información del Sistema Bibliotecario del...

Procedimiento para elaborar el programa anual de trabajo de las unidades de información del Sistema Bibliotecario del IMSS

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1. Objetivo Establecer las políticas y las actividades para elaborar el programa anual de trabajo de las unidades de información del Sistema Bibliotecario del IMSS. 2. Ámbito de aplicación El presente procedimiento es de observancia obligatoria para el personal que labora en las Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS. 3. Políticas 3.1. El presente procedimiento deja sin efecto el 6.1 Procedimiento para la planeación y programación de los servicios en documentación, numeral 6.1.2. Elaboración del programa de trabajo del Manual de Procedimientos para la operación de los Centros de Documentación y Salas de Lectura del Instituto Mexicano del Seguro Social, con fecha 31 de diciembre de 1997. 3.2. El presente procedimiento deja sin efecto el formato 10.11 Encuesta de satisfacción de usuarios de los Centros de Documentación en Salud del Manual de Procedimientos para la operación de los Centros de Documentación y Salas de Lectura del Instituto Mexicano del Seguro Social, con fecha 31 de diciembre de 1997. 3.3. El presente procedimiento puede ser adaptado a métodos específicos de trabajo en Salas de Lectura y Salas de Consulta Electrónica. 3.4. El presente procedimiento atiende lo establecido en los siguientes documentos:

Contrato Colectivo de Trabajo. Contrato Colectivo de Trabajo, Reglamento Interior de Trabajo, Artículo 5°. Manual de Organización de la Dirección de Prestaciones Médicas, vigente. Manual de Organización de las Unidades Médicas de Alta Especialidad, vigente. Norma que establece las disposiciones generales de la educación en salud y sus

procesos en el Instituto Mexicano del Seguro Social, vigente. Norma que establece las disposiciones en materia de seguridad informática en el

IMSS 5000-001-001, vigente. 3.5. El Coordinador Clínico de Educación o Jefe de la División de Educación e Investigación en el caso de UMAE participará y asesorará al personal bibliotecario en la elaboración del Programa Anual de Trabajo de la unidad de información.

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3.6. El personal bibliotecario encargado de la unidad de información elaborará el reporte acumulado de asistentes a cursos y actividades de formación de usuarios para la meta 25030. 3.7. El personal bibliotecario encargado de la unidad de información actualizará inventarios de recursos documentales, tecnológicos y materiales cada vez que se reciban nuevos recursos. 3.8. El personal bibliotecario encargado de la unidad de información aplicará la encuesta de satisfacción de usuarios en los momentos en que considere adecuados, dependiendo de las actividades de la unidad de información y de los usuarios potenciales. 3.9. El personal bibliotecario encargado de la unidad de información debe tomar en cuenta la categoría, horario y ausentismo programado del personal bibliotecario adscrito a la unidad e información al momento de elaborar el Cronograma de actividades que forma parte del Programa anual de trabajo de la unidad de información. 4. Definiciones: Para efectos del presente procedimiento se entenderá por: 4.1. acervo: Conjunto de documentos pertenecientes a una unidad de información. 4.2. bibliotecario: Profesional que tiene a su cargo planear, organizar, controlar, dirigir y evaluar los servicios y recursos informativos documentales. 4.3. catálogo: Conjunto uniforme de registros bibliográficos de documentos existentes en una unidad de información. 4.4. catálogo bibliográfico: Véase catálogo. 4.5. catálogo colectivo: Registros bibliográficos de varias unidades de información, que constituyen una colección única puesta a disposición de los usuarios. 4.6. catálogo de acceso público en línea (OPAC): Interfaz de un sistema automatizado que gestiona la interacción usuario-unidad de información, en la consulta de registros bibliográficos. 4.7. catálogo de documentos bibliográficos disponibles en formato impreso: Listado o tarjetas catalográficas, de los documentos que se encuentran disponibles en formato impreso. 4.8. Catálogo Bibliográfico Nacional del SIBIMSS: Catálogo colectivo en línea del Sistema Bibliotecario del IMSS.

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4.9. CDS: Centro de Documentación en Salud. 4.10. Centro de Documentación en Salud: Unidad de información que apoya la práctica clínica, la docencia e investigación mediante la planeación, organización, análisis y otorgamiento de servicios documentales y que cuenta con personal bibliotecario. 4.11. colección: Véase acervo. 4.12. cronograma de actividades (o gráfica de Gantt): Forma sencilla de representar la secuencia de actividades a desarrollar en un programa dentro de ciertos límites de tiempo. Los factores que se toman en cuenta para asignarse en la gráfica son los responsables, actividades y tiempo. 4.13. dirección: Etapa que permite obtener resultados de lo que se ha organizado e integrado, de acuerdo con la planeación inicial. 4.14. diagnóstico situacional: Evaluación enfocada a conocer los antecedentes, condiciones actuales, problemas y elementos significativos que influyen en el desarrollo de las actividades de la unidad de información. 4.15. documento: Información registrada en cualquier tipo de soporte. 4.16. documento bibliográfico: Documento referenciado en un catálogo bibliográfico o en una bibliografía. Lo bibliográfico incluye todo tipo de formatos, desde el libro de texto al multimedia, pasando por los audiovisuales y sonoros. También se considera al escrito en soporte bibliográfico: libros, informes, catálogos, publicaciones periódicas, etc. 4.17. en línea: Cualidad de un sistema de estar disponible de forma inmediata a través de una red de comunicación que se aplica a las computadoras y a sus periféricos, a los usuarios, las aplicaciones y a los ficheros de un sistema. 4.18. estudio de necesidades de información: Implica analizar el contexto de las unidades de información, aspectos relevantes de educación, formación e investigación, aspectos de salud, programas y epidemiología. Identificar usuarios reales y potenciales. Identificar las unidades de información existentes en la zona médica de influencia, para determinar la información susceptible de intercambio. 4.19. evaluación: Parte del proceso de control, que consiste en el análisis crítico, cualitativo y cuantitativo de los resultados obtenidos con respecto a las metas o normas establecidas con el fin de determinar las causas de las variaciones y definir las posibles medidas correctivas. 4.20. integración: Obtener y articular los elementos materiales y humanos que la planeación y organización señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de la organización de la unidad de información.

