Indicadores de Desempeño en el Sector Público
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Indicadores de Desempeño en el Sector Público
Curso Planificación Estratégica y Construcción de
IndicadoresMontevideo-UruguayMinisterio de Relaciones Exteriores4-6 de Diciembre 2006
Marianela ArmijoConsultoraÁrea de Políticas Presupuestarias y Gestión Pública ILPES/[email protected]
INDICADORES DE DESEMPEÑO
OBJETIVOS DE LA EVALUACION DE GESTION
PASOS BASICOS PARA LA CONSTRUCCION DE INDICADORES
INTERPRETACION DE LOS RESULTADOS
DIFICULTADES EN LA CONSTRUCCION DE INDICADORES
OBJETIVOS USO INDICADORES
Induce mejoras en Información Fundamenta la discusión de Resultados Posibilita la Evaluación Apoya el proceso de Formulación de
Políticas Facilita el establecimiento de
Compromisos de Resultado
INDICADORES DE DESEMPEÑO:CONCEPTOS
INDICADOR COMO HERRAMIENTA QUE ENTREGA INFORMACION CUANTITATIVA RESPECTO DEL LOGRO O RESULTADO EN LA ENTREGA DE PRODUCTOS (BIENES O SERVICIOS) GENERADOS POR LA INSTITUCION, CUBRIENDO ASPECTOS CUANTITATIVOS O CUALITATIVOS.
INDICADORES DE DESEMPEÑO INCORPORADOS EN EL PRESUPUESTO INCLUYEN UNA META A CONSEGUIR EN ALGUN
AMBITO DEL DESEMPEÑO: EFICIENCIA, EFICACIA, CALIDAD, ECONOMIA
EVALUACION DE LA GESTION
FOCO DE LA EVALUACION
MEDICION DEL DESEMPEÑO LOGRADO POR LAS INSTITUCIONES
ELABORACION DE MEDIDAS DE DESEMPEÑO
PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION
INSUMOS
PROCESOS
PRODUCTOS
RESULTADOS
INDICADORES DE DESEMPEÑO (*)
EFICACIA
EFICIENCIA
ECONOMÍA
CALIDAD
PROCESO PRODUCTO RESULTADO
DI
MENSIONES
AMBITOS DE CONTROL
(*) Indicadores de Desempeño. www.dipres.cl
PROCESO
PRODUCTO – (OUTPUT)
RESULTADO FINAL O
IMPACTO(OUTCOME)
INSUMO (INPUTS)INSUMO (INPUTS)
¿Con qué rapidez lo estamos haciendo? ¿Cuanto nos cuesta?
¿ Cuántas unidades de productos y servicios estamos generando?
¿Cuántos recursos invertimos, cuanto personal trabajó en el proceso?
¿Cómo están cambiando las condiciones que estamos interviniendo?
$$ de la campaña
-diseño y pruebas de los avisos -producción de los avisos -compra del tiempo de aviso comercial
- avisos realizándose en la Televisión
Resultados
Inmediatos
Finales
- la gente ve los avisos - las actitudes de la gente se ven afectadas -el comportamiento se ve afectado -menor incidencia de enfermedades relacionadas con el tabaquismo
Intermedios
Procesos (Actividades)
Insumos (Inputs)
Productos
Metas
Calidad
Economia
IDENTIFICAR LAS AREAS DE MEDICION DE DESEMPEÑO
EFICACIA
EFICIENCIAECONOMIACALIDAD
EFICACIA:
Mide el grado de cumplimiento de los objetivos y metas establecidos, a través de los productos o resultados obtenidos, sin referencia al costo de consecución de los mismos
CONCEPTOS
EFICACIA
RESULTADO (% RESULTADO LOGRADO EXITOSAMENTE RESPECTO REALIZADO-SOLICITADO)
FOCALIZACION (LOGRADO RESPECTO DEL UNIVERSO)
COBERTURA ( LOGRADO RESPECTO DE LA DEMANDA POSIBLE)
IMPACTO (LOGRADO RESPECTO DEL PROBLEMA QUE SE QUIERE ATACAR)
EFICACIA (Cobertura)/Producto
Area de cultivo incluida en el
Programa
Area Total del
Programa de Cultivo
Dirección General de Servicios Agrícolas . Uruguay
Controles de emisiones de
Buses Interurbanos Total de Buses Inter urbanos
Subsecretaria de Transportes Chile
Reclusos con actividad industrial Total de reclusos
Dirección Nacional de Cárceles Uruguay
PORCENTAJE DE AREA DE CULTIVO INCLUIDA EN EL PROGRAMA
COBERTURA DE CONTROL DE EMISIONES DE LOS BUSES INTERURBANOS
PORCENTAJE DE RECLUSOS INCLUIDOS EN PROGRAMA DE ACTIVIDAD INDUSTRIAL
EFICACIA
EFICACIA – Impacto
% de incremento de recaudación tributaria asociado a la acción del Servicio de Impuestos Internos SERVICIO DE IMPUESTOS INTERNOS.CHILE % de colocación de empleo juvenil . PROGRAMA DE CAPACITACIÓN DE JÓVENES. MINISTERIO DEL TRABAJO Accidentes laborales marítimos por 100.000 trabajadores marítimos U.S.Coast Guard.
