MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA ADMINISTRATIVA DE ECONOMIA

INDICE

PAG.

I. Introducción 01II. Objetivo 02III. Alcance 02IV. Aprobación y Actualización 02V. Sistema Integrado de Administración Económica SINADMOL-SIAF 03

5.1. Finalidad 035.2. Base Legal 035.3. Requisitos 045.4. Etapas del Procedimiento 04

5.4.1. Unidades Operativas 045.5. Sistema de Abastecimiento 05

5.5.1. Recepción 055.5.2. Cotización 055.5.3. Elaboración de Órdenes de Compra 05

5.5.3.1. Datos que debe contener la S/C. 055.5.3.2. Datos que debe contener la O/S. 065.5.3.3. Procedimientos 065.5.3.4. Datos que debe contener la Factura 065.5.3.5. Datos que debe contener la Boleta 065.5.3.6. Presentación de los Recibos 06

5.5.4. Almacén 075.5.4.1. Bienes en Tránsito 075.5.4.2. Procedimientos 07

5.6. Sistema de Contabilidad 085.6.1. Módulo Ejecución Presupuestal y el Registro en el SIAF 085.6.2. Módulo de Control Presupuestal 09

5.7. Sistema de Tesorería 105.7.1. Módulo de Tesorería 105.7.2. Fondos para Pagos en Efectivo 10

5.7.2.1. Usuarios 105.7.2.2. Administración 105.7.2.3. Atención de gastos con el F.P.E. 10

5.7.3. Procedimiento para uso del F.PE. 115.7.3.1. Autorización 11

5.7.4. Procedimientos para la Rendición de Cuenta 11

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5.7.5. Emisión de Comprobantes de Pago 12

5.7.6. Liquidación 12

5.7.7. Ejecución de Anticipos (Encargos) 13

5.7.8. Transferencias Internas 13

5.7.8.1.Procedimiento 13

5.7.8.2.Ingresos 14

5.7.8.3.Información Contable 14

VI. Glosario de Términos 15-19

VII. Flujograma de Procesos 20

VIII Formularios 21

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INTRODUCCION

La Oficina Administrativa de Planificación, Órgano de Línea del Vice-RectoradoAdministrativo, a través de su Departamento de Racionalización, ha elaborado el Manual deProcedimientos de la Oficina Administrativa de Economía, con la finalidad de establecerprocedimientos descriptivos y sistematizados de acuerdo a la normatividad vigente; tienecarácter instructivo y sirve también como guía orientadora en el desarrollo de susactividades coordinando con las diversas dependencias de la UNALM.

La Oficina Administrativa de Economía, tiene bajo su dependencia a las Divisiones deContabilidad, Tesorería y Abastecimiento; es la encargada de organizar, programar, dirigir,controlar y evaluar el Sistema de Contabilidad, así mismo registrar contablemente lasoperaciones financieras y presupuestarias que se realizan en la UNALM, controlar laejecución presupuestal a nivel de programas, fuentes de financiamiento y asegurar elcorrecto empleo de los fondos públicos, mediante un adecuado control de ingresos yegresos.

El presente Manual contiene en forma detallada la ejecución de todos los procedimientosutilizados en el cumplimiento de las funciones asignadas, acordes con los dispositivoslegales vigentes.

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II. OBJETIVO

El objetivo principal de la Oficina Administrativa de Economía, es el de realizar unaeficiente labor en la ejecución y funcionamiento de todas las actividades que le sonde su competencia; pues en toda organización moderna y ágil es imprescindible lasistematización de los procedimientos, para su mejor operatividad en el ámbitoadministrativo, traduciendo en logros sus proyecciones y expectativas, que lepermitan elevar el grado de eficiencia, eficacia y economía; es por ello que ha sidonecesario elaborar un Manual de Procedimientos.

III. ALCANCE

El presente Manual es de aplicación en todo el ámbito estructural y organizativo,para el cumplimiento de los objetivos de la Oficina Administrativa de Economía dela UNALM.

IV. APROBACION Y ACTUALIZACION

El presente Manual de Procedimientos, será propuesto por la Oficina Administrativade Planificación y con el Visto Bueno de la Oficina Administrativa de Economíaserá elevado al Rector, para su aprobación mediante Resolución Rectoral; máximanorma Administrativa de la UNALM.

El Manual de Procedimientos Administrativos será revisado períodicamente, cuandose apruebe o modifique una disposición que afecte directa o indirectamente eldesarrollo de los procedimientos contenidos en los manuales.

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SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACION ECONOMICASINADMOL

V. PROCEDIMIENTO

5.1 Finalidad

Solicitar correctamente, la adquisición de un bien o la contratación de prestación deun servicio; en lo que respecta al proceso de adquisición, ésta debe ser planificada yprogramada, de acuerdo a un presupuesto asignado; de conformidad con lanormatividad vigente para el ejercicio presupuestario.La Ley Anual de Presupuesto Público, aprueba el Presupuesto de la UNALM a serejecutado cada año, el mismo que es calendarizado en compromisos mensuales,trimestrales y programado mensualmente en las partidas de Bienes, Servicios,Remuneraciones, Inversiones y Bienes de Capital.Para la ejecución del gasto de un determinado mes, se sustenta en compromisos queplanificadamente se contraigan en ese mes, la entidad sustentadamente solicita elcompromiso, devenga y recibe la autorización de giro, se gira el cheque y luego serecibe la autorización de pago (que significa la disponibilidad de dinero).El Sistema Integrado de Administración Económica de la Universidad NacionalAgraria la Molina SINADMOL, es un sistema de registro único de todas lasoperaciones de gastos e ingresos, así como de generación automática de todos losdocumentos consultas y reportes que respalden todas las transacciones realizadaspor las diferentes Unidades Operativas de la UNALM. Este Sistema ha sidodesarrollado para integrar las diferentes áreas que conforman la Oficina deEconomía.