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4.21. introducción: Sección inicial que establece el propósito de todo el contenido del escrito. Normalmente describe el alcance del documento y se da una breve explicación o resumen de éste. También puede explicar algunos antecedentes que son importantes para el desarrollo del tema central. 4.22. inventario: Lista detallada y descriptiva de recursos materiales con el número, cantidad y valor de cada uno de ellos. 4.23. inventario de artículos consumibles y papelería: Lista detalla y descriptiva de cintas para impresoras, toner para impresoras, cinta para fax, papel, etc. 4.24. inventario de mobiliario: Lista detallada de escritorios, mesas, sillas, libreros, etc. 4.25. inventario de recursos tecnológicos: Equipos informáticos como: computadoras, escáner, fax, impresoras, acceso a Internet, etc. 4.26. material bibliográfico: Véase documento bibliográfico. 4.27. necesidad de información: Problemas no resueltos de información que se le presentan a los individuos en el desempeño de sus labores en el área de la salud, lo que implica conocerlos, detectarlos y desarrollar los mecanismos para su solución. 4.28. objetivo: Fin o condición última que se pretende alcanzar, ya sea con la ejecución de un programa, una operación, un procedimiento, una función completa o de todas las actividades de la Institución. 4.29. organización: Arreglo de funciones necesarias para lograr un objetivo, con indicaciones de la autoridad y la responsabilidad asignadas a los puestos que tienen a su cargo la ejecución de funciones respectivamente. 4.30. personal bibliotecario: Personal de las categorías de Técnico en Bibliotecas, Asistente de Bibliotecario y Bibliotecario, encargado de realizar las actividades de organización, análisis y otorgamiento de servicios bibliotecarios. 4.31. planeación: Selección y relación de hechos, así como la formulación y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualización y formulación de las actividades propuestas que se crean sean necesarias para alcanzar los resultados deseados. 4.32. programa de trabajo: Instrumento de planeación que define las estrategias, organiza las líneas de acción en forma secuencial, dimensiona y calendariza las metas, a fin de alcanzar los objetivos de la unidad de información. Deberá incluir: portada, introducción, antecedentes, diagnóstico situacional, nombre del programa, objetivo, actividades, metas, periodo de realización, recursos, cronograma de actividades, evaluación.

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4.33. sala de lectura (SL): Unidad de información del Sistema Bibliotecario del IMSS que apoya la práctica clínica, la docencia e investigación mediante la organización y otorgamiento de servicios documentales. 4.34. sala de consulta electrónica (SCE): Unidad de información del Sistema Bibliotecario del IMSS que apoya la práctica clínica, la docencia e investigación. Cuentan con espacio físico adecuado, equipos de cómputo con acceso a Internet e impresoras. El personal interesado acude en el momento que considera conveniente, de acuerdo a sus necesidades de información y disponibilidad de tiempo. 4.35. sistema bibliotecario del IMSS (SIBIMSS): Conjunto de Centros de Documentación en Salud, Salas de Lectura, Salas de Consulta Electrónica y CENAIDS establecidos para conservar, organizar y hacer accesible al usuario la información documental en el área de la Salud en el Instituto Mexicano del Seguro Social. 4.36. soporte: Recurso de los medios para la difusión de la información o del mensaje documental. 4.37. soporte documental: Material o soporte físico en el que está contenida la información (papel, papiro, pergamino, cinta magnética, disco óptico, película, tablilla, vitela, etc.) 4.38. soporte electrónico o de almacenamiento: Materiales empleados para el almacenamiento de información en un entorno informático. Principalmente soportes magnéticos (discos duros, disquetes, unidades de cinta) y los soportes ópticos (disco compacto, DVD). 4.39. unidad de Información: Centro de Documentación en Salud, Sala de lectura, Sala de Consulta Electrónica, o cualquier otra unidad que tenga como objetivo ofrecer datos, información y/o documentación en salud a los usuarios. Este término engloba todas las unidades documentales en el IMSS. 4.40. usuario: Persona que utiliza una unidad de información para obtener los datos, información y/o documentación que necesita.

5. Procedimiento para elaborar el programa anual de trabajo de las unidades de información del Sistema Bibliotecario del IMSS

Responsable Actividad Documentos involucrados

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Etapa I. Diagnóstico situacional

Personal bibliotecario encargado de la unidad de información

1. Consulta en la Administración de la unidad, la “Plantilla de personal”, e identifica la cantidad de usuarios potenciales de acuerdo con las categorías: • Médico Familiar • Médico No Familiar • Enfermera (o) • Técnico en Salud • Funcionario • Médico Residente • Interno o pasante • Investigador • Externos al IMSS • Otros y registra datos en “Diagnóstico situacional de la unidad de información” 2580-009-001 (anexo 1).

Plantilla de personal Diagnóstico situacional de la unidad de información 2580-009-001

2. Consulta los informes de “Metas de educación en salud“ de la Coordinación de Educación en Salud de la Unidad y registra lo siguiente:

• M25009 Asistentes a cursos de

educación continua • M25014 Asistentes cursos

semipresencial especialidad Med Fam-Med. Gen.

• M25015 Asistentes cursos semipresencial en medicina de urgencias

• M25020 Enfermeras en cursos postécnicos

• M25021 Médicos en cursos de especialización

• M25022 Alumnos cursos postécnicos nutrición y dietética

Metas de educación en salud Diagnóstico situacional de la unidad de información 2580-009-001


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• M25050 Alumnos cursos formación personal auxiliar técnico en salud

• M25051 Alumnos carrera Licenciatura en enfermería

• M25052 Alumnos cursos formación personal profesional técnico en salud

• M25053 Alumnos cursos auxiliar técnico en enfermería

• M25054 Alumnos licenciatura enfermería Sistema Universidad Abierta (SUA)

• M25060 Alumnos medicina en internado de pregrado

• M25061 Alumnos pasantes servicio social carreras área de la salud

• M25005 Número de asistentes a los cursos de profesionalización docente

Identifica usuarios potenciales cuando aplique y registra datos en el “Diagnóstico situacional de la unidad de información” 2580-009-001 (anexo 1).

