actividades espirituales (+12) X

43 Actividades cognitivas (0-5) X

44 Actividades cognitivas (6-11) X

45 Actividades cognitivas (+12) X

46 Actividades físicas (0-5) X

47 Actividades físicas (6-11) X

48 Actividades físicas (+12) X

49 Actividades socio-emocionales (0-5) X

50 Actividades socio-emocionales (6-11) X

51 Actividades socio-emocionales (+12) X 52 Actividades del proyecto para padres/fam X 53 Población X 54 Ocupación principal adultos en la comunidad X 55 Promedio de ingreso familiar mensual X 56 Cifra de desempleo X 57 Costos anuales de la escuela primaria X

58 Costos anuales de la escuela secundaria X

59 Costo escolar anual cubierto por la ICP X

60 Modo transporte a aeropuerto int cercano X

61 Tiempo de viaje a centro médico cercano X

62 Bancos disponibles X

63 Techo típico en la casa X

64 Muro típico de la casa X

65 Piso típico en la casa X

66 Temperatura promedio mes más frío X

67 Mes de temperatura más fría X

68 Temperatura promedio más caliente X

69 Mes de temperatura más caliente X

70 Temporada de lluvia X

71 Temporada de siembra X

72 Estaciones de cosecha X

73 Tiempos de hambre X


74 Descripción cultural X

75 Descripción económica X

76 Contexto y necesidades de salud X

77 Descripción de educación X

78 Descripción espiritual X

79 Descripción social X

80 Dieta primaria X

81 Fecha de último acuerdo de sociedad X

82 Fecha de renovación del acuerdo X

83 Contactos X

84 Nueva dirección (para avanzadas de la ICP) X


29. PM: Actualización Perfil ICP

Muestra el número y detalle de Iglesias de quienes se ha realizado su actualización de su Perfil de acuerdo a fechas límites acordadas en agenda de programas.

Lineamiento:

• Todo perfil de la ICP debe ser actualizado en no más de 18 meses desde su última fecha de actualización. • Tenemos tiempos límites establecidos de acuerdo a agenda de programas. Ejemplo: Para esta gestión la fecha límite de

actualización del 100% de Perfiles de ICP será hasta el 30 de junio, 2017.

30. PM: Detalle Información ICP

Muestra el detalle de al menos 15 campos relevantes que deben ser revisados al momento de una actualización.

Lineamiento:

El facilitador verifica calidad de la información verificando información junto a las ICPs de su Red.


Proceso PM: Facilitation Workplan

Propósito: El Facilitation Workplan consiste en una lista de actividades y tareas intencionales que son creadas para facilitar la colaboración, apoyo y rendición de cuentas mutua entre el facilitador y la ICP.


1 Supervisor de Facilitación

Coordina con su equipo la realización del FWP

Según agenda de campo

Agenda de campo

Se realiza una vez por año hasta diciembre de cada año

2 Facilitador

Recopila los insumos para la elaboración del FWP: 1. PMAT 2. Plan del Socio 3. Resultados de auditoría 4. Indicadores del programa: CDPR, salidas, asistencia, y otros 5. Objetivos de la red 6. Otros

Diciembre El FWP se creará anualmente por cada ICP y no por actividad

3 Facilitador Crea el FWP al menos con 5 objetivos y máximo 10 en el CC

31 de enero CC Se añadirán 5 actividades intencionales que un Facilitador de Sociedad ejecutará con cada Iglesia Socia

4 Facilitador Socializa con la ICP e implementa el plan

Después del 31 de enero

Reunión y CC Se introduce el Informe de Visita como adjunto en CC

5 Facilitador Registra el cumplimiento de cada actividad y cambia el status del Plan a "Completado"

De acuerdo a cronograma del plan

CC

6 Supervisor de Facilitación

Verifica el cumplimiento del plan

Al menos una vez al año en la gestión. Máximo hasta el 31 de diciembre.

Reporte CC


31. PM: Tareas FWP

Muestra el detalle de todas las tareas creadas por cada Actividad para cada ICP; considerando la fecha límite de cumplimiento de la tarea establecido por el usuario.

Lineamiento:

Se crean mínimamente 5 actividades por ICP, realizar seguimiento a las tareas y actualizar cuando sea completada cada tarea.

32. PM: Adjuntos al FWP

Muestra los adjuntos subidos dentro del Facilitation Work Plan creado para una gestión.

Lineamiento:

El Facilitador subirá como adjunto el informe de Visita de Facilitación del mes que se visitó a la ICP, de acuerdo a lo acordado en la agenda trimestral de Marzo.