5.2. Base legal

- Ley de Presupuesto del Sector Público vigente para cada EjercicioPresupuestario.

- Ley de Gestión Presupuestaria del Estado vigente para cada EjercicioPresupuestario.

- Resolución Viceministerial Nº029-98-EF/11, Implantación definitiva del SIAF.- R.J.Nº 182-79-INAP/DNR "Normas Generales del Sistema de Racionalización".- R.D.Nº 077-98-EF/77.15 , Directiva de la Dirección General de Tesoro Público,

para la utilización del SIAF-SP.

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- R.D.Nº 045-99-EF/76.01 Directiva 001-2000-EF/ 76.01. "Directiva para laAprobación, Ejecución y Control del Proceso Presupuestario del Sector Público" vigente para cada ejercicio.

- R.D.Nº 021-99-EF/76.01 , Directiva 005-99-EF/ 76.01 "Directiva para laProgramación, Formulación de los Presupuestos Institucionales del SectorPúblico" vigente.

- R.D.Nº 077-98-EF/77.15. "Directiva de Tesorería para el Ejercicio Presupuestalvigente ".

- Resolución Nº. 55341/UNA, "Aprobación del Reglamento de Organización yFunciones (ROF) de la Universidad Nacional Agraria La Molina".

- Directiva Nº 002-77-INAP/DNR. "Norma para la Formulación de los Manualesde Procedimientos".

5.3 Requisitos

- Solicitud de Proformas para la compra de un bien o servicio- Ordenes de Compra- Ordenes de Servicio- Vales Rosados- Comprobantes de Pago- Guías de Internamiento- PECOSA- Autorizaciones de Giro- Planilla Unica de Pagos de Remuneraciones y Pensiones.- Facturas, Boletas u otros documentos reconocidos por la SUNAT.- Resolución del Fondo para Pagos en Efectivo.

5.4 Etapas del Procedimiento

El Sistema SINADMOL se ha dividido en cinco (5) módulos : Abastecimiento Almacén Tesorería Contabilidad - Módulo SIAF Salida

5.4.1 Unidades Operativas

Las Unidades Operativas de acuerdo a sus necesidades solicitan Proformaspara la compra de un bien o servicio, luego preparan las Solicitudes deCompra y Ordenes de Servicio. Así mismo para gastos menores y urgentesse utilizará el Vale Rosado.

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5.5 Sistema de Abastecimiento :

Módulo de AbastecimientoEl módulo permite llevar un registro de los Cuadros de Necesidades generados porcada área, para atender oportunamente sus requerimientos.5.5.1. Recepción

a) Recepciona los documentos como, Ordenes de Servicio, Solicitudes deCompra y Vales Rosados.

b) Se hace la verificación del llenado de los documentos.c) Se da la conformidad y luego se verifica que exista saldo.d) Después se selecciona e identifica otro Mnemónico, se procede a cargar

el gasto y reasignar el presupuesto, siempre y cuando se haya hechoentrega del estado de cuenta.

e) Después se selecciona e identifica otro Mnemónico, se procede a cargarel gasto y reasignar el presupuesto, siempre y cuando se haya hechoentrega del estado de cuenta.

f) Se registra el documento (Comp. como gasto).

5.5.2 Cotización

a) Se preparan las Solicitudes de Compra, verificación de Proformasseleccionando los documentos por tipo y prioridad , verificando losprecios y el registro de proveedores,

b) Revisión y control de las Proformas,c) Se realiza la consulta de precios, que sean los más competitivos de los

proveedores sobre montos, garantía, etc.d) Elaboración de los cuadros comparativos,e) Aceptación de la Proforma,f) Se comunica a las Unidades Operativas, sobre las modificaciones de los

proveedores.

5.5.3 Elaboración de las Ordenes de Compra

5.5.3.1. Datos que debe contener la S/C : Fecha de emisión Código de la Unidad Operativa Asignación Específica Detalle del bien o bienes a adquirir (adjuntar proforma) Código del bien Nemónico de la Unidad Operativa Mes de afectación Presupuestal.

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5.5.3.2. Datos que debe contener las O/S : Fecha de emisión Código de la Unidad Operativa Asignación Específica Concepto claro del servicio a contratar, adjuntando según sea el

caso:- Recibo : Viáticos, Movilidad Local, Honorarios Profesionales.- Factura : Por servicios varios- Proforma : Otros servicios a realizar, en caso de que el servicio se

realizó por urgencia, adjuntar factura y carta de justificación. Mes de Afectación presupuestal.

5.5.3.3. Procedimientos :

a) Elaboración y registro de las Ordenes de Comprab) Se comunica al Proveedorc) Se realiza el Compromiso previo (para ser afectado

presupuestalmente)d) Se compromete el gasto.

5.5.3.4. La Factura debe contener la siguiente información :

Deben emitirse a nombre de : Universidad Nacional Agraria laMolina

RUC. Nº14789740 Fecha de emisión Descripción detallada de los Bienes o Servicios adquiridos. Especificar el I.G.V. y exoneraciones en las facturas. No debe tener borrones ni enmendaduras. Vo.Bo del Jefe de Unidad.

5.5.3.5. La Boleta debe contener la siguiente información :

Deben emitirse a nombre de la UNALM. Fecha de emisión No deben presentar borrones ni enmendaduras Visto Bueno del Jefe de la Unidad.