3. Consulta el “Catálogo de documentos bibliográficos disponibles en formato impreso”, identifica el total y el tipo de documentos, y registra datos en el “Diagnóstico situacional de la unidad de información” 2580-009-001 (anexo 1).

Catálogo de documentos bibliográficos disponibles en formato impreso.

Diagnóstico situacional de la unidad de información 2580-009-001

4. Consulta la “Colección de documentos bibliográficos disponibles en formato electrónico” con acceso a través de la dirección electrónica de la Coordinación de Educación en Salud http://edumed.imss.gob.mx, identifica el total y el tipo documentos y registra datos en el “Diagnóstico situacional de la unidad de información” 2580-009-001 (anexo 1).

Colección de documentos bibliográficos disponibles en formato electrónico



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5. Consulta los resultados del “Inventario de la colección bibliográfica de la unidad de información” 2580-009-022 del ”Procedimiento para realizar el desarrollo de colecciones en las Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS” 2580-003-005, identifica el total de documentos incorporados, y registra datos en el “Diagnóstico situacional de la unidad de información” 2580-009-001 (anexo 1).


6. Consulta los datos registrados en el “Reporte de evaluación de la colección documental” 2580-009-021 del “Procedimiento para realizar el desarrollo de colecciones en las Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS” 2580-003-005 y analiza y registra datos en el “Diagnóstico situacional de la unidad de información” 2580-009-001 (anexo 1).


7. Consulta los resultados del “Reporte de encuesta de satisfacción del servicio de consulta a fuentes de información electrónica” 2580-014-002 del ”Procedimiento para otorgar el servicio de consulta a fuentes de información electrónica en las Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS” 2580-003-007 y registra datos en el “Diagnóstico situacional de la unidad de información” 2580-009-001 (anexo 1).


8. Consulta el “Inventario de recursos tecnológicos” 2580-009-002 (anexo 2) y registra datos en el “Diagnóstico situacional de la unidad de información” 2580-009-001 (anexo 1).

Inventario de recursos tecnológicos 2580-009-002 Diagnóstico situacional de la unidad de información 2580-009-001


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9. Consulta el “Inventario de mobiliario de la unidad de información” 2580-009-003 (anexo 3) y registra datos en el “Diagnóstico situacional de la unidad de información” 2580-009-001 (anexo 1).

Inventario de mobiliario de la unidad de información 2580-009-003 Diagnóstico situacional de la unidad de información 2580-009-001

10. Identifica las dimensiones físicas y la distribución de las áreas que integran la unidad de información y registra los datos en el “Diagnóstico situacional de la unidad de información” 2580-009-001 (anexo 1).


11. Identifica las condiciones físicas de iluminación y ventilación de la unidad de información y registra los datos en el “Diagnóstico situacional de la unidad de información” 2580-009-001 (anexo 1)


12. Consulta el “Inventario de artículos consumibles”, identifica los requerimientos de consumibles y papelería, y registra datos en el “Diagnóstico situacional de la unidad de información” 2580-009-001 (anexo 1).

Inventario de artículos consumibles Diagnóstico situacional de la unidad de información 2580-009-001

13. Elabora el “Estudio de necesidades de información” 2580-009-004 (anexo 4) y registra datos en el “Diagnóstico situacional de la unidad de información” 2580-009-001 (anexo 1).

Estudio de necesidades de información 2580-009-004 Diagnóstico situacional de la unidad de información 2580-009-001


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14. Verifica que el “Diagnóstico situacional de la unidad de información” 2580-009-001 (anexo 1) contenga los datos en el siguiente orden:

1. Antecedentes.

2. Servicios otorgados.

3. Personal: plantilla autorizada, cubierta, necesaria.

4. Usuarios potenciales y reales. ♦ Potenciales: plantilla de la unidad. ♦ Potenciales: registrados en actividades

educativas. ♦ Reales: que asisten a la unidad de

información.

5. Documentos bibliográficos disponibles en formato impreso y electrónico.

♦ Colección de documentos bibliográficos disponibles.

♦ Reporte de la evaluación de la colección documental.

6. Encuesta de satisfacción del servicio de consulta a fuentes de información electrónica en línea.

7. Recursos tecnológicos.

8. Mobiliario.

9. Área física: dimensiones y condiciones.

♦ Dimensiones físicas y distribución. ♦ Condiciones de iluminación y

ventilación.

10. Requerimientos de consumibles y papelería.

11. Necesidades de información.



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Etapa II Planeación

Coordinador Clínico de Educación o Jefe de la División de Educación en UMAE

15. Participa y asesora al personal bibliotecario en la elaboración del “Programa anual de trabajo de la unidad de información” 2580-009-007 (anexo 7).

Programa anual de trabajo de la unidad de información 2580-009-007


16. Identifica los procedimientos con sus correspondientes actividades, programa objetivos y metas para desarrollar en un año calendario y los registra en el “Programa anual de trabajo de la unidad de información” 2580-009-007 (anexo 7).


17. Identifica las actividades que requieran tiempos específicos (semanal, mensual, trimestral, anual) y registra en el “Programa anual de trabajo de la unidad de información” 2580-009-007 (anexo 7).


18. Determina las etapas y responsabilidades, tomando en cuenta las categorías y horarios del personal adscrito a la unidad de información y las registra en el “Cronograma de actividades” 2580-009-005 (anexo 5).

Cronograma de actividades 2580-009-005

19. Programa las actividades para el análisis bibliográfico acorde con el “Procedimiento para el análisis bibliográfico del material monográfico en las Unidades de información del Sistema Bibliotecario del IMSS“ 2580-003-002 y registra en el “Cronograma de actividades” 2580-009-005 (anexo 5).



20. Programa las actividades para el análisis bibliográfico acorde con el “Procedimiento para el análisis bibliográfico de publicaciones periódicas impresas en las Unidades de información del Sistema Bibliotecario del IMSS“ 2580-003-003 y registra en el “Cronograma de actividades” 2580-009-005 (anexo 5).



