Información de la entidad Entidad: Ministerio de Justicia ... de la información... · (Cuadro...

Cra 9 No 12C-10 Bogotá, Colombia Tel: (57)(1) 4443100 www.minjusticia.gov.co

IDENTIFICACIÓN DE INFORMACIÓN

Nombre de la información Descripción

Área responsable de la información

Tipología de Información

Ámbito geográfico Idioma

Fuente Primaria

Evidencia de solicitud

Tipo de Información/Origen

Frecuencia de

generación de

información Formato

Frecuencia de

actualización

Defensa del ordenamiento jurídico 1. Seguimiento a los procesos y a la jurisprudencia

La Dirección hace seguimiento y recopila la información de todos los procesos de constitucionalidad que se tramitan ante la Corte Constitucional y de los procesos de nulidad notificados al Ministerio por el Consejo de Estado.La información sobre las actuaciones y el estado procesal de tales procesos, se incluye en un documento Excel abierto para cada una de tales Corporaciones (Cuadro control procesos Corte y Cuadro control procesos Consejo). Cada uno de tales documentos consta de tres (3) pestañas que contienen información sobre procesos activos, estado procesal consolidado y sentencias (jurisprudencia).La pestaña de procesos activos contiene información sobre número de expediente, accionante, norma demandada, contenido, fecha de radicación, magistrado ponente, admisión, inadmisión, rechazo, fijación en lista, vencimiento, traslado al Procurador y sentencia proferida.La pestaña de estado procesal consolidado, contiene un resumen general de los procesos activos con información sobre el número total de procesos activos y el estado procesal en el cual se encuentran: pendiente de resolver sobre admisión, en admisión, en inadmisión, en rechazo, en pruebas, en fijación en lista, en traslado al Procurador, o pendientes de fallo.La pestaña de sentencias contiene la información de

Director de Desarrollo del Derecho y del Ordenamiento Jurídico y funcionario designado de la Dirección

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Información de la entidad

Entidad: Ministerio de Justicia y del Derecho

Sector: Justicia y del Derecho

Nombre del funcionario(s): Yudy Salcedo

Área(s) responsable(s): Oficina de Información en Justicia


las sentencias proferidas en los procesos de constitucionalidad desde 2009 hasta la fecha, con información de la referencia del proceso y la norma demandada, la sentencia proferida y su fecha, y la clase de decisión adoptada (exequible, inexequible, exequible bajo condición, cosa juzgada e inhibitoria).Estos documentos Excel son de uso interno y se actualizan semanalmente por los funcionarios designados, de lo cual se reporta información al Director por e-mail. No se tramita por SIGOB.En alguna época estos documentos se publicaban en la página Web del Ministerio, ahora no por cambio de administrador. Además, lo relacionado con defensa del ordenamiento jurídico pretendía ser parte del módulo de defensa del SUIN (Sistema Único de Información Normativa – que se explica más adelante), pero dicho módulo de defensa ahora no existe.

Defensa del ordenamiento jurídico 2. Intervenciones de defensa

Son los escritos de defensa judicial que se presentan por parte de la Dirección a nombre del Ministerio, en los procesos de constitucionalidad ante la Corte Constitucional o de nulidad ante el Consejo de Estado.Este documento contiene las razones de la demanda y las razones de la defensa de constitucionalidad de la norma o nomas demandadas o revisadas. Se archiva en formato PDF y se tramita por SIGOB.


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Defensa del ordenamiento jurídico 3. Conceptos de no intervención

Son los escritos de no intervención en los procesos de constitucionalidad o de nulidad, de carácter interno en el Ministerio, que contienen las razones de no intervención cuando la inconstitucionalidad es ostensible, es decir, cuando no existen argumentos de defensa se deja constancia de las razones que justifican o hacen aconsejable la no intervención procesal. Este documento se archiva en formato PDF y se tramita por SIGOB.


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Defensa del ordenamiento jurídico 4. Coordinaciones de defensa con otras entidades

Es una comunicación que se envía a los Jefes de las Oficinas Jurídicas de las entidades de la Administración pública nacional (ministerios, departamentos administrativos, superintendencias y entidades del sector justicia), con el objeto de acordar o concertar la defensa del ordenamiento jurídico, respecto de todas las normas que no sean de competencia del Ministerio (ejemplo: Agricultura, Hacienda, Trabajo, Función Pública, DNP, etc).En dicho documento se informa sobre la presentación de la demanda contra una norma de competencia de la otra entidad y se adjunta copia escaneada del auto admisorio de la demanda. Adicionalmente y como parte de la coordinación de la defensa del ordenamiento jurídico, semanalmente se envía un informe sobre los procesos de constitucionalidad a los Jefes de las Oficinas Jurídicas de tales entidades, con información detalladas sobre demandas presentadas, estados, fijaciones en lista, edictos, comunicados de prensa y procesos incluidos en el orden del día para fallo.Tales comunicaciones (oficio de coordinación e informe sobre procesos a los Jurídicos) se tramita en formato PDF por SIGOB y se envía por e-mail.


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Defensa del ordenamiento jurídico 5. Actas de reparto

Documento interno de reparto semanal de las demandas de la Corte y del Consejo, a los abogados de la Dirección, el cual se realiza equitativamente y teniendo en cuenta la especialidad de los abogados que intervienen.En el documento se señala a qué funcionario fue asignada cada demanda y el trámite de la misma, señalando el término de vencimiento para intervenir, si el proceso ha sido fijado en lista.El documento es de carácter interno de la Dirección, se encuentra en formato Word, no se incluye en SIGOB.


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Defensa del ordenamiento jurídico 6. Control de términos procesales

Documento en formato Excel que se diligencia para controlar los términos procesales de intervención dentro de los procesos de constitucionalidad y nulidad a cargo de los Abogados de la Dirección. Contiene información sobre la identificación del proceso, el abogado a quien correspondió y el término de fijación en lista y su vencimiento para intervención del Ministerio. Es un documento interno, no se tramita por SIGOB.


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Defensa del ordenamiento jurídico 7. Informes ejecutivos de comunicados de prensa

Es un documento que se envía por e-mail a los Despachos de la Ministra, Viceministros, Secretario General, Jefe de la Oficina Asesora Jurídica y demás dependencias interesadas, con el objeto de rendir informe ejecutivo sobre los comunicados de prensa de la Corte Constitucional, es decir, sobre las decisiones adoptadas semanalmente por la Corporación sobre las normas demandas o revisadas.Al documento se adjunta copia del comunicado de prensa de la Corte Constitucional.Este documento se encuentra en formato PDF y se tramita por SIGOB.


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Conceptos jurídicos – 1. Se elaboran conceptos jurídicos sobre proyectos de ley

1. Se elaboran conceptos jurídicos sobre proyectos de ley a solicitud de un Congresista, una entidad pública (Ejemplo: Defensoría del Pueblo) o del Despacho de la Ministra. Este documento contiene información sobre el texto del proyecto, los antecedentes legislativos sobre el tema, derecho comparado y análisis de constitucionalidad. Se encuentra en formato digital, se envía por e-mail y no se tramita por SIGOB.


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Conceptos jurídicos - 2. Se formulan observaciones y comentarios a los proyectos de decreto del Ministerio

2. Se formulan observaciones y comentarios a los proyectos de decreto del Ministerio, en mesas de trabajo integradas por Jurídica, Ordenamiento Jurídico y la dependencia líder del proyecto, previamente a pasar al despacho del Viceministro de Promoción de la Justicia y del Despacho de la Ministra. Estos documentos se encuentran formato digital y se envían por e-mail, no se tramitan por SIGOB.