5.5.3.6. Presentación de los Recibos (Viáticos, Movilidad Local YHonorarios Profesionales)

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Fecha de emisión Concepto claro del servicio Los recibos por honorarios profesionales, emitidas por personas

naturales, deben adjuntar el formulario correspondiente, de no serasí se aplicará la retención que le corresponda.

Importe a pagar Nombre y apellido del beneficiario Visto Bueno del Jefe de la Unidad.

5.5.4. Almacén

De los pedidos- Comprobante de Salida (PECOSA)Datos que debe contener : Dependencia solicitante Código de la dependencia Fecha Destino Artículos solicitados especificando en código del bien Firma del solicitante.

5.5.4.1. Bienes en Tránsito (compras realizadas)

Especificar el detalle del Bien o Bienes adquiridos, segúnOrden de Compra y Factura.

Las mismas especificaciones del pedido de Stock dealmacén.

Se realiza cuando los Bienes son recepcionados por elAlmacén Central, para retirarlos por el usuario en formainmediata.

5.5.4.2. Procedimientos

Se recepcionan las Ordenes de Compra para su registro, Se realiza el intercambio de las Ordenes de Compra, de

color celeste por la Orden de Compra original, Se procede a elaborar la PECOSA, Se archiva la PECOSA original. El Sistema emite los correspondientes Kardex Físico y

Valorizado y los reportes de Stock Físico y Valorizado.

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5.6. Sistema de Contabilidad

5.6.1 Módulo Ejecución Presupuestal y el Registro en el SIAF

Cada mes la Unidad Ejecutora, recibe su calendario de Compromisoselaborado por la DNPP, registrando en el Módulo SIAF las operaciones deingresos y gastos, así también las operaciones complementarias.

- Lo que corresponde a las operaciones de ingresos se registran en dosfases: Lo Determinado y Recaudado.

- Las operaciones de gasto se registran en cuatro fases: Comprometido,Devengado, Girado y Pagado.

Respecto al registro del Compromiso, se utiliza el Código de la operación(Se incluye el Clasificador del Gasto a nivel de Específica), la Fuente deFinanciamiento y las Metas involucradas en ese gasto. En este caso elsistema verifica si la operación esta acorde con el calendario decompromisos y el techo presupuestal.

El Devengado, se realiza cuando el Area de Almacén de la UnidadEjecutora, da la conformidad del bien recibido o la prestación del servicio.Se puede devengar el total comprometido o una parte de él; si el documentoque sustenta la fase es una Factura u otro documento COA, el Módulorequerirá información adicional para la SUNAT, como el monto neto deadquisición y el monto bruto.

Las Autorizaciones de Giro y de Pago, que emite la DGTP se basan en lasoperaciones registradas en el Sistema. Esto permite contar con un manejoactualizado del uso de los recursos.

El registro del Girado, confirma total o parcialmente la operaciónpreviamente devengada. Aquí se consigna el Nº de Comprobante de Pagoemitido por la Unidad Ejecutora.

En el registro de lo Pagado, esto es efectuado automáticamente por elSistema, con la información enviada electrónicamente por el Banco de laNación.

Tabla de Operaciones

Mediante la Tabla de Operaciones se realiza el procesamiento de la ContabilidadPresupuestal y Financiera, esta Tabla contiene todas las operaciones de losmovimientos de gastos e ingresos con cargo a los recursos otorgados por el Estado,a cada una de los cuales se le ha asignado un Código de Operación, estableciéndosecon ello una relación directa con las cuentas del Nuevo Plan ContableGubernamental.

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Código de Operación

Compuesto de 11 dígitos que sirve para identificar las operaciones de gasto,ingresos y complementarias.

Código de una Operación de Gasto: Compra de Utiles de Escritorio

G C 531130 - 211

Ciclo: Gasto (G)

Fase: Compromiso ( C )

Clasificador del Gasto: Material de Consumo

Cuenta Divisionaria: Sumin. De Funcionamiento

5.6.2 Modulo de Control PresupuestalEste módulo nos permitirá observar el movimiento de las partidaspresupuestarias, el cual esta basado en un registro de codificaciónprogramática, que incluye el presupuesto y calendario aprobado, así comotambién las modificaciones que hubieran.

Todas las operaciones que tienen una afectación presupuestal es controladamediante la generación de reportes; los cuales van a permitir realizar unmejor control de las contabilizaciones y generar después los resúmenescontables a nivel patrimonial y presupuestal.

A. Después de haber hecho el compromiso, se realiza la Afectación y ControlPresupuestal,

B. Después de haber comprometido el gasto en el mes autorizado, se procedeal Devengado, el total del devengado no debe exceder al total acumulado delgasto comprometido y registrado en la misma fecha. El devengado debeafectarse, en forma definitiva, con cargo a la correspondiente Específica delGasto.

C. Revisión de los presupuestos y códigos.

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5.7. Sistema de Tesorería

5.7.1 Módulo de Tesorería

Este módulo permite ingresar todas las facturas, boletas, recibos generadospor los ingresos de los Centros de Producción y otras Unidades Operativas.Con este sistema se realiza un adecuado control de las operaciones deingresos, se registran todos los ingresos por caja y se imprimen los reciboscorrespondientes.Se genera el Libro Caja, con toda la información necesaria para lacontabilización, así como los resúmenes contables que sean necesarios.

5.7.2. Fondos para Pagos en Efectivo

5.7.2.1. Usuarios : Las dependencias, unidades o Sub-unidades que requieran

efectuar algunos gastos en efectivo no previsibles y sólo ensituaciones de emergencia comprobada.

