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creacion de base de datos en acces
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CREACION DE BASE DE DATOS
Introducción a Microsoft Office Access
Al iniciarse Access por primera vez o al cerrarse una base de datos sin que se cierre Access, aparece la página Introducción a Microsoft Office Access.
Esta página es el punto de partida para crear nuevas bases de datos, abrir bases de datosexistentes o consultar el contenido destacado de Microsoft Office Online.
Crear una base de datos mediante una plantilla
Access agiliza el proceso de creación de bases de datos. Unaplantilla es una base de datos lista para utilizar que contiene todaslas tablas, consultas, formularios e informes necesarios pararealizar una tarea específica.
Las plantillas se pueden usar:
Para realizar un seguimiento delas incidencias, administrarcontactos o mantener unregistro de los gastos.
Se pueden usar tal cual están, opuede personalizarlas paraadaptarlas a sus necesidades.
Si tiene una base de datos abierta, haga clic en el
botón Microsoft Office y luego haga clic en
Cerrar base de datos para mostrar la páginaIntroducción a Microsoft Office Access
En el centro de la página Introducción a Microsoft Office Accessaparecen varias plantillas destacadas y, cuando haga clic en losvínculos del panel Categorías de plantillas, aparecerán otrasnuevas. Puede descargar también más plantillas del sitio Web deOffice Online.
Haga clic en la plantilla que desee utilizar
Access sugiere un nombre de archivo para la base de datos en el cuadroNombre de archivo, pero puede cambiar ese nombre si lo desea. Paraguardar la base de datos en una carpeta diferente de la que se muestradebajo del cuadro de nombre de archivo, haga clic en , busque la carpeta enla que desea guardar la base de datos y, a continuación, haga clic enAceptar. También puede crear y vincular la base de datos a un sitio deMicrosoft Windows SharePoint Services 3.0.
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Haga clic en Crear (o en Descargar para una plantilla de Office Online).
Access crea o descarga la base de datos y, a continuación, la abre. Aparece unformulario en el que puede empezar a escribir datos. Si la plantilla contienedatos de ejemplo, puede eliminar cada uno de los registros haciendo clic en elselector de registro (en la barra que aparece a la izquierda del registro) y luegosiguiendo este procedimiento:
En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Eliminar.
Para empezar a escribir datos, haga clic en laprimera celda vacía del formulario y empiecea escribir. Utilice el panel de exploración parabuscar otros formularios o informes que talvez desee utilizar.
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Descargar una plantilla de Office Online
Si no encuentra ninguna plantilla que se ajuste a sus necesidadesen la página Introducción a Microsoft Office Access, y estáconectado a Internet, puede visitar el sitio Web de Office Online,donde encontrará una gran variedad de plantillas.
En la página Introducción a Microsoft Office Access, en Más en Office Online, haga clic en Plantillas.
CREAR UNA BASE DE DATOS EN BLANCO
En la página Introducción a Microsoft OfficeAccess, en Nueva base de datos en blanco, hagaclic en Base de datos en blanco.
En el panel Base de datos en blanco, escriba un nombrede archivo en el cuadro Nombre de archivo. Si noespecifica una extensión de nombre de archivo, Access laagrega automáticamente. Para cambiar la ubicaciónpredeterminada del archivo, haga clic en Buscar unaubicación donde colocar la base de datos (situado juntoal cuadro Nombre de archivo), busque la nuevaubicación y, a continuación, haga clic en Aceptar.|
Haga clic en Crear.
Comience a escribir para agregar datos opuede pegar datos de otro origen, tal y como
se describe en la sección .
Escribir información en la vista Hoja de datos es muy similar a trabajar en una hojade cálculo de Microsoft Office Excel 2007. La estructura de la tabla se creaconforme se escriben los datos: cuando se agrega una nueva columna a la tabla, sedefine un nuevo campo. Access define automáticamente el tipo de datos de cadacampo en función de los datos que escribe.
Si, no desea incluir información en Tabla1, haga clic en Cerrar
Si realizó cambios en la tabla, Access le pedirá que guarde los
cambios efectuados en la tabla. Haga clic en Sí para guardar
los cambios, haga clic en No para descartarlos o haga clic en
Cancelar para dejar la tabla abierta.