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21. Programa las actividades para la recepción de publicaciones acorde con el “Procedimiento para la recepción de material bibliográfico en las Unidades de información del Sistema Bibliotecario del IMSS“ 2580-003-004 y registra en el “Cronograma de actividades” 2580-009-005 (anexo 5).


22. Programa las actividades del “Procedimiento para realizar el desarrollo de colecciones en las Unidades de información del Sistema Bibliotecario del IMSS“ 2580-003-005 y registra en el “Cronograma de actividades” 2580-009-005 (anexo 5).


23. Programa el otorgamiento del servicio de préstamo de material bibliográfico acorde con el “Procedimiento para otorgar el servicio de préstamo en las Unidades de información del Sistema Bibliotecario del IMSS“ 2580-003-006 y registra en el “Cronograma de actividades” 2580-009-005 (anexo 5).


24. Programa las actividades para la revisión de publicaciones periódicas electrónicas y libros electrónicos, de acuerdo al “Procedimiento para otorgar el servicio de consulta a fuentes de información electrónica en las Unidades de información del Sistema Bibliotecario del IMSS“ 2580-003-007 y registra en el Cronograma de actividades 2580-009-005 (anexo 5).


25. Programa el establecimiento de los convenios de préstamo interbibliotecario“ de acuerdo con el “Procedimiento para otorgar el servicio de recuperación e intercambio de información documental en las Unidades de información del Sistema Bibliotecario del IMSS“ 2580-003-008 y

Convenios de préstamo interbibliotecario Cronograma de actividades 2580-009-005


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registra en el Cronograma de actividades 2580-009-005 (anexo 5).


26. Programa las actividades del “Procedimiento para la formación de usuarios de las Unidades de información del Sistema Bibliotecario del IMSS“ 2580-003-009 en el Cronograma de actividades 2580-009-005 (anexo 5).


27. Programa las fechas para la realización de las sesiones del grupo local de documentación en salud, y registra en el “Cronograma de actividades” 2580-009-005 (anexo 5).


28. Programa la verificación del inventario de los documentos bibliográficos y registra en el “Cronograma de actividades” 2580-009-005 (anexo 5).


29. Programa la aplicación de la “Encuesta de satisfacción de usuarios” 2580-009-006 (anexo 6) y registra en el “Cronograma de actividades” 2580-009-005 (anexo 5).

Encuesta de satisfacción de usuarios 2580-009-006 Cronograma de actividades 2580-009-005

30. Integra el “Programa anual de trabajo de la unidad de información” 2580-009-007 (anexo 7) con el siguiente contenido:

Portada, con autorización de las autoridades.

1. Introducción

2. Diagnóstico situacional.

3. Nombre del programa.

a. Objetivo.

b. Actividades.



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c. Metas.

d. Periodo de realización.

e. Recursos.

4. Cronograma de actividades.

5. Evaluación.


31. Imprime el “Programa anual de trabajo de la unidad de información” 2580-009-007 (anexo 7) en original y dos copias y lo distribuye de la siguiente forma: Original, Unidad de información, 1ª Copia, Coordinador Clínico de Educación o Jefe de la División e Educación en UMAE, 2ª Copia, Coordinador Delegacional de Educación o Director de Educación e Investigación en Salud en UMAE.


Coordinador Clínico de Educación o Jefe de la División de Educación en UMAE

32. Recibe del personal bibliotecario la primera copia del “Programa anual de trabajo de la unidad de información” 2580-009-007 (anexo 7) y supervisa su cumplimiento.


Etapa III Organización


33. Comunica las tareas al personal bibliotecario que integra la unidad de información, de acuerdo al “Programa anual de trabajo de la unidad de información” 2580-009-007 (anexo 7).


34. Vigila el cumplimiento de las metas del “Programa anual de trabajo de la unidad de información” 2580-009-007 (anexo 7) mediante la revisión de los indicadores.



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Etapa IV Integración


35. Integra al personal bibliotecario de la unidad de información en la realización de las tareas del “Programa anual de trabajo de la unidad de información” 2580-009-007 (anexo 7) y considera los recursos necesarios para su cumplimiento.


36. Identifica si el personal bibliotecario requiere capacitación.

Inicia el Procedimiento para la elaboración y documentación del Diagnóstico de Capacitación en Nivel Central, del Sistema IMSS-Capacitación o el Procedimiento para la elaboración y documentación del Diagnóstico de Capacitación en Delegaciones, del Sistema IMSS-Capacitación.

Etapa V Dirección y control


37. Coordina al personal bibliotecario para la realización de las tareas del “Programa anual de trabajo de la unidad de información” 2580-009-007 (anexo 7) y optimiza los recursos necesarios para su cumplimiento.


38. Revisa en el “Cronograma de actividades” 2580-009-005 (anexo 5) el cumplimiento de las tareas programadas, determina y analiza las causas que provocan el incumplimiento en su caso.



39. Registra las causas que provocan el incumplimiento de las tareas, para ser consideradas al momento de elaborar el nuevo diagnóstico situacional de la unidad de información.


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40. Elabora el nuevo diagnóstico situacional de acuerdo con las actividades de la etapa I Diagnóstico situacional de la unidad de información 2580-009-001 (anexo 1).


41. Plantea los objetivos y metas para el nuevo “Programa anual de trabajo de la unidad de información” 2580-009-007 (anexo 7) con base en el “Diagnóstico situacional de la unidad de información” 2580-009-001 (anexo 1).

Programa anual de trabajo de la unidad de información 2580-009-007 Diagnóstico situacional de la unidad de información 2580-009-001

42. Desarrolla el nuevo “Programa anual de trabajo de la unidad de información” 2580-009-007 (anexo 7) para el siguiente año calendario a partir de la etapa II Planeación.


Fin del procedimiento

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6. Diagrama de flujo del procedimiento para elaborar el programa anual de trabajo de las unidades de información del Sistema Bibliotecario del IMSS.