Aquellas dependencias de la Universidad, que por la naturalezade sus funciones requieren gastos en efectivo con pagosinmediatos.

5.7.2.2. Administración : Para el retiro de fondos, cada dependencia deberá registrar a la

persona autorizada para el retiro del F.P.E. (no más de dospersonas por Unidad Operativa, los mismos que deberán tener lacondición laboral de nombrados).

5.7.2.3. Atención de gastos con el F.P.E. Viáticos y Asignaciones Combustibles y Lubricantes Alimentos para Personas Bienes de Consumo Otros Servicios de Terceros.

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El Fondo no se podrá utilizar para lo siguiente : Compra de Enseres, Maquinaria y Equipo Pagos totales y parciales de haberes u otra bonificación por

prestación de servicios que necesariamente deben efectuarse porplanilla, así como también cualquier operación que normalmentese realiza mediante cheque.

Pasajes y Gastos de Transporte.

5.7.3. Procedimiento para uso del F.P.E.

El usuario deberá llenar correctamente y por duplicado el Vale Rosado :- Especificar en forma detallada el uso que dará al dinero solicitado- Indicar el código de la dependencia- Partida genérica de Bienes y Servicios del clasificador del gasto.

5.7.3.1. Autorización :

Las operaciones con cargo a las Cuentas de Presupuesto de la 01.100a la 12.00, requiere de la aprobación de :- El Decano, si éstas proceden de alguna dependencia de la

Facultad respectiva.- Vicerrector Administrativo, si éstas proceden de una Oficina

Administrativa o de un Centro de Producción.- Vicerrector Académico, si ésta procede de una Oficina

Académica.- Rector si éstas proceden de Secretaría General, Comité Electoral,

CEPDA y Oficina de RR.PP.- Las operaciones con cargo a Cuentas de Convenios y Cuentas

Especiales, Código 385, según relación y operaciones de encargo,requiere la firma del Vicerrector Administrativo.

- Todas las operaciones antes mencionadas para su efectivizacióndeberán elevar la firma del Jefe de la Oficina Administrativa deEconomía.

5.7.4. Procedimientos para la Rendición de Cuenta

Para la liquidación del Vale Rosado se deberá presentar la documentaciónsustentatoria siguiente:- Solicitud de Compra para gastos realizados en la compra de bienes.- Consignar los datos enunciados para la Solicitud de Compra.

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- La Facturas, Boletas de Venta, deben tener el Visto Bueno del Jefe delaUnidad Operativa.

- En la PECOSA, consignar los datos de la factura o boleta de venta- Ordenes de Servicios, para gastos de prestación de Servicios, Viáticos,

Movilidad Local.- Consignar los datos enunciados para la Orden de Servicios- Las facturas, boletas de venta, recibos y declaración Jurada, deben tener

el Visto Bueno del Jefe de Unidad- Rendición a más tardar al tercer día útil, de haber recibido el efectivo y

gastado en Lima.- Si no fuera dentro de Lima, tres días después de haber retornado.

5.7.5. Emisión de Comprobantes de Pago

- Los documentos generados al efectuar el gasto como( Facturas, Recibospor Honorarios, Boletas de Venta, Liquidaciones de Compra, Tickets ocintas emitidas por máquinas registradoras), deberán estar de acuerdo alnuevo Reglamento de Comprobantes de Pago de la SUNAT.

- Los Comprobantes de Pago deberán llevar el Vo.Bo. del responsable dela Unidad o Sub-Unidad de operación y la firma de Recibí conforme porparte del usuario.

- Si el efectivo fue empleado en la prestación de un servicio, el usuariodeberá adjuntar la Orden de Servicio y los Comprobantes de Pagocorrespondiente

5.7.6. Liquidación

a) Elaboración de los Comprobantes de Pago,b) Autorizaciones de Giro,c) Giro de Cheque : el giro de cheque debe realizarse y registrarse en el

SIAF-SP dentro de los cinco (5) días útiles de haberse recepcionado larespectiva autorización de giro. Los cheques girados, con cargo aRecursos Ordinarios, sólo podrán permanecer en cartera un plazomáximo de 30 días a partir de la fecha de emisión, vencido el plazodeberá procederse a su anulación.

d) Autorización de Pago : la entrega del cheque con cargo a RecursosOrdinarios está condicionada a la recepción de la Autorización de Pagoque será aprobada y transmitida al Banco de la Nación por la DirecciónGeneral de Tesoro Público a través del SIAF-SP sobre la base de logirado y registrado en dicho sistema.

e) Se da la conformidad a la mercadería.f) Se realiza el pago al proveedor.

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5.7.7. Ejecución de Anticipos (Encargos)

Se denomina Anticipo cuando, por su naturaleza o condiciones en que debedesarrollarse, la ejecución de determinadas actividades, requiere que searealizado en lugares apartados de la sede principal (Lima) y/o condicionesespecíficas de adquisiciones. El jefe de la Unidad responsable deberá emitirel documento oficial que sustenta el desembolso indicando los conceptos,montos máximos, las condiciones a que debe sujetares las adquisiciones y/ocontrataciones, así como el tiempo que tomará dicha actividad.Este documento deberá ser autorizado por el Vicerrector Administrativo,designado en forma expresa al "ENCARGADO" el mismo que deberá tenerla condición de NOMBRADO.Los jefes de las Unidades que autorizan los trámites, son el VicerrectorAdministrativo, para las Unidades de Producción y OficinasAdministrativas, el Vicerrector Académico para las Oficinas académicas y elRector para las oficinas de su dependencia y los Decanos.Las solicitudes de Anticipos son para Bienes o Servicios, por separado(norealizar el gasto por servicio, si el anticipo se refiere a bienes o viceversa).Los gastos deben ser estimados tales como:

20 VIATICOS Y ASIGNACIONES21 COMBUSTIBLE Y CARBURANTES, Etc.

- La solicitud debe indicar la fecha de rendición de cuentas.- Los anticipos deben estar debidamente registrados como gasto,

comprometido y devengado respecto del correspondiente GrupoGenérico de Gasto.

