INFORMÁTICA MÉDICA I

Semana 8

Tema 3: Tratamiento de datos y/o información.

3.4 Trabajo con un sistema de gestión de bases de datos.

1.Editar datos a través de un sistema de gestión de base de datos, para resolver situaciones problémicas reales o simuladas, auxiliándose de las aplicaciones correspondientes.

2.Recuperar datos a través de sistema de gestión de base de datos, auxiliándose de la Guía de estudio para el estudiante y las aplicaciones correspondientes.

Objetivos

Contenidos

3.4 Buscar, seleccionar, ordenar y filtrar

datos. Entrada, edición y reemplazo de datos.

Recuperación de la información y consultas a

bases de datos. Importación y exportación de

datos.

Seleccionar

Para seleccionar en Microsoft Office Access basta con colocarnos en el campo deseado. Por ejemplo: sexo

Buscar Para Buscar, primero debemos seleccionar el campo por el que deseamos hacer la búsqueda y se escoge la opción “Buscar” en el item “Edición” de la barra de menú.

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Buscar Aparece la siguiente ventana donde debemos escribir nuestro criterio de búsqueda. Más abajo se señala el campo seleccionado donde se va a realizar la búsqueda (Año de nacimiento). La opción Coincidir: se refiere a que el contenido a localizar es idéntico al que escribimos en Buscar.

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Buscar Al buscar el año de nacimiento 1968, presionando el botón “Buscar siguiente” encontramos el 1er registro que cumple con este criterio y volviendo a presionar el mismo botón aparecerán sucesivamente los registros que cumplen con esta condición.

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Buscar Esta acción se puede apreciar con mayor facilidad si utilizamos la vista “Hoja de datos”, del formulario.

Reemplazar datos

Nos percatamos que en nuestros datos hay fallecidos con año de nacimiento 1968 lo que es incorrecto esos pacientes nacieron en el 1967. Para arreglar nuestros datos primero debemos seleccionar el campo por el que deseamos hacer la búsqueda y escoger la opción “Buscar” en el item “Edición” de la barra de menú. Y localizar un fallecido del 1968.

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Reemplazar datos

Una vez localizado un fallecido con el dato errado de nacimiento en el 1968. Presionamos la pestaña Reemplazar de la ventana “Buscar” y aparece la imagen que sigue a continuación.

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Reemplazar datos

Obsérvese que aparece la po-sibilidad de “Reemplazar por:”

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Se teclean los caracteres desea-dos en este caso 1967 en “Reem-plazar por:” Se presiona el botón “Reemplazar”.

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Obsérvese en el selector de registros, que los datos seleccionados para cambiar son los del fallecido que se encuentra en la posición 136.

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Reemplazar datos

Obsérvese que ya se reemplazó el año 1968 por 1967, en el registro ubicado en la posición 136.

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En caso de que sea necesario reemplazar el año de nacimiento del registro de otra defunción, debemos repetir la operación. O sea presionamos el botón “Buscar siguiente” y cuando aparece otro año 1968 se le da al botón “Reemplazar”.

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Reemplazar datosEn el caso que se desee sustituir todos los años 1968 por 1967 y después de haberlo realizado una primera vez de forma exitosa, pode-mos presionar el botón “Reemplazar todos” y automá-ticamente todos los campos “Año de na-cimiento” del siste-ma con año 1968, serán sustituidos por el año 1967.

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Ordenar

Para ordenar, primero debemos seleccionar el campo por el que deseamos ordenar nuestros datos, en este ejemplo utilizamos el “Año de Nacimiento”. Después damos un click derecho al mouse y aparecerá el menú contextual que vemos en la imagen.

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Después presionamos la opción “Orden ascendente o descendente”, según el interés que tengamos, en este caso ascendente .

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OrdenarEl resultado se puede observar en esta imagen, donde vemos que aparece el “Año de Nacimiento” 0000.

Si observamos la nota, que se encuentra a la derecha del campo vemos que no se recogió este dato en el Sistema para el control de las defunciones, porque el Año no se encontraba reflejado en el certificado de defunción.

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FiltrarPara filtrar, primero debemos seleccionar el campo por el que se desea filtrar nuestros datos, continuamos con el “Año de Nacimiento”. Vamos a buscar el año 1968. Para ello recomendamos primero buscar un registro con el año 1968.

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FiltrarUna vez que aparece un registro con el año 1968, damos un click derecho al mouse y aparecerá el menú contextual que vemos en la imagen.

Se escoge la opción “Filtro por selección”.