EFICACIAPRODUCTO
EFICACIARESULTADO INTERMEDIO
EFICACIARESULTADO
FINAL O IMPACTO
Porcentaje de reclusos participando en el programa de reinserción/Total población reclusa potencialmente beneficiaria del Programa
Tasa anual de variación de reclusos con contrato de trabajo
Talleres de capacitación realizados/Talleres de capacitación programados
Participantes que consiguen certificarse /Total de participantes
(Produtividad de los participantes año t -Productividad participantes año t-1/Produtividad participantes año t-1)*100
Porcentaje de desempleo
de población reclusa aprobada
EFICIENCIA Describe la relación entre dos
magnitudes: La producción física de un producto
(bien o servicio) y Los insumos o recursos que se
utilizaronb para alcanzar ese nivel de producción
Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos
Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible
EFICIENCIA
EFICIENCIA-Costo Medio
Gastos administrativos programa becas/becas entregadas
Gasto total programa certificación/Cajas inspeccionadas
Gasto asociado a intervenciones quirurjicas/número de intervenciones
Costo total de unidades de viviendas contratadas/unidades contratadas
EFICIENCIA
EFICIENCIA-Producto Medio
Número de inspecciones/número de inspectores
Número de expedientes resueltos por semestre/dotación de personal en la tarea
Número de inspecciones al transporte de pasajeros/personal que participa en la tarea
Número de consultas/número de médicos
ECONOMIA Capacidad de la institución para
mover adecuadamente los recursos financierosen el cumplimiento de sus objetivos:Eficiencia manejo de recursosUso actual de recursos en relación a loplaneadoAutosuficiencia financiera en la capacidad degenerar ahorros y en la existencia de equilibriopresupuestario
ECONOMIA
Porcentaje de recuperación de créditos decorto plazo
Gasto de actividades de apoyo/gastos totales
Aporte de beneficiarios a financiamento/Montototal de inversión del programa
Gasto de funcionamento/gastos ejecutados totales Recuperación de cobranza/Facturación
Calidad Capacidad de la institución por responder en formaconsistente, rápida y directa a las necesidades delos usuariosA) Mediciones Indirectas.
Mejorar los atributos y características de los productos.
B)Mediciones Directas. Grado de satisfacción de los
usuarios.
CALIDAD
Calidad-Tiempo de respuesta Tiempo de espera media para atender una consulta
Dirección General de Salud
Tiempo de tramitación media de solicitudes mineras Dirección General de Geología e Minas
Tiempo medio para o estudio de cada Plan de ReforestamientoDirección General de Recursos Naturales
Dias de demora media de trámites de legalización Dirección General de Secretaría
CALIDAD
Calidad- Satisfacción de usuarios Porcentaje de aprobación Encuesta de opinión a los usuariosDirección Nacional de Registos
Porcentaje de reclamos/casos atendidosDirección Nacional de Topografía
Asuntos resueltos/ Número de servicios reclamadosSubsecretaria de Ministerio de Educación y Cultura
Número de servicios reclamados/número total de servicios Hospital de Montevideo
Oportunidad Accesibilidad Percepción de usuarios
Precisión
Porcentaje de respuestas a los Parlamentarios dentro de los límites acordados.