5.7.8. De las Transferencias Internas

Son aquellas transferencias realizadas entre Unidades Operativas de laUniversidad y que van a ser pagadas con recursos de su presupuesto.

5.7.8.1. Procedimiento :

De la Unidad Operativa solicitante de un Bien o Servicio, se requierelo siguiente: Usar Orden de Transferencia Indicar claramente el concepto del Bien o servicio requerido Indicar el Nº de cuenta que debe cargarse dicho gasto

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Firma del Jefe de la Unidad Operativa Remitirla a la Unidad Prestadora del Bien o Servicio.

De la Unidad Operativa Vendedora del Bien o Servicio Emite guía de transferencia interna Deberá especificar el concepto de la transferencia Deberá indicar en el recuadro correspondiente el Nº de cuenta de

la Unidad solicitante. Indica el Nº de su cuenta de Ingreso para el Abono

correspondiente. Firma del despachador de la Unidad Operativa Recibí conforme del solicitante Recepción de la Guía de Transferencia Interna, en original y una

copia se entrega en la División de Abastecimiento. El Abono en la Unidad correspondiente se realizará en el mes

siguiente (ampliando su capacidad de compra.

5.7.8.2. Ingresos

a) Se recepcionan los ingresos provenientes de las unidadesoperativas (Centros de Producción).

b) Elaboración de los recibos de ingresosc) Registro de los ingresosd) Elaboración de los resúmenes de ingresos.

5.7.8.3. Información Contable

a) Revisión y control de los resúmenes de ingresosb) Elaborar la consistencia mensualc) Elaboración de los reportesd) Liquidacióne) Archivo.

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GLOSARIO DE TERMINOS

Acta de Conciliación : Documento en que se expresa la declaración interinstitucional final sobre lacertidumbre de los montos de ingresos y gastos registrados durante un determinado Año Fiscal. Es de carácterinterinstitucional porque participan representantes del Pliego Presupuestario, La Dirección Nacional delPresupuesto Público y la Contaduría Pública de la Nación.

Afectación Presupuestaria de Gastos : Consiste en la reducción de la disponibilidad presupuestalde los gastos previstos en el Presupuesto Institucional, por efecto de un registro de una Orden de Compra,Orden de Servicio o cualquier otro documento que comprometa una Asignación Presupuestaria.

Año Fiscal : Es el período en el cual se produce la Ejecución Presupuestaria de los Ingresos y Egresos.Corresponde al Año calendario.

Bien : Producto material de la actividad económica, empleado para satisfacer alguna necesidad. Cosas oderechos susceptibles de producir beneficios de carácter patrimonial.

Bienes de Capital : Denominación que reciben los bienes que intervienen en el proceso productivo y quegeneralmente no se transforman (como maquinaria y equipo).

Bienes de Consumo : Son todas aquellas mercancías producidas en el país o importadas para satisfacerdirectamente una necesidad como : alimentos, bebidas, habitación, servicios personales, mobiliario, ornato,etc.

Cadena Institucional: Estructura organizacional a la cual pertenece una Unidad ejecutora (UE) parafines presupuestales. Sector/Pliego Unidad Ejecutora. El SIAF ha generado un Mnemónico interno (númerosecuencial de 4 dígitos) que en definitiva es el que se ingresa en el Módulo.

Cadena Funcional: Identifica las Funciones primordiales del Estado, a diferente nivel de agregación, enlas que el gobierno aplica los recursos públicos para lograr objetivos nacionales.Función/Programa/Subprograma/Actividad-Proyecto/Componente/Meta. El SIAF ha generado unMnemónico interno de (4 dígitos) asociado a cada cadena funcional hasta el nivel de la meta que en definitivaes el que se ingresa en el Módulo.

Caja Fiscal : Es el estado situacional de la disponibilidad financiera de la Fuente de FinanciamientoRecursos Ordinarios, para la atención de los gastos de los Pliegos Presupuestarios contenidos en la Ley Anualde Presupuesto del Sector Público.

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Calendario de Compromisos : Es la herramienta para el control presupuestal del gasto que aprueba laDirección Nacional del Presupuesto Público, para establecer el monto máximo para comprometermensualmente, dentro del marco de las Asignaciones Presupuestarias aprobados en el PresupuestoInstitucional del Pliego y de acuerdo a la disponibilidad financiera de la Caja Fiscal.

Cierre Presupuestario : Conjunto de acciones orientadas a conciliar y completar los registrospresupuestarios de ingresos y gastos efectuados durante el Año Fiscal. Para dicho efecto, la Ley Anual dePresupuesto fija el período de regularización.Compromiso : Es la afectación preventiva del Presupuesto Institucional y marca el inicio de la ejecucióndel gasto. La validez del Compromiso se sujeta a las siguientes características : (i) Es un acto emanado porautoridad competente (ii) No implica necesariamente el surgimiento del Devengado ni obligación de pago, y(iii) Es aprobado en función a los montos autorizados por los Calendarios de Compromisos.Los Compromisos se clasifican en :

- Compromiso Ordinario : Son los que se realizan para atender posibles gastos, cuyo importe esfactible determinar, cuentan con el financiamiento correspondiente en las respectivas Específicas delGasto y su Pago es inmediato.