Antes de presionar la opción de “Filtro…” observe el total de registros del Sistema de defunción que es de 65 535.

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FiltrarUna vez que se aplica el filtro, aparece la imagen que se ve a continuación. Observa-mos el año 1968.

Observe que el total de registros del Sistema de defunción ahora es de 602 y que aparece al lado de esta cifra la palabra (Filtrado), lo que nos indica que esta aplicado un filtro.

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Observe que al aplicar el filtro quedamos ubicados en el registro 1.

Filtrar

Si ordenamos estos datos a partir del Año de nacimiento en orden ascendente o descendente no variará la posición 1 de los registros, pues todos son del año 1968.

Sin embargo si presionamos el botón correspondiente a desplazarse al último registro.

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Filtrar

Veremos que ahora el marcador de registros nos llevará al registro número 602 y que se mantiene en el Año de Nacimiento el 1968, que fue el que filtramos. Podemos comprobar que aún no hemos perdido el filtro como nos indica la palabra (Filtrado), que aparece a la izquierda del total de registros filtrados del sistema.

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Entrada y Edición de datos

Para entrar datos al sistema, se escoge un formulario que permita realizar esta función, como el seleccionado en la imagen. Usualmente aparecen identificados con la palabra Editar o Edición.

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Aparece el formulario que vemos a la izquierda. Allí seleccionamos un campo, vamos a seleccionar la Edad, que muestra 998 y por lo tanto es un error, que debemos corregir.

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Entrada y Edición de datos

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Una vez que nos colocamos en el campo Edad, presionamos la tecla “delete” o “supr”, según el teclado, que poseamos. O sea estamos borrando el dato, que tenía el campo de 998, y dejando en blanco el campo, como se observa en la figura. Encontramos la planilla de defunción de ese registro y vemos que era una mujer profesional.

Entrada y Edición de datos

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En este caso para arreglar el campo Sexo, se debe presionar la saeta que aparece a la derecha del campo. Aparece un menú desplegable con los posibles valores que puede adquirir ese campo.

Seleccionamos Mujer, que es el valor real que debe tener este registro, según consta en su planilla de defunción.

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Entrada y Edición de datos

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Observe que ya cambió el valor de Hombre a Mujer.

Procedemos de igual forma para la Escolaridad.

Seleccionamos Profesional, que es el valor real que debe tener este registro, según consta en su planilla de defunción. Y queda como vemos, más abajo.

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Recuperación de la informaciónLa información se puede recupe-rar por medio de Consultas como podemos apreciar, en la imagen.

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El resultado en este caso es la Consulta de “selección”, en vista de Tabla dinámica, que se observa en la imagen de abajo.

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Recuperación de la informaciónPodemos apreciar en la imagen otra Consulta. En este caso es la que alimenta el Informe Escolaridad según Sexo.

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El resultado es una Consulta de “tabla de referencias cruzadas”, que se observa en la imagen de abajo. 2

Recuperación de la informaciónOtra forma de recuperar información es por medio de Informes como la opción que podemos apreciar, en la imagen.

1El Informe resultante en este caso es el que se observa (recortado) en la imagen de abajo.

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Recuperación de la información

Otras formas de recuperar información, es la de Buscar que ya vimos con anterioridad, o la de desplazarnos a través del selector de registros, hacia delante o atrás registro a registro o al primer y al último registro en los botones correspondientes.

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Recuperación de la información

También puede recuperarse información por medio de los filtros o incluso por medio de la acción Ordenar en sentido ascendente o descendente.

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Consultas a bases de datos

Todas las formas de recuperación de la información explicadas son consultas a la base de datos, existen otras que por lo general están previamente diseñadas para dar respuesta a las necesidades de los usuarios del sistema. En este caso podemos acceder a ellas a través de un menú diseñado para ello o directamente a través de los objetos “Consulta”.

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Importación de datos

Esta es una de las facilidades que ofrecen los sistemas de bases de datos y es poder importar datos procedentes de otras aplicaciones informáticas del tipo de Sistemas de Gestión de bases de Datos, así como de tabuladores electrónicos e incluso de procesadores de texto, siempre que los datos tengan elementos de separación (espacios, comas, tabulación u otros). Se recomienda que previamente se estandaricen los datos y se depuren los posibles errores. Los primeros pasos, por ende consisten en revisar y preparar los datos del archivo que se desea importar. En este caso vamos a importar datos procedentes de un archivo en Microsott Office Excel.

Importación de datos

Las acciones previas a la importación del archivo que debemos realizar son:

• Colocar en la 1ra fila, los nombres de cada columna.