2580-009-001

2580-009-001

2580-009-001

2580-009-021

2580-009-001

2580-009-022

2580-009-001

Colección de documentos

2580-009-001

Catálogo de documentos

2580-009-001

2580-009-003

2580-014-002

2580-009-001

2580-009-001

2580-009-002

Plantilla de personal

1

PERSONAL BIBLIOTECARIO ENCARGADO DE LA UNIDAD DE

INFORMACIÓN

INICIO

Consulta, identifica y

registra

1


registra


registra

6

A

8

Consulta y registra

Consulta, analiza y registra

1

2

5

3

4

ETAPA I DIAGNOSTICO SITUACIONAL


registra

7

Consulta y registra

9

Consulta y registra

2580-009-001

10

Identifica y registra

Metas de educación en

salud


registra

de 22 Clave: 2580-003-001

2580-009-005

2580-003-006

2580-009-005

2580-003-005

2580-009-005

2580-003-004

2580-009-005

2580-003-003

2580-009-005

2580-003-002

2580-009-001

Inventario de artículos

Consulta y registra

2580-009-007

2580-009-007

2580-009-007

A 2

2

20

Programa actividades y

registra

Identifica y registra

Identifica, programa y

registra

13

17

16

ETAPA II PLANEACIÓN

15 Participa y

asesora en la elaboración

2580-009-005

Determina y registra

18

COORDINADOR CLÍNICO DE EDUCACIÓN O JEFE DE LA

DIVISIÓN DE EDUCACIÓN EN UMAE

2580-009-001

11

Identifica condiciones

físicas y registra

12


INFORMACIÓN

Programa actividades y

registra

19

21

Programa recepción de publicaciones

22

23

Programa actividades para

desarrollo

Programa otorgamiento de

servicio

B

2580-009-001

2580-009-004

Elabora y registra

14

2580-009-001

Verifica

de 22 Clave: 2580-003-001

2580-009-007 1

2580-009-005

2

1

2580-009-007 0

COORDINADOR CLÍNICO DE EDUCACIÓN O JEFE

DE LA DIVISIÓN DE EDUCACIÓN EN UMAE

2580-009-006

2580-009-007

2580-009-005

2580-003-009

2580-009-005

2580-003-008

2580-009-005

2580-003-007

2580-009-007

2580-009-007

Imprime y distribuye

31

Comunica

Vigila

Recibe y supervisa

33

34

3 B

UNIDAD DE INFORMACIÓN

3

Programa establecimiento de convenios

Programa revisión de

publicaciones

25

24

Programa formación de

usuarios

26

2580-009-005

Programa sesiones grupo

local

27

Programa inventario

28

ETAPA III ORGANIZACIÓN


INFORMACIÓN

C

Programa aplicación de

encuestas

29

Integra

30

COORDINADOR DELEGACIONAL DE EDUCACIÓN O DIRECTOR DE EDUCACIÓN E INVESTIGACION

EN SALUD EN UMAE

32

de 22 Clave: 2580-003-001

ETAPA IV INTEGRACIÓN

C

Procedimiento para la elaboración y documentación

del diagnóstico de capacitación en el Nivel Central del Sistema

IMSS-Capacitación

Procedimiento para la elaboración y documentación

del diagnóstico de capacitación en delegaciones del Sistema

IMSS-Capacitación

ETAPA V DIRECCIÓN Y CONTROL

Inicia

2580-009-007

Coordina y optimiza

37

2580-009-005

Revisa y analiza

38

Registra

39

2580-009-001

Elabora

40

2580-009-001

2580-009-007

Plantea

41

2580-009-007

Desarrolla nuevo

42

4 FIN

2580-009-007

Integra y considera

Identifica

35

36


INFORMACIÓN

4


INFORMACIÓN

de 22 Clave: 2580-003-001

Relación de documentos que intervienen en el procedimiento para elaborar el programa anual de trabajo de las unidades de información del Sistema Bibliotecario del IMSS

Clave Título del documento

Observaciones

2580-009-001 “Diagnóstico situacional de la unidad de información”

2580-009-002 “Inventario de recursos tecnológicos”

2580-009-003 “Inventario de mobiliario de la unidad de información”

2580-009-004 “Estudio de necesidades de información”

2580-009-005 “Cronograma de actividades”

2580-009-006 “Encuesta de satisfacción de usuarios”

2580-009-007 “Programa anual de trabajo de la unidad de información”

de 3 2580-003-001

Anexo 1

“Diagnóstico situacional de la unidad de informació n”

de 3 2580-003-001

Diagnóstico situacional del Centro de Documentación en Salud MEX-72-Z del Hospital Regional No 72 de la De legación

Estado de México Oriente

Elaboró

Nombre y Firma Bibliotecario encargado de la Unidad de Información

2580-009-002

de 3 2580-003-001

Contenido

1. Antecedentes.

2. Servicios otorgados.

3. Personal: plantilla autorizada, cubierta, necesaria.

4. Usuarios potenciales y reales.

♦ Potenciales: plantilla de la unidad. ♦ Potenciales: registrados en actividades educativas. ♦ Reales: que asisten a la unidad de información.

5. Documentos bibliográficos disponibles en formato impreso y electrónico.

♦ Colección de documentos bibliográficos disponibles. ♦ Reporte de la evaluación de la colección documental.

6. Encuesta de satisfacción del servicio de consulta a fuentes de información electrónica en línea.

7. Recursos tecnológicos.

8. Mobiliario.

9. Área física: dimensiones y condiciones.

♦ Dimensiones físicas y distribución. ♦ Condiciones de iluminación y ventilación.

