Informática II Unidad II

Hojas de cálculo

Tema III: Elaboración de

gráficos y protección de

información

Elaboración de gráficos y protección de información

Además de realizar cálculos, Excel ofrece la posibilidad de crear gráficos para

representar la información contenida en sus celdas. Algunos tipos de gráficos

disponibles en Excel son:

Gráfico de columnas

Gráfico de líneas

Gráfico circular

Gráfico de barras

Gráfico de área

Gráfico de tipo XY (dispersión)

Además existen subtipos de gráficos, por ejemplo los gráficos de columnas contiene los

siguientes subtipos: columna agrupada y columna agrupada 3D, columna apilada y

columna apilada 3D, etc.

Para crear un gráfico se deben seguir 3 pasos generales:

1. Organizar los datos que se desea trazar en un gráfico

2. Seleccionar las celdas que contienen los datos que se desea graficar

3. En la ficha insertar, seleccionar el tipo de gráfico que se desea utilizar

Ejemplo, el gerente de una tienda de electrónica decidió crear un gráfico que represente la tendencia de las ventas del último mes en su sucursal para presentarla al

dueño de la empresa. Previamente pidió a los vendedores que tomaran nota de los aparatos electrónicos que vendieron. Al concluir el mes cada empleado entregó sus resultados al gerente. Los pasos que realizó el gerente para elaborar el gráfico son:

1. Organizar las cantidades de aparatos electrónicos vendidos

2. Seleccionar las celdas que contienen los datos que se desea graficar.

3. En la ficha insertar, seleccionar el tipo de gráfico (en este caso de columnas y

el subtipo columna agrupada)

Resultando la grafica siguiente:

Después de insertar el gráfico, se visualiza la pestaña “herramienta de gráficos” donde es posible realizar modificaciones. Por ejemplo, se puede insertar un título y cambiar el diseño del gráfico, como se muestra en la siguiente imagen.

Protección de la información

La información almacenada en las computadoras es importante para los usuarios, por

lo tanto, el tema de la seguridad debe ser considerado. En las hojas de cálculo se

registran datos confidenciales de las empresas en especial relacionadas con el manejo

de efectivo y la cantidad de mercancías que se vende o compra.

Como se mencionó en el primer curso de informática, algunas reglas básicas de

protección son: guardar y respaldar la información en distintos medios de

almacenamiento. Además, se debe mantener un control de las personas que tienen

acceso a los archivos ya sea directamente en la computadora donde fueron creados o

vía correo electrónico.

Microsoft Office Excel proporciona varias capas de seguridad

y protección que permiten controlar quién puede tener acceso

a los datos de Excel y modificarlos. Para ayudar a proteger

los datos de un libro, puede hacer lo siguiente:

Para conseguir una seguridad óptima, debe proteger todo el

archivo de libro mediante una contraseña (contraseña: modo

de restringir el acceso a una hoja de cálculo, una hoja de datos o parte de una hoja de

cálculo. Las contraseñas de Excel pueden tener hasta 255 letras, números, espacios y

símbolos. Debe escribir correctamente las letras mayúsculas y minúsculas cuando

defina y especifique contraseñas.), de forma que sólo los usuarios autorizados puedan

ver o modificar los datos.

Para lograr protección adicional de datos específicos, puede proteger también algunos

elementos de la hoja de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en

Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas

y columnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro) o del libro, con o sin

una contraseña. Proteger los elementos de la hoja de cálculo o del libro le ayudará a

evitar que los usuarios modifiquen, muevan o eliminen datos importantes accidental o

premeditadamente.

Las opciones para proteger las hojas o libros de Excel se encuentran en la ficha

Revisar, en el subgrupo cambios, específicamente en los iconos de la imagen:

Algunas opciones que se pueden restringir son:

Editar el contenido de las celdas

Cambiar el formato de la hoja

Creación de nuevas hojas del libro

Desactivar el control de cambios

Acceso solo por medio de una contraseña

Finalmente, se debe tener cuidado con los archivos que se reciben por correo

electrónico ya que pueden contener virus en especial en las macros de Excel. Debido a

que las macros contienen código de programación es común que se añadan virus con

el propósito de dañar los archivos de una computadora.