Proceso: Mi3 (Asuntos, incidentes y solicitudes)

Propósito: El proceso de Mi3 permite que el patrocinador pueda solicitar mayor información con respecto a una situación o estado del beneficiario en base a la información recibida a través de las cartas, visita, o actualización de información del beneficiario.


1 GP Busca información Cuando requiere CC El Mi3 queda abierto no más de 45 días

2 SDS Envía un reporte mensual centralizado de los Mi3 Abiertos a los PFS

Dentro la primera semana del mes

Email

3 SDS Llama al proyecto para solicitar una respuesta

Dentro de los 10 días luego de recibir la asignación

Llamada Supervisor de SDS asigna a un Asociado un Mi3 de acuerdo al área, en no más de 24 horas

4 Supervisor de SDS

Responde el Mi3 y cambia el estado a "Cerrado"

Dentro de los 20 días que se creo el Mi3

CC


Estándares sobre la calidad de las Fotografías

• Inutilizables • Tomando mejores fotos • Consejos


2.2 Fotos del beneficiario 3. Se guardará la dignidad del beneficiario en todo tiempo durante el proceso de toma de fotos. Por ejemplo, no tome una foto del beneficiario si sus pantalones están mojados o su ropa no es modesta (transparencias, ropa reveladora) o tiene palabras o dibujos ofensivos.

A. La dignidad de la niña es disminuida (visiblemente triste).

B. La dignidad del niño es disminuida (visiblemente triste).

C. La dignidad de la niña es disminuida (visiblemente triste).

D. La dignidad del niño es disminuida (visiblemente triste) y mojó sus pantalones.



A. La blusa de la menor es transparente. B. El vestido de la niña es revelador. C. La blusa de la menor es transparente. D. La blusa de la menor es reveladora.



A. La polera del menor tiene una palabra ofensiva (bitch).

B. La polera del menor tiene una imagen ofensiva (arma).

C. La polera de la menor tiene una palabra ofensiva (el logo de Playboy “conejo”).

D. La polera de la menor tiene una palabra ofensiva (sexy).


2.2 Fotos del beneficiario 4. Las fotos de los beneficiarios se tomarán en formato de retrato (vertical). El beneficiario estará parado en la fotografía, a menos que una pose de sentado sea más apropiada debido a la edad del beneficiario, limitaciones físicas, etc.

A. El menor no está centrado en el marco. B. La menor no está centrada, parece estar en un ángulo.

C. El menor no está centrado (mirando hacia abajo a la cámara).

D. El niño no está centrado (mirando arriba a la cámara).


2.2 Fotos del beneficiario 5. El beneficiario estará en el centro del marco de la imagen (sin la tabla de números visible). Todo el cuerpo del beneficiario aparecerá en la imagen y ocupará el 70-90 por ciento del espacio de la imagen en vertical.

A. La cabeza de la menor está cortada fuera del marco.

B. El niño está muy lejos y la placa de número no puede ser cortado.

C. El número no se puede cortar del marco. D. La fecha no se puede recortar del marco.


2.2 Fotos del beneficiario 6. El beneficiario será el punto focal de la imagen y no posará con ninguna otra persona a menos que sea absolutamente necesario que un adulto cargue a un beneficiario muy pequeño en el lugar. Se registrará la identidad de la persona (preferiblemente padre, cuidador o voluntario del proyecto) en la sección Notas del perfil del beneficiario. El adulto aparecerá por completo en la imagen.

A. Hay muchas personas en la foto. B. El adulto no aparece completamente en la foto.

C. La persona sosteniendo al niño no es un adulto.

D. El adulto no aparece por complete en la foto.


2.2 Fotos del beneficiario 7. Los ojos del beneficiario estarán abiertos y su rostro mirando a la cámara. La foto será de una calidad que garantice que los ojos y rasgos faciales del beneficiario sean distinguibles.

A. La cabeza de la menor no mira a la cámara. B. Los ojos del menor están cerrados. C. La cabeza de la menor no mira la cámara. D. Los ojos de la niña no pueden ser vistos con

los lentes de sol.


2.2 Fotos del beneficiario 8. La foto será utilizable si está apropiadamente enfocada y nítida, con suficiente luz (no pixelada ni demasiado brillante u oscura) para ver claramente los rasgos del rostro del beneficiario. Se usará flash en todas las fotos, incluso en luz del sol directa o en un lugar con sombra (como debajo de un árbol) para asegurar que el rostro pueda verse claramente.

A. La foto es demasiado oscura. B. La foto es demasiado brillante. C. La foto es demasiado borrosa. D. La foto es demasiado pixelada.