- Compromiso por Estimado : Son los que se realizan para atender posibles gastos, cuyo importe no esdeterminable, contándose con el financiamiento correspondiente. Afectan preventivamente laatención de gastos de tipo periódico no homogéneo.

Los Compromisos se operativizan a través de documentos administrativos tales como : Orden de Compra,Orden de Servicio, Planilla Unica de Pagos de Remuneraciones y Pensiones y otros documentos que dejenconstancia expresa de la afectación preventiva de un monto autorizado por el Calendario de Compromisos.

Crédito Presupuestario : Es el incremento de las asignaciones presupuestarias de Actividades yProyectos , producto de una repriorización de metas presupuestarias o de economías resultantes en laejecución presupuestal.Crédito Suplementario : Es una modificación presupuestaria que se efectúa en el Nivel Institucional,por efecto de un incremento en la estimación y/o en la ejecución de ingresos, debiendo ser aprobado por Ley.

Código de Operación : Código de la Tabla de Operaciones que incorpora el ciclo, la fase, el clasificadorde Gastos (o ingresos) y la cuenta del nuevo Plan Contable Gubernamental. El código de operación consta de11 dígitos.Clasificador de Gastos Públicos : Organiza los gastos presupuestarios: Categoría de Gasto (CG),Grupo Genérico (GG), modalidad de Aplicación (MA), Específica de Gasto (EG).

Devengado : El Devengado es la obligación de pago que asume un Pliego Presupuestario comoconsecuencia del respectivo Compromiso contraído. Comprende la liquidación , la identificación del acreedory la determinación del monto , a través del respectivo documento oficial.En el caso de bienes y servicios, se configura, a partir de la verificación de conformidad del bienrecepcionado, del servicio prestado o por haberse cumplido con los requisitos administrativos y legales paralos casos de gastos sin contraprestación inmediata o directa.

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Ejecución del Gasto : La Ejecución del Gasto comprende las Etapas del Compromiso, Devengado yPago.

Procedimiento :a) Calendarización : Previsión de niveles máximos de compromisos presupuestales para un período dado.b) Realización de Compromisos : Emisión de documentos sustentatorios de compromisos (Orden de

Compra, Orden de Servicio, etc.)c) Determinación de Devengados : Surgimiento de la obligación de gastar por parte del Pliego.d) Autorización de Giro : Nivel máximo de Giro que el Tesoro Público proporciona a cada pliego

presupuestal. Difiere de la anterior en la medida que el pliego acumule saldos en su subcuenta.e) Autorización de Pago : Tope que el Tesoro Público autoriza al Banco de la Nación a abonar a la

subcuenta de cada pliego presupuestal.

Ejercicio Presupuestario : El ejercicio Presupuestario comprende el Año Fiscal (desde el 1 de Eneroal 31 de diciembre de cada año) y el período de regularización (desde el 1 de enero hasta el 31 de marzo delsiguiente año).Ejecución Presupuestaria : La Ejecución Presupuestaria de los ingresos es el registro de lainformación de los recursos captados, recaudados u obtenidos por parte de los Pliegos Presupuestarios. LaEjecución Presupuestaria de los Egresos se constituye cuando se registran los Compromisos durante el AñoFiscal.

Ejecución Financiera : La Ejecución Financiera de los Ingresos se produce cuando se recaudan, captanu obtienen los recursos que utiliza un determinado Pliego durante el Año Fiscal. La Ejecución Financiera delos Egresos comprende el registro del Devengado, girado y pago de los Compromisos realizados.

Fuente de Financiamiento (FF): Origen de los recursos públicos que financian las acciones delEstado.

Gastos Corrientes : Para efectos presupuestarios, dicho concepto se refiere a pagos no recuperables ycomprende los gastos en planilla (personal activo y cesante), compra de bienes y servicios, y , otros gastos dela misma índole.Gastos de Capital : Para efectos Presupuestarios, dicho concepto hace referencia a los realizados enadquisición, instalación y acondicionamiento de bienes durareros que, por su naturaleza, valor unitario odestino, incrementan el patrimonio del Estado.

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Pago : El Pago constituye la etapa final de la ejecución del gasto, en la cual el monto del gasto Devengadose cancela total oparcialmente, debiendo formalizarse a través del documento oficial correspondiente. Estáprohibido efectuar Pagos de obligaciones no devengadas.Pliego Presupuestario : Son las Entidades del Sector Público a las que se le ha aprobado unaAsignación Presupuestaria en la Ley Anual de Presupuesto.Presupuesto Institucional : Es la previsión de Ingresos y Gastos, debidamente equilibrada, que lasentidades aprueban para un ejercicio determinado.Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) : Es el Presupuesto Inicial aprobado por el Titulardel Pliego de acuerdo a los montos establecidos para la Entidad por la Ley Anual de Presupuesto del SectorPúblico.Presupuesto Institucional Modificado (PIM) : Es el Presupuesto Actualizado del Pliego.Comprende el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) así como las modificaciones presupuestarias(tanto en el Nivel Institucional como Funcional Programático) efectuadas durante el ejercicio presupuestario.

Saldo Presupuestal : Es el que resulta de deducir del Presupuesto Institucional Modificado (PIM), loscompromisos efectuados a una determinada fecha.Saldo de Balance : Son los recursos financieros distintos a la Fuente de Financiamiento RecursosOrdinarios, que no se ha utilizado a la culminación del Año Fiscal, los que deben incorporarse medianteCrédito Suplementario, como condición previa para su uso en los ejercicios siguientes.