• Eliminar las filas que contengan títulos del documento u otras de forma tal que los datos comiencen en la 2da línea.

• Eliminar las filas o columnas en blanco que existan.

• Se deben estandarizar los datos. O sea lograr que los datos estén escritos exactamente de igual forma, cada vez que se repite ese valor.

• Depurar los posibles errores. Ver valores extremos por encima o por debajo o vacíos y rectificarlos.

• Para lograr esto podemos apoyarnos en el ordenamiento ascendente y descendente y el filtrado.

Importación de datos Una vez que tenemos listo el fichero, vamos al menú “Archivo” y escogemos la opción “Obtener datos externos” y dentro de esta “Importar”.

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Importación de datos Aparece la ventana que vemos a continuación. Debemos seleccionar la opción tipo de archivo y presionar la saeta ubicada a la derecha, donde se despliega un menú que ofrece diversos tipos de archivos de bases de datos.

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Debemos seleccionar el formato del archivo a importar en este caso “Microsoft Excel”. Observar que en la ventana sólo se ven archivos de “Microsoft Access”.

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Importación de datos Observe el resultado en tipo de archivo dice Microsoft Excel, en la ventana se observan archivos en Excel y hay un fichero seleccionado (sombreado en azul). Se debe presionar el botón “Importar”.

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Importación de datos

Aparece la siguiente ventana, donde se debe seleccionar la hoja o rango, que contiene los datos a importar. Por defecto aparece sombreada la 1ra hoja del libro y en la ventana se muestran los datos que contiene para que verifique que son los deseados. Una vez comprobado se presiona el botón “Siguiente”

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Importación de datos

En esta ventana, se debe marcar la opción “Primera fila contiene…” y aparecerán los títulos de las columnas en el ejemplo que ofrece la ventana. Una vez comprobado se presiona el botón “Siguiente”

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Importación de datos

Ahora aparece predeterminada la ubicación de los datos a importar, se escoge “En una nueva tabla” y se presiona el botón “Siguiente”.

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Importación de datos

En este paso se presiona el botón “Siguiente”.

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Importación de datos

En este paso se sugiere escoger la opción “Sin clave principal” y presionar el botón “Siguiente”.

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Importación de datos

Por último aparece la siguiente ventana, que propone un nombre para la tabla a crear, donde se almacenarán los datos que se importan, puede cambiarse el nombre de la tabla. Para concluir se presiona el botón “Finalizar”.

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Importación de datos

Aparece el siguiente cuadro de diálogo donde se debe presionar el botón “Aceptar”.

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Importación de datos

Aparece en el área de las Tablas, la nueva tabla que contiene los datos importados y tiene el nombre que se le había predefinido por el sistema, en este caso coincidiendo con el nombre del archivo de Excel importado.

Importación de datos

En esta imagen se puede observar la nueva tabla, con los datos importados.

Exportación de datos

Para exportar se debe primero lo que se desea exportar, en este caso, serán todos los registros. Escoger la opción “Herramientas”, en ella “Vínculos con Office” y en esta “Analizar con Microsoft Office Excel”.

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Exportación de datos En la imagen se pueden ver todos los registros que estaban en Acces, ahora en formato Excel. De forma predeterminada el archivo de Excel adquiere el nombre de la tabla de Access que lo origino y se ubica en “Mis Documentos”.

Exportación de datos

Otra posibilidad es escoger una consulta en vista de tabla dinámica, como la que vemos en esta figura. Se presiona el icono correspondiente en la barra de herramientas.

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Exportación de datos

El resultado es una tabla dinámica en Excel, como las que estudiamos con anterioridad.

Exportación de datos

Otra posibilidad de exportación es hacia Word, como muestra la figura. Se recomienda para los informes.

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Exportación de datos

El resultado es un archivo tipo Word, como muestra la figura. Esta modalidad se recomienda para los informes.

En la presente actividad orientadora se revisaron las acciones de seleccionar, buscar, ordenar y filtrar datos, así como la entrada, edición y reemplazo de datos, con sistemas de gestión de bases de datos. Se presentaron las distintas formas de recuperar y consultar información en las bases de datos. Por último se presento la importación y exportación de datos.

Con esta actividad orientadora se con-cluye la asignatura Informática Médica I de la disciplina Informática Médica, espe-ramos les sea de utilidad para su práctica médica.

En el 3er trimestre recibirán los contenidos correspon-dientes a la asignatura Informática Médica II, con contenidos de Estadística que también es relevante para su futuro desempeño profesional.