2.2 Fotos del beneficiario 9. Se tomará la foto en un ambiente natural (siempre que sea posible) que represente el carácter de la comunidad en la cual se encuentra el proyecto. El fondo de la foto realzará la imagen y ayudará a comprender mejor el contexto pero no será motivo de distracción. No se colocará a los beneficiarios contra una pared en blanco para la foto.

A. Hay niños yendo al baño en el fondo. B. Hay un poster de cerveza en el fondo. C. Hay una imagen reveladora en el fondo. D. El perro está distrayendo la imagen.


2.2 Fotos del beneficiario 10. El contenido de la foto no será alterado.

A. La imagen ha sido estirada. B. La falda y las medias fueron digitalmente alteradas.

C. La polera del menor fue digitalmente alterada.

D. La imagen ha sido estirada.


2.2 Fotos del beneficiario 12. El número del beneficiario no estará escrito o adjuntado al beneficiario en la foto.

A. El número de la menor fue escrito en los pantalones.

B. El número del niño fue escrito en la polera.

C. El número del niño fue escrito en la chompa.


Tomando mejores fotos…

Todo el mundo reconoce una buena foto cuando ve una, pero tomar buenas fotos es más difícil de lo que parece. Los fotógrafos lidian con la lluvia, el calor, el sol, la sombra, el control de la multitud, los niños tímidos, los niños asustados, los niños que andan por la calle, etc., para capturar un momento en la vida de un niño. Las siguientes son algunas técnicas simples que se pueden utilizar para aumentar las posibilidades de tomar una gran foto. Todas las fotos de esta sección son utilizables, pero las que se describen como "mejor" son más atractivas.



La niña en la foto A está de pie firme y se ve muy rígida. La niña en la foto B tiene una actitud más relajada y natural, que es más atractiva. El niño en la foto C tiene su cabeza un poco volcada a un lado. Debe asegurarse de que el niño mire directamente al frente y está mirando a la cámara (D).



Las fotos A y C llenan todos los requisitos, pero podrían mejorarse tomándolas desde un ángulo contrario a uno directamente contra la pared. Este ángulo muestra un fondo más interesante en las fotos B y D.



Tomar fotos a la sombra ayudará a prevenir ojos entrecerrados, pero puede ser difícil para la cámara determinar la exposición correcta (A). Siempre use un flash para asegurar la exposición correcta del rostro del niño (B). Tomar una foto en el interior puede ser necesario si el clima es malo (C). Si es necesario, el fotógrafo debe situar al niño de manera que muestre el templo o el aula alrededor (D).


¿Qué hace que un Patrocinador escoja una foto?

1. POSTURA A los patrocinadores les gusta ver a los niños en una postura más relajada que firmes de pie. Quieren ver la personalidad del niño, como las manos en las caderas, etc.

2. EXPRESIÓN A los patrocinadores les gusta ver a los niños sonreír. Les gustan las imágenes donde la expresión del niño es gentil y calmada, no enojada o triste. También, asegúrese de que el niño no está demasiado lejos; el patrocinador quiere ver su rostro.

3. FONDO A los patrocinadores les gusta ver la villa, el campo, o proyecto en donde el niño vive. Algunas veces, la imagen es la única idea que obtendrán de donde vive el niño.

CONSEJOS 1. Asegúrese de que el niño esté en una postura relajada. No forcé al niño a pararse de una

forma en particular. 2. Cada niño tiene una personalidad diferente, así que permita al niño expresar ello en una

foto. Ayuda si el niño está sonriendo. 3. Asegúrese de que el niño no esté frente a una pared lisa. Un fondo que muestra un poco

de donde viven o de dónde está el centro hace que la foto sea única.


REPORTES Introducción

El propósito de los reportes es acompañar el seguimiento a los estándares, lineamientos y procesos; para esta primera etapa se prepararon aquellos reportes más relevantes para ir garantizando la calidad de la información en los procesos BL (Ciclo de vida del Beneficiario) y PM (Administración de la Sociedad).

Existen algunos reportes que por el tipo de versión que tiene el Compassion Connect para las ICP’s no podrán estar disponibles.

Tenemos 3 carpetas de Reportes:

1. BOLIVIA CMT: Carpeta disponible para personal de Compassion; ahí se encontrará todo

reporte oficial, no debe guardarse cambios personalizados por un usuario de la oficina.

2. BOLIVIA REPORTES: Carpeta disponible para personal de Compassion; abierta para que los

usuarios puedan compartir o guardar temporalmente aquellos reportes No oficiales pero

creados de manera personal en respuesta a alguna necesidad identificada.