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Peticiones y consultas

Respuesta a peticiones y consultas formuladas por ciudadanos o entidades


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Formulación de política pública

Documento de formulación de política legal y calidad normativa en elaboración (Conpes de política legal) De acuerdo con el Plan de Gobierno del Señor Presidente, el Ministerio de Justicia y del Derecho, con la Secretaría Jurídica de la Presidencia de la República, el Departamento Nacional de Planeación y el apoyo técnico de la Agencia de Cooperación Alemana – GIZ ha venido elaborando el Documento CONPES de Política Legal, con el fin de establecer unas directrices claras en materia de producción de normas jurídicas precisas, accesibles y de impacto previsible, por parte de la Rama Ejecutiva del Poder Público. Conviene por lo tanto, establecer de común acuerdo, directrices sobre la calidad de las normas expedidas por parte de la Rama Ejecutiva. Dichas directrices también estarán encaminadas a orientar a quienes dentro de las instituciones, participan en la elaboración y en la redacción de normas jurídicas.En este momento, nos encontramos articulando el proceso de este documento, con el CONPES de regulación, que viene construyendo el DNP, para armonizar la producción de normas regulatorias de la actividad económica, con los parámetros de la OCDE. Se tiene un cronograma de actividades de cumplimiento mensual.


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Programas y proyectos - 1. Armonización y depuración normativa

El objetivo general de este proyecto es establecer con claridad el universo normativo vigente de cada uno de los sectores de la administración, y expulsar las normas que se consideran obsoletas, o que ya cumplieron con el objetivo para el cual fueron creadas.El insumo principal son las leyes y decretos leyes expedidos desde 1886 hasta diciembre de 2010 por sectores. Y el producto es determinar las normas jurídicas inútiles u obsoletas detectadas.Los actores principales son el Ministerio de Justicia y del Derecho y los enlaces en cada uno de los dieciséis (16) sectores o ministerios, universidades, expertos y la Comisión de Armonización Normativa.El proceso de depuración incluirá la entrega de un primer insumo a los sectores, el análisis por los sectores y entregas parciales del producto, la entrega de los productos a las universidades y a los expertos, el análisis por parte del Ministerio de Justicia, el análisis por parte de la Comisión de Armonización, el listado de normas obsoletas y finalmente, el proyecto de ley de expulsión de normas.Para el desarrollo del proceso de depuración se estableció un cronograma general a desarrollarse desde marzo de 2013 hasta julio de 2014.


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Programas y proyectos - 2. Pruebas de ADN

Para determinar la paternidad. Se rinden conceptos jurídicos cuando son solicitados por el Instituto Nacional de Salud o el ICBF (quien ejerce la Secretaría Técnica), se encuentran en formato Word y se envían por e-mail, no se tramitan por SIGOB


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Programas y proyectos - 3. Jurisdicción especial indígena

Este programa se desarrolla para darle cumplimiento al artículo 246 de la Constitución Política, en cuanto a la coordinación de la Jurisdicción Indígena con la Jurisdicción Ordinaria. Se han elaborado unos documentos como borradores de trabajo cuyo objetivo final es que el Ministerio presente un proyecto de ley. Se envía información a la Asuntos Indígenas de la Presidencia de la República, en formato digital Word, bimensual, a solicitud.


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SUIN

Sistema Único de Información Normativa del Estado Colombiano. Tiene como finalidad permitir la consulta vía internet, de las leyes y decretos expedidos desde 1886, sentencias que han decidido sobre la constitucionalidad y la legalidad de estas leyes y decretos, e información sobre la vigencia de las normas. El proyecto y la ejecución de las actividades asociadas al SUIN, han quedado atadas al replanteamiento que se ha efectuado del proyecto a partir de la reaparición del Ministerio de Justicia y del Derecho mediante el Decreto 2897 de 2011, lo que ha exigido entre otras cosas, cambiar el enfoque y la dinámica de cómo se han de ejecutar las actividades dentro del sistema.El desarrollo de las actividades del SUIN se encuentra vinculado con el crédito del BID (2277/OC-CO), denominado de “Fortalecimiento a los Servicios de Justicia”, que tiene uno de sus componentes que es el componente IV, asociado al SUIN. Con ello, se dio la oportunidad de replantear las actividades que se habían programado con anterioridad.Dicho cambio no fue simplemente formal sino que tuvo dentro de sus finalidades hacer viable un cambio de enfoque al proyecto, desde la perspectiva del nuevo Ministerio de Justicia y del Derecho, que permitirá reencarrilarlo para poder ofrecer a la ciudadanía un sistema de información jurídica confiable, plenamente funcional y sostenible. Además, existe la meta presidencial a 2014, de contar con el SUIN debidamente implementado.


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Informes de gestión

Informes trimestrales sobre la gestión de la Dirección, dirigidos a la Oficina Asesora de Planeación del Ministerio. La información se encuentra en formato XLS y contiene información sobre la gestión de las actividades a cargo de la Dirección en defensa del ordenamiento jurídico, conceptos jurídicos, documento CONPES de política legal, programas y proyectos, y el SUIN.


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ministración Digital Trimestral XLS Trimestral

REPATRIACIONES

Base de datos sobre el estado del trámite de repatriaciones: La base de datos contiene un formulario con los siguientes datos: -Nombre del solicitante, -País, -Fecha de solicitud, Este formulario contiene unas ventanas que a su vez muestran el estado de la solicitud, decisión judicial, respuesta del gobierno, estado del proceso, si está vigente o archivado. Esta base de datos puede ser exportada a Excel.

Secretaria Ejecutiva - Oficina de Asuntos Internacionales

Sistema Legal

Nacional/Internacional

Español Fuente primaria

Ciudadanos/Entidades

Pub

Documento

físico/Digital

Diaria Acces Por demanda

ASISTENCIA JUDICIAL

INTERNACIONAL EN MATERIA

PENAL

Información sobre solicitudes de asistencia judicial comprende:Carpetas que contienen solicitudes de asistencia judicial archivados por: -Nombre de juzgados; esta a su vez contiene el nombre del judicializado.-Nombre del país; esta a su vez contiene el nombre del judicializado.

Profesional Especializado - Oficina de Asuntos Internacionales

Sistema Legal


Español/Ingles

Fuente primaria

Entidad Pública/Est

ados

Documento

físico/Digital

Diaria Papel Por demanda


TRAMITAR SOLICITUDES DE

EXTRADICIÓN

Base de datos de seguimiento a las extradiciones de ciudadanos colombianos, según Directiva Presidencial No. 07 de 2005-La base de datos incluye toda la información pertinente respecto de los ciudadanos colombianos que hayan sido extraditados desde el 17 de diciembre de 1997, la cual contiene la siguiente información: -Nombres y apellidos, -Fecha de nacimiento, -Delito, -Número y fecha del acto administrativo que concedió la extradición y del recurso si es del caso, -País requirente con indicación del Estado, Provincia o Distrito correspondiente y -Fecha de entrega efectiva. Es responsabilidad del MJD mantenerla actualizadaBase de datos de colombianos y extranjeros extraditados a todos los países, que contiene la siguiente información:-Nombres y apellidos, -Fecha de nacimiento, -Delito, -Número y fecha del acto administrativo que concedió la extradición y del recurso si es del caso, -País requirente con indicación del Estado, Provincia o Distrito correspondiente y -Fecha de entrega efectiva. Base de datos de extradiciones de nacionales y extranjeros aprobadas pero que no se han ido al exterior y contiene:-Nombre del ciudadano-Acto administrativo-País -Delito

Asesora - Oficina de Asuntos Internacionales

Sistema Legal




ados

Documento

físico/Manual

Diaria DOC Por demanda


GESTION DE PROYECTOS DEL SECTOR

JUSTICIA FINANCIADOS

POR ORGANISMOS

INTERNACIONALES

Herramientas de control;-Matriz de control de pagos que sirve para hacer seguimiento y control de los proyectos en ejecución en el MJD de la Unión Europea y cooperación española.-Matriz de seguimiento de marco lógico, herramienta construida en Excel que sirve para medir los indicadores de impacto y de resultado de cada subactividad de la cooperación de la Unión Europea.-Matriz o tablero de control; es una herramienta de planeación y seguimiento de procedimientos establecidos por la Unión Europea y la cooperación española, se divide en: -Proceso Precontractual: que son todos los pasos que deben seguirse para la adjudicación de una licitación. -Proceso Contractual: seguimiento de las ejecuciones previstas en un contrato

Asesora - Oficina de Asuntos Internacionales

Sistema Legal




ados

Documento

físico/Digital

Mensual XLS Trimestral

Indicadores SISMEG

En el Sistema Nacional de Evaluación de Gestión y Resultados (SINERGIA) del DNP donde se reporta y se consulta información sobre indicadores que apuntan a las metas del Plan Nacional de Desarrollo del sector Justicia y del Derecho. Contiene la información de Sector, entidad, pilar del PND, Objetivo, Programa, Meta, Resultado, Porcentaje de Avance.