10. Requerimientos de consumibles y papelería.

11. Necesidades de información.

de 6 Clave 2580-003-001

Anexo 2

“Inventario de recursos tecnológicos”

de 6 Clave 2580-003-001

DIRECCIÓN DE PRESTACIONES MÉDICAS UNIDAD DE EDUCACIÓN INVESTIGACIÓN Y POLÍTICAS DE SA LUD

COORDINACIÓN DE EDUCACIÓN EN SALUD

Inventario de recursos tecnológicos (Nombre de la Unidad Médica o de Investigación) (Fecha de elaboración)

Centro de documentación en salud ( ) Sala de lec tura ( ) Sala de consulta electrónica ( ) Cla ve

Equipamiento existente

Procesador

Descripción Pentium Windows

Acceso a Internet En servicio

Computadoras marca Cantidad

4 3 2 Otro

XP Milenium 98 95 Si No Si No

En servicio Impresoras Cantidad Descripción

Si No

Escaners

Fax

2580-009-002

1 2

4 3

6

7

5 8

9

10 11

15

17

12 13 14

16

de 6 Clave 2580-003-001

Equipamiento necesario

Computadoras Cantidad Justificación

Impresoras Cantidad Justificación

Escaners Cantidad Justificación

Fax Cantidad Justificación

Otros Cantidad Justificación

NOTA: La descripción del equipamiento necesario deberá considerar las dimensiones físicas y las actividades que desarrollan los usuarios de la unidad de información.

Concentrado de equipo de la unidad de información


Estado físico Equipo Cantidad B R M

Observaciones

Computadoras

Impresoras

Escaners

Fax

Otros


Computadoras Cantidad Observaciones

Impresoras

Escaners

Fax

Otros

Observaciones generales

Elaboró

Nombre y firma

22

26

1918

20 21

25

2423

de 6 Clave 2580-003-001

INSTRUCTIVO DE LLENADO

No

DATO ANOTAR

1 Nombre de la Unidad Médica o de Investigación

El nombre de la Unidad Médica o de Investigación en donde se localiza la unidad de información.

2 Fecha de elaboración

La fecha en que se elabora el inventario.

3 Centro de documentación en salud, sala de lectura, sala de consulta electrónica

Una “X” dentro del paréntesis según corresponda al tipo de unidad de información.

4 Clave

La clave asignada por la Coordinación de Educación en Salud a la unidad de información.

5 Computadoras marca

La marca de cada una de las computadoras existentes en la unidad de información.

6 Cantidad

El número de computadoras, de acuerdo a su marca, existentes en la unidad de información.

7 Pentium 4, 3, 2

Una “X” en el recuadro que corresponda al procesador: “4” Pentium 4, “3” Pentium 3 y “2” Pentium 2.

8 Otro

El nombre del procesador diferente a Pentium que exista en la unidad de información.

9 Windows XP, Milenium, 98, 95

La versión del sistema operativo instalado en el equipo de cómputo, según corresponda.

10 Acceso a Internet Si, No

Una “X” en el recuadro que corresponda que indique si el equipo tiene o no acceso a Internet.

11 En servicio Si, No

Una “X” en el recuadro que corresponda que indique si el equipo está o no en servicio.

12 Impresoras La marca de cada una de las impresoras existentes en la unidad de información.

13 Cantidad El número de impresoras, escaners o faxes, según corresponda, de acuerdo a su marca y tipo, existentes en la unidad de información.

de 6 Clave 2580-003-001


No

DATO ANOTAR

14 Descripción Las especificaciones que amplíen la información con respecto a la impresora, escáner o fax, según corresponda.

15 En servicio Si, No

Una “X” en el recuadro que corresponda y que indique si la impresora, escáner o fax, según corresponda está o no en servicio.

16 Escaners

La marca de cada uno de los escaners existentes en la unidad de información.

17 Fax La marca del fax existente en la unidad de información, en su caso.

Equipamiento necesario 18 Cantidad La cantidad de computadoras, impresoras, escaners, fax

u otros equipos que se requieren en la unidad de información.

19 Justificación La información necesaria que avale el requerimiento del equipo.

Concentrado de equipo de la unidad de información


20 Cantidad

El número total de computadoras, impresoras, escaners fax u otros, con los que cuenta la unidad de información.

21 Estado físico B R M

En el recuadro correspondiente el número que indique el estado físico de las computadoras, impresoras, escaners fax u otros.

22 Observaciones

Los datos que amplíen la información con respecto a las condiciones físicas del equipo.


23 Cantidad

El número total de computadoras, impresoras, escaners fax u otros equipos que requiere la unidad de información.

de 6 Clave 2580-003-001


No

DATO ANOTAR

24 Observaciones

Los datos que amplíen la información con respecto a las necesidades del equipamiento.

25 Observaciones generales

Los datos que amplíen la información general del inventario de recursos tecnológicos de la unidad de información.

26 Elaboró Nombre y firma

El nombre y la firma del Bibliotecario encargado de la unidad de información.

de 5 Clave 2580-003-001

Anexo 3

“Inventario de mobiliario de la unidad de informaci ón”

de 5 Clave 2580-003-001



Inventario de mobiliario de la unidad de informació n (Nombre de la Unidad Médica o de Investigación) (Fecha de elaboración)

Centro de documentación en salud ( ) Sala de lec tura ( ) Sala de consulta electrónica ( ) Cla ve Nota: Puede agregar filas en caso de ser necesario.

ARTICULOS NUMERO NACIONAL DE INVENTARIO

ESTADO FÍSICO OBSERVACIONES

ÁREA B R M

SERVICIOS AL PÚBLICO

SILLAS

SILLONES

MESAS

LIBREROS

ESTANTES

EXHIBIDORES

VITRINAS

ANAQUELES

ESCRITORIOS

TARJETEROS

KARDEX

SOPORTES DE LIBROS

CARROS TRANSPORTADORES

OTROS

EXTINGUIDORES

VENTILADORES

ENFRIADOR DE AGUA

ESCALERAS

PERSONAL BIBLIOTECARIO

SILLAS

MESAS

ESCRITORIOS

ARCHIVEROS

LIBREROS

MOSTRADOR

SILLONES

OTROS

EXTINGUIDORES

VENTILADORES

ENFRIADOR DE AGUA

2580-009-003

3

1

6

2

4

7 5 8

de 5 Clave 2580-003-001

Inventario de mobiliario de la unidad de informació n

DESCRIPCIÓN NUMERO NACIONAL DE INVENTARIO

ESTADO FÍSICO OBSERVACIONES

ÁREA B R M

AULAS O CUBICULOS

SILLAS

MESAS

PUPITRES

PIZARRÓN

ROTAFOLIOS

OTROS

Concentrado de mobiliario de la unidad de informaci ón

ESTADO FÍSICO ARTICULOS CANTIDAD B R M

OBSERVACIONES

SILLAS

SILLONES

MESAS

LIBREROS

ESTANTES

EXHIBIDORES

VITRINAS

ANAQUELES

ESCRITORIOS

TARJETEROS

KARDEX

SOPORTES DE LIBROS

CARROS TRANSPORTADORES

ARCHIVEROS

MOSTRADOR

PUPITRES

PIZARRÓN

ROTAFOLIOS

OTROS

EXTINGUIDORES

VENTILADORES

ENFRIADOR DE AGUA

ELABORÓ

NOMBRE Y FIRMA 2580-009-003

9

10 11 12 13

14

15

de 5 Clave 2580-003-001


No

DATO ANOTAR




La fecha en que se elabora el inventario.