3. BOLIVIA ICP REPORTS: Carpeta disponible para personal de Compassion y usuarios de las

ICPs; ahí se encuentran los reportes oficiales; NO pueden ser Alterados, es decir, cualquier

usuario que desea realizar cambios o ajustes deberá ser guardado en sus Carpetas

personales.

4. MIS REPORTES PERSONALIZADOS: Carpeta disponible para todo usuario que tiene acceso

a Compassion Connect; en esta carpeta de manera individual y única el usuario podrá crear

reportes de uso personal que no es visible de un usuario a otro.

33. BL: Asistencia - ICP

Muestra el % de asistencia obtenido durante el mes por grupo de edad cognitiva y tutor para todos los beneficiarios Base Centro.

Lineamiento:

• La ICP debe actualizar el registro de asistencia hasta máximo el 10 del siguiente mes de todos sus grupos.

• Se espera que la creación de grupos deben ser estable; sin embargo en caso de cambios optar por las siguientes opciones:

o Generar nuevamente las listas de los meses afectados para evitar la duplicidad de datos en el Connect.

o Generar listas de asistencia mensual en el Connect.


34. BL: Asistencia PF

Muestra un resumen del % de asistencia por Proyecto y grupo de edad cognitiva del cluster del Facilitador para todos los beneficiarios que son parte de Base Centro.

Lineamiento:

% por debajo del 80% deben ser revisados.

35. BL: Beneficiarios sin registro a una Clase

Muestra a detalle aquellos beneficiarios que son de Base Centro que NO están registrados en NINGUNA clase.

Lineamiento:

Todo beneficiario debe ser parte de alguna clase para realizar el seguimiento a la asistencia.

Nota: Coyunturalmente beneficiarios entre las edades de 3-5 años que aún continúan con el Tipo de programa Base Centro pero se los atiende en Base Hogar, podrán estar sin registro a una clase; hasta que sea abierto la posibilidad de cambio de Base Centro a Base Hogar.

36. BL: Seguimiento inasistencia

Muestra el detalle de los beneficiarios Base Centro; quienes tienen inasistencia por más de 14 días “Requieren Visita” y aquellos que faltaron por más de 60 días “Revisar Salida”.

Lineamiento:

- “Para revisar”: Un beneficiario en la lista de inasistencia mayor a los 14 días debe recibir una visita, llamada de parte del tutor.

- “Revisar Salida”: Un beneficiario en la lista de inasistencia mayor a los 61 días debe evaluar y procesar su salida (cancelación).


Cuadro resumen de Reportes

No Nombre del Reporte

Ubicación-Reporte

Público: Oficina- ICP ICP’s público Frecuencia de Uso

1 BL: Inscripciones Patrocinio

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Personal de Oficina Usuarios ICP’s ICP’s que reciben NBR’s

-Cuando se tengan NBR’s asignados y cuando se tengan estados observados

2 BL: Inscripciones criterio 80-20 Start Early

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Personal de Oficina Usuarios ICP’s ICP’s que reciben NBR’s -Cuando se tengan NBR’s

asignados.

3 BL: Inscripciones NBR x ICP

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Personal de Oficina Usuarios ICP’s ICP’s que reciben NBR’s -Cuando se tengan NBR’s

asignados.

4 BL: Inscripciones NBR X PF

Bolivia ICP-Reports Personal de Oficina ICP’s que reciben NBR’s -Cuando se tengan NBR’s

asignados.

5

BL: Detalle Base Hogar Y Transiciones por Realizar

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Personal de Oficina Usuarios ICP’s

ICP’s que tienen Supervivencia+Base Hogar ICP’s que tiene solo Base Hogar

-Mensual

6 BL: Transiciones Realizadas

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-Mensual

7 BL: Borrador- Activos- Salidas Supervivencia

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Personal de Oficina Usuarios ICP’s ICPS que tienen Supervivencia -Mensual

8 BL: Monitoreo Crecimiento 0-2 Bolivia CMT Personal de Oficina


-Mensual



Ubicación-Reporte


9 BL: Monitoreo Crecimiento 0-2 Faltante

Bolivia CMT Personal de Oficina ICP’s que tienen Supervivencia+Base Hogar ICP’s que tiene solo Base Hogar

-Mensual

10 BL: Nacimientos del Trimestre SUP

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11 BL: Nacimientos Esperados SUP

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12 BL: Información del Nacimiento SUP

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13 BL: Profesión de Fe Cuidador Base Hogar

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-Mensual, cuando se una cuidadora haga su profesión de fe

14 BL: Lesiones y Enfermedades

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Personal de Oficina Usuarios ICP’s 100% de ICP’s

- Cuando se concluya la revisión médica y - Cuando haya un incidente: lesión o enfermedad

15 BL: Biblias Bolivia ICP-Reports

Personal de Oficina Usuarios ICP’s 100% de ICP’s -Cada vez que hay una entrega de

biblias a un beneficiario.