Número de localidades cubiertas por atenciones móviles
Porcentaje de aprobación excelente de los talleres de trabajo, por los participantes
Porcentaje de contratos terminados por errores
Porcentaje de reportes económicos entregados en tiempo acordado
Nº de horas que la Biblioteca está abierta fuera de las horas de trabajo
Número de fallas reales/ Fallas programadas
Porcentaje de Población con necesidades especiales que son miembros activos de la Biblioteca
INDICADORES DE CALIDAD
Número de intervenciones con retraso/ Número de intervenciones totales
Porcentaje de contratos con uno o más errores encontrados por revisiones externas
Porcentaje de usuarios satisfechos
Nº de usuarios satisfechos/ Total usuarios encuestados
Nº de usuarios Satisfechos con el trato en la atención/ Total usuarios
ASIGNAR LAS RESPONSABILIDADES POR EL CUMPLIMIENTO DE LAS METAS
Centros de Responsabilidad
Unidad de la Organización que genera un producto o servicio
Tiene un responsable a cargo con autonomía y autoridad
Tiene recursos asignados para la generación de los productos o servicios
CONSTRUCCION DE FORMULAS
Nº de usuariosatendidos
Nº de certificados emitidos
Monto inversión ejecutada
Nº de usuarios por atender
Nº Certificados solicitados
Monto asignado para inversión
Lo que se hace Lo que debe hacerse
DEFINIR LAS FORMULAS O ALGORITMOS
A) BASES DE COMPARACIÓN: Sirve para medir cobertura lograda, cumplimiento programado, cumplimiento solicitado
EJEMPLOS DE CONSTRUCCION DE INDICADORES:FORMULAS DE CALCULO
LO PROGRAMADO, COMPARACION RESPECTO DEL OBJETIVO DEFINIDO
Porcentaje de vías navegables ya habilitadas
Fórmula de cálculo
Vías navegables habilitadas año t/Vías navegables programadas año t
1999 2000 2001
s/d s/d (120/143)*100 83,9%
FORMULAR ALGORITMOS
B) DEFINICIÓN DE RATIOS
Sirve para medir Costos medios, producto medio, indicadores de eficienciaCostos medios: Costo total consultas/ consultas realizadas
Producto medio:Nº inspecciones realizadas/ Nº inspectores
EJEMPLOS DE CONSTRUCCION DE INDICADORES:FORMULAS DE CALCULO
TASA DE VARIACION
Porcentaje de aumento del parque informático de la Unidad Ejecutora y su conexión en red
Fórmula de cálculo: 1999 2000 2001
[(Equipos incorporados y 53 71 96conectados en el año t/equipos conectados año t-1) -1] *100 33,9% 35,2%
EJEMPLOS DE CONSTRUCCION DE INDICADORES:FORMULAS DE CALCULO
Tiempo máximo de respuesta de tramitación
Fórmula de cálculo:
1999 2000 MetaSumatoria de N°de días deTramitación/N°de tramitacionesRealizadas 18días 30días 25días
(días)
Programas Gubernamentales de Fondos Concursables
Eficacia/Resultado Intermedio Porcentaje de actividades culturales ejecutadas que cumplen sus objetivos
Calculo
((Número de actividades culturales
ejecutadas en el año t que cumplen
con sus objetivos/Número
total de actividades culturales
ejecutadas en el año t)*100)
Eficacia (Proceso)
Porcentaje de documentos de instrucciones elaborados por la Dirección de Política Multilateral respecto de los temas a tratar en las sesiones de la Asamblea General de la ONU (AGNU)
CALCULO
(Sumatoria Documentos de Instrucciones
elaboradas por la Dirección de Política Multilateral para las
sesiones de la AGNU/Nº Total de temas a tratar por parte de Chile en la
agenda de la sesiones de la AGNU)*100)
Fuente: www.dipres.cl
Calidad (Producto)
Porcentaje de instituciones beneficiarias que evalúan la gestión de CooperaciónInternacional
con notas entre 5
y 7
GESTION DE LA COOPERACION INTERNACIONAL
((Nº de instituciones beneficiarias que evalúan la gestión de Cooperación Internacional con notas entre 5 y 7/
Nº total de instituciones que responden encuesta)*100)
ESTABLECER REFERENTES COMPARATIVOS
BASES DE COMPARACION:
DESEMPEÑO HISTORICO
OBJETIVOS DEFINIDOS
DESEMPEÑO LOGRADO EN INSTITUCIONES SIMILARES, PROCESOS O PROGRAMAS.