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DIAGRAMA DE PROCESOS - OFICINA ADMINISTRATIVA DE ECONOMIA

ABASTECIMIENTO CONTABILIDAD TESORERIA U. OPERATIVA RECEPCION COTIZACION ELABORACION O.C. ALMACENCONTROL PRES. LIQUIDACION INGRESOSINFORMACION CONTABLE

No

precios banco deprovee.

No

Si

No

INICIO

Redactar documentosO.C. / S.C.y V.R

S.CO.S

Solicitar proformaspara compra de bieno servicio

Profor.

Proformas

Recepción dedocumentos

O.S, S.C. y V.R.

Verificación de llenado dedocumentos

Conforme

ExisteSaldo

falla

corrige

S.CS.C

Profor.

Selección de doc. Portipo y prioridad

Revisión y control deProformas

Consulta de PreciosComp.ProveedoresMontos, garantía, etc.

Elaboración decuadros comparativos

Elaboración y registrode Ordenes de

Compra

O.C

Comunica alProveedor

O.C

Compromiso

O.C

Recepcióny Registro

IntercambioO.C. Celeste *O.C. original

ElaborarPecosa

Gasto

Afectación yControl

Presupuestal

Devengado

Revisión dePresupuestos y

Códigos

ElaboraciónComprobantede Pago

Giro deCheque

Autorización dePago

Girado

Conf.Mercad.

VerificaciónAlmacén

Recepciónde Ingresos

ElaborarRecibo de

Ingreso

Registro deIngresos

ElaborarResumen de

Ingresos

Revisión yControl

ElaborarConsistencia

Mensual

Elaboraciónde Reportes

NoNo

Si

Si No

No

Si

Si

próximomes

No No

Si

V.RSelección o Identif.de otro mnem.

Posiblecargargasto

Reasignarpresupuesto

Entrega deEstado de

cuenta

Registrar documen.(Comp. como gasto)

S.C O.S

Proforma

ComunicaciónU.O

AcuerdoModific.Provee.

ProformaAdicional

Antecedente

CompromisoElaborarPecosa

Archivar PecosaOriginal

Proveedor dejaMercadería

Verificación deMercadería

Confor-midad

Sellar Factura

Comunicar Jefa decompras para susolución

Conf.Mercad.

VerificaciónAlmacén

Pago a Provee.

Gasto

ResumenIngresos

Liquidación

Archivo

MODULO SIAF OPERACIONES REGISTRADAS EN EL SISTEMA

UNIDAD EJECUTORA DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO CONTABILIDAD TESORERIA ENTES RECTORES PRESUPUESTO AREA DE COMPRAS AREA DE ALMACEN CONTAB. PRESUPUESTAL CONTAB. PATRIMONIAL DEPARTAMENTO DE INGRESOS Y EGRESOS

SIAF SIAF

SIAF SIAF

SI SIAF SIAF

Secuencia Contable por Fases

Elaboración deOrden de CompraOrden de Servicio

O.CO.S

Se genera elCompromiso

Registra lasPlanillas

Planillas:- Activos- Pensionistas- Obras

Devengado

Recepción yRegistro

ElaborarPecosa

Conformidad delbien o servicio

Se generaComprobante

de Pago

O.CO.S

Planillas

INICIO

AprobaciónCalendariosMensuales

Girado

Giro deCheque

Autorizaciónde Pago

Pagado

Registro y Control

IntegraciónContable

Banco dela Nación

ContaduríaPública dela Nación

CONTRALORIA

SUNAT

Secuencia Contable por Fases

Registro ContablePresupuestal

Registro Cuentasde Orden

Registro ContablePatrimonial

Registro Cuentasde Orden

Registro ContablePatrimonial

Registro ContablePresupuestal

Registro Cuentasde Orden

Registro ContablePatrimonial

23

UNIVERSIDAD NACIONAL AGRARIALA MOLINA

ORDEN DE TRANSFERENCIA INTERNA

SOLICITANTE :...Programa de Inv. En Cerdos......CODIGO DE EGRESOS Nº 03.725

A .........Programa de Cereales...........................

POR LO SIGUIENTE :

CANTIDAD ARTICULOS

3000 Kilos Descarte de Cebada

La Molina,18 de Mayo de1999

........................................................... Jefe Unidad de Operación

UNIVERSIDAD NACIONAL AGRARIA LA MOLINA - LIMA PERU

GUIA DE TRANSFERENCIA

Transf. A otros Dptos. Código/Partida/Cta. : 03.725

.................................................

Procedencia : Programa de Cereales

Código Ingresos .........03.729

La Molina.........18 ......de....de.....Mayo.....de....1999

A : Programa de Cerdos..............................................................................

Dirección : UNALM.....................................................................................POR LO SIGUIENTE DEBE CANTIDAD ARTICULOS IMPORTE

Unitario TOTAL

3000 Kilos descarte de Cebada 0 50 1000500

TOTAL S/. 1500

......................... ............................ Recibí Conforme Unid. Operativa Solicitante

CONFORMIDAD DE SERVICIO REALIZADO

A : División de Tesorería

Por los siguientes :

Procede el pago de la Orden de Servicio de la Referencia, por...............

...............................................................................................................................

...............................................................................................................................

Ref. O/S Nº.

La Molina,................De........................1999

Jefe Unidad de Operación

SOLICITUD DE ANTICIPO

La Molina, de 1999

Sr. Vicerrector Administrativo.