4 Clave


5 Artículos

El nombre de los artículos de mobiliario con que cuenta cada área de unidad de información.

6 Número nacional de inventario

El número nacional de inventario asignado a cada uno de los artículos inventariables.


Una “X” en el recuadro que corresponda a “B” bien, “R” regular y “M” mal.

8 Observaciones

Los datos que amplíen la información con respecto a las condiciones físicas del mobiliario.

9 Otros

El nombre de los artículos de mobiliario que no estén contenidos en el listado.

Concentrado de mobiliario de la unidad de informaci ón

10 Artículos

El nombre de los artículos de mobiliario con que cuenta la unidad de información.

11 Cantidad

El número de artículos de mobiliario con que cuenta la unidad de información.


Una “X” en el recuadro que corresponda “B” bien, “R” regular y “M” mal.

13 Observaciones

Los datos que amplíen la información con respecto a las condiciones físicas del mobiliario.

de 5 Clave 2580-003-001


No

DATO ANOTAR

14 Otros

El nombre de los artículos de mobiliario que no estén contenidos en el listado.

15 Elaboró Nombre y firma

El nombre y la firma del Bibliotecario encargado de la unidad de información.

de 4 Clave 2580-003-001

Anexo 4

“Estudio de necesidades de información”

de 4 Clave 2580-003-001



ESTUDIO DE NECESIDADES DE INFORMACIÓN (Nombre de la Unidad Médica o de Investigación) (Fecha de elaboración)

Centro de documentación en salud ( ) Sala de lec tura ( ) Sala de consulta electrónica ( ) Cla ve

Necesidades de información

Aspectos de la unidad médica Rubro Temáticas Necesidad de cobertura

Principales fuentes de información

Especialidad de la unidad médica.

Servicios de salud que otorga la unidad médica.

Actividades educativas que se imparten en la unidad médica.

Proyectos de investigación que se realizan en la unidad médica.

Programas prioritarios de salud en que participa la unidad médica.

Programas epidemiológicos en los que participa la unidad médica.

- Actividades preventivas

- 10 Principales padecimientos.

- Causas de mortalidad

Unidades de información cercanas Institución Contacto, dirección, teléfono, correo electrónico

Observaciones

ELABORÓ

NOMBRE Y FIRMA

2580-009-004

1 2

3 4

5 6 7 8

9 10 11

1312

de 4 Clave 2580-003-001


No

DATO ANOTAR




La fecha en que se elabora el estudio.



4 Clave


5 Rubro

La información relevante de la especialidad, de los servicios de salud, de las actividades educativas, proyectos de investigación, programas prioritarios de salud, programas epidemiológicos, actividades preventivas, principales padecimientos, y causas de mortalidad de la unidad médica o unidad de investigación.

6 Temáticas

Los principales temas del área de la salud de la especialidad, de los servicios de salud, de las actividades educativas, proyectos de investigación, programas prioritarios de salud, programas epidemiológicos, actividades preventivas, principales padecimientos, y causas de mortalidad de la unidad médica o unidad de investigación.

7 Necesidad de cobertura

Las temáticas que requieren cobertura o actualización del área de la salud de la especialidad, de los servicios de salud, de las actividades educativas, proyectos de investigación, programas prioritarios de salud, programas epidemiológicos, actividades preventivas, principales padecimientos, y causas de mortalidad de la unidad médica o unidad de investigación.

de 4 Clave 2580-003-001


No

DATO ANOTAR

8 Principales fuentes de información

El nombre de los documentos bibliográficos que cubren las temáticas del área de la salud de la especialidad, de los servicios de salud, de las actividades educativas, proyectos de investigación, programas prioritarios de salud, programas epidemiológicos, actividades preventivas, principales padecimientos, y causas de mortalidad de la unidad médica o unidad de investigación.

9 Unidades de información cercanas

El nombre de las unidades de información cercanas institucionales y extrainstitucionales con las que se puede realizar intercambio de información.

10 Institución El nombre de la institución a la que pertenece la unidad de información cercana.

11 Contacto, dirección, teléfono, correo electrónico

El nombre de la persona de la unidad de información cercana con la que se puede establecer contacto, el domicilio, teléfono o correo electrónico.

12 Observaciones Los datos que amplíen la información con respecto al estudio de las necesidades de información.

13 Elaboró El nombre y la firma de la persona que elabora el estudio de necesidades de información.

de 5 Clave 2580-003-001

Anexo 5

“Cronograma de actividades”

de 5 Clave 2580-003-001

5

Dirección de Prestaciones Médicas Unidad de Educación Investigación y Políticas de Sa lud

Coordinación de Educación en Salud

Cronograma de actividades de la unidad de informaci ón

(Nombre de la Unidad Médica o de Investigación) (Fecha de aplicación)

Centro de documentación en salud ( ) Sala de lectura ( ) Sala de consulta electrónica ( ) Clave

Tiempo Mes No. Actividad Resp. Inicio Fin

Seg. Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic

% de Cumplimiento.