Calidad
Eficacia
Eficiencia
Economía
Estimación Meta
1998 1999 2000 2001 2002
Producto relevante (bien y/o servicio) al
que se vincula
Indicador de Desempeño
Fórmula decálculo
Información HistóricaMedios de verificación
Programa/ Subtítulo/ ítem/
asignación
MATRIZ DE INDICADORES (*)
(*) Indicadores de Desempeño. www.dipres.cl
DIMENSIONES DEL DESEMPEÑO
RECOPILAR LA INFORMACION NECESARIA PARA LA CONSTRUCCION DE INDICADORES Y CONSTRUIR
SISTEMAS DE INFORMACION
Información contable-presupuestaria
Estadísticas de producción física, cargas de trabajo del personal
Encuestas, estudios especiales
Benchmarking,etc
TIPOS DE INFORMACION
Validar los indicadores
CUESTIONARIO DE VALIDACIÓN DE LOS INDICADORES
Requisito a validar SI/ NO
•El indicador tiene claramente un producto relevante o estratégico con el cual se vincula y un objetivo asociado
•El indicador tiene claramente una meta o referente para ser medido su resultado
•El resultado del indicador explica de forma precisa y clara el grado de cumplimiento de la meta o el resultado es ambiguo
•Muestra o expresa el indicador de forma clara el resultado para poder ser analizado por el responsable
•Se ha definido la frecuencia de medición del indicador
•La unidad de medición es adecuada para la meta que se espera medir
•En la construcción del indicador han participado el Jefe del área o centro de Responsabilidad
•Los indicadores han sido validados por la Unidad de Control de Gestión y por la Dirección para
•informarse del desempeño del Área o Centro de Responsabilidad
Fuente: Muñiz (2003).
INTERPRETAR LOS RESULTADOS
NO HAY UNA MEDIDA UNICA QUE DEMUESTRE POR SI SOLA EL DESEMPEÑO DE LA INSTITUCION
SE REQUIERE UN COMBINACION DE ELLAS:RESULTADOS, IMPACTO, EFICACIA, EFICIENCIA, CALIDAD
“CIERTOS INDICADORES PUEDEN SER CONTRADICTORIOS ENTRE ELLOS”:
Comunicar e informar
Ministerio/ Dirección de la Entidad Usuarios-Ciudadanos Ministerio de Economía y
Finanzas/Oficina de Presupuestos Ciudadanía
Comunicar e informar La comunicación de los resultados tiene que estar
focalizada en los aspectos claves de la gestión con mensajes simples, directos y demostrables
El contenido de la comunicación en lo posible debe ser educativo considerando las necesidades de información de los usuarios-ciudadanos
La información debe ser entregada en informes que tengan alguna periodicidad.
INTEGRALIDAD DE LAS METAS
Aumentar la cobertura del programa de raciones a un 55%de la población escolar.
Llegar a un costos promedio de $5
Alcanzar1000 calorías por ración
INDICADOR DE CALIDAD
* Calorías por ración. * Porcentaje de aceptaciónde los escolares (encuesta)
INDICADOR DE EFICIENCIA
Costo promedio de las raciones: gasto total programa / número deraciones
INDICADOR DE EFICACIA
Población escolar en programa / población escolar total
PROBLEMAS FRECUENTES EN LA CONSTRUCCION DE
INDICADORES
TRAMPA DE LA MEDICION: SE MUESTRA COMO RESULTADOS (Y SE HACE) SOLO LO QUE SE PUEDE MEDIR
SE TIENDE A MEDIR DE ACUERDO A LA INFORMACION DISPONIBLE, DESCUIDANDO LA MEDICION DE LOS ASPECTOS MAS RELEVANTES
SUBVALORACION DE LAS METAS FRENTE A UN AMBIENTE PUNITIVO DE LA EVALUACION
PROBLEMAS FRECUENTES EN LA CONSTRUCCION DE
INDICADORES
TENDENCIA A MEDIRLO TODO PARA NO SUBREPRESENTAR ESFUERZOS
SE DESARROLLAN INDICADORES PERO NO SE USAN PARA LA TOMA DE DECISIONES.