Solicito se emita un ANTICIPO POR RL MONTO de :............................................................

.................................................................................................... (S/........................)

con objeto.................................................................................................................

................................................................................................................... ...................

A NOMBRE DE.........................................................................................................................

Con cargo a los específicos del gasto siguiente :

PARTIDA MONTO................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

TOTAL: ........................

FECHA DE RENDICION: ..............................................................................................

....................................... ..........................................................JEFE UNIDAD OPERATIVA VºBº. VICERRECTOR ADMINISTRATIVO

UNIVERSIDAD NACIONAL AGRARIA LA MOLINA

Nº................ ......... FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO

S/................ ..........

La Molina........de..........................de 199........... ..........

Recibí de la Universidad Nacional Agraria La Molina, la cantidad de :........................................ .............................................................................................................................................................................................................................................................................................para..........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................Código/ Partida y nombre de la cuenta..........................................................................................................................................................................................

....................................... ................................................................ F. Responsable de la Cuenta Programación del Gasto

......................................................... Fecha.................Nº....................Saldo S/............................................................. Control Presupuestal

......................................................... Recibí el..........de..........................de.199........... Autorización VºBº

Plazo de Rendición..............Días........................ ................................................ F.Encargado de Rendir Cuenta

Residente..........................Anexo........................

NOTA: Declaramos tener conocimiento en el caso de no rendir cuenta en el plazo señalado, mishaberes serán retenidos hasta la rendición de la suma solicitada.

Secuencia de la Emisión y Distribución de las Facturas, Boletas de Venta y Ordenes de Compra de los diferentes Centros de Producción de la UNALM

E M I S I O N

CORRECTO

D E F E

UNIDADOPERATIVA

CONTADO

FACT.

Liquid.DeCompra

B/V.

1. Adquiriente o Usuario (copia para el comprador)2. SUNAT (Copia para el comprador)3. EMISOR (Copia para Of. Tesorería)4. TESORERIA (Copia para Of. Tesorería)5. Gestión C.Produc. (Copia para el Dpto.Gestión)6. CONTROL 1 (Copia para el C. de Prod. )7. CONTROL 2 (Copia para el C. de Prod. )

1. Comprador (Copia para el comprador)2. Vendedor (Copia Of. De Tesorería)3. SUNAT (Copia para el comprador)

1. Adquiriente o Usuario (Copia para el comprador)2. EMISOR (Copia para Of. Tesorería)3. TESORERIA (Copia para Of. Tesorería)4.Gestión C. Prod. (Copia Dpto. C. Producc.)5. CONTROL 1 (Copia para el C.Produc.)6. CONTROL 2 (Copia para el C. Produc.)

Liquidaciónde Ventas

en la Oficinade

Tesorería

E C T U O S O

Se Anula(juego completo)

FACT. B/VLiquid.

DeCompra

1. Adquiriente o Usuario (Copia para el comprador)2. EMISOR (Copia para Of. Tesorería)3. TESORERIA (Copia para Of. Tesorería)4.Gestión C. Prod. (Copia Dpto. C. Producc.)5. CONTROL 1 (Copia para el C.Produc.)6. CONTROL 2 (Copia para el C. Produc.)

CREDITO

Toda Factura o Boleta de Venta que se emita al créditodeberá de informarse a la Oficina de Tesorería para el pagodel IGV correspondiente a dicho mes.(Podrá enviarse una carta aclaratoria, adjuntando copiasfotostáticas de los comprobantes de pagos).

Cuando se anulan Facturas,Boletas de Ventas y Liquidaciones de Compra, debe adjuntarse todo el juego completoy entregarlo a la Oficina de Tesorería (con excepción de las copias control 1y 2)

UNIVERSIDAD NACIONAL AGRARIALA MOLINA

SOLICITUD DE COMPRA NºCODIGO Y ASIGNACION 03.300-5.3.11.30

UNIDAD DE OPERACIÓN. Vice Rect. Administrativo. NOMBRE : Material de Consumo..Ofic. Adm. De Economía NOMBRE : Material de Consumo

SUB-UNIDAD DE OPERACIÓN ..............Jefatura.................................................................

Cantidad DETALLE Proveedor Valor Valor VºBº Unitario

1 Tinta para impresoraEPSON Stylus ColorNegro 22.02

Mes : MayoMnemónico : 0002

.................................................. Jefe Sub-Unidad OperaciónFIRMA : UNIDAD EXPERIMENTAL DE ZOOTECNIA

La Molina.......18.....de.....Mayo....de.......1999

Jefe Unidad de Operación . Firma : VICERRECTOR ADMINISTRATIVO

UNIVERSIDAD NACIONAL AGRARIALA MOLINA

SOLICITUD DE COMPRA NºCODIGO Y ASIGNACION 03.300-5.3.11.30

UNIDAD DE OPERACIÓN. Vice Rect. Administrativo. NOMBRE : Material de Consumo..Ofic. Adm. De Economía NOMBRE : Material de Consumo

SUB-UNIDAD DE OPERACIÓN ..............Jefatura.................................................................

Cantidad DETALLE Proveedor Valor Valor VºBº Unitario

1 Tinta para impresoraEPSON Stylus ColorNegro 22.02

Mes : MayoMnemónico : 0002

.................................................. Jefe Sub-Unidad OperaciónFIRMA : UNIDAD EXPERIMENTAL DE ZOOTECNIA

La Molina.......18.....de.....Mayo....de.......1999

Jefe Unidad de Operación . Firma : VICERRECTOR ADMINISTRATIVO