Oficina Asesora de Planeación

Política Nacional Español Fuente primaria

Interna/Administración

Sistema Trimestral --- Trimestral

Plan Estratégico

Es una herramienta de gestión que orienta las acciones del Ministerio de Justicia y del Derecho y de sus entidades adscritas para alcanzar objetivos acordes con la misión y con el Plan Nacional de Desarrollo; está conformado por los objetivos estratégicos, indicadores y las metas del cuatrienio. Contiene indicadores, estrategias, metas, objetivos estratégicos, resultados, seguimiento.




Documento

físico/Manual

Trimestral XLS Trimestral


Plan de acción

Es una herramienta de gestión que orienta las acciones de la entidad para alcanzar los objetivos institucionales, Programas y metas en un período determinado, por lo general un año. Este documento está compuesto por programas, metas, actividades, responsables e indicadores. El Plan de acción institucional constituye el consolidado de los Planes de acción de las dependencias. Determinación del estado de avance de las metas previstas, en un momento determinado. Se identifican los factores que afectan el resultado esperado y se establecen las acciones correctivas en caso de ser necesario. El seguimiento del Plan de acción comprende el monitoreo del avance de las actividades e indicadores de forma periódica. Contiene Actividades, Metas, Indicadores, objetivos institucionales, seguimiento.




Documento

físico/Manual


Banco Nacional de Programas y

Proyectos - BPIN.

El Banco Nacional de Programas y Proyectos - BPIN es un instrumento para la planeación que registra los programas y proyectos de inversión pública viables, previamente evaluados social, técnica, ambiental y económicamente, susceptibles de ser financiados con recursos del Presupuesto General de la Nación. Contiene: Proyecto, Recursos, Actividades, Indicadores, Metas, Componente.




Sistema Mensual --- Mensual


Documento de Proyecto

Formato preestablecido que presenta la información detallada del proyecto. El Documento del Proyecto se incluye en el Banco Nacional de Programas y Proyectos - BPIN como archivos soportes del proyecto. Identificación del problema, definición de objetivos y determinación de las alternativas que pasan a preparación (fase donde se definen de la magnitud de costos de inversión y operación y de los ingresos y beneficios del proyecto). Formato preestablecido en el sistema Banco Nacional de Programas y Proyectos - BPIN que presenta un resumen del proyecto incluido en los capítulos del Banco de Programas y Proyectos de Inversión Nacional. Contiene: Actividades, Objetivos Generales, Objetivos Específicos, Costos, Focalización, recursos, Regionalización, Descripción del Proyecto, Relación con políticas transversales, localización, beneficiarios, fuentes de financiación.





Metodología General Ajustada

– MGA

La Metodología General Ajustada tiene como objeto proveer un sistema de información ágil y eficiente en el proceso de identificación, preparación, evaluación y programación de los Proyectos de Inversión.Para diligenciar la Metodología General Ajustada la Oficina Asesora de Planeación suministra la herramienta y presta la asesoría correspondiente. Contiene: 4 módulos, 1. Identificación, 2. Preparación, 3. Evaluación, 4. Toma de decisiones.




Sistema Mensual --- ---

Indicadores de gestión

El indicador de gestión permite medir el desarrollo de las actividades por parte de las entidades ejecutoras.

Oficina Asesora de Planeación Política Nacional Español

Fuente primaria


Sistema Mensual --- ---

Indicadores de producto

El indicador de producto permite medir la cantidad de bienes y servicios elaborados por el proyecto.






Sistema Unificado de Inversión

Pública - SUIFP

A través del Sistema Unificado de Inversión Pública se coordinarán los procesos y operaciones que deben surtir las entidades, para la formulación, evaluación previa, registro, programación, ejecución, seguimiento y evaluación posterior de los proyectos de inversión, con el propósito de contar con la información necesaria para la adopción de decisiones y presentación de informes asociados a la inversión pública. Contiene: Información Básica, Cadena de Valor, Cuantificación y Localización, Componentes, indicadores, actividades, esquema financiero.





Sistema de Seguimiento a Proyectos de

Inversión - SPI

Conjunto integrado de procesos automatizados que permite evaluar la gestión y realizar el seguimiento de los proyectos de inversión pública en línea (página Web del Departamento Nacional de Planeación). Contiene BPIN





Viabilidad Técnica de un proyecto

La viabilidad técnica del proyecto es el concepto que emite la Oficina Asesora de Planeación indicando que las actividades y recursos que solicita ejecutar la dependencia responsable del mismo corresponden a las aprobadas por el Departamento de Nacional de Planeación - DNP en su control posterior de viabilidad y existen recursos apropiados y libres de afectación para ejecutarlo. Contiene: Aspectos técnicos, socioeconómicos, ambientales, Institucionales




Documento

físico/Manual

Diaria --- Diaria

Anteproyecto de presupuesto

Estimación de ingresos y gastos necesarios para atender lasnecesidades de la entidad y del Sector en cada vigencia fiscal. Este documento, se radica en la Dirección General del Presupuesto Nacional a más tardar, el 31 de marzo de cada año. Contiene: Información sobre gastos de funcionamiento, gastos de inversión, transferencias.




Documento

físico/Manual

Anual --- Anual


Modelo Integrado de Planeación y

Gestión

Esquema de planeación articulado, que facilita la implementación de las políticas e iniciativas gubernamentales que estén orientadas a fortalecer eldesempeño institucional, en procura del cumplimiento de las metas institucionales y de Gobierno para la prestación de un mejor servicio al ciudadano. Contiene: Políticas de desarrollo Administrativo, componentes, requerimientos, porcentaje programado de ejecución trimestral, avance de ejecución trimestral, informe cualitativo del avance, informe cualitativo del avance por política de desarrollo administrativo.




Documento

físico/Manual


Caracterización de Proceso

Se refiere a la identificación, personalización y descripción de las características más importantes de un proceso el cual es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados., Contiene información como: proveedores, entradas, actividades, salidas y clientes.




Documento

físico/Manual

--- Pdf ---

Procedimiento

Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, porqué y cómo. Contiene: Objetivo, Actividades, Responsables, Controles y políticas generales.




Documento

físico/Manual

--- Pdf ---

Acciones de Mejoramiento

Son el conjunto de acciones (acciones correctivas, preventivas y/o demejora) cuyo fin es Mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión integrado del Ministerio de Justicia y del Derecho. Contiene: Descripción del hallazgo, análisis de causas, plan de acción, actividades a desarrollar, responsables, fechas de finalización de actividad, fechas de seguimiento.




Documento

físico/Manual

Mensual XLS Mensual


Mapa de Riesgos

Es un instrumento metodológico de prevención y autocontrol, que permite identificar, actualizar, reducir y autoevaluar la materialización de los riesgos inherentes a los objetivos estratégicos y procesos misionales de la organización. Es además una herramienta organizacional que facilita la visualización entendimiento de los riesgos y la definición de una estrategia para su apropiada administración. Contiene: Identificación de Riesgos, Análisis de riesgos, Valoración de riesgos, Acciones de mejoramiento.