LIMITACIONES PARA LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO INSTITUCIONAL EN
EL AMBITO PUBLICO
DIFICULTAD PARA VINCULAR ASIGNACION DE PRESUPUESTO A RESULTADOS LOGRADOS
Relación entre resultados y recursos asignados no puede ser lineal
LA EVALUACION TIENE UN COMPONENTEPOLITICO IMPORTANTEEfectos de mostrar públicamente las deficiencias dedesempeño
LIMITACIONES PARA LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO INSTITUCIONAL EN EL AMBITO
PUBLICO
NATURALEZA INTANGIBLE DE BIENES PUBLICOS Dificultad de definir objetivos y metas Existen muchos procesos, productos que no pueden
ser medidos: Diplomacia, Investigaciones, actividades culturales
TIPOS DE SERVICIOS CUYA MEDICION RESULTACOMPLEJA ESTANDARIZAR ( DEBEN INCLUIROTRAS VALORACIONES)
Protección al menor, seguridad pública, recreación,cumplimiento de leyes, etc
EJEMPLOS: OBJETIVOS, METAS E INDICADORES
OBJETIVOS ESTRATEGICOSOBJETIVOS ESTRATEGICOS
11.-Mejorar el servicio de asistencia técnica, disminuyendo el tiempo de entrega del servicio, a través de la informatización del registro de solicitudes de asistencia
2.- Ampliar instrumentos de Asistencia Técnica y uso efectivo de éstos.
PRODUCTO FINAL:ASISTENCIA TECNICA PEQUEÑA EMPRESA
METAS
1.1 Incorporar terminales en 6 oficinas regionales
1.2 Disminuir el tiempo efectivo de entrega a 10 días
1.3 Capacitar al 30% de los profesionales de la tarea
METAS
2.1 Implementar Subsidio para innovación y crédito para capacitación al 7/00
2.2 Entregar información sobre nuevos instrumentos a través de talleres con empresarios
2.3 META
Lograr que el 20% de la PYME industria software ocupe subsidio innovación
EJEMPLOS: OBJETIVOS, METAS E INDICADORES
INDICADORES
EFICACIA
N°de oficinas informatizadas año 2001 /N° de oficinas programadas
1.2.1 CALIDADN° de días promedio en entrega de solicitudes
INDICADORES
EFICACIA
2.1.1 Instrumentos de asistencia implantados al 7/00
2.2.1 N°de talleres ejecutados/talleres programados
2.2.3 Total de subsidios colocados industria PYME industria software/ Total de subsidios PYME
1
METAS2.1 Implementar Subsidio para innovacion y crédito para capacitación al 7/00
2.2 Entregar información sobre nuevos instrumentos a través de talleres con empresarios ¿¿¿¿¿¿¿¿¿¿¿
2.3 Lograr que el 20% de la PYME industria software ocupe subsidio innovación
METAS
1.1 Incorporar terminales en 6 oficinas regionales
1.2 Disminuir el tiempo promedio de informe a solicitud a 10 días
1.3 Capacitar al 30% de los profesionales de la tarea.
PRODUCTOS FINALES:1. SUPERVISION DE LA OPERACIÓN DE LOS SISTEMAS DE TRANSPORTE,
2.-CONTROL DE LAS REGLAMENTACIONES VIGENTES
EJEMPLO:(*)MINISTERIO DE TRANSPORTE Y
TELECOMUNICACIONESSUBSECRETARIA DE TRANSPORTE
OBJETIVOS ESTRATEGICOS:
2.1-Mejorar control del área licitada.
2.2 Mejorar los tiempos de proceso interno y productividad del área de denuncia
METAS: 2.1.1 Aumentar en un 20% el número de controles de emisión2.1.2 Aumentar la cobertura de control a buses interurbanos
2.2.1 Disminuir tiempo de demora en respuesta de denuncias verificables (días hábiles)2.2.2 Automatización del registro de denuncias