16 BL: Evaluación Salud Base Centro (Peso y Talla)

Bolivia CMT Personal de Oficina 100% de ICP’s -Cuando se concluya la revisión médica para extraer la información de Peso y Talla


Ubicación-Reporte



17

BL: Evaluación Salud Base Centro (Peso-Talla) Faltante

Bolivia CMT Personal de Oficina 100% de ICP’s -Cuando se concluya la revisión médica

18 BL: Profesión de Fe Beneficiario Patrocinio

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-Mensual, cuando se un beneficiario patrocinio haga su profesión de fe

19 BL: Beneficiarios HVC

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Personal de Oficina Usuarios ICP’s ICP’s que solicitan fondos HVC -Cada vez que tengan casos HVC o

dejan de ser beneficiarios HVC.

20 BL: Plan de Vida Bolivia CMT Personal de Oficina 100% de ICP’s con beneficiarios mayores a los 12 años.

-Anual, hasta máximo el 30 de noviembre.

21 BL: Plan de Vida Faltantes Bolivia CMT Personal de Oficina 100% de ICP’s con beneficiarios

mayores a los 12 años. -Anual, hasta máximo el 30 de noviembre.

22 BL: Consentimiento de PPFF

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Personal de Oficina Usuarios ICP’s 100% de ICP’s - Cuando tengan nuevas

inscripciones o tengan faltantes.

23 BL: Consentimiento de PPFF Faltantes

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Personal de Oficina Usuarios ICP’s 100% de ICP’s - Cuando tengan nuevas

inscripciones o tengan faltantes.

24 BL: CDPR Faltante Bolivia ICP-Reports


- Anual, cada vez que hay nuevos inscritos y cuando se haya transiciones de grupos de edad.


Ubicación-Reporte



25 BL: Transferencias Bolivia ICP-Reports

Personal de Oficina Usuarios ICP’s 100% de ICP’s - Mensual, siempre que tengan

transferencias

26 BL: Salidas Planeadas- Graduaciones

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salidas planeadas- graduaciones

27 BL: Salidas Patrocinio

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salidas patrocinio

28 BL: Muerte del Cuidador Base Hogar

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- Mensual, siempre que tengan muerte del cuidador base hogar

29 BL: Asistencia - ICP Bolivia ICP-Reports

Personal de Oficina Usuarios ICP’s 100% de ICP’s - Mensual

30 BL: Asistencia PF Bolivia ICP-Reports

Personal de Oficina Usuarios ICP’s 100% de ICP’s - Mensual

31 BL: Beneficiarios sin Registro a una Clase

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100% de ICP’s - Mensual, siempre que tengan beneficiarios sin registro a una clase

32 BL: Seguimiento Inasistencia

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100% de ICP’s - Mensual, siempre que tengan beneficiarios con inasistencia

33 PM: Actualización Perfil ICP

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100% de ICP’s

- Cada 18 meses; de acuerdo a agenda.

34 PM: Detalle Información ICP

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100% de ICP’s - Mínimamente cada 18 meses; cada vez que haya cambios significativos.


Resumen de status de eventos o perfiles

A continuación un listado de los status en los que se debe guardar el perfil o eventos del beneficiario al terminar de completarlos.

No. Nombre del evento o perfil Status 1 Registro a Patrocinio Enviado

2 Registro a Supervivencia Aprobado

3 Transición de Supervivencia a Patrocinio base hogar Aprobado

4 Transición de base hogar a base centro Enviado

5 Transferencia Cerrado

6 Salida planeada Enviado

7 Salida NO planeada Enviado

8 Reinscripción Guardar

9 Perfil de un beneficiario reinscrito Enviado

10 Salida de beneficiario Supervivencia Aprobado

11 Salida por muerte del cuidador base hogar Aprobado


Ubicación-Reporte


35 PM: Tareas FWP Bolivia ICP-Reports


100% de ICP’s - De acuerdo a fechas límites para cada tarea.

36 PM: Adjuntos al FWP

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100% de ICP’s - Mensual

(Incluye lineamientos y reportes) · 2017. 6. 7. · 2da. Versión - Mayo, 2017 6 Reportes de Apoyo...

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