Documento

físico/Manual

Semestral XLS Semestral

Medición de la Satisfacción del

Cliente

Diferentes mecanismos para la recolección de información con el fin de conocer la percepción de la satisfacción de los usuarios de los servicios que presta el Ministerio de Justicia y del Derecho, entre los que se encuentran: encuesta, entrevista, sondeo, análisis estadístico de los resultados, acciones de mejoramiento




Documento

físico/Manual

--- --- ---

Indicadores de Proceso y

Subproceso

Los indicadores que se encuentra en las caracterizaciones de los procesos y subprocesos para el seguimiento y medición de los procesos. Contiene: Formula matemática, meta, línea de base, frecuencia de medición, unidad de medida, proceso o subproceso asociado, objetivo estratégico asociado.




Documento

físico/Manual

Mensual XLS Mensual

Centro Dinámico de Información

Estratégica

Es un aplicativo que facilita el acceso a información actualizada e importante del Ministerio, agilizando y aproximando a los servidores públicos el conocimiento de los resultados de la gestión estratégica institucional. Este aplicativo se inserta dentro de los objetivos generales y específicos recogidos por el actual estilo de dirección. Contiene: Logros de Metas, Ejecución Presupuestal, Informes de Gestión, Planes, Estado del SIG.




Documento

físico/Manual

Mensual --- Mensual


PROMOCIÓN DE UNA JUSTICIA

EFICIENTE- Reglamentación de materias de

competencia del Gobierno Nacional.

Documentos contentivos de los proyectos de Ley, Decretos y Resoluciones, promovidos por esta Dirección.

DJFJ.

Sistema Legal

Nacional Español Fuente primaria


Digital --- DOC ---

PROMOCIÓN DE UNA JUSTICIA

EFICIENTE-Comisiones, Consejos y Comités.

Documentos contentivos de Actas de reunión de las Comisiones, Consejos y Comités en las cuales esta Dirección ejerce la Secretaría Técnica.

DJFJ.

Justicia Nacional Español Fuente primaria

Interna/Administración Solicitante

Documento

físico/Manual

Histórica Papel ---

ACERCAMIENTO DE LA JUSTICIA AL CIUDADANO -

Políticas de acceso a la justicia en Cali y Quibdó

Guía para la incorporación e implementación de la política de acceso a la justicia en los Planes de Desarrollo departamentales, distritales y municipales (para publicación).

DJFJ.



Digital ---

Varios formatos

(XLS, DOC, PDF)

---

ACCESO DIFERENCIAL A LA JUSTICIA -

Fortalecimiento de las Comisarías de

Familia

Lineamientos técnicos y recopilación del marco normativo en torno a la violencia basada en género.

DJFJ.



Documento

físico/Manual

--- Papel/pdf ---

Boletines de Prensa

Material informativo a manera de resumen de los eventos desarrollados en torno al Ministerio o a sus funcionarios. Esta información puede ser originada en la entidad o en entidades del sector.

Grupo de Comunicaciones

Política

Nacional

Español Dependiente

Entidad Pública

Digital Por

demanda DOC Por demanda

Fotografías Registro de actividades de la entidad y sus funcionarios.


Política

Nacional


Entidad Pública

Digital Por

demanda PNG JPG

Por demanda

Videos Registro de actividades de la entidad y sus funcionarios.


Política

Nacional


Entidad Pública

Digital Por

demanda AVI

MOV Por demanda

Boletines Internos

Resumen semanal de la información que se general al exterior y al interior del Ministerio. Esta información tiene como fin informar a los funcionarios y contratistas de la entidad


Política

Nacional


Entidad Pública

Digital Semanal PDFJPG Semanal


Publicaciones Se refiere a textos enviados por las áreas misionales con el fin de ser revisados para ajuste de estilo.


Política

Nacional


Entidad Pública

Digital Por

demanda Doc

Por demanda

PROGRAMA NACIONAL DE CONCILIACIÓN EN DERECHO

Y/O ARBITRAJE - Inspección, control

y vigilancia a Centros de

Conciliación y/o Arbitraje

Datos sobre los Centros de Conciliación y/o Arbitraje o Entidades Avaladas inspeccionados/as. Comprende: -Centros de Conciliación y/o Arbitraje inspeccionados (Nombre y número) -Centros de Conciliación y/o Arbitraje revocados (Nombre, número y Resolución de revocatoria).

DMASC - Programa Nacional de Centros de Conciliación Extrajudicial en Derecho y/o Arbitraje



Digital Mensual XLS Mensual


Y/O ARBITRAJE - Creación de Centros de


Datos sobre el trámite para la autorización de creación de Centros de Conciliación y/o Arbitraje. Comprende:-Solicitudes recibidas y atendidas (Nombre y número).-Centros de Conciliación y/o Arbitraje con Resolución de Creación (Nombre, número y Resolución).



Interna/AdministraciónSolicitante



Y/O ARBITRAJE - Otorgamiento de

Aval para la formación de Conciliadores

Datos sobre el trámite para el otorgamiento de aval para la formación de Conciliadores. Comprende: -Solicitudes recibidas y atendidas (Nombre y número). -Entidades con Resolución de Aval para la formación de Conciliadores (Nombre, número y Resolución).



Interna/Administración Solicitante



Y/O ARBITRAJE - Centros de


Datos sobre los Centros de Conciliación y/o Arbitraje:-Directorio de los Centros de Conciliación y/o Arbitraje a nivel nacional (Localización y datos del Centro).







Y/O ARBITRAJE - Fortalecimiento de

la oferta y la demanda de la

Conciliación

Información sobre el fortalecimiento de la oferta y la demanda de la Conciliación. Comprende: Programa de formación en Insolvencia: -Cronograma de actividades. -Programa académico. -Resultados de la convocatoria. -Perfil de los docentes. -Número de personas certificadas. Jornadas de conciliación: -Cronograma de actividades. -Número de personas convocadas y atendidas.

DMASC - Programa Nacional de Centros de Conciliación Extrajudicial en Derecho y/o Arbitraje Justicia Nacional Español

Dependiente


Digital Mensual

Varios formatos

(XLS, DOC, PDF)

Mensual


Y/O ARBITRAJE - Divulgación del Programa de formación en Litigio Arbitral

Información sobre la divulgación del Programa de formación en Litigio Arbitral. Comprende:-Publicación de la Cartilla, la Jurisprudencia y la normatividad que se tiene en materia de Arbitraje, en la página web de la Conciliación.-Remisión a Universidades del material construido para el Diplomado.




Digital Mensual

Varios formatos

(XLS, DOC, PDF)

Mensual


Y/O ARBITRAJE - Fortalecimiento

del Arbitraje

Información sobre el fortalecimiento del Arbitraje. Comprende:Estrategia de comunicación para construir "Cultura del Arbitraje":-Documento de estrategia construido y aprobado.-Piezas promocionales diseñadas y elaboradas.-Divulgación de las piezas promocionales.Identificación de necesidades funcionales y articulación interinstitucional para desarrollar el Sistema de Información del Arbitraje, la Conciliación y la Amigable Composición.-Documento de diagnóstico.-Actas de reuniones interinstitucionales.-Documento de conclusiones y recomendaciones.


Justicia Nacional Español Dependien

te Interna/Ad

ministración Digital Mensual

Varios formatos

(XLS, DOC, PDF)

Mensual



Y/O ARBITRAJE - Implementación

de la Norma Técnica de Calidad en

Municipios con Centros de


Información sobre la Norma Técnica de Calidad en Municipios con Centros de Conciliación y/o Arbitraje. Comprende:-Listados de Centros de Conciliación con acompañamiento in situ.-Listados de Centros de Conciliación con asesoría virtual.-Guía de implementación.-Formatos de implementación.


Justicia Nacional Español Fuente

primariaDependiente


Digital Mensual

Varios formatos

(XLS, DOC, PDF)

Mensual

CONCILIACIÓN EN DERECHO

Y/O ARBITRAJE - Difusión de la Encuesta de acceso a los Mecanismos

Alternativos de Solución de Conflictos en

Colombia

Información sobre la difusión de los resultados de la Encuesta de acceso a los Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos en las 14 Ciudades donde fue aplicada. Comprende: -Página web construida para la difusión. -Metodología. -Resultados estadísticos. -Hipótesis. -Análisis. -Conclusiones. -Recomendaciones de política pública.


Justicia Municipal Español Dependien

te Interna/Ad


Varios formatos

(XLS, DOC, PDF)

Mensual


Y/O ARBITRAJE - Divulgación del

nuevo Estatuto de Arbitraje Nacional

e Internacional

Información sobre la divulgación del nuevo Estatuto de Arbitraje Nacional e Internacional. Comprende:-Material de divulgación.-Publicación de la normativa en la página web.-Participación en la publicación del Estatuto Arbitral Colombiano (Comité Colombiano de Arbitraje - Ministerio de Justicia y ley).



te Interna/Ad


Varios formatos

(XLS, DOC, PDF)

Mensual



Y/O ARBITRAJE - Sistema de

Información de la Conciliación

Información que arroja para el ciudadano el Sistema de Información de la Conciliación a través del portal http://www.conciliacion.gov.co/:-Directorio de los Centros de Conciliación.-Directorio de sanciones a Centros de Conciliación.-Directorio de Conciliadores en Derecho.-Directorio de Entidades Avaladas.-Directorio de capacitados en Conciliación.-Productos de Conciliación y/o Arbitraje.-Preguntas frecuentes.-Estadísticas históricas y anuales (Tipo de resultado, cantidad de conciliaciones, duración del trámite, seguimiento de acuerdos, etc.).

DMASC - Programa Nacional de Centros de Conciliación Extrajudicial en Derecho y/o Arbitraje Justicia Nacional Español

Dependiente

Ciudadanos Sistema Mensual

Sistema de

información

Mensual

PROGRAMA NACIONAL DE JUSTICIA EN EQUIDAD -

Conciliación en Equidad

Datos sobre la ubicación de los Conciliadores en Equidad a nivel nacional (Departamento, Municipio, Año de los procesos implementados y número de Conciliadores en Equidad).

DMASC - Programa Nacional de Justicia en Equidad




PROGRAMA NACIONAL DE JUSTICIA EN EQUIDAD -

Fortalecimiento de los Municipios con Conciliadores en

Equidad

Información sobre el fortalecimiento de los Municipios con Conciliadores en Equidad. Comprende:-Asesorías para la implementación de la figura (Departamento, Municipio).-Seguimiento a los IV Momentos MICE (I. Diagnóstico de la conflictividad; II. Sensibilización, articulación y postulación; III. Formación, Evaluación y Nombramiento y IV. Operación de la Conciliación en Equidad) (Departamento, Municipio y momento MICE).-Revisión documental de los procesos implementados (Departamento y Municipio).-Otorgamiento de aval (Departamento y Municipio).-Revisión técnica de documentos conceptuales (Nombre del documento).-Organización documental del archivo (Departamento y Municipio).-Capacitación presencial y/o a distancia (Departamento, Municipio, número de personas capacitadas).-Aplicación y análisis de pruebas psicológicas.-Municipios fortalecidos con Conciliadores en Equidad (Nombre y

DMASC - Programa Nacional de Justicia en Equidad


primariaDependiente


Digital Mensual

Varios formatos

(XLS, DOC, PDF)

Mensual


número).

PROGRAMA NACIONAL DE

CASAS DE JUSTICIA - Casas

de Justicia en Operación

Datos sobre la ubicación de las Casas de Justicia a nivel nacional (Departamento, Municipio, nombre y de Casas de Justicia).

DMASC - Programa Nacional de Casas de Justicia Justicia Nacional Español

Fuente primaria




CASAS DE JUSTICIA - Puesta en

operación de Casas de Justicia

Información sobre la puesta en operación de Casas de Justicia. Comprende:-Convenios Interadministrativos con los Alcaldes municipales (Municipio y datos del Convenio).-Procesos de inducción a los Funcionarios del Programa (Departamento y Municipio).-Seguimiento a las Casas de Justicia en operación.-Casas de Justicia que entraron en operación (Departamento, Municipio, periodo).

DMASC - Programa Nacional de Casas de Justicia


primariaDependiente




CASAS DE JUSTICIA -

Fortalecimiento Institucional para

la operación de las Casas de Justicia

Información sobre el fortalecimiento institucional de las Casas de Justicia. Comprende:Líneas de acción del Programa:-Proceso metodológico para potencializar la capacidad de los Servidores Públicos que laboran en el Programa de Casas de Justicia, en el tema de “Acceso a la justicia con componente étnico".-Programa de prevención del Reclutamiento.-Estrategias novedosas para la atención integral y con calidad, en el Programa Casa de Justicia Móvil y/o dotación.-Programa de violencia basada en género.



te Interna/Ad

ministración Digital Mensual XLS Mensual



CASAS DE JUSTICIA - Sistema de

Información de Casas de Justicia

Datos sobre el Sistema de Información del Programa Nacional de Casas atendidas:-Caracterización de las personas atendidas por las Casas de Justicia (Nombre de la Casa de Justicia, número de personas atendidas, sexo, ocupación, etc.).-Estado de la solicitud atendida por la Casa de Justicia (Nombre de la Casa de Justicia, por materia, por remisión).-Actividades adelantadas para la capacitación y el acompañamiento técnico en el desarrollo del Sistema de Información.



primariaDependiente


Sistema Mensual

Sistema de

información

Mensual


CASAS DE JUSTICIA -

Viabilización social de Proyectos de

Casas de Justicia

Datos sobre el proceso de revisión y verificación del cumplimiento de los requisitos establecidos por el Programa, para el otorgamiento de la viabilidad social de proyectos de Casas de Justicia.Comprende:-Proyectos revisados (Departamento, Municipio).-Proyectos devueltos al Municipio por no cumplimiento de requisitos (Departamento, Municipio).-Proyectos aprobados con viabilidad social (Departamento, Municipio).






CASAS DE JUSTICIA - Viabilización técnica de

Proyectos de Casas de Justicia

Datos sobre el proceso de revisión y verificación del cumplimiento de los requisitos establecidos por el Programa, para el otorgamiento de la viabilidad técnica de proyectos de Casas de Justicia.Comprende:-Proyectos revisados (Departamento, Municipio).-Proyectos aprobados con viabilidad técnica (Departamento, Municipio).





PROGRAMA NACIONAL DE DENTROS DE CONVIVENCIA CIUDADANA -

Centros de Convivencia Ciudadana

Datos sobre la ubicación de los Centros de Convivencia Ciudadana a nivel nacional (Departamento, Municipio, nombre y número de Centros de Convivencia Ciudadana).

DMASC - Programa Nacional de Centros de Convivencia Ciudadana






Puesta en operación de Centros de Convivencia Ciudadana

Información sobre la puesta en operación de Centros de Convivencia Ciudadana. Comprende:-Convenios Interadministrativos con los Alcaldes municipales (Municipio y datos del Convenio).-Procesos de inducción a los Funcionarios del Programa (Departamento y Municipio).-Seguimiento a los Centros de Convivencia Ciudadana en operación.-Número de Centros de Convivencia Ciudadana que entraron en operación (Departamento, Municipio, periodo).



primariaDependiente



PROGRAMA NACIONAL DE DENTROS DE CONVIVENCIA CIUDADANA - Fortalecimiento

Institucional para la operación de los


Información sobre el fortalecimiento institucional de los Centros de Convivencia Ciudadana. Comprende:Líneas estratégicas del Programa.-Ruta metodológica "El buen trato: una ruta hacia la paz".-Estrategia de Cultura Ciudadana denominada “Construir Ciudadanía desde la cultura”.-Estrategias en la dimensión de conservación del medio ambiente.-Proceso formativo, que brinde herramientas para el mejoramiento de la Convivencia Escolar.-Encuentro Anual de Funcionarios que laboran en el Programa Nacional de Centros de Convivencia Ciudadana.



te Interna/Ad

ministración Digital Mensual XLS Mensual


Viabilización social de Proyectos de


Datos sobre el proceso de revisión y verificación del cumplimiento de los requisitos establecidos por el Programa, para el otorgamiento de la viabilidad social de proyectos de Centros de Convivencia Ciudadana.Comprende:-Proyectos revisados (Departamento, Municipio).-Proyectos devueltos al Municipio por no cumplimiento de requisitos (Departamento, Municipio).-Proyectos aprobados con viabilidad social (Departamento, Municipio).






PROGRAMA NACIONAL DE DENTROS DE CONVIVENCIA CIUDADANA - Viabilización técnica de

Proyectos de Centros de Convivencia Ciudadana

Datos sobre el proceso de revisión y verificación del cumplimiento de los requisitos establecidos por el Programa, para el otorgamiento de la viabilidad técnica de proyectos de Centros de Convivencia Ciudadana. Comprende:-Proyectos revisados (Departamento, Municipio).-Proyectos aprobados con viabilidad técnica (Departamento, Municipio).

DMASC - Programa Nacional de Centros de Convivencia Ciudadana Justicia Nacional Español

Fuente primaria



Procesos de selección de contratistas

Mecanismos legales para formular públicamente convocatorias en igualdad

de oportunidades para que los interesados presenten ofertas y

seleccionar la que mejor convenga.

Todas las direcciones del Ministerio de Justicia y del Derecho de acuerdo con sus necesidades.

Económica y Comercial



Sistema Diaria Papel Diaria

Liquidación de contratos.

El régimen legal ha determinado que cierto tipo de contratos requieren de su

liquidación para poder darse por terminados. Este es un proceso que

requiere de la colaboración de la persona encargada de la supervisión del

contrato y del área financiera.

El área que ha generado la necesidad de contratar y Gestión Contractual

Sistema Legal


te Entidad Pública

Documento

físico/Manual

Mensual --- ---

Imposición sanciones

contractuales.

El incumplimiento de obligaciones contractuales por parte del contratista genera una sanción, la cual va desde

una multa hasta la declaración de caducidad del contrato.

Gestión Contractual

Sistema Legal


te Entidad Pública

Documento

físico/Manual

Semestral --- ---

Proyectos de Inversión

Documentos Relacionados con los proyectos de inversión que ejecuta la Dirección de Politice Criminal y Penitenciaria a través de documentos de políticas para la implementación de los programas enmarcados dentro del proyecto.

Dirección de Política Criminal y Penitenciaria

Política Nacional Español Dependien

te Entidad Pública

Documento

físico/Manual

Mensual Pdf Mensual

Políticas Penitenciarias

Documentos relacionados con toda la información en materia de Política Penitenciaria.

Dirección de Política Criminal y Penitenciaria Sistema

Legal Nacional Español

Dependiente

Entidad Pública

Documento

físico/Manual

Mensual Pdf Mensual

Política Criminal Documentos relacionados con toda la información en materia de Política Criminal.

Dirección de Política Criminal y Penitenciaria

Sistema Legal


te Entidad Pública

Documento

físico/MaMensual Pdf Mensual


nual

Informe de Uso de Canales de

Comunicación

Estadísticos de consumo de canales de comunicación por parte de todos los funcionarios del Ministerio de Justicia.

Subdirección de Sistemas

Tecnológica Local Español Fuente primaria


Digital Diaria Pdf Diaria

Informe de Gestión del

Servicio de Mesa de Ayuda

Estadísticos de la cantidad de servicios y solicitudes de servicio solicitadas por mes, especificando el estado de los mismos y la encuesta de satisfacción del servicio prestado.

Subdirección de

Sistemas Tecnológica Local Español

Fuente primaria


Digital Mensual Pdf Diaria

Inventarios dela infraestructura de

Tecnología

Inventario de los equipos de cómputo, portátiles, impresoras, video beam, scanner, impresoras, servidores, elementos de comunicaciones.

Subdirección de


Fuente primaria

Entidad Pública

Digital Bimestral Pdf Diaria


Servicio Correo Electrónico

Estadísticos del uso y disponibilidad del servicio de correo institucional.

Subdirección de


Fuente primaria




Servicio de la Pagina WEB

Estadísticos del uso, disponibilidad y consulta de la información que contiene la página web del Ministerio de Justicia y del Derecho.

Subdirección de


Fuente primaria



Informe de Disponibilidad de

los equipos activos de red

Estadísticos de uso, carga y disponibilidad de los equipos activos que garantizan la comunicación del Ministerio.

Subdirección de


Fuente primaria



Informe de uso del servicio de

Telefonía de la entidad

Estadísticos de consumo de los servicios telefónicos (larga distancia, celular, local), que usan los funcionarios de la entidad

Subdirección de


Fuente primaria



Inventario de los Sistemas de Información

Descripción de los sistemas de información que actualmente tiene en producción el Ministerio de Justicia y del Derecho indicando el responsable de cada uno de estos.

Subdirección de


Fuente primaria


Digital Semestral Pdf Semestral


Informe de la realización de los backups de los

Sistemas de Información

Descripción de las fechas de ejecución de los backups de los sistemas de información del Ministerio.

Subdirección de


Fuente primaria

Entidad Pública

Documento

físico/Manual

Semanal Papel Diaria

Informe de la realización de los backups de las Bases de Datos

Descripción de las fechas de ejecución de los backups de los bases de datos de los sistemas de información del Ministerio.

Subdirección de


Fuente primaria

Entidad Pública

Documento

físico/Manual

Semanal Papel Diaria

DECISIONES PROFERIDAS EN

PROCESOS DISCIPLINARIOS

Conjunto de decisiones de trámite y de fondo proferidas en los procesos disciplinarios tramitados por el Grupo

GRUPO DE CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO

Sistema Legal



Documento

físico/Manual

Diaria Papel Diaria

ESTADISTICA DE LAS DECISIONES PROFERIDAS EN LOS PROCESOS DISCIPLINARIOS

Reporte estadístico periódico sobre decisiones de trámite y de fondo proferidas en los procesos disciplinarios tramitados por el Grupo

GRUPO DE CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO

Sistema Legal



Documento

físico/Manual

Mensual Papel Mensual

Plan de acción de GGH

Indicadores y actividades a ejecutar durante una vigencia por parte del Grupo de Gestión Humana según formatos provistos por la oficina Asesora de Planeación de la Entidad.

Grupo de Gestión Humana

--- --- Español Dependien

te Interna/Ad

ministración Digital Anual XLS Trimestral

Planes: Plan de Capacitación, Plan

de Bienestar Social, Plan de

Salud y Seguridad en el Trabajo, Plan

de Estímulos e Incentivos.

Gestionar el diseño y aplicación de los diferentes planes y actividades orientadas al desarrollo del Talento Humano



te Interna/Ad

ministración

Documento

físico/Manual

Anual Papel Trimestral


Actos administrativos de vinculación y de retiro

Proveer los empleos vacantes de la planta de personal del Ministerio de Justicia y del Derecho, previaselección de la persona que cumpla con el perfil y los requisitos exigidos en el manual de funciones yrequisitos y competencias laborales de la entidad y en las normas generales que rigen la materia, así comogestionar lo pertinente para tramitar el retiro de los servidores según la situación o causal presentada y deacuerdo con la normatividad vigente.



te Interna/Ad

ministración

Documento

físico/Manual

Semanal DOC Semanal

Comisiones de Servicios al

Exterior

Garantizar el desplazamiento en comisión de servicios al exterior de los funcionarios, que prestan sus servicios al Ministerio de Justicia y del Derecho y al Sector, con el fin de dar cumplimiento a los objetivos de la entidad.



te Interna/Ad

ministración

Documento

físico/Manual

Semanal DOC Semanal

Reconocimiento de Prima Técnica

Reconocer el beneficio de prima técnica según las modalidades establecidas, a los servidores públicosseñalados en el alcance de este documento, previa la verificación de los requisitos que se han establecido, através del ordenamiento legal existente.


Documento

físico/Manual

Semanal Papel Por demanda

Novedades de Personal y

Actuaciones Administrativas

Describir las actividades y controles administrativos que deben realizarse para el manejo de las novedades de los funcionarios de la entidad.



te Interna/Ad

ministración

Documento

físico/Manual

Semanal Papel Semanal

Evaluaciones de desempeño

Brindar a los responsables del proceso de evaluación del desempeño (evaluador y evaluado) de cada unade las dependencias, la metodología para adelantar el proceso de evaluación en sus diferentes fases, desdela fijación de compromisos (laborales y comportamentales), seguimiento, registro de evidencias y calificacióndefinitiva.



te Interna/Ad

ministración

Documento

físico/Manual

Anual Papel Anual


Manual de funciones y

requisitos del Ministerio de Justicia y del

Derecho.

Elaborar o actualizar el Manual de funciones y requisitos que contemple los cargos y funciones de los servidores de la entidad.



te Interna/Ad

ministración

Documento

físico/Manual

Histórica Papel Por demanda

Registro permanente el en

SIGEP

El Sistema de Información y Gestión del Empleo Público SIGEP, el cual corresponde al Sistema General de Información Administrativa del Sector Público de que trata la Ley 909 de 2004, es una herramienta tecnológica que sirve de apoyo a las entidades en los procesos de planificación, desarrollo y la gestión del recurso humano al servicio del Estado



te Interna/Ad

ministración Sistema Mensual XLS Diaria

Acuerdos de Gestión

Adoptar una metodología que permita suscribir los Acuerdos de Gestión entre los Gerentes Públicos y el Superior Jerárquico, estableciendo los objetivos, indicadores y seguimiento a cumplir en el desarrollo de su gestión.



te Interna/Ad

ministración

Documento

físico/Manual

Anual Papel Anual

Liquidación de Nómina

Cumplir con la liquidación de los salarios y prestaciones sociales a que tienen derecho los funcionarios de laEntidad, en cada periodo mensual, con los respectivos descuentos de ley, así como la generación dereportes de seguridad social, aportes parafiscales y otros terceros.



te Interna/Ad

ministración Sistema Diaria DOC Diaria

Certificaciones y constancias

Cumplir satisfactoriamente con las respuestas a las solicitudes de información laboral que llegan al Grupo de Gestión Humana, conforme a la Ley.



te Interna/Ad

ministración

Documento

físico/Manual

Diaria Papel Diaria


Historia laboral

Disponer de manera oportuna y ordenadamente de acuerdo con los parámetros técnicos y normativos, de lainformación relativa a la historia laboral de los servidores públicos activos o retirados mediante las accionescorrespondientes a: Abrir, actualizar, conservar, archivar y consulta en medio físico de las hojas de vida quereposan en el archivo del Grupo de Gestión Humana.



te Interna/Ad

ministración

Documento

físico/Manual

Histórica Papel Diaria

Comisiones de Servicios al

Interior

Garantizar el desplazamiento en comisión de servicios de los funcionarios, contratistas (siempre y cuando seestipule en el respectivo contrato), y funcionarios de la Policía Nacional que prestan sus servicios deprotección y seguridad personal al Ministro y Viceministros del Ministerio de Justicia y del Derecho, con elfin de dar cumplimiento a los objetivos de la entidad.



te Interna/Ad

ministración

Documento

físico/Manual

Trimestral Papel Diaria

Acciones de Mejoramiento

Formulación e Implementación de acciones de



te Interna/Ad

ministración

Documento

físico/Manual

Semestral Papel Por demanda

Inducción y Reinducción de

Funcionarios

Dar a conocer a las personas vinculadas a la entidad, información general sobre el Ministerio de Justicia ydel Derecho, con el fin de inculcar valores de cultura Organizacional y proporcionarle parámetros yherramientas que le permitan el adecuado desarrollo de las funciones inherentes al cargo y el cumplimientode sus obligaciones.


--- --- --- --- ---

Documento

físico/Manual

Anual Papel Por demanda

Contratación Bolsa Mercantil de

Colombia

Contratos suscritos a través de la Bolsa Mercantil de Colombia a fin de garantizar la prestación de los servicios de Aseo y Cafetería, así como Vigilancia y compra de mobiliario y papelería para las diferentes dependencias del Ministerio de Justicia y del Derecho.

Coordinación de Gestión de Administrativa



PQR

Documento

físico/Manual

Semanal Papel Semanal

Contratos mantenimiento

Contratos otorgados a través de licitación pública a fin de garantizar el normal funcionamiento de extintores, ascensores, redes eléctricas

Coordinación de Gestión de Administrativa



PQR

Documento

físico/Manual

Semanal Papel Mensual


Informes de Auditorías

Independientes

Es el documento resultado del análisis de la información recolectada durante el proceso auditor, realizado por el equipo responsable de la auditoría, donde se

plasman los hechos relevantes, hallazgos, conceptos, opiniones y conclusiones del área, proyecto o

actividad auditada, acorde a un Plan de Auditoría previamente establecido. En él se señalan las debilidades del Sistema

de Control Interno, si las han habido y se formulan recomendaciones pertinentes

para eliminar las causas de tales deficiencias.

Jefe Oficina Control Interno y Profesionales Universitarios y Especializados del área

Gestión Organizacion

al Nacional Español

Dependiente


Documento

físico/Manual

Trimestral DOC No aplica

Informes de Auditorías de

Calidad

Es el documento resultado del análisis de la información recolectada durante el proceso auditor al sistema de gestión de

calidad de la Entidad, realizado por el equipo responsable de la auditoría,

donde se plasman los hechos relevantes, hallazgos, conceptos, opiniones y conclusiones del área,

proyecto o actividad auditada, acorde a un Plan de Auditoría previamente establecido. En él se señalan las

debilidades del Sistema de Gestión de Calidad, si las han habido y se formulan

recomendaciones pertinentes para eliminar las causas de tales deficiencias.

Jefe Oficina Control Interno y Profesionales Universitarios y Especializados del área.



Dependiente


Documento

físico/Manual

Anual DOC No aplica

Programa Anual de Auditorias

Independientes

Conjunto de una o mas auditorías independientes planificadas para un periodo de tiempo determinado y

dirigidas para un propósito específico.




Fuente primaria


Documento

físico/Manual

Anual DOC Por demanda


Programa Anual de Auditorías Internas de

Calidad

Conjunto de una o más auditorías de calidad planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas para un

propósito específico.




Fuente primaria


Documento

físico/Manual


Plan de Auditoria Independiente

Es el documento que contiene los detalles de la auditoria a realizar, identificando objetivos, alcance,

metodología, actividades y cronograma, entre otros.




Fuente primaria


Documento

físico/Manual

Trimestral DOC Por demanda

Informes de Ley

Es el documento que se elabora y se presenta cuando procede, en

cumplimiento a una determinada norma y acorde a unos parámetros específicos.




Dependiente


Documento

físico/Manual

Mensual/bimestral/trimestral/cuatrimestral/se

mestral(según informe)

DOC

Mensual/bimestral/trimestral/cuatrimestral/semestral(

según informe)

Actas del Comité de Coordinación de los Sistemas

de Control Interno y de Gestión de

Calidad del Ministerio de Justicia y del

Derecho

Es el registro de calidad en el cual se plasman los hechos, decisiones,

acuerdos y compromisos relacionados con la funcionalidad y mantenimiento del

Sistema de Control Interno del Ministerio.




Dependiente


Documento

físico/Manual

Mensual/bimestral/trimestral/cuatrimestral/se

mestral(según informe)

DOC

Mensual/bimestral/trimestral/cuatrimestral/semestral(

según informe)

Respuesta a requerimientos

Internos

Documentos que contienen la información solicitada por las diferentes

áreas del Ministerio, con las características de oportunidad,

pertinencia y competencia.