Si cierra Tabla1 sin guardar loscambios al menos una vez, Accesselimina toda la tabla, aunque hayaescrito datos en ella.
LAS TABLASPara empezar a trabajar con unabase de datos primero es necesariocrear las tablas. Dentro de cadauna hay que definir los campos quecontendrán la información.
¿CÓMO CREAR UNA TABLA?
Para crear una tabla seselecciona la pestaña
y se pulsa el botón Nuevo,aparecerá la siguienteventana:
ESTAS SON LAS DIFERENTES OPCIONES QUE PRESENTA ACCESS PARA CREAR UNA TABLA
1. VISTA HOJA DE DATOS:
Crea una nueva tabla con formatode tabla. En la primera fila de latabla aparecen los campos: Campo1, Campo 2… sobre los cuales seescriben los nombres de loscampos.
2. VISTA DISEÑO:Permite crear loscampos manualmente yconfigurar el diseño dela tabla.
3. ASISTENTE PARATABLAS:
El asistente pide lascaracterísticas de loscampos y de la tabla y lagenera automáticamente.
4. IMPORTAR TABLA:
Esta opción permiteimportar datos de otra basede datos, que nonecesariamente tiene queestar creada por Access.
5. VINCULAR TABLA:
crea vínculos entre las tablasimportadas y las originales,las modificaciones que seefectúen en los datos setransmiten a aquéllas.
LAS VISTAS DE LA TABLA
Las tablas se pueden ver desde dos vistas distintas, en cada una de ellas no sólo cambia el aspecto de la tabla, sino que además varían el menú y la barra de herramientas:
VISTA DISEÑO VISTA HOJA DE DATOS
Desde esta vista se diseñan los campospero no se pueden introducir datos. Sise desea introducir datos, se pulsa elbotón Vista,se abrirá la vista Hoja de datos. Elaspecto es parecido a una hoja decálculo en la cual los encabezados delas columnas son los nombres de loscampos y cada fila es un registro.
Desde esta vista no se puedenmodificar el tipo de datos quecontienen los campos o sudescripción.Para realizar cambios de este tipose tiene que pasar a introducir losdatos pulsando el botón vista
Esta es la barra de herramientas y el menú de Vista Diseño
En la Vista Hoja de datos el menú añade todo lo relacionado con "Registros"ya que en esta vista se pueden introducir datos. En la barra de herramientasse añaden elementos de orden de los datos
VISTA HOJA DE DATOS
Con esta opción es más fácil entender cómo se almacena la información en unabase de datos. A continuación se va a crear la tabla Pacientes. Se selecciona VistaHoja de datos y se pulsa Aceptar.
En esta tabla ya se puede empezar a introducir datos, aunque antes conviene dar nombre a los campos. Para esto se hace doble clic sobre Campo1 y se escribe el nombre que se le quiera dar al campo. En el caso de la tabla Pacientes el primer campo va a ser "Nombre". Los nombres de los campos tienen que cumplir unas normas. No pueden tener más de 64 caracteres, no pueden tener puntos, exclamaciones o corchetes. Por otro lado no puede haber dos campos que se llamen de la misma manera.
Para que Access cree la estructurade la tabla basta con introducirlos nombres de los campos y unregistro.Para escribir el primer registro sesitúa el ratón sobre el campo y seescribe el primer dato. Para pasara la siguiente columna se puedeusar el ratón o la tecla tabulador.
Siguiendo el mismoprocedimiento,doble clic sobre laprimera fila, seañaden los campos:apellidos, fecha denacimiento ydirección.
Como aún no se han definidolas características de loscampos, es convenientehacerlo antes de introducir másdatos, esto se hace en el modode vista diseño.
VISTA DISEÑO
Se elige Vista Diseño y sepulsa Aceptar. Access pediráque se le dé un nombre a latabla.
Se escribe el nombre: "Pacientes" en el recuadro y se pulsa Aceptar.A continuación aparecerá otro mensaje comunicando que no se ha creado unaclave principal.
Por el momento se pulsa No,ya que no se va a crear ahora,se verá más adelante en estemanual.