1 Otorgamiento del servicio de préstamo de material bibliográfico

Prog 1.1 Revisar listado de usuarios

Real

Prog 1.2 Elaborar o actualizar credenciales

Real

Prog 1.3 Otorgar atención a usuarios

Real

2

Prog 2.1

Real

Prog 2.2

Real

Prog 2.3

Real

Programado Realizado No realizado Suspendido

Num. Responsable Num. Responsable Num. Responsable Num. Responsable Num. Responsable

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Bibliotecario encargado de la unidad de información

Nombre y firma

Coordinador Clínico de Educación

Nombre y firma

Jefe de la División de Educación en UMAE

Nombre y firma

2580-009-005

1 2

3 4

7 5 6 8 9

10

11 12 13

de 5 Clave 2580-003-001

Cronograma de actividades de la unidad de informaci ón

Tiempo Mes No. Actividad Resp. Inicio Fin

Seg. Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic

% de cumplimiento

3

Prog 3.1

Real

Prog 3.2

Real

Prog 3.3

Real

4

Prog 4.1

Real

Prog 4.2

Real

Prog 4.3

Real

5

Prog 5.1

Real

Prog 5.2

Real

Prog 5.3

Real

6

Prog 61

Real

Prog 6.2

Real

Programado Realizado No realizado Suspendido

Num. Responsable Num. Responsable Num. Responsable Num. Responsable Num. Responsable

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Bibliotecario encargado de la unidad de información

Nombre y firma

Coordinador Clínico de Educación

Nombre y firma

Jefe de la División de Educación en UMAE

Nombre y firma

6 9 5 8

10

11 13 12

de 5 Clave 2580-003-001


No

DATO ANOTAR




La fecha en que se elabora el cronograma.



4 Clave


5 Actividad

Las actividades sustantivas que se deben realizar y las etapas que la integran, en cada uno de los procedimientos.

6 Resp

El número que le corresponde a la persona responsable de realizar las etapas que integran las actividades. NOTA: Consultar el numeral 10

7 Tiempo inicio fin

Las fechas de inicio y fin en que se debe iniciar y concluir una etapa que integra la actividad.

8 Mes

Los meses del año en que se programarán las etapas de las actividades, su avance, su no realización o su suspensión, de acuerdo a las siguientes claves.

Azul Programado Verde Realizado Rojo No realizado

Negro Suspendido

9 % de cumplimiento

El valor en porcentaje del avance o cumplimiento de la realización de las etapas de las actividades.

10 Responsable

El nombre del personal bibliotecario que participará en la realización de las etapas de las actividades.

11 Bibliotecario encargado de la unidad de información

El nombre y la firma del bibliotecario que funge como encargado de la unidad de información.

de 5 Clave 2580-003-001


No

DATO ANOTAR

12 Coordinador Clínico de Educación

El nombre y la firma del Coordinador Clínico de Educación de la unidad médica en donde se localiza la unidad de información, en su caso.

13 Jefe de la División de Educación en UMAE

El nombre y la firma del Jefe de la División de Educación de la unidad médica de alta especialidad en donde se localiza la unidad de información en su caso.

de 2 2580-003-001

Anexo 6

“Encuesta de satisfacción de usuarios”

de 2 2580-003-001



Encuesta de satisfacción de usuarios de las unidade s de información

(Nombre de la Unidad Médica o de Investigación) (Fecha de aplicación)

Centro de documentación ( ) Sala de lectura ( ) Sala de consulta electrónica ( ) Clave

Instrucciones:

El personal responsable de la Educación en Salud y de las unidades de información tenemos interés en conocer su opinión acerca del servicio que ofrecen, con objeto de tomar las medidas pertinentes para mejora la calidad del mismo. Le solicitamos que llene esta encuesta de la manera más sincera y objetiva posible, marcando para ello con una “X” sólo el número de la casilla que mejor exprese el aspecto a evaluar. Agradecemos de antemano su colaboración.

Médico Familiar ( ) Médico No Familiar ( ) Enfermera (o) ( ) Técnico en Salud ( ) Funcionario ( )

Residente ( ) Interno o Pasante ( ) Investigador ( ) Externos al IMSS ( ) Otros ( )

Escala No satisfactoria Regular Satisfactoria Pregunta

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1. La información contenida en la unidad de información es congruente con mi programa de estudio

2. La información disponible satisface mi necesidad de actualización en forma

3. La información disponible me ayuda a resolver problemas clínicos, de investigación o de educación continua.

4. La vigencia de la información contenida en los libros es

5. Las publicaciones periódicas disponibles responden a mis necesidades

6. El acceso a las publicaciones periódicas disponibles en texto completo en línea es

7. El acceso a los equipos de cómputo es

8. La facilidad para guardar la información en disco o imprimirla es

9. El catálogo me permite localizar información en forma

10. El servicio de préstamo de libros y publicaciones periódicas en sala y/o a domicilio es

11. La organización del acervo permite su localización en forma

12. El horario de servicio es

13. La ubicación de la unidad de información es

14. Las condiciones físicas de la unidad de información facilitan el estudio de forma

15. La distribución del mobiliario y equipo en la unidad de información es

16. La iluminación y ventilación de la unidad de información es propicia para el estudio de forma

17. El número de lugares disponibles para los usuarios en la unidad de información es

18. La oportunidad con la que se otorgan los servicios solicitados es

19. La asesoría y orientación que otorga el personal bibliotecario es

20. La atención que brinda el personal bibliotecario durante mi estancia es

TOTAL

NOTA: Cualquier observación o sugerencia adicional, favor de anotarla al reverso.

ATENTAMENTE Coordinación de Educación en Salud

2580-009-006

de 3 2580-003-001

Anexo 7

“Programa anual de trabajo de la unidad de informac ión”

de 3 2580-003-001

Programa anual de trabajo del Centro de Documentaci ón en Salud MEX-72-Z del Hospital Regional No. 72

de la Delegación Estado de México Oriente

Autorización

Nombre y Firma del Director de la Unidad Médica

Elaboró

Nombre y Firma del Bibliotecario encargado de la unidad de información

Revisó

Nombre y Firma Coordinador Clínico de Educación ó Jefe de la División de

Educación en UMAE

2580-009-007

de 3 2580-003-001

Contenido 1. Introducción 2. Diagnóstico situacional. 3. Nombre del programa.

a. Objetivo.

b. Actividades.

c. Metas.

d. Periodo de realización.

e. Recursos.

4. Cronograma de actividades. 5. Evaluación.

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