Dependiente


Documento

físico/Manual

Por demanda

DOC No aplica

Respuesta a requerimientos

Externos

Documentos que contienen la información solicitada por organismos

externos o ciudadanía en general relacionada con la gestión del Ministerio

y de la Oficina de Control Interno.




Dependiente

Privados/ciudadanos/E

ntidad Pública

Documento

físico/Manual

Por demanda

DOC No aplica

Respuesta a peticiones, quejas

y reclamos

Documentos que contienen la respuesta a solicitudes realizadas a través de

derechos de petición, quejas y reclamos sobre temas que son competencia de la

Oficina de Control Interno.




Dependiente

PQR

Documento

físico/Manual

Por demanda

DOC No aplica


Plan de Auditoria de calidad

Es el documento que contiene los detalles de la auditoria a realizar, identificando objetivos, alcance,

metodología, actividades y cronograma, entre otros.




Fuente primaria


Documento

físico/Manual


Informes de seguimiento y/o

verificación

Es el documento que se elabora y se presenta cuando procede, en

cumplimiento de funciones propias de la Oficina o por requerimiento interno o

externo.




Dependiente


Documento

físico/Manual

Por demanda

DOC Por demanda

Personas naturales o

jurídicas que manejan

sustancias químicas

controladas con certificados de

carencia de informe por tráfico

de estupefacientes,

CCITE

Son los solicitantes del CCITE.

Subdirección de Control y Fiscalización de Sustancias Químicas y Estupefacientes

Sistema Legal


Ciudadanos

Documento

físico/Manual

Histórica XLS Por demanda

Nombre de los Representantes legales de las

empresas (personas naturales o

jurídicas) que manejan


controladas con CCITE

Persona en la que recae la responsabilidad del trámite y

cumplimiento de las normas sobre el control de las sustancias químicas

Subdirección de Control y Fiscalización de Sustancias Químicas y Estupefacientes Sistema


Fuente primaria

Ciudadanos

Documento

físico/Manual



Nombre de los socios de las

empresas (personas

jurídicas)que manejan



Otros personas que como socio de las empresas son responsables en la

solicitud y cumplimiento de las normas sobre el control de las sustancias

químicas

Subdirección de Control y Fiscalización de Sustancias Químicas y Estupefacientes Sistema


Fuente primaria

Ciudadanos

Documento

físico/Manual


Direcciones de las empresas (personas naturales o

jurídicas) donde se manejan sustancias químicas


Ubicación exacta (Departamento- Municipio...) de las empresas donde se

manejan las sustancias químicas controladas.


Geográfica Nacional Español Fuente primaria

Ciudadanos

Documento

físico/Manual


Nombre de las sustancias químicas

controladas que manejan las empresas

autorizadas con CCITE

40 sustancias químicas son controladas de acuerdo a las resoluciones vigentes

del Consejo nacional de Estupefacientes.




Ciudadanos

Documento

físico/Manual


Cantidades de sustancias químicas

controladas que manejan las empresas

autorizadas con CCITE

Cupos autorizados a través del CCITE, de las sustancias químicas controladas,

de acuerdo con las resoluciones vigentes.




Ciudadanos

Documento

físico/Manual

Histórica XLS

Por demanda


Actividades (importar,

almacenar, consumir, producir,

distribuir….) para las que se autoriza el manejo de las sustancias a las

empresas autorizadas con

CCITE

Uso de las sustancias químicas controladas por parte de las empresas

autorizadas mediante CCITE.

Subdirección de Control y Fiscalización de Sustancias Químicas y Estupefacientes Económica y

Comercial Nacional Español

Fuente primaria

Ciudadanos

Documento

físico/Manual


Cantidad de sustancias químicas

controladas que se planean

importar

Cantidad sobre la cual se emite un concepto técnico acerca de la viabilidad

de la importación, la cual debe estar dentro del cupo autorizado




te Interna/Ad

ministración Sistema Diaria XLS Por demanda

Cantidad de sustancias químicas

controladas que se planean

exportar

Cantidad sobre la cual se emita una autorización previa acerca de la

viabilidad de exportación, la cual debe estar dentro del cupo autorizado




te Ciudadanos Sistema Diaria XLS Por demanda

Lugar de procedencia de las


controladas

Países de donde se importan sustancias químicas controladas señaladas en los registros de solicitud de importación.



Internacional

Español Dependien

te Interna/Ad

ministración Sistema Diaria XLS Por demanda

Lugar de destino de las sustancias

químicas controladas

países a donde se exportan las sustancias químicas controladas registrados en las solicitudes de

autorización previa de exportación



Internacional

Español Dependien

te Ciudadanos Sistema Diaria XLS Por demanda

Censo de cultivos ilícitos

Identificación, cuantificación y ubicación de los cultivos ilícitos y su distribución.

Subdirección de Estrategia y Análisis - Observatorio de Drogas de Colombia

Política Municipal Español Dependien

te Entidad Pública

Digital Anual XLS - BDF - SHP

Anual

Erradicación de cultivos ilícitos

Identificación, cuantificación y ubicación de cultivos Ilícitos erradicados mediante erradicación manual forzosa y aspersión aérea con glifosato.

Subdirección de

Estrategia y

Análisis -

Observatorio de


te Entidad Pública



Drogas de

Colombia

Incautación de drogas y cultivos

ilícitos

Identificación, cuantificación y ubicación de incautaciones de drogas y sustancias químicas

Subdirección de

Estrategia y

Análisis -

Observatorio de

Drogas de

Colombia


te Entidad Pública


Infraestructura de producción y

tráfico de drogas desmantelada

Identificación, cuantificación y ubicación de la infraestructura para la producción y tráfico de drogas desmantelada

Subdirección de

Estrategia y

Análisis -

Observatorio de

Drogas de

Colombia


te Entidad Pública


Consumo de sustancias

psicoactivas

Resultados de los estudios de consumo los estudios de consumo.

Subdirección de

Estrategia y

Análisis -

Observatorio de

Drogas de

Colombia

Política Municipal Español Análisis Entidad Pública

Digital Depende

de los estudios

XLS Depende de los estudios

Desarrollo Alternativo

Identificación, cuantificación y ubicación de los programas de proyectos productivos y el programa de Familias Guardabosques.

Subdirección de

Estrategia y

Análisis -

Observatorio de

Drogas de

Colombia

Política Municipal Español Análisis Entidad Pública

Digital Anual XLS Anual


INVENTARIO DE DATOS

Nombre del inventario de información Nivel de Prelación Publicable

Defensa del ordenamiento jurídico 1. Seguimiento a los procesos y a la

jurisprudencia QW Sí

Defensa del ordenamiento jurídico 2. Intervenciones de defensa

LP Sí

Defensa del ordenamiento jurídico 4. Coordinaciones de defensa con otras

entidades LP Sí

Defensa del ordenamiento jurídico 5. Actas de reparto

QW Sí

Defensa del ordenamiento jurídico 6. Control de términos procesales

QW Sí

Información de la entidad

Entidad: Ministerio de Justicia y del Derecho

Sector: Justicia y del Derecho

Nombre del funcionario(s): Yudy Salcedo

Área(s) responsable(s): Oficina de Información en Justicia


Nombre del inventario de información Nivel de Prelación Publicable

Defensa del ordenamiento jurídico 7. Informes ejecutivos de comunicados de

prensa LP Sí

Conceptos jurídicos - 2. Se formulan observaciones y comentarios a los proyectos

de decreto del Ministerio LP Sí

Peticiones y consultas LP Sí

Formulación de política pública QW Sí

Programas y proyectos - 1. Armonización y depuración normativa

LP Sí

Programas y proyectos - 2. Pruebas de ADN LP Sí

Programas y proyectos - 3. Jurisdicción especial indígena

LP Sí

SUIN QW Sí

Informes de gestión LP Sí

Información de la entidad Entidad: Ministerio de Justicia ... de la información... · (Cuadro...

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