Después de pulsar "No", seabrirá la ventana de diseño dela tabla ya creada con el tipode dato definido por Accessde forma automática.
En la primera columna se ven losnombres de los campos, y en lasegunda columna el tipo de datosque ha elegido automáticamenteAccess con los datos introducidos.Como se ve en cada columna seintroducen diferentescaracterísticas del campo
Nombre del campo: los nombres de los campos.Tipo de datos: texto, numérico, fecha/hora,contador, Si/No, memo, moneda, objeto OLE.Descripción: en esta columna se introduce ladescripción del contenido del campo o sufinalidad.Propiedades de los campos: estableciendo laspropiedades de los campos se controla laapariencia de los datos, y se puede evitar que seintroduzcan de modo incorrecto.
En este manual se va a crear una base de datos de un hospital. Se haempezado con la tabla de los pacientes pero no se han introducido todos loscampos. Faltan los campos: sexo, población, provincia, teléfono, DNI.
El tipo de dato se verá mas adelante en elapartado campos, junto con la descripción y laspropiedades del campo. Por ahora se introduceel nombre del campo y se selecciona el tipo dedato tal y como aparecen en este gráfico:
INSERTAR UN CAMPO
El campo Sexo se encuentra entreApellidos y Fecha de Nacimiento.Para introducir un campo nuevoentre dos ya existentes pulsa latecla
El campo insertado aparecerásobre el campo que estabaseleccionado cuando se pulsó latecla insertar campo en este caso,estaba seleccionado "Fecha denacimiento", por lo tanto el nuevocampo se creará encima de él y sele pondrá el nombre "Sexo".
Para introducir el nombre delcampo "Sexo" se tiene queseleccionar el campo Fecha denacimiento, y pulsar insertar campo
INTRODUCIR ELNOMBRE DEL CAMPO
Para introducir el nombre se hace clic sobre lacelda correspondiente y se teclea el nombre quese le vaya a dar al campo.
ELEGIR EL TIPO DE DATO
Mientras en el Vista Hoja de datos no seintroduzcan datos Access asigna a todos loscampos el "tipo de dato": texto. Si se hubieraintroducido un dato numérico el tipo de datosería numérico.Para cambiar el tipo de dato, basta con situarsesobre el campo. En la celda de tipo de datosaparecerá una flecha. Al pulsar sobre ella sedespliega un menú en el que se puedeseleccionar el tipo de dato.
El tipo de dato que se le va a dar al campo "Fecha de Nacimiento " es Fecha/hora. Paracambiar el tipo de dato se pulsa sobre esa celda, en la parte derecha de la celda apareceuna flecha, que al ser pulsada despliega un menú. Para seleccionar el tipo de dato queinterese hay que situarse sobre él con el ratón.
Para añadir los campos: población, provincia, teléfono, DNI y edad basta con situar elratón sobre la fila en blanco que sigue a Dirección.
MOVER UN CAMPO
A continuación se va a mover elcampo "DNI" y se va a situar debajode "fecha de nacimiento". Paramover el campo, primero se debeseleccionar haciendo clic sobre el
El campo cambia de color y a suizquierda aparece una flecha.Situando el cursor sobre esta flecha elcursor mismo se convierte en otraflecha. Si se pulsa en ese momento elbotón del ratón se puede arrastrar elcampo a la posición que se quiera. Demodo que la tabla de pacientesquedará finalmente así
La clave principal suele ser uno o varios de loscampos de la tabla. El contenido de este campoidentifica cada registro del campo de maneraúnica. De modo que no se podrán introducir dosregistros iguales o almacenar valores nulos enlos campos de la clave principal.
Para la tabla Pacientes se tiene que pensar que campo no se repite.Podría ser el campo nombre, pero el nombre no es algo único. Loscampos nombre y apellidos juntos también se podrían repetir enalgún caso. De modo que lo más indicado es crear un código únicopara cada paciente. Se selecciona el campo nombre y se inserta uncampo. Se llama Código del paciente y se elige el tipo de datoAutonumérico. Este tipo de dato hace que Access genere unnúmero único a cada registro de la tabla. De esta forma estotalmente seguro que el campo no tendrá ningún registrorepetido
Es decir los datos de un paciente noaparecerán repartidos en tres veces, sino enuna sola vez, de forma que cuando se quieraconsultar el estado físico de un paciente setendrá la seguridad de que ahí están todos susdatos médicos.
LA
CLABLE
PRINCIPAL
Para establecer este campo como clave principal se hace clic sobreél y en la barra de Herramientas se pulsa el botón Establecer ClavePrincipal También se puede realizar esta operación desde elMenú Edición|Establecer Clave Principal.
No se tiene que definirobligatoriamente una claveprincipal, pero normalmentees conveniente hacerlo. Sino se establece la claveprincipal, al cerrar la tablaaparece un cuadro dediálogo pidiendo que seestablezca:
TIPOS DE CLAVE PRINCIPAL
En Microsoft Access existen tres tipos de claveprincipal: Autonumérico, Campo simple y Camposmúltiples.
CLAVES PRINCIPALES DE AUTONUMÉRICO
Un campo Autonumérico puede establecerse para que el programa introduzcaautomáticamente un número secuencial cuando se agrega un registro a latabla.Designar un campo de este tipo como clave principal de una tabla es la formamás sencilla de crear una clave principal.Cuando no se establece una clave principal antes de guardar una tabla reciéncreada, Microsoft Access pregunta si se desea que cree una clave principalautomáticamente. Si se contesta afirmativamente, Microsoft Access crearáuna clave principal de Autonumérico.
Si se tiene un campo que contiene valores exclusivos, como números deidentificación o números de pieza, se puede designar ese campo comola clave principal.Si el campo seleccionado como clave principal tiene valores duplicados oNulos, Microsoft Access no establece la clave principal.Se puede ejecutar una Consulta de buscar duplicados con el fin dedeterminar qué registros contienen datos duplicados. Si no se puedeeliminar fácilmente las entradas duplicadas mediante la edición de losdatos, se puede agregar un campo Autonumérico y establecerlo comoclave principal o bien definir una clave principal de campos múltiples.
CLAVESPRINCIPALESDE CAMPOSIMPLE
CLAVESPRINCIPALES DECAMPOS MÚLTIPLES
En situaciones en las que no se puede garantizar la exclusividad de un solo campo, se pueden designar dos o más campos como clave principal. La situación más común en la que surge este problema es en la tabla utilizada para relacionar otras dos tablas en una relación varios a varios. Si no se está seguro de poder seleccionar una combinación de campos apropiada para una clave principal de campos múltiples, probablemente resultará más conveniente agregar un campo Autonumérico y designarlo como la clave principal en su lugar.
GUARDAR LA TABLA
Una vez haya definido la estructura de la tablase pulsa el botón de Guardar o se eligeArchivo|Guardar. El nombre que se le va aasignar a esta tabla es "Pacientes". Convieneguardar la tabla siempre que se realiza algúncambio.
ABRIR Y TRABAJAR UNA TABLA
Para abrir una tabla de una base de datos yaexistente, primero se tendrá que estar en esa basede datos.Para abrir una base de datos, se seleccionaArchivo|Abrir, o se pulsa el botón. Aparecerá unaventana de diálogo con las diferentes bases dedatos, se selecciona la que interese y se pulsaAceptar.
Una vez abierta la base de datos, siempre aparece la ventana de la base de datos, conmúltiples pestañas. Se elige la pestaña y se hace clic sobre la tabla que sedesea abrir.Se pulsa el botón Abrir, si se desea introducir datos, o Diseño si se desea añadir uncampo o variar las propiedades de los campos.
Una vez se encuentra dentro de una de estas dos opciones siempre se tiene la
oportunidad de cambiar pulsando el botón cambiar de vistas
INTRODUCIR DATOS EN LA TABLA
En Vista Hoja de Datos se pueden introducir datos. En el primer registro sóloaparecerá una fila. Se hace clic sobre ella y se escriben los datos en los campos. Enel momento en que se empiece a escribir se añadirá una fila más. En la primeracolumna de la fila sobre la que esté escribiendo aparecera un lápiz, y en lasiguiente un asterisco. Para pasar de un campo a otro pulse Intro o Tabulador.
Cuando se quiere añadir otro registro sólo se tiene que pinchar sobre la fila con